HR Payroll - Retail [PDF]

Citation preview

TUGAS SEMINAR INFORMASI AKUNTANSI



KATA PENGANTAR



Segala puji dan syukur kita panjatkan kepada Allah swt, Yang Maha Pengasih dan Penyayang kepada segala makhluk yang diciptakan-Nya. Shalawat dan salam semoga tetap tercurahkan kepada Rasul pembawa ajaran Islam, dan yang menjadi rahmat bagi semesta alam, Nabi Muhammad saw. Kami dapat menyelesaikan makalah ini dalam bentuk maupun isinya yang sangat sederhana. Harapan kami semoga makalah ini dapat membantu dan menambah pengetahuan serta pengalaman bagi para pembaca, sehingga kami dapat memperbaiki bentuk maupun isi makalah ini sehingga untuk kedepannya dapat lebih baik. Penulis juga mengucapkan terimakasih kepada Bapak Adhi Alfian ,S.E., M.Ak. selaku dosen mata kuliah Seminar Sistem Informasi Akuntansi yang telah mengarahkan dalam proses penyusunan tugas Makalah ini kami akui masih banyak kekurangan karena pengalaman yang kami miliki sangat kurang. Oleh karena itu kami harapkan kepada para pembaca untuk memberikan masukan-masukan yang bersifat membangun untuk kesempurnaan makalah ini. Akhir kata kami berharap semoga tugas dengan materi “Human Resourches & Payroll Cycle PT Trans Retail Indonesia” ini dapat menjadi referensi dalam belajar.



i



DAFTAR ISI



KATA PENGANTAR ............................................................................................................................... i DAFTAR ISI ............................................................................................................................................. ii BAB I ......................................................................................................................................................... 1 1.1



PROFIL ORGANISASI........................................................................................................... 1



1.2



TINJAUAN PUSTAKA ........................................................................................................... 1



BAB II........................................................................................................................................................ 3 2.1



Peran dan Fungsi Masing-Masing Bagian yang Terlibat ..................................................... 3



2.2



Alur HR and Payroll Process .................................................................................................. 3



2.3



Objective Setting and Event Identification ............................................................................ 6



2.4



Risk Assessment and Risk Response....................................................................................... 7



2.5



Control Activities ...................................................................................................................... 8



2.6



Communicate Informatin and Monitor Control Processes ................................................ 11



BAB III .................................................................................................................................................... 13 3.1



Peran dan Fungsi yang Terlibat dalam HR and Payroll Process........................................ 13



3.2



Alur HR and Payroll Process saat ini ................................................................................... 13



3.3



Flowchart ................................................................................................................................. 15



3.4



Dokumen Terkait.................................................................................................................... 15



3.5



ANALISIS RISIKO................................................................................................................ 17



3.6



Peran dan Fungsi Masing-Masing Bagian Setelah Penanggulangan Resiko .................... 19



3.7



Alur Proses Setelah Penanggulangan Resiko....................................................................... 20



3.8



Flowchart Setelah Penanggulangan Resiko ......................................................................... 21



ii



BAB I 1.1 PROFIL ORGANISASI PT Trans Retail Indonesia merupakan perusahaan ritel di Indoensia yang merupakan pemilik dari jaringan supermarket Carrefour. Hadir sejak tahun 1996 dan resmi membuka gerai pertamanya di Cempaka Putih Jakarta pada 1998. Sebagai cabang dari salah satu perusahaan ritel terbesar di dunia, Carrefour menjadi pelopor yang memperkenalkan konsep hypermarket yang menyediakan alternatif belanja baru di Indonesia dengan konsep One-Sop Shopping. Pelanggan dapat memperoleh berbagai pilihan produk yang lengkap untuk memnuhi segala kebutuhan sehari-hari dengan harga kompetitif. Hal ini didukung dengan lingkungan belanja yang nyaman dengan pelayanan terbaik untuk mencapai kepuasan pelanggan. Saat ini, PT Trans Retail Indonesia menguasai 40% pasar ritel di segmen hypermarket dan supermarket dengan jaringan operasional terdiri dari 85 gerai atau pusat perdagangan di 28 kota di Indonesia. Perusahaan ini melayani lebih dari 72 juta pelangan di seluruh Indonesia dengan jumlah karyawan sebanyak 28.000 orang.



