Sistem Informasi Pengelolaan Arsip Digit [PDF]

Citation preview

Seminar Nasional Teknologi Informasi dan Komunikasi Terapan (SEMANTIK) 2015 Id paper: SM049



83



Sistem Informasi Pengelolaan Arsip Digital (SIPAD) Berbasis Web Studi Kasus: Bagian Kepegawaian Politeknik TEDC Bandung Badie Uddin*), Rafika Yuni**) Teknik Informatika, Politeknik TEDC Bandung E-mail: *[email protected], **[email protected]



Abstrak Saat ini masih banyak institusi mengelola sumber informasi secara manual sehingga disaat diperlukan akan mengalami kendala; waktu pencarian dan tempat penyimpanan. Sejalan dengan meningkatnya aktivitas dan bertambahnya volume arsip khususnya di bagian kepegawaian Politeknik TEDC maka permasalahan yang sering dihadapipun tidak jauh berbeda. Diperlukan adanya suatu sistem yang dapat menyimpan informasi kearsipan dan dapat mempermudah dalam pengarsipan dokumen. Perancangan sistem informasi ini menggunakan diagram UML (Unifed Modelling Language) yaitu: Use Case Diagram, Activity Diagram, Class Diagram dan Sequence Diagram. Sedangkan untuk tools yang digunakan adalah CodeIgniter yang merupakan salah satu framework PHP dan MySQL sebagai database-nya. Sistem informasi yang dihasilkan dapat membantu bagian kepegawaian Politeknik TEDC untuk menyimpan informasi kearsipan dalam bentuk digital, disebut dengan SIPAD (Sistem Informasi Pengelolaan Arsip Digital) sehingga dapat diakses lebih cepat dan dapat mempermudah dalam pengarsipan dokumen. Kata kunci: Arsip, Kepegawaian Politeknik TEDC, CodeIgniter, SIPAD



1.



PENDAHULUAN



Sistem pengarsipan Politeknik TEDC Bandung khususnya di bagian kepegawaian saat ini (Tahun Akademik 2014-2015) dilakukan dengan menyimpan arsip dalam bentuk fisik dan disimpan dalam rak (filing cabinet). Proses pengarsipan konvensional ini memiliki beberapa kendala, diantaranya jumlah arsip yang selalu bertambah dan menjadikan ruang (space) penyimpanan yang memakan tempat. Sehingga membutuhkan ruang penyimpanan yang luas serta pencarian kembali dokumen yang rumit ketika diperlukan. Pengelolaan arsip secara baik sangat diperlukan untuk efektifitas pengelolaan hal-hal yang menyangkut kearsipan. Arsip digital mempunyai kelebihan dalam proses pencarian informasi yang lebih cepat serta terdapatnya salinan arsip dalam bentuk elektronik dan memudahkan dalam pengaksesan. Dimana arsip diproses dengan teknologi scanning (scanner) yang nantinya akan disimpan ke dalam media penyimpanan elektronik disertai pendataan menggunakan sistem informasi.



ISBN: 979-26-0280-1



Beberapa hal yang dapat dirumuskan adalah bagaimana membuat sebuah sistem pengarsipan yang mempermudah pencarian arsip di bagian kepegawaian Politeknik TEDC Bandung dan agaimana membuat sistem informasi pencatatan dokumen arsip berbasis web dengan menggunakan PHP framework CodeIgniter. Sedangkan batasan masalahnya adalah dokumen yang diarsipkan adalah surat masuk, surat keluar dan data pegawai; dokumen digital yang disimpan ke dalam sistem informasi berupa file jpg, jpeg dan pdf ; sistem hanya menyimpan dokumen (arsip) dari tahun 2010 sampai tahun berjalan dengan masa retensi arsip habis selama 5 tahun.



2.



METODE PENELITIAN



Sistem pengarsipan yang sedang berjalan dilakukan dengan menyimpan arsip dalam bentuk fisik dan disimpan dalam rak (filing cabinet), sehingga butuh ruang penyimpanan yang luas serta sulit menemukan kembali dokumen pada saat dibutuhkan. Sedangkan sistem informasi pengelolaan arsip digital (SIPAD) yang dibangun pada



