LPJ Oskm Itb 2015 [PDF]

Citation preview

Laporan Pertanggung Jawaban OSKM ITB 2015



Lembar Pengesahan



Bandung, 15 September 2015 Ketua Pelaksana



Muhammad Mahardhika Zein 150 12 036



Ketua Kabinet KM-ITB 2015



Menteri Koordinator PSDM KM-ITB 2015



M Pramaditya Garry H 137 11 048



Pranidhana Mahardhika 137 11 012



MUKADIMAH



Sebagai manusia yang sedang berproses untuk membentuk jati dirinya, mahasiswa membutuhkan berbagai sarana dan wahana dalam berorganisasi. Organisasi kemahasiswaan merupakan kelengkapan nonstruktural yang terdapat di tingkat Universitas dan jurusan. Organisasi kemahasiswaan diselenggarakan dari, oleh, dan untuk mahasiswa di bawah tanggung jawab lembaga kemahasiswaan. Seiring dengan maksud di atas, organisasi kemahasiswaan di Universitas dimaksudkan sebagai upaya terciptanya mahasiswa yang bertaqwa, cerdas, kritis, santun, bermoral, demokratis, bertanggungjawab dan memiliki daya saing. Organisasi kemahasiswaan di tingkat universitas mencakupi Kongres KM-ITB, Keluarga Mahasiswa Kabinet KM-ITB, Majelis Wali Amanat Wakil Mahasiswa (MWA-WM), Himpunan Mahasiswa Jurusan, Tim Beasiswa, dan Unit Kegiatan Mahasiswa (UKM). Organisasi kemahasiswaan tidak akan beroperasi tanpa adanya kegiatan yang menggerakkannya. Kegiatan kemahasiswaan diarahkan untuk mengembangkan dan meningkatkan potensi kepemimpinan, penalaran, minat dan kegemaran, minat dan teknologi, kerohanian dan kesejahteraan, seni, olahraga, serta pengabdian pada masyarakat. Kegiatan kemahasiswaan tersebut diselenggarakan dengan berpegang pada prinsip etis, edukatif, religius dan humanis, serta berwawasan lingkungan. Sebagai bagian dari organisasi modern, maka kegiatan mahasiswa pun juga harus dapat mempertanggungjawabkan kegiatan yang sudah diselenggarakannya dalam bentuk tertulis. - LPJ LK dan UKM Unnes dengan perubahan-



Untuk Tuhan, Bangsa, dan Alamater… Merdeka!



FILOSOFI LOGO



     



Bentuk logo berasal dari headpiece merepresentasikan identitas sebagai insan akademis. Logo ini mengadaptasi bentuk headpiece berupa topi dari daerah NTT bernama Ti’langa. Alur logo yang mengarah ke atas dan gestur logo melambangkan ketuhanan. 3 sistem logo yang bersat membentuk satu kesatuan melambangkan kolaborasi. Bentuk gajah merupakan perlambangan dari ITB. Warna oranye melambangkan semangat, intelektual progresif. Warna biru melambangkan kebijaksanaan. Warna merah melambangkan kemandirian, ambisi.



DAFTAR ISI



PENDAHULUAN



Latar Belakang Muhammad Hatta merumuskan bahwa perguruan tinggi memiliki tugas untuk membentuk manusia susila dan demokrat (insan akademis) yang : 1. Memiliki keinsafan tanggung jawab atas kesejahteraan masyarakatnya. 2. Cakap dan mandiri dalam memelihara dan memajukan ilmu pengetahuan. 3. Cakap memangku jabatan atau pekerjaan dalam masyarakat. Berdasarkan poin-poin tersebut maka insan akademis memiliki tanggung jawab untuk mengkritisi lingkungannya dan selalu berusaha untuk memperbaiki lingkungan di sekitarnya berdasarkan ilmu pengetahuan. Hal ini menunjukkan bahwa pendidikan tinggi diharapkan mampu mendidik mahasiswa agar dapat menjadi seseorang yang memiliki kompetensi yang berguna untuk membangun masyarakat mandiri. Mahasiswa memiliki tuntutan yang besar dalam proses pendidikannya untuk menjadi seorang insan akademis. Tuntutan yang besar tersebut memunculkan kebutuhan mahasiswa dalam aspek pendidikan, kesejahteraan, dan aktualisasi diri. Kebutuhan-kebutuhan tersebut tidak semuanya dapat terpenuhi oleh rektorat karena perguruan tinggi hanya memenuhi kebutuhan mahasiswa dalam bidang akademik. Oleh karena itu diperlukan adanya lembaga/wadah yang dapat membantu terpenuhinya kebutuhan mahasiswa tersebut, yaitu organisasi kemahasiswaan, dalam hal ini KM-ITB. Organisasi sendiri adalah sebuah (1) entitas sosial yang (2) bergerak berdasarkan tujuan, (3) didesain dalam struktur dan dikoordinasikan dalam sistem aktivitas dan (4) terhubung dengan lingkungan luar. Mahasiswa angkatan 2015 yang baru saja memasuki gerbang pintu perkuliahan di ITB tentunya belum bisa menjalankan statusnya sebagai mahasiswa dan sebagai salah satu bagian dari organisasi kemahasiswaan. Oleh karena itu, dibutuhkan adanya masa transisi dari siswa menjadi Mahasiswa dalam organisasi kemahasiswaan dengan melakukan pengenalan dan akulturasi kemahasiswaan pada mahasiswa baru ITB angkatan 2015. Masa transisi tersebut merupakan suatu fungsi dari waktu. Artinya, ia bukan dilakukan dalam waktu yang sebentar saja, melainkan suatu proses yang panjang. Masa transisi ini butuh



pengarah agar mahasiswa baru memiliki frame awal dalam memandang kemahasiswaan. Dengan demikian, dibutuhkan suatu orientasi awal agar mahasiswa baru ini tahu dan memilikipandangan tentang kemahasiswaan, yaitu Orientasi Studi Keluarga Mahasiswa. Nama dan Tema Nama kegiatan ini adalah Orientasi Studi Keluarga Mahasiswa (OSKM) ITB. Tema atau tagline yang dibawa pada kegiatan OSKM ITB 2015 adalah “metamorfosis insan akademis” Tujuan 1. Memberikan frame awal dalam memandang kemahasiswaan ITB. 2. Memberikan pendidikan dan akulturasi kepada mahasiswa baru ITB mengenai kehidupan kemahasiswaan KM ITB Target Peserta Peserta OSKM adalah seluruh mahasiswa baru ITB angkatan 2015



Waktu dan Tempat Kegiatan Hari/Tanggal : Kamis s.d. Sabtu, 20-22 Agustus 2015 Waktu : 06.00 s.d. 18.00 Tempat : Sasana Budaya Ganesha, Sarana Olahraga Ganesha, Kampus ITB Ganesha.



Penggunaan Anggaran



RAB OSKM ITB 2015 Bidang Biaya Ketua dan Kesekjenan Rp34,119,800.00 Acara Rp6,078,050.00 Eksternal Rp7,656,000.00 Kreatif Rp42,394,572.00 Operasional Rp545,416,300.00 Total Rp635,664,722.00 Visi dan Misi Visi



:



OSKM ITB 2015 sebagai penyadaran akan identitas insan akademis masa depan bangsa



Misi



:



1. Menyadarkan peran mahasiswa sebagai intelektual progresif indonesia 2. Memperkenalkan jiwa entrepreneur mahasiswa dalam rangka menyelesaikan permasalahan bangsa 3. Menumbuhkan mindset bahwa KM-ITB adalah wahana untuk pembelajaran hardskill maupun softskill serta berkolaborasi 4. Mendidik panitia pelaksana untuk menjadi pengkader yang sesuai bagi mahasiswa baru. 5. Melibatkan kolaborasi dari elemen kemahasiswaan KM-ITB Organigram



Struktur Kepanitiaan 



Penanggung Jawab



: M. Pramaditya Garry MT'11







Pembina



: Pranidhana Mahardhika MT'11







Ketua



: M. Mahardika Zein SI'12 (15012036)







Sekretaris Jendral



: Faisal Amri OS'12 (12912032)







Sekretaris I



: M. Candra Alam BA'13 (11413044)







Sekretaris II



: Tiara Annisaa MRI'13 (14413009)







Kepala Keuangan



: Rivan Tristyanto Manajemen'16 (19013019)







Bendahara I



: Miftah SBM'16 (19013023)







Bendahara II



: Dwi Rizki S. TL'13 (15313092)







Kepala BRT



: Lutvia Putri Septiane KI'13 (10513029)







Perizinan



: Sevina Putri STF'13 (10713045)







Kadiv MSDM



: Septy Adriningsih TI'13 (13413106)







Wakadiv MSDM



: Auliya Nur Amalina KI'13 (10513012)







Kadiv IT



: Taufiq Akbar Rosyadi STI'12 (18212010)







Bidang Acara



: Adli Anshari Rasyid AS'12 (10312029)







Koor Manajemen Acara: Imanta Azaki MRI'13 (14413032)







Event Organizer



: Israel Gamaliel Sidabutar PN'13 (13613052)







Seremonial



: M. Rizki Rahmanda TI'13 (13413095)







Koordinator Lapangan : Ardhi Rasy Wardhana TA'13 (12113031)







Danlap Mentor



: M. Fakhri Guniar MRI'13 (14413034)







Danlap Medik



: Fauzan Makarim TM'13 (12213024)







Danlap Keamanan



: Rio Pramudita MS'13 (13113028)







Koordinator Mamet



: Inas Nabilah Ridhoha PN'12 (13612060)







Koordiv Keamanan



: Ahmad Dzikra F. TG'13 (13313009)







Koordiv Mentor



: Khalid Nur Fahman FT'13 (13313055)







Koordiv Medik



: Donny Satrio TG'13 (12313023)







Bidang Eksternal



: Syarifah Jihan A. TL'13 (15313089)







Intrakampus



: Hani GD'13 (15113054)







Publikasi



: Selvia Novianty GL'13 (12013020)







Dokumentasi



: Indra Karno Adi KI'13 (10513076)







Humas



: Iqbal Fadhil MS'13 (13113140)







Bidang Kreatif



: Feliana Eka Dewi KR'13 (17213022)







Performance



: Wedyata Larasartika MA'13 (10113065)







Artistik



: Anisa Putri DP'13 (17513024)







Grafis



: Abdurrahman Raihan DKV'13 (17413009)







Bidang Operasional



: Fadhilaz Digdaya Haq TG'12 (12312042)







Logistik



: Alexander Hasan KL'13 (15513017)







Akomodasi



: M. Supriyanto Manajemen'16 (19013042)







Produksi



: Amajid Sinar G. TG'13 (12313020)







Bidang Fundraising



: Cindy Meilita MA'13 (10113005)







Sponsorship



: Siti Hardiyanti STF'13 (10713094)







Dana Usaha



: Vika Anggraeni Manajemen'16 (19013171)



LAPORAN PERTANGGUNG JAWABAN KESEKJENAN



Laporan Pertanggung Jawaban Kepala Bidang Kesekjenan (Faisal Amri – Oseanografi 2012)



Deskripsi Kerja o o



Bertanggung jawab kepada ketua OSKM ITB 2015 (M Mahardhika Zein – Teknik Sipil 2012) Mengkoordinir Sekretaris Umum, Tim Keuangan, Badan Rumah Tangga, Manajemen Sumber Daya Manusia, Divisi Perizinan, dan Divisi Teknologi-Informasi (IT)



Arahan o o o o



Mengkoordinir, mengawasi, dan memastikan keberjalanan divisi di dalam bidang kesekjenan Bersama Ketua menentukan keputusan terkait internal kepanitiaan Bersama Ketua menentukan jadwal rapat koordinasi panitia OSKM ITB 2015 Berkoordinasi dengan pihak kesekjenan kabinet KM-ITB dan rektorat terkait pendanaan dan administrasi OSKM ITB 2015 Memastikan keberjalanan linimasa kerja bidang dan divisi dalam panitia OSKM ITB 2015



o



Fungsi o o o o



Wakil dari ketua OSKM ITB 2015 dalam keadaan tertentu Pengambil keputusan dalam tataran kesekjenan (Supporting System Internal Panitia) Pengawas keberjalanan panitia OSKM ITB 2015 dari segi linimasa maupun kinerja Penghubung dengan Steering Committee terkait progress report keberjalanan panitia OSKM ITB 2015



Alur Kerja / Struktur Panitia KEPALA BIDANG KESEKJENAN (SEKJEN)



SEKRETARIS UMUM (SEKRETARIS 1 DAN 2)



KEPALA TIM KEUANGAN



BENDAHARA I



KETUA DIVISI BRT



BENDAHARA II



KETUA DIVISI PERIZINAN



KETUA DIVISI IT



KETUA DIVISI MSDM



WAKIL KETUA DIVISI MSDM



Jumlah Sumber Daya Manusia No



Nama



Jurusan



Jabatan



1



Muhammad Candra Alam N



Rekayasa Pertanian 2013



Sekretaris I



2



Tiara Annisaa



Manajemen Rekayasa Industri 2013



Sekretaris II



3



Rivan Tristyanto



Manajemen 2016



Kepala Tim Keuangan



4



Miftahurrizki Albar



Manajemen 2016



Bendahara I



5



Dwi Rizki



Teknik Lingkungan 2013



Bendahara II



6



Septy Adriningsih



Teknik Industri 2013



Ketua Divisi MSDM



7



Auliya Nur Amalina



Kimia 2013



Wakil Ketua Divisi MSDM



8



Lutvia Putri S



Kimia 2013



Ketua Divisi BRT



9



Sevina Putri



Sains dan Teknologi Farmasi 2013



Ketua Divisi Perizinan



10



Taufiq Akbar R



Sistem Teknologi Informasi 2012



Ketua Divisi IT



Pembagian Sistem Kerja / Sistem Koordinasi Bidang kesekjenan terdiri dari enam divisi yaitu sekretaris umum yang terdiri dari sekretaris I dan sekretaris II, Tim keuangan yang terdiri dari kepala keuangan dan dua bendahara umum, divisi BRT, divisi Perizinan, Divisi IT, dan Divisi MSDM. Segala sesuatu yang terkait dengan administrasi tertulis seperti pembuatan surat darurat yang mewakili seluruh kepanitian OSKM ITB 2015, penomoran surat dilakukan oleh sekretaris umum. Masalah yang berkaitan dengan manajerial keuangan OSKM ITB 2015 diatur oleh tim keuangan yang terdiri dari dua bendahara umum yang memiliki fungsi yaitu pembukuan dan cash flow manager. Pengaturan ruang sekretariat seperti kebersihan, penataan penggunaan ruang sekretariat sampai penyediaan fasilitas yang ada di ruang tersebut di atur oleh divisi BRT. Masalah terkait izin kegiatan OSKM ITB 2015 yang membutuhkan koordinasi dengan pihak luar panitia seperti LK, K3L, Sarana dan Prasarana, atau bahkan dengan sesama lembaga kampus diatur oleh divisi perizinan. Manajerial Sumber Daya Manusia yang mencakup kinerja panitia dan estimasi jumlah panitia efektif dilakukan oleh divisi MSDM. Penggunaan teknologi Informasi dalam menunjang keberjalanan panitia OSKM ITB 2015 diatur oleh divisi IT.



Secara alur kerja, pengambil keputusan terkait bidang kesekjenan dipegang oleh kepala bidang (sekjen) dengan persetujuan dari ketua OSKM ITB 2015, sedangkan divisi-divisi di dalam bidang kesekjenan tidak memiliki wewenang untuk mengambil keputusan sebelum memberitahukan ke kepala bidang, divisidivisi yang ada di dalam bidang kesekjenan hanya memiliki wewenang untuk saling berkoordinasi dengan sesama bidang yang terdapat di dalam bidang kesekjenan. Untuk melakukan koordinasi dengan bidang di luar kesekjenan, masing-masing divisi perlu menyampaikannya terlebih dahulu ke kepala bidang kesekejnan untuk diteruskan ke kepala bidang terkait.



Laporan Kerja No



Laporan Kerja Nama Kegiatan



Rapat Koordinasi Internal Panitia OSKM ITB 2015



Penanggung Jawab



Faisal Amri (Oseanografi 2012)



Deskripsi



Rapat koordinasi merupakan kegiatan mengumpulkan seluruh panitia inti OSKM ITB 2015 (Ring 1 s/d Ring 3) yan dengan bahasan utama merupakan koordinasi mengenai kegiatan antara panitia kedepannya dan laporan keberjalanan masingmasing bidang dalam panitia OSKM ITB 2015



Tujuan



- Menentukan jadwal tetap rapat koordinasi internal panitia OSKM ITB 2015 - Menghindari miskoordinasi dari internal panitia terkait rangkaian persiapan dan acara OSKM ITB 2015



1



- Pensuasanaan internal panitia terkait OSKM ITB 2015 - Bentuk kontrol atas keberjalanan panitia OSKM ITB 2015 Parameter Keberhasilan



Rapat koordinasi berjalan secara rutin dengan kehadiran minimal perwakilan dari setiap bidang dalam panitia OSKM ITB 2015



Pelaksanaan



Rapat koordinasi dilaksanakan setiap 1 kali dalam seminggu dan intensitas yang meningkat sejak H-30 OSKM ITB 2015



Evaluasi



-Rapat Koordinasi selalu tidak tepat waktu karena kurangnya perwakilan dari salah satu dan/atau beberapa bidang yang berdampak pada lamanya durasi rapat koordinasi -Rapat koordinasi dirasa masih kurang efektif ketika mendekati hari-H OSKM ITB 2015 karena setiap bidang tingkat



kesibukannya sudah jauh meningkat Solusi



-Rapat koordinasi dilakukan di waktu-waktu yang dianggap aman dari kemungkinan tidak tepat waktu (contoh : Setelah makan siang pukul 13.00) -Diadakan rapat koordinasi khusus ring 1 untuk menutupi ketidakefektifan rapat koordinasi internal panitia



Saran



-Untuk kedepannya sebaiknya bahasan rapat koordinasi dilakukan menggunakan rundown yang terstruktur secara baik -Penarikan komitmen untuk setiap ketua bidang agar datang tepat waktu di setiap rakor untuk menghindari durasi rakor yang terlalu lama karena ketidakhadiran wakil dari bidangbidang yang ada



Nama Kegiatan



Pembuatan Linimasa kerja panitia OSKM ITB 2015



Penanggung Jawab



Faisal Amri (Oseanografi 2012)



Deskripsi



Linimasa kerja panitia OSKM ITB 2015 merupakan rancangan kerja time-based yang dibuat oleh masing-masing bidang terkait persiapan OSKM ITB 2015



Tujuan



-Menjadi salah satu pedoman bagi ketua dalam mengontrol keberjalanan panitia dalam mempersiapkan OSKM ITB 2015 -Menyelaraskan rencana kerja antara satu bidang dengan bidang lainnya agar tidak terjadi miskoordinasi



2



Parameter Keberhasilan



Linimasa kerja panitia OSKM ITB 2015 berhasil dibuat dan diikuti secara baik oleh seluruh panitia



Pelaksanaan



Rancangan Linimasa kerja panitia OSKM ITB 2015 dibuat sebanyak 3 kali, -Ketika Panitia Inti Terbentuk -Pra libur panitia -Bulan Agustus



Evaluasi



Dalam pelaksanaan linimasa panitia terjadi perbedaan antara rencana linimasa kerja dengan realita kinerja yang dilakukan oleh masing-masing bidang karena adanya hambatan dari



internal panitia maupun eksternal panitia Solusi



Dibuat rancangan linimasa kerja terbaru yang mengadaptasi hasil kinerja bidang-bidang dalam kepanitiaan OSKM ITB 2015



Saran



-linimasa kerja dibuat tidak terlalu kaku karena banyak hal yang tidak dapat dikontrol oleh internal panitia itu sendiri, pastikan saja kalau rancangan kerjanya berjalan dan selesai. -Perlu kontrol lebih mengenai keberjalanan linimasa ini, dapat dilakukan dengan membuat papan linimasa di dalam sekretariat panitia sehingga masing-masing bidang dapat melihat kinerjanya



3



Nama Kegiatan



Pembuatan Rencana Anggaran Biaya (RAB) OSKM ITB 2015



Penanggung Jawab



Rivan Tristyanto (Manajemen 2016)



Deskripsi



Rencana Anggaran Biaya merupakan rancangan pengeluaran yang akan dilakukan oleh seluruh bidang di dalam kepanitiaan OSKM ITB 2015 dan digunakan oleh tim keuangan sebagai pedoman dalam mengatur keuangan panitia OSKM ITB 2015



Tujuan



Memberikan gambaran bagi tim keuangan untuk pembuatan rencana pengaturan keuangan panitia OSKM ITB 2015



Parameter Keberhasilan



RAB berhasil dibuat dan dioptimalkan oleh seluruh panitia OSKM ITB 2015



Pelaksanaan



RAB dibuat dengan melihat RAB OSKM ITB tahun 2014 dengan beberapa modifikasi tambahan tergantung dari konsep kerja yang akan dilakukan oleh masing-masing bidang.



Evaluasi



-RAB di awal mengalami pembengkakan yang cukup signifikan dibandingkan dengan tahun-tahun sebelumnya -Beberapa pengeluaran ternyata tidak sesuai dengan RAB awal yang telah dibuat karena perbedaan konsep OSKM ITB 2015 yang dibawa



Solusi



-Melakukan koordinasi dengan seluruh bendahara bidang terkait kondisi keuangan, proses penggantian uang yang dipakai



Saran



Untuk kedepannya sebaiknya RAB tidak dibuat berdasarkan RAB awal tahun sebelumnya, melainkan dari laporan akhir



keuangan OSKM ITB 2015 karena pada laporan tersebut dapat terlihat pengeluaran-pengeluaran yang kemungkinan besar tidak akan dimasukan pada RAB awal sehingga diharapkan RAB pada tahun depan akan semakin presisi dan mendekati penggunaan sebenarnya pada rangkaian persiapan dan acara OSKM selanjutnya 4



Nama Kegiatan



Pengumpulan Progress Report Panitia



Penanggung Jawab



Muhammad Candra Alam (Rekayasa Pertanian 2013)



Deskripsi



Progress Report merupakan kumpulan laporan kinerja dari seluruh panitia OSKM ITB 2015 selama satu pekan kebelakang. Progress Report ini kemudian diarsipkan sebagai berkas yang dapat dilihat oleh seluruh panitia dan diberikan ke pihak-pihak yang membutuhkan seperti steering committee dan/atau kabinet KM-ITB



Tujuan



-Metode kontrol terhadap keberjalanan panitia OSKM ITB 2015



Parameter Keberhasilan



Progress Report dikumpulkan secara rutin dan diberikan kepada Steering Committee tepat waktu



Pelaksanaan



Progress Report dikumpulkan dengan deadline pengumpulan H-1 rapat koordinasi



Evaluasi



-Pengumpulan Progress Report terlambat karena ada beberapa bidang yang belum mengumpulkan sampai dengan rapat koordinasi



Solusi



-Pemberitahuan pengumpulan Progress Report dilakukan jauh-jauh hari sebelum pengumpulan



Saran



Sebaiknya pertimbangkan lagi urgensi dari progress report ini karena dalam keberjalanannya di tahun 2015, hal ini dirasakan dapat diakomodasi oleh notulensi rapat koordinasi dan konten yang terdapat dalam progress report pun tidak jauh berbeda dengan yang disampaikan ketika rapat koordinasi



Kendala Keseluruhan o



o



o



Kendala yang dialami oleh kepala bidang secara umum adalah kesulitan dalam mencari orang-orang divisi yang berada di bawah bidang kesekjenan di awal keberjalanan panitia OSKM ITB 2015 karena sempitnya networking dari kepala bidang Perubahan kebijakan rektorat yang menyebabkan adanya beberapa perubahan dalam sistem birokrasi kampus membuat divisi-divisi yang berada di bawah bidang kesekjenan perlu lebih melakukan adaptasi Pemisahan antara OSKM dengan OHU yang dilakukan untuk pertama kalinya di tahun 2015 ini, mengakibatkan terjadinya beberapa miskoordinasi terkait administrasi dengan pihak rektorat dan lembaga kemahasiswaan



Evaluasi Keseluruhan o



o o



Ada beberapa agenda yang membuat kepala bidang harus meninggalkan Bandung pada waktu yang cukup lama, berdampak pada kurang kontrolnya kepala bidang terhadap divisi yang terdapat di bidang kesekjenan maupun seluruh panitia secara umum dan tidak mampu melaksanakan fungsinya secara optimal Banyaknya divisi yang terdapat di bawah bidang kesekjenan ditambah dengan fungsi dari sekjen itu sendiri sempat membuat kepala bidang sedikit kewalahan di awal-awal keberjalanan panitia Sekjen dirasa masih kurang tegas dalam memberikan keputusan terkait divisi-divisi yang berada di bawah bidangnya dan dalam memberikan masukan terhadap ketua dalam mengambil keputusan terkait internal panitia OSKM ITB 2015



Saran untuk Kedepannya o



Jika kepala bidang kesekjenan (Sekjen) memiliki agenda yang mengharuskannya keluar kota dalam waktu yang tidak sebentar dan banyaknya divisi yang berada di bawah bidang kesekjenan, ada baiknya mendelegasikan wewenang/tugas sekjen ke salah satu orang yang ada di bawah bidang kesekjenan sejak jauh-jauh hari sebelum keberangkatannya atau sejak awal dibuat sebuah posisi baru sebagai wakil sekjen dengan pembagian kerja yang jelas



Lampiran Contoh Linimasa kerja panitia 1 Pertemuan Vendor Konsum Koordinasi Panitia-Sabuga Roadshow Himpunan Sampling Merchandise



Pembukuan Keuangan 11 Forum Sosialisasi Acara Hari-H Pensuasanaan Dalam Kampus Pengelompokan Maba Roadshow Himpunan



21 OSKM Hari : 2 Gladi (Bersih) Perform



2 Duduk Bareng OSKM-OHU Rakor Roadshow Himpunan



Penarikan Uang Kaos Sisa Pembukuan Keuangan



AGUSTUS 4 5 6 7 Simulasi Simulasi Forum Audiensi Audiensi Acara Hari-H Makanan Hari-H Hari 1 Hari 2 Pertemuan Rencana (1) Rakor Dengan WRAM Audiensi Teklap Roadshow Roadshow Roadshow Roadshow Himpunan Himpunan Himpunan Himpunan Deadline Deadline Jumlah LO Rundown Fixed Penarikan Penarikan Penarikan Penarikan Penarikan Uang Kaos Sisa Uang Kaos Sisa Uang Kaos Sisa Uang Kaos Sisa Uang Kaos Sisa Pelantikan Perangkat/Pahlawan 3 Buku Sakti naik cetak Kontrak Konsumsi Roadshow Himpunan



12 13 14 15 16 Rencana (2) Pembayaran Audiensi Teklap DP Konsumsi Pensuasanaan Pensuasanaan Pensuasanaan Pensuasanaan Pensuasanaan Dalam Kampus Dalam Kampus Dalam Kampus Dalam Kampus Dalam Kampus Pengelompokan Pengelompokan Pengelompokan Pengelompokan Rakor Maba Maba Maba Maba Roadshow Roadshow Roadshow Roadshow Pelantikan Himpunan Himpunan Himpunan Himpunan Divisi Lapangan Pembukuan Pembukuan Rakor Keuangan Keuangan 22 OSKM Hari : 3



23



24



25



26



17 Forum Massa Pensuasanaan Dalam Kampus Simulasi (Cadangan) Penerimaan Kaos Panitia



27



8 Simulasi Hari 3



9



Roadshow Himpunan



Roadshow Himpunan



Penarikan Uang Kaos Sisa Pembukuan Keuangan



Penarikan Uang Kaos Sisa Pembukuan Keuangan



18 Rencana RAPIM Pensuasanaan Dalam Kampus Gladi (Kotor) Perform Simulasi (Cadangan) Techmeet Panitia-Sabuga



19



Rakor



28



10 Launching Apps Pensuasanaan Dalam Kampus Roadshow Himpunan Kontrak Logistik Penarikan Uang Kaos Sisa



20 OSKM Hari : 1



Pensuasanaan Dalam Kampus Gladi (Bersih) Perform



29



30



Laporan Pertanggung Jawaban Sekretaris OSKM ITB 2015 (Candra Alam - Rek. Pertanian 2013 dan Tiara Annisaa - Manajemen Rekayasa Industri 2013)



Deskripsi Kerja o



Bertanggung jawab kepada ketua bidang Kesekjenan



Arahan o



Membuat surat dan seluru administrasi OSKM



o



Menyusun progress report OSKM secara keseluruhan



o



Membuat surat yang mewakili keputusan OSKM ITb 2015



o



Membuat notulensi rapat keseluruhan



Fungsi o



Mengurus dan mengatur segala sekretariat-an OSKM ITB 2015



Alur Kerja / Struktur Panitia Sekjen Faisal Amri (OS12)



Sekretaris 1



Sekretaris 2



Candra Alam (Pertanian)



Tiara Annisaa (MRI13)



Jumlah Sumber Daya Manusia No 1 2



Nama Muhamad Candra Natadiredja Tiara Annisaa



Jurusan Alam Rekayasa Pertanian’13 MRI’13



Jabatan Sekretaris 1 Sekretaris 2



Pembagian Sistem Kerja / Sistem Koordinasi Sistem kerja sekretaris umum dibagi berdasarkan lingkup administrasi OSKM ITB 2015. Sekretaris 1 (Candra) bertugas dalam lingkup administrasi internal yaitu notulensi rapat serta kebutuhan pengumpulan progress report. Sekertaris 2 (Tiara) bertugas dalam lingkup administrasi eksternal yaitu surat penyurat ke pihak luar panitia OSKM 2015. Jika ada halangan dalam melaksanakan jobdesc-nya, maka satu sama lain akan melakukan koordinasi dan meminta tolong yang lainnya untuk menggantikan. Standard Operational Procedure (SOP) SOP SURAT KELUAR OSKM 1. Alur keluar surat di atur oleh sekertaris umum. 2. Ketentuan waktu permintaan surat kepada sekertaris adalah sebagi berikut : 



Surat peminjaman barang , undangan dan pemberitahuan maksimal H-4







Surat izin tempat maksimal H-10 berserta rundown acara







Surat untuk undangan tokoh maksimal H-10







Surat izin ruangan dan kelas maksimal H-15







Pengajuan undangan masa kampus maksimal H-5



3. Permintaan surat dan/nomor surat dapat sms ke Tiara 085693600343 dengan mengirimkan konten melalui email : [email protected] 4. Permintaan surat harus mencakup mengenai : a. Tujuan surat b. Deskripsi isi surat; untuk surat acara atau perizinan disertai tanggal acara/izin dan tempat c. Tembusan surat (siapa yang tanda tangan) d. CP penanggung jawab (apabila dibutuhkan) 5. Setiap divisi dapat meminta surat kepada sekertaris bidang dengan nomor surat dari sekertaris umum 6. Perbanyak surat undangan dilakukan oleh divisi terkait . Kordinasi dilakukan langsung dengan sekertaris umum 7. Untuk seluruh surat yang difotokopi cap surat harus asli. Seluruh surat yang sudah di minta dan disahkan oleh sekertaris umum harap di upload oleh sekertaris bidang maksimal J+2 setelah pengesahan surat.



SOP NOTULENSI DAN PROGRESS REPORT 1. Notulensi diisi untuk setiap rapat bidang/divisi yang dilakukan, termasuk rapat bidang/divisi yang berkaitan dengan hubungan ke luar. 2. Notulensi rapat koordinasi dua atau lebih bidang/divisi dikumpulkan oleh setiap bidang/divisinya dengan mengisi bagian “bidang/divisi” secara lengkap bidang/divisi yang terlibat. 3. Notulensi dan Progress Report diisi sesuai dengan format yang telah diberikan oleh sekretaris umum. 4. Notulensi dan Progress Report dikirimkan bersamaan melalui email : [email protected] paling lambat setiap hari Sabtu pukul 23.59 setiap minggunya. 5. Notulensi dan Progress Report dikirimkan per bidangnya melalui sekretaris bidang. 6. Notulensi dan Progress Report setiap divisi dikumpulkan oleh sekretaris bidang sesuai dengan arahan khusus sekretaris bidang masing-masing.



Laporan Kerja No



Laporan Kerja Nama Kegiatan Penanggung Jawab Deskripsi



Tujuan Parameter Keberhasilan 1



Pelaksanaan Evaluasi



Pembuatan Surat Tiara Annisaa Pengadaan surat ini merupakan jobdesc dari sekertaris 2 (Tiara). Surat ini ialah surat formal atas nama OSKM kepada pihak yang membutuhkan. Pembuatannya berdasarkan kebutuhan / permintaan dari panitia OSKM ITB dengan penomoran dan pembuatan dari sekretaris umum . Agar kesekretariatan berjalan dengan baik dan seusia dengan kebutuhan Pembuatan dan perminatan surat sesuai dengan SOP yang berlaku dan tepat sasaran Selama Keberjalanan OSKM sejak perencanaan hingga control akhir 1. Banyak Permintaan yang tidak sesuai SOP karena mendesak dan sangat dibutuhkan. 2. Pada awal keberjalanan, ketika KOP atas nama OSKM belum ada, pembuatan surat harus lebih lama karena melewati kabinet 3. Memperbanyak surat merupakan tugas dari divisi terkait, ketika sekretaris sudah memberikn softfile kepada divisi, ada divisi yang sangat lama mengolah (print dan memperbanyak hingga penyebaran) sehingga banyak pihak yang menanyakan kesigapan sekretaris, padahal itu problema divisi acara



Solusi



Saran



Nama Kegiatan Penanggung Jawab Deskripsi Tujuan 2 Parameter Keberhasilan Pelaksanaan Evaluasi Solusi Saran Nama Kegiatan Penanggung Jawab Deskripsi Tujuan



Parameter Keberhasilan Pelaksanaan 3



Evaluasi Solusi Saran



4. Banyak divisi yang membutuhkan surat dengan konten yang belum siap namun kepentigan surat tersebut ialah penting, hal tersebut menyulitkan sekretaris. 1. Sekretaris harus mengingatkan keberjalanan SOP 2. Harus berkordinasi dengan sekretaris umum pihak kabinet 3. Selalu mengingatkan bagian divisi yang membutuhkan surat dan telah mendpaatkan surat untuk melihat keberjalanan surat tersebut 1. Sekretaris harus standby setiap saat dan KOP Surat OSKM seharusnya sudah disiapkan agar keberjalanan semakin baik 2. Perlu adanya kontrol untuk setiap surat yang telah dikeluarkan oleh OSKM 3. Pendataan stakeholder OSKM untuk nama dan NIM agar pembuatan lebih baik 4. Harus ada template surat untuk segala tipe surat agar sekertaris bidang dapat membuat surat lebih mudah dan cepat. Notulensi Rapat Candra Alam , Tiara Annisaa dan Sekretaris Bidang Notulensi merupakan modul pencatatan hasil rapat dan keberjalanan rapat. Isi notulensi ialah bahasan dan isi bahasan Mendokumentasikan keberjalanan rapat dan forum dalam bentuk tertuli. Sehingga hasil dari rapat atau forum bisa dibaca untuk kedepannya. Seluruh rapat koordinasi ternotulensikan dan terarsipkan. Telaksana



Pengumpulan Progress Report Candra Alam Mengumpulkan progress report setiap bidang Membuat progress report sebagai laporan mingguan yang akan diberikan kepada ketua, sekretaris jendral, dan tim Steering Comitee Progress report mingguan setiap bidang dapat terarsipkan Pengumpulan progress report setiap bidang sering kali terlambat sehingga penyetoran ke sekretaris jendral juga terlambat. Namun, seiring dengan berjalannya waktu, progress report dapat terarsipkan lebih cepat dibandingkan dengan saat awal keberjalanan OSKM. Selain itu, ada bidang yang tidak pernah mengumpulkan progress report-nya. 1. Mengingatkan pengumpulan progress report dari 2 hari sebelum pengumpulan. 1. Sekretaris umum harus lebih tegas namun tetap bisa menjalin hubungan baik dengan sekretaris bidang, sehingga pengumpulan akan lebih tepat waktu dan saat ada masalah



Nama Kegiatan Penanggung Jawab Deskripsi Tujuan Parameter Keberhasilan Pelaksanaan



4 Evaluasi



Solusi



Saran



bisa lebih terkomunikasikan dengan baik dan bisa dicari solusinya. Penyusunan LPJ Candra, Tiara Menyusun LPJ setiap bidang dengan penyesuaian format dan tata bahasa. Merapikan LPJ secara keseluruhan. LPJ tersusun. Banyak bidang yang terlambat mengumpulkan LPJ hingga penagihan LPJ sudah pada tahap ditagih oleh Sekjen. Selain itu, ada juga konten tambahan setelah semua LPJ terkumpulkan. Sehingga butuh waktu tambahan lagi untuk merekap seluruh konten LPJ. Ada LPJ yang tidak sesuai format Dibutuhkan adanya rapat antara ketua, sekretaris jendral, sekretaris umum, kabid, dan kadiv, serta sekretaris bidang dan divisi mengenai LPJ. 1. Penagihan LPJ bidang langsung ke Kabid terkait jika penagihan ke sekbid tidak memberikan hasil 2. LPJ yang tidak sesuai format dikembalikan lagi Ketua, Sekjen, dan pihak cabinet menentukan dulu format dan konten pasti LPJ.



Kendala Keseluruhan Karena merupakan supporting-part, sekretaris harus selalu standby dan membawa laptop. Perlu adanya koordinasi yang lebih dengan sekertaris bidang untuk bisa menanggulangi kebutuhan yang cepat dan tidak bisa dipenuhi langsung oleh sekretaris umum.



Evaluasi Keseluruhan Sekertaris 2 pernah melakukan aktifitas lain yang tidak memungkinkan standby untuk beberapa lama, untuk itu perlu adanya pengganti dan kordinasi dan pengalihan tugas. Adanya template untuk setiap surat agar pembuatan surat bisa lebih cepat dan mudah.



Saran untuk Kedepannya Jalin hubungan baik antara sekretaris umum dengan sekretaris bidang agar pekerjaan kesekretariatan bisa berjalan lebih mudah, masalah bisa diselesaikan dengan baik baik, dan perselisihan bisa dikurangi.



LAMPIRAN 1. Kop Surat



2. Format Notulensi



3. Format Progress Report



Laporan Pertanggung Jawaban Ketua Divisi Manajemen Sumber Daya Manusia (MSDM) (Septy Adriningsih – Teknik Industri 2013)



Deskripsi Kerja o



Bertanggung jawab kepada Sekretaris Jendral OSKM ITB 2014



Arahan o o o o o o o o o o o o o o



Melakukan rekrutmen untuk panitia dan calon panitia OSKM ITB 2015 Membuat database panitia OSKM ITB 2015 Melakukan penyortiran terhadap database sesuai keperluan Meneruskan informasi ke seluruh jajaran panitia dan peserta didik Melakukan alokasi panitia hasil pendidikan dan latihan OSKM ITB 2015 sesuai dengan kriteria yang telah ditentukan Melakukan koordinasi dengan subfungsi MSDM di bidang dan divisi lain Melakukan pemantauan terhadap kehadiran panitia, melakukan analisis masalah, dan memberikan saran terhadap masalah yang dihadapi Memberikan apresiasi bagi panitia yang bekerja dengan baik dan melakukan follow upterhadap panitia yang berkinerja menurun Mengoordinasikan kebutuhan untuk mengadakan acara kekeluargaan bagi panitia OSKM ITB 2015 Membuat SOP untuk MSDM Membuat linimasa kerja Manajemen SDM Membuat rencana anggaran belanja MSDM Menilai pencapaian hasil pendidikan dan pelatihan OSKM ITB 2015 Membuat raport penilaian hasil pendidikan OSKM ITB 2015



Fungsi o Melakukan pendivisian anggota panitia OSKM-ITB 2-15 o Membuat rapor panitia yang mengikuti pendidikan dan pelatihan dari angkatan 2014 sebagai data kaderisasi untuk himpunan mahasiswa jurusan. o Menjaga SDM dengan mengapresiasi panitia yang kinerjanya baik dan memfollow-up panitia yang kinerjanya buruk.



Alur Kerja / Struktur Panitia



JumlahSumberDayaManusia No



Nama



Jurusan



Jabatan



1



Septy Adriningsih



Teknik Industri



Ketua Divisi



2



Auliya Nur Amalina



Kimia



Wakil Ketua Divisi



3



Dyah Putri Puspitasari



Rekayasa Pertanian



Sekretaris Divisi



4



Veronica Aprillia



Teknik Industri



Staf



5



Zulfikar Nur Ristama



Kimia



Staf



6



Nadya Rubi Mukti



Teknik Industri



Staf



7



Nadya Ersalina N



Matematika



Staf



8



Nadhira Khairunnisa



Rekayasa Infrastruktur Lingkungan



Staf



9



Aisyah Putri L



Teknik Lingkungan



Staf



10



Achmad Hasan T



Teknik Kelautan



Staf



11



Desy Putri Utami



Teknik Industri



Staf



12



Nesya Laxmitha



Teknik Sipil



Staf



Pembagian Sistem Kerja / Sistem Koordinasi Pada rapat anggota MSDM pertama, anggota divisi menyepakati pembagian kerja selama keberjalanan OSKM 2015 yaitu dengan adanya penanggung jawab pada setiap tugas dalam divisi MSDM. Masing-masing penanggung jawab yang diawasi oleh ketua divisi akan mengerjakan tugas tersebut dan dibantu oleh anggota divisi lainnya dengan pembagian tugas yang dikoordinasikan oleh penanggung jawab. Rapat anggota dilakukan secara rutin untuk memastikan kelancaran pengerjaan dan memantau progress pengerjaan tugas. Standard Operational Procedure (SOP) o SOP Pendistribusian SOP ini digunakan saat pendistribusian panitia hasil oprec angkatan 2013 keatas. 1. Setiap divisi memberikan data jumlah kebutuhan SDM 2. MSDM akan memberikan daftar SDM yang memilih divisi tersebut, baik prioritas 1,2, maupun 3 3. Koordiv diharapkan mengutamakan pemberdayaan SDM prioritas 1, bila belum mencukupi maka akan ditambah dengan SDM dengan prioritas 2, dan selanjutny prioritas 3, dengan catatan tetap memerhatikan keinginan SDM yang bersangkutan o SOP Pemilihan Divisi SOP ini ditujukan kepada peserta Diklat Terpusat (angkatan 2014). 1. Peserta hanya bisa maksimal memilih 2 divisi lapangan. Namun boleh semua pilihannya berisi divisi nonlapangan. Contoh: * Keamanan, OHU, Fundrasing, Mentor (SAH) *Akomodasi & Konsumsi, Arstistik, Seminar, Logisitik (SAH) *Medik, Keamanan, Mentor, Publikasi (TIDAK SAH) 2. Dilarang memilih divisi yang sama. Jika memilih divisi yang sama untuk semua pilihan,akan ditempatkan ke divisi yang kurang SDM. 3. Pemilihan divisi dapat dilakukan selama periode yang telah ditentukan. Tidak ada pemilihan divisi susulan. 4. Jika ingin mengganti pilihan, peserta yang bersangkutan diharapkan untuk mengirimkan email ke [email protected] dengan ketentuan sebagai berikut: *Subjek: PERMOHONAN PERUBAHAN DIVISI (capslock) *Nama *Pilihan Awal *Pilihan Akhir



*Alasan Perubahan Perubahan ini diizinkan dengan catatan peserta hanya melakukan penggantian sebanyak satu kali. o SOP Seleksi SOP ini berlaku saat pendivisian/pendistribusian angkatan 2014 1. Pilihan peserta OSKM terlebih dahulu direkapitulasi pilihan pertama, kedua dan ketiganya. 2. MSDM melakukan seleksi awal divisi lapangan dengan jumlah lebih dari kuota (ekstra 10%) yang diminta berdasarkan kehadiran dan nilai tugas Diklat Terpusat peserta untuk kemudian diserahkan kepada masing-masing divisi untuk memilih anggota sesuai dengan kebutuhannya dalam tenggat waktu yang ditentukan. Jika melewati tenggat waktu, MSDM yang akan memilih anggota divisi tersebut. 3. MSDM terlebih dahulu menyeleksi peserta yang memilih divisi non-lapangan pada seluruh pilihannya sambil menunggu hasil seleksi divisi lapangan. 4. Hasil sisa seleksi divisi lapangan akan dilimpahkan kembali ke divisi MSDM untuk ditempatkan ke divisi-divisi non-lapangan pilihannya masing-masing. o SOP Presensi Peserta Diklat 1. Setiap pagi sebelum diklat (45 menit sebelumnya) para pendiklat wajib mengikuti briefing & arahan MSDM Pusat jika ada informasi tambahan. Pendiklat akan mendapat map (berisi lembar presensi) yang 2. dibagikan oleh MSDM Pusat. Pendiklat berhak memilih kelompok (jika sudah memiliki kelompok rutin) dan wajib memegang kelompok tambahan jika jumlah pendiklat yang datang saat briefing dianggap kurang. 3. Pendiklat menarik presensi peserta sebanyak tiga kali di awal, tengah dan akhir diklat di hari yang sama. 4. (opsi 1) Selesai diklat, para pendiklat diharap mengembalikan map langsung ke MSDM Pusat/MSDM Bidang Acara. 5. (opsi 2) Selesai diklat, pendiklat diharapkan untuk mengisi hasil presensi peserta pada hari itu pada program yang disediakan divisi IT. o SOP Izin 1. Izin yang diterima hanya izin yang bersifat lembaga, keagamaan, akademik, acara keluarga inti atau sakit. 2. Peserta yang izin wajib mengirimkan email yang berisi surat izinnya maksimal J-2 diklat serta surat fisik yang dikirimkan ke sekretariat OSKM maksimal H+3. 3. Surat izin disampaikan pada diklat selanjutnya melalui pendiklat atau langsung kepada MSDM Pusat (di sekre OSKM) 4. Format surat izin mencantumkan nama, NIM, fakultas, kelompok, alasan izin, serta tanggal tidak mengikuti diklat.



LaporanKerja No



1



2



LaporanKerja NamaKegiatan



Presensi Pendiklat OSKM 2015



PenanggungJawab



Veronica Aprillia



Deskripsi



MSDM mencatat kehadiran pendiklat terpusat OSKM selama rangkaian diklat terpusat.



Tujuan



Memastikan kehadiran



Parameter Keberhasilan



Adanya data presensi pendiklat



Pelaksanaan



Setiap pagi sebelum diklat dimulai pendiklat berkumpul di depan sekretariat OSKM untuk dicatat presensinya untuk kemudian dientry ke googledrive MSDM.



Evaluasi



Tidak adanya SOP presensi sehingga menyulitkan pengolahan data



Solusi



Dibuat SOP presensi



Saran



Teknis presensi diperbaiki sehingga lebih cepat dan mudah



NamaKegiatan



Pengelompokan Mahasiswa Baru



PenanggungJawab



Desy Putri Utami



Deskripsi



Mahasiswa baru dikelompokkan ke dalam kelompok kecil



Tujuan



Memudahkan pendataan dan penyampaian materi



Parameter Keberhasilan



Terbentuknya 150 kelompok mahasiswa baru yang berisi setidaknya satu orang dari setiap fakultas



Pelaksanaan



Mahasiswa baru mengisi kuesioner online yang sudah disediakan untuk kemudian dibagi berdasarkan fakultas dan urutan NIMnya



Evaluasi



MSDM tidak mendapatkan data pasti mahasiswa baru dari Tim PMB sehingga hanya dapat mengandalkan data kuesioner. Hal ini menyebabkan adanya kesalahan data maupun pengisi palsu.



Solusi



Lebih proaktif meminta data mahasiswa baru



Saran



Dibuat sistem pengelompokkan yang akurat secara komputer



3



NamaKegiatan



Pengelompokan Kelompok Diklat Terpusat OSKM 2015



PenanggungJawab



Zulfikar Nur Ristama



Deskripsi



Peserta diklat terpusat dikelompokkan ke dalam kelompok kecil



Tujuan



Memudahkan pendataan dan penyampaian materi



Parameter Keberhasilan



Terbentuknya kelompok-kelompok peserta diklat terpusat yang berisi setidaknya satu orang dari setiap fakultas



Pelaksanaan



Kelompok dibuat berdasarkan database yang didapat dari pengisian kuesioner oleh peserta diklat terpusat setelah sebelumnya disortir berdasarkan fakultasnya



Evaluasi



Pengerjaan hanya dilakukan oleh penanggung jawab sehingga berat bebannya



Solusi



Membagi tugas



Saran



Dibuat sistem pengelompokkan yang akurat secara komputer



Kendala Keseluruhan o o o o o o



Link open recruitment bocor sebelum waktunya. Pengerjaan rekapitulasi data dilakukan secara manual sehingga sangat tinggi kemungkinan terjadinya human error. Miskomunikasi antara MSDM dengan divisi lainnya sehingga pengerjaan tugas MSDM menjadi terhambat. Terjadinya beberapa kali perubahan timeline yang mengakibatkan tidak dapat terlaksananya acara keakraban panitia OSKM yang merupakan tugas MSDM. Tidak adanya data mahasiswa baru dari Tim PMB sehingga MSDM. Kurangnya staf MSDM dan banyaknya data yang harus diolah sehingga pengerjaan tugas menjadi lamban.



Evaluasi Keseluruhan o o o o o



Sistem rekapitulasi data yang digunakan tidak akurat dan efisien Peserta diklat terpusat OSKM tidak mematuhi SOP pemilihan divisi sehingga banyak terjadi kesalahan pengisian form yang menghambat pengerjaan tugas MSDM. Tidak adanya data pasti dan resmi mahasiswa baru dari Tim PMB mengakibatkan tidak lengkapnya data yang didapat oleh MSDM dari pengisian form database mahasiswa baru. Komunikasi antara MSDM dengan divisi lainnya kurang baik. Penyelesaian data yang harus difloorkan lamban.



o



Kurangnya penyebaran informasi tentang pemberian surat izin diklat divisi yang seharusnya langsung diserahkan kepada masing-masing MSDM Divisi, tetapi dikirimkan ke MSDM OSKM terpusat.



Saran untuk Kedepannya o o o o o



Pembuatan sistem rekapitulasi data yang akurat dan efisien. Penyebarluasan SOP yang lebih merata tidak hanya oleh divisi MSDM. Data mahasiswa baru harus sudah dipegang oleh divisi MSDM setidaknya setelah pengumuman penerimaan. Adanya penjabaran yang jelas tentang arahan kerja dan batasan-batasan dari setiap divisi. Penempatan anggota untuk MSDM yang lebih banyak.



Lampiran Absensi Panitia dan Peserta OSKM 2015 



20 Agustus 2015



Panitia : Mentor



Keamanan



Medik



Non lapangan



Batalyon 1



82



Pasukan 1



43



Pasukan 1



27



Publikasi



22



Batalyon 2



84



Pasukan 2



21



Pasukan 2



23



Perizinan



12



Batalyon 3



83



Pasukan 3



20



Pasukan 3



23



EO



67



Batalyon 4



87



Pasukan 4



21



Pasukan 4



26



Seremonial



47



Batalyon 5



78



Pasukan 5



21



Pasukan 5



25



Kreatif



60



Batalyon 6



85



Pasukan 6



21



Pasukan 6



26



Dokumentasi



44 41



25



Panita Pengawas



Batalyon 7



Pasukan 7 79



Batalyon 8 Jumlah



Pasukan 7 20



80



Pasukan 8



20



Pasukan 8



24



Fund Raising



18



658



Pasukan 9



20



Base Medik



23



Intrakampus



21



Operasional



75



6



Pasukan Bendera



Pasukan Bendera



5



Jumlah



213



Jumlah



227



Gamais



31



LK



50



Korlap Danlap



6



Jumlah



494



Jumlah : 1592



Mahasiswa Baru : Jumlah : 3580 (Data Terlampir) Total Seluruh tanggal 20 Agustus 2015 : 5172 Orang 



21 Agustus 2015



Panitia : Mentor



Keamanan



Medik



Non lapangan



Batalyon 1



71



Pasukan 1



46



Pasukan 1



24



Publikasi



22



Batalyon 2



79



Pasukan 2



21



Pasukan 2



22



Perizinan



13



Batalyon 3



77



Pasukan 3



20



Pasukan 3



24



EO



57



Batalyon 4



86



Pasukan 4



21



Pasukan 4



24



Seremonial



48



Batalyon 5



77



Pasukan 5



19



Pasukan 5



24



Kreatif



65



Batalyon 6



72



Pasukan 6



21



Pasukan 6



24



Dokumentasi



39 12



24



Panita Pengawas



Batalyon 7



Pasukan 7 79



Batalyon 8 Jumlah



Pasukan 7 20



81



Pasukan 8



20



Pasukan 8



26



Fund Raising



5



622



Pasukan 9



19



Base Medik



23



Intrakampus



35



Pasukan Bendera



7



Pasukan Bendera



5



Logistik



Jumlah



214



Jumlah



227



Konsumsi



34



40



Humas



9



Mentoring



388



Korlap Danlap



6



Jumlah



773



Jumlah : 1836 Orang



Mahasiswa Baru : Jumlah : 3560 Orang (Data Terlampir) Total Seluruh pada tgl 21 Agustus 2015 : 5396 Orang







22 Agustus 2015



Panitia : Mentor



Keamanan



Medik



Non lapangan



Batalyon 1



79



Pasukan 1



45



Pasukan 1



25



Publikasi



21



Batalyon 2



80



Pasukan 2



21



Pasukan 2



22



Perizinan



13



Batalyon 3



77



Pasukan 3



20



Pasukan 3



25



EO



54



Batalyon 4



85



Pasukan 4



20



Pasukan 4



25



Seremonial



37



Batalyon 5



75



Pasukan 5



19



Pasukan 5



22



Kreatif



90



Batalyon 6



72



Pasukan 6



20



Pasukan 6



26



Dokumentasi



28 33



27



Panita Pengawas



Batalyon 7



Pasukan 7 80



Batalyon 8 Jumlah



Pasukan 7 20



85



Pasukan 8



19



Pasukan 8



25



Fund Raising



13



633



Pasukan 9



18



Base Medik



38



Intrakampus



51



6



Pasukan Bendera



Pasukan Bendera



36 5



Logistik



Jumlah



208



Jumlah



Jumlah : 1538



Mahasiswa Baru : Jumlah : 3471 (Data Terlampir) Total seluruh tanggal 22 Agustus 2015 : 5009 Orang



240



Konsumsi



46



Humas



12



Kesekjenan



9



Korlap Danlap



4



Saraga



10



Jumlah



457



Absensi Mahasiswa Baru Kelompok



20 Agustus 2015



21 Agustus 2015



22 Agustus 2015



1



22



22



22



2



24



23



23



3



21



23



23



4



23



23



23



5



24



23



24



6



24



23



22



7



24



21



22



8



25



22



23



9



23



23



22



10



22



22



22



11



23



23



23



12



24



22



24



13



24



24



21



14



23



23



23



15



23



21



23



16



24



24



24



17



21



22



20



18



24



24



24



19



24



24



24



20



23



24



23



21



24



22



23



22



24



23



23



23



24



24



24



24



23



22



22



25



24



21



22



26



24



23



24



27



22



24



23



28



24



23



24



29



24



23



23



30



24



24



24



31



24



24



24



32



24



24



24



33



24



24



23



34



24



23



22



35



24



24



24



36



24



24



24



37



24



24



23



38



24



20



24



39



24



23



24



40



24



25



25



41



23



24



24



42



24



24



23



43



24



22



22



44



24



22



24



45



24



24



24



46



23



23



24



47



24



24



24



48



23



24



24



49



24



24



25



50



23



24



24



51



23



24



24



52



26



23



23



53



24



21



22



54



24



24



24



55



23



24



22



56



23



22



22



57



22



21



24



58



23



22



19



59



22



24



24



60



23



23



21



61



23



22



22



62



24



22



63



24



24



24



64



23



23



23



65



24



24



24



66



23



25



24



67



23



23



22



68



22



23



21



69



23



21



23



70



23



23



23



71



23



23



23



72



23



21



22



73



23



23



23



74



19



20



20



75



22



22



22



76



21



23



20



77



24



22



24



78



24



23



22



79



24



24



24



80



22



23



23



81



24



24



24



82



24



24



24



83



23



23



23



84



23



24



20



85



24



24



24



86



23



24



24



87



22



22



22



88



22



23



89



22



22



21



90



23



21



21



91



23



23



23



92



22



23



22



93



23



23



94



21



23



23



95



21



21



21



96



21



20



19



97



20



21



21



98



22



20



20



99



22



21



22



100



21



22



101



23



23



23



102



23



21



21



103



23



23



23



104



23



23



23



105



23



22



22



106



23



23



23



107



22



22



23



108



23



21



23



109



21



23



21



110



23



20



22



111



22



23



22



112



23



22



22



113



23



22



22



114



23



22



21



115



22



23



22



116



23



22



22



117



22



23



21



118



21



22



22



119



20



20



20



120



23



21



21



121



22



23



22



122



22



23



22



123



21



21



21



124



22



21



20



125



23



22



21



126



23



21



23



127



23



22



21



128



21



23



23



129



22



22



22



130



22



21



23



131



22



22



22



132



22



22



22



133



23



23



23



134



23



23



24



135



19



23



23



136



21



22



22



137



21



24



23



138



22



20



19



139



24



20



22



140



23



23



23



141



23



21



22



142



22



23



21



143



23



23



23



144



21



22



22



145



22



21



22



146



22



22



22



147



22



22



22



148



22



22



21



149



21



22



22



150



21



22



22



151



20



21



21



152



19



21



21



153



18



20



20



154



18



16



19



155



23



17



17



156



17



18



18



157



16



16



17



158



14



16



16



159



12



13



18



15



15



3560



3471



160 Jumlah



3580



Laporan Pertanggung Jawaban Ketua Divisi Keuangan (Rivan Tristyanto– Manajemen 2013)



Deskripsi Kerja o



Bertanggung jawab mengenai keuangan kepada Sekretaris Jendral OSKM ITB 2015



Fungsi o o o o o o



Membuat RAB secara keseluruhan Mengoordinasikan keuangan selama kegiatan Mengatur cash flow Menerima uang dari donatur maupun sponsorship Mendistribusikan uang sesuai RAB Mencatat dan Melaporkan Pencatatan Keuangan



Alur Kerja / Struktur Panitia



Jumlah Sumber Daya Manusia No 1 2



Nama Rivan Tristyanto Dwi Rizki Setyarti



Jurusan Manajemen 13 Teknik Linkungan 13



Jabatan Kepala keuangan Bendahara 2



3



Miftahurrizky Albar



Manajemen 13



Bendahara 1



Pembagian Sistem Kerja / Sistem Koordinasi 1. Tugas bendahara terkait dengan uang dan laporan keuangan. Untuk mempermudah tugas, diadakan pembagian tugas antara Bendahara Umum dengan bendahara bidang. Bendahara Umum terdiri dari Kepala keungan yang bertugas untuk mengontrol akan seluruh kegiatan yang menyangkut keuangan OSKM ITB 2015. Kepala keuangan membawahi Bendahara 1 dan Bendahara 2. Bendahara 1 bertugas untuk melakukan pencatatan sedangkan Bendahara 2 bertugas untuk mengontrol transaksi yang terjadi. 2. Kepala Keuangan dan Bendahara 2 adalah orang – orang yang berhak menerima uang pemasukan untuk kegiatan OSKM ITB 2015. 3. Bendahara Bidang berkoordinasi langsung dengan Bendahara 2 untuk permintaan keuangan akan kebutuhan bendahara divisi 4. Bendahara divisi berkoordinasi langsung dengan Bendahara bidang akan kebutuhan keuangan divisi terkait. Standard Operational Procedure (SOP)



1.



2. 3. 4.



5.



SOP BENDAHARA OSKM 2015 Pastikan Anda telah memiliki file “Template Kebendaharaan” yang telah disediakan oleh Bendahara Umum OSKM ITB 2015. “Template Kebendaharaan“ mencakup template Rencana Anggaran Belanja (RAB), Form Permintaan keuangan dan template laporan keuangan. Harap template tersebut diisi dengan penuh dan lengkap. Rencana Anggaran Biaya harus diisi sedetail mungkin sesuai dengan kebutuhan dari tiap bidang/ divisi yang bersangkutan, mencakup kebutuhan selama persiapan OSKM sampai saat OSKM berlangsung. Template Laporan keuangan harap diisi sesuai dengan transaksi yang dilakukan oleh tiap bidang/divisi yang bersangkutan. Template Keuangan diserahkan kepada Bendahara Umum setiap akhir mingg (hari minggu setiap Rapat Koordinasi). Untuk kolom “Keterangan” diisi sedetail mungkin sesuaikan dengan pengeluaran yang tercantum dalam bon. Untuk kolom kwitansi tolong diisi dengan “ada” atau “tidak ada”. Jika tidak ada kwitansi mohon diberikan keterangan mengapa tidak ada kwitansi. Bon yang sudah diterima, distaples per minggu, kemudian diberikan kepada Bendahara Umum. Dan pastikan nilai saldo akhir sesuai dengan Pemasukan dikurangi Pengeluaran. Untuk Sisa kas akhir Langsung diberikan ke Bendahara Umum



6. Beritahu kepada seluruh sumber daya yang berkaitan dengan bidang/ divisi yang Anda kelola keuangannya, bahwa adanya bukti pembelian/ bon sangatlah penting. Bon yang diterima adalah bon yang sah, dibuat oleh penjual, dan terdapat tanda tangan, cap, serta identitas perusahaan yang bersangkutan. Jika memang tidak dapat memberikan bon sah, harus melapor terlebih dahulu pada bendahara umum apakah transaksi tersebut diperbolehkan. Bon yang tidak resmi tidak bisa direimburse ke pihak ITB. (Kerugian keuangan ditanggung Bidang atau Divisi masing-masing) 7. Permintaan uang tunai dilakukan selambat-lambatnya tiga hari sebelum uang diterima. Tujuannya agar dapat memprioritaskan dana, jika ada pengeluaran mendadak. Khusus untuk permintaan uang tunai harap mengisi form permintaan keuangan sesuai dengan kebutuhan. Pembagian Sistem Kerja / Sistem Koordinasi Dwi Rizki sebagai bendahara 1 bertugas mengatur cashflow keuangan OSKM 2014 dan Mifftahurizki Albar selaku bendahar 2 membuat pembukuan keuangan OSKM 2015. Tugas bendahara bidang yaitu mengontrol keuangan di bidangnya dan mengumpulkan rekap keuangan mingguan kepada bendahara umum. Bendahara divisi bertugas untuk mengontrol keuangan di divisinya dan membuat rekap keuangan mingguan untuk dikirimkan kepada bendahara bidangnya masing-masing. Laporan Kerja Laporan Kerja Nama Kegiatan



RAB Keseluruhan OSKM ITB 2015



Penanggung Jawab



Rivan Tristyanto



Deskripsi



Rancangan anggaran biaya dari semua divisi selama keberjalanan OSKM ITB 2015 yang akan diajukan kepada pemegang keuangan OSKM ITB 2015 (Lembaga Kemahasiswaan) Mendapatkan gambaran dana yang akan dikeluarkan oleh setiap divisi sebagai acuan dalam menentukan alokasi dana bendahara umum serta kemudian dilaporkan kepada LK 1. Semua divisi dapat menjabarkan biaya kebutuhan divisinya 2. RAB dapat dilaporkan kepada LK bersamaan dengan proposal kegiatan OSKM 2015 1. RAB yang dilaporkan kepada LK bukan RAB yang benarbenar pasti atau masih jauh dari gambaran ketika hari pelaksanaan kegiatan 2. RAB yang mendekati gambaran pelaksanaan kegiatan dijadikan oleh bendahara sebagai acuan untuk pengalokasian dana



Tujuan 1 Parameter keberhasilan



Pelaksanaan



Evaluasi



3. Pembuatan RAB agak tersendat karena belum terlalu spesifik 4. Kebutuhan acara yang belum pasti menghambat beberapa divisi dalam pembuatan RAB sehingga pengumpulan RAB beberapa divisi terlambat. 5. Sistem keuangan ITB agak rumit sehingga membingungkan bendahara 1. RAB beberapa divisi masih kurang spesifik dan overlap dengan divisi lain sehingga bendahara harus menyortir kembali kebutuhan per divisinya. 2. RAB yang harus mendekati alokasi keuangan dari LK membuat bendahara umum harus memberikan masukan terhadap beberapa bendahara serta kabid/kadiv dalam pengalokasian dana



Sorotan Lainnya



Solusi



1. Berapapun RAB OSKM ITB 2015 yang diajukan, LK akan memberikan dana yang tetap karena pihak LK telah menganggarkan dana untuk kegiatan OSKM. 2. Sistem keuangan ITB tidak mudah. Tidak semua dana yang telah LK anggarkan dapat diterima dalam bentuk cash money. LK membaginya dalam akun dan bansos. Akun terdiri dari akun sewa alat, cetak, produksi, dan konsumsi yang harus dilakukan secara reimburse dan kontrak. Dana bansos adalah dana dalam bentuk cash money yang benar-benar dapat diterima namun dana tersebut kurang dari 10% dana total yang dianggarkan LK. 1. Lebih semangat lagi dalam menyusun RAB dan dibutuhkan kerja sama yang baik dengan bendahara lainnya agar pekerjaannya dapat terasa lebih ringan. 2. Bendahara harus pintar mengalokasikan dana sesuai dengan ketentuan keuangan LK (dalam bentuk akun dan bansos) dan harus intensif berkoordinasi dengan bidang operasional karena bidang ini sangat berhubungan sekali dengan alokasi akun. 3. Seharusnya bendahara lebih sering berkonsultasi dengan bendahara pada tahun-tahun sebelumnya serta mencari tahu lebih lanjut mengenai system keuangan ITB yang melalui LK.



Nama Kegiatan Penanggung Jawab Deskripsi Tujuan Parameter Keberhasilan



Pelaksanaan



Mengontrol dan Membuat Laporan Keuangan Rivan Tristyanto, Miftahurrizky Albar, Dwi Rizki Setyarti Membuat “template bendahara” serta melakukan pengawasan dan pengontrolan Mengetahui setiap aliran dana yang terjadi di kepanitiaan OSKM ITB 2015 1. Tidak Ada Keluhan mengenai keuangan di dalam setiap divisi 2. Pencatatan keuangan dapat dirinci dan diketahui secara jelas 1.



2. 2 3.



4.



5.



Evaluasi



1.



Saran



1. 2.



Terdapat beberapa divisi yang tidak terbuka terhadap bendahara umum yang menyebabkan beberapa divisi kekurangan akan kebutuhan keuangan. Terdapat reimburse berlebihan diujung acara yang sebelumnya tidak ada koordinasi. Seluruh bukti transaksi mampu di laporkan dengan jelas dan detail, hanya ada beberapa pengeluaran yang tidak ada bukti transaksinya Pengumpulan bon seringkali terlambat yang menyebabkan terhambatnya laporan keuangan atau pencatatan. Kurang koordinasi antar bendahara umum dengan bendahara bidang yang menyebabkan beberapa permasalahan mengenai reimburse di penghujung acara Permasalahan dalam biaya Logistik yang sangat membludak menyebabkan beberapa pemetaan keuangan yang sebelumnya telah dibuat menjadi berantakan, sehingga harus dipetakan sesuai dengan kebutuhan lagi. Pengumpulan laporan keuangan beberapa bidang/divisi yang telat, membuat Bendahara Umum kesulitan mengontrol keuangan. Bendahara Umum harus lebih rajin dalam penarikan bon bon kepada setiap divisi (berikan DEADLINE) Bendahara Umum harus lebih rajin dalam mengupdate laporan keuangan agar tidak menumpuk diakhir



Kendala Keseluruhan 















Waktu pencairan dana BANSOS dari LK sangat lama, menyebabkan keuangan divisi pada awal keberjalanan tidak dapat terpenuhi seluruhnya. Hal ini juga mengakibatkan bendahara umum harus memohon kepada setiap kepala bendahara divisi untuk menalangi terlebih dahulu kebutuhan keuangannya. Kebutuhan keuangan dadakan dari Tim Logistik yang sangat besar pada hari H menyebabkan beberapa permasalahan dalam tim keuangan yang menyebabkan harus memohon keuangan ke Kabinet. Pembagian total keuangan antara OHU dan OSKM, yang kurang memihak kepada OSKM menyebabkan beberapa kebutuhan yang memiliki nilai yang cukup besar harus ditalangin lewat anggota terlebih dahulu Dalam laporan keuangan, ada beberapa kesalahan yang berakibat adanya uang ‘’semu’’, seperti kekurangan atau kelebihan uang. Terjadi pengorganisasian dan pencatatan bon yang kurang tertib di beberapa bidang ataupun divisi.



Evaluasi Keseluruhan o o



o



Pencatatan keuangan seringkali terhambat akibat beberapa alasan dan kesibukan masing masing anggota Selama persiapan, kerap kali kabid maupun kadiv tidak mematuhi prosedur permintaan dana sesuai SOP, hal ini menyebakan bendahara umum kesulitan untuk menentukan skala prioritas pemberian dana. Tetapi ini dapat diatasi dengan adanya perjanjian di awal bahwa semua transaksi harus sesuai RAB, kecuali transaksi tersebut benar-benar mendesak dan penting. Keputusan – keputusan dana yang mendadak dari bidang atau divisi, menyebabkan sulitnya mengontrol dan mengatur keuangan. Hal ini berdampak pada cashflow yang tak sesuai dengan RAB.



Saran untuk Kedepannya o o



o o



Bendahara Umum harus lebih rajin dalam follow up dana fresh money (BANSOS) dari LK agar setiap kebutuhan dapat terkendali dan sesua dengan RAB awal RAB yang dibuat di awal harusnya dijadikan “pedoman” belanja dari tiap – tiap bidang maupun divisi. Selain itu juga perlu adanya analisis berkala untuk mengetahui gambaran kebutuhan di tiap minggunya. Bendahara umum harus lebih rajin dalam pencatatan agar tidak menumpuk di akhir acara yang data menyebabkan kurang detail atau bahkan kelimpungan pada saat mengerjakan laporan keuangan Harus dilakukan penekanan untuk setiap bidang/divisi terkait akan pentingnya efisiensi biaya.



Laporan Pertanggung Jawaban Kepala BRT OSKM ITB 2015 (Lutvia Putri Septiane – Kimia 2015)



Deskripsi Kerja o Bertanggung jawab kepada ketua bidang Kesekjenan Arahan o o o o o



Membuat jadwal piket kebersihan seketariat Mengatur dan mendata segala inventaris sekretariat Membuat dan mengupdate timeline pengingat Menyediakan perlengkapan yang dibutuhkan kesekertariatan Membuat peraturan dan sanksi tentang kesekretariatan



Fungsi o Mengatur kenyamanan fisik dan segala inventaris sekretariat OSKM ITB 2015 Alur Kerja / Struktur Panitia



Jumlah Sumber Daya Manusia No 1. 2. 3. 4. 5.



Nama Darmawan Muhaimin Denanti Erika Dwi Puji Tristanti Ricky Defian Putra Gilang Ramadhan



Jurusan Teknik Material 2013 Kimia 2013 Matematika 2013 Teknik Material 2013 Rekayasa Pertanian



Jabatan Staff Staff Staff Staff MSDM BRT



Pembagian Sistem Kerja / Sistem Koordinasi Kepala BRT mengepalai dan mengoordinir arahan BRT dari Ketua. Kepala BRT memimpin dan bertanggung jawab mengenai jobdesk dan arahan yang telah diberikan dengan dibantu oleh staff dan MSDM BRT. Kepala BRT dan staff BRT juga mengontrol dan mengingatkan seluruh



panitia OSKM ITB lainnya untuk menjaga kenyamanan fisik dan juga inventaris sekretariat OSKM ITB 2015. Sehingga BRT akan berkordinasi kepada seluruh panitia OSKM ITB 2015 untuk kepentingan kenyamanan fisik sekretariat OSKM ITB 2015. Selanjutnya Kepala BRT akan bertanggung jawab kepada Ketua Bidang Kesekjenan. Standard Operational Procedure (SOP) I.



Kebersihan, Kerapihan dan Kenyamanan Sekretariat 1. Setiap panitia OSKM ITB 2015 wajib untuk menjaga kebersihan, kerapihan, dan kenyamanan sekretariat, seperti:  meletakkan tas pada tempat yang disediakan  membuang sampah pada tempatnya  meletakkan barang yang dipinjam pada tempatnya semula  sepatu diletakkan dengan rapi di depan sekretariat 2. Setiap bidang wajib melaksanakan piket mingguan sesuai dengan jadwal yang telah disediakan tim BRT OSKM ITB 2015. 3. Bagi panitia yang terakhir berada di sekretariat, maka diwajibkan untuk merapikan, membereskan, dan membersihkan sekretariat sebelum pulang atau meninggalkan sekretariat. 4. Bagi panitia yang terakhir berada di sekretariat, maka diwajibkan menghubungi satpam untuk mengunci sekretariat terlebih dahulu sebelum pulang atau meninggalkan sekretariat.



II.



Inventaris Barang OSKM ITB 2015 yang Masuk dan Keluar 1. Bagi bidang/divisi/panitia yang ingin menitipkan atau meletakkan barang di sekretariat dalam jangka waktu tertentu, maka harus terlebih dahulu menghubungi Lutvia: 085317363698 atau tim BRT yang lain maksimal H-1 penitipan barang. 2. Barang yang dititipkan menjadi tanggung jawab seluruh panitia OSKM ITB 2015 dan sebagai koordinatornya adalah tim BRT. 3. Jika barang yang dititipkan hilang, maka harap segera melapor ke tim BRT 4. Barang elektronik seperti handphone, laptop, kamera, dll milik pribadi panitia, maka barang tersebut menjadi tanggung jawab pribadi masing-masing panitia. 5. Apabila ada masukan mengenai kebutuhan barang untuk kepentingan kesekretariatan, maka dapat menghubungi tim BRT untuk dapat dipertimbangkan dan kemudian dipenuhi. 6. Segala barang yang tidak dilaporkan ke tim BRT bukan merupakan tanggung jawab BRT.



III.



Perihal Kehilangan 1. Seluruh panitia wajib menjaga barang milik pribadi 2. Apabila barang yang dititipkan di sekretariat hilang, maka harap segera melapor ke tim BRT. 3. Apabila panitia menemukan barang yang tidak diketahui kepemilikannya, maka dapat langung diletakkan di kardus ‘Lost and Found’.



IV.



Peminjaman dan Pengembalian Inventaris OSKM ITB 2015 1. Peminjaman dan pengembalian inventaris OSKM ITB 2015 wajib menghubungi tim BRT terlebih dahulu 2. Peminjaman inventaris OSKM ITB 2015 maksimal 7 hari, jika lebih dari 7 hari maka harus menghubungi tim BRT lagi. 3. Pengembalian barang yang dipinjam harus melapor juga terlebih dahulu ke tim BRT 4. Barang dikembalikan pada tempatnya seperti sebelumnya, rapih dan bersih 5. Jika kondisi barang sebelum dan sesudah peminjaman berbeda (rusak/hilang) segera melapor pada tim BRT. 6. Setiap kerusakan atau kehilangan akan mendapatkan sanksi berupa penggantian inventaris yang rusak atau hilang. Tim BRT Lutvia: 0853 1735 3698 Dena: Imin: Ricky: Puput: 085740582095



0857 0856 0857



9303 4897 1122



5553 1519 3778



Laporan Kerja No



Laporan Kerja Nama Kegiatan Penanggung Jawab Deskripsi



1 Tujuan Parameter Keberhasilan



Piket Kebersihan Sekretriat OSKM ITB 2015 Lutvia Putri Septiane Pengadaan jadwal piket untuk seluruh panitia OSKM ITB 2015. Agar berjalan dengan baik, maka dibuat jadwal piket harian selama seminggu untuk setiap bidang. Jadwal piket untuk masingmasing bidang akan berbeda setiap minggunya. Tujuannya adalah agar setiap bidang tidak selalu datang ke sekretariat hanya pada hari tertentu saja. Piket kebersihan dilakukan untuk menjaga kenyamanan dan kebersihan ruang kesekretariatan Piket kebersihan terlaksana oleh perwakilan dari masing-masing bidang di setiap harinya sehingga kenyamanan dan kebersihan



Pelaksanaan Evaluasi



Solusi



Saran



Nama Kegiatan Penanggung Jawab Deskripsi



2



Tujuan



Parameter Keberhasilan Pelaksanaan



sekretariat terjaga. Piket kebersihan terlaksana selama 5 minggu, yaitu dari tanggal 15 Juni 2015-5 Juli 2015 dan 3-16 Agustus 2015 5. Piket tidak langsung terlaksana ketika OSKM mendapatkan ruang sekretariat dan juga ketika panitia kembali ke Bandung setelah liburan, sehingga pada saat diklat terpusat pihak menjaga kebersihan hanya dari BRT. 6. Tidak dilaksanakan piket ketika liburan, padahal kemungkinan ada panitia yang tetap di Bandung. 7. Kontrol terhadap keberjalanan piket kurang ketat, sehingga masih ada bidang yang tidak melaksanakan piket yang berakibat ketika keesokan harinya sekretariat digunakan, keadaannya berantakan. 4. Piket harus langsung dilakukan ketika OSKM mendapatkan ruang sekretariat dan setelah semua panitia berkumpul kembali di Bandung. 5. Ketika liburan, piket terlaksana dengan berkoordinasi dengan pihak panitia yang bertempat tinggal di Bandung dan tetap bisa mengontrol keadaan sekretariat. 6. Kontrol harus diperketat dengan rutin menghubungi setiap ketua bidang dan divisi untuk mengingatkan menjalankan piket, serta diberlakukannya denda dengan ketat. 5. Sebaiknya jadwal piket telah disusun, baik jadwal piket sebelum liburan dan setelah liburan ketika telah mendapatkan tanggal pasti OSKM mendapatkan sekretariat . Lalu disosialisasikan pada rakor-rakor OSKM sebelumnya, sehingga piket dapat langsung terlaksana. 6. Sebaiknya dibuat aturan mengenai penjagaan kenyamanan dan kebersihan pada saat liburan. 7. Sebaiknya di BRT ditunjuk penanggung jawab untuk reminder/pengingat pelaksanaan piket, baik setelah atau sebelum perwakilan bidang melaksanakan piket. 8. Pengisian logbook atau bukti pelaksanaan piket harus dijalankan dengan disiplin. Pendataan Inventaris Barang Sekretariat OSKM ITB 2015 Lutvia Putri Septiane Dilakukan pendataan barang-barang yang masuk dan keluar di ruang sekretriat OSKM ITB 2015. Bagi siapapun yang ingin menyimpan dan/atau meminjam barang yang terdapat di sekretariat harus melapor kepada BRT sehingga dapat didata. Agar barang yang telah masuk ke dalam sekretariat OSKM ITB 2015 terjaga keamanannya dan untuk menghindari terjadinya kehilangan barang-barang, baik milik OSKM ITB 2015 maupun pribadi panitia masing-masing. Inventaris barang OSKM ITB 2015 terdata dengan rapi Pada pelaksanaannya, barang-barang hanya terdata ketika di awal sekretariat telah ditempati. Tapi pada keberjalanan OSKM



Evaluasi



Solusi



Saran



Nama Kegiatan Penanggung Jawab Deskripsi



3



Tujuan



Parameter Keberhasilan Pelaksanaan



selanjutnya, barang-barang tidak lagi terdata. Sehingga dapat disimpulkan bahwa pelaksanaan kurang baik. 1. Tidak dilakukan pendataan barang-barang secara rutin atau berkala. 2. Panitia OSKM ITB 2015 yang ingin menitipkan barang-barang pribadi ataupun kebutuhan bidang atau divisinya jarang yang melapor ke BRT terleih dahulu. 3. Banyak barang-barang pribadi milik panitia OSKM ITB 2015 hilang di dalam ruang sekretariat, misal charger handphone, earphone atau headset, nota, jaket almamater dan lain-lain. 1. Walaupun tidak dilakukan pendataan secara rutin, tim BRT harus tetap mencari tahu kepemilikan barang-barang yang terdapat di ruang sekretariat. Bisa bertanya ke masing-masing ketua bidang atau divisi. 2. Mencari tahu dan peka terhadap barang-barang yang mungkin sebelumnya tidak ada di dalam sekretariat. Sehingga tetap bisa dijaga keamanannya. 3. Bertanya ke masing-masing ketua bidang atau divisi apakah ada barang milik bidang atau divisinya. 4. Selalu mengingatkan panitia yang berada di sekretariat untuk menjaga barang-barang pribadinya, terutama barang elektronik. 1. Dilakukan pendataan barang inventaris secara rutin, misal setiap seminggu atau 2 minggu sekali. Baik itu mengamati barang-barang apa saja yang ada atau bertanya kepada ketua bidang atau divisi. 2. Selalu mengingtkan setiap panitia untuk melapor kepada BRT apabila ingin menitipkan atau meletakkan barang di dalam sekretariat. 3. Dibuat poster pengingat dan ditempel di sekretariat. 4. Dibuat identitas siapa saja tim BRT dan juga tim BRT seharusnya lebih banyak berinteraksi dengan panitia-panitia yang lainnya 5. Untuk mencegah barang yang hilang, maka ingatkan selalu panitia dan juga sediakan kotak lost and found untuk barangbarang ukuran kecil dan kotak lost and found untuk barangbarang ukuran besar. Timeline Pengingat Lutvia Putri Septiane Membuat dan meng-update timeline pengingat di papan timeline sekretariat OSKM ITB 2015. Dilakukan dengan berkoordinasi langsung bersama Ketua Bidang Kesekjenan. Agar dapat mengingatkan panitia OSKM ITB 2015 mengenai agenda khusus, penting dan juga mengingatkan untuk melaksanakan progres dengan tepat waktu. Timeline di-update secara rutin Timeline di-update hanya untuk agenda-agenda yang umum, seperti agenda rakor dan tanggal-tanggal pelaksanaan acara



Evaluasi Solusi



Saran



Nama Kegiatan Penanggung Jawab Deskripsi



Tujuan



Parameter Keberhasilan Pelaksanaan



4 Evaluasi



Solusi Saran



Nama Kegiatan Penanggung Jawab Deskripsi



5



Tujuan Parameter Keberhasilan Pelaksanaan



penting. 2. Kurang berkoordinasi yang baik dengan Ketua Bidang Kesekjenan mengenai update timeline. 1. Selalu bertanya dan berkoordinasi dengan Ketua Bidang Kesekjenan mengenai apa saja yang harus di-update pada papan timeline. 2. Sebaiknya dilakukan rakoor rutin untuk bidang kesekjenan, sehingga koordinasi antara bagian-bagian dalam bidang kesekjenan semakin baik. Pengadaan Perlengkapan Kebutuhan Sekretariat Lutvia Putri Septiane Mengadakan barang-barang yang dianggap dibutuhkan untuk kepentingan sekretariat OSKM ITB 2015. Barang-barang atau perlengkapan disediakan oleh BRT meminjam dan membeli barang-barang yang dibutuhkan. Perlengkapan yang disediakan adalah perlengkapan yang bersifat untuk kepentingan umum OSKM ITB 2015. Agar kebutuhan barang-barang di dalam sekretariat terpenuhi dan panitia OSKM ITB 2015 merasa nyaman berada di dalam sekretariat. Terpenuhinya pengadaan perlengkapan di dalam sekretariat Pengadaan perlengkapan kebutuhan sekretariat terlaksana. Barang-barang utama yang dibutuhkan di dalam sekretariat telah dipenuhi, misal: rol kabel, galon air, ATK, alat kebersihan, dan lainlain. 1. Masih ada beberapa kebutuhan yang belum bisa dipenuhi, misal: dispenser dan juga kurangnya hiasan di dalam sekretariat. 1. Libatkan secara lebih aktif staff BRT untuk mencari keperluan yang dibutuhkan di dalam sekretariat. 1. Lebih detail dalam pendataan barang-barang yang dibutuhkan sebelum sekretariat dapat ditempati, sehingga pencarian keperluan bisa lebih lama. 2. Lebih banyak meminta bantuan atau pinjaman barang kepada panitia. 3. Selalu diskusikan bersama staff BRT untuk memenuhi permintaan panitia lain mengenai pengadaan barang di dalam sekretariat. Pembuatan Peraturan dan Sanksi Kesekretariatan Lutvia Putri Septiane Membuat peraturan dan sanksi mengenai penggunaan sekretariat. Agar kerapihan dan kebersihan sekretariat lebih terjaga sehingga lebih nyaman untuk digunakan. Peraturan dan sanksi pelanggaran terlaksana. Pada pelaksanaannya, telah berjalan dengan cukup baik. Misalnya peletakan tas dan juga sepatu. Tetapi terkadang untuk peletakkan



Evaluasi



Solusi Saran



tas dan sepatu tidak dilaksanakan dengan baik. Untuk masalah sampah, masih banyak panitia yang tidak langsung membuang sampah pada tempat yang sudah disediakan. 1. Masih ada yang melanggar peraturan yang telah dibuat, misal: masih tidak membuang sampah pada tempat yang telah disediakan, tidak meletakkan kembali barang di tempatnya. 2. Sanksi tidak terlaksana dengan baik. 1. Selalu mengingatkan secara aktif kepada seluruh panitia yang menggunakan sekretariat. 1. Sebaiknya BRT harus lebih tegas lagi mengingatkan panitia yang lain dan juga terhadap sanksinya.



Kendala Keseluruhan o



o



o



Sumber daya manusia di BRT kurang terberdayakan dengan baik Staff yang dipilih mungkin memilki banyak kegiatan dab tanggung jawab lain di luar BRT OSKM ITB 2015, sehingga ketika ingin mengadakan kumpul dan melakukan kegiatan yang berhubungan dengan BRT sulit untuk mengumpulkan staff. Sehingga terkadang kepala BRT dan hanya 1 atau 2 orang staff yang melakukan tugas BRT. Tidak selalu ada kontrol BRT ke sekretariat Tidak setiap hari ada BRT yang mengontrol dan mengawasi sekretariat. Hal ini disebakan karena pembagian piket BRT sendiri tidak terlaksana dengan baik. Selain itu, staff BRT cenderung canggung untuk berada di sekretariat karena tidak terlalu kenal dengan panitia yang lainnya. Pengadaan keperluan sekretariat tidak terpenuhi dengan tepat waktu dan permintaan kebutuhan dari panitia lain tidak selalu terpenuhi



Evaluasi Keseluruhan o



o o



Staff BRT tidak melakukan internalisasi dan penunjukkan identitas dengan seluruh panitia OSKM. Padahal seharusnya BRT-lah yang bisa lebih mengenal panitia karena BRT yang bertanggung jawab atas seketariat. Tidak selalu diadakan rutin rakoor internal BRT di sekretariat, sehingga tidak membiasakan staff BRT yang lain untuk berada di sekretariat. Masih banyak panitia yang kurang sadar terhadap kebersihan dan kerapihan di dalam sekretariat. Sehingga jika tidak ada kontrol dari BRT, sekretariat menjadi kotor dan berantakan.



Saran untuk Kedepannya o o o



Sebelum memilih orang-orang yang akan membantu di BRT, maka pastikan terlebih dahulu yang bersangkutan mengenai kesibukannya. Lakukan internalisasi staff BRT dan buat pengenalan BRT dengan panitia yang lain dan orang-orang di sekitar sekretariat, misal: satpam. Lakukan rakoor internal BRT dan bidang kesekjenan secara rutin.



o o



Buat aturan yang tegas dan selalu ingatkan panitia yang lain bahwa sekretariat milik bersama, sehingga penjagaannya pun harus bersama. Untuk ke depannya, BRT ini mungkin tidak banyak terlibat penyusunan acara dan koneksi dengan pihak luar kepanitiaan, tapi tetap dibutuhkan. Karena dengan ada BRT , dapat membuat nyaman ruang sekretariat dan ada yang mengorganisir barang-barang yang terdapat di ruang sekretariat sehingga lebih teratur. Maka dari itu, adanya BRT dalam OSKM bisa dipertahankan untuk OSKM selanjutnya.



