![Laporan Magang Aulia Gati Nirmalasari 1401154444 MBTI [PDF]](https://pdfs.asia/img/200x200/laporan-magang-aulia-gati-nirmalasari-1401154444-mbti.jpg)
4 0 2 MB
LAPORAN MAGANG ANALISIS PENERAPAN PROSES REKRUTMEN PADA PT. BASIRIH INDUSTRIAL BANJARMASIN
Disusun oleh:
1401154444 Aulia Gati Nirmalasari
PROGRAM STUDI S1 MANAJEMEN BISNIS TELEKOMUNIKASI DAN INFORMATIKA FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS UNIVERSITAS TELKOM 2018
LEMBAR PENGESAHAN I Yang bertandatangan di bawah ini: Nama
: Titi Puji Lestari
NIP
: 00193/B/93
Jabatan
: Kepala Bagian Personalia
eerangkan bahwa mahasiswa Nama
: Aulia Gati Nirmalasari
NIM
: 1401154444
Prodi
: MBTI
Telah menyelesaikan magang di Nama Perusahaan
: PT. Basirih Industrial
Alamat Perusahaan
: Jl. Telaga Biru Trisakti Banjarmasin 70245
Bidang
: Personalia
Waktu Pelaksanaan
: 28 Mei 2018 – 13 Juli 2018
Banjarmasin, 13 Juli 2018
Titi Puji Lestari NIP 0193/B/93
ii
LEMBAR PENGESAHAN II Laporan Magang dengan Judul
ANALISIS PENERAPAN PROSES REKRUTMEN PADA PT. BASIRIH INDUSTRIAL BANJARMASIN
Telah disetujui dan disahkan pada presentasi Laporan Magang Fakultas Ekonomi dan Bisnis Jurusan Manajemen Bisnis Telekomunikasi dan Informatika Universitas Telkom Pada tanggal 9 Agustus 2018
Pembimbing akademik,
RR. Rieka F Hutami S.M.B, M.M 10840006
iii
KATA PENGANTAR Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah memberikan rahmat dan hidayah-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan laporan magang ini. Kegiatan magang ini dilaksanakan 30 hari kerja dan menyusun laporan magang untuk memenuhi tugas mata kuliah program studi Manajemen Bisnis Telekomunikasi dan Informatika. Laporan ini yang berjudul “Analisis Penerapan Proses Rekrutmen pada PT. Basirih Industrial Banjarmasin”. Untuk penulisan magang ini, penulis tidak lupa pula mengucapkan terima kasih untuk semua pihak yang terlibat di dalamnya, yaitu: 1. Ibu Titi Puji Lestari selaku kepala bagian Personalia sakaligus pembimbing magang yang telah mengizinkan dan memfasilitasi segala aktifitas magang di PT. Basirih Industrial. 2. Ibu RR. Rieka F Hutami S.M.B, M.M selaku dosen wali dan juga dosen pembimbing magang 3. Kedua orang tua penulis, Bapak H. Gatot Priyo Suharto dan Ibu Hj. Titi Djuwarni S.Pd yang telah memberikan banyak doa dan dukungannya. 4. Serta seluruh pihak yang telah memberikan dukungan bagi saya selama penulisan laporan magang ini. Dalam penulisan laporan magang ini, penulis menyadari bahwa dengan keterbatasan ilmu dan pengetahuan penulis laporan magang ini masih jauh dari sempurna. Oleh karena itu, kritik dan saran yang dapat dijadikan sebagai pembelajaran dan juga dapat membangun penulis untuk yang lebih baik.
Bandung, 9 Agustus 2018
Aulia Gati Nirmalasari
iv
DAFTAR ISI LEMBAR PENGESAHAN I .....................................................................................................ii LEMBAR PENGESAHAN II.................................................................................................. iii KATA PENGANTAR .............................................................................................................. iv DAFTAR ISI .............................................................................................................................. v DAFTAR TABEL..................................................................................................................... vi DAFTAR GAMBAR ...............................................................................................................vii BAB I
GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN .................................................................... 1
1.1
Profil Perusahaan......................................................................................................... 1
A. Visi dan Misi Perusahaan ............................................................................................ 2 B. Struktur Organisasi ...................................................................................................... 2 C. Strategi Bisnis ............................................................................................................. 5 D. Aspek Manajemen ....................................................................................................... 5 1.2
Lingkup Unit Kerja ..................................................................................................... 9
BAB II KAJIAN TEORITIS .................................................................................................. 10 2.1 Manajemen Sumber Daya Manusia .............................................................................. 10 2.2 Rekrutmen ..................................................................................................................... 10 2.3 Proses Rekrutmen .......................................................................................................... 11 2.4 Seleksi .......................................................................................................................... 12 BAB III AKTIVITAS PENUGASAN MAGANG ................................................................. 14 3.1 Realisasi Kegiatan Magang ............................................................................................ 14 3.2 Relevansi Teori dan Praktek .......................................................................................... 19 BAB IV REKOMENDASI ...................................................................................................... 25 DAFTAR PUSTAKA .............................................................................................................. 26
v
