Jawaban Diskusi 4 PAJA3210 [PDF]

Citation preview

Setelah mempelajari Modul 7 Buku Materi Pokok Pengantar Ilmu Administrasi, coba Anda jelaskan: 1. Pengertian dan karakteristik perencanaan! 2. Pentingnya aktivitas perencanaan bagi suatu organisasi! Selamat berdiskusi!



Izin menjawab 1. Pengertian dan karakteristik perencanaan Pengertian perencanaan menurut para ahli:  Sondang P. Siagan (1980) berpendapat bahwa perencanaan adalah keseluruhan proses pemikiran dan penentuan secara matang menyangkut hal-hal yang akan dikerjakan dimasa mendatang dalam rangka mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.  Tjokroamidjojo (1977) menjelasakan perencanaan dalam arti seluas-luasnya adalah suatu proses mempersiapkan secara sistematis kegiatan-kegiatan yang akan dilakukan untuk mencapai tujuan tertentu; Cara bagaimana mencapai tujuan sebaik-baiknya dengan sumber-sumber yang ada supaya lebih efisien dan efektif; Penentuan tujuan yang akan dicapai atau yang akan dilakukan, bagaimana, bilamana dan oleh siapa  Y. Dior (2000) berpendapat bahwa perencanaan sebagai suatu proses penyiapan seperangkat keputusan untuk dilaksanakan pada waktu yang akan datang yang akan diarahkan untuk mencapai sasaran tertentu.  George R. Terry (1977) mengemukakan bahwa perencanaan adalah tindakan pemilihan fakta dan usaha menghubungkannya berdasarkan asumsi-asumsi yang dibuat untuk masa yang akan dating, dalam hal menggambarkan serta memformulasikan aktivitas-aktivitas yang diusulkan dan dianggap perlu untuk mencapai hasil yang diinginkan.  Ulber Silalahi (2002), menjelaskan perencanaan sebagai suatu proses penetapan tujuan yang akan dicapai dan memutuskan strategi dan taktik untuk mencapaianya. Jadi dapat kita simpulkan bahwa, perencanaan adalah suatu proses menentukan hal-hal yang ingin dicapai (tujuan) dimasa depan serta menentukan berbagai tahapan yang diperlukan untuk mencapai tujuan tersebut. Sehingga, dalam perencanaan akan terdapat berbagai kegiatan pengujian pada beberapa arah pencapaian, menganalisa seluruh ketidakpastian, menilai kapasitas, menentukan tujuan pencapaian, dan juga menentukan langkah dalam pencapaiannya. Perencanaan merupakan suatu proses yang tidak mempunyai penyelesaian atau titik akhir. Proses ini dimaksudkan untuk mendapatkan pemecahan. Jika kita amati dari pengertian perencanaan diatas, perencanaan mengandung unsur-unsur sebagai berikut: 1. Sejumlah kegiatan yang ditetapkan sebelumnya 2. Adanya proses 3. Hasil yang ingin dicapai, dan menyangkut masa depan dalam kurun waktu tertentu



Karakteristik perencanaan: 1. Meliputi identifikasi personal dan organisasional Adanya jalan tindakan dimasa depan akan diambil oleh perencanaan atau oleh orang lain yang di tunjuk dalam sebuah organisasi. Masa depan, tindakan, dan pelaksanaan pribadi atau organisasi adalah unsur- unsur yang perlu dalam setiap rencana. 2. Erat kaitannya dengan kondisi yang relatif pasti dan tidak pasti Bahwa sebuah perencanaan ada yang bisa dicapai dan tidak bisa dicapai karena suatu hambatan tertentu. Sehingga suatu perencanaan tidak ada yang pasti. 3. Bersifat intelektual Perencanaan adalah suatu proses dari latihan mental yang di dalamnya melibatkan penerapan logika, cara berpikir, memperkirakan, serta membayangkan hal lain secara lebih cerdas dan berinovasi. 4. Menyangkut hal-hal masa depan Suatu perencanaan yang baik adalah yang berorientasi pada masa depan. Artinya, hasil dari pekerjaan perencanaan tersebut, apabila dapat dilaksanakan akan mendatangkan berbagai kebaikan tidak hanya pada saat ini, tetapi juga pada masa yang akan datang. 5. Bersifat menembus dan berkesinambungan Suatu perencanaan yang baik adalah yang dilakukan secara terusmenerus dan berkesinambungan, Perencanaan yang dilakukan hanya sekali bukanlah perencanaan yang dianjurkan. Disebutkan perencanaan penting untuk pelaksanaan, yang apabila hasilnya telah dinilai, dilanjutkan lagi dengan perencanaan. Demikian seterusnya sehingga terbentuk suatu spiral yang tidak mengenal titik akhir.



2. Pentingnya perencanaan bagi suatu organisasi Menurut pendapat saya dari beberapa referensi, pentingnya perencanaan bagi suatu organisasi adalah sebagi berikut:  Tujuan menjadi jelas dan terarah Perencanaan memberikan tujuan yang jelas dan arah bagi sebuah perusahaan sehingga seluruh komponen dalam perusahaan tersebut mengetahui dengan baik tujuan yang ingin dicapai oleh perusahaan.  Mengurangi resiko dan ketidakpastian Manajer akan dipaksa untuk melihat ke depan, mengantisipasi akan perubahan di masa depan, dan mengambil respons yang tepat. Walaupun perencanaan tidak akan menghilangkan resiko, setidaknya perencanaan bisa menolong manajer untuk mengambil keputusan atau respons dengan efektif dan meminimalisir resiko.  Membantu pekerjaan menjadi lebih efektif dan efisien Perencanaan memberikan pandangan bagi organisasi mengenai tindakan apa saja yang harus mereka lakukan demi tercapainya tujuan, termasuk di dalamnya biaya dan lamanya waktu yang dibutuhkan sehingga tujuan terealisasi. Hal ini akan membantu organisasi menjadi lebih efektif dan efisien dalam mencapai tujuan.  Perencanaan sebagai aktivitas pengawasan Perencanaan menetapkan tujuan dan standar yang digunakan dalam proses pengawasan. Ketika manajer merencanakan sesuatu, mereka akan akan menetapkan tujuan. Ketika manajer tersebut



melakukan tugas pengawasan, manajer hanya melihat apakah rencana tersebut telah berjalan dengan baik dan dan tercapainya tujuan yang ditentukan.  Memperbaiki manajemen waktu Perencanaan akan mengarahkan organisasi untuk melakukan aktivitasnya sesuai dengan jadwal yang di tentukan



Sumber:  Buku Materi Ajar PAJA3210 Modul 7 (Buku Pengantar Ilmu Administrasi; Universitas Terbuka; Darmanto, Ayi Karyana, Enceng)  Fremont E. Kast, James E. Ronsezweig, terj. Organisasi & Manajemen2, (Jakarta: PT. Bumi Aksara, 2007)