LAMPIRAN 1. Jadwal Piket Kebersihan



2. Contoh Himbauan di Sekretariat



Laporan Pertanggung Jawaban Ketua Divisi Perizinan (Sevina Putri M – Sains dan Teknologi Farmasi 2013)



DeskripsiKerja o Bertanggung jawab kepada ketua untuk memenuhi kebutuhan perizinan OSKM ITB 2015 Arahan o Membuat SOP perizinan o Membuat daftar perizinan kegiatan/fasilitas yang dilakukan / dibutuhkan oleh divisi – divisi yang memerlukan perizinan o Mengusahakan perizinan kepada lembaga terkait yang sesuai o Membuat RAB perizinan untuk digabungkan bersama bidang Fungsi o Sebagai perantara antara pihak Kampus dan kebutuhan Panitia OSKM mengenai masalah perizinan AlurKerja / Struktur Panitia



JumlahSumberDayaManusia Nama No 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26



Sevina Putri Mahenda Intan Devieyani Putri Pratama Rudy Halomoan Sinaga Rina Yuliana Atika Sari Pohan Fadhilatul Ahmad Dany Oka Pradhita P Kartika Khoirunnisa Qoyyimah Amaturrahman Rizki Hadianta Intan Khalida L Ridho Pratama Narissa Andrina Elsye Veradika Yemensia Rosi Mairida Shofwah Aussie Anindyani Kiki Somantri Denita Hanna Widiastuti Akhmad Fatkurrokhman Brigitha Amelinda Deviana Nurul Fatimah Ristia Mareta Michael Chandra Winda Nazirah Sulistia Levi Joshua Indra Nafi



Jurusan STF 13 FKK 13 MS 13 STF 13 Kewirausahaan 13 TI 13 Rekayasa Hayati 13 STF 13 STF 13 TI 13 MTM 13 GL 13 STF 14 TK 14 SITH R 14 STF 14 TL 14 IF 14 GL 14 TM 14 FI 14 TL 14 FTTM 14 BW 14 FTSL 14 TK 14



Jabatan Ketua Divisi Anggota Anggota Anggota Anggota Anggota Anggota Anggota Anggota Anggota Anggota Anggota Anggota Anggota Anggota Anggota Anggota Anggota Anggota Anggota Anggota Anggota Anggota Anggota Anggota Anggota



Pembagian SistemKerja / Sistem Koordinasi Pembagian Tugas dilakukan berdasarkan alur kerja yang dikoordinasikan oleh masing masing PJ. Pembagian Divisi Perizinan menjadi 4 PJ Utama didasarkan pada kebutuhan perizinan berdasarkan timeline kegiatan OSKM ITB 2015. Pada keberjalanannya, anggota dibawah salah satu PJ Kegiatan dapat berpindah menuju PJ Kegiatan lain apabila tanggung jawab pada kegiatan sebelumnya telah selesai dan PJ kegiatan lain membutuhkan sumber daya tambahan. Metode ini dilakukan agar tugas anggota Divisi



Perizinan tidak langsung selesai saat salah satu mata kegiatan telah selesai dan membantu meringankan kebutuhan perizinan pada kegiatan-kegiatan selanjutnya. Selama bulan April-Juni koordinasi dilakukan secara terpisah dan pada bulan Juli- Agustus koordinasi dilakukan lebih intens dengan tatap muka minimal seminggu sekali. Pemantauan tugas yang diberikan, dilakukan via online sehingga menjadi pengingat perizinan yang masih harus diselesaikan.Pemantauan Surat juga dipermudah dengan adanya ‘ lembar kendali surat perizinan ‘ yang sedang dalam proses. Standard Operational Procedure (SOP) 1. Divisi yang mengajukan permohonan surat perizinan melalui divisi perizinan dapat menghubungi Sevina STF13 (085641323777) atau apabila tidak ada respon lebih dari 6 jam dapat menghubungi Amri OS12 (081220272730) 2. Permintaan pengajuan surat izin (non ruang kuliah) dilakukan maksimal 10 hari kerja sebelumnya. Permintaan kurang dari 10 hari sebelum hari pelaksanaan tidak dapat dilanjutkan 3. Permintaan pengajuan surat izin ruang kuliah dilakukan maksimal 17 hari kerja sebelumnya. Permintaan kurang dari 17 hari sebelum hari pelaksanaan tidak dapat dilanjutkan 4. Permintaan sebaiknya disertakan dengan informasi mendetail seperti mengenai waktu pelaksanaan, tempat, kebutuhan listrik, kebersihan, rancangan desain, dan rundown dll (sesuai kebutuhan) 5. Surat izin yang dimasukkan tanpa sepengetahuan divisi perizinan tidak menjadi tanggung jawab divisi perizinan melainkan divisi terkait 6. Permintaan pengajuan surat dapat dibuat dalam bentuk rapel satu bulan atau lebih untuk mempermudah perizinan 7. Divisi yang berkaitan harus berkoordinasi dengan divisi perizinan mengenai salinan surat izin yang diperlukan LaporanKerja No NamaKegiatan



1



PenanggungJawab Deskripsi Tujuan Parameter Keberhasilan



LaporanKerja Permohonan peminjaman Fasilitas Kampus dalam kegiatan Diklat Terpusat Sevina Putri Melakukan pengajuan izin kebutuhan Diklat terpusat meliputi tempat dan fasilitas terkait Mendukung kelangsungan kegiatan Diklat Terpusat Seluruh permohonan yang sesuai SOP mendapatkan izin



Pelaksanaan Evaluasi



Solusi



Saran



NamaKegiatan PenanggungJawab Deskripsi Tujuan Parameter Keberhasilan Pelaksanaan Evaluasi



2



Solusi



Saran



Seluruh permohonan yang sesuai SOP mendapatkan izin Pada awal keberjalanan, OSKM masih belum memiliki KOP kegiatan sehingga seluruh surat harus melewati Kabinet yang terkadang membutuhkan waktu yang panjang sehingga surat yang masuk ke LK terlambat. Surat yang terlambat dapat menyebabkan surat izin yang keluar tepat dikeluarkan pada hari kegiatan tersebut dilaksanakan. Mengusahakan surat keluar di hari pertama kegiatan dan melobi satpam agar mau menerimasurat rekomendasi dari LK dan menunggu surat ijin yang dikeluarkan Sarpras Kop Kegiatan dapat dipersiapkan secepatnya. SOP surat kebutuhan masuk harus lebih lama dari H-7 hari kerja agar dapat mengantisipasi surat ijin yang lama keluar. Permohonan Izin dalam kegiatan Diklat Divisi Intan Khalida L. Melakukan seluruh permintaan izin dari divisi terkait mengenai pelaksanaan diklat dan sekolah perangkat Memenuhi kebutuhan perizinan yang berkaitan dengan Diklat Divisi Seluruh permohonan sesuai SOP dan mendapatkan izin Permohonan izin sesuai SOP untuk diklat Divisi terpenuhi,tetapi terdapat kendala pada sekolah Perangkat. Permohonan izin untuk kebutuhan Diklat Divisi telah diberikan secara rapel untuk seluruh kebutuhan sebelum libur dan setelah libur, sehingga mudah untuk dikontrol. Namun terdapat keterlambatan pada pihak Sarana Prasarana sehingga surat izin untuk Diklat Divisi setelah liburan keluar setelah 2 hari kegiatan dimulai. Pada pelaksanaan Sekolah Perangkat, divisi perizinan kurang berkoordinasi dengan pihak LK sehingga kegiatan tersebut tidak diberikan izin untuk beberapa pertemuan. Untuk perizinan kebutuhan diklat divisi yang terlambat diatasi dengan melobby satpam untuk menerima surat rekomendasi dari LK dan meminta Sarana Prasarana untuk segera menyelesaikan surat izin. Mengenai permasalahan Sekolah perangkat dilakukan diskusi dengan pihak LK sehingga ditemukan win-win solution untuk pelaksanaan Sekolah Perangkat dan Sekolah Perangkat dapat dilanjutkan. Divisi perizinan harus lebih mengenal perangkat-perangkat birokrasi di ITB sehingga lebih mudah melobby saat terjadi hal-hal yang mendadak.



NamaKegiatan PenanggungJawab Deskripsi



Tujuan Parameter Keberhasilan Pelaksanaan



Evaluasi



3



Solusi



Saran



2



NamaKegiatan PenanggungJawab Deskripsi Tujuan Parameter Keberhasilan Pelaksanaan



Perizinan Hari Pelaksanaan OSKM ITB 2015 Ridho Pratama Mengajukan permohonan perizinan Saraga, Sabuga, fasilitas dalam kampus dan perizinan polsek yang berkaitan dengan hari pelaksanaan OSKM ITB 2015 Mendukung pelaksanaan OSKM ITB 2015 pada bagian perizinan Permohonan perizinan pelaksanaan OSKM ITB 2015 sesuai SOP dan tercapai Seluruh perizinan pelaksanaan OSKM ITB 2015 sesuai SOP tercapai. Untuk kebutuhan kebutuhan yang mendadak seperti izin tempat Birawa dan Pasben tidak disetujui, namun untuk kebutuhan mendadak yang tidak sesuai SOP lainnya masih bisa disetujui. Terdapat banyak permohonan izin yang mendadak mendekati hari H OSKM, sehingga divisi perizinan harus lebih inisiatif untuk menanyakan hal-hal yang mungkin memerlukan izin pada bidang bidang terkait. Namun kelemahannya, apabila divisi perizinan memiliki kekurangan, maka kebutuhan tersebut akan terlupakan dan harus melobi agar izin dapat masuk. Terdapat beberapa kali kesalahan surat yang tidak diperiksa oleh divisi perizinan sehingga setelah izin keluar harus mengajukan lagi izin yang kurang. Divisi perizinan harus selalu standby agar jika terdapat kebutuhan yang mendadak dapat segera dibuat. Apabila H-2 kegiatan izin belum keluar maka divisi perizinan harus meminta sarpras untuk mendahulukan izin tersebut Divisi perizinan harus lebih cermat dengan surat yang akan dimasukkan, agar kebutuhan yang diiinginkan dengan isi surat yang akan dimasukkan ke LK sesuai. Membuat list kebutuhan dari sejauh mungkin dan koordinasikan dengan bidang terkait. Koordinasi harus dilakukan dengan koorlap agar dapat diketahui izin izin lapangan yang harus diajukan Permohonan Izin non Fasilitas meliputi kebutuhan Logistik, BRT dan bidang Kreatif, dan perizinan Polsek Intan Devieyani Mengolah permintaan izin dari divisi dan bidang terkait Memenuhi kebutuhan perizinan yang berkaitan dengan divisi dan bidang terkait Seluruh permohonan sesuai SOP dan mendapatkan izin Permohonan izin sesuai SOP untuk kebutuhan bidang dan



Evaluasi



Solusi



Saran



divisi terkait Kebutuhan terkait divisi dan bidang diatas merupakan kebutuhan umum sehingga tidak memiliki begitu banyak masalah. Pengolahan perizinan polsek terlalu dekat dengan hari H karena persyaratan yang dibutuhkan cukup banyak Untuk persyaratan perizinan polsek dilakukan koordinasi dengan divisi terkait agar dapat terpenuhi lebih cepat. Yang harus dihindari adalah kebutuhan yang datang terlambat dan dapat menimbulkan hambatan.



Kendala Keseluruhan o Pada awal persiapan, kendala terdapat pada waktu persiapan pembuatan surat yang cukup panjang sehingga kemungkinan perizinan melewati batas SOP semakin besar o Pada masa awal persiapan, anggota divisi perizinan masih sangat sedikit dan memiliki kesibukkan yang sama sehingga tidak bisa saling memback up o Jumlah surat yang masuk ke LK tidak konsisten, sehingga apabila banyak surat yang masuk LK, proses surat perizinan OSKM menjadi sangat lama dan lebih dari 7 hari kerja (tidak sesuai SOP) Evaluasi Keseluruhan o Terdapat kebutuhan yang sangat mendadak sehingga surat sama sekali tidak bisa diusahakan o Terjadi koordinasi yang kurang intens dengan bidang acara sehingga izin yang diperlukan mengalami keterlambatan o Divisi perizinan kurang tegas dalam meminta detail lampiran perizinan yang dibutuhkan oleh lembaga ITB sehingga surat juga mengalami penundaan proses o Terkadang terdapat surat yang terhenti prosesnya dan pihak terkait tidak mengabarkan pada divisi perizinan dan baru disadari pada tanggal kebutuhan, sehingga sistem kerja follow up langsung ke lembaga terkait maksimal 2 hari sebelum pelaksanan harus sangat ditekankan o Anggota divisi perizinan yang kurang aktif kurang dirangkul sehingga pada pelaksanaan OSKM ITB hanya tersisa setengah dari keseluruhan anggota Saran untuk Kedepannya o Simpan nomer lembaga lembaga ITB o Diusahakan tidak melawan SOP yang telah ditetapkan ITB



o Mencari anggota closerec pada awal pembentukan panitia yang memiliki kesibukan yang berbeda sehingga saling memback up o Menambah relasi dengan unit unit terkait di ITB sehingga akan mempermudah pelaksanaan perizinan o Terdapat mesin printer di ruang sekretariat sehingga mempermudah dan mempersingkat waktu persiapan surat



Laporan Pertanggung Jawaban Ketua Divisi IT OSKM Taufiq Akbar Rosyadi – STI 2012



Deskripsi Kerja o



Bertanggung jawab kepada ketua bidang kesekjenan



Arahan o



Memenuhi kebutuhan penggunaan teknologi informasi di OSKM ITB 2015



Fungsi o



Membuat aplikasi atau program yang membantu penyelenggaraan OSKM ITB 2015



Alur Kerja / Struktur Panitia Divisi OSKM memiliki struktur tim sebagai berikut : Ketua Divisi IT



Tim Apps Sakti



Tim Web



Tim SIKAT



Dalam setiap tim terdapat project manager, analyst dan programmer.



Jumlah Sumber Daya Manusia No



Nama



Jurusan



Jabatan



1



Andra Wahyu Purnomo



STI 2013



Project Manager Web



2



Asanilta Fahda



IF 2013



Front end Web Developer



3



Fitra



IF 2013



Back end web developer



4



Gilang Julian S



IF 2012



Lead Programmer Apps Sakti



5



Yanfa Adiputra



IF 2012



Pair programmer Apps Sakti



6



Vincent Theopilus



IF 2013



Project Manager SIKAT



7



Nitho Alif



IF 2013



Back end SIKAT



8



Fikri



IF 2013



Front end SIKAT



9



Husni Munaya



IF 2013



Support Programmer SIKAT



10



Wilda Furqan



FI 2013



Network Administrator



Pembagian Sistem Kerja / Sistem Koordinasi Kadiv IT OSKM mendelegasikan tugas kepada project manager untuk memimpin keberjelanan pengembangan aplikasi dan web. Untuk kebutuhan mendadak seperti pembuatan rapor online diklat terpusat ditangani langsung oleh kadiv IT. Standard Operational Procedure (SOP) Cantumkan secara detail SOP yang diterapkan (bila ada). Laporan Kerja No



1



Laporan Kerja Nama Kegiatan



Pengembangan Website OSKM.ITB.AC.ID



Penanggung Jawab



Andra Wahyu Purnomo



Deskripsi



Website menampilkan infomasi seputar OSKM



Tujuan



Menjadi sumber informasi OSKM paling komprehensif serta tempat menampilkan tugas essai mahasiswa ITB 2015



Parameter Keberhasilan



Website selesai dikembangkan dan dapat digunakan dengan baik



Pelaksanaan



Pengembangan website berhasil dan dapat digunakan dengan baik. Menurut google analytics terjadi banyak pageview untuk news2 di website. Hasil analytics terlampir.



Evaluasi



- Maksimalkan penggunaan website dengan konten-konten berita yang komprehensif dari divisi publikasi - Koordinasi lebih baik mengenai desain web dengan divisi grafis



Solusi



Adakan pelatihan jurnalistik untuk anggota divisi publikasi agar dapat menghasilkan tulisan yang hebat.



Saran



- tetap gunakan domain oskm.itb.ac.id karena sudah masuk ke dalam first page search di google untuk keyword oskm - untuk tahun depan upgrade saja front endnya dengan backend yang tetap bisa digunakan kembali



Nama Kegiatan



Pengembangan Apps Sakti



Penanggung Jawab



Taufiq Akbar Rosyadi



Deskripsi



Membuat aplikasi pada platform android yang berisikan konten buku sakti



Tujuan



Membuat konten buku sakti dapat dinikmati oleh lebih banyak orang



Parameter Keberhasilan



Aplikasi selesai dikembangkan dan dapat diunduh melalui google playstore



Pelaksanaan



Aplikasi berhasil dikembangkan dan banyak mendapat apresiasi oleh masa kampus.



Evaluasi



Terdapat kesalahan data dari mulai typo hingga data yang salah



Solusi



Bentuk tim khusus untuk manajemen data



Saran



Upgrade konten apps dan fitur baru yang dibutuhkan mahasiswa ITB seperti fitur pencarian ruang kuliah, informasi paguyuban dan komunitas, dll.



Nama Kegiatan



Pengembangan Sistem Informasi Kaderisasi Terpusat



Penanggung Jawab



Taufiq Akbar Rosyadi



Deskripsi



Mengembangkan sistem informasi berisikan database mahasiswa serta rapor kaderisasi



Tujuan



Menyediakan platform untuk memenuhi kebutuhan kaderisasi berjenjang dan memudahkan pengelolaan data mahasiswa



Parameter Keberhasilan



Sistem selesai dikembangkan dan digunakan oleh mahasiswa ITB 2015



Pelaksanaan



Sistem database tidak dapat dikembangkan tepat waktu. Untuk sistem rapor menggunakan google sheet sebagai plan B



2



3



Evaluasi



Komunikasi di dalam tim kurang baik dan requirement masih perlu di analisa lebih dalam



Solusi



Dapat dikembangkan setelah OSKM dan selanjutnya dilakukan migrasi data



Saran



Analisa kebutuhan sistem lebih jelas dilengkapi dengan mock up dan use case yang jelas.



Kendala Keseluruhan o o



Pengumpulan data untuk apps sakti tidak tepat waktu dan kurang lengkap Pembimbingan terhadap pengembangan SIKAT kurang baik



Evaluasi Keseluruhan o



Jika sebuah kebutuhan sudah jelas dan data tersedia, maka pengembangan akan mudah dilakukan. Secara hardskill semua anggota tim dapat mengerjakan tugasnya dengan baik. Namun kembali dibutuhkan seorang project manager dan system anlayst yang handal untuk memimpin tim.



Saran untuk Kedepannya o o



o o



Semua produk IT untuk tahun ini dapat digunakan kembali pada tahun berikutnya. Jadi jangan mengulang dari nol lagi. Hubungi tim tahun ini untuk lebih jelas mengenai codingan yang ada Terdapat kebutuhan yang belum dapat direalisasikan yaitu Webstore OSKM. Kebutuhan ini mendadak dan diluar rencana. Jika tahun depan dibutuhkan lagi maka diperlukan koordinasi yang baik antra divisi danus dan divisi IT. Dengan adanya divisi IT, tingkat keberhasilan pengembangan teknologi informasi pada acara OSKM cukup tinggi karena diurus oleh orang yang memiliki kapabilitas pada bidang tersebut. Banyak pekerjaan dilakukan dengan remote jadi hanya kadiv IT yang sering muncul disetiap forum OSKM. Jika sempat maka tim IT perlu dilibatkan lebih pada rapat koordinasi OSKM.



LAMPIRAN



tampilan home website oskm.itb.ac.id



statistik kunjungan web



konten yang banyak dikunjungi



Home Screen Poster Apps Sakti



LAPORAN PERTANGGUNG JAWABAN BIDANG ACARA



Laporan Pertanggung Jawaban Kepala Bidang Acara (Adli Anshari Rasyid – Astronomi 2012)



Deskripsi Kerja   



Bertanggung jawab kepada Ketua OSKM ITB 2014 Berkoordinasi dengan segenap elemen ring-1 kepanitiaan Membawahi koordinator lapangan dan manajemen acara



Arahan    



Mengontrol management acara Memberikan arahan kepada koordinator lapangan sebelum pelaksanaan Membuat keputusan pada tataran implementasi acara Menerbitkan daftar kebutuhan acara



Fungsi             



Membuat linimasa kerja dari bidang acara Mengoordinasi bidang acara Mengikuti kajian materi metode untuk mengonsep implementasi materi metode Bersama bidang materi dan metode mengonsep acara OSKM ITB 2015 Membuat rundown dan mengeksekusi acara OSKM ITB 2015 Mengoordinasi dan mengakomodasi kebutuhan – kebutuhan bidang – bidang lain terkait acara Memimpin rapat bidang Melaporkan progress report dan keputusan yang telah diambil secara berkala ke kesekjenan Membuat linimasa pendidikan dan latihan Mengimplementasikan konsep pendidikan dan pelatihan Mengoordinasi pelaksanaan diklat Mengoordinasi dan mengakomodasi kebutuhan – kebutuhan bidang – bidang lain terkait acara pendidikan dan latihan Menyusun RAB bidang acara



Alur Kerja / Struktur Panitia



Jumlah Sumber Daya Manusia No



Nama



Jurusan



Jabatan



1



Adriana Larasati



Astronomi 2012



Sekretaris Bidang



2



Saffanah Zahirah



Astronomi 2013



Bendahara Bidang



3



Imanta Azaki



Manajemen Rekayasa Industri 2013



Koordinator Manajemen Acara



4



Israel Gamaliel



Aeronautika dan Astronautika 2013



EO



5



Rizki Rahmanda



Teknik Industri 2013



Seremonial



6



Ardhi Rasy Wardana



Teknik Pertambangan 2013



Koordinator Lapangan



7



Fauzan Makarim



Teknik Perminyakan 2013



Komandan Lapangan Medik



8



M. Fakhri Guniar



Manajemen Rekayasa



Komandan Lapangan



9



Rio Pramudita K.



Industri 2013



Mentor



Teknik Mesin 2013



Komandan Lapangan Keamanan



Pembagian Sistem Kerja / Sistem Koordinasi Bidang acara terdiri dari 2 sub-bidang yaitu Manajemen Acara dan Lapangan. Manajemen Acara bertindak dalam fungsi pelaksana penyampai materi dan fungsi pelaksana impresi. Dalam hal perancangan lapangan dan komando pasukan lapangan ada pada sub-bidang Lapangan. Untuk pelaksanaan di hari-H, koordinator manajemen acara bertugas sebagai koordinator non-lapangan dan koordinator Lapangan bertugas pemegang komando tertinggi untuk pasukan Keamanan, Medik, dan Mentor. Secara alur kerja, pengambil keputusan terkait bidang Acara dipegang oleh kepala bidang itu sendiri (Acara) dengan persetujuan dari ketua OSKM ITB 2015, sedangkan sub-bidang di dalam bidang acara tidak memiliki wewenang untuk mengambil keputusan sebelum memberitahukannya ke kepala bidang, sub-bidang yang ada di dalam bidang Acara hanya memiliki wewenang untuk saling berkoordinasi dengan sesama bidang yang terdapat di dalam bidang Acara. Untuk melakukan koordinasi dengan bidang di luar Acara, masing-masing divisi perlu menyampaikannya terlebih dahulu ke kepala bidang Acara untuk diteruskan ke kepala bidang terkait.



Laporan Kerja No



Laporan Kerja Nama Kegiatan



Rapat Koordinasi Bidang Acara OSKM ITB 2015



Penanggung Jawab



Adli Anshari Rasyid (Astronomi 2012)



Deskripsi



Rapat koordinasi merupakan kegiatan mengumpulkan seluruh panitia bidang acara OSKM ITB 2015 yang inti isinya merupakan koordinasi mengenai kegiatan panitia kedepannya dan laporan keberjalanan masing-masing sub bidang.



Tujuan



1. Mengetahui progress dari subbidang Acara



1



2. Mengoordinasikan kebutuhan Acara untuk bidang lain Parameter Keberhasilan



Rapat koordinasi berjalan secara rutin dengan kehadiran minimal perwakilan dari setiap sub bidang Acara



Pelaksanaan



Rapat koordinasi dilaksanakan jika dibutuhkan koordinasi



besar dari Acara ke divisi lain dan menjelang Acara hari-h Evaluasi



1. Rapat Koordinasi berjalan kadang kala tidak tepat waktu karena tidak ada nya perwakilan dari tiap sub bidang 2. Rapat koordinasi selalu selesai tepat waktu dari waktu yang dijanjikan



Solusi



1. Rapat koordinasi dilakukan di waktu-waktu yang dianggap sub bidang tersebut tidak sibuk. 2. Menetapkan waktu yang pasti tiap pekan untuk rapat dilaksanakan.



Saran



1. Rapat koordinasi bidang sebaiknya terjadwal dengan baik di awal sehingga semua subbidang bisa menyediakan waktu. 2. Rapat koordinasi bidang sebaiknya punya batasan waktu rapat sehingga semua anggota bisa memperkirakan waktu kerjaan selanjutnya



Nama Kegiatan



Seleksi calon Komandan Lapangan



Penanggung Jawab



Adli Anshari Rasyid (Astronomi 2012)



Deskripsi



Seleksi calon Komandan Lapangan merupakan kegiatan yang menyaring calon komandan lapangan dari awal pendaftaran hingga tepilih 4 komandan lapangan untuk pelaksanaan teknis lapangan kegiatan OSKM ITB 2015



Tujuan



Mendapatkan komandan komandan lapangan



Parameter Keberhasilan



Terpilihnya 4 komandan lapangan OSKM ITB 2015



Pelaksanaan



1. Seleksi calon komandan lapangan bekerja sama dengan Koordinator dan komandan lapangan OSKM ITB 2013.



2



lapangan



terbaik



dari



calon



2. Komandan lapangan terpilih tepat waktu sebelum Diklat Terpusat mulai Evaluasi



1. Penanggung jawab tidak ada di bandung sehingga menyulitkan koordinasi pelaksanaan seleksi calon



komandan lapangan 2. Semua kegiatan ditentukan oleh kepala sekolah dan penyampaian ke peserta seleksi melalui panitia sehingga akan sulit unuk pemberitahuan ke peserta seleksi 3. Seleksi awal saat pendaftaran dirasa kurang selektif. 4. Tugas seleksi berupa pensuasanaan mendapat teguran dari publikasi OSKM ITB 2015 Solusi



1. Penanggung jawab menyerahkan kepada sekretaris untuk koordinasi cepat dengan kepala sekolah dan kadang kala ketua OSKM ITB 2015 ikut membantu 2. Pemberitahuan ke panitia lebih cepat 2 jam sebelum informasi tersebut disampaikan ke peserta sehingga pemberitahuan sampai tepat waktu ke peserta



Saran



1. Seleksi awal harus lebih selektif. Saat pendaftaran seharusnya banyak persyaratan yang harus dipenuhi oleh pendaftar untuk menjadi calon komandan lapangan. 2. Selalu melakukan follow-up kepala sekolah seleksi komandan lapangan agar tidak terjadi kesalahan persepsi diantara penanggung jawab dan kepala sekolah.



3



Nama Kegiatan



Sekolah Komandan Lapangan



Penanggung Jawab



Adli Anshari Rasyid (Astronomi-2012)



Deskripsi



Sekolah Komandan Lapangan merupakan kegiatan memberikan bekal kepada Komandan Lapangan sebelum pelaksanaan hari H OSKM ITB 2015



Tujuan



Menyiapkan Komandan Lapangan untuk siap bekerja dengan baik di hari H OSKM ITB 2015



Parameter Keberhasilan



Keberjalanan sekolah Komandan Lapangan sesuai dengan kurikulum



Pelaksanaan



1. Sekolah Komandan Lapangan dilaksanakan hingga awal Agustus 2. Kepala sekolah bekerja sama dengan PSIK, Menwa, Tiben, dan pihak internal Panitia OSKM untuk menjalankan



sekolah Komandan Lapangan Evaluasi



1. Rancangan sekolah tidak sesuai dengan keberjalanan karena banyak pihak luar OSKM yang dilibatkan. 2. Perjanjian yang selalu berubah-ubah dengan pihak luar OSKM 3. Pelakasanaan sekolah dari setiap lembaga yang diajak bekerja sama mecapai kurikulum yang diinginkan



4



Solusi



Mencapai kesepakatan dengan semua pihak yang akan diajak kerja sama jauh hari sebelum sekolah dimulai



Saran



Rancangan sekolah Komandan Lapangan harus menjawab kebutuhan lapangan yang dirancang oleh Tim Mamet OSKM ITB



Nama Kegiatan



Kumpul Massa



Penanggung Jawab



Adli Anshari Rasyid (Astronomi 2012)



Deskripsi



Kegiatan yang mengumpulkan seluruh massa KM-ITB dalam sebuah kegiatan bersama dengan panitia OSKM ITB 2015



Tujuan



1. Mensuasanakan OSKM kepada seluruh massa KM-ITB 2. Pemberian apresiasi dan motivasi kepada panitia OSKM ITB 2015



Parameter Keberhasilan Pelaksanaan



1. Pawai ke setiap himpunan oleh panitia OSKM ITB 2015 yang sudah dibagi sama rata. Dalam pawai tersebut massa KM-ITB ingin melihat kesiapan panitia OSKM ITB 2015 2. Forum untuk mengapresiasi panitia OSKM ITB 2015 oleh massa KM-ITB yang diwakili oleh setiap HMJ di lapangan basket CC Barat



Evaluasi



1. Panitia OSKM ITB 2015 yang datang tepat waktu sangat sedikit sehingga banyak HMJ yang menolak mereka datang ke himpunan mereka. 2. Jumlah panitia OSKM ITB 2015 yang tersebar ke setiap HMJ jauh dari yang dijanjikan panitia OSKM ITB 2015



3. Beberapa HMJ tidak mengikuti TOR yang panitia berikan 4. Keterlambatan forum karena massa HMJ yang datang terlambat sehingga acara tidak sesuai dengan yang direncanakan 5. Forum tidak sesuai dengan apa yang disepakati oleh massa HMJ karena kurangnya kontrol metode dari penanggung jawab. Solusi



Panitia diminta untuk terus menambah kehadiran temanteman sedivisnya dengan menghubunginya agar tetap datang Kumpul Massa.



Saran



1. Seharusnya disampaikan bahwa mindset panita OSKM ITB 2015 tentang Kumpul Massa adalah perpoloncan itu tidak benar karena banyak yang merasa takut untuk datang. 2. Kumpul massa dilakukan sebelum mereka dilantik menjadi panitia OSKM ITB 2015 3. Kontrol metode dalam forum massa harus dilakukan



Kendala Keseluruhan o



o



Kendala yang dialami oleh kepala bidang secara umum adalah kesulitan dalam bekerja sama karena terlambatnya menjadi kepala bidang. Orang orang yang ada dibawah kepala bidang bukan orang pilihan kepala bidang. Perubahan kebijakan rektorat yang menyebabkan banyaknya kegiatan yang harus disesuaikan dengan hal tersebut.



Evaluasi Keseluruhan o



o o



Beberapa agenda yang membuat kepala bidang harus meninggalkan Bandung pada waktu yang cukup lama berdampak pada kurang kontrolnya kepala bidang terhadap divisi yang terdapat di bidang kesekjenan maupun seluruh panitia secara umum dan tidak mampu melaksanakan fungsinya secara optimal Tidak seframe nya seluruh panitia dengan apa yang dibuat Tim Mamet membuat rancangan acara kadang keluar dari koridor yang ada. Kabid Acara menjadi pelaksana metode saja, karena rancangan Tim Mamet sudah sampai Metode pelaksanaan, karena Kabid Acara yang terpilih terlambat.



Saran untuk Kedepannya o



Jika kepala bidang Acara memiliki agenda yang mengharuskannya keluar kota dalam waktu yang tidak sebentar, ada baiknya mendelegasikan wewenang/tugas kabid acara ke salah satu orang yang ada di bawah bidang Acara sejak jauh-jauh hari sebelum keberangkatannya atau sejak awal dibuat sebuah posisi baru sebagai wakil kabid dengan pembagian kerja yang jelas



Lampiran Kurikulum Seleksi dan Sekolah Komandan Lapangan No.



Materi



Kompetensi Mampu mengidentifikasi lapangan yang digunakan saat kegiatan Memiliki gambaran visual yang utuh atas lapangan yang digunakan Memiliki informasi akan posisi dan potensi dan potensi lapangan yang digunakan Memahami alur pergerakan massa di lapangan



1



Olah Ruang dan Risk Assesment



Memahami metode mobilisasi, formasi, dan kegiatan lapangan lainnya Memahami detail tata ruang lapangan yang digunakan Mampu menentukan potensi resiko terhadap penilaian ruang Mampu merencanakan suatu mobilitas massa dan optimalisasi ruang Mampu memaksimalkan kondisi lapangan untuk penyelesaian masalah Mampu mengidentifikasi potensi sumber daya yang dimiliki secara penuh Mampu mengkoordinir pasukan untuk memahami tujuan bersama Mampu membagi penempatan sumberdaya sesuai kebutuhan Mampu menghasilkan pilihan solusi atas pemilikan sumber daya



2



Manajemen Waktu dan Sumber Daya



Mampu mengoptimalkan penggunaan waktu dan sumber daya Memiliki perencanaan lapangan yang bai dan menyeluruh terkait sumber daya Memiliki pertimbangan terkait pelibatan SDM dalam perencanaan lapangan Mampu menentukan prioritas kegiatan dan memaksimalkan waktu Memiliki pertimbangan pengalokasian waktu yang cukup baik Memiliki konsistensi dan ketentuan waktu yang baik Memiliki informasi yang lengkap tentang lapangan maupun konsep acara Mampu menyusun teknis lapangan yang komperhensif dan menyeluruh Mampu mengambil keputusan baik secara personal maupun dalam tim Memahami jalur komando lapangan yang telah disepakati



3



Komando dan Koordinasi



Mampu mengontrol panik dan tetap berfikir jernih Memahami metode koordinasi dan komando untuk komunikasi antar panitia Mampu menyusun pola komunikasi dan mekanisme kerja lapangan Memahami peran dan porsi pengambilan keputusan di lapangan Mampu mengkonstruksi alur berfikir untuk kemudian mengambil keputusan



Memiliki kondisi tubuh yang prima dan memiliki daya tahan yang baik Memiliki tingkat disiplin dan tanggung jawab yang baik Memiliki konsistensi dan keteguhan 4



Pengembangan Potensi, Kompetensi dan Personality



Memiliki komitmen dan motivasi yang tepat Memahami esensi menjadi seorang komandan lapangan Mampu bekerja sama secara individu dan tim serta dibawah tekanan Mampu beradaptasi dengan cepat dan menyesuaikan diri dengan kondisi Memenuhi profil personal lain yang ditentukan sesuai kebutuhan kemudian



Laporan Pertanggung Jawaban Koordinator Manajemen Acara (Imanta Azaki – Manajemen Rekayasa Industri 2013)



Deskripsi Kerja o o o o



Bertanggung jawab kepada ketua bidang acara Membawahi divisi Seremonial dan Event Organizer Pelaksana rangkaian acara hari-H OSKM ITB 2015 Koordinator pelaksana diklat calon panitia OSKM ITB 2015



Arahan o



Berkoordinasi dengan seluruh divisi dalam kepanitiaan OSKM ITB 2014 dalam kaitannya dengan pelakasanaan hari-H OSKM ITB 2015 dan diklat panitia o Berkoordinasi dengan seluruh lembaga Institut Teknologi Bandung (“Rektorat”) yang berhubungan dengan pelaksanaan hari-H OSKM ITB 2015 o Menetapkan rundown acara serta gambaran umum implementasi acara per hari OSKM ITB 2015 dan diklat panitia o Menjadi simpul koordinasi divisi – divisi non lapangan dengan divisi – divisi lapangan o Mengatur persiapan yang berkaitan dengan diklat panitia o Membuat timeline kerja dan RAB yang akan dilaporkan ke kabid



Fungsi o



Berkoordinasi secara langsung dengan lembaga – lembaga Institut Teknologi Bandung dengan didampingi Ketua OSKM ITB 2015



Alur Kerja / Struktur Panitia



Jumlah Sumber Daya Manusia No 1



Imanta Azaki



Nama



2



Mumtaziah



Jurusan Manajemen Rekayasa Industri Teknik Material



3



Ayunda Dhia Andari



Kimia



4



Alicia Lizbeth



5 6



Rizki Rahmanda Israel Gamaliel Sidabutar



Sistem dan Teknologi Informasi Teknik Industri Aeronautika dan Astronautika



Jabatan Koordinator Manajemen Acara Wakil Koordinator Manajemen Acara Sekretaris Manajemen Acara Bendahara Manajemen Acara Ketua Divisi Seremonial Ketua Divisi Event Organizer



Pembagian Sistem Kerja / Sistem Koordinasi Manajemen Acara merupakan divisi dalam Bidang Acara yang bertindak dalam implementasi acara OSKM ITB 2015. Dalam pelaksanaannya, Manajemen Acara diturunkan ke dalam 2 fungsi, yaitu fungsi pelaksana penyampaian materi dan fungsi pelaksana impresi. Karena dua hal tersebut, dibuatlah divisi Event Organizer yang berfungsi sebagai pelaksana penyampaian materi dan divisi Seremonial sebagai fungsi pelaksana impresi. Dalam kaitan pra-OSKM, divisi Seremonial dan divisi Event Organizer merancang mata acara yang erat kaitannya dengan fungsinya masing-masing. Mata acara ini berasal dari rundown yang ditetapkan oleh Koordinator Manajemen Acara. Setelah ada rancangan mata acara dari masing-masing divisi, rancangan tersebut akan dikonsultasikan dengan Koordinator Manajemen Acara dan Ketua Divisi lain dalam Manajemen Acara. Pada hari H OSKM, Koordinator Manajemen Acara bertindak sebagai coordinator dari bidang-bidang yang terkait dengan implementasi acara. Sedangkan divisi Event Organizer dan Seremonial melaksanakan tugas dan wewenangnya masing-masing. Jika divisi Event Organizer dan Seremonial mempunyai kebutuhan yang perlu dikoordinasikan dengan bidang atau divisi lain, maka harus dikoordinasikan terlebih dahulu dengan Koordinator Manajemen Acara. Setelahnya Koordinator Manajemen Acara yang akan menghubungi bidang atau divisi bersangkutan.



Laporan Pertanggung Jawaban Ketua Divisi Seremonial (M. Rizki Rahmanda – Program Studi Teknik Industri 2013)



Deskripsi Kerja o o o o



Bertanggung jawab kepada koordinator manajemen acara Membawahi subdivisi opening, closing, dan impresi Mengatur pembuatan dan pengonsepan seluruh mata acara yang berhubungan dengan pemberian impresi Melaksanakan koordinasi kepada bidang atau divisi lain yang diperlukan dalam proses pemenuhan kebutuhan dari suatu mata acara yang dikonsep



Arahan o o o



Menerjemahkan, mengonsep, dan melaksanakan metode penyampaian tim materi dan metode kedalam bentuk acara yang poin utamanya adalah pemberian impresi Mengonsep impresi baik dari keinginan kultural maupun dari mimpi ketua menjadi mata acara yang siap dilaksanakan Memberikan impresi kepada mahasiswa baru ITB agar tergerak untuk berkecimpung dalam dunia kemahasiswaan nantinya



Fungsi o o



Sebagai pelaksana kegiatan impresi pada OSKM ITB 2015 Sebagai garda terdepan dalam memberikan kesan tentang acara OSKM ITB 2015



Alur Kerja / Struktur Panitia



Jumlah Sumber Daya Manusia No



Nama



Jurusan



Jabatan Ketua Divisi Sekretaris Bendahara, MSDM, Runner Lorong Massa Ketua Subdivisi Opening Stage Manager Opening PJ Perform Opening Runner Opening Ketua Subdivisi Impresi PJ Pengondisian/Acara Pagi Ketua Subdivisi Closing Ketua Subdivisi LO, Runner Lorong Massa PJ Orasi Pelangi PJ Layout Stage Manager Opening Backstage Manager Opening Backstage Manager Opening Backstage Manager Opening PJ Blok Opening PJ Blok Opening PJ Blok Opening PJ Blok Opening PJ Blok Opening PJ Blok Opening PJ Logistik Opening LO Subdiv Opening PJ Ketua Himpunan PJ Ketua Himpunan PJ Pasben PJ Pasben Timekeeper PJ Logistik Pengondisian Hari Pertama Stage Manager Pengondisian Hari Pertama LO Koorlap Timekeeper Operator PJ Lapangan CC Timur



1 2



M. Rizki Rahmanda Karina Agnia



TI’13 MRI’13



3



Hasna Yusriyya



MRI’13



4 5 6 7 8 9 10



Atari Rizki Naulia Aileen Alethea W. Dafi Adinegoro Dhiatamayo Fadhlika Zaki Adam Bagus Bagaskara Putra Naufal Aulia Aziz



FI’13 PL’13 FT’13 EP’13 MG’13 KL’13 FT’13



11



Dhella Fitrani M.



STF’13



12 13 14



Watini Suci Alviani Nur Fadiyah



FKK’14 FKK’14 SI’14



15



Hendy Tanuardy



SI’14



16



Nabila Nur H.



TG’14



17



Hairatunnisa



BW’14



18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30



Rizky Anisa M. Rizky Pahlevy Aufa Dhiaulhaq Azahra Refani Nada Nainda Aina Witenia Putri Waskito Aji Allysa Pratiwi Putri Dhayita Mahandani Insi Sani Alia Mutiara Imanda Yusuf Odmara Y. Wikanta Dwindi Agryanti Johar



FI’14 TM’14 BA’14 TM’14 FKK’14 PL’14 TG’14 KI’14 TL’14 BM’14 OS’14



31



Paramastri Maharsiwi



MRI’14



32



Ayu Lia Pratama



33 34 35 36



Hany Qoshirotur Rifatin Nikita Nadya Santoso Ali Ghorizatulloh Muthiah P. Humaira



KI’14



FI’14 MA’14 TK’14 KL’14



37



Syahla Putri Windayana



TL’14



38



Fakhita Tazki Nabilah



MA’14



39



Melati Silvya Devi



FKK’14



40



Tiara Dewi



TL’14



41



Miranda Shandy Rivienna



SI’14



42



Ghiffari Alfarisy



MS’14



43



Ledy Diana Gilam Noviasari



MB’14



44



Muslihaturrodliyah



TL’14



45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59



I Gusti Ayu Ceri C. M. Nuresi Rantri DWN Nur Arinta Dara Pramadyani Shinta Rizkia Putri Kurniawan Cahyo H. Agnes Afikah Almira Rahmaida Anissa Isnaini Anjelia Defani Annisa Naila Aretha Fieradiella Pahrevi Arry Khaminov Rizky Atikah Arysolia Taifur Aviana Hanna Anggararini Clarista Aprisia Purnomo



AR’14 TG’14 TK’14 AR’14 ET’14 TK'14 TK'14 MT'14 TG'14 TA'14 FT'14 TK'14 TK'14 AR’14 BM’14



60



Fadlan Akhyar Faisal



61



Ferica



STF’14



62 63 64 65 66 67 68 69 70 71 72 73



Fikri Sopyana Tsauri Gabriella Wita Yaritza Ghazy Mahendra Haidar Ali Rizqi Hasna Salsabila Imelda Lizal Irene Gloriani Putri Larasita Lidia Anggreni Kusnadi Putri Luvy Dellarosa M Ilham Luddin Maisye Agriyani Sibarani



BA’14 TI’14 ET’14 TG’14 SI’14 MA’14 KL’14 KL’14 TI’14 TL’14 SBM’17 AR’14



SI’14



Wahana Karya PJ Lapangan CC Barat Wahan Karya PJ Layout Wahana Karya Timekeeper Lapangan CC Barat Timekeeper Lapangan CC Barat Timekeeper Lapangan CC Timur PJ Logistik Stage Manager Pengondisian Hari Ketiga Timekeeper Pengondisian Hari Ketiga PJ Dokumentasi PJ Formasi Angkatan PJ Senam Pagi PJ Senam Pagi Operator Tim Lorong Massa PJ Lorong Massa Staff Impresi Tim Balon Staff Closing Stage Manager Closing Staff Closing Tim Lorong Massa Tim Closing Act Tim Balon PJ Pensuasanaan, Timekeeper Tim Paduan Angklung Massa Kampus Staff Closing PJ Orasi K3M MC Closing Tim Formasi Angkatan Tim Balon PJ Logistik Closing Tim Balon Tim Closing Act Tim Video Staff Closing Staff Closing Tim Paduan Angklung



74 75 76 77 78



Martella Monalisa Maulidinda Nabila Meti Fatmawati Monica Fiskariana Cikita Monica Stephanie



STF’14 AR’14 TK’14 SI’14 MA’14



79



Muhammad Amri Firdaus



MG’14



80 81 82 83 84 85 86 87 88 89 90 91 92 93 94



Nadia Ramadhani Paulina Davita Prillya Agusti Putri Senvia Kusumawardani Raihan Muflihhamim Rendy Tandela Ridho Ardia Rahman Selviana Saraswati Silfia Nurul Ariyani Stefanie Astrid Aipassa Stefanus Kurnia Wijaya Stevanus Wibisono Syarifah Hanna Fadhila Vania Elliya Ananda Wenno Vinda Widiyati



TM’14 FKK’14 TL’14 TI’14 TA’14 MG’14 TM’14 SI’14 TI’14 KL’14 FI’14 SI’14 TI’14 MRI’14 TPSDA’14



Massa Kampus Tim Lorong Massa Tim Lorong Massa Staff Closing Tim Closing Act PJ MC Pengondisian PJ Paduan Angklung Massa Kampus PJ Closing Act Staff Closing PJ Rektor Tim Video Tim Lorong Massa Tim Video Staff Closing PJ Layout Bendera Staff Impresi Staff Impresi Tim Video Backstage Manager Closing PJ Perform Tim Formasi Angkatan Tim Lorong Massa



Pembagian Sistem Kerja / Sistem Koordinasi Ketua divisi mendapat arahan dari koordinator manajemen acara. Arahan yang telah jelas maksud, tujuan, serta target dan capaiannya langsung diberitahukan oleh ketua divisi pada ketua subdivisi yang bersangkutan. Kemudian, ketua subdivisi akan membagi tugas yang telah diberikan pada staf subdivisi sesuai dengan job description masing-masing. Apabila ada kebutuhan dari subdivisi yang berhubungan dengan bidang atau divisi lain, ketua subdivisi wajib menyampaikannya melalui ketua divisi. Untuk segala hal yang berhubungan dengan kesekretariatan, setiap anggota divisi harus menghubungi sekretaris divisi terlebih dahulu. Sedangkan untuk segala hal yang berhubungan dengan keuangan, setiap anggota divisi harus menghubungi bendahara divisi terlebih dahulu. Koordinasi antara kasubdiv LO dan divisi intrakampus dapat dilakukan langsung tanpa melalui ketua divisi namun tetap selalu melaporkan segala hal yang dilakukan pada ketua divisi.



Standard Operational Procedure (SOP) TERMS OF REFERENCE WAHANA KARYA OSKM ITB 2015 A. DESKRIPSI KEGIATAN Wahana Karya merupakan salah satu rangkaian acara OSKM ITB 2015 yang menampilkan berbagai karya dari setiap himpunan mahasiswa jurusan di ITB. Acara OSKM ITB 2015 sendiri adalah ajang pengenalan lingkungan kampus kepada mahasiswa baru yang dilakukan selama tiga hari, terhitung dari tanggal 20 Agustus 2015 hingga 22 Agustus 2015. Wahana Karya dilaksanan pada hari kedua OSKM ITB 2015 dengan menampilkan 40 karya dari 39 himpunan dan PKM yang ada di ITB. Karya yang ditampilkan berupa hasil dari kegiatan himpunan selama masa perkuliahan. Acara ini diadakan sebagai suatu sarana untuk memperkenalkan himpunan beserta karyanya kepada mahasiswa baru ITB 2015. Wahana Karya diselenggarakan untuk meningkatkan semangat berkarya mahasiswa sebagai insan akademis yang terus berinovasi dan mengembangkan potensi kreatifitas yang dimilikinya. B.



WAKTU PELAKSANAAN



Wahana Karya dilaksanakan pada tanggal 21 Agustus 2015 pukul 6.40 WIB di Lapangan Basket CC Barat dan Lapangan Segitiga CC Timur. Wahana Karya berdurasi 300 menit dengan rincian waktu sebagai berikut: 1. Shift I pukul 06.40-07.55WIB, 2. Shift II pukul 08.15-09.30 WIB, 3. Shift III pukul 09.50-11.05 WIB, 4. Shift IV pukul 16.00-17.30 WIB. C.



BENTUK KEGIATAN



Wahana Karya merupakan mata acara berupa pameran karya yang tediri dari 40 stand. Mahasiswa baru ITB 2015 akan dimobilisasi mengunjungi setiap stand secara bergantian.



D.



LAYOUT



Wahana Karya terdiri dari 40 stand yang akan dibagi menjadi ke dalam dua tempat yaitu 25 stand di Lapangan Basket dan 15 stand di Lapangan Segitiga. Setiap himpunan akan disediakan stand dengan ukuran 6 m2 dengan spesifikasi 3 m x 2 m yang berisi dua buah meja dan dua buah kursi. Ukuran meja yang disediakan adalah seluas 1 m2 dengan spesifikasi 1 m x 1 m. Setiap himpunan tidak diperkenankan untuk melewati batas stand yang telah ditentukan. E.



TEKNIS PELAKSANAAN



Peserta OSKM ITB 2015 akan di bagi menjadi 4 shift yang akan berisi 40 kelompok dengan setiap shift akan dilaksanakan dengan durasi 75 menit. Setiap kelompok akan diberikan waktu untuk mendengarkan presentasi dari setiap himpunan selama 1 menit. Selama presentasi karya, mentor akan berperan sebagai time keeper untuk masing-masing kelompok. Teknis pelaksanaan perhitungan durasi presentasi dimulai saat perrwakilan himpunan memulai presentasi. Mentor wajib mengingatkan masa himpunan saat waktu presentasi akan habis. Saat waktu telah habis, mentor berhak menghentikan kegiatan presentasi dan melanjutkan mobilisasi ke stand selanjutnya.



SOP LORONG MASSA KAMPUS OSKM 2015 1.



2. 3.



LO massa yang terlibat dalam lorong massa kampus wajib mengikuti briefing terlebih dahulu. Apabila tidak mengikuti briefing, maka massa yang bersangkutan tidak diizinkan mengikuti kegiatan di hari H. Massa unit yang akan mengikuti lorong massa disediakan tempat di sunken dengan membawa massa 5-10 orang. Pemanggilan akan melalui pengumuman OSKM. Massa himpunan dan massa unit diharapkan hadir tepat waktu pukul 13.00 sebelum pengondisian di lorong massa kampus selama 15 menit.



4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12.



13.



14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23. 24.



Jumlah massa himpunan minimal 20 orang dan maksimal 30 orang. Massa himpunan wajib memakai atau membawa atribut lembaga (jaket himpunan, bendera, baligho). Tiap himpunan wajib mengirimkan 1 orang pasukan bendera untuk pensuasanaan di hari H. Atribut massa unit adalah jaket unit (opsional) dan atribut yang mencirikan masing-masing unit. Massa himpunan dan massa unit tidak boleh melakukan kontak fisik dengan mahasiswa baru 2015 & panitia OSKM 2015. Massa himpunan dan massa unit menempati spot yang sudah ditentukan dan tidak boleh meninggalkan area selama acara berlangsung tanpa sepengetahuan panitia. Massa himpunan dan massa unit wajib berpakaian sopan (dianjurkan memakai sepatu, celana/rok panjang). Massa himpunan dan massa unit memahami TOR dari mamet. Massa himpunan dan massa unit ikut mensuasanakan lorong massa kampus dengan cara melontarkan premis-premis tentang identitas mahasiswa (DPR-Oktagon) dan pergerakan Kemahasiswaan (Sunken) secara lugas nan tegas, namun tetap menjaga flow dengan tidak menimbulkan provokasi pada saat mahasiswa baru 2015 di mobillisasi dari lapangan sipil dan lapangan SR menuju Saraga. Massa himpunan dan massa unit boleh melontarkan premis-premis seperti  Selamat datang produk bimbel terbaik bangsa (identitas)  Kuliah di subsidi rakyat ! Bisa ngasih apa sama mereka ? (pergerakan)  Putih abu kok ke kampus, salah alamat ya? (identitas)  Bangga cuma jadi mahasiswa ITB? (identitas)  Yakin udah jadi mahasiswa? Memang udah berkontribusi apa? (pergerakan)  Dan lain-lain, yang tidak keluar dari tema identitas mahasiswa dan pegerakan kemahasiswaan KM-ITB. Dilarang merokok dan makan selama acara berlangsung. Tidak boleh membawa senjata tajam, senjata api, dan obat-obatan terlarang. Menjaga ketertiban & kebersihan. Tidak boleh mengatakan kata-kata yang mengandung SARA, kasar, dan kotor. Tidak boleh melakukan provokasi kepada sesama massa. Tidak boleh menginjak rumput. Tidak merusak properti OSKM ITB 2015. Tidak merusak fasilitas kampus. Massa kampus dianjurkan untuk berdiri selama lorong massa kampus berlangsung. Setelah rangkaian acara lorong massa selesai, massa himpunan kembali ke sekre himpunan masingmasing dengan dipandu LO himpunannya. LO himpunan akan menjemput kembali massa himpunan pukul 15.30 untuk mengikuti rangkaian acara selanjutnya.



Laporan Pertanggung Jawaban Ketua Divisi Event Organizer (Israel Gamaliel Sidabutar – Aeorontika dan Astronotika 2013)



Deskripsi Kerja o o o



Bertanggung jawab kepada Koordinator Manajemen Acara Membawahi mata acara non-seremonial (Talkshow, Shalat, Pemaparan LK dan Defile OHU, Mentoring, Sharing Ceritaku untuk Indonesia, dan Interaksi Fakultas) Melakukan koordinasi dengan bidang dan divisi non-lapangan (bidang acara, eksternal, fund raising, kreatif, operasional, kesekjenan, dan materi dan metode,) serta divisi-divisi lapangan melalui Koordinator Managemen Acara sebagai upaya merencanakan dan mengeksekusi mata acara non-seremonial OSKM ITB 2015



Arahan o o



Menerjemahkan, mengonsep, dan melaksanakan mata acara OSKM ITB 2015 yang bertujuan untuk menyampaikan materi Melakukan koordinasi dengan bidang dan divisi non-lapangan (bidang acara, eksternal, fund raising, kreatif, operasional, kesekjenan, dan materi dan metode,) serta divisi-divisi lapangan melalui Koordinator Managemen Acara sebagai upaya merencanakan dan mengeksekusi mata acara non-seremonial OSKM ITB 2015



Fungsi o



Menentukan dan memastikan kebutuhan teknis acara dapat terpenuhi untuk setiap mata acara non-seremonial



Alur Kerja / Struktur Panitia



Jumlah Sumber Daya Manusia No 1 2



Nama Israel Gamaliel Sidabutar M. Dieno Pradana



Jurusan AE MS



3 4 5 6 7 8 9 10 11 12



Seruni Fauzia Lestari Dewi Regamalela Maria Dyah Eric Candra Furika Dita Amallya Inda Rahmania Ariva Permatasari Haity Ichsan Medi H.P



PL TI SI TM KI MA AR FT EL AE



13 14 15



Hadiyan Wijaya Levina Dewi Marcelia Astiti Dana Oktaviani



PL AR SI



16



Kevin Salim



SI



17 18 19 20 21 22 23 24 25



Nur Annisa Farhan Reza Gumay Agatha Rachmadika Yulitasari Figarri Keisha Garin Febrian Hilman Nur Faizi Jerri Kadri Ali Annisa Gusniar Santi Rahayu Intan Septiarini Pratiwi An Niza El Aisnada Ibrahim Sinay Reinaldo Ekapratama Galih Ganiyasa Susanto Muhammad Farhan Maulana Meliantha Silviana Septiani Maleong Dian Arista Elsa Yeki Manosa Bill Hinston Tommy Putra



MRI FI FI AS MA KI MA MA



STF



Jabatan Ketua Divisi Wakil Ketua Divisi, PJ Talkshow Sekretaris Bendahara/PJ Talkshow PJ Talkshow PJ Talkshow PJ Talkshow PJ Mentoring PJ Mentoring PJ Mentoring PJ Mentoring PJ Pemaparan LK-Defile OHU PJ Shalat-Defile OHU PJ Defile OHU PJ Mentoring-Interaksi Fakultas PJ Mentoring-Interaksi Fakultas Event Organizer Event Organizer Event Organizer Event Organizer Event Organizer Event Organizer Event Organizer Event Organizer Event Organizer Event Organizer Event Organizer Event Organizer Event Organizer Event Organizer Event Organizer Event Organizer Event Organizer Event Organizer Event Organizer Event Organizer



No



Nama Patricia Santosa Elizabeth Novianti Stella Setiadi Ghinanda Dhiva Octaviani Jessica Vania Ria Rista Rahmawati Dina Noviana Rahmawati Ahmad Barra Vicra Muhammad Fahmi Gozal Henggardhani Adita Thifal Rahardini Sitompul Michael David Martua Ahmad Idham T Lubis Steffi Indrayani Muhammad Arlianto Nusaibah Alhafizhoh Gabriella Ilena Taufikurrahman Afif Joshua Atmadja Rasyid Ridha Musa Alam Elsarina Marisa Muhammad Hudzaifa Siregar Jessica Amanda Putri Christopher Handino Dianati Fadiah Devi Yohana Aruan Nudiya Salsabila Mustika Febrilia Evelyn Nathania Ovani Nadira Nurfitrisari Danny Maimun Erika Trisliana Irfan Dwi Prasetyo Setyobayuaji Respati Widagdo Okmatiar Dasati Hadijah Larasti Anthony Candra Olivinnanda Ernest Damian Onny Aulia Rachman Faishal Maulana Razid



Jurusan



TM TI IF STI EL EP IF ET KL



RIL SI



TI TK



TI TK



AE MS MS



Jabatan Event Organizer Event Organizer Event Organizer Event Organizer Event Organizer Event Organizer Event Organizer Event Organizer Event Organizer Event Organizer Event Organizer Event Organizer Event Organizer Event Organizer Event Organizer Event Organizer Event Organizer Event Organizer Event Organizer Event Organizer Event Organizer Event Organizer Event Organizer Event Organizer Event Organizer Event Organizer Event Organizer Event Organizer Event Organizer Event Organizer Event Organizer Event Organizer Event Organizer Event Organizer Event Organizer Event Organizer Event Organizer Event Organizer Event Organizer Event Organizer



No



Nama Afiq Muhammad Karina Agri Widjaya Amadea Farras Frich Kamajaya Dharmawansyah Firda Thalika Muhammad Maulana Sidik Rekha Yaliantin Kenneth Aldwin Nindyasti Dilla Himaya Sutan Ashari Mufti



Jurusan MB MB MB BA BW



AR AR PL



Jabatan Event Organizer Event Organizer Event Organizer Event Organizer Event Organizer Event Organizer Event Organizer Event Organizer Event Organizer Event Organizer



Pembagian Sistem Kerja / Sistem Koordinasi Dalam konteks sistem kerja dan koordinasi di internal divisi, Divisi Event Organizer menggunakan sistem kerja resimen, yaitu pembagian kerja berdasarkan mata acara nonseremonial yang terdapat di OSKM ITB 2015 dimana tiap mata acara merupakan satu resimen tersendiri. Mata acara yang direncanakan dan dieksekusi oleh Divisi Event Organizer meliputi Talkshow Insan Akademis dan Realita Bangsa, Talkshow Mahasiswa dan Kemahasiswaan, ISHOMA, Pemaparan LK, Defile OHU, Mentoring Insan Akademis, Mentoring Kemahasiswaan, Mentoring KM-ITB, Mentoring Agama, Sharing Ceritaku untuk Indonesia, dan Interaksi Fakultas. Mengingat keterbatasan sumber daya manusia, beberapa mata acara dikelompokkan sehingga terbentuk 6 (enam) mata acara besar yang diketuai oleh 1-2 anggota angkatan 2013 dan dibantu oleh anggota angkatan 2014. Pengelompokkan tersebut dilakukan untuk mempermudah ketua divisi dan koordinator tiap mata acara untuk melakukan koordinasi dan pemantauan progres tiap mata acara. Selain kerja dan koordinasi di internal Divisi Event Organizer, sistem yang digunakan untuk melakukan koordinasi dengan divisi maupun bidang lainnya menggunakan sistem seperti halnya jalur komando, dimana koordinasi yang dilakukan ke eksternal Divisi Event Organizer dilakukan melalui ketua Divisi Event Organizer dan Koordinator Managemen Acara. Standard Operational Procedure (SOP) SOP Interaksi Fakultas 1. Setiap HMJ dari tiap – tiap fakultas wajib mematuhi penempatan yang telah ditentukan. 2. Massa HMJ wajib mengikuti formasi penempatan sesuai instruksi dari panitia. 3. Massa HMJ wajib menjaga ketenangan dan ketertiban acara interfak agar berjalan dengan kondusif serta menjaga agar forum tidak keluar dari TOR dan SOP.



4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17.



Massa HMJ dilarang mengusir panitia OSKM ITB 2015 yang bertugas. Massa HMJ berpakaian rapi (pakaian berkerah, celana panjang tidak sobek, sepatu). Massa HMJ mengenakan atribut HMJ secukupnya, seperti polo, jahim, sweater, dll. Massa HMJ tidak diperkenankan melakukan hal-hal yang dapat menimbulkan keributan, seperti menjelek-jelekkan HMJ lain. Massa HMJ tidak diperkenankan menggunakan kata-kata kasar dan/atau mengandung unsur SARA. Massa HMJ tidak diperkenankan merokok, makan, dan minum selama forum berlangsung. Alat komunikasi harus di-silent atau dinonaktifkan dan tidak diperbolehkan digunakan selama forum berlangsung. Massa HMJ diwajibkan mengikuti alur dan perintah yang diberikan oleh moderator. Massa HMJ tidak diperbolehkan mengadakan dan/atau memberikan kegiatan fisik kepada mahasiswa baru, seperti push up, sit up, dan kegiatan fisik lainnya. Massa HMJ tidak diperkenankan melakukan kontak fisik dengan panitia, peserta forum maupun Massa HMJ lainnya Massa HMJ memberikan informasi yang sesuai dengan tujuan yaitu memperkenalkan HMJ yang ada di masing – masing fakultas kepada mahasiswa baru. Massa HMJ menciptakan flow yang kondusif dan tidak berlebihan agar tujuan dapat tercapai. Massa HMJ wajib mengikuti timeline yang telah dicantumkan dalam TOR. Massa HMJ memahami TOR dan menaati SOP yang telah diberikan.



SOP Mentoring KM-ITB 1. Mengikuti briefing dengan LO masing-masing 90 menit sebelum forum dimulai 2. Menjaga ketenangan dan ketertiban acara mentoring KM ITB agar berjalan dengan kondusif serta menjaga agar forum tidak keluar dari TOR. 3. Setiap pemateri berpakaian rapi (pakaian berkerah, celana panjang tidak sobek, sepatu). 4. Setiap pemateri mengenakan atribut HMJ secukupnya, seperti polo, jahim, sweater, dll. 5. Setiap pemateri tidak diperkenankan membawa atribut berlebihan, seperti umbul-umbul, bendera, banner, dan lainnya. 6. Setiap pemateri tidak diperkenankan berperilaku berlebihan, seperti orasi, terlalu membanggakan HMJ masing-masing, menyanyikan mars, meneriakkan yel-yel dll. 7. Setiap pemateri tidak diperkenankan melakukan hal-hal yang dapat menimbulkan keributan, seperti menjelek-jelekkan HMJ lain. 8. Setiap pemateri tidak diperkenankan menggunakan kata-kata kasar dan/atau mengandung unsur SARA. 9. Setiap pemateri tidak diperkenankan merokok selama forum berlangsung. 10. Alat komunikasi harus di-silent atau dinonaktifkan dan tidak diperbolehkan digunakan selama forum berlangsung. 11. Setiap pemateri tidak diperkenankan melakukan kontak fisik yang berlebihan dengan peserta forum, seperti memukul dll.



12. Setiap pemateri memberikan informasi yang sesuai dengan tujuan yaitu memotivasi mahasiswa baru untuk aktif berkemahasiswaan. 13. Setiap pemateri tidak diperkenankan untuk menyesatkan mahasiswa baru dengan informasi tidak benar, seperti persuasi agar tidak peduli dengan KM ITB atau kemahasiswaan. 14. Setiap pemateri menciptakan flow yang kondusif, menarik dan tidak berlebihan agar tujuan dapat tercapai (santai tapi tetap serius dan sopan). 15. Setiap pemateri wajib mengikuti timeline yang telah dicantumkan dalam TOR. 16. Pengalaman-pengalaman yang dapat dishare oleh pemateri : a. Sharing kegiatan yang dapat dilakukan di UKM dan HMJ. b. Sharing karya-karya dan acara yang ada di UKM dan HMJ. c. Sharing kegiatan tak terlupakan. d. Sharing kegiatan yang membuat pembicara mendapat banyak pembelajaran. e. Sharing kejadian menarik dan mengesankan dalam berkemahasiswaan. 17. Setiap pemateri memahami TOR dan menaati SOP yang telah diberikan. Technical Guideline Talkshow 1. Memahami Term of Reference (TOR) 2. Sudah berada di Gedung Sasana Budaya Ganesha pada pukul 07.15 WIB pada hari pelaksanaan talkshow 3. Mengikuti acara Ramah Tamah bersama pembicara lainnya pada pukul 07.15-07.35 WIB 4. Pembicara wajib mengikuti briefing bersama Panitia OSKM sebelum hari-H 5. Tidak memberikan pernyataan/pertanyaan yang mengandung unsur SARA 6. Interupsi atau pengajuan pertanyaan hanya bila diizinkan moderator 7. Menggunakan etika dalam berbicara (tidak menggunakan kata kasar) 8. Pembicara wajib menghormati moderator dan pembicara lainnya selama talkshow berlangsung 9. Tidak merokok selama talkshow berlangsung 10. Mematikan nada dering dan tidak menggunakan alat komunikasi saat talkshow berlangsung 11. Menggunakan pakaian yang sopan (celana/ rok panjang tidak sobek, baju batik, sepatu tertutup) 12. Tidak mempresentasikan materi diluar TOR 13. Tidak membandingkan dan menjelekkan lembaga sendiri dengan lembaga lain 14. Tidak membuang sampah sembarangan 15. Pembicara harus mengikuti talkshow hingga selesai acara Talkshow Insan Akademis dan Realita Bangsa



Laporan Kerja Laporan Kerja Manajemen Acara dibagi menjadi dua berdasarkan waktu pelaksanaan yaitu diklat terpusat calon panitia OSKM ITB 2015 dan rangkaian acara per hari-H OSKM. Laporan Kerja Diklat Terpusat No



Laporan Kerja Nama Kegiatan Penanggung Jawab Deskripsi



Tujuan



Parameter Keberhasilan



Pelaksanaan



1



Evaluasi



Opening Diklat Terpusat (3 Juni 2015) Imanta Azaki MRI ‘13 Opening diklat terpusat bagi calon panitia OSKM ITB 2015. Pada opening diklat terdapat perform dari unit ITB Jazz, orasi dari Ketua Kabinet Keluarga Mahasiswa, orasi Ketua OSKM ITB 2015, dan perform dari panitia OSKM ITB 2015. 1. Menjadi pendorong bagi calon panitia OSKM ITB 2015 (angkatan 2014) agar mengikuti diklat terpusat 2. Mengenalkan tujuan dan visi misi OSKM ITB 2015 kepada calon panitia angkatan 2014 1. Opening diklat terpusat terlaksana pada tanggal 3 Juni 2015 2. Ketua OSKM ITB 2015 menyampaikan visi dan misi serta tujuan dari OSKM ITB 2015 Opening diklat terpusat dilaksanakan pada malam hari. Rencananya akan dilaksanakan di Plaza Widya tetapi karena batasan jumlah orang yang hadir dan batasan waktu dari K3L yang tidak memungkinkan, maka opening diklat terpusat dilaksanakan di Lapangan CC Barat. Untuk mengakali banyaknya jumlah peserta yang akan datang, maka peserta dikondisikan di Lapangan Sipil dan Lapangan Seni Rupa terlebih dahulu sebelum dimobilisasi dan dikondisikan di Lapangan CC Barat agar lebih optimal. Peserta diutamakan untuk mengisi daerah bagian utara terlebih dahulu. Pada awalnya ITB Jazz akan menampilkan 3 lagu, tetapi karena keterbatasan waktu, ITB Jazz hanya menampilkan 2 lagu saja. Opening diklat terpusat dibatasi hanya sampai pukul 20.30 saja. Hal ini disebabkan karena pada pukul 20.30 unit MBWG akan melakukan latihan yang bisa menyebabkan terganggunya fokus peserta karena distraksi suara. 1. Ada permasalahan di listrik yang mengakibatkan acara dipotong 20 menit, yang dipotong adalah durasi perform ITB Jazz, durasi orasi K3M, dan durasi MC. Selain itu video teaser OSKM tidak jadi diputar. 2. Tidak ada rencana jika ada keterlambatan acara,



Solusi



Saran



Nama Kegiatan Penanggung Jawab Deskripsi



Tujuan



Parameter Keberhasilan Pelaksanaan



2



Evaluasi



keputusan pemotongan acara dibuat saat itu juga. 3. Kurangnya panitia lapangan yang hadir. 4. Jika ada peserta yang mau izin, masih belum jelas meminta izin ke siapa karena koordinasi masih belum jelas. 5. Persebaran peserta di Lapangan CC Barat tidak merata, lebih banyak di lapangan bagian utara. 6. Banyak peserta yang masih menggunakan alat komunikasi saat acara berlangsung sehingga mengganggu pencahayaan. 1. Memotong durasi acara sehingga waktu selesai acara tidak lebih dari pukul 20.30. 2. MC mengingatkan peserta agar tidak menggunakan alat komunikasi saat acara berlangsung. 1. Pastikan teknisi sudah datang jauh sebelum acara dimulai. 2. Pastikan ada rencana jika terjadi keterlambatan acara per 5 menit. Diklat Terpusat Hari Pertama (4 Juni 2015) Imanta Azaki MRI ‘13 Diklat terpusat hari pertama OSKM ITB 2015. Pada diklat kali ini terdapat opening harian, mentoring dari unit agama, mentoring metode observasi, dan diakhiri dengan pemberian tugas 1. Calon panitia memahami tanggung jawabnya sebagai makhluk hidup dalam menjalankan ibadah. 2. Calon panitia memahami metode-metode yang dapat digunakan sebagai panduan dalam melaksanakan observasi lapangan. 1. Diklat terpusat hari pertama terlaksana pada 4 Juni 2015. Peserta diinstruksikan untuk datang jam 08.00, tetapi karena ada kesalahan di MC pada tanggal 3 Juni 2015 (Opening Diklat Terpusat), maka peserta datang jam 07.00 dan panitia belum siap. Jumlah pendiklat yang datang sangat kurang sehingga saat presensi memerlukan waktu lebih lama. Setelah pengondisian dan opening harian, peserta dimobilisasi untuk mendapat mentoring agama dari unit agama masingmasing, dilanjutkan dengan jeda ishoma dan mentoring metode observasi. Setelah mentoring kedua, acara dilanjutkan dengan closing harian yang berisi pemberian tugas observasi lapangan untuk setiap kelompok. 1. Lapangan CC Barat tidak steril dari peserta sebelum acara dimulai sehingga saat pengondisian memerlukan waktu lebih lama. 2. Saat istirahat, peserta banyak yang keluar kampus sehingga mentoring metode observasi terlambat di beberapa kelompok. 3. Banyak kelompok yang tempat tujuan observasinya tidak



sesuai dengan yang seharusnya. 4. Banyak pendiklat yang tidak tahu lokasi tujuan observasi. 5. List tempat observasi baru ditetapkan J-1 karena berdasarkan hasil survey ada yang tidak sesuai dengan kriteria daerah observasi. Solusi



Saran



Nama Kegiatan Penanggung Jawab Deskripsi



Tujuan



Parameter Keberhasilan Pelaksanaan



3



Evaluasi



Solusi Saran



4



Nama Kegiatan Penanggung Jawab Deskripsi



1. Setelah beres diklat terpusat hari pertama, ketua kelompok dikumpulkan kembali untuk memastikan lokasi tujuan observasi. 1. Koordinasi dengan Bidang Materi dan Metode perlu lebih intens terutama dengan pendiklat, karena pendiklat yang akan memberikan bimbingan secara langsung kepada peserta diklat. Diklat Terpusat Hari Kedua (6 Juni 2015) Imanta Azaki MRI ‘13 Diklat terpusat hari kedua. Pada diklat kali ini terdapat pengondisian peserta dan opening harian, serta pengenalan bidang dan divisi OSKM ITB 2015 dan OHU 2015 1. Calon panitia mengenal bidang-bidang dan divisi-divisi yang ada di OSKM ITB 2015 dan OHU 2015 dan mendapat bayangan akan divisi yang ingin diikuti. 1. Diklat terpusat hari kedua terlaksana pada 6 Juni 2015. Calon panitia dikondisikan di Lapangan CC Barat. Acara dimulai tepat waktu tetapi ada banyak peserta yang datang terlambat karena mengira acara akan mulai terlambat seperti hari sebelumnya (diklat terpusat hari pertama tanggal 4 Juni 2015). Setelah itu peserta mendatangi pos-pos bidang OSKM ITB 2015 dan 1 pos OHU 2015 dalam 10 kelompok besar. Setelah itu peserta kembali dikondisikan untuk kepulangan di Lapangan CC Barat tetapi terjadi miskomunikasi antara MC dan panitia lapangan. 1. Banyak peserta yang datang terlambat. 2. MC terbawa emosi sehingga ada omongan yang merendahkan peserta 3. Ada miskomunikasi dengan panitia lapangan sehingga instruksi MC tidak didengarkan dengan baik oleh peserta. 4. Peserta masih ada yang menerobos daerah steril, berkaitan dengan divisi-divisi lapangan yang membutuhkan daerah steril untuk menjaga impresi. 1. Peserta ditekankan agar datang lebih tepat waktu pada diklat-diklat selanjutnya. 1. MC harus lebih dinamis agar bisa menyesuaikan dengan panitia lapangan. Diklat Terpusat Hari Ketiga (8 Juni 2015) Imanta Azaki MRI ‘13 Diklat terpusat hari ketiga OSKM ITB 2015. Pada diklat kali ini



Tujuan



Parameter Keberhasilan Pelaksanaan



Evaluasi



Solusi



Saran



terdapat pengondisian peserta dan opening, Kelas Inspirasi, FGD Observasi Lapangan dan Kelas Inspirasi, Mentoring Identitas Mahasiswa, dan diakhiri dengan pemberian tugas. 1. Calon panitia mendapat sudut pandang yang beragam dan berbeda mengenai kondisi sekitar termasuk inovasi solusi yang dilakukan dalam menjawab permasalahan yang timbul dari kondisi tersebut. 2. Calon panitia dapat berdiskusi dengan pendiklat perihal observasi lapangan yang sudah mereka lakukan. 3. Calon panitia juga bisa berdiskusi dengan teman sekelompoknya dan dengan pendiklat perihal informasi yang mereka dapatkan masing-masing dari kelas inspirasi. 4. Calon panitia mengetahui dan sadar akan identitas mereka sebagai mahasiswa. 1. Diklat terpusat hari ketiga terlaksana pada tanggal 8 Juni 2015. Peserta dikondisikan terlebih dahulu di Lapangan CC Barat dan dibagi per kelas inspirasi. Saat Kelas Inspirasi ada beberapa spot yang kekurangan kursi dan ada miskomunikasi tentang jumlah konsumsi pembicara. Selain itu saat Kelas Inspirasi ada beberapa pembicara yang selesainya lebih cepat dari yang lain. Setelah Kelas Inspirasi dilakukan FGD Observasi Lapangan dan Kelas Inspirasi dan Mentoring Identitas Mahasiswa. 1. Ada pihak yang seharusnya tidak mendapat konsumsi tapi mengambil konsumsi sehingga jumlah konsumsi yang disediakan kurang. 2. Waktu selesai Kelas Inspirasi berbeda-beda. 3. Konsumsi datang terlambat sehingga ada pembicara yang menunggu terlalu lama dan pulang lebih dulu 4. Banyak peserta yang secara sporadis pergi ke toilet dan tidak ada yang mendampingi. 5. Ada beberapa peserta yang tidak mengikuti arahan dari panitia dan justru ikut temannya sehingga mengakibatkan ada kelas yang over quota. Hal ini mengakibatkan jumlah kursi di beberapa kelas kurang. 1. Konsumsi tambahan segera dibeli 2. Kelas yang selesainya terlalu cepat diperlama durasi mobilisasinya. 3. Kelas yang kurang jumlah kursinya segera dicari kursi tambahan 1. Pastikan semua Kelas selesai dengan waktu yang seharusnya. 2. Pastikan pihak-pihak yang mendapat konsumsi adalah pihak-pihak yang seharusnya. 3. Pastikan juga konsumsi bisa datang lebih cepat dan jumlahnya dilebihkan sedikit sehingga tidak ada pembicara yang harus menunggu konsumsi.



Nama Kegiatan Penanggung Jawab Deskripsi



Tujuan



Parameter Keberhasilan Pelaksanaan



5 Evaluasi



Solusi



Saran



Diklat Terpusat Hari Keempat (13 Juni 2015) Imanta Azaki MRI ‘13 Diklat terpusat hari keempat bagi calon panitia OSKM ITB 2015. Pada diklat kali ini terdapat pengondisian peserta dan opening harian, FGD Realita KM ITB, Mentoring Organisasi KM-ITB, Cerdas Cermat, dan Ranking 1. 1. Calon panitia dapat berdiskusi dengan pendiklat dan teman sekelompok tentang realita KM-ITB saat ini dari himpunan-himpunan yang sudah mereka wawancarai 2. Calon panitia mengetahui bagaimana keorganisasian di KM-ITB 3. Calon panitia dapat melakukan review materi dengan metode yang menyenangkan. 1. Diklat terpusat hari keempat terlaksana pada tanggal 13 Juni 2015 Peserta diklat dikondisikan di Lapangan CC Barat sebelum dimobilisasi ke Lapangan Sipil dan Lapangan SR untuk melakukan FGD Realita KM ITB dengan pendiklat masing-masing kelompok. FGD tersebut langsung dilanjutkan dengan mentoring organisasi KM-ITB. Setelah istirahat siang, acara dilanjutkan dengan cerdas cermat per kelompok. Dari cerdas cermat ini, dipilih satu perwakilan dari tiap kelompok diklat terpusat untuk maju ke Ranking 1 yang menjadi penutup kegiatan di diklat terpusat kali ini. 1. Ada himpunan yang memberi tahu izin interaksi secara mendadak ke pihak OSKM 2. Saat istirahat ada pendiklat yang instruksinya tentang solat langsung di lapangan tidak jelas sehingga peserta solat di tempat yang berbeda-beda. 3. Banyak peserta yang tidak membawa spek sehingga mengakibatkan mereka harus makan dan solat di luar wilayah kampus 4. Ada pendiklat yang membuat asumsi sendiri bahwa wakil kelompok untuk Ranking 1 adalah wakil dari kelompok mentoring besar, harusnya wakil dari tiap kelompok diklat. 5. Ada keributan yang dibuat oleh suatu lembaga lain di sekitar lokasi acara. 6. Adanya mata acara tambahan yang tidak ada di rundown dan teklap awal. 1. Dilakukan komunikasi dengan himpunan-himpunan bersangkutan terkait dengan pengondisian calon kader yang juga calon panitia OSKM ITB 2015 2. Ranking 1 tetap dilanjutkan tanpa menunggu wakil dari tiap kelompok diklat karena acara sudah dimulai. Pendiklat harus memahami apa saja yang diinstruksikan oleh koordinatornya secara spesifik dan detail.



Nama Kegiatan Penanggung Jawab Deskripsi Tujuan



Parameter Keberhasilan Pelaksanaan



6



Evaluasi



Solusi



Saran



Closing Diklat Terpusat (15 Juni 2015) Imanta Azaki MRI ‘13 Penutupan Diklat Terpusat OSKM ITB 2015. Ada pengumuman pembagian divisi bagi peserta diklat. 1. Pemberian mandat secara resmi dari Ketua OSKM 2015 kepada calon panitia dan pengesahan status sebagai Panitia OSKM ITB 2015 bagi calon panitia dari angkatan 2014. 1. Closing Diklat Terpusat OSKM ITB 2015 terlaksana pada tanggal 15 Juni 2015. Para calon panitia pertama dikumpulkan di lapangan sipil dan dibariskan berurut sesuai dengan bidang yang mereka masuki. Akan tetapi bidang tersebut tidak disebutkan secara spesifik, melainkan mereka hanya diberitahukan untuk berbaris di kelompok A, atau B, dan seterusnya. Kemudian para calon panitia dimobilisasi ke Lapangan CC Barat. Pengumuman pembagian divisi diawali dengan orasi para ketua bidang, sembari tiap-tiap ketua bidang memberi isyarat kelompok mana saja yang masuk ke bidangnya, kemudian Ketua OSKM memasuki tribun melewati tengah-tengah para calon panitia sambil membawa bendera OSKM ITB 2015. Bentuk pemandatan yang diberikan pada calon panitia angkatan 2014 adalah melalui penyerahan bendera OSKM ITB 2015 kepada koordinator ketua kelompok. 1. Koordinasi dengan Koorlap cukup sulit karena Koorlap maju ke tribun untuk memberi mandat kepada calon panitia yang masuk ke dalam Subbidang Lapangan. 1. Koordinasi dilakukan dengan menghubungi secara langsung komandan lapangan yang ada. koorlap tak perlu tampil untuk mempermudah koordinasi, atau dibuat suatu mekanisme cadangan berkaitan dengan koordinasi dengan Subbidang lapangan apabila koorlap berhalangan



Kendala Keseluruhan o



Rangkaian acara diklat terpusat dilaksanakan dalam jangka waktu yang sangat padat dengan timeline yang sangat singkat. Hal ini seringkali menyebabkan para calon panitia ditarik oleh calon himpunannya untuk mengikuti kegiatan osjur sehingga mengurangi jumlah peserta diklat terpusat yang hadir.



Evaluasi Keseluruhan o



o



Rangkaian acara diklat terpusat yang dibuat secara kontinu dan padat menyulitkan para calon panitia dan lembaga (Himpunan Mahasiswa Jurusan) untuk mengatur jadwal, terutama berkaitan dengan osjur. Sebaiknya penanggalan diklat terpusat tidak dibuat secara kontinu, melainkan hanya beberapa pertemuan dalam satu minggu dan berlangsung selama beberapa minggu. Akan tetapi, hal ini tentu juga perlu memperhatikan jangka waktu yang tersedia. Adapun dalam OSKM ITB 2015, jangka waktu yang tersedia cukup pendek sehingga mengakibatkan kegiatan pun dipadatkan dan harus dilangsungkan secara kontinu. Pembuatan rundown pun perlu dilakukan secara lebih detail dan memperhatikan bermacam skenario yang dapat terjadi dan mengganggu keberlangsungan acara.



Saran untuk Kedepannya o



o



Selain rundown, Manajemen Acara pun perlu membuat suatu Teknis Lapangan bagi divisi-divisi selain lapangan yang berkaitan dengan penyelenggaraan acara Diklat Terpusat (Teknis seperti ini lazim pula disebut Teknonlap). Hal ini untuk memastikan bahwa segala hal yang berkaitan dengan penyelenggaraan acara telah tersedia pada waktu yang ditentukan. Jangka waktu untuk pelaksanaan Diklat Terpusat pun perlu diperpanjang. Hal ini untuk mengakomodasi pembagian waktu bagi para peserta diklat yang mungkin juga mengikuti orientasi studi jurusan (osjur) pada masa-masa pelaksanaan diklat terpusat.



Laporan Kerja Hari H OSKM ITB 2015 Laporan kerja hari-H OSKM ITB 2015 dibagi per hari secara keseluruhan. Setiap harinya dibagi lagi menjadi mata-mata acara berdasarkan koordinasi divisi dibawah manajemen acara, yakni divisi Seremonial dan divisi Event Organizer. Hari Pertama OSKM ITB 2015 Nama Kegiatan Penanggung Jawab Deskripsi



1



Tujuan



OSKM Hari Pertama (20 Agustus 2015) Imanta Azaki MRI ‘13 Hari pertama dari rangkaian acara OSKM ITB 2015 yang terdiri dari beberapa mata acara, yaitu: 1. Pengondisian dan opening harian 2. Talkshow Insan Akademis 3. Talkshow Kemahasiswaan 4. Defile OHU 5. Pemaparan dari LK 6. Opening OSKM ITB 2015 1. Mahasiswa baru mengenal lagu-lagu perjuangan, salam Ganesha, dan bodywave. 2. Mahasiswa baru mendapat pandangan yang beragam mengenai realita yang terjadi di masyarakat berdasar



3.



4. 5. 6.



Parameter Keberhasilan



1. 2.



Pelaksanaan



1.



2.



3. 4. 5. 6. 7.



pada pengalaman narasumber. Mahasiswa baru mendapat pandangan mengenai kemahasiswaan yang seimbang antara akademik dan nonakademik Mahasiswa baru dapat melihat keberagaman unit-unit kegiatan mahasiswa di ITB Mahasiswa baru dapat mengetahui bagaimana kondisi serta tatacara PKM di ITB Mahasiswa baru mendapat impresi dan penyadaran tentang KM-ITB melalui rangkaian acara Opening OSKM ITB 2015 Susunan acara berjalan sesuai dengan rencana yang sudah ditetapkan sebelumnya. Hari pertama OSKM ITB 2015 terlaksana pada 20 Agustus 2015 Saat pengondisian pagi hari, teknisi sound dari vendor datang terlambat dan mengakibatkan waktu checksound dipotong menjadi 5 menit saja. Maba baru dimobilisasis kedalam tunnel untuk kemudian dimobilisasi ke Lapangan Parkir Sabuga terlambat sekitar 10 menit. Apres! menampilkan 3 lagu yaitu Mentari, Mars ITB, dan Hymne KM-ITB. Setelah itu mahasiswa baru diminta untuk menutup mata dan menundukkan kepala untuk kemudian orator (Ardhi Rasy Wardhana) berorasi dan mengajarkan salam Ganesha kepada mahasiswa baru dengan terlebih dahulu mengajak panitia lapangan untuk mencontohkan salam Ganesha kepada mahasiswa baru. Pada talkshow Insan Akademis, ada pembicara yang membatalkan kedatangannya sehingga digunakan teknis talkshow untuk 4 pembicara. Karena keterlambatan di pengondisian pagi hari, durasi talkshow dipotong 20 menit. Talkshow Kemahasiswaan dipotong 30 menit. Makan bersama unit agama berjalan sesuai teknis. Pemaparan LK dipotong 10 menit. Durasi Defile OHU tidak dipotong. Opening OSKM berjalan sesuai teknis. Opening dimulai setelah mahasiswa baru dimobilisasi dari Sabuga ke Saraga. Setelah mahasiswa baru dimobilisasi masuk ke lapangan Saraga, massa kampus dimobilisasi masuk dan diarahkan untuk membentuk barikade U di sekitar barisan mahasiswa baru. Opening dimulai dengan Orasi Pelangi dari Ketua-Ketua Himpunan didampingi dengan pasukan bendera dari himpunan masing-masing. Setelah itu ada penampilan dari divisi Perform OSKM ITB 2015 tentang kolaborasi antara Seni, Ilmu, dan Teknologi. Penampilan ini berakhir menggantung untuk kemudian ceritanya dilanjutkan saat closing OSKM. Opening OSKM ITB 2015



Evaluasi



1. 2. 3.



4.



5.



6.



7.



Solusi



1. 2.



3.



