15 0 76 KB
INFORMASI JABATAN 1.
Nama Jabatan
: Kepala Bagian Umum
2.
Kode Jabatan
:-
3.
Unit Organisasi
4.
a.
Eselon II
: Sekretaris DPRD Kabupaten Cianjur
b.
Eselon III
:-
c.
Eselon IV
:-
Kedudukan dalam Struktur Organisasi :
S r k e a t r s i rh e a R P D D 5.
Ikhtisar Jabatan : Memimpin dan melaksanakan penyusunan perumusan perencanaan program dan kegiatan serta pelaksanaan kegiatan rumah tangga dan perlengkapan, administrasi umum dan kepegawaian, serta hubungan masyarakat dan dokumentasi berdasarkan ketentuan dan peraturan perundang-undangan yang berlaku dalam rangka mendukung pelaksanaan tugas dan fungsi Sekretariat DPRD.
6.
Uraian Tugas
:
a.
Menyusun rencana operasional di lingkungan bagian umum berdasarkan program kerja Sekretariat DPRD serta petunjuk pimpinan sebagai pedoman pelaksanaan tugas; Tahapan : 1) Menelaah program kerja Sekretaris DPRD; 2) Merancang tahap-tahap pelaksanaan program kerja; 3) Merencanakan alokasi sumber daya yang dibutuhkan dalam pelaksanaan program kerja; 4) Merumuskan kerangka acuan kerja sebagai panduan operasional dalam pelaksanaan program kerja.
b.
Mendistribusikan tugas kepada bawahan di lingkungan bagian umum sesuai dengan tugas pokok dan tanggung jawab yang ditetapkan agar tugas yang diberikan dapat berjalan efektif dan efisien; Tahapan : 1) Menjabarkan rencana operasional menjadi kegiatan-kegiatan yang harus dilaksanakan; 2) Mengklasifikasi kegiatan berdasarkan tugas pokok dan tanggung jawab bawahan; 3) Menentukan waktu penyelesaian untuk pelaksanaan tugas.
2
c.
Memberi petunjuk pelaksanaan tugas kepada bawahan di lingkungan bagian umum sesuai dengan peraturan dan prosedur yang berlaku agar tidak terjadi kesalahan dalam pelaksanaan tugas; Tahapan : 1) Menjelaskan kegiatan yang akan dilaksanakan oleh bawahan; 2) Menghimpun saran dan masukan yang terkait dengan pelaksanaan tugas unit; 3) Memberikan arahan/petunjuk pelaksanaan tugas berdasarkan acuan/pedoman tugas kepada bawahan.
d.
Menyelia pelaksanaan tugas bawahan di lingkungan bagian umum secara berkala sesuai dengan peraturan dan prosedur yang berlaku untuk mencapai target kinerja yang diharapkan; Tahapan : 1) Menentukan jadwal penyeliaan tugas bawahan; 2) Menentukan standar kualitas dan kuantitas hasil kerja; 3) Mengidentifikasi permasalahan/kesalahan dalam hasil kerja sesuai dengan standar yang telah ditentukan; 4) Membuat koreksi pada hasil kerja bawahan.
e.
Menyiapkan bahan usulan program dan anggaran kegiatan bagian umum sebagai bahan penyusunan program dan kegiatan Sekretariat DPRD sesuai peraturan dan prosedur yang berlaku agar rencana kerja yang telah ditetapkan berjalan dengan baik dan lancar; Tahapan : 1) Menghimpun saran dan masukan dari bawahan terkait usulan program dan anggaran kegiatan; 2) Menetapkan usulan program dan anggaran kegiatan bagian umum; 3) Menyampaikan usulan program dan anggaran kegiatan bagian umum kepada Sekretaris DPRD melalui kepala bagian perencanaan dan keuangan.
f.
Melaksanakan penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis pengelolaan administrasi umum yang meliputi urusan tata usaha, umum, perlengkapan, rumah tangga, kehumasan dan dokumentasi, perjalanan dinas dan pengelolaan kepegawaian); Tahapan : 1) Menginventarisir tugas-tugas bawahan yang ada pada bagian umum; 2) Merumuskan kebijakan teknis terkait pelaksanaan tugas-tugas di bagian umum; 3) Menetapkan kebijakan teknis terkait pelaksanaan tugas-tugas di bagian umum;
g.
Melaksanakan pengelolaan administrasi umum yang meliputi urusan tata usaha, umum, perlengkapan, rumah tangga, kehumasan dan dokumentasi, perjalanan dinas dan pengelolaan kepegawaian; Tahapan : 1) Menginventarisir tugas-tugas bawahan yang ada pada bagian umum’ 2) Membagi pelaksanaan tugas kepada bawahan; 3) Menentukan standar waktu penyelesaian pekerjaan terkait pelaksanaan tugas yang ada pada bagian umum’ 4) Memantau pelaksanaan tugas bawahan.
h.
