Cost Control - Dikonversi [PDF]

Citation preview

BAHAN AJAR



AKADEMI PARIWISATA MAJAPAHIT



• Pengertian Umum • Tujuan & Fungsi • Tahapan Operasional



• Struktur Biaya Bisnis Makanan Minuman • Harga Pokok • Ukuran Baku Standar Resep-Porsi-Standar Yield



• Cost Factor • Spesifikasi Pembelian Bahan • Sistim dan Prosedur Pembelian Bahan • Pengendalian Persediaan Bahan



Sukses perusahaan yaitu bagaimana menerapkan fungsi manajemen pengendalian. Pengertian pengendalian (control) akan mengutamakan pada Penetapan Standar yang harus diikuti; informasi standar kepada karyawan; membandingkan prosedur operasional aktual terhadap standar, dan menyediakan umpan balik dan mengambil tindakan korektif jika diperlukan. Manajemen perlu terus menerus memantau dalam setiap pelaksanaanya, serta meningkatkan pengendalian prosedur operasional dalam Setiap Area Siklus Kontrol sejak rencana usaha dan operasional hingga menghasilkan tingkat produksi yg diinginkan



PENGENDALIAN HARGA BERHUBUNGAN DENGAN ➢ BIAYA MODAL USAHA ➢ BIAYA OPERASIONAL ➢BIAYA CADANGAN



ORIENTASI HARGA JUAL



PROFITABLE



ECONOMIC ORIENTATION • ECONOMIC VALUE • PROFITABLE



• RISK MINIMIZE • INCREMENTAL • ACCOUNTABLE



• SUSTAINABLE • COMMITMENT



Pengendalian Harga Tindakan ekonomik manajemen untuk mengamati, mengatur, memperhitungkan dan menetapkan harga suatu makanan / minuman yang meliputi • Bahan Pokok • Bahan Pelengkap • Bahan Lain Terkait • Biaya Produksi • Biaya Overhead (Optional) • Biaya SDM • Biaya Equipment • Biaya Energi • Harga Jual • Estimasi Profit



Kisaran harga pokok makanan yang dijual adalah sebesar 35 – 40 % sementara prosentasi harga pokok minuman yang dijual adalah antara 25 – 30 %. (hasil kajian laporan keuangan hotel dikawasan wisata Bali) Untuk dapat mencapai sasaran pendapatan maka hotel dan restoran memerlukan sistem pengendalian harga pokok makanan dan mminuman yang berfungsi sebagai panduan bagi manajemen dalam mengendalikan harga makanan dan minuman yang dijual. Tindakan pengendalian harga pokok makanan dan minuman adalah didapatkannya konsistensi dalam cita rasa, takaran, penampilan, dan mutu bahan baku yang digunakan untuk memproduksi makanan dan minuman yang dipesan oleh tamu.



Tujuan Cost Control Dapat mengendalikan tersedianya mutu bahan makanan dan minuman yang digunakan maka dapat dicapai mutu produk yang sesuai dengan yang ditentukan Mendapatkan Takaran Baku (Standart Portion Size), Menetapkan Harga Penjualan Baku (Potential Sales), Mendapatkan Takaran Baku Peralatan (Standart Glassware) Media manajemen dalam upaya mencapai target laba yang telah ditentukan. Membantu manajemen dapat melakukan tindakan koreksi perhitungan biaya sehingga laba, mutu produk, maupun harga pokok dapat berjalan sesuai dengan target yang ditentukan.



Meningkatkan efisiensi operasional bagian makanan dan minuman.



Fungsi / Bagian Manajemen Pembelian, Penerimaan, Penyimpanan, Pengeluaran, Prapenyiapan dan Penjualan. Sebagai ilustrasi, harga pokok makanan untuk pertama kali ditentukan oleh fungsi pembelian, misalnya dengan melakukan survey harga bahan makanan yang secara berkala dilaporkan kepada manajemen. Memilih rekanan untuk pembelian suatu jenis bahan makanan tertentu, misalnya daging ayam segar, yang minimal harus menggunakan tiga rekanan, dengan harga yang sesuai dan disepakati oleh manajemen. Aktivitas fungsi penerimaan juga harus dikendalikan dengan prosedur baku penerimaan bahan makanan dan minuman. Aktivitas fungsi penyimpanan dan pengeluaran barang di gudang, pra penyiapan, proses produksi, hingga penjualan makanan dan minuman.