DAFTAR TABEL Tabel 1.1 Struktur Organisasi PT. Basirih Industrial ................................................................. 3 Tabel 1.2 Struktur Organisasi Divisi Personalia PT. Basirih Industrial ................................... 4 Tabel 1.3 Rencana dan Penjadwalan Kerja Hari Biasa.............................................................. 9 Tabel 3.1 Aktivitas magang ..................................................................................................... 14
vi
DAFTAR GAMBAR Gambar 1.1 Logo PT. Basirih Industrial .................................................................................... 1 Gambar 1.2 Produk Plywood ..................................................................................................... 5 Gambar 1.3 Produk Film Face................................................................................................... 6 Gambar 1.4 Produk Veneer ........................................................................................................ 6 Gambar 1.5 Produk Container/Truck Flooring .......................................................................... 6 Gambar 3.2 Rekrutmen Staf Legal .......................................................................................... 22 Gambar 3.3 Rekrutmen QC ..................................................................................................... 23
vii
BAB I GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
1.1 Profil Perusahaan
Gambar 1.1 Logo PT. Basirih Industrial Sumber: facebook.com PT. Basirih Industrial berdiri pada tahun 1977 dengan persetujuan BKPM No. 12/PMDN/1977 dikawasan sungai Martapura wilayah kotamadya Banjarmasin, provinsi Kalimantan Selatan yaitu sebuah perusahaan kayu gergajian (Sawmill) dengan pendirinya Bapak Harmidy Haroen. PT. Basirih Industrial memperkerjakan kurang lebih 1900 orang dan mampu menghasilkan ± 5000 m3 / bulan. Produk yang dihasilkan adalah kayu lapis pengunaan umum (Plywood) dan spesial produk, antara lain: Container Flooring, Film face dan produk Secondary Process lainnya. Khusus untuk produk Secondary Proses PT Basirih Industrial merupakan salah satu pengekspor terbesar di Indonesia. Hasil produk yang dihasilkan sekarang ini 90% dipasarkan ke beberapa negara seperti: Timur Tengah, Bremen, Antwerb, Hamburg, Libia, Turkey. Untuk lebih meningkatkan kualitas produk yang dihasilkan, PT. Basirih Industrial menambah dan memasang mesin-mesin pembuat kayu lapis yang canggih (90% mesin baru) serta ditunjang pula oleh sumber daya manusia yang telah mengikuti berbagai pelatihan, training maupun kursus.
1
PT. Basirih Industrial tidak hanya mengedepankan kualitas, dari segi sumber daya manusia juga memperhatikan kesejahteraan karyawan yaitu dengan disediakannya sarana berupa transportasi, olah raga, hiburan, dan poliklinik. PT. Basirih Industrial mempunyai sistem tenaga kerja kontrak dan subkontrak. Salah satu bagian yang paling penting pada PT. Basirih Industrial adalah divisi Personalia. Divisi Personalia mengelola seluruh karyawan kontrak, sedangkan Koperasi Sejahtera mengelola karyawan subkontrak. Personalia mengatur sebagian besar sumber daya yang ada di perusahaan, seperti mengatur dan mengelola karyawan. Mulai dari melakukan perekrutan, penggajian, absensi karyawan, dan administrasi asuransi bagi karyawan. Tidak hanya itu, Personalia juga membuat prosedur kerja masing-masing divisi yang ada pada perusahaan. Selain itu pula Personalia melakukan pembinaan dan pengarahan karyawan hingga mengawasi tegaknya peraturan di perusahaan. A. Visi dan Misi Perusahaan PT. Basirih Industrial mempunyai visi: “sebagai perusahaan yang bergerak dalam bidang kayu lapis, kami bertekad memberikan pelayanan secara maksimal pada pelanggan”. Beberapa misi yang dilakukan PT. Basirih Industrial untuk mencapai visi jangka panjang yang meliputi: a. Secara terus menerus meningkatkan kepuasan pelanggan, b. Peduli terhadap keamanan, keselamatan, kesehatan kerja dan kebersihan lingkungan kerja, c. Menciptakan produk yang bermutu sesuai dengan standar. B. Struktur Organisasi
2
Tabel 1.1 Struktur Organisasi PT. Basirih Industrial STRUKTUR ORGANISASI BASIRIH INDUSTRIAL BANJARMASIN Direktur Wakil Manajemen Sekretariat QC General Manager
Factory Manager Asst. Gen. Manager Asst. Factory Man Kabag PPC & ADM
Man Pembelian
Man Keuangan
Man Log Supply
Man Produksi
Asst.Man Recovery
Kepala Shift
Man Maintenance
Man Quality Control
Man Shipping
Koord QC dan R&D
Kabag Gud Jadi Plywood
Kabag Personalia &SMK3
Man Produksi
Kabag Pembelian Jkt
Kabag Pembelian Banjarmasin
Kabag Kasir
Kabag Log Supply
Kabag Depan
Kabag Proyek & Workshop
Kabag Accounting
Kabag waste recovery
Kepala Tengah
Kabag TPM
Kepala Belakang
Kabag Listrik
Kabag QC dan R&D
Kasi Dok
Kabag Umum
Kasi Shipping
Kabag Satpam
Koord EDP
Man Produksi
Kabag Boiler Man Produksi
Kabag Gud Spareparts
3
Tabel 1.2 Struktur Organisasi Divisi Personalia PT. Basirih Industrial STRUKTUR ORGANISASI DIVISI PERSONALIA PT. BASIRIH INDUSTRIAL
Kepala Bagian Personalia
Asisten Kasi
Asisten Kasi
Karyawan
Karyawan
4
C. Strategi Bisnis Sebagai upaya dalam mencapai tujuan perusahaan, PT. Basirih Industrial menerapkan strategi diferensiasi. PT. Basirih Industrial memproduksi produk yang memiliki keunikan dibanding dengan perusahaan sejenis. Produk yang dihasilkan meliputi plywood, film face plywood, container floring dan veener face back. Produk yang memiliki perbedaan dibanding perusahaan sejenis yaitu film face plywood, container floring. Produk ini memiliki keunikan tersendiri yang menjadi kelebihan perusahaan untuk membuat konsumen tertarik. D. Aspek Manajemen 1. Aspek Produksi PT. Basirih Industrial merupakan perusahaan yang bergerak di bidang kayu lapis atau plywood. Produk yang dihasilkan yaitu plywood, film face plywood, container floring dan veener face back. Film face plywood dan container flooring merupakan produk khusus yang berbeda dari perusahaan lain karena melalui secondary process, yaitu ketika plywood sudah selesai produksi lalu dilanjutkan ke proses menjadi film face plywood dan container flooring.
