SOP Pengelolaan Arsip Digital [PDF]

Citation preview

Tanggal Pembuatan Diketahui oleh



27 April 2023 a.n Camat Sekcam Rawalo



PEMERINTAH KABUPATEN BANYUMAS KECAMATAN RAWALO



Drs.RM. Koeshartono, M.Hum



Nama SOP DASAR HUKUM 1. Undang-undang Republik Indonesia Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan 2. Peraturan Pemerintah No. 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan 3. Peraturan Daerah Kabupaten Banyumas Nomor 16 Tahun 2016 tentang Pembentukan dan Susuan Perangkat Daerah Kabupaten Banyumas 4. Peraturan Bupati Banyumas Nomor 68 Tahun 2018 tentang Kedudukan, Susunan Organisasi, Tugas dan Fungsi serta Tata Kerja Kecamatan di Kabupaten Banyumas KETERKAITAN



PERINGATAN Apabila terjadi salah penyimpanan dokumen, maka dokumen tersebut sulit untuk ditemukan kembali yang dapat menghambat proses pekerjaan



Digitalisasi Arsip Dokumen SPJ KUALIFIKASI PELAKSANA 1. Memahami kelengkapan berkas SPJ 2. Mampu melakukaan penataan arsip 3. Memahami klasifikasi arsip 4. Mampu mengoperasikan perangkat komputer, scanner dan aplikasi pemindai dokumen 5. Mampu mengoperasikan google drive PERALATAN/PERLENGKAPAN 1. Lemari arsip 2. PC/ Laptop, SmartPhone, Printer, Scanner, aplikasi pemindaian dokumen PENCATATAN DAN PENDATAAN Disimpan sebagai data elektronik dan manual.



FLOWCHART STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR (SOP) DIGITALISASI ARSIP DOKUMEN SPJ KECAMATAN RAWALO No



Kegiatan PPTK



1



2



Menyerahkan berkas SPJ kepada Bendahara Pengeluaran Memverifikasi kesesuaian dan kelengkapan berkas SPJ



Pelaksana Bendahara Pengeluaran



Tidak lengkap



Pengelola Keuangan



Mutu Baku Waktu/ Menit Bukti bayar, Nota, 10 kwitansi, dan lampiran lain Dokumen fisik 20 arsip SPJ Kelengkapan



Keterangan Output Dokumen fisik arsip SPJ Dokumen arsip fisik SPJ yang sudah lengkap



Lengkap



3



4



Menerima dan menyeleksi berkas SPJ yang sudah lengkap dan benar sesuai dengan sub kegiatannya Melakukan pemindaian arsip SPJ menggunakan camscanner atau scanner



Dokumen arsip fisik SPJ yang sudah lengkap



20



20



5



Melakukan pemberian nama berkas SPJ sesuai jenis arsipnya



Dokumen arsip fisik SPJ yang telah tersusun untuk dipindai Dokumen arsip digital dalam bentuk PDF



6



Melakukan upload hasil scan arsip digital berupa file .pdf ke google drive Mengecek file arsip digital SPJ yang telah diupload ke dalam google drive



File arsip digital sudah diberi nama sesuai klasifikasi File arsip digital sudah diupload ke dalam sistem



20



File arsip digital dalam sistem sudah dicek Dokumen arsip fisik SPJ yang telah dipindai



20



7



Tidak



20



20



Dokumen arsip fisik SPJ yang telah tersusun untuk dipindai Dokumen arsip digital dalam bentuk PDF File arsip digital sudah diberi nama sesuai klasifikasi File arsip digital sudah diupload ke dalam sistem File arsip digital dalam sistem sudah dicek



Ya



8



Mereview kesesuaian file arsip digital yang sudah diupload



9



Menyimpan berkas arsip fisik ke dalam lemari



20



File arsip digital di sistem sudah sesuai Arsip fisik dalam lemari arsip