KC Optimalisasi Pengendalian Manajemen Proyek [PDF]

Citation preview

OPTIMASI PELAKSANAAN PENGENDALIAN MANAJEMEN PROYEK Latar Belakang Saat ini PT.PLN (Persero) Unit Induk Transmisi Jawa Bagian Timur dan Bali - Unit Pelaksana Transmisi Bali tak lagi hanya berfokus pada pengelolaan sistem transmisi, tetapi juga melakukan penyelesaian pekerjaan Investasi (pengembangan peralatan) dengan melakukan proses manajemen proyek. Hal ini tertuang dalam Misi PLN UIT JBTB yaitu Melakukan pengembangan dan pengelolaan aset transmisi, pengendalian investasi dan logistik transmisi, melaksanakan pemeliharaan aset transmisi, secara efektif, efisien, andal dan ramah lingkungan. Sesuai sasaran kinerja pada prespektif keuangan dan pasar dalam kontrak manejemen UPT Bali tahun 2019 Poin 5 tentang Pencapaian Investasi dengan total nilai 8 Point, UPT Bali menilai ini sebagai tantangan yang harus bisa tercapai. Kinerja Pencapaian Investasi memiliki keselarasan untuk mendukung Visi-Misi PLN, RUPTL, serta RJP Korporat.



Dalam pelaksanaan penyelesaian pekerjaan (proyek) seringkali pekerjaan



dilapangan



tidak



sesuai



dengan



apa



yang



telah



direncanakan sehingga terjadi kerja tambah/kerja kurang Volume pekerjaan maupun tidak tepatnya waktu penyelesaian pekerjaan, hal



ini mengakibatkan realisasi disburse SKI tidak sesuai dan akan mempengaruhi Kinerja Progres Fisik Pekerjaan.



Narasumber menemukan beberapa hal terkait keterlambatan dan ketidak sesuaian pekerjaan dilapangan. Diantaranya adalah : 1. Kurang mampunya Pengawas Lapangan dalam menjalankan fungsi manajemen proyek 2. Kurang maksimalnya Pengawas Lapangan karena tidak dibekali Approval Drawing 3. Kurang memahami basic communication antara Dalkon dan Pengawas Lapangan. Dari kendala-kendala yang ditemukan dilapangan, narasumber memiliki inisiatif untuk melakukan perbaikan dan penyempurnaan proses pengendalian manajemen proyek. Narasumber berharap dengan penyempurnaan proses pengendalian manajemen proyek, penyelesaian pekerjaan dilapangan menjadi tepat waktu dan berkualitas. Sehingga penyerapan anggaran dapat dilakukan sesuai disburse nya.



BUKU KC UPT BALI 2019



2



Landasan Teori Proses bisnis level 1 UIT JBTB - UPT Bali



Gambar 1 Proses Bisnis Level 1 UIT-JBTB UPT Bali Dalam rangka mewujudkan Visi-Misi PLN dan untuk memenuhi setiap kebutuhan stakeholder, PLN UIT JBTB- UPT Bali memiliki tiga level proses bisnis, yaitu proses bisnis level 1, level 2, dan level 3. Proses bisnis level 1 menggambarkan secara umum keseluruhan proses yang BUKU KC UPT BALI 2019



3



berjalan di UIT JBTB- UPT Bali. Terdapat 5 proses utama yang dijalankan yaitu proses bisnis perencanaan, proses bisnis manajemen proyek, proses bisnis pengelolaan sistem transmisi, proses bisnis penunjang pengelolaan sistem transmisi, serta proses bisnis review dan improvement. Kelima proses utama tersebut saling bersinergi membentuk loop tertutup untuk menghasilkan output yang semakin baik. Proses bisnis level 2 berisi penjelasan yang lebih detail dari masingmasing proses bisnis yang ada. Proses bisnis level 2 manajemen proyek dibangun oleh 5 proses utama yaitu perencanaan manajemen proyek, pelaksanaan manajemen proyek, pengendalian manajemen proyek, penyelesaian manajemen proyek, dan pengelolaan RKAU. •



Pengendalian Proyek Pengendalian proyek dilakukan agar proyek tetap berjalan dalam batas waktu, biaya dan performan yang ditetapkan dalam rencana Ada beberapa perbedaan antara perencanaan dan pengendalian, yaitu :Perencanaan berkonsentrasi pada penetapan arah dan tujuan, pengalokasian sumberdaya, pengantisipasian



masalah,



pemberian



motivasi



kepada



partisipan untuk mencapai tujuan. Sedangkan pengendalian berkonsentrasi pada pengendalian pekerjaan ke arah tujuan, penggunaan sumberdaya secara efektif, perbaikan/ koreksi, pemberian imbalan pencapaian tujuan.