Gambar 1.2 Produk Plywood
5
Gambar 1.3 Produk Film Face
Gambar 1.4 Produk Veneer
Gambar 1.5 Produk Container/Truck Flooring Sumber: www.bic.co.id 6
Aspek produksi pada Divisi Personalia pada PT. Basirih Industrial memproduksi hal yang berhubungan dengan pengelolaan karyawan. Salah satunya yaitu kartu tanda pengenal karyawan. Setiap karyawan yang akan meninggalkan tempat kerja atau istirahat, diwajibkan untuk menggunakan kartu istirahat dan kartu meninggalkan tempat kerja. Kartu-kartu tersebut dikeluarkan oleh divisi Personalia atas persetujuan Kepala Bagian Personalia. Selain itu, Personalia juga membuat dokumen prosedur kerja setiap divisi yang ada di perusahaan atas persetujuan manajer divisi yang bersangkutan. 2. Aspek Keuangan Aspek keuangan di PT. Basirih Industrial meliputi pembayaran kepada supplier, gaji karyawan, serta pengeluaran perusahaan terkait dengan operasional. PT. Basirih Industrial juga melakukan investasi dengan melakukan pembelian mesin dan menambah aset dengan cara perluasan perusahaan. Mesin yang digunakan PT. Basirih Industrial dapat dikatakan investasi yang cukup tinggi karena mesin yang dipakai seharga 1 sampai 15 Milyar. Aspek keuangan pada Divisi Personalia mengatur dan mengelola besarnya gaji dan insentif yang akan diterima karyawan berdasarkan data absensi karyawan. Selain itu, Personalia juga membagikan gaji dan insentif tersebut langsung kepada karyawan. 3. Aspek Pemasaran Aspek pemasaran pada PT. Basirih Industrial mempunyai tujuan yaitu untuk memastikan bahwa setiap kontrak/order dari setiap produk harus sesuai dengan permintaan dari kontrak yang telah di setujui antara pembeli dan penjual. Sesuai dengan tujuan tersebut, analisis konsumen yang dilakukan PT. Basirih Industrial dengan cara melihat order atau kontrak konsumen. Jika order konsumen dalam skala besar, maka pihak pemasaran akan mengambil kontrak tersebut. Penetapan harga yang dilakukan PT. Basirih Industrial adalah dengan melihat harga di pasaran
7
saat ini, lalu perusahaan menghitung bahan baku, biaya operasional produksi, serta biaya-biaya yang lain untuk menentukan harga. Setelah itu pemasaran akan menimbang apakah total biaya produksi dapat memenuhi atau tidak pada harga yang akan dijual kepada konsumen. Aspek pemasaran pada Divisi Personalia yaitu mengenai perekrutan karyawan. Divisi Personalia membuat dan mengiklankan perekrutan karyawan dengan cara membuat pengumuman lowongan kerja dan membuat pengumuman mengenai hari libur. 4. Aspek SDM Sumber daya manusia merupakan aspek yang penting dalam PT. Basirih Industrial. Perusahaan memiliki dua sistem tenaga kerja yaitu karyawan tetap dan subkontrak. Pada Juni 2018, total karyawan PT. Basirih Industrial sebanyak 1932 karyawan yang terdiri dari 556 karyawan tetap dan 1376 karyawan subkontrak. PT. Basirih Industrial melakukan perekrutan karyawan dengan pendidikan mulai dari SD, SMP, hingga SMA. Perusahaan memiliki standar dalam melakukan perekrutan karyawan untuk bagian operasional. Perekrutan diutamakan bagi pelamar yang memiliki pengalaman kerja khususnya di industri plywood. PT. Basirih Industrial menentukan upah pekerja berdasarkan masa kerja dan jabatan. Menurut Keputusan Gubernur Kalimantan Selatan Upah Minimum yang ditetapkan sebesar Rp 1.870.000,00 (Dinas Tenaga Kerja dan Transmigrasi, Provinsi Kalimantan Selatan). Untuk memotivasi karyawan, PT. Basirih Industrial memberikan insentif atau bonus apabila perusahaan mencapai target setiap bulannya, yang diberikan langsung kepada karyawan. Divisi Personalia mengatur sebagian besar sumber daya manusia yang ada di perusahaan. Mulai dari melakukan perekrutan karyawan, membuat daftar upah, mengatur administrasi asuransi, melakukan
8
pembinaan dan pengarahan karyawan. Selain itu, Personalia juga mengawasi tegaknya peraturan yang ada di perusahaan.