Kualifikasi Sumber Daya Manusia Cost control Kualifikasi SDM yang dibutuhkan dalam menjalankan fungsifungsi diatas harus dapat memberikan pengaruh yang signifikan terhadap pencapaian sasaran pengendalian harga pokok makanan dan minuman. Sebagai ilustrasi, bila sumber daya manusia menangani fungsi penerimaan tidak mengenal benar mutu daging, ikan, sayur mayur, buah dll yang berkualitas, maka sasaran harga pokok produk makanan dan minuman tidak tercapai. Daging dengan mutu yang kurang baik tidak akan dapat disimpan di ruang pendingin dalam waktu yang lama. Daging segera rusak/busuk, tidak dapat diolah, sehingga akan menambah pengeluaran biaya produksi, padahal harga makanan sudah diinformasikan pada pelanggan



STANDARDIZATION • RECIPE • INGREDIENTS • PORTION • PRICING • YIELD • COST FACTOR • DETERMINATE & ESTIMATE • STOCK RATIO • PACKAGING / SERVICE



Tahapan Proses Cost Control Perencanaan, Pelaksanaan, Koreksi dan Evaluasi. Tahap perencanaan merupakan tahap yang sangat penting dan krusial karena pada tahap ini manajemen menentukan ukuran baku standart misalnya prosedur baku pembelian bahan Diawali dengan menentukan Takaran baku per porsi (Standard Portion Size) Resep baku (Standard Recipe) Harga pokok standar makanan (Standard Food Cost) Harga pokok standar minuman (Standard Beverage Cost) Gelas baku (Standard Glassware) Ukuran standar lain yang berhubungan langsung dengan harga pokok proses produksi makanan dan minuman Jika terjadi penyimpangan dari yang ditentukan. Toleransi yang lazim sebesar 1 %.



Tahap koreksi bilamana terjadi penyimpangan yang melampaui batas toleransi yang sudah ditentukan. Manajemen juga harus melakukan penghitungan atas harga pokok baku dan harga pokok actual. Tahap evaluasi ditujukan terhadap sistem pengendalian harga pokok secara menyeluruh dengan melakukan analisis secara terstruktur, terukur dan berkelanjutan Setiap tahapan harus dilakukan tindakan pengendalian karena akan memudahkan manajemen melakukan penyesuaian dan daur ulang selama proses produksi makanan dan minuman



Struktur Biaya Bisnis Makanan Minuman Biaya dapat diklasifikasikan yaitu : 1. Harga pokok makanan dan minuman 2. Biaya tenaga kerja 3. Biaya bahan habis pakai 4. Biaya overhead (Biaya lain-lain) Harga pokok harus dihitung sebagai struktur biaya tersendiri yang terpisah dari biaya tenaga kerja, bahan habis pakai dan overhead. Hal ini terjadi karena produk makanan dan minuman dapat diselesaikan dalam waktu yang relative singkat, dimana tamu bahkan dapat melihat langsung proses produksinya. Kondisi demikian merupakan ciri khas bisnis (business peculiarities) makanan dan minuman di hotel dan restorant sehingga biaya tenaga kerja dan overhead yang terjadi untuk produksi 1 makanan tidak dibebankan sebagai harga pokok makanan. Biaya tenaga kerja dan biaya bahan habis pakai dibebankan kepada department makanan dan minuman pada setiap akhir periode, misalnya setiap bulan. Sedangkan biaya overhead dibebankan kepada biaya operasional hotel secara keseluruhan, tidak kepada suatu department tertentu.



Pengertian Harga Pokok Makanan Minuman Harga pokok makanan (minuman) adalah harga semua bahan makanan (minuman) yang digunakan untuk memproduksi suatu jenis makanan (minuman). Harga pokok makanan (minuman) langsung dikompensasikan pada penjualan makanan (minuman) terjadi, tidak termasuk biaya-biaya lain seperti biaya tenaga kerja dan biaya bahan yang dipakai habis, tidak dibebankan kepada department makanan (minuman) itu. Sebagai ilustrasi, harga pokok satu porsi nasi goreng special adalah harga pokok semua bahan yang digunakan untuk membuat nasi goreng special itu seperti nasi, telur, hiasan (garnish), kerupuk daging ayam, bumbu, dan minyak goreng. Akuntansi perhotelan merupakan akuntansi departemental karena setiap department membuat laporan mengenai penjualan dan besarnya biaya departementnya. Jadi biaya tenaga kerja, biaya bahan yang dipakai habis, dan biaya lain-lain untuk setiap periode dibebankan kepada department masing-masing.



Untuk restoran yang mandiri, laba bruto yang dicapai digunakan untuk menutup semua biaya yang terjadi dalam menjalankan bisnis restoran tersebut. Biaya lain-lain yang harus ditutup dari laba bruto dan pendapatan lain seperti yang tercantum pada format laporan rugi-laba diantaranya adalah biaya terkendali, biaya sewa, biaya depresiasi, biaya bunga (bila ada), dan pengurangan atau penambahan laba. Laba bersih restoran diperoleh dengan mengurangkan seluruh biaya dan pajak penghasilan dari jumlah penjualan.



