Anjab Kabag Umum Setda [PDF]

Citation preview

BUPATI OGAN ILIR ANALISIS JABATAN 1 2 3



NAMA JABATAN : Kepala Bagian Umum Setda Kab. Ogan Ilir KODE JABATAN : UNIT KERJA : a JPT Madya : Sekretaris Dearah b JPT Pratama c Admnistrator : : d Pengawas e Jabatan : Kepala Bagian Umum Setda Kab. Ogan Ilir f Kedudukan dalam Organisasi Asisten Administrasi Umum



Kepala Bagian Umum



Ka Sub Bag Tata Usaha Pimpinan, Staf Ahli & Kepeg.



Ka Sub Bag. Rumah Tangga



Ka Sub Bag. Perlengkapan



Kepala Bagian Organisasi



Kepala Bagian Protokol dan Komunikasi Pimpinan



Kepala Bagian Perencanaan & Keuangan



4



IKTISAR JABATAN



5



SYARAT JABATAN



6



a Pendidikan b Diklat c Pengalaman TUGAS POKOK



: : :



Memberikan pelayanan administrasi dalam penyelenggaraan tugas-tugas pemerintah daerah dan penyiapan bahan pengkoordinasian perumusan kebijakan penyelenggaraan tugas dan fungsi perangkat daerah dibidang urusan umum. S1 (Adm./Manajemen/ Hukum/ Ekonomi) Diklatpim Tk. III ----



1



Menyusun Program Kerja Bagian Umum berdasarkan Program kerja Sekretariat Daerah serta petunujuk pimpinan sebagai pedoman pelaksanaan tugas



2



Mendistribusikan tugas kepada para Kepala Sub Bagian sesuai dengan tugas pokok, fungsi masing- masing Kepala Sub Bagian agar tugas dapat dilaksanakan sesuai dangan rencana yang telah ditetapkan Memberi petunjuk kerja kepada para Kepala Subbagian dan staf yang dilakukan secara lisan maupun tulisan agar tugas-tugas yang akan dilaksanakan dapat dipahami secara benar. Melakukan pengawasan kepada Kepala Subbagian dan seluruh staf di Bagian Umum dalam melaksanakan tugas baik secara preventif maupun represif untuk menghindari terjadinya kesalahan dan penyimpangan dalam pelaksanaan tugas



3 4



7



:



5



Mengevaluasi kegiatan yang telah dilaksanakan oleh para Kepala Subbagian pada Bagian Umum dengan membandingkan antara hasil kerja yang dicapai dengan rencana yang telah ditetapkan untuk mengetahui tingkat kinerja yang dicapai



6



Melaksanakan tugas bagian umum, tata usaha, rumah tangga dan administrasi perlengkapan berdasarkan pedoman dan peraturan perundang- undangan sebagai bahan perumusan kebijakan



7



Memfasilitasi kegiatan Bupati, Wakil Bupati dan Sekretaris Daerah Kab. Ogan Ilir sesuai dengan peraturan perundang- undangan agar pelaksanaan tugas berjalan dengan lancar



8



Membantu pimpinan dalam mengkoordinasikan pelaksanaan tugas bagian-bagian yang ada di Sekretariat Daerah sesuai dengan petunjuk pimpinan untuk kelancaran pelaksanaan tugas



9



Menyusun laporan pelaksanaan tugas bagian Umum sesuai dengan tugas yang telah dilaksanakan secara berkala sebagai bentuk akuntabilitas kinerja.



10



Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan pimpinan baik lisan maupun tulisan.



BAHAN KERJA NO 1



2



: BAHAN KERJA



Dokumen Pelaksanaan Anggaran tahun yang sudah berjalan, Visi dan Misi Kepala Daerah, Rancangan awal Rencana Pembangunan Jangka Menengah Daerah, program lokalitas Satuan Kerja Perangkat Daerah, Dokumen Rencana Kerja Tahunan Sekretariat Daerah Peraturan Daerah dan Peraturan Bupati tentang Tugas Pokok dan Fungsi



PENGGUNAAN DALAM TUGAS Penyusunan program kerja di Bagian Umum



Pembagian tugas kedinasan kepada Kepala Sub Bagian, Pemberian petunjuk kerja kepada Kepala Sub Bagian dan Staf/Pelaksana/Fungsional Umum



Tugas dan kegiatan Kepala Sub Bagian dan Staf/Pelaksana/Fungsional Umum



Pengawasan pelaksanaan tugas Kepala Sub Bagian dan Staf/Pelaksana/ Fungsional Umum