1.2 Lingkup Unit Kerja Dalam bagian ini dijelaskan lingkup Unit kerja magang berupa: A. Lokasi Unit Kerja Praktek (Magang) Lokasi unit kerja praktek berada di Jl. Telaga Biru Trisakti Banjarmasin 70245, Indonesia. B. Lingkup Penugasan PT. Basirih Industrial divisi Personalia bertugas dalam mengatur dan mengelola karyawan mulai dari merekrut karyawan, membuat daftar upah, membuat daftar insentif, mengatur adminitrasi jamsostek, membuat prosedur kerja, pembagian kartu makan, melakukan pembinaan dan pengarahan karyawan hingga mengawasi tegaknya peraturan yang digariskan di perusahaan. Dalam kegiatan magang ini, mahasiswa diberikan pemahaman mengenai bagaimana perekrutan karyawan, sistematika pengupahan dan insentif hingga pengarsipan dokumen. C. Rencana dan Penjadwalan Kerja Periode magang dilaksanakan mulai pada Senin, 28 Mei 2018 dan berakhir pada Jumat, 13 Juli 2018. PT. Basirih Industrial menetapkan hari kerja selama 6 hari dalam seminggu.
Tabel 1.3 Rencana dan Penjadwalan Kerja Hari Biasa Hari Kerja
Senin - Jumat
08.00 s.d. 17.00 WITA
Jam Kerja
Sabtu
08.00 s.d. 14.30 WITA
Tabel 1.3 Rencana dan Penjadwalan Kerja Bulan Ramadan Hari Kerja
Senin - Jumat
08.00 s.d. 16.00 WITA
Jam Kerja
Sabtu
08.00 s.d. 14.30 WITA
9
BAB II KAJIAN TEORITIS 2.1 Manajemen Sumber Daya Manusia Setiap organisasi tidak menginginkan kegagalan dalam pengelolaan sumber daya manusianya, kegagalan pengelolaan sumberdaya manusia akan berdampak pada kegagalan organisasi dalam mencapai tujuannya Wardhana (2014), oleh sebab itu diperlukan adanya manajemen sumber daya manusia dalam organisasi. Menurut Yusuf (2015) manajemen sumber daya manusia adalah suatu kegiatan pengelolaan yang meliputi, pendayagunaan, pengembangan, penilaian, pemberian balas jasa bagi manusia sebagai individu anggota organisasi atau perusahaan bisnis. MSDM adalah ilmu dan seni mengatur hubungan dan peranan tenaga kerja agar efektif dan efisien membantu terwujudnya tujuan perusahaan, karyawan dan masyarakat Hasibuan (2014), oleh sebab itu MSDM diperlukan perusahaan untuk mengatur tenaga kerja agar dapat memaksimalkan kemampuannya dalam mewujudkan tujuan perusahaan. Dengan demikian dari berbagai definisi tersebut dapat disimpulkan bahwa manajemen sumber daya manusia merupakan praktek manajemen yang dijalankan dalam organisasi yang meliputi pengelolaan dan pemanfaatan sumber daya manusia yang dimiliki secara efektif dan efisien demi mencapai tujuan organisasi.
2.2 Rekrutmen Penarikan (recruitment) menurut Ardana (2012) merupakan tindak lanjut dari fungsi manajemen yang pertama yaitu pengadaan tenaga kerja. Perekrutan adalah suatu proses mencari tenaga kerja dan mendorong serta memberikan suatu harapan dari mereka untuk melamar pekerjaan pada perusahaan. Lebih jauh lagi, Rivai (2009) menjelaskan rekrutmen sebagai suatu rangkaian kegiatan yang dimulai ketika sebuah perusahaan memerlukan
10
tenaga kerja dan membuka lowongan sampai mendapatkan calon yang diinginkan atau memenuhi kualifikasi sesuai dengan jabatan atau lowongan yang ada. Berdasarkan pendapat para ahli diatas, dapat diambil sebuah pengertian bahwa rekrutmen adalah proses atau tindakan yang dilakukan oleh perusahaan untuk mendapatkan tambahan karyawan yang melalui tahapan yang mencakup identifikasi dan evaluasi sumber-sumber penarikan karyawan, menentukan kebutuhan karyawan yang diperlukan perusahaan yang merupakan tanggung jawab departemen SDM.