1.2 TINJAUAN PUSTAKA Human Resources Management (HRM)/Payroll Cycle adalah rangkaian aktivitas bisnis yang berulang dan operasi pemrosesan data terkait yang terkait dengan pengelolaan tenaga kerja karyawan secara efektif. Tugas yang lebih penting termasuk yang berikut ini: •



Mekrekrut dan mempekerjakan pegawai baru



•



Pelatihan (training)



•



Penugasan (job assignment)



•



Kompensasi (payroll)



•



Evaluasi kinerja



•



Pemberhentian karyawan karena pemutusan hubungan kerja atau sukarela.



Kompensasi pegawai merupakan fungsi utama dari sistem penggajian (kompensasi) dan ditanggungjawabi oleh akuntan. Sedangkan HRM melakukan lima pekerjaan lainnya.



1



Database master HRM / Payroll menyediakan beberapa informasi yang dibutuhkan untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan tersebut. Mengakui nilai pengetahuan dan keterampilan karyawan dapat membantu perusahaan lebih memahami biaya sebenarnya yang terkait dengan pergantian karyawan yang berlebihan. Selain biaya langsung yang terkait dengan proses perekrutan (periklanan, pemeriksaan latar belakang, wawancara kandidat, dll), ada juga biaya yang terkait dengan perekrutan bantuan sementara, pelatihan karyawan baru, dan penurunan produktivitas karyawan baru sampai mereka sepenuhnya mempelajari caranya. untuk melakukan tugas mereka. Aktivitas HRM / Payroll Cycle bergantung pada database terintegrasi yang berisi informasi tentang karyawan, penggajian, dan penggunaan waktu karyawan.



2



BAB II 2.1 Peran dan Fungsi Masing-Masing Bagian yang Terlibat 1) HRM Department: memberikan informasi tentang perekrutan, penentuan, dan perubahan tarif gaji karena kenaikan gaji dan promosi. 2) Karyawan: memulai perubahan dalam kebijaksanaan mereka (misalnya, kontribusi untuk rencana pensiun). 3) Various Departments: menyediakan data tentang jam kerja actual karyawan. 4) Government Agencies: mengenakan tarif pajak dan instruksi untuk memenuhi persyaratan peraturan. 5) Bank: mendistribusikan gaji kepada karyawan melalui payroll check yang dikirimkan oleh pihak perusahaan. 6) Insurance and Other Companies: memberikan instruksi untuk menghitung dan menagihkan berbagai pemotongan pajak.



Gambar 1. Diagram Konteks Pihak Terlibat di dalam HRM/Payroll Cycle



2.2 Alur HR and Payroll Process 1) Memperbaurui Database Master Penggajian (Updating Payroll Master Database) Secara berkala, data induk perlu diperbarui untuk mencerminkan perubahan tarif pajak dan pengurangan asuransi. Memperbarui basis data master penggajian untuk perubahan yang dimulai secara internal terkait dengan pekerjaan, sedangkan departemen penggajian memperbarui informasi tentang tarif pajak dan pemotongan gaji lainnya ketika menerima pemberitahuan perubahan dari berbagai unit pemerintah dan perusahaan asuransi. Meskipun penggajian diproses dalam mode batch, departemen HRM memiliki akses online untuk memperbarui database master penggajian sehingga perubahan penggajian dimasukkan tepat waktu dan tercermin dengan benar di periode pembayaran 3



berikutnya. 2) Validasi Data Waktu dan Kehadiran (Validate Time and Attendance Data) Bagaimana data waktu dan kehadiran karyawan dikumpulkan bergantung pada status gaji karyawan. Untuk karyawan yang dibayar per jam, banyak perusahaan menggunakan kartu waktu untuk mengingat waktu kedatangan dan keberangkatan harian karyawan. Karyawan yang mendapatkan gaji tetap jarang mencatat upaya kerja mereka pada kartu waktu. Sebaliknya, supervisor mereka secara informal memantau kehadiran mereka di tempat kerja. Staf penjualan sering kali dibayar berdasarkan komisi langsung atau berdasarkan gaji ditambah komisi. Ini mengharuskan staf untuk mencatat jumlah penjualan mereka dengan cermat. Selain itu, beberapa penjualan dibayar bonus karena melebihi target. Menggunakan insentif, komisi, dan bonus memerlukan penautan sistem penggajian dan sistem informasi penjualan dan siklus lainnya untuk mengumpulkan data yang digunakan untuk menghitung bonus. 3) Mempersiapkan Penggajian (Prepare Payroll)