PERENCANAAN Perencanaan merupakan salah satu fungsi manajemen Perencanaan dilaksanakan dengan menentukan ukuran-ukuran baku yang digunakan sebagai patokan untuk menjaga agar sasaran yang ditargetkan dapat tercapai. Factor penting yang harus dipertimbangkan, meliputi mutu SDM, jenis dan kelas hotel, peralatan yang tersedia, dan sistem kompensasi yang diterapkan. Ukuran baku yang digunakan sebagai patokan adalah : Standart Recipe – Resep Baku Standart Potion Size – Takaran Baku Standart Purchase Specification - Spesifikasi Pembelian Standar Standart Food Cost – Harga Pokok Standar Makanan Pada tahap perencanaan ini manajemen juga menentukan tingkat toleransi penyimpangan yang dapat diterima Pada umumnya toleransi penyimpangan antara target dengan realisasi dengan nilai deviasi sekitar 1 %.



UKURAN BAKU



Untuk dapat mengendalikan harga pokok makanan diperlukan ukuran baku. Ukuran Baku ini merupakan alat bantu manajemen untuk mencapai sasaran harga pokok baku makanan. Harga pokok baku makanan merupakan hasil interaksi antara berbagai ukuran baku yang lain, seperti resep baku, takaran baku, spesifikasi baku bahan makanan, serta Standart Yield. Ukuran baku digunakan oleh manajemen sebagai patokan (benchmark) untuk menjaga agar harga pokok makanan tetap sesuai dengan yang telah ditentukan sebelumnya Pada materi ini akan dikaji butcher test, meliputi : Resep Baku Takaran Baku Bahan Pokok Yield & Cost factor Equipment - Utensil



STANDARD RECIPE Resep suatu makanan yang menjelaskan secara rinci mengenai bahan-bahan makanan yang digunakan, takaran baku, harga pokok baku, metode memasak, serta kualitas yang diharapkan. Untuk memberikan gambaran yang nyata, foto berwarna atas produk jadi makanan dari resep baku tersebut harus disertakan dalam formulir resep baku. Resep baku ditulis untuk setiap jenis makanan, seperti makanan pembuka (appetizer), sup (soup), makanana utama (main course) dan makanan penutup (dessert). Untuk menentukan resep makanan menjadi resep baku diperlukan waktu yang cukup untuk menguji resep itu. Proses uji resep (recipe testing) ini melibatkan beberapa pejabat hotel, diantaranya General Manager, Chef De Cuisine, Food and Beverage Manager, Marketing Manager, Food Cost Controrel, dan yang lainnya.



STANDARD RECIPE Bila suatu resep makanan telah lolos dari uji mutu, cita rasa, takaran, penampilan, dan cara penyajian, maka resep tersebut untuk menuangkan resep baku suatu makanan pada kartu resep, harus digunakan bahasa yang mudah dimengerti oleh karyawan dapur. Kata-kata yang ganda arti harus dihindarkan. Akan lebih baik bila foto berwarna produk jadi makanan itu juga disertakan pada kartu resep sehingga karyawan dapur dapat memperoleh gambaran nyata akan tampilan produk tersebut. Pada kartu resep baku itu juga dicantumkan harga jual dan presentase harga pokok per porsi untuk makanan tersebut.



FUNGSI STANDART RECIPE Sebagai alat bantu menetukan konsistensi cita rasa, takaran, penampilan, dan cara penyajian suatu makanan karena pada kartu resep baku tersebut juga ditentukan bahan makanan, metode memasak yang harus digunakan, cara menghidangkan, suhu produk makan ketika dihidangkan (panas, hangat, atau dingin), ataupun bahan makanan yang digunakan sebagai penghias (garnishes) sehingga tampilan produk makanan menjadi lebih menarik. Sebagai alat bantu pelatihan bagi karyawan, baik yang baru mulai bekerja dan belum berpengalaman maupun untuk karyawan yang sudah lama bekerja namun memiliki pengalaman dapur lain. Sebagai alat bantu untuk mengendalikan harga pokok baku makanan karena dalam formulir resep itu sudah ditentukan takaran baku yang digunakan, supaya target harga pokok makanan dapat tercapai.



NAMA MAKANAN : NASI GORENG Nomor Resep : NG. 100. 1. Jumlah Porsi : 10 Porsi Takaran Baku per Porsi : 200 gram No 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12.