2.3 Proses Rekrutmen Proses rekrutmen adalah proses mencari, menemukan, mengajak dan menetapkan sejumlah orang dari dalam maupun dari luar perusahaan sebagai calon tenaga kerja dengan karakteristik tertentu seperti yang telah ditetapkan dalam perencanaan sumber daya manusia. Hasil yang didapatkan dari proses rekrutmen adalah sejumlah tenaga kerja yang akan memasuki proses seleksi, yakni proses untuk menentukan kandidat yang mana yang paling layak untuk mengisi jabatan tertentu yang tersedia di perusahaan, setelah diadakan perencanaan SDM, dan analisis serta klasifikasi pekerjaan, Setiani (2013). Dengan demikian tujuan utama dari proses rekrutmen adalah untuk mendapatkan orang yang tepat bagi suatu jabatan tertentu, sehingga orang tersebut mampu bekerja secara optimal dan dapat bertahan di perusahaan untuk waktu yang lama. Sebuah proses perekrutan karyawan sering menghasilkan hasil yang lebih baik dalam menemukan calon karyawan yang sempurna. Oleh karena itu, sangat penting bagi perusahaan untuk merancang proses perekrutan. Menurut Handoko (2008), proses rekrutmen memiliki beberapa istilah populer seperti: Job Analysis, Job Description, Job Spesification, Job Evaluation, dan Job Classification. Uraiannya adalah sebagai berikut:
11
1. Job Analysis (Analisis Jabatan) Analisis jabatan merupakan prosedur untuk menentukan tanggung jawab dan persyaratan, ketrampilan dari sebuah pekerjaan dan jenis orang yang akan dipekerjakan. 2. Job Description (Uraian Jabatan) Menurut Yoder (dalam Moekijat, 2010) mengatakan bahwa uraian jabatan adalah mengihktisarkan fakta-fakta yang diberikan oleh analisis jabatan dalam susunan yang sistematis. Uraian jabatan
merupakan
garis-garis
besar
yang
ditulis
dan
dimaksudkan untuk memberikan keterangan tentang fakta-fakta yang penting dari jabatan yang diperlukan. 3. Job Spesification ( Persyaratan Jabatan) Persyaratan jabatan adalah catatan mengenai syarat-syarat orang yang minimum harus dimiliki untuk menyelesaikan suatu pekerjaan dengan baik, Moekijat (2010). 4. Job Evaluation (Penilaian Jabatan) Menurut Moekijat (2010) penilaian jabatan adalah kegiatan yang dilakukan guna membandingkan nilai dari suatu jabatan dengan nilai dari jabatan dengan jabatan lainnya. 5. Job Classification (Penggolongan Jabatan) Penggolongan jabatan adalah pengelompokan jabatan-jabatan yang memiliki nilai yang sama (Moekijat, 2010).
2.4 Seleksi Seleksi adalah proses yang terdiri dari beberapa langkah yang spesifik dari beberapa kelompok pelamar yang palig cocok dan memenuhi syarat untuk jabatan tertentu Teguh (2009). Selanjutnya, menurut Veithzal (2011) menjelaskan bahwa seleksi adalah kegiatan dalam manajemen SDM yang dilakukan setelah proses rekrutmen selesai dilaksanakan. Hal ini berati telah terkumpul sejumlah pelamar yang memenuhi syarat untuk kemudian dipilih
12
mana yang dapat ditetapkan sebagai karyawan dalam suatu perusahaan. Proses pemilihan ini yang dinamakan dengan seleksi.
13
BAB III AKTIVITAS PENUGASAN MAGANG 3.1 Realisasi Kegiatan Magang Tabel 3.1 Aktivitas magang Hari
Tanggal
Ke 1
Jenis
Aktivitas Tugas yang Diberikan
Pencapaian Tugas
Magang 28 Mei 2018 Pengenalan
dan a. Pengenalan pabrik
Mendata
b. Mendata
daftar
karyawan kontrak dan
a. Memahami aktivitas
dalam
pabrik
daftar b. Daftar banyaknya
karyawan keluar
karyawan kontrak dan
karyawan
keluar 2
30 Mei 2018 Meneliti data
a. Meneliti
daftar a. Dokumen
karyawan
dengan
laporan
yang
daftar
karyawan
yang
telah diteliti
diterima untuk data penggajian 3
31 mei 2018 Edit prosedur kerja
a. Mengedit prosedur a. Dokumen prosedur kerja
pembelian
untuk
dokumen
pembelian
prosedur kerja 4
2 Juni 2018
Input data dan cara a. Menginput
total a. Dokumen
pengarsipan
jam
tiap
dokumen
karyawan
kerja
karyawan
jam kerjanya
b. Cara mengarsipkan b. Arsip dokumen penyimpanan
beserta
pada
dokumen
pada penyimpanan dokumen
dokumen
14
5
4 Juni 2018
Pendataan
a. Membuat
daftar a. Dokumen
karyawan penerima
karyawan
SP,
mendapatkan SP
Menganalisis
kesalahan &
yang
insentif b. Menganalisis Mengatur
dokumen.