Gambar 2. Flowchart dari Payroll Cycle 4



4) Mencairkan Penggajian (Disburse Payroll) Setelah gaji disiapkan, akun hutang meninjau dan menyetujui daftar gaji. Voucher pencairan kemudian disiapkan untuk mengotorisasi transfer dana dari rekening giro umum perusahaan ke rekening bank penggajiannya. Voucher pencairan kemudian digunakan untuk memperbarui buku besar. 5) Menghitung dan Mencairkan Manfaat yang Dibayar Pemberi Kerja, Pajak, dan Pemotongan Sukarela Karyawan (Calculate and Disburse Employer-Paid Benefits, Taxes, and Voluntary Employee Deductions) Perusahaan harus membayar pajak, asuransi, dan biaya lainnya yang terkait dengan pegawainya. Banyak pemberi kerja menawarkan program tunjangan fleksibel kepada karyawannya, di mana setiap karyawan memilih beberapa perlindungan minimum dalam asuransi kesehatan, program pensiun, dan kontribusi amal. Rencana tunjangan yang fleksibel meningkatkan tuntutan pada HRM / sistem penggajian perusahaan. Sistem informasi siklus HRM / penggajian terdiri dari dua subsistem terkait, tetapi terpisah: HRM dan penggajian. HRM mencatat dan memproses data tentang aktivitas perekrutan, perekrutan, pelatihan, penugasan, evaluasi, dan pemberhentian karyawan. Sistem penggajian mencatat dan memproses data yang digunakan untuk membayar karyawan atas layanan mereka. Sistem HRM / penggajian harus dirancang untuk mematuhi berbagai peraturan pemerintah yang terkait dengan pajak dan praktik ketenagakerjaan. Selain itu, kontrol yang memadai harus ada untuk mencegah (1) karyawan yang membayar lebih karena data waktu dan kehadiran yang tidak valid (dilebih-lebihkan) dan (2) pencairan gaji kepada karyawan yang fiktif. Kedua ancaman ini dapat diminimalkan dengan pemisahan tugas yang tepat, khususnya dengan menjalankan fungsi berikut oleh individu yang berbeda: •



Mengotorisasi dan membuat perubahan pada file master penggajian untuk acara-acara seperti perekrutan, pemecatan, dan kenaikan gaji



•



Mencatat dan memverifikasi waktu kerja karyawan



•



Mempersiapkan gaji



•



Mendistribusikan gaji



•



Rekonsiliasi rekening bank penggajian



5



Gambar 3. Jenis-Jenis Ancaman atas Tiap Aktivitas dalam HR/Payroll Cycle



2.3 Objective Setting and Event Identification 1) Objective Setting Manajemen menentukan apa yang ingin dicapai perusahaan, seringkali disebut sebagai visi atau misi perusahaan. Manajemen menetapkan tujuan di tingkat perusahaan dan kemudian membaginya menjadi tujuan yang lebih spesifik untuk subunit perusahaan. Perusahaan menentukan apa yang harus dilakukan dengan benar untuk mencapai tujuan 6



dan menetapkan ukuran kinerja untuk menentukan apakah tujuan tersebut terpenuhi. • Tujuan strategis (strategic objectives), yaitu tujuan tingkat tinggi yang selaras dengan misi perusahaan, mendukungnya, dan menciptakan nilai pemegang saham, ditetapkan terlebih dahulu. Manajemen harus mengidentifikasi cara alternatif untuk mencapai tujuan strategis; mengidentifikasi dan menilai risiko dan implikasi dari setiap alternatif; merumuskan strategi perusahaan; dan menetapkan tujuan operasi, kepatuhan dan pelaporan. • Tujuan operasi (operations objectives), yang berhubungan dengan efektivitas dan efisiensi operasi perusahaan, menentukan bagaimana mengalokasikan sumber daya. Mereka mencerminkan preferensi manajemen, penilaian, dan gaya dan merupakan faktor kunci dalam kesuksesan perusahaan. • Tujuan pelaporan (reporting objectives) membantu memastikan keakuratan, kelengkapan, dan keandalan laporan perusahaan; meningkatkan pengambilan keputusan; dan memantau aktivitas dan kinerja perusahaan. • Tujuan kepatuhan (compliance objectives) membantu perusahaan mematuhi semua hukum dan peraturan yang berlaku. Sebagian besar tujuan kepatuhan, dan banyak tujuan pelaporan, diberlakukan oleh entitas eksternal sebagai tanggapan terhadap undang-undang atau peraturan. Seberapa baik perusahaan memenuhi tujuan kepatuhan dan pelaporannya dapat berdampak signifikan pada reputasi perusahaan.



