Juknis Email Unit Kerja (Mailing List) [PDF]

Citation preview

Email Unit Kerja Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat



Umum 1.



2.



3.



4.



5.



Email Unit Kerja Kementerian Pekerjaan Umum adalah akun email yang diperuntukan untuk kepentingan surat menyurat elektronik yang mengatasnamakan Unit Kerja. Setiap Unit Kerja hanya akan mendapatkan satu akun Email Unit Kerja berdasarkan struktur organisasi struktural hingga eselon 3 atau berdasarkan struktur organisasi fungsional sesuai kebutuhan Email Unit Kerja bukan akun yang berdiri sendiri (tidak memiliki inbox dan akses login sendiri, melainkan login melalui akun pengelola). Sehingga arus masuk keluar email dari dan ke akun unit kerja melalui akun pengelola. Akun unit kerja dapat dikelola oleh satu atau lebih akun pengelola. Contoh: akun [email protected] dikelola oleh akun Kepala Balai, akun Sekretaris Balai dan akun Humas Balai. Hal ini untuk menghindari penyalahgunaan akun Unit Kerja yang diakses oleh 1 seluruh pegawai tanpa kontrol



ALUR EMAIL UNIT KERJA



Pengelola 1/Akun Pejabat Mail



[email protected]



Mail Masuk Email Unit Kerja



Pengelola 2/Akun Sekretaris Mail



[email protected]



[email protected]



Mail Keluar



Pengelola 3/Akun Pegawai Mail



[email protected]



2



Tahapan Setting Email Unit Kerja 1. Masing-masing Unit Kerja akan menerima Email Unit Kerja dari Pusdatin. 2. Secara Umum/Default, akun unit kerja akan terafiliasi dengan akun Pejabat dan akun Sekretaris. 3. Unit Kerja dapat menambahkan pengelola Email Unit Kerja dengan cara melakukan mengakses Google Group di fitur GSuite. 4. Akun Pengelola akan mendapatkan email secara otomatis yang ditujukan kepada akun pribadinya dan akun unit kerja. 5. Akun pengelola dapat memilih untuk mengirim atau membalas email menggunakan akun pribadi atau menggunakan akun unit kerja. 6. Untuk dapat mengirim menggunakan akun unit kerja diperlukan setting lanjutan. 3



Setting Mail Pengelola Dari akun Gmail Pengelola Pilih Setting --> See All Settings



4



Setting Mail Pengelola (Delegates)



Kemudian pilih tab Accounts , dan lanjutkan dengan menekan tulisan “add another mail address”



5



Setting Mail Pengelola (Delegates)



Masukkan Name : Nama Unit Kerja (Contoh: Balai Bendungan) Email address : Email Unit Kerja (Contoh : [email protected]) kemudian tekan tombol Next Step



6



Setting Mail Pengelola (Delegates)



Kemudian Tekan Tombol Send Verification Kemudian tutup/close kotak pemberitahuan



7



Setting Mail Pengelola (Delegates)



Kemudian Buka Email Pengelola Buka Email Konfirmasi Klik Link Verifikasi, kemudian klik Confirm/Konfirmasi



8



Setting Mail Pengelola Setelah Setting selesai, maka Akun Pengelola dapat memilih untuk membalas email atau membuat email baru menggunakan akun Pribadi atau akun Unit Kerja.



9



Menambah Akun Pengelola Pilih Fitur Google Groups dari Halaman Email anda (Pojok kanan atas, icon 9 titik)



10



Menambah Akun Pengelola



Pilih My Group Kemudian Pilih Group yang hendak ditambahkan akun pengelolanya



11



Menambah Akun Pengelola Tekan Tombol Add Member



12



Menambah Akun Pengelola Tambahkan akun yang akan dijadikan pengelola, seseuai dengan fungsi akun tersebut, apakah sebagai ; 1. Member 2. Manager 3. Owner Kemudian tekan Add Member



13



Helpdesk Dimas Dewandaru 081328046056 [email protected]



14