4. 5. Saran



1. 2. 3.



ditutup dengan orasi Ketua OSKM ITB 2015 yang masih masuk dalam rangkaian perform. Teknisi sound dari vendor untuk pengondisian datang terlambat. HT moderator talkshow Kemahasiswaan mengalami masalah sehingga menyulitkan pemotongan durasi acara. Saat talkshow, ada beberapa pembicara yang masih meyampaikan materi melebihi waktu yang sudah ditentukan. Saat mahasiswa baru kembali masuk ke Auditorium setelah ishoma, terjadi keterlambatan karena kurangnya panitia lapangan yang standby di lokasi-lokasi unit agama. Mobilisasi mahasiswa baru masuk kembali ke Auditorium setelah istirahat siang dilaksanakan secara sporadis sehingga dalam Auditorium banyak kursi-kursi yang kosong di tengah. Saat defile OHU, terjadi permasalahan teknis sehingga video dan lagu yang diputar untuk mengiringi penampilan singkat unit-unit terpotong dan mengakibatkan terhambatnya acara. Saat Opening OSKM, mahasiswa baru terlambat masuk ke lapangan Saraga karena mobilisasi terhambat. Mahasiswa baru yang masuk ke lapangan tidak langsung melaksanakan solat Ashar bagi yang menjalankan, melainkan langsung ke mentor masing-masing sehingga mobilisasi massa kampus terhambat di sekitar kantin Saraga. Durasi perform dan orasi lebih cepat dari gladi sehingga Opening OSKM ITB 2015 selesai tepat waktu. Karena keterlambatan teknisi sound, check sound dilaksanakan bersamaan dengan mixing. Talkshow Insan Akademis dipotong durasi pematerinya dan talkshow Kemahasiswaan ditiadakan sesi tanya jawabnya untuk menanggulangi keterlambatan acara. Untuk mempercepat pengondisian dalam Auditorium setelah istirahat siang, beberapa panitia lapangan ikut membantu untuk mengondisikan lokasi duduk mahasiswa baru dalam Auditorium. Mahasiswa baru diinstruksikan untuk mengisi kursi-kursi yang berada di tengah terlebih dahulu. Mahasiswa baru diarahkan untuk segera beribadah saat sampai di Saraga. Sebaiknya teknisi yang diperlukan di pagi hari di –follow up kedatangannya. Jumlah pembicara dikurangi agar durasi pemaparan materi lebih lama dan pembagian waktu lebih fleksibel. Apabila mahasiswa baru keluar dari auditorium, saat masuk kembali ke auditorium tetap diarahkan posisi duduknya (bukan sporadis).



Laporan Kerja Per Mata Acara Koordinatif



No



Laporan Kerja Nama Kegiatan Penanggung Jawab Deskripsi



Tujuan Parameter Keberhasilan Pelaksanaan



Evaluasi



1



Solusi



Saran



Pengondisian Hari Pertama Zaki Adam Mahasiswa baru dikumpulkan di Parkiran Selatan Sabuga untuk dibariskan sesuai dengan kelompok masing-masing sebelum melaksanakan talkshow di dalam Sabuga. Pada saat pengondisian, mahasiswa baru akan diperkenalkan dengan lagu kampus, yaitu “Mentari”, “Kampusku”, dan “Mars ITB”. Kemudian, setelah diperkenalkan dengan lagu kampus, mahasiswa baru akan diperkenalkan dengan salam ganesha oleh koordinator lapangan OSKM ITB 2015 yang didahului dengan orasi penyambutan mahasiswa baru Memperkenalkan lagu kampus dan salam ganesha Mahasiswa baru mengetahui minimal satu lagu kampus dan mengetahui salam ganesha Pengondisian pagi dilakukan di Parkiran Selatan Sabuga dari jam 6.20 sampai pukul 7.00, diarahkan oleh MC, dan diisi dengan pengenalan lagu kampus dan mengajarkan salam ganesha 1. Pengisi acara yang memperkenalkan lagu kampus terlambat hadir sehingga checksound mundur dari jadwal yang seharusnya 2. Di awal-awal mata acara sempat ada kesalahan karena pihak sound menyalakan lagu pop dan dari panitia sendiri tidak mempersiapkan lagu-lagu kampus sebagai pensuasanaan 3. Pengondisian yang dilakukan mundur selama 14 menit dari jadwal seharusnya 4. Sound system yang digunakan kurang terdengar jelas di bagian ujung dari barisan mahasiswa baru 5. MC masih belum bisa membawa suasana dari mahasiswa baru 1. Follow up pengisi acara perlu dilakukan lebih sering saat mendekati hari pelaksanaan kegiatan, baik dari segi penjelasan kapan harus hadir dan konten yang akan dibawa. Saat hari pelaksanaan, pengisi acara juga perlu selalu didampingi 2. MC sebagai pengarah dalam mensuasanakan mahasiswa baru perlu dipersiapkan dengan matang, baik dari segi topik apa yang akan dibawakan maupun selingan yang dapat mengisi kekosongan acara Salah satu penyebab keterlambatan acara yang paling dominan adalah waktu mobilisasi mahasiswa baru. Kedepannya diharapkan pengondisian dapat berjalan dengan baik dan tepat waktu apabila



Nama Kegiatan Penanggung Jawab Deskripsi



Tujuan



pengondisian dapat dilakukan sesuai dengan waktu yang dialokasikan Talkshow Realita Bangsa dan Insan Akademis M. Dieno Pradana Talkshow Realita Bangsa dan Insan Akademis merupakan talkshow yang mengundang tokoh-tokoh ahli dari berbagai bidang untuk memberikan gambaran kepada mahasiswa baru mengenai profil seorang lulusan perguruan tinggi serta memberi inspirasi kepada mahasiswa baru mengenai inovasi yang dilakukan serta skillset yang diperlukan agar dapat sukses di dunia kerja, serta menyadarkan mahasiswa baru akan pentingnya mengetahui realita bangsa agar mereka dapat memunculkan inovasi yang dapat menjawab permasalahan. 1. Peserta OSKM ITB 2015 mendapat sudut pandang yang beragam dan berbeda mengenai kondisi bangsanya. 2. Peserta OSKM ITB 2015 mendapat pandangan yang beragam mengenai kiprah lulusan perguruan tinggi khususnya lulusan ITB. 3. Peserta OSKM ITB 2015 mendapat pandangan baru mengenai inovasi solusi yang dilakukan dalam menjawab permasalahan dan tantangan kondisi bangsa. 4. Peserta OSKM ITB 2015 mendapat gambaran mengenai profil lulusan perguruan tinggi yang dibutuhkan khususnya lulusan ITB dalam mengembangkan bangsanya.



2



5. Peserta OSKM ITB 2015 mengetahui bahwa berkemahasiswaan secara seimbang dalam hal akademik maupun non akademik dapat mempersiapkan mahasiswa untuk menjawab tantangan sekitar. Parameter Keberhasilan Pelaksanaan



Tujuan Talkshow tersampaikan serta mata acara terlaksanakan sebagaimana yang telah dikonsepkan di teknis lapangan  Talkshow Insan Akademis dan Realita Bangsa dilaksanakan di Auditorium Sabuga ITB.  Pada Talkshow Insan Akademis dan Realita Bangsa dihadirkan 4 pembicara, yaitu: a. Dr. Ir. Hetifah Sjaifudian, MPP; Mantan DPR RI b. Taty Purwati Suandi, Psikolog, CGA; Psikolog jalanan c. Arief Nur Budiman, Country Manager General Electric. d. Arief Budiman, CFO Pertamina  Sebelum Talkshow dimulai, pembicara diarahkan ke VIP room untuk ramah-tamah bersama moderator. Saat mata acara akan dimulai, pembicara diarahkan ke dalam Auditorium.  Talkshow secara umum terbagi atas tiga sesi; sesi pemaparan







Evaluasi



Solusi



  



 Saran







oleh masing-masing pembicara, sesi pertanyaan terarah oleh moderator, serta sesi tanya jawab dengan mahasiswa baru. Setelah selesai sesi tanya jawab dengan mahasiswa baru, diserahkan plakat penghargaan, bingkisan, dan goodie bag dari sponsor.  Salah satu pembicara yang diundang, yaitu Bapak Ridwan Kamil, ST., membatalkan kehadirannya 6 jam sebelum acara dimulai, akibatnya panitia menggunakan rencana cadangan yang telah dipersiapkan sebelumnya.  Waktu untuk simulasi Talkshow terlalu sebentar, dikarenakan kesiapan Auditorium Sabuga yang terlalu dekat dengan jadwal mulai mata acara.  Mahasiswa baru terlambat dimobilisasi ke dalam auditorium Sabuga, sehingga menggeser seluruh rangkaian acara Talkshow. Akibatnya adalah pada Talkshow Insan Akademis dan Realita Bangsa beberapa sesi diperpendek durasinya namun tetap menggeser jadwal mulai mata acara berikutnya.  Beberapa pembicara memberikan slide saat mereka tiba, sehingga tidak bisa diuji saat simulasi talkshow.  Kekurangcakapan dalam mengoperasikan peralatan di control room (baik oleh panitia maupun oleh pengendali teknis Sabuga) mengakibatkan beberapa video tidak dapat ditampilkan, suara/musik yang terkadang tidak terdengar, dan transisi antar slide atau video yang kurang mulus. Akibatnya, beberapa tools penyampaian materi kurang diberdayakan dengan efektif.  Moderator kurang tegas dalam memotong pembicara, akibatnya pada sesi pemaparan 3 pembicara melampaui durasi yang telah ditentukan.  Pembagian kerja saat penyerahan plakat kurang jelas, sehingga terdapat kebingungan saat penyerahan penghargaan. Konfirmasi pembicara dilakukan jauh sebelum acara dimulai, dan dipersiapkan rencana cadangan apabila ada pembicara yang tidak dapat hadir. Kelengkapan teknis seperti control room dan staff pengendali harus sudah siap jauh sebelum acara dimulai. Harus ada pembagian kerja yang lebih jelas mengenai pengendalian teknis; panitia yang memang di jobdesc-nya adalah sebagai operator harus lebih andal dalam mengoperasikan peralatanya, kalau perlu diadakan pelatihan terlebih dahulu. Moderator tidak boleh segan apabila memotong pembicara. Setelah Talkshow selesai, diadakan press conference oleh Bidang Eksternal, dan hal ini baru diberitahukan kepada



Nama Kegiatan Penanggung Jawab Deskripsi



Tujuan



Parameter Keberhasilan Pelaksanaan



3



Evaluasi



Bidang Acara beberapa jam sebelum Talkshow dimulai. Bidang Acara sudah memberitahukan kepada pembicara yang diundang mengenai jadwal acara, dan press conference ini tidak termasuk didalamnya serta diluar durasi yang telah ditentukan. Apabila bidang lain ingin memasukkan agenda diluar mata acara yang telah ditentukan, harusnya diberitahukan dari jauh-jauh hari karena memengaruhi profesionalitas dengan pembicara.  Kontak untuk pembicara diturunkan antar OSKM ITB, sehingga panitia tidak perlu mengulang proses pencarian kontak dari nol tiap tahunnya. Talkshow Mahasiswa dan Kemahasiswaan M. Dieno Pradana Talkshow Mahasiswa dan Kemahasiswaan merupakan talkshow yang mengundang tokoh-tokoh yang aktif dalam berkemahasiswaan atau berinovasi selama menjadi mahasiswa. Mahasiswa baru ITB 2015 memiliki semangat untuk aktif berkegiatan kemahasiswaan dengan seimbang antara kegiatan kurikuler, kokurikuler, dan ekstra kurikuler. Tujuan Talkshow tersampaikan serta mata acara terlaksanakan sebagaimana yang telah dikonsepkan di teknis lapangan  Talkshow Mahasiswa dan Kemahasiswaan dilaksanakan di Auditorium Sabuga ITB.  Pada Talkshow Mahasiswa dan Kemahasiswaan dihadirkan 5 pembicara, yaitu: 1. Herry Dharmawan, S.T. 2. M. Sena Luphdika, S.T. 3. Fauzan Reza Maulana 4. Habib Mailul Afif 5. Agathon Chandra S.,S.T., M.T.  Sebelum Talkshow dimulai, pembicara diarahkan ke VIP room untuk ramah-tamah bersama moderator. Saat mata acara akan dimulai, pembicara diarahkan ke dalam Auditorium.  Talkshow dilaksanakan dalam bentuk pemaparan oleh masing-masing pembicara, kemudian moderator menarik satu kesimpulan.  Setelah selesai sesi pemaparan diserahkan plakat penghargaan, bingkisan, dan goodie bag dari sponsor.  



Waktu untuk simulasi Talkshow terlalu sebentar, dikarenakan kesiapan Auditorium Sabuga yang terlalu dekat dengan jadwal mulai mata acara. Beberapa pembicara memberikan slide saat mereka tiba, sehingga tidak bisa diuji saat simulasi talkshow.







Solusi



 



 



Saran



Kekurangcakapan dalam mengoperasikan peralatan di control room (baik oleh panitia maupun oleh pengendali teknis Sabuga) mengakibatkan beberapa video tidak dapat ditampilkan, suara/musik yang terkadang tidak terdengar, dan transisi antar slide atau video yang kurang mulus. Akibatnya, beberapa tools penyampaian materi kurang diberdayakan dengan efektif.  Moderator kurang tegas dalam memotong pembicara, akibatnya pada sesi pemaparan beberapa pembicara melampaui durasi yang telah ditentukan.  Pembagian kerja saat penyerahan plakat kurang jelas, sehingga terdapat kebingungan saat penyerahan penghargaan.  Divisi Keamanan ada yang masuk ke dalam Auditorium Sabuga, sedangkan sebelumnya ditentukan bahwa Divisi Keamana tidak ikut masuk untuk pengondisian. Akibatnya kerjanya overlap dan penanggung jawab mata acara tidak dapat mengalokasikan mereka untuk melakukan pekerjaan di tempat yang lebih dibuthkan karena struktur komando yang rumit. Kelengkapan teknis seperti control room dan staff pengendali harus sudah siap jauh sebelum acara dimulai. Harus ada pembagian kerja yang lebih jelas mengenai pengendalian teknis; panitia yang memang di jobdesc-nya adalah sebagai operator harus lebih andal dalam mengoperasikan peralatanya, kalau perlu diadakan pelatihan terlebih dahulu. Moderator tidak boleh segan apabila memotong pembicara. Struktur komando diperjelas, kalau bisa diakomodasi untuk tiap harinya. Ini dikarenakan dinamisnya bentuk acara dan lapangan itu sendiri, sehingga diperlukan struktur yang lebih spesifik untuk rangkaian acara pada hari tersebut.  Setelah Talkshow selesai, diadakan press conference oleh Bidang Eksternal, dan hal ini baru diberitahukan kepada Bidang Acara beberapa jam sebelum Talkshow dimulai. Bidang Acara sudah memberitahukan kepada pembicara yang diundang mengenai jadwal acara, dan press conference ini tidak termasuk didalamnya serta diluar durasi yang telah ditentukan. Apabila bidang lain ingin memasukkan agenda diluar mata acara yang telah ditentukan, harusnya diberitahukan dari jauh-jauh hari karena memengaruhi profesionalitas dengan pembicara.  Kontak untuk pembicara diturunkan antar OSKM ITB, sehingga panitia tidak perlu mengulang proses pencarian kontak dari nol tiap tahunnya.



Nama Kegiatan



Pemaparan Lembaga Kemahasiswaan



Penanggung Jawab Deskripsi



Ichsan Medi Hutama Putra Pemaparan dan penjelasan tentang kemahasiswaan di ITB oleh LK kepada mahasiswa baru Mahasiswa baru mengerti tentang Lembaga Kemahasiswaan di ITB Mahasiswa baru mengerti tentang kemahasiswaan di ITB Acara berjalan dengan terkendali, namun karena adanya miskomunikasi dengan pihak lapangan yang berakibat dengan terlambatnya mobilisasi mahasiswa baru selama 15 menit. Lancar aman terkendali Untuk selanjutnya sebaiknya pembicara memberikan file materi tidak pada hari H agar bisa diperkirakan waktunya lebih tepat Defile OHU



Tujuan 4



Parameter Keberhasilan Pelaksanaan



Evaluasi Solusi Saran Nama Kegiatan Penanggung Jawab Deskripsi



5



Tujuan Parameter Keberhasilan Pelaksanaan Evaluasi Solusi Saran



Nama Kegiatan Penanggung Jawab Deskripsi



6



Tujuan Parameter Keberhasilan Pelaksanaan



Ichsan Medi Hutama Putra Penampilan unit kegiatan mahasiswa untuk memperkenalkan apa saja unit kegiatan mahasiswa yang ada di ITB kepada mahasiswa baru Memperkenalkan unit kegiatan mahasiswa yang ada di ITB kepada mahasiswa baru Mahasiswa baru kenal dengan semua unit kegiatan mahasiswa yang ada di ITB Aman terkendali Laptop mati saat pemutaran video Check and recheck peralatan di control room Komunikasi antara OSKM dan OHU perlu ditingkatkan Orasi Pelangi Watini Orasi yang dilakukan oleh semua ketua himpunan atau perwakilan himpunan yang ada di ITB. Ketua himpunan atau perwakilan himpunan baris berdasarkan warna jaket himpunan. Kemudian mereka melakukan orasi dengan konten yang saling berkesinambungan. Konten orasi dibuat oleh Divisi Materi dan Metode OSKM ITB 2015 Memperlihatkan warna warni yang ada di ITB. Selain itu, orasi pelangi merupakan sebuah bentuk kolaborasi antarhimpunan yang ada di ITB Semua ketua himpunan atau perwakilan himpunan berhasil melakukan orasi sesuai dengan konten yang telah diberikan pada masing-masing orang dengan timing yang tepat Orasi pelangi berjalan sesuai dengan teknis yang telah ditentukan. Setiap ketua himpunan melakukan orasi secara bergantian. Ketika orasi pelangi, terdapat pasukan bendera dari setiap himpunan yang telah berbaris rapi di depan panggung. Orasi pelangi diakhiri



Evaluasi



Solusi Saran Nama Kegiatan Penanggung Jawab Deskripsi Tujuan



Parameter Keberhasilan 7



Pelaksanaan Evaluasi Solusi Saran



dengan salam ganesha Seharusnya pada akhir orasi pelangi tidak ada salam ganesha. Salam ganesha pada akhir orasi pelangi mengakibatkan mahasiswa baru harus berdiri sehingga membutuhkan waktu yang lebih lama untuk mengkondisikan mahasiswa baru agar duduk sesuai barisan yang rapi Para orator harus di briefing lebih detail lagi, baik pada saat gladi maupun sebelum memulai orasi pelangi sehingga tidak terjadi miss pada teknis pelaksanaan orasi pelangi Buat layout dan teknis orasi pelangi yang baru agar orasi pelangi tidak monoton setiap tahunnya Rangkaian Perform Opening Atari Rizki Naulia Rangkaian perform terdiri dari orasi ketua OSKM, narasi mascot, dan pertunjukkan tari yang memiliki alur cerita tersendiri Memberikan impresi tentang apa yang akan dibawa pada OSKM kepada mahasiswa baru. Selain itu, rangkaian perform ini bertujuan untuk menyambut mahasiswa baru dan sebagai penanda bahwa OSKM ITB 2015 resmi dibuka Durasi perform sesuai alokasi dan penampilan berjalan tanpa gangguan teknis maupun non-teknis Rangkaian perform berjalan sesuai dengan skenario yang telah ditentukan. Hanya saja pada akhir rangkaian perform, terjadi pengulangan musik sehingga akhir dari perform kurang maksimal Terjadi kesalahan teknis yang mengakibatkan penampilan dari divisi perform menjadi kurang maksimal Ketika check sound dan sebelum penampilan dimulai, harus di cek kembali apakah lagu yang diputar sudah benar dan tidak terjadi pengulangan lagu Berkoordinasi lebih baik dengan divisi perform dan operator yang akan menyalakan lagu



Hari Kedua OSKM ITB 2015 Nama Kegiatan Penanggung Jawab Deskripsi



1



Tujuan



OSKM Hari Kedua (21 Agustus 2015) Imanta Azaki MRI ‘13 Hari kedua dari rangkaian OSKM ITB 2015 yang terdiri dari beberapa mata acara, yaitu: 1. Mentoring Insan Akademis 2. Mentoring Kemahasiswaan 3. Wahana Karya 4. Mentoring Agama 5. Mentoring Pengenalan KM-ITB. 1. Peserta OSKM ITB 2015 mengetahui dirinya akan dibentuk menjadi seorang insan kademis selama di kampus.



2. Peserta OSKM ITB 2015 mengetahui apa itu insan akademis, intelektrual progresif, dan jiwa entrepreneur. 3. Peserta OSKM ITB 2015 mengetahui kegiatan kemahasiswaan dan urgensi dari keseimbangan antara kegiatan akademik dan non-akademik. 4. Peserta OSKM ITB 2015 mengetahui bahwa Himpunan Mahasiswa Jurusan merupakan suatu wadah untuk berkarya sesuai dengan keilmuan jurusan masing-masing. 5. Peserta OSKM ITB 2015 memahami tanggung jawabnya sebagai makhluk hidup dalam menjalankan ibadah. 6. Peserta mengetahui bahwa KM-ITB merupakan wadah berkegiatan secara aktif untuk menempa diri menjadi seorang insan akademis Parameter Keberhasilan



Pelaksanaan



1. Himpunan-himpunan Mahasiswa Jurusan mengirimkan perwakilan dan karyanya masing-masing untuk Mentoring Pengenalan KM-ITB dan Wahana Karya. 2. Mentoring Insan Akademis, Mentoring Kemahasiswaan, Wahana Karya berjalan secara simultan di 4 lokasi berbeda. 3. Hari kedua OSKM ITB 2015 terlaksana pada 21 Agustus 2015. 1. Persiapan Wahana Karya terhambat karena terlambatnya panitia-panitia yang berkepentingan. Persiapan Wahana Karya terlambat sekitar 15 menit, hal ini juga dikarenakan ada massa himpunan yang belum datang untuk menjaga stand himpunan masing-masing. 2. Pada OSKM ITB 2015 hari kedua ini dilaksanakan 3 mata acara berbeda secara simultan di 4 lokasi berbeda. Mata acara yang dimaksud adalah Mentoring Insan Akademis, Mentoring Kemahasiswaan, dan Wahana Karya. Sedangkan lokasi yang digunakan adalah Lapangan Seni Rupa, Lapangan Sipil, Lapangan CC Barat dan Timur, dan Taman Ganesha. 3. Peserta OSKM ITB 2015 dikondisikan terlebih dahulu di Lapangan Sipil dan Lapangan Seni Rupa. Peserta OSKM ITB 2015 dibagi per 2 batalyon untuk mengikuti mata acara berbeda-beda yang dilaksanakan secara simultan. Pengondisian berlangsung sesuai teknis. 4. Pada periode satu, kelompok peserta OSKM ITB 2015 yang mengikuti Wahana Karya mengalami keterlambatan dibanding dengan kelompok-kelompok lainnya karena Wahana Karya belum siap. Durasi Wahana Karya pada periode satu dipotong. 5. Periode dua berjalan sesuai teknis yang sudah ditentukan. 6. Periode tiga berjalan sesuai teknis yang sudah ditentukan. 7. Mentoring Agama berjalan sesuai teknis yang sudah



8.



Evaluasi



1. 2.



3. 4.



5. 6. 7. 8.



Solusi



1.



2.



3. Saran



1. 2. 3.



ditentukan. Jumlah pemateri untuk Mentoring KM-ITB tidak sesuai dengan data yang sebelumnya didapat dari himpunanhimpunan sehingga pemateri per kelompok tidak merata jumlahnya. Penanggung Jawab Wahana Karya terlambat datang sehingga menghambat persiapan Wahana Karya. Perwakilan Himpunan untuk Wahana Karya banyak yang terlambat datang sehingga pada saat mahasiswa baru shift pertama datang, ada himpunan yang belum ada orangnya untuk menjelaskan maksud dari karya yang ditampilkan. Sumber daya manusia untuk menyiapkan Wahana Karya kurang banyak karena banyak yang datang terlambat. Tidak ada SOP Penerimaan dan Penyimpanan Karya untuk Wahana Karya bagi karya-karya yang dititipkan pada panitia OSKM ITB 2015. Pada periode satu, shift Wahana Karya mulai terlambat dibanding dengan shift-shift yang lain. Setelah istirahat siang, ada beberapa himpunan yang terlambat datang kembali ke Wahana Karya. Saat Mentoring Pengenalan KM-ITB ada yang merokok (menyalahi SOP). Ada beberapa himpunan yang mengirimkan wakil untuk Mentoring Pengenalan KM-ITB dengan jumlah berbeda dari yang dijanjikan sehingga jumlah pemateri per kelompok tidak merata. Koordinator Manajemen Acara dan Ketua Divisi Seremonial turun langsung dalam menyiapkan Wahana Karya. Wahana Karya tetap dimulai sambil menunggu kedatangan perwakilan beberapa himpunan. Pada periode pertama, durasi Wahana Karya dipotong agar bisa berakhir bersamaan dengan mata acara lain yang dilaksanakan secara simultan tersebut. Massa kampus diingatkan lagi untuk mematuhi SOP yang sudah disetujui. Ada SOP Penerimaan dan Penyimpanan Karya untuk Wahana Karya. Massa himpunan harus terus menerus di-follow up tentang kapan mereka harus muncul secara detail. Acara tetap dilaksanakan sesuai dengan rencana yang sudah ditetapkan, jangan menunggu kedatangan beberapa pihak yang tidak akan berpengaruh secara signifikan terhadap berjalannya acara.



Laporan Kerja Per Mata Acara Koordinatif Nama Kegiatan Penanggung Jawab Deskripsi



Tujuan



Mentoring Insan Akademis dan Kemahasiswaan Dita Amallya dan Inda Rahmania Mentoring Insan Akademis dan Kemahasiswaan merupakan 2 mentoring yang dijadikan dalam satu kesatuan acara dengan wahana karya pada hari kedua. Mentoring ini berisikan materimateri OSKM yakni Insan Akademis serta materi Mahasiswa dan Kemahasiswaan yang diisi oleh mentor-mentor. Mentoring Insan Akademis : 1. Peserta OSKM ITB 2015 mengetahui dirinya akan dibentuk menjadi seorang insan akademis selama di kampus. 2. Peserta OSKM ITB 2015 mengetahui apa itu insan akademis, intelektrual progresif, dan jiwa entrepreneur. Mentoring Mahasiswa dan Kemahasiswaan : 1. Peserta mengetahui definisi mahasiswa. 2. Peserta mengetahui bahwa untuk menjadi seorang insan akademis, mereka membutuhkan lebih dari sekedar lulus 144 SKS. 3. Peserta mengetahui apa itu kegiatan kemahasiswaan. 4. Peserta mengetahui bahwa kegiatan kemahasiswaan harus seimbang dalam hal akademik dan non akademik. 5. Peserta mengetahui bahwa proses mengembangkan diri akan lebih optimal saat dilakukan bersama.



1 Parameter Keberhasilan



Pelaksanaan



Evaluasi



Tersampaikannya materi Insan Akademis dan acara yang terlaksanakan sebagaimana yang telah dikonsepkan di teknis lapangan  Mentoring insan akademis dan kemahasiswaan akan diadakan bersamaan dengan Wahana Karya dan mentoring KM-ITB.  Mentoring insan akademis dan kemahasiswaan akan dilaksanakan dalam tiga periode.  Satu periode yang dimaksud berarti satu kali pengondisian dan satu kali mentoring.  Pengondisian awal massa dilaksanakan di Lapangan Sipil dan Lapangan Seni Rupa, terbagi menjadi 4 batalyon masingmasing tempat pengondisian awal.  Setiap selesai satu periode, akan dilaksanakan rotasi tempat.  Rotasi massa untuk mentoring juga diikuti dengan rotasi wahana karya.  Dalam setiap periode akan dilaksanakan mentoring di tiga tempat tersebut sebanyak 2 batalyon per tempat.  Mentoring insan akademis dan kemahasiswaan diberikan waktu 75 menit dan rotasi diberikan waktu 20 menit.  Terdapat miskom toilet aula barat dengan perizinan, sehingga terjadi penumpukan massa di depan toilet.







Solusi



Saran Nama Kegiatan Penanggung Jawab Deskripsi



Tujuan Parameter Keberhasilan Pelaksanaan



2



Evaluasi



Pengondisian mentoring terlambat 20 menit karena massa kampus untuk wahana karya belum berdatangan, sehingga rundown acara berubah.  Ketika pengondisian mobilisasi, terdapat mahasiswa baru yang ke toilet (tidak sesuai SOP) sehingga mengganggu waktu pengondisian.  Semua surat izin toilet harus jelas dan dipegang oleh penanggung jawab acara.  Divisi lapangan dan divisi EO harus sudah standby sebelum rundown mulai dijalankan.  Perlu briefing yang tegas mengenai SOP acara kepada panitia terutama panitia lapangan, sehingga tidak terjadi kesalahan SOP.  Untuk acara yang mengundang massa himpunan disarankan di waktu-waktu yang memungkinkan (tidak terlalu pagi). Wahana Karya Zaki Adam Mata acara wahana karya merupakan salah satu mata acara yang akan menampilkan karya-karya dari setiap himpunan atau jurusan yang ada di ITB ditambah satu stand PKM. Acara wahana karya akan dibagi kedalam 4 shift dengan masing-masing shift dilakukan selama 75 menit dengan 40 kelompok mahasiswa baru ditiap shiftnya Mahasiswa baru mengetahui beberapa karya himpunan yang ada di ITB Mahasiswa baru mengetahui karya himpunan yang ada di ITB Wahana karya dilaksanakan pada hari kedua OSKM ITB 2015 dan bertempat di Lapangan CC Barat dan Lapangan CC Timur. Keberjalanan acara dibagi kedalam 4 shift 1. Shift I pukul 06.40-07.55WIB, 2. Shift II pukul 08.15-09.30 WIB, 3. Shift III pukul 09.50-11.05 WIB, dan 4. Shift IV pukul 16.00-17.30 WIB. Diikuti oleh 38 himpunan dan 2 stand PKM 1. Terjadinya keterlambatan dari divisi logistik dalam menyiapkan meja pada saat persiapan 2. Beberapa himpunan datang terlambat dan melewati waktu yang diperbolehkan untuk meletakkan karya di stand himpunan 3. TOR dan SOP pada saat pelaksanaan acara kurang diperhatikan oleh massa himpunan 4. Pihak acara yang tergabung dalam tim wahana karya sempat mengalami kesulitan dibeberapa shift untuk menjaga flow dari wahana karya diakibatkan oleh kurang pahamnya divisi lapangan, baik mentor dan keamanan, terhadap teknis dan peran di wahana karya 5. Keterlambatan mobilisasi dan tidak semua kelompok



Solusi



Saran



Nama Kegiatan Penanggung Jawab Deskripsi



Tujuan



Parameter Keberhasilan 3



Pelaksanaan



Evaluasi



mahasiswa baru dapat singgah ke setiap stand himpunan 6. Satu himpunan tidak mengirimkan karya dan baru memberikan konfirmasi di hari H 1. Perlu dilakukan koordinasi yang lebih baik untuk membahas teknis dan peran antara acara dan divisi lapangan yang dituangkan kedalam TOR divisi lapangan 2. LO himpunan harus dapat berkomunikasi dengan baik dan terus menjaga massa himpunan agar menghindari keterlambatan maupun pelanggaran terhadap SOP 3. Perlu koordinasi yang lebih baik antardivisi dalam mempersiapkan acara Perlu adanya pematangan konsep dan teknis, terutama untuk bidang acara dan lapangan, dalam mencari teknis terbaik. Kondisi yang panas juga menyebabkan turunnya antusiasme dari massa himpunan dan mahasiswa baru. Oleh karena itu, sebaiknya dipersiapkan tenda atau partisi untuk menjaga suasana lebih kondusif. Waktu yang diberikan untuk setiap stand perlu ditambah, dengan konsekuensi tidak semua kelompok mahasiswa baru akan mengunjunngi stand himpunan Mentoring Agama Ariva Permatasari dan Haity Pemberian materi hakikat hidup oleh unit agama masing-masing yang dilaksanakan dengan durasi 100 menit di spot agama masing-masing 1. Peserta OSKM 2015 mengetahui esensi hidupnya di bumi sebagai makhluk Tuhan 2. Peserta OSKM 2015 mengetahui karakter dan budi pekerti yang seharusnya dimiliki sebagai makhluk Tuhan 3. Peserta OSKM 2015 mengetahui bagaimana dirinya dapat bermanfaat bagi sesame Peserta OSKM 2015 mampu menuliskan apa yang ingin dilakukan dalam hidupnya sesuai dengan hakikat hidupnya berdasar keTuhanan YME Pelaksanaan mentoring agama sesuai dengan waktu yang ditentukan sebelumya pada tempat-tempat yang telah ditentukan, yaitu: a. Islam Putra : Lap. Sipil b. Islam Putri : Lap. SR c. Kristen Katolik : GKU Timur lt. 1-4 d. Kristen Protestan : Selasar Labtek VII & VIII e. Hindu : Selasar Labtek V & VI f. Buddha : Selasar Planologi g. Konghucu : Selasar CC Timur  Beberapa spot yang akan digunakan untuk mentoring agama masih digunakan oleh panitia lain sebagai tempat berkumpul atau pos medic pada j-1 sebelum spot digunakan.  Kedatangan unit agama yang tidak tepat waktu dari jadwal



  



Solusi



















Saran







  



yang sudah ditentukan. Penambahan jumlah massa unit agama yang mendadak pada hari H sehingga tidak semua massa unit agama yang terlibat mendapatkan konsumsi. Mahasiswa baru yang beragama konghucu yang hadir pada mentoring agama hanya 1 orang. Penumpukan antrian di toilet labtek VII karena saat istirahat siang toilet di labtek VIII tiba-tba dikunci walaupun sudah dilakukan pengecekan sebelumnya. Waktu clearing spot yang akan digunakan untuk mentoring agama ataupun kegiatan lain dikoordinasikan juga dengan divisi-divisi lain agar sejak awal masing-masing divisi sudah mengetahui spot-spot mana yang tidak memungkinkan untuk digunakan di jam-jam tertentu sehingga tidak perlu terjadi pemindahan spot yang dibutuhkan dari divisi manapun. Pembuatan SOP yang jelas antara panitia OSKM yang bertanggungjawab yaitu divisi EO dengan unit-unit agama yang bersangkutan yang berisi kesepakatan jam kehadiran, jumlah massa unit yang berpartisipasi, detail acara yang dilakukan dan perlatan tambahan yang digunakan dengan tanda tangan dari kedua pihak. Apabila ada agama seperti konghucu yang jumlah mahasiswa barunya kurang dari 7 orang diusahakan masuk ke agama yang tidak jauh berbeda pemahamannya dengan agama tersebut. Saat melakukan pengecekan toilet yang dibuka, tetap konfirmasi ke satpam dan pihak lain yang terlibat agar ditengah kegiatan toilet tidak dikunci. Karena pada mata acara ini teknik penyampaian diserahkan sepenuhnya kepada unit agama masing-masing, minta detail yang jelas dari unit-unit masing-masing kegiatan apa saja yang mereka lakukan selama mentoring agama berlangsung, berapa jumlah massa unit yang terlibat, bentukan penyampaian materi apakah lingkar diskusi perkelompok atau kelas besar dan penggunaan alat-alat tambahan lain seperti proyektor, pengeras suara yang akan digunakan oleh unit-unit aga tersebut. Update jumlah mahasiswa baru per-agama harus di follow-up setiap harinya ke MSDM dan sebisa mungkin paling lambat H3 pelaksanaannya sudah mendapatkan data yang jelas. LO masing-masing agama usahakan berasal dari unit agama yang bersangkutan agar komunikasi antara kedua pihak menjadi lebih baik. Koordinasi dengan panitia lapangan mengenai jalur mobilisasi mahasiswa baru agar memudahkan pengaturan dari unit agama masing-masing dalam menyambut kedatangan mahasiswa baru dari arah mana.







Nama Kegiatan Penanggung Jawab Deskripsi



Tujuan Parameter Keberhasilan Pelaksanaan



Evaluasi



4



Solusi



Saran



Nama Kegiatan Penanggung Jawab Deskripsi 5 Tujuan Parameter Keberhasilan Pelaksanaan



Dalam meyampaikan spot-spot agama yang akan digunakan sebaiknya ditunjukkan dengan peta yang jelas agar setiap unit mendapatkan gambaran yang jelas mengenai spot mana yang akan mereka gunakan serta memudahkan pengaturan tempat dari unit masing-masing. Mentoring Pengenalan KM-ITB (Shift 1) Astiti Dana dan Kevin Salim Mentoring kepada peserta OSKM mengenai KM ITB secara umum, elemen-elemen KM ITB, dan sharing bersama massa kongres dan cabinet mengenai kegiatan kemahasiswaan di ITB Peserta OSKM mengerti KM ITB beserta elemen-elemennya dan termotivasi untuk bergerak aktif dalam kemahasiswaan di ITB Acara berjalan sesuai teklap dan konten tersampaikan Pemateri mentoring adalah kongres dan kabinet KM ITB dengan pembagian dua hingga tiga orang perkelompok dengan LO yang bertanggung jawab atas dua hingga tiga kelompok Acara sebelumnya selesai terlambat sehingga waktu penyampaian materi terpotong, terjadi miskomunikasi mengenai pembagian pemateri dari kongres dan kabinet sehingga pada pelaksanaannya ada beberapa pemateri yang tidak mendapatkan kelompok dan harus bergabung dengan kelompok yang sudah memiliki dua atau lebih pemateri LO harus memastikan lebih awal mengenai pembagian kelompok yang diusulkan oleh pemateri dan secepat mungkin menyesuaikan dengan teklap, LO tidak boleh meninggalkan pemateri yang dipegang, LO bekerja secara lebih mandiri sesuai teklap sehingga pembagian pemateri tidak dilakukan hanya oleh penanggung jawab dan waktu menjadi lebih efisien LO harus memastikan lebih awal mengenai pembagian kelompok yang diusulkan oleh pemateri dan secepat mungkin menyesuaikan dengan teklap, LO tidak boleh meninggalkan pemateri yang dipegang, LO bekerja secara lebih mandiri sesuai teklap sehingga pembagian pemateri tidak dilakukan hanya oleh penanggung jawab dan waktu menjadi lebih efisien Shalat Hadiyan Wijaya Kegiatan ibadah bagi umat muslim untuk setiap hari OSKM yang dilakukan dengan berkoordinasi dengan unit agama Gamais Peserta OSKM ITB 2015 yang melaksanakan ibadah shalat dapat beribadah shalat sesuai syariat dan tepat pada waktunya Ibadah dapat berlangsung secara kondusif dan berjalan sesuai teknis lapangan Pelaksanaan ibadah shalat dilakukan untuk shalat Dzuhur, Ashar,



Evaluasi



Solusi Saran



5



Nama Kegiatan Penanggung Jawab Deskripsi



Tujuan Parameter Keberhasilan Pelaksanaan



Evaluasi



Solusi



Saran



dan Maghrib (untuk hari ketiga OSKM) bagi mahasiswa putra dan putri yang melaksanakan ibadah shalat. Koordinasi yang dijalin melibatkan pihak Acara (Event Organizer), panitia lapangan, dan pihak Gamais sebagai fasilitator kebutuhan dan pelaksanaan ibadah. Panitia lapangan tidak dapat menepati rundown yang telah ditentukan pada hari ke-3 pelaksanaan OSKM, sehingga pihak Gamais harus melakukan perubahan persiapan shalat berjamaah baik dalam hal waktu dan tempat. Hal ini menyebabkan persiapan shalat berjamaah dilakuan secara terburu-buru sehingga persiapan menjadi kuran matang. Perencanaan rundown harus lebih detail dan matang serta dalam hal pengondisian, mobilisasi dan pelaksanaan mata acara secara disiplin dan tepat waktu sehingga pelaksanaan shalat dapat dilakukan tepat pada waktunya. Mentoring KM ITB (Shift 2) Kevin Salim dan Astiti Dana Oktaviani Mentoring kepada peserta OSKM mengenai KM ITB secara umum, elemen-elemen KM ITB, dan sharing bersama massa HMJ mengenai kegiatan kemahasiswaan di ITB Peserta OSKM mengerti KM ITB beserta elemen-elemennya dan termotivasi untuk berpastisipasi aktif dalam kemahasiswaan di ITB Acara berjalan sesuai teklap dan materi tersampaikan Pemateri mentoring adalah massa HMJ dengan pembagian satu hingga tiga orang perkelompok dengan LO yang bertanggung jawab atas satu HMJ (dua hingga tiga kelompok) Kurang mempertimbangkan waktu sholat untuk massa HMJ dan LO sehingga acara tidak berjalan sesuai teknis waktu yang ditentukan, pada saat briefing ada HMJ yang masih meragukan isi materi, ada beberapa HMJ yang tidak mematuhi SOP sehingga beberapa kelompok tidak mendapat pemateri sesuai standar yang ditentukan (beberapa kelompok digabung) Lebih mempertimbangkan waktu sholat untuk massa HMJ dan LO, LO harus lebih siap dalam pemahaman materi dengan briefing dengan mamet terlebih dahulu, SOP diperjelas dan diberi konsekuensi Lebih mempertimbangkan waktu sholat untuk massa HMJ dan LO, LO harus lebih siap dalam pemahaman materi dengan briefing dengan mamet terlebih dahulu, SOP diperjelas dan diberi konsekuensi



Hari Ketiga OSKM ITB 2015 Nama Kegiatan Penanggung Jawab Deskripsi



Tujuan



Parameter Keberhasilan 3



Pelaksanaan



OSKM Hari Ketiga (22 Agustus 2015) Imanta Azaki MRI ‘13 Hari ketiga dari rangkaian OSKM ITB 2015 terdiri dari berbagai mata acara, yaitu: 1. Pengondisian dan Opening Harian (Senam pagi dan Human LCD) 2. Sharing ‘Ceritaku Untuk Indonesia’ 3. Interaksi Fakultas 4. Closing OSKM ITB 2015 1. Memberi semangat kepada peserta OSKM ITB 2015 2. Peserta OSKM ITB 2015 mendapat wadah untuk melakukan aksi kolaborasi 3. Peserta OSKM ITB 2015 dapat melihat dan saling bercerita tentang asal usul dan pengalaman mereka di daerah masing-masing. 4. Peserta OSKM ITB 2015 dapat mengetahui himpunan mahasiswa jurusan di fakultas masing-masing. 5. Meningkatkan semangat berkemahasiswaan bagi peserta OSKM ITB 2015 dan memberikan penyambutan resmi bahwa peserta OSKM ITB 2015 diterima dalam KM-ITB. 1. Mahasiswa baru dapat menunjukkan suatu aksi kolaborasi. 2. Mahasiswa baru dapat berinteraksi dengan perwakilan dari mahasiswa fakultasnya masing-masing 3. Hari ketiga OSKM ITB 2015 terlaksana pada tanggal 22 Agustus 2015. 1. Gladi bersih penurunan helicopter terlambat sekitar 15 menit, sehingga mobilisasi awal peserta OSKM ITB 2015 ke dalam lapangan Saraga terhambat. 2. Senam pagi yang dilaksanakan dengan bekerja sama dengan unit LSS dan Menwa diawali dengan penyusupan beberapa anggota LSS ke dalam barisan peserta untuk penyuasanaan. Senam pagi ini berhasil untuk meningkatkan antusiasme peserta OSKM ITB 2015. Senam ini terkendala pada penurunan helicopter. Pada awalnya helicopter hanya direncanakan untuk hovering saja yang bertujuan untuk menambah impresi dari senam pagi kepada peserta OSKM ITB 2015. Tetapi pada akhirnya helicopter mendarat di lapangan Saraga untuk menurunkan Rektor karena Rektor ingin memberi sambutan. Hal ini sangat menghambat berjalannya acara karena tidak ada rencana sebelumnya. 3. Slot waktu untuk Human LCD dipindah ke sore hari sebelum closing berjalan karena terbatasnya waktu. 4. Mobilisasi peserta OSKM ITB 2015 keluar Saraga terhambat karena harus menunggu helicopter untuk take



5. 6.



7. 8.



9.



off lagi. Akumulasi keterlambatan mencapai 2 jam. Mata acara Sharing ‘Ceritaku Untuk Indonesia’ dipindah di luar rangkaian acara OSKM ITB 2015. Interaksi fakultas dilaksanakan di lokasi-lokasi berbeda untuk masing-masing fakultas. Karena permintaan dari beberapa fakultas, ada beberapa fakultas yang lokasinya dipindahkan 1 jam sebelum mata acara interaksi fakultas dimulai. Selain itu, karena belum siapnya peserta di beberapa lokasi (belum selesai makan, belum ibadah), maka waktu mulai interaksi fakultas berbeda-beda di setiap lokasi dengan perbedaan waktu 20 menit antara lokasi yang mulai tepat waktu dan lokasi yang terlambat. Waktu selesai dari interaksi fakultas juga berbeda-beda karena materi yang diberikan per lokasi berbeda. Perbedaan waktu selesai mencapai 15 menit antara lokasi yang selesai tepat waktu dan lokasi yang terlambat. Lorong aspirasi berjalan sesuai teknis. Rangkaian pembuatan Human LCD diawali dengan orator (Ardhi Rasy Wardhana) menantang peserta OSKM ITB 2015 untuk membentuk Human LCD. Setelah itu 2 orang dari peserta OSKM ITB 2015 naik ke atas panggung dan mengarahkan peserta OSKM ITB 2015 lainnya untuk membentuk formasi. Panitia lain dari divisi Seremonial juga ikut membantu pembentukan formasi. Akan tetapi, dikarenakan datangnya pihak dari Rektorat yang terlalu cepat dan pendamping-pendamping Rektor tidak mau jika Rektor menunggu terlalu lama maka durasi dari pembuatan Human LCD dipotong menjadi 20 menit saja. Karena dalam 20 menit peserta OSKM ITB 2015 tidak bisa membuat Human LCD , maka formasi Human LCD diganti dengan formasi bendera merah putih. Setelah selesai pembuatan formasi, acara diambil alih oleh MC untuk memulai rangkaian acara Closing OSKM ITB 2015. Closing OSKM ITB 2015 mengalami perubahan susunan mata acara dikarenakan kekhawatiran dari para pendaping Rektor jika Rektor menunggu terlalu lama. Oleh karena itu, rangkaian acara Closing diawali dengan sambutan dari Rektor, bukan diawali dengan penampilan dari divisi perform seperti yang direncanakan. Setelah sambutan Rektor, rangkaian acara barulah dilanjutkan dengan penampilan dari divisi perform OSKM ITB 2015 yang merupakan lanjutan dari penampilan di Opening OSKM ITB 2015. Pada awalnya, mata acara paduan angklung massa kampus yang rencananya diadakan sebelum orasi dari K3M dibatalkan karena keterbatasan waktu. Akan tetapi paduan angklung massa tetap perlu diadakan agar tidak terjadi hal-hal yang tidak diinginkan karena massa sudah melakukan latihan selama berhari-



Evaluasi



hari. Rangkaian acara kemudian dilanjutkan dengan orasi dari K3M diikuti dengan pelepasan balon. Setelah itu, barulah dilanjutkan dengan penampilan dari paduan angklung massa kampus. Rangkaian acara kemudian ditutup dengan ibadah Maghrib dan teknis kepulangan. 1. Adanya perubahan rundown. Mahasiswa baru awalnya diarahkan agar datang pukul 06.00, tetapi ada arahan dari LK agar mahasiswa baru datang pukul 06.30. 2. Helikopter datang terlambat sehingga menghambat masuknya mahasiswa baru ke Lapangan Saraga. Peserta OSKM ITB 2015 baru masuk ke Lapangan Saraga pada pukul 07.10. 3. Gladi helicopter di pagi hari sebelum acara dimulai mengakibatkan pasir yang sudah disiram berterbangan. Hal ini menyebabkan pasir yang sudah disiram menjadi lebih cepat kering. 4. Helicopter awalnya direncanakan hanya hovering, ternyata melakukan pendaratan. Hal ini berakibat pada molornya acara. 5. Interaksi fakultas tidak mulai dan tidak berakhir bersamaan. 6. Briefing lorong aspirasi dan interaksi fakultas digabung padahal sasaran massanya berbeda. Sehingga massa unit tidak mendapat briefing untuk lorong aspirasi. 7. Pada lorong aspirasi, terdapat beberapa lembaga yang tidak menempati sebagaimana yang seharusnya. 8. Durasi yang disediakan untuk ibadah Ashar terlalu sempit sehingga mengakibatkan acara terlambat 25 menit. Selaini itu peserta OSKM ITB 2015 banyak yang tidak langsung solat saat tiba di lapangan Saraga. 9. Pihak Rektorat datang terlalu cepat sehingga Rektor menunggu terlalu lama di PMO. Rektor pun tertarik untuk menyaksikan proses pembuatan Human LCD. Para pendamping Rektor khawatir jika Rektor menunggu terlalu lama sehingga durasi untuk pembuatan Human LCD dipotong dan mengakibatkan Human LCD tidak berjalan sebagaimana mestinya. 10. Acara seharusnya sudah selesai saat Maghrib, tetapi karena adanya keterlambatan yang akumulatif mengakibatkan berubahnya rundown Closing. Seharusnya perform dilaksanakan sebelum sambutan Rektor, tetapi yang terjadi adalah sambutan Rektor dilaksanakan sebelum perform. 11. Saat perform tampil ada kesalahan-kesalahan teknis yang mengakibatkan tidak mulusnya penampilan. 12. Paduan angklung massa kampus yang awalnya dibatalkan akhirnya tetap ditampilkan setelah orasi dari K3M. 13. Video credits tidak jadi ditampilkan karena akan



Solusi



1.



2. 3.



4. 5. 6. Saran



1. 2. 3.



mengganggu ibadah Maghrib. Karena pasir yang berterbangan cukup mengganggu, posisi peserta dan panitia diarahkan lebih mendekat ke panggung. Mata acara sharing ‘Ceritaku Untuk Indonesia’ dipotong. Human LCD dipindah waktunya ke sore hari, sebelum closing. Hal ini diakibatkan dari molornya pelaksanaan senam pagi. Diadakan briefing susulan bagi massa unit. Human LCD diganti jadi formasi bendera Merah Putih. Paduan angklung massa kampus hanya menampilkan satu lagu saja karena adanya keterbatasan waktu. Perlu dipertimbangkan jika akan bekerja sama dengan pihak eksternal yang dapat mengganggu kelancaran acara. Pemberi briefing perlu diingatkan mengenai konten dan waktu pemberian briefing. Pejabat penting yang hadir perlu didampingi secara terus menerus oleh perwakilan panitia.



Laporan Kerja Per Mata Acara Koordinatif Nama Kegiatan Penanggung Jawab Deskripsi Tujuan Parameter Keberhasilan Pelaksanaan



Evaluasi



1



Solusi



Senam Pagi Zaki Adam Senam pagi merupakan salah satu mata acara yang menyuguhkan hiburan dan wadah olah tubuh untuk mahasiswa baru Memberikan hiburan dan wadah olah tubuh bagi mahasiswa baru Terlaksananya acara senam pagi Pelaksanaan senam pagi dilakukan pada hari ketiga dalam rangkaian acara kegiatan OSKM ITB 2015 di Lapangan Saraga. Senam diawali dengan drama yang telah dikonsep oleh LSS dan Menwa. Kemudian, drama dilanjutkan dengan aksi rapelling helikopter, orasi, dan senam pagi oleh LSS 1. Persiapan gladi baru dilakukan H-1 dan saat hari H pelaksanaan sehingga membuat urutan acara mundur 2. Kurangnya koordinasi untuk teknis keberangkatan helikopter sehingga menunjuk perwakilan panitia di tempat untuk standby di tempat helikopter 3. Penyiraman yang dilakukan untuk persiapan rapelling dirasa masih kurang untuk mengantisipasi debu Saraga 4. Perubahan lokasi pendaratan helikopter yang menyebabkan berubahnya layout peserta sampai menuju sisi dan belakang panggung 5. Keterlambatan pada saat sorti 2 selama 6 menit 6. Adanya acara tambahan, yaitu sambutan rektorat dan penurunan rektorat dari helikopter yang cukup menambah waktu acara 1. Dalam penyusunan rundown yang bersifat kolaborasi, perlu adanya keterlibatan dari unit yang berkolaborasi,



Saran



Nama Kegiatan Penanggung Jawab Deskripsi



Tujuan Parameter Keberhasilan Pelaksanaan



Evaluasi



2



Solusi



divisi acara, sampai panitia lapangan untuk membahas teknis dan pelaksanaan terutama yang melibatkan pihak luar 2. Pada pelaksanaannya, diperlukan koordinasi taktis antara koordinator lapangan, divisi acara, dan Menwa sehingga ketika terjadi perubahan mendadak dapat diatur dengan baik 1. Acara senam pagi sangat baik jika dilakukan kolaborasi. Namun dalam melakukan perencanaan, diperlukan kesiapan dan pembahasan secara menyeluruh agar tidak terjadi kesalah pahaman disalah satu pihak Formasi Angkatan Zaki Adam Mahasiswa baru akan membentuk formasi angkatan berupa LCD manusia dengan tantangan untuk membuat tiga buah tulisan berbeda , yaitu “OSKM ITB 2015”, “METAMORFOSIS”, dan “INSAN AKADEMIS” Salah satu kegiatan yang dapat meningkatkan kekompakkan mahasiswa baru Terselesaikannya tantangan yang diberikan Pelaksanaan LCD manusia dilakukan pada hari ketiga dalam rangkaian acara OSKM ITB 2015 di Lapangan Saraga pada sore hari selama 55 menit 1. Panitia kurang menyiapkan waktu tambahan apabila mahasiswa baru tidak dapat menyelesaikan tantangan sesuai dengan waktu yang diberikan 2. Pemindahan waktu eksekusi LCD manusia yang sebelumnya direncanakan pada pagi hari, cukup berpengaruh kepada kesiapan mahasiswa baru. Saat sore hari, kondisi mahasiswa baru belum sepenuhnya fokus kembali karena dilakukan setelah sholat ashar 3. Teknis pelaksanaan sebetulnya sudah bagus. Namun, kekompakkan dari ketua kelompok dirasa sangat kurang untuk membantu PJ 4. Waktu yang diberikan pada pelaksanaan sangat jauh berbeda dengan yang dijanjikan, yaitu durasi yang sebelumnya direncanakan 90 menit menjadi hanya 55 menit 5. Panitia lapangan hanya berkumpul pada satu sisi saja dan tidak melaksanakan penjagaan terhadap mata acara LCD manusia 6. Perubahan formasi angkatan menjadi bendera merah putih yang dipimpin oleh koorlap 1. Panitia harus konsisten dengan durasi waktu yang diberikan dan menyiapkan waktu tambahan apabila terjadi keterlambatan 2. Perlunya koordinasi dalam mempersiapkan Plan B apabila



Saran



Nama Kegiatan Penanggung Jawab Deskripsi



Tujuan



Parameter Keberhasilan 3



Pelaksanaan



Evaluasi



Solusi



waktu yang diberikan tidak mencukupi Formasi angkatan merupakan salah satu momen mahasiswa baru untuk berkarya. Sebaiknya dijadikan salah satu mata acara yang mendapat keistimewaan, terutama waktu pelaksanaan dan persiapan (gladi) Sharing Ceritaku untuk Indonesia Ariva Permatasari dan Haity Lingkar diskusi yang dilaksanakan perkelompok dengan mentor kelompok masing-masing untuk saling bercerita tentang kondisi daerah asal masing-masing. Kegiatan ini dilaksanakan di Lap. Sipil dan Lap. SR dengan durasi 90 menit 1. Peserta saling mengetahui permasalahan yang ada di daerah asal mereka 2. Peserta saling bertukar informasi mengenai pengaplikasian masing-masing keilmuan fakultas dalam mengatasi kondisi di berbagai daerah tadi 3. Peserta mengutarakan cita-citanya mengenai kondisi yang ada di daerahnya atau daerah peserta lain yang menjadi kekhawatiran peserta, disertai pengaplikasian keilmuan fakultasnya atau kolaborasi antara keilmuan beberapa fakulas 4. Peserta mengutarakan apa yang dapat ia laukan selama menjadi mahasiswa ITB untuk mewujudkan cita-citanya Peserta OSKM 2015 menuliskan salah satu kondisi daerah masingmasing/peserta lain serta cita-cita berdasarkan kondisi tersebut menggunakan aplikasi dari keilmuan masing-masing. Setelah itu menuliskan kegiatan nyata yang dapat dilakukan selama menjadi mahasiswa ITB untuk mencapai cita-cita yang telah dituliskan dengan memanfaatkan fasilitas yang ada dikampus Pada pelaksanaannya, sharing ceritaku untuk Indonesia yang dijadwalkan berlangsung pada jam 10.30 terlambat menjadi pukul 11.00 dikarenakan keterlambatan pada mata acara sebelumya. Karena sisa waktu yang sangat singkat, lingkar diskusi dengan kelompok masing-masing tidak jadi digunakan untuk melakukan sharing yang sudah direncanakan. Waktu ini akhirnya dijadikan waktu beristirahat dan merencanakan pelaksanaan mentoring sharing ceritaku untuk Indonesia mandiri dengan mentor kelompok masing-masing keesokan harinya. Koordinasi yang kurang jelas antara panitia lapangan dan nonlapangan saat terjadi dinamika pada rundown acara membuat pihak-pihak tertentu seperti divisi EO tidak mengetahui tentang perubahan rencana yang jelas pada hari itu. Perubahan yang terjadi harus jelas siapa yang memutuskan dan pihak-pihak mana yang harus mendapatkan informasi tentang perubaha tersebut, terutama untuk divisi yang berkaitan dengan mata acara setelahnya pada hari itu. Tidak hanya tentang perubahan waktu pelaksanaan, tetapi juga perubahan materi dan



Saran



Nama Kegiatan Penanggung Jawab Deskripsi Tujuan



Parameter Keberhasilan Pelaksanaan



4



Evaluasi



Solusi



Saran



Nama Kegiatan Penanggung Jawab Deskripsi



5 Tujuan



Parameter Keberhasilan



konten acara apabila ada yang terpaksa diubah. Pastikan koordinasi tidak hanya dengan panitia lapangan, tetapi juga dengan divisi non-lapangan yang berkaitan dan yang mengkoordinir mata acara sebelum dan sesudahnya. Interaksi Fakultas Astiti Dana dan Kevin Salim Pengenalan fakultas kepada mahasiswa baru yang disampaikan oleh massa HMJ dari tiap fakultas Mahasiswa baru mengetahui jurusan – jurusan yang ada di himpunannya, HMJ dalam himpunannya beserta ciri khas masing – masing HMJ, dan budaya dalam fakultasnya Acara berjalan sesuai teklap dan materi tersampaikan Pengenalan fakultas dilakukan secara terpisah tiap fakultasnya. Pengenalan fakultas dilakukan oleh massa HMJ yang ada di fakultasnya di lokasi-lokasi yang telah ditentukan dan disepakati sebelumnya. Acara dibimbing oleh seorang moderator di setiap fakultas dan difasilitasi LO moderator, time keeper dan penanggung jawab lokasi. Waktu ishoma terlambat dari teknis waktu yang dijadwalkan, kurang koordinasi dan kerjasama antara panitia lapangan dan acara sehingga konfirmasi perpanjangan waktu berbeda dan mengalami masalah di beberapa lokasi Teknis waktu lebih dipertegas dengan mempertimbangkan waktu yang cukup untuk ishoma, jalur komando diperjelas sehingga tidak mengalami miskomunikasi mengenai perubahan teknis dan waktu, koordinasi dan kerjasama antara panitia lapangan dan acara dipertegas sehingga tidak terjadi miskomunikasi mengenai teknis di hari H Teknis waktu lebih dipertegas dengan mempertimbangkan waktu yang cukup untuk ishoma, jalur komando diperjelas sehingga tidak mengalami miskomunikasi mengenai perubahan teknis dan waktu, koordinasi dan kerjasama antara panitia lapangan dan acara dipertegas sehingga tidak terjadi miskomunikasi mengenai teknis di hari H Lorong Massa Kampus Almira R. Kegiatan ini adalah mobilisasi yang ditambah dengan massa himpunan sebagai barikade pada sisi kiri dan kanan peserta OSKM sehingga membentuk lorong massa kampus. Massa himpunan melontarkan premis-premis yang bersifat menyadarkan peran peserta sebagai mahasiswa serta memberikan impresi mengenai kemahasiswaan ITB yang beragam Memberi impresi mengenai keberagaman jenis kemahasiswaan di ITB dan sarana penyadaran peserta OSKM atas perannya sebagai mahasiswa Mobilisasi tidak terlambat dan massa himpunan tertib dan sesuai SOP dan TOR



Pelaksanaan



Evaluasi



Solusi



Saran



6



Nama Kegiatan Penanggung Jawab Deskripsi Tujuan Parameter Keberhasilan



1. Terdapat kendala dalam melakukan komunikasi antar panpel lorong massa dari divisi seremonial 2. Panitia lapangan jumlahnya sedikit di awal mata acara 3. Beberapa himpunan sangat dekat dengan jalur mobilisasi 4. Unit komplain karena info diberitahukan secara mendadak 5. Panitia lapangan menghindari massa kampus 6. Pasben panitia lapangan bingung harus ditempatkan dimana 7. Beberapa panpel dari seremonial kurang diberi arahan 1. Komunikasi susah karena HT kurang. Alasannya karena HT masih digunakan divisi lain atau masih dicharge, padahal harusnya sudah dialokasikan 2. Sangat sedikit yang spotting. Harusnya spotting dari sebelum massa himpunan masuk Lorong Massa sehingga patokan barisan jelas, baik untuk peserta yang mobilisasi maupun massa himpunan sebagai barikade 3. Layout lorong massa diubah dengan memperhatikan posisi beberapa himpunan yang cukup susah dikondisikan 4. Diperjelas kebutuhan adanya massa unit pada lorong massa 5. Panlap harus tahu SOP lorong massa dan berani berinteraksi dengan massa kampus 6. Koordinasi dengan danlap dan korlap ditingkatkan mengenai posisi pasben saat lorong massa 7. Pemerataan lebih lanjut untuk panpel seremonial 1. Perbanyak HT 2. Spotting dilakukan sebelum massa kampus datang 3. Layout memperhatikan posisi himpunan yang sulit dikondisikan 4. Perjelas kembali arahan mengenai subjek-subjek pada lorong massa 5. Briefing dilakukan lebih detail mengenai lorong massa kampus untuk panpel dari seremonial Lorong Massa Kampus terlalu menguntungkan massa kampus dan agak merugikan bagi peserta dan panitia OSKM. Terlihat dari durasi mobilisasi yang terlambat dengan konsekuensi pengaturan ulang jadwal yang cukup dinamis. Sebaiknya dipikirkan kembali fungsi konkrit dari Lorong Massa Kampus selain impresi sesaat saja. Jika alasannya adalah interaksi, maka seharusnya Wahana Karya dan Interfak sudah cukup sebagai representasi interaksi tersebut Rangkaian Perform Closing Syarifah Hanna F. Perform adalah representasi cerita dari visi OSKM ITB 2015 Memberi impresi mengenai visi OSKM dalam bentuk cerita Durasi perform sesuai alokasi dan penampilan berjalan tanpa



Pelaksanaan Evaluasi



Solusi Saran



Nama Kegiatan Penanggung Jawab Deskripsi Tujuan Parameter Keberhasilan Pelaksanaan



7 Evaluasi



Solusi Saran



Nama Kegiatan Penanggung Jawab Deskripsi Tujuan



8



Parameter Keberhasilan Pelaksanaan Evaluasi Solusi



9



Saran Nama Kegiatan Penanggung Jawab Deskripsi Tujuan



gangguan teknis maupun non-teknis Pengondisian peserta sebelum perform sulit dilakukan, mulai dari barisan sampai blackout Tidak ada atau sedikit lapangan yang bertugas mengondisikan barisan dikarenakan teklap yang banyak berubah sehingga panpel closing seremonial ikut turun mengondisikan barisan Panitia lapangan seharusnya dipersiapkan untuk kondisi dinamis sehingga panitia lapangan siap saat dibutuhkan Penampilan divisi perform sudah sangat baik. Yang perlu ditingkatkan adalah pengondisian sebelum dimulainya perform agar impresi tetap tersampaikan Sambutan Rektor Prillya Agusti Sambutan oleh Rektor untuk para mahasiswa baru ITB 2015 Mewakili rektorat dalam menyambut peserta OSKM untuk menempuh perkuliahan dan kemahasiswaan di ITB Konten tersampaikan dan durasi sesuai alokasi yang diberikan Ada kegiatan yang tak terduga, yakni penampilan oleh rektor. Namun tidak bermasalah karena logistik sudah siap di tempat. Peserta tidak dikondisikan untuk menyimpan bahan-bahan LCD Manusia sebelum rektor masuk sehingga saat rektor memberi sambutan peserta kurang terlihat sopan Cari tahu secara mendetail konten sambutan rektor agar logistik dapat dipersiapkan dengan baik. Kondisikan peserta sebelum rektor masuk Perlu adanya konten mendetail dari rektor Sambutan rektor berjalan baik dan dapat dikatakan cukup menakjubkan. Namun tetap diperhatikan mengenai kebutuhan logistik rektor agar kegiatan tak terduga seperti pelaksanaan pada closing dapat diantisipasi Orasi K3M Gabriella Wita Y. Orasi K3M untuk menyambut peserta OSKM di dunia Kemahasiswaan ITB Menyambut peserta OSKM dan menyemangati peserta untuk berkemahasiswaan di ITB Durasi sesuai alokasi dan konten tersampaikan Orasi K3M dipersingkat namun konten tetap tersampaikan Waktu yang terlambat cukup panjang menjadi penyebab utama perubahan pelaksanaan Persiapkan K3M mengenai kondisi terburuk agar antisipasi mudah dilakukan Closing Act Nadia Ramadhani Pelepasan balon bertuliskan OSKM 2015 dan balon LED Simbol ditutupnya OSKM ITB 2015



Parameter Keberhasilan Pelaksanaan



Evaluasi



Solusi Saran Nama Kegiatan Penanggung Jawab Deskripsi Tujuan Parameter Keberhasilan Pelaksanaan



Evaluasi



10 Solusi



Saran



Balon tersusun baik dan tidak diketahui peserta OSKM dan balon terbang dengan rapi Balon LED terlihat karena blackout terlalu singkat. Perubahan jadwal menyebabkan balon terlalu cepat dipersiapkan. Namun, pada pelaksanaannya balon masih dapat terbang Koordinasi lebih intensif mengenai penyimpanan balon. Jika perlu, MC memegang HT agar koordinasi lebih cepat. Persiapkan kondisi terburuk Koordinasi antara PJ Closing Act dan MC ditingkatkan. Pikirkan plan terburuk Paduan Angklung Massa Kampus M. Amri Firdaus Paduan Angklung yang dimainkan oleh perwakilan massa himpunan Memberi impresi berupa bentuk kolaborasi nyata antar himpunan-himpunan di ITB Semua lagu dimainkan dengan lancar tanpa kendala Hanya 1 lagu yang dimainkan dikarenakan perubahan jadwal. Penentuan eksekusi mata acara yang sangat mendadak sehingga tidak semua pemain berkesempatan tampil Penentuan plan terburuk harus berkoordinasi dengan pengisi acara agar ada kesepakatan antara panpel seremonial dengan pengisi acara (KPA dan massa himpunan) Buat MoU berisi biaya fix, durasi dan konten ideal, serta kesepakatan plan terburuk dan konsekuensinya agar kedua belah pihak sudah tahu antisipasi sejak sebelum hari-H Panitia OSKM secara keseluruhan seharusnya lebih bisa menghargai pengisi acara. Jangan sampai karena jadwal yang berubah cukup dinamis lalu dengan sepihak menentukan pelaksanaan metode baru. Hal ini membuat panitia OSKM terlihat tidak profesional dan akan mengurangi kepercayaan pengisi acara (dalam hal ini KPA dan massa himpunan) dalam kerjasamakerjasama berikutnya. Lebih baik dipikirkan dan dinegosiasikan plan terburuk sejak awal agar saat pelaksanaan tidak terlalu bermasalah bagi kedua pihak



Kendala Keseluruhan 1. Manajemen Acara o



Keterlambatan teknisi cukup berpengaruh terhadap ketepatan acara. Terutama pada hari pertama OSKM. Terlambatnya teknisi mengakibatkan cek sound pun terlambat. Hal ini mengakibatkan opening pertemuan pun terlambat dimulai. Efek beruntun pun terjadi hingga kegiatan opening OSKM pun terlambat pula dimulai.



o



o



Kepastian dari divisi perform berkaitan dengan durasi penampilan perform pun baru bisa didapat beberapa saat sebelum kegiatan yang menampilkan perform dimulai. Hal ini menyulitkan penentuan waktu secara tepat berkaitan dengan kegiatan-kegiatan yang hendak dilaksakan seusai penampilan perform. Terlambatnya helikopter untuk melakukan gladi dan adanya perubahan rencana di mana helikopter harus mendarat mengakibatakan slot waktu yang disediakan tidak mencukupi. Hal ini berimbas kepada mata acara lain. Selain itu, kencangnya angin ditambah dengan angin yang timbul dari pendaratan helikopter mengakibatkan debu dan pasir beterbangan ke segala arah. Hal ini mengakibatkan para panitia dan peserta pun bergerak melindungi diri secara sporadis ke utara (mendekati panggung) dan menimbulkan ketidakteraturan dalam pengondisian peserta dan pengamanan panggung beserta logistiknya.



2. Seremonial o



o



o



o o o o



Mobilisasi maba dari Sabuga menuju Saraga melebihi durasi yang telah ditentukan sehingga ketika pengondisian solat ada sebagian maba yang masih dimobilisasi dan ada sebagian maba yang sedang melaksanakan solat. Pengondisian setelah solat pun tidak berjalan dengan baik dan mengakibatkan jalur masuk untuk perform tertutup sehingga perlu waktu tambahan untuk mengkondisikan maba agar lebih rapih dan memberikan jalan untuk perform. Keterlambatan mobilisasi dan waktu pengondisian yang lama mengakibatkan acara yang seharusnya dimulai pada pukul 16.10 menjadi dimulai pada pukul 16.40 Mobilisasi massa kampus yang sporadis mengakibatkan jalur masuk perform tertutup sehingga perlu pengondisian massa kampus agar membuka jalan untuk perform. Selain itu, mobilisasi massa kampus yang sporadis terlihat kurang bagus dan mengakibatkan spot untuk setiap himpunan tidak sama besar. Beberapa massa kampus juga ada yang keluar dari spot yang telah di tentukan dan mereka malah berkumpul di jogging track Jobdesc yang sempat mengalami perubahan akibat ada mata acara yang dihilangkan. Di awal, subdivisi cukup kesulitan untuk menentukan batasan pengaturan teknis lapangan karena hampir keseluruhan dari mata acara yang dibawahi oleh subdivisi impresi mengalami improvement Konsep dan teknis mata acara sering mengalami perubahan yang cukup signifikan sehingga TOR dan SOP baru dibuat mendekati eksekusi acara Kuantitas rapat yang minim akibat waktu libur semester, semester pendek, dan lebaran sehingga cukup mengganggu proses brainstorming Keterlambatan pada satu mata acara sangat berpengaruh pada mata acara berikutnya hingga harus ada mata acara yang dipotong durasinya pada kondisi yang sangat terdesak Kondisi mahasiswa baru yang sulit diatur dan kurang respek pada panitia mengakibatkan panitia kesulitan dalam mengatur mahasiswa baru untuk melaksanakan suatu mata acara dengan baik dan lancar



3. Event Organizer o



o



Ketidakmampuan penanggungjawab mata acara untuk bekerja optimal dikarenakan kesibukan lain selain OSKM. Contohnya adalah kesibukan di masing-masing himpunan terkait penerimaan anggota baru. Kurang meratanya pemberdayaan sumber daya manusia, khususnya di angkatan 2014, dikarenakan kurangnya manajemen SDM secara optimal.



Evaluasi Keseluruhan 1. Manajemen Acara o



Keterlambatan dalam suatu acara dapat memberi efek domino bagi kelancaran mata acara lain. Bermacam skenario cadangan perlu disiapkan untuk menghadapi kemungkinan keterlambatan yang terjadi. Termasuk apabila keterlambatan memakan waktu lebih dari satu jam.



2. Seremonial o o o o o



o



Koordinasi dengan panitia lapangan kurang baik sehingga waktu yang digunakan untuk pengondisian mahasiswa baru cukup lama Koordinasi antara PJ Blok dan LO himpunan kurang baik sehingga ada beberapa himpunan yang susah diatur untuk kembali ke spot yang telah ditentukan Kurangnya koordinasi antara subdivisi impresi dengan divisi lapangan berkaitan dengan teknis lapangan beberapa mata acara Kurangnya peran kepala bidang acara dan koordinator lapangan untuk membahas mata acara yang melibatkan birokrasi tingkat tinggi (instansi pemerintah) dalam mematangkan acara Saat menentukan perubahan jadwal, pikirkan juga teknisnya di lapangan (membutuhkan berapa banyak waktu, dll) karena itu mempengaruhi berakhirnya suatu mata acara dan pengondisian untuk ibadah Utamakan ibadah karena ibadah merupakan hak peserta OSKM ITB



3. Event Organizer o



Tidak efektifnya pembagian tugas berdasarkan sistem resimen karena mengakibatkan alokasi SDM yang berlebih di suatu resimen serta sulit mencari sumber daya manusia untuk resimen-resimen lainnya. Tidak hanya itu, Contohnya, SDM resimen Talkshow yang membutuhkan tim pengondisian, logistik dan sarana, dan acara pada akhirnya menarik banyak SDM. Di saat yang bersamaan, SDM tersebut juga dibutuhkan oleh resimen lainnya untuk memenuhi tugas-tugas yang sama. Dengan demikian, alokasi SDM berdasarkan resimen kurang efektif karena tidak memanfaatkan SDM secara merata.



o



Proses Alokasi SDM tidak dilakukan dengan cukup cepat dan kurang melibatkan kerjasama antar resimen. Selain itu, pembagian SDM bukanlah prioritas yang menjadi fokus perhatian, melainkan baru secara penuh diperhatikan ketika menjelang hari-h.



Saran untuk Kedepannya 1. Manajemen Acara o



o



Kerja sama dengan pihak eksternal perlu dipertimbangkan. Terlebih apabila keberadaan pihak eksternal tersebut dapat berpengaruh secara langsung terhadap kelancaran dan keberlangsungan acara OSKM. Kehadiran pihak eksternal di dalam tempat pelaksanaan OSKM pun perlu diawasi dan didampingi. Terlebih apabila kehadiran pihak tersebut dapat mempengaruhi kebijakan atas penyelenggaraan acara OSKM. Pendampingan mutlak diperlukan untuk menjaga dan memberi pemahaman kepada pihak tersebut mengenai mata acara yang sedang berlangsung.



2. Seremonial o o o o



o o o



Koordinasi dengan panitia lapangan ataupun divisi lainnya lebih diperbaiki lagi Adanya sinkronisasi layout, teklap, plan telat, dan plan hujan antar panitia acara dengan panitia lapangan dan divisi lain yang berkaitan dengan acara seperti divisi perform Buat sesuatu yang baru pada orasi pelangi atau barikade U massa kampus agar acaranya tidak terkesan monoton Perlu dilakukan koordinasi yang lebih baik terutama dengan divisi materi dan metode serta lapangan dalam mempersiapkan acara, khususnya dalam memperhitungkan waktu mobilisasi dan teknis di mata acara itu sendiri Perlu adanya kesepahaman dari tujuan, konsep, dan teknis dari semua pihak yang akan terlibat langsung dalam eksekusinya Pembuatan TOR dan SOP harus diagendakan pada awal terbentuknya konsep suatu acara agar kedepannya tidak ada perbedaan pandangan Persiapkan plan terburuk dan komunikasikan juga kepada pihak LK dan rektorat agar ada kesepakatan akhir yang tidak merugikan kedua belah pihak, apalagi untuk OSKM di tahun selanjutnya



3. Event Organizer o



Sebaiknya pembagian SDM dilakukan berdasarkan kebutuhan setiap mata acara secara terpusat. Contohnya, kebutuhan pengondisian untuk setiap resimen dipenuhi oleh satu tim khusus pengondisian. Tim inilah yang kemudian akan menjadi tim pengondisian untuk setiap mata acara yang membutuhkan adanya tim pengondisian. Sama halnya dengan kebutuhan dan pembagian tugas lainnya. Dengan demikian, SDM akan terbagi lebih merata, termanfaatkan dengan optimal, dan akan mempermudah komunikasi dan koordinasi untuk semua elemen di setiap mata acara.



Laporan Pertanggung Jawaban Ketua Divisi Lapangan (Ardhi Rasy Wardhana – Teknik Pertambangan 2013)



Deskripsi Kerja o o o



Bertanggung jawab kepada ketua bidang acara Pelaksana rangkaian acara hari – H OSKM ITB 2015 Berkoordinasi dengan segenap elemen bidang kepanitiaan dalam kaitannya dengan pelakasanaan hari-H OSKM ITB 2015 Membuat timeline kerja dan RAB yang akan dilaporkan ke kabid Mempersiapkan dan melaksanakan simulasi kerja panitia lapangan Membuat teknis lapangan hari-H OSKM ITB 2015



o o o



Arahan o



Fungsi o



Pemimpin untuk pelaksana subfungsi penjamin penyampai materi kognitif, penjaga keselamatan dari lingkungan dan diri sendiri serta mobilisasi dan pengondisian



o



Koordinator dan penanggungjawab pelaksanaan lapangan



Alur Kerja / Struktur Panitia



Jumlah Sumber Daya Manusia No



Nama



Jurusan



Jabatan



1



Ardhi Rasy Wardhana



Teknik Pertambangan



Koordinator Lapangan



2



Fauzan Makarim



Teknik Perminyakan



Komandan Lapangan Medik



3



Rio Pramudita



Teknik Mesin



Komandan Lapangan Keamanan



4



Fakhri Guniar



Manajemen Rekayasa Industri



Komandan Lapangan Mentor



5



Anisa Azizah



Teknik Fisika



Sekretaris Lapangan



6



Sheila Gadiza



Aeronotika & Astronotika



Sekretaris Lapangan



7



Pasukan Divisi Keamanan



-



218 orang



8



Pasukan Divisi Medik



-



240 orang



9



Pasukan Divisi Mentor



-



680 orang



Pembagian Sistem Kerja / Sistem Koordinasi Koordinator Lapangan bertindak sebagai pemimpin divisi, dimana koordinasi dengan pihak luar divisi lapangan ditanggung Koordinator Lapangan. Komandan Lapangan bertugas memimpin tiga pasukan di dalam divisi, yaitu Medik, Mentor, Keamanan. Ketika di lapangan, ketiga Komandan Lapangan beserta Koordinator Lapangan akan saling berkoordinasi, dengan keputusan tertinggi ada di Koordinator Lapangan. Komandan Lapangan juga berkewajiban memantau diklat divisi agar mengetahui dengan jelas kriteria pasukan sudah sesuai kebutuhan lapangan atau belum. Tiap pemimpin subfungsi lapangan memiliki Perangkat yang memimpin tiap-tiap pasukan kecil, dimana Perangkat hanya memiliki kuasa sesuai arahan dari Komandan Lapangan masing-masing. Untuk itu, Perangkat bertanggung jawab kepada Komandan Lapangan atas koordinasinya terhadap pasukan. Sekretaris Lapangan selama keberjalanan di luar lapangan bertugas dalam hal administrasi dan notulensi dari divisi lapangan, sedangkan saat di lapangan bertugas mendampingi Koordinator Lapangan dan notulensi evaluasi.



Standard Operational Procedure (SOP) SOP Rapat Lapangan 1. Rapat lapangan dipimpin oleh koordinator lapangan 2. Jika koordinator lapangan berhalangan hadir, rapat dipimpin oleh komandan lapangan 3. Sekretaris lapangan berperan sebagai notulensi rapat 4. Rapat dimulai tepat sesuai dengan waktu yang telah disepakati dengan kuorum mulai



setengah dari jumlah yang seharusnya hadir 5. Rapat dimulai dengan pembacaan agenda dan durasi rapat oleh sekretaris. 6. Mekanisme rapat ditentukan oleh pemimpin rapat namun menyesuaikan kesepakatan bersama



7. Rapat berlangsung dalam suasana santai dan nyaman 8. Rapat berakhir sesuai durasi yang telah dijanjikan. Jika diperlukan waktu tambahan



pemimpin rapat akan meminta persetujuan terlebih dahulu kepada peserta rapat lapangan SOP Pembuatan Teknis Lapangan 1. Koordinator lapangan memberikan rencana lapangan per hari kepada perangkat divisi lapangan 2. Seluruh perangkat membuat teknis lapangan sesuai template yang telah dibuat 3. Perangkat berhak bertanya jika terdapat hal-hal yang tidak dipahami tentang rencana lapangan kepada komandan lapangan 4. Perangkat melaporkan teknis lapangan kepada komandan lapangan 5. Perangkat melakukan revisi teknis lapangan jika terdapat kesalahan 6. Teknis lapangan yang telah disepakati kemudian dibagikan kepada perangkat lapangan dan orang berkepentingan lainnya SOP Pembuatan Rencana Lapangan 1. Manajemen acara memberikan run down acara yang akan dilakukan 2. Kadiv Mamet memberikan draft materi dan metode yang akan disampaikan selama waktu pelaksanaan 3. Melakukan survey dan analisis lapangan 4. Membuat rencana pengamanan, personalia, logistik, dan teritorial 5. Membuat rencana lapangan sesuai dengan template yang telah ditentukan 6. Melaporkan rencana lapangan kepada Kabid Acara 7. Melakukan revisi rencana lapangan jika terdapat kesalahan atau ada tambahan yang mungkin dianggap perlu 8. Meminta persetujuan rencana lapangan kepada Ketua OSKM ITB 2015 SOP Jalur komando i. Seluruh elemen divisi lapangan harus mematuhi komando lapangan yang telah disosialisasikan ii. Komando tertinggi di lapangan berada di tangan koordinator lapangan iii. Koordinator lapangan berkoordinasi dengan koordinator divisi, manajemen acara, tim materi metode, dan divisi terkait lainnya iv. Koordinator lapangan bekerjasama dengan komandan lapangan lainnya.



v. Tiga orang komandan lapangan lainnya membawahi tiga divisi tatib (taplok, medik, dan keamanan). Pengaturan wewenang komandan lapangan saat di lapangan diberitahukan saat briefing vi. Perangkat tiap divisi lapangan menjadi penyambung informasi dari keputusan-keputusan yang diberikan komandan lapangan



SOP Pelaksanaan Briefing dan Evaluasi Acara 1. Briefing dan evaluasi dipimpin oleh koordinator lapangan 2. Apabila koordinator lapangan berhalangan hadir, briefing dan evaluasi dipimpin oleh komandan lapangan 3. Sekretaris lapangan bertugas untuk mencatat tertama saat evaluasi 4. Briefing dilakukan sebelum acara dimulai pada setiap hari pelaksanaan OSKM ITB 2015 5. Briefing dimulai dengan penyampaian gambaran umum acara hari tersebut keseluruh panitia lapangan oleh koordinator lapangan dan kemudian dilanjutkan ke briefing divisi baik oleh komandan lapangan ataupun perangkat divisi masing – masing 6. Evaluasi dilaksanakan di akhir acara dengan mekanisme yang ditentukan oleh pemimpin evaluasi 7. Briefing dan evaluasi dilaksanakan durasi yang telah ditentukan. Apabila ada perpanjangan durasi harus melalui kesepakatan dan pertimbangan tertentu di lapangan



Laporan Kerja No



Laporan Kerja Nama Kegiatan



Opening Diklat Terpusat



Penanggung Jawab



Fauzan Makarim



Deskripsi



Pembukaan diklat terpusat OSKM ITB 2015



Tujuan



Pendidikan, pelatihan, dan pemberian impresi kepada para calon panitia



1



OSKM ITB 2015 Parameter Keberhasilan



Lihat bagian materi dan metode



Pelaksanaan



Peserta dikumpulkan di lapangan sipil dan sr untuk kemudian dimobilisasi menuju lapangan basket untuk mengikuti mata acara opening diklat terpusat OSKM yaitu: pemutaran video, performance, sambutan ketua, ikrar mahasiswa, dan orasi-orasi. Kemudian peserta dimobilisasi kembali untuk kepulangan.



Evaluasi



1. Jumlah panitia kurang dari target, namun acara dapat tetap terlaksana 2. Mobilisasi peserta kurang cepat 3. Tidak ada barikade dan perimeter untuk barisan 4. Kepulangan berakhir sporadis karena kurang panitia 5. Pendapat mengenai tempat berbeda 6. Banyak peserta yang izin pulang duluan



Solusi



Saran



1. Panitia saling bantu untuk menyelesaikan tugas walaupun tidak sesuai jobdesc dengan mempertimbangkan utilitas dan tugas divisi masingmasing 1. Agar teknis berjalan lebih baik, mintalah bantuan pada panitia lapangan 2. Pendapat mengenai tempat disamakan 3. Disiapkan teknis untuk peserta yang izin pulang duluan



2



Nama Kegiatan



Diklat Terpusat Hari-1



Penanggung Jawab



Rio Pramudita



Deskripsi



Mentoring agama tentang perumusan tujuan hidup berdasarkan visi Ketuhanan dan mentoring metode observasi



Tujuan



1. Pendidikan, pelatihan, dan pemberian materi kepada para calon panitia OSKM ITB 2015 2. Memberi pemahaman kepada para calon panitia OSKM ITB 2015 mengenai tujuan hidup berdasarkan visi Ketuhanan dan metode observasi Lihat bagian materi metode



Parameter Keberhasilan Pelaksanaan



Peserta berkumpul di lapangan CC barat kemudian dimobilisasi untuk mengikuti mentoring agama sesuai dengan agamanya masing-masing, setelah mentoring agama peserta mengikuti mentoring metoda observasi di lapangan



sipil dan SR. Kemudian peserta dikumpulkan kembali untuk kepulangan



Nama Kegiatan



1. Banyak peserta yang datang sebelum waktunya sehingga membuat masalah 2. Metode presensi belum efektif sehingga memakan waktu 3. Panitia yang akan turun ke lapangan tidak mengetahui teknis lapangan 4. Rencana tidak sesuai dengan keadaan lapangan 1. Panitia lain membantu presensi peserta 2. Arahan dari koordinator dan komandan lapangan langsung mengenai kondisi lapangan yang dinamis 1. Spotting harus sudah siap sebelum peserta datang 2. Teknis presensi diperbaiki 3. Panitia yang akan turun ke lapangan harus mengikuti briefing 4. Rundown acara minimal disebar ke kabid-kabid Diklat Terpusat Hari-2



Penanggung Jawab



Ardhi Rasy Wardhana



Deskripsi



Pengenalan bidang dan divisi OSKM 2015



Tujuan



1. Pendidikan, pelatihan, dan pemberian materi kepada para calon panitia OSKM ITB 2015 2. Mengenalkan bidang dan divisi OSKM ITB 2015 kepada para calon panitia Lihat bagian materi metode



Evaluasi



Solusi



Saran



Parameter Keberhasilan Pelaksanaan



3



Nama Kegiatan



Ada peserta yang melanggar daerah steril Mentor tidak paham jalur pos-pos Teknis presensi belum efektif dan efisien Acara terlambat dimulai Terdapat miskomunikasi di lapangan yang menyebabkan pengondisian yang overflow 1. Karena terdapat keterlambatan di awal acara, ada acara setelahnya yang dipotong waktunya 1. Batas daerah steril diperjelas 2. Briefing diperjelas agar seluruh panitia paham teknis yang akan digunakan 3. Cari teknis presensi yang lebih efektif 4. Setiap pindah tempat, lapor ke danlap, agar danlap dapat mengawasi. Diklat Terpusat Hari-3



Penanggung Jawab



Fakhri Guniar



Deskripsi



Kelas inspirasi, FGD hasil observasi dan kelas inspirasi, mentoring identitas



Evaluasi



Solusi Saran



4



Peserta dikumpulkan di lapangan basket untuk kemudian dimobilisasi ke spotspot tertentu untuk mengikuti pengenalan divisi. 1. 2. 3. 4. 5.



mahasiswa Tujuan



Parameter Keberhasilan



1. Pendidikan, pelatihan, dan pemberian materi kepada para calon panitia OSKM ITB 2015 2. Memberi inspirasi dan pemahaman kepada para calon panitia OSKM ITB 2015 mengenai identitas mahasiswa Lihat bagian materi metode



Pelaksanaan



Peserta di kumpulkan di lapangan basket untuk kemudian dimobilisasi untuk mengikuti rangkaian acara: kelas inspirasi, FGD mengenai observasi dan kelas inpirasi, serta mentoring mengenai identitas mahasiswa. Kemudian peserta dikumpulkan kembali untuk kepulangan



Evaluasi dan Solusi



Nama Kegiatan



1. teknis presensi belum efektif dan efisien 2. Mobilisasi ke tempat kelas inspirasi kurang jelas sehingga ada yang sporadis 3. Peserta tidak membawa spek sehingga berkeliaran saat jam istirahat 4. Jumlah panitia lapangan kurang dari target karena salah satu divisi memiliki agenda sendiri 5. Peserta yang izin ke toilet kurang dikondisikan 1. Cari teknis presensi yang lebih efektif dan efisien 2. seharusnya pembagian kelas sudah dari awal sehingga tidak bingung saat mobilisasi 3. Kewajiban membawa spek dipertegas 4. Jadwal kegiatan diklat terpusat disesuaikan dengan kegiatan panitia lapangan 5. Panitia lapangan harus standby untuk mengkondisikan peserta Diklat Terpusat Hari-4



Penanggung Jawab



Fauzan Makarim



Deskripsi



FGD realita KM ITB, mentoring organisasi KM ITB, cerdas cermat dan review materi



Tujuan



1. Pendidikan, pelatihan, dan pemberian materi kepada para calon panitia OSKM ITB 2015 2. Memberi pemahaman kepada para calon panitia OSKM ITB 2015 mengenai organisasi KM ITB 3. Memastikan pemahaman calon panitia OSKM ITB 2015 terhadap materi yang diberikan Lihat bagian materi dan metode



Saran



5



Parameter Keberhasilan Pelaksanaan



Panitia dikumpulkan di lapangan basket untuk kemudian dimobilisasi ke lapangan sipil dan SR untuk mengikuti FGD realita KM ITB kemudian dilanjutkan dengan mentoring organisasi KM ITB dan review. Kemudian peserta dimobilisasi ke lapangan basket untuk mengikuti lomba Rangking 1



dan kemudian dikondisikan untuk kepulangan.