2) Event Identification COSO mendefinisikan sebuah peristiwa sebagai “suatu kejadian atau kejadian yang berasal dari sumber internal atau eksternal yang mempengaruhi implementasi strategi atau pencapaian tujuan. Beberapa teknik yang digunakan perusahaan untuk mengidentifikasi peristiwa termasuk menggunakan daftar lengkap peristiwa potensial, melakukan analisis internal, memantau peristiwa terkemuka dan titik pemicu, melakukan lokakarya dan wawancara, menggunakan penggalian data, dan menganalisis proses bisnis.



2.4 Risk Assessment and Risk Response Risiko dari peristiwa yang diidentifikasi dinilai dengan beberapa cara berbeda: kemungkinan, dampak positif dan negatif, secara individu dan berdasarkan kategori, pengaruhnya terhadap unit organisasi lain, dan secara inheren dan residual. Risiko inheren (inherent risk) adalah kerentanan sekumpulan akun transaksi terhadap masalah pengendalian yang signifikan tanpa 7



adanya pengendalian internal. Risiko residual (residual risk) adalah risiko yang tersisa setelah manajemen menerapkan pengendalian internal atau risiko respons lainnya. Perusahaan harus menilai risiko yang melekat, mengembangkan tanggapan, dan kemudian menilai risiko sisa. Selain itu, risiko/ancaman dapat dibedakan menjadi risiko stratejik (doing the wrong thing), risiko finansial, dan risiko informasi. Untuk menyelaraskan risiko yang teridentifikasi dengan toleransi perusahaan terhadap risiko, manajemen harus mengambil pandangan risiko di seluruh entitas. Mereka harus menilai kemungkinan dan dampak risiko, serta biaya dan manfaat dari tanggapan alternatif. Manajemen dapat menanggapi risiko dengan salah satu dari empat cara: •



Mengurangi (reduce) kemungkinan dan dampak risiko dengen menerapkan sistem pengendalian internal yang efektif.



•



Menerima (accept) kemungkinan dan dampak risiko.



•



Membagi (share) risiko atau mentransfernya kepada orang lain, contohnya dengan membayar asuransi, melakukan outsourcing, atau melakukan transaksi lindung nilai.



•



Menghindari (avoid) risiko dengan tidak terlibat dalam aktivitas yang menghasilkan risiko.



2.5 Control Activities Aktivitas pengendalian adalah kebijakan, prosedur, dan aturan yang memberikan keyakinan memadai bahwa tujuan pengendalian terpenuhi dan respons risiko dilakukan. Merupakan tanggung jawab manajemen untuk mengembangkan sistem terkontrol yang aman dan memadai. Manajemen harus memastikan bahwa: •



Kontrol dipilih dan dikembangkan untuk membantu mengurangi risiko ke tingkat yang dapat diterima



•



Control umum yang tepat dipilih dan dikembangkan melalui teknologi



•



Aktivitas pengendalian dilaksanakan dan diikuti sebagaimana ditentukan dalam kebijakan dan prosedur perusahaan



Prosedur pengendalian termasuk dalam kategori berikut: 1) Otorisasi Transaksi dan Aktivitas yang Tepat •



Digital signature



•



Specific authorization



•



General authorisation 8



2) Pemisahan Tugas •



Otorisasi (authorisation)—menyetujui transaksi dan keputusan



•



Pencatatan (recording)—menyiapkan dokumen sumber, memasukkan data ke dalam sistem komputer, dan memelihara jurnal, buku besar, file, atau database



•



Penahanan (custody)—menangani uang tunai, peralatan, inventaris, atau aset tetap; menerima cek pelanggan yang masuk; dan menulis cek.



