KTI Kebutuhan Rak Filing 2020 [PDF]

Citation preview

BAB I



PENDAHULUAN



A. Latar Belakang Sarana pelayanan kesehatan yang sangat dibutuhkan oleh masyarakat salah satunya adalah rumah sakit. Rumah sakit mempunyai peranan penting dalam memberikan pelayanan medis pada pasien, selain itu rumah sakit juga dapat dijadikan sebagai tempat pendidikan dan penelitian khususnya dibidang kesehatan. Menurut Undang-undang Republik Indonesia Nomor 44 Tahun 2009 tentang Rumah Sakit Pasal 1, rumah sakit adalah institusi pelayanan kesehatan yang menyelenggarakan pelayanan kesehatan perorangan secara paripurna yang menyediakan pelayanan rawat inap, rawat jalan dan gawat darurat. Salah satu cara meningkatkan kualitas pelayanan kesehatan pasien dengan meningkatkan kualitas rekam medis. Dalam Permenkes No 269 Menkes/Per/III/2008 tentang Rekam Medis Pasal 7, bahwa sarana pelayanan kesehatan wajib menyediakan fasilitas yang diperlukan dalam rangka penyelenggaraan rekam medis. Menurut Permenkes No 269/Menkes/Per/III/2008 yang dimaksud rekam medis adalah berkas yang berisi catatan dan dokumen antara lain identitas pasien, hasil pemeriksaan, pengobatan yang telah diberikan, serta tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien. Salah satu unit rekam medis yang menunjang dalam pelayanan rekam medis adalah



1



filing. Filing adalah kegiatan menyimpan, penataan atau penyimpanan (storage) berkas rekam medis untuk mempermudah pengambilan kembali (retrieval) (Rustiyanto, 2011). Penyimpanan dokumen rekam medis dapat dilakukan secara sentralisasi dan desentralisasi. Sentralisasi adalah penyimpanan terpusat pada suatu ruangan. Desentralisasi adalah penyimpanan terpisah antara rawat jalan dan rawat inap. Rak file merupakan tempat menyimpan arsip atau dokumen rekam medis yang bertujuan untuk memudahkan penyimpanan dan pengambilan kembali dokumen rekam medis di ruang filing serta menjaga kerahasiaan dokumen rekam medis. apabila rak penyimpanan melebihi daya tampung maka diperlukan perencanaan atau pengadaan rak penyimpanan kembali dan berdampak tidak rapi pada penyimpanan dokumen di ruang penyimpanan tersebut. Perencanaan atau pengadaan rak penyimpanan berdasarkan jumlah dokumen rekam medis yang disimpan, bentuk rak dan ukuran



rak



penyimpanan



yang



sesuai



standar



ergonomi



serta



memperhatikan luas suatu ruangan yang tersedia. Jumlah rak di Ruang filing RSAU dr Siswanto Lanud Adi Soemarmo sebanyak 8 rak terbuka 2 sisi yang terbuat dari kayu yang tersedia saat ini. Dari hasil survei pendahuluan kunjungan pasien setiap harinya menyebabkan rak dokumen yang ada di ruang filing menjadi penuh dan diperlukan penambahan rak filing. Rak-rak tersebut sudah tidak dapat menampung penambahan dokumen rekam medis pasien, akibat penuhnya rak filing dokumen rekam medis, maka akan menjadi sulit dalam



10



pengambilan dan pengembalian kembali dokumen rekam medis.. Sistem penyimpanan rekam medisnya menggunakan sistem sentralisasi, yaitu dokumen rawat jalan dan rawat inap jadi satu folder sedangkan untuk sistem penjajaranya menggunakan metode angka akhir (terminal digit filing), dan untuk dokumen rekam medis yang keluar atau sedang di poli sebagai penggantinya digantikan dengan tracer sebagai tanda bahwa dokumen sedang di pinjam agar tidak terjadi misfile. Berdasarkan uraian di atas terjadinya penambahan dokumen rekam medis yang disebabkan oleh meningkatnya jumlah pasien yang berkunjung pada tahun-tahun berikutnya di RSAU dr Siswanto Lanud Adi Soemarmo untuk kebutuhan rak penyimpanan lima tahun kedepan. Oleh karena itu, penulis mengajukan penelitian dengan judul “Tinjauan Kebutuhan Rak Penyimpanan Dokumen Rekam Medis di RSAU dr Siswanto Lanud Adi Soemarmo Tahun 2020-2024”.



B. Rumusan Masalah Berapa kebutuhan rak penyimpanan dokumen rekam medis di RSAU dr Siswanto Lanud Adi Soemarmo Tahun 2020-2024?



C. Tujuan Penelitian 1. Tujuan Umum Mengetahui perkiraan jumlah kebutuhan rak file bagian unit filing di RSAU dr Siswanto Lanud Adi Soemarmo.



11



2. Tujuan Khusus a. Mengetahui jumlah pasien baru tahun 2015-2019 b. Mengetahui rata-rata tebal dokumen rekam medis pasien di RSAU dr Siswanto Lanud Adi Soemarmo c. Mengetahui ukuran dan jenis rak filing dokumen rekam medis pasien RSAU dr Siswanto Lanud Adi Soemarmo d. Mengetahui panjang pengarsipan rak penyimpanan dokumen rekam medis RSAU dr Siswanto Lanud Adi Soemarmo e. Menghitung prediksi penambahan jumlah pasien baru di RSAU dr Siswanto Lanud Adi Soemarmo f. Menghitung prediksi kebutuhan rak penyimpanan dokumen rekam medis pasien di RSAU dr Siswanto Lanud Adi Soemarmo



D. Manfaat 1.



Bagi Rumah Sakit Sebagai bahan masukan dan bahan pertimbangan pengambilan keputusan guna peningkatan mutu pelayanan kesehatan dalam memperkirakan kebutuhan rak penyimpanan dokumen rekam medis dibagian filing.