Nama Bahan Makanan Udang 90 ekor Nasi putih Telor utuh Sambal Saos tomat Garam Merica Gula Pasir Bawang putih cincang Bawang bombay cincang Daun bawang (prei) Cabe merah diiris tipis Jumlah Harga Pokok



Unit Gram Gram Butir Sd. Mkn Sd. Mkn Sd. Teh Sd. Teh ½ Sd. Teh ½ Sd. Teh Sd. Mkn Batang Buah



Jumlah 450 1500 10 10 10 10 10 10 10 10 10 20



Harga / Unit 13,3333 10 2000 50 50 25 25 25 25 50 50 25



Harga pokok per porsi : Rp. 4.450,Harga jual per porsi : Rp. 20.000,- Prosentase harga pokok per porsi : 22,25 % BEP UP 3 (Rp.60.000) plus Rp.15.500 BEP DOWN 2 (Rp.40.000) minus Rp.4.500 Total profit Rp.155.500



Hp (Rp) 6000 15000 20000 500 500 250 250 250 250 500 500 500 44.500,-



NAMA PRODUK : CHOCOLATE LAVA CAKE Nomor Resep : CL. 100. 1. Jumlah Porsi : 10 Porsi Takaran Baku per Porsi : 45 gram No



Nama Bahan Makanan



Unit



Jumlah



Harga / Unit



HPB (Rp)



1.



Butter



Gram



75



200



15.000



2.



Baking Powder



Gram



2,5



17



41



3.



Cake Flour



Gram



75



10



750



4.



Dark Choco Compounding



Garm



150



70



10.500



5.



Egg



Butir



4



1500



6000



6.



Salt



Gram



1,25



200



31



7.



Sugar



Gram



125



25



25.000



8.



Icing sugar



Gram



7,5



10



75



9.



Kayu manis



Gram



2,5



45



115



Jumlah Harga Pokok



57.510,-



Harga pokok per porsi : Rp. 5.751,Harga jual per porsi : Rp. 20.000,- (Berdasarkan Kumpulan Index Biaya Produksi) Prosentase harga pokok per porsi : 29 % BEP Up 3 (profit Rp. 2490) BEP Down 2 (profit minus Rp. 17.510) Total profit Rp. 142.490



NAMA PRODUK : BANANA CHEESE ROLL Nomor Resep : BCR. 50.10. Jumlah Porsi : 10 Porsi Takaran Baku per Porsi : 75 gram No 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 10. 11. 12. 13.



Nama Bahan Makanan Unit Jumlah Harga / Unit HPB (Rp) Bread Flour Gram 500 12,8 6400 Yeast Gram 13 68 884 Bread Improver Gram 5 57 285 Sugar Garm 80 15 1200 Egg Butir 50 18,75 937 Salt Gram 5 47,25 945 Milk Powder Gram 20 25 500 Butter Gram 50 48 2400 Margarine Gram 30 26,7 800 Banana Pc 8 925 7400 Cheddar Cheese Gram 75 6 450 Mineral Water Ml 200 2,5 500 Jumlah 22.416 Harga pokok per porsi : Rp. 2242,- Harga jual per porsi : Rp. 5.000, Berdasarkan kumpulan index Biaya ProduksiProsentase harga pokok per porsi : 44 % BEP Up 5 (profit Rp. 2584) BEP Down 4 (profit minus Rp. 2416) Total profit Rp. 27.584



TAKARAN BAKU PER PORSI Takaran baku per porsi (standart portion size) merupakan takaran yang harus dipenuhi setiap kali suatu jenis makanan diproduksi. Setiap jenis restoran hotel memiliki takaran baku yang berbeda untuk jenis makanan yang ditawarkan. Misalnya, di Coffe Shop, takaran baku per porsi untuk pepper steak adalah 125 gram untuk daging, sedangkan di Main Dining Room takaran baku per porsi untuk pepper steak adalah seberat 150 gram.



Takaran baku harus ditentukan manajemen agar setiap pelanggan mendapatkan porsi yang sama setiap kali memesan jenis makanan yang sama. Manajemen lebih mudah mengendalikan harga pokok makanan karena adanya konsistensi porsi setiap jenis makanan Agar takaran baku per porsi dipenuhi oleh setiap karyawan dapur (cook) ketika maka daftar takaran baku per porsi untuk setiap makanan harus dipasang di dapur ditempat yg mudah dibaca di dapur serta agar takaran baku dapat terwujud maka, peralatan dapur yang memadai harus tersedia.