3) Pengembangan Proyek dan Pengendalian Akuisisi Penting untuk memiliki metodologi yang terbukti untuk mengatur pengembangan, akuisisi, implementasi, dan pemeliharaan sistem informasi. Ini harus berisi kontrol yang sesuai untuk persetujuan manajemen, keterlibatan pengguna, analisis, desain, pengujian, implementasi, dan konversi. Kontrol pengembangan sistem penting meliputi yang berikut ini: •



Steering committee memandu dan mengawasi pengembangan dan akuisisi system



•



Strategic master plan dikembangkan dan diperbarui setiap tahun untuk menyelaraskan sistem informasi organisasi dengan startegi bisnisnya



•



Project development plan menunjukkan tugas yang harus dilakukan, siapa yang akan melakukannya, biaya proyek, tanggal penyelesaian, dan tonggak poyek.



•



Data processing schedule menunjukkan kapan setiap tugas harus dilakukan



•



System performance measurements dibuat untuk mengevaluasi system.



•



Postimplementation review dilakukan setelah proyek selesai dilakukan untuk menentukan apakah manfaat yang diharapkan tercapai.



4) Ubah Kendali Manajemen Organisasi memodifikasi sistem yang ada untuk mencerminkan praktik bisnis baru dan memanfaatkan kemajuan TI. Mereka yang bertanggung jawab atas perubahan harus memastikan bahwa mereka tidak menimbulkan kesalahan dan memfasilitasi penipuan. 5) Desain & Dokumen dan Catatan yang Digunakan Membantu memastikan pencatatan yang akurat dan lengkap dari semua data transaksi yang relevan. Bentuk dan isinya harus sesederhana mungkin, meminimalkan kesalahan, dan memfasilitasi tinjauan dan verifikasi. Dokumen yang memulai transaksi harus berisi ruang untuk otorisasi. Mereka yang mentransfer aset membutuhkan ruang untuk tanda tangan pihak penerima. Dokumen harus disusun secara berurutan sehingga masingmasing dapat dipertanggungjawabkan. Jejak audit memfasilitasi pelacakan transaksi individu melalui sistem, mengoreksi kesalahan, dan memverifikasi keluaran sistem. 9



6) Menjaga Aset, Catatan, dan Data Perusahaan harus melindungi kas dan aset fisik serta informasinya. Risiko keamanan yang jauh lebih besar bagi karyawan daripada orang luar. Mereka lebih mampu menyembunyikan tindakan ilegal mereka, karena mereka lebih tahu kelemahan sistem. •



Membuat dan menegakkan kebijakan dan prosedur yang sesuai



•



Menjaga catatan akurat dari semua asset



•



Batasi akses pada asset



•



Melindungi catatan dan dokumen



7) Pemeriksaan Independen pada Semua Aset Dilakukan oleh orang lain selain orang yang melakukan operasi awal, membantu memastikan bahwa transaksi diproses secara akurat. Termasuk di dalamnya: •



Top-level reviews



•



Analytical reviews



•



Reconciliation of independently maintained records



•



Comparison of actual quantities with recorded amounts



•



Double-entry accounting



•



Independent review



Pengendalian internal menjalankan tiga fungsi penting: 1) Preventive controls mencegah masalah sebelum uncul. 2) Detective controls menemukan masalah yang tidak dapat dicegah. 3) Corrective controls mengidentifikasi dan memperbaiki masalah, serta memperbaiki dan memulihkan kesalahan yang dihasilkan



Gambar 4. Matriks Risk Assessment 10



2.6 Communicate Informatin and Monitor Control Processes 1) Informasi dan Komunikasi Sistem informasi dan komunikasi harus menangkap dan bertukar informasi yang diperlukan untuk melakukan, mengelola, dan mengendalikan operasi organisasi. Tujuan utama dari sistem informasi akuntansi (AIS) adalah untuk mengumpulkan, mencatat, memproses, menyimpan, meringkas, dan mengkomunikasikan informasi tentang suatu organisasi. Ini termasuk memahami bagaimana transaksi dimulai, data ditangkap, file diakses dan diperbarui, data diproses, dan informasi dilaporkan. Ini mencakup pemahaman tentang catatan dan prosedur akuntansi, dokumen pendukung, dan laporan keuangan. Itemitem ini menyediakan jejak audit, yang memungkinkan transaksi ditelusuri bolak-balik antara asalnya dan laporan keuangan. Selain mengidentifikasi dan mencatat semua transaksi yang valid, SIA harus mengklasifikasikan transaksi dengan benar, mencatat transaksi dengan nilai moneter yang tepat, mencatat transaksi dalam periode akuntansi yang tepat, dan menyajikan transaksi serta pengungkapan terkait dengan benar dalam laporan keuangan. Komunikasi harus terjadi secara internal dan eksternal untuk memberikan informasi yang diperlukan untuk menjalankan aktivitas pengendalian internal sehari-hari. Semua personel harus memahami tanggung jawab mereka. Kerangka IC yang diperbarui menetapkan bahwa tiga prinsip berikut berlaku untuk proses informasi dan komunikasi: •



Mendapatkan atau menghasilkan informasi yang relevan dan berkualitas tinggi untuk mendukung pengendalian internal.



