Contoh - Pedoman Audit Internal [PDF]

Citation preview

PEDOMAN AUDIT INTERNAL



PENYUSUN TIM AUDIT INTERNAL PUSKESMAS ……………



KABUPATEN …………….. PUSKESMAS …………… 2017



1



KATA PENGANTAR Puji syukur kita panjatkan kehadirat Allah SWT, Tuhan Yang Maha Esa yang telah melimpahkan berkat dan rahmat-Nya sehingga penyusunan Pedoman Audit internal Puskesmas



ABCD Kabupaten XYZ tahun 2017 dapat terselesaikan.



Keberadaan Pedoman audit Internal ini bagi Puskesmas ABCD sangat penting sekali karena akan memberikan panduan secara rinci terhadap seluruh gerak langkah yang terkait dengan Sistem Manajemen Mutu di Puskesmas ABCD Pedoman Audit Internal ini juga merupakan sebuah persyaratan yang sangat penting



bagi pelaksanaan



Akreditasi Puskesmas ABCD



sebagai sebuah



puskesmas dengan menjalankan sistem puskesmas akreditasi. Secara umum ruang lingkup Pedoman Audit internal ini meliputi seluruh penataan Sistem Manajemen Mutu di Puskesmas ABCD mulai dari perencanaan, pelaksanaan sampai terhadap evaluasinya. Penyusunan Pedoman Audit internal ini tentu masih memerlukan perbaikan karena memang Pedoman Audit internal adalah bersifat dinamis dan bahkan harus selalu diperbaiki secara terus menerus seiring dengan perkembangan di Puskesmas ABCD



Kabupaten XYZ Harapannya Pedoman Audit internal yang



dimiliki Puskesmas ABCD



ini benar-benar diimplementasikan oleh seluruh



penanggung jawab dan unit/program serta pelaksana terkait pada Puskesmas ABCD Kabupaten XYZ. XYZ,12 Januari 2017 TIM AUDIT INTERNAL PUSKESMAS KETUA ……………..



2



DAFTAR ISI



KATA PENGANTAR...........................................................................................2 DAFTAR ISI........................................................................................................3 BAB I PENDAHULUAN................................................................................................4 BAB II GAMBARAN UMUM PUSKESMAS....................................................................5 BAB III VISI,MISI,TUJUAN,MOTTO DAN TATA NILAI PUSKESMAS............................6 BAB IV STRUKTUR ORGANISASI PUSKESMAS..........................................................7 BAB V STRUKTUR ORGANISASI TIM AUDIT INTERNAL...........................................8 BAB VI TUGAS, TANGGUNG JAWAB DAN WEWENANG...........................................9 BAB VII TATA HUBUNGAN KERJA................................................................................10 BAB XI KEGIATAN ORIENTASI.....................................................................................14 BAB X PERTEMUAN DAN EVALUASI.........................................................................15 BAB XI PELAPORAN.....................................................................................................16



3



BAB I PENDAHULUAN



Untuk menilai kinerja pelayanan di Puskesmas dan Klinik perlu dilakukan audit internal. Dengan adanya audit internal akan dapat diidentifikasi kesenjangan kinerja yang menjadi masukan untuk melakukan perbaikan dan penyempurnaan baik pada sistem pelayanan maupun sistem manajemen. Audit internal dilakukan oleh tim audit internal yang dibentuk oleh Kepala Puskesmas/Klinik dengan berdasarkan pada standar kinerja dan standar akreditasi yang digunakan. Pada dasarnya audit merupakan instrumen bagi manajemen untuk membantu



mencapai



visi,



misi



dan



tujuan



organisasi



dengan



cara



mendapatkan data dan informasi faktual dan signifikan berupa data, hasil analisa, penilaian, rekomendasi auditor sebagai dasar pengambilan keputusan, pengendalian manajemen, perbaikan dan atau perubahan. Audit merupakan kegiatan mengumpulkan informasi faktual dan signifikan melalui interaksi secara sistematis (pemeriksaan, pengukuran dan penilaian



yang



berujung



pada



penarikan



kesimpulan),



objektif



dan



terdokumentasi yang berorientasi pada azas penggalian nilai atau manfaat dengan cara membandingkan antar standar yang telah disepakati bersama dengan apa yang dilaksanakan/diterapkan di lapangan. Audit merupakan proses yang sistematis, mandiri, dan terdokumentasi untuk memperoleh bukti audit dan menilai secara objektif untuk menentukan sejauh mana kriteria audit telah dipenuhi. Kriteria audit adalah kriteria yang digunakan untuk melakukan audit berdasarkan standar yang digunakan dalam penilaian audit. Pengambilan keputusan untuk perbaikan, meningkatkan efisiensi dan efektifitas fungsi organisasi.



