Contoh MAKALAH APSI [PDF]

Citation preview

ANALISA SISTEM PEMBUATAN SURAT KETERANGAN DOMISILI PADA KANTOR KELURAHAN SUKAKARYA SUKABUMI



LAPORAN KERJA KULIAH PRATIK Diajukan untuk memenuhi mata kuliah KKP pada program Diploma III (D III) ROSI IRMAWATI



11161114



AYUNINGTIAS



11160388



HILMA ROBIATUL A.



11161734



Program Studi Komputerisasi Akuntansi Akademi Manajemen Informatika dan Komputer Bina Sarana Informatika Sukabumi



2017



PERSETUJUAN LAPORAN KULIAH KERJA PRAKTIK Kuliah Kerja Praktik ini telah disetujui untuk dinilai pada Tahun Akademik 2017/2018 di Semester Tiga.



DOSEN PENASEHAT AKADEMIK KELAS : 11.3A.28



Renny Oktapiani, M.Kom



ii



PENILAIAN LAPORAN KEJA KULIAH PRAKTIK Laporan Kerja Kuliah Praktik ini telah dinilai pada tanggal......................................



PENILAI



(..........................................................................)



Saran- saran dari penilai : ................................................................. ............................................................ ................................................................. ............................................................ ................................................................. ............................................................ ................................................................. ............................................................ ............................................................



iii



KATA PENGANTAR Puji syukur kami panjatkan kehadirat Allah SWT, yang telah melimpahkan rahmat, hidayah dan karunianya,sehingga kami dapat menyelesaikan Laporan Kerja Kuliah Praktik (KKP) dengan judul : “ANALISA SISTEM PEMBUATAN SURAT KETERANGAN DOMISILI PADA KANTOR KELURAHAN SUKAKARYA SUKABUMI”. Yang merupakan salah satu syarat kelulusan mata Kuliah Kerja Praktik Program Studi Manajemen Informatika Akademi Manajamen Informatika dan Komputer Bina Sarana Informatika. Saat melakukan riset dan menyelesaikan laporan ini, kami telah mendapatkan bimbingan, pengarahan, petunjuk dan saran serta fasilitas yang membantu hingga akhir dari penilisan laporan ini. Untuk itu kami menyampaikan ucapan terimakasih sebesar – besarnya kepada yang terhormat : 1. Direktur Akademi Manajemen Informatika dan Komputer Bina Sarana Informatika. 2. Ketua Program Studi Komputerisasi Akuntansi Bina Sarana Informatika. 3.



Selaku Dosen Penasehat yang telah memberikan bimbingan dan pengarahan dalam menyelesaikan laporan ini.



4. Bapak Supriatna Sugianto, S.E selaku kepala Kelurahan Sukakarya. 5. Semua staff di Kantor Kelurahan Sukakarya. 6. Orang tua yang telah memberikan do’a dan dukungan kepada kami.



iv



Penyusun menyadari bahwa dalam penulisan laporan ini masih banyak kekurangan. Oleh karena itu kami meminta saran dan kritik yang membangun supaya kami bisa lebih baik lagi dalam membuat laporan selanjutnya. Kami selaku penyusun berharap laporan ini dapat bermanfaat khusunya bagi kami dan umumnya bagi pembaca serta dapat dijadikan bahan pembelajaran.



Sukabumi, 25 Oktober 2017



Penyusun,



v



DAFTAR ISI Halaman LEMBAR JUDUL LAPORAN KKP ................................................................... i LEMBAR PERSETUJUAN LAPORAN KULIAH KERJA PRAKTIK ......... ii LEMBAR PENILAIAN LAPORAN KEJA KULIAH PRAKTIK ................. iii KATA PENGANTAR .......................................................................................... iv DAFTAR ISI ......................................................................................................... vi DAFTAR SIMBOL ............................................................................................ viii DAFTAR GAMBAR ............................................................................................ ix DAFTAR TABEL ..................................................................................................x DAFTAR LAMPIRAN ........................................................................................ xi BAB I PENDAHULUAN .......................................................................................1 1.1 Umum ..................................................................................................1 1.2 Maksud dan Tujuan .............................................................................1 1.3 Metode Penelitian ................................................................................2 1.4 Ruang Lingkup ....................................................................................3 1.5 Sistematika Penulisan ..........................................................................3 BAB II LANDASAN TEORI ................................................................................5 2.1 Konsep Dasar Sistem............................................................................5 2.1.1 Pengertian Sistem .......................................................................5 2.1.2 Karakteristik Sistem....................................................................5 2.1.3 Klasifikasi Sistem .......................................................................7 2.1.4 Pengertian Surat Keterangan Domisili .......................................7 2.2 Peralatan Pendukung (Tools System) ...................................................8 2.2.1 Diagram Alir Data ......................................................................8 2.2.2. Kamus Data..............................................................................10 vi



BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN ........................................................13 3.1 Umum ...............................................................................................13 3.2 Tinjauan Instansi .............................................................................13 3.2.1 Sejarah Instansi .....................................................................13 3.2.2 Struktur Organisasi Instasi ....................................................15 3.3 Prosedur Sistem Berjalan .................................................................20 3.4 Diagram Alir Data Sistem Berjalan ..................................................21 3.5 Kamus Data Sistem Berjalan .............................................................25 3.6 Spesifikasi Sistem Berjalan ...............................................................28 3.6.1 Spesifikasi Dokumen Masukan ...............................................28 3.6.2 Spesifikasi Dokumen Keluaran ...............................................29 3.7 Permasalahan .....................................................................................30 3.8 Alternatif Pemecah Masalah .............................................................30 BAB IV PENUTUP .............................................................................................31 4.1 Kesimpulan ........................................................................................31 4.2 Saran ..................................................................................................31 DAFTAR PUSTAKA ...........................................................................................32 SURAT KETERANGAN RISET .......................................................................33 LAMPIRAN – LAMPIRAN ................................................................................34



vii



DAFTAR SIMBOL A. Simbol Data Flow Diagram EXTERNAL ENTITY Digunakan untuk menggambarkan suatu sumber atau tujuan pada urusan data.



DATA FLOW Digunakan untuk menggambarkan arus data.



PROCESS Digunakan untuk menggambarkan proses masuk dan keluarnya arus data.



DATA STORE Digunakan untuk menggambarkan suatu tempat untuk menyimpan atau mengambil data yang diperlukan.



viii



DAFTAR GAMBAR Halaman Gambar III.1 Struktur Organisasi Perusahaan ...................................................... 15 Gambar III.2 Diagram Konteks Sistem Berjalan ................................................... 22 Gambar III.3 Diagram Nol Sistem Berjalan .......................................................... 23 Gambar III.4 Diagram Detail Sistem Berjalan ...................................................... 24



ix



DAFTAR TABEL Halaman Tabel II.1 Notasi Tipe Data .................................................................................. 12 Tabel II.2 Notasi Struktur Data ............................................................................. 12



x



DAFTAR LAMPIRAN Halaman Lampiran A.1 Surat Pengantar .............................................................................. 35 Lampiran A.2 Kartu Keluarga (copy) ................................................................... 36 Lampiran A.3 Kartu Tanda Penduduk (copy) ....................................................... 37 Lampiran A.4 Surat Keterangan Domisili............................................................. 38



xi



BAB I PENDAHULUAN 1.1 Umum Demi tuntutan pekerjaan atau mengejar pendidikan, sebagian besar orang akan tinggal di luar daerah dan jauh dari keluarga. Mereka kebanyakan tidak mengganti alamat di kartu identitas karena tidak berencana untuk menetap di satu daerah selamanya. Seringkali untuk kebutuhan sesuatu seperti pembukaan rekening Bank, pembuatan surat izin dan keperluan lainnya sering ditemui hambatan dikarenakan alamat pada kartu identitas tidak sesuai dengan tempat tinggal saat ini. Oleh karena itu pihak pemerintah memberikan solusi untuk para perantau dalam pengurusan berbagai hal, yaitu diterbitkannya Surat Keterangan Domisili. Surat ini bisa dibuat di instansi kependudukkan, salah satunya Kelurahan. Berdasarkan uraian diatas, penulis tertarik untuk membahas laporan penelitian ini yaitu dengan judul “ANALISA SISTEM PEMBUATAN SURAT KETERANGAN DOMISILI PADA KELURAHAN SUKAKARYA”.



1.2 Maksud dan Tujuan Adapun maksud penulisan laporan KKP ini adalah : 1. Untuk mengetahui sistem pembuatan Surat Keterangan Domisili 2. Mempelajari lebih dalam mengenai Analisa Perancangan Sistem Informasi 3. Menerapkan dan mempraktikan ilmu yang diperoleh selama perkuliahan



1



2



4. Membentuk pola pikir mahasiswa untuk menjadi pribadi dengan wawasan pengetahuan. Adapun tujuan penulisan laporan KKP ini adalah untuk memenuhi tugas matakuliah Kuliah Kerja Praktik pada semester III (tiga) jurusan Komputerisasi Akuntansi Akademi Manajemen Informatika dan Komputer Bina Sarana Informatika.



1.3 Metode Penelitian Sesuai dengan sumber data dan tujuan penyusunan Laporan KKP ini, maka dalam pengumpulan data secara langsung penulis menggunakan beberapa teknik antara lain : 1. Wawancara (Interview) Wawancara merupakan teknik pengumpulan data melalui sesi tanya jawab mengenai hal – hal yang berhubungan langsung dengan masalah yang sedang diteliti. 2. Pengamatan Langsung (Observation) Penulis melakukan pengamatan – pengamatan langsung terhadap kegiatan yang berhubungan dengan masalah yang diambil. Hasil dari pengamatan tersebut langsung dicatat oleh penulis. 3. Dokumentasi Merupakan teknik pengumpulan data dengan melihat catatan – catatan maupun dokumen – dokumen yang berhubungan dengan hal yang sedang diteliti pada Kantor Kelurahan Sukakarya. 4. Studi Kepustakaan



3



Yaitu merupakan metode pengumpulan data dengan cara mempelajari buku – buku literatur, makalah dan karya ilmiah lainnya yang berhubungan dengan masalah yang sedang diteliti. 1.4 Ruang Lingkup Agar pembahasan tetap pada di tempat dan tidak meleber kemana – mana, maka penulis membatasi ruang lingkup hanya pada sekitar pembuatan Surat Keterangan Domisili dan pengarsipan data tersebut. 1.5 Sistematika Penulisan Untuk mengetahui secara ringkas permasalahan dalam penulisan laporan Kuliah Kerja Praktik ini, maka digunakan sistematika penulisan yang bertujuan untuk mempermudah pembaca memahami laporan Kuliah Kerja Praktik ini. BAB I



PENDAHULUAN Pada bab ini penulis menguraikan latar belakang secara umum, maksud dan tujuan, ruang lingkup, metode penelitian dan sistematika penulisan.



