SOP Pengelolaan Arsip [PDF]

Citation preview

PENGELOLAAN ARSIP



SOP



No. Dokumen



: SOP / PKMSG / 012



No Revisi



:0



Tanggal Terbit



: 1 November 2017



Halaman



: 1/2



UPT PUSKESMAS SITU GINTUNG



1. Pengertian



H. Salmun, SE, M,Kes NIP. 19700518 199101 1 003



Pengelolaan arsip adalah pengolahan dan penyimpanan arsip surat masuk dan surat keluar.



2. Tujuan



Sebagai acuan penerapan langkah-langkah untuk ketertiban pengolahan penyimpanan dan melayani peminjaman arsip.



3. Kebijakan



SK Kepala Puskesmas Situ Gintung nomor 445.4/011/PKMSG/XI/2017 tentang



Kewajiban



menjalankan



Tertib



Administrasi



dalam



Penyelenggaraan Pelayanan dan Administrasi Manajemen. 4. Referensi



1. Undang-undang Republik Indonesia nomor 43 tahun 2009 tentang Kearsipan. 2. Undang-undang Republik Indonesia nomor 30 tahun 2015 tentang Administrasi Pemerintahan. 3. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia nomor 28 tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan. 4. Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia nomor 19 tahun 2012 tentang Pedoman Penyusunan Klasifikasi Arsip. 5. Peraturan Walikota Tangerang Selatan nomor 41 tahun 2013 tentang Klasifikasi Arsip.



5. Alat dan Bahan



1. Alat : a. ATK b. Map Arsip



2. Bahan : a. Buku Register Surat Keluar b. Buku Register Surat Masuk c. Buku Pedoman Kearsipan d. Lemari Arsip 6. Prosedur



Staff administrasi mengarsipkan dengan cara : 1. Menerima berkas-berkas arsip yang diserahkan dari unit kerja di lingkungan UPT Puskesmas Situ Gintung untuk disimpan agar mudah dicari kembali bila dibutuhkan. 2. Meneliti berkas-berkas arsip dengan menyortir, memilah-milah serta mengelompokan



menurut



jenis,



sifat



macamnya



untuk



bahan



pencatatannya dalam buku register. 3. Mencatat data-data berkas arsip ke dalam buku register berdasarkan pedoman pencatatan kearsipan untuk memudahkan pencarian dan pelacakan kembali apabila dibutuhkan. 4. Memberi pengkodean pada berkas yang telah dicatat dan dikelompokan



untuk dimasukan kedalam map atau kantong-kantong berkas. 5. Menyimpan berkas-berkas yang telah dimasukan kedalam map dan kantong-kantong berkas ke dalam rak atau tempat penyimpanan berkas untuk kemananan dan kerapihan serta memudahkan pencarian apabila dibutuhkan. 7. Bagan Alir Menyortir, memilah, mengelompokkan menurut jenis, sifat macamnya untuk dicatat di buku register



Staff administrasi menerima berkas arsip dari unit kerja



Mencatat ke dalam buku register berdasarkan buku pedoman kearsipan



Memberi kode pada berkas yang telah dicatat dan dikelompokkan



Menyimpan berkas ke dalam tempat penyimpanan arsip



8.Hal-hal



Yang Ketepatan proses penanganan administrasi.



Perlu Diperhatikan 9.Unit Terkait 10.Dokumen Terkait 11.Rekaman Histori Perubahan



Sub.Bag. Tata Usaha dan Kepegawaian -



No



Yang dirubah



Perubahan



Tanggal Mulai Diberlakukan



2