84



Seminar Nasional Teknologi Informasi dan Komunikasi Terapan (SEMANTIK) 2015 Id paper: SM049



bagian kepegawaian Politeknik TEDC Bandung yaitu SIPAD yang dapat mempermudah proses pencarian arsip dan adanya salinan arsip dalam bentuk digital. Sistem informasi yang akan dibangun juga memilki hak akses dan dibagi menjadi 2 level, yaitu: Kepala Sub Bagian Kepegawaian (Kasub Bag Kepeg) adalah pengguna yang mempunyai hak akses tertinggi dalam sistem ini; staf adalah pengguna akses level kedua yang dapat mengelola data pegawai, jenis surat, surat masuk, surat keluar, arsip inaktif masuk, arsip inaktif keluar, membuat laporan surat masuk dan keluar, dan tidak dapat menambahkan pengguna baru. Perancangan sistem ini dibuat menggunakan Use Case Diagram, Class



Diagram, Sequence Diagram dan Activity Diagram yang merupakan bagian dari UML. Use Case Diagram di bawah ini menjelaskan kegiatan yang dapat dilakukan oleh Kasub Bag Kepeg dan Staf yaitu pengguna aplikasi. Berikut ini use case diagram gambar 1 untuk menjelaskan proses kerja dari sistem informasi pengelolaan arsip digital di bagian kepegawaian Politeknik TEDC Bandung.



Gambar 1 Use case diagram SIAPID Kepegawaian Politeknik TEDC Bandung



ISBN: 979-26-0280-1



85



Seminar Nasional Teknologi Informasi dan Komunikasi Terapan (SEMANTIK) 2015 Id paper: SM049



Menu_utama Kasub Bag Kepeg / Staf



Menu_data _pegawai



Proses_cari



tpegawai



buka_halaman() buka_halaman()



masukkan keyword()



keyword_dicari()



konek_database()



read_database() menampilkan keyword



Gambar 2 Sequence diagram Cari Data Pegawai Sequence Diagram (gambar 2) digunakan untuk menggambarkan perilaku actor (Kasub Bag Kepeg dan Staf). SIPAD Bagian Kepegawaian Politeknik TEDC Bandung ini memiliki 7 tabel yang mana, setiap tabelnya memiliki primary key.



No 1 2 3 4 5 6



No 1 2 3



No 1 2



Field id_user Username Password Nama Level last_login



Tabel 1 tusers Type int (5) varchar (20) varchar (32) varchar (50) int (1) Datetime



Tabel 2 tjenissurat Field Type id_jenis_surat Int (5) jenis_surat varchar (30) Keterangan varchar (100) Tabel 3 tsignature Field Type id_signature Int (5) Signature varchar (30)



ISBN: 979-26-0280-1



Ket PK



No 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11



Tabel 4 tsuratmasuk Field Type id_surat_masuk int (5) no_surat_masuk varchar (30) pengirim/asal_surat varchar (50) tgl_surat Date tgl_diteruskan Date id_jenis_surat int (5) Perihal varchar (50) tgl_disposisi Date Tembusan varchar (200) File varchar (100) id_signature int (5)



Tabel 5 tsuratkeluar Field Type



No Ket PK



Ket PK



1 2



id_surat_keluar no_surat_keluar



3



penerima/tembusan



4 5 6 7



tgl_surat tgl_surat_keluar id_jenis_surat Perihal



8



File



9



id_signature



int (5) varchar (30) varchar (100) date Date int (5) varchar (50) varchar (100) int (5)



Ket PK



Ket PK



86



Seminar Nasional Teknologi Informasi dan Komunikasi Terapan (SEMANTIK) 2015 Id paper: SM049



Tabel 6 tpegawai No Field Type 1 id_pegawai int (5) 2 nama_lengkap varchar (30) 3 Nip varchar (25) 4 no_ktp varchar (20) 5 tempat_lahir varchar (30) 6 tanggal_lahir Date 7 Jabatan varchar (50) 8 jenis_kelamin Enum 9 status_kawin varchar (20) 10 pend_terakhir varchar (5) 11 gelar_pendidikan varchar (100) 12 Alamat Text 13 Hp varchar (12) 14 email varchar (40) 15 istri_suami varchar (50) 16 status_kepeg Enum 17 id_signature int(5)



No 1 2 3 4 5



Tabel 7 tdokumen_pegawai Field Type id_dokumen_pegawai int (5) id_pegawai int (5) tgl_upload Date nama_dokumen varchar (50) File varchar (100)



Ket PK



Bagian Kepegawaian



LOGO



Silahkan Login Untuk Mengakses Aplikasi



Username Login Password



Gambar 3 Rancang Tampilan Form Login Rancangan tampilan dibuat (gambar 4), untuk menampilkan data pegawai dan pencarian data pegawai berdasarkan status kepegawaian, NIP/NIDN/NUPN atau mengetikan keyword yang ingin dicari. Home



Kelola Pegawai



Kelola Arsip



Laporan



Kelola Pengguna



Home Daftar Data Pegawai Data



Pencarian Status Kepegawain



Tambah Pegawai



Nip/Nidn/Nupn



Tampilkan



Reset



Cetak Data Pegawai



Pencarian



10 Nip/Nidn/Nupn



Nama Lengkap



Jabatan



Pend



Status



No.Hp



Tabel => Hasil Pencarian



View



Edit



Delete



View



Edit



Delete



1



2



Gambar 4 Rancang Tampilan Kelola Data Pegawai Ket PK



Form login (gambar 3) digunakan untuk memverifikasi pengguna yang akan menggunakan SIPAD yang terdaftar sebagai user.