STANDARD YIELD Yield merupakan berat bersih yang didapat setelah suatu bahan makanan siap untuk dimasak (ready to cook =RTC), atau siap saji (ready to eat = RTE), Yield dapat dinyatakan dengan rasio, yaitu perbandingan antara berat bersih sebelum dimasak dengan berat ketika dibeli. Sebagai ilustrasi, berat udang segar ketika dibeli 1000 gram. Udang ini masih utuh, lengkap dengan kepala, kulit, dan ekor. Agar menjadi bahan siap masak (RTC), kepala dan kulit udang dihilangkan. Berat bersih udang yang didapat melalui proses pra-penyiapan adalah 700 gram. Jadi Yield untuk udang adalah 70% atau 700 gram dan ada 300 gram bagian udang yang terbuang. Maka dapat ditetapkan Standart Yield setiap 1000 gram udang segar adalah 700 gram berat bersih yang siap untuk dimasak. Ini berarti tingkat efisiensi yang harus dicapai untuk udang segar agar siap untuk dimasak adalah sebesar 70%. Standart yield harus diterapkan untuk setiap jenis bahan makanan segar yang melalui proses pra-penyiapan



STANDART YIELD Standart yield dapat membantu manajemen dalam :



Menentukan tingkat ketrampilan karyawan. Bila tingkat keterampilan karyawan sesuai dengan yang diharapkan, standart yield pasti dapat dicapai. Menentukan mutu bahan makanan yang dibeli. Jika mutu bahan makanan yang diterima sesuai dengan yang ditentukan, proposi bahan makanan yang dapt diolah hingga menjadi produk yang dapat dihidangkan akan sesuai dengan standart Yield. Harga pokok makanan dapat dikendalikan. Bila standart yield untuk setiap bahan makanan dapat ditentukan terlebih dahulu, harga pokok makanan yang akan terjadi dapat dikendalikan sejak awal.



COST FACTOR Penyiapan bahan makanan pasti ada bagian yang terbuang sehingga berat bersih yang siap dimasak atau dihidangkan menjadi berkurang. Proses mendapatkan berat bersih suatu jenis bahan makanan segar lazim disebut dengan butcher test. Bila harga pokok mual-mula Rp. 10.000 untuk 1000 gram. Setelah diproses awal, berat bersih didapat 700 gram. Jadi harga pokok Rp. 10.000,- menghasilkan 700 gram. Jika nilai Y 70 % Dengan demikian harga udang bersih untuk 1000 gram menjadi 100 : 70 x 10.0000 = Rp.14.286 (dibulatkan).



Cost factor adalah suatu konstanta yang merupakan rasio antara harga pokok bahan makanan yang telah diproses dengan harga pokok bahan makanan sebelum diproses. Cost factor diterapkan untuk mengubah harga pokok sebelum bahan diproses menjadi harga pokok setelah bahan diproses menjadi harga pokok setelah diproses dan siap untuk dimasak atau dihidangkan.



Cost factor dapat dibedakan menjadi : Cost Factor Per Kilogram dan Cost Factor Per Porsi



Formula untuk menetukan cost factor adalah sebagai berikut : Cost factor per kilogram = HP per Kilogram setelah diproses HP per Kilogram sebelum diproses Cost factor per porsi = HP per porsi setelah diproses HP sebelum diproses per Kilogram Catatan : HP = Harga pokok, sblm = sebelum, stlh = setelah



Untuk menghitung cost factor per kilogram, dengan ilustrasi udang segar diatas, adalah sebagai berikut : Cost factor per kilogram = 14286 = 1,43 10000 Bila takaran bahan baku per resep 1000 gram untuk makanan yang terbuat dari udang adalah 200 gram per porsi (5 porsi), maka harga pokok per porsi untuk udang yang siap untuk dimasak adalah 14.286 : 5 = Rp. 2.857,- (dibulatkan) Cost factor per porsi = 2857 = 0,29 (dibulatkan) 10000 (harga 1000gram RTB)



Bila terjadi perubahan harga pokok udang naik menjadi Rp.12.000,- per kilogram, maka kita dapat menerapkan angka cost factor per kilogram 1,43 untuk menentukan harga udang yang siap di masak per kilogram menjadi 1,43 x Rp.12.000 = Rp. 17.160,- sedangkan harga pokok per porsi kita terapkan cost factor per porsi 0,29 untuk menentukan harga pokok per porsi menjadi 0,29 x Rp 12.000 = Rp.3.480,Dari ilustrasi ini dapat dinyatakan bahwa cost factor membantu manajemen dalam melakukan penyesuaian dalam harga pokok suatu jenis makanan bilamana terjadi perubahan harga tanpa harus mengikuti proses perhitungan dari awal. Cost factor dapat dihitung untuk setiap jenis bahan makanan segar yang melalui proses awal. Oleh karena itu manajemen dapat menyiapkan daftar cost factor ini akan mempermudah kerja manajemen dalam melakukan penyesuaian atas harga pokok makanan bilamana terjadi gejolak harga pasar.