Laporan hasil kegiatan pelaksanaan tugas Staf/Pelaksana/Fungsional Umum



Evaluasi pelaksanaan tugas Kepala Sub Bagian dan Staf/Pelaksana/ Fungsional Umum



Jadwal kegiatan pembinaan dan Dokumen Pelaksanaan Anggaran Sekretariat Daerah



Pengkoordinasian kegiatan pembinaan Bagian Umum Pelaksanaan tugas bagian Umum, Rumah Tangga & Administrasi Perlengkapan



3



4 5 6



Program kerja Bagian Umum



9



Hasil kegiatan Bagian Umum



Fasilitasi kegiatan berkaitan dengan Kegiatan Bupati, Wakil Bupati dan Sekretaris Daerah Pengajuan saran dan pertimbangan kepada Sekretaris Daerah/Pimpinan Tinggi Penyusunan laporan kegiatan Bagian Umum



10



Surat perintah, Keputusan, Nota Dinas, Memo atau Disposisi Pimpinan



Pedoman Pelaksanaan tugas



11



Perintah Pimpinan (Sekretaris Daerah/Pimpinan Tinggi Pratama)



Pelaksanaan tugas kedinasan lainnya



7 8



8



Program kerja dan Dokumen Pelaksanaan Anggaran tahun berjalan Bagian Umum



Laporan permasalahan kegiatan Bagian Umum



PERANGKAT KERJA : PERANGKAT KERJA



NO



9



PENGGUNAAN DALAM TUGAS



1



Peraturan Perundang-undangan dan Kebijakan yang terkait



Pedoman Pelaksanaan tugas



2



SOP, Juklak, Juknis dan Peraturan Perundang-undangan yang terkait



Pedoman Pelaksanaan tugas



3



Alat Komunikasi, Jaringan internet



Informasi kegiatan dan dokumen



4



Komputer/PC, Laptop



Penyusunan Konsep sesuai dengan tupoksi



5



ATK



6



Surat Perintah/Surat Tugas



TANGGUNG JAWAB : a Bertanggung jawab terhadap kelancaran pelaksanaan program dan terselenggaranya kegiatan Bagian Umum b Terkoordinir dan Terlaksananya Kegiatan Tata usaha c Terkoordinir dan Terlaksananya Kegiatan Rumah Tangga d Terkoordinir dan Terlaksananya Kegiatan Administrasi Perlengkapan e Bertanggung jawab terhadap pengawasan internal Bagian Umum Bertanggung jawab terhadap kebenaran, ketepatan dan kecepatan pelaksanaan tugas f g Bertanggung jawab terhadap pembinaan seluruh pegawai dan penerapan disiplin kerja Bagian Umum



Bahan Pengadministrasi pelaksanaan kegiatan Pelaksanaan tugas kedinasan lainnya.



10



11



12



h Terpenuhinya hak dan kewajiban pegawai Bagian Umum Bertanggung jawab terhadap pembinaan seluruh pegawai dan penerapan disiplin kerja Bagian Umum i Bertanggung jawab terhadap kerahasiaan surat, dokumen, data dan informasi Bagian Umum , Rumah Tangga & Adm Perlengkapan j WEWENANG : a Menentukan prioritas pekerjaan b Mendelegasikan tugas kepada bawahan c Meminta kelengkapan data dan informasi kepada unit kerja yang relevan d Memaraf surat dan dokumen dinas sesuai dengan ketentuan e Memberikan dorongan, bsemangat kerja, melakukan pembinaan dan menegur bawahan f Menilai Sasaran Kerja Pegawai (Penilaian Prestasi Kerja) g Menyampaikan saran dan pertimbangan kepada Sekretaris DPRD /Pimpinan Tinggi Pratama h Membuat laporan pelaksanaan tugas KORELASI JABATAN : JABATAN NO a Sekretaris Daerah



UNIT KERJA/ INSTANSI Sekretariat Daerah



DALAM HAL Menerima instruksi, konsultasi, melaporkan



b



Asisten Bidang Administrasi



Sekretariat Daerah



Menerima instruksi, konsultasi, melaporkan



c



Pejabat Pada Unit Kerja Yang Relevan dengan Pelaksanaan Tugas dan Fungsi Bagian Umum



Kementerian / Lembaga Negara Non Kementerian/Provinsi/ Kab/Kota Lainnya



Membantu kelancaran tugas dalam rangka Konsultasi/Koordinasi Komparasi dll.



d



Instansi Lainnya



Pemda Ogan Ilir



Koordinasi/Kerjasama



e



Pihak Lain diluar Instansi Pemerintahan



NGO (Non Goverment Organization)/Sejenis



Kerjasama



f



Subbag Tata usaha, Subbag Adm Perlengkapan, Subbag Rumah Tangga



Bagian Umum



Mendelegasikan Tugas, Menerima Laporan



KONDISI LINGKUNGAN KERJA ASPEK NO a Tempat kerja b Suhu c Udara d Keadaan Ruangan e Letak f Penerangan g Suara h Keadaan tempat kerja i Getaran