daftar
karyawan
yang
mendapat SP b. Menemukan
kesalahan
pada
kesalahan
yang
daftar insentif yang
selisih pada daftar
selisih
insentif
c. Mengatur dokumen c. Dokumen tamu asing 6
5 Juni 2018
Meneliti dokumen
yang
tersusun
a. Meneliti
hasil a. Dokumen
lembur karyawan b. Menghitung
lembur
hasil
karyawan
yang sudah di teliti
insentif yang akan b. Insentif yang siap dibagikan 7
6 Juni 2018
Meneliti dokumen
di bagikan
a. Meneliti
daftar a. Dokumen
yang
informasi
sudah benar tidak
terdokumentasi
ada kesalahan tulis
apakah
ada
kesalahan tulis 8
7 Juni 2018
Menulis informasi a. Menulis pada dokumen
data a. Dokumen
limbah padat pada laporan
data
limbah padat
infomasi b. Memahami
terdokumentasi b. Menyaksikan proses
bagaimana proses audit eksternal
audit
eksternal 9
8 Juni 2018
Pembuatan jadwal a. Mendata jaga
berapa a. Dokumen
banyak staf yang
jaga staf
akan berjaga dari seluruh divisi
15
jadwal
10
9 Juni 2018
Meneliti dokumen
a. Meneliti stok
laporan a. Dokumen
obat
dan
perincian obat dan
perincian biayanya
biaya yang sudah diteliti
11
11 2018
Juni Meneliti karyawan
rincian a. Meneliti dan
membeli bingkisan
data
rincian a. Dokumen
rincian
lembur
lembur
karyawan
karyawan
b. Membeli bingkisan lebaran
12 2018
Juni Mendata karyawan
data a. Mendata karyawan
yang
sudah diteliti
untuk b. Bingkisan
kolega 12
data
kolega
siap di bagikan data a. Data yang
karyawan
lembur pada hari
akan lembur pada
raya
dengan
hari raya
rencana
bonus
pengupahannya. 13
20
Juni Meneliti rekap data a. Meneliti rekap total a. Dokumen
2018
biaya
makan
karyawan b. Mendata pekerja
total
biaya
makanan daftar yang
dari
setiap divisi sudah benar
lembur hari raya b. Dokumen guna data anggaran
rekap
karyawan
daftar lembur
dan total anggaran 14
21 2018
Juni Perekrutan karyawan
a. Melabeli karyawan kepentingan
berkas a. Berkas untuk tes
karyawan
yang siap untuk tes kesehatan
selanjutnya 15
22 2018
Juni Perekrutan karyawan
a. Melabeli karyawan
berkas a. Berkas untuk
karyawan
yang siap untuk tes kesehatan
16
kepentingan
tes
selanjutnya 16
23
Juni Membuat kartu
2018
a. Membuat
kupon a. Kupon makan yang
makan
bagi
karyawan
siap di bagikan b. Kartu tes yang siap
b. Membuat kartu tes kesehatan
bagi
digunakan
untuk
pelamar
pelamar 17
25 2018
Juni Perekrutan
a. Melabeli
karyawan
berkas a. Berkas
karyawan
untuk
kepentingan
tes
karyawan
yang siap untuk tes kesehatan
selanjutnya 18
26
Juni Blanko bonus
a. Membuat
2018
bonus
blanko a. Blanko
hari
bagi
raya
karyawan
karyawan
bonus lembur
hari raya
yang lembur hari raya 19
28
Juni Kartu istirahat
a. Membuat
2018
istirahat
kartu a. Kartu bagi
karyawan 20
29 2018
Juni Data magang,
peserta a. Mencatat Data
tunjangan sosial
yang
data a. Dokumen peserta
dokumen
magang b. Dokumen
perusahaan
karyawan
b. Mencatat karyawan
sosial
karyawan
siap di bagikan
peserta magang di
penerima
istirahat
dana
penerima sosial
karena
kematian
17
dana
21
30
Juni Perpanjangan
2018
kontrak
a. Mencatat
karyawan
& Surat Peringatan (SP)
a. Dokumen
perpanjangan
perpanjangan
kontrak karyawan
kontrak karyawan
b. Mencatat karyawan b. Dokumen yang menerima SP
karyawan penerima SP
22
2 Juli 2018
Pembagian
a. Membagikan
kompensasi
a. Kompensasi telah
kompensasi karyawan masih
bagi karena
di bagikan pada karyawan
dilakukan
secara manual 23
3 Juli 2018
Kartu identitas baru a. Membuat
kartu a. Kartu
identitas baru
baru
identitas yang
siap
dibagikan 24
4 Juli 2018
Flowchart aktivitas a. Membaca di perusahaan
a. Memahami
flowchart aktivitas
berbagai aktivitas
yang
yang
ada
di
perusahaan 25
5 Juli 2018
Pemahaman
Bersama) 26
6 Juli 2018
Meneliti
di
perusahaan
PKB Mempelajari
(Persetujuan Kerja (Persetujuan
ada
PKB Dapat Kerja PKB
Bersama)
memahami (Persetujuan
Kerja Bersama)
daftar a. Meneliti
daftar a. Daftar kecelakaan
kecelakaan kerja &
kecelakaan
kerja
kerja yang sudah
Mendata penerima
yang
di
dan belum di klaim
kartu BPJS
klaim perusahaan
sudah
perusahaan
b. Mendata penerima b. Dokumen kartu
BPJS
Ketenagakerjaan
penerima
kartu
BPJS Ketenagakerjaan
18
27
7 Juli 2018
Data SP karyawan a. Menganalisis
a. Mengetahui
& Data karyawan
karyawan
yang
keluar
menerima SP dan
karyawan
karyawan
menerima SP dan
yang
keluar
banyaknya
karyawan
yang
keluar
dari bulan ke bulan. 28
9 Juli 2018
Mencari dokumen a. Mencari dokumen a. NIK
karyawan
karyawan
keperluan
karyawan
untuk
untuk
keperluan
BPJS
BPJS
Ketenagakerjaan 29
10 Juli 2018 Laporan magang
a. Menyampaikan hasil
laporan
magang
Ketenagakerjaan a. Pembimbing menerima hasil dan memberikan masukan-masukan yang perlu
30
11 Juli 2018 Berakhirnya magang
a. Menyampaikan magang
telah
a. Personalia memberika
selesai
hasil
dilaksanakan
magang.