4



BAB II GAMBARAN UMUM PUSKESMAS



1. Profil Organisasi



a.



Gambaran Umum Organisasi Puskesmas ABCD terletak di desa



ABCD



Kecamatan



Banyuanyar Kabupaten XYZ, memiliki letak yang kurang strategis, karena lokasi jauh dengan jalan raya. Berdekatan dengan instansi atau kantor lain seperti bangunan SDN ABCD II, Kantor Pertanian, Koramil Kecamatan ………. dan Pasar ABCD. Puskesmas ABCD beralamat di Jalan Raya ABCD Kecamatan ............. Kabupaten XYZ,



Kode Pos



67275. Secara geografis batas-batas wilayah kerja Puskesmas ABCD Kabupaten XYZ,wilayah timur berbatasan dengan Kecamatan ..........., wilayah selatan berbatasan dengan Kecamatan .........., wilayah barat berbatasan dengan Kecamatan .........., dan wilayah utara berbatasan dengan Kecamatan ............



5



BAB III VISI,MISI,TUJUAN,MOTTO DAN TATA NILAI PUSKESMAS 1.



Visi Visi Puskesmas ABCD adalah: “Terwujudnya Kemandirian Masyarakat Untuk Hidup Sehat”.



2.



Misi Dalam rangka mEwujudkan visi sebagaimana tersebut di atas, Puskesmas ABCD memiliki 3 (tiga) misi sebagai berikut: 1. Meningkatkan pemberdayaan masyarakat untuk hidup sehat; 2. Mencegah dan mengurangi resiko kesehatan; 3. Memelihara dan meningkatkan mutu penyelenggaraan pelayanan



3.



kesehatan; Tujuan Dalam penyelenggaraan pelayanan dan program, Puskesmas ABCD memiliki budaya kerja sebagai dasar pelaksanaan kinerja. Budaya kerja Puskesmas ABCD adalah :Bersih, Responsif, Ramah, Informatif ( BERSERI)



4.



Moto Puskesmas Moto Puskesmas ABCD adalah: “DISIPLIN DALAM BEKERJA, PRIMA DALAM PELAYANAN”



5.



Tata Nilai Tata nilai yang disepakati oleh seluruh karyawan Puskesmas ABCD adalah: Kami bangga dipercaya menjadi petugas yang bertanggung jawab dalam memberikan pelayanan kepada masyarakat, oleh karena itu kami mempunyai tata nilai: 1. CEPAT 2. EFISIEN



: Cepat dalam bertindak : Efisien dalam memanfaatkan sumberdaya dan sumber



dana yang ada; 3. RESPONSIF



:



masyarakat 4. DISIPLIN 5. AKUNTABEL



: Disiplin dalam menjalankan tugas : Mempertanggungjawabkan setiap pekerjaan yang



dilakukan. 6. SOPAN



: Sopan dalam memberikan pelayanan



Peka



dalam



6



menanggapi



masalah



kesehatan



BAB IV STRUKTUR ORGANISASI PUSKESMAS



7



BAB V STRUKTUR ORGANISASI TIM AUDIT INTERNAL



No



Jabatan



Nama



Keterangan



1.



Ketua



AchmadDzulkifli



Pelaksana Gizi



2.



Wakil Ketua



UlilBadruwati



Bidan



3.



Anggota



Ira Arumsari



Bidan



KartikaSafitri



Bidan



Hartono



Perawat



BAB VI TUGAS, TANGGUNG JAWAB DAN WEWENANG 8



A. TugasTim Audit Internal 1. Bertugas dalam mengkoordinasi dan melakukan pelaksanaan kegiatan audit internal secara terjadwal terhadap indikator mutu dan kinerja yang telah 2.



ditetapkan di Puskesmas ABCDE. Bertugas dalam mengkoordinasi dan melakukan pelaksanaan kegiatan audit internal secara situasional dalam keadaan tertentu atas dasar persetujuan Tim



3.



Manajemen Mutu dan Kepala Puskesmas ABCDE. Bertugas membudayakan kegiatan perbaikan mutu dan kinerja secara berkesinambungan



melalui



kegiatan



audit



sehingga



akan



menjamin



pelaksanaan kegiatan perbaikan mutu dan kinerja di Puskesmas ABCDE. B. Tanggungjawab Tim Audit Internal: 1. Bertanggungjawab kepada Kepala Puskesmas ABCD dalam melaksanakan 2.



audit dan meningkatkan mutu dan kinerja baik input, proses maupun output. Bertanggungjawab kepada Kepala Puskesmas ABCD terhadap terlaksananya program dan kegiatan audit internal.



C. WEWENANG 1. Berwenang dalam melakukan audit kepada program dan unit prioritas namun 2.



terbatas pada imdikator mutu dan kinerja Puskesmas ABCD. Berwenang dalam menyusun pedoman audit internal serta menentukan langkah-langkah pelaksanaan kegiatan audit internal.



