Korespondensi 2 - Penggolongan Surat [PDF]

Citation preview

PENGGOLONGAN SURAT Berdasarkan aktivitas yang beragam dalam masyarakat pengguna surat sebagai alat komunikasinya, maka surat dibagi menjadi beberapa klasifikasi: A. Berdasarkan Wujud Surat 1. Kartu Pos Terbuat dari kertas karton dengan ukuran 15 x 10 cm. Bagian depan diisi nama dan alamat, bagian belakang untuk penulisan berita. Namun, ada kalanya nama dan alamat penerima maupun pengirim dan berita berada di bagian belakang, contohnya kartu pos bergambar. Berita dalam kartu pos singkat dan dapat diketahui oleh orang lain, selain penerima surat tersebut. Kartu pos resmi dikeluarkan oleh PT Pos Indonesia. Selain itu kartu pos juga dapat dikeluarkan oleh kantor/perusahaan tertentu. 2. Warkat Pos Warkat pos adalah sehelai kertas yang dikeluarkan PT Pos Indonesia yang dicetak secara khusus, sehingga kalau dilipat menjadi amplop. Bagian dalam yang kosong untuk menulis surat. Nilai yang ditawarkan adalah kepraktisan. Kelemahannya, kalau kita menulis suratnya menggunakan tinta dan tulisan kena air, maka tulisan sulit dibaca, selain itu apabila kita dalam merekat warkat pos tidak hati-hati, maka sewaktu surat dibuka tulisan dapat rusak. 3. Surat Bersampul Untuk menulis surat yang lebih panjang orang harus menggunakan kertas tunggal (tidak menyatu dengan amplop). Untuk mengirimkannya agar tidak bercerai berai digunakan amplop; walaupun ada kalanya kertas-kertas surat tersebut dapat dikirim tanpa amplop (hanya distaples). Dibandingkan dengan surat tanpa sampul, surat bersampul disamping lebih sopan juga dapat menjaga kerahasiaan isi surat. 4. Memorandum dan Nota Memorandum dan nota merupakan sarana komukasi tertulis yang diselenggarakan oleh dan untuk intern kantor, berisi catatan singkat tentang pokok-pokok persoalan/masalah. Perbedaan memo dan nota terletak pada penggunaannya. Memo ditulis oleh atasan kepada bawahan atau antar pejabat yang setingkat. Sedangkan nota dapat ditulis selain oleh atasan atau pejabat setingkat, yaitu oleh bawahan untuk atasan mereka. 5. E-mail (Electronic Mail)/Surat Elektronik Sarana komunikasi tertulis yang menggunakan internet untuk mengirim dan menerimanya. B. Berdasarkan Tujuan Penulisan Surat 1. Surat pemberitahuan. 2. Surat keputusan. 3. Surat perintah. 4. Surat pengantar. 5. Surat undangan. 6. Surat susulan. 7. Surat perjanjian. 8. Surat permintaan/permohonan. 9. Surat peringatan/teguran. 10. Surat penawaran. 11. Surat pesanan. 12. Surat tagihan, dan lain-lain. C. Berdasarkan Sifat Isi Surat 1. Surat dinas, merupakan surat yang memuat masalah kedinasan yang dibuat oleh instansi pemerintah. 2. Surat pribadi a. Surat pribadi yang bersifat kekeluargaan, persahabatan dan perkenalan. b. Surat pribadi yang bersifat resmi, yaitu surat pribadi yang ditujukan kepada instansi pemerintah atau perusahaan swasta. Misalnya, surat permohonan dan lamaran kerja. 3. Surat niaga, surat yang memuat masalah bisnis/niaga yang dibuat oleh perusahaan swasta dan badan usaha perdagangan. 4. Surat sosial, surat yang dibuat oleh lembaga sosial dan yayasan. 5. Telegram, surat yang pengirimannya disalurkan pesawat telegraf. 6. Surat kawat, surat yang ditulis dengan bahasa telegram, namun pengirimannya dilakukan seperti surat biasa. 7. Surat pengantar, surat yang dibuat sebagai pengantar dalam pengiriman barang, (biasanya dikirim bersama dengan barang yang bersangkutan).