2.



Bagi Akademik Sebagai masukan dan bahan referensi kepustakaan dalam ilmu ergonomi guna pengembangan penelitian selanjutnya.



12



3. Bagi Peneliti Menambah pengalaman, wawasan dan ketrampilan khususnya prediksi kebutuhan rak penyimpanan dokumen rekam medis.



E. Ruang Lingkup 1. Lingkup Keilmuan Lingkup keilmuan dalam penelitian ini yaitu ilmu rekam medis dan informasi kesehatan. 2. Lingkup Materi Lingkup materi dari penelitian ini adalah ergonomi tentang kebutuhan rak filing. 3.



Lingkup Lokasi Penelitian dilakukan di bagian filing RSAU dr Siswanto Lanud Adi Soemarmo.



4. Lingkup Obyek Lingkup obyek dari penelitian ini adalah rak penyimpanan dibagian filing RSAU dr Siswanto Lanud Adi Soemarmo 5. Lingkup Metode Metode yang digunakan dalam penelitian ini adalah analisis deskriptif dengan pendekatan cross sectional dan metode pengumpulan data dengan observasi. 6. Lingkup Waktu Penelitian ini dilaksanakan pada bulan Januari - April 2020



13



F. Keaslian Penelitian Penelitian tentang “Tinjauan Kebutuhan Rak Penyimpanan Dokumen Rekam Medis di RSAU dr Siswanto Lanud Adi Soemarmo tahun 2020 2024”, sepengetahuan penulis belum pernah dilakukan penelitian yang hampir sama pernahdilakukan antara lain :



No



1.



2.



Judul Penelitian Analisa Desain Rak File dan Perkiraan Jumlah Kebutuhan Rak File Bagian Unit Filing Di Rumah Sakit Muhammadi yah Selogiri Tahun 2013



Tabel 1.1 Keaslian Penelitian Oeh/ Lokasi Tahun Penelitian Tri Rumah Wulandari Sakit /2013 Muhamma diyah Selogiri



Tinjauan Betty Kebutuhan Yuliastuti/ Rak 2012 Penyimpanan Dokumen Rekam Medis Rawat Jalan di Rumah Sakit Umum Assalam Gemolong Tahun 20152019



14



Rumah Sakit Umum Assalam Gemolong



Variable yang diteliti Desain Rak File, Sistem Penjajaran dokumen rekam medis, Panjang rak file, Perkireaan Jumlah DRM



Metode Penelitian Jenis Pendekatan diskriptif, pengambilan data dengan observasi dan pendekatan retrospektif



Prediksi kunjungan pasien tahun 2019, ratarata tebal Dokumen, ukuran rak, panjang pengarsipan, prediksi kebutuhan rak, pemeliharaan dokumen rekam medis rawat jalan



Jenis penelitian deskriptif, metode pengumpulan data observasi dan wawancara, pendekatan retrospektif, cara pengambilan sampel dengan simple random sampling



3.



Prediksi kebutuhan rak penyimpanan dokumen rekam medis aktif di bagian filing



Nurridho I. A, Pujihastuti ,Antik, Rohmadi/ 2009



Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Sragen



Rumah Sakit Umum Daerah Kabupaten Sragen



Dimensi Rak, jumlah rak, jumlah sub rak, dimensi DRM



Penelitian deskriptif, pendekatan dengan retrospekti dan pengumpulan data dengan observasi



Berikut merupakan deskripsi singkat dari ketiga karya tulis ilmiah di atas : Tri Wulandari (2013) yang berjudul “Analisa Desain Rak File dan Perkiraan Jumlah Kebutuhan Rak File Bagian Unit Filing Di Rumah Sakit Muhammadiyah Selogiri Tahun 2013”. Persamaan penelitian ini dengan penelitian Tri Wulandari (2013) adalah menggunakan jenis penelitian deskriptif dengan metode observasi. Perbedaannya pada penelitian terdapat pada desain rak filing sedangkan penelitian ini tidak melakukan analisis desain rak file dan penelitian ini meneliti prediksi pertambahan rak penyimpanan 2018 - 2022. Betty Yuliastuti (2012) yang berjudul “Tinjauan Kebutuhan Rak Penyimpanan Dokumen Rekam Medis Rawat Jalan di Rumah Sakit Umum Assalam Gemolong Tahun 2015-2019”.Persamaan menggunakan jenis penelitian deskriptif dengan metode pengumpulan data observasi dan wawancara, pendekatan retrospektif.Perbedaan pada penelitian Betty Yuliastuti (2012) terdapat pemeliharaan dokumen rekam medis sedangkan



15



penelitian ini meneliti Prediksi Kebutuhan Rak Penyimpanan Dokumen Rekam Medis tahun 2018 – 2022 Hasil penelitian yang dilakukan oleh Nurridho I.A dkk (2009)yang berjudul “Prediksi Kebutuhan Rak Penyimpanan Dokumen RekamMedis Aktif di Bagian Filing RSUD Kabupaten Sragen”. Persamaan penelitian yangdilakukan oleh Nurridho I.A dkk (2009) dengan peneliti adalah menggunakan analisis deskriptif, dan perbedaan penelitian oleh Nurridho I. A dkk (2009) dengan peneliti pada metode observasi, dimensi rak, dimensi dokumen rekam medis, sedangkan penelitian ini menggunakan metode observasi dan wawancara, jumlah rak lama, jumlah sub rak, dan prediksi kebutuhan rak dokumen rekam medis tahun 2018 – 2022.