BAB II



LANDASAN TEORI Pada bab ini penulis menjelaskan tentang konsep dasar sistem, dan peralatan pendukung (tools).



BAB III



ANALISA SISTEM BERJALAN Pada bab ini berisi penjelasan mengenai hal yang bersifat umum, tinjauan perusahaan dengan menguraikan sejarah dan struktur organisasi perusahaan, prosedur sistem berjalan, diagram alir data



4



(DAD) sistem berjalan, kamus data, spesifikasi sitem



serta



permasalahan dan alternatif pemecah masalah. BAB IV



PENUTUP Bab ini berisi terntang kesimpulan dari semua yang disajikan pada bab – bab sebelumnya dan saran yang berhubungan dengan masalah yang dibahas.



BAB II LANDASAN TEORI 2.1 Konsep Dasar Sistem 2.1.1 Pengertian Sistem Sistem adalah kumpulan dari variable – variable yang saling berhubungan dan berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Menurut Jogianto (2005 : 2) mengemukakan bahwa sistem adalah kumpulan dari elemen – elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Menurut Indrajit (2001: 2) mengemukakan bahwa sistem mengandung arti kumpulan – kumpulan dari komponen – komponen yang dimiliki unsur keterkaitan antara satu dengan yang lainnya. Menurut Lani Sidharta (1995 : 9 ) Sistem adalah himpunan dari bagian – bagian yang saling berhubungan yang secara bersama mencapai tujuan yang sama. 2.1.2 Karakteristik Sistem Sistem mempunyai karakteristik atau sifat – sifat tertentu, yaitu : 1.



Komponen Suatu sistem terdir dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang artinya saling bekerja sama membentuk suatu kesatuan.



2.



Batasan Sistem Batasan sistem (Boundary) merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau lingkungan luarnya.



5



6



3.



Lingkungan Luar Sistem Lingkungan Luar (Evinronment) dari suatu sistem adalah apapun diluar batas sistem yang mempengaruhi operasi



4.



Penghubung Sistem Penghubung (Interface) merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem yang lainnya.



5.



Masukan Sistem Sumber daya (data, bahan baku, peralatan energi) dari lingkungan yang dikonsumsi dan dimanipulasi oleh sistem.



6.



Keluaran Sistem Sumber daya atau produk (informasi, laporan, dokumen, tampilan layer komputer, barang jadi) yang disediakan untuk lingkungan sistem oleh kegiatan dalam suatu sistem.



7.



Pengolahan Sistem Suatu Sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran



8.



Sasaran Sistem Sebuah sistem sudah tentu mempunyai sasaran ataupun tujuan. Dengan adanya sasaran sistem, maka kita dapat menentukan masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran apa yang akan dihasilkan. Sistem tersebut dapat dikatakan berhasil apabila mencapai sasaran ataupun tujuan.



7



2.1.3 Klasifikasi Sistem Sistem dibagi menjadi beberapa bentuk, antara lain : 1.



Sistem fisik abstrak dan sistem abstrak Sistem fisik adalah sistem yang nampak secara fisik sedangkan sistem abstrak adalah sistem yang tak nampak secara fisik



2.



Sistem alamiah dan sistem buatan Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alan, tanpa campur tangan manusia. Sedangkan sistem buatan adalah sistem yang dirancang oleh manusia.



3.



Sistem tertentu (deterministic system) dan sistem tak tentu (probabilistic system) Sistem tertentu yaitu sistem yang beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat diprediksi sehingga keluaran dari sistem dapat diramalkan, sedangkan sistem tak tentu adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur probabilitas



4.



Sistem terbuka dan sistem tertutup Sistem terbuka yaitu sistem yang berhubungan dan terpengaruh langsung dengan lingkungan luarnya, sedangkan sistem tertutup yaitu sistem yang tidak berhubungan langsung dengan lingkungan luarnya.