Mengevaluasi pelaksanaan tugas bawahan di lingkungan bagian umum dengan cara membandingkan antara rencana operasional dengan tugas-tugas yang telah dilaksanakan sebagai bahan laporan kegiatan dan perbaikan kinerja di masa yang akan datang; Tahapan : 1) Menentukan jadwal evaluasi berkala; 2) Mempelajari laporan pelaksanaan kegiatan bawahan; 3) Menganalisis permasalahan dan upaya penyelesaiannya; 4) Melaporkan hasil evaluasi kepada pimpinan.
3
7.
i.
Menyusun laporan pelaksanaan tugas pada bagian umum sesuai dengan tugas yang telah dilaksanakan secara berkala sebagai bentuk akuntabilitas kinerja; Tahapan : 1) Menelaah laporan capaian pelaksanaan tugas bawahan; 2) Mereview konsep laporan; 3) Mengkonsultasikan konsep laporan kepada pimpinan; 4) Memfinalisasi laporan.
j.
Melaksanakan tugas kedinasan lain yang diberikan pimpinan baik lisan maupun tertulis. Tahapan : 1) Mempelajari penugasan yang diberikan pimpinan; 2) Menyiapkan bahan-bahan pelaksanaan tugas; 3) Menjalankan tugas sesuai dengan arahan dan aturan yang ada; 4) Melaporkan hasil pelaksanaan tugas.
Bahan Kerja No
: Bahan Kerja
1.
Program Eselon II
Penyusunan Rencana Bagian Umum
2.
Beban Kerja Sekretariat DPRD
Pendistribusian tugas kepada bawahan
3.
SOTK dan Rencana Operasional
Pemberian Petunjuk dan Arahan
4.
SOTK dan Rencana Operasional
Penyeliaan Bawahan
5.
Usulan program dan anggaran Penyiapan usulan program kegiatan Subag Rumah tangga dan anggaran kegiatan bagian umum perlengkapan, subag umum dan kepegawaian, dan subag Humas dan Dokumentasi
6.
Uraian Tugas Bawahan pada Bagian Penyiapan perumusan kebijakan teknis umum dalam pengelolaan administrasi umum
7.
Uraian Tugas Bawahan pada bagian Pelaksanaan pengelolaan administrasi umum umum
8.
Laporan Hasil Kegiatan
Penyusunan Laporan
9.
Instruksi Pimpinan
Pelaksanaan Tugas Kedinasan Lain
10. Laporan Kegiatan Bawahan 8.
Digunakan dalam tugas
Perangkat/AlatKerja
Operasional
Pelaksanaan
Tugas dan
Pengevaluasian Pelaksanaan Tugas
:
No
Alat Kerja
Digunakan dalam tugas
1.
SOP dan Petunjuk Teknis
Menyusun Rencana Bagian/Bidang/Subdit
2.
SOTK (Tupoksi)
Mendistribusikan Tugas
3.
Kerangka Acuan Kerja
Memberi Petunjuk Pelaksanaan Tugas
4.
Kerangka Acuan Kerja
Menyelia Pelaksanaan Tugas
Operasional
4
5.
SOP dan petunjuk teknis
Menyusun usulan program anggaran kegiatan bagian umum
6.
SOP dan petunjuk teknis
Menyusun perumusan kebijakan teknis
7.
SOP dan Petunjuk Teknis
Melaksakan pengelolaan administrasi umum
8.
SOP dan Petunjuk Teknis
Membuat Laporan
9.
Peraturan Pimpinan
terkait
dan
Arahan Melaksanakan Tugas Kedinasan Lain
10. Rencana Operasional Bagian/Bidang 9.
Hasil Kerja No
Hasil Kerja Rencana Bagian/Bidang/Subdit
2.
Jadwal dan Pembagian Tugas
Dokumen
3.
Notulensi Arahan Pelaksanaan Tugas
Dokumen
4.
Catatan Permasalahan dan Koreksi Dokumen Hasil Kerja
5.
Usulan Program dan kegiatan bagian umum
6.
Rumusan Kebijakan Teknis
7.
Laporan capaian kinerja pelaksanaan Dokumen tugas
8.
Laporan Kegiatan
Dokumen
9.
Laporan Tugas Kedinasan Lain
Dokumen
Operasional Dokumen
anggaran Dokumen Dokumen
Dokumen
:
Kelancaran Kegiatan Operasional di lingkungan bagian umum; Ketepatan waktu penyelesaian pekerjaan sesuai dengan rencana; Ketepatan dan kebenaran hasil kerja; Keharmonisan di lingkungan unit kerja.
11. Wewenang a. b. c. d.
Satuan
1.
