Tugas 2 Asip4324 Pengelolaan Arsip Vital [PDF]

Citation preview

NAMA



: SHINTA MEILIANA ZULFA



NIM



: 041708581



PROGDI



: ILMU PERPUSTAKAAN



TUGAS 2 Manajemen keadaan darurat diperlukan oleh organisasi perusahaan dalam rangka menyelamatkaan arsip dan informasi dalam menghadapi bencana. Berikan pendapat anda tentang tahapan dalam manajemen keadaan darurat yang dapat dilakukan untuk menyelamatkan arsip vital! Jawaban : Manajemen Keadaan Darurat (Emergency Management) merupakan suatu kegiatan di mana staf melakukan tindakan untuk menyelamatkan aset organisasi serta menjaga kegiatan organisasi agar tetap berjalan karena adanya kejadian yang tidak terduga. Apabila tidak dilakukan tindakan, dimungkinkan akan mengakibatkan kerugian terhadap organisasi. Emergency management merupakan pendekatan yang terencana untuk mencegah bencana yang menimpa arsip dan infromasi, menyiapkan dan merenspon keadaan darurat serta pemulihan setelah bencana. Tahapan Kegiatan Dalam Manajemen Keadaan Darurat (Emergency Management) 1. Pencegahan (Prevention) Merupakan rancangan manajemen keadaan darurat dalam rangka mengambil langkahlangkah mencegah arsip dan informasi dari bencana. Pencegahan meliputi kegiatan atu pengukuran yang mengurangi kemungkinan kerugian yang akan dialami arsip dan informasi. Kegiatan pencegahan meliputi : a. identifikasi lokasi organisasi yang beresiko b. peredaan resiko (mitigating risk) dengan tindakan memasang sistem pencegah kebakaran di pust arsip c. pencegahan dan pemusnahan dari binatang dan faktor lain perusak arsip. 2. Persiapan ( Preparation) Merupakan persyaratan untuk tahapan respon atau tanggap dalam keadaan darurat. Persiapan meliputi kegiatan yang mengarah pada tindakan jika terjadi bencana, termasuk kegiatan pengembangan dan updating rencana manajemen keadaan darurat, testing system emergency, pelatihan pegawai serta penyediaan peralatan (supplies) yang diperlukan dalam keadaan darurat. 3. Tindakan (Respons) Merupakan kegiatan untuk menghadapi suatu keadaan darurat. Tahapan tindakan (respons) terhadap bencana artinya berinisiatif seluruh sumber baik manusia, dana dan sarana dalam melindungi dan menyelamatkan organisasi dari kerugian. Kegiatan tanggap darurat



meliputi menghubungi tim tanggap darurat, memberitahu pihak terkait, mengamankan fasilitas mengeluarkan press release serta melaksanakan sistem tindakan. 4. Pemulihan (Recovery) Kegiatan pemulihan meliputi mengumpulkan dan memperbaiki semua sumber dan kegiatan setelah terjadi bencana. Kegiatan pemulihan berkaitan dengan pemulihan sistem dan proses organisasi menjadi normal kembali. Seperti dehumidifying arsip, penyimpanan informasi ke dalam komputer dan mengembalikan arsip vital dari penyimpanan offsite.



Sumber Referensi : ASIP4324/PENGELOLAAN ARSIP VITAL