G. Sistematika Penulisan Guna memudahkan dalam pemahaman karya tulis ilmiah ini, maka disusun menjadi penulisan sebagai berikut : BAB I



: Bab I berisi tentang pendahuluan terdiri dari latar belakang, rumusan masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian, lingkup penelitian, keaslian penelitan, dan sistematika penulisan.



BAB II



: Bab II berisi tentang landasan teori terdiri dari rumah sakit, ergonomi,



rekam



penyimpanan,



medis,



metode



ruang



perhitungan



penyimpanan,



rak



kebutuhan



rak



penyimpanan dokumen rekam medis, kerangka teori dan kerangka konsep. 16



BAB III



: Bab III berisi tentang metodologi penelitian terdiri dari rancangan penelitian, variabel, definisi operasional, populasi dan sampel, instrument penelitian, cara pengumpulan data, pengolahan data, dan analisis data



17



BAB II LANDASAN TEORI



A.



Rekam Medis 1. Pengertian Rekam Medis Rekam Medis menurut Permenkes No.269/Menkes/Per/III/2008 adalah berkas yang berisikan catatan dan dokumen tentang identitas pasien,pemeriksaan, pengobatan, tindakan dan pelayanan lain yang telah diberikan kepada pasien. Rekam medis adalah keterangan baik yang tertulis maupun yang terekam tentang identitas, anamnesa penentuan fisik laboratorium, diagnosa segala pelayanan dan tindakan medik yang jalan maupun yang mendapatkan pelayanan gawat darurat (Rustiyanto, 2010:17). Dengan melihat kedua definisi di atas dapat dikatakan bahwa rekam medis bukan hanya merupakan dokumen biasa karena di dalam rekam medis memuat segala informasi yang berkaitan dengan status dan riwayatpasien dan kedua hal tersebut dijadikan dasar untuk menentukan tindakan lebih lanjut kepada pasien. 2. Tujuan Rekam Medis Tujuan rekam medis adalah untuk menunjang tercapainya tertib administrasi dalam rangka upaya peningkatan pelayanan kesehatan di rumah sakit. Tanpa dukungan suatu sistem pengolahan rekam medis yang baik dan benar tertib administrasi di rumah sakit tidak akan



18



berhasil sebagaimana yang diharapkan. Sedangkan tertib administrasi merupakansalah satu faktor yang menentukan upaya pelayanan kesehatan di rumah sakit (Depkes RI, 2006:13). 3. Kegunaan Rekam Medis Menurut (Depkes RI 2006:13-15) kegunaan rekam medis dapat dilihat dari beberapa aspek, antara lain: a.



Aspek Administrasi Di dalam berkas rekam medis mempunyai nilai administrasi, karena isinya menyangkut tindakan berdasarkan wewenang dan tanggung jawab sebagai tenaga medis dan paramedik dalam mencapai tujuan pelayanan kesehatan.



b. Aspek Medis Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai medis, karena catatan tersebut dipergunakan sebagai dasar untuk merencanakan pengobatan/ perawatan yang diberikan kepada seorang pasien dan dalam rangka mempertahankan serta meningkatkan mutu pelayanan melalui kegiatan audit medis, manajemen resiko klinis serta keamanan/ keselamatan pasien dan kendali biaya. c. Aspek Hukum Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai hukum, karena isinya menyangkut masalah adanya jaminan kepastian hukum atas dasar keadilan, dalam rangka usaha menegakkan hukum serta penyediaan bahan sebagai tanda bukti untuk menegakkan



29



keadilan. d. Aspek Keuangan Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai uang, karena isinya mengandung data/ informasi yang dapat dipergunakan sebagai aspek keuangan. e. Aspek Penelitian Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai penelitian,karena isinya menyangkut data dan informasi yang dapat dipergunakan sebagai aspek pendukung penelitian dan pengembangan ilmu pengetahuan dibidangkesehatan. f. Aspek Pendidikan Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai pendidikan, karena isinya menyangkut data/ informai tentang perkembangan kronologis dan kegiatan pelayanan medis yang diberikan kepada pasien, informasi tersebut dapat dipergunakan sebagai bahan/ referensi pengajaran dibidang profesi pendidikan kesehatan. g. Aspek Dokumentasi Suatu berkas rekam medis mempunyai nilai dokumentasi, karena isinya menyangkut sumber ingatan yang harus didokumentasikan dan dipakai sebagai bahan pertanggung jawaban dan laporan rumah sakit.



30



B. Ergonomi 1. Pengertian Ergonomi Ergonomi adalah ilmu, seni dan penerapan tegnologi untuk menyerasikan atau menyeimbangkan antara segala fasilitas yang digunakan baik dalam beraktivitas maupun istirahat dengan kemampuan dan keterbatasaan manusia baik fisik maupun mental sehingga kualitas hidup secara keseluruhan menjadi lebih baik (Tarwaka,2004:7). Secara umum penerapan ergonomi bias dilakukan dimana saja, baik di lingkungjaan rumah, di perjalanan, di lingkungan sosial maupun di tempat kerja. Ergonomi dapat diterapkan kapan saja dalam peraturan 24 jam sehari semalam, sehingga baik pada saat bekerja, istirahat maupun berinteraksi sosial kita dapat melakukan dengan sehat, aman dan nyaman. Untuk dapat menerapkan ergonomi secara benar dan tepat maka kita harus mempelajari dan memahami ergonomi secara detail. Dan dalam penerapan ergonomi diperlukan suatu seni, agar apa yang akan diterima oleh pemakainya dan memberikan manfaat yang besar kepadanya (Tarwaka, 2004) 2. Tujuan Ergonomi Secara umum tujuan dari penerapan ergonomi adalah sebagaiberikut : a. Meningkatkan kesejahteraan fisik dan mental melalui upaya pencegahan cedera dan penyakit akibat kerja, menurunkan beban kerja fisik dan mental, mengupayakan promosi dan keputusan kerja.