1 Created by MasWend [email protected]



D. Berdasarkan Keamanan Surat 1. Sangat rahasia Surat sangat rahasia hanya digunakan untuk surat-surat atau dokumen-dokumen berkaitan dengan keamanan negara. Surat dengan katagori sangat rahasia diberi tanda SRHS atau SR. Cara pengirimannya dengan menggunakan tiga buah amplop. Amplop pertama diberi tanda SRHS atau SR dan dilak, lalu dimasukkan ke dalam amplop kedua yang juga diberi tanda SRHS atau SR dan dilak. Terakhir amplp kedua tersebut dimasukkan ke dalam amplop ketiga, yang berupa amplop biasa. Amplop ketiga ini tidak diberi tanda SRHS atau SR, namun tetap dilak. 2. Rahasia. Surat rahasia digunakan untuk surat-surat atau dokumen-dokumen yang isinya tidak boleh diketahui orang/pihak lain yang tidak berkepentingan karena dapat merugikan nama baik seseorang atau pejabat maupun perusahaan yang bersangkutan. Surat dengan katagori rahasia diberi tanda RHS atau R. Cara pengirimannya dengan menggunakan dua buah amplop. Amplop pertama diberi tanda RHS atau R dan dilak, lalu dimasukkan ke dalam amplop kedua, yang berupa amplop biasa. Amplop kedua ini tidak diberi tanda RHS atau R, namun tetap dilak. 3. Biasa. Surat biasa adalah surat yang apabila isinya terbaca orang/pihak lain tidak akan menimbulkan akibat yang tidak baik atau merugikan nama baik seseorang atau pejabat maupun perusahaan yang bersangkutan. E.



Berdasarkan Jangkuan Surat 1. Surat intern, yaitu surat yang digunakan dalam lingkungan perusahaan. 2. Surat ekstern, yaitu surat yang digunakan di luar lingkungan peruahaan.



F.



Berdasarkan Bentuk/Pola Surat 1. Full block style. 2. Block style/modified style. 3. Semi block style/simplyfied style. 4. Indented style. 5. Hanging paragraph. 6. Official style.



G. Berdasarkan Jumlah Penerima 1. Surat biasa, yaitu surat yang dikirimkan kepada seseorang, pejabat atau suatu perusahaan. 2. Surat edaran, yaitu surat yang dikirimkan kepada beberapa orang/pejabat tertentu yang berisi pemberitahuan tertulis tanpa memuat kebijakan pokok, melainkan hanya memberikan penjelasan/petunjuk. 3. Surat pengumuman, yaitu surat yang berisi pemberitahuan tentang suatu hal kepada sejumlah karyawan, pejabat, masyarakat atau pihak-pihak yang terlibat dengan isi pengumuman tersebut yang nama-namanya tidakmudah dituliskan satu per satu. H. Berdasarkan Prosedur Pengurusan Surat 1. Surat masuk. 2. Surat keluar. I.



Berdasarkan Kepentingan Penyelesaian/Pengiriman 1. Surat sangat segera/kilat, yaitu surat yang harus segera ditanggapi/diketahui oleh penerimanya, sehingga pengirimannya harus dalam waktu secepatnya. Kalaupun ada suratsurat yang lain, maka surat ybs. harus menjadi prioritas utama. 2. Surat segera Hampir sama dengan surat yang bersifat sangat segera. Perbedaannya, bahwa surat segera waktu penyelesaiannya tidak perlu dalam waktu yang sesingkat surat yang bersifat sangat segera. 3. Surat biasa, yaitu surat yang penyelesaiannya tidak membutuhan waktu yang cepat dan dapat dilakukan berdasarkan urutan datangnya surat. 4. Surat terbatas, yaitu surat yang isinya hanya dapat diketahui oleh pejabat-pejabat tertentu saja.



Daftar Pustaka: 1. Dasar-dasar Korespondensi Niaga Bahasa Indonesia. Drs. H. Suhanda Panji. Penerbit Karya Utama. Jakarta. Cet. XII. 1985. 2. Surat-surat Lengkap (Complete Letters): Surat-surat untuk Berbagai Keperluan. YS Marjo. Penerbit Setia Kawan. Jakarta. Cet. IX. 2000. 3. Surat Menyurat dengan Microsoft Word. Budi Rahardjo & Joko Irawan Mumpuni. Penerbit Andi. Yogyakarta. Ed. II. 2005.



2 Created by MasWend [email protected]