surat
pelaksanaan
3.2 Relevansi Teori dan Praktek Menurut Randal dan Susan (Nuryanta, 2008) rekrutmen meliputi upaya pencarian sejumlah calon karyawan yang memenuhi syarat dalam jumlah tertentu sehingga dari mereka perusahaan dapat menyeleksi orang-orang yang paling tepat untuk mengisi lowongan pekerjaan yang ada. Tenaga kerja merupakan salah satu aset yang penting bagi perusahaan, oleh karena itu PT. Basirih Industrial secara berkala melakukan proses rekrutmen karyawan. Sistem perekrutan karyawan di PT. Basirih Industrial tidak hanya menghasilkan pegawai yang statusnya sebagai pegawai tetap, tetapi dalam upaya untuk meningkatkan keefektifitasan perusahaan maka PT. Basirih
19
Industrial juga menggunakan tenaga kerja yang berasal dari sub kontrak. Perekrutan karyawan kontrak dilakukan jika terdapat kekosongan pekerjaan atau kekurangan karyawan ahli, namun perekrutan karyawan sub kontrak dilakukan secara berkala karena tuntutan produksi. Dinamika dalam pelaksanaan rekrutmen tenaga kerja adalah menarik, mencari, dan menemukan tenaga kerja yang memiliki spesifikasi kinerja yang baik untuk kemudian dipekerjakan dalam perusahaan. Tujuannya yaitu untuk memenuhi penawaran sebanyak mungkin calon-calon karyawan sehingga perusahaan memiliki peluang yang lebih besar menentukan pilihan calon pelamar yang tepat dan memenuhi standar. Pelaksanaan rekrutmen pada PT. Basirih Industrial dimulai dari membuat formasi dan pengumuman rekrutmen karyawan melalui surat pengumuman yang ditempelkan pada papan pengumuman dan melalui World of Mouth. Peneriman calon karyawan diawali melalui surat lamaran dengan syarat-syarat yang telah ditentukan oleh perusahaan, lalu dilakukan seleksi berkas. Apabila syarat-syarat terpenuhi, perusahaan akan memanggil calon karyawan untuk selanjutnya dilakukan tes kesehatan, dimana calon karyawan akan di periksa kesehatan mata, THT, tensi, paru-paru, ambien, dan hernia. Tahap selanjutnya yaitu wawancara yang dilakukan oleh Kepala Bagian Personalia. Tidak ada syarat khusus untuk menjadi karyawan perusahaan. Syarat wajib bagi karyawan yaitu usia minimal 17 tahun dan siap bekerja dengan jujur dan disiplin.
20
3.3 Permasalahan
Gambar 3.1 Flowchart Proses Rekrutmen PT. Basirih Industrial Berdasarkan data yang didapat setelah melakukan magang di PT. Basirih Industrial Banjarmasin, dapat diketahui mengenai alur proses rekrutmen karyawan dijelaskan pada gambar 3.1 di atas. Di awali dari membuat formasi mengenai siapa saja yang akan terlibat dalam proses rekrutmen ini. Kepala bagian personalia akan terjun langsung di bantu dengan staf-staf yang lain dalam proses ini. Apabila tenaga
21
kerja yang dibutuhkan merupakan tenaga ahli, maka manajer yang bersangkutan turut andil dalam proses rekrutmen ini. Proses selanjutnya adalah membuat pengumuman mengenai rekrutmen karyawan yang dibutuhkan perusahaan, berikut ini merupakan contoh surat pengumuman lowongan pekerjaan:
Gambar 3.2 Rekrutmen Staf Legal
22
Gambar 3.3 Rekrutmen QC Sumber: Dokumen PT. Basirih Industrial
23
Jika dilihat dari surat pengumuman lowongan kerja di atas, pengumuman tersebut tidak mencantumkan lamaran apa saja yang dibutuhkan untuk calon pelamar. Sangatlah sukar untuk melakukan perekrutan scara efektif jika kualifikasi pekerjaan tidak didefinisikan. Perekrutan seharusnya dimulai setelah adanya pernyataan pendidikan yang jelas, ketrampilan dan pengalaman yang dibutuhkan, serta tingkat gaji suatu pekerjaan. Di sisi lain pengumuman itu juga tidak menjelaskan mengenai job description dan job spesification dari pekerjaan tersebut. Job description dan job spesification penting untuk di cantumkan agar tidak membuang-buang waktu dengan puluhan bahkan ratusan pekerja yang hanya ingin mencoba-coba pekerjaan. Menuliskan job description dan job spesification dapat mempersempit jumlah pelamar. Seleksi