31



b. Menginginkan kesejahteraan sosial melalui kualitas kontak social mengelola dan mengkoordinir kerja secara tepat guna. c. Meningkatkan jaminan sosial baik selama kurun waktu usia produktif maupun setelah tidak produktif. d. Menciptakan keseimbangan rasional antara berbagai aspek yaitu aspek teknis, ekonomis, antropologis dan budaya dari setiap system kerja yang dilakukan sehingga tercipta kualitas kerja dan kuantitas hidup yang tinggi (Tarwaka, 2004:7) 3. Ruang Lingkup Ergonomi Menurut Tarwaka dkk ( 2004:90) ruang lingkup ergonomi meliputi: a.



Aspek Biologi Membahas tentang struktur tubuh manusia, kemampuan tubuh dan keterbatasannya, dimensi tubuh dan beban yang boleh diangkat manusia.Ilmu yang mempelajari hal-hal diatas adalah faal kerja, anatomi dan kedokteran.



b.



Aspek Psikologi Mempelajari tentang perilaku serta kemampuan psikis, memori, kenyamanan, kepuasan kerjadan pengaturan alat gerak tubuh manusia terhadap lingkungan kerja.



c.



Aspek Fisik dan Teknis Mempelajari letak ukuran mesin serta desain mesin yang sesuai dengan bentuk tubuh manusia.



32



C. Rak Penyimpanan Menurut Rustiyanto dan Rahayu (2011: 19), rak penyimpanan adalah suatu rak penyimpanan rekam medis juga harus memperhatikan struktur atau bentuk folder dari dokumen rekam medis yang akan disimpan, baik dari tinggi maupun lebar dokumen rekam medis. 1. Bentuk Penyimpanan di Filing ada dua : a. Manual Sistem manual ini selain menghabiskan ruangan karena tidak bisa untuk digerakkan, bentuk penyimpanan ini juga dinilai kurang aman dari bahaya kebakaran karena bahannya terbuat dari kayu sehingga dokumen yang ada didalamnya jika ada kebakaran dengan sangat mudah ikut terbakar. b. Semi Manual Bentuk penyimpanan ini semi manual yaitu bentuk penyimpanan yang dapat digerakkan dengan alat bantu. 1) Filing Mobile atau bergerak yaitu bentuk penyimpanan yang dapat bergerak atau digeser 2) Rotary filing Yaitu sistem penyimpanan dengan cara berputar atau melingkar, sistem penyimpanan ini dapat menghemat ruangan filing. 3) Elektronik Bentuk penyimpanan dengan menggunakan elektronik dinilai lebih efektif dan efisien dibanding dengan sistem manual dan



33



semi manual, bentuk penyimpanan ini juga ada kelemahan dan kekurangannya. Tapi bagaimana kita melakukan antisipasinya atau mengurangi kesalahan atau aspek keamanannya 2.



Kapasitas Rak Filing Kapasitas penggunaa rak filing menurut Rustiyanto dan Rahayu (2011: 26), dipengaruhi oleh 3 faktor, yaitu : a. Volume Rak Volume rak dapat mempengaruhi kapasitas rak, hal ini berkaitan dengan jenis rak yang digunakan. b. Rata-rata Tebal Dokumen Rekam Medis Rata-rata Ketebalan Dokumen Rekam Medis yang ada di pelayanan kesehatan khususnya pelayanan rawat inap. Ketebalan dokumen rekam medis berkaitan dengan kapasitas rak karena semakin tebal dokumen rekam medis akan berpengaruh dalam perhitungan kebutuhan rak filing. c. Sistem Penjajaran yang Digunakan Sistem penjajaran juga dapat mempengaruhi kapasitas akan kebutuhan rak dokumen rekam medis di masa yang akan datang. Di beberapa rumah sakit di Indonesia sudah banyak menggunakan sistem TDF (Terminal Digite Filing), karena sistem ini dinilai lebih efektif dan lebih mudah didalam pengambilan dokumen rekam medis yang dibutuhkan.



34



3.



Tipe Alat Penyimpanan a. Vertical filing adalah alat penyimpanan yang umum digunakan dalam kegiatan pengurusan arsip (filing kabinet). b. Lateral filing kabinet adalah dokumen yang memiliki pintu dan mempunyai papan alas untuk penyimpanan arsip. c. Electric filing penyimpanan dokumen rekam medis dengan bantuan atau dengan cara menggunakan alat electronik lain seperti scan (Rustiyanto dan Rahayu, 2011: 22).



D. Ruang Penyimpanan 1. Pengertian Ruang Penyimpanan Ruang Penyimpananmerupakan suatu tempat untuk menyimpan dokumen rekam medis pasien rawat jalan, rawat inap dan merupakan salah satu bagian dari unit rekam medis yang bertanggung jawab dalam penyimpanan dan pengembalian kembali dokumen rekam medis.Rak penyimpanan dokumen rekam medis yang baik, harus terhindar dari kerusakan secara fisik, kimia, biologis misalnya tikus, rayap, dan lain-lain.Selain itu juga harus terlindung dari sinar matahari yang langsung, terhindar dari kebocoran akibat hujan dan lain-lain (Rustiyanto dan Rahayu, 2011). 2. Tugas Pokok Bagian Ruang Penyimpanan a. Menyimpan dokumen rekam medis dengan metode tertentu sesuaidengan kebijakan rumah sakit.