Nama Kegiatan



1. Jumlah panitia lapangan kurang dari target. Di awal kegiatan tidak ada divisi medik sehingga ketika ada kasus medik tidak ada yang menangani. Divisi keamanan pun sangat kurang sehingga banyak peserta yang kabur dari kegiatan 2. Miskomunikasi mengenai perizinan bagi yang osjur 3. Peserta tidak membawa spek sehingga berkeliaran saat jam istirahat 1. Kegiatan lebih baik ditunda hingga panitia siap daripada menghadapi resiko adanya kasus seperti medik 2. Perizinan osjur lebih baik terpusat sehingga bukan dari pendiklat kelompok 3. Pemberitahuan mengenai spek sejak H-1 dan langsung dijelaskan esensinya Closing Diklat Terpusat



Penanggung Jawab



Ardhi Rasy Wardhana



Deskripsi



Menutup rangkaian kegiatan diklat terpusat OSKM 2015



Tujuan



Pendidikan, pelatihan, dan pemberian impresi kepada para calon panitia OSKM ITB 2015



Parameter Keberhasilan



Lihat bagian materi dan metode



Pelaksanaan



Peserta dikumpulkan di lapangan sipil untuk kemudian dimobilisasi ke lapangan basket untuk mengikuti rangkaian acara closing diklat terpusat: orasi dari kabid dan ketua OSKM.



Evaluasi dan Solusi



Saran



6



Nama Kegiatan



Jumlah panitia kurang dari target Peserta banyak yang datang terlambat Terdapat perubahan rencana Pengondisian kurang baik sehingga impresi acara kurang didapat peserta 1. Panitia lapangan mengerjakan tugas tidak sesuai divisi untuk mengcover tugas divisi yang kurang 2. Belum ada konsekuensi sehingga hanya diberi teguran 1. Lebih baik jangan dicover oleh yang bukan divisinya 2. Jika ada perubahan, cepat diberitahukan dengan instruksi tambahan 3. Model pengondisian direncanakan dari awal Simulasi Terpusat Hari-1



Penanggung Jawab



Ardhi Rasy Wardhana



Deskripsi



Simulasi teknis lapangan hari pertama OSKM ITB 2015



Evaluasi



Solusi



Saran



1. 2. 3. 4.



7 Tujuan



1. Memberi gambaran secara teknis kagiatan yang akan dijalani saat OSKM hari pertama tanggal 20 Agustus 2015



Parameter Keberhasilan



Pelaksanaan



Evaluasi



2. Melatih koordinasi pasukan antar divisi juga dalam divisi dengan kasus yang nyata 3. Memberi pengalaman penggunaan daerah sabuga 1. Semua mata acara simulasi terlaksana 2. Teknis kepulangan dan teknis kedatangan terlaksana 3. Setiap divisi mendapatkan simulasi keadaan darurat untuk ditangani 4. Evaluasi dipimpin perwakilan setiap pasukan untuk setiap divisi 5. Mata acara yang dilaksanakan di daerah parkir selatan sabuga terlaksana Calon panitia lapangan dikumpulkan di kanopi sabuga untuk mengikuti briefing terpusat dan kemudian briefing divisi. Kemudian kegiatan dimulai dengan simulasi kedatangan yang dilanjutkan dengan simulasi: pengondisian, mobilisasi masuk sabuga, ishoma, spotting, opening OSKM, dan kepulangan yang diulang dua kali. Kemudian calon panitia lapangan mengikuti evaluasi di lapangan CC Timur. Divisi Mentor: 1. Masih ada calon mentor yang tidak menggunakan identitas angkatan Solusi : Mengingatkan pentingnya identitas angkatan, bawa cadangan, buat bank identitas angkatan. 2. Masih ada calon mentor yang tidak membawa spek lengkap. Solusi : Diberi pemahaman tentang urgensi spek, adakan bank spek tiap batalyon. 3. Saat pengecekan personalia calon mentor tidak tahu jumlah seluruh calen mentor yang hadir. Solusi : Pendataan komfirmasi dibuat sebelumnya perbatalyon, tunjuk salah satu calon mentor untuk jadi penghitung, setiap batalyon wajib memberikan data jumlah camen yang datang di batalyonnya maksimal 5 menit sebelum briefing terpusat. 4. Masih ada calon mentor yang belum sarapan saat simulasi dimulai. Solusi : Diberi pemahaman tentang urgensi sarapan, inisiasi sarapan bersama batalyon, gunakan spek roti yang dibawa. 5. Briefing tidak menggunakan ilustrasi yang sederhana. Solusi : Sebelum briefing lebih dipersiapkan lagi seluruh detail dari briefing itu sendiri



6. Posisi panji saat formasi masih ada yang tidak sesuai dengan aturan Solusi : Menyamakan frame tentang penggunaan panji, selalu mengingatkan jika masih ada yang salah. 7. Banyak mentor yang kurang ceria. Solusi : Menyadarkan tentang peran mentor, tugas mentor. Diberikan gambaran langusung jika bertemu maba, karena pada hari simulasi ini mentor hanya berhadapan dengan tali dan calon mentor lain. 8. Kurang sigap saat mobilisasi Solusi : Lebih menjaga kesehatan dan stamina, sehingga terbiasa jalan cepat. Usahakan selalu tempel depan. 9. Calon mentor kurang memahami materi, sehingga selalu baca TOR Solusi : TOR dibaca dari jauh jauh hari. Pahami materi lebih lanjut dan selalu membawa kitab mampus dan kitab mamen. 10. Tidak yel yel saat pengondisian Solusi : Diberikan waktu khusus untuk yel-yel. Pada saat simulasi belum diberikan waktu untuk yel-yel. 11. Mentoring tidak menganggap ada 25 maba. Solusi : Lebih menganggap simulasi ini adalah OSKM yang sebenarnya dan tali adalah maba. Sehingga simulasi bisa memberikan gambaran secara konkrit tentang pelaksanaan OSKM 12. Teknis kepulangan tidak jelas. Solusi : Membagi terlebih dahulu setiap batalyon ke spot-spot tertentu kemudian baru dipisahkan berdasarkan daerah kepulanga. 13. Panji dan etika panji Solusi : Lebih menjaga panji, hias panji tersebut oleh yang bertanggung jawab dengan panji tersebut sehingga akan timbul rasa saying terhadap panji tersebut. 14. Miskom dengan divisi lain Solusi : Perbaiki komunikasi, buat teklap bersama-sama



15. Harus menjaga mabanya, jangan lari saat mobilisasi Solusi : Lebih care kepada maba, OSKM berbeda dengan simulasi yang hanya menggunakan tali. 16. Toilet masih belum baik sistemnya Solusi : Untuk jam mentoring maba diantar oleh mentor langsung, saat pengondisian diantar oleh dantol.



Divisi Kemanan 1. Pembagian SDM untuk spotting masih sangat kurang 2. Teknis lapangan masih buruk, belum dapat menggambarkan kondisi lapangan sebenarnya, hanya danpas yang mengerti kondisi lapangan 3. Rapat yang digunakan belum jelas, koordinasi dengan medik belum baik 4. Pemilihan tempat untuk penyimpanan tas (basecamp) belum baik, masih belum aman dan tidak tersembunyi 5. Teknis penyebranga belum dimengerti divisi lain, terutama mentor sehingga belum bisa berkoordinasi dan belum percaya 6. Pengumpulan masa untuk spotting masih lama 7. Penempatan perimeter kurang efektif 8. Masih ada instruksi tutup telinga saat blackout 9. Teknis sabuga bagian dalam tidak tergambarkan



Divisi Medik 1. Spotting pasukan khusus di daerah sunken kurang rata, tangga kmb tidak ada medik yang berjaga. 2. Barikade U pada pengondisian 4 kuadran saraga kurang personil pasukan medik 3. Tidak adanya pasukan medik yang dinamis berjaga pada kuadran bagian tengah pada pengondisian 4 kuadran di saraga 4. Olah rasa pasukan medik belum di maksimalkan. Pasukan masih terlihat lemas dan belum menyemangati maba yang lewat. 5. Koordinasi dengan keamanan kurang baik, terutama mengenai pemindahan rapat badan jalan pada jalur mobilisasi 6.



Pasukan medik belum menggunakan teknik evakuasi tandu dengan tepat



dan benar 7. Pasukan yang berjaga di area mentoring (lapangan sipil/sr) kurang dinamis dalam menjaga keseluruhan area mentoring 8. Spotting pasukan medik terlalu jarang dalam barikade mobilisasi 9. Sulitnya koordinasi dengan divisi lain dan antar perangkat hanya melalui media sosial/zello 10. Jumlah pasukan medik yang berjaga pada lorong massa kampus terlalu sedikit, dikarenakan belum adanya gambaran pasukan mengenai kondisi harih 11. Personalia pasukan yang masih buruk, dan jumlah kehadiran kurang baik



Solusi



Secara umum masalah mayoritas dari kurangnya simulasi teknis, solusinya adalah perbanyak simulasi terpusat dan adakan simulasi per divisi untuk teknis detail masing masing divisi



Saran



Persiapkan perizinan penggunaan sabuga, karena penggunaan sabuga bagian dalam juga penting, terutama teknis mobilisasi keluar masuk auditorium.



Nama Kegiatan



Simulasi Terpusat Hari-2



Penanggung Jawab



Ardhi Rasy Wardhana



Deskripsi



Simulasi teknis lapangan hari kedua OSKM ITB 2015



Tujuan



1. Memberi gambaran secara teknis kagiatan yang akan dijalani saat OSKM hari kedua tanggal 21 Agustus 2015 2. Memberi pengalaman penggunaan daerah taman ganesha 3. Melatih koordinasi pasukan antar divisi juga dalam divisi dengan kasus yang nyata 4. Melatih kemampuan non teknis seluruh pasukan 1. Semua mata acara simulasi terlaksana 2. Teknis kepulangan dan teknis kedatangan terlaksana 3. Rangkaian mata acara di daerah taman ganesha terlaksana 4. Setiap divisi mendapatkan simulasi keadaan darurat untuk ditangani 5. Divisi mentor mendapatkan simulasi mentoring 6. Evaluasi dipimpin perwakilan setiap pasukan untuk setiap divisi Calon panitia lapangan dikumpulkan di lapangan basket untuk mengikuti briefing terpusat dan kemudian briefing divisi. Pada simulasi kedua ini, calon panitia lapangan dibagi kedalam 4 divisi yang mensimulasikan: mentoring insan akademik, wahana karya, mentoring agama, dan mentoring KM dengan



8 Parameter Keberhasilan



Pelaksanaan



teknis rotasinya. Kemudian calon panitia lapangan mengikuti evaluasi di lapangan CC Timur. Evaluasi dan Solusi



Divisi Mentor: 1. Telat saat briefing sehingga waktu briefing hanya 10 menit dan tidak ada briefing terpusat. Solusi: Karena briefing mepet dengan selesainya sholat subuh, maka sholatnya langsung di tempat briefing saja. 2. Saat di wahana karya di LapBas dan LapCIn chaos. Solusi: Briefing sejelas mungkin, kalau perlu diberi ilustrasi saat briefing, bertanya sejelas-jelasnya seperti apakah wahana karya itu sehingga lebih terbayang akan kondisi real dan teknisnya, chaos pun terminimalkan. 3. Sempat tidak ada armada samping di sekitar LapBas dan LapCin. Solusi: Koordinasi antara Danpas dan Danyon diperbagus lagi, sinkronasi Teklap dengan divisi lain lebih awal. 4. Teknis baris berbaris ada yang satu banjar ada yang dua banjar. Solusi: Danyon koordinasi dengan DanPas dan pastikan semua keamanan mendapat info yang sama, 1 banjar atau 2 banjar. 5. CaMen masing bingung saat Mentoring KM ITB, batasan-batasannya bagaimana. Solusi: Penyebaran TOR Mentoring KM ITB lebih awal lagi, pada saat itu TORnya sedikit telat, saat pagi menjelang siang. Lain kali, samakan persepsi antar CaMen, batasan materinya seperti apa dan ikuti TOR. 6. Saat evakuasi mentoring, Maba sempat terganggu fokusnya. Solusi: CaMen menjaga fokus Maba agar tidak fokus ke korban yang dievakuasi . 7. Sempat terjadi penumpukan massa CaMen di jalan saat wahana karya. Solusi: Pergerakan keluarnya massa dari LapBas dan LapCIn harus sama.



Divisi Keamanan:



1. Salah pembagian sdm (spotting) 2. Terdapat miskom antar danpas 3. Hindari trotoar saat mobilisasi 4. Tidak mengetahui kondisi real lapangan (ex: lorong massa) 5. Posisi PP terlalu dekat sehingga pasben terlihat persiapannya 6. Pintu pengondisian tidak jelas 7. Penentuan rapat mana tidak jelas 8. Penempatan perimeter kurang efektif 9. Basecamp yang dibuat harus tersembunyi dan aman 10. Masih tidak ada pasukan penyeberangan di beberapa spot 11. Seharusnya tidak ada instruksi tutup telinga saat blackout 12. Koordinasi dengan divisi lapangan lain masih sangat kurang 13. Spotting dengan medik masih belum rapi Divisi Medik: 1. Koordinasi yang kurang baik dengan keamanan mengenai pemindahan jalur dan rapat badan jalan pada mobilisasi 2. Pasukan medik belum memahami sistem rotasi/shift pada mentoring, terutama pada area wahana karya, sehingga spotting kurang rata dan efektif 3. Pasukan yang berjaga di Taman Ganesha terlambat spotting dikarenakan kesulitan izin dan kurangnya koordinasi dengan keamanan dan satuan pengamanan setempat 4. Pemindahan rapat badan jalan secara mendadak pada mobilisasi mengakibatkan pj pos pada jalan G kesulitan mencari potensi pos yang sesuai rapat mobilisasi 5. Teknis mobilisasi spot agama belum dikoordinasikan bersama antar divisi, sehingga menimbulkan kebingungan dan kesulitan saat penentuan posisi spotting pasukan 6. Belum adanya pasukan medik yang berjaga di setiap spot agama



7. Spotting pasukan medik terlalu jarang dalam barikade mobilisasi 8. Belum adanya sistem shift/pergantian pasukan secara berkala pada pospos mentoring, sehingga pasukan yang berjaga terlalu lelah dan tidak efisien bekerja 9. Sulitnya koordinasi dengan divisi lain dan antar perangkat hanya melalui media sosial/zello 10. Pasukan birawa kesulitan dalam penentuan posisi spotting Saran



Penggunaan lapangan sepak bola saraga harus dikoordinasikan sebelumnya, karena penggunaan lapangan sepakbola saraga diberi jangka waktu tertentu. Simulasi di saraga sebaiknya pasukan lapangan juga menggunakan masker untuk mencegah penyakit pernafasan.



Nama Kegiatan



Simulasi Terpusat Hari-3



Penanggung Jawab



Ardhi Rasy Wardhana



Deskripsi



Simulasi teknis lapangan hari ketiga OSKM ITB 2015



Tujuan



1. Memberi gambaran secara teknis kagiatan yang akan dijalani saat OSKM hari ketiga tanggal 22 Agustus 2015 2. Memberi pengalaman penggunaan daerah taman saraga 3. Melatih koordinasi pasukan antar divisi juga dalam divisi dengan kasus yang nyata 4. Melatih simulasi interaksi dengan masa kampus 5. Melatih kemampuan non teknis seluruh pasukan 1. Semua mata acara simulasi terlaksana 2. Teknis kepulangan dan teknis kedatangan terlaksana 3. Rangkaian mata acara di daerah lapangan sepakbola saraga terlaksana 4. Setiap divisi mendapatkan simulasi keadaan darurat untuk ditangani 5. Divisi mentor mendapatkan simulasi mentoring 6. Pasukan mendapatkan gambaran umum mengenai jumlah pasukan yang dibutuhkan untuk berinteraksi dengan masa kampus 7. Evaluasi dipimpin perwakilan setiap pasukan untuk setiap divisi Calon panitia lapangan dikumpulkan di lapangan sipil untuk mengikuti briefing terpusat dan kemudian briefing divisi. Kemudian calon panitia lapangan melakukan simulasi: kedatangan, pengondisian empat kuadran, mobilisasi dari saraga ke lapangan sipil-SR, sharing ceritaku untuk Indonesia, interdak, dan lorong massa. Kemudian calon panitia lapangan mengikuti evaluasi di lapangan CC Timur.



Parameter Keberhasilan



9



Pelaksanaan



Evaluasi



Keamanan : 1. Koordinasi dgn medik soal spoting armada statis dan armada samping masih



buruk 2. Ada mobilisasi yg tidak ada armada belakangnya 3. Koordinasi dgn medik untuk membuat barisan maba yg berpita 4. Harus on time saat akan dilakukan interaksi fakultas, jgn terlalu cepat atau ngaret 5. Misskom dgn mentor dan medik soal perubahan jalur mobilisasi 6. Kekurangan sdm 7. Tidak ada sweeper yg jelas untuk komando yg jelas kepada pasben dan birawa 8. Barikade keamanan dibutuhkan saat ada maba yg sakit parah 9. Penyebrangan agak chaos karena PD dari sipil dan sr misskom 10. Saat mata acara mobilisasi dari spot interfak menuju saraga lewat lorong massa kampus, keseluruhan jalur terganggu akibat adanya reuni alumni itb yg membuat jalur terganggu oleh parkiran mobil dan mengganggu pengondisian di lapcin, lapbas, dan lap sr. Sehingga kacau saat menuju lorong massa kampus 11. Masih ada yg salah menggunakan jalur komando 12. Tidak fullteam 13. Keamanan meninggalkan posnya 14. Tidak kenal siapa mahadansus dan superdanyon 15. Dresscode masih ada yg salah warna 16. Basecamp jgn di tempat yg dekat maba 17. Wahana karya gagal dari segi waktu dan teknis



Mentor 1. Hidupkan keceriaan jgn menimbulkan kepanikan 2. Mentor ikuti flow PD 3. Panji mentor kena AS



4. Maba sama mentor datang bersamaan saat teknis kedatangan 5. Seharusnya panji dibawa sejak pagi saat briefing 6. Tempat penitipan panji diletakkan di dekat spot pertama 7. Tidak ada goal jelas untuk mentoring 8. Masih ada mentor bingung jalur mobilisasi 9. Beritahu medik jika ada mabanya yg berpita kuning atau merah 10. Tekankan impresi semangat kepada maba2nya



Medik 1. Kurangnya jumlah pasukan medik yang berjaga pada pengondisian awal saraga 2. Belum adanya pasukan yang dinamis berjaga pada bagian tengah kuadran 3. Pasukan medik sering diberi tugas mengantarkan maba ke toilet, dan meninggalkan posisi spotting 4. Kurangnya keseriusan camentor dalam simulasi maba sakit, sehingga menimbulkan salah komando dalam pasukan medik 5. Penggunaan tandu belum sesuai kebutuhanya, sering terjadi penggunaan tandu untuk korban yang kurang membutuhkan 6. Pj tandu belum sepenuhnya mengerti jalur jalur yang efektif dalam melakukan evakuasi tandu menuju base . 7. Pasukan belum memahami teknis interaksi fakultas dengan baik, sehingga spotting di tiap area interfak belum merata dan efisien 8. Sulitnya koordinasi dengan divisi lain dan antar perangkat hanya melalui media sosial/zello 9. Lelahnya pasukan belum diatasi dengan sistem shift/giliran 10. Antar perangkat medik satu sama lainya belum berkoordinasi mengenai batas area tugas masing-masing, sehingga sering terjadi gap tanpa penjagaan antar area pasukan



10



Solusi



Perbaiki koordinasi antar pasukan, mayoritas masalah berawal dari kurangnya koordinasi antar pasukan



Saran



Adakan sekolah perangkat gabungan, untuk meningkatkan koordinasi antar pasukan dan perangkat setiap pasukan khususnya



Nama Kegiatan



OSKM ITB 2015 Hari-1



Penanggung Jawab



Ardhi Rasy Wardhana



Deskripsi



Hari pertama OSKM ITB 2015 ini merupakan pengenalan awal mahasiswa baru ke dalam lingkungan kampus. Selain diberi tahu budaya-budaya kampus, mahasiswa baru mengikuti talkshow dan penampilan dari opening OSKM 2015



Tujuan Parameter Keberhasilan



Lihat bagian materi dan metode



Pelaksanaan



OSKM 2015 dimulai dengan opening di Lapangan Parkir Selatan Sabuga dan dilanjutkan dengan mata acara di dalam sabuga: Talkshow Realitas Insan Akademis dan Kemahasiswaan, Pemaparan dari LK, dan Defile OHU. Kemudian peserta dimobilisasi ke lapangan bola Saraga untuk mengikuti Opening OSKM ITB 2015. Kemudian peserta di mobilisasi untuk kepulangan.



Jumlah korban sakit : 70 orang Penyakit terbanyak : 1. Maag 2. Pusing 3. Mual Evaluasi dan Solusi



1. Kepulangan terhambat karena banyaknya massa sunken 2. Kekurangan pasukan di penyeberangan pagi 3. Kepulangan menjadi sporadis di boulevard karena tidak ada armada samping 4. Peserta OSKM 2015 terlalu banyak untuk disweeping oleh pasukan divisi keamanan 5. Jangan terlalu fokus ke acara, perhatikan peserta dan kondisi sekitar 6. Penanganan lama di base medik 7. Mentor kurang sigap ketika ada perubahan arahan 8. Teknis kepulangan oleh mentor belum baik 9. Utamakan ibadah, jangan terlalu mepet 10. Ada miskomunikasi pemanggilan tandu 11. Tandu terlalu lama datang 12. Tandu terlihat maba 13. Spotting medik masih ada yang kosong 14. Medik menumpuk saat penanganan yang sakit 15. Koordinasi maba berpita masih kurang



Nama Kegiatan



Gunakan olah rasa untuk menangani massa sweeping kepulangan menggunakan kendaraan Selalu tanyakan kondisi peserta Ketika kepulangan, mentor berada di depan dan belakang barisan sehingga tidak ada peserta yang tertinggal OSKM ITB 2015 Hari-2



Penanggung Jawab



Ardhi Rasy Wardhana



Deskripsi



Hari kedua OSKM ITB 2015 diisi dengan berbagai kegiatan mentoring yaitu: insan akademis, kemahasiswaan, KM ITB, dan agama. Selain itu terdapat pula wahana karya yang memamerkan karya-karya himpunan



Saran



11



1. 2. 3. 4.



Tujuan Parameter Keberhasilan



Lihat bagian materi dan metode



Pelaksanaan



Peserta OSKM ITB 2015 dikumpulkan di lapangan sipil dan SR dan kemudian dimobilisasi untuk rotasi spot mentoring insan akademis, mentoring kemahasiswaan, mentoring KM-ITB, mentoring agama, dan wahana karya. Kemudian peserta dimobilisasi untuk kepulangan.



Jumlah korban sakit : 103 orang Penyakit terbanyak : 1. Pusing 2. Maag 3. Demam Evaluasi, Solusi, dan Saran



1. Saat mobilisasi spot mentoring agama, seharusnya tidak sporadis dari lapangan sipil dan diluar perkiraan bahwa mobilisasi dari SR ke sipil melewati pasukan penyebrangan 2. Biasakan untuk spotting di penyebrangan-penyebrangan di sekitar ITB. Karena terjadi kecelakaan saat tidak ada pasukan penyebrangan 3. Spot istirahat pasukan divisi medik terlalu dekat dengan pos statik 4. Kriteria peserta yang masuk pos medik harus diperjelas, karena ada yang hanya minta obat kecil tapi masuk pos 5. Tempat treatment peserta terlalu dekat dengan spot mentoring 6. Koordinasi antara pasukan divisi medik dan mentor ketika ada peserta yang sakit dan ditarik dari kelompok 7. Spotting dijaga, karena ada kasus ketika pasukan medik meninggalkan tempat dan tidak kembali 8. Harus memperhatikan kondisi lingkungan ketika pasukan mentor melakukan yel-yel, karena yel-yel tersebut membuat debu naik 9. Mentor harus lebih perhatian kepada pesertanya karena ada peserta yang salah kelompok 10. Kepulangan disegerakan karena masih banyak peserta berkeliaran di tunnel saat pasukan divisi keamanan melakukan sweeping 11. Teknis toilet kacau



12



Nama Kegiatan



12. Ingatkan peserta untuk membawa identitas untuk keperluan medik 13. Mentor pendahulu harus memerhatikan peserta saat mobilisasi, jangan lari 14. Refill minum dapat diminta ke medik 15. Saat wahana karya, komandan batalyon tidak mengetahui apa yang harus dilakukan sehingga peserta diam 15 menit sebeum ada instruksi lebih lanjut dari divisi event organizer 16. Mentor kurang sigap, kurang fokus, dan tidak mematuhi pasukan penyebrangan 17. Pada saat kepulangan, masih banyak peserta yang menunggu di gerbang sampai membludak. Beri pengertian untuk tidak asal menyebrang dan menunggu jemputan tidak di depan gerbang 18. Pasukan divisi keamanan memang untuk menjaga keamanan semua namun prioritaskan peserta 19. Panitia lapangan jangan datang terlambat, koordinasi di perbaiki, dan saling bantu 20. Etika pasukan divisi keamanan dijaga dan pasukan divisi mentor dan medik dapat membantu mobilisasi dengan caranya masing-masing 21. Rangkaian acara sudah terlambat namun tidak ada usaha untuk mengejar keterlambatan 22. Pos statis masih ada yang tidak memenuhi kriteria 23. Saat teknis kepulangan ada tempat yang tidak ada medik 24. Medik ada yang tidak melapor ke mentor untuk mabanya yang dibawa ke pos OSKM ITB 2015 Hari-3



Penanggung Jawab



Ardhi Rasy Wardhana



Deskripsi



Hari ketiga OSKM ITB 2015 diisi dengan penampilan dari LSS dan menwa, kemudian interaksi dengan massa kampus dalam interfak dan lorong massa. Kemudian di hari ini diadakan closing OSKM ITB 2015



Tujuan Parameter Keberhasilan



Lihat bagian materi metode



Pelaksanaan



Peserta OSKM 2015 dikumpulkan di lapangan bola Saraga untuk mengikuti mata acara hari ketiga: senam pagi LSS+menwa, sharing ceritaku untuk Indonesia, interfak, dan Closing OSKM ITB 2015



Jumlah korban sakit : 183 orang Penyakit terbanyak : 1. Pusing 2. Lemas 3. Masuk angin, mual, maag Evaluasi dan Solusi



1. Olah suara divisi keamanan diperbaiki 2. Kebersihan kurang dijaga baik oleh peserta maupu panitia



3. Banyak peserta OSKM yang tertinggal saat mobilisasi dan bahkan ada yang jatuH 4. Pasukan divisi mentor kurang sigap 5. Ibadah terlalu mepet sehingga banyak peserta OSKM yang insiatif melakukan ibadah sendiri dan langsung meninggalkan mata acara 6. Pasukan divisi mentor ikut panik saat lorong massa padahal seharusnya dapat menenangkan peserta 7. Pasukan divisi mentor sudah kooperatif dengan pasukan penyebarangan 8. Pengondisian awal terlambat satu jam karena gladi kotor 9. Ada peserta yang tidak diketahui keberadaan oleh mentornya, kurang koordinasi dengan pasukan divisi medik 10. Tidak setuju dengan super barikade U karena tanda medik tidak dapat diteruskan apabila ada kasus 11. Teknis lapangan tidak banyak berguna di hari ketiga ini karena mbanyak hal yang mendadak dan harus dikoordinasikan lebih lnjut 12. Pasukan divisi mentor masih kurang memperhatikan etika lapangan 13. Di beberapa spot medik tidak ada pasukan dari divisi medik 14. Pos-pos medik tidak ideal 15. Dari segi impresi, pasukan divisi medik kurang menyemangati 16. Jalur komando masih kurang sehingga banyak terjadi miskomunikasi 17. Panitia lapangan tidak saling membantu 18. Panitia lapangan banyak yang tidak fit dihari ketiga 19. Masa kampus yang menginginkan OSKM yang lebih baik namun pada kenyataannya masih menekankan senioritas, terlihat dari mulai forum massa, lorong massa, interfak, dll 20. K3M takut bahwa motivasi menjadi panitia hanya sekedar ingin mendapatkan kaos dan tidak mengetahui esensi dari OSKM itu sendiri



Saran



1. Simulasi diperbanyak dan mengikutsertakan divisi nonlap 2. Perbaiki sistem sekolah yang tidak menyertakan danlap 3. Pada OSKM berikutnya, panitia harus menjiwai OSKM sehingga seluruh panitia merasa memiliki OSKM 4. Pikirkan psikologi peserta OSKM 2015 dalam menentukan acara



Kendala Keseluruhan o



o



o



Pemilihan komandan lapangan yang tidak disinkronisasi dengan pemilihan koordinator divisi menyebabkan perencanaan diklat panitia lapangan kurang maksimal karena komandan lapangan terpilih setelah koordinator divisi menyelesaikan perumusannya tentang sekolah pasukan Ketidaksinkronan pemilihan komandan lapangan dan koordinator lapangan menyebabkan sulitnya memasukan profil atau pun kebutuhan komandan lapangan yang betul-betul sesuai dengan kebutuhan lapangan Terjadi banyak perubahan menjelang hari-H bahkan perubahan terjadi di hari-H sendiri yang membuat rencana lapangan kurang efisien untuk digunakan



o



Penurunan fungsi kerja yang belum optimal menyebabkan banyaknya kerja yang dibebankan pada panitia lapangan yang berada di luar ranah deskripsi kerja panitia lapangan



Evaluasi Keseluruhan o o



o o



Perencanaan dalam pemilihan komandan lapangan dan koordinator divisi kurang maksimal Profil dan kebutuhan lapangan yang ingin disisipkan oleh komandan lapangan dalam diklat panitia lapangan tidak bisa benar-benar mengikuti kebutuhan melainkan harus dicocok-cocokkan terlebih dahulu dengan penurunan rumusan koordinator divisi Komunikasi dengan berbagai pihak seperti unit Menwa, Lembaga Kemahasiswaan, dan rektor sangat tidak efektif bahkan hari-H panitia tidak mengetahui mata acara yang akan dilakukan Fungsi kerja yang disusun belum mampu mencakup seluruh aspek kebutuhan lapangan bahkan hal vital yang menyangkut peserta yaitu distribusi makanan



Saran untuk Kedepannya o o o o



Sebaiknya pemilihan komandan lapangan dan koordinator divisi dibuat serentak dengan metode berbeda sehingga saat perumusan kegiatan diklat divisi dapat maksimal Inputan yang dilakukan oleh komandan lapangan harus betul-betul dikaji bersama koordinator divisi agar pasukan yang terwujud nantinya sesuai kebutuhan lapangan, arahan, dan tujuan OSKM Memilah dan memilih mata acara yang esensial sesuai tujuan OSKM jauh-jauh hari serta memastikan keberjalanannya di lapangan sebelum memutuskan kegiatan tersebut harus berjalan Tim formatur ke depannya betul-betul harus memikirkan seluruh kemungkinan serta aspek yang mungkin dikerjakan oleh panitia lapangan sehingga tidak terjadi rangkap pekerjaan dari divisi masing-masing



LAPORAN PERTANGGUNG JAWABAN TIM MATERI DAN METODE



Laporan Pertanggung Jawaban Koordinator Tim Materi dan Metode (Inas Nabilah Ridhoha – Aeronotika dan Astronotika 2012)



Deskripsi Kerja o o o



Bertanggung jawab kepada ketua OSKM ITB 2015 Bertanggung jawab atas penyusunan materi dan bank metode penyampaian materi untuk OSKM 2015 dan diklat panitia Berkoordinasi dengan seluruh elemen ring 1 panitia OSKM ITB 2015 terutama dalam memastikan konten OSKM tersampaikan



Arahan o o



Mengkaji materi dan metode OSKM 2015 Merancang pendidikan dan pelatihan panitia pelaksana OSKM 2015



Tugas o o o o o o o o



Membuat materi OSKM ITB 2015 berdasarkan koridor yang sudah ada (visi-misi, arahan). Membuat kurikulum pendidikan dan pelatihan OSKM ITB 2015 berikut metode dan parameter proses dan hasilnya Melakukan evaluasi akhir keberterimaan materi diklat OSKM 2015 Menyusun materi hingga ke tataran metodologi dan metode Membuat TOR Materi untuk pendidikan pelatihan maupun untuk rangkaian acara OSKM ITB 2015 Membuat sistem penilaian dan melakukan penilaian untuk menentukan raport diklat dan OSKM ITB 2015 Mengajukan RAB bidang Materi dan Metode Menyiapkan TFT Pendiklat



Alur Kerja / Struktur Panitia



Jumlah Sumber Daya Manusia No



Nama



Jurusan



Jabatan



1



Inas Nabilah Ridhoha



PN 12



Koordinator Tim Materi dan Metode



2



Aditya Purnomo Aji



PL 13



Tim Materi dan Metode



3



Fadil Kusuma



MRI 13



Tim Materi dan Metode



4



Sekar Rosania



MRI 13



Tim Materi dan Metode (bendahara)



5



Nidya Inayati Gaidha



MA 13



Tim Materi dan Metode (sekretaris)



6



Randhy Novawijaya



PN 13



Tim Materi dan Metode



7



Alfred C. Gurning



MG 12



Tim Materi dan Metode



8



Ainun Ahmad



MT 13



Tim Materi dan Metode



9



Fathin Fauzan



GL 12



Tim Materi dan Metode



10



Diar Fathurrahman



KL 13



Tim Materi dan Metode



11



Erfath Geraudy Raziq



MG 12



Tim Materi dan Metode



12



Djaka Ariya



PN 13



Tim Materi dan Metode



13



Victor Sinaga



FT 13



Tim Materi dan Metode



14



Muhammad Abiyyu



15



Ilmiasa Saliha



Rekayasa Pertanian



Tim Materi dan Metode



16



Fauzan Makarim



TM 13



Tim Materi dan Metode



17



Donni Satrio



TG 13



Koordinator Divisi Pasukan Khusus (Medik)



18



Dzikra



TG 13



Koordinator Keamanan



19



Khalid Nur Rahman



FT 13



Koordinator Mentor



20



Rifan Rafsanzani



TL 13



Tim Materi dan Metode



21



Aisyah Rahmayanti



SBM 13



Tim Materi dan Metode (MSDM)



Tim Materi dan Metode



Pembagian Sistem Kerja / Sistem Koordinasi Pembagian sistem kerja tim materi dan metode dilakukan dengan scram board dengan membuat mini task agar dapat mengejar timeline yang sangat padat di 3 minggu awal, dimana pembagian kerja disesuaikan dengan kondisi masing-masing anggota tim. Sedangkan untuk Koordinator Divisi Lapangan, sebagai berikut: Status Koordinator Divisi Lapangan o o o



Bertanggung jawab kepada Koordinator Tim Materi dan Metode OSKM ITB 2015 Bertanggung jawab atas penyusunan Diklat Panitia Pelaksana Lapangan OSKM 2015 Berkoordinasi dengan seluruh elemen Bidang Materi dan Metode serta Komandan Lapangan OSKM ITB 2015 dengan sepengetahuan Koordinator Tim Materi dan Metode terutama dalam memastikan kesesuaian diklat baik terhadap arahan dari Koordinator Mamet maupun kebutuhan lapangan dari penjabaran danlap.



Arahan untuk Koordinator Divisi Lapangan o



Membentuk panitia pelaksana lapangan OSKM 2015 sesuai dengan kebutuhan pelaksanaan OSKM ITB 2015



Standard Operational Procedure (SOP) Dalam setiap pelaksanaan arahan dan fungsi kerja dari koordinator divisi lapangan harus diaudiensikan pada koordinator tim materi dan metode. Termasuk untuk setiap rancangan pelaksanaan diklat harian, rancangan yang akan dilaksanakan harus mendapat persetujuan dahulu dari koordinator tim materi dan metode. Setiap konten yang akan dipublikasikan oleh eksternal yang berhubungan dengan materi dan metode harus sepengetahuan koordinator tim materi dan metode. Konsep perform dari tim kreatif yang merupakan salah satu metode penyampaian materi harus didiskusikan dengan tim materi dan metode.



Laporan Kerja No 1



Laporan Kerja Nama Kegiatan



Merekrut anggota



Penanggung Jawab



Inas Nabilah Ridhoha



Deskripsi



Rekrutmen dilakukan oleh koordinator tim materi dan metode secara tertutup



Tujuan



Mendapat SDM untuk tim materi dan metode



Parameter Keberhasilan



Adanya anggota



Pelaksanaan



Terekrut 20 orang



Evaluasi



Anggota tim materi dan metode ada yang mengambil posisi lain pada kegiatan di luar OSKM yang berjalan bersamaan dengan persiapan OSKM (panitia inti osjur himpunan, kepanitiaan acara besar unit, dll), sehingga ada saat dimana anggota tim berkurang. Ditambah lagi waktu kerja yang berada di minggu UAS dan liburan (dimana angkatan 2012 melaksanakan KP di luar bandung). Sehingga agenda diskusi tidak dihadiri oleh seluruh anggota tim.



Solusi



Membuat timeline pertemuan dan pembagian waktu kerja.



2



Saran



-



Nama Kegiatan



Perumusan materi OSKM ITB 2015



Penanggung Jawab



Inas Nabilah Ridhoha



Deskripsi



Diskusi yang dilakukan oleh tim materi dan metode untuk menurunkan visi ketua dan tujuan OSKM menjadi materi dengan rincian: 



Membentuk kompetensi inti (capaian) dari visi ketua dan tujuan OSKM







Membentuk kompetensi dasar (sasaran) dari kompetensi inti







Menjabarkan materi dari kompetensi dasar sehingga menjadi TOR materi



Tujuan



Menghasilkan detail materi yang ingin disampaikan di OSKM 2015



Parameter Keberhasilan



Terbentuknya capaian, sasaran, dan TOR materi



Pelaksanaan



Forum diskusi tim berjalan, terbentuk capaian dan sasaran sehingga menghasilkan TOR materi. Jumlah tim yang cukup banyak memungkinkan untuk banyak mencari referensi materi.



Evaluasi



Kajian sangat padat, karena waktu yang dimiliki untuk menyususn materi hanya 6 hari. Sehingga tim sudah merasa jenuh di minggu pertama. Jumlah anggota tim yang hadir tidak penuh, dikarenakan adanya jadwal ujian dan praktikum menjelang akhir semester.



Solusi



Koordinator mamet membagi beban kerja menggunakan scram board, sehingga proses mencari literatur dan merancang TOR metode dapat disesuaikan dengan kondisi anggota tim, terutama untuk anggota yang memiliki tanggung jawab lain di luar kepanitiaan OSKM. Diadakan selingan kegiatan di sela kajian, seperti makan bersama, atau sekedar istirahat beberapa menit. Snack ringan ternyata dapat membantu anggota tim untuk berpikir kreatif.



Saran



Pembentukan tim materi dan metode lebih awal, yang berarti pemilihan ketua OSKM 2015 juga lebih awal. Sebaiknya ketua



OSKM terpilih paling lambat bulan Februari akhir. Sehingga waktu untuk mengkaji materi OSKM akan lebih panjang.



3



4



Nama Kegiatan



Penyusunan bank metode OSKM ITB 2015



Penanggung Jawab



Inas Nabilah Ridhoha



Deskripsi



Diskusi dan kajian untuk menentukan metode yang sesuai bagi setiap materi yang akan disampaikan, dengan rincian: 



Menentukan metodologi yang akan digunakan







Menentukan daftar metode untuk yang sesuai bagi kondisi mahasiswa baru



Tujuan



Membuat daftar metode yang sesuai untuk menyampaikan materi OSKM 2015



Parameter Keberhasilan



Adanya bank metode



Pelaksanaan



Forum diskusi dan kajian berjalan dengan timeline yang padat namun berhasil merumuskan bank metode dengan baik. Perumusan hanya dilakukan oleh sebagian anggota tim karena waktu perumusan yang bersamaan dengan pelaksanaan UAS di beberapa jurusan.



Evaluasi



-



Solusi



-



Saran



-



Nama Kegiatan



Menyusun metode evaluasi materi OSKM ITB 2015



Penanggung Jawab



Inas Nabilah Ridhoha



Deskripsi



Diskusi dan kajian untuk menentukan metode evaluasi yang sesuai, dengan rincian: 



Menentukan indikator untuk setiap kompetensi dasar







Menentukan metode evaluasi yang sesuai dengan analisis kondisi maba 2015 dan dapat dipadu dengan bank metode yang akan digunakan



5



Tujuan



Menentukan metode evaluasi yang sesuai sehingga dapat memastikan apakah kompetensi dasar yang dirancang telah terpenuhi



Parameter Keberhasilan



Adanya indikator untuk setiap kompetensi dasar, dan adanya metode yang sesuai untuk mengevaluasi



Pelaksanaan



Berjalan dengan baik



Evaluasi



-



Solusi



-



Saran



-



Nama Kegiatan



Perumusan materi diklat panitia pelaksana OSKM ITB 2015



Penanggung Jawab



Inas Nabilah Ridhoha



Deskripsi



Diskusi yang dilakukan oleh tim materi dan metode untuk menurunkan kebutuhan penyampaian materi OSKM ITB 2015 yang akan dilaksanakan oleh panitia pelaksana, menjadi materi diklat panitia pelaksanadengan rincian: 



Membentuk kompetensi inti (capaian) dari kebutuhan penyampaian materi oleh panitia pelaksana







Membentuk kompetensi dasar (sasaran) dari kompetensi inti







Menjabarkan materi dari kompetensi dasar sehingga menjadi TOR materi



Tujuan



Menghasilkan detail materi yang ingin disampaikan di diklat panitia pelaksana OSKM 2015



Parameter Keberhasilan



Terbentuknya capaian, sasaran, dan TOR materi



Pelaksanaan



Forum diskusi tim berjalan, terbentuk capaian dan sasaran sehingga menghasilkan TOR materi.



Evaluasi



-



Solusi



-



Saran



-



6



7



Nama Kegiatan



Perumusan bank metode diklat panitia pelaksana OSKM ITB 2015



Penanggung Jawab



Inas Nabilah Ridhoha



Deskripsi



Diskusi dan kajian untuk menentukan metode yang sesuai bagi setiap materi yang akan disampaikan, dengan rincian: 



Menentukan metodologi yang akan digunakan







Menentukan daftar metode untuk yang sesuai bagi kondisi mahasiswa angkatan 2014



Tujuan



Membuat daftar metode yang sesuai untuk menyampaikan materi diklat panitia pelaksana



Parameter Keberhasilan



Adanya bank metode



Pelaksanaan



Bank metode berhasil dirumuskan dengan baik



Evaluasi



-



Solusi



-



Saran



-



Nama Kegiatan



Menyusun metode evaluasi materi diklat panitia pelaksana



Penanggung Jawab



Inas Nabilah Ridhoha



Deskripsi



Diskusi dan kajian untuk menentukan metode evaluasi yang sesuai, dengan rincian: 



Menentukan indicator untuk setiap kompetensi dasar







Menentukan metode evaluasi yang sesuai dengan analisis kondisi mahasiswa angkatan 2014 dan dapat dipadu dengan bank metode yang akan digunakan



Tujuan



Menentukan metode evaluasi yang sesuai sehingga dapat memastikan apakah kompetensi dasar yang dirancang telah terpenuhi



Parameter Keberhasilan



Adanya indikator untuk setiap kompetensi dasar, dan adanya metode yang sesuai untuk mengevaluasi



8



9



Pelaksanaan



Berjalan dengan baik



Evaluasi



-



Solusi



-



Saran



-



Nama Kegiatan



Forum diskusi materi dan metode bersama massa kampus



Penanggung Jawab



Inas Nabilah Ridhoha



Deskripsi



Forum diadakan sebanyak 3 kali, didalamnya dibahas mengenai materi, metode penyampaian materi, serta metode evaluasi bersama massa kampus



Tujuan



Untuk mendapat masukan dari massa terkait materi dan metode yang akan dijalankan, serta untuk meningkatkan partisipasi massa terhadap OSKM yang harapannya dapat meningkatkan rasa kepemilikan akan OSKM oleh massa



Parameter Keberhasilan



Terlaksananya forum



Pelaksanaan



Forum berjalan dengan baik, tim materi dan metode mendapat masukan terkait materi dan metode yang dirancang. Sayangnya tidak semua lembaga mengirimkan perwakilannya.



Evaluasi



-



Solusi



-



Saran



-



Nama Kegiatan



Recruitment Koordinator divisi lapangan



Penanggung Jawab



Inas Nabilah Ridhoha



Deskripsi



Recruitment dilakukan dengan terbuka dan diseleksi melalui FPT dan hearing.



Tujuan



Untuk mendapatkan Koordinator Divisi yang dirasa mampu menjalankan diklat untuk pasukan lapangan.



Parameter Keberhasilan



Terpilihnya Koordinator Divisi Lapangan Medik, Keamanan



Pelaksanaan



Berjalan dengan baik



Mentor,



10



11



Evaluasi



-



Solusi



-



Saran



-



Nama Kegiatan



TFT Pendiklat diklat panitia pelaksana OSKM 2015



Penanggung Jawab



Inas Nabilah Ridhoha



Deskripsi



TFT pendiklat merupakan TFT bagi para calon pendiklat yag akan turun dalam diklat panitia pelaksana. TFT ditujukan untuk menyiapkan calon pendiklat untuk menyampaikan materi dalam diklat yang akan dilaksanakan. TFT tidak hanya dilaksanakan 1 kali, namun beberapa kali, bahkan hingga J-1 pelaksanaan diklat tim materi metode tetap melaksanakan TFT bagi calon pendiklat yang belum mengikuti TFT.



Tujuan



Memberikan bekal bagi calon menyampaikan materi dengan baik



Parameter Keberhasilan



Terlaksananya TFT yang dihadiri oleh seluruh pendiklat yang turun di hari H



Pelaksanaan



Berjalan dengan lancar dan terdata siapa saja yang mengikuti TFT



Evaluasi



Publikasi mengenai TFT belum maksimal



Solusi



Salah satu tim mamet menjadi koordinator perwakilan lembaga untuk memastikan seluruh calon pendiklat mendapat informasi mengenai diklat dan TFT. Dibuatnya grup pendiklat dimana pendiklat dapat saling bertukar informasi dan menerima informasi langsung dari tim mamet, acara, dan MSDM



Saran



-



Nama Kegiatan



Pengawasan keberjalanan diklat terpusat



Penanggung Jawab



Inas Nabilah Ridhoha



Deskripsi



Pengawasan yang dilaksanakan berupa pengawasan keberjalanan metode yang telah dirancang dan pengawasan ketersampaian materi sesuai dengan TOR. Termasuk pengecekan materi yang disampaikan oleh pendiklat atau pembicara lain



pendiklat



agar



dapat



yang diundang.



12



Tujuan



Untuk memastikan diklat yang berjalan sesuai rancangan awal



Parameter Keberhasilan



Berjalannya sistem pengawasan



Pelaksanaan



Berjalan dengan lancar, walau di salah satu hari diklat, hanya ada 2 tim materi dan metode yang menjadi pengawas, diklarenakan anggota tim yang lain turun sebagai pendiklat.



Evaluasi



-



Solusi



-



Saran



-



Nama Kegiatan



Penilaian peserta



Penanggung Jawab



Inas Nabilah Ridhoha



Deskripsi



Penilaian yang dilakukan mencakup penilaian terhadap peserta diklat panitia pelaksana OSKM 2015 dan peserta OSKM 2015. Bentuk evaluasi yang digunakan sangat beragam, mulai dari penilaian langsung oleh penyampai materi, observasi oleh tim pengawas, tes akhir, tugas, dan metode-metode evaluasi lain.



Tujuan



Penilaian dilakukan untuk memastikan apakah metode yang dilaksanakan berjalan dengan baik sehingga materi dapat diterima dengan baik pula. Terdapat tujuan tambahan bagi nilai diklat panitia pelaksana, yaitu sebagai data pertimbangan pendivisian panitia pelaksana.



13



Parameter Keberhasilan



Nilai peserta didapatkan.



Pelaksanaan



Proses penilaian berjalan dengan baik sesuai dengan metode evaluasi/ penilaian yang telah ditentukan sebelumnya. Nilai yang didapatkan lengkap sehingga dapat diolah lebih jauh.



Evaluasi



-



Solusi



-



Saran



-



Nama Kegiatan



Pengawasan pelaksanaan diklat divisi lapangan



Penanggung Jawab



Inas Nabilah Ridhoha



Deskripsi



Pengawasan sebagian besar berupa audiensi baik dalam ranah konsep hingga ranah implementasi. Selain itu pengawasan juga berupa pengawasan langsung saat diklat berjalan.



Tujuan



Diklat berjalan sesuai rancangan awal dan menjawab kebutuhan diadakannya diklat.



Parameter Keberhasilan



Berjalannya sistem pengawasan



Pelaksanaan



Pengawasan berjalan dengan baik. Dengan adanya pengawasan ini, koordinator divisi lapanan mendapat banyak pandangan dan masukan baru dalam merancang, selain itu adanya kekurangan dalam pelaksanaan dapat ditekan. Karena adanya tim mamet dalam setiap tim perencanaan diklat divisi, diklat divisi terancang dengan baik dan sesuai dengan arahan koordinator mamet, sehingga audiensi yang dilakukan tidak memakan banyak waktu.



14



Evaluasi



-



Solusi



-



Saran



-



Nama Kegiatan



Pengawasan keberjalanan hari H OSKM ITB 2015



Penanggung Jawab



Inas Nabilah Ridhoha



Deskripsi



Pengawasan dilakukan oleh tim pengawas yang dibentuk. Tim ini terdiri dari koordinator divisi lapangan dan tim materi dan metode. Dimana koordinator divisi lapangan bertugas untuk memastikan kinerja pasukan di hari H dan keberjalanan metode yang berhubungan dengan pasukan divisi lapangan, dalam hal ini koordinator divisi lapangan dibantu oleh pendiklat divisi lapangan. Sedangkan tim koordinator materi dan metode mngawasi keberjalanan acara secara keseluruhan serta melakukan penilaian dan observasi keberjalanan metode dan ketersampaian materi sesuai dengan TOR.



Tujuan



Memastikan keberjalanan hari H OSKM ITB 2015 sesuai dengan rancangan awal.



Parameter Keberhasilan



Terlaksananya sistem pengawasan



Pelaksanaan



Pengawasan berjalan dengan baik, jumlah tim pengawas yang turun di hari H lebih dari jumlah minimal yaitu 13 orang.



Evaluasi



Pengawas yang hanya bertugas untuk mengawasi keberjalanan dan memberikan evaluasi langsung pada kabid acara, akhirnya pada hari H melaksanakan tugas tambahan yaitu membantu danlap dalam mengondisikan pasukan, yang berarti sudah menginterfensi ranah keberjalanan teknis. Sedangkan di oerjanjian awal, panwas hanya mengawasi tanpa memberikan tindakan langsung yang menginterfensi keberjalanan teknis.



Solusi



-



Saran



Silahkan dipertimbangkan untuk membentuk tim yang dapat membantu danlap dalam mengondisikan pasukan, dimana tim ini harus memiliki power lebih dibanding perangkat pasukannya. Bisa jadi dipilih tim yang berasal dari angkatan yang sama dengan danlap, dan harus mengerti teknis hari H sehingga dapat menindak dan mengondisikan pasukan tanpa mengganggu keberjalanan teknis. Penindakan yang dimaksud adalah penindakan bagi pasukan yang bermaslaah baik yang terlambat atau terkena kasus lain yang dapat menghambat terlaksananya teknis hari H



Kendala Keseluruhan o



o



o



Waktu pembahasan materi dan metode yang sangat singkat. Pendeknya waktu berakibat pada padatnya timeline tim pada 3 minggu awal, ditambah lagi waktu kerja yang bersamaan dengan waktu UAS. Sehingga tim bekerja dengan tekanan yang cukup tinggi, yang berakibat pada kejenuhan dan menurunnya optimasi kerja. Namun dampak negatifnya dapat teratasi dengan pembagian kerja yang dibuat menggunakan metode scram board, sehingga kinerja tim dapat dipantau dan disesuaikan dengan kondisi masing-masing. Pemahaman mengenai konsep OSKM yang tidak merata, terutama dalam panitia inti OSKM 2015. Hal ini membuat adanya ketimpangan dalam atmosfir kerja, terutama untuk bidang yang berhubungan langsung dengan pihak luar panitia OSKM ITB 2015 serta bidang yang merancang rangkaian acara OSKM ITB 2015. Partisipasi massa kampus yang relatif rendah dalam forum diskusi materi dan metode, serta pengiriman pendiklat oleh lembaga dirasa minim. Hal ini berakibat jauh kedepannya, terutama untuk fiksasi materi dan metode yang akan dilaksanakan.



o



Penjalan fungsi kepala bidang acara yang terlambat ada. Keterlambatan ini mengakibatkan beberapa hal akhirnya diputuskan oleh tim materi dan metode tanpa pertimbangan dari bidang acara, yang akhirnya merambat pada beberapa kendala lain dalam keberjalanan OSKM ITB 2015 seperti rancangan diklat panitia pelaksana lapangan, penentuan metode diklat panitia pelaksana, penentuan metode hari H, dll



Evaluasi Keseluruhan o



Tim materi dan metode pada akhirnya tidak hanya menentukan bank metode penyampaian materi, namun hingga ke tataran penentuan metode yang dilaksanakan serta kebutuhan fungsi pelaksana lapangan seperti divisi lapangan dan danlap, yang sebaiknya justru ditentukan oleh pihak acara.



Saran untuk Kedepannya o



o



Sebaiknya, pemilihan ketua OSKM ITB 2015 dilakukan di bulan Februari, sehingga tim panitia inti yang terbentuk sempat melakukan internalisasi dengan baik. Dengan demikian, konsep yang akan dijalankan dapat dikaji dengan lebih matang, terutama untuk kajian materi dan metode yang membutuhkan banyak persiapan. Sebaiknya tidak ada lagi bidang materi dan metode, atau pemisahan antara bidang pengonsep materi dan metode serta bidang implementasi metode. Sebaiknya konseptor OSKM adalah seluruh panitia inti OSKM, kemudian di bawah bidang acara dibentuk 2 tim, yaitu tim materi untuk merumuskan TOR materi sesuai dengan konsep awal, serta tim implementasi. Jembatan antara kedua tim di bawah acara ini adalah metodologi, dengan demikian transfer pengetahuan antara tim materi dan implementasi tidak akan seberat yang dialami oleh kepanitiaan saat ini, yaitu antara bidang materi dan metode dengan bidang acara. Dan dengan pahamnya seluruh panitia inti mengenai konsep yang akan dibawa, tidak perlu lagi ada kebingungan mengenai konten publikasi atau mengenai rancangan pensuasanaan yang akan dilakukan.



Laporan Pertanggungjawaban Koordinator Divisi Medik (Donny Satrio – Teknik Geofisika 2013)



Deskripsi Kerja o o o o o o o



Bertanggung jawab kepada Kepala Bidang Materi dan Metode OSKM ITB 2015 Menyediakan seluruh kebutuhan lapangan medik di OSKM ITB 2015 dari segi sumber daya manusia (pasukan) ataupun perlengkapan medik Menyediakan sumber daya manusia Nara Harsaya sebagai pendiklat Bertanggung jawab penuh atas pelatihan dan pendidikan divisi medik OSKM ITB 2015 Menyusun konsep diklat divisi medik Mengajukan RAB untuk kebutuhan divisi medik di lapangan dan diklat divisi medik Menyediakan SDM untuk diklat terpusat dan diklat divisi medik, serta panitia pengawas untuk hari H



Arahan o o



Menjawab kebutuhan pasukan yang menjaga keamanan peserta dan panitia OSKM serta orang sekitar dari segi medis Menjadi pasukan yang memberi teladan bagi Mahasiswa Baru ITB angkatan 2015



Fungsi o o o



Mengatur semua keberjalanan diklat Divisi Medik Berkoordinasi dengan divisi lain maupun pihak eksternal OSKM ITB 2015 Menjadi pasukan medic yang menjaga keberjalanan OSKM ITB 2015



Alur Kerja / Struktur Panitia



Kepala Sekolah Perangkat



Ksatria Medik



---------



Kepala Sekolah Birawa



Jumlah Sumber Daya Manusia No 1 2 3 4 5



Nama Zahra Fadlillah Santoso Kevin Hartono Maria Dyah Angraini Sri Utami Purwaningati Hero Renaldi



Jurusan RIL TG SI PL AR



6



Vania Natalie



AR



7



Rivan Rafsanzani



TL



8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37



Farizky Wijanarko Wisnu Prasojo Jonathan Adi Wijaya Rifandia Pradipta R. M. Tio Baskoro Cahyo Nugroho Muhammad Pandito Pratama Saddam Chair Windi Diwita Jeshica Novalia Vella Alhalla Abrar Naufal Prasetya Maulana Ashari Muhammad Rafi Kw Brigita Diaz Primadita Dewi Rahmah Agriamah Dominika Wara Christiana Ika Nur Afifah Jonathan Adi Wijaya Falah Fakhruddin Rili Rijkimianto Kanzie Nico P. Aidah Fithriah Annisa Purnomo Damar Nurwahyu Bima Dedy Leonardo Nadeak Novita Sari Sinambela Yoshua Donny Rudinatha Mulya Hardi Felicia Margareta



KL MA OS TM BW GD GD GD GD GD GD GL GL GL ME ME OS OS OS FI FI FI KI KI KI KI KI KI MA MA



Jabatan Kepala Sekolah Perangkat Medik Kepala Sekolah Birawa Medik Sekretaris Bendahara Wakil Koordinator Divisi Bidang MSDM Wakil Koordinator Divisi Bidang Materi dan Metode Wakil Koordinator Divisi Bidang Lapangan Keamanan Diklat Medik Diklat Komandan Evaluator Komandan Evaluator Ksatria Medik Pendiklat Pendiklat Pendiklat Pendiklat Pendiklat Pendiklat Pendiklat Pendiklat Pendiklat Pendiklat Pendiklat Pendiklat Pendiklat Pendiklat Pendiklat Pendiklat Pendiklat Pendiklat Pendiklat Pendiklat Pendiklat Pendiklat Pendiklat Pendiklat Pendiklat



38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 60 61 62 63 64 65 66 67 68 69 70 71 72 73 74 75 76 77 78 79 80 81



Muchammad Ikrar Athalla Putra Tiara Annisaa Raihan Putra Wisaksono Melissa Novembrianty Hermanto Nova Rani Widyagita Anata Nadya Rubi Mukti Septy Adriningsih Tisa Yotanti Jonathan Hanley Serra Delvira Kezia Febriana M. Iqbal Prasetyo Jeremy Naftali Sebastian Putra Widjaja Daniel Radja Dedi Tri Mulyawan Brian Aditya Adefrid Adhitama M. Fahmi Dwicahyo Yosakim Poniman Prima Iman Pangestu Mutiara Delasyifaa Rachmadi Rabbani Mahatma Bagaskara Ryan Alvita Aji Mustiaji Mahmudin Alvin Setiawan H Daniel Setiawan Jonathan Putera Muhammad Ikhsan Muthiana Rizka Naomi Padma Siwi Seftyan Reza Pangestu Andreas Febian Wibowo Dina Rahma Laila Jessica Julivius Caesar Nadya Humaira Rivan Rafsanzani Istagfar Yobel Novian Putra Devina Agustina Nadratun Na’ima Rengganis N.A. I K Dwika Paramananda Raynardus Malvin



MRI MRI MRI TF TF TI TI TI TK TK TK TK MS MS MS MS MS MS MS MS MT KL KL KL RIL SI SI SI SI SI SI SI TL TL TL TL TL TL TL TL TPSDA TPSDA TA TA



Pendiklat Pendiklat Pendiklat Pendiklat Pendiklat Pendiklat Pendiklat Pendiklat Pendiklat Pendiklat Pendiklat Pendiklat Pendiklat Pendiklat Pendiklat Pendiklat Pendiklat Pendiklat Pendiklat Pendiklat Pendiklat Pendiklat Pendiklat Pendiklat Pendiklat Pendiklat Pendiklat Pendiklat Pendiklat Pendiklat Pendiklat Pendiklat Pendiklat Pendiklat Pendiklat Pendiklat Pendiklat Pendiklat Pendiklat Pendiklat Pendiklat Pendiklat Pendiklat Pendiklat



82 83 84 85 86 87 88 89 90 91 92 93 94 95 96 97 98 99 100 101 102 103 104 105 106 107 108 109 110 111 112 113 Jumlah  No 1 2 3 4 5 6



Faiz Y. Abyan Hermansyah Annisa Purwaningtyas Dian Esti Irmawati Erlangga Indra Putra Maha Adam Ramadhan Priatna G Pramana Suwidya Putra Hanif Nur'Alif Nikkie Nazneen Wildo Fajar Putra M. Rasyad Arkan L. Indra Ramadhan Mudita Lau Muhammad Fajri Arief Mahmuda Abdul Mubdi Bindar Keke Genio Intan Devieyani Putri Pratama Vania Olga Mentari Lis Yuliani Octaviana Florenciana Sevina Putri Mahenda Yukiko Prameswari Hanifa Annisa Ayu Nindyaningrum Kevin Shidqi Reza Trikurnia Setiabekti Ronnie Tjandra Tifani Warnita David Parulian Muhammad Fakhri Andriyanto Renanda Yafi Atolah Ridha Dwi Nur Aditama Astarina Natyasari 112



TA TA TG TG TG TM TM TM TM TM MG AR AR AR PL KW FKK FKK STF STF STF BI BW EL EL EL IF EP EP EP EP STI



Pendiklat Pendiklat Pendiklat Pendiklat Pendiklat Pendiklat Pendiklat Pendiklat Pendiklat Pendiklat Pendiklat Pendiklat Pendiklat Pendiklat Pendiklat Pendiklat Pendiklat Pendiklat Pendiklat Pendiklat Pendiklat Pendiklat Pendiklat Pendiklat Pendiklat Pendiklat Pendiklat Pendiklat Pendiklat Pendiklat Pendiklat Pendiklat



Medik OSKM ITB 2015 Nama Lengkap Andrea Dian Pramesti Feby Genta Ananda Hanifah Harudini Priambudi Faisal Akbar Haris Danny Eka Putra Kinarwan Rangga Taufiqurahman



Jurusan



Jabatan



AS FI FI FI FI FI



Medik OSKM 2015 Medik OSKM 2015 Medik OSKM 2015 Medik OSKM 2015 Medik OSKM 2015 Medik OSKM 2015



7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45



Rizky Adhitama Venika Sefva Distyan Veni Oktavia Rafi Ichwan Muhammad Aulia Reynaldi Nasution Dita Rengganis Muhamad Fakhrurrozi Refca Febriani Rosadi Wahyu Orphan Kuswantoro Miftah Zaenurrochmah Nurul Faradila Shella Dasilva Irfan Hadi Prasetyo Khairunnisa Juliando Adi Pratama Karimah Wilson Chandra Aranda Nabilla Kusumasari Abdurrahman Shiddiq Thaha Muhamad Rifki Ramadhan Nuraini Asjadinnisa H Aquila Nathanael Miftahur Rahmah Melania Tanaris Arka Irfani Raden Clarissa Rahmanita Idat Meissy Trikotami Effendi Ristag Hamida Hanisia Chusna Amalia Ahdina Karima Khaerunissa Anbar Istiadi Fathy Madani Olivia Alexandra Annisa Fathadina Monika Adela Shabrina Ghassani Levina Mahardhika Christianti Andres Linardi Bethania Joanna



FI FI FI FI FI



Medik OSKM 2015 Medik OSKM 2015 Medik OSKM 2015 Medik OSKM 2015 Medik OSKM 2015



KI KI KI KI KI KI KI KI KI MA MA MA MA MA BI BI BI BI BI BI BI BI BI BM BM BM BM BM FKK FKK FKK FKK STF STF



Medik OSKM 2015 Medik OSKM 2015 Medik OSKM 2015 Medik OSKM 2015 Medik OSKM 2015 Medik OSKM 2015 Medik OSKM 2015 Medik OSKM 2015 Medik OSKM 2015 Medik OSKM 2015 Medik OSKM 2015 Medik OSKM 2015 Medik OSKM 2015 Medik OSKM 2015 Medik OSKM 2015 Medik OSKM 2015 Medik OSKM 2015 Medik OSKM 2015 Medik OSKM 2015 Medik OSKM 2015 Medik OSKM 2015 Medik OSKM 2015 Medik OSKM 2015 Medik OSKM 2015 Medik OSKM 2015 Medik OSKM 2015 Medik OSKM 2015 Medik OSKM 2015 Medik OSKM 2015 Medik OSKM 2015 Medik OSKM 2015 Medik OSKM 2015 Medik OSKM 2015 Medik OSKM 2015



46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 60 61 62 63 64 65 66 67 68 69 70 71 72 73 74 75 76 77 78 79 80 81 82 83 84



Elen Mustika Ningrum Alvita Silvia Misfallah Nurhayati Ryandri Adhinusa Yessy Marie Realita Mohamad Zavaraldo Renaldhy Hamzah Imanul Haq Rikza Nur Faqih An Nahar Ahmad Jaka Ardiansyah Prasidya Himawan Yunav Aqni Sindu Bramastha Jonathan Hadipratama Rakha Azmandika Muhammad Alfath Salvano Salni Rheza Arief Fadhila Himerius Canggara Irfan Budiaji Nugroho Reza Fahmi Muhammad Agung Akrom Fahmi Hana Camelia Indrawan Fadhil Pratyaksa Putri Rahmanii Poerbo Umar Abdurrahman Bernadetha Stella Bartholomeus Auzora Kirana Rachmat Mukti Prasojo Mohammad Andi Setianegara Ariza Mufid Baihaqi Safira Sabilla Rosyad Helen Yolanda Indriyani Ompusunggu Abdul Havidz Julia Justina Maria Pradnya Paramita Eigenia Saras Putri I P Agus Purwanto Muslim Syamsul Bahri Pangestu Soekarno Utomo Nimas Nurul Hamidah Sulfa Ratna Sari



STF STF GD GD GD GD GL GL GL GL GL GL GL GL GL GL GL GL GL ME OS OS OS OS OS MG MG MG MG TA



Medik OSKM 2015 Medik OSKM 2015 Medik OSKM 2015 Medik OSKM 2015 Medik OSKM 2015 Medik OSKM 2015 Medik OSKM 2015 Medik OSKM 2015 Medik OSKM 2015 Medik OSKM 2015 Medik OSKM 2015 Medik OSKM 2015 Medik OSKM 2015 Medik OSKM 2015 Medik OSKM 2015 Medik OSKM 2015 Medik OSKM 2015 Medik OSKM 2015 Medik OSKM 2015 Medik OSKM 2015 Medik OSKM 2015 Medik OSKM 2015 Medik OSKM 2015 Medik OSKM 2015 Medik OSKM 2015 Medik OSKM 2015 Medik OSKM 2015 Medik OSKM 2015 Medik OSKM 2015 Medik OSKM 2015



TA TA TA TA TA TA TG TG TG



Medik OSKM 2015 Medik OSKM 2015 Medik OSKM 2015 Medik OSKM 2015 Medik OSKM 2015 Medik OSKM 2015 Medik OSKM 2015 Medik OSKM 2015 Medik OSKM 2015



85 86 87 88 89 90 91 92 93 94 95 96 97 98 99 100 101 102 103 104 105 106 107 108 109 110 111 112 113 114 115 116 117 118 119 120 121 122 123 124



Fariz Apriyanto Muhammad Ihsan Rezqa Putri Natari Ratna Rurry Elsa Lorenza Nasution Nadhilah Hizhwati Sidiq Amin Resiayu Kinasih Pangastuti Dian Dwi Andiani Satrio Bagus Prabowo Luthfan Hafizha Judawisastra Romario Ainun Naviz Afzan Aulia Siamanda Nur Eko Abdurrahman Muhammad Rifqi Hanbali Aziz Mustofa Adinda Sekarwangi Faldy Queimena Tsaqif Alfatan Nugraha Muhammad Gilang Akbar Frederikus Puguh Satrio N Fitri Nadira Adiputri Muhammad Arkaan Izhraqi Ghifari Raka Prihartomo Tripamungkas Kartika Adi Johanes Ary Kaleb Paskah Taufiqurrahman Akmal Andina Zahra Nabilla Resti Lestari Eka Aditya C K Kalista Umari Astrid Gloria Pepita Ainani Paramita Andarini Muhammad Gumilang Aditio Pangestu Chalvin Ari Pratama Zhorifiandi Scarletta Julia Yapfrine Kristianto Karim



TG TG TG TG TG TM TM TM TM TM TM TM TM TM EL EL EL EL EL EL EL EL EL EL EL EL EP EP ET ET ET ET ET ET IF IF IF IF IF IF



Medik OSKM 2015 Medik OSKM 2015 Medik OSKM 2015 Medik OSKM 2015 Medik OSKM 2015 Medik OSKM 2015 Medik OSKM 2015 Medik OSKM 2015 Medik OSKM 2015 Medik OSKM 2015 Medik OSKM 2015 Medik OSKM 2015 Medik OSKM 2015 Medik OSKM 2015 Medik OSKM 2015 Medik OSKM 2015 Medik OSKM 2015 Medik OSKM 2015 Medik OSKM 2015 Medik OSKM 2015 Medik OSKM 2015 Medik OSKM 2015 Medik OSKM 2015 Medik OSKM 2015 Medik OSKM 2015 Medik OSKM 2015 Medik OSKM 2015 Medik OSKM 2015 Medik OSKM 2015 Medik OSKM 2015 Medik OSKM 2015 Medik OSKM 2015 Medik OSKM 2015 Medik OSKM 2015 Medik OSKM 2015 Medik OSKM 2015 Medik OSKM 2015 Medik OSKM 2015 Medik OSKM 2015 Medik OSKM 2015



125 126 127 128 129 130 131 132 133 134 135 136 137 138 139 140 141 142 143 144 145 146 147 148 149 150 151 152 153 154 155 156 157 158 159 160 161 162 163



Kharis Isriyanto Santo Wijaya Pravitasari Anjani Ignatius Raditya S Nurlaili Rizki Hasanah Archika Darra Mega S Maulidiah Putri Rizqi Irfan Nawwaf Cliff Adam Sugiharto Daoni Gabrielle Febby Nur Feliyanti Rizky Duanita Azhar Rhozaq Artyanthadi Senna Alviandi Faris Abdussalam Gregorius Marco Armand Ayesha Nurulita Santosa Sarah Nadia Avianto Bram Azali Gholiqul Amrodh Alawy Luthfi Dunav Herzegovian Johannes Abednego Setiawan Muhammad Ilham Muchtar Rijal Nadira Patar Wiliyanto Siahaan Anindito Adi Wicaksono Nova Ardian Baihaqi Claudia Andjani Betty Ramadhani Kusumaningtyas Muhammad Haykal Ardhanikusumah Jehan Ar'rahman Dwirizkyta Dini Widyani Aghnia Rifkha Adani Rami Olivia Putri Purnama Muhammad Irfan Azinudin Rizqa Mulia Josiana Fadhila Astari Faradisa Anintya



IF STI STI STI STI KL KL KL KL KL KL KL KL KL KL SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI SI TL TL TL



Medik OSKM 2015 Medik OSKM 2015 Medik OSKM 2015 Medik OSKM 2015 Medik OSKM 2015 Medik OSKM 2015 Medik OSKM 2015 Medik OSKM 2015 Medik OSKM 2015 Medik OSKM 2015 Medik OSKM 2015 Medik OSKM 2015 Medik OSKM 2015 Medik OSKM 2015 Medik OSKM 2015 Medik OSKM 2015 Medik OSKM 2015 Medik OSKM 2015 Medik OSKM 2015 Medik OSKM 2015 Medik OSKM 2015 Medik OSKM 2015 Medik OSKM 2015 Medik OSKM 2015 Medik OSKM 2015 Medik OSKM 2015 Medik OSKM 2015 Medik OSKM 2015 Medik OSKM 2015 Medik OSKM 2015



TL TL TL TL TPSDA TPSDA TPSDA MRI MRI



Medik OSKM 2015 Medik OSKM 2015 Medik OSKM 2015 Medik OSKM 2015 Medik OSKM 2015 Medik OSKM 2015 Medik OSKM 2015 Medik OSKM 2015 Medik OSKM 2015



164 165 166 167 168 169 170 171 172 173 174 175 176 177 178 179 180 181 182 183 184 185 186 187 188 189 190 191 192 193 194 195 196 197 198 199 200 201 202 203



Hamnah Safira Zhafarina Amanda Putri Ismu Chumairoh Annisa Azalia Herwandani Okta Nurwidyas Amalia Refaldi Intri Dwi Putra Ismail Faruqi Ananda Dwi Nurhayati Giotama Lokanta Hanaya Atiya Mirna Erviana Muhammad Shiddiq Nabawi Ryan Aditya Moniaga Yasser Apriliano Yosandi Yesti Ika Wahyuni Adinolfi Pasaribu Harry Hans Japranata Hengky Chandra Ian Otard Kognac Lazuardi Arzak Amikal Hidayat Miqdar Zulfikar Irriyanto Stephen Ariel Kristiandi Wilsen Wijaya Azizul Hanif Adam Adila Arif Cesario Iriansyah Alberth Prasetya Afif Syahtrian Irsyad Lukman Edrifan Felix Kevin Simadiputra Muhammad Husein Rahman Farhan Nuagi Ranendya Hanindito Rastiarsa Muhammad Rizki Nasution Muhammad Asyraf Andika Aufar Satria Oksiadri Abacy Hummam Abdurrahim David Gunawan



MRI MRI TF TF TF TF TF TI TI TI TI TI TI TI TI TK TK TK TK TK TK TK TK AE AE AE AE AE AE MS MS MS MS MS MS MS MS MS MS MS



Medik OSKM 2015 Medik OSKM 2015 Medik OSKM 2015 Medik OSKM 2015 Medik OSKM 2015 Medik OSKM 2015 Medik OSKM 2015 Medik OSKM 2015 Medik OSKM 2015 Medik OSKM 2015 Medik OSKM 2015 Medik OSKM 2015 Medik OSKM 2015 Medik OSKM 2015 Medik OSKM 2015 Medik OSKM 2015 Medik OSKM 2015 Medik OSKM 2015 Medik OSKM 2015 Medik OSKM 2015 Medik OSKM 2015 Medik OSKM 2015 Medik OSKM 2015 Medik OSKM 2015 Medik OSKM 2015 Medik OSKM 2015 Medik OSKM 2015 Medik OSKM 2015 Medik OSKM 2015 Medik OSKM 2015 Medik OSKM 2015 Medik OSKM 2015 Medik OSKM 2015 Medik OSKM 2015 Medik OSKM 2015 Medik OSKM 2015 Medik OSKM 2015 Medik OSKM 2015 Medik OSKM 2015 Medik OSKM 2015



204 205 206 207 208 209 210 211 212 213 214 215 216 217 218 219 220 221 222 223 224 225 226 227 228 229 230 231 232 233 234 235 236 237 238 239 240



Gumelar Kalamal Haq Juan Davin Mardoharris Friedrich Hironymus Adhimas Aulia Muhammad Savitri Sekar Prasetya Krystle E. Chandra Raden Maulani Ferrizka Adzanny Wendo Obert Delimanto Lestari Aprina Hanny Shafira M Rizki Fajar Ilhamy Yohanes Theda Agis Setiyani Poppy Rahima Ilham Prasetyo Sukma Raharjo Esther Adinda Raden Muhammad Tio Baskoro Gina Afdilla Geovanie Tiur Natasha Lutfiani Rismi Yunitasari Eka Setiyarni Delita Nursyafitri Amalia Alyana Hastipringgi Bigwanto Angela Irfan Setiawan Erika Hasyim Cindy Valensia Astri Syafriani Fathan Ahsanul Fardi Dini Kurnia Agustina Candra Dewi Rifa Dyanda Amira Nasya Nur Anbiya Carlos Nemesis Ayu Rahmawati Nikmah Rima Darajat Zahra Mufidah Mochammad Ihsanuddin K Jumlah



MT MT MT MENE MENE MENE BE BE BE BE BE BE BW BW BW BW BW BW BA BA BA BA BA BA AR AR AR AR AR AR PWK PWK PWK PWK PWK PWK PWK



Medik OSKM 2015 Medik OSKM 2015 Medik OSKM 2015 Medik OSKM 2015 Medik OSKM 2015 Medik OSKM 2015 Medik OSKM 2015 Medik OSKM 2015 Medik OSKM 2015 Medik OSKM 2015 Medik OSKM 2015 Medik OSKM 2015 Medik OSKM 2015 Medik OSKM 2015 Medik OSKM 2015 Medik OSKM 2015 Medik OSKM 2015 Medik OSKM 2015 Medik OSKM 2015 Medik OSKM 2015 Medik OSKM 2015 Medik OSKM 2015 Medik OSKM 2015 Medik OSKM 2015 Medik OSKM 2015 Medik OSKM 2015 Medik OSKM 2015 Medik OSKM 2015 Medik OSKM 2015 Medik OSKM 2015 Medik OSKM 2015 Medik OSKM 2015 Medik OSKM 2015 Medik OSKM 2015 Medik OSKM 2015 Medik OSKM 2015 Medik OSKM 2015 240



Pembagian Sistem Kerja / Sistem Koordinasi



Koordinatior Divisi Medik bertanggung jawab atas seluruh keberjalanan diklat divisi medik. Koordinator divisi medik memiliki tiga orang wakil yang menerima komando untuk mengurusi hal spesifik dalam diklat. Tiga hal tersebut adalah Manajemen Sumber Daya Manusia peserta diklat maupun pendiklat (absensi, pencari pendiklat, rekapan tugas, rekapan surat izin); Materi dan Metode diklat; dan mengkoordinasikan teknis lapangan pada saat diklat berlangsung. Wakil Koordinator Divisi Medik bidang MSDM bertugas untuk mendata sumber daya pendiklat dan peserta diklat.Wakil Koordinator Divisi bidang Materi dan Metode bertugas untuk mengkaji materi dan metode yang akan diberlakukan pada diklat medik sesuai dengan analisis calon medik, menentukan tugas-tugas , menyamakan persepsi materi dan esensi tugas bagi pendiklat serta serta menilai keberhasilan tugas dan kuis yang dikerjakan calon medik. Wakil Koordinator Divisi bidang Lapangan bertugas untuk mengatur keberjalanan diklat agar sesuai dengan teknis lapangan, mengonsep teknis lapangan diklat hari-H dan memimpin briefing teklap kepada pendiklat, mengawasi keberjalanan diklat agar sesuai dengan teknis lapangan, serta memberi arahan kepada Keamanan Diklat, Medik Diklat, dan Komandan Evaluator. Sekretaris bertugas untuk mencatat dan mempublikasikan notulensi forum dan acara selama pra-diklat hingga diklat medik, membuat berita acara dari seluruh rangkaian diklat medik. Sedangkan bendahara bertugas untuk mengatur pengeluaran diklat dan kebutuhan divisi medik di lapangan nantinya. Keamanan dan Medik diklat bekerja sesuai arahan Wakil Koordinator Divisi Bidang Lapangan. Keamanan diklat bertugas untuk Memastikan diklat berlangsung dengan aman dan lancar. Medik diklat bertanggungjawab atas keselamatan dan kesehatan dari calon medik dan pendiklat pada rangkaian diklat. Sedangkan Komandan Evaluator tidak digunakan setiap saat, namun hanya sebagai komandan evaluasi secara komunal terhadap peserta diklat. Sedangkan Kepala Sekolah Perangkat dan Kepala Sekolah Birawa bertanggung jawab secara khusus terhadap keberjalananan sekolah perangkat dan sekolah birawa medik OSKM ITB 2015. Tugas utama kepala sekolah perangkat adalah mempersiapkan calon perangkat medik agar siap berkontribusi sebagai perangkat khusus medik di hari-H OSKM. Sedangkan kepala sekolah birawa berugas mempersiapkan calon birawa medik agar siap bertugas dan melaksanakan fungsinya di hari H. Kepala sekolah perangkat dan birawa berkoordinasi secra langsung dengan koorinator Divisi Medik serta memberi komando kepada Wakil Koordinator Bidang MSDM, Wakil Koordinator Bidang Materi dan Metode, serta Wakil Koordinator Bidang Lapangan. Ksatria Medik merupakan perpanjangan mata, telinga dan tangan dari Koordinator Divisi Medik yang bertugas menyiapkan angkatannya untuk siap turun ke lapangan dari segi nonteknis (kemampuan medik, semangat, fisik). Ksatria Medik juga bertugas sebagai pemegang kebijakan tertinggi dalam Medik OSKM ITB 2015 dalam hal nonteknis, sebagai ketua angkatan serta memimpin dan memutuskan berbagai kebijakan angkatan.



Pada keberjalanan OSKM ITB 2015, panitia divisi Medik 2015 dibagi menjadi 9 pasukan yang terdiri dari 8 pasukan khusus dan 1 pasukan Base. Pasukan-pasukan tersebut dikepalai oleh komandan dan wakilkomandan. Pembuatan teknis lapangan hari H dilakukan oleh komandan dan wakil komandan tiap pasukan dengan arahan yang mereka dapatkan dari komandan lapangan. Standard Operational Procedure (SOP) Dalam sekolah medik ditetapkan beberapa SOP yang yang harus ditaati baik untuk pendiklat dan peserta diklat untuk memudahkan keberjalanan suatu kegiatan dan memperjelas segala bentuk pelaksanaan kegiatan. 



Prosedur pendiklat dan peserta diklat saat acara medik maupun diklat 1. Memakain pakaian sopan 2. Menggunakan jaket almamater dengan lengan tidak digulung, dan khusus peserta jaket almamater harus dikancing 3. Memakai sepatu tertutup bertali 4. Menggunakan kaos kaki diatas mata kaki 5. Celana panjang, nontraining dan nonlegging dengan catatan tidak boleh sobek 6. Rambut rapi, dan harus diikat bagi yang berambut panjang 7. Tidak memakai jam tangan dan perhiasan di pergelangan tangan kecuali atribut osjur 8. Khusus peserta, tas yang dipergunakan adalah tas ransel dan membawa spek dengan lengkap dan membawa spek yang diwajibkan 9. Dilarang menggunakan kata-kata kasar, menyinggung hal-hal terkait SARA dan bercanda keterlaluan di depan peserta 10. Dilarang makan dan minum di depan peserta 11. Dilarang saling menjatuhkan panitia di depan peserta baik melalui perkataan maupun tindakan 12. Dilarang menggunakan alat-alat elektronik di depan peserta diklat kecuali seizin Koordinator Divisi Medik 13. Dilarang melakukan kontak fisik 14. Pendiklat wajib mengikuti briefing sebelum melaksanakan kegiatan 15. CC Barat lantai 1 bagian barat merupakan daerah steril bagi peserta diklat divisi medik







Prosedur dasar seorang medik dalam menjalankan tugas 1. Prosedur penanganan korban a. Memperkenalkan diri terlebih dahulu kepada korban sembari menangani. b. Selalu tenang dalam menangani korban dan berusaha menenangkan korban



c. Melakukan cek kompak 2. Prosedur evakuasi a. Tidak memotong atau menghentikan barisan b. Diusahakan agar korban tidak terlihat saat dievakuasi (terutama evakuasi dengan tandu) c. Korban segera di bawa ke tempat penanganan terdekat 3. Etika seorang medik a. Berpakaian rapi: Memakai kaos medik, celana panjang (yang tidak bolong) , kaos kaki setinggi mata kaki, sepatu bertali, rambut rapi (panjang diikat), tidak menggunakan aksesoris, tidak memakai jaket saat bertugas. b. Menggunakan sikap medik dan posisi medik yang baik dan benar c. Menggunaan tanda medik dengan tepat dan meneruskannya dengan baik d. Sebaiknya, medik laki-laki menangani korban laki-laki dan medik perempuan menangani korban perempuan e. Mengetahui Nomor Ambulance, Base, dan kontak panitia lain. No. Telepon Ambulance Boromeus: 022-255 2000 No. Telepon K3L: 022-2500 204 No. Telepon Ambulance ITB : 022 – 2500 082 f.



Fokus (tidak bermain gadget, dll.)



g. Ramah (murah senyum setiap saat) h. Ikut briefing i.



Tepat waktu



Laporan Kerja No



Laporan Kerja Nama Kegiatan



Inisiasi dan Audiensi Peran



Penanggung Jawab



Donny Satrio



Deskripsi



Forum penyadaran peran, pembukaan diklat medik, dan pembagian tugas



Tujuan



Medik OSKM ITB 2015 paham akan tujuan OSKM dan perannya sebagai medik untuk menjawab kebutuhan OSKM 2015 serta memiliki impresi awal yang baik sebagai mahasiswa ITB untuk menjadi role model/teladan bagi mahasiswa ITB 2015



Parameter Keberhasilan



Acara berjalan sesuai teklap dan konten tersampaikan



Pelaksanaan



Hal yang ingin disampaikan dapat diterima oleh camedik dengan baik melalui metode forum komandan lapangan. Acara selesai lebih awal



Evaluasi



Teklap masih berantakan terjadi mis-komunikasi penyusunan teklap oleh korlap, sistem absensi terlalu lama



Solusi dan saran



Pembuatan teklap harus lebih rapi dan perhitungan waktunya harus dipertimbangkan dengan baik lagi



Nama Kegiatan



Diklat Hari 1



Penanggung Jawab



Donny Satrio



Deskripsi



Diklat hari pertama berisikan pemberian materi prinsip dasar, dan obat



Tujuan



Ca-Medik OSKM 2015 yang memahami dan menghayati prinsip dasar medik dan memahami kegunaan dari obat-obatan dan mampu menggunakan obat tersebut dengan benar.



