15 0 220 KB
PENGELOLAAN ARSIP
SOP
No. Dokumen
: SOP / PKMSG / 012
No Revisi
:0
Tanggal Terbit
: 1 November 2017
Halaman
: 1/2
UPT PUSKESMAS SITU GINTUNG
1. Pengertian
H. Salmun, SE, M,Kes NIP. 19700518 199101 1 003
Pengelolaan arsip adalah pengolahan dan penyimpanan arsip surat masuk dan surat keluar.
2. Tujuan
Sebagai acuan penerapan langkah-langkah untuk ketertiban pengolahan penyimpanan dan melayani peminjaman arsip.
3. Kebijakan
SK Kepala Puskesmas Situ Gintung nomor 445.4/011/PKMSG/XI/2017 tentang
Kewajiban
menjalankan
Tertib
Administrasi
dalam
Penyelenggaraan Pelayanan dan Administrasi Manajemen. 4. Referensi
1. Undang-undang Republik Indonesia nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan. 2. Undang-undang Republik Indonesia nomor 30 tahun 2015 tentang Administrasi Pemerintahan. 3. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia nomor 28 tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan. 4. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia nomor 19 tahun 2012 tentang Pedoman Penyusunan Klasifikasi Arsip. 5. Peraturan Walikota Tangerang Selatan nomor 41 tahun 2013 tentang Klasifikasi Arsip.
5. Alat dan Bahan
1. Alat : a. ATK b. Map Arsip
2. Bahan : a. Buku Register Surat Keluar b. Buku Register Surat Masuk c. Buku Pedoman Kearsipan d. Lemari Arsip 6. Prosedur
Staff administrasi mengarsipkan dengan cara : 1. Menerima berkas-berkas arsip yang diserahkan dari unit kerja di lingkungan UPT Puskesmas Situ Gintung untuk disimpan agar mudah dicari kembali bila dibutuhkan. 2. Meneliti berkas-berkas arsip dengan menyortir, memilah-milah serta mengelompokan
menurut
jenis,
sifat
macamnya
untuk
bahan
pencatatannya dalam buku register. 3. Mencatat data-data berkas arsip ke dalam buku register berdasarkan pedoman pencatatan kearsipan untuk memudahkan pencarian dan pelacakan kembali apabila dibutuhkan. 4. Memberi pengkodean pada berkas yang telah dicatat dan dikelompokan
untuk dimasukan kedalam map atau kantong-kantong berkas. 5. Menyimpan berkas-berkas yang telah dimasukan kedalam map dan kantong-kantong berkas ke dalam rak atau tempat penyimpanan berkas untuk kemananan dan kerapihan serta memudahkan pencarian apabila dibutuhkan. 7. Bagan Alir Menyortir, memilah, mengelompokkan menurut jenis, sifat macamnya untuk dicatat di buku register
Staff administrasi menerima berkas arsip dari unit kerja
Mencatat ke dalam buku register berdasarkan buku pedoman kearsipan
Memberi kode pada berkas yang telah dicatat dan dikelompokkan
Menyimpan berkas ke dalam tempat penyimpanan arsip
8.Hal-hal
Yang Ketepatan proses penanganan administrasi.
Perlu Diperhatikan 9.Unit Terkait 10.Dokumen Terkait 11.Rekaman Histori Perubahan
Sub.Bag. Tata Usaha dan Kepegawaian -
No
Yang dirubah
Perubahan
Tanggal Mulai Diberlakukan
2