Kabag Umum [PDF]

Citation preview

INFORMASI JABATAN 1.



Nama Jabatan



: Kepala Bagian Umum



2.



Kode Jabatan



:-



3.



Unit Organisasi



4.



a.



Eselon II



: Sekretaris DPRD Kabupaten Cianjur



b.



Eselon III



:-



c.



Eselon IV



:-



Kedudukan dalam Struktur Organisasi :



S r k e a t r s i rh e a R P D D 5.



Ikhtisar Jabatan : Memimpin dan melaksanakan penyusunan perumusan perencanaan program dan kegiatan serta pelaksanaan kegiatan rumah tangga dan perlengkapan, administrasi umum dan kepegawaian, serta hubungan masyarakat dan dokumentasi berdasarkan ketentuan dan peraturan perundang-undangan yang berlaku dalam rangka mendukung pelaksanaan tugas dan fungsi Sekretariat DPRD.



6.



Uraian Tugas



:



a.



Menyusun rencana operasional di lingkungan bagian umum berdasarkan program kerja Sekretariat DPRD serta petunjuk pimpinan sebagai pedoman pelaksanaan tugas; Tahapan : 1) Menelaah program kerja Sekretaris DPRD; 2) Merancang tahap-tahap pelaksanaan program kerja; 3) Merencanakan alokasi sumber daya yang dibutuhkan dalam pelaksanaan program kerja; 4) Merumuskan kerangka acuan kerja sebagai panduan operasional dalam pelaksanaan program kerja.



b.



Mendistribusikan tugas kepada bawahan di lingkungan bagian umum sesuai dengan tugas pokok dan tanggung jawab yang ditetapkan agar tugas yang diberikan dapat berjalan efektif dan efisien; Tahapan : 1) Menjabarkan rencana operasional menjadi kegiatan-kegiatan yang harus dilaksanakan; 2) Mengklasifikasi kegiatan berdasarkan tugas pokok dan tanggung jawab bawahan; 3) Menentukan waktu penyelesaian untuk pelaksanaan tugas.



2



c.



Memberi petunjuk pelaksanaan tugas kepada bawahan di lingkungan bagian umum sesuai dengan peraturan dan prosedur yang berlaku agar tidak terjadi kesalahan dalam pelaksanaan tugas; Tahapan : 1) Menjelaskan kegiatan yang akan dilaksanakan oleh bawahan; 2) Menghimpun saran dan masukan yang terkait dengan pelaksanaan tugas unit; 3) Memberikan arahan/petunjuk pelaksanaan tugas berdasarkan acuan/pedoman tugas kepada bawahan.



d.



Menyelia pelaksanaan tugas bawahan di lingkungan bagian umum secara berkala sesuai dengan peraturan dan prosedur yang berlaku untuk mencapai target kinerja yang diharapkan; Tahapan : 1) Menentukan jadwal penyeliaan tugas bawahan; 2) Menentukan standar kualitas dan kuantitas hasil kerja; 3) Mengidentifikasi permasalahan/kesalahan dalam hasil kerja sesuai dengan standar yang telah ditentukan; 4) Membuat koreksi pada hasil kerja bawahan.



e.



Menyiapkan bahan usulan program dan anggaran kegiatan bagian umum sebagai bahan penyusunan program dan kegiatan Sekretariat DPRD sesuai peraturan dan prosedur yang berlaku agar rencana kerja yang telah ditetapkan berjalan dengan baik dan lancar; Tahapan : 1) Menghimpun saran dan masukan dari bawahan terkait usulan program dan anggaran kegiatan; 2) Menetapkan usulan program dan anggaran kegiatan bagian umum; 3) Menyampaikan usulan program dan anggaran kegiatan bagian umum kepada Sekretaris DPRD melalui kepala bagian perencanaan dan keuangan.



f.



Melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis pengelolaan administrasi umum yang meliputi urusan tata usaha, umum, perlengkapan, rumah tangga, kehumasan dan dokumentasi, perjalanan dinas dan pengelolaan kepegawaian); Tahapan : 1) Menginventarisir tugas-tugas bawahan yang ada pada bagian umum; 2) Merumuskan kebijakan teknis terkait pelaksanaan tugas-tugas di bagian umum; 3) Menetapkan kebijakan teknis terkait pelaksanaan tugas-tugas di bagian umum;



g.



Melaksanakan pengelolaan administrasi umum yang meliputi urusan tata usaha, umum, perlengkapan, rumah tangga, kehumasan dan dokumentasi, perjalanan dinas dan pengelolaan kepegawaian; Tahapan : 1) Menginventarisir tugas-tugas bawahan yang ada pada bagian umum’ 2) Membagi pelaksanaan tugas kepada bawahan; 3) Menentukan standar waktu penyelesaian pekerjaan terkait pelaksanaan tugas yang ada pada bagian umum’ 4) Memantau pelaksanaan tugas bawahan.



h.