Parameter Keberhasilan



Acara berjalan sesuai teklap dan materi tersampaikan



Pelaksanaan



Materi pemberiam materi prinsip dasar dan obat dilaksanakan dengan pembagian kelompok dan mentoring



1



2



Evaluasi



- Kurang disiplin mengikuti teklap, - Terlalu banyak yang tentatif. - Sikap pendiklat tidak konsisten ketika di barikade dan saat mentoring, - Tidak mendapat izin lari didalam kampus - Ada asap ditempat diklat tetapi pos sakit tidak pindah



Solusi dan saran



Teklap lebih diperinci lagi sikap pendiklat terutama yang menjadi mentor jangan terlalu tinggi harus lebih siap sebelumnya untuk masalah perizinan lebih memperhatikan letak pos medik



Nama Kegiatan



Diklat Hari 2



Penanggung Jawab



Donny Satrio



Deskripsi



Diklat hari Kedua, Materi Penyakit dan PP



Tujuan



Peserta diklat yang mampu memberikan penanganan pertama terhadap penyakit korban.



Parameter Keberhasilan



Acara berjalan sesuai teklap dan materi tersampaikan



Pelaksanaan



Pemberian materi PP dan penyakit dengan pembagian kelompok



3



Evaluasi



Solusi dan saran



4



- Waktu mentoring terlalu lama - Ponco untuk yang sakit kurang - Time keeper kurang kelihatan - Sikap pendiklat masih kurang sesuai (tidak mengikuti flow) Waktu untuk mentoring lebih dipersingkat Medik harus lebih menyiapkan ponco lebih Pendiklat harus bisa mengapresiasi camedik ketika mereka berusaha dan menjadi lebih baik.



Nama Kegiatan



Diklat Hari 3



Penanggung Jawab



Donny Satrio



Deskripsi



Diklat Ketiga berisikan mengenai “Materi Tanda Medik dan Hierarki Lapangan “



5



6



Tujuan



Peserta diklat dapat memahami hierarki dan jalur koordinasi lapangan, serta menghayati tanda-tanda dari seorang medik



Parameter Keberhasilan



Acara berjalan sesuai teklap dan materi tersampaikan



Pelaksanaan



Pemberian materi dengan pembagian kelompok, acara berjalan sesuai tekalp



Evaluasi



- Standard cek spek belum sama antar pendiklat - Jalur mobilisasi terlalu muter-muter - Hukuman melebihi TOR olahraga.



Solusi dan saran



Penyamaan frame mengenai kriteria spek, mengingatan batas maksimum hukuman fisik pada saat briefing, penyamaan frame pendiklat dengan danlat ketika briefing diperjelas.



Nama Kegiatan



Diklat Hari 4



Penanggung Jawab



Donny Satrio



Deskripsi



Diklat Keempat mengenai Materi Mitela



Tujuan



Peserta diklat mampu melipat mitela serta mengaplikasikannya dengan tepat untuk menangani luka pada korban.



Parameter Keberhasilan



Acara berjalan sesuai teklap dan materi tersampaikan



Pelaksanaan



Pemberian materi mitela dengan pembagian kelompok, kegiatan olahraga dibatalkan karena keterbatasan waktu.



Evaluasi



Waktu cek spek pada teklap masih sangat kurang lama, tidak adanya perimeter sehingga ada bapak-bapak yang menonton kegiatan diklat dengan penuh kecurigaan.



Solusi dan saran



Waktu untuk cek spek seharusnya dialokasikan lebih lama, perlu adanya perimeter untuk menghindari hal-hal yang tidak diinginkan



Nama Kegiatan



Diklat Hari 5



Penanggung Jawab



Donny Satrio



Deskripsi



Diklat Pertemuan 5, Materi Evakuasi dan Tandu



Tujuan



Peserta Diklat Medik OSKM ITB mampu melakukan evakuasi dengan tepat kepada korban dan memahami simpul-simpul dan cara membuat tandu.



Parameter Keberhasilan



Acara berjalan sesuai teklap dan materi tersampaikan



Pelaksanaan



Pemberian materi evakuasi dan tandu tidak berjalan sesuai rencana awal (dibagi kelompok) dengan seluruh camedik, namun materi dapat tersampaikan.



Evaluasi



Alur penyampaian danlat berjalan cepat, jumlah pendiklat kurang, dan tidak ada absensi sore



Solusi dan saran



Briefing Pendiklat Medik lebih dipertegas, untuk tandu sebaiknya dalam kelompok yang lebih kecil agar terpantau semua camedik



Nama Kegiatan



Diklat Hari 6



Penanggung Jawab



Donny Satrio



Deskripsi



Diklat pertemuan keenam, Materi pemetaan dan olah ruang metode observasi



Tujuan



Ca-Medik OSKM ITB 2015 mengerti keadaan lapangan yang dinamis dan mampu mengenali keadaan lingkungan yang menunjang kegiatan OSKM



Parameter Keberhasilan



Acara berjalan dengan baik, camedik dapat membuat peta dengan baik



Pelaksanaan



Kegiatan observasi berjalan dengan baik meskipun diklat harus mendadak dibubarkan karena dibekukan.



Evaluasi



Waktu cek spek terlalu lama.



Solusi dan saran



Time keeper harus memberikan tanda lebih jelas.



Nama Kegiatan



Diklat Hari 7



Penanggung Jawab



Donny Satrio



Deskripsi



Penyampaian materi lobbying dan teklap



7



8



9



10



Tujuan



Peserta diklat yang memahami sistematika teknis lapangan agar mendapatkan esensi time management dan ketahanan kerja, dan mampu berkomunikasi dan berkoordinasi dengan sesama divisi medik, divisi lapangan lainnya dan aparat berwenang.



Parameter Keberhasilan



Acara berjalan sesuai teklap dan materi tersampaikan



Pelaksanaan



Pemberian materi teklap dan lobbying oleh perangkat medik 2014 melalui kelompok kecil.



Evaluasi



Tidak ada evaluasi.



Solusi dan saran



-



Nama Kegiatan



Diklat hari 8



Penanggung Jawab



Donny Satrio



Deskripsi



Diklat Pertemuan ke 8, Evaluasi pos to pos



Tujuan



Mengecek kesiapan Ca-Medik dari segi materi secara keseluruhan



Parameter Keberhasilan



Acara berjalan sesuai teklap dan Camedik dapat mengerjakan soal evaluasi yang diberikan



Pelaksanaan



Evaluasi pos to pos, dan review peta angkatan



Evaluasi



Sistem pos to pos urang efisien dari segi waktu karena untuk memulai di satu pos harus menunggu 2 kelompok dengan waktu selesai yang berbeda jadi saling tunggu tidak jadi ada interaksi dengan danlat karena keterbatasan waktu



Solusi dan saran



Sistem evaluasi pos to pos harus dikaji lagi dan tiap pos harus disiplin dengan teklap yang ditentukan



Nama Kegiatan



Diklat Hari 9



Penanggung Jawab



Donny Satrio



Deskripsi



Diklat pertemuan ke 9, Materi Koordinasi dan Komunikasi



11



12



Tujuan



Peserta Diklat yang mampu berkomunikasi dan berkoordinasi , baik di dalam maupun antar divisi lapangan OSKM ITB 2015



Parameter Keberhasilan



Acara berjalan sesuai teklap dan materi tersampaikan



Pelaksanaan



Diklat dibubarkan



Evaluasi



Diklat dibubarkan karena jumlah camedik yang datang sangat sedikit



Solusi dan saran



Materi akan disampaikan di pertemuan selanjutnya



Nama Kegiatan



Diklat Hari 10



Penanggung Jawab



Donny Satrio



Deskripsi



Diklat pertemuan ke 10, Simulasi



Tujuan



Camedik OSKM ITB 2015 punya gambaran terhadap lapangan OSKM nantinya.



Parameter Keberhasilan



Acara berlangsung sesuai teklap dan Camedik dapat menerapkan materi dengan baik saat simulasi



Pelaksanaan



Interaksi dengan danlat, simulasi, evaluasi camedik



Evaluasi



Camedik banyak yang bercanda, bahkan pendiklat juga ada yang bercanda. Camedik yang datang sangat sedikit sehingga sedikit yang merasakan gambaran lapangan.



Solusi dan saran



Untuk kedepannya penegasan terhadap camedik dan pendiklat ditingkatkan



Nama Kegiatan



Diklat Hari 11



Penanggung Jawab



Donny Satrio



Deskripsi



Latihan fisik, evaluasi keseluruhan Ca-Medik, dan penagihan seluruh tugas.



Tujuan



Mengingat materi yang sudah diberikan dan meningkatkan fisik prima camedik setelah liburan



Parameter Keberhasilan



Acara berjalan sesuai teklap dan camedik dapat mengerjakan soal evaluasi dengan baik serta camedik mengalami rasa senang karena perbedaan metode yang melibatkan permainan yang seru.



Pelaksanaan



Olahraga, cek kehadiran, cek kenal, evaluasi pos to pos, evaluasi camedik



Evaluasi



Kurang efisien dari segi waktu karena untuk memulai di satu pos harus menunggu 2 kelompok dengan waktu selesai yang berbeda jadi saling tunggu, Jumlah camedik sangat sedikit, Jumlah pendiklat sangat sedikit sehingga danlat harus turun membantu di pos



Solusi dan saran



Ada baiknya saat evaluasi pos to pos 2 kelompok tersebut selalu bersama agar tidak saling tunggu, lebih mengajak pendiklat untuk datang.



Nama Kegiatan



Diklat Hari 12



Penanggung Jawab



Donny Satrio



Deskripsi



Diklat pertemuan ke-12, simulasi medik, evaluasi camedik



Tujuan



Meningkatan performa Camedik dan Camedik OSKM ITB 2015 punya gambaran terhadap lapangan OSKM nantinya.



Parameter Keberhasilan



Acara berlangsung sesuai teklap dan Camedik dapat menerapkan materi dengan baik saat simulasi, dan performa camedik meningkat



Pelaksanaan



Simulasi berjalan sedikit berantakan karena jumlah camedik masih sedikit



Evaluasi



Jumlah pendiklat dan camedik sangat sedikit



Solusi dan saran



Pendiklat harus banyak agar dapat memantau simulasi dengan baik, camedik harus diingatkan lebih tegas tentang pentingnya jumlah angkatan.



Nama Kegiatan



Diklat Hari 13



13



14



Penanggung Jawab



Donny Satrio



Deskripsi



Diklat pertemuan ke-13, Evaluasi komperhensif



Tujuan



Mengecek kesiapan Ca-Medik dari segi materi secara keseluruhan



Parameter Keberhasilan



Camedik mengerjakan soal evaluasi dengan baik, dan performa camedik meningkat



Pelaksanaan



Interaksi danlat, Evaluasi koperhensif pos to pos, Review kegiatan



Evaluasi



- Jumlah pendiklat sangat kurang terutama untuk pos PP sehingga proses evaluasi terhambat - Ada pos yang menumpuk, teklap mundur waktunya karena camedik sempat dibubarkan untuk menambah jumlah camedik.



Solusi dan saran



Jumlah pendiklat harus lebih banyak lagi



Nama Kegiatan



Diklat Hari 14



Penanggung Jawab



Donny Satrio



Deskripsi



Diklat pertemuan 14, Simulasi ke-3



Tujuan



Camedik OSKM ITB 2015 punya gambaran terhadap lapangan dan lebih siap menghadapi OSKM.



Parameter Keberhasilan



Acara berlangsung sesuai teklap dan Camedik dapat menerapkan materi dengan baik saat simulasi, dan performa camedik menjadi lebih baik



Pelaksanaan



Simulasi kegiatan, evaluasi camedik



15



Evaluasi



Pendiklat kurang menyebar sehingga masih ada spot yang tidak terawasi, Camedik masih lupa-lupa materi



Solusi dan saran



Koordinasi dulu saat briefing untuk pembagian tempat saat mengawasi camedik, dan ditegaskan kepada camedik agar mengingat materi lagi



Nama Kegiatan



Diklat 15



Penanggung Jawab



Donny Satrio



Deskripsi



Dilakukan simulasi mitigasi bencana sesuai materi yang sudah diberikan kepada perangkat



Tujuan



Camedik dapat mengondisikan dengan baik saat terjadi hal-hal yang tidak diinginkan seperti bencana alam saat terjadi bencana alam



Parameter Keberhasilan



Acara berjalan sesuai teklap, dan materi mitigasi bencana tersampaikan dengan baik



Pelaksanaan



Simulasi, Evaluasi camedik



Evaluasi



Tidak ada evaluasi.



Solusi dan saran



Sebaiknya dilakukan evaluasi disetiap pertemuan



Nama Kegiatan



Forum diskusi bersama swasta



Penanggung Jawab



Donny Satrio



Deskripsi



Camedik berkenalan dengan swasta dan membahas masalah angkatan bersama Swasta Medik



Tujuan



Meningkatkan performa angkatan camedik, dan mengenal keluarga besar medic



Parameter Keberhasilan



Masalah angkatan ada solusinya, camedik mendapat impresi mengenai swasta



16



17



Pelaksanaan Evaluasi Solusi dan saran



18



Acara berjalan sesuai rencana, camedik mendapat inputan dari swasta Evaluasi camedik oleh swasta tidak ditindaklanjuti oleh swasta divisi medic Tentukan lagi tujuan utama mengundang swasta untuk datang pada diklat



Nama Kegiatan



Diklat 16



Penanggung Jawab



Donny Satrio



Deskripsi



Evaluasi camedik secara keseluruhan melalui diklat malam



Tujuan



Mengecek kesiapan Ca-Medik dari segi materi dan angkatan secara keseluruhan



Parameter Keberhasilan



Camedik dapat mejawab hal yang ditanyakan dengan baik, dan performa mereka meningkat



Pelaksanaan



Cek Spek, Cek Materi, Cek Kenal, Cek Angkatan, PBB



Evaluasi



Diklat dibuarkan lebih cepat karena ada polisi yang mengamati sehingga belum seluruh materi dapat dites



Solusi dan saran



Dibutuhkan perimeter untuk memastikan diklat dapat berjalan dengan baik dan dapat melobby orang-orang luar.



Nama Kegiatan



Diklat 17



Penanggung Jawab



Donny Satrio



Deskripsi



Forum penegasan sikap medik



Tujuan



Membantu menyelesaikan masalah angkatan, dan sadar akan peran serta hal apa yang harus mereka lakukan kedepannya



Parameter Keberhasilan



Camedik sadar akan peran mereka, masalah angkatan terselesaikan, dan performa mereka meningkat



Pelaksanaan



Forum sharing bersama camedik



19



Evaluasi



Terjadi kesalahan oleh moderator saat forum sehingga nilai yang sebenarnya ingin disampaikan tidak dapat tersampaikan dan malah menjadi sesi curahan hati camedik.



Solusi dan saran



Briefing dilakukan lebih jelas.



Nama Kegiatan



Pelantikan Medik OSKM ITB 2014



Penanggung Jawab



Donny Satrio



Deskripsi



Pelantikan Medik OSKM ITB 2015



Tujuan



Mendapatkan Impresi menjadi Medik OSKM ITB 2015 dan meningkatkan semangat Medik.



Parameter Keberhasilan



Materi, Kehadiran, Kepedulian, dan semangat Medik menjadi lebih baik.



Pelaksanaan



Cek Spek, Cek Materi, Cek Kepedulian, Tes Semangat, Pengukuhan.



Evaluasi



Terjadi hal-hal yang diluar rencana seperti seluruh camedik meninggalkan danlat 2 sebelum sesinya selesai, banyak pendiklat yang terlalu lama dan berputar-putar saat memberikan perlakuan personal atau kelompok kecil, beberapa pendiklat yang tidak ikut briefing namun ikut kegiatan sehingga tidak memahami alur dengan baik.



Solusi dan saran



Pendiklat harus bisa mengarahkan camedik dengan baik Pendiklat harus mengikuti briefing sebelum dilaksanakannya sebuah acara



20



Laporan Kerja Sekolah Perangkat Medik OSKM No 1



Laporan Kerja Nama Kegiatan



Pengenalan Sekolah Perangkat Medik



Penanggung Jawab



Zahra Fadlillah Santoso



Deskripsi



Pengenalan deskripsi mengenai sekolah perangkat melalui penyampaian orasi oleh Perangkat Medik 2013. Dilanjutkan dengan pembukaan pendaftaran Sekolah Perangkat Medik OSKM ITB 2015 Ca-Medik OSKM ITB 2015 paham akan job descriptions dari sekolah perangkat untuk memenuhi kebutuhan sekolah perangkat yang lebih baik. Acara berjalan sesuai teklap dan konten tersampaikan



Tujuan



Parameter Keberhasilan



2



Pelaksanaan



Hal yang ingin disampaikan dapat diterima oleh camedik dengan baik melalui metode orasi.



Evaluasi



Acara dimulai terlambat. Karena mata acara sebelum pengenalan sekolah perangkat adalah materi di pos



Solusi dan saran



Nama Kegiatan



Perhitungan waktu mobilisasi dan mengumpulkan camedik kembali di pos setelah istirahat harus lebih baik. Durasi orasi pengenalan perangkat akhirnya dipersingkat. Wawancara I



Penanggung Jawab



Zahra Fadlillah Santoso



Deskripsi



Pertemuan pertama dengan calon perangkat adalah wawancara orang per orang dengan pendiklat



Tujuan



Calon perangkat menceritakan motivasi untuk mengikuti sekolah perangkat dan memetakan calon perangkat agar lebih paham tentang apa yang akan dihadapi dan dilakukan dalam sekolah perangkat.



Parameter Keberhasilan



Seluruh Calon perangkat melakukan wawancara dengan pendiklat. Wawancara dilakukan oleh beberapa orang pendiklat yang disebar diberbagai titik di kampus Ganesha berdasarkan jumlah form pendaftaran yang kembali.



Pelaksanaan



3



Evaluasi



Terdapat seorang calon perangkat yang tidak melakukan wawancara maupun mengumpulkan form pendaftaran, yang kemudian mengikuti rangkaian kegiatan sekolah perangkat



Solusi dan saran



Ketika pertemua berikutnya lebih baik di absen terlebih dahulu agar tidak terjadi kecolongan pada hal-hal seperti ini.



Nama Kegiatan



Diklat Hari 1



Penanggung Jawab



Zahra Fadlillah Santoso



Deskripsi



Diklat hari pertama tentang olah ruang kampus ITB Ganesha



Tujuan



Calon perangkat yang mampu membuat peta sederhana kampus Ganesha dengan beberapa spesifikasi tertentu (toilet 24 jam, mushola 24 jam, assembly point, sumber air, sumber listrik, dll.) Acara berjalan sesuai teklap dan sebuah peta terkumpulkan



Parameter Keberhasilan Pelaksanaan



Evaluasi



Solusi dan saran



4



Calon perangkat melakukan survei lapangan yang kemudian setiap calon perangkat membuat peta dengan spesifikasi yang sudah ditentukan. - Arahan yang diberikan tidak sepenuhnya ditangkap dengan baik oleh peserta sehingga peta yang terkumpul sebanyak jumlah peserta, yangmana seharusnya hanya 1 peta yang terkumpul - Karena keterbatasan waktu, tes kenal dan pemberian tugas tidak tersampaikan - Acara selesai melewati pukul 23.00 WIB -Pendiklat harus mengantisipasi hal seperti ini dengan memberikan kesempatan pada peserta untuk bertanya jikalau ada hal yang kurang dimengerti. -Tes kenal dan pemberian tugas diberikan pada diklat tambahan. Juga harus ada koordinasi dengan satpam mengenai overtime.



Nama Kegiatan



Diklat Hari 2



Penanggung Jawab



Zahra Fadlillah Santoso



Deskripsi



Tes kenal dan penurunan tugas.



Tujuan



Calon perangkat saling mengenal agar dapat bekerja sama dengan baik dan juga tugas yang manunjukkan adanya dukungan dari angkatannya.



Parameter Keberhasilan



Acara berjalan sesuai teklap dan calon perangkat saling mengenal serta tugas tersampaikan Tes kenal dan pemberian tugas dilakukan dengan metode forum danlat.



Pelaksanaan



Evaluasi



Nama Kegiatan



Tidak ada lembar kontrol untuk mengetahui progress kenal antarcalon perangkat Pendiklat yang sudah melakukan cek pada peserta langsung melapor pada tim mamet dibelakang barikade. Diklat Hari 3



Penanggung Jawab



Zahra Fadlillah Santoso



Deskripsi



Diklat Ketiga tentang “Teklap dan Briefing”



Tujuan



Peserta diklat yang mampu memahami sistematika teknis lapangan agar mendapat esensi time management dan ketahanan kerja Acara berjalan sesuai teklap dan materi tersampaikan Pemberian materi teklap bersamaan dengan pemberian materi pada calon medik lainnya berupa diskusi kelompok mentoring. Kemudian caper dikumpulkan kembali tiap kelompok pada sore hari untuk melakukan briefing. Terdapat ca-perangkat yang tidak menerima materi teklap namun mengikuti materi briefing, sehingga materi tidak tersampaikan sepenuhnya Dilakukan absensi pada setiap pertemuan, baik ketika mentoring maupun briefing di sore hari.



Solusi dan saran 5



Parameter Keberhasilan Pelaksanaan



Evaluasi



Solusi dan saran 6



Nama Kegiatan



Diklat Hari 4



Penanggung Jawab



Zahra Fadlillah Santoso



Deskripsi



Diklat Keempat tentang evaluasi performa angkatan Ca-Medik OSKM Calon perangkat disadarkan untuk mau memperhatikan angkatan medik secara keseluruhan.



Tujuan Parameter Keberhasilan Pelaksanaan



Nama Kegiatan



Acara berjalan sesuai teklap dan materi tersampaikan Dilakukan dengan metode forum danlat. Karena ada miskomunikasi dengan time keeper, akhirnya diklat dilanjutkan dengan forum evaluasi bersama tim mamet. Terdapat miskomunikasi signal dengan para time keeper, karena belom disepakati dan dibriefingsejak awal Ditetapkan signal-signal untuk memberikan instruksi pada danlat ketika forum berlangsung. Diklat Hari 5



Penanggung Jawab



Zahra Fadlillah Santoso



Deskripsi



Diklat Kelima tentang Lobbying



Evaluasi Solusi dan saran 7



Tujuan



Calon perangkat mampu bekomunikasi dan berkoordinasi dengan sesama divisi medik, sesame divisi lapangan lainnya dan stake holder yan berwenang terkait dengan kebutuhan divisi medik.



Parameter Keberhasilan



Acara berjalan dengan baik, camedik mampu membuat bukti bahwa lobbying berhasil (10 kasus)



Pelaksanaan



Tidak sesuai dengan teklap karena diklat selesai terlalu dekat dengan waktu berbuka puasa. Materi disampaikan menggunakan metode pos to pos yang dilanjutkan dengan praktik lobbying langsung berjumlah 10 kasus bersama pendiklat yang memantau. Lagi-lagi pelaksanaan pos to pos yang sulit diprediksi karena waktu mobilisasi yang berbeda-beda dan juga terlalu lama.



Evaluasi Solusi dan saran 8



Nama Kegiatan



Dibutuhkan time keeper yang selalu mobile dan penetapan durasi tiap waktu juga memerlukan petimbangan jarak mobilisasi. Diklat Hari 6



Penanggung Jawab



Zahra Fadlillah Santoso



Deskripsi



Diklat Keenam tentang “Olah rasa, olah suara dan olah piker”



Tujuan



Peserta diklat yang mampu berkomunikasi dengan baik, terutama kepada pasukannya, divisi lapangan lain, dan juga stake holder di ITB



Parameter Keberhasilan



Acara berjalan sesuai teklap dan materi tersampaikan



Pelaksanaan



Nama Kegiatan



Pemberian materi di awali dengan berlatih suara dipimpin oleh danlat, dilanjutkan dengan metode orasi dengan mempraktikkan olah suara yang sudah diajarkan. Pendiklat terlalu overact sehingga materi tidak tersampaikan dengan cukup baik Seharusnya ada beberapa pendiklat yang tetap mengingatkan untuk fokus pada konten orasi yang mereka sampaikan. Evaluasi komprehensif



Penanggung Jawab



Zahra Fadlillah Santoso



Deskripsi



Calon perangkat melakukan penilaian secara komprehensif.



Tujuan



Calon perangkat mampu me-review seluruh materi dalam sekolah perangkat dan pendiklat mendapatkan input data penilaian untuk seleksi perangkat.



Parameter Keberhasilan



Seluruh calon perangkat mampu melalui seluruh rangkaian evaluasi dengan baik.



Evaluasi Solusi dan saran 9



Pelaksanaan Evaluasi



Solusi dan saran 10



Nama Kegiatan



Evaluasi dan Wawancara II



Penanggung Jawab



Zahra Fadlillah Santoso



Deskripsi



Evaluasi materi yang esensial (Hierarki lapangan, olah ruang) dilanjutkan dengan wawancara Sebagai calon perangkat harus lebih mengeti esensi dari hierarki lapangan, karena pada hari H materi hierarki lapangan menjadi pegangan bagi perangkat. Acara berjalan sesuai waktu yang ditentukan



Tujuan



Parameter Keberhasilan



11



Calon perangkat melakukan evaluasi komprehensif dengan metode pos to pos. Waktu pelaksanaan tidak sesuai dengan waktu yang sudah ditetapkan. Karena durasi tiap pos sama, namun waktu mobilisasi dari pos to pos tidak bisa disamakan mengingat jarak antarpos yang berbeda-beda. Dibutuhkan time keeper yang selalu mobile dan penetapan durasi tiap waktu juga memerlukan petimbangan jarak mobilisasi.



Pelaksanaan



Evaluasi dilaksanakan menggunakan metode forum danlat dibantu oleh pendiklat yang masuk ke barikade, kemudian dilanjutkan wawancara bersama pendiklat orang per orang.



Evaluasi



Evaluasi tidak berjalan dengan begitu baik, karena evaluasi tidak dilakukan permateri, tetapi diastukan menjadi satu sesi, sehingga tidak semua calon perangkat terevaluasi tiap materi.



Solusi dan saran



Akhirnya khusus untuk materi hierarki lapangan dilakukan evaluasi ulang oleh pendiklat pada saat wawancara perorangan. Dan Danlatpun harus debriefing lebih baik lagi masalah alur.



Nama Kegiatan



Wawancara Danlap Medik shift ke-1



Penanggung Jawab



Zahra Fadlillah Santoso



Deskripsi



Wawancara calon perangkat orang per orang dengan Danlap Medik.



Tujuan



Mendapatkan pandangan mengenai calon perangkat, untuk mempermudah Danlap Medik melakukan penyeleksian.



Parameter Keberhasilan



Acara berjalan sesuai waktu yang ditentukan



Pelaksanaan



Calon perangkat melakukan wawancara dengan Danlap Medik yang dilakukan perseorangan. Calon perangkat yang menunggu giliran diberi tugas mengenai deskripsi antarsesama calon perangkat.



Evaluasi Solusi dan saran 12



Wawancara selesai pada pukul 23.30 karena perhitungan waktu wawancara perorangan kurang efektif dan efisien Perhitungan waktu wawancara perorangan harus lebih efektif dan efisien



Nama Kegiatan



Wawancara Danlap Medik shift ke-2



Penanggung Jawab



Zahra Fadlillah Santoso



Deskripsi



Wawancara calon perangkat orang per orang dengan Danlap Medik. Mendapatkan pandangan mengenai calon perangkat, untuk mempermudah Danlap Medik melakukan penyeleksian. Acara berjalan sesuai waktu yang ditentukan Calon perangkat melakukan wawancara dengan Danlap Medik yang dilakukan perseorangan. Calon perangkat yang menunggu giliran diberi tugas mengenai deskripsi antarsesama calon perangkat. Wawancara selesai pada pukul 23.45 karena perhitungan waktu wawancara perorangan kurang efektif dan efisien



Tujuan Parameter Keberhasilan Pelaksanaan



Evaluasi Solusi dan saran



Perhitungan waktu wawancara perorangan harus lebih efektif dan efisien



Kendala Keseluruhan 1. Jumlah pendiklat yang kadang di bawah ekspetasi walaupun mencukupi kebutuhan lapangan. Hal tersebut membuat contoh yang kurang baik bagi peserta diklat. 2. Sering bentroknya jadwal diklat dengan kaderisasi awal beberapa himpunan. Pada bulan Agustus sendiri terhitung lebih dari 7 himpunan yang sedang melaksanakan kaderisasi awal dalam waktu yang bersamaan sehingga pemberian materi maupun evaluasi materi kurang komprehensif. 3. Perubahan timeline diklat setelah lebaran dan pembekuan sementara diklat divisi lapangan yang membuat timeline pemberian materi dan evaluasi tidak berjalan semestinya. 4. Kehadiran peserta diklat yang kurang dari 50% selama dua kali evaluasi komprehensif yang menyebabkan kurangnya data evaluasi materi secara komprehensif. Evaluasi Keseluruhan 1. Kurang terdatanya dan kurang terajaknya pendiklat dalam setiap diklat yang menyebabkan kurangnya jumlah pendiklat dari yang diharapkan.



2. Perubahan timeline diklat di tengah diklat menyebabkan banyaknya jadwal diklat bentrok dengan jadwal kaderisasi banyak himpunan. Hal ini juga didorong oleh adanya kaderisasi himpunan dengan waktu yang sama dari 6 himpunan (FTI dan FTMD) secara berturut-turut. 3. Kurang terperhatikannya setiap pribadi dari peserta diklat. Analisis kondisi awal pendiklat dan bidang materi dan metode OSKM ITB 2015 adalah pendekatan terhadap peserta diklat kurang efektif melalui forum komunal. Namun karena jumlah pendiklat yang di bawah ekspetasi dan jumlah peserta diklat yang kurang banyak untuk didekati maka pendekatan secara personal kurang ditekankan.



Saran untuk Kedepannya 1. Pendataan dan penyuasanaan diklat bagi pendiklat lebih digencarkan. Bukan hanya menjadi contoh bagi peserta diklat saja namun juga momen kebersamaan terakhir bagi para pendiklat. 2. Jika ada perubahan penting dalam diklat seperti timeline, komunikasikan dengan cepat dan baik kepada lembaga yang memerlukannya. 3. Konsisten dalam menanggapi analisis kondisi peserta diklat untuk pengembangan diri mereka.



Laporan Pertanggung Jawaban Koordinator Divisi Mentor (Khalid Nur Fahman – Teknik Fisika 2013) Deskripsi Kerja -



Bertanggung Jawab kepada ketua bidang mamet Membawahi pendiklat sekolah divisi lapangan mentor



Arahan a. Arahan Mamet OSKM I. Mentor OSKM ITB 2015 sebagai penjamin materi. Mentor OSKM ITB 2015 mampu menyampaikan materi kepada mahasiswa baru ITB dengan baik sehingga mahasiswa baru sadar akan pentingnya materi tersebut dan mampu memahaminya. II. Mentor OSKM ITB 2015 sebagai role model. Mentor OSKM ITB 2015 dapat menjadi seseorang yang menginspirasi mahasiswa baru dengan kontribusi yang mentorpernah lakukan di ITB. III. Mentor OSKM ITB 2015 sebagai teman pertama mahasiswa baru. Mentor OSKM ITB 2015 dapat menjadi orang pertama yang dekat dengan mahasiswa baru terlebih lagi dapat menjaga hubungan baik dengan mahasiswa baru setelah OSKM ITB 2015 selesai. IV. Mentor OSKM ITB 2015 sebagai tempat bertanya mahasiswa baru dan penjawab pertanyaan tersebut. Mentor OSKM ITB 2015 memiliki wawasan yang luas sehingga dapat memenuhi rasa ingin tahu mahasiswa baru akan lingkungan baru yang akan mahasiswa baru jalani. b. Arahan Tambahan dari Ketua Divisi Mamet OSKM ITB 2015 a. Mentor OSKM ITB 2015 mampu menjelaskan materi ke mahasiswa baru dengan baik dan mempu diterima dengan kapabilitas yang dimiliki mahasiswa baru. b. Mentor OSKM ITB 2015 sigap dalam menjalankan kegiatan OSKM ITB 2015. c. Arahan dari Kadiv Acara OSKM ITB 2015 a. Mentor OSKM ITB 2015 dapat mengarahkan mahasiswa baru untuk memperlancar acara. d. Arahan dari Korlap Danlap Tahun Lalu a. Mentor OSKM ITB 2015 mengerti Teknis b. Cerdas dalam pemahaman (pemahaman hingga level “Analisis”) c. Selalu sehat



Fungsi



Mendidik dan membina panitia OSKM pada divisi lapangan mentor AlurKerja / Struktur Panitia



JumlahSumberDayaManusia



680 mentor PembagianSistemKerja / SistemKoordinasi No 1 2 3 4 5 6 7 8



Nama



Jurusan



Jabatan



Khalid Nur Fahman



Teknis Fisika



Koordinator Divisi Mentor



M. Yan Pandu Akbar



Fisika



Wakil Koordinator Divisi Lapangan



Haryo Pambudi



Teknik Perminyakan



Wakil Koordinator Divisi Materi dan Metode



M. Yusri Khalil



Teknik Elektro



Wakil Koordinator Divisi Acara



Miqdam Furqany



Teknik Pertambangan



Wakil Koordinator Divisi Perangkat



Nidya Inayatul Ghaida



Matematika



Sekretaris



Layli R. Yuwono



Teknik Kelautan



Bendahara



Rizkia Amalia



Arsitektur



MSDM



Seorang koordinator sekolah mentor akan bertugas mengkoordinasikan kebutuhan pelaksanaan diklat mulai dari hal internal hingga eksternal. Koordinator sekolah mentor membawahi wakil coordinator divisi lapangan, wakil coordinator divisi materi metode untuk divisi mentor, wakil coordinator divisi acaraa untuk divisi mentor , wakil coordinator sekoalh perangkat serta sekertaris , bendahara dan MSDM untuk divisi mentor. Selama keberjalanan diklat mentor ini, sekertaris bertuagas membuat raoat dan berita acara, bendahara membuat RAB dan cashflow lalu MSDM mentor bertugas untuk mendata pendikla, menyeleksi panitia, mengelompokan peserta diklat mentor dan penilaiannya. Dibawah Koordinator mentor terdapat wakil koordinator materi metode yang bertugas untuk menyusun materi diklat, pemberian tugas dan evaluasi keberterimaan materi pada peserta diklat divisi mentor. Susunan materi ini selanjutnya akan digunakan oleh wakil koordinator divisi acara untuk menyusun rkegaiatn sekolah mentor dan membuat rundown harian sekolah mentor. Rundown serta susunan acara inilah yang akan digunakan oleh wakil koordinator lapangan divisi mentor dalam pembuatan teknis lapangan dikalt . Wakil koordinator lapangan juga akan mengatur tata disiplin diklat dan mempersiapakan keamanan serta medic selama keberjalanan diklat sekolah mentor.



Standard Operational Procedure (SOP) -



LaporanKerja No



Laporan Kerja Nama Kegiatan



Diklat-0



Penanggung Jawab



Khalid, Yan, Yusri, Haryo



Deskripsi



Pembukaan Sekolah Mentor OSKM ITB 2015 yang berisi perkenalan Sekolah Mentor, kontrak belajar selama Sekolah Mentor serta drama yang berisi penjelaskan ringkas mengenai peran mentor yang akan ditanamkan melalui sekolah ini serta orasi dari pendiklat mengenai peran mentor dalam bentuk KTP3



Tujuan



-Calon mentor mengetahui aturan dan tata tertib selama sekolah mentor -Impresi pertama dan pembukaan sekolah mentor - Calon mentor mengetahui definisi mentor melalui orasi dari pendiklat



Parameter Keberhasilan



-Kehadiran calon mentor pada diklat ke 0 OSKM ITB 2015 -Calon mentor diberikan tugas untuk menjelaskan definisi mentor menurut mereka



Pelaksanaan



Calon mentor dikumpulkan di Lapangan CC Timur ITB untuk menyaksikan drama yang menceritakan tentang sisi negatif anak ITB. Drama ini bertujuan untuk memberikan kesadaran peran apa yang dilakukan mentor untuk menyelesaikan permasalahan tersebut berdasarkan KTP3. Selanjutnya terdapat orasi dari pendiklat mengenai “apa itu mentor?” yang sesuai dengan KTP3. Lalu koordiv, wakoordiv acara, lapangan dan mamet mengenalkan diri. Dan terakhir terdapat sesi mamet untuk memberikan kontrak belajar selama Sekolah Mentor OSKM ITB 2015



1.



Pencapaian



577/811 mentor hadir, atau sekitar 71,14% hadir untuk melihat orasi tersebut. Calon mentor telah berikan tugas dan dikumpulkan melalui notes facebpook pada pendiklat di kelompoknya masing-masing.



Evaluasi



1.Masih banyak calon mentor yang belum sigap dalam berbaris. 2. barikade masih tidak serius dan banyak yang mengobrol dengan teman sebelahnya. 3. camen masih belum memahami fungsi barikade. 4. karakter calon mentor yang harus diperjelas saat memberikan arahan (terbukti saat drama berlangsung dan tokoh utama meminta buka mata, calon mentor tidak mau membuka mata karena dirasa itu bukan arahan dari danlap) 5.pendiklat masih ada yang tidak hafal yel-yel 6.ada ketidakjelasan flow



Sorotan lainnya



1.kode medik diajarkan lagi karena tadi ada yang sakit tapi respon pendiklat diam saja 2.Saat black out jangan tutup telinga karena itu merupakan arahan mamet pusat (Inas’AE 12)



Saran



1.Perjelas lagi flow saat briefing sehingga tidak ada lagi kesalahan flow dan orang yang melakukan control flow, harus lebih menjaga barikade. 2.Perlu dibuat SOP barikade supaya tidak ada lagi yang pendiklat yang berbicara saat menjadi bari kade.



No



2.



Laporan Kerja Nama Kegiatan



Diklat-1



Penanggung Jawab



Khalid, Yan, Yusri, Haryo



Deskripsi



Lingkar Diskusi mengenai materi “Apa itu Mentor?” bersama para pendiklat materi serta mengajak calon mentor untuk menuliskan motivasi serta komitmen menjadi mentor. Serta orasi dari danlap Sekolah Mentor mengenai peran dari seorang mentor dalam bentuk formasi matahari.



Tujuan



- Calon mentor memahami esensi mentor - Calon mentor memahami peran mentor



Parameter Keberhasilan



Pelaksanaan



Pencapaian



1.Kehadiran calon mentor yang mengikuti diskusi mengenai esensi mentor dan peran mentor serta menayaksikan orasi danlap pada diklat tersebut 2.Calon mentor menuliskan motivasi dan komitmennya untuk menjadi mentor dan dijelaskan ke pendiklat kelompoknya 3.Calon mentor mampu menjelaskan esensi dan peran mentor melalui essay yang dikerjakannya Calon mentor mengadakan lingkar diskusi pertama mengenai esensi mentor dan sejarah mentor di lapangan Sipil. Setelah diskusi selesai, calon mentor diminta untuk menuliskan motivasinya kenapa menjadi mentor dan dijelaskan kepada pendiklat. Setelah itu, ada sesi orasi dari Danlap OSKM mengenai peran dari seorang Mentor dalam bentuk formasi cincin di Lapangan Sipil. Lalu calon mentor bersama pendiklatnya masing-masing melakukan mentoring kedua mengenai peran mentor di luar area kampus ITB. Di dalam diklat tersebut, calon mentor diberikan tugas untuk menuliskan komitmennya menjadi mentor dan pemberian tugas membuat essay tentang “Apa itu Mentor?” 600/811 atau 74% calon mentor hadir untuk mengikuti diklat dan melihat orasi pada hari tersebut. Calon mentor telah menuliskan komitmen dan motivasinya menjadi mentor serta mengerjakan tugasnya membuat essay.



Evaluasi



1.Masih banyak calon mentor yang telat dan tidak membawa spek. Serta masih banyak calon mentor yang ngeles saat di treatment 2. Ada calon mentor bermain gadget saat diskusi berlangsung. 3. Banyak pendiklat yang tidak mengikuti briefing dan langsung turun ke lapangan tanpa mendapatkan pengarahan. 4. Formasi matahari tidak terbentuk sempurna karena faktor tempat yang tidak memadai. 5. MC terlalu menabrak flow yang diberikan danlap sebelumnya. 6.Masih ada barikade yang mengobrol.



Sorotan lainnya



1.Kesigapan belum bisa dievaluasi karena camen yang hadir belum bisa on time. 2.Pendiklat materi ada tugas baru dan mendata peserta yang butuh treatment khusus yakni yang jarang hadir.



Saran



1.Perlu adanya sesi koordiv dengan semua camen terkait etika forum 2.Bagi yang ingin turun ke lapangan dan telat harus menghubungi mamet terlebih dahulu. 3.Presensi pendiklat diserahkan kepada mamet, dan mamet harus menjamin setiap kelompok ada pendiklatnya. 4.Untuk selanjutnya mamet yang memberikan arahan gambaran umum treatment yang diberikan oleh tadis, sedangkan wewenang untuk mendapatkan apa saja konsekuensi yang harus diberikan kepada peserta dimiliki oleh koorlap. 5.Diusahakan tadis jangan terlihat oleh peserta yang sudah masuk barikade. 6.Barikade harus membantu memfokuskan peserta. 7. pendiklat lapangan diusahakan berada di belakang pendiklat materi.



No



3.



Laporan Kerja Nama Kegiatan



Diklat-2



Penanggung Jawab



Khalid, Yan, Yusri, Haryo



Deskripsi



Calon mentor melakukan lingkar diskusi mengenai “Komunikasi Dua Arah” serta mempraktekkan ilmu yang ada dengan melakukan diskusi untuk membahas kasus-kasus yang sedang terjadi di KM-ITB saat ini. Selanjutnya calon mentor melakukan diskusi mengenai “Pola Hidup Sehat” serta mempraktekkan ilmu yang ada dengan melakukan senam sore dan lari sore.



Tujuan



1.Calon mentor OSKM ITB 2015 dapat menerapkan komunikasi dua arah dengan baik untuk menunjang kegiatan pemberian materi pada OSKM ITB 2015. 2.Calon mentor memahami pola hidup sehat



Parameter Keberhasilan



1.Kehadiran calon mentor yang mengikuti diskusi “Komunikasi Dua Arah” serta “Pola Hidup Sehat” pada diklat tersebut. 2. Kehadiran calon mentor dalam mempraktekkan diskusi untuk membahas permasalahan di KM-ITB saat ini dimana setiap calon mentor wajib mengemukakan pendapatnya 3. Kehadiran calon mentor untuk mengikuti minimal satu kali lari/push up selama keberjalanan Sekolah Mentor berlangsung 4. Calon mentor membuat lembar kendali sesuai dengan indikator selama liburan Sekolah Mentor 5.Evaluasi pola hidup sehat calon mentor dengan melakukan push up/lari.



Pelaksanaan



Setelah pengondisian, calon mentor melakukan diskusi mengenai “Komunikasi Dua Arah”. Setelah diskusi selesai, calon mentor diminta untuk bergabung dengan kelompok lainnya dan memilih salah satu topik dari 3 topik yang ditawarkan lalu mendiskusikannya. Diskusi dilakukan dengan acuan berdasarkan teknik komunikasi dua arah yang telah dijelaskan sebelumnya, supaya terbentuk pola pikir terbuka pada diri calon mentor. Selanjutnya diadakan senam sore yang dipimpin oleh pendiklat dan beberapa calon mentor. Setelah selesai senam sore, calon mentor kembali melakuka diskusi mengenai “Pola Pikir Terbuka”, pada kesempatan tersebut pendiklat memberikan contoh lembar kendali yang harus diisi oleh sekolah mentor selama liburan. Setelah itu calon mentor melakukan lari sore.



Pencapaian



596/811 atau 72,3% calon mentor hadir mengikuti kegiatan diskusi mengenai “Komunikasi Dua Arah” serta “Pola Pikir Terbuka”, diskusi mengenai permasalahan di ITB, serta melakukan lari sore pada diklat tersebut. Selain itu, lembar kendali yang telah diberikan telah dikerjakan oleh calon mentor selama liburan berlangsung. Sedangkan metoda evaluasi pola hidup sehat telah dilaksanakan saat ujian sekolah mentor berlangsung (akan dijelaskan pada laporan selanjutnya).



Evaluasi



Sorotan lainnya



Saran



1.Waktu sholat Ashar terlalu sebentar yang mengakibatkan terlambatnya peserta kembali ke tempat diklat (lapangan cinta), yang seharusnya 15:30 WIB menjadi 15:45 WIB. Sama dengan beberapa pendiklat yang sholat. 2.Saat pengondisian peserta masih ada yang menerobos barikade. 3.Saat cek spek sangat tidak terorganisir dengan baik karena system yang diterapkan kurang efektif dan tadis yang hadir sedikit. 4.senam yang diinstrukturi peserta sangat berantakan. Peserta lainnya tidak mengikuti gerakannya. 5.Lapangan overflow. Hal tersebut terjadi akibat tanda yang diberikan tidak tersebar informasinya secara merata. 1.Untuk interupsi semua harus mengawalinya dengan nama, baik pendiklat maupun camen. 1.Waktu shalat perlu diperhitungkan lagi untuk diklat selanjutnya apalagi saat ini memasuki bulan puasa. 2.Barikade seharusnya lebih diperketat lagi.



No



Laporan Kerja Nama Kegiatan



Diklat-3



Penanggung Jawab



Khalid, Yan, Haryo, Yusri



Deskripsi



Calon Mentor melakukan diskusi mengenai “Jalur Komando” dan mengaplikasikannya lewat games sederhana. Akan ada pula tantangan bagi yang ingin mengikuti Sekolah Perangkat.



Tujuan 4.



Parameter Keberhasilan



Pelaksanaan



1.Calon Mentor OSKM ITB 2015 memahami dan mengaplikasikan Jalur Komando di lapangan. 1.Kehadiran calon mentor yang mengikuti diskusi jalur komando pada diklat tersebut Setelah pengondisian, calon mentor melakukan diskusi mengenai “Jalur Komando” di lapang SR, supaya calon mentor tahu bagaimana alur koordinasi saat hari H OSKM ITB 2015. Selain itu calon mentor juga mendapatkan materi mengenai decision making. Setelah diskusi selesai, calon mentor diarahkan menuju Lapangan CC Timur untuk mengikuti games mengenai jalur komando yang dipimpin oleh MC. Diklat hari ini ditutup oleh orasi dari beberapa Perangkat Actias Arkamaya, sekaligus memberikan tantangan untuk calon mentor yang mau berkontribusi lebih.



Pencapaian



541/811 atau 66,7% calon mentor hadir mengikuti diskusi mengenai “Jalur Komando” pada diklat tersebut.



Evaluasi



1.Waktu PBB di awal barikade kanan bocor, disarankan adanya perimeter di boulevard. 2.Danlap saat berbicara masih ada bagian yang tersendat-sendat. 3.Saat mobilisasi dari lapcin menuju lapangan SR barikade sampingnya ada di bagian kiri, seharusnya ada di bagian kanan. 4.Kegiatan setelah ISOMA molor. 5.Tadi banyak yang jatuh sakit saat evaluasi. 6.Spesifikasi ponco yang tidak jelas saat cek spek, sehingga banyak yang masuk tadis padahal telah memenuhi spesifikasi.



Sorotan lainnya



Saran



Disarankan ada slot waktu tilawah saat ISHOMA. Jangan dihitung untuk sholat saja karena ini bulan Ramadhan. 1.Pada diklat selanjutnya akan diadakan kembali perimeter di boulevard. 2.Saat pembentukan barikade awal diusahakan yang terkena sinar matahari jangan perempuan. 3.Selanjutnya sebelum eval diperingati lagi siapa yang sakit diharapkan mengundurkan diri. 4.Untuk selanjutnya spesifikasi spek tergantung komando yang di depan dan disesuaikan dengan yang sudah diperintahkan.



No



Laporan Kerja Nama Kegiatan



Diklat-4



Penanggung Jawab



Khalid, Yan, Haryo, Yusri



Deskripsi



Calon Mentor mengikuti Ujian Tengah Sekolah (UTS), untuk menguji dan mereview kembali materi diklat terpusat sebagai bentuk pengganti FGD “Review Diklat Terpusat”. Selain itu terdapat pemberian tugas membuat infografis mengenai materi diklat terpujsat di akhir diklat.



5.



Tujuan



Parameter Keberhasilan



Calon mentor OSKM ITB 2015 memahami inti dan esensi dari materi yang akan disampaikan kepada mahasiswa baru di OSKM ITB 2015. 1.Kehadiran Calon mentor untuk mengikuti UTS tersebut, sebagai bentuk review terhadap materi diklat terpusat 2. Calon mentor mengerjakan tugas infografis untuk materi diklat terpusat.



Pelaksanaan



Pencapaian Evaluasi Sorotan lainnya Saran



Setelah pengondisian, calon mentor dibagi menjadi beberapa kelompok yang dipimpin oleh seorang pendiklat. Selanjutnya pendiklat tersebut memberikan pertanyaan sebanyak 25 soal mengenai materi diklat terpusat yang harus dikerjakan oleh calon mentor dengan waktu yang telah ditentukan. Setelah selesai, pendiklat menjelaskan jawaban dari soal tersebut sekaligus memberikan review materi kepada calon mentor. Selanjutnya jawaban dari soal-soal tersebut dibuat ke dalam bentuk infografis dan dikumpulkan di diklat selanjutnya. 509/811 atau 62,8% calon mentor hadir mengikuti UTS tersebut. Selain itu calon mentor telah menyelesaikan tugas mengerjakan infografis mengenai materi diklat terpusat pada diklat selanjutnya. Kehadiran calon mentor yang setiap hari semakin menurun. Pendiklat materi lebih menyemangati lagi calon mentor dikelompoknya agar semangat mengikuti diklat. Selain itu pendiklat harus memfollow up siapa yang masih melanjutkan sekolah mentor.



No



Laporan Kerja Nama Kegiatan



Diklat-5



Penanggung Jawab



Khalid, Yan, Haryo, Yusri



Deskripsi



Calon mentor melakukan diskusi mengenai “Teknik Penyampaian Materi”, lalu mengaplikasikan teknik tersebut kedalam bentuk simulasi diskusi dengan bahasan mengenai materi diklat terpusat. 1.Calon mentor memahami dan mengaplikasikan cara berkomunikasi dalam penyampaian materi



6.



Tujuan



2.Calon mentor memahami dan mengaplikasikan tata cara yang baik dalam penyampaian materi



Parameter Keberhasilan



1.Jumlah kehadiran calon mentor yang mengikuti diskusi mengenai teknik penyampaian materi pada diklat tersebut 2. Setiap calon mentor berlatih menyampaikan materi dengan mengaplikasikan teknik penyampaian materi



Pelaksanaan dan Pencapaian



Diklat hari ini gagal dilaksanakan dan diklat ditunda hingga hari berikutnya, sehingga pencapaian parameter keberhasilan belum dilakukan.



Permasalahan



Adanya pembekuan dari LK menyebabkan Diklat Divisi pada pertemuan ke 5 ini dibekukan sampai waktu yang belum ditentukan.



Evaluasi



-



Sorotan lainnya



-



Saran



-



No



Laporan Kerja Nama Kegiatan



Diklat-6



Penanggung Jawab



Khalid, Haryo



Deskripsi



Calon mentor melakukan diskusi mengenai “Teknik Penyampaian Materi”, lalu mengaplikasikan teknik tersebut kedalam bentuk simulasi diskusi dengan bahasan mengenai materi diklat terpusat. 1.Calon mentor memahami dan mengaplikasikan berkomunikasi dalam penyampaian materi



Tujuan



cara



2.Calon mentor memahami dan nmengaplikasikan tata cara yang baik dalam penyampaian materi



Parameter Keberhasilan



1.Kehadiran calon mentor yang mengikuti diskusi mengenai teknik penyampaian materi pada diklat tersebut 2. Setiap calon mentor berlatih menyampaikan materi dengan mengaplikasikan teknik penyampaian materi



Pelaksanaan dan Pencapaian



1.Kegiatan hari ini terdiri dari diskusi dan simulasi mengenai materi “Teknik Penyampaian Materi” yang dilakukan di luar kampus. Lokasi dan waktu diskusi dibebaskan tergantung kesepakatan antara calon mentor dan pendiklat asalkan tidak lebih dari 17.00 WIB. Selain itu, pendiklat dan calon mentor boleh melakukan kegiatan bebas setelah pemberian materi selesai. 2. Pencapaian parameter keberhasilan berhasil dilakukan. Calon mentor mengikuti diskusi materi hari ini dan melakukan simulasi dengan teman sekelompoknya.



Permasalahan



Dikarenakan masih adanya pembekuan Sekolah Mentor, maka diklat diadakan di luar kampus dan pengontrolan forum diskusi hanya dilakukan oleh pendiklat materi masing-masing.



Evaluasi



-



Sorotan lainnya



-



7.



Saran



-



No



Laporan Kerja Nama Kegiatan



Diklat-7



Penanggung Jawab



Khalid, Yan, Haryo



Deskripsi



Calon mentor melakukan diskusi mengenai materi “Manajemen Forum”. Di dalam materi tersebut terdapat pula penjelasan mengenai ice breaking dan mempelajari sifat berdasarkan tes MBTI. Selanjutnya calon mentor melakukan simulasi dengan mengaplikasikan materi “Manajemen Forum” yang telah diberikan.



Tujuan



Calon mentor OSKM ITB 2015 mampu melakukan manajemen dalam suatu forum agar materi dapat tersampaikan dengan baik



Parameter Keberhasilan



8. Pelaksanaan dan Pencapaian



1. Jumlah kehadiran calon mentor yang mengikuti diskusi mengenai manajemen forum pada diklat tersebut 2. Setiap calon mentor berlatih menyampaikan materi dengan mengaplikasikan manajemen forum yang telah dijelaskan Dikarenakan jumlah pendiklat yang sedikit, maka kelompok diskusi dilakukan secara random (tidak mengikuti kelompok sekolah mentor yang tersedia). Setelah calon mentor telah memiliki pendiklatnya masing-masing, calon mentor melakukan diskusi mengenai “Manajemen Forum” dan mempraktekkannya bersama teman sekelompok yang telah ditentukan sebelumnya.



Sorotan lainnya



Parameter keberhasilan tercapai artinya calon mentor telah mengikuti diskusi “Manajemen Forum” dan melakukan simulasi untuk mengaplikasikan materi tersebut. Dikarenakan masih adanya pembekuan Sekolah Mentor, maka diklat diadakan di dalam kampus namun tempat diskusi disebarkan ke seluruh area kampus agar tidak terlihat mencoklok sehingga pengontrolan forum diskusi hanya dilakukan oleh pendiklat materi masing-masing. 1.Saat pemilihan kelompok baru yang dilakukan oleh pendiklat, sempat terjadi kekacauan (chaos) karena suasananya tidak kondusif. 2.Waktu yang tentatif menyebabkan selesainya materi dilakukan secara berbeda-beda. -



Saran



-



Permasalahan



Evaluasi



No



Laporan Kerja Nama Kegiatan



Diklat-8



Penanggung Jawab



Khalid, Yan, Yusri, Haryo



Deskripsi



Diskusi wawasan ITB dan wawasan Lingkungan ITB bersama pendiklat dilaksanakandi tempat-tempat yang tersebar di Kota Bandung. Calon mentor diberi tugas untuk membuat infografis tentang web-web yang ada di ITB selanjutnya diposting di LINE dan notes jalan-jalan yang diposting di Facebook.  Calon Mentor OSKM ITB 2015 mengetahui wawasan ITB



Tujuan



 Calon Mentor OSKM ITB 2015 mengetahui wawasan lingkungan ITB 1. Jumlah kehadiran calon mentor yang mengikuti diskusi wawasan ITB pada diklat tersebut 2. Jumlah kehadiran calon mentor yang mengikuti games mengenai trivia tempat-tempat ITB pada diklat tersebut 3. Adanya infografis kelompok yang dishare di timeline LINE dan



9.



dikomentari oleh pendiklat dengan indeks minimal C Parameter Keberhasilan



4. Kehadiran calon mentor yang mengikuti diskusi wawasan Luas ITB pada diklat tersebut 5. Kehadiran calon mentor yang mengikuti jalan-jalan kelompok pada diklat tersebut 6. Kehadiran calon mentor yang mengikuti kegiatan cerdas cermat pada diklat tersebut 7. Setiap kelompok calon mentor mempost dokumentasi jalanjalannya beserta rute angkot.



Pelaksanaan



Kegiatan dimulai di Lapangan Segitiga CC Timur ITB dengan rangkaian pembarisan calon mentor yang diarahkan oleh danlap, cek spek, pemenuhan kuorum, dan sesi MC. Calon mentor terbaik dan pendiklat terbaik diumumkan saat sesi MC. Selanjutnya calon mentor melakukan mobilisasi secara sporadis ke tempat-tempat di Bandung untuk melakukan diskusi mengenai Wawasan ITB serta Wawasan Lingkungan ITB hingga maksimal pukul 19.00 WIB.



Pencapaian



300/811 atau 36,9% calon mentor hadir mengikuti diskusi Wawasan ITB dan Wawasan Lingkungan ITB. Sebanyak 30 kelompok telah mempostingkan tugas infografis tentang web-web yang ada di ITB di LINE dan notes jalan-jalan di Facebook.



Evaluasi



Kehadiran calon mentor semakin sedikit. Hal tersebut dikarenakan banyaknya calon mentor yang sudah pulang kampung dan ada beberapa calon mentor yang mengikuti osjur di hari yang sama.



Sorotan lainnya



-



Saran



-



No



10.



Laporan Kerja Nama Kegiatan



Diklat-9



Penanggung Jawab



Khalid, Yan, Yusri, Haryo



Deskripsi



Lingkar diskusi olah ruang, teknis lapangan, dan etika lapangan bersama pendiklat dan pemberian tugas teka-teki silang mengenai teknis lapangan dan etika lapangan oleh mamet agar calon mentor dapat mengaplikasikannya di lapangan.



Tujuan



 Calon mentor OSKM ITB 2015 memahami teknis lapangan dan etika lapangan.  Calon mentor OSKM ITB 2015 dapat mengaplikasikan kegiatan teknis di lapangan.  Calon mentor OSKM ITB 2015 bisa mengaplikasikan pemahaman tentang area kampus ITB dalam menjalankan tugas sebagai mentor



Parameter Keberhasilan



1. Jumlah kehadiran calon mentor yang mengikuti materi mengenai pembuatan teknis lapangan dan etika lapangan pada diklat tersebut. 2. Calon mentor mengerjakan tugas membuat pertanyaan teka teki silang 3. Jumlah Kehadiran calon mentor yang mengikuti materi mengenai olah ruang pada diklat tersebut



Pelaksanaan



Kegiatan dimulai dengan briefing pendiklat oleh calon perangkat. Selanjutnya di Lapangan Segitiga CC Timur diadakan serangkaian kegiatan pengondisian, cek spek, pengujian lagu-lagu kampus, menceritakan liburan perwakilan calon mentor, dan halal bihalal yang dipimpin oleh Koordiv dan wakoordiv acara sebagai MC. Setelah sesi MC selesai calon mentor melakukan lari pagi yang langsung dilanjutkan dengan lingkar diskusi teknis lapangan dan etika lapangan serta olah ruang dengan pendiklat masing-masing. Setelah ISHOMA diadakan sesi evaluasi materi dan kuorum yang dipimpin oleh danlap. Sesi selanjutnya adalah sesi pemberian tugas oleh mamet. Diklat ditutup dengan sesi koordiv dan wakoordiv. Serangkaian kegiatan diklat dikondisikan oleh calon perangkat mentor (Capermen). Capermen dievaluasi setelah diklat selesai.



Pencapaian



297/811 atau36,5% calon mentor hadir mengikuti diskusi mengenai teknis lapangan dan etika lapangan serta olah ruang.  Barikade di sebelah barat kosong dan tidak ada yang menjaga, sehingga ada dua orang yang tiba-tiba masuk ke dalam perimeter saat diklat terjadi. Hal ini dikarenakan kondisi tempat yang panas dan tidak adanya perimeter akibat pendiklat lapangan yang datang sedikit.  Danlap tidak melihat kode dari time keeper untuk berhenti, sehingga danlap memimpin forum melebihi waktu yang



Evaluasi



ditentukan.  Saat danlap mengevaluasi materi, pertanyaannya kurang esensi dan cenderung membuat nantinya calon mentor menjadi penghapal materi. Jangan sampai ada pernyataan “emang ada yang kurang?”, karena materi tersebut tidak memiliki standar yang tetap. Sorotan lainnya



-



 Barikade U sebaiknya diperbaiki lagi sehingga tidak ada orang asing yang masuk barisan.  Perimeter seharusnya diadakan.  Danlap yang sedang berbicara di depan sebaiknyalebihmengertilagikode yang telahditentukan.  Diharapkan kedepannya danlap lebih menanyakan hal aplikatif Saran



kepada camen supaya camen menjawab tidak terlalu teks book, dan pertanyaannya lebih variatif lagi.  Briefing diperjelas lagi, karena banyak pendiklat yang tidaktahuharusberperansepertiapasaat proses evaluasiberlangsung. Sehinggasuasana flow tinggitidakterlalutercapai.  Untuk para pendiklat materi jangan terlalu kaku dengan TOR, pilih-pilih lagi mana materi yang benar-benar harus diipahamioleh mentor. Akan lebih enak jika materi tidak dijelaskan secaraKerja text book, yang penting camen itu paham dan Laporan



No Nama Kegiatan



sadar materi tersebut Diklat-10



Penanggung Jawab



Khalid, Yan, Yusri, Haryo



Deskripsi



Calon mentor mengikuti lingkar diskusi formasi mentor dengan pendiklat. Untuk evaluasi diadakan simulasi kelompok formasi mentor dan evaluasi dengan danlap. - Calon mentor OSKM ITB 2015 memahami formasi mentor



11.



Tujuan



Parameter Keberhasilan



- Calon mentor OSKM ITB 2015 dapat mengaplikasikan formasi mentor. 1. Kehadiran calon mentor yang mengikuti diskusi materi dan simulasi kelompok mengenai formasi mentor pada diklat tersebut. 2. Kehadiran calon mentor yang mengikuti evaluasi dengan danlap untuk mempraktikkan formasi mentor pada diklat tersebut



Pelaksanaan



Pencapaian



Kegiatan dimulai di lapangan basket. Calon mentor dikondisikan oleh danlap dan melakukan cek spek. Selanjutnya calon mentor mengikuti lingkar diskusi mengenai formasi mentor dan simulasi gabungan kelompok tentang materi tersebut. Setelah ISOMA, calon mentor dikondisikan kembali di lapangan segitiga CC timur untuk simulasi formasi mentor satu angkatan yang dipimpin oleh danlap. Selanjutnya, danlap mengadakan evaluasi mengenai performa calon mentor yang memburuk dengan diberi kesempatan berpikir untuk memperbaikinya. Diklat diakhiri dengan sesi koordiv. 1. 272/811 atau 33,5% calon mentor hadir mengikuti diskusi mengenai formasi mentor dan simulasi formasi materi secara berkelompok pada diklat tersebut. 2. 242/811 atau 29,8% calon mentor hadir mengikuti simulasi abar yang dipimpin oleh danlap mengenai formasi mentor pada tersebut - diklat Saat camen melakukan interupsi dan keluar dari barisan, masih banyak camen yang menerobos barikade, padahal sudah ada pintu keluar.



Evaluasi



- Saat Formasi Cincin dipraktekkan diwaktu evaluasi danlap, seharusnya tidak ada pegangan tangan dan tidak ada main fisik.



Sorotan lainnya



- Barikade di sebelah timur ada yang melewati. Diharapkan pendiklat juga masih ikut merangkul camennya supaya camen mau mengikuti Sekolah Mentor, tetapi sebenarnya hal ini merupakan tugas bagi angkatan camennya sendiri. Sebagai pendiklat, tugas kita adalah mendiklat dengan baik dan memberikan materi yang sebaik-baiknya.



Saran



- Barikade diharapkan lebih diperketat lagi, - Tolong pendiklatnya kembali mengingatkan camennya bahwa formasi cincin tidak menggunakan pegangan tangan dan tidak ada main fisik.



No



12.



Laporan Kerja Nama Kegiatan



Diklat-11



Penanggung Jawab



Khalid, Yan, Yusri, Haryo



Deskripsi



Calon mentor OSKM ITB 2015 melakukan kegiatan games "Aventor".



Tujuan



 Calon mentor OSKM ITB 2015 bisa mengaplikasikan pemahaman tentang area kampus ITB dalam menjalankan tugas sebagai mentor



Parameter Keberhasilan



Calon mentor mampu mengaplikasikan ilmu olah ruang yang telah diberikan pada diklat selanjutnya saat bermain games “Aventor” tersebut.



Pelaksanaan



Kegiatan dimulai dengan pengondisian dan cek spek yang dipimpin koordiv di lapangan segitiga CC Timur ITB. Selanjutnya untuk membuka permainan disajikan drama yang menjelaskan tentang asal muasal Games Aventor ini berlangsung. Cerita berisi tentang pahlawan Aventor yang melawan musuh-musuh mereka. Games dimulai dengan korlap memberikan clue pertama pada setiap kelompok. Dua sesi games dilaksanakan sebelum ISOMA, empat sesi games dilakukan setelah ISOMA. Setiap sesi dilaksanakan di masing-masing pos yang telah ditentukan. Setiap pos berisi satu game yakni :Capt. America, Thor, Iron Man, Hawk Eye, Hulk, dan Black Widow. Setelah ISOMA Selanjutnya Calon mentor dikumpulkan di Lapangan segitiga CC Timur untuk menyaksikan drama penutupan, pemberian penghargaan dari aventor serta musuh kepada beberapa calon mentor, dan menyanyikan yel-yel sebagai penutup games. Diklat diakhiri dengan sesi Koordiv dan pengumpulan tugas TTS oleh mamet.



Pencapaian



Evaluasi



Sorotan lainnya



300/811 atau 37% calon mentor hadir mengikuti kegiatan games “Aventor” pada diklat tersebut  Tidak adanya teklap saat games tersebut berlangsung, sehingga menyebabkan beberapa pos permainan tidak sesuai rundown.  Ada pos permainan yang berpindah tempat dari Mektan menjadi basement labtek VII karena adanya pengecatan.  Tidak adanya panitia lapangan, terutama medik. Padahal saat acara tersebut berlangsung, ada calon mentor yang keseleo. -



Saran No



Jika ada games mentor lagi, diharapakan panitia lapangan tetap ada dan yang paling penting adalah medik. Lebih baik teklap tetap ada saat games mentor selanjutnya. Laporan Kerja



Nama Kegiatan



Diklat-12



Penanggung Jawab



Khalid, Yan, Yusri, Haryo



Deskripsi



Camen dinikahkan serta dilakukan pembagian batalyon kelompok.



Tujuan



 Calon mentor memiliki kelompok-kelompok dan Batalyon di OSKM ITB 2015



Parameter Keberhasilan



Terbaginya Calon mentor sehingga memiliki kelompok-kelompok dan Batalyon di OSKM ITB 2015



Pelaksanaan



Pada awalnya kegiatan hari ini akan diisi dengan pernikahan calon mentor. Namun dikarenakan adanya kesalahan koordinasi pada saat pemasangan calon mentor, maka pernikahan dibatalkan dan kegiatan hari tersebut diganti dengan pembuatan panji. Kegiatan dimulai dengan melakukan pengondisian di lapangan segitiga CC Timur. Selanjutnya calon mentor diperintahkan untuk memenuhi kuorum sejumlah 500 dan kegiatan ditunda hingga pukul 16.00 WIB. Saat pukul 16.00 WIB calon mentor diperintahkan untuk melakukan tugas angkatan, yaitu membuat panji untuk 160 kelompok dengan deadline keesokan harinya (3 Agustus 2015). Forum selesai dan calon mentor melakukan tugas tersebut hingga selesai dengan koordinasi dibawah ketua angkatan.



Pencapaian



- Calon mentor tidak mampu mengumpulkan kuorum sejumlah 500 orang. Hanya sekitar 440 orang saja yang datang. - Calon mentor mampu melakukan koordinasi angkatan dengan baik untuk menyelesaikan tugas angkatan yang diberikan. - Calon mentor mampu menyelesaikan pembuatan 160 pasang panji yang dikumpulkan keesokan harinya.



Evaluasi



Pada awalnya calon mentor telah selesai dikelompokkan dengan kriteria utama materi serta kehadiran calon mentor yang telah diatur oleh mamet. Namun batalnya pernikahan terjadi dikarenakan pada saat calon mentor selesai dikelompokkan oleh MSDM, banyak pendiklat yang merasa ada calon mentor yang sudah layak dinikahkan tetapi lupa dimasukkan oleh MSDM. Selain itu, ada pula calon mentor yang belum layak untuk dinikahkan tetapi sudah dimasukkan namanya oleh MSDM. Dengan banyaknya pengeluhan ini, maka proses pengelompokkan calon mentor diperpanjang lagi selama satu hari.



13.



Sorotan lainnya



-



Saran



No



Kedepannya, untuk mencegah pembatalan nikah dan pengeluhan dari pendiklat kepada MSDM, maka jalur koordinasi antara pendiklat dan MSDM perlu diperbaiki. Pendiklat harus lebih memperhatikan lagi calon mentor di kelompoknya mana calon mentor yang telah layak secara materi dan kehadiran serta mana yang belum layak dengan cara selalu mengisi raport penilaian calon mentor dengan tepat waktu agar data tidak tercecer dan tidak menyusahkan kinerja MSDM. Selain itu, MSDM juga perlu melakukan koordinasi dengan pendiklat lebih jelas lagi. Lebih baik MSDM berbicara langsung dengan pendiklat saat membahas calon mentor yang bermasalah daripada menghubungi lewat dunia maya saja (LINE) supaya data lebih jelas. Laporan Kerja



Nama Kegiatan



Diklat-13 (Pernikahan Camen)



Penanggung Jawab



Khalid, Yan, Yusri, Haryo



Deskripsi



Pernikahan camen serta pembagian batalyon kelompok yang sempat tertunda selama sehari.



Tujuan Parameter Keberhasilan



14.



Pelaksanaan



 Calon mentor memiliki kelompok-kelompok dan Batalyon di OSKM ITB 2015 Terbaginya calon mentor sehingga memiliki kelompok-kelompok dan Batalyon di OSKM ITB 2015 Kegiatan dimulai di lapangan segitiga CCtTimur dengan rangkaian kegiatan pengondisian dan pengecekan kuorum yang dipimpin oleh danlap. Selanjutnya calon mentor melakukan lingkar diskusi dengan pendiklat mengenai review materi KTP3 dan pemberian beberapa patah kata terakhir dan pita berwarna penanda batalyon dari pendiklat kepada calon mentornya. Seusainya diskusi camen dimobilisasi menuju lapangan basket CC barat untuk pembagian batalyon dengan cara baris sesuai dengan warna pita yang diberikan pendiklat dan dinikahkan. Pernikahan dilakukan saat sudah dibariskan dan camen melakukan blackout dengan cara buku nikah dimasukkan ke masing-masing saku jamal perwakilan kelompok yang hadir. Setelah blackout, camen diminta untuk berbaris sesuai kelompok yang telah ditentukan lalu mereka mengikuti akad yang dipimpin oleh admiral bersamasama.Kegiatan diakhiri dengan orasi dari pendiklat berupa wejangan pernikahan untuk camen.



Pencapaian



Calon mentor telah sukses dinikahkan dengan ketentuan sebagai berikut: Batalyon 1: pita kuning Batalyon 2: pita cokelat Batalyon 3: pita oranye Batalyon 4: pita hijau Batalyon 5: pita biru Batalyon 6: pita pink Batalyon 7: pita hitam Batalyon 8: pita merah Belum dinikahkan: pita ungu Sedangkan bagi calon mentor yang mendapatkan pita ungu, mereka langsung ditindaklanjuti oleh MSDM dan mamet untuk diberikan kesempatan matrikulasi sekali lagi dengan flow yang dipertegas.



Evaluasi



-



Sorotan lainnya Saran



-



No



15.



Laporan Kerja Nama Kegiatan



Diklat-14 (Simulasi Divisi)



Penanggung Jawab



Khalid, Yan, Yusri, Haryo



Deskripsi



Calon mentor melakukan simulasi divisi dengan pendiklat yang berperan sebagai divisi keamanan dan mediknya sekaligus melakukan pengawasan dan evaluasi terhadap keberjalanan simulasi.



Tujuan Parameter Keberhasilan



Calon Mentor OSKM ITB 2015 memahami dan mengaplikasikan Jalur Komando di lapangan. Kehadiran calon mentor yang mengikuti simulasi divisi pada diklat  tersebut



Pelaksanaan



Calon mentor menerapkan sistem jalur komando dengan briefing oleh danyon/wadanyon terhadap batalyonnya, teknis lapangan seperti mobilisasi dan pengondisian, dan materi teknik penyampaian materi dan manajemen forum dengan cara melakukan simulasi lingkar diskusi. Pada kegiatan ini, pendiklat berperan sebagai divisi lapangan lain, yaitu medik dan keamanan sekaligus sebagai pengamat untuk memberikan evaluasi terhadap kesalahan yang calon mentor lakukan saat simulasi tersebut.



Evaluasi



363/811 atau 44,75% calon mentor hadir mengikuti kegiatan simulasi divisi pada diklat tersebut. -



Sorotan lainnya Saran



-



Pencapaian



No



Laporan Kerja Nama Kegiatan



Diklat-15



Penanggung Jawab



Koordiv Mentor, Koordiv Keamanan, Koordiv Medik



Deskripsi



Calon mentor OSKM ITB2015 melakukan sharing tiga divisi lapangan (mentor, medik, dan keamanan)



Tujuan



 Calon mentor OSKM ITB 2015 mengenal divisi medik dan keamanan.  Calon mentor OSKM ITB 2015 mengetahui ilmu-ilmu dasar divis medik dan keamanan yang berhubungan dengan mentor.



Parameter Keberhasilan



Jumlah kehadiran calon mentor yang mengikuti sharing tiga divisi bersama calon medic dan calon keamanan pada diklat tersebut.



16.



Pelaksanaan



Calon mentor, calon medik dan calon keamanan hadir di meeting point masing-masing divisi. Selanjutnya ketiga calon panitia lapangan tersebut berkumpul di lapangan SR. Calon mentor, calon medik dan calon keamanan masing-masing saling mengenalkan tugasnya dan memberikan ilmu-ilmu yang didapat kepada calon panitia lapangan lainnya. Ada beberapa perwakilan capanlap membuat yel-yel capanlap.Setelah ISOMA capanlap dikumpulkan di Lapangan Sipil untuk melakukan evaluasi mengenai materi yang diberikan serta latihan PBB bersama. Selanjutnya capanlap di mobilisasi menuju lapangan basket untuk menyimak orasi dari koorlap, danlap medik, danlap mentor dan danlap keamanan OSKM ITB 2015 yang berisi pengenalan perangkat dari masing-masing divisi. Kegiatan diakhiri dengan capanlap membuat forum evaluasi kembali bersama pendiklat masing-masing divisi.



Pencapaian



340/811 atau 42% calon mentor hadir mengikuti sharin gtiga divisi tersebut



Evaluasi



Tidak adanya briefing menyebabkan pendiklat kebingungan saat kegiatan evaluasi tersebut terjadi mereka harus berperan seperti apa.



Sorotan lainnya Saran



No



Sebelum sharing tiga divisi dilaksanakan seharusnya terdapat koordinasi antar sesama pendiklat lapangan.



Laporan Kerja Nama Kegiatan



UJIAN AKHIR SEKOLAH MENTOR



Penanggung Jawab



Khalid, Yan, Haryo



17.



Deskripsi



Kegiatan ini dilakukan untuk menguji materi yang telah didapatkan oleh calon mentor. Materi yang akan diuji meliputi keseluruhan materi Diklat Terpusat dan Sekolah Mentor OSKM ITB 2015 yang dibagi menjadi: 1. Uji materi (Apa Itu Mentor, Reveiw Materi, Komunikasi 2 Arah, Teknik Penyampaian Materi, Manajemen Forum, Wawasan ITB dan Wawasan Lingkungan ITB) 2. Uji lapangan(teknis lapangan dan SOP mentor, olah ruang, jalur komando, formasi mentor, esensi divisi lain) 3.wawancara kestabilan hubungan suami istri (on clinic) 4.Uji fisik(push up dan lari) 5.Uji PBB



Tujuan



Menguji materi yang telah didapatkan oleh calon mentor selama Sekolah Mentor berlangsung berupa uji materi diklat terpusat serta materi Sekolah Mentor, meliputi: uji materi, uji lapangan, wawancara, uji fisik, uji baris berbaris dan sesi on clinic.



Parameter Keberhasilan



Setiap kelompok mememiliki perwakilan minimal 1 orang perkelompok untuk mengikuti ujian.



Pelaksanaan



1. Untuk pelaksanaan uji materi, pendiklat materi akan meminta calon mentor untuk melakukan simulasi diskusi seperti layaknya hari H OSKM untuk mereview materi yang mereka dapatkan dengan menerapkan ilmu teknik penyampaian materi dan manajemen forum. Pada saat simulasi tersebut, pendiklat memberikan contoh studi kasus untuk menilai bagaimana pola pikir terbuka calon mentor yang telah dipelaajari dalam komunikasi dua arah. Setelah selesai simulasi, calon mentor akan diberikan pertanyaan mengenai definisi mentor serta wawawasan lingkungan di ITB dan sekitarnya. 2. Untuk uji lapangan, pada awalnya danlap akan melakukan briefing sebelum kegiatan lapangan dimulai. Selain itu danap juga akan menguji jalur koordinasi terhadap danyon/wadanyon. Selanjutnya calon mentor akan melakukan mobilisasi dan pengondisian sesuai yang telah di briefingkan untuk menguji materi teknis lapangan. Setelah itu calon mentor diminta untuk menentukan spot diskusi untuk melatih olah ruang calon mentor. Setelah selesai, calon mentor diminta untuk kembali berbaris di tempat semula untuk menguji formasi mentor yang telah diajarkan. Terakhir, calon mentor akan diuji suatu studi kasus yang bertujuan untuk mengajarkan mentor pentingnya menghargai kerja divisi lain. 3. Untuk uji baris berbaris dilakukan bersamaan dengan uji lapangan. Tujuannya untuk melatih PBB calon mentor serta kesigapan calon mentor di lapangan. 4. Untuk uji fisiik, calon mentor diminta untuk melakukan push up semaksimal mungkin mereka dapat lakukan serta lari menguti rute yang telah ditentukan oleh pendiklat.



Pencapaian



Evaluasi



Sorotan lainnya Saran



No



8 batalyon telah selesai mengikuti Ujian Sekolah Mentor OSKM ITB 2015. Dengan jumlah kehadiran kelompok per-batalyon sebagai berikut: Batalyon 1: 19 kelompok Batalyon 2: 20 kelompok Batalyon 3: 19 kelompok Batalyon 4: 19 kelompok Batalyon 5: 19 kelompok Batalyon 6: 20 kelompok Batalyon 7: 19 kelompok Batalyon 8: 13 kelompok Dengan jumlah kehadiran tersebut, sebenarnya ujian ini belum dapat merepresentasikan kelayakkan camen untuk turun pada hari H, karena yang diuji disini adalah penjaminan materi di setiap kelompoknya. Masalahnya, belum tentu orang-orang yang hadir pada ujian tersebut adalah orang-orang yang sering mengikuti diklat divisi. Begitu pula sebaliknya, belum tentu orang-orang yang berhalangan hadir saat ujian ini adalah orang-prang yang jarang mengikuti diklat. Dikarenakan pada saat ujian Sekolah Mentor tersebut berlangsung banyak sekali camen yang tidak bisa mengikuti Ujian, maka penilaian ujian hanya dapat dilakukan perkelompok. Sehingga kita tidak dapat mengetahui persis apakah seluruh calon mentor ketersampaian materinya sudah baik apa tidak, karena yang kita uji hanya perwakilan dari kelompoknya saja. Selanjutnya perlu ada perubahan metoda ujian supaya pendiklat dapat menjamin kestersampaian materi untuk seluruh calon mentor, agar pendiklat mengetahui seberapa layak mentor dapat turun di hari H.



Laporan Kerja Nama Kegiatan



Kopi Sore Bersama SWASTAPLOK



Penanggung Jawab



Actias Arkamaya, Bumi Sudha, Jaya Kirana



18.



Deskripsi



Pada pertemuan kali ini, diklat akan dilakukan bersama swastaplok, yaitu Jaya Kirana dan Bumi Sudha. Metode swastaplok digunakan sebagai pengingat kembali nilai-nilai yang telah ditanamkan. Selain itu diperlukan juga sebuah role model seperti apakah seorang mentor yang baik untuk para calon mentor.



Tujuan



1.Menanamkan nilai kesigapan, kepedulian, dan keceriaan kepada calon mentor. 2.Menjelaskan kepada calon mentor profil mentor yang baik dari sisi swasta yang telah disesuaikan dengan Sekolah Mentor 2015 serta menjelaskan bukti konkretnya (contoh mentor yang baik). 3.Mempererat hubungan serta ajang silaturahmi mentor dan calon mentor.



Parameter Keberhasilan



Swastaplok mampu menurunkan nilai-nilai yang tertera pada tujuan kepada calon mentor.



Pelaksanaan



Acara dimulai dari pukul 13.00 WIB dan berakhir pukul 18.00 WIB. Mata acara: 1.Pos Baris berbaris dan pos yel-yel: forum dipimpin oleh Bumi Sudha, Jaya Kirana bisa ikut turun. 2.Pos evaluasi: berisi drama kepedulian antara pendiklat dan camen. Disini pendiklat akan diminta push up sebagai bentuk kepedulian terhadap camen. 3.Sharing: dipimpin oleh Jaya Kirana. Disini Jaya Kirana akan bersikap menunjukkan kakak yang baik. Agar menunjukkan bahwa swasta tidak hanya menjadi common enemy tetapi juga memberikan solusi.



Evaluasi



Semua kegiatan dapat dilakukan dengan baik. Swastaplok dapat memenuhi seluruh tujuan kegiatan dari KOPI SORE BERSAMA SWASTAPLOK ini. Semua nilai nilai yang diharapkan dapat dicapai. Sayangnya, kehadiran mereka yang sedikit membuat semua nilai tersebut tidak dapat disampaikan secara seluruhnya. 1.Mengingat jumlah yang hadir pada kegiatan Swastaplok ini sangat sedikit dan tdak sampai 1/2nya, maka swasta meragukan camen yang ada karena ditakutkan hal tersebut akan terjadi pada saat hari H.



Sorotan lainnya



2.Selain dalam kehadiran, kesigapan calon mentor juga dianggap kurang, dibuktikan saat mereka melakukan kegiatan baris berbaris. -



Pencapaian



Saran



No



Swastaplok menyarankan pelantikan sekolah mentor ditunda dari besok (16 Agustus 2015) sampai mereka dianggap layak. Kalaupun besok prosesi pelantikan tetap diadakan, maka hanya prosesnya saja yang dilakukan pada hari itu, tetapi status dilantiknya ditunda hingga waktu yang akan datang. Hal ini juga dilakukan untuk menguji keseriusan mereka. Seberapa banyak mereka mampu mendatangkan angkatannya. Swasta menyarankan camen dilantik pada tanggal 19 Agustus 2015. Laporan Kerja



Nama Kegiatan



PELANTIKAN MENTOR



Penanggung Jawab



Khalid, Yan, Haryo, Yusri, Miqdam



Deskripsi



Kegiatan ini dilakukan untuk mengesahkan Calon Mentor OSKM ITB 2015 menjadi Mentor OSKM ITB 2015 setelah calon mentor menjalani segala rangkaian Sekolah Mentor OSKM ITB 2015 selama ini dan calon mentor telah dianggap memenuhi profil mentor yang diharapkan.



Tujuan



Melakukan kegiatan pelantikan untuk mengesahkan Calon Mentor OSKM ITB 2015 menjadi Mentor OSKM ITB 2015



Parameter Keberhasilan



Setiap rangkaian kegiatan pelantikan dapat terlaksana dengan lancar.



Pelaksanaan



Pertama, terdapat sesi pengenalan divisi yang dipimpin oleh wakoordiv dari divisi masing-masing. Setiap wakoordiv mengenalkan jobdesknya selama sekolah mentor selama ini sekaligus mengenalkan juga setiap anggota yang ada. Pengenalan dilakukan dalam bentuk pos-pos sebagai berikut: 1.Pos Acara: pada pos ini, flow rendah. Calon mentor diberikan permainan yang menunjukkan bahwa calon mentor harus ceria,dalam pos ini diharapkan menjadi sarana juga bagi caclon mentor untuk mempererat kekeluargaan diantara keluarga Lascaya Andamarsa. 2. Pos mamet: pada pos ini,wakoordiv mamet mereview keseluruhan materi Sekolah Mentor OSKM ITB yang didapatkan selama ini juga menarik semua benang merah dari satu materi ke materi lainnya. Pada sesi ini juga wakoordiv meyakinkan calon mentor bahwa mereka sebenarnya telah memenuhi profil mentor OSKM yang diharapkan. Flow yang diberikan rendah. 3. Pos lapangan: Flow tinggi. Pada pos ini calon mentor dilatih untuk memiliki pola pikir yang sigap saat suasana sedang dinamis.



19.



Metode yang diberikan yaitu koorlap memberikan arahan kepada calon mentor dalam bentuk baris PBB. 4. Pos perangkat: flow tinggi. Pos ini mengajarkan calon mentor untuk mempererat hubungan antara perangkat dengan calon mentor lainnya, agar kelak saat OSKM nanti jalur koordinasi dapat dilaksanakan dengan baik. Metode yang dilakukan adalah baik perangkat maupun anggota calon mentor lainnya saling mengenal dan mampu berkoordinasi satu sama lain. Setelah sesi pos selesai, calon mentor disuruh disuruh mengganti kata “calon mentor” menjadi “mentor”. Lalu calon mentor melakukan lari hingga akhirnya proses sakral pelantikkan dilakukan. Terakhir, sebagai perpisahan, calon mentor disajikan video yang berisi kenang-kenangan Sekolah Mentor dan pesan kesan dari pendiklat serta sesi bermaaf-maafan.



Pencapaian



Seluruh rencana rangkaian kegiatan dapat tercapai dengan baik, meskipun timeline harus tertunda karena kuorum calon mentor yang dianggap masih belum layak untuk dilantik. Sehingga pelantikan yang semula berakhir pukul 21.00 WIB, harus tertunda hingga pukul 23.00 WIB. Karena pos lapangan yang seharusnya dilakukan sore hari, diubah menjadi sesi angkatan Lascaya Andamarsa untuk penambahan kuorum. Sehingga pos lapangan dipindahkan ke malam hari.



Evaluasi



-



Sorotan lainnya



-



Saran



-



LAPORAN KERJA SEKOLAH PERANGKAT MENTOR No 0.