9



BAB VII TATA HUBUNGAN KERJA A. AUDIT INTERNAL Dikenal ada dua jenis audit, yaitu: audit eksternal dan audit internal. Audit eksternal adalah penilaian yang dilakukan oleh pihak di luar organisasi menggunakan standar tertentu. Akreditasi Puskesmas/Klinik merupakan salah bentuk audit ekternal yang dilakukan berdasarkan standar akreditasi oleh Komisi Akreditasi Fasilitas Pelayanan Kesehatan Primer. Audit internal adalah suatu proses penilaian yang dilakukan di dalam suatu organisasi oleh auditor internal yang juga adalah karyawan yang bekerja pada organisasi tersebut, untuk kepentingan internal organisasi tersebut. B. ESSENSI AUDIT Untuk mencapai tujuan dan memperoleh manfaat tersebut, maka audit perlu dilaksanakan dengan pendekatan sebagai berikut: 1. Proses interaktif 2. Kegiatan sistematis: direncanakan, dikoordinasikan, dilaksanakan dan dikendalikan secara efisien 3. Dilakukan dengan azas manfaat 4. Dilakukan secara objektif 5. Berpijak pada fakta dan kebenaran 6. Melibatkan proses analisis/evaluasi/penilaian/pengujian 7. Bermuara pada pengambilan keputusan 8. Dilaksanakan berdasar azas/standar/kriteria tertentu 9. Merupakan kegiatan berulang 10. Menghasilkan laporan



10



C. AKTIFITAS AUDIT Proses pelaksanaan audit terdiri dari kegiatan untuk: Memastikan (konfirmasi dan verifikasi); Menilai (mengevaluasi dan mengukur); dan Merekomendasi (memberikan saran/masukan). Ketiga kegiatan ini umumnya dilakukan oleh auditor dengan cara: a. Telaah dokumen b. Observasi c.



Meminta penjelasan dari audit (yang di-audit)



d. Meminta peragaan dilakukan oleh audit e. Membandingkan kenyataan dengan standar/kriteria f.



Meminta bukti atas suatu kegiatan/transaksi



g. Pemeriksaan secara fisik terhadap fasilitas h. Pemeriksaan silang (cross-check)



D.



i.



Mengakses catatan yang disimpan audit



j.



Mewawancarai audit



k.



Menyampaikan angket survey



l.



Menganalisis data MERENCANAKAN DAN MELAKSANAKAN AUDIT INTERNAL 1.



TAHAPAN AUDIT INTERNAL.



Audit Internal dilaksanakan mengikuti empat tahapan sebagai berikut: Tahap I: Penyusunan rencana audit: menentukan unit-unit kerja yang akan diaudit, tujuan audit, jadualan audit, dan menyiapkan instrumen audit Tahap II: Tahap pengumpulan data dengan menggunakan instrumen audit yang disusun berdasarkan standar tertentu (misalnya standar akreditasi, standar/pedoman program, standar pelayanan minimal, standar/indikator kinerja) untuk mengukur tingkat kesesuaian terhadap standar tersebut. Tahap III : Tahap analisis data audit, perumusan masalah, prioritas masalah, dan rencana tindak lanjut audit. Tahap IV: Tahap pelaporan dan diseminasi hasil audit.



11



2. PENYUSUNAN RENCANA AUDIT. Dalam menerencanakan audit harus ditetapkan a. Tujuan audit: untuk melakukan penilaian kinerja dibandingkan dengan standar tertentu. b. Lingkup audit: menjelaskan unit kerja yang akan diaudit c. Objek audit: menjelaskan apa saja yang akan diaudit d. Alokasi waktu: menjelaskan berapa lama audit akan dilakukan dan penjadualannya e. Metoda audit: metoda yang akan digunakan pada saat melakukan audit f. Persiapan audit: persiapan auditor, penetapkan kriteria audit, dan penyusunan instrumen audit. 3. PENGUMPULAN DATA Pengumpulan data pada pelaksanakan audit dilakukan dengan berbagai metoda, antara lain adalah: a. Mengamati proses pelaksanakan kegiatan b. Meminta penjelasan kepada audit c. Meminta peragaan oleh audit d. Memeriksa dan menelaah dokumen e. Memeriksa dengan menggunakan instrumen daftar tilik f. Mencari bukti-bukti g. Melakukan pemeriksaan silang h. Mewawancarai audit i. Mencari informasi dari sumber luar j. Menganalisis data dan informasi k. Menarik Kesimpulan



4. ANALISIS DATA 12



Analisis data dilakukan dengan cara membandingkan fakta yang diperoleh pada waktu proses pengumpulan data dengan kriteria audit yang telah ditetapkan. Bila ditemukan kesenjangan antara fakta dengan kriteria audit, maka auditor bersama audit melakukan analisis lebih lanjut untuk mengenal penyebab timbulnya kesenjangan.