Mengevaluasi pelaksanaan tugas bawahan di lingkungan bagian umum dengan cara membandingkan antara rencana operasional dengan tugas-tugas yang telah dilaksanakan sebagai bahan laporan kegiatan dan perbaikan kinerja di masa yang akan datang; Tahapan : 1) Menentukan jadwal evaluasi berkala; 2) Mempelajari laporan pelaksanaan kegiatan bawahan; 3) Menganalisis permasalahan dan upaya penyelesaiannya; 4) Melaporkan hasil evaluasi kepada pimpinan.



3



7.



i.



Menyusun laporan pelaksanaan tugas pada bagian umum sesuai dengan tugas yang telah dilaksanakan secara berkala sebagai bentuk akuntabilitas kinerja; Tahapan : 1) Menelaah laporan capaian pelaksanaan tugas bawahan; 2) Mereview konsep laporan; 3) Mengkonsultasikan konsep laporan kepada pimpinan; 4) Memfinalisasi laporan.



j.



Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan pimpinan baik lisan maupun tertulis. Tahapan : 1) Mempelajari penugasan yang diberikan pimpinan; 2) Menyiapkan bahan-bahan pelaksanaan tugas; 3) Menjalankan tugas sesuai dengan arahan dan aturan yang ada; 4) Melaporkan hasil pelaksanaan tugas.



Bahan Kerja No



: Bahan Kerja



1.



Program Eselon II



Penyusunan Rencana Bagian Umum



2.



Beban Kerja Sekretariat DPRD



Pendistribusian tugas kepada bawahan



3.



SOTK dan Rencana Operasional



Pemberian Petunjuk dan Arahan



4.



SOTK dan Rencana Operasional



Penyeliaan Bawahan



5.



Usulan program dan anggaran Penyiapan usulan program kegiatan Subag Rumah tangga dan anggaran kegiatan bagian umum perlengkapan, subag umum dan kepegawaian, dan subag Humas dan Dokumentasi



6.



Uraian Tugas Bawahan pada Bagian Penyiapan perumusan kebijakan teknis umum dalam pengelolaan administrasi umum



7.



Uraian Tugas Bawahan pada bagian Pelaksanaan pengelolaan administrasi umum umum



8.



Laporan Hasil Kegiatan



Penyusunan Laporan



9.



Instruksi Pimpinan



Pelaksanaan Tugas Kedinasan Lain



10. Laporan Kegiatan Bawahan 8.



Digunakan dalam tugas



Perangkat/AlatKerja



Operasional



Pelaksanaan



Tugas dan



Pengevaluasian Pelaksanaan Tugas



:



No



Alat Kerja



Digunakan dalam tugas



1.



SOP dan Petunjuk Teknis



Menyusun Rencana Bagian/Bidang/Subdit



2.



SOTK (Tupoksi)



Mendistribusikan Tugas



3.



Kerangka Acuan Kerja



Memberi Petunjuk Pelaksanaan Tugas



4.



Kerangka Acuan Kerja



Menyelia Pelaksanaan Tugas



Operasional



4



5.



SOP dan petunjuk teknis



Menyusun usulan program anggaran kegiatan bagian umum



6.



SOP dan petunjuk teknis



Menyusun perumusan kebijakan teknis



7.



SOP dan Petunjuk Teknis



Melaksakan pengelolaan administrasi umum



8.



SOP dan Petunjuk Teknis



Membuat Laporan



9.



Peraturan Pimpinan



terkait



dan



Arahan Melaksanakan Tugas Kedinasan Lain



10. Rencana Operasional Bagian/Bidang 9.



Hasil Kerja No



Hasil Kerja Rencana Bagian/Bidang/Subdit



2.



Jadwal dan Pembagian Tugas



Dokumen



3.



Notulensi Arahan Pelaksanaan Tugas



Dokumen



4.



Catatan Permasalahan dan Koreksi Dokumen Hasil Kerja



5.



Usulan Program dan kegiatan bagian umum



6.



Rumusan Kebijakan Teknis



7.



Laporan capaian kinerja pelaksanaan Dokumen tugas



8.



Laporan Kegiatan



Dokumen



9.



Laporan Tugas Kedinasan Lain



Dokumen



Operasional Dokumen



anggaran Dokumen Dokumen



Dokumen



:



Kelancaran Kegiatan Operasional di lingkungan bagian umum; Ketepatan waktu penyelesaian pekerjaan sesuai dengan rencana; Ketepatan dan kebenaran hasil kerja; Keharmonisan di lingkungan unit kerja.



11. Wewenang a. b. c. d.



Satuan



1.