Laporan Kerja Nama Kegiatan



Hari-0



Penanggung Jawab



Miqdam Furqany, TA’13 (Kepala Sekolah Perangkat Mentor OSKM 2015)



Deskripsi



Pembukaan Sekolah Perangkat Mentor OSKM ITB 2015 yang berisi perkenalan Sekolah Perangkat Mentor berupa orasi dari Perangkat Mentor OSKM 2014 dan kontrak belajar selama



Sekolah Perangkat Mentor. Tujuan



- Calon perangkat mentor mengetahui aturan dan tata tertib sekolah perangkat mentor - Impresi pertama dan pembukaan sekolah mentor



Parameter Keberhasilan Pelaksanaan



- Calon perangkat mentor dikumpulkan di Lapangan CC Timur untuk cek spek pada pukul 19.00 WIB. - Cek Spek dipimpin oleh danlap cek spek dengan Calon Perangkat Mentor melakukannya dengan posisi cekspek. - Ketika cek spek, Calon Perangkat Mentor diberi waktu untuk memastikan sudah izin pada orang tua atau orang yang bertanggung jawab atas keselamatan Calon Perangkat Mentor selama menjalani sekolah perangkat. - Para guru juga mengecek penyakit yang dimiliki Calon Perangkat Mentor. Apabila Calon Perangkat Mentor memiliki penyakit yang tidak sesuai untuk mengikuti sekolah perangkat mentor, maka Calon Perangkat Mentor akan dipulangkan dan tidak melanjutkan tahap selanjutnya. - Setelah cek spek, Calon Perangkat Mentor diberi tugas untuk berolahraga mengelilingi rute lingkar luar CC Barat dan CC Timur 3 keliling. - Setelah itu, Calon Perangkat Mentor dipersilakan untuk merenggangkan anggota tubuh untuk melakukan pendinginan serta minum. - Selanjutnya Calon Perangkat Mentor dibawa menuju area sekitar Plaza Widya Nusantara untuk menghadiri opening sekolah perangkat. - Opening sekolah perangkat mentor berisikan orasi dari perangkat mentor OSKM ITB 2014 (tahun sebelumnya). - Selesai orasi, pembacaan peraturan dan kontrak belajar oleh Kepala Sekolah Perangkat Mentor OSKM 2015 dengan posisi Calon Perangkat Mentor duduk dan mencatat. - Pukul 22.00 WIB, guru melakukan pengondisian kepulangan Calon Perangkat Mentor dengan system setiap daerah kepulangan memiliki penanggung jawab masing-masing dan setelah sampai rumah Calon Perangkat Mentor melakukan konfirmasi kepada kepala sekolah perangkat mentor.



Pencapaian



1. Masih banyak calon perangkat mentor yang belum sigap dalam berbaris dan tidak lengkap membawa spek.



Evaluasi



2. Barikade titik tidak diam di tempat, masih sering masuk ke dalam barisan Calon Perangkat Mentor. Sorotan lainnya Saran



1. Perlu diberikan latihan kesigapan agar Calon Perangkat Mentor terbiasa untuk sigap. 2. Perlu dibuat SOP guru supaya tidak ada lagi yang guru yang menyalahi aturan lapangan (dalam hal ini aturan barikade titik).



No 1.



Laporan Kerja Nama Kegiatan



Hari-1



Penanggung Jawab



Miqdam Furqany, TA’13 (Kepala Sekolah Perangkat Mentor OSKM 2015)



Deskripsi



Hari Pertama Sekolah Perangkat Mentor OSKM 2015 berisikan materi utama olah rasa. Materi rutin yang selalu dilakukan di setiap sekolah perangkat yakni materi kuat mental, materi kerjasama, serta materi kebugaran dan kekuatan fisik. Selain itu, karena hari pertama, Calon Perangkat Mentor ditekankan terhadap motivasi dan tujuannya yang sebenarnya untuk mengikuti sekolah perangkat mentor serta peran dan esensi perangkat mentor OSKM ITB 2015.



Tujuan



1. Calon perangkat mentor memahami peran dan esensi perangkat mentor. 2. Calon perangkat mentor dapat yakin dengan tujuan dan motivasi yang sesungguhnya untuk mengikuti s ekolah



perangkat. 3. Calon Perangkat Mentor OSKM ITB 2015 memiliki sifat keberanian, ketegasan, kedisiplinan, ketenangan, dan pantang menyerah. 4. Calon Perangkat Mentor OSKM ITB 2015 memiliki fisik dan stamina yang kuat 5. Calon perangkat mentor mendapatkan kesadaran untuk saling bekerjasama untuk tujuan yang baik. 6. Calon perangkat mampu memahami ragam ekspresi mencakup rasa marah, takut, sedih, ceria. 7. Calon perangkat mentor mampu memosisikan (memanipulasi) ekspresi yang sesuai di saat dibutuhkan. Parameter Keberhasilan



Pelaksanaan



1. Calon perangkat mentor mengetahui dan dapat memahami esensi dan peran perangkat mentor ketika ditanyakan di pertemuan selanjutnya. (1) 2. Calon perangkat mentor memiliki tujuan dan motivasi yang jelas untuk mengikuti sekolah perangkat mentor. (2) 3. Calon perangkat mentor dapat berani melakukan interupsi minimal sebnyak 1 kali ketika sekolah perangkat mentor. (3) 4. Calon Perangkat Mentor OSKM ITB 2015 hadir tepat waktu dalam Sekolah Perangkat Mentor OSKM 2015. (3) 5. Calon perangkat mentor mempersingkat waktu olahraga lari dari Hari-0. (4) 6. Calon perangkat mentor membantu teman sebelahnya saat cek spek. (5) 7. Calon perangkat mentor melakukan ekspresi ceria walau dalam keadaan tertekan atau tidak memungkinkan dengan dapat melakukan ice breaking saat flow barikade tinggi. (6, 7) - Calon perangkat mentor dikumpulkan di Lapangan CC Timur untuk cek spek pada pukul 19.00. - Calon perangkat mentor yang terlambat dipulangkan. - Cek Spek dipimpin oleh danlap cek spek dengan Calon Perangkat Mentor melakukannya dengan posisi cekspek. - Ketika cek spek, Calon Perangkat Mentor diberi waktu untuk memastikan sudah izin pada orang tua atau orang yang bertanggung jawab atas keselamatan Calon Perangkat Mentor selama menjalani sekolah perangkat. - Para guru juga mengecek penyakit yang dimiliki Calon Perangkat Mentor. Apabila Calon Perangkat Mentor memiliki



penyakit yang tidak sesuai untuk mengikuti sekolah perangkat mentor, maka Calon Perangkat Mentor akan dipulangkan dan tidak melanjutkan tahap selanjutnya. - Setelah cek spek, Calon Perangkat Mentor diberi tugas untuk berolahraga mengelilingi rute lingkar luar CC Barat dan CC Timur 3 keliling dengan formasi perempuan di depan dan lakilaki di belakang dengan waktu yang telah disepakati. - Setelah olahraga, Calon Perangkat Mentor dipersilakan untuk merenggangkan anggota tubuh untuk melakukan pendinginan serta minum. - Calon Perangkat Mentor dibawa menuju lapangan sipil selatan untuk latihan olah rasa bersama STEMA. - Latihan olah raa berlangsung selama 2 jam dengan rincian 1 jam untuk mengenal ekspresi dan 1 jam lagi untuk merekayasa ekspresi. - Pukul 23.00 WIB Calon Perangkat Mentor melakukan pengondisian kepulangan. Pencapaian



1. Calon perangkat mentor mengetahui esensi dan peran perangkat mentor ketika ditanyakan di pertemuan selanjutnya. 2. Calon perangkat mentor memiliki tujuan dan motivasi yang jelas untuk mengikuti sekolah perangkat mentor. 3. Calon perangkat mentor melakukan interupsi lebih dari 1 kali ketika sekolah perangkat mentor. 4. Calon Perangkat Mentor OSKM ITB 2015 hadir tepat waktu dalam Sekolah Perangkat Mentor OSKM 2015. 5. Calon perangkat mentor mempersingkat waktu olahraga lari dari Hari-0. 6. Calon perangkat mentor ada yang membantu teman sebelahnya saat cek spek. 7. Calon perangkat mentor melakukan ekspresi ceria walau dalam keadaan tertekan atau tidak memungkinkan dengan dapat melakukan ice breaking saat flow barikade tinggi.



Evaluasi



-



Sorotan lainnya



-



Saran



-



No 2.



Laporan Kerja Nama Kegiatan



Hari-2



Penanggung Jawab



Miqdam Furqany, TA’13 (Kepala Sekolah Perangkat Mentor OSKM 2015)



Deskripsi



Pada pertemuan kedua ini, calon perangkat mentor OSKM ITB 2015 belajar mengenai olah ruang, teknis lapangan, serta evaluasi materi OSKM dan Kemahasiswaan. Selain itu, terdapat materi rutin yang dilaksanakan seperti materi kuat mental, materi kerjasama, serta materi kebugaran dan kekuatan fisik.



Tujuan



1. Calon perangkat mentor OSKM ITB 2015 menguasai olah ruang yang ada di kampus ITB Ganesha dan daerah sekitarnya. 2. Calon perangkat mentor menguasai materi OSKM dan Kemahasiswaan



Parameter Keberhasilan



1. Calon perangkat mentor OSKM ITB 2015 memiliki wawasan lokasi-lokasi bangunan di Kampus ITB Ganesha dan sekitarnya 2. Calon perangkat mentor mampu memahami daya guna ruang 3. Calon perangkat mentor memiliki pengetahuan spot penting seperti Musholla, Toilet, Hydran. 4. Calon perangkat mentor memiliki pemahaman jalur mobilisasi 5. Calon Perangkat mentor memahami filosofi OSKM, urgensi adanya OSKM, panlap, serta kemahasiswaan secara keseluruhan.



Pelaksanaan



- Calon perangkat mentor dikumpulkan di Lapangan CC Timur untuk cek spek pada pukul 19.00 WIB. - Cek Spek dipimpin oleh danlap cek spek dengan Calon Perangkat Mentor melakukannya dengan posisi cek spek. - Stelah cek spek, guru yang berada di depan mulai memberikan materi olah ruang dan memberikan tugas berupa observasi kampus ITB secara keseluruhan agar Calon Perangkat Mentor semakin mengerti. - Kemudian Calon Perangkat Mentor melakukan mentoring



teklap yang dipimpin oleh danlap mentor (Fakhri Guniar, MRI 2013). - Selesai mentoring teklap, Calon Perangkat Mentor melakuakn olahraga malam dengan trek lari 1.5km dalam waktu 15 menit. - Calon Perangkat Mentor kemudian mulai dievaluasi materimateri yang telah didapatkan pada hari pertama dan kedua. - Terakhir, Calon Perangkat Mentor dimobilisasi untuk pulang ke rumah masing-masing. Pencapaian



Calon Perangkat Mentor memenuhi parameter pencapaian yang ada.



Evaluasi



- Terdapat salah satu calon perangkat mentor yang mengalami cedera kaki karena trek olahraga tidak rata. - Terdapat salah satu calon perangkat mentor yang tidak berpamitan kepada orang tuanya sehingga orang tua cemas dan menghubungi pihak LK. Ini berimbas pada keberjalanan diklat OSKM secara keseluruhan.



Sorotan lainnya



-



Saran



- Sebelum menentukan trek olahraga, sebaiknya guru memastikan jalan atau trek yang akan digunakan cukup aman untuk berolahraga. - Guru harus selalu siap siaga untuk memperingatkan Calon Perangkat Mentor jika jalan tidak rata. - Kepala sekolah perangkat harus memastikan calon perangkat mentor telah berpamitan kepada orang tua maisng-masing. Selain itu, kepala sekolah perangkat juga menegaskan bahwa sekolah perangkat merupakan tanggung jawab kepala sekolah perangkat langsung.



No 3.



Laporan Kerja Nama Kegiatan



Hari-3



Penanggung Jawab



Miqdam Furqany, TA’13 (Kepala Sekolah Perangkat Mentor OSKM 2015)



Deskripsi



Pada pertemuan ketiga ini, calon perangkat mentor OSKM ITB 2015 belajar mengenai Olah Ruang dengan menggunakan metode evaluasi peta yang telah dikerjakan pada pertemuan sebelumnya. Selain itu, terdapat materi rutin yang dilaksanakan seperti materi penguatan mental, materi kerjasama, serta materi kebugaran dan kekuatan fisik.



Tujuan



Calon perangkat mentor menguasai olah ruang yang berada di kampus ITB Ganesha.



Parameter Keberhasilan



Pelaksanaan



Pencapaian



Evaluasi



Sorotan lainnya Saran



1. Calon perangkat mentor memiliki wawasan lokasi-lokasi bangunan di Kampus ITB Ganesha dan sekitarnya. 2. Calon perangkat mentor mampu memahami daya guna ruang 3. Calon perangkat mentor memiliki pengetahuan spot penting seperti Musholla, Toilet, Hydrant 4. Calon perangkat mentor memiliki pemahaman jalur mobilisasi - Pukul 21.00 WIB calon perangkat mentor dikumpulkan untuk melakukan evaluasi peta yang telah dibuat sebagai tugas pada pertemuan sebelumnya. - Setelah evaluasi peta, kemudian diberikan sesi motivasi oleh kepala sekolah perangkat. - Terakhir, pengondisian kepulangan dengan PJ daerah masingmasing pada pukul 23.00. - Calon perangkat mentor mengerjakan tugas peta walaupun baik dari konten maupun estetikanya belum sempurna. - Calon perangkat mentor mulai mengetahui wawasan mengenai bangunan-bangunan di ITB Ganesha. - Calon perangkat mentor dapat memahami daya guna ruang dari metode evaluasi yang diberikan. - Calon perangkat mentor mengetahui spot-spot penting yang harus diketahui oleh mentor saat hari H OSKM. - Calon perangkat mentor mendapatkan wawasan mengenai jalur mobilisasi dan kriteria jalur mobilisasi yang ideal digunakan. - Calon perangkat mentor mengetahui kesalahan-kesalahan dan kekurangan-kekurangan yang dibuat sehingga dapat memperbaiki petanya untuk selanjutnya. - Ada salah satu guru yang datang terlambat ke forum dan membuat dualisme keputusan dengan danlap yang berada di depan forum. - Guru tidak diperbolehkan untuk terlambat datang ke forum. Jika terlambat dan tidak mengikuti briefing, tidak diperbolehkan untuk berbicara di depan forum.



No 4.



Laporan Kerja Nama Kegiatan



Hari-4



Penanggung Jawab



Miqdam Furqany, TA’13 (Kepala Sekolah Perangkat Mentor OSKM 2015)



Deskripsi



Pada pertemuan keempat ini, calon perangkat mentor OSKM ITB 2015 diberikan treatment baru dari sekolah perangkat, yakni metode mentoring motivasi. Ini dilakukan karena dari pertemuan-pertemuan sebelumnya banyak calon perangkat yang masih belum sigap dan belum memenuhi profil kuat mental yang diinginkan. Oleh karena itu, untuk menarik analisis yang lebih presisi dari objek yang ada, diperlukan sebuah metode baru dengan flow rendah. Selain itu, dengan adanya mentoring motivasi ini, harapannya ini merupakan suatu trigger untuk meningkatkan ‘awareness’ calon perangkat mentor.



Tujuan



1. Calon perangkat mentor OSKM ITB 2015 mendapatkan motivasi kuat mental sehingga bisa menampilkan peforma yang lebih baik lagi. 2. Kepala sekolah dan guru sekolah perangkat mendapatkan inputan yang lebih objektif mengenai kondisi calon perangkat mentor OSKM ITB 2015.



Parameter Keberhasilan



Pelaksanaan



Pencapaian



- Terdapat perubahan sikap yang membaik antara sebelum dan sesudah mentoring motivasi. - Kepala sekolah dan guru sekolah perangkat mendapatkan data per individu dari hasil mentoring. - Calon perangkat mentor pada pukul 21.00 WIB dikumpulkan untuk mendapatkan motivasi dalam sebuah forum mentoring yang berjumlah 5-6 orang dengan flow rendah dan dipimpin oleh salah satu guru. - Selesai mentoring motivasi, calon perangkat mentor diberikan tugas kemudian dikondisikan untuk pulang ke rumahnya masing-masing pada pukul 23.00. - Hampir semua calon perangkat mentor OSKM 2015 lebih berani mengacungkan tangan dan berinisiatif dalam menjawab di forum. - Jawaban calon perangkat banyak yang solutif. - Para guru mendapatkan inputan per individu mengenai kondisi calon perangkat sehingga dapat menentukan metode yang tepat untuk pertemuan ke lima.



Evaluasi



Sorotan lainnya Saran



- Flow di forum terlalu rendah sehingga membuat calon perangkat menjadi terlalu santai dalam mengikuti forum mentoring. - Kepala sekolah sempat salah berbicara di depan forum. - Forum motivasi sebaiknya dilakukan akan tetapi di luar rangkain sekolah perangkat. Bisa dilakukan melalu metode tugas wawancara dengan perangkat tahun sebelumnya. - Kepala sekolah harus latihan terlabih dahulu untuk berbicara di depan forum.



No 5.



Laporan Kerja Nama Kegiatan



Hari-5



Penanggung Jawab



Miqdam Furqany, TA’13 (Kepala Sekolah Perangkat Mentor OSKM 2015)



Deskripsi



Pada pertemuan kelima ini, perangkat mentor OSKM ITB 2015 dievaluasi mengenai diklat terpusat yang telah didapatkannya selama diklat terpusat.



Tujuan



Calon perangkat mentor menguasai materi diklat terpusat OSKM ITB 2015.



Parameter Keberhasilan



Pelaksanaan



1. Calon perangkat mentor mampu menjelaskan materi hakikat hidup 2. Calon perangkat mentor mampu menjelaskan materi insan akademis 3. Calon perangkat mentor mampu menjelaskan materi mahasiswa dan berkemahasiswaan 4. Calon perangkat mentor mampu menjelaskan filosofi oskm dikaitkan dengan perannya sebagai perangkat mentor 5. Calon perangkat mentor memahami peran dan urgensi dari divisi lapangan lain - Pukul 21.00 Calon Perangkat Mentor melakukan cek spek. - Selanjutnya Calon Perangkat Mentor dimobilisasi menuju parkir kimia dasar untuk mendapatkan evaluasi mengenai materi diklat terpusat. - Evaluasi dipimpin oleh salah seorang guru yang berada di depan dan gru lainnya masuk ke dalam barisan untuk mengecek kemampuan individu satu per satu.



- Selesai forum evaluasi, guru yang menjadi danlap menegaskan dan mereview semua materi diklat terpusat untuk disamakan menjadi satu frame. - Selanjutnya pukul 23.00 WIB Calon Perangkat Mentor dikondisikan untuk pulang ke rumah masing-masing. Pencapaian



Calon perangkat mentor 80% dapat menjelaskan semua parameter yang telah disebutkan.



Evaluasi



Suara danlap yang berada di depan kurang terdengar.



Sorotan lainnya



-



Saran



Suara danlap yang berada di depan diperkeras.



No 6.



Laporan Kerja Nama Kegiatan



Hari-6



Penanggung Jawab



Miqdam Furqany, TA’13 (Kepala Sekolah Perangkat Mentor OSKM 2015)



Deskripsi



Pada pertemuan keenam, materi yang diberikan adalah tentang lobbying. Calon Perangkat Mentor diberikan penjelasan mengenai lobbying selanjutnya mempraktekannya langsung melalui tugas yang diberikan oleh para guru. Peseta dibagi dalam 4 kelompok kecil yang akan dipencar berdasarkan area dan jenis lobbying masing-masing.



Selain itu calon perangkat mentor OSKM ITB 2015 juga melakukan olahraga di sore harinya untuk menjaga kebugaran dan kesehatan tubuh di sela-sela jadwal puasa. Tujuan



Parameter Keberhasilan



1. Calon perangkat mentor OSKM 2015 memiliki fisik yang kuat dan bugar. 2. Calon perangkat mentor OSKM 2015 dapat melakukan lobbying dengan pihak terkait saat hari H OSKM ITB 2015 nanti. 1. Calon perangkat mentor mampu lari 2 km dalam waktu 12 menit 2. Calon perangkat mampu push up dan sit up sebanyak 40



3. 4. 5. Pelaksanaan



-



-



-



-



-



Pencapaian



-



Evaluasi



-



Sorotan lainnya



-



dalam waktu 2 menit Calon perangkat mampu menjalani setiap konsekuensi fisik Calon perangkat mentor mampu persuasif dalam mencapai suatu kejaran/tujuan Calon perangkat mampu menggunakan metode lobbying yang "benar" dan "baik" Pada pukul 17.00 WIB calon perangkat mentor oskm 2015 dikumpulkan di lapangan lari saraga untuk melakukan olahraga bersama yakni berlari 5 keliling dalam waktu 13 menit. Selanjutnya diadakan evaluasi olahraga yang disertai dengan pendinginan. Pukul 17.55 calon perangkat mentor dibubarkan untuk melaksanakan sholat maghrib dan berbuka puasa bersama. Pukul 21.00 sekolah perangkat dilanjutkan lagi malamnya dengan materi lobbying. Di awal forum guru yang bertindak sebagai danlap menjelaskan secara singkat definisi lobbying dan jenis-jenis lobbying. Selanjutnya Calon Perangkat Mentor dibagi menjadi 4 kelompok area yang kemudian diberi tugas yang berbedabeda untuk melakukan lobbying terhadap masyarakat sekitar di sekitar area tersebut. Ketika calon perangkat mentor sedang melakukan lobbying di area msing-masing, guru-guru mengawasi dari kejauhan untuk menjamin keselamatan masing-masing Calon Perangkat Mentor. Pukul 22.20 WIB dilakukan evaluasi lobbying untuk mengetahui keberhasilan calon perangkat mentor dalam melakukan teknik lobby kepada orang lain. Pukul 23.00 calon perangkat mentor pulang ke rumah masing-masing dengan penanggung jawab PJ daerah. Calon perangkat mentor mengalami peningkatan kecepatan lari dari waktu lari yang sebelumnya, Calon perangkat mentor dapat melaksanakan push up dan sit up sebanyak 40 kali dalam waktu 20 menit. Calon Perangkat Mentor dapat melaksanakan konsekuensi yang telah menjadi kesepakatan guru dan Calon perangkat mentor. Calon perangkat mentor dapat mempraktekan lobbying langsung kepada orang lain yang tidak dikenalnya. Calon perangkat mentor memahami definisi lobbying dan jenis-jenis lobbying yang ada. Calon Perangkat Mentor datang terlebih dahulu di lokasi pertemuan sebelum guru datang sehingga spotting dilakukan dengan dilihat oleh Calon Perangkat Mentor . Ini membuat flow menjadi kacau di awal.



Saran



Guru datang 30 menit sebelum Calon Perangkat Mentor datang ke lokasi pertemuan.



No 7.



Laporan Kerja Nama Kegiatan



Hari-7



Penanggung Jawab



Miqdam Furqany, TA’13 (Kepala Sekolah Perangkat Mentor OSKM 2015)



Deskripsi



Pada pertemuan ketujuh ini, calon perangkat mentor OSKM ITB 2015 belajar mengenai materi Olah Suara dengan dibagi menjadi 5 kelompok oleh 5 guru penilai. Selain itu, terdapat materi rutin yang dilaksanakan seperti materi kuat mental, materi kerjasama, serta materi kebugaran dan kekuatan fisik.



Tujuan



Calon perangkat mentor OSKM ITB 2015 dapat memahami esensi olah suara dan dapat menggunakan teknik olah suara dengan baik saat hari H OSKM. Selain itu calon perangkat mentor juga berolahraga dengan rutin untuk menjaga kesehatan dan kebugaran tubuh.



Parameter Keberhasilan



1. Calon perangkat mentor mampu memahami esensi teknik olah suara dan kegunaannya 2. Calon perangkat mentor mampu menggunakan volume yang keras saat teknik olah suara 3. Calon perangkat mentor mampu menggunakan artikulasi yang jelas saat teknik olah suara 4. Calon perangkat mentor mampu menggunakan intonasi yang tepat saat teknik olah suara 5. Calon perangkat mentor mampu lari 2 km dalam waktu 12 menit - Pukul 16.00 WIB Calon Perangkat Mentor dikumpulkan di belakang sabuga untuk melakukan olah suara dengan kelima guru yang ada. - Teknik olah suara yang digunakan adalah teknik olah suara yang berasal dari STEMA dengan 13 tahapan. Dari ke-13 tahapan ini, yang digunakan di Sekolah Perangkat ada 7 tahapan saja karena sudah memenuhi kriteria yang telah ditentukan. - Selanjutnya pukul 17.15 WIB Calon Perangkat Mentor dimobilisasi menuju saraga dan melakukan olahraga rutin yakni berlari 2km dengan target waktu 12 menit. - Pukul 17.45 WIB calon perangkat mentor melakukan evaluasi sembari melakukan pendinginan.



Pelaksanaan



Pencapaian



Evaluasi



- Pukul 17.55 calon perangkat mentor dikondisikan untuk pulang ke rumah masing-masing. - Calon perangkat mentor memahami esensi dari olah suara yang diajarkan. - Calon perangkat mentor dapat mempraktekan olah suara yang diajarkan dengan volume suara yang keras, artikulasi yang jelas, dan intonasi yang tepat. - Calon Perangkat Mentor mengalami peningkatan kecepatan lari dari olahraga di pertemuan sebelumnya. Guru yang memberikan nilai olah suara kurang dalam satu frame dalam menilai sehingga penilaian kurang objektif.



Sorotan lainnya



-



Saran



Briefing guru yang akan menjadi pemberi materi dan pastikan semua guru sudah dalam satu frame penilaian.



No 8.



Laporan Kerja Nama Kegiatan



Hari-8



Penanggung Jawab



Miqdam Furqany, TA’13 (Kepala Sekolah Perangkat Mentor OSKM 2015)



Deskripsi



Pada pertemuan kedelapan ini, Calon perangkat mentor mendapatkan materi briefing yang merupakan bagian dari materi teknik lapangan, olah raung dan olah suara. Selain itu Calon perangkat mentor juga berolahraga untuk menjaga kesehatan dan kebugaran fisik.



Tujuan



1. Calon perangkat mentor dapat mempraktekan secara langsung materi olah suara yang telah diajarkan. 2. Calon perangkat mentor dapat menjelaskan file teknis lapangan yang telah dibuat. 3. Calon perangkat mentor dapat menjelaskan teknis di lapangan dengan alat peraga peta yang telah dibuat.



Parameter Keberhasilan



1. Calon perangkat mentor mampu memahami esensi teknik olah suara dan kegunaannya 2. Calon perangkat mentor mampu menggunakan volume yang keras saat teknik olah suara 3. Calon perangkat mentor mampu menggunakan artikulasi yang jelas saat teknik olah suara



Pelaksanaan



Pencapaian



Evaluasi



4. Calon perangkat mentor mampu menggunakan intonasi yang tepat saat teknik olah suara 5. Calon perangkat mentor mengetahui alur berpikir yang benar untuk membuat teknis lapangan 6. Calon perangkat mentor mampu memahami detail konten teknis lapangan 7. Calon perangkat mentor memiliki wawasan lokasi-lokasi bangunan di Kampus ITB Ganesha dan sekitarnya 8. Calon perangkat mentor mampu memahami daya guna ruang 9. Calon perangkat mentor memiliki pengetahuan spot penting seperti Musholla, Toilet, Hydrant 10.Calon perangkat mentor memiliki pemahaman jalur mobilisasi 11.Calon perangkat mentor mampu lari 2 km dalam waktu 12 menit - Pukul 16.00 WIB calon perangkat mentor dikumpulkan untuk melakukan briefing secara bergantian antar kelompok sesuai dengan pembagian tugas yang telah dilakukan. - Selanjutnya pukul 17.15 WIB calon perangkat mentor dimobilisasi menuju saraga dan melakukan olahraga rutin yakni berlari 2km dengan target waktu 12 menit. - Pukul 17.45 WIB calon perangkat mentor melakukan evaluasi sembari melakukan pendinginan. - Pukul 17.55 calon perangkat mentor dikondisikan untuk pulang ke rumah masing-masing. - Calon perangkat mentor telah mencapai semua parameter yang telah ditentukan. - Calon perangkat mentor dapat meningkatkan kecepatan lari menjadi 12.31 untuk 5 kali keliling saraga atau setara dengan 2 km. Jumlah guru yang datang kurang dari 10 orang, yang mengakibatkan kurangnya respect Calon Perangkat Mentor di dalam forum.



Sorotan lainnya



-



Saran



Tim MSDM Sekolah Perangkat perlu mengajak lagi agar guru yang datang tetaplah konsisten banyak jumlahnya.



No 9.



Laporan Kerja Nama Kegiatan



Hari-9



Penanggung Jawab



Miqdam Furqany, TA’13 (Kepala Sekolah Perangkat Mentor



OSKM 2015) Deskripsi



Di pertemuan kesembilan, calon perangkat mentor dievaluasi materi diklat divisi yang telah didapatkan selama sekolah mentor. Selain itu, calon perangkat mentor juga mendapatkan beberapa materi diklat divisi yang belum diberikan selama sekolah mentor agar calon perangkat OSKM ITB 2015 bisa tahu materinya secara keseluruhan.



Tujuan



Calon perangkat mentor OSKM ITB 2015 menguasai materi diklat divisi dan dapat dijadikan tempat bertanya oleh mentor-mentor lainnya.



Evaluasi



- Calon perangkat mentor dapat menjelaskan dan mempraktekkan materi filosofi mentor, komunikasi dua arah, pola hidup sehat, manajemen forum, serta esensi divisi lain di OSKM. - Calon perangkat mentor dapat menghubugkan dan menjelaskan alur penyampaian materi OSKM yang disampaikan. - Calon perangkat mentor dikumpulkan di Lapangan CC timur untuk melakukan cek spek. - Kemudian calon perangkat mentor di kumpulkan ke laboratorium kimia dasar untuk melakukan evaluasi diklat divisi . - Salah satu guru menjadi danlap di depan dan memimpin keberjalanan evaluasi divisi. Sedangkan guru yang lain memasuki barisan dan mengevaluasi Calon Perangkat Mentor secara individu. - Hasil dari evaluasi divisi per individu dicatat kepada tim personalia yang ada di belakang barisan. - Selanjutnya, selesai evaluasi divisi, kepala sekolah perangkat mengambil alih forum untuk melakukan sesi motivasi dan pemberian tugas buku saku diklat divisi. - Pukul 23.00 calon perangkat mentor dipulangkan ke rumah masing-masing. - Calon perangkat mentor dapat menjelaskan materi diklat divisi melalui buku saku diklat divisi dan pada pertemuan selanjutnya. - Calon perangkat mentor dapat menyebutkan alur penyampaian materi OSKM ITB 2015 dengan tepat. -



Sorotan lainnya



-



Saran



-



Parameter Keberhasilan



Pelaksanaan



Pencapaian



No 10.



Laporan Kerja Nama Kegiatan



Hari-10



Penanggung Jawab



Miqdam Furqany, TA’13 (Kepala Sekolah Perangkat Mentor OSKM 2015)



Deskripsi



Pada pertemuan kesepuluh, calon perangkat mentor OSKM ITB 2015 dievaluasi mengenai keseluruhan materi yang didapatkan selama di sekolah perangkat.



Tujuan



Calon perangkat mentor menguasai dan dapat menerapkan materi sekolah perangkat yakni kerjasama dan komunikasi, mental yang kuat, kekuatan dan kebugaran fisik, olah rasa, olah suara, olah ruang, lobbying, teknis lapangan, materi diklat terpusat dan materi diklat divisi mentor.



Parameter Keberhasilan



Calon perangkat mentor dapat menjawab dengan benar dan fasih pertanyaan yang dilontarkan para guru.



Pelaksanaan



- Pukul 19.00 WIB calon perangkat mentor berkumpul untuk melakukan cek spek yang dipimpin oleh salah satu guru yang menjadi danlap. - Selanjutnya Calon Perangkat Mentor dimobilisasi menuju lapangan sipil untuk melakukan evaluasi secara keseluruhan dan dipimpin oleh salah satu guru yang menjadi danlap. Sedangkan guru lainnya mengevaluasi materi Calon Perangkat Mentor secara individu dengan masuk ke barisan. - Pukul 22.40 WIB sesi motivasi dengan kepala sekolah perangkat mentor. - Terakhir, pukul 23.00 WIB Calon Perangkat Mentor dikondisikan untuk pulang ke rumah masing-masing. 90% Calon Perangkat Mentor dapat menjawab pertanyaan dari yang guru berikan.



Pencapaian



Evaluasi



Guru ada yang bercanda di belakang forum di saat orum evaluasi sedang berjalan.



Sorotan lainnya



-



Saran



SOP untuk guru harus selalu diingatkan walaupun sudah hari



yang kesekian.



No 11.



Laporan Kerja Nama Kegiatan



Hari-11



Penanggung Jawab



Miqdam Furqany, TA’13 (Kepala Sekolah Perangkat Mentor OSKM 2015)



Deskripsi



Pelantikan perangkat mentor OSKM ITB 2015 yang dilaksanakan dengan long march di Oray Tapa. Di pelantikan ini, semua materi diuji dan dipraktekkan secara langsung.



Tujuan



1. Pengujian terakhir dalam ketersampaian materi dari awal sampai akhir sekolah perangkat mentor. 2. Meluluskan calon perangkat mentor yang telah memenuhi parameter untuk menjadi alumni perangkat mentor OSKM ITB 2015. 3. Melantik perangkat mentor OSKM ITB 2015 yang telah memenuhi parameter untuk menjadi perangkat mentor OSKM ITB 2015.



Parameter Keberhasilan



Terdapat 24 perangkat mentor yang dilantik yang terdiri dari 8 komandan batalyon dan 16 wakil komandan batalyon.



Pelaksanaan



- Pukul 20.00 calon perangkat mentor mendapatkan evaluasi keseluruhan langsung dari kepala sekolah perangkat di lapangan teuku umar. Evaluasi berlangsung dengan dibagi menjadi 4 kelompok yang berangkat secara bergantian dari masjid Salman. - Selanjutnya pukul 22.00 – 23.00 WIB calon perangkat mentor diberi tugas untuk menuju lokasi yang telah ditentukan dengan menggunakan angkot yang dicarter sendiri dengan menggunakan teknik lobbying kepada sopir angkot. - Sesampainya di lokasi, Calon Perangkat Mentor melakukan evaluasi materi per tahap dimulai dari materi hari pertama sekolah perangkat hingga hari terakhir. - Pukul 00.30 – 02.30, Calon Perangkat Mentor dan guru long march menuju puncak Oray Tapa. Perjalanan dalam 2 banjar dengan Calon Perangkat Mentor berada di sebelah kiri guru.



Pencapaian



Masing-masing guru mendampingi masing-masing calon perangkat mentor. - Di 30 menit terakhir, prosesi long march sembari menyanyikan lagu totalitas perjuangan. - Pukul 2.30 prosesi pelantikan dimulai. - Pukul 4.30 – 5.15 Calon perangkat mentor dan para guru sholat shubuh berjamaan. - Pukul 7.15 Calon perangkat mentor dipulangkan ke rumah masing-masing 8 komandan batalyon dan 16 wakil komandan batalyon batalyon berhasil untuk dilantik.



Evaluasi



-



Sorotan lainnya



-



KendalaKeseluruhan -Timeline sekolah perangkat menjadi terganggu akibat adanya kasus perizinan dari pihak rektorat. -Sekolah perangkat kadang tidak sejalan dengan sekiolah mentor. -Nilai rapot per kelompok berceceran dan banyak yang hilang-hilang. -Pernikahan calon mentor telat sehari akbiat koordinasi pendiklat dengan MSDM kurang baik. -Adanya pembekuan Sekolah Mentor dari pihak LK akibat adanya Sekolah Perangkat hingga larut malam. EvaluasiKeseluruhan -Pencapaian yang didapatkan oleh calon mentor seharusnya dapat lebih ditingkatkan lagi, misalnya bagaimana cara calon mentor berpikir kritis, dsb. -Metode danlap Sekolah Mentor saat evaluasi materi setelah FGD dirasa kurang efektif, dikarenakan tidak semua calon mentor mendengarkan evaluasi tersebut. -Bank metode tidak dijelaskan dari awal, sehingga perubahan metode baru ada saat ada perubahan yang dinamis -Penanaman materi yang kurang di sekolah perangkat. -Jobdesk di hari H berbeda dengan penjelasan jobdesk di awal. Contoh: panitia lapangan tiba-tiba menjadi pendiklat materi di hari H. -Kekuatan MSDM seperti di bawah wakoordiv, padahal dari bagan, seharunya komando MSDM berada di koordiv. -Dokumentasi setiap diklat tidak lengkap. -Komunikasi dengan koordiv menjadi jarang, sehingga rakor menjadi jarang dilakukan di akhir-akhir sekolah mentor



-Tidak ada data laporan siapa yang masuk tadis. -Pengeluaran setiap divisi tidak jelas, tidak ada nota yang diberikan ke bendahara sehingga bendahara bingung harus seperti apa.



Saran untuk Kedepannya -Jangan terpaku pada jobdesc sekolah mentor, agar ilmu yang didapatkan selama 3 bulan sekolah mentor tidak hanya memenuhi permintaan Mamet OSKM ITB saja, tetapi ada pula ilmu yang bisa lebih dikembangkan. -Metode dapat diubah dengan Pendiklat materi masuk ke dalam barikade dan menanyakan kepada calon mentor satu persatu untuk mengevaluasi materi yang didapatkan pada hari itu -Perlu adanya opsi-opsi metode berdasarkan perkiraan analisis kondisi mereka sejak awal Sekolah Mentor diadakan. -Break the limit. Lebih sering berkomunikasi dengan pihak-pihak berwenang. Sebisa mungkin menaati peraturan. Jika ingin melanggar peraturan, sebisa mungkin dengan teknis yang sangat rapi. -Diharapkan sekolah perangkat selanjutnya ditambahkan lagi nilai tersirat berupa justice dan berpikir kritis. -Koordiv harus lebih bisa mengontrol Wakoordiv Perangkat -Open Recruitment seharusnya didahulukan pendiklat materi terlebih dahulu dibandingkan pendiklat lapangan. -Inputan nilai lebih baik diserahkan kepada MSDM, tetapi format dari mamet dibuat lebih sederhana. -Segala yang berhubungan dengan MSDM lebih baik dilakukan terpusat. Sehingga siapapun yang membutuhkan jasa MSDM, harus melapor dulu kepada MSDM pusat, -Diperlukan adanya divisi dokumentasi dan publikasi sehingga rangkaian seluruh Sekolah Mentor dan Sekolah Perangkat dapat didokumenkan. -Kita harus mematuhi aturan yang ada -Koordiv tidak boleh melakukan double job saat Sekolah Mentor berlangsung. -Membuat kitab tadis supaya semua data yang masuk tadis dapat terjaga hingga Sekolah Mentor selesai.



-



Setiap wakoordiv lebih mengingatkan lagi bendaharanya masing-masing untuk mengumpulkan nota sesuai SOP.



Laporan Pertanggung Jawaban Ketua Divisi Keamanan (Ahmad Dzikra Fatahillah – Teknik Geofisika 2013)



Deskripsi Kerja o o o o o o o o



Bertanggung jawab kepada Ketua Bidang Materi dan Metode Membawahi divisi keamanan Menyusun konsep diklat divisi keamanan Mengajukan RAB divisi keamanan Membuat timeline diklat divisi keamanan Menyediakan SDM untuk diklat terpusat, diklat divisi dan OSKM ITB 2015 terkait divisi keamanan Melaksanakan diklat divisi keamanan Mengawasi divisi keamanan saat hari H OSKM ITB 2015



Arahan o



Membentuk peserta diklat keamanan yang dapat menjadi teladan dalam konteks berperilaku bagi peserta



o



Membentuk peserta diklat keamanan yang dapat menjaga keamanan dan keselamatan diri sendiri, peserta OSKM ITB, dan panitia OSKM ITB dari kondisi lingkungan



o



Membentuk peserta diklat keamanan yang dapat mengondisikan area tempat penyampaian materi



o



Membentuk peserta diklat keamanan yang dapat memobilisasi peserta dengan aman



Fungsi o Mengatur keberjalanan diklat o Berkoordinasi dengan pihak luar selain divisi keamanan



Alur Kerja / Struktur Panitia



Koordinator Divisi Ahmad Dzikra Fatahillah Teknik Geofisika’13



Sekretaris dan Bendahara Debora Ulibasa Lubis Arsitektur’13



Wakil Koordiv MSDM Samuelson Putra S Teknik Pertambangan ‘13



Wakil Koordiv Materi dan Metode Mochamad Reza Subagja Teknik Kelautan’13



Wakil Koordiv Lapangan Randi Nayaka P Teknik Geodesi & Geomatika’13



Jumlah Sumber Daya Manusia No 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10



Nama Wildan Abiyya Mohamad Arif Andira Ahmad Fariz Adisti Yonita Widiatami Annisa Zakira Fillah Debora Ulibasa Lubis Cathrine Dian Inayah Alya Nadya Dane Amilawangi



Jurusan Aeronautika dan Astronotika Aeronautika dan Astronotika Aeronautika dan Astronotika Arsitektur Arsitektur Arsitektur Arsitektur Arsitektur Arsitektur Arsitektur



Jabatan Pendiklat Pendiklat Pendiklat Pendiklat Pendiklat Sekretaris dan Bendahara Pendiklat Pendiklat Sekretaris MSDM Pendiklat



11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47



Retnasih Widiatmani Aulia Prakoso Nugroho Dyan Noviera Dian Perkasa Nur Afif Zaki Lathif Arifin Ardi Mohamad Naufal Ramadhan Pribadi Afdial M. Maghfur Rizqy Murtiaafil Ibrahim Risyad Eva Maria Gustavini Ainun Nadhiroh Aprilia Ekarista Ndua Furika Arkani N Fardian Thofani Karyadi Tara Romantika Widyani Rachmawati Iskandar Muhammad Rifqi Fathin Diandra Pradita Sefriani Putri Utari Hambawati Muhammad Imron Rosyadi Chaula Yoga Pradhika Amar Yusuf Altof Naufal Larasati Citra S Muhamad Ridwan Angga Safik UI Ridwan Rana Ramadary Fitriansyah Al Hafiz Rd Sandra Chaerun Nissa Rinindya Wulan Arumandanni Dinda Primazeira Ineke Tya Claudya Sarwono Putri Chrisyella Cendara Purba Deliana Prasetiyana Sari Lidya Astu W



Arsitektur Arsitektur Arsitektur Fisika Fisika Fisika Fisika Fisika Fisika Kewirausahaan Kimia Kimia Kimia Kimia Matematika Matematika Matematika Meteorologi



Pendiklat Pendiklat Pendiklat Pendiklat Pendiklat Pendiklat Pendiklat Pendiklat Pendiklat Pendiklat Pendiklat Pendiklat Pendiklat Pendiklat Pendiklat Pendiklat Pendiklat Pendiklat



Meteorologi MRI



Pendiklat Pendiklat



MRI Oseanografi Oseanografi Oseanografi Oseanografi Oseanografi Planologi Planologi Planologi Planologi Planologi Planologi



Pendiklat Pendiklat Pendiklat Pendiklat Pendiklat Pendiklat Pendiklat Pendiklat Pendiklat Pendiklat Pendiklat Pendiklat



Planologi Planologi



Pendiklat Pendiklat



Rekayasa Hayati Rekayasa Infrastruktur Lingkungan Rekayasa Kehutanan



Pendiklat Pendiklat Pendiklat



48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 60 61 62 63 64 65



Mia Savira Ariella Astasia Raust Firman Kurnia Arga Iman M Christandy Adiwidjaja Billie Nalda Herlambang Christoporus Deo Putratama Bramantio Yuwono Muhammad Fadhil Ginting Irsyad Firsandi Megan Graciela Navli Albertus Wida Wiratama Muhammad Mahlan Zuhdi Debby Nurliza Ulhaq Andi Firdaus Akbar Perdana Putra Muhammad Najmi Naufal Randi Nayaka P



Sains dan Teknologi Farmasi Sains dan Teknologi Farmasi Teknik Elektro Teknik Elektro Teknik Elektro Teknik Elektro Teknik Elektro Teknik Elektro Teknik Elektro Teknik Elektro Teknik Fisika Teknik Fisika Teknik Geodesi dan Geomatika Teknik Geodesi dan Geomatika Teknik Geodesi dan Geomatika Teknik Geodesi dan Geomatika Teknik Geodesi dan Geomatika Teknik Geodesi dan Geomatika



66 67 68 69 70 71 72 73 74 75 76 77 78 79 80 81



Reynaldi Marchiano Muhammad Naufal Ihsan Rahmat Fajri Ahmada Irfan Shidqan Joy Samuel Delano David Pinehas Emirza F Dahlan Indriani Yunitasari Andrianus B. M. Sinaga Arifa Hijriani Rachel Tiurma Ahmad Dzikra F Erisha Aryanti Farras Muhammad Iskandar Fachreza Noor Arnanda Aditya Budhi Aptama Arviandito Caessara David Setianto Selvia Novianti Shalehuddin Al Ayyubi



Teknik Geodesi dan Geomatika Teknik Geodesi dan Geomatika Teknik Geofisika Teknik Geofisika Teknik Geofisika Teknik Geofisika Teknik Geofisika Teknik Geofisika Teknik Geofisika Teknik Geofisika Teknik Geofisika Teknik Geofisika Teknik Geofisika Teknik Geofisika Teknik Geologi Teknik Geologi



Pendiklat Pendiklat Pendiklat Pendiklat Pendiklat Pendiklat Pendiklat Pendiklat Pendiklat Pendiklat Pendiklat Pendiklat Pendiklat Pendiklat Pendiklat Pendiklat Pendiklat Wakil Koordinator Divisi Bidang Lapangan Pendiklat Pendiklat Pendiklat Pendiklat Pendiklat Pendiklat Pendiklat Pendiklat Pendiklat Pendiklat Pendiklat Koordinator Divisi Pendiklat Pendiklat Pendiklat Pendiklat



Teknik Geologi Teknik Geologi Teknik Geologi Teknik Geologi



Pendiklat Pendiklat Pendiklat Pendiklat



82 83 84 85



86 87 88 89 90 91 92 93 94 95 96 97 98 99 100 101 102 103 104 105 106 107 108 109 110 111 112 113 114 115 116 117 118 119 120 121



Akbar Nugroho Wicaksono Kintan Permata De Rose Muhammad Reza Tribosnia Muhammad Rifky Adi Pradana Muhammad Aodyra Khaidir Nurhadi Al Rasyid Mochamad Reza Subagja



Teknik Geologi Teknik Industri Teknik Industri Teknik Industri



Pendiklat Pendiklat Pendiklat Pendiklat



Teknik Informatika Teknik Kelautan Teknik Kelautan



Natania Josephine H Satria Adi Nugraha Linda Cendekia Muhammad Haekal Muhammad Arnaz Ramadhan N. Ahmad Dian Saputra Aisha Fadhila Siti Karin Thalia Mirza Arlieza Raudhah Ines Ayostina Melita Nesya Mahardhika Faisal Fathoni Ratih Wulansari Muhammad Giffary M.H Riansya Fikri Primandika Akbar Prasandhika Andre Emeraldo Andrew Reinhart Darryl Yulfar Vidyantara Harsya Indra Pradhana Muhammad Aryadhia Pratama Reza Agung Wicaksono Arief Setyawan Rega Renata Naufal Haritsa Robby Pratama Putra Steven Claudio Irvandinata Anton Armeza Dani Mochamad Pradipto Leksono



Teknik Kelautan Teknik Kelautan Teknik Kelautan Teknik Kelautan Teknik Kelautan



Pendiklat Pendiklat Wakil Koordinator Divisi Bidang Materi dan Metode Pendiklat Pendiklat Pendiklat Pendiklat Pendiklat



Teknik Lingkungan Teknik Lingkungan Teknik Lingkungan Teknik Lingkungan Teknik Lingkungan Teknik Lingkungan Teknik Lingkungan Teknik Lingkungan Teknik Material Teknik Material Teknik Material Teknik Material Teknik Mesin Teknik Mesin Teknik Mesin Teknik Mesin



Pendiklat Pendiklat Pendiklat Pendiklat Pendiklat Pendiklat Pendiklat Pendiklat Pendiklat Pendiklat Pendiklat Pendiklat Pendiklat Pendiklat Pendiklat Pendiklat



Teknik Mesin Teknik Mesin Teknik Mesin Teknik Mesin Teknik Mesin Teknik Mesin Teknik Mesin Teknik Mesin



Pendiklat Pendiklat Pendiklat Pendiklat Pendiklat Pendiklat Pendiklat Pendiklat



122 123 124 125 126 127 128 129 130 131 132 133 134 135 136 137 138 139 140 141 142 143 144 145 146 147



Fikri Wafi Irawan Bintan Pradika Chrysaeta Filan D Anton Kurniawan Yehezkiel David Pradhipta R. B. M. Aditya P. R. Aditya Pramada Wicaksono Hamzah Rudy Valentino Matias Petradika Karisma Adi Bawono Putro Muhammad Hanif Tri Maulana Samuelson Putra S



Teknik Metalurgi Teknik Perminyakan Teknik Perminyakan Teknik Perminyakan Teknik Perminyakan Teknik Perminyakan Teknik Perminyakan Teknik Perminyakan Teknik Perminyakan Teknik Perminyakan Teknik Pertambangan Teknik Pertambangan



Pendiklat Pendiklat Pendiklat Pendiklat Pendiklat Pendiklat Pendiklat Pendiklat Pendiklat Pendiklat Pendiklat Pendiklat



Teknik Pertambangan



Putra Hanif A Gani Betarokhmah Nuriva Asrie Agatha Kiki Adeliaputri Muhammad Najmi Fauzi Suwondo Ahmad Sulaiman Dimas Rakha Ammar Nurafni Nugroho Putri Evi Faridlatunnisa Kusumah Marlon Bernard Nugraha Budi S Efraim Adrian Jonathan Y Daniel Xaverius Sagala



Teknik Pertambangan Teknik Sipil Teknik Sipil Teknik Sipil



Wakil Koordinator Divisi Bidang MSDM Pendiklat Pendiklat Pendiklat Pendiklat



Teknik Sipil Teknik Sipil Teknik Sipil Teknik Sipil Teknik Sipil Teknik Telekomunikasi Teknik Tenaga Listrik Teknik Tenaga Listrik Teknik Tenaga Listrik



Pendiklat Pendiklat Pendiklat Pendiklat Pendiklat Pendiklat Pendiklat Pendiklat Pendiklat



Pembagian Sistem Kerja / Sistem Koordinasi 1. Sekretaris dan Bendahara Sekretaris bertugas untuk membuat notulensi rapat, membuat notulensi evaluasi diklat, membuat progress report mingguan, membuat berita acara, mengatur RAB dan cash-flow, dan mengarsipkan seluruh data dan berkas diklat. 2. Wakil Koordinator Divisi Bidang Lapangan Bertugas untuk mengkoordinasikan keberjalanan teknis diklat dan memastikan kelancaran diklat 3. Wakil Koordinator Divisi Bidang Materi dan Metode Bertugas untuk menyusun materi yang dibutuhkan dalam diklat, menentukan metode dalam penyampaian materi, dan memastikan ketersampaian materi dan keberjalanan metode



4. Wakil Koordinator Divisi Bidang MSDM Bertugas untuk menyediakan SDM peserta diklat melalui seleksi pendivisian, mengkoordinasikan SDM pendiklat, dan memanajeri peserta diklat



Standard Operational Procedure (SOP) SOP Peserta 1. Peserta harus berpakaian sopan : a. Sepatu bertali, dengan pemakaian belakang tidak boleh diinjak b. Celana panjang, dengan catatan tidak adanya bagian celana yang sobek c. Kaos minimal T-Shirt dan tidak mengandung kata-kata SARA d. Tidak memakai perhiasan yang mencolok e. Rambut rapi,bagi yang rambutnya panjang wajib diikat 2. Tas yang dipergunakan adalah tas ransel 3. Dilarang makan dan minum saat diklat kecuali atas izin pendiklat 4. Alat komunikasi harus dalam kondisi silent dan dimasukkan kedalam tas saat diklat 5. Tidak diperkenankan menggunakan alat komunikasi maupun alat elektronik lainnya tanpa seizin pendiklat 6. Tidak diperkenankan memakai aksesoris seperti jam tangan, gelang, kecuali atribut osjur 7. Peserta wajib datang tepat waktu sesuai dengan waktu dan tempat yang telah ditentukan, kecuali atas seizin pendiklat 8. CC Barat merupakan daerah steril, jika ada kepentingan wajib menghubungi pendiklat terlebih dahulu 9. Peserta wajib menjaga nama baik ITB 10. Apabila peserta melanggar peraturan diatas , maka akan dikenakan konsekuensi SOP Pendiklat A. Deskripsi 1. Pakaian sopan adalah  Sepatu , dengan pemakaian bagian belakang sepatu tidak boleh diinjak  Celana panjang, dengan catatan tidak adanya bagian celana yang sobek  Kaos minimal T-Shirt dan tidak mengandung kata-kata SARA  Tidak memakai perhiasan yang mencolok  Khusus peserta, tas yang dipergunakan adalah tas ransel 2. Tingkah laku sopan adalah  Tidak merokok di sepanjang acara selama menjadi bagian dari acara  Dilarang menggunakan kata-kata kasar didepan peserta  Dilarang makan dan minum di depan peserta  Dilarang saling menjatuhkan panitia didepan peserta baik melalui perkataan maupun tindakan



 



Dilarang menggunakan alat-alat elektronik (Handphone, Tablet, Kamera, MP3 Player, Ipod, dll) di depan peserta Dilarang melakukan kontak fisik



B. Briefing 1. Briefing diperuntukkan untuk pendiklat 2. Briefing diadakan paling lambat setengah jam (30 menit) sebelum diklat mulai 3. Briefing harus mencakup 3 aspek :  Briefing umum dipimpin oleh Koordiv  Briefing teknis dipimpin oleh Wakoordiv Lapangan  Briefing materi dipimpin oleh Wakoordiv Mamet atau Tim Mamet 4. Jika 1 hari terdapat 2 sesi diklat,setiap sesinya dilakukan briefing yang terpisah 5. Khusus untuk Evaluasi Akbar,briefing dilakukan 1 hari sebelum diklat dilakukan 6. Bagi pendiklat yang tidak mengikuti briefing, akan dikenai konsekuensi 1a C. Diklat 1. Diklat dilakukan sesuai teklap yang sudah dipersiapkan sebelumnya 2. Pemberitahuan diklat selanjutnya selambat-lambatnya pada pertemuan diklat sebelumnya, atau menggunakan jarkom 1 hari sebelum diklat yang dimaksud dilaksanakan 3. Keterlambatan :  Pendiklat (dengan alasan yang jelas) : Konsekuensi 1a  Pendiklat (tanpa alasan yang jelas) : Konsekuensi 1b  Peserta diklat (dengan alasan yang jelas) : Konsekuensi 2  Peserta diklat (tanpa alasan yang jelas) : Konsekuensi 1c 4. Setiap Pendiklat dan Peserta diklat harus berpakaian sopan,jika tidak akan diberlakukan :  Pendiklat : Konsekuensi 3  Peserta diklat : Konsekuensi 2&3 5. Setiap Pendiklat dan Peserta diklat harus menjaga tingkah laku sopan, jika tidak akan diberlakukan :  Pendiklat : Konsekuensi 1b,4a, 6  Peserta diklat : Konsekuensi 2,4b, 5 6. Setiap pendiklat harus menjaga kerahasiaan informasi mengenai diklat yang akan dibawa kepada pihak luar, jika tidak akan diberlakukan konsekuensi 4a,7. 7. Pendiklat baru diperbolehkan pulang setelah semua peserta diklat pulang dan pendiklat mengikuti forum evaluasi diklat. Jika berhalangan , harus meminta izin ke setiap pendiklat yang hadir dan meminta persetujuan dari Koordiv. 8. Kepulangan seluruh peserta diklat dengan selamat di tempat tinggalnya masing-masing harus dilaporkan oleh ketua kelompoknya kepada Wakoordiv MSDM



D. Konsekuensi 1. Larangan mengikuti dilat: a. Tidak diperbolehkan mengikuti diklat sampai subjek yang dimaksud di briefing oleh Koordiv atau Wakoordiv Lapangan b. Tidak diperbolehkan aktif dalam diklat hari tersebut c. Dipulangkan 2. Hukuman fisik, maksimal a. Push-Up, Sit-Up, dan Back-Up dengan jumlah 15 seri dalam 1 hari, atau b. Berlari di lingkar luar kampus ITB 2 keliling dalam 1 hari, atau c. Berlari di trek jogging Saraga 4 keliling dalam 1 hari 3. Tidak diperbolehkan mengikuti diklat sampai pakaian yang diperkenakan sesuai dengan kriteria pakaian sopan 4. Permintaan maaf : a. Pendiklat: di depan forum pendiklat b. Peserta diklat: di depan peserta diklat 5. Menjadi PJ kuorum untuk diklat selanjutnya 6. Memberikan makanan untuk seluruh pendiklat yang hadir pada diklat yang bersangkutan 7. Tidak diperkenankan mengikuti diklat divisi keamanan



Laporan Kerja No



Laporan Kerja Nama Kegiatan Penanggung Jawab Deskripsi Tujuan Parameter Keberhasilan



Diklat 1 Ahmad Dzikra Fatahillah Pengenalan Divisi Keamanan Mengenalkan Divisi Keamanan - Dapat menyebutkan esensi keamanan dan esensi OSKM -



Pelaksanaan



-



1 -



Dapat mengetahui dan mulai menjiwai keteladanan seorang keamanan Pengondisian dilakukan di baksil pukul 12.30 Mobilisasi dilakukan pukul 12.50 Pelaksanaan diawali dengan PBB, lalu pemberian materi pengenalan divisi keamanan, pengenalan diri pendiklat, dan pengenalan diri peserta Selanjutnya pembacaan SOP peserta oleh Koordinator Divisi Pembacaan spek untuk diklat selanjutnya, pemberian tugas. Pembacaan SOP izin oleh MSDM dan penentuan kuorum diklat berikutnya Dilanjutkan dengan pembagian kelompok, penunjukkan ketua kelompok, dan penunjukkan pj tugas



Capaian parameter: - Peserta mengerti esensi keamanan dan esensi OSKM sesuai ekspektasi



Evaluasi



Solusi dan Saran



Nama Kegiatan Penanggung Jawab Deskripsi Tujuan Parameter Keberhasilan



Pelaksanaan



2



Evaluasi



-



Pendiklat sulit dikondisikan untuk diam Posisi danlap kurang tinggi Peserta belum sopan dalam menginterupsi peserta wanita Medik masih belum sigap Tidak ada perimeter Danlap Peserta belum diajak berfikir untuk memberikan konsekuensi dan solusi - Menyiapkan tanda sebagai perintah untuk mengkondisikan pendiklat - Mengingatkan danlap untuk mencari posisi yang lebih tinggi - Memperingatkan peserta cara menginterupsi peserta wanita - Mempersiapkan pendiklat medik dari jauh hari - Mempersiapkan perimeter danlap jika jumlahnya mencukupi - Jika ada peserta yang terkena konsekuensi sebaiknya jangan langsung dipicu pendiklat untuk memberi konsekuensi, sebaiknya tunggu peserta memberikan konsekuensi dan solusi Diklat 2 Ahmad Dzikra Fatahillah Olahraga dan Pertahanan Diri Pemberian Materi Olahraga dan Pertahanan Diri - Kurang dari setengah angkatan salah spek - Kehadiran memenuhi kuorum yaitu 235 - Tugas buku angkatan diselesaikan - Mengerti dasar-dasar kebugaran - Mengerti dasar-dasar pertahanan diri - Peserta dikondisikan di Baksil lalu peserta blackout kemudian pendiklat masuk membentuk barikade - Pelaksanaan dimulai dengan cek spek, cek kehadiran, dan cek tugas buku angkatan - Setelah itu peserta dikondisikan sholat di tempat lalu dimobilisasi ke Saraga untuk mendapatkan materi olahraga dan pertahanan diri - Materi olahraga dimulai dengan lari tiga keliling Saraga, latihan push up 2 menit dan sit up 2 menit - Dilanjutkan dengan materi pertahanan diri dari Tarung Derajat - Diakhiri dengan evaluasi akhir dari koordinator divisi Capaian parameter : - Lebih dari setengah angkatan salah spek - Peserta yang hadir 222 orang - Ada peserta yang belum menyelesaikan buku angkatan - Peserta mengerti dasar-dasar kebugaran dan pertahanan diri - Belum memikirkan teknis toilet saat diklat - Suara danlap kurang lantang



Solusi dan Saran



-



Nama Kegiatan Penanggung Jawab Deskripsi Tujuan Parameter Keberhasilan



3



Pelaksanaan



Alur evaluasi kurang jelas dan terlalu banyak pendiklat yang berjalan ke depan Saat cek spek, ada pendiklat wanita yang menindak peserta pria dan pendiklat pria menindak peserta wanita Barikade pendiklat kurang rapih sehingga dapat mengurangi impresi Koordinator angkatan selalu dikaitkan dengan permasalahan angkatan Kemampuan lobbying dan argumentasi pendiklat dalam menghadapi peserta masih kurang Setiap diklat pikirkan teknis toilet Suara danlap harus diingatkan untuk lebih lantang Perjelas alur dan kejaran evaluasi kepada seluruh pendiklat dan pertegas plotting pendiklat saat barikade Saat cek spek, sebaiknya pendiklat wanita menindak peserta wanita dan pendiklat pria menindak peserta pria Mengingatkan Wakoordiv Lapangan untuk menjaga barikade agar tetap rapih Cari akar dari permasalahan angkatan terlebih dahulu Pendiklat harus melatih kembali kemampuan lobbying dan argumentasi dalam menghadapi peserta.



Diklat 3 Ahmad Dzikra Fatahillah Olahrasa dan Olahsuara Memberikan Olahrasa dan Olahsuara - Peserta dapat melakukan PBB dengan hitungan yang sesuai dengan hitungan yang telah mereka ajukan di diklat sebelumnya. - Peserta hadir sesuai dengan kuorum yang diajukan yaitu 230 orang - Semua peserta mengerti proses pengerjaan papan profil angkatan - Peserta dapat mengaplikasikan materi olahrasa dan olahsuara - Peserta dimobilisasi menuju Lapangan Sipil lalu melakukan PBB, cek kehadiran, dan cek spek. - Dilanjutkan dengan pemberian materi olahrasa dan olahsuara - Peserta dibagi menjadi 12 kelompok untuk melakukan tes olahrasa dan olahsuara oleh pendiklat, setelah itu peserta melakukan evaluasi per kelompok - Evaluasi materi olahrasa dan olahsuara serta pembahasan tugas papan profil angkatan - Evaluasi angkatan dengan konten evaluasi papan profil angkatan, identitas angkatan Capaian parameter :



Evaluasi



-



Solusi dan Saran



-



4



Nama Kegiatan Penanggung Jawab Deskripsi Tujuan Parameter Keberhasilan



Pelaksanaan



Peserta belum dapat melakukan PBB sesuai dengan hitungan yang diajukan Peserta hadir kurang dari kuorum yang ditentukan Tidak semua peserta mengerti proses pengerjaan papan profil Peserta sudah dapat mengaplikasikan olahrasa dan olahsuara dengan baik. Perimeter danlap masih belum ada Barikade masih belum rapih Agenda kumpul kembali di CC Barat mendadak sehingga peserta di lapangan sipil terlantar Medik kurang sigap saat menjemput yang sakit Danlap kurang menguasai forum dan barikade mengambil alih Belum ada SOP one on one sehingga barikade menjadi kosong Arah evaluasi angkatan tidak jelas Flow terlalu tinggi Plot perimeter sebelum diklat dimulai Meminta Wakoordiv Lapangan untuk membantu mengkondisikan barikade Persiapkan beberapa pendiklat untuk mengkondisikan peserta jika ada briefing mendadak Plot base medik jika ada yang sakit dan mengingatkan letak base kepada seluruh pendiklat Pendiklat yang mencoba mengambil alih forum harus di potong oleh danlap atau Koordiv Perjelas SOP one on one Perjelas kejaran dari evaluasi angkatan Perjelas deskripsi flow dan kontrol flow terhadap pendiklat



Diklat 4 Ahmad Dzikra Fatahillah Argumentasi dan Lobbying Memberikan dan melatih materi argumentasi dan lobbying - Peserta dapat melaksanakan PBB dibawah 80 hitungan - Peserta yang tidak hadir telah mengajukan izin dengan alasan yang jelas - Peserta menjunjung kejujuran dalam cek spek - Semua peserta hafal dan lancar menyanyikan yel-yel angkatan - Semua peserta mengerti dan dapat mengaplikasikan argumentasi dan lobbying - Tidak ada peserta yang tidak dikenal - Tidak ada peserta yang kehilangan pita. - Peserta menjemput peserta dari Labtek 8 dan dilanjutkan dengan mobilisasi ke Lapangan SR - Peserta melakukan PBB, cek kehadiran, cek spek, dan



-



Evaluasi



Solusi dan Saran



5



Nama Kegiatan Penanggung Jawab Deskripsi Tujuan Parameter Keberhasilan



menyanyikan yel-yel angkatan. Peserta menerima materi argumentasi dan lobbying Peserta dibagi menjadi 12 kelompok lalu melakukan praktik argumentasi dan lobbying sesuai tugas yang telah ditentukan Eval angkatan berupa tes kenal dan penindakan pelanggaran identitas angkatan



Capaian parameter : - Peserta melakukan PBB dalam 110 hitungan - Tidak semua peserta tidak hadir dengan izin yang jelas - Ada peserta yang tidak jujur dalam kelengkapan spek - Ada peserta yang belum hafal sehingga peserta dikondisikan hingga hafal yel-yel angkatan - Semua peserta mengerti dan berhasil mengerjakan tugas terkait argumentasi dan lobbying. - Ada 4 peserta yang belum dikenal oleh peserta lain - Ada peserta yang kehilangan pita sehingga salah satu peserta yang lain harus dicoret. - Barikade masih padat didepan - Barikade kurang rapih sehingga mengurangi impresi - Masih ada teriakan yang bernada menghardik - Masih ada barikade yang mendominasi forum tanpa tahu kejaran forum tersebut - Adanya overflow dari pendiklat saat menghadapi peserta yang ingin mempertahankan temannya. - Situasi yang tidak terkendali setelah penindakan masalah identitas angkatan - Adanya miskoordinasi perihal tempat yakni Lapangan Parkir PLN sehingga tempat tersebut tidak dapat digunakan untuk diklat. Diperlukan adanya PJ barikade untuk membantu mengkondisikan barikade Tegaskan SOP kepada pendiklat yang melanggar Menarik pendiklat yang mencoba ambil alih forum Mengingatkan pendiklat untuk tetap menjaga emosi dalam menghadapi peserta Melakukan Survey lokasi yang akan digunakan untuk diklat beberapa jam sebelum diklat dilaksanakan Diklat 5 Ahmad Dzikra Fatahillah Jalur Komando dan Olahruang Memberikan materi jalur komando dan olahruang - Peserta diharapkan untuk dapat melaksanakan PBB dibawah hitungan yang ditentukan - Peserta menjunjung kejujuran dalam pengecekan spek. - Tidak ada peserta yang salah spek - Semua peserta mengerti jalur komando dan komando



Pelaksanaan



-



-



Evaluasi



Solusi dan Saran



6



Nama Kegiatan Penanggung Jawab Deskripsi Tujuan



bendera Semua peserta mengerti olah ruang Tidak ada kesalahan pada peta angkatan peserta Semua peserta dapat mengaplikasikan ilmu jalur komando dan olah ruang Peserta dapat lebih peduli kepada teman seangkatannya Peserta tidak menjadi orang yang individualis Peserta dapat menganggap bahwa menyelamatkan angkatannya lebih penting daripada instruksi pendiklat. Peserta dikumpulkan di Labtek 8 lalu dimobilisasi ke Sabuga Peserta melakukan PBB dan cek spek Pemberian materi jalur komando dan materi komando bendera dilanjutkan dengan pemberian studi kasus oleh pemateri. Pemberian materi olah ruang dilanjutkan dengan tes pemahaman materi Pemberian simulasi jalur komando dan olah ruang ke empat tempat berbeda di dalam kampus. Evaluasi angkatan dengan konten kekompakan angkatan dengan memecah belah angkatan menjadi 3 bagian.



Capaian parameter : - Peserta belum bisa melaksanakan PBB dibawah hitungan yang ditentukan - Ada 4 peserta yang salah spek - Peserta mengerti jalur komando dan komando bendera - Masih ada 19 kesalahan pada peta angkatan peserta - Peserta mengerti materi olah ruang - Peserta dapat mengaplikasikan jalur komando dan olah ruang - Kepedulian peserta terhadap teman seangkatannya kurang - Masih ada beberapa peserta yang individualis - Peserta masih menganggap bahwa instruksi pendiklat lebih penting daripada menyelamatkan angkatan - Pengondisian terlambat sehingga PBB harus dipercepat - Tempat pengondisian terlalu panas - Barikade belum siap saat peserta sudah selesai blackout - Pengevaluasi peta terlalu eksplisit saat mengevaluasi peta - Persiapkan tempat pengondisian yang lebih kondusif - Koordinasikan lagi antara pendahulu dengan Koordiv jika mobilisasi sudah dimulai - Arahkan pendiklat untuk mengajak peserta berfikir dalam memberikan evaluasi Diklat 6 Ahmad Dzikra Fatahillah Pengondisian dan Mobilisasi Memberikan materi pengondisian dan mobilisasi



Parameter Keberhasilan



-



Pelaksanaan



-



Evaluasi



Solusi dan Saran



7



Nama Kegiatan Penanggung Jawab Deskripsi Tujuan Parameter Keberhasilan



Pelaksanaan



Jawaban kuis evaluasi peserta diklat mencakup seluruh poinpoin pengondisian dan mobilisasi Paham materi pengondisian dan mobilisasi Pemberian materi urgensi pengondisian dan mobilisasi Pemberian materi definisi pengondisian dan mobilisasi beserta perangkatnya Studi kasus pengondisian dan mobilisasi Kuis evaluasi perihal materi pengondisian dan mobilisasi



Capaian parameter : - Jawaban peserta belum mencakup semua poin-poin pengondisian dan mobilisasi - Belum semua peserta paham materi pengondisian dan mobilisasi - Flow diklat turun sehingga keseriusan peserta dalam diklat ikut turun - Adanya ketidakmerataan materi sehingga terdapat ketimpangan pada penyampaian materi kepada peserta - Menegaskan aturan untuk serius kepada peserta sebelum memulai diklat dalam kelompok-kelompok kecil - Memberikan TOR yang lebih jelas kepada pendiklat agar ketersampaian materi lebih merata Diklat 7 Ahmad Dzikra Fatahillah Penyebrangan, Tenis Lapangan, Simulasi Pengondisian Mobilisasi, dan Penarikan Janji Eval Akbar Memberikan materi penyebrangan, tenis lapangan, simulasi pengondisian mobilisasi, dan penarikan janji eval akbar - Peserta dapat memahami materi penyebrangan dan teknis lapangan dengan menjawab kuis yang diberikan - Peserta dapat menerapkan materi pengondisian dan mobilisasi melalui simulasi - Peserta dapat membuktikan kekompakannya melalui membentuk formasi ITB dalam waktu yang ditentukan - Penjemputan peserta di depan Loading Dock Sabuga - Pemberian materi penyebrangan dan teknis lapangan di Parkir Utara Sabuga - Kuis tentang materi penyebrangan dan teknis lapangan - Simulasi pengondisian dan mobilisasi oleh peserta - Ishoma untuk peserta dan pendiklat - Evaluasi simulasi pengondisian dan mobilisasi - Penarikan janji full team, full spek, paham materi, hafal nama dan jurusan minimal 120 peserta, PBB maksimal 60 hitungan - Pembuktian kekompakan membuat formasi ITB - Apresiasi keberhasilan peserta oleh pendiklat dengan mengembalikan satu orang peserta yang statusnya telah



dicoret tetapi masih diperjuangkan oleh angkatannya



Evaluasi



Solusi



8



Nama Kegiatan Penanggung Jawab Deskripsi Tujuan Parameter Keberhasilan



Pelaksanaan



Capaian parameter : - Peserta telah memahami materi penyebrangan dan teknis lapangan dengan menjawab kuis sesuai dengan poin-poin yang telah diajarkan - Peserta telah dapat menerapkan dasar-dasar pengondisian dan mobilisasi dalam simulasi - Peserta telah membuktikan kekompakannya dengan membentuk formasi ITB dan pengembalian satu orang peserta yang statusnya telah dicoret tetapi masih dipertahankan oleh peserta lainnya - Pemberian materi melebihi waktu yang ditentukan - Pendiklat masih menyingkat perangkat baik pengondisian, mobilisasi, maupun penyebrangan - Pendiklat kurang kritis dalam menghadapi peserta - Perkirakan lagi waktu dan urgensi setiap materi yang disampaikan - Arahkan pendiklat untuk tidak membiasakan menyingkat perangkat baik pengondisian, mobilisasi, maupun penyebrangan agar peserta juga tidak terbiasa - Arahkan pendiklat untuk lebih kritis dalam menghadapi peserta Diklat 8 Ahmad Dzikra Fatahillah Evaluasi Akbar Mengevaluasi peserta secara keseluruhan selama diklat baik dari materi serial maupun materi parallel - Peserta dapat menyebutkan nama dan jurusan peserta lain minimal 120 orang - Peserta dapat melakukan PBB dibawah 60 hitungan - Peserta dapat membawa spek lengkap - Peserta dapat memahami semua materi yang telah diberikan - Semua peserta hadir dengan alasan yang jelas - Peserta dapat menunjukan kepedulian mereka dengan cara menyelamatkan ketua angkatannya - Peserta mendapatkan momen perubahan status dari Bakal Calon ke Calon Keamanan - Penjemputan peserta Selasar Mushola Elektro - Peserta dimobilisasi menuju Parkir Utara Sabuga - Penagihan janji pertama yaitu cek PBB dibawah 60 hitungan - Penagihan janji kedua yaitu cek kehadiran full team - Penagihan janji ketiga yaitu cek spek harus full spek - Ishoma untuk pendiklat dan peserta - Penagihan janji keempat yaitu tes kenal minimal 120 peserta - Penagihan janji kelima yaitu cek materi



-



-



-



-



-



-



-



Evaluasi



Solusi dan Saran



9



Nama Kegiatan Penanggung Jawab Deskripsi Tujuan



Peserta diberitahukan untuk kembali berkumpul di baksil pukul 20.30 lalu peserta dimobilisasi per kelompok menuju Tempat Adu Domba untuk evaluasi kekompakan. Peserta diberi kesempatan untuk menunjukan kelebihan angkatan mereka setelah janji-janji yang sebelumnya tidak bisa mereka penuhi Koordinator angkatan dikeluarkan dari forum dan dikondisikan oleh pendiklat karena dinilai belum bisa mengoordinir angkatannya dengan baik sekaligus untuk memicu kepedulian angkatannya Untuk membuktikan kekompakan angkatannya, peserta dipicu mengembalikan ketua angkatannya kembali ke dalam forum Untuk mengembalikan ketua angkatannya, peserta harus melewati beberapa layer pendiklat yang akan menguji argumentasi, lobbying, dan mental peserta. Akhirnya peserta berhasil mengembalikan koordinator angkatan dan berjanji untuk selalu membantu coordinator angkatannya dalam diklat keamanan Akhirnya dibacakan surat penggantian status peserta dari Bakal Calon Keamanan menjadi Calon Keamanan Diklat ini diakhiri dengan orasi Danlap Keamanan



Capaian parameter: - Peserta dapat menyebutkan nama peserta lain sebanyak minimal 120 orang - Peserta tidak dapat melakukan PBB dibawah 60 hitungan - Peserta tidak membawa spek yang lengkap - Masih ada peserta yang belum memahami materi - Tidak semua peserta hadir atau izin dengan alasan yang jelas - Peserta berhasil menyelamatkan ketua angkatannya dan menunjukan kepeduliannya - Peserta cukup mendapatkan momen perubahan status - Terdapat mis-komunikasi materi antar pendiklat - Masih ada pendiklat yang tidak menjaga impresinya di depan peserta - Tidak semua parameter tercapai - Perjelas lagi materi yang benar ke peserta diklat - Mengingatkan pendiklat untuk tetap menjaga impresi didepan peserta - Mempersiapkan Back-up untuk parameter yang belum tercapai Diklat 9 Ahmad Dzikra Fatahillah Penagihan Tugas Liburan dan Simulasi Mereview kembali materi diklat sebelum liburan dan penagihan tugas liburan



Parameter Keberhasilan



-



Pelaksanaan



-



-



Evaluasi



Solusi



10



Nama Kegiatan Penanggung Jawab Deskripsi Tujuan Parameter Keberhasilan



Pelaksanaan



Semua tugas yang diberikan kepada peserta dapat dikerjakan dengan baik Peserta dapat melakukan simulasi sesuai dengan materi yang telah diajarkan Peserta berkumpul di depan Mushola Elektro setelah itu mobilisasi menuju Parkiran Kimia Dasar lalu dilakukan cek kehadiran Pendiklat mengecek tugas buku materi, video angkatan, buku angkatan, wawancara satpam Pendiklat melakukan simulasi sesuai dengan teklap yang sudah dibuat peserta Pendiklat mengevaluasi simulasi yang sudah dilakukan oleh peserta Pendiklat mengevaluasi konten buku materi



Capaian parameter: - Tidak semua peserta paham dan tau proses pengerjaan tugas - Simulasi yang dilakukan peserta belum cukup baik - Pendiklat perlu mencari metode yang lebih taktis saat menanyakan hal-hal mengenai tugas - Spotting pendiklat saat simulasi belum merata - Membuat alur yang lebih jelas dalam membahas tugas - Plotting pendiklat lebih diperjelas sebelum simulasi dilakukan Diklat 10 Ahmad Dzikra Fatahillah Simulasi Menerapkan materi yang telah diberikan dan gambaran lapangan saat bertugas di hari H OSKM ITB 2015 - Evaluasi simulasi maksimal delapan kesalahan - Peserta tidak mengulangi evaluasi yang telah terjadi pada simulasi sebelumnya - Peserta berkumpul dan melakukan briefing di Baksil sesuai dengan teklap yang telah dibuat oleh perangkat simulasi - Peserta melakukan simulasi pengondisian di Baksil lalu Mobilisasi menuju Lapangan Sipil - Evaluasi simulasi tahap pertama oleh pendiklat di Lapangan Sipil - Peserta melakukan simulasi pengondisian di Lapangan Sipil lalu Mobilisasi dan kembali menuju Lapangan Sipil - Evaluasi simulasi tahap kedua oleh pendiklat di Lapangan Sipil Capaian parameter: - Evaluasi simulasi masih lebih dari delapan kesalahan - Kesalahan yang telah terjadi pada simulasi sebelumnya



Evaluasi Solusi dan Saran



11



Nama Kegiatan Penanggung Jawab Deskripsi Tujuan Parameter Keberhasilan Pelaksanaan



Evaluasi



Solusi



12



Nama Kegiatan Penanggung Jawab Deskripsi Tujuan Parameter Keberhasilan



masih terulang - Jumlah pendiklat yang hadir kurang diawal-awal diklat - Jarkom pendiklat di lakukan H-1 pada siang hari, jangan malam hari - Maksimalkan efisiensi kerja pendiklat sesuai dengan jumlah pendiklat yang datang Panggilan Malam Ahmad Dzikra Fatahillah Panggilan Malam Pengujian materi secara individu dan sebagai metode untuk seleksi perangkat Proses pengambilan nilai berjalan dengan lancar - Peserta dikumpulkan di Lapangan Basket, cek kehadiran, dan persiapan panggilan malam - Peserta mobilisasi menuju pos masing-masing - Setiap pos berdurasi 35 menit - Setelah melewati semua pos, peserta dikumpulkan di Lapangan Basket untuk melakukan sociometri dan perkenalan pendiklat 1. Senin, 27 Juli 2015 - Mobilisasi awal terlambat 5 menit sehingga keterlambatan berlanjut ke pos-pos selanjutnya - Ada pos yang berdurasi lebih dari 35 menit sehingga acara telat selesai dan ada beberapa pos yang harus mengurangi durasinya - Acara dibubarkan satpam karena melebih jam malam yang telah ditentukan. 2. Selasa, 28 Juli 2015 - Ada pos yang berdurasi lebih dari 35 menit sehingga acara telat selesai dan ada beberapa pos yang harus mengurangi durasinya 3. Rabu, 29 Juli 2015 Tidak ada evaluasi 4. Kamis, 30 Juli 2015 Medik tidak siap dalam menangani peserta yang sakit - Matangkan lagi perkiraan waktu disetiap kegiatan karena sangat rentan terjadi penumpukan di setiap pos - Persiapkan tempat pengondisian terakhir jika melebihi batas waktu yang telah ditentukan Diklat 11 Ahmad Dzikra Fatahillah Simulasi hari-H pertama OSKM 2015 Menerapkan materi yang telah diberikan dan gambaran lapangan saat bertugas di hari H OSKM ITB 2015 - Peserta mendapat gambaran hari-H pertama OSKM 2015 - Evaluasi simulasi maksimal delapan kesalahan - Peserta tidak mengulangi evaluasi yang telah terjadi pada



Pelaksanaan



-



Evaluasi



13



Solusi dan Saran Nama Kegiatan Penanggung Jawab Deskripsi Tujuan



Parameter Keberhasilan



Pelaksanaan



Evaluasi



simulasi sebelumnya Peserta berkumpul di depan perpustakaan dan mulai briefing sesuai dengan teklap Peserta menjalankan simulasi hari-H pertama OSKM 2015 sesuai dengan teklap Evaluasi dilakukan di Lapangan Sipil oleh pendiklat



Capaian parameter: - Peserta mendapat gambaran hari-H pertama OSKM 2015 - Evaluasi simulasi lebih dari delapan kesalahan - Peserta masih mengulangi evaluasi yang telah terjadi pada simulasi sebelumnya - Jumlah pendiklat yang hadir kurang diawal-awal diklat - Spotting pendiklat saat simulasi masih kurang baik karena kurangnya jumlah pendiklat - Pastikan lagi kehadiran pendiklat sebelum diklat dimulai Diklat 12 Ahmad Dzikra Fatahillah Simulasi dan pemisahan calon perangkat Menerapkan materi yang telah diberikan dan gambaran lapangan saat bertugas di hari H OSKM ITB 2015 dan pemisahan untuk pengukuhan perangkat - Evaluasi simulasi maksimal delapan kesalahan - Peserta tidak mengulangi evaluasi yang telah terjadi pada simulasi sebelumnya - Peserta dikumpulkan di Lapangan Sipil untuk melakukan simulasi - Peserta melakukan skema simulasi yang dibuat oleh pendiklat - Evaluasi dilakukan setelah simulasi selesai oleh pendiklat - Peserta dibubarkan dan kembali dikumpulkan di Parkiran Kimia Dasar pukul 20.00 - Pendiklat melakukan cek kehadiran dan cek kenal - Calon perangkat dipisahkan dari peserta dan peserta lain dibagi menjadi beberapa kelompok lalu melakukan lingkar diskusi dengan beberapa pendiklat Capaian parameter: - Evaluasi simulasi lebih dari delapan kesalahan - Peserta masih mengulangi evaluasi yang telah terjadi pada simulasi sebelumnya - Jumlah pendiklat yang hadir kurang diawal-awal diklat - Spotting pendiklat saat simulasi masih kurang baik - Kurang koordinasi dalam pemakaian tempat Parkiran Kimia Dasar untuk simulasi - Peserta menggunakan pakaian yang tidak sesuai dengan SOP karena diklat yang mendadak



Solusi



14



Nama Kegiatan Penanggung Jawab Deskripsi Tujuan



Parameter Keberhasilan



Pelaksanaan



Evaluasi



Solusi dan Saran



15



Nama Kegiatan Penanggung Jawab Deskripsi Tujuan Parameter Keberhasilan



-



Pastikan lagi kehadiran pendiklat sebelum diklat dimulai Survey tempat sebelum simulasi dimulai Pikirkan lagi urgensi diklat mendadak dengan kondisi peserta Diklat 13 Ahmad Dzikra Fatahillah Simulasi dan Sharing Panitia Lapangan Menerapkan materi yang telah diberikan, gambaran lapangan saat bertugas di hari H OSKM ITB 2015, dan mengetahui materi dan kesulitan Panitia Lapangan lain untuk berkoordinasi - Evaluasi simulasi maksimal delapan kesalahan - Peserta tidak mengulangi evaluasi yang telah terjadi pada simulasi sebelumnya - Memahami materi dasar divisi lapangan lain untuk berkoordinasi dengan divisi lain - Memahami kesulitan divisi lain - Mengenal calon panitia lapangan dari divisi lain - Menumbuhkan kesadaran akan status peserta sebagai Calon Panitia Lapangan OSKM ITB 2015 - Peserta berkumpul di Baksil dan melakukan briefing sesuai dengan teklap yang telah dibuat - Peserta melakukan simulasi menuju Lapangan Sipil - Peserta mengikuti sharing Panitia Lapangan Capaian parameter: - Evaluasi simulasi lebih dari delapan kesalahan - Peserta masih mengulangi evaluasi yang telah terjadi pada simulasi sebelumnya - Peserta sudah cukup paham akan materi dasar divisi lapangan lain - Peserta sudah cukup paham akan kesulitan divisi lain - Peserta mengenal calon panitia lapangan dari divisi lain - Peserta telah sadar akan status peserta sebagai Calon Panitia Lapangan OSKM ITB 2015 Jarkom yang tidak disebarkan ke angkatan oleh salah satu peserta sehingga peserta harus mengganti pakaian untuk Sharing Panitia Lapangan Jarkom ke lebih dari 1 orang jika tidak ada konfirmasi Diklat 14 Ahmad Dzikra Fatahillah Bonding Pasukan Memberikan gambaran saat bertugas di hari-H sesuai dengan pasukannya masing-masing. - Semua peserta membawa spek lengkap - Peserta dapat melakukan PBB dibawah 60 hitungan - Peserta mendapatkan gambaran saat bertugas di hari-H sesuai dengan pasukannya masing-masing



Pelaksanaan



-



16



Evaluasi Solusi dan Saran Nama Kegiatan Penanggung Jawab Deskripsi Tujuan Parameter Keberhasilan Pelaksanaan



17



Evaluasi Solusi dan Saran Nama Kegiatan Penanggung Jawab Deskripsi Tujuan Parameter Keberhasilan



Pelaksanaan



Peserta dikumpulkan di Lapangan Sipil lalu dilakukan cek spek dan PBB Diadakan bonding pasukan dengan pasukan Keamanan OSKM ITB 2014 dengan konten sharing pengalaman selama bertugas di hari-H dan penekanan kembali materi teknis sesuai dengan pasukannya.