2.1.4 Pengertian Surat Keterangan Domisili Surat Keterangan Domisili (SKD) adalah surat yang menegaskan seseorang tinggal di suatu tempat. Surat ini dikeluarkan oleh pejabat pemerintah setempat, biasanya Lurah. Surat ini sangat penting dan sangat dibutuhkan oleh seseorang yang



8



tinggal di luar daerah dan alamatnya tidak sesuai dengan KTP. Surat ini biasanya dibutuhkan saat pembuatan NPWP, Rekening Bank, pembuatan SKCK, pembuatan surat izin usaha dan sebagainya. 2.2 Peralatan Pendukung (Tools System) Alat yang digunakan untuk menggambarkan bentuk logika model dari suatu sistem dengan menggunakan simbol-simbol, lambing-lambang, diagram-diagram yang menunjukkan secara tepat arti dan fungsinya. Adapaun peralatan yang digunakan dalam pembahasan dibawah ini. 2.2.1 Diagram Alir Data Diagram alir data merupakan gambaran pandangan mengenai masukan, proses dan keluaran sistem yang berhubungan dengan masukan, proses dan keluaran serta mempresentasikan dan menganalisis prosedur-prosedur mendetail dalam sistem yang lebih besar. Untuk membaca suatu diagram alir data ada empat simbol yang harus dipahami, yaitu : 1. External Entity



External Entity merupakan orang, organisasi atau sistem yang berada diluar sistem tetapi berinteraksi dengan sistem seperti mengirim atau menerima data. 2. Data Flow



Data Flow adalah satu data tunggal atau kumpulan logis suatu data, selalu diawali atau berakhir pada suatu proses dan untuk menggambarkan arus data. 3. Process



9



Process adalah digunakan untuk kegiatan yang dilakukan oleh orang, mesin atau komputer dari hasil suatu arus data yang masuk kedalam proses untuk dihasilkan arus data yang akan keluar dari proses. 4. Data Store



Data store adalah kumpulan data yang disimpan dengan cara tertentu. Data yang mengalir disimpan dalam data store. Aliran data diupdate atau ditambahkan ke data store. Tahap pembuatan Diagram Alir Data dibagi menjadi tiga tingkatan yaitu : 1. Diagram Konteks Tingkatan tertinggi dalam diagram alir data yang hanya memuat satu proses, menunjukkan sistem secara keseluruhan, diberi nomor nol. Diagram konteks juga menunjukkan semua entitas luar yang menerima informasi dari atau memberikan informasi ke sistem. 2. Diagram Nol Menggambarkan detail dari diagram konteks, masukan dan keluaran yang ditetapkan dalam diagram konteks tetap konstan dalam semua diagram sub urutannya. Pada diagram ini dilakukan penambahan data store. 3. Diagram Detail Dikembangkan untuk menciptakan diagram anak yang lebih mendetail. Proses pada diagram nol yang dikembangkan disebut parent process dan diagram yang dihasilkan disebut child process.



10



2.2.2. Kamus Data Kamus data adalah suatu aplikasi khusus dari jenis kamus-kamus yang digunakan sebagai referensi mengenai data (metadata) yang disusun oleh analis sistem untuk melakukan analisa dan desain. Kamus data harus memuat hal-hal berikut : 1. Nama arus data Kamus data dibuat berdasarkan arus data yang mengalir di diagram alir data, maka nama dari arus data juga harus dicatat di kamus data. 2. Alias Alias perlu ditulis karena data yang sama mempunyai nama yang berbeda untuk orang atau departemen satu dengan yang lainnya. 3. Bentuk data Bentuk dari data yang mengalir dapat berupa dokumen dasar atau formulir, dokumen hasil cetakan komputer, laporan tercetak, parameter dan file-file. 4. Arus data Arus data menunjukkan dari mana data mengalir dan kemana data akan menuju. Keterangan ini perlu dicatat di kamus data agar mudah mencari arus data di diagram alir data. 5. Penjelasan Untuk lebih memperjelas lagi tentang makna dari arus data yang dicatat di kamus data, maka bagian penjelasan dapat diisi dengan keterangan-keterangan tentang arus data tersebut. 6. Periode



11



Menunjukkan kapan terjadinya arus data. Periode perlu dicatat di kamus data sebab dapat digunakan untuk mengidentifikasikan kapan input data harus dimasukkan ke sistem, kapan proses dari program harus dilakukan dan kapan laporan-laporan harus dihasilkan. 7. Volume Volume perlu dicatat di kamus data adalah tentang volume rata-rata dan volume puncak dari arus data. Volume rata-rata menunjukkan banyaknya rata-rata arus data yang mengalir dalam satu periode tertentu dan volume puncak menunjukkan volume yang terbanyak. 8. Struktur Data Menunjukkan arus data yang dicatat di kamus data terdiri dari item-item data apa saja. Kamus data memiliki suatu bentuk untuk mempersingkat arti atau makna dari simbol yang dijelaskan yang disebut dengan Notasi Tipe. Notasi tipe dibagi menjadi dua bagian antara lain :



12



1. Notasi Tipe Data yaitu untuk membuat spesifikasi format masukan dan keluaran



suatu data. Tabel II.1 Notasi Tipe Data Notasi



Keterangan



X



Untuk setiap karakter



9



Angka numeric



A



Karakter alphabet



Z



Angka nol ditampilkan dalam spasi kosong



.