BUKU KC UPT BALI 2019



4



Ada setidaknya tiga langkah dalam proses pengendalian proyek, antara lain: 1. Menentukan standard performansi misalnya spesifikasi teknis, biaya yang dianggarkan, jadwal atau kebutuhan sumberdaya 2. Membandingkan performan aktual dengan performan standard 3. Melakukan



tindakan



koreksi



terhadap



penyebab



terjadinya perbedaan performansi aktual terhadap performansi standard •



Monitoring Informasi Untuk kepentingan pengendalian, diperlukan informasi yang tepat waktu dan akurat mengenai pekerjaan yang sedang berjalan. Agatr dapat menyediakan informasi yang tepat waktu dan akurat, perusahaan memerlukan sistem informasi yang baik. Berikut beberapa sistem informasi terkait proyek: a) Sistem Akuntansi Biaya Proyek (Project Cost Accounting System/ PCAS). PCAS adalah suatu struktur dan metodologi, bisa manual atau komputerisasi, yang memungkinkan dilakukannya perencanaan, dan



pengendalian biaya



proyek



BUKU KC UPT BALI 2019



5



b) Sistem Informasi Manajemen Proyek Sistem ini merupakan sistem yang bisa manual atau terkomperisasi, yang dimaksudkan untuk penyediaan kebutuhan informasi yang tepat waktu, akurat, sesuai kebutuhan bagi pembuatan keputusan manajemen. Secara umum sistem informasi manajemen proyek bertujuan : •



Menyediakan



informasi



yang



diperlukan



untuk



perencanaan, pengendalian dan ringkasan-ringkasan dokumen. •



Memisahkan data dari sitem informasi kom puter yang lain ke database proyek



•



Mengintegrasikan pekerjaan, biaya tenaga kerja dan informasi jadwal untuuk menghasilkan perencanaan, pengendalian dan laporan ringkas ke manajer proyek dan stakeholder.



•



Membantu pelasanaan proyek secara keseluruhan dalam hal : pembuatan jadwal dan jaringan kerja, melakukan alokasi sumberdaya dengan teknik leveling, pembuatan anggaran yang meliputi penganggaran biaya variabel, biaya tetap dan overhead, melakukan pengendalian



BUKU KC UPT BALI 2019



biaya



serta



analisis



performansi,



6



menyajikan laporan dan grafik yang dapat dengan mudah dibaca.



Ditinjau dari tempat asalnya, ada dua jenis pengendalian proyek yaitu: 1. Pengendalian internal. Pengendalian yang mengacu pada tindakan pengendalian yang didasarkan pada standard yang berasal dari sistem kontraktor sendiri. 2. Pengendalian eksternal. Pengendalian yang didasarkan pada prosedur tambahan yang ditetapkan pihak klien atau user. •



Proses Pengendalian Proyek Ada setidaknya dua al penting yang perlu dilakukan sebagai bagian dari proses pengendalian proyek, yakni a) Otorisasi pekerjaan Maksudnya adalah pemberian wewenang ke tingkat manajemen yang lebih rendah hingga ke tim pekerja untuk



melakukan



pekerjaan



yang



menjadi



tanggungjawabnya seperti yang telah ditetapkan dalam rencana, jadwal dan anggaran. Untuk proyek-proyek besar otorisasi akan melalui tahap-tahap pengeluaran kontrak (contract release) dimana contract administrator