Bahan mkn



Harga per kg



Yield



CF per kg



CF per 200 gr



CF per 150 gr



Ket



Udang



Rp 10.000



70



1,43



0,29



0,21



RTC



Kakap



Rp 15.000



50



2,00



0,40



0,30



RTC



Sirloin roast



Rp 20.000



40



2,50



0,50



0,375



RTE



Ayam



Rp 12.000



80



1,25



0,25



0,189



RTC



Pada tabel diatas, harga pokok per kilogram adalah harga pokok mula-mula untuk bahan makanan yang belum diproses. Dari daftar cost factor itu dapat dianalisis bahwa yield udang adalah 70%, kakap 50%, sirloin roast 40%, dan ayam 80%. Untuk yield kakap 50% karena kakap utuh diproses menjadi fillet of kakap, dimana bagian yang terbuang lebih banyak karena harus bersih (trim) dari lemak dan lainnya. Proses kedua adalah pemanggangan dan setelah mengalami dua kali proses hingga siap untuk dihidangkan , yield sirloin roast sebesar 40%. Cost factor per porsi, selain dipengaruhi oleh Yield, juga dipengaruhi oleh takaran baku per porsi, makin besar takaran baku per porsi, semakin tinggi cost factor per porsi.



RESIDU Sebagai Produk Pokok atau Pelengkap Beberapa bahan makanan setelah diproses dapat menghasilkan produk sampingan (by product), seperti kepala ikan kakap dapat digunakan sebagai bahan kaldu ikan (fish stock). Pertanyaannya adalah berapa harga pokok untuk kaldu ikan ini? Untuk mengetahui harga pokok kepala ikan kakap per kilogram (atau unit / ukuran lain), hotel dan restoran dapat menanyakan kepada rekanan. Mereka dapat memberikan estimasi harga untuk bahan makanan itu sehingga dapat digunakan sebagai dasar penghitungan harga pokok (estimasi tidak lebih dari 20%) Bahan makanan lain seperti daging sapi, ayam dll, pendekatan yang sama dapat dilakukan untuk menetukan harga pokok bahan kaldu produk sampingan itu.



Spesifikasi Baku Pembelian Bahan Makanan Standart Purchase Specification merupakan penjelasan rinci mengenai spesifikasi bahan makanan yang akan dibeli oleh hotel seperti mengenai mutu, ukuran/takaran, unit, berat, harga per unit, maupun cara pengirimannya ke hotel. Untuk dapat menyiapkan spesifikasi standart ini diperlukan kerja sama antar departmen hotel, seperti bag dapur, bag makanan dan minuman, bag pembelian bag pengendalian biaya karena dapat menghindari kesalahpahaman antara hotel dengan rekanan dalam hal mutu, cara pengiriman, ukuran, serta harga bahan makanan. Contoh standart purchase specification untuk kakap berikut ini : Berat maksimum per ekor kakap yang diterima oleh hotel adalah 500 gram. Toleransi berat adalah 10%. Kondisi kakap sebagai berikut : daging masih kenyal, sisik ikan masih lekat dan utuh, insang masih merah darah, mata bening, tidak mengandung bahan pengawet, dan ikan bebas dari bunga-bunga es ketika dikirimi ke hotel. Harga per kilogram Rp.12.000,-



PENGENDALIAN AKTIVITAS YANG TERKAIT DENGAN HARGA POKOK MAKANAN



Beberapa fungsi yang terlibat dan berperan dalam pencapaian harga pokok baku makanan yang ditargetkan di antaranya : Fungsi pembelian (purchasing department) Fungsi penerimaan & pengukuran (receiving & controling) Fungsi penyimpanan & pengeluaran (storing and issuing) Fungsi produksi (kitchen), Fungsi menghidangkan (service), Fungsi pelaporan penjualan (sales recording cashiering)



Fungsi-fungsi ini memiliki peran yang sangat penting sebagai system setiap fungsi harus terkendali dan berkoordinasi satu sama lain.



FUNGSI PEMBELIAN (PURCHASING DEPARTMENT) Harga pokok makanan pertama-tama ditentukan oleh fungsi pembelian. Fungsi ini harus mencari dan mengadakan perjanjian dengan rekanan pengadaan bahan makanan untuk hotel. Bila fungsi ini bekerja secara efektif maka peluang untuk mencapai harga pokok baku makanan yang rasional akan dapat dicapai Peran fungsi pembelian diantaranya adalah sebagai berikut : • Mencari rekanan penyedia bahan makanan • Melakukan transaksi pembelian bahan makanan • Memantau transaksi pembelian bahan makanan • Memantau setiap perkembangan harga bahan makanan secara berkala • Mengevaluasi kinerja setiap rekanan penyedia bahan makanan secara berkala



TUJUAN FUNGSI PEMBELIAN Sebagai tindakan berjaga-jaga jika terjadi gejolak harga pasar yang akan dapat mempengaruhi persediaan / stok bahan makanan dan minuman Dengan memiliki persediaan bahan makanan dan minuman yang cukup , hotel dapat melakukan perencanaan produksi rutin secara konstan dengan tawaran harga yang relatif stabil Pengendalian aktivitas fungsi pembelian bertujuan agar hotel mendapatkan bahan makanan yang dibutuhkan dengan harga yang bersaing (competitive), dalam jumlah yang memadai , pada waktu yang tepat, dan dengan kualitas yang sesuai dengan ketentuan.