ISBN: 979-26-0280-1



Sistem Informasi Pengelolaan Arsip Digital



3.



IMPLEMENTASI



Metode yang digunakan untuk pengujian aplikasi sistem informasi pengelolaan arsip digital (SIPAD) di bagian kepegawaian Politeknik TEDC Bandung ini menggunakn adalah metode pengujian Black Box. Pengujian Black Box adalah tipe pengujian yang memperlakukan perangkat lunak yang tidak diketahui kinerja internalnya. Sehingga para tester memandang perangkat lunak seperti layaknya sebuah “kotak hitam” yang tidak penting dilihat isinya, tapi cukup dikenal proses testing bagian luar [9]. Tampilan halaman login dapat dilihat pada gambar 7 berikut:



Seminar Nasional Teknologi Informasi dan Komunikasi Terapan (SEMANTIK) 2015 Id paper: SM049



87



4. KESIMPULAN



Gambar 7 Form Login Tampilan halaman daftar dan tambah pegawai dapat dilihat pada gambar 8 dan 9 berikut:



Dari hasil implementasi yang telah dilakukan dapat disimpulkan : 1. SIPAD ini dapat membantu dalam proses pencarian untuk mendapatkan arsip dokumen yang sesuai dengan kebutuhan informasi dengan lebih cepat. Metode ini dapat membantu bila diterapkan pada administrasi pengelolaan kearsipan. 2. SIPAD ini juga dapat menghasilkan data digital arsip, seperti data pegawai, surat masuk, surat keluar, arsip statis masuk, arsip statis keluar serta laporan surat masuk dan laporan surat keluar.



Gambar 8 Sequence diagram Cari Data Pegawai



Gambar 9 Form Lihat dan Tambah Dokumen Pegawai



ISBN: 979-26-0280-1



88



Seminar Nasional Teknologi Informasi dan Komunikasi Terapan (SEMANTIK) 2015 Id paper: SM049



5. DAFTAR PUSTAKA [1] Daqiqil



Id, I. (2011). Codeigniter. PekanBaru.



Framework



[8] Riza, I. (2013). Pengenalan HTML, CSS, dan Javascript.



Retrieved



from



[2] Daryono. (2011). Pengelolaan Arsip http://www.academia.edu/6747251/Pengenal Berbasis Elektronik. Retrieved from an_HTML_CSS_dan_Javascript http://daryono.staff.uns.ac.id/2011/12/22 [9] Rizky, S. (2011). Konsep Dasar Rekayasa /pengelolaan-arsip-berbasis-elektronik/ Perangkat Lunak. (S. Amri, Ed.). Jakarta: [3] Edi Irwansyah, J. V. M. (2014). Pengantar Prestasi Pustaka. Teknologi Informasi (p. 34). Yogyakarta: [10] Sidik, B. (2012). Framework CodeIgniter. Deepublish.



[4] Kristanto, A. (2008). Perancangan Sistem Informasi dan Aplikasinya. Gava Media. (2005). Pemodelan Visual. Yogyakarta: Graha Ilmu. [6] Purwanto, E. (2012). Perbandingan Strategi Replika Pada Sistem Basis Data Terdistribusi, 1–8. Retrieved from http://eprints.binadarma.ac.id/289/1/Jurnal Perbandingan Strategi Replikasi Pada Sistem Basis Data Terdistribusi.pdf [7] Riadi, M. (2013). Administrasi Kearsipan. Retrieved from http://www.kajianpustaka.com/2013/11/adm inistrasi-kearsipan.html



[5] Munawar.



ISBN: 979-26-0280-1



Bandung: Informatika. Utdirartatmo, F. (2012). Mengelola Database Server MySQL di Linux dan Windows. Yogyakarta. [12] Wiswakarma, K. (2010). 9 Langkah Menjadi Master Framework. (L. Hakim, Ed.). Yogyakarta: Lokomedia. [13] Yunus, A. (2009). Rancang Bangun Sistem Informasi, PHP Codeigniter, Mysql, 1(2), 1– 8.



[11]