BUKU KC UPT BALI 2019



7



dari



perusahaan



menyiapkan



dokumen



yang



menguraikan secara detail kebutuhan yang diminta dalam kontrak, dan memberikan perintah kepada tim manajemen proyek untuk mulai bekerja, project release dengan mengeluarkan dokumen yang berisi pemberian wewenang untuk mempergunakan dana proyek, dan work order release yakni perintah kerja yang dilengkapi dengan



kartu



perintah



kebutuhan-kebutuhan



kerja



yang



yang



harus



menjelaskan dipenuhi,



sumberdaya yang boleh dipakai dan periode waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan.. Setiap perintah kerja dibuatkan rekening biaya. Dokumen otorisasi



yang



lain



seperti



perintah



pembelian,



permintaan untuk pengujian, dan pemesanan alat juga perlu dibuat sebelum dilaksanakan. b) Pengumpulan Data Dalam rangka pengumpulan data, perkembangan setiap pekerjaan dan biaya untuk setiap paket pekerjaan secara periodik dilaporkan dan dimasukkan ke dalam PCAS. Dari PCAS diperoleh rangkuman informasi mengenai biaya untuk departemen tertentu untuk periode waktu tertentu dan untuk sekumpulan paket



BUKU KC UPT BALI 2019



8



pekerjaan



tertentu.



Informasi



ini



penting



untuk



pengendalian biaya.



•



Pengendalian Waktu



BUKU KC UPT BALI 2019



9



Gambar 2 Fungsi dan jenis pengendalian Untuk Pengendalian waktu dapat digunakan “Time Schedule”, dengan adanya : ✓



Kurva S –> Dengan cara UPDATING dan ANALYSIS VARIAN



✓



Bar Chart



✓



UPDATING



=



Menggambarkan/memperbarui



TIME



SCHEDULE umumnya mingguan.



BUKU KC UPT BALI 2019



10



✓



ANALYSIS VARIAN = Membandingkan varian yang lama dan varian yang baru



Gambar 3 Time schedule pekerjaan



BUKU KC UPT BALI 2019



11



•



Analisis Kinerja/ Performansi Proyek Ada bermacam-macam alat dan ukuran yang dapat digunakan untuk mengukur performansi proyek, antara lain: 1. Analisis Biaya dan Jadwal 1. BCWS (Budgeted Cost of Work Scheduled), yaitu ukuran yang menyatakan besarnya biaya yang dianggarkan untuk pekerjaan yang dijadwalkan dan ditetapkan dalam anggaran 2. ACWP (Actual Cost of Work Performed), yaitu ukuran yang menyatakan pengeluaran aktual dari pekerjaan yang sudah dikerjakan sampai waktu tertentu. 3. BCWP (Budgeted Cost of Work Performed), yaitu ukuran



yang



menyatakan



jumlah



biaya



yang



dikeluarkan untuk pekerjaan yang sudah dikerjakan. Ukuran ini disebut juga Earned Value •



Contoh menghitung BCWP:



Perusahaan PT KISS menerima tender dari PLN untuk pekerjaan melepas meteran lama di rumah-rumah dan mengganti dengan meteran sistem pula. Nilai kontrak dengan harga tetap sebesar Rp100 juta untuk pemasangan 100 meteran baru. Beban biaya untuk pemasangan meteran baru adalah 100 juta/ 100 = 1 juta per unit. PT KISS memperkirakan BUKU KC UPT BALI 2019



12



bahwa untuk memasang 5 unit unit meteran baru diperlukan waktu 1 hari. Dengan demikian untuk menghitung nilai BCWS pada hari ke-5 adalah 5 x 5 x Rp1.000.000 = Rp25.000.000. Dengan demikian biaya yang dianggarkan sampai hari ke-5 adalah Rp25 juta. Atas dasar ini maka dapat ditentukan umur proyek yakni, (50 juta/ 12.5 juta) x 5 hari = 20 hari. Pada pelaksanaannya, ACWP dimisalkan dalam 5 hari terpasang 20 unit meteran baru dengan biaya 20 x Rp1 juta = Rp20 juta. BCWP dihitung dengan cara = 20 unit x Rp 1 juta = 20 juta •



Cost Variance (CV). Merupakan selisih antara biaya yang dianggarkan untuk pekerjaan yang sudah dikerjakan (BCWP) dengan biaya aktual untuk pekerjaan yang sudah dikerjakan (ACWP) Atau CV = BCWP – ACWP Besaran ini menunjukkan seberapa besar biaya aktual melebihi biaya



yang



dianggarkan



untuk pekerjaan



yang



sudah



dikerjakan. Bila CV bernilai negatif maka dari segi biaya performance pekerjaan tersebut kurang bagus