Pemisah ribuan



,



Pemisah pecahan



-



Tanda penghubung



/



Pembagi



2. Notasi Struktur Data digunakan untuk membuat spesfikasi elemen data.



Tabel II.2 Notasi Struktur Data Notasi



Keterangan



=



Terdiri dari



+



Dan atau And



()



Pilihan optional



{}



Perulangan proses (iterasi)



[]



Pilih salah satu pilihan yang ada



|



Pemisahan pilihan didalam tanda []



*



Keterangan atau catatan



@



Field kunci



BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN 3.1 Umum Dalam negara hukum, setiap individu diwajibkan memiliki data – data yang terintegrasi di pemerintah pusat. Sehingga pihak – pihak pemerintahan maupun swasta sangat berhati – hati terhadap perbedaan data sekecil apapun. Contohnya, saat seseorang memiliki alamat yang berbeda di kartu identitas dengan tempat tinggalnya saat ini, pihak swasta maupun pemerintahan tidak bisa memproses permintaan orang tersebut. Jadi biasanya dibutuhkan sebuah bukti legal yang membuktikan bahwa orang tersebut memiliki data yang legal.



3.2 Tinjauan Instansi Dalam tinjauan perusahaan ini penulis uraikan pembahasan mengenai sejarah perusahaan, struktur organisasi dan fungsi dari masing-masing bagian yang ada dalam perusahaan tersebut. 3.2.1 Sejarah Instansi Pada awalnya Desa Sukakarya termasuk kedalam wilayah Kabupaten Sukabumi. Pada tahun 1992, Desa Sukakarya dipecah dan masuk kedalam wilayah kota Sukabumi dan berubah menjadi kelurahan. Kantor kelurahan Sukakarya terletak di Jl. Cemerlang Kecamatan Warudoyong Kota Sukabumi. Dibagian Timur berbatasan dengan Kelurahan Dayuehluhur dan Kelurahan Benteng, dibagian Barat berbatasan



13



14



dengan Desa Babakan dan Desa Sukamanah Kec Cisaat Kabupaten Sukabumi, dan dibagian Utara berbatasan dengan Kelurahan Karang tengah Desa Sukaresmi Kecamatan Cisaat Kabupaten Sukabumi. Visi Misi dan Strategi Kebijakan Kelurahan Sukakarya Visi : “Sebagai Kelurahan Unggulan dan Kompetiitf dalam pelayanan masyarakat, pengembangan industri dan perdagangan, pertanian modern serta pemukiman yang ramah lingkungan dan pendidikan menuju Kota Sukabumi sebagai Pusat Pelayana Jasa Terpadu”. Misi: 1.



Menumbung kembangkan apparat menuju pemerintahan yang amanah;



2.



Menganalisa Potensi Wilayah untuk digali dan dikembangkan sebagai kawasan industry pertanian modern dan perdagangan;



3.



Meningkatkan kualitas usaha masyarakat kecil dan menengah serta membuka peluang investasi pengusaha swasta;



4.



Membangun pola kemitraan antar Masyarakat, Swasta dan Pemerintah dalam usaha perdagangan dan sektor lainnya;



5.



Menata infrastruktur wilayah pemukiman dan menyediakan lahan untuk pengembangan pemukiman yang ramah lingkungan serta pendidikan terpadu;



6.



Menciptakan prestasi kerja apparat, masyarakat dan swasta secara nyata.



15



3.2.2 Struktur Organisasi Instasi



Gambar III.1 Struktur Organisasi Fungsi tiap – tiap bagian : 1. Lurah : a. Pelaksanaan kegiatan pemerintahan, ketentraman dan ketertiban umum, pemberdayaan masyarakat dan kesejahteraan social di tingkat Kelurahan; b. Penyelenggaraan administrasi pemerintahan, ketentraman dan ketertiban umum, pemberdayaan masyarakat dan kesejahteraan social di tingkat Kelurahan; c. Pemeliharaan sarana dan prasarana serta fasilitas pelayanan umum; d. Pembinaan lembaga kemasyarakatan; e. Pelaksanaan koordinasi, pengawasan dan pengendalianvseluruh kegiatan Kelurahan; f. Pelaksanaan koordinasi dengan dinas, instansi, serta lembaga terkait lainnya untuk kepentingan pelaksanaan tugas;



16



g. Pembinaan dan motivasi serta pemeliharaan prestasi kerja pegawai di lingkungan Kelurahan guna peningkatan probabilitas kerja; h. Pengkajian, pengkoordinasian dan pemberian rekomendasi, dan keterangan lainnya sesuai dengan pendelegasianwewenang yang diberikan oleh Camat; i. Pemberian saran dan pertimbangan kepada Camat dalam pelaksanaan tugasnya; j. Pertanggungjawaban tugas Kelurahan secara administrative kepada sekretaris kecamatan; k. Pertanggungjawaban tugas kelurahan secara operasional kepada Camat; dan l. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh atasan sesuai dengan tugas dan fungsinya. 2. Sekretaris : a. Pengumpulan dan pengolahan data dalam rangka penyusunan rencana kerja di tingkat Kelurahan; b. Penyiapan bahan penyusunan anggaran Kelurahan; c. Pemberian pelayanan dan pengelolaan administrasi umum,



perlengkapan,



kepegawaian, perencanaan, dan keuangan di lingkungan Kelurahan; d. Penyelenggaraan, pemeliharaan, dan pengelolaan perlengkapan barang inventaris Kelurahan; e. Pembinaan dan pengendalian di bidang administrasi umum, perlengkapan, kepegawaian, perencanaan dan keuangan; f. Pengelolaan kebersihan, keamanan, dan ketertiban di lingkungan Kantor Kelurahan; g. Pelaksamaam administrasi Kependudukan;