10. Tanggung Jawab a. b. c. d.
Mengevaluasi Pelaksanaan Tugas
:
10. Hasil Evaluasi Kegiatan
dan
:
Mengoreksi hasil kerja bawahan; Memaraf/menandatangani naskah dinas di lingkungan bagian umum; Menilai kinerja bawahan; Menegur bawahan yang tidak disiplin.
5
1.
Korelasi Jabatan No
2.
Jabatan
2.
Para Kepala Bagian di Sekretariat DPRD Lingkungan Sekretariat DPRD
Koordinasi
3.
Para Kepala sub bagian
Memberikan arahan
4.
Pimpinan DPRD
dan
Sekretariat DPRD
Dalam Hal
Sekretaris DPRD
Bagian Umum
Anggota DPRD
Kondisi Lingkungan Kerja
Konsultasi/Koordinasi
Koordinasi
:
Aspek
Keterangan
1.
Tempat kerja
Di dalam ruangan
2.
Suhu
Suhu kamar normal
3.
Udara
Sirkulasi baik
4.
Keadaanruangan
Luas
5.
Letak
Rata
6.
Penerangan
Cukup
7.
Suara
Tidak berisik
8.
Keadaantempatkerja
Bekerjad engan berkas kertas
9.
Getaran
Tidak ada
Resiko Bahaya No
: Bahaya Fisik/Mental
Penyebab
-
-
1. 4.
Unit Kerja/Instansi
1.
No
3.
:
SyaratJabatan : a. b. c.
Pangkat/Golru Pendidikan Diklat 1) Penjenjangan 2) Teknis
: Penata Tk. I (III.d) : Sarjana/Diploma IV : Diklat PIM Tk. III : Diklat Pengadaan Barang/Jasa Diklat Penyusunan Laporan Kinerja Instansi Pemerintah (LKJIP) Diklat Penyusunan Rencana Strategi dan Rencana Kerja
6
d. e.
f. g.
PengalamanKerja
: Memiliki pengalaman pada Jabatan Pengawas paling singkat 3 (tiga) tahun atau JF yang setingkat dengan Jabatan Pengawas sesuai dengan bidang tugas Jabatan yang akan diduduki; PengetahuanKerja : Memiliki Kompetensi Teknis, Kompetensi Manajerial, dan Kompetensi Sosial Kultural sesuai standar kompetensi yang dibuktikan berdasarkan hasil evaluasi oleh tim penilai kinerja PNS di instansinya KeterampilanKerja : terampil melaksanakan tugas manajerial BakatKerja : 1) G: Intelegensi 2) V: Verbal 3) Q: Ketelitian
h.
Temperamen : 1) D: Kemampuan menyesuaikan diri menerima tanggung jawab untuk kegiatan memimpin, mengendalikan atau merencanakan. 2) F: Kemampuan menyesuaikan diri dengan kegiatan yang mengandung penafsiran perasaan, gagasan atau fakta dari sudut pandangan pribadi. 3) R: Kemampuan menyesuaikan diri dalam kegiatan-kegiatan yang berulang, atau secara terus menerus melakukan kegiatan yang sama, sesuai dengan perangkat prosedur, urutan atau kecepatan yang tertentu. i. MinatKerja : 1) Sosial Alternatif Tambahan : 2) Artistik 3) Kewirausahaan j.
UpayaFisik 1) Duduk
:
2) Berbicara 3) Mendengar 4) Berjalan k.
l.
KondisiFisik 1) JenisKelamin 2) Umur 3) TinggiBadan 4) BeratBadan 5) PosturBadan 6) Penampilan
Laki-laki/Perempuan tidak ada syaratkhusus tidak adasyaratkhusus tidak ada syarat khusus tidak ada syarat khusus rapi
FungsiPekerjaan : 1) Data = 1 : Mengkoordinasikan data 2) Orang
5.
: : : : : : :
= 3 : Menyelia
Prestasi Kerja yang Diharapkan :
No 1.
Hasil Kerja Rencana
Waktu penyelesaian (menit) Operasional 600 menit
Volume (setahun) 1 Dokumen
7
Bagian/Bidang/Subdit 2.
Jadwal dan Pembagian Tugas
120 menit
4 Dokumen
3.
Notulensi Arahan Pelaksanaan Tugas
180 menit
4 Dokumen
4.
Catatan Permasalahan dan Koreksi Hasil 60 menit Kerja
1 Dokumen
5.
Usulan Program dan anggaran kegiatan 600 menit bagian umum
2 Dokumen
6.
Rumusan Kebijakan Teknis
600 menit
1 Dokumen
7.
Laporan capaian kinerja pelaksanaan tugas
60 menit
1 Dokumen
8.
Laporan Kegiatan
180 menit
12 Dokumen
9.
Laporan Tugas Kedinasan Lain
180 menit
12 Dokumen
300 menit
4 Dokumen
10. Hasil Evaluasi Kegiatan 6.
Butir Informasi Lain
: -