DISKUSI 2 Arsip Vital [PDF]

Citation preview

Slakan Anda diskusikan mengenai identifikasi arsip vital, kemudian lakukan tahapan-tahapan dalam kegiatan identifikasi arsip vital secara individu maupun kelompok terhadap arsip-arsip pribadi maupun unit kerja. Bandingkan dan diskusikan dengan rekan-rekan yang ada di forum ini mengenai hasil identifikasi yang Anda lakukan! Bagaimana tanggapan saudara? Silakan diskusikan! Identifikasi arsip vital merupakan kegiatan awal untuk mengenali sekaligus menentukan arsip-asrip mana yang dimiliki oleh suatu organisasi yang dapat dikategorikan sebagai arsip vital. Kegiatan ini dilakukan untuk memudahkan bagi pengelola arsip dalam suatu organisasi untuk merencanakan suatu program pengamanan dan perlindungan arsip vital sehingga program-program yang dicanangkan terhadap arsip vital dapat terlaksana sesuai dengan tujuan dari suatu organisasi. Untuk melakukan identifikasi terhadap arsip vital, perlu dilakukan beberapa pendekatan dengan cara a. Analisi Organisasi Dimana Kegiatan ini dapat dilakukan dengan cara mengetahui dan memahami : 1. Tugas dan fungsi oganisasi melalui struktur organisasinya baik itu dari segi strategi organisasi, personil/SDM, dan ukuran organisasi,



2. Fungsi-fungsi oparatif/substansif dan fasilitatif /housekeeping Di mana terdapat dua fungsi suatu pekerjaan menjadi efektif yang mana mendukung tujuan organisasi yaitu :  



Fungsi operatif/substansif Fungsi fasilitatif/housekeeping



3. Kebijakan dan strategi organisasi Di mana setiap organisasi perlu perlu menyusun kebijakan maupun strategi sehingga tujuan organisasi dapat tercapai secara efektif dan efisien. Dengan memahami kebijakan dan strategi organisasi akan lebih mudah untuk mengidentifikasi arsip-arsipm yang terdapat dalam suatu organisasi karena segala proses perkembangan dipengaruhi oleh kebijakan atau strategi b. Klasifikasi arsip Klasifikasi arsip diperlukan untuk mengelompokkan arsip-arsip yang tercipta dalam suatu organisasi sesuai dengan kepentingan organisasi dimana klasifikasi arsip digolongkan berdasarkan kepentingan organisasi menjadi : 1. Arsip vital/arsip kelas satu Arsip dinamis yang sangat penting bagi kelangsungan hidup organisasi sehingga apabila kehilangan atau kemusnahan maka organisasi akan terhenti kegiatannya seperti misalnya arsip surat keputusan berdirinya organisasi, perjanjian kerjasama, hak cipta dan paten, kerjasama jangka panjang, surat piutang dan sejenisnya sehingga arsip ini harus di simpan di gedung dan lemari tahan api. 2. Arsip penting/arsip kelas dua



Arsip dinamis yang diperlukan untuk melanjutkan kegiatan organisasi ataupun masalah-masalah yang memerlukan penyelesaian yang mendukung dan mencegah tindakan hukum contohnya surat perintah, laporan keuangan, bukti pembayaran, daftar gajih, inventaris sehingga arsip ini harus di simpan di lemari besi 3. Arsip berguna/bermanfaat Arsip dinamis yang diperlukan agar kegiatan organisasi tidak terganggu apabila hilang, namun masih akan bisa diganti informasinya dari sumber lain dan tidak terpaku pada satu tempat contohnya arsip korespondensi, buku referensi bagi organisasi dan sejenisnya dan arsip ini bisa di simpan di filling cabinet 4. Arsip tidak berguna Arsip dinamis ini tidak lagi memiliki nilai guna bagi organisasi atau arsip yang sudah ditindaklanjuti bahkan arsip ini dapat dimusnahkan apabila tidak lagi memiliki kegunaan dari satuan unit kerja, contohnya perkenalan produk, pengumuman brosur, undangan rapat rutin sehingga bisa digunakan kemudian dimusnahkan



c. Analisis risiko Analisis risiko dilakukan untuk melihat untung atau ruginya bagi organisasi. Alnalisis risiko ini akan mampu menganalisa hitungan biaya yang dikeluarkan untuk mengelola suatu arsip dengan membandingkan pengeluaran biaya apabila arsip tidak diketemukan



tahapan-tahapan dalam kegiatan identifikasi arsip vital secara individu maupun kelompok terhadap arsip-arsip pribadi maupun unit kerja Tahapan persiapan yang di perlukan dalam identifikasi arsip vital adalah : 1. Pembentukan tim kerja Ini dilakukan untuk menitikberatkan kepada tersebarnya seluruh anggota di masing-masing satuan kerja di mana hanya satuan-satuan unit kerja yang potensial yang menciptakan arsip vital. Masa kerja untuk tim kerja disesuaikan dengan besar kecilnya suatu organisasi dan tempat organisasi 2. Pendataan Teknik ini dilakukan untuk mendata secara menyeluruh satuan unit sehingga diharapkan tidak ada arsip vital yang tidak terbaca. Pendataan ini dimaksudkan untuk memperoleh secara pasti jenis-jenis arsip vital yang terdapat pada satuan unit kerja yang berpotensi menciptakan dan memiliki arsip vital.



Tahapan dalam melakukan identifikasi arsip vital adalah sebagai berikut yaitu : 1. Pengolahan data



Ini diperlukan untuk memperoleh kepastian series arsip yang dikategorikan arsip vital bagi organisasi. Kegiatan ini dilengkapi dengan menganalisis arsip dengan cara pendekatan sebagai berikut : a. Analisis hukum (untuk mengetahui apakah arsip tersebut legal, apabila hilang apakah dapat menghasilkan tuntutan hukum, dan apakah arsip mendukung hak-hak hukum individu) b. Analisis risiko (ini dilakukan untuk menganalisis untung rugi suatu organisasi, dimana apabila arsip ini tidak diketemukan (hilang atau musnah) maka berapa lama arsip tersebut dapat direkonstruksi kembali serta biaya yang diperlukan



2. Penyusunan daftar arsip vital Semua arsip vital yang telah di uji dan ditentukan sebagai arsip vital, apakah terekam dan terangkum dalam suatu daftar yang dinamakan Daftar Arisip Vital. Karena nantinya daftar asrip vital ini akan disimpan oleh unit yang bertanggung jawab untuk mengamankan keseluruhan arsip-arsip milik organisasi



Demikian pendapat yang bisa saya utarakan Mohon maaf apabila masih terdapat kekurangan dalam penjelasannya Sumber diskusi 1. BMP ASIP4324 MODUL 3 2. PENDAPAT PRIBADI 3. MATERI INISIASI TUTON (https://elearning.ut.ac.id/mod/resource/view.php?id=845358072)