10. Tanggung Jawab a. b. c. d.



Mengevaluasi Pelaksanaan Tugas



:



10. Hasil Evaluasi Kegiatan



dan



:



Mengoreksi hasil kerja bawahan; Memaraf/menandatangani naskah dinas di lingkungan bagian umum; Menilai kinerja bawahan; Menegur bawahan yang tidak disiplin.



5



1.



Korelasi Jabatan No



2.



Jabatan



2.



Para Kepala Bagian di Sekretariat DPRD Lingkungan Sekretariat DPRD



Koordinasi



3.



Para Kepala sub bagian



Memberikan arahan



4.



Pimpinan DPRD



dan



Sekretariat DPRD



Dalam Hal



Sekretaris DPRD



Bagian Umum



Anggota DPRD



Kondisi Lingkungan Kerja



Konsultasi/Koordinasi



Koordinasi



:



Aspek



Keterangan



1.



Tempat kerja



Di dalam ruangan



2.



Suhu



Suhu kamar normal



3.



Udara



Sirkulasi baik



4.



Keadaanruangan



Luas



5.



Letak



Rata



6.



Penerangan



Cukup



7.



Suara



Tidak berisik



8.



Keadaantempatkerja



Bekerjad engan berkas kertas



9.



Getaran



Tidak ada



Resiko Bahaya No



: Bahaya Fisik/Mental



Penyebab



-



-



1. 4.



Unit Kerja/Instansi



1.



No



3.



:



SyaratJabatan : a. b. c.



Pangkat/Golru Pendidikan Diklat 1) Penjenjangan 2) Teknis



: Penata Tk. I (III.d) : Sarjana/Diploma IV : Diklat PIM Tk. III : Diklat Pengadaan Barang/Jasa Diklat Penyusunan Laporan Kinerja Instansi Pemerintah (LKJIP) Diklat Penyusunan Rencana Strategi dan Rencana Kerja



6



d. e.



f. g.



PengalamanKerja



: Memiliki pengalaman pada Jabatan Pengawas paling singkat 3 (tiga) tahun atau JF yang setingkat dengan Jabatan Pengawas sesuai dengan bidang tugas Jabatan yang akan diduduki; PengetahuanKerja : Memiliki Kompetensi Teknis, Kompetensi Manajerial, dan Kompetensi Sosial Kultural sesuai standar kompetensi yang dibuktikan berdasarkan hasil evaluasi oleh tim penilai kinerja PNS di instansinya KeterampilanKerja : terampil melaksanakan tugas manajerial BakatKerja : 1) G: Intelegensi 2) V: Verbal 3) Q: Ketelitian



h.



Temperamen : 1) D: Kemampuan menyesuaikan diri menerima tanggung jawab untuk kegiatan memimpin, mengendalikan atau merencanakan. 2) F: Kemampuan menyesuaikan diri dengan kegiatan yang mengandung penafsiran perasaan, gagasan atau fakta dari sudut pandangan pribadi. 3) R: Kemampuan menyesuaikan diri dalam kegiatan-kegiatan yang berulang, atau secara terus menerus melakukan kegiatan yang sama, sesuai dengan perangkat prosedur, urutan atau kecepatan yang tertentu. i. MinatKerja : 1) Sosial Alternatif Tambahan : 2) Artistik 3) Kewirausahaan j.



UpayaFisik 1) Duduk



:



2) Berbicara 3) Mendengar 4) Berjalan k.



l.



KondisiFisik 1) JenisKelamin 2) Umur 3) TinggiBadan 4) BeratBadan 5) PosturBadan 6) Penampilan



Laki-laki/Perempuan tidak ada syaratkhusus tidak adasyaratkhusus tidak ada syarat khusus tidak ada syarat khusus rapi



FungsiPekerjaan : 1) Data = 1 : Mengkoordinasikan data 2) Orang



5.



: : : : : : :



= 3 : Menyelia



Prestasi Kerja yang Diharapkan :



No 1.



Hasil Kerja Rencana



Waktu penyelesaian (menit) Operasional 600 menit



Volume (setahun) 1 Dokumen



7



Bagian/Bidang/Subdit 2.



Jadwal dan Pembagian Tugas



120 menit



4 Dokumen



3.



Notulensi Arahan Pelaksanaan Tugas



180 menit



4 Dokumen



4.



Catatan Permasalahan dan Koreksi Hasil 60 menit Kerja



1 Dokumen



5.



Usulan Program dan anggaran kegiatan 600 menit bagian umum



2 Dokumen



6.



Rumusan Kebijakan Teknis



600 menit



1 Dokumen



7.



Laporan capaian kinerja pelaksanaan tugas



60 menit



1 Dokumen



8.



Laporan Kegiatan



180 menit



12 Dokumen



9.



Laporan Tugas Kedinasan Lain



180 menit



12 Dokumen



300 menit



4 Dokumen



10. Hasil Evaluasi Kegiatan 6.



Butir Informasi Lain



: -