Handbook Pemasok VMS-DigitalInvoice v1.0 [PDF]

Citation preview

HANDBOOK



DIGITAL INVOICE V1.0



© 2019 Copyright by PT. Trans Retail Indonesia



AGENDA



1. OVERVIEW 2. KETENTUAN UNGGAH DOKUMEN 3. PROSES UNGGAH DOKUMEN A. FAKTUR PAJAK B. SURAT JALAN C. INVOICE PEMASOK D. KUITANSI & METERAI 4. PROSES SIMPAN DAN SUBMIT INVOICE



©2019 Copyright by PT. Trans Retail Indonesia



3 6 8 10 13 14 15 16



2



Overview



DIGITAL INVOICE merupakan bentuk dari dokumen penukaran invoice (softcopy) yang terdapat pada aplikasi Vendor Management System (VMS). DIGITAL INVOICE bertujuan untuk mempermudah dan mempercepat Pemasok dalam proses penukaran invoice hingga proses pembayaran tagihan yang dilakukan oleh PT. Trans Retail Indonesia (TRI). Handbook DIGITAL INVOICE ini dibuat dengan tujuan sebagai panduan untuk Pemasok agar lebih mudah dalam melakukan proses unggah dokumen yang diperlukan dalam proses penukaran invoice.



©2019 Copyright by PT. Trans Retail Indonesia



3



Overview Berikut merupakan gambaran proses tukar faktur saat ini dan proses tukar faktur dengan Digital Invoice : Proses Saat Ini 2



1



Pemasok membawa dokumen penukaran invoice ke Loket



3



Pemasok memindai dokumen penukaran invoice, mendaftar serta ambil nomor antrian di Loket



5



TRI akan melakukan proses pembayaran ketika dokumen penukaran invoice telah sesuai



©2019 Copyright by PT. Trans Retail Indonesia



Proses Digital Invoice 1



Pemasok menyerahkan dokumen penukaran invoice kepada Tim Loket dan diberikan tanda terima



Pemasok mengunggah dokumen dan submit invoice di aplikasi VMS



3



4



TRI akan melakukan proses pembayaran ketika dokumen penukaran invoice telah sesuai



Staff TRI memeriksa kelengkapan dan memindai dokumen penukaran invoice



4



2



Staff TRI memeriksa kelengkapan dokumen yang diiunggah di aplikasi VMS



Overview Berikut ini merupakan dokumen penukaran invoice yang dibutuhkan :



Saat Ini Jenis Dokumen



PKP



Digital Invoice Non PKP



PKP



Non PKP Beli Putus Konsinyasi Beli Putus Konsinyasi Beli Putus Konsinyasi Beli Putus Konsinyasi



Invoice Barcode VMS Invoice Pemasok Surat Jalan Receiving Report Faktur Pajak



Kuitansi dan Meterai Catatan : Pengusaha Kena Pajak (PKP) namun barang tidak kena pajak tetap mengunggah Faktur Pajak.



©2019 Copyright by PT. Trans Retail Indonesia



5



Ketentuan Unggah Dokumen  Penggunaan meterai di kuitansi pembayaran harus dilakukan berdasarkan peraturan pemerintah yang berlaku, yaitu : Nilai Penjualan



Nilai Meterai



Rp 250.000 – Rp 1.000.000



Rp 3.000



> Rp 1.000.000



Rp 6.000



Ketentuan terkait kuitansi adalah sebagai berikut: • Khusus untuk tagihan kurang dari Rp 250.000,- tidak wajib menggunakan meterai • Kuitansi tidak wajib bermeterai jika meterai telah direkatkan di invoice • 1 (satu) kuitansi dapat digunakan untuk gabungan tagihan dengan maksimum 5 (lima) invoice, dengan syarat : o untuk pemasok beli putus, 1 (satu) kuitansi untuk per toko dan per kode pemasok o untuk pemasok konsinyasi, 1 (satu) kuitansi untuk per departemen, per toko dan per kode pemasok



©2019 Copyright by PT. Trans Retail Indonesia



6



Ketentuan Unggah Dokumen  Proses unggah dokumen dapat dilakukan ketika :  Receiving Advice (RA) telah terbentuk menjadi Invoice dengan status ‘Draft’  Proses litigasi telah selesai dilakukan  File yang diunggah dalam bentuk .PDF dengan ukuran max 250kb Jika terjadi proses litigasi kuantiti atau litigasi harga maka harus dilakukan sebelum terbentuk Invoice, hal ini dikarenakan sudah tidak ada lagi proses manual.  Berikut adalah validasi (pengecekan) untuk faktur pajak yang diunggah ketika melakukan simpan atau kirim :     



Nomor Faktur Pajak Tanggal Faktur Pajak NPWP Pemasok dan NPWP PT. Trans Retail Indonesia / PT. Alfa Retail Indonesia Toleransi jumlah subtotal yaitu Rp 1.000 Toleransi jumlah VAT yaitu Rp. 100



©2019 Copyright by PT. Trans Retail Indonesia



7



Proses Unggah Dokumen Invoice yang telah terbentuk dapat dilihat pada menu Invoice, dan lakukan pencarian sesuai dengan yang dibutuhkan.