35



b. Mengambil kembali (retriev) dokumen rekam medis untuk berbagaikeperluan. c. Meretensi dokumen rekam medis sesuai dengan ketentuan yangditetapkan oleh sarana pelayanan kesehatan. d. Memisahkan penyimpanan dokumen rekam medis in-aktif dengan dokumen rekam medis aktif. e. Membantu dalam penilaian nilai guna rekam medis. f. Menyimpan dokumen rekam medis yang dilestarikan ataudiabadikan. g. Membantu dalam pelaksanaan pemusnahan formulir(Shofari, B.2002) 3. Sistem Penjajaran Menurut Rustiyanto dan Rahayu (2011: 15), sistem penjajaran adalah sitem penyusunan dokumen rekam medis yang sejajar antara dokumen rekam medis yang satu dengan yang yang lainnya. Sistem penjajaran ada 3 yaitu: a. Sistem Penjajaran Nomor Langsung (Straight Numerical Filing) yaitu suatu sistem penyimpanan dokumen rekam medis pasien dengan cara mensejajarkan folder atau dokumen rekam medis berdasarkan urutan nomor rekam medis secara langsung pada rak penyimpanan. 1) Kelebihan : (a) Memudahkan kita mengambil dokumen rekam medis secara banyak dan berurutan untuk keperluan pendidikan, penelitian atau untuk di nonaktifkan. (b) Mudah dalam melatih petugas dalam penyimpanan.



36



2) Kekurangan : (a) Mudah terjadinya kekeliruan dalam menyimpan. (b) Pengawasan kerapian penyimpanan sangat sukar dilakukan. b.



Sistem Penjajaran dua Angka Tengah (Middle Digit Filing) Sistem penjajaran dengan sistem angka tengah Middle Digit Filing (MDF) yaitu suatu sistem penjajaran dokumen rekam medis dengan cara mensejajarkan folder dokumen rekam medis berdasarkan urutan nomor rekam medis pada 2 angka kelompok tengah. 1) Kelebihan : (a) Penambahan jumlah dokumen rekam medis selalu tersebar merata di dalam rak penyimpanan. (b) Petugas



filing



tidak



akan



berdesakan



di



tempat



penyimpanan. (c) Petugas dapat diserahi tanggung jawab untuk jumlah section tertentu. (d) Pekerjaan akan terbagi secara merata. (e) Dokumen rekam medis yang dapat diambil dirak penyimpanan disetiap section. (f) Jumlah dokumen rekam medis untuk setiap section terkontrol. (g) Memudahkan perencanaan peralatan penyimpanan. (h) Kekeliruan penyimpanan (misfile) dapat tercegah.



37



2) Kekurangan : (a) Latihan dan bimbingan untuk petugas lebih lama. (b) Membutuhkan biaya awal lebih besar. c. Sistem Angka Akhir (Terminal Digit Filing) Sistem Penjajaran Terminal Digit Filing (TDF) yaitu suatu sistem penjajaran dengan mensejajarkan folder berdasarkan urutan nomor rekam medis pada kelompok 2 angka akhir. 1) Kelebihan : (a) Penambahan jumlah dokumen rekam medis selalu tersebar secara merata didalam rak penyimpanan. (b) Petugas penyimpanan tidak akan berdesakan ditempat penyimpanan. (c) Petugas dapat diserahi tanggung jawab untuk jumlah section tertentu. (d) Pekerjaan akan terbagi secara merata. (e) Dokumen



rekam



medis



yang



dapat



diambil



dirak



penyimpanan disetiapsection. (f) Jumlah dokumen rekam medis untuk setiap section terkontrol. (g) Memudahkan perencanaan peralatan penyimpanan. (h) Kekeliruan penyimpanan (misfile) dapat tercegah.



38



2) Kekurangan : (a) Latihan dan bimbingan untuk petugas lebih lama (b) Membutuhkan biaya awal lebih besar. (c) Sistem Penomoran (Numerical)



4.



Sistem Penyimpanan Dalam pengelolaan rekam medis, cara penyimpanan rekam medis menurut Rustiyanto dan Rahayu (2011: 11-15), terdiri dari : a.



Sentralisasi Semua berkas rekam medis pasien disimpan dalam satu berkas dan satu tempat, baik untuk rawat jalan maupun rawat inap.



b. Desentralisasi Sistem penyimpanan berkas yang dibuat terpisah antara data yang satu dengan yang lain antara berkas rawat jalan dan rawat inap. 5. Sistem Penomoran Rekam medis dalam penyelenggaraan terdapat sistem numerical menurut Shofari (2002: 28), yang terbagi menjadi 3 (tiga) jenis sistem penomoran, yaitu: a. Serial Numerical System (SNS) Serial Numbering System (SNS) adalah suatu sistem identifikasi dimana setiap pasien yang berkunjung ke rumah sakit selalu mendapat nomor rekam medis baru.



39



b. Unit Numbering System (UNS) Unit Numbering System (UNS) adalah suatu sistem penomoran dimana sistem ini memberikan satu nomor rekam medis pada pasien baik rawat jalan, rawat inap maupun gawat darurat dan digunakan selamanya untuk kunjungan berikutnya. c. Serial Unit Numbering Sistem (SUNS) Serial Unit Numbering System (SUNS) adalah suatu sistem pemberian nomor dengan menggabungkan sistem seri dan sistem unit. Proses penggabungan disebut cross reference yaitu apabila pasien telah selesai pelayanan maka dokumen rekam medis baru disatukan dengan dokumen rekam medis yang lama dengan menggunakan nomor rekam medis yang lama.