•



Mengkomunikasikan informasi secara internal, termasuk tujuan dan tanggung jawab, yang diperlukan untuk mendukung komponen pengendalian internal lainnya



•



Mengkomunikasikan masalah pengendalian internal yang relevan kepada pihak eksternal



2) Monitoring Sistem pengendalian internal yang dipilih atau dikembangkan harus terus dipantau, dievaluasi, dan dimodifikasi sesuai kebutuhan. Setiap kekurangan harus dilaporkan kepada manajemen senior dan dewan direksi. •



Melakukan evaluasi pengendalian internal



•



Menerapkan pengawasan yang efektif



•



Menggunakan sistem akuntansi pertanggungjawaban 11



•



Memantau kegiatan system



•



Melacak perangkat lunak dan perangkat seluler yang dibeli



•



Melakukan audit secara berkala



•



Mempekerjakan petugas keamanan komputer dan kepala petugas kepatuhan



•



Melibatkan spesialis forensic



•



Menginstal pernagkat lunak pendeteksi fraud



•



Menerapkan fraud hotline



Sistem pengendalian internal yang dipilih atau dikembangkan harus terus dipantau, dievaluasi, dan dimodifikasi sesuai kebutuhan. Setiap kekurangan harus dilaporkan kepada manajemen senior dan dewan direksi.



12



BAB III 3.1 Peran dan Fungsi yang Terlibat dalam HR and Payroll Process Beberapa fungsi yang bersangkutan bersama siklus penggajian yang ada pada PT Trans Retail Indonesia (Carrefour Panakukang Square) ialah: 1) Bagian Personalia (Human Resource Development/HRD) Mengatur berbagai kegiatan yang berhubungan dengan data karyawan dan membuat laporan absen kehadiran karyawan selama satu bulan, ke dalam bentuk laporan rekap absen karyawan. 2) Bagian Keuangan Menghitung beberapa gaji pokok dan jam lembur yang akan dibayarkan kepada karyawan, setelah dihitung berdasarkan tarif jenjang dan jabatan masing-masing karyawan. Setelah dihitung, bagian keuangan akan membawah ke bagian Store Manager untuk meminta persetujuan mengenai jumlah gaji karyawan. Setelah mendapatkan persetujaun Store Manager, langkah selanjutnya bagian keuangan melakukan konfirmsi ke Bank mengenai gaji karyawan dan membuat pengeluaran kas atas biaya yang harus didistribusikan kepada seluruh karyawan. 3) Bank Melakukan distribusi penggajian dari akun perusahaan kepada karyawan atas perintah dari Carrefour.



3.2 Alur HR and Payroll Process saat ini Prosedur yang dilakukan dalam sistem informasi akuntansi siklus menggajian di PT Trans Retail Indonesia (Carrefour Panakukang Square) dijelaskan dalam proses berikut: 1) Prosedur Pencatatan Waktu Kerja -



Pencatatan waktu hadir karyawan dilakukan oleh karyawan pada pintu masuk administrasi menggunakan kartu hadir



-



Daftar hadir digunakan untuk menentukan apakah karyawan bekerja di perusahaan dalam jam kerja normal atau lembur.