BUKU KC UPT BALI 2019



13



•



Schedule Variance (SV). Merupakan selisih biaya yang dianggarkan untuk pekerjaan yang sudah dilaksanakan (BCWP) dengan biaya yang dianggarkan untuk pekerjaan yang dijadwalkan (BCWS) Atau SV = BCWP – BCWS Besaran



ini



menunjukkan



apakah



dalam



pelaksanaan



pekerjaan telah terjadi keterlambatan atau justru melampaui jadwal. Bila SV bernilai positif berarti pelaksanaan pekerjaan lebih cepat dari yang direncanakan. Bila SV bernilai negatif berarti terjadi keterlambatan. •



Time Variance (TV). Merupakan selisih antara waktu saat pelaporan atau status date (SD) dan waktu ketika BCWS = BCWP atau budgeted cost at status date (BCSD)



•



Cost Performance Index (CPI). Merupakan perbandingan antara biaya yang dianggarkan dengan biaya aktual CPI = BCWP/ ACWP



BUKU KC UPT BALI 2019



14



•



Schedule Performan Index (SPI). Merupakan



perbandingan



biaya



pekerjaan



yang



telah



dilaksanakan dengan biaya pekerjaan yang dijadwalkan pada periode tertentu. SPI = BCWP/ BCWS Bilai nilai CPI dan SPI lebih besar dari 1 maka dapat disimpulkan



bahwa



pekerjaan



lebih



cepat



dari



yang



direncanakan dengan biaya yang lebih kecil dri yang dianggarkan,



2.



Analisis Teknis Analisis teknis terkait dengan spesifikasi teknis. Analisis ini untuk melihat apakah hasil proyek memenuhi persyaratan teknis yang dimintau ataukah tidak. Analisis ini biasanya berupa pembandingan ukuran, kecepatan, kapasitas, kekuatan produk dsb.



BUKU KC UPT BALI 2019



15



Proses bisnis level 2 Pelaksanaan Manajemen proyek



Gambar 4 Proses Bisnis Level 2 Pelaksanaan Manajemen Proyek UIT-JBTB UPT Bali BUKU KC UPT BALI 2019



16



Proses bisnis level 2 Pengendalian manajemen proyek



Gambar 5 Proses Bisnis Level 2 Pengendalian Manajemen Proyek UIT-JBTB UPT Bali



BUKU KC UPT BALI 2019



17



Pembahasan Upaya peningkatan yang dapat dijalankan untuk mengoptimalkan pengawasan diantaranya adalah Pembekalan Pengawas Lapangan tentang skup pekerjaannya. Tak hanya direktur pekerjaan dan direktur lapangan, pegawai yang bertugas di Gardu Induk sebagai pengawas juga perlu mengetahui secara detail lingkup pekerjaan yang dilakukan oleh pihak penyedia. Itu karena Pengawas Lapangan bertugas mengawasi secara langsung setiap proses pekerjaan dilapangan. Pengawas Lapangan menjadi kontrol terakhir yang bisa dilakukan saat proses pekerjaan untuk mencegah ketidaksesuaian hasil pekerjaan. Narasumber menemukan para Pengawas Lapangan tidak mengetahui lingkup pekerjaan di wilayahnya, hal inilah yang menimbulkan masalah sering terjadinya perbedaan eksekusi dilapangan dengan item pekerjaan pada dokumen kontrak baik dari sisi material, lingkup kerja, dan durasi pelaksanaan. Perbedaan tersebut memaksa dilakukannya adendum kerja tambah maupun kerja kurang yang mengakibatkan mundurnya proses penyelesaian proyek. Narasumber berpendapat hal tersebut terjadi karena Pengawas Lapangan yang tidak tidak dilibatkan sejak awal proses pelaksanaan Manajemen Proyek, ini terlihat pada proses bisnis UIT JBTB nomor 2.2.2 Pelaksanaan Pengadaan Penunjukan Langsung dan proses bisnis UIT JBTB nomor 2.2.5 approval dokumen dengan penyedia barang dan jasa bahwa kedua proses tersebut belum secara detail menunjukkan keterlibatan BUKU KC UPT BALI 2019



18



Pengawas



Lapangan.



Sehingga



Pengawas



Lapangan



tidak



sepenuhnya memahami tugas dan tanggung jawabnya sebagai pengontrol pekerjaan yang dilakukan oleh pihak penyedia.