yang dilakukan pada tahap selanjutnya hanya sebatas seleksi usia, pendidikan dan berkas para pelamar seperti surat lamaran, KTP, ijazah, surat keterangan kelakuan baik, AK 1, pas foto, dan pengalaman kerja. Selanjutnya dilakukan tes kesehatan untuk mengetahui kondisi fisik para pelamar. Tes kesehatan meliputi THT, mata, tensi, paru-paru, ambien, dan hernia. Wawancara dilakukan oleh Kepala Bagian Personalia secara langsung untuk mengetahui bagaimana kondisi para pelamar. Wawancara ini juga untuk melihat pengalaman kerja karyawan dan untuk menentukan posisi yang pas untuk pelamar tersebut. Jika pelamar merupakan staf ahli yang diminta oleh departemen tertentu, maka wawancara juga dilakukan oleh manajer yang bersangkutan. Tahap selanjutnya yaitu pengarahan dan penempatan. Pengarahan dilakukan agar karyawan mengetahui bagaimana seluk beluk perusahaan, peraturan-peraturan di perusahaan, dsb. Penempatan karyawan dilakukan dengan menempatkan karyawan pada bagian yang kosong pada seluruh divisi. PT. Basirih Industrial dalam merekrut karyawan hanya mengandalkan media pengiklanan sebagai sarana perekrutan karyawan. Pihak personalia hanya menempelkan pengumuman rekrutmen karyawan di papan pengumuman yang terdapat di perusahaan dan melalui World of Mouth, sedangkan dalam 1 bulan periode magang, setidaknya perusahaan melaksanakan rekrutmen lebih dari 3 kali.
24
BAB IV REKOMENDASI
Berdasarkan alur proses rekrutmen pada PT. Basirih Industrial yang dijelaskan pada gambar 3.1, penulis akan memberikan beberapa rekomendasi dengan beberapa masalah yang ada dalam proses perekrutan:
Job description merupakan serangkaian daftar tugas dan tanggung jawab
pekerjaan,
sedangkan
job
spesification
merupakan
persyaratan minimum yang harus dimiliki untuk menyelesaikan pekerjaan. Kedua hal ini merupakan hal yang penting yang harus di cantumkan pada pengumuman lowongan kerja. Oleh karena itu, dibutuhkan tambahan informasi pada pengumuman lowongan pekerjaan yang akan dibagikan yaitu mengenai job description dan job spesification yang di perlukan sehingga berkas yang masuk akan lebih sesuai dan mempermudah proses seleksi.
PT. Basirih Industrial perlu menambah variasi media pengiklanan seperti melalui website atau surat kabar, agar dapat meningkatkan peluang menemukan kandidat terbaik jika memanfaatkan channel yang berbeda-beda. Selain itu juga dapat menjaring lenih banyak kandidat dengan kompetensi yang berbeda-beda.
Perekrutan yang dilakukan terlalu sering menyebabkan pemborosan waktu dan biaya. Permintaan konsumen PT. Basirih Industrial sering kali dalam skala yang besar. Perlu adanya forecasting agar mengetahui secara pasti berapa banyak karyawan yang dibutuhkan untuk memproduksi produk yang sudah dipesan tersebut. Setelah diketahui secara pasti berapa jumlah karyawan yang dibutuhkan, lalu dimulai tahap perekrutan karyawan.
25
DAFTAR PUSTAKA
Wardhana, Aditya. (2014). Manajemen Sumber Daya Manusia. Bandung: PT Karyamanunggal Lithomas. Yusuf, Burhanuddin. (2015). Manajemen Sumber Daya Manusia di Lembaga Keuangan Syariah. Jakarta: Raja Grafindo Persada. Hasibuan, Malayu. S.P (2014). Manajemen Sumber Daya Manusia (Edisi Revisi). Jakarta: BumiAksara. Ardana, Komang. (2012). Manajemen Sumber Daya Manusia. Yogyakarta: Graha Ilmu. Rivai,
Veithzal.
(2009)
Manajemen
Sumber
Daya
Manusia
untuk
Perusahaan (edisi kedua). Jakarta: Rajawali Pers. Setiani, Baiq (2013) Jurnal Ilmiah WIDYA. 1(1) : 38-44 Sulistiyani Ambar Teguh dan Rosidah. (2009) Manajemen Sumber Daya Mansusia,
Konsep
Teori
dan
Pengembangan
Dalam
Konteks
Organisasi Publik. (edisi kedua, cetakan pertama). Jakarta: Graha Ilmu. Handoko T. Hani. (2008). Manajemen Personalia dan Sumber Daya Manusia. (edisi kedua). Yogyakarta: BPFE. Moekijat.
(2010).
Manajemen
Sumber
Daya
Manusia.
(cetakan
kesembilan). Bandung: Mandar Maju.
26