SPESIFIKASI BAKU PEMBELIAN (Food Standart Purchase Specifications) Spesifikasi baku pembelian bahan makanan memberikan panduan bagi fungsi pembelian dan rekanan hotel untuk mutu dan jenis bahan makanan yang diperlukan oleh hotel dan restoran. Spesifikasi ini mengurangi kemungkinan kesalahpahaman antara fungsi pembelian dengan rekanan hotel tentang mutu makanan yang diinginkan. Manajemen secara berkala melakukan inspeksi yang telah ditentukan itu dilaksanakan dengan baik oleh fungsi pembelian.



KARAKTER BAHAN MAKANAN Perishables bahan makanan segar yang mudah rusak Groceries bahan makanan yang relative lebih tahan lama disimpan Prosedur pembelian bahan makanan segar berbeda dengan prosedur pembelian groceries.



Penawaran terbuka Setiap rekanan diberi kesempatan yang sama untuk menawarkan bahan makanan kepada hotel melalui penawaran terbuka maka hotel akan mendapatkan harga bahan makanan yang bersaing. Contoh : analisis penawaran harga No



Bahan Makanan



Unit



Rekanan (Rp) A



B



C



1.



Ayam Broiler



Kg



12.000,-



12.500,-



12.500,-



2.



Ayam Kampung



Kg



14.500



14.500,-



15.000,-



3.



Ayam Broiler Muda



Kg



8.000,-



8.250,-



7.750,-



Manajemen dapat menentukan harga baku, misalnya, untuk ayam broiler, harga per kilogram yang disetujui adalah Rp. 12.000, yaitu harga paling rendah yang ditawarkan oleh rekanan A, asalkan mutu ayam broiler itu sesuai dengan yang ditentukan oleh hotel. Dengan dibakukannya harga per kilogram untuk ayam broiler itu maka akan didapat harga pokok baku untuk produk makanan yang dibuat dari ayam. Hal ini sama juga diberlakukan untuk bahan makanan yang lain.



PROSEDUR PEMBELIAN GROCERIES Ada dua formulir yang digunakan prosedur pembelian groceries • Formulir Permintaan Pembelian Barang (FPPB) • Order Pembelian (OP). FPPB dilengkapi oleh bagian gudang jika persediaan groceries sudah mendekati jumlah minimum. FPPB ini didistribusikan kepada bagian hotel yang terkait, seperti bagian pembelian, bagian pengendalian harga pokok, dan bagian akuntansi (bagian utang). Jadi dasar pembelian groceries adalah FPPB yang dilengkapi oleh bagian gudang, berdasarkan FPPB ini bagian pembelian melengkapi formulir Order Pembelian. Order Pembelian yang telah lengkap dan disahkan oleh pejabat hotel (misalnya General Manager dan Manajer Pembelian) kemudian dikirim ke rekanan yang ditunjuk.



Kepada :Yth, Bagian Pembelian Mohon dapat dibeli barang-barang seperti dibawah ini. Tanggal diterima di gudang :………………………… Tanggal pesanan :………………………….. Nama barang



Unit



Harga



Jml dimiliki



Jml dibeli



Beras Bali



Kg



Rp. 4.500,-



50



200



Gula Pasir



Kg



Rp. 3.000,-



40



150



Gula Merah



Kg



Rp. 2.000,-



25



100



Tepung Terigu Cap XY



Kg



Rp. 2.500,-



50



150



(Dan Seterusnya) Bagian Gudang :



Contoh : Formulir Order Pembelian No. ………………. Tanggal …………. Kepada Yth; Toko ABCD Di tempat Sesuai dengan penawaran harga Saudara, harap barang-barang dengan spesifikasi di bawah ini dikirim ke bagian Penerimaan kami pada tanggal ………………………….. 2012. Jml



Unit



Jenis Barang



Harga per Unit



Jumlah Harga



200



Kg



Beras Bali



Rp. 4.500 ,-



Rp. 900.000,-



150



Kg



Gula Pasir



Rp. 3.000,-



Rp. 450.000,-



100



Kg



Gula Merah



Rp. 2.000,-



Rp. 200.000,-



150



Kg



Tepung Terigu Cap XY



Rp. 2.500,-



Rp. 375.000,Rp. 1.925.000,-



ttd General Manager



ttd Purchasing Manager



PROSEDUR PEMBELIAN BAHAN MAKANAN SEGAR Pembelian bahan makanan segar dilakukan dengan menggunakan Daily Market List atau bisa juga disebut Daily Steward List. Dalam formulir ini dicantumkan bahan makanan segar yang diperlukan untuk produksi harian bagian dapur. Bila bagian dapur memerlukan beberapa jenis bahan makanan segar, pejabat dapur yang berwenang (Chef De Cuisine) akan menghubungi bagian gudang dan memberikan otorisasi untuk kemudian disampaikan ke bagian pembelian atau petugas gudang. Daily Market List yang telah dilengkapi oleh bagian gudang disampaikan ke bagian pembelian dan dikoordinasikan ke bagian ke begian penerimaan, gudang penyimpanan, pengendalian harga pokok, dan akuntansi.