2) Prosedur Pembuatan Daftar Gaji -



Dilihat dari data karyawan yang sudah tersimpan di mesin clock card



-



Mencetak rekapan absen dalam periode satu bulan oleh bagian personalia untuk menghasilkan kartu jam hadir (KJH)



-



Menghitung keseluruhan jam kerja karyawan dengan melihat pada KJH dan kartu 13



jam kerja -



Pembuatan daftar gaji yang berisi gaji pokok, gaji lembur, potongan pajak penghasilan, potongan bpjs, dan membuat slip gaji untuk karyawan oleh bagian keuangan



-



Menghitung rekapan gaji sebagai bukti dokumen untuk pengeluaran kas dan slip gaji karyawan



3) Prosedur Pembayaran Gaji dan Upah -



Slip gaji digunakan sebagai dasar untuk melakukan transfer gaji dan upah kepada karyawan melalu Bank



-



Bank menyerahkan bukti transfer dan slip pembayaran gaji yang telah dilakukan



-



Bagian keuangan menyimpan slip pembayaran sebagai bukti adanya transaksi kas keluar di dalam perusahaan



14



3.3 Flowchart



Gambar 5. Flowchart HR/Payroll Cycle Pada PT Trans Retail



3.4 Dokumen Terkait Beberapa dokumen yang digunakan selama siklus penggajian pada PT Trans Retail Indonesia (Carrefour Panakukan Square) antara lain sebagai berikut: 1) Dokumen Pendukung Perubahan Gaji dan Upah Dikeluarkan oleh Store Manager dalam membuat surat-surat keputusan yang berkaitan dengan karyawan, seperti pengangkatan karyawan baru, kenaikan pangkat, penurunan pangkat, skorsing, perubahan tarif upah, dan pemindahan karyawan yang akan dibuatkan daftar gaji dan dokumen karyawan yang harus dikirim ke pusat.



15



2) Kartu Jam Hadir Kartu jam hadir yang telah disediakan oleh perusahaan dimasukkan ke dalam mesin ceklok sebagai bukti kehadiran karyawan, baik yang masuk maupun keluar, serta mencatat semua kegiatan jam kerja pada karyawan. 3) Permintaan Kerja lembur Waktu lembur karyawan adalah waktu yang digunakan untuk bekerja di luar dari waktu kerja karyawan, yang nantinya akan disetujui personalia. Untuk karyawan yang lembur, harus membuat permintaan lembur dari perusahaan disertai dengan persetujuan atasan karyawan yang terkait, dan membuat rincian pelaksanaan lembur.



4) Daftar Gaji Karyawan Daftar gaji karyawan akan dilihat dari golongan jabatan dan jenis pekerjaannya. Daftar gaji karyawan berisi daftar gaji pokok, tunjangan dan bonus yang telah dikurangi pajak. Dalam hal ini ada tiga hal penting dalam menentukan gaji, yaitu nilai pekerjaan dipasaran, kesesuaian dengan skala upah, dan mempunyai kontribusi besar terhadap perusahaan. Bagian keuangan bertanggungjawab atas daftar gaji karyawan selama jangka waktu pembayaran. 5) Bukti Kas Keluar Bukti transaksi bahwa perusahaan telah mengeluarkan uang tunai dalam hal pembayran gaji karyawan. 16



6) Slip Gaji



3.5 ANALISIS RISIKO



No 1



Risk Decription Impact Tidak terdapat 5 pengawasan atas kegiatan absensi karyawan yang mengakibatkan karyawan daapt membuat kecurangan dengan memasukkan kartu jam hadir temannya ke mesin almano



Likelihood 3



Risk Score 15 (high)



Mitigation Strategis Who Memakai mesin HR Departement absensi finger print yang teritegrasi dengan untuk keamanan, sehingga tidak adanya kecurangan pengcopy-an kartu



17



dan secara otomatis



2



Tidak adanya proses pembaharuan payroll master data



3



4



12 (High)



Melakukan Bagian Personalia update payroll (HR Departement) master data secara berkala ketika terdapat perubahan jabatan, tarif pajak Melakukan Store Manager persetujuan atas permohanan lembur yang dilakukan oleh karyawan



3.



Data lembur yang tidak tercatat dan tidak disetujui



3



4



12 (High)



4.



Kesalahan dalam menghitung gaji dan upah untuk dibayarkan kepada karyawan



3



4



12 (high)



melakukan verifikasi ulang atas perhitungan gaji yang dilakukan oleh Bagian HRD sebagai dasar pembuatan bukti pengeluaran kas



Bagian keuangan



5.



Keterlambatan dalam pembayaran gaji



1



3



3 (Low)



Membuat data processing schedule



Bagian Personalia (HR Departement) & Bagian keuangan



6.