: FAKTOR Di Dalam ruangan Dingin Sejuk Cukup Strategis Terang Tenang Bersih dan Rapi Tidak ada getaran



13



14



RESIKO BAHAYA : FISIK/MENTAL NO a Tidak Ada b c SYARAT JABATAN LAIN a Keterampilan kerja b c d e f



g



Bakat Kerja Temperamen Kerja Minat Kerja Upaya Fisik Kondisi Fisik



Fungsi Pekerjaan



PENYEBAB



:



Keterampilan membuat konsep program kerja, Keterampilan penyelesaian masalah Umum/Tata usaha/Rumah tangga/Adm Perlengkapan, Menguasai Informasi dan Teknologi



: : : :



G, V, Q D, R, P 1.b, 3.a, 5,b Duduk, berjalan, berbicara, mendengarkan, melihat



: a



Jenis Kelamin



: laki-laki/ perempuan



b c d e f



Umur Tinggi badan Berat badan Postur badan



::::-



Penampilan



: Rapi



a b c



Hubungan dengan data Hubungan dengan orang Hubungan dengan Benda



: D1, D2 : O0, O1, O6, O8 : -



:



15



PRESTASI KERJA YANG DIHARAPKAN :



Baik, Sangat Baik.



16



KELAS JABATAN



12 (Dua belas)



:



ANALISIS BEBAN KERJA : : :



NAMA JABATAN UNIT KERJA INSTANSI NO



Kepala Bagian Umum Bagian Umum Setda



Sekretariat Daerah Kabupaten Ogan Ilir



URAIAN TUGAS



JUMLAH



HASIL KERJA



Menyusun Program Kerja Bagian Umum berdasarkan Program kerja 1 Sekretariat Daerah serta petunujuk pimpinan sebagai pedoman pelaksanaan tugas



WAKTU KEBUTUHAN PEGAWAI WAKTU YANG PEGAWAI BEBAN KERJA PENYELESAIEFEKTIF ADA SAAT AN (JAM) INI 1 TAHUN PENYELESAIAN 1250 3



5



15



0,0125



Mendistribusikan tugas kepada para Kepala Sub Bagian sesuai dengan tugas 2 pokok, fungsi masing- masing Kepala Sub Bagian agar tugas dapat dilaksanakan sesuai dangan rencana yang telah ditetapkan



Kegiatan



3



1



3



0,0025



Memberi petunjuk kerja kepada para Kepala Subbagian dan staf yang 3 dilakukan secara lisan maupun tulisan agar tugas-tugas yang akan dilaksanakan dapat dipahami secara benar.



Kegiatan



3



1



3



0,0025



Melakukan pengawasan kepada Kepala Subbagian dan seluruh staf di Bagian Umum dalam melaksanakan tugas baik secara preventif maupun represif 4 Kegiatan untuk menghindari terjadinya kesalahan dan penyimpangan dalam pelaksanaan tugas



3



1



3



0,0025



Mengevaluasi kegiatan yang telah dilaksanakan oleh para Kepala Subbagian pada Bagian Umum dengan membandingkan antara hasil kerja yang dicapai 5 dengan rencana yang telah ditetapkan untuk mengetahui tingkat kinerja yang dicapai



Kegiatan



720



1



720



0,3



Melaksanakan tugas bagian umum, tata usaha, rumah tangga dan 6 administrasi perlengkapan berdasarkan pedoman dan peraturan perundangundangan sebagai bahan perumusan kebijakan



Kegiatan



3



2



6



0,005



Memfasilitasi kegiatan Bupati, Wakil Bupati dan Sekretaris Daerah Kab. Ogan 7 Ilir sesuai dengan peraturan perundang- undangan agar pelaksanaan tugas berjalan dengan lancar



Kegiatan



720



1



720



0,45



KET



Membantu pimpinan dalam mengkoordinasikan pelaksanaan tugas bagian8 bagian yang ada di Sekretariat Daerah sesuai dengan petunjuk pimpinan untuk kelancaran pelaksanaan tugas 9



10



Menyusun laporan pelaksanaan tugas bagian Umum sesuai dengan tugas yang telah dilaksanakan secara berkala sebagai bentuk akuntabilitas kinerja. Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan pimpinan baik lisan maupun tulisan. JUMLAH JUMLAH PEGAWAI



Kegiatan



10



1



10



0,0042



dokumen



36



1



36



0,015



Kegiatan



480



1



480



0,2



1996



0,994 1 PNS



0 PNS



-1 PNS