E. Metode Perhitungan Kebutuhan Rak Penyimpanan Dokumen Rekam Medis Perencanaan pengadaan kebutuhan ruang penyimpanan berkas rekam medis harus memperhatikan panjang pengarsipan yang disediakan oleh unit dan panjang pengarsipan yang saat ini digunakan untuk menyimpan berkas rekam medis.Perkiraan panjang pengarsipan yang diperlukan harus ditambah sesuai periode waktu yang ditentukan. Panjang ini dibagi dengan panjang pengarsipan yang disediakan di dalam unit penyimpanan, akan memberikan jumlah unit yang diperlukan. Dalam



40



menghitung kebutuhan rak memerlukan beberapa langkah yang berurutan seperti dibawah ini (Tarwaka dkk, 2004:101) : a.



Ukur rata-rata ketebalan dokumen rekam medis ∑



b.



𝑡𝑒𝑏𝑎𝑙𝑑𝑜𝑘𝑢𝑚𝑒𝑛 𝑛



Jumlah DRM pasien Untuk prediksi perhitungan pasien dapat dihitung menggunakan metode kuadrat terkecil dengan rumus berikut : Rumus : Y = a + b x Dengan metode kuadrat terkecil, nilai a dan b dari persamaan trend linear diatas ditentukan dengan rumus: a=



∑𝑌 𝑛



∑ 𝑋𝑌



dan b = ∑ 𝑋 2



Keterangan : y : nilai variabel pada suatu waktu a : pemotongan antara garis trend dengan sumbu tegak b : kemiringan garis trend, besarnya perubahan variabel y yang terjadi pada setiap perubahan suatu unit variabel x n : jumlah periode waktu x : periode waktu deret berkala Adapun langkah yang akan digunakan pada metode kuadrat terkecil sebagai berikut : 1) Menyusun data sesuai dengan urutan tahunnya. 2) Menentukan tahun yang terletak ditengah-tengah tahun.



41



3) Menghitung jumlah XY dan X 2 kemudian cari jumlah Y, jumlah XY dan jumlah X 2 4) Mencari harga a dan b. 5) Memasukkan nilai a dan b ke persamaan trend y = a+bx. 6) Untuk meramalkan pada tahun yang akan datang, maka melanjutkan bilangan atau kode tahun yang telah dibuat sampai pada tahun yang akan diramalkan. c. Ukuran dimensi rak Ukuran dimensi rak dibagi menjadi dua perhitungan sebagai berikut : 1) Panjang Pengarsipan (PP) dalam satu rak PP 1 Rak = Panjang Rak x Jumlah Sub Rak x Jumlah Sisi 2) Panjang Pengarsipan (PP) yang tersedia PP yang tersedia = PP 1 Rak x Jumlah Rak d. Perhitungan Kebutuhan Rak Perhitungan rak penyimpanan dokumen rekam medis (DRM) pasien rawat jalan dan rawat inap menggunakan tabel di bawah ini :



No 1



Tabel 2.1 Kebutuhan rak filing beberapa tahun ke depan Tahun A B C D E F 2020



X



X



X



X



X



X



Keterangan : A : Jumlah Dokumen



= Jumlah pasien baru rawat inap dan rekam medis rawat jalan



B : PP sementara



= Jumlah DRM x rata-rata tebal DRM



42



C : File expansion



= Jumlah DRM x 25%



D : Total PP



= PP sementara + file expansion



E



: Komulatif PP



= PP tahun sebelumnya + PP tahun tersebut



F



: Kebutuhan Rak



=



43



Komulatif PP PP yang tersedia dalam satu rak



A. KERANGKA TEORI Rumah Sakit



Rekam Medis



Filing



Dokumen Rekam Medis



Sistem Penomoran



Sistem Penyimpanan



Sistem Penjajaran



Jumlah Pasien Baru 2015-2019 Rak Penyimpanan Ukuran rak Kebutuhan Rak Ketebalan Dokumen



Panjang Pengarsipan



Jumlah Rak Penyimpanan Gambar 2.1 Kerangka Teori Sumber : Modifikasi Rustiyanto dan Rahayu (2011:11-27) Keterangan : = Variabel Yang diteliti



= Variabel Yang Tidak Diteliti



44



Berdasarkan kerangka teori diatas dapat diketahui bahwa di rumah sakit terdapat salah satu unit yang sangat penting dalam pelayanan yaitu unit rekam medis. Bagian rekam medis memiliki beberapa bagian salah satunya adalah bagian filing yang sangat penting karena di bagian filing terdapat dokumen rekam medis yang dimana dokumen tersebut digunakan sebagai merekam pelayanan yang telah diberikan pada pasien. Dokumen rekam medis disimpan ditempat penyimpan yang telah tersedia di filing yaitu rak penyimpanan yang disimpan berdasarkan sistem penjajaran, penomoran dan sistem penyimpanan, agar dokumen rekam medis tersimpan dengan rapi dan rak penyimpanan tidak penuh maka harus memperhatikan ketebalan dokumen rekam medis. Jika rak penyimpanan penuh maka perlu diadakan pengadaan rak penyimpanan dan bisa di jadikan acuan manejemen rumah sakit untuk menambah rak penyimpanan.