2



1 3



©2019 Copyright by PT. Trans Retail Indonesia



8



Keterangan : 1. Klik menu Invoice 2. Masukkan data pencarian yang dibutuhkan 3. Akan tampil Invoice yang dicari dengan status ‘Draft’ dan Klik ‘Lihat’ pada kolom Aksi



Proses Unggah Dokumen Setelah klik ‘Lihat’ maka akan masuk ke halaman berikut :



©2019 Copyright by PT. Trans Retail Indonesia



9



Proses Unggah Dokumen – Faktur Pajak Berikut merupakan tahapan untuk melakukan unggah dokumen faktur pajak :



1



2



a. Jika Faktur pajak expired maka beri tanda checklist (v) pada keterangan Faktur Pajak Expired di Detail Invoice dan bersedia menyetujui bahwa tidak akan dibayarkan pajaknya.



a



©2019 Copyright by PT. Trans Retail Indonesia



Keterangan : 1. Klik Ubah Dokumen 2. Isi data pada Informasi Supplier dan Detail Invoice



10



Proses Unggah Dokumen – Faktur Pajak Setelah mengisi data informasi supplier dan detail invoice, kemudian unggah dokumen faktur pajak Keterangan : 3. Klik Attach Replacement Etax 4. Klik Browse 5. Pilih file yang akan diunggah



5



4



3



©2019 Copyright by PT. Trans Retail Indonesia



11



Proses Unggah Dokumen – Faktur Pajak Setelah memilih file maka akan tampil seperti berikut : a. Jika file salah maka dapat Klik Hapus pada kolom Action lalu lakukan kembali langkah 3-5.



a



b



©2019 Copyright by PT. Trans Retail Indonesia



12



b. Jika yang akan diunggah adalah faktur pajak pengganti maka lakukan kembali langkah 3-5 tanpa menghapus (lampirkan) faktur pajak asli.



Proses Unggah Dokumen – Surat Jalan Berikut merupakan tahapan untuk melakukan unggah dokumen surat jalan :



2



1



©2019 Copyright by PT. Trans Retail Indonesia



Keterangan : 1. Klik Browse pada Supporting Document File untuk Surat Jalan 2. Pilih file yang akan diunggah



a. Jika file salah maka dapat Klik Hapus lalu lakukan kembali langkah 1-2.



a



13



Proses Unggah Dokumen – Invoice Pemasok Berikut merupakan tahapan untuk melakukan unggah dokumen Invoice Pemasok :



2



1



©2019 Copyright by PT. Trans Retail Indonesia



Keterangan : 1. Klik Browse pada Supporting Document File untuk Invoice Pemasok 2. Pilih file yang akan diunggah



a. Jika file salah maka dapat Klik Hapus lalu lakukan kembali langkah 1-2.



a



14



Proses Unggah Dokumen – Kuitansi & Meterai Berikut merupakan tahapan untuk melakukan unggah dokumen kuitansi & meterai :



2



Keterangan : 1. Klik Browse pada Supporting Document File untuk Kuitansi & Meterai 2. Pilih file yang akan diunggah



a. Jika file salah maka dapat Klik Hapus lalu lakukan kembali langkah 1-2. 1



©2019 Copyright by PT. Trans Retail Indonesia



a



15



Proses Simpan & Submit Invoice Setelah semua dokumen penukaran invoice diunggah, seperti tampilan dibawah ini :



•



• • •



©2019 Copyright by PT. Trans Retail Indonesia



Surat Jalan Invoice Pemasok Kuitansi &meterai



16



Faktur Pajak



Proses Simpan & Submit Invoice Berikut merupakan tahapan untuk melakukan proses simpan invoice : Keterangan : 1. Klik Simpan 2. Tampil pop-up, lalu klik OK 2



1



©2019 Copyright by PT. Trans Retail Indonesia



17



Invoice dapat tersimpan apabila, semua sudah diunggah.



Proses Simpan & Submit Invoice Berikut merupakan tahapan untuk melakukan proses submit invoice :



1



2



Setelah di submit, maka status invoice tersebut menjadi ‘Disahkan’.



©2019 Copyright by PT. Trans Retail Indonesia



18



Keterangan : 1. Klik Kirim 2. Tampil pop-up, lalu klik OK



Invoice dapat terkirim apabila, semua sudah diunggah.