Pencatatan pengeluaran gaji tidak dilakukan



1



4



4 (Moderate)



Memastikan Bagian Akuntansi bagian keuangan telah menyampaikan bukti pengeluaran pembayaran untuk kemudian dicatatkan kedalam jurnal pengeluaran



18



- Pengawasan supervisi



3.6 Peran dan Fungsi Masing-Masing Bagian Setelah Penanggulangan Resiko Beberapa fungsi yang bersangkutan bersama siklus penggajian yang ada pada PT Trans Retail Indonesia (Carrefour Panakukang Square) ialah: 1) Bagian Personalia (Human Resource Development/HRD) Menginput data karyawan ke payroll master yang terintegrasi dalam aplikasi HRIS (Human Resource Information System). HRD harus menginput data karyawan secara lengkap dan selalu diperbaharui mengenai keluar/masuk karyawan, naik/turun jabatan karyawan ke system payroll master. Menarik report bulanan yang tersedia di sistem berupa daftar gaji karyawan dan data kehadiran pegawai dari aplikasi presensi karyawan yang telah teritegrasi dengan sistem HRIS. Menghitung pajak serta potongan gaji lainnya dan membuat slip gaji dan upah. 2) Karyawan Mengisi permohanan lembur dan mengajukan permintaan lembur kepada store manager 3) Store Manager Melakukan approval pengajuan lembur/cuti karyawan, jika disetujui store manager menginput data di HRIS agar selanjutnya dapat diproses oleh bagian HRD. 4) Bagian Keuangan Melakukan verifikasi perhitungan gaji apakah sudah sesuai dengan yang tertera dalam slip gaji dan upah yang diperoleh dari bagian personalia, jika sesuai bagian keuangan akan membuat bukti kas keluar dan mentransfer uang gaji karyawan melalui bank. Jika tidak sesuai bagian keuangan akan meminta HRD untuk melakukan pemutahiran payroll master. 5) Bank Melakukan distribusi penggajian dari rekening perusahaan kepada karyawan atas perintah dari bagian keuangan Carefour. Mengirimkan Bukti transfer/Bukti pembayaran gaji kepada bagian keuangan 6) Bagian Akuntansi Meminta bukti Transfer/bukti pembayaran gaji kepada bagian keuangan yang selanjutnya akan dicatat dalam jurnal beban gaji yang sudah terhubung dalam 19



system jurnal. Melakukan pengarsipan bukti transfer/bukti pembayaran gaji karyawan.



3.7 Alur Proses Setelah Penanggulangan Resiko a. Prosedur Pencatatan Waktu Kerja -



Waktu kehadiran karyawan (berikut data lembur) secara langsung telah tercatat dalam aplikasi presensi karyawan yang terintegrasi dengan sistem HRIS



-



Aplikasi secara otomatis mencatat dengan kehadiran karyawan setiap harinya, jam masuk dan pulang karyawan, jam lembur, ataupun ketidakhadiran yang disebabkan oleh cuti ataupun disengaja. Aplikasi ini dapat memudahkan HRD dalam melihat performa karyawan setiap bulannya.



b. Prosedur Pembuatan Daftar Gaji -



Daftar hadir dari aplikasi system HRIS secara otomatis dapat menunjukkan potongan gaji atau tambahan upah yang perlu dikenakan kepada karyawan, baik itu gaji pokok, upah lembur, bonus, uang makan, asuransi, pajak, dan lain sebagainya. Kemudian HRD membuat Daftar Gaji Karyawan berdasarkan data dari aplikasi tersebut.



-



Melakukan perhitungan pajak dan potongan gaji lainnya



-



Menyiapkan daftar gaji bersih yaitu (Gaji Pokok, tunjangan dan potongan yang sifatnya teratur setiap bulannya, pajak dan asuransi)



-



Membuat dokumen slip gaji yang terotomatisasi dan terintegrasi dengan aplikasi



c. Prosedur Pembayaran Gaji dan Upah -



Melakukan verifikasi ulang atas Daftar Gaji bersih untuk kemudian membuat bukti kas keluar.



-



Melakukan transfer gaji dan upah kepada karyawan melalu Bank



-



Bank menyerahkan bukti transfer dan slip pembayaran gaji yang telah dilakukan



-



Bagian Akuntansi selanjutnya mencatat jurnal beban gaji dan menarsipkan bukti transfer dan slip pembayaran gaji sebagai bukti adanya kas keluar dari perusahaan



20



3.8 Flowchart Setelah Penanggulangan Resiko



21