Gambar 6 Probis level 3 Pelaksanaan Pengadaan Penunjukan Langsung



BUKU KC UPT BALI 2019



19



Gambar 7 Probis level 3 Approval Dokumen dengan Penyedia Jasa Berdasarkan kajian tersebut narasumber merumuskan skema agar Pengawas Lapangan turut serta dalam proses aanwijzing dan kick off meeting. Sehingga pada saat pelaksanaan pekerjaan Pengawas Lapangan memiliki bekal approval drawing dan lingkup pekerjaan pada dokumen kontrak.



Gambar 8 Keterlibatan Pengawas Lapangan dalam Pelaksanaan Manajemen Proyek BUKU KC UPT BALI 2019



20



Penyempurnaan



Basic Communication antara Dalkon dan



Pengawas Lapangan Pengendalian manajemen proyek diperlukan untuk memastikan pekerjaan berjalan sesuai rencana dan selesai tepat waktu. Setiap pihak yang terlibat dalam pengendalian manajemen proyek saling bekerja sama untuk menyusun laporan progress pekerjaan. Dalam prosesnya narasumber berpendapat bahwa komunikasi antara Pengendali Konstruksi (Dalkon), Direksi Pekerjaan (Dirpek), Direksi Lapangan (Dirlap), dan Pengawas Lapangan belum berjalan efektif. Informasi progress pekerjaan yang diberikan oleh



Pengawas



Lapangan, Dirlap, Dirpek, dan Dalkon seringkali berbeda. Narasumber melihat perlunya ada penyempurnaan basic communication antara Dalkon dan Pengawas Lapangan untuk meningkatkan koordinasi dan kualitas pelaporan progress pekerjaan.



BUKU KC UPT BALI 2019



21



Gambar 9 alur koordinasi proses Pengendalian Manajemen Proyek Kendala Kendala yang muncul dalam penerapan Optimasi pelaksanaan pengendalian



manajemen



proyek



yaitu



keahlian/kemampuan



Pengawas Lapangan kurang mendukung untuk dapat menyandingkan realisasi pekerjaan dengan Approval Drawing. Sehingga narasumber mengusulkan agar setiap Pengawas Lapangan agar minimal diberi pembekalan tentang lingkup pekerjaan yang diawasinya melalui knowledge sharing internal maupun diklat.



BUKU KC UPT BALI 2019



22



Masalah-masalah Dalam Pengendalian Proyek Beberapa masalah yang sering dijumpai dalam pengendalian proyek antara lain sebagai berikut: 1. Hanya menekankan pada satu faktor dan mengabaikan faktor lain. Misalnya pengendalian hanya menekankan pada waktor biaya sementara faktor performansi diabaikan. 2. Prosedur pengendalian tidak diterima oleh staff karena kurang memahami arti penting pengendalian. 3. Terjadinya pelaporan informasi yang kurang akurat 4. Para



manajer



terlibat



dalam



beberapa



proyek



yang



menyebabkan terabaikannya salah satu proyek. 5. Kesalahan mekanisme dan pelaporan akuntansi 6. Manajer tidak tegas terhadap isu-isu kontroversial dan menganggap masalah akan selesai dengan sendirinya sejalan dengan berlalunya waktu.



Kelebihan Optimasi pelaksanaan pengendalian manajemen proyek berdampak pada mutu pekerjaan yang sesuai dengan perencanaan, dan pekerjaan dapat selesai tepat waktu. Sehingga proses penyelesaian manajemen proyek dapat dilakukan sesuai jadwal disburse nya.



BUKU KC UPT BALI 2019



23



Harapan Dengan



diterapkannya



Optimasi



pelaksanaan



pengendalian



manajemen proyek narasumber berharap proses bisnis manajemen proyek secara keseluruhan menjadi lebih efektif dan berdampak pada peningkatan keandalan sistem penyaluran tenaga listrik di wilayah Bali. Sehingga pencapaian kinerja di PLN UIT JBTB- UPT Bali menjadi semakin baik dan selalu dapat memenuhi permintaan stakeholder.



Saran Diharapkan setiap pekerjaan yang akan dilaksanakan diawasi oleh tenaga yang kompeten di bidangnya (sesuai lingkupnya contoh: listrik, sipil, kontruksi)



BUKU KC UPT BALI 2019



24