17



h. Pelaksanaan pemberian pengantar dan legalisasi surat atau keterangan yang dibutuhkan masyarakat; i. Pelaksanaan fasilitasi survey kepuasan masyarakat dan/atau pelaksanaan pengumpulan pendapat pelanggan secara periodic yang bertujuan untuk memperbaiki kualitas layanan; j. Penyampaian data hasil pembangunan dan informasi lainnya terkait layanan publik secara berkala melalui website Pmeerintah Daerah; k. Pengelolaan pengaduan masyarakat; l. Pemonitoran, evaluasi, dan pelaporan pelaksanaan tugas pokok dan fungsi; m. Pelaksanaan koordinasi dan konsultasi dengan dinas, instansi, dan lembaga terkait lainnya untuk kelancaran dalam pelaksanan tugas; dan n. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh atasan sesuai dengan tugas dan fungsinya; 3. Seksi Pemerintahan, Ketentraman dan Ketertiban : a. Pengumpulan dan pengolahan data dalam rangka penyusunan rancana kerja seksi pemerintahan, ketentraman, dan ketertiban umum; b. Pelaksanaan kegiatan pemerintahan Kelurahan; c. Penyelenggaraan ketentraman dan ketertiban umum Kelurahan; d. Pembianaan, pengkoordinasian, dan pemantauan kegiatan rukun warga atau rukun tetangga dan masyarakat yang ada di wilayahnya; e. Penyusunan monografi Kelurahan; f. Pengumpulan dan penglahan data pemerintahan, ketentraman, dan ketertiban umum serta perlindungan masyarakat;



18



g. Pelaksanaan pembinaan perlingdungan masyarakat; h. Pelaksanaan koordinasi pencegahan dan penanggulangan bencana; i. Pelaksanaan koordinasi penerapan dan penegakan peraturan perundang – undangan; j. Pelaksanaan koordinasi kegiatan organisasi social dan kemasyarakatan; k. Pelaksanaan pemberian pengantar untuk pemberian pertimbangan teknis izn keramaian di wilayah Kelurahan; l. Pemantauan dan pelaporan pelaksanaan periznan di wilayah Kelurahan; m. Penyelenggaraan koordinasi dengan satuan kerja perangkat daerah maupun kelompok masyarakat di tingkat Kelurahan; n. Pemonitoran, evaluasi dan pelaporan pelaksanaan tugas; dan o. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh atasan sesuai dengan tugas dan fungsinya. 4. Seksi Kesejahteraan Sosial : a. Pengumpulan dan pengolahan data dalam rangka penyusunan rencana kerja seksi kesejahteraan social; b. Fasilitasi pelaksanaan pemberian bantuan social; c. Pelaksanaan pembinaan kehidupan keagamaan, pendidikan, kebudayaan, kesenian, kesehatan masyarakat, dan program keluarga berencana; d. Pemantauan dan pelaporan kejadian kerawanan social, wabah penyakit mneular, kesehatan masyarakat, dan program keluarga berencana; e. Pelaksanaan administrasi dan pemberian pertimbangan teknis nikah, talak, cerai, dan rujuk;



19



f. Pelaksanaan pemberian pengantar pergi haji; g. Pelaksanaan pemberian keterangan kelahiran dan kematian; h. Pelaksanaan pengawasan terhadap kondisi terjadinya rawan pangan; i. Pelaksanaan pemberian pertimbangan teknis status social j. Pembinaan dan pengawasan terhadap seluruh unit kerja baik pemerintah maupun swasta yang mempunyai program kerja dan kegiatan kesejahteraan social di wilayah Kelurahan; k. Pendataan masalah kesejahteraan social; l. Pelaksanaan koordinasi kegiatan kelompok jabatan fungsional; m. Pemonitoran, evaluasi dan pelaporan pelaksanaan tugas; dan n. Pelaksanaan tugas lain yang diberkan oleh atasan sesuai dengan tugas dan fungsinya. 5. Seksi Pemberdayaan Masyarakat dan Pembangunan : a. Pelaksanaan dan pengolahan data dalam rangka penyusunan rencana kerja seksi pembangunan dan pemberdayaan masyarakat; b. Pengumpulan, pengolahan data, dan turut serta dalam pemantauan dan pengawasan pelaksanaan pembangunan dna pemberdayaan masyarakat; c. Pengumpulan data dan pengolahan data kependudukan di tingkat Kelurahan; d. Penyusunan profil kelurahan; e. Fasilitasi penyeleggaraan musyawarah perencanaan pembangunan di Kelurahan; f. Pelaksanaan koordinasi dan fasilitasi upaya peningkatan partisipasi dan swadaya masyarakat;



20



g. Pemberdayaan lembaga kemasyarakatan atau swasta dan tokoh masyarakat yang ada di wilayah Kelurahan untuk mengembangkan partisipasi dan swadaya gotong royong masyarakat dalam pembangunan; h. Pelaksanaan koordinasi dan pengawasan penyelenggaraan pembangunan di wilayah kelurahan; i. Pembinaan dan pengawasan kegiatan pemberdayaan masyarakat di wilayah Kelurahan; j. Pelaksanaan pemberian pertimbangan reknis atas usaha informal; k. Pemonitoran, evaluasi dan pelaporan pelaksanaan tugas; dan l. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh atasan sesuai dengan tugas dan fungsinya. 3.3 Prosedur Sistem Berjalan Prosedur dalam pembuatan Surat Keterangan Domisili pada Kelurahan Sukakarya adalah sebagai berikut : 1.