45



B. Kerangka Konsep



Proses 1. Jumlah pasien baru 2015-2019 2. Ukuran rak 3. Ketebalan Dokumen 4. Panjang Pengarsipan 5. Jumlah rak Penyimpanan Input Sistem dan Subsistem 1. Sistem Penomoran 2. Sistem Penjajaran 3. Sistem Penyimpanan



Dokumen Rekam Medis



Rak penyimpanan



Output Kebutuhan Rak Penyimpanan Dokumen Rekam Medis



Gambar 2.2 Kerangka Konsep Keterangan: Berdasarkan kerangka konsep diatas input meliputi jumlah pasien baru 2015-2019, rata-rata tebal dokumen rekam medis, panajang pengarsipan 1 rak, ukuran rak filing. Kemudian dilakukan pengolahan data dengan memprediksi jumlah pasien tahun 2020-2024, menghitung kebutuhan rak filing. Output berupa kebutuhan rak penyimpanan dokumen rekam medistahun 2020-2024.



46



BAB III METODE PENELITIAN



A. Jenis dan Rancangan Penelitian Penelitian ini menggunakan metode penelitian non eksperimen atau metode penelitian survei deskriptif. Metode penelitian survei adalalah suatu penelitian yang dilakukan tanpa melakukan intervensi terhadap subjek penelitian, sehingga sering disebut penelitian noneksperimen (Notoatmmodjo, 2010:25). Penelitian deskriptif adalah penelitian yang dilakukan untuk mendeskripsikan atau menggambarkan fenomena yang terjadi (Notoatmodjo, 2010).Peneliti melakukan survei tantang rak filing dokumen rekam medis yang ada di RSAU dr Siswanto Lanud Adi Soemarmo. Pendekatan yang digunakan pada penelitian ini adalah cross sectional yaitu suatu penelitian untuk mempelajari dinamika korelasi antara faktor-faktor resiko dengan efek, dengan cara pendekatan, observasi atau pengumpulan data sekaligus pada suatu saat (point time approach).



B. Variabel Penelitian Variabel adalah ukuran atau ciri yang dimiliki oleh anggota-anggota suatu kelompok yang berbeda dengan yang dimiliki oleh kelompok lain (Notoatmodjo, 2012: 103).



47



48



Variabel penelitian ini adalah : 1. Jumlah pasien baru tahun 2015 - 2019. 2. Rata-rata tebal dokumen rekam medis. 3. Ukuran rak filing. 4. Panjang pengarsipan rak seluruhnya. 5. Prediksi pertambahan pasien baru tahun 2020 - 2024. 6. Prediksi kebutuhan rak.



C. Definisi Operasional Mendefinisikan variabel secara operasional berdasarkan karakteristik yang diamati, memungkinkan peneliti untuk melakukan observasi atau pengukuran secara cermat terhadap suatu objek atau fenomena disebut definisi operasional (Notoatmodjo,2010:85). Adapun definisi operasional dari variabel penelitian ini adalah sebagai berikut : Tabel 3.1 Definisi Operasional No. 1.



2.



Variabel



Definisi Operasional



Jumlah Pasien Baru tahun 2015-2019



Jumlah dari keseluruhan pasien



Rata-rata Tebal Dokumen



Menghitung



baru tahun 2015-2019. dari



ketebalan



dokumen rekam medis yang dibagi dengan keseluruhan DRM. Rumus: jumlah tebal DRM sampel Total Dokumen 3.



Ukuran rak Filing



Hasil mengukur panjang, lebar, luas besar rak penyimpanan



49



4.



Panjang pengarsipan satu rak



Panjang



pengarsipan



satu



rak



diperoleh dari panjang subrak dikali dengan jumlah sub rak dikali dengan jumlah sisi. 5.



Prediksi pertambahan pasien Pertambahan pasien yang dihitung baru tahun 2020-2024



untuk tahun kedepannya dengan menggunakan



metode



kuadrat



terkecil y = a + bx 6.



Prediksi kebutuhan rak



Melakukan perhitungan perkiraan jumlah



kebutuhan



rak



penyimpanan DRM dengan rumus komulatif Panjang Pengarsipan dibagi panjang pengarsipan 1 rak. Rumus : Komulatif PP PP yang tersedia dalam satu rak



D. Populasi dan Sampel 1. Populasi Pengertian populasi menurut Notoadmojo (2012: 115), adalah keseluruhan objek penelitian atau objek yang diteliti.Populasi yang digunakan dalam penelitian ini adalah jumlah rak sebanyak 8 rak yang tersedia di ruang filing, dan 66.238 dokumen rekam medis pasien baru pada tahun 20152019 di RSAU dr Siswanto Lanud Adi Soemarmo. 2. Sampel Menurut Notoadmojo (2012: 115), sampel penelitian adalah sebagian yang diambil



dari



keseluruhan



obyek



yang



diteliti



dan



dianggap



mewakiliseluruh populasi. Sampel dalam penelitian ini adalah dokumen



50



rekam medis pasien di RSAU dr Siswanto Lanud Adi Soemarmo. Berdasarkan teknik simple random sampling menggunakan rumus slovin menurut Siregar (2012: 149) adalah sebagai berikut : n=



N 1 + N(e2 )



n=



66.238 1 + 66.236(0,12 )



n=



66.238 1 + 66.238(0,01)



n=



66.238 1 + 662,38



n=



66.238 663,38



= 99,84 dibulatkan menjadi 100 dokumen Keterangan : n = besar sampel N = besar populasi e = perkiraan tingkat kesalahan yang digunakan yaitu 10% (0,1) Teknik sampling yang digunakan untuk pengambilan DRM adalah simple random sampling. Pengambilan sampel dilakukan dengan cara acak sederhana (simple random sampling) yaitu bahwa setiap anggota atau unit dari populasi mempunyai kesempatan yang sama untuk diseleksi sebagai sampel (Notoatmodjo, 2012: 120).