BAB IX KEGIATAN ORIENTASI 13



Kegiatan orientasi dilakukan terhadap semua pegawai baik pegawai yang baru maupun lama, dengan ketentuan sebagai berikut; 1. Orientasi pegawai baru Orientasi pegawai baru dilakukan terhadap pegawai yang baru diangkat yang berasal dari Puskesmas Klenang maupun dari luar. Juga orientasi dilakukan terhadap pegawai yang baru dipindahkan dari puskesmas lain ke Puskesmas ABCD. Lama orientasi dilakukan terhadap pegawai baru selama 7 hari dengan ketentuan : a. hari pertama dilakukan orientasi oleh Kepala Puskesmas dengan menjelaskan hal-hal strategis berupa Visi,Misi,Tujuan,Tata Nilai dan Peran Puskesmas. b. Orientasi hari ke dua dilakukan oleh Kepala bagian Tata usaha dengan materi yang diberikan adalah terkait dengan hal-hal kepegawaian, Tata Tertip Kedisiplinan serta Hak dan Kewajiban Pegawai. c. Orientasi hari ke tiga dan Ketujuh dilakukan oleh unit /program masingmasing sesuai dengan bidan tugas pelaksana yang dilakukan orientasi. 2. Orientasi pegawai lama Orientasi pegawai lama dilakukan kepada seluruh pegawai yang telah bekerja di Puskesmas ABCD yang mendapatkan perubahan atau tugas tambahan sebagai pelaksana dan penaggung jawab yang baru. Orientasi dilakukan selama tiga hari yaitu terhadap program/unit sesuai



dengan



bidang



tugas



pelaksana



/penaggung



bersangkutan .



BAB X PERTEMUAN DAN EVALUASI 14



jawab



yang



Hasil audit perlu dilaporkan kepada pucuk pimpinan dan kepada unit yang diaudit. Dalam laporan audit harus memuat: 1. Latar belakang dilakukan audit: menjelaskan mengapa perlu dilakukan audit 2. Tujuan audit: menjelaskan tujuan dilaksanakan audit 3. Lingkup audit: menjelaskan unit yang diaudit 4. Objek audit: menjelaskan apa saja yang diaudit 5. Standar/Kriteria yang digunakan untuk melakukan audit 6. Auditor: menjelaskan siapa yang melaksanakan kegiatan audit 7. Proses audit: menjelaskan metoda, proses pelaksanaan audit dan jadual pelaksanaan audit 8. Hasil dan analisis hasil audit: menjelaskan temuan audit dan analisis mengapa terjadi kesenjangan terhadap standar/kriteria yang ditetapkan 9. Rekomendasi dan batas waktu penyelesaian yang disepakati oleh audit: berdasarkan hasil audit, auditor diwajibkan untuk memberikan rekomendasi perbaikan



dengan



adanya



kesepatan



menyelesaikannya.



BAB XI 15



dari



pihak



audit



untuk



PELAPORAN Hasil



audit



internal



harus



dilaporkan



kepada



Kepala



Puskesmas/Klinik dan kepada unit yang diaudit. Hasil audit juga dilaporkan pada saat rapat tinjauan manajemen untuk melaporkan hasil audit, tindak lanjut yang telah dilakukan, kendala dalam perbaikan sehingga dapat memperoleh dukungan manajemen dalam upaya perbaikan kinerja maupun perbaikan sistem manajemen/pelayanan. Berdasarkan rekomendasi yang diberikan oleh auditor internal berdasarkan hasil audit internal, unit kerja yang diaudit wajib melakukan tindak lanjut terhadap temuan audit dalam bentuk upaya-upaya perbaikan. Setelah memperoleh laporan hasil audit, audit harus mempelajari laporan audit tersebut, untuk kemudian menyusun rencana perbaikan. Rencana perbaikan disusun dengan batas waktu yang jelas, sehingga pelaksanaan perbaikan dapat dikerjakan sesuai dengan waktu yang telah ditetapkan atau disepakati bersama dengan auditor. Pada saat pelaksanaan kegiatan perbaikan, auditor dapat melakukan monitoring kegiatan-kegiatan tindak lanjut yang dilakukan oleh audit dan memberikan arahan atau bimbingan jika diperlukan. Hasil perbaikan wajib dilaporkan oleh audit kepada pucuk pimpinan dan disampaikan tembusan kepada auditor internal.



Mengetahui



…………………., 12 Januari 2017



KEPALA PUSKESMAS KLENANG KIDUL



TIM AUDIT INTERNAL PUSKESMAS



………………………………..



………………………



16