Penyerahan surat pengantar dan syarat – syarat Penduduk yang ingin membuat Surat Keterangan Domisili bisa langsung datang ke Kantor Kelurahan dengan membawa Surat Pengantar dari RT dan syarat – syarat berupa fotocopy KK dan fotocopy e-KTP. Syarat – syarat tersebut diserahkan pada bagian pelayanan/administrasi.



2.



Penerbitan surat



21



Bagian pelayanan menyerahkan berkas – berkas tersebut pada Seksi Pemerintahan, lalu seksi pemerintahan menerbitkan surat tersebut untuk di legalisasi. Berkas – berkas bukti dikumpulkan untuk di arsipkan 3.



Legalisasi Kepala Lurah melegalisasi surat tersebut dengan cara membubuhkan tanda tangan serta cap resmi pemerintahan



4.



Penyerahan sura Surat tersebut langsung diserahkan pada penduduk yang bersangkutan oleh pihak pelayanan



5.



Pembuatan laporan Bagian secretariat mengambil data – data kependudukkan untuk dibuatkan laporan yang akan di serahkan kepada Lurah.



3.4 Diagram Alir Data Sistem Berjalan Dari hasil analisa berdasarkan prosedur diatas, kami membuat diagram alir data berdasarkan data tersebut.



22



Gambar III.2 Diagram Konteks Sistem Berjalan Keterangan : SP



: Surat Pengantar RT/RW



KK



: Kartu Keluarga (copy)



KTP



: Kartu Tanda Penduduk(copy)



SKD



: Surat Keterangan Domisili



SKDL



: Surat Keterangan Domisili sudah dilegalisasi



DP



: Data Penduduk



LDP



: Laporan Data Penduduk



23



Gambar III.3 Diagram Nol Sistem Berjalan Keterangan : SP



: Surat Pengantar RT/RW



KK



: Kartu Keluarga (copy)



KTP



: Kartu Tanda Penduduk(copy)



SKD



: Surat Keterangan Domisili



SKDL



: Surat Keterangan Domisili sudah dilegalisasi



DP



: Data Penduduk



LDP



: Laporan Data Penduduk



24



Gambar III.4 Diagram Detail Sistem Berjalan Keterangan : SP



: Surat Pengantar RT/RW



KK



: Kartu Keluarga (copy)



KTP



: Kartu Tanda Penduduk(copy)



SKD



: Surat Keterangan Domisili



SKDL



: Surat Keterangan Domisili sudah dilegalisasi



DP



: Data Penduduk



25



3.5 Kamus Data Sistem Berjalan Dibawah ini dijelaskna mengenai dokumen masukan dan keluaran yang bergubungan dengan Sistem Pembuatan Surat domisili di Kelurahan Sukakarya. 1.



Kamus data dokumen masukan a. Nama arus data



: Surat Pengantar



Alias



:-



Bentuk Data



: Cetakan Komputer



Arus Data



: Penduduk – Proses 1 Proses 1 – Bagian Pelayanan Bagian Pelayanan – Proses 2 Proses 2 – Kasi Pemerintahan



Penjelasan



: Surat pengantar yang dikeluarkan oleh ketua RT



Periode



:-



Volume



: Tidak Menentu



Struktur Data



: header + isi + footer



Header



: kop_sp + nomor_sp



Isi



: nama + ttl + j_kel + status + pekerjaan + no_nik + alamat + keperluan



Keterangan



: ttl = kota + tgl + bln + thn



Footer



: ttd_rw + ttd_rt



b. Nama arus data



: Kartu Keluarga (copy)



Alias



: KK



Bentuk Data



: Cetakan Komputer



26



Arus Data



: Penduduk – Proses 1 Proses 1 – Bagian Pelayanan Bagian Pelayanan – Proses 2 Proses 2 – Kasi Pemerintahan



Penjelasan



: sebagai syarat dalam pembuatan SKD



Periode



:-



Volume



:-



Struktur Data



: header + isi + footer



Header



: kop_kkt + nomor_kk + nama_kepkel + alamat + rt_rw + desa + kec + kab + kd_pos + prov



Isi



: nama + no_nik + j_kel + temp_lahir + tgl_lahir +agama + pendidikan + pekerjaan + status + status_hub + kewarganegaraan + nm_ortu



Footer c. Nama arus data



: ttd_kepkel + ttd_kep_dpcs : Kartu Tanda Penduduk (copy)



Alias



: KTP



Bentuk Data



: Cetakan Komputer



Arus Data



: Penduduk – Proses 1 Proses 1 – Bagian Pelayanan Bagian Pelayanan – Proses 2 Proses 2 – Kasi Pemerintahan



Penjelasan



: digunakan sebagai syarat pembuatan SKD



Periode



:-



27



Volume



:-



Struktur Data



: header + isi + footer



Header



: kop_ktp



Isi



: no_nik + nama + ttl + j_kel + alamat + agama + status + pekerjaan + kewarganegaraan + berlaku



2.



Keterangan



: ttl = kota + tgl + bln + thn



Footer



: ttd_pemilik



Kamus data dokumen keluaran Nama arus data



: Surat Keterangan Domisili



Alias



:-



Bentuk Data



: Cetakan Komputer



Arus Data



: Kasi Pemerintahan – Proses 2 Proses 2 - Lurah



Penjelasan



: Surat yang dikeluarkan oleh kelurahan



Periode



:-



Volume



:-



Struktur Data



: header + isi + footer



Header



: kop_skd + nomor_ssd



Isi



: nama + ttl + j_kel + status + pekerjaan + no_nik + alamat_asal + alamat_sekarang



Keterangan



: ttl = kota + tgl + bln + thn



Footer



: ttd_lurah



28



3.6 Spesifikasi Sistem Berjalan Dalam spesifikasi sistem berjalan akan dijelaskan mengenai dokumen-dokumen yang terdapat dalam proses pencatatan data, dokumen-dokumen tersebut terdiri atas dokumen masukan dan dokumen keluaran. 3.6.1 Spesifikasi Dokumen Masukan Dokumen masukan adalah semua dokumen yang digunakan sebagai dasar untuk memperoleh data-data yang nantinya akan diproses untuk menghasilkan suatu keluaran yang disebut output. Dokumen masukan yang digunakan dalam sistem pembuatan SKD pada Kelurahan Sukakarya. 1.



2.



Nama dokumen



: Surat Pengantar



Fungsi



: untuk menjelaskan maksud pemohon



Sumber



: Penduduk



Tujuan



: Kasi Pemerintahan



Media



: Kertas



Jumlah



: 1 lembar



Bentuk



: Lampiran A.1



Nama dokumen



: Kartu Keluarga (copy)



Fungsi



: sebagai syarat dalam pembuatan SKD



Sumber



: Penduduk



Tujuan



: Kasi Pemerintahan



Media



: Kertas



Jumlah



: 1 lembar



29



3.



Bentuk



: Lampiran A.2



Nama dokumen



: Kartu Tanda Penduduk (copy)



Fungsi



: sebagai syarat dalam pembuatan SKD



Sumber



: Penduduk



Tujuan



: Kasi Pemerintahan



Media



: Kertas



Jumlah



: 1 lembar



Bentuk



: Lampiran A.3



3.6.2 Spesifikasi Dokumen Keluaran Dokumen keluaran adalah segala bentuk dokumen yang akan mendukung kegiatan manajemen serta merupakan dokumen dari hasil catatan laporan. Dokumen keluaran yang digunakan dalam sistem pembuatan SKD : 1.



Nama dokumen



: Surat Keterangan Domisili



Fungsi



: untuk digunakan pemohon sebagaimana mestinya



Sumber



: Kasi Pemerintahan



Tujuan



: Penduduk



Media



: Kertas



Jumlah



: 1 lembar



Bentuk



: Lampiran A.4



30



3.7 Permasalahan Permasalahan yang sering terjadi dalam sistem ini yaitu banyak pemohon yang tidak mempunyai persyaratan yang lengkap, sehingga sering ditolak saat pemohon meminta pembuatan SKD ini. 3.8 Alternatif Pemecah Masalah Pihak Kelurahan bisa melakukan sosialisasi melalui media – media yang tersedia mengenai pembuatan SKD ini, sehingga masyarakat tahu apa saja yang dibutuhkan saat mereka ingin membuat SKD ini. Karena sekarang zaman sudah modern, Kelurahan bisa membuat website pemerintahan sehingga segala sesuatu bisa diakses dengan mudah oleh masyarakat.



BAB IV PENUTUP 4.1 Kesimpulan Berdasarkan dari penelitian yang telah dilakukan oleh kelompok kami di Kantor Kelurahan Sukakarya, Kecamatan Warudoyong, Kota Sukabumi, dapat disimpulkan sebagai berikut: 1.



Proses pengarsipan masih manual.



2.



Dalam pembuatan laporan kurang efektif membutuhkan lebih banyak nwaktu dan usaha.



4.2 Saran Pada dasarnya Analisa Sistem pembuatan Surat Keterangan Domisili pada kantor kelurahan sukakarya sudah baik akan tetapi dalam pembuatan laporan belum sepenuhnya terkomputerisasi sehingga pembuatan laporannya kurang efektif.Sehingga Perlu adanya pengembangan dan perbaikan sistem sesuai kebutuhan pengguna sistem.



31



DAFTAR PUSTAKA Indrajit, 2001, Analisis dan Perancangan Sistem Berorientasi Object, Bandung, Informatika. Jogiyanto HM, 2005. Analisis & desain Sistem Informasi: Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis. Yogyajarta, Andi. Lani Sidharta, Pengantar Sistem Informasi Bisnis, P.T ELEX Media Komputindo, Jakarta: 1995.



32



SURAT KETERANGAN RISET



33



LAMPIRAN – LAMPIRAN



Lampiran A.1 Surat Pengantar



35



Lampiran A.2 Kartu Keluarga



36



Lampiran A.3 Kartu Tanda Penduduk



37



Lampiran A.4 Surat Keterangan Domisili



38