51



E. Pengumpulan Data 1. Sumber Data Sumber data penelitian ini meliputi data primer dan data sekunder sebagai berikut : a. Data Primer Data primer diperoleh langsung dari subjek penelitian dengan mengenakan alat pengukuran atau alat pengambil data, langsung pada subjek sebagai sumber informasi yang dicari (Saryono dan Anggraeni, 2013: 178). b. Data Sekunder Menurut Saryono dan Anggraeni (2013: 178), data sekunder adalah data yang diperoleh melalui pihak lain, tidak langsung diperoleh oleh peneliti dari subjek penelitiannya. Cara pengumpulan data dalam penelitian ini dengan data sekunder berupa data pasien baru, data jumlah dokumen rekam medis dari tahun 2015 sampai 2019 yang disimpan di ruang filing dan standar operasional prosedur filing di RSAU dr Siswanto Lanud Adi Soemarmo. 2.



Teknik Pengumpula Data Teknik pengumpulan data dari penelitian ini menggunakan metode observasi dan wawancara. a. Pengamatan (Observasi) Pengamatan adalah suatu hasil perbuatan jiwa secara aktif dengan penuh



perhatian



untuk



menyadari



adanya



rangsangan



52



(Notoatmodjo,2010:131). Dalam pengumpulan data ini peneliti mengamati langsung terhadap objek yang diteliti. Berikut merupakan data yang dikumpulkan dengan metode pengumpulan data observasi: 1) Mengamati Sistem Penomoran, penjajaran dan sistem penyimpanan di ruang filing RSAU dr Siswanto Lanud Adi Soemarmo. 2) Mengamati Jenis, Bentuk dan Ukuran rak Penyimpanan. 3) Mengukur ketebalan Dokumen Rekam Medis. 4) Mengukur dokumen rekam medis. 5) Mengukur rak penyimpanan dokumen rekam medis. 6) Menghitung kebutuhan rak penyimpanan. 7) Menghitung panjang pengarsipan 1 rak b. Wawancara Wawancara



adalah



suatu



metode



yang



dipergunakan



untuk



mengumpulkan data, dimana peneliti mendapatkan keterangan atau informasi secara lisan dari seseorang sasaran peneliti (responden), atau bercakap-cakap berhadapan muka dengan orang tersebut (face to face) (Notoatmodjo,2010). Metode pengumpulan data wawancara ini ditujukan kepada 1 orang yaitu Kepala Instalasi Rekam Medis di RSAU dr Siswanto Lanud Adi Soemarmo. .



53



3. Instrumen Penelitian Alat dan bahan yang digunakan untuk mendukung dilakukan penelitian ini antara lain : a.



Meteran untuk mengukur rak filing yaitu panjang sub rak.



b. Penggaris untuk mengukur rata-rata tebal DRM. c. Pedoman Observasi Pedoman observasi adalah suatu prosedur yang berencana, yang antara lain meliputi melihat, mendengar dan mencatat sejumlah taraf aktivitas tertentu atau situasi tertentu yang ada hubungannya dengan masalah



yang diteliti



(Notoatmodjo,2010).



Observasi



dalam



penelitian ini meliputi, jumlah dokumen rekam medis tahun 20152019 rata-rata tebal dokumen rekam medis, perhitungan pertambahan pasien baru tahun 2020-2024, perhitungan panjang pengarsipan dan hasil perhitungan prediksi kebutuhan rak tahun 2020-2024. d. Pedoman Wawancara Pedoman wawancara adalah daftar pedoman wawancara yang berisi pertanyaan berdasarkan pedoman-pedoman yang telah disiapkan secara matang sebelumnya (Notoatmodjo,2010). Peneliti memberikan 7 pertanyaan yang ditujukan kepada kepala instalasi rekam medis.



54



F. Pengolahan Data 1. Collecting Proses pengumpulan data primer dan sekunder yang berupa jumlah pasien di RSAU dr Siswanto Lanud Adi Soemarmo dari tahun 2015-2019, ukuran rak filing, jumlah sub rak, rata-rata ketebalan DRM dan panjang pengarsipan rak seluruhnya. 2. Editing Mengubah data yang telah diperoleh menjadi informasi yang lebih bermanfaat, sehingga dapat menghasilkan jumlah kebutuhan rak filing penyimpanan dokumen rekam medis di RSAU dr Siswanto Lanud Adi Soemarmo tahun 2020-2024 3. Tabulasi Penyajian data yang berupa tabel-tabel yang meliputi tabel jumlah pasien RSAU dr Siswanto Lanud Adi Soemarmo tahun 2015-2019, tabel rata-rata ketebalan DRM, tabel ukuran rak filing dan panjang pengarsipan satu rak, tabel prediksi pertambahan pasien baru tahun 2020-2024 dan tabel hasil perhitungan prediksi kebutuhan rak penyimpanan dokumen rekam medis tahun 2020-2024. 4. Penyajian data Menampilkan hasil perhitungan dan prediksi kebutuhan rak sesuai dengan masalah yang diteliti yaitu kebutuhan rak filing penyimpanan dokumen



55



rekam medis tahun 2020-2024 di RSAU dr Siswanto Lanud Adi Soemarmo. G. Analisis Data Data yang telah dikumpulkan akan dianalisis secara deskriptif yaitu menguraikan dan menjelaskan hasil penelitian yang dianalisis berdasarkan teori yang telah dijelaskan dalam tinjuan teori.