PENERIMAAN BARANG/BAHAN PEMBELIAN 1. Dasar Nota Pembelian (Purchasing Notification) 2. Prosedur Pengiriman (Delivery Spesification) 3. Jenis Karakter Bahan (Fresh & Groseries Spesification) 4. Prosedur Packaging (Packaging Standarization) 5. Penghitungan Jumlah Bahan (Number Quantity) 6. Penilaian Mutu Bahan (Quality Control) 7. Penimbangan Berat Bahan 8. Pengelompokan (Material Segmentation) 9. Pencatatan Penerimaan (Recieving Document) 10. Pengiriman Penyimpanan (Storage & Delivery)



PENYIMPANAN & PENGELUARAN BARANG / BAHAN a. Penyimpanan 1. Penghitungan Jumlah Bahan (Number Quantity) 2. Pencatatan Bahan (Storage Book) 3. Pengepakan / Bungkus (Standard Packaging) 4. Pelabelan Bahan (Codiying) 5. Penyimpanan FIFO 6. Penyesuaian Tempat dan Suhu Penyimpanan 7. Pengecekan Berkala Tempat dan Suhu Penyimpanan b. Pengeluaran 1. Nota Permintaan Bahan 2. Prosedur FIFO 3. Pencatatan Store Bin Card 4. Stock Opname



PENGENDALIAN PERSEDIAAN BAHAN MAKANAN Deterministic model & Probabilistic model Pada model deterministic, adalah biaya dan jumlah pengadaan bahan makanan yang diperlukan penjualan dalam kurun waktu tertentu serta biaya dan jumlah untuk persediaan bahan makanan yang diperlukan untuk penjualan yang sudah ada kepastian (carrying cost atau holding cost) serta harga per unit bahan makanan yang dibutuhkan. Model yang lazim diterapkan adalah Ekonomic Order Quantity Sedangkan pada model probabailistic, segala sesuatu yang berhubungan dengan pengadaan bahan makanan ditentukan dengan kemungkinan-kemungkinan. Permintaan pelanggan (demand) akan makanan tertentu dan tingkat penggunaan bahan makanan bersifat tidak pasti, yang kemudian ditentukan dengan pendekatan estimasi. Model yang bisa diterapkan adalah Ekonomic Estimate Order Quantity



Economic Estimate Order Quantity Proses pemesanan pembelian dan penyediaan bahan makanan menurut asumsi rasional berdasarkan perhitungan jenis, jumlah dan biaya yang telah diproses dan di jual pada kurun waktu tertentu sebelumnya dengan memperkirakan kepastian akan ada permintaan yang relatif sama dan diikuti dengan kemungkinan adanya peningkatan kuantitas dan kualitas permintaan Ekonomic Estimate Order Quantity - EEOQ harus dilakukan dengan benar-benar cermat khususnya dalam analisis perhitungan demand, jika tidak akan beresiko terjadinya kerugian manajemen atau minimal terjadi penyimpanan bahan makanan yang disfunction Tahapan EOQ dimulai dengan mencatat data-data penjualan jenis dan waktu penjualan makanan, kemudian melakukan pengelompokan jenis serta menghitung tingkat pertumbuhan demand dalam kurun waktu tertentu.



Economic Determinate Order Quantity ( DOQ ) NO



RECIPE



DAY



DAY



DAY



MEAN



QUANTITY



ECONOMIC



MONTH



MONTH



MONTH



DAY



PER



ORDER



………….



…………..



……………



RECIPE



QUANTITY



Economic Estimate Order Quantity ( EOQ) NO



RECIPE



DAY



DAY



DAY



MEAN



QUANTITY



ECONOMIC



MONTH



MONTH



MONTH



DAY



PER



ORDER



………….



…………..



……………



RECIPE



QUANTITY



Economic Total Order Quantity ( TOQ ) NO



RECIPE



DETERMINATE



ERTIMATE



TOTAL



ORDER



ORDER



ORDER



QUANTITY



QUANTITY



QUANTITY



Big Total Order Quantity High Prices Scarce Finding



QUANTITY STORAGE RATIO ( QSR )



SEMOGA BERMANFAAT [email protected] 081 332 332 200