Capaian parameter: - Banyak peserta yang tidak membawa spek lengkap - Peserta masih belum bisa melakukan PBB dibawah 60 hitungan - Peserta telah mendapatkan gambaran saat bertugas di hariH sesuai dengan pasukannya masing-masing Tidak ada TOR untuk bonding pasukan Disiapkan dahulu TOR per pasukan untuk bonding pasukan Diklat 15 Ahmad Dzikra Fatahillah Simulasi Menerapkan materi yang telah diberikan dan gambaran lapangan saat bertugas di hari H OSKM ITB 2015 Peserta dapat melakukan simulasi dengan evaluasi dibawah 8 evaluasi - Peserta dikumpulkan di Lapangan Sipil untuk persiapan simulasi - Peserta melakukan simulasi jalur Lapangan Sipil – Parkir SBM – Lapangan Sipil - Evaluasi simulasi oleh Brahwa Ruskula dilanjutkan oleh Arga Pancaka Capaian parameter: Peserta melakukan simulasi dengan evaluasi berjumlah 40 Tidak ada teklap hujan Siapkan teklap hujan setiap diklat Diklat 16 Ahmad Dzikra Fatahillah Hari Keamanan Mengenalkan peserta kepada Keluarga Keamanan dan mengejar parameter-parameter peserta yang belum terpenuhi - Peserta dapat memenuhi kuorum yang telah ditentukan yaitu 175 - Simulasi dengan evaluasi dibawah 16 evaluasi - Semua parameter yang telah ditentukan terpenuhi - Peserta dikumpulkan di GKU Timur lalu dimobilisasi menuju Parkiran Kimia Dasar - Pembahasan kehadiran - Simulasi Parkiran Kimia Dasar – Lapangan Sipil - Evaluasi simulasi oleh Arga Pancaka



-



18



Evaluasi Solusi dan Saran Nama Kegiatan Penanggung Jawab Deskripsi Tujuan Parameter Keberhasilan Pelaksanaan



Evaluasi



Solusi dan Saran



19



Nama Kegiatan Penanggung Jawab Deskripsi Tujuan



Parameter Keberhasilan



Pelaksanaan



Peserta kembali berkumpul GKU Timur lalu dimobilisasi menuju Parkiran Kimia Dasar Pemenuhan parameter peduli, inisiatif, dan solutif oleh Agnibrata



Capaian parameter: - Peserta tidak memenuhi kuorum - Simulasi dengan evaluasi sejumlah 16 evaluasi - Semua parameter sudah tercapai - Kurang sigapnya penanganan oleh medik - Siapkan kotak medik sebelum diklat dimulai Diklat 17 Ahmad Dzikra Fatahillah Penyadaran kepedulian angkatan Penyadaran akan kepedulian angkatan Semua peserta memiliki inisiatif untuk menolong temannya yang sedang kesusahan - Peserta dikumpulkan dan dikondisikan di Lapangan Sipil - Peserta diberikan tantangan untuk membuktikan kelebihan angkatan mereka dengan satu orang menjadi jaminan - Peserta diuji kepeduliannya saat satu orang temannya yang menjadi jaminan diberikan konsekuensi - Akhirnya peserta menyadari kekurangan mereka sebagai angkatan dan meminta maaf kepada salah satu temannya yang menjadi jaminan. Peserta berjanji akan memperbaiki kekurangannya dan membuktikan kelayakan mereka menjadi bagian dari Keluarga Keamanan di pertemuan selanjutnya Beberapa peserta menyusul diklat karena osjur sehingga tidak bisa mendapatkan pembelajaran yang sama banyaknya dengan peserta yang mengikuti diklat dari awal. Jika memungkinkan lebih baik saat ingin memberikan sebuah momen, cari hari yang tidak bentrok dengan osjur atau acara lain yang dapat melibatkan peserta dengan jumlah yang banyak Pelantikan Ahmad Dzikra Fatahillah Pelantikan Divisi Keamanan OSKM ITB 2015 Peserta sadar akan kekurangannya sebagai angkatan dan berjanji akan memperbaikinya serta mendapatkan sebuah momen sebagai titik balik mereka dari Calon Keamanan menjadi Keamanan - Peserta sadar akan kekurangannya sebagai angkatan dan berjanji akan memperbaikinya - Peserta mendapatkan sebuah momen sebagai titik balik mereka dari Calon Keamanan menjadi Keamanan - Peserta dikumpulkan di GKU Timur lalu dimobilisasi menuju Parkiran Kimia Dasar



-



-



Evaluasi



Solusi



Peserta ingin membuktikan kelayakannya sebagai satu angkatan Peserta dibagi menjadi kelompok-kelompok kecil. Di dalam kelompok-kelompok kecil, bersama dengan keluarga keamanan lain, peserta disadarkan akan kekurangankekurangan mereka sebagai angkatan Peserta diberikan kesempatan untuk menunjukan kekompakannya sebagai satu angkatan Peserta dilantik menjadi Keamanan OSKM ITB 2015



Capaian parameter: - Peserta telah sadar akan kekurangannya dan berjanji akan memperbaikinya - Peserta telah mendapatkan momen titik balik mereka dari Calon Keamanan menjadi Keamanan - Tidak semua peserta mengikuti pelantikan karena ada pelantikan osjur - Tidak semua Keluarga Keamanan mendapat briefing karena banyak yang datang terlambat - Koordinasikan timeline pelantikan dengan seluruh himpunan - Siapkan teknis briefing susulan bagi keluarga keamanan yang terlambat datang



Kendala Keseluruhan o o o o o o o o



Kekurangan jumlah pendiklat setelah libur lebaran Diklat sempat dibekukan sehingga materi yang disampaikan kurang maksimal akibat terpotongnya dilkat selama beberapa hari Beberapa metode yang dilakukan dirasa kurang tepat bagi peserta Kondisi peserta susah diberikan materi secara implisit Kondisi peserta cenderung text book dan susah mengaplikasikan materi yang telah diberikan Etika dan sopan santun peserta yang kurang baik Sulit mengontrol pendiklat Timeline setelah diklat lebaran berubah karena banyak berbenturan dengan osjur, sehingga timeline diklat terbaru tidak tersebar ke semua himpunan



Evaluasi Keseluruhan o o o o



Peserta lebih mengerti esensi divisi keamanan dibanding esensi OSKM itu sendiri Metode yang digunakan di awal kurang cocok dengan kondisi peserta, sehingga agak sulit menyampaikan materi diklat. Flow diawal diklat tidak rapih sehingga sempat terjadi overflow yang menyebabkan beberapa peserta mengalami mental blocking ke beberapa pendiklat Pendiklat yang menjadi medik tidak tetap sehingga menyebabkan kurangnya kesigapan medik



o o o



Alur Evaluasi di diawal diklat kurang jelas kejarannya Turunnya flow dari pendiklat ke peserta yang berlebihan, pendiklat terlalu santai menghadapi peserta Kurang berkoordinasi dengan jadwal osjur himpunan yang berubah karena kebijakan osjur 5 hari, sehingga banyak diklat yang bertabrakan dengan osjur,sehingga : - Jadwal Simulasi terpusat menjadi lebih cepat dari seharusnya - Jadwal Panggilan Malam menjadi lebih cepat dari seharusnya yakni setelah libur lebaran dan menyebabkan ada beberapa orang yang tidak mengikuti panggilan malam karena belum kembali ke bandung sehingga peserta tersebut diberi back up



Saran untuk Kedepannya Hal-hal yang perlu diperbaiki: o o o o o o o o o o o o



o o o o o



Tekankan lagi alur berfikir adanya divisi keamanan kepada peserta Pikirkan lagi matang-matang metode yang akan digunakan agar cocok terhadap analisis kondisi peserta yang berbeda-beda setiap angkatan Perbanyak koordinasi dengan divisi lain Perjelas deskripsi Flow diklat dan flow pendiklat yang akan digunakan dari awal diklat sampai akhir diklat Perjelas peran setiap pendiklat Keberjalanan SOP lebih diperketat Teknis Medik dibuat lebih mendetail dengan adanya pendiklat yang menjadi tim medik,pos medik,pita medik,evakuasi peserta, hingga metode back up bagi peserta yang medik Perbanyak variasi diklat agar tidak terkesan monoton dan meningkatkan kemampuan manajemen panik Tekankan materi olahrasa kepada peserta Samaratakan kesempatan setiap peserta, agar yang sering berbicara dalam forum tidak hanya beberapa orang saja Latih pola pikir taktis Samakan frame pendiklat dalam diklat dan simulasi, agar tidak terjadi dualisme informasi oleh peserta Hal – hal yang perlu dipertimbangkan untuk dipertahankan atau dilanjutkan dalam diklat tahun berikutnya Timeline diklat yang mempertimbangkan alur flow diklat secara keseluruhan, kondisi psikis dan fisik peserta, dan waktu untuk peserta kumpul angkatan atau momen peserta diluar diklat Banyak momen diklat yang akan menjadi cerita bagi peserta dikemudian harinya Berikan added point bagi peserta karena telah meluangkan waktu dan tenaganya Menjaga flow diklat saat liburan berlangsung Pengarsipan berkas diklat dengan rapi



o o o o o



Materi,Metode dan Konsep diklat jangan terpaku diklat sebelumnya Banyak waktu olahraga angkatan Mengadakan Latihan Bela Diri bagi peserta diklat Mencari feedback perihal diklat kepada peserta Mengadakan tes martikulasi untuk peserta yang tidak hadir diklat



LAPORAN PERTANGGUNG JAWABAN BIDANG EKSTERNAL



Laporan Pertanggung Jawaban Kepala Bidang Eksternal (Syarifah Jihan Assiry – Teknik Lingkungan 2013)



Deskripsi Kerja o o



Bertanggung jawab kepada Ketua OSKM 2015 Membawahi Divisi Dokumentasi, Divisi Intrakampus, Divisi Humas dan Divisi Publikasi.



Arahan o Mensuasanakan OSKM baik di dalam maupun di luar kampus. o Memberikan informasi mengenai OSKM kepada pihak luar. o Menjadi penghubung antara lembaga dengan OSKM dan sebaliknya. Fungsi o Melakukan publikasi baik massive maupun personal ke lembaga dalam dan luar kampus. o Mencari dan menghubungi media partner. o Menjalin hubungan baik dengan lembaga – lembaga kampus (himpunan, kabinet dan kongres). o Mendokumentasikan acara. Alur Kerja / Struktur Panitia



Jumlah Sumber Daya Manusia No 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.



Nama Syarifah Jihan Assiry Widya Ikhsania Eva Fatonah Yunus Indra Karno A Hani Iqbal Fadhil Selvia Novianti



Jurusan TL’13 TL’13 TL’13 KI’13 GD’13 MS’13 GL’13



Jabatan Ketua Bidang Sekretaris Bendahara Kadiv Dokumentasi Kadiv Intrakampus Kadiv Hubungan Masyarakat Kadiv Publikasi



Pembagian Sistem Kerja / Sistem Koordinasi Bidang Eksternal dibagi menjadi 4 divisi yaitu Divisi Intrakampus, Divisi Publikasi, Divisi Humas dan Divisi Dokumentasi. Divisi Intrakampus bertugas dalam menyampaikan informasi dan menjalin hubungan baik dengan massa kampus dan media kabinet. Divisi Publikasi bertugas menyebarkan informasi dan pensuasanaan melalui sosial media, poster, dan propaganda. Divisi Humas bertugas dalam mempublikasikan OSKM di luar kampus, seperti pers media dan menjalin kerjasama dengan pihak luar kampus seperti kepolisian, humas ITB, dan pihak-pihak lainnya. Divisi Dokumentasi bertugas dalam mendokumentasikan acara dan membuat video untuk pensuasanaan pra dan pasca OSKM. Sistem Koordinasi yang berlaku adalah arahan dari Ketua OSKM masuk ke Kabid. Kabid yang akan meneruskan tugas – tugas tersebut ke para Kadiv, begitu juga dengan permintaan dari bidang lain. Namun tetap harus disesuaikan dengan timeline, flow OSKM dan SOP. Standard Operational Procedure (SOP) PEMBERITAHUAN ACARA MELALUI SMS Deskripsi SOP Bidang/Divisi lain memberitahukan agenda acara kepada Kabid Eksternal Setiap bidang memberitahukan acara H- 3 sebelum jarkom di hari H Setiap divisi lain memberitahukan agenda acara H-3 sebelum jarkom di hari H



Jarkom SMS sehari maksimal tiga, jika urutan



Keterangan



Pemberitahuan diberikan kepada kabid eksternal Format jarkom sms: Nama acara Hari tanggal Jam Tempat Agenda Siapa yang diundang



Agar tidak terlalu banyak informasi yang didapat



keempat jarkom, maka akan diahlikan menjadi hari esoknya Tidak bertanggung jawab penuh apabila jarkom dikatakan sangat mendadak



dalam sehari sehingga penyampaiannya menjadi lebih efektif Sangat mendadak misalnya kurang dari 24 jam lagi



PENYAMPAIAN SURAT DAN POSTER KE LEMBAGA Deskripsi SOP Surat yang akan disampaikan wajib menghubungi Kabid Eksternal H-1 sebelum hari senin atau kamis Divisi Intrakampus hanya mengirimkan atau menyampaikan surat hanya pada hari senin dan kamis saja di setiap minggunya. Paling lambat janji bertemu pukul 16.00 Surat undangan yang akan disampaikan sudah difotocopy beserta tanda tangan presiden dan sudah di cap kabinet KM-ITB serta tandatangan ketua OSKM dan sudah ditulis jelas di setiap undangan ditujukan untuk lembaga apa saja. Untuk poster dan lain-lain menyesuaikan seperti surat.



Keterangan Agar efektif penyampaian ke lembaganya dan tidak terlalu malam



PENITIPAN JADWAL KUNJUNGAN TIAP BIDANG Deskripsi SOP Apabila bidang terkait tidak bisa atau tidak jadi mengikuti kunjungan, maka jadwal kunjungan lembaga tidak bisa diubah atau menyesuaikan jadwal kunjungan lembaga. Rencana kunjungan diberitahukan kepada Kabid Eksternal maksimal H-7 dari jadwal kunjungan yang diinginkan , apabila mendadak maka penjadwalan kunjungan lembaga diurus sendiri oleh Bidang/Divisi yang membutuhkan dan harus memberitahukan Kabid Eksternal.



Keterangan



PENITIPAN INFORMASI /INPUTAN DARI BIDANG SAAT KUNJUNGAN LEMBAGA DESKRIPSI SOP Jika bidang lain menyampaikan surat kepada lembaga sendiri, maka harus diberitahukan kepada Kabid Eksternal Bidang yang ingin mengikuti kujungan wajib



KETERANGAN Satu orang wakil humas merupakan orang yang sangat mengerti perihal konten acara yang ingin diinformasikan atau didiskusikan (perpanjangan mulut dari bidang tersebut)



memberi 1 wakil humas dari bidang terkait untuk mengikuti kunjungan. Penitipan informasi atau titipan inputan atau titipan pertanyaan dari bidang paling lambat diberitahukan kepada Divisi Intrakampus H-3 kunjungan lembaga terkait Bidang sudah menyiapkan konten yang ingin disampaikan kepada Divisi Intrakampus H-2 kunjungan lembaga terkait



Konten dalam bentuk softcopy maksimal H-1 kunjungan dan dalam bentuk hardcopy maksimal hari H kunjungan Tidak bisa membatalkan kunjungan tiba-tiba dengan alasan bidang tidak ada yang bisa ikut, jika itu terjadi setiap bidang wajib memberitahukan H-1 dari hari kunjungan



SOP SISTEM INFORMASI EKSTERNAL OSKM 1. Informasi yang tersebar di seluruh elemen KM-ITB adalah tanggung jawab Kepala Bidang Eksternal 2. Informasi yang ingin dipublikasikan harus diberikan melalui Kabid Eksternal 3. Kabid Eksternal berhak memilah informasi yang akan disebar sesuai dengan isi konten yang berikan 4. Bagi bidang/divisi terkait yang membutuhkan jasa pembuatan poster oleh publikasi dan kreatif dapat mengirimkan konten poster yang diinginkan selambat-lambatnya H-7 sebelum poster dipublikasikan 5. Bagi bidang/divisi terkait yang membutuhkan publikasi kegiatan melalui media channel OSKM dapat mengirimkan konten publikasi kepada Kabid Eksternal selambat-lambatnya J-6 sebelum informasi dipublikasikan 6. Informasi dalam bentuk konten tertulis yang ingin disebarkan dapat diberikan melalui email ke : [email protected] dengan subjek publikasi acara 7. Informasi dalam bentuk konten tertulis minimal harus memilki konten seperti berikut: a) Nama kegiatan b) Lokasi dan waktu c) Tujuan dan sasaran kegiatan d) Konten kegiatan e) Kesan publikasi yang diinginkan (ajakan, pengumuman, dll) 8. Informasi dalam bentuk konten tertulis yang ingin disampaikan lewat media twitter, hanya akan disebarkan melalui maksimal lima tweet yang berisi intisari dari konten tertulis yang diberikan



Laporan Kerja No 1



Nama Kegiatan Penanggung Jawab Deskripsi



Laporan Kerja Rakor Bidang Mingguan Kabid (S. Jihan A.) Arahan per flow, arahan mingguan, dan mengetahui progress dari tiap divisi



Tujuan Parameter Keberhasilan Pelaksanaan Evaluasi Solusi Saran



Meninjau kinerja Kadiv Kabid, semua kadiv, sekretaris dan bendahara datang tepat waktu. Kabid dan kadiv sering terlambat dan terkadang arahan tidak direspon. Tepat waktu dan dengarkan kabid Utamakan arahan Kabid.



Kendala Keseluruhan o o



Banyak bidang yang tidak mengikuti arah koordinasi. Biasanya bidang lain langsung menghubungi kadiv tidak melalui kabid dan tanpa sepengetahuan kabid. Sehingga sulit untuk mengawasi divisi. Massa kampus sangat sulit untuk disuasanakan.



Evaluasi Keseluruhan o o o o



Kabid harus lebih intensif mengingatkan kadiv atau kabid – kabid lain untuk mengikuti arah koordinasi. Kabid ikut turun ke massa kampus dan memahami masalah – masalah himpunan. Kabid harus sering melakukan Follow up kemajuan setiap divisi. Kabid on time agar diikuti oleh kadiv.



Saran untuk Kedepannya o o o



Lebih jelas. Ingatkan divisi lain jika tidak menjalankan jobdesc dengan benar, memberi tugas tapi tidak sesuai dengan SOP Eksternal. Jangan telat.



o



Laporan Pertanggung Jawaban Ketua Divisi Dokumentasi (Indra Karno Adi – Kimia 2013)



Deskripsi Kerja o o



Bertanggung jawab kepada Kepala Bidang Eksternal OSKM 2015. Membawahi divisi dokumentasi



Arahan o o o



Mengatur kegiatan dokumentasi OSKM ITB 2015. Membuat hasil dokumentasi OSKM ITB 2015 dalam bentuk foto dan video. Bekerja sama dengan Liga Film Mahasiswa ITB dalam kegiatan dokumentasi dan penyimpanan arsip dokumentasi.



Fungsi o



Pelaksana tugas dokumentasi kegiatan OSKM ITB 2015.



Alur Kerja / Struktur Panitia



Kabid Eksternal



Kadiv Dokumentasi



Wakadiv Dokum.



Koordinator LFM



Jumlah Sumber Daya Manusia No 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. 17. 18. 19. 20. 21. 22. 23. 24. 25. 26. 27. 28. 29. 30. 31. 32. 33. 34. 35. 36. 37. 38.



Nama Indra Karno Adi Angesti Puspitasari Hastian Rizky Nicodemus Dwiputra Yeremia Muhammad Naufal Yunan Adelina Nur Afiani Bayu Beta Brahmantio Muhammad Isham A Ni Kadek Diah Anggareni Gabriella Tania Adolong Noeril Fathih Khaulah Naadiyatul Huda Fauzia Nafiz Almira Edgar Buwana Sutawika Valentina Maria Cecilia Irwan Johan Sentosa Aryati Dzakiya Zhihrotulwida Abdiel Jeremi Rizqina Rifki Azizah Zulfarida Putri Ivan Christian Yohosua Adib Hasnawi Farras Rayhan Sulistiya Nirta Sunaryo Ririn Wahyuni Paulus Radyan Andri Setiawan Dhia Shofi Salsabilah M. Jaya Saputra Hilda Taslam Fuadi Celine Susanto M. Brahma Waluya Alfin Gemaperkasa Adam Rotal Yuliandaru Dinda Ika Kirana Trisnawati



Jurusan KI’13 MA’13 KI’13 KI’13 STF’13 GL’14 GD’14 MA’14 IF’14 TK’14 ME’14 TL’14 FKK’14 OS’14 MS’14 TM’14 BM’14 IF’14 GD’14 STF’14 AS’14 AE’14 MA’14 EL’14 KI’14 TL’14 KI’14 KI’14 TI’14 EL’14 BI’14 KI’14 KI’14 TM’14 FT’14 GD’14 IF’14 GL’14



Jabatan Kadiv Dokumentasi Wakadiv Dokumentasi Anggota Divisi Anggota Divisi Anggota Divisi Anggota Divisi Anggota Divisi Anggota Divisi Anggota Divisi Anggota Divisi Anggota Divisi Anggota Divisi Anggota Divisi Anggota Divisi Anggota Divisi Anggota Divisi Anggota Divisi Anggota Divisi Anggota Divisi Anggota Divisi Anggota Divisi Anggota Divisi Anggota Divisi Anggota Divisi Anggota Divisi Anggota Divisi Anggota Divisi Anggota Divisi Anggota Divisi Anggota Divisi Anggota Divisi Anggota Divisi Anggota Divisi Anggota Divisi Anggota Divisi Anggota Divisi Anggota Divisi Anggota Divisi



39. 40. 41. 42. 43. 44. 45. 46. 47. 48. 49. 50. 51. 52. 53. 54. 55. 56. 57. 58. 59.



Agung Mubaroqon Fitro Hengky Syah Putra Davin Darmansyah Maulana Fikri Resa Kemal Saharso Talitha Nafhani Triadi Putri Ahmad Syururi Putra Azhiz Adinda Ramadani Diondy Ramadhan Rizka Indri Meutia Putri Mardhatillah M. Nandradi Toyib Irfan Listiawan Galuh Kriswantoro Nanda Nyayu Shadiq Hassan Heyder Kezia Sekarsari Dyah Zata Dini Elba Andera Lina Oktaviani



TM’14 KI’14 TI’14 MS’14 IF’14 BI’14 EL’14 OS’14 FTSL’14 TK’14 FTSL’14 TG’14 EL’14 MRI’14 AR’14 MK’14 FT’14 TI’14 TL’14 DKV’14 BE’14



Anggota Divisi Anggota Divisi Anggota Divisi Anggota Divisi Anggota Divisi Anggota Divisi Anggota Divisi Anggota Divisi Anggota Divisi Anggota Divisi Anggota Divisi Anggota Divisi Anggota Divisi Anggota Divisi Anggota Divisi Anggota Divisi Anggota Divisi Anggota Divisi Anggota Divisi Anggota Divisi Anggota Divisi



Pembagian Sistem Kerja / Sistem Koordinasi Secara garis besar, divisi dokumentasi dibagi menjadi dua sub-kerja: dokumentasi foto dan video. Pembagian kerja bergantung pada skala acara, dimana dimungkinkan untuk tidak menugaskan seluruh anggota divisi apabila pembagian tugas telah terpenuhi. Wakadiv dokumentasi bertugas untuk membantu ketua divisi dalam hal MSDM dan manajemen alat. Sistem koordinasi yang berlaku adalah anggota divisi melaksanakan tugas berdasarkan instruksi dari ketua divisi. Arahan kerja yang dilakukan sesuai dengan timeline kegiatan yang telah dirancang dan dapat bertambah apabila ada arahan tambahan dari kabid eksternal dan/atau pihak lain yang telah memenuhi SOP yang berlaku. Standard Operational Procedure (SOP) SOP DOKUMENTASI 1. Divisi dokumentasi hanya akan mendokumentasikan kegiatan OSKM secara penuh pada hari H, diklat terpusat dan diklat divisi. 2. Kegiatan di luar poin 1 harus melalui mekanisme permintaan dokumentasi disampaikan ke Kadiv Dokumentasi.



3. Permintaan dokumentasi harus diajukan maksimal H-3 kegiatan. 4. Apabila ada permintaan hasil dokumentasi berupa video/foto di luar rancangan awal dokumentasi, harus diajukan melalui Kadiv Dokumentasi. 5. Permintaan hasil dokumentasi berupa video/foto diajukan maksimal 3 hari sebelumnya. 6. Konten hasil dokumentasi (video/foto) yang akan diberikan harus telah disepakati sebelumnya, sebelum pengerjaan hasil dokumentasi, apabila tidak ditentukan, maka sepenuhnya menjadi hak Kadiv Dokumentasi untuk menentukan. 7. Jumlah maksimal revisi konten hasil dokumentasi adalah 3 kali, dengan keseluruhan kegiatan revisi dilakukan SEBELUM hasil dokumentasi dipublikasikan. 8. Hasil dokumentasi yang diperbolehkan dipublish di media resmi harus berasal dari divisi dokumentasi. 9. Untuk hal-hal yang berkaitan dengan dokumetasi harap hubungi Kadiv Dokumentasi OSKM 2015 Indra Karno A. (0852 5206 2622). 10. Apabila dokumentator berasal dari closrec (LFM) maka source sepenuhnya menjadi hak LFM. Pihak OSKM 2015 dapat meminta arsip dokumentasi dengan copyright LFM. SOP ANGGOTA 1. Panitia dokumentasi diharuskan membawa alat dokumentasi saat bertugas 2. Bagi panitia yang tidak memiliki alat dokumentasi segera menghubungi kadiv. Indra (0852 5206 2622) atau wakadiv. Anes (0812 1032 2901) 3. Panitia HARUS menggunakan pakaian rapi dan sopan serta JAS ALMAMATER saat bertugas sebelum atribut resmi OSKM dibagikan. 4. Panitia yang tidak dapat melaksanakan tugas harus memberikan surat tertulis yang menerangkan alasan ketidakhadiran, surat diberikan kepada ketua divisi. 5. Panitia WAJIB mengikuti rangkaian kegiatan OSKM pada hari H 6. Dokumentasi diklat terpusat dilakukan sesuai shift 7. Dokumentasi khusus permintaan dari divisi lain dilakukan sesuai shift 8. Dokumentasi Acara hari-H dilakukan full team Laporan Kerja No Nama Kegiatan Penanggung Jawab Deskripsi 1 Tujuan Parameter Keberhasilan



Laporan Kerja Video teaser Diklat Terpusat OSKM 2015 Indra Karno Adi Membuat dan merilis video teaser Diklat Terpusat OSKM 2015 Membantu publikasi dan pensuasanaan kegiatan Diklat Terpusat OSKM 2015 Video teaser dirilis di media sosial dengan jumlah view



Pelaksanaan Evaluasi Solusi Saran Nama Kegiatan Penanggung Jawab Deskripsi Tujuan Parameter Keberhasilan Pelaksanaan 2



Evaluasi Solusi Saran Nama Kegiatan Penanggung Jawab Deskripsi Tujuan Parameter Keberhasilan 3



Pelaksanaan Evaluasi Solusi Saran



4



Nama Kegiatan Penanggung Jawab Deskripsi Tujuan Parameter Keberhasilan Pelaksanaan Evaluasi



sebanyak >1000 views Video teaser dirilis di media sosial dengan jumlah view sebanyak 7000 view Sulit mencari editor video Meminta bantuan kepada kru LFM dalam hal editing video Lakukan close-rec editor video dalam Divisi Dokumentasi Dokumentasi kegiatan pra-OSKM 2015 Indra Karno Adi Melakukan dokumentasi kegiatan pra-OSKM 2015 Dokumentasi kegiatan 90% kegiatan terdokumentasikan dengan baik - Sebelum pendivisian peserta diklat terpusat, kegiatan dokumentasi dilakukan oleh kadiv dan dibantu oleh LFM. - Hasil dokumentasi disimpan dalam bentuk arsip dan dipublikasikan oleh divisi publikasi Workshop dan pelatihan dokumentasi Indra Karno Adi Mempersiapkan anggota divisi dokumentasi untuk kegiatan dokumentasi hari H Memberikan pengarahan teknis tentang dokumentasi sosial Terlaksananya workshop dan hasil dokumentasi OSKM 2015 memuaskan Workshop dilakukan dengan mengundang 2 pembicara dari LFM ITB Hanya 23 orang anggota divisi yang mengikuti workshop dan 14 orang yang mengikuti pelatihan. - Membagikan materi workshop secara online - Memberikan tugas pengganti - Cari jadwal workshop yang sesuai dengan anggota - Beri penekanan bahwa workshop bersifat wajib Video teaser OSKM 2015 Indra Karno Adi dan Elba Andera Membuat dan merilis video teaser OSKM 2015 Membantu publikasi dan pensuasanaan kegiatan OSKM 2015 Video teaser dirilis di media sosial Video teaser dirilis di media sosial dengan jumlah view sebanyak 1100 views Konsepsi dan eksekusi video dijalankan dengan kurang baik



5



Solusi Saran Nama Kegiatan Penanggung Jawab Deskripsi Tujuan Parameter Keberhasilan Pelaksanaan



Evaluasi



Solusi Saran



6



Nama Kegiatan Penanggung Jawab Deskripsi Tujuan Parameter Keberhasilan Pelaksanaan



Asistensi dengan bidang kreatif Konsepsi video dilakukan jauh sebelum eksekusi Dokumentasi kegiatan OSKM 2015 Indra Karno Adi Melakukan dokumentasi kegiatan OSKM 2015 Dokumentasi kegiatan OSKM 2015 terdokumentasi secara menyeluruh - Melakukan kerjasama dengan pihak penyedia aerial view dan Menwa ITB (hari ke 3) dalam dokumentasi OSKM 2015 - Seluruh mata acara OSKM 2015 terdokumentasi secara menyeluruh - Jumlah anggota divisi yang datang melebihi keperluan - Pelaksanaan dokumentasi hari ke 1 dilakukan tanpa briefing tentang spotting dan pembagian shift - Terjadi penumpukan dokumentator pada daerah depan panggung saat pembukaan OSKM 2015 - Kerap terjadi perubahan baik dalam detail mata acara maupun waktu pelaksanaannya jika dibandingkan dengan rundown saaa briefing terpusat awal - Koordinasi antara kadiv-anggota saat hari-H OSKM 2015 hanya bergantung via LINE dan tidak efektif Dilakukan briefing tentang spotting dan pembagian shift untuk hari ke 2 dan ke 3 - Lakukan briefing secara detail tentang spotting dan pembagian shift untuk setiap kegiatan dokumentasi - Lakukan koordinasi yang lebih baik dengan bidang acara terkait pelaksanaan dokumentasi hari-H - Perbaiki sistem koordinasi antara kadiv-anggota. Disarankan untuk mengadaptasi metode koordinasi divisi lapangan, yaitu koordinasi langsung via HT antara kadiv-ketua subkelompok dokumentasi Video dokumentasi OSKM 2015 Indra Karno Adi dan Elba Andera Membuat dan merilis video dokumentasi OSKM 2015 Dokumentasi kegiatan Hasil video memuaskan dan telah disebar melalui seluruh media sosial. Video diunggah di YouTube pada 25 Agustus 2015 dan mencapai View-count sebanyak 3700 views sampai 27 Agustus 2015.



Evaluasi



Solusi Saran



Video tidak dapat dibuka melalui mobile devices (HP, Tab) dikarenakan copyright claim mengenai lagu latar oleh YouTube Memberikan keterangan pada tiap publikasi bahwa video tidak dapat diakses melalui mobile devices. Menggunakan free-to-use/common courtesy BGM atau bekerja sama dengan pihak tertentu untuk membuat original soundtrack



Kendala Keseluruhan o Oprec panitia khusus 2013 yang dilakukan sebelum diklat terpusat dinilai kurang efektif. o Hasil pendivisian dokumentasi dari peserta diklat terpusat masih terlalu banyak. o Masih banyak anggota divisi dokumentasi yang tidak memiliki kamera. Kurang koordinasi dengan divisi MSDM. o Masih banyak permintaan foto/video mengenai OSKM 2015 yang tidak sesuai dengan jobdesc divisi dokumentasi yang tertera pada SOP. o Jumlah pasti anggota divisi yang dapat bertugas saat OSKM 2015 tidak dapat ditentukan sehingga menyulitkan kadiv untuk menyiapkan briefing. Fungsi MSDM intradivisi dirasa berjalan kurang baik. o Ada beberapa mata acara, baik sebelum atau saat OSKM 2015 yang tidak dapat terdokumentasikan dengan baik dikarenakan adanya miskomunikasi dengan pihak terkait. Evaluasi Keseluruhan o Dalam hal yang berkaitan dengan dokumentasi pra-OSKM, kadiv dapat melakukan close-rec atau bekerja sama dengan LFM ITB. o Saat pendivisian peserta diklat terpusat, lakukan koordinasi dengan divisi MSDM mengenai jumlah dan mencantumkan persyaratan kepemilikan kamera. o Perjelas kembali cakupan kerja divisi dokumentasi. Apabila ada permintaan khusus dalam bentuk foto/video yang berkaitan dengan OSKM 2015, hal tersebut dapat dirundingkan terlebih dahulu mengenai layak atau tidaknya untuk dilanjutkan dan pihak mana yang mengerjakan. Saran untuk Kedepannya o Kadiv tahun depan harus bisa lebih tegas dan bijaksana agar semua divisi lain dapat lebih menghargai Divisi Dokumentasi. o Anggota Divisi Dokumentasi sebaiknya jangan terlalu banyak (max. total anggota aktif 3540) agar distribusi merata dan tidak terjadi redundansi pada saat penugasan.



o Kadiv (dan dibantu oleh wakadiv) harus dapat memperkuat team-bonding antar anggota divisi. Team-bonding yang kuat dapat memperbaiki koordinasi saat penugasan. o Buat workshop dan pelatihan dokumentasi untuk anggota dengan format yang menarik serta menantang. o Perbaiki sistem koordinasi intradivisi, terutama pada saat penugasan hari-H OSKM. Disarankan untuk mengadaptasi sistem koordinasi divisi lapangan, dimana kadiv dapat melakukan kontak langsung via HT dengan ketua masing-masing sub-kelompok. o Perkuat koordinasi dengan bidang acara/pihak lain yang bertanggung jawab atas jalannya acara, agar tidak terjadi miskomunikasi saat penugasan.



Laporan Pertanggung Jawaban Ketua Divisi Hubungan Masyarakat (Iqbal Fadhil – Teknik Mesin 2013)



Deskripsi Kerja o Bertanggung jawab kepada Ketua Bidang Eksternal o Menghubungi media untuk diminta menginformasikan OSKM ITB 2015 ke masyarakat o Melakukan pendekatan kepada pihak yang dibutuhkan divisi lain di OSKM ITB 2015 Arahan o Menghubungi media untuk meliput dan mengajak bekerja sama dalam bentuk media partner o Mengikuti kebutuhan divisi lain untuk menghubungi pihahk-pihak yang kerja samanya dibutuhkan untuk kelancaran OSKM ITB 2015 Fungsi o Menyebarkan informasi kegiatan OSKM ITB 2015 ke masyarakat melalui media yang berbentuk cetak maupun elektronik o Menyebarkan informasi kegiatan OSKM ITB 2015 ke ketua-ketua masyarakat di sekitar ITB o Melakukan pendekatan ke pihak-pihak yang dibutuhkan OSKM ITB 2015 Alur Kerja / Struktur Panitia Ketua



Sekretaris



Penanggung Jawab Tiap Media



Penanggung Jawab Pekerjaan Lain-lain



Jumlah Sumber Daya Manusia No



Nama



Jurusan



Jabatan



1



Iqbal Fadhil



13113140 / Teknik Mesin



Ketua



2



Khairunnissa Aulia Rahmah



10713014 / Sains dan Teknologi Farmasi



Sekretaris



3



Richa fitria



10313010 / Astronomi



Staf



4



Sintikhe Salim Susanto



10513009 / Kimia



Staf



5



Hafidzurrahman Suhairi



10613038 / Biologi



Staf



6



Eva Maulina Putri



10713023 / Sains dan Teknologi Farmasi



Staf



7



Vani Lestari Pratiwi



10713083 / Sains dan Teknologi Farmasi



Staf



8



Nadia Amalia



12313056/ Teknik Geofisika



Staf



9



Muhammad Aryadhia Pratama



13113019 / Teknik Mesin



Staf



10



Nora Nisrina



13413011 / Teknik Industri



Staf



11



Wisnu Adi Pramono



13413089 / Teknik Industri



Staf



12



Inneke Rizky Rachmawati



15213036 / Arsitektur



Staf



13



Dina Rahma Laila



15313018 / Teknik Lingkungan



Staf



14



Nindy Risma Aryani



15413009 / Planologi



Staf



15



Asri F Septarizky



15413006 / Planologi



Staf



16



Cut Raisa Faratilla



16214097 /Sains dan Teknologi Farmasi



Staf



17



Rahma Maulani Lukman



16714319/ Teknik Industri



Staf



18



Hafidz Fitrian Basri



16914159/ Teknik Mesin



Staf



19



Anugrah Muzakki Puar



16414249/ Teknik Geofisika



Staf



20



Muhammad Dakita Zulfikar Albana



16914178/ Teknik Mesin



Staf



21



Fadhlurrachman Al Ghifary



16514320/



Staf



22



Arifatus Hikmah Rusmanansari



16314121/ Meteorologi



Staf



23



Renica Nurhermawati



19814023



Staf



24



Friska



16514374/ Teknik Informatika



Staf



25



Boas Suhat



16414232/ Teknik Pertambangan



Staf



26



Luh Nyoman Vidya Saraswati



16214030/ Farmasi Klinik dan Komunitas



Staf



27



I Dewa Agung Panji Dwipayana



16114109/



Staf



28



Nafida Silma



16614233/



Staf



29



Herayati



16014283/ Kimia



Staf



30



Ryan Yoga Pratama



16414322/



Staf



31



Devitasari



16114048/



Staf



32



Dian Adi Prastowo



16714058/ Fisika Teknik



Staf



33



Yoko Sariputra



19714141/ Kewirausahaan



Staf



34



Muhammad Nazar Qodri



16414239/ Teknik Geofisika



Staf



35



Muhammad Dary Farras Haidar



16914074/ Aeronotika dan Astronotika



Staf



36



Gilang Audi Pahlevi



16414118/ Teknik Metalurgi



Staf



37



Farhan Rizaldi Gustira



16714054/ Manajemen Rekayasa Industri



Staf



38



Ezra Drieka



16314161/ Teknik Geologi



Staf



39



Olga Padmasari Anggraini



16414260



Staf



40



Salsabila Farah Nadhira



19714208/ Manajemen



Staf



41



Anggi Utari Aidasari



16214113



Staf



42



Nabila Ranamuti Ardyafani



16714098/ Teknik Industri



Staf



43



Nada Nailah



16014168/ Matematika



Staf



44



Ahmad Fawaid



16314155/



Staf



45



Harits Muhammad Albar



16014106/



Staf



46



Muhammad Yarzuqh Zakka



19814119 / Rekayasa Kehutanan



Staf



Pembagian Sistem Kerja / Sistem Koordinasi Divisi Humas OSKM ITB 2015 bekerja dengan cara menghubungi media satu per satu dengan mengontak via email, telpon, atau mendatangi langsung kantor media yang dimaksud. Setiap anggota di Divisi Humas OSKM ITB 2015 memiliki tanggung jawab untuk satu media atau satu pekerjaan minimalnya. Pembagian media atau pekerjaan yang dikerjaan disesuaikan dengan kesibukan dan hubungan dengan media. Dengan menggunakan link dari Staf humas yang pernah menghubungi media sebelumnya diharapkan koordinasi dengan media yang dipegang akan lebih mudah karena sudah mengenal Contact Person dari media yang dihubungi.



Sekretaris tidak memegang satu media tertentu atau pekerjaan tertentu dan hanya mengurus surat-surat yang berhubungan dengan Divisi Humas OSKM ITB 2015. Pada saat hari OSKM ITB 2015 berlangsung, penanggung jawab media bertugas sebagai Liasson Officer dari media yang dihubunginya. Alasan penempatan PJ media sebagai LO adalah agar media lebih mudah berkoordinasi dengan Panitia OSKM ITB 2015 karena sudah saling mengenal. Laporan Kerja No



1



2



Nama Media Penanggung Jawab Evaluasi Solusi Saran Nama Media Penanggung Jawab Evaluasi Solusi Saran Nama Media Penanggung Jawab Evaluasi



3 Solusi



4



5



6



7



Saran Nama Media Penanggung Jawab Evaluasi Solusi Saran Nama Media Penanggung Jawab Evaluasi Solusi Saran Nama Media Penanggung Jawab Evaluasi Solusi Saran Nama Media



Laporan Kerja Radio Republik Indonesia Muhammad Aryadhia Pratama Ketidakpastian kerja sama tinggi Follow up Bersabar dan harus proaktif Pikiran Rakyat Dina Rahma Laila, Ketidakpastian kerja sama rendah apabila memaparkan acara secara detail Pemaparan secara detail ke pihak Pikiran Rakyat Bersabar dan harus proaktif Surat Kabar Harian Seputar Indonesia Nadia Amalia Sindo meminta kerja sama dengan membeli sebanyak 200 eksemplar Pihak OSKM ITB 2015 membeli sebanyak 200 eksemplar surat kabar tersebut Bersabar dan harus proaktif PROVOKE! Vani Lestari Pratiwi Kerja sama yang baik Bersabar dan harus proaktif Tribun Jabar Nada Nailah Ketidakpastian kerja sama tinggi Follow up Bersabar dan harus proaktif InfoBDG Richa fitria Kerja sama yang baik Bersabar dan harus proaktif Bandungnewsphoto.com



8



9



10



11



12



13



14



15



16



Penanggung Jawab Evaluasi Solusi Saran Nama Media Penanggung Jawab Evaluasi Solusi Saran Nama Media Penanggung Jawab Evaluasi Solusi Saran Nama Media Penanggung Jawab Evaluasi Solusi Saran Nama Media Penanggung Jawab Evaluasi Solusi Saran Nama Media Penanggung Jawab Evaluasi Solusi Saran Nama Media Penanggung Jawab Evaluasi Solusi Saran Nama Media Penanggung Jawab Evaluasi Solusi Saran Nama Media Penanggung Jawab Evaluasi Solusi Saran Nama Kegiatan Penanggung Jawab



Farhan Rizaldi Gustira Kerja sama yang baik Bersabar dan harus proaktif Seputarkampus.com Eva Maulina Putri Kerja sama yang baik Bersabar dan harus proaktif Kabarkampus.com Sintikhe Salim Susanto Kerja sama yang baik Bersabar dan harus proaktif Viva.co.id Anugrah Muzakki Puar Ketidakpastian kerja sama tinggi Follow up Bersabar dan harus proaktif JakTV Friska Ketidakpastian kerja sama tinggi Follow up Bersabar dan harus proaktif Kantor Berita ITB Luh Nyoman Vidya Saraswati Kerja sama yang baik Bersabar dan harus proaktif Persma Nadia Amalia Persma meminta kerja sama dengan biaya Rp.1.000.000,00 Pihak OSKM ITB 2015 membayar biaya tersebut Bersabar dan harus proaktif Radio Kampus Rahma Maulani Lukman Kerja sama yang baik Bersabar dan harus proaktif 8EH Nabila Ranamuti Ardyafani Kerja sama yang baik Bersabar dan harus proaktif Permohonan pengamanan kepada Polsek Coblong Muhammad Dary Farras Haidar



Evaluasi Solusi



17



Penindaklanjutan polisi tidak secepat yang diinginkan Surat permohonan sebaiknya dikeluarkan lebih jauh dari berlangsungnya kegiatan Harus prokaktif Peminjaman Sabuga Iqbal Fadhil Peminjaman Sabuga harus dibicarakan bersama rektorat Datang ke Annex Building untuk membicarakan peminjaman Sabuga Bersabar dan harus proaktif Pencarian data Kongres, Kabinet KM-ITB, MWA WM Friska Sulit mendapatkan data dengan cepat karena pemegang data sering sulit dikontak Cari kontak lain seperti sekretaris ataupun Staf-nya yang juga menyimpan data tersebut Bersabar dan harus proaktif



Saran Nama Media Penanggung Jawab Evaluasi Solusi Saran Nama Media Penanggung Jawab Evaluasi



18 Solusi Saran



Beberapa media lain juga dihubungi dengan tujuan menambah publikasi di luar kampus dengan meminta mereka untuk meliput kegiatan OSKM ITB 2015. Permohonan peliputan ini setidaknya memancing mereka untuk mengetahui acara ini terlebih dahulu walaupun kemungkinan berita OSKM ITB 2015 dimuat di media masih belum pasti. Pendekatan ke media-media tersebut dilakukan sebagaimana menghubungi media untuk mengajak bekerja sama menjadi media partner dan pembagian tugas mengontak media oleh Staf humas dibuat sesuai dengan jadwal kosong staf saja. Berikut ini daftar media yang dihubungi oleh staf-staf Divisi Humas OSKM ITB 2015 Pikiran Rakyat



R TV



Republika



CosmoGirl



RRI



NET TV



Aljazera



MNC



Kompas Harian



TRANS TV



Depasar Post



Kaskus



Tribun Jabar (H-1) Kompas TV



Nat Geo



areakampus.com



SCTV



TV One



PJ TV



Okezone



PosKota



Jakarta Post



GoGirl



detik.com



PRSSNI



Harian Rakyat Merdeka Aneka



O Channel



Hasil dari mengontak media-media diatas adalah kedatangan Tribun Jabar dan Pikiran Rakyat.



Tribun Jabar didampingi oleh Cut Raisa Faratilla sebagai LO. Pikiran Rakyat datang tanpa sepengetahuan Divisi Humas OSKM ITB 2015 dan tiba-tiba kami menemukan berita OSKM ITB 2015 dimuat di Harian Pikiran Rakyat edisi 22 Agustus 2015. Pada hari H, staf-staf Divisi Humas OSKM ITB 2015 yang tidak berhalangan hadir menjadi Liasson Officer bebas untuk menanggulangi kedatangan media-media yang tidak mengabari terlebih dahulu. Staf-Staf humas yang memang memiliki pegangan media yang sudah mengabari akan datang pada hari H menjadi Liasson Officer media pegangannya. Kendala Keseluruhan o Media luar memiliki respon dan prosedur yang berbeda sehingga pihak panitia memberikan perlakuan yang berbeda, walaupun satu grup. o Banyak kontak media yang tidak update sehingga beberapa media yang direkomendasikan oleh panitia lain tidak dapat dihubungi. o Banyak panitia yang memiliki kegiatan lain sehingga Divisi Humas kekurangan sumber daya manusia untuk beberapa hari. o Perubahan bagan struktur USDI ITB menjadi DSTI ITB agak membuat bingung Divisi Humas. Divisi Manajemen Acara meminta bantuan untuk mengurus Live Screening di Sabuga dan perubahan struktur membuat proses terhambat. Hal ini terjadi karena prosedur agak berubah. Evaluasi Keseluruhan o Divisi Humas kekurangan sumber daya manusia saat persiapan dan pelaksanaan OSKM ITB. Recruitment untuk 2013 seharusnya lebih ketat dan mendetail lagi. Banyak anggota memiliki kesibukan lain yang cukup membuat kinerja di Divisi Humas agak menurun. Saran untuk Kedepannya o Panitia harus lebih bersabar menghadapi pihak luar yang memiliki perbedaan respon dan prosedur dan selalu Follow up perkembangan pihak media. o Datang langsung agar lebih mendapatkan kepastian. Minimal menghubungi lewat telepon sebelum mengirimkan email jika tidak memungkinkan mendatangi kantor media tersebut. Saat mendatangi kantor media hendaknya memiliki waktu yang cukup luang karena waktu yang dibutuhkan untuk mengajak bekerja sama dengan media tidak dapat diprediksi dengan detail.



Laporan Pertanggung Jawaban Ketua Divisi Intrakampus (Hani – Teknik Geodesi dan Geomatika 2013)



Deskripsi Kerja o



Bertanggung jawab kepada ketua bidang eksternal



Arahan  



Menjadi penyampai informasi mengenai OSKM ke dalam KM-ITB Keterlibatan lembaga (alur informasi dan penghubung pelibatan lembaga dalam berbagai hal kolaborasi)



Fungsi 



Mengoptimalkan keterlibatan lembaga (alur informasi dan penghubung pelibatan lembaga dalam pelbagai hal kolaborasi)



Alur Kerja / Struktur Panitia



Jumlah Sumber Daya Manusia No



Nama



Jurusan



Jabatan



1



Hani



GD



ketua divisi (PJ Zona Barat)



2



Sri Pascarini Agustina



TL



seketaris



3



Muthiana Rizka



Sipil



PJ zona Timur Jauh



4



Hannathasya



Rekayasa Kehutanan



LO GEA



5



Mitha Dewi



TI



LO HMT



6



Dinda Putri Thalia



FT



LO TERRA



7



Shabrina Nur Amalina



MRI



LO PATRA



8



Yunita Tjahyadi



STF



LO AMISCA



9



Fira Salsabila



Teknik Kimia



LO IMMG



10



Khalief B Indrawan



AE



PJ Zona Tenggara



11



Ahmad Miftahul Anwar



Teknik Material



LO HMP



12



Annisa Tryutami



MRI



LO IMG



13



Della Utari Tantri



Teknik Kimia



LO IMA-G



14



Cut fadia adlina



Mri



LO HMTL



15



Kinta Claresta



Desain Produk



PJ KMSR



16



Janet ramot esmeralda



Teknik Geofisika



LO TERIKAT



17



Billy Suyapmo



Fisika Teknik



LO IMDI



18



Patrick



Teknik Kimia



LO INDDES



19



Ni Wayan Wulan Prawerti Suparta



STF



LO VASA



20



Amalina Septirana Putri



Matematika



LO IPPDIG



21



Widya Imelda



STF



LO HIMAFI



22



Rima Yunita Ekasari



STF



LO KMPN



23



Gabriela Tudorina



Teknik Kelautan



LO HMS



24



Yenni Yunita



teknik kelautan



LO HMM



25



Ganes savitri



Manajemen



LO Barat Laut



26



Vaniarta Shintyarani



STF



LO HIMATIKA



27



Ibrahim Abdus Salam



TM



LO HIMASTRON



28



Prayudha Naufal Irnanda



Teknik Geologi



LO KMSBM



29



Ilyas Farhan



Fisika



LO MTI



30



Audy Marsel



AE



PJ Zona Labtek Tengah



31



Andrian Nugroho



Teknik Kimia



LO HMFT



32



Desiana Zulvianita



rekayasa kehutanan



LO ARCHAEA



33



Ahshonat Izzatul Haq



STF



LO HMIF



34



Inayati Zakiyatun Husna



Rekayasa Pertanian



LO HME



35



Gabriela Widharani



TPSDA



LO KMKL



36



Cornelia Andini Norma Gupita



FT



LO HMF



37



Hazmi Nawfal Izzatullah Addinar



Teknik Mesin



PJ Zona Labtek Biru



38



Ega Erlangga



TPSDA



LO HMO



39



Demetrius Bagas Primanto



Teknik Industri



LO MTM



40



della valentina herryputrie



kimia



LO Nymphaea



41



Ine Raissa Keliat



Sipil



LO HIMATEK



42



Jajat Sudrajat Iskadir



Teknik Elektro



LO HMME



43



Reza K Harnandika



RIL



PJ Zona ITB Jatinangor



44



Mutia Adisti Nugroho



Matematika



LO HIMAREKTA



45



Firman Sauqi Nur Sabila



Teknik Geologi



LO HIMASDA



46



Sri Wahyuni



Kimia



LO KMIL



47



Muhammad Zaki



FT



LO HMRH



48



Avininda Fitria Ayu Priastuti



Teknik Perminyakan



LO HMH Selva



49



S N Putri Kasturi



Manajemen



PJ UNIT



50



Zaenur Ridho Arrosyad



Kimia



PJ UNIT



51



Syeha Abdal Nasher



Teknik Geologi



PJ UNIT



Pembagian Sistem Kerja / Sistem Koordinasi Sistem kerja sebelum adanya panitia dari 2014, Ketua Divisi melakukan close registration untuk 2013 dengan tujuan selama belum adanya panitia 2014, hubungan dengan lembaga-lembaga dihandle oleh panitia 2013, lalu panitia 2013 dibagi berdasarkan beberapa zona.



Setelah adanya panitia dari 2014, panitia 2014 dibagi kedalam tiap himpunan dan menjadi LO himpunan tersebut. Standard Operational Procedure (SOP) PENITIPAN INFORMASI /INPUTAN DARI BIDANG SAAT KUNJUNGAN LEMBAGA DESKRIPSI SOP Jika bidang lain menyampaikan surat kepada lembaga sendiri, maka harus diberitahukan kepada Kabid Eksternal Bidang yang ingin mengikuti kujungan wajib memberi satu orang wakil humas dari bidang terkait untuk mengikuti kunjungan Penitipan informasi atau titipan inputan atau titipan pertanyaan dari bidang paling lambat diberitahukan kepada intrakampus H-3 kunjungan lembaga terkait Bidang sudah menyiapkan konten yang ingin disampaikan kepada intrakampus H-2 kunjungan lembaga terkait



KETERANGAN Satu wakil humas merupakan orang yang sangat mengerti perihal konten acara yang ingin diinformasikan atau didiskusikan (perpanjangan mulut dari bidang tersebut)



Konten dalam bentuk softcopy maskimal H-1 kunjungan dan dalam bentuk hardcopy maksimal hari H kunjungan Tidak bisa membatalkan kunjungan tiba-tiba dengan alasan bidang tidak ada yang bisa ikut, jika itu terjadi setiap bidang wajib memberitahukan H-1 dari hari kunjungan



Laporan Kerja No



1



Laporan Kerja Nama Kegiatan Penanggung Jawab Deskripsi Tujuan Parameter Keberhasilan Pelaksanaan Evaluasi Solusi Saran Nama Kegiatan Penanggung Jawab Deskripsi



2



Membuat SOP Roadshow Hani Membuat SOP Roadshow Agar permintaan adanya Roadshow dapat teratur Terdapat aturan yang jelas mengenai rencana Roadshow SOP Roadshow dibuat dengan baik dan tepat waktu. SOP dibuat dalam bentuk tertulis. Mengadakan forum sesuai kebutuhan Hani 1. Memperoleh surat lengkap dari sekretaris Eskternal 2. Menyebarkan surat undangan ke himpunan 3. Menyebarkan info forum kepada himpunanhimpunan melalui media pesan singkat telepon seluler



Tujuan Parameter Keberhasilan Pelaksanaan



3



4



Evaluasi Solusi Saran Nama Kegiatan Penanggung Jawab Deskripsi Tujuan Parameter Keberhasilan Pelaksanaan Evaluasi Solusi Saran Nama Kegiatan Penanggung Jawab Deskripsi



Tujuan Parameter Keberhasilan



Pelaksanaan



Evaluasi



5



Solusi Saran Nama Kegiatan Penanggung Jawab Deskripsi



Adanya forum yang memberikan info ataupun mencerdaskan lembaga-lembaga mengenai kemajuan OSKM Terlaksananya forum sesuai kebutuhan Forum disesuaikan dengan permintaan dari divisi lain terlaksana dengan baik Mengadakan Roadshow sesuai kebutuhan Hani



Menyebarkan informasi dan memperoleh inputan dari himpunan-himpunan saat Roadshow Hani Kegiatan kunjungan ke himpunan-himpunan untuk menyampaikan perkembangan kegiatan OSKM dan penarikan saran dari himpunanhimpunan Seluruh himpunan mendapat informasi dan menerima saran dari himpunan 1. Mendapat inputan dari himpunan-himpunan dalam bentuk tertulis 2. Himpunan-himpunan mendapat informasi tatap muka melalui intrakampus atau ketua himpunan Roadshow terlaksana dengan baik dan informasi tersampaikan kepada himpunan-himpunan melalui tatap muka dengan intrakampus atau ketua himpunan. Masukan dari himpunan-himpunan didata dalam bentuk tertulis. Untuk permintaan saran dari himpunan-himpunan sebaiknya juga melibatkan perwakilan dar Tim Materi dan Metode, agar massa himpunan mendapatkan penjelasan yang jelas dan terperinci.



Menyebarkan informasi melalui media surat elektronik, pesan singkat, dan surat Hani Kegiatan memberikan informasi kepada himpunan-



Tujuan Parameter Keberhasilan Pelaksanaan Evaluasi



Solusi Saran



6



Nama Kegiatan Penanggung Jawab Deskripsi Tujuan Parameter Keberhasilan Pelaksanaan Evaluasi Solusi Saran



himpunan melalui media surat elektronik, pesan singkat, dan surat. Tersampaikannya informasi yang harus diketahui himpunanhimpunan, terutama yang membutuhkan waktu cepat Seluruh informasi yang diperoleh dibagikan kepada himpunan Setiap informasi tersampaikan dengan baik kepada himpunan-himpunan. Pada saat hari pelaksanaan OSKM, ada informasi-informasi yang mendadak dan bisa berubah kepada himpunanhimpunan. Untuk penyampaian informasi yang penting dan mendadak kepada himpunan-himpunan, sebaiknya dipertimbangkan dahulu sebaik mungkin, agar tidak ada kerancuan dan membingungkan pihak himpunan. Membuat timeline kerja dan RAB sesuai kebutuhan dan kerja Hani Kegiatan pembuatan timeline dan RAB divisi Intrakampus Kerja divisi terlaksana dengan jelas dan tepat waktu. Divisi memiliki target biaya dan pendanaan. Adanya timeline kerja dan RAB dalam bentuk tertulis sesuai kebutuhan divisi Timeline dan RAB dibuat dalam bentuk tertulis -



Kendala Keseluruhan o Perlu adanya koordinasi dengan hubungan lembaga KM mengenai update unit, dan kejelasan keterlibatan unit lebih dipertegas Evaluasi Keseluruhan o Partisipasi massa unit dalam OSKM belum terlalu diwadahi o Sering terjadi miskomunikasi mengenai informasi OSKM karena beberapa divisi tidak mengikuti SOP pelaksaan forum sehingga terkadang terjadi dualisme informasi tanpa sepengetahuan Divisi Intrakampus. o Kurang partisipasi himpunan dalam penyampaian saran mengenai OSKM.



Saran untuk Kedepannya o Sebelum adanya panitia 2014 yang resmi, lebih baik tetap adanya panitia dari 2013 hasil closerec agar mudahnya penyampaian informasi selama diklat terpusat o Pada OSKM selanjutnya baik jika setiap bagian dari kabid dan kadiv OSKM serta massa himpunan mengerti secara utuh keberlangsungan OSKM dari materi, acara, dan flow besar acara, agar tidak adanya kesalahpahaman maupun misinterpretasi terhadap bagian-bagian OSKM. o Jadikan OSKM selanjutnya menjadi OSKM milik bersama, bukan hanya panitia. terlibatkan lah massa kampus agar terciptanya eufuoria bahwa kaderisasi ini adalah milik KM ITB



Laporan Pertanggung Jawaban Ketua Divisi Publikasi (Selvia Novianty – Teknik Geologi 2013)



Deskripsi Kerja 



Bertanggung jawab kepada Kepala Bidang Eksternal



Arahan 



Melakukan penjabaran terkait tugas – tugas publikasi dan propaganda



 



Melakukan pengambilan keputusan dalam tataran publikasi dan propaganda Berkoordinasi langsung dengan bidang kreatif tentang pensuasanaan OSKM didampingi ketua bidang eksternal.



  



Memproses semua informasi yang ada selama keberjalanan OSKM ITB 2015 Mempulikasikan serta mempropagandakan informasi tersebut kepada pihak luar baik menggunakan media sosial, poster, spanduk atau media lainnya Membuat timeline publikasi media







Membuat flow propaganda yang berkesuaian dengan kreatif OSKM ITB 2015







Membuat RAB divisi publikasi untuk digabungkan dengan bidang eksternal







Menentukan titik-titik publikasi (poster,spanduk,umbul-umbul)



Fungsi



Alur Kerja / Struktur Panitia



Jumlah Sumber Daya Manusia No



Nama



Jurusan



Jabatan



1.



Selvia Novianty



Teknik Geologi 2013



Ketua Divisi Publikasi



2.



Febri Adriandi



Teknik Geologi 2013



Staf Publikasi



3.



Intan Trilestari



Teknik Geodesi 2013



Staf Publikasi



4.



Revana Hadiani



Meteorologi 2013



Staf Publikasi



5.



Aisha Aidhil F C



Teknik Lingkungan 2013



Staf Publikasi



6.



Dane Amilawangi



Arsitektur 2013



Staf Publikasi



7.



Afrianto Akbar



Teknik Sipil 2013



Staf Publikasi



8.



Praptaning B U



Kimia 2013



Staf Publikasi



9.



Adelia Sri K



STF 2013



Staf Publikasi



10.



Alief Firmansyah



Matematika 2014



Staf Publikasi



11.



Aisyah C A



Matematika 2014



Staf Publikasi



12.



Hasna Nisrina



Teknik Kimia 2014



Staf Publikasi



13.



Fitriani Ilma S



FKK 2014



Staf Publikasi



14.



Bima Dwiputra



Teknik Perminyakan 2014



Staf Publikasi



15.



Edvin William



STI 2014



Staf Publikasi



16.



Dinda Shabrina



Meteorologi 2014



Staf Publikasi



17.



Rafaella Winona G



Biologi 2014



Staf Publikasi



18.



Missela Yosephine



Teknik Geofisika 2014



Staf Publikasi



19.



Rahmah Nazilla



STF 2014



Staf Publikasi



20.



Rima Amelia



Meteorologi 2014



Staf Publikasi



21.



Fachra Nur Arifa



Kimia 2014



Staf Publikasi



22.



Yudhi Kurniawan



Fisika 2014



Staf Publikasi



Pembagian Sistem Kerja / Sistem Koordinasi 



 







   



Konten publikasi yang akan disebar melalui seluruh media sosial yang dimiliki OSKM ITB 2015 disetujui dan dengan sepengetahuan Ketua Bidang Eksternal dan Ketua OSKM ITB 2015. Setiap konten publikasi yang akan disebar harus disetujui oleh Ketua Bidang Eksternal. Setiap konten publikasi yang akan disebar melalui seluruh akun media sosial OSKM ITB 2015 akan dibagi melalui PJ-PJ yang telah dibagi diatas, lalu akan disebar melalui seluruh media sosial OSKM ITB 2015. PJ Grafis dalam Divisi Publikasi OSKM ITB 2015 berfungsi untuk membuat poster-poster khas pensuasanaan OSKM ITB 2015 yang nantinya akan dikonsultasikan dengan Bidang Kreatif. Setiap ketua divisi ataupun instansi yang berkaitan dengan OSKM ITB 2015, yang ingin menitipkan konten publikasi harus dikoordinasikan dan memenuhi SOP. Setiap konten publikasi yang berhubungan dengan tema besar OSKM ITB 2015 harus berkonsultasi terlebih dahulu dengan Bidang Kreatif. Setiap pemberitaan yang berkaitan dengan OSKM ITB 2015 berada di bawah tanggung jawab Ketua Divisi Publikasi OSKM ITB 2015. Setiap konten yang tidak sesuai dan mengatasnamakan OSKM ITB 2015 akan dikenai teguran langsung oleh Ketua Divisi Publikasi OSKM ITB 2015 dengan kondisi Ketua Divisi Publikasi OSKM ITB 2015 akan mengklarifikasi subjek pemberitaan.



 



 



Apabila ada konten publikasi mendadak dan tidak memenuhi SOP, Publikasi OSKM ITB 2015 berhak untuk tidak memenuhi permintaan. Divisi Publikasi OSKM ITB 2015 berhak untuk mencabut poster yang tersebar di seluruh madding yang ada di kampus ITB Ganesha apabila terdapat konten yang tersebar mengatasnamakan OSKM ITB 2015 dan tidak sesuai dengan nilai. Divisi Publikasi bertanggung jawab untuk semua info mengenai Forum, diklat serta hari H-OSKM. Divisi Publikasi OSKM 2014 melakukan koordinasi dengan Divisi Publikasi OHU 2014 (bukan jalur komando).



Standard Operational Procedure (SOP) 1. Seluruh Konten Publikasi yang berkaitan dengan OSKM ITB 2015 berada dibawah pengawasan Divisi Publikasi OSKM ITB 2015 2. Setiap konten publikasi yang tersebar merupakan tanggung jawab Divisi Publikasi OSKM ITB 2015 3. Divisi Publikasi OSKM ITB 2015 tidak akan menyebarkan konten pemberitaan yang tidak sesuai dengan SOP 4. Setiap konten publikasi mengandung unsur 5W+1H 5. Apabila konten publikasi tidak sesuai dengan SOP maka konten tidak akan disebar 6. Untuk keperluan publikasi acara diharapkan menghubungi Kadiv Publikasi maksimal H-7 agar poster bisa dibuat dan flow bisa disesuaikan untuk propaganda. 7. Khusus untuk publikasi forum HMJ dan UNIT maksimal diberitahukan kepada Kadiv Publikasi H-4 forum. 8. Segala hal yang berhubungan dengan informasi dan propaganda OSKM baik media poster maupun media social merupakan resmi di bawah tanggung jawab Divisi Publikasi. Segala konten publikasi merupakan wewanang Divisi Publikasi. 9. Divisi Publikasi OSKM ITB 2015 berhak untuk memilih konten publikasi yang akan disebar. 10. Konten publikasi yang akan disebar melalui akun LINE@ akan disebar pada peak time (pagi:07.00-08.00,siang:12.00,sore:17.00,malam:19.00-22.00).



Laporan Kerja No 1



Nama Kegiatan Penanggung Jawab Deskripsi Tujuan Parameter Keberhasilan Pelaksanaan Evaluasi



Solusi Saran



2



Nama Kegiatan Penanggung Jawab Deskripsi Tujuan Parameter Keberhasilan Pelaksanaan Evaluasi



Solusi



Saran



3



Nama Kegiatan Penanggung Jawab



Laporan Kerja Membuat Timeline Publikasi Selvia Novianty – GL’13 Membuat timeline kerja dan rencana-rencana publikasi divisi selama masa kerja Menjaga keberjalanan proses divisi Timeline berhasil dibuat Timeline dibuat berdasarkan kebutuhan dan hasil synchronizing dengan divisi lain Timeline yang telah dibuat tidak dijalankan sebagaimana mestinya karena terkadang terjadi perubahan pula di divisi lain yang bersangkutan Memilih melaksanakan konten publikasi yang sesuai dengan prioritas Lebih berkoordinasi dengan divisi bersangkutan untuk memperkecil kemungkinan mengubah timeline Membuat flow propaganda Selvia Novianty – GL’13 Membuat alur pensuasanaan media Mengatur pensuasanaan media Flow propaganda berhasil dibuat Flow propaganda dibuat berdasarkan skema-skema yang terjadi pada OSKM ITB 2015 Sudah mengikuti flow yangg ada tapi kadang berubah karena ada permintaan mendadak, terlebih lagi sering bertabrakan dengan flow publikasi OHU. Memilih melaksanakan konten publikasi yang sesuai dengan prioritas. Untuk masalah OHU, dealing terlebih dahulu namun apabila dengan cara tersebut tidak berhasil terpaksa flow bertabrakan dengan OHU Sering-sering bertanya dengan bidang acara mengenai kemajuan mereka dan bagaimana kedepannya sambil disesuaikan dengan flow yang sudah dibuat. Sering koordinasi juga dengan OHU jika ternyata tahun depan OHU dipisah kembali. Membuat RAB divisi Selvia Novianty – GL’13



Deskripsi Tujuan Parameter Keberhasilan Pelaksanaan



4



Evaluasi Solusi Saran Nama Kegiatan Penanggung Jawab Deskripsi Tujuan Parameter Keberhasilan Pelaksanaan Evaluasi



Solusi



5



Saran Nama Kegiatan Penanggung Jawab Deskripsi Tujuan Parameter Keberhasilan Pelaksanaan Evaluasi Solusi Saran



6



Nama Kegiatan Penanggung Jawab Deskripsi



Membuat rancangan anggaran belanja divisi Menentukan rancangan anggaran belanja divisi Anggaran belanja divisi berhasil dibuat Anggaran belanja divisi dibuat berdasarkan kebutuhan selama pelaksanaan OSKM ITB 2015 bahkan sebelum mencakup biaya print dan operasional pulsa Menentukan titik-titik publikasi Selvia Novianty – GL’13 Merancang titik-titik publikasi serta pembagiannya ke masing-masing anggota. Menentukan titik-titik publikasi Titik-titik publikasi berhasil dibuat Menentukan titik-titik publikasi yang strategis di kampus Media partner yang lama untuk difiksasi menyebabkan pembuatan umbul-umbul dan media cetak lain saling menunggu Diprint saja untuk poster dan umbul-umbul, sedangkan untuk media partner menyusul diprint melalui bahan sticker sehingga nantinya ditempel menyusul. Fiksasi media partner lebih awal Memperbaharui konten media online Selvia Novianty – GL’13 Mempublikasikan OSKM ITB 2015 dan melakukan update informasi lewat media online Menyebarkan informasi lewat media online Informasi tersebar secara online Informasi tersebar secara online melalui media sosial OSKM ITB 2015 seperti LINE@, twitter, askfm, facebook,website Responden LINE@ terlalu banyak sehingga membutuhkan lebih dari 2 orang untuk menjadi admin Informasi yang personal ditanyakan melalui LINE@ telat dijawab Membutuhkan lebih dari 2 orang untuk menjadi admin LINE@. Untuk media sosial yang lainnya cukup dipegang hanya dengan 1 orang saja. Perbaharuan konten majalah dinding Selvia Novianty – GL’13 Mempublikasikan OSKM dan melakukan perbaharuan informasi melalui majalah dinding



Tujuan Parameter Keberhasilan Pelaksanaan



Evaluasi



Solusi Saran 7



Nama Kegiatan Penanggung Jawab Deskripsi



Tujuan Parameter Keberhasilan Pelaksanaan



Evaluasi Solusi



Saran



8



Nama Kegiatan



Penanggung Jawab Deskripsi Tujuan



Menyebarkan informasi lewat majalah dinding Informasi tersebar melalui majalah dinding Informasi tersebar secara online melalui majalah dinding dengan mencetak bahan publikasi terlebih dahulu lalu menempelkannya pada majalah dinding di boulevard  Tidak ditentukan PJ, jadi agak lumayan tidak terawat madingnya.  Beberapa momen menjelang OSKM ITB 2015 mading tidak terisi informasi  Penutup madingnya rusak. Publikasi efektif melalui media online Ditentukannya PJ Mading terlebih dahulu sehingga ada yang bertanggungjawab terhadap maintenance madingnya Membuat poster, pensuasanaan, dan bulletin OSKM ITB 2015 Selvia Novianty – GL’13 Membuat poster, pensuasanaan dan bulletin yang berhubungan dengan OSKM ITB sesuai dengan kebutuhan flow publikasi Informasi mengenai OSKM ITB 2015 dapat tersurat dalam poster, pensuasanaan, dan bulletin OSKM ITB 2015 Poster, pensuasanaan, dan bulletin OSKM ITB 2015 berhasil dibuat Poster, pensuasanaan, dan bulletin OSKM ITB 2015 dibuat berdasarkan flow publikasi yang ada. Tetapi poster utama hanya dibuat oleh bidang kreatif Konten tidak sesuai setelah poster, pensuasanaan, dan bulletin OSKM ITB 2015 disebar Poster, pensuasanaan, dan bulletin OSKM ITB 2015 diasistensi kepada pihak yang bersangkutan(acara,mamet) untuk difiksasi mengingat responses yang diberikan lama Konten poster, pensuasanaan, dan bulletin OSKM ITB 2015 difiksasi dan harus sering diFollow-up terhadap bidang/divisi terkait Memasang poster, propaganda dan bulletin OSKM ITB 2015 di kawasan Kampus Selvia Novianty – GL’13 Mempublikasikan OSKM melalui media poster, propaganda, dan bulletin Informasi mengenai OSKM ITB 2015 melalui poster, pensuasanaan, dan bulletin OSKM ITB 2015 terpasang di sekitar kampus



Parameter Keberhasilan Pelaksanaan Evaluasi



Solusi



Saran



poster, pensuasanaan, dan bulletin OSKM ITB 2015 berhasil dipasang di sekitar kampus poster, pensuasanaan, dan bulletin OSKM ITB 2015 disebar dan ditempel di sekitar mading dan pojok kampus yang ada  Konten tidak sesuai setelah poster, pensuasanaan, dan bulletin OSKM ITB 2015 disebar  Ada pensuasanaan gelap  Poster, pensuasanaan, dan bulletin OSKM ITB 2015 diasistensi kepada pihak yang bersangkutan(acara,mamet) untuk difiksasi mengingat responses yang diberikan lama  Pensuasanaan gelap dicabut  Danlap membuat pensuasanaan yang salah  Konten poster, pensuasanaan, dan bulletin OSKM ITB 2015 difiksasi dan harus sering diFollow up terhadap bidang/divisi terkait  Kontrol terhadap pensuasanaan yang ada, sering melihat mading



Pencapaian a. Pencapaian berdasarkan parameter No



List Pekerjaan



Parameter



Status



1.



Membuat Timeline Publikasi



Timeline berhasil dibuat



Terlaksana



2.



Membuat flow propaganda



Flow propaganda berhasil dibuat



Terlaksana



3.



Membuat RAB divisi



Anggaran belanja divisi berhasil dibuat



Terlaksana



4.



Menentukan titik-titik publikasi



Titik-titik publikasi berhasil dibuat



Terlaksana



5.



Mengupdate media online



Informasi tersebar secara online



Terlaksana



6.



Mengupdate konten mading



Informasi tersebar melalui madding



Terlaksana



7.



Membuat poster, pensuasanaan, dan bulletin OSKM ITB 2015



poster, pensuasanaan, dan bulletin OSKM ITB 2015 berhasil dibuat



Terlaksana



8.



Memasang poster, propaganda dan bulletin OSKM ITB 2015 di kawasan



poster, pensuasanaan, dan bulletin OSKM ITB 2015 berhasil dipasang di sekitar kampus



Terlaksana



Berdasarkan parameter, pencapaian rata-rata divisi publikasi adalah 98%. Sisa dari pencapaian dirasa tidak berhasil karena ketidakberhasilan : 1. Dua buah Spanduk tidak dipasang di titik publikasi (depan jam gadang) sebagaimana mestinya, sehingga hanya 1 yang terpasang b. Pencapaian di luar parameter beserta analisis dan penjelasannya 1. Akun line@ mencapai 7348 followers dalam 3 bulan 2. Akun Instagram mencapai 3000 followers dalam 3 bulan



Kendala Keseluruhan   



Kurang koordinasi dengan Bidang Acara dan Tim Materi dan Metode Flow publikasi bertabrakan dengan flow OHU Banyak tersebar berita palsu yang mengatasnamakan OSKM ITB 2015



Evaluasi Keseluruhan   



Twitter memiliki pengikut yang sangat banyak. Fanpage facebook juga mendapat jumlah pengunjung dan like yang banyak. Ask.fm sangat ramai oleh pertanyaan2. Jadi sepertinya penyebaran informasi lewat dunia maya dianggap sangat berhasil. Terlebih lagi oleh melimpanya jumlah pengikut di LINE@, sehingga informasi mudah tersebar.



Saran untuk Kedepannya     



Dari awal kepanitiaan, web sudah harus jadi. Orang yang mengurus web itu anggota media juga jadi tidak hanya bisa edit tapi mengetahui informasi keseluruhan juga RAB dibuat benar-benar sesuai kebutuhan Perizinan harus diperhatikan baik-baik untuk pemasangan instalasi, spanduk dan umbulumbul Koordinasi dengan bidang materi dan metode serta bidang acara terkait konten Jika dipisah kepanitiaan lagi dengan OHU, koordinasi! Jangan lupa untuk membuat DEALING dengan OHU! Supaya tidak bentrok dan berebut massa responden.



LAPORAN PERTANGGUNG JAWABAN BIDANG OPERASIONAL



Laporan Pertanggung Jawaban Kepala Bidang Operasional (Fadhilaz Digdaya Haq – Teknik Geofisika 2012)



Deskripsi Kerja o o o



Bertanggung jawab kepada Ketua perihal Operasional Berkoordinasi dan bekerja sama dengan ring satu kepanitiaan Membawahi divisi Akomodasi dan Konsumsi, Logistik, serta Produksi



Arahan o o o



Mengawasi dan mengontrol seluruh divisi di bawah operasional agar kinerjanya tetap berada dalam batasan arahan yang diberikan Mengoordinasikan semua permintaan operasional di semua divisi OSKM sesuai SOP yang telah diberitahukan Menjembatani dan mengomunikasikan kebutuhan operasional divisi di bawah operasional dengan divisi dan atau bidang lainnya



Fungsi o o o o o o



Sebagai koordinator divisi di bawah bidang operasional Sebagai pengawas kinerja divisi di bawah bidang operasional Sebagai penghubung antara divisi dan atau bidang lain dengan divisi di bawah operasional Mengadakan rapat internal Bidang Operasional Membuat dan melaporkan progress report kepada pusat Memastikan segala perihal operasional berjalan dengan lancar saat acara



Alur Kerja / Struktur Panitia



Jumlah Sumber Daya Manusia No 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.



Nama Fadhilaz Digdaya Haq Annisa Purwaningtyas Risalah Putriani M Diah Fitria Alexander Hasan Amajid Sinar G M Supriyanto



Jurusan Teknik Geofisika 2012 Teknik Geofisika 2013 Teknik Arsitektur 2012 Teknik Arsitektur 2013 Teknik Kelautan 2013 Teknik Geofisika 2013 Manajemen 2013



Jabatan Ketua Bidang Operasional Sekretaris Bidang Operasional MSDM Bidang Operasional Bendahara Bidang Operasional Ketua Divisi Logistik Ketua Divisi Produksi Ketua Divisi Akomodasi dan Konsumsi



Pembagian Sistem Kerja / Sistem Koordinasi Deskripsikan seluruh sistem kerja dan sistem koordinasi dalam divisi secara detail dalam bentuk narasi.



Standard Operational Procedure (SOP) -



Laporan Kerja No



Laporan Kerja Nama Kegiatan Penanggung Jawab Deskripsi Tujuan Parameter Keberhasilan Pelaksanaan



1 Evaluasi



Solusi Saran



Nama Kegiatan Penanggung Jawab Deskripsi Tujuan Parameter Keberhasilan



Pelaksanaan 2 Evaluasi



Solusi Saran



3



Nama Kegiatan



Kordinasi dengan LK dan Kabinet Fadhilaz Digdaya Haq Melakukan kerjasama dengan LK dan Kabinet perihal kontrak yang berkaitan dengan operasional OSKM 2015 Mencegah terjadinya miskomunikasi serta miskoordinasi dengan LK dan Kabinet Terjalinnya hubungan yang baik dengan LK dan Kabinet sehingga tidak terjadi miskomunikasi dan miskoordinasi Selalu melakukan koordinasi dengan LK setidaknya satu minggu satu kali. Awalnya terjadi pelemparan oleh LK namun setelah mengetahui prosedur yang benar, komunikasi dan koordinasi dengan LK berjalan dengan baik. Untuk pihak kabinet, hal – hal yang mendesak langsung dikoordinasikan. Ada lembaga lain, yaitu PMB dan MWA-WM, yang ikut serta dalam penilaian dan pengawasan konsumsi, dan baru berkoordinasi setelah beberapa bulan kepanitiaan terbentuk. Tidak dari awal. Memastikan lembaga – lembaga penting yang berwenang atas segala hal tentang OSKM yang menyangkut bidang operasional. Pada awal kepengurusan dipastikan terdapat lembaga – lembaga seperti LK, MWA-WM, dan PMB. Kemudian langsung dikordinasikan sehingga tidak tertunda dan tidak mendadak. Progress report mingguan Annisa P Membuat dan mengumpulkan progress report dan notulensi dari sekretaris divisi di bawah bidang operasional Pengarsipan progress report dan notulensi divisi Ada progress report setiap minggu dan ada arsip notulensi. Progress report dapat dikumpulkan kepada sekretaris umum tepat waktu. Terkadang terjadi keterlambatan pembuatan progress report pada divisi. Sekretaris bidang sudah berulang kali mengingatkan namun tetap terjadi keterlambatan pengumpulan. Pengumpulan ke sekretaris bidang terlambat sehingga berdampak pada terlambatnya pengumpulan ke sekretaris umum. Divisi terkadang bingung untuk membuat progress report apabila tidak ada progress yang signifikan. Selalu mengingatkan sekretaris divisi tentang progress report. Pembuatan progress report bisa dilakukan bersama – sama agar tidak adanya keterlambatan, serta dapat dilakukan sharing antar divisi. Pengumpulan dan rekapitulasi bon



Penanggung Jawab Deskripsi Tujuan Parameter Keberhasilan Pelaksanaan



Evaluasi Solusi Saran Nama Kegiatan Penanggung Jawab Deskripsi



Tujuan Parameter Keberhasilan Pelaksanaan



4



Evaluasi



Solusi



Saran



5



Nama Kegiatan Penanggung Jawab Deskripsi



Diah Fitria Mengumpulkan bon dan membuat rekapitulasi pengeluaran Bidang Operasional. Pengarsipan bon pengeluaran Bidang Operasional untuk direkap oleh bendahara pusat. Setiap pengeluaran dilaporkan dan dikumpulkan ke Bendahara Umum. Koordinasi antara bendahara pusat dengan bendahara bidang terjalin dengan baik, namun terjadi kesulitan untuk berkordinasi dengan bendahara divisi. Sehingga terjadi keterlambatan pengumpulan dan penumpukan bon yang beresiko memperlambat pengarsipan pengeluaran bidang. Terjadi keterlambatan pengumpulan bon Membuat deadline batas waktu pemegangan bon Pengumpulan bon bisa dilakukan saat rapat bidang Pendidikan dan Pelatihan Bidang Operasional Fadhilaz Digdaya Haq dan Risalah Putriani Belajar dari beberapa evaluasi pada OSKM sebelumnya, perlu diadakan suatu pelatihan serta pendidikan agar anggota bidang dan divisi dapat cepat dan tanggap terhadap perubahan yang terjadi di lapangan. Anggota Bidang Operasional mengetahui dan memahami kondisi serta teknis lapangan. Terselenggaranya pendidikan dan pelatihan anggota Bidang Operasional. Pendidikan dan pelatihan Bidang Operasional dilaksanakan satu kali. Konten pendidikan dan pelatihan berupa pengetahuan lapangan (pembuatan peta, pengukuran beberapa lapangan, penentuan pos logistik) dan beberapa tugas untuk pengarsipan. Tidak semua anggota divisi di bawah Bidang operasional bisa datang. Namun, jumlah peserta yang datang lebih dari yang diharapkan. Pelatihan dan pendidikan bidang membuat anggota merasa diperhatikan serta dibutuhkan, sehingga acara ini diharapkan bisa terus diterapkan. Selain itu, materi dan pelatihan yang diberikan juga dirasa sangat berguna ketika hari pelaksanaan OSKM. Butuh suatu komitmen serta strategi untuk “menahan” anggota divisi seperti melakukan metode ‘buddy’ dan pemberian tanggung jawab personal kepada anggota. Pelatihan dan pendidikan bidang tidak hanya dilakukan oleh bidang operasional namun juga bidang lainnya, karena dengan memberikan kesibukan kepada anggota dapat membuat anggota merasa dihargai dan memiliki pekerjaan. Membuat anggaran biaya dasar bidang operasional Diah Fitria Ardani Anggaran biaya dasar perlu disusun agar pengeluaran Bidang Operasional sesuai dengan koridor yang telah ditentukan



Tujuan Parameter Keberhasilan Pelaksanaan Evaluasi



Solusi



Saran



Mengontrol pengeluaran Bidang Operasional. Anggaran biaya dasar dibuat seminimal mungkin dengan tetap mempertimbangkan segi kualitas, kontrol, dan waktu. Anggaran biaya dasar beberapa kali berubah karena belum adanya daftar kebutuhan yang pasti dari Bidang Acara. Pengeluaran berbeda dengan yang tertera pada anggaran biaya dasar. Namun, tetap dilakukan usaha untuk meminimalkan biaya yang keluar. Beberapa kali terjadi miskomunikasi dengan Bidang Acara terkait kebutuhan yang belum pasti. Semua kadiv yang terkait dengan pengeluaran Bidang Operasional sudah taktis dalam meminimalkan biaya dengan tetap mempertimbangkan aspek – aspek penting lainnya. Penegasan kepada Bidang Acara untuk memberikan daftar kebutuhan pasti sehingga rancangan anggaran biaya dasar dapat dibuat dengan tepat waktu.



Kendala Keseluruhan o o o



o o o o o o



Masuknya pihak luar, dalam hal ini MWA WM dan PMB, benar – benar mendadak dan diluar dugaan. Terdapat beberapa masalah yang terjadi pada hari H seperti ada lauk makanan yang basi, jumlah porsi makanan yang kurang dan buku sakti terlambat keluar produksi. Ada permintaan teknis pembagian makanan untuk mahasiswa baru agar tidak melalui mentor dan berakibat pada sumber daya yang dimiliki bidang operasional serta teknis pengecekan makanan serta pembuangan sampah makanan yang tidak terkontrol. Bidang Acara terlalu lama dalam mengolah konten acara, sehingga anggaran biaya dasar membengkak. Sering terjadi permintaan mendadak di luar SOP. Pelemparan tanggung jawab atas keberadaan suatu barang yang tidak dikomunikasikan dengan Bidang Operasional. Beberapa kali kadiv menggunakan uang sendiri karena tidak adanya dana segar dari Bidang Keuangan. Hal ini berkaitan dengan permintaan mendadak di luar SOP. Terjadi beberapa perubahan peraturan yang berbeda dari tahun sebelumnya, seperti pengadaan konsumsi dengan jumlah tertentu harus pada 1 vendor. Miskomunikasi dengan pihak vendor saat hari H yang menyebabkan barang datang lebih awal, ada juga yang menyebabkan barang datang terlambat.



Evaluasi Keseluruhan o o o



Koordinasi kepada bidang dan divisi lain harus ditingkatkan lagi. Lebih tegas dalam menjalankan SOP namun tetap mempertimbangkan keberlangsungan acara. Anggota yang aktif sudah sangat banyak. Namun, mentor yang tidak diperbolehkan membagi konsumsi menyebabkan kekurangan SDM sehingga quality control konsumsi dirasa kurang.



Saran untuk Kedepannya o o o o o



Kordinasi kepada bidang dan divisi harus ditingkatkan, jangan ada miskomunikasi. Fixasi kebutuhan harus dilakukan jauh – jauh hari. Teknis pemilihan vendor harus jelas, dan harus dikoordinasikan baik dengan semua vendor. Harus ada jobdesc dan teknis yang jelas dalam pembagian makanan, kalau perlu diadakan sesi pembahasan rundown acara yang melibatkan Divisi Konsumsi. Pertimbangkan jumlah SDM yang dimiliki, selalu ‘keep’ anggota dengan cara – cara yang mengasyikkan seperti nongkrong bersama, makan bersama, main bersama, dan juga perlu adanya pendidikan dan pelatihan tentang wawasan lapangan dan teknis.



Laporan Pertanggung Jawaban Divisi Logistik Ketua Divisi : Alexander Hasan – Teknik Kelautan 2013



Deskripsi Kerja o



Bertanggung jawab kepada Ketua Bidang Operasional dalam hal pendataan, pemenuhan, kendali dan pengembalian kebutuhan logistik yang diperlukan dalam seluruh rangkaian kegiatan OSKM ITB 2015.



Arahan o



Memenuhi kebutuhan Operasional Logistik seperti Panggung, Sound Sytem, Lighting dan kebutuhan logistik lainnya yang diperlukan sepanjang kegiatan OSKM ITB 2015 berlangsung.



Fungsi o



Mendata, Memenuhi, Mengkoordinasi, dan Mengawasi Kebutuhan Logistik dalam rangkaian kegiatan OSKM ITB 2015.



Struktur Kepanitiaan



Jumlah Sumber Daya Manusia



NIM



Fakultas / Jurusan



Jabatan



Alexander



15513017



KL



Ketua Divisi Logistik



Abram Limbong



15513055



KL



MSDM Divisi



Ilyas Nurfadhil Basuki



12913017



OS



Sekertaris Divisi



Jati Yuniasih



10713086



STF



Bendahara Divisi



Anastasia Stefani



16014011



FMIPA



Anggota



Michael Yonathan Suryana



16014051



FMIPA



Anggota



Ridho Pasopati



16014054



FMIPA



Anggota



Christopher Angelo



16014159



FMIPA



Anggota



Gandhiano Dwi Putera



16014179



FMIPA



Anggota



Yulia Dwi Putri



16014185



FMIPA



Anggota



R M Dwiriyo Suryo Sasmoko



16014198



FMIPA



Anggota



Agri Faturahman



16014206



FMIPA



Anggota, PJ Pos



Fritz Jans



16014214



FMIPA



Anggota, PJ Sabuga



Timotheus Keanu



16014299



FMIPA



Anggota



Rizky Irawan Bagus Pratama



16114001



SITH-S



Anggota



Oktavianus Sidharta



16114100



SITH-S



Anggota



Agnia S Muharam



16214060



SF



Anggota



Arnisa Hasanah



16314042



FITB



Anggota



Muhammad Dzaki Ibrahim



16314099



FITB



Anggota



Ganendra Arya P



16314141



FITB



Anggota, PJ Hari Pertama



Cheryl Jennifer Sugito



16314165



FITB



Anggota



Nadhila Khansa Azzahra



16314225



FITB



Anggota



Andhini Chrisetya Putri Mandira



16414112



FTTM



Anggota



Chairul Ichsan



16414180



FTTM



Anggota



Mila Ghani Kurniawati



16414271



FTTM



Anggota, PJ Mata Acara



Rahman Fitra Perdana



16414284



FTTM



Anggota



Galih Whisnu Romantyo



16414330



FTTM



Anggota, PJ Lapangan



Navid Murtezza Hasyim



16614096



FTSL



Anggota



Isatama Windarto



16614115



FTSL



Anggota



Muthia Salsabila



16614166



FTSL



Anggota



Muhammad Fungky Wijaya



16614205



FTSL



Anggota



Verdina Bella Haqi



16614227



FTSL



Anggota, PJ Mata Acara



Zanuarto Haniffullah



16614285



FTSL



Anggota



Ramadhani Ari Sriutomo



16614343



FTSL



Anggota



Nama



Muhammad Luqman Al Hakim



16614381



FTSL



Anggota, PJ Pos



Muhammad Rizky Mauludhy



16714048



FTI



Anggota



Alvina



16714082



FTI



Anggota



Irfan Dwi Prasetyo



16714205



FTI



Anggota



Vania Faustanta



16714229



FTI



Anggota



Monica Sigrid Dwinugroho Pribadi



16714232



FTI



Anggota



Andika Nur Fadhilah



16714238



FTI



Anggota



I Gusti Bagus Dharma Mahardika



16714281



FTI



Anggota, PJ Hari Kedua



Catherine Stiandi Ganda



16714296



FTI



Anggota, PJ Base & HT



Alfino Rahel



16714306



FTI



Anggota



Muhammad Bachrul Ulum Cipto Prawiro



16714323



FTI



Anggota



Oktavian Dwi Putra



16714343



FTI



Anggota



Muhammad Farhan Fathurrahman



16714362



FTI



Anggota



Fariz Ichsan Habibi



16914004



FTMD



Anggota



Samuel Albert Mario Siahaan



16914021



FTMD



Anggota, PJ Pos



Adlan Malik Syariaty



16914030



FTMD



Anggota



Venska Arman Nur Rosyidin



16914034



FTMD



Anggota



Muhammad Irfan Afriansyah



16914043



FTMD



Anggota



Hudiya Afnan



16914054



FTMD



Dionys Diningrat



16913057



FTMD



Hutomo Adi Nugroho



16914102



FTMD



Anggota Anggota ( Produksi ), PJ Hari Ketiga Anggota



Adam Dyota Mahatara Santosa



16914120



FTMD



Anggota, PJ Mobile



Muhammad Naufal



16914122



FTMD



Anggota



Dicky Surya Putra



16914131



FTMD



Anggota, PJ Saraga



Muhammad Irfan F



16914164



FTMD



Anggota



Andreas Adi Waskito



16914172



FTMD



Anggota



Hanifianto Inarwan



16914276



FTMD



Anggota



Muhammad Salman Fauzi



19814025



SITH-R



Anggota



Muhammad Naufal Hakim



19814139



SITH-R



Anggota



Natasha



19914130



SAPPK



Anggota



Jovanni Debora E.



19914139



SAPPK



Anggota



Gusti Pradipta



19914154



SAPPK



Anggota



Daniel



19914164



SAPPK



Anggota



Alur Kerja



Standard Operational Procedure (SOP) STANDAR OPERASIONAL DAN PROSEDUR KERJA Divisi Logistik OSKM 2015 1. Divisi Logistik bertanggung jawab atas segala pendataan, pemenuhan, dan pengawasan segala kebutuhan logistik yang masuk selama rangkaian kegiatan OSKM ITB 2015 berlangsung. 2. Kebutuhan rangkaian acara OSKM ITB 2015 yang menyangkut keperluan logistik dapat diserahkan kepada seluruh anggota Divisi Logistik OSKM ITB 2015. 3. Kebutuhan yang sudah diterima akan didata terlebih dahulu oleh panitia Divisi Logistik OSKM ITB 2015. 4. Permohonan kebutuhan yang berkaitan dengan kebutuhan logistik harian (1 hari) dapat dilakukan Sesegera Mungkin. 5. Permohonan kebutuhan yang berkaitan dengan kebutuhan logistik skala kecil menengah dapat dilaksanakan Maksimal H-2 kebutuhan tersebut akan digunakan. 6. Permohonan kebutuhan yang berkaitan dengan kebutuhan logistik skala besar dapat dilaksanakan Maksimal H-7 kebutuhan tersebut akan digunakan. 7. Permohonan kebutuhan yang sudah masuk dan didata akan ditinjau oleh panitia Divisi Logistik kemungkinan pemenuhannya. 8. Jika kebutuhan diyakini bisa terpenuhi, pengadaan akan dilaksanakan sesegera mungkin dan selambat – lambatnya kebutuhan sudah terpenuhi H-1 Penggunaan.



9. Kebutuhan yang sudah dipenuhi akan diserahkan kepada pihak pemohon dengan Pihak Pemohon yang Bertanggung Jawab selama kebutuhan digunakan. 10. Segala kebutuhan yang bersifat peminjaman Wajib dikembalikan oleh pihak pemohon kepada panitia Divisi Logistik. 11. Segala kebutuhan yang bersifat pembelian dan menggunakan dana dari panitia Divisi Logistik wajib digantikan sesuai dengan harga yang disertakan pada nota pembelian / pembayaran. (Panitia wajib menyertakan nota kebutuhan terkait) 12. Segala kerusakan yang terjadi dalam proses peminjaman kebutuhan merupakan tanggung jawab pihak peminjam dan segala bentuk penggantian kerusakan dibebankan pada pihak peminjam. 13. Panitia Divisi Logistik berhak menolak kebutuhan yang bersifat mendadak dan cenderung tidak dapat terpenuhi. 14. Untuk koordinasi dan pengadaan kontrak terkait kebutuhan logistik dapat menghubungi Alexander (083895714666).



Timeline Rencana Kerja Divisi Logistik Pekerjaan Progress Report Rapat Divisi Pendataan Keperluan Logistik Survey Vendor MOU Vendor Fiksasi Vendor Follow Up LK Penandatanganan Kontrak Pendataan Ulang & Pendataan Keperluan Tidak Terduga Pemenuhan Kebutuhan Tak Terduga Persiapan Final dan Eksekusi



Mei 1



2



Juni 3



4



1



2



3



4



Divisi Logistik Pekerjaan



Juli 1



2



3



4



1



Agustus 2 3



4



Progress Report Rapat Divisi Pendataan Keperluan Logistik Survey Vendor MOU Vendor Fiksasi Vendor Follow Up LK Penandatanganan Kontrak Pendataan Ulang & Pendataan Keperluan Tidak Terduga Pemenuhan Kebutuhan Tak Terduga Persiapan Final dan Eksekusi



Timeline Aktual Kerja Divisi Logistik Pekerjaan



Mei 1



2



Juni 3



4



1



2



3



4



Agustus 2 3



4



Progress Report Rapat Divisi Pendataan Keperluan Logistik Survey Vendor MOU Vendor Fiksasi Vendor Follow Up LK Penandatanganan Kontrak Pendataan Ulang & Pendataan Keperluan Tidak Terduga Pemenuhan Kebutuhan Tak Terduga Persiapan Final dan Eksekusi



Divisi Logistik Pekerjaan Progress Report Rapat Divisi Pendataan Keperluan Logistik Survey Vendor MOU Vendor



Juli 1



2



3



4



1



Fiksasi Vendor Follow Up LK Penandatanganan Kontrak Pendataan Ulang & Pendataan Keperluan Tidak Terduga Pemenuhan Kebutuhan Tak Terduga Persiapan Final dan Eksekusi



Deskripsi Pekerjaan dan Parameter No



List Pekerjaan



Parameter



1



Membuat SOP Kebutuhan Logistik



Terlaksana dalam bentuk SOP



2



Penyusunan Timeline Kerja



Terlaksana dalam bentuk Timeline



3



Sosialisasi SOP Logistik



Terlaksana



4



Pemenuhan kebutuhan pertemuan perdana panitia internal OSKM ITB 2015



Terlaksana



5



Pemenuhan kebutuhan pertemuan rutin panitia internal OSKM ITB 2015



Terlaksana



6



Menyusun Progress Report rutin



Terlaksana dalam bentuk Progress Report mingguan



7



Merinci kebutuhan logistik Opening Diklat Terpusat Calon Panitia OSKM ITB 2015



Terlaksana dalam bentuk daftar kebutuhan



8



Pengadaan kebutuhan logistik Opening Diklat Terpusat Calon Panitia OSKM ITB 2015



Terlaksana



9



Pemenuhan kebutuhan logistik selama rangkaian diklat Calon Panitia OSKM ITB 2015 berlangsung



Terlaksana



10



Menyusun kebutuhan logistik dari seluruh bidang guna pelaksanaan Main Event OSKM ITB 2015



Terlaksana dalam bentuk list kebutuhan seluruh bidang



11



Menyusun Rencana Anggaran Biaya kebutuhan logistik sepanjang rangkaian kegiatan OSKM ITB 2015 berlangsung



Terlaksana dalam bentuk RAB



12



Menyusun kontrak pengadaan barang terkait kebutuhan besar pada Main Event OSKM ITB 2015



Terlaksana dalam bentuk rincian kebutuhan dan kontrak



13



Melakukkan Follow Up terkait tahapan pengajuan kontrak dengan pihak Lembaga Kemahasiswaan dan Logistik ITB



Terlaksana



14



Melakukan tendering kontrak pengadaan kebutuhan logistik kepada para penyedia jasa



Terlaksana



15



Melakukan seleksi dan penentuan pemenang kontrak untuk kebutuhan logistik Main Event OSKM ITB 2015



Terlaksana



16



Penyusunan Rincian Teknis dan MoU dengan pemenang kontrak pengadaan barang



Terlaksana dalam bentuk rincian kontrak



17



Input kontrak penyedia jasa kebutuhan logistik Main Event OSKM ITB 2015 dengan pihak Lembaga Kemahasiswaan



Terlaksana dalam bentuk kontrak lepas



18



Penyusunan Teknis Lapangan dan rencana persiapan terkait Main Event OSKM ITB 2015



Terlaksana dalam bentuk teknis lapangan dan persiapan



19



Pemaparan Teknis Lapangan dan Rencana Kerja Main Event OSKM ITB 2015 kepada seluruh panita Divisi Logistik OSKM ITB 2015



Terlaksana dengan bentuk briefing dan penyerahan dokumen Teknis Lapangan kepada pihak terkait



20



Pengadaan kebutuhan logistik Main Event OSKM ITB 2015



Terlaksana namun terjadi keterlambatan



21



Pengawasan terhadap kebutuhan logistik selama rangkaian Main Event OSKM ITB 2015 berlangsung



Terlaksana



22



Pengembalian segala kebutuhan logistik Main Event OSKM ITB 2015 kepada pihak penyedia jasa



Terlaksana



23



Melakukan evaluasi divisi terhadap keseluruhan rangkaian kerja



Terlaksana dalam bentuk evaluasi mandiri secara verbal



Laporan Kerja No.



Laporan Kerja Nama Kegiatan



Membuat SOP Kebutuhan Logistik



Penanggung Jawab



Alexander



Deskripsi Kegiatan



Membuat SOP untuk melakukan penerusan permohonan kebutuhan logistik para panitia OSKM ITB 2015.



Tujuan



Memberikan kemudahan dan alur yang jelas bagi panitia yang membutuhkan dan ingin mengajukan kebutuhan logistik kepada divisi logistic.



Parameter



Terlaksana



Pelaksanaan



Proses pembuatan SOP sudah berhasil dilaksanakan.



Evaluasi



Dalam eksekusinya, masih banyak rekan - rekan panitia sebagai pemohon yang tidak mengikuti aturan dan beberapa terkait hal itu tidak dapat diproses permohonannya.



Solusi



Kesadaran pihak pemohon.



1



2



3



4



Saran



Sadar bahwa ada peraturan yang berlaku dan tidak semua kebutuhan dapat langsung diproses untuk terpenuhi



Nama Kegiatan



Penyusunan Timeline Kerja



Penanggung Jawab



Alexander



Deskripsi Kegiatan



Menyusun Timeline rencana kerja salama rangkaian kegiatan OSKM ITB 2015 berlangsung



Tujuan



Membuat rencana kerja agar lebih terjadwal



Parameter



Terlaksana



Pelaksanaan



Terlaksana tanpa hambatan



Evaluasi



-



Solusi



-



Saran



-



Nama Kegiatan



Menyusun Progress Report Rutin



Penanggung Jawab



Alexander, Ilyas N.B.



Deskripsi Kegiatan



Menyusun laporan mingguan sebagai pertanggung jawaban perkembangan selama 1 minggu waktu kerja berlangsung.



Tujuan



Memberikan visibilitas terkait kinerja yang sudah, belum, kendala, dan yang akan dilakukan



Parameter



Terlaksana



Pelaksanaan



Terlaksana dengan beberapa keterlambatan.



Evaluasi



Dalam beberapa periode dikarenakan Human Factor.



Solusi



Lebih tahu waktu



Saran



-



Nama Kegiatan



Mendata, memproses dan melakukan pengadaan terkait dengan kebutuhan logistik untuk Opening Diklat Terpusat Calon Panitia OSKM ITB 2015



Penanggung Jawab



Alexander, Staf Divisi



Deskripsi Kegiatan



Melakukan pendataan dan pengadaan untuk kebutuhan logistik



Tujuan



Mendukung keberlangsungan acara



Parameter



Semua kebutuhan terpenuhi.



terjadi



keterlambatan



5



Pelaksanaan



Pada saat proses pelaksanaan banyak kebutuhan yang tidak dijelaskan secara mendetail dan teknis. Sering kali kebutuhan yang datang hanya berupa permintaan saja tanpa penjelasan tujuan peruntukannya, sehingga ada beberapa kebutuhan yang sudah disediakan tetapi tidak dapat termanfaatkan dengan maksimal.



Evaluasi



Pemohon yang membutuhkan kebutuhan lebih tahu untuk apa keperluan yang diajukan. Pada saat eksekusi, seperti kebutuhan proyektor yang datang tanpa ada penjelasan bahwa akan digunakan proyektor dengan dua layar dan splitter VGA. Dikarenakan hal itu tidak tersampaikan dengan baik, kebutuhan tidak jadi digunakan karena splitter tidak tersedia dan tidak tersampaikan dalam briefing teknis dengan panitia Divisi Logistik.



Solusi



Briefing teknis dengan tim logistik.



Saran



Pemohon lebih tegas dan lebih memahami apa kebutuhannya.



Nama Kegiatan



Mendata, memproses dan melakukan pengadaan terkait dengan kebutuhan logistik untuk Diklat Calon Panitia OSKM ITB 2015



Penanggung Jawab



Alexander, Staf Divisi



Deskripsi Kegiatan



Melakukan pendataan dan pengadaan untuk kebutuhan logistic.



Tujuan



Mendukung keberlangsungan acara.



Parameter



Semua kebutuhan terpenuhi. Masih banyak datang kebutuhan yang mendadak, meskipun ada beberapa yang bisa terpenuhi, pelaksanaanya tidak bisa maksimal atau terhambat terkait beberapa kondisi, seperti pengajuan kebutuhan yang mendadak mengakibatkan barang tidak bisa digunakan karena sedang digunakan oleh pihak pemohon lain.



Pelaksanaan



Evaluasi



Pemohon untuk tidak melakukan permintaan mendadak karena perlu dilakukan pendataan dan proses pengecekan ketersediaan kebutuhan.



Solusi



Permohonan yang diajukan tidak mendadak.



Saran



Lebih peka terhadap koordinasi agar tidak terlalu mendadak.



Nama Kegiatan Penanggung Jawab



Tujuan



Alexander, Jati Yuniasih Menyusun Rencana Anggaran Biaya untuk Main Event OSKM 2015. Merinci keperluan finansial dan kejelasan kontrak.



Parameter



Terlaksana dalam bentuk daftar keperluan dalam kontrak.



Pelaksanaan



Terlaksana



Evaluasi



Tim logistik sangat membutuhkan koordinasi dengan bidang lain yang memiliki kebutuhan terkait dengan Main Event untuk penyusunan RAB. Namun, amat disayangkan bahwa banyak bidang yang belum bisa memberikan rincian kebutuhan dengan beberapa alasan seperti, rundown belum tetap dan belum ada bayangan pelaksanaan Main Event.



Deskripsi Kegiatan



6



Solusi



Saran



Nama Kegiatan



7



Penyusunan Rencana Anggaran Biaya dan Daftar Kebutuhan terkait dengan pemenuhan kebutuhan logistik untuk kontrak Main Event OSKM ITB 2015



Lebih mematangkan persiapan terkait dengan kebutuhan. Seharusnya, bidang - bidang terkait sudah dapat memberikan bayangan seperti apa yang akan terjadi pada Main Event nantinya. Sangat dirasa bahwa ada kekurangan dalam hal persiapan dan bayangan pada saat Main Event. Bidang - bidang terkait, seperti Acara dan Kreatif, harus lebih mengerahkan anggotanya agar berproses, sehingga kebutuhan terkait dengan Main Event yang berkaitan dengan Divisi Logistik dapat terkoordinasi dengan baik. Contract Tendering terkait dengan kebutuhan logistik Main Event OSKM ITB 2015



Penanggung Jawab



Alexander



Deskripsi Kegiatan



Mencari penyedia kebutuhan logistik untuk berpartisipasi dalam proses kontrak pengadaan barang



Tujuan



Mendukung keberlangsungan acara Main Event OSKM ITB 2015



Parameter



Terlaksana dengan pemenang kontrak.



Pelaksanaan



Penyedia jasa yang berpartisipasi dirasa cukup kooperatif dan mudah untuk diajak berkoordinasi. Namun, semakin mendekati hari H, banyak keterlambatan yang terjadi dari pihak panitia sebagai dampak dari lamanya penyusunan rincian kebutuhan karena evaluasi pada poin laporan sebelumnya.



Evaluasi



Keterlambatan terjadi akibat pelaksanaan pada poin laporan kerja sebelumnya.



Solusi



Koordinasi bidang yang memiliki kebutuhan logistik dipercepat karena penyedia jasa juga memerlukan waktu untuk pemenuhan kebutuhan dan perencanaan jadwal terkait pengadaan.



Saran



Untuk kedepannya juga diteruskan kepada penyedia jasa pengadaan kebutuhan logistik bahwa ada kemungkinan bahwa rincian kebutuhan datang terlambat.



Nama Kegiatan



Penandatangan kontrak dengn penyedia jasa pengadaan kebutuhan logistik yang telah memenangkan kontrak



Penanggung Jawab



Alexander



Deskripsi Kegiatan



Melakukan koordinasi dengan pihak Lembaga Kemahasiswaan dan Logistik ITB - Penyedia Jasa terkait dengan persetujuan kontrak.



Tujuan



Menyelesaikan kontrak terkait dengan pengadaan kebutuhan logistik Main Event OSKM ITB 2015.



Parameter



Terlaksana dengan tanda tangan kontrak.



Pelaksanaan



Terlaksana namun terjadi keterlambatan.



Evaluasi



Keterlambatan terjadi karena poin sebelumnya.



Solusi



Sudah dijabarkan pada poin sebelumnya.



Saran



Sudah dijabarkan pada poin sebelumnya.



Nama Kegiatan



Persiapan Hari Pertama Main Event OSKM ITB 2015



Penanggung Jawab



Alexander, Staf Divisi



Deskripsi Kegiatan



Melakukan persiapan satu hari sebelum pelaksanaan Main Event OSKM ITB 2015



Tujuan



Mempersiapkan terkait kebutuhan hari pertama Main Event OSKM ITB 2015



Parameter



Persiapan terlaksana dengan baik



8



9



10



Pelaksanaan



Pada proses pelaksanaan seluruh panitia logisitk berkumpul dengan tepat waktu. Kemudian panitia yang sudah berkumpul segera di briefing terkait dengan persiapan yang akan dilaksanakan pada hari tersebut. Setelah briefing usai dilakukan tim langsung bergegas menuju Saraga dan Selasar Kriya untuk persiapan panggung dan instalasi Main Event OSKM ITB 2015. Persiapan terlaksana lebih cepat dari jadwal yang direncanakan karena pihak penyedia jasa dapat melaksanakan pengadaan lebih cepat. Konstruksi dan Instalasi selesai tepat waktu. Namun gladi bersih yang ingin dilakukan oleh bidang Kreatif tidak dapat dilaksanakan terkait dengan permasalahan listrik dan perizinan. Pada proses selanjutnya yakni konsentrasi persiapan di Sabuga mengalami keterlambatan. Hal ini dikarenakan adanya konser pada hari sebelumnya, proses dekonstruksi dan demobilisasi dari konser sebelumnya belum selesai hingga waktu yang ditentukan dan direncanakan oleh pihak Sabuga. Pada menit akhir menuju eksekusi hari terjadi keterlambatan dalam hal pengadaan kursi oleh pihak penyedia jasa, dikarenakan kondisi jalan yang macet dan gudang pengadaan barang cukup jauh dari lokasi hari pertama di Sabuga. Namun, kebutuhan berhasil terpenuhi dengan back up plan yakni menggunakan kursi yang disediakan oleh pihak Sabuga untuk menutupi kekurangan yang dibutuhkan pada hari pertama.



Evaluasi



Terjadi keterlambatan proses persiapan di Sabuga dan keterlambatan penyedia jasa dalam pengadaan kebutuhan kursi



Solusi



Penyediaan kursi oleh pihak Sabuga



Saran



Perlu kembali melakukan ketegasan terhadap pihak pihak yang ikut terlibat dalam pelaksanaan kegiatan, dalam hal ini berkaitan dengan pihak penyedia jasa dan pihak Sabuga



Nama Kegiatan



Hari Pertama OSKM ITB 2015



Penanggung Jawab



Alexander, Staf Divisi



Deskripsi Kegiatan



Melakukan monitoring kebutuhan logistik



Tujuan



Mendukung keberlangsungan acara



Parameter



Semua kebutuhan terpenuhi



Pelaksanaan



Pelaksanaan mata acara tidak terjadi masalah yang berarti. Masalah yang terjadi pada segi hal teknis seperti kebutuhan HT yang banyak mengalami interferensi dan gangguan jaringan. Pemenuhan kebutuhan dan pelaksanaan teknis lapangan pada saat Opening berlangsung dengan lancar. Pada saat acara selesai, ada keterlambatan pengembalian HT dari pengguna ke Tim Logistik.



Evaluasi



Kebutuhan HT mengalami keterlambatan saat pengendalian hal ini menyebabkan proses charging yang dilakukan tidak maksimal dan merata. Perlu kerja sama, kesadaran, dan koordinasi terkait dengan panitia yang menggunakan mengingat HT perlu diisi ulang untuk keperluan hari selanjutnya.



Solusi



Panitia pengguna sadar untuk mengembalikan HT setelah digunakan.



Saran



Pengguna HT, seperti Komandan Lapangan dan Koordinator Lapangan, lebih menyadarkan tim Lapangan yang menggunakan HT agar terlebih dahulu mengembalikan sebelum melakukan kegiatan akhir, seperti evaluasi, yang menghambat proses charging karena harus menunggu terlebih dahulu.



Nama Kegiatan



Persiapan Hari Kedua OSKM ITB 2015



Penanggung Jawab



Alexander, Staf Divisi



Deskripsi Kegiatan



Melakukan persiapan hari kedua Main Event OSKM ITB 2015



Tujuan



Mempersiapkan terkait kebutuhan hari kedua Main Event OSKM ITB 2015



Parameter



Terlaksana



Pelaksanaan



Persiapan hari kedua mengalami keterlambatan dalam hal pemenuhan kebutuhan listrik untuk mata acara Wahana Kary karena masih banyak himpunan yang melakukan permintaan karya. Namun, kebutuhan dapat terpenuhi tanpa menganggu rundown acara.



Evaluasi



Tim Acara lebih melakukan pendataan dan koordinasi dengan himpunan yang mengikuti acara terlebih dalam hal penempatan posisi himpunan yang membutuhkan listrik, karena masih ditemukan himpunan yang membutuhkan listrik tapi terletak jauh dari sumber.



11



Solusi



Koordinasi lanjut dengan himpunan atau pengisi acara.



Saran



Koordinasi terkait dengan hal teknis lapangan dengan tim panitia logisitk.



Nama Kegiatan



Hari Kedua OSKM ITB 2015



Penanggung Jawab



Alexander, Staf Divisi



Deskripsi Kegiatan



Melakukan monitoring kebutuhan logistik



Tujuan



Mendukung keberlangsungan acara.



Parameter



Semua kebutuhan terpenuhi.



Pelaksanaan



Tidak ada kekurangan ataupun masalah terkait dengan kebutuhan logistik.



Evaluasi



-



Solusi



-



Saran



-



Nama Kegiatan



Persiapan Hari Ketiga OSKM ITB 2015



Penanggung Jawab



Alexander, Staf Divisi



Deskripsi Kegiatan



Melakukan persiapan hari ketiga Main Event OSKM ITB 2015



Tujuan



Mempersiapkan kebutuhan hari ketiga Main Event OSKM ITB 2015



12



Parameter 13



Pelaksanaan



Semua kebutuhan terpenuhi Salah satu yang menjadi persiapan terkait dengan pelaksanaan hari ketiga adalah adanya Gladi dengan pihak Resimen Mahasiswa dan TNI AD yang akan melakukan atraksi helikopter. Banyak pelanggaran yang terjadi dalam hal ini, mulai dari lokasi hingga teknis simulasi. Persiapan lain terkait dengan Gladi Bersih perform dengan Tim Kreatif berlangsung dengan lancar. Instalasi kebutuhan seperti layar dan proyektor terlaksana tepat waktu. Permasalahan HT terkait charging masih terjadi.



14



Evaluasi



Gladi yang direncanakan tidak sesuai dengan perjanjian, perlu diketahui bahwa kondisi di lapangan terdapat panggung dan instalasi lannya yang dapat berbahaya jika terjadi kesalahan akibat atraksi heli yang dilakukan oleh pihak Resimen Mahasiswa dan TNI AD. Selain itu, tidak ada yang bertanda tangan jelas siapa yang akan bertanggung jawab bila terjadi kerusakan terhadap atribut panggung, panggung, instalasi, sound system dan lighting. Mohon bagi tim acara lebih dapat selektif dalam memilih konten yang akan menjadi bagian dari acara, perlu banyak pertimbangan terkait peserta, kondisi lapangan, keamanan dan masalah perizinan. Permasalahan HT masih terjadi dan sudah dijabarkan pada poin laporan sebelumnya.



Solusi



Ketegasan dan koordinasi lanjut oleh Bidang Acara terkait konten dan esensi kegiatan. Koordinasi baik dengan bidang lain terkait pengembalian HT.



Saran



Bidang Acara - Seremonial lebih berkoordinasi lagi terkait dengan hal tersebut, karena yang lebih terlihat jelas berkoordinasi adalah pihak perizinan. Pihak yang melakukan peminjaman diminta untuk sadar mengembalikan HT.



Nama Kegiatan



Hari Ketiga OSKM ITB 2015



Penanggung Jawab



Alexander, Staf Divisi



Deskripsi Kegiatan



Melakukan monitoring kebutuhan logistik



Tujuan



Mendukung keberlangsungan acara



Parameter



Terlaksana dengan beberapa peringatan dan catatan



Pelaksanaan



Pelaksanaan Opening terkait dengan atraksi helikopter, masih belum dikoordinasika oleh bidang acara dengan pihak Resimen Mahasiswa dan TNI AD, akibatnya kesalahan yang terjadi pada saat Gladi Bersih yang dilakukan pada hari sebelumnya masih terjadi kembali. Hal ini mengakibatkan peserta langsung menyingkir dari lapangan untuk pendaratan dan memposisikan diri di belakang panggung. Ada beberapa catatan terkait hal ini yang akan dijabarkan pada poin evaluasi. Keberlangsungan acara selanjutnya, yakni Interaksi Fakultas dan Lorong Massa, sangat menganggu mobilisasi kebutuhan logistik dari zona kampus menuju zona saraga. Panitia keamanan terlihat tidak dapat menjalankan tugasnya dengan baik pada mata acara ini terlihat dari jalur yang tidak terjaga dan berubah - ubah. Pada proses di Saraga, terjadi kebutuhan mendadak terkait penyediaan kursi untuk pihak rektorat yang sebelumnya tidak direncanakan dalam teknis lapangan oleh Divisi Logistik. Kemunduran jadwal acara mengakibatkan kebutuhan yang sudah disediakan untuk hari ketiga tidak termanfaatkan secara optimal. Kekacauan jadwal acara menyebabkan koordinasi dan persiapan teknis panggung mengalami ketidakpastian. Kekacauan kondisi di lapangan pada saat kegiatan usai mengakibatkan proses dekonstruksi dan demobilisasi panitia logistik mengalami gangguan. Permasalahan HT masih terjadi.



Evaluasi



Pelaksanaan dan miskoordinasi yang terjadi pada saat atraksi heli dan sangat disayangkan bahwa koordinasi terlihat tidak dilakukan dari sebelumnya. Panitia dari divisi logistik sudah menyampaikan, namun tidak ada proses lanjut. Kondisi pada saat peserta Opening menuju belakang panggung, akibat atraksi heli, sangat membahayakan. Terdapat banyak kabel dan ada sumber listrik di belakang panggung. Terlihat tidak ada pihak keamanan yang membantu mengamankan. Sebagai efek dari atraksi, banyak instalasi panggung yang bergetar dan instalasi artistik miring. Hal ini sangat membahayakan karena para peserta langsung berlari dan memposisikan diri di samping kiri, kanan dan belakang panggung. Ada agenda dadakan yang tidak dikoordinasikan dengan baik dengan tim logistik di panggung. Misalnya, rektor yang memberikan sambutan, tim logistik tanpa menerima koordinasi langsung menyiapkan keperluan sound atas dasar inisiatif. Pada proses mobilisasi dan mata acara Lorong Massa, tim logistik mengalami kendala untuk mobilisasi kebutuhan logistik dari zona kampus menuju zona saraga. Hal ini diakibatkan oleh penyempitan jalan yang dilakukan oleh massa kampus, namun tidak terlihat pihak kemanan menjalankan tugasnya pada mata acara ini. Pada proses persiapan Closing, terjadi permintaan mendadak terkait kebutuhan kursi oleh pihak rektorat, untungnya kebutuhan masih dapat terpenuhi atas koordinasi logistik dan perizinan untuk melakukan peminjaman kebutuhan dari PMO Sabuga. Akibat terjadi kemunduran jadwal dan pencoretan rangkaian acara, banyak kebutuhan yang dirasa mubazir dan tidak dimanfaatkan secara maksimal, seperti screen dan proyektor yang sudah disiapkan. Amat disayangkan tidak ada inisiatif dari Bidang Acara yang berada di sekitar panggung untuk melakukan pemutaran video atau hal lainnya terkait pensuanaan pada saat itu. Pentas dari unit KPA ITB cenderung dipaksakan yang mengakibatkan persiapan diatas panggung tidak optimal. Adanya peran dari rektorat yang membubarkan acara tidak ditanggapi dengan optimal oleh tim lapangan yang membuat peserta bubar secara tidak terkendali dan menyulitkan tim logistik untuk melakukan dekonstruksi dan demobilisasi.



olusi



Peringatan bahwa koordinasi dengan pihak luar yang turut ambil bagian dalam rangkaian sangat diperlukan. Perlu ada inisiatif jika memang dibutuhkan karena kondisi lapangan sangat dinamis dan tidak bisa hanya mengacu pada teknis lapangan dan jobdesc. Terkait dengan HT sudah dijabarkan pada poin sebelumnya.



Saran



Penyusunan konten dan esensi acara lebih dipertimbangkan lagi, karena dirasa tidak optimal. Tim lapangan, khususnya keamanan, harus lebih punya ketegasan, kembali lagi ke soal inisiatif dan kesadaran terhadap kondisi lingkungan sekitar.



Kendala, Evaluasi dan Saran Keseluruhan o



Koordinasi Masalah umum yang terjadi dengan berkaitan antara Divisi Logistik dan bidang lainnya umumnya bersifat koordinasi. Pihak lain sebagai pemohon sering kali memberikan kebutuhan, tanpa ada pertimbangan bersama dalam penyerahan kebutuhan tersebut dengan tim logistik. Harapannya bila dilakukan bersama dapat meminimalisir kebutuhan yang dirasa tidak terlalu dibutuhkan atau menambahkan kebutuhkan yang seharusnya ada tetapi tidak tercantumkan.



o



Inisiatif dan Nalar Eksekusi, umumnya kondisi lapangan, akan sangat dinamis. Deskripsi kerja dan teknis lapangan yang sudah disusun memanglah penting, tetapi kepekaan terhadap kondisi lingkungan yang terjadi juga cukup perlu dipertimbangkan. Banyak terjadi absence of act dibeberapa kondisi di lapangan, seperti kondisi yang tidak direncanakan atau diinginkan. Hal ini yang terlepas dari teknis lapangan dan perlu kesadaran dari masing – masing panitia kembali pada peran nyata panitia tersebut seperti apa.



o



Pemahaman Teknis Pengadaan kebutuhan memang merupakan panitia dari divisi logisitk, tetapi akan lebih baik apabila sebelum penyerahan kebutuhan dilakukan, pihak pemohon juga melakukan pertimbangan dan pemikiran general terkait dengan visibilitas kebutuhan.



Laporan Pertanggung Jawaban Ketua Divisi Produksi (Amajid Sinar Guntara – Teknik Geofisika 2013)



Deskripsi Kerja o



Bertanggung jawab kepada Fadhilaz Digdaya Haq



Arahan o



Memenuhi kebutuhan Operasional Produksi seperti Kaos Panitia, merchandise OHU, Buku Sakti, dan kebutuhan produksi lainnya yang diperlukan sepanjang kegiatan OSKM ITB 2015 berlangsung.



Fungsi o



Mendata, Memenuhi, Mengkoordinasi, dan Mengawasi Kebutuhan Produksi dalam rangkaian kegiatan OSKM ITB 2015.



Alur Kerja / Struktur Panitia



Jumlah Sumber Daya Manusia No Nama 1 Amajid Sinar Guntara 2 Febrian Ulfa Ayu Romadhoni



Jurusan Teknik Geofisika Kewirausahaan



Jabatan Ketua Sekretaris



3 4 5



Assyifa Reyhanisa Rasyad Arkhan Lahino Hafiz Fadilah



6 7 8 9 10 11 12 13 14 15



Mochamad Akbar Monica Caroline Rafika Almira Arifin Luthfi Nyimas Oktaviani Dinda Mahardhita Dionys Diningrat Fathur Fadhil Berilyan Chris Evan Sebastian



Teknik Industri Teknik Metalurgi Aeronautika dan Astronotika Teknik Industri Teknik Sipil Teknik Fisika Kimia Meteorologi



Teknik Perminyakan Fisika



MSDM Bendahara Anggota Anggota Anggota Anggota Anggota Anggota Anggota Anggota Anggota Anggota Anggota



Pembagian Sistem Kerja / Sistem Koordinasi Secara garis besar pekerjaan yang dilakukan Divisi Produksi adalah :  Printing besar untuk pengadaan barang percetakan skala besar  Printing kecil untuk pengedaan barang percetakan skala kecil  Konveksi  Lain-lain Pengadaan barang berjenis printing dan konveksi tampaknya tidak perlu dijelaskan lagi. Untuk pengadaan barang berjenis lain-lain merupakan barang yang tidak masuk kategori printing dan konveksi yaitu pin, bros, boneka, plakat, dan sebagainya, sedangkan pengadaan barang berjenis khusus adalah barang yang bisa bersifat printing atau konveksi namun dalam pengadaannya butuh perhatian ekstra seperti Buku Sakti dan kaos panitia OSKM 2015. Semua pengadaan barang, kecuali barang yang berjenis khusus, sudah memiliki penanggung jawab masing-masing. Sedangkan barang yang berjenis khusus ditangani langsung oleh ketua dengan bantuan tim produksi. Namun dalam keberjalanannya, PJ-PJ tersebut terkadang memiliki kegiatan lain yang lebih urgent dan permintaan tersebut bersifat mendadak sehingga pengadaan barang tersebut menjadi kurang maksimal. Oleh karena itu, sistem PJ dihilangkan dan ketua berusaha untuk lebih fleksibel dalam pengadaan barang. Apabila tidak ada yang bisa mengerjakannya selain ketua, ketua yang harus terjun langsung dalam pengadaan barang tersebut. Terutama jika permintaannya mendadak (tidak sesuai dengan SOP). Namun, apabila ada yang bisa mengerjakannya tentu akan saya briefing secara langsung terlebih dahulu untuk meminimalisir kesalahan.



Standard Operational Procedure (SOP) STANDAR OPERASIONAL DAN PROSEDUR Divisi Produksi OSKM 2015 1. Divisi produksi menerima permintaan barang atau jasa produksi OSKM secara keseluruhan, baik dalam skala kecil maupun besar dengan menghubungi Ketua Divisi Produksi namun sebelumnya harus berkoordinasi terlebih dahulu dengan Bidang Kreatif (untuk desain) dan Kabid Operasional (Fadhilaz Digdaya Haq : 085647900195). 2. Saat melakukan pemesanan barang produksi HARUS disertai dengan daftar spesifikasi bergambar (warna, ukuran, jenis bahan, desain, budget, dll) dengan JELAS dan DETAIL serta deadline pengerjaan. 3. Desain yang diberikan HARUS sudah pasti tanpa ada perubahan lagi, karena tim produksi tidak akan melakukan pengeditan apapun dalam pemesanan dan tidak menerima koreksi desain ketika sudah masuk kedalam proses produksi. 4. Pemesanan produk jenis printing skala jumlah kecil (spanduk, baliho, poster, flyer, backdrop) dimasukkan ke tim produksi MAKSIMAL H-3 dari hari kerja lembaga. 5. Pemesanan produk jenis sablon skala jumlah kecil dimasukkan ke tim produksi MAKSIMAL H-17 dari hari kerja lembaga. 6. Apabila melakukan pemesanan dengan mengirimkan desain via e-mail, mohon hubungi Kadiv Produksi via LINE untuk konfirmasi perimaan e-mail. 7. Divisi produksi akan melakukan survei vendor beserta detailnya dan akan dilaporkan kepada divisi pemesan. Diharapkan pula divisi pemesan bisa memberikan rekomendasi pemilihan vendor (hal ini terjadi apabila tim produksi tidak memiliki mitra dengan vendor). 8. Divisi pemesan diharapkan sudah membayar DP sebesar 50% kepada bendahara produksi supaya proses produksi berjalan dengan lancar. 9. Untuk pemesanan barang dan jasa dalam skala jumlah besar, seperti kaos panitia (lapangan dan non-lapangan) serta kaos danus, spesifikasi dimasukkan ke tim produksi MAKSIMAL H40 hari kerja lembaga. 10. Barang-barang skala kecil yang bisa di produksi sendiri sangat disarankan untuk diproduksi oleh divisi bersangkutan.



11. Untuk melakukan pemesanan dan hal-hal yang berkaitan dengan produksi harap hubungi: Amajid Sinar Guntara (Teknik Geofisika 2013) HP : 085882243941. LINE: amajidsinar E-mail : [email protected] Berikut adalah detail yang harus diperhatikan dalam permintaan pengadaan barang: 



Desain diusahakan dalam format yang diminta oleh vendor







Spesifikasi harus jelas. Seperti dimensi, bahan, jumlah, dll







Divisi Produksi tidak menerima jasa pengeditan desain







Tidak bisa merubah/menghentikan produksi atas alasan apapun







Divisi Produksi menerima DP sebanyak 50% sebagai syarat naik produksi



Laporan Kerja No



Laporan Kerja Nama Kegiatan Penanggung Jawab Deskripsi Tujuan Parameter Keberhasilan Pelaksanaan Evaluasi



1 Solusi



Saran



2



Nama Kegiatan Penanggung Jawab Deskripsi Tujuan Parameter Keberhasilan Pelaksanaan Evaluasi Solusi Saran



Pembuatan Kaos Amajid Sinar Guntara Proses pembuatan kaos divisi dengan total 2080 pcs Memenuhi kebutuhan kaos panitia sebanyak 2080 pcs Perjanjian terpenuhi dengan baik Lancar Logo yang telah disablon untuk beberapa orang dirasa terlalu kecil Walaupun jumlah yang diproduksi sesuai, terdapat beberapa kaos dengan ukuran yang salah. Desain yang diterima produksi sudah dalam bentuk baju, bukan logo. Sampel kaos disosialisasikan kepada perwakilan tiap divisi panitia OSKM 2015. Penarikan uang kepada seluruh calon panitia untuk pembayaran kaos lebih dipercepat. Penghitungan kaos yang didapat harus lebih mendetail. Pembuatan Buku Sakti Amajid Sinar Guntara Mencetak buku sakti sebanyak 3800 pcs Memenuhi permintaan Manajemen Acara Buku Sakti diterima oleh maba yang datang hari itu Cukup lancar Permintaan produksi untuk Buku Sakti terlalu mendadak. Konten buku sakti dari Divisi Grafis terlambat diterima oleh Divisi Produksi Timeline yang telah disepakati antara kedua belah pihak harus ditaati. Permintaan produksi dalam bentuk apapun tidak boleh mendadak



Nama Kegiatan Penanggung Jawab Deskripsi Tujuan Parameter Keberhasilan Pelaksanaan Evaluasi



3



Solusi Saran Nama Kegiatan



4



Penanggung Jawab Deskripsi Tujuan Parameter Keberhasilan Pelaksanaan Evaluasi Solusi Saran



Pembuatan Merchandise Febrian Ulfa Ayu Romadhani Membuat berbagai macam merchandise meliputi : pin (50), gantungan kunci (385), totebag (70), bros (100), boneka Memenuhi permintaan Divisi Dana Usaha OSKM ITB 2015 Jumlah, kualitas, dan waktu sesuai dengan perjanjian Lancar -Harga yang ditetapkan oleh vendor dinamis -Produksi boneka batal -Tidak semua etsa logam memiliki kualitas yang baik Desain merchandise jangan terlalu susah untuk diproduksi (barang yang diproduksi secara handmade, contoh : boneka) Divisi Grafis dan Divisi Produksi berkoordinasi sejak pembuatan desain. Pengadaan spanduk, umbul-umbul, bendera, slayer, proposal, kalender, nametag, dan plakat Amajid Sinar Guntara Pengadaan spanduk, umbul-umbul, bendera, slayer, proposal, kalender, nametag, dan plakat Memenuhi permintaan produksi dari Bidang Eksternal dan Divisi Manajemen Acara. Terpenuhi tepat waktu Cukup Lancar Permintaan yang diajukan jangan terlalu mendadak Penanggung jawab lupa untuk produksi slayer Divisi Produksi harus siap menerima permintaan seperti itu karena kondisi lapangan yang dinamis. Harap semua divisi yang berkoordinasi dengan divisi Produksi mencermati kembali SOP yang telah dibuat.



Kendala Keseluruhan o o o



Permintaan mendadak Pemenuhan produksi tidak tepat waktu Kurang koordinasi antar divisi



Evaluasi Keseluruhan o



Divisi produksi memiliki sumber daya yang kurang karena libur Lebaran



Saran untuk Kedepannya



o



Koordinasi yang dilakukan harus dilakukan sejak awal dengan pihak-pihak yang terkait (misal : vendor dan divisi-divisi OSKM ITB) sehingga resiko kesalahan bisa diminimalisir.



Laporan Pertanggung Jawaban Ketua Divisi Akomodasi dan Transportasi (M. Supriyanto – Manajemen 2013)



Deskripsi Kerja o o



Bertanggung jawab kepada Ketua Bidang Operasional Membawahi kebutuhan konsumsi dan transportasi



Arahan o



Mengatur kebutuhan konsumsi dan transportasi menyesuaikan dengan anggaran dana yang diberikan.



Fungsi o o o o



Membuat daftar kebutuhan konsumsi Menyediakan konsumsi untuk mentor agama pada hari pertama dan untuk pengisi seminar hari ketiga diklat terpusat Membuat teknis lapangan pendistribusian konsumsi Sebagai penghubung antara vendor dengan pihak penyedia konsumsi



Alur Kerja / Struktur Panitia



Jumlah Sumber Daya Manusia No 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39



Nama M. Supriyanto Alyssa Diva Mustika Yosi Azmi roqi Randhy Novawijaya Fiddin Firdaus Rizky Afdal Jasson Ghifari Andini Afina Wulandari Carlos Faris Furqon Ghina Febrian Dwi Aslam Fadritama M luqmanul Haq Royna Haryo Putro Khaisan Julian Umara Rizka Anghita Syifa Andini Lukas Mitha Leonie Jeska Fiha Ruqieqna Stefanie Haifa Nabila Ardianto Veby Khaidar Nugrahayanti Muhammad Fadhil Insan Albert Timothy Muhammad Taqi



Jurusan Manajemen Teknik Elektro Teknik Elektro Teknik Elektro Teknik Penerbangan Teknik Geodesi Teknik Geodesi Matematika Teknik Industri Teknik Lingkungan Biologi Teknik Kimia Biologi Teknik Penerbangan Teknik Geodesi Teknik Lingkungan Teknik kelautan Teknik Penerbangan Teknik Geodesi Teknik Mesin Teknik Pertanian Teknik Lingkungan Teknik Kimia Teknik Kimia Fisika Rekayasa Kehutanan Teknik Industri Rekayasa Insfastuktur L Teknik Geologi Teknik Lingkungan Teknik Telekominikasi Teknik Industri Teknik Lingkungan Teknik Geodesi Rekayasa Kehutanan Matematika Teknik Perminyakan Oseanografi Teknik Mesin



Jabatan Ketua Sekretaris Bendahara MSDM Kasubdiv Konsumsi Kasubdiv Akomodasi Anggota Anggota Anggota Anggota Anggota Anggota Anggota Anggota Anggota Anggota Anggota Anggota Anggota Anggota Anggota Anggota Anggota Anggota Anggota Anggota Anggota Anggota Anggota Anggota Anggota Anggota Anggota Anggota Anggota Anggota Anggota Anggota Anggota



40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 60 61 62 63 64 65 66



Muhammad Akip Fathur Naufal Arnold Fatima hanun Febriansyah Adenna Maria Arry Felicia Alda Maria C Reza maulid G Indrasetiadi Farhan Mutagin Hutomo A Nyimas O Abian Hana Fauziyah Ahmad indra Isfan Fauzi Dea Yulistia Kevin yapri Aisyah Adella Khazar Andhika Elsa



Biologi Oseanografi Teknik Sipil Teknik Elektro Teknik Sipil Teknik Informatika Rekayasa Kehutanan Biologi Teknik Geodesi Teknik Industri Teknik Lingkungan Teknik Elektro Teknik Sipil Kimia Teknik Mesin Matematika Fisika Teknik Lingkungan Teknik Elektro Teknik Elektro Teknik Kimia Fisika Biologi Teknik Fisika Planologi Teknik Sipil Teknik Kimia



Anggota Anggota Anggota Anggota Anggota Anggota Anggota Anggota Anggota Anggota Anggota Anggota Anggota Anggota Anggota Anggota Anggota Anggota Anggota Anggota Anggota Anggota Anggota Anggota Anggota Anggota Anggota



Pembagian Sistem Kerja / Sistem Koordinasi 1. Bendahara Membantu ketua divisi dalam mengoordinasikan keuangan terkait kebutuhan akomodasi OSKM 2015. 2. MSDM Mengatur jaringan komunikasi antar staf divisi akomodasi, mencatat dan mengelola kebutuhan sumber daya setiap waktu tertentu. MSDM bertanggung jawab kepada kepala divisi. 3. Sekretaris Bertugas untuk membuat daftar presensi konsumsi hari H serta mengarsipkan seluruh daftar presensi konsumsi baik sebelum maupun saat hari H OSKM.



4. Sub Divisi Transportasi dan Penginapan Bertugas untuk mengelola data penyedia jasa transportasi dan penginapan, dan sebagai koordinator penyedia jasa transportasi dan penginapan sesuai dengan kebutuhan. Bagian transportasi bertanggung jawab kepada kepala divisi. 5. Sub Divisi Konsumi Bertugas mengelola data penyedia jasa konsumsi , dan sebagai koordinator penyedia konsumsi. Bagian konsumsi bertanggungjawab kepada kepala divisi. 6. PJ Lapangan Bertugas untuk mengatur distribusi panitia lapangan serta penanggung jawab presensi seluruh panitia lapangan. 7. PJ Non-Lapangan Bertugas untuk mengatur distribusi segala kebutuhan konsumsi non-lapangan (termasuk pembicara). Standard Operational Procedure (SOP) 1. SOP Transportasi dan Penginapan a. Kepala divisi yang membutuhkan akomodasi berupa transportasi dan penginapan wajib memberitahukan rencana kegiatan yang membutuhkan transportasi maksimal 3 hari sebelum keberangkatan dan 1 bulan sebelum bagi yang membutuhkan penginapan. b. Staf akomodasi menyediakan transport berupa mobil dan atau akomodasi penginapan pada saat diadakan kegiatan tersebut jika diperlukan. c. Staf akomodasi yang menyediakan kebutuhan transportasi dan penginapan berkoordinasi dengan kepala divisi untuk mekanisme pembayaran/penggantian biaya. d. Staf akomodasi mengonfirmasi ketersediaan akomodasi siap pakai kepada kepala divisi yang membutuhkan. e. Setelah selesai menggunakan fasilitas akomodasi, kepala divisi yang bersangkutan wajib memberitahu kepala divisi akomodasi mengenai fasilitas yang telah selesai digunakan. 2. SOP Konsumsi a. Staf akomodasi mengonfirmasi kebutuhan jumlah konsumsi keseluruhan saat hari H OSKM 2015, 3 minggu sebelum hari H. b. Kepala divisi yang membutuhkan konsumsi wajib memberitahukan rencana kegiatan yang membutuhkan konsumsi minimal H-3 acara. c. Staf akomodasi menghubungi pihak LK untuk memberikan surat permohonan penyediaan konsumsi untuk peserta dan panitia pada hari H maksimal H14dibutuhkannya konsumsi. d. Jika pihak LK menyatakan bersedia memberikan konsumsi maka staf akomodasi wajib memastikan vendor yang disediakan maksimal H-7 dibutuhkannya konsumsi. e. Pada saat hari H, staf akomodasi menunggu kedatangan konsumsi di drop spot yang sudah disepakati sebelumnya dengan LK, lalu dikonfirmasi ulang mengenai jumlah total konsumsi yang telah tersedia oleh vendor konsumsi.



Konsumsi diutamakan untuk peserta dan panitia lapangan OSKM 2015 serta divisi nonlapangan yang bekerja pada hari H. g. Pada saat hari H, staf akomodasi menunggu sampai selesai pembagian konsumsi, staf akomodasi mendata kekurangan atau kelebihan konsumsi yang ada. 3. SOP Pembagian Konsumsi a. Dibagikan form konsumsi yang berfungsi untuk mengawasi distribusi konsumsi pada saat hari H OSKM 2015 kepada seluruh panitia yang mendapat konsumsi dan bekerja di hari H. b. Form konsumsi diisi oleh peserta, panitia lapangan dan panitia nonlapangan sesuai data kehadiran yang diberikan oleh kepala divisi panitia OSKM yang telah ditetapkan pada H14 OSKM. c. Form konsumsi berisi nama, nim dan tanda tangan yang ketiga nya wajib diisi oleh peserta ataupun panitia. d. Form konsumsi diisi pada saat interaksi atau pada saat ada waktu luang. e. Jumlah nama yang ada pada form konsumsi yang berhak menerima pendistribusian konsumsi oleh staf akomodasi. f. Konsumsi akan diambil pada spot yang telah ditentukan dan diumumkan oleh Divisi Akomodasi. g. Bagi panitia yang tidak mengembalikan absensi konsumsi wajib bertanggung jawab kepada Ketua Divisi Akomodasi. f.



Laporan Kerja No



Laporan Kerja Nama Kegiatan Penanggung Jawab Deskripsi



1



Tujuan Parameter Keberhasilan Pelaksanaan Evaluasi Solusi Saran Nama Kegiatan Penanggung Jawab Deskripsi



2



Tujuan Parameter Keberhasilan Pelaksanaan Evaluasi Solusi



Rapat Mingguan Muhammad Supriyanto Rapat mingguan dilakukan untuk kordinasi kerja dengan seluruh anggota Akomodasi dan Konsumsi Untuk mempersiapkan kebutuhan akomodasi OSKM Dihasilkan sebuah perencanaan untuk akomodasi Semua Anggota Akomodasi dan Konsumsi meklakukan rapat bersama Banyak anggota yang tidak hadir Dibuat cara supaya rapat lebih banyak yang datang Rapat dilakukan pada waktu yang tepat Pencarian vendor konsumsi OSKM Randhy Mencari dan menghubungi vendor untuk ditanya kesediaannya menjadi vendor OSKM Mencari vendor yang tepat untuk OSKM Mendapatkan 8 kandidat vendor 1 bulan pertama kerja (April) Proses menghubungi vendor membutuhkan waktu yang lama Dibuat tim yang bertugas untuk menghubungi vendor



Saran Nama Kegiatan Penanggung Jawab Deskripsi Tujuan



3



Parameter Keberhasilan Pelaksanaan Evaluasi Solusi Saran



4



Nama Kegiatan Penanggung Jawab Deskripsi Tujuan Parameter Keberhasilan Pelaksanaan



5



Evaluasi Solusi Saran Nama Kegiatan Penanggung Jawab Deskripsi Tujuan Parameter Keberhasilan Pelaksanaan Evaluasi Solusi Saran



6



Nama Kegiatan Penanggung Jawab Deskripsi Tujuan Parameter Keberhasilan Pelaksanaan



Dilakukan dengan orang yang banyak sehingga waktunya lebih efektif Pencarian hotel dan akomodasi mobil Fiddin Mencari dan mendata harga hotel dan mobil untuk keperluan akomodasi pembicara dan keperluan yang memerlukan kendaraan Didapatkan 10 hotel di sekitar Dago dan 15 kendaraan yang siap di sewa 1 bulan pertama kerja (April) Proses menghubungi hotel membutuhkan waktu yang lama Dibuat tim yang bertugas untuk menghubungi hotel Dilakukan dengan orang yang banyak sehingga waktunya lebih efektif Menyeleksi vendor konsumsi Randhy Melakukan seleksi vendor berdasarkan kriteria yang sudah ditetapkan panitia dan LK Untuk memilih vendor yang sesuai Dipilih 3 dari 8 vendor yang paling baik Sebanyak 8 vendor diundang ke ITB untuk melakukan sampling makanan dan dari sampling makanan itu dinilai sesuai denga kriteria yang sudah dibuat dan dilakukan pemeringkatan Waktu yang tidak sesuai dengan jadwal Mengkordinasikan dengan LK masalah waktu yang tepat Seharusnya mengkordinasikan dengan LK terlebih dahulu Membuat kontrak vendor M Supriyanto Membuat kontrak vendor konsumsi OSKM dengan ITB melalui LK dan Logistik Untuk mengatur pembayaran vendor OSKM Semua kontrak selesai sebelum pelaksanaan OSKM Pengurusan kontrak harus dilakukan di LK terlebih dahulu baru menuju sarpras Waktu pengurusan kontrak yang lama dikarenakan birokrasi di ITB Membagi tugas dengan anggota lain untuk pembuatan kontrak Seharusnya ditanyakan ke LK terlebih dahulu apa saja yang diperlukan untuk membuat kontrak kerja sehingga tidak bolak balik Follow up vendor M Supriyanto Menghubungi vendor terkait kebutuhan OSKM Untuk memberitahukan kebutuhan OKSM kepada vendor Semua vendor mendapatkan informasi yang valid Setiap vendor memiliki 1 LO yang bertugas untuk memfollow up informasi



7



8



Evaluasi Solusi Saran Nama Kegiatan Penanggung Jawab Deskripsi Tujuan Parameter Keberhasilan Pelaksanaan Evaluasi Solusi Saran Nama Kegiatan Penanggung Jawab Deskripsi Tujuan Parameter Keberhasilan Pelaksanaan Evaluasi Solusi Saran



Ada vendor yang tidak mengikuti arahan kita Dilakukan negosiasi dengan vendor secara baik Seharusnya vendor lebih ditegaskan masalah aturan Mencari hotel untuk pembicara Fiddin Mencari hotel yang sesuai denga kebutuhan pembicara Untuk mengakomodasikan kebutuhan OSKM Didapatkan hotel yang murah dan dekat dengan ITB H-2 OSKM Dari pihak acara permintaan selalu mendadak Proses pemilihan hotel dilakukan dengan cepat Kordinasi yang baik dengan Divisi Manajemen Acara Teknis pembagian konsumsi hari H Randhy Membuat konsep pembagian konsumsi OSKM selama 3 hari untuk mempermudah pembagian konsumsi OSKM Semua konsumsi dapat dibaikan sesuai dengan waktu yang ditentukan Hari H OSKM Konsumsi datang terlambat, lokasi distribusi yang berubah rubah dan waktu yang terlambat Dilakukan pengkondisian sesuai dengan keadaan saat itu Kordinasi dengan vendor, danlap dan acara harus baik



Kendala Keseluruhan o o o o o o



Pencarian vendor konsumsi yang membutuhkan waktu lama Birokrasi pengurusan kontrak vendor yang membutuhkan waktu lama Koordinasi dengan danlap dan divisi acara yang kurang baik Koordinasi dengan vendor yang kurang baik Makanan untuk hari H OSKM banyak yang basi Kontrak kerja konsumsi yang harus diubah karena kebijakan mendadak dari ITB



Evaluasi Keseluruhan o o o



Dilakukan follow up berkala kepada vendor konsumsi sehingga tidak ada yang miskom Makanan untuk OSKM lebih baik yang digoreng saja untuk menghindari makanan basi Kordinasi dengan acara dan danlap harus berjalan dengan baik untuk menghindari miskom



Saran untuk Kedepannya



o o o



Pencarian vendor dilakukan dengan anggota yang banyak sehingga lebih cepat selesai harus menjalin hubungan yang baik dengan pihak LK sehingga birokrasi menjadi lebih mudah kordinasi dengan danlap korlap dan Acara harus baik



PORAN PERTANGGUNG JAWABAN BIDANG KREATIF



Laporan Pertanggung Jawaban Kepala Bidang Kreatif (Feliana Eka Dewi – Kriya 2013)



Deskripsi Kerja o o



Bertanggung jawab kepada Ketua OSKM ITB 2015 Membawahi divisi Artistik, Grafis, dan Performance



Arahan o o o



Berkoordinasi dengan segenap elemen ring kepanitiaan terutama kepala bidang lain. Mengontrol kerja divisi yang ada di bawah Bidang Kreatif. Menjembatani dan mengkomunikasikan divisi di bawah Kreatif dengan divisi atau bidang lainnya.



Fungsi o



Bertanggung jawab kepada Ketua perihal Bidang Kreatif.



Alur Kerja / Struktur Panitia



Kepala Bidang



Sekretaris Bidang



Kadiv Artisik



Bendahara Bidang



Kadiv Grafis



MSDM Bidang



Kadiv Perform



Jumlah Sumber Daya Manusia No



Nama



Jurusan



Jabatan



1



Feliana Eka Dewi



Kriya 2013



Kepala Bidang



2



Anisa Putri



Desain Produk 2013



Kadiv Artistik



3



Abdurrahman Raihan



Desain Komunikasi Visual 2013



Kadiv Grafis



4



Wedyata Larasartika



Matematika 2013



Kadiv Performance



5



Fatimah Mursyidah



Kriya 2013



Sekretaris Bidang



6



Cicilia Sri Bintang



Desain Komunikasi Visual 2013



Bendahara Bidang



7



Silmi Sabila



Desain Interior 2013



MSDM Bidang



Pembagian Sistem Kerja/Sistem Koordinasi Sistem kerja/sistem koordinasi dengan divisi-divisi di dalam bidang kreatif 1. Jalur koordinasi Bidang Kreatif dimulai dari Kabid, Kadiv, PJ di dalam divisi, lalu SDM divisi. Sistem crosscheck sesuai dengan urutan jalur koordinasi. SDM divisi kepada PJ, PJ kepada Kadiv, dan lalu Kadiv kepada Kabid. 2. Request/permintaan yang berhubungan dengan divisi di dalam kreatif diterima melalui Kabid Kreatif terlebih dahulu sebelum mencapai Kadiv dan PJ. 3. Ketika jalur koordinasi antara Kadiv/PJ dengan pihak di luar kreatif sudah disetujui, Kadiv/PJ berkewajiban melakukan crosscheck pada Kabid Kreatif untuk asistensi dan QC (Quality Control).



Sistem kerja/sistem koordinasi dengan pihak di luar bidang kreatif 1.



Menghubungi Kabid Kreatif terlebih dahulu jika pihak di luar kreatif memiliki request/permintaan yang berhubungan dengan divisi di dalam kreatif. 2. Bidang dan divisi yang hendak menggunakan elemen visual dalam membentuk citra OSKM 2015, diharapkan melakukan asistensi dahulu pada Bidang Kreatif demi terjaganya kualitas OSKM 2015. 3. Jika Kabid dan Kadiv dari divisi yang dibutuhkan menyetujui request, barulah request akan diproses, setelah itu barulah klien diperbolehkan mengontak langsung Kadiv atau PJ divisi. 4. Bidang Kreatif bersedia menampung masukan dan ide dari divisi lain demi hasil yang terbaik



untuk OSKM 2015. Namun, keputusan untuk merealisasikan ide dan eksekusi ide sepenuhnya hak Bidang Kreatif. 5. Kabid dan Kadiv Kreatif berhak menolak request yang memenuhi kriteria sebagai berikut: a. tidak cocok/tidak sesuai dengan konsep Grand Design atau juga konsep divisi, b. request tidak sesuai dengan SOP divisi yang bersangkutan (ini optional, tergantung kriteria request), c. request berpeluang besar menghambat timeline dan prioritas kerja divisi yang bersangkutan.



Standard Operational Procedure (SOP) 1.



Mengonsep, berdiskusi, dan berkoordinasi mengenai keperluan bidang lain yang berhubungan dengan Bidang Kreatif. 2. Mengonsep, berdikusi, dan berkoordinasi dengan divisi-divisi yang tergabung pada Bidang Kreatif dalam pembuatan konsep kreatif. 3. Mengatur deadline tiap divisi Bidang Kreatif. 4. Menertibkan deadline tiap divisi.



Laporan Kerja No



Laporan Kerja Nama Kegiatan



Mengatur timeline bidang dan mengontrol keberjalanan timeline divisi artistik, grafis, dan perform



Penanggung Jawab



Feliana Eka Dewi



Deskripsi



Mengatur dan melakukan kontrol pada semua timeline di bawah bidang kreatif



Tujuan



Progress dan jobdesc bidang kreatif dapat dilaksanakan dengan tertib sesuai waktu yang telah ditentukan



Parameter Keberhasilan



Jobdesc/progress bidang kreatif terlaksana tertib sesuai urutan dan selesai pada waktu yang sudah ditentukan



Pelaksanaan



a. Jobdesc/progress Jobdesc/progress memang terlaksana sesuai dengan parameter, tapi tetap saja ada beberapa deadline request yang harus mundur dari timeline karena beberapa kendala, baik dari internal maupun eksternal bidang kreatif.



1



b. Disiplin timeline Disiplin mengenai timeline seharusnya sudah timbul dengan sendirinya ketika dengan siap sedia mengambil sebuah jabatan di OSKM ini. c. Flooring timeline Flooring dari kepala divisi ke seluruh SDM divisi juga sempat terkendala karena lagi-lagi masalah disiplin. Evaluasi



a. Jobdesc/progress Kendala pada jobdesc/progress secara garis besar tidak terlalu berpengaruh banyak pada keberjalanan timeline keseluruhan, sehingga jika digeneralisasi timeline bisa dikatakan berjalan dengan baik walaupun ada kendala.



b. Disiplin timeline Sayangnya, masih ada beberapa pihak di internal kreatif yang belum sepenuhnya sadar akan pentingnya masalah tentang kedisiplinan. Disiplin pada timeline menjadi salah satu kunci penting dalam bekerja secara profesional di sebuah tim sebesar dan sekelas OSKM. c. Flooring timeline Proses flooring timeline yang terkendala dari kadiv ke SDM divisinya menghambat kerja divisi. Ini berakibat fatal ketika divisi di bawah kreatif harus berkoordinasi dengan divisi di luar kreatif. Tidak hanya progress bidang kreatif yang terhambat, tapi juga divisi di luar kreatif.



2



Solusi



Penekanan yang lebih terhadap pentingnya kesadaran akan fungsi dasar timeline itu sendiri. Jika memang Kabid harus melakukan kontrol terus-menerus, lakukan saja, yang penting capaian dan koordinasi terpenuhi. Memang sudah peranan Kabid untuk cerewet soal timeline. Bahkan jika memang harus menekan Kadiv/PJ demi tercapainya deadline, lakukanlah, asal masih tahu batas.



Saran



Timeline dibuat bukan untuk dilanggar. Tapi bukan juga berarti kita harus gila disiplin dan gila keteraturan. Sebagai Bidang Kreatif, gunakan timeline sebagai wadah untuk improvisasi berdasar perilaku kreatif. Timeline merupakan batasan jelas kapan kita harus berhenti “bermain-main” dan lalu menghasilkan produk jadi yang nyata. Jadi, jangan terpaku pada persepsi bahwa timeline itu bisa dikompromikan atau juga mengekang. Jadikan timeline sebagai teman akrab untuk membentuk tim kerja yang profesional.



Nama Kegiatan



Membuat konsep grand design



Penanggung Jawab



Feliana Eka Dewi, Abdurrahman Raihan, Anisa Putri, Oktabrian Iskandar



Deskripsi



Membentuk citra OSKM 2015 dalam wujud konsep secara



menyeluruh, terutama aspek visual. a. Keberangkatan konsep OSKM matang dari awal berjalannya kepanitiaan hingga hari H.



Tujuan



b. OSKM 2015 memiliki “wajah” kaderisasi terbesar di ITB.



sebagai



pesta



c. Branding acara dapat berjalan dengan baik karena grand design yang jelas. Parameter Keberhasilan



Grand design disetujui oleh Ketua OSKM 2015, Mamet, dan segenap pihak di luar kreatif. a. Tahap awal dimulai dari pembentukan logo OSKM 2015. Mengapa dimulai dari logo? Karena, logo merupakan identitas paling utama dari OSKM 2015. Logo merupakan wujud dari idealisme Ketua OSKM, dengan arahan lanjutan dari Mamet.



Pelaksanaan



b. Setelah identitas berupa logo dibentuk, dari sanalah dibuat turunan berupa skema warna, visual style, dan filosofi grand design. c. Tahap akhir adalah pematangan grand design. Detaildetail konsep dilengkapi agar bisa direalisasikan pada semua divisi yang membutuhkan grand design.



3



Evaluasi



Grand design terbentuk dengan baik.



Solusi



-



Saran



-



Nama Kegiatan



Kumpul bidang kreatif



Penanggung Jawab



Feliana Eka Dewi, Abdurrahman Raihan, Anisa Putri, Oktabrian Iskandar/Wedyata Larasartika



Deskripsi



Kumpul semua divisi dalam bidang kreatif, mengontrol, berkoordinasi menyamakan frame secara berkala.



Tujuan



Menjabarkan proker dan jobdesk tiap divisi.



Parameter Keberhasilan



Kumpul bidang kreatif dihadiri minimal oleh kadiv-kadiv



bidang kreatif secara berkala.



4



Pelaksanaan



Terlaksana kumpul bidang kreatif dihadiri minimal oleh kadivkadiv bidang kreatif secara berkala.



Evaluasi



-



Solusi



-



Saran



-



Nama Kegiatan



Hadir dalam setiap rakor terpusat (rapat koordinasi) dan melaporkan progress report secara berkala



Penanggung Jawab



Feliana Eka Dewi



Deskripsi



Melaporkan progress report tiap minggu secara berkala.



Tujuan



Mensosialisasikan progress dan hasil yang sudah dicapai oleh bidang kepada panitia inti.



Parameter Keberhasilan



Panitia inti mengetahui dan mengerti mengenai apa saja yang sudah dicapai oleh bidang kreatif.



Pelaksanaan



Rapat koordinasi dilakukan secara berkala minimal 1 kali seminggu. Selain rapat koordinasi terpusat, terdapat pula rapat koordinasi dengan kebutuhan masing-masing, cross bidang dan divisi.



Evaluasi



Hal paling krusial yang wajib dilakukan seorang kabid adalah rakor, audiensi, dan lainnya, pokoknya apapun yang berhubungan dengan koordinasi cross bidang/divisi. Bidang kreatif memiliki jenis kebutuhan yang berbeda, benar-benar berbeda, dibandingkan dengan bidang lainnya. Sepanjang proses hingga hari-H koordinasi berjalan dengan baik.



Solusi



-



Saran



-



Kendala Keseluruhan Kendala yang dijabarkan di bawah adalah hasil generalisasi, tidak semua divisi mengalami hal ini. Kendala-kendala yang ada memiliki efek seperti domino. Poin yang pertama dijelaskan adalah “akibat”,



dan poin selanjutnya adalah “sebab”. Begitu terus untuk poin selanjutnya, poin yang dijelaskan memiliki “sebab” di poin yang dijabarkan setelahnya. o



o



o



o



o



Sistem koordinasi dan sistem kerja Sistem-sistem yang sudah dibentuk beberapa kali sempat diabaikan atau tidak diikuti dengan seharusnya. Ada koordinasi yang kurang transparan karena alasan-alasan yang sangat tidak profesional, sehingga mempengaruhi efisiensi sistem kerja yang sudah tersusun baik. Profesionalitas Ada elemen-elemen di bawah bidang kreatif yang dinilai kurang profesional dalam menjalankan fungsi jabatan yang dimiliki, sehingga merusak internal kreatif. Dalam kerja tim ini yang dibawa malah ego masing-masing dan bukannya profesionalitas. Selain masalah ego/arogansi, masalah kedisiplinan dan attitude yang kurang baik perlu diperhatikan. Inisiatif Hal ini sulit ditemukan. Inisiatif untuk bekerjasama atau saling back up dalam divisinya diniliai minim. “Inisiatif” yang perlu digarisbawahi di sini adalah soal menjalankan fungsi jabatannya, pembawaan diri bagi timnya (cara bersikap), hingga masalah yang sepele namun sangat penting seperti inisiatif untuk operasi semut. Rasa kepekaan, kepemilikan, dan kebanggaan Inisiatif muncul karena adanya kepekaan. Masih banyak elemen kreatif yang bergerak bukan karena kepekaan, kepemilikan, dan rasa kebanggaan; melainkan hanya sebatas “sudah keburu tercebur” atau juga “yang penting jobdesc saya selesai”. Urgensi Tidak semua SDM divisi memiliki 3 aspek yang sudah dijelaskan di poin sebelumnya, sehingga pada akhirnya urgensi yang dimiliki divisi tersebut dinilai tidak rata.



Evaluasi Keseluruhan o



o



o



Sistem koordinasi dan sistem kerja Pada awalnya kedua sistem ini berjalan lancar dan baik-baik saja. Selalu ada kontrol yang jelas dan transparansi. Crosscheck berjalan lancar juga. Namun, karena kurangnya daya tahan terhadap tekanan dan lain hal, banyak sistem yang malah diabaikan ketika berproses. Justru ketika tekanan muncul, sistem yang baiklah yang akan menyelamatkan, terutama sistem koordinasi di dalam divisinya masing-masing. Profesionalitas Ketika hendak membentuk jalur koordinasi dan kerja tim yang baik, profesionalitas sangat dibutuhkan. Perhatikan lagi soal kedisiplinan, bersikap dewasa ketika menghadapi masalah, dan arogansi individu/kelompok. Tidak mungkin sebuah proses berkarya untuk skala OSKM tidak dihadang masalah atau tidak mendapatkan tekanan besar. Kembali lagi pada setiap individu, seberapa profesional mereka dalam menghadapi hal itu? Usaha untuk menjadi sosok yang profesional masih dinilai kurang pada divisi-divisi di bawah kreatif, walaupun tidak semuanya seperti itu. Inisiatif



o



o



Salah satu alasan mendasar mengapa profesionalitas begitu sulit dicapai yaitu karena inisiatif. Ini benar-benar mendasar, contohnya saja seperti inisiatif membuat diri nyaman ketika bekerja dalam tim. Kenyamanan dalam bekerja sama tidak secara tiba-tiba hadir begitu saja, melainkan dibentuk oleh inisiatif satu sama lain. Inisiatif untuk menjadi back up bagi temannya juga harus lebih ditingkatkan lagi. Contohnya saja, ketika jobdesc sebuah divisi terhambat karena ada tim PJ yang bermasalah, anggota divisi di luar tim PJ tersebut seharusnya langsung turun tangan untuk membantu. Apa yang mengejutkan adalah fakta bahwa seorang mahasiswa/i ITB tidak memiliki inisiatif untuk menjaga kebersihan. Jika inisiatif sesederhana buang sampah saja belum muncul, jangan harap bisa menghasilkan proses dan hasil yang luar biasa. Inisiatif-inisiatif seperti yang disebutkan seharusnya tidak perlu dijelaskan lagi secara eksplisit seperti ini, namun apa daya, kondisi di lapangan menuntut agar arahan jadi seeksplisit ini. Rasa kepekaan, kepemilikan, dan kebanggaan Ketiga hal dasar inilah yang akan menjadi pilar-pilar utama bidang kreatif. Kreatif berkoordinasi berdasarkan ketiga hal ini, dan berkarya dalam tim berdasarkan ketiga hal ini juga. Dari ketiga hal ini akan tumbuh inisiatif-inisiatif dalam sebuah divisi dan bidang. Ketiga hal ini harus tumbuh di setiap individu, tidak hanya pada kepala, ketua, atau PJ saja. Untuk apa seorang kepala, ketua, atau PJ memiliki ketiga hal ini namun tidak mendapatkan support dari anak-anak divisinya? Urgensi dan penyamaan frame Penyebab utama ada pada framing yang tidak sama, sehingga menyebabkan urgensi di setiap lapisan divisi juga tidak sama. Jika framing dan urgensi saja sudah berbeda, akan sulit memunculkan proses yang tepat dan baik. Mengapa frame bisa tidak sama? Kuncinya ada pada sistem koordinasi, yaitu di poin pertama evaluasi ini. Lihat? Ini semua adalah sebuah rantai yang membentuk lingkaran, saling mempengaruhi satu sama lain ketika diberi efek domino.



Saran untuk Kedepannya o



o



Jadikan OSKM sebagai wahana untuk berkarya, belajar, dan bermain Tentunya semua orang sadar bahwa proses pembentukan OSKM membutuhkan waktu dan energi yang tidak sedikit. Maka dari itu, jadikanlah momen yang tidak sebentar ini untuk berproses semaksimal mungkin. Dituntut komitmen yang tinggi untuk acara sebesar OSKM, berjuanglah untuk memberikan yang terbaik daripada setengah-setengah. Usaha dan proses yang maksimal dalam berkarya dan belajar akan menghasilkan hasil yang berbanding lurus. Begitu pula dengan bermain. Bidang kreatif membebaskan timnya untuk “bermain”. Bermain di sini maksudnya adalah eksplorasi yang memberikan hasil, dan rasa senang/excited ketika menikmati dinamika berproses dalam bidang kreatif. Belajarlah, maka akan ada ilmu yang didapatkan. Berkaryalah, maka akan hadir suatu masterpiece yang tak ternilai harganya atas dasar kebersamaan. Bermainlah, maka akan muncul ikatan yang kuat, eksplorasi tak mengenal batas, serta kenyamanan terhadap satu sama lain. Membentuk passion dalam berkarya di bawah bidang kreatif Bentuklah rasa cinta ketika berkarya, bukan sekadar untuk menyelesaikan jobdesc. Kreatif menuntut rasa, selain teknis. Fondasi utama dari lahirnya karya kreatif berasal dari rasa yang dituangkan dalam hal-hal teknis. Itu yang membuat kreatif menjadi penting. Kreatif terlibat penuh dalam OSKM, ada passion yang dapat disalurkan untuk memberikan yang terbaik. Jika bidang kreatif tidak mampu



o



o



membentuk passion tersebut, apa bedanya bidang kreatif dengan OSKM menyewa jasa tukang? Akan ada “kehidupan” dalam karya ketika melibatkan passion. Akan ada rasa ikhlas dan tulus ketika karya kita dihidupkan oleh passion. Sadar akan perannya masing-masing Hierarki dibentuk bukan untuk menciptakan kasta, tapi untuk membagi peranan dan fungsi. Semuanya saling membutuhkan satu sama lain. Tidak ada jabatan yang lebih melelahkan dari jabatan yang lain. Semua jabatan sama karena memiliki fungsi yang berbeda-beda, dengan porsinya masing-masing. Setiap individu adalah penting karena fungsinya yang unik. Lakukan yang terbaik sesuai fungsinya, buatlah kerjasama yang apik dengan elemen lainnya. Ketika suatu hari ada keputusan yang harus dibuat secara cepat oleh salah satu elemen kreatif, hormatilah keputusan tersebut. Jika kita sadar akan peranan kita masing-masing dan juga sadar akan peranan orang lain, maka sudah secara otomatis akan lahir pengertian terhadap dirinya masing-masing dan respek satu sama lain. Proses adalah yang terpenting Nikmati setiap detik proses yang dijalani. Bentuklah proses yang terbaik, usahakan yang paling maksimal. Sekali lagi, jika OSKM hanya mengejar hasil akhir yang bagus, anggaran OSKM lebih dari cukup untuk menyewa jasa tukang, jasa branding agency, dan jasa lainnya yang berhubungan dengan kreatif. Kreatif ada dan hadir sebagai wadah pembelajaran, maka manfaatkanlah kesempatan untuk berproses ini. OSKM butuh kalian, dan kalian butuh OSKM. Selalu ingat akan visi/misi bersama, dan setinggi apa mimpi yang hendak kalian capai sebagai sebuah bidang dengan tiga divisi yang saling bersinergi. Selalu ikhlas ketika berproses dan tulus dalam mempersembahkan yang terbaik. Tidak ada proses yang sia-sia, kealpaan dalam berproseslah yang akan membawa bencana bagi rencana. SEMANGAT KREATIF OSKM!



Laporan Pertanggung Jawaban Ketua Divisi Artistik (Anisa Putri – Desain Produk 2013)



Deskripsi Kerja o o



Bertanggung jawab kepada ketua bidang kreatif Membawahi Penanggung Jawab (PJ) instalasi dan stage



Arahan o o



Membuat berbagai instalasi estetik yang berhubungan dengan OSKM untuk menguatkan atmosfer OSKM di seluruh kampus Membuat properti untuk kegiatan Opening dan Closing OSKM 2015



Fungsi o o



Menerjemahakn visi, misi, dan konsep OSKM 2015 ke dalam bentuk visual 3D Menguatkan suasana OSKM bagi panitia dan peserta



Alur Kerja / Struktur Panitia



Jumlah Sumber Daya Manusia No



Nama



Jurusan



Jabatan



1



Anisa Putri



Desain Produk



Kepala Divisi



2



Regina Dyani Dwiharini



Desain Produk



Sekretaris Divisi



3



Yolanda Rumenta Zipora



Desain Produk



Bendahara Divisi



4



Nadzifa Hidayati



Seni Keramik



MSDM Divisi



5



Festian Hendra Gunawan



Seni Keramik



Logistik Divisi



6



Fathan Nurul Abdillah



Desain Produk



Logistik Divisi



7



Fadhil Ahmad Ghifari



Desain Produk



Logistik Divisi



8



Sandra Sentosa



Desain Produk



PJ Instalasi Logo



9



Nabila Larasati



Desain Produk



PJ Artistik Mading



10



Ninik Kania



Desain Produk



PJ Pensuasanaan



11



Diah Ayu Gendrowati



Desain Produk



PJ Pensuasanaan



12



Firda Nur Arofah



Desain Produk



PJ Artistik Countdown



13



Fima Rachmawati



Desain Interior



PJ Artistik Panggung



14



Endah Rahmaningrum



Desain Interior



PJ Artistik Panggung



15



Christine Utomo



Desain Produk



Anggota



16



Audya Amalia



Seni Murni



Anggota



17



Nadine A. Qonatirila



Desain Produk



Anggota



18



Ami



Kriya



Anggota



19



Quina



Kriya



Anggota



20



Syifa Amatulloh



Desain Interior



Anggota



21



Aditya Prayoga



Penerbangan



Anggota



22



Kania S.



SITH-S



Anggota



23



Aggy Agatha



Biologi



Anggota



24



Agung Rohmat Rizkita



Biologi



Anggota



25



Anjani



Biologi



Anggota



26



Novaldo



Manajemen Rekayasa Industri



Anggota



27



David Pinehas



Geofisika



Anggota



28



Fanni Ulfani



STI



Anggota



29



Fikri Naufal



Sipil



Anggota



30



Fizri Adiyesa



Teknik Fisika



Anggota



31



Dhandhan Prima



Geodesi



Anggota



32



Gina



Geodesi



Anggota



33



Gerardus Kevin R.



Sipil



Anggota



34



Hartiti Putri



Teknik Lingkungan



Anggota



35



Iqbal Nur Said



Metalurgi



Anggota



36



Elsa Thania



Matematika



Anggota



37



Nazri Adlani



Desain Produk



Anggota



38



Raedi



Arsitektur



Anggota



39



Rihan Rizaldy Wibowo



Arsitektur



Anggota



40



Syella



Desain Interior



Anggota



41



Taufiq



Arsitektur



Anggota



42



Thea



Material



Anggota



43



Michelle



Teknik Industri



Anggota



44



Dea Destiana



Teknik Lingkungan



Anggota



Pembagian Sistem Kerja/Sistem Koordinasi Ketua divisi membawahi sekretaris, bendahara, MSDM divisi dan PJ per-instalasi. Ketua divisi artistik mendapatkan arahan dan materi langsung dari ketua bidang kreatif dan/atau ketua OSKM, dan turut merumuskan grand design OSKM. Kemudian menurunkan arahan kepada penanggung jawab instalasi/pensuasanaan. Semua ide dan rancangan instalasi harus melalui persetujuan ketua bidang kreatif (melalui asistensi). Ketua divisi berkoordinasi langsung dengan ketua divisi lain sebidang (perfom dan grafis) maupun di luar bidang seperti divisi perizinan, logistik, akomodasi, dan acara. Standard Operational Procedure (SOP) 1 2 3 4 5 6 7



8 9



Tim artistik bertugas membuat properti utama dan dekorasi pensuasanaan untuk kegiatan OSKM 2015 yang sudah dikonsep oleh tim kreatif. Properti pensuasanaan akan dipasang minimal H-7. Properti utama akan dipasang pada hari-H. Untuk pemesanan properti atau dekorasi diluar poin 1, (misalnya, untuk kebutuhan divisi, perform) harus melalui mekanisme pemesanan terlebih dahulu. Pemesanan properti/barang artistik harus dikoordinasikan ke kabid kreatif maksimal H-3 minggu sebelum benda diperlukan. Artistik tidak menerima pemesanan apapun setelah tanggal 6 Juli 2015. Pemesanan barang artistik harus mencantumkan minimal Konsep, gambaran kasar, dimensi dan kuantitas. Tim artistik berhak menyesuaikan dimensi, dan material sesuai dengan kebutuhan & kondisi. Hal-hal yang menjadi pertimbangan pada poin 6 meliputi: dimensi, kuantitas, kualitas, material, biaya dan waktu pengerjaan SDM. Tim Artistik berhak menolak pemesanan yang di luar kesanggupan Tim Artistik berhak menolak pemesanan yang tidak mengikuti prosedur pada point 4 dan 5



Laporan Kerja No



Laporan Kerja



Nama Kegiatan



Instalasi Logo



Penanggung Jawab



Sandra Sentosa



Deskripsi



Artistik berwujud Logo OSKM 2015



Tujuan



Memperkenalkan Logo OSKM 2015 kepada massa kampus



Parameter Keberhasilan



Pelaksanaan



1 Evaluasi



-



Instalasi dipasang tepat Waktu Mendukung penampilan Divisi perfom di acara launching Logo OSKM 2015 - Eksekusi memuaskan - Instalasi bisa digunakan untuk acara launching logo dan mendukung penampilan divisi perfom, tanpa kendala - Instalasi dipasang di DPR dengan jangka waktu cukup lama tanpa ada kendala perizinan - Koordinasi dengan divisi perizinan sangat baik - Material akrilik membuat hasil akhir sangat bagus, tetapi harganya mahal - Teknis pemasangan akrilik belum sempurna sehingga mudah rusak - Instalasi hancur di akhir bulan Juli



Solusi



-



Pelajari lagi teknis pemasangan akrilik yang kuat



Saran



Untuk instalasi yang dipajang dalam waktu lama, baiknya menggunakan material-material yang kuat dan tidak rawan pecah. Selalu berkoordinasi dengan divisi lain yang bersinggungan langsung.



Nama Kegiatan



Mading OSKM



Penanggung Jawab



Nabila Larasati dan Ninik Kania



Deskripsi



Artistik untuk tempat pemasangan info-info seputar OSKM pada saat diklat, bekerja sama dengan Divisi Publikasi (Eksternal)



Tujuan



Agar peserta diklat dan massa kampus tahu info-info terkini mengenai OSKM 2015, mensuasanakan kampus (area boulevard)



2



Parameter Keberhasilan



-



Mading dipasang tepat waktu Ada interaksi antara instalasi dan pejalan kaki



Pelaksanaan



Evaluasi



-



Eksekusi memuaskan secara estetik tapi secara fungsi kurang berhasil karena media untuk menempel informasi kurang besar - Mading terpsang tepat waktu tanpa ada masalah perizinan - Mading mampu bertahan sampai acara OSKM selesai tanpa ada kerusakan - Bermasalah karena salah satu PJ memiliki tanggung jawab di tempat lain - Sering berubah desain karena belum memahami struktur properti besar - Ukuran awal terlalu kecil - Koordinasi dengan perizinan baik



Solusi



- Jika staff memiliki tanggung jawab di tempat lain, lebih baik tidak dijadikan PJ - Berkonsultasi dengan pengurus bengkel FSRD - Diberi rangka tambahan agar ukurannya sesuai dengan standar ukuran manusia



Saran



- Perbanyak berkonsultasi dengan orang-orang yang memahami struktur - Pahami standar ukuran manusia Indonesia



3



Nama Kegiatan



Pensuasanaan Kampus (Balon Udara)



Penanggung Jawab



Ninik Kania dan Diah Ayu Gendrowati



Deskripsi



Artistik yang diproduksi massal berbentuk balon udara di bawah awan



Tujuan



Mensuasanakan kampus untuk OSKM 2015



Parameter Keberhasilan Pelaksanaan



Evaluasi



-



Tepat waktu Membuat 150 Balon udara Terlambat 3 Hari Berhasil memasang 190+ balon udara di penjuru kampus tanpa ada masalah perizinan - Berubah jauh dari konsep awal karena konsep awal membutuhkan pendanaan yang besar, waktu pengerjaan yang



cukup lama, dan SDM yang banyak - SDM untuk produksi massal kurang - Tidak ada penjelasan timeline mengenai target jumlah dan waktu pemasangan - Massa kampus mengira balon udara adalah pensuasanaan OHU - Koordinasi dengan logistik belum baik (terjadi miskoordinasi dengan logistik saat pemasangan) - Balon udara mudah rusak karena tidak adanya quality control per item - Koordinasi dengan perizinan baik Solusi



- Mengubah konsep awal menjadi pensuasanaan yang lebih murah



Saran



- PJ sebaiknya memasang timeline pekerjaan agar staff yang datang dapat memenuhi target - Karena dikira pensuasanaan acara lain, sebaiknya konsep digarap lebih matang, jangan sampai dikira pensuasanaan acara lain - Untuk produksi massal sebaiknya dilakukan quality check - PJ sebaiknya berkoordinasi dengan divisi logistik sejak jauh-jauh hari



4



Nama Kegiatan



Pensuasanaan Kampus (Tricky Art di tangga Sunken Court)



Penanggung Jawab



Ninik Kania dan Diah Ayu Gendrowati



Deskripsi



Artistik berupa logo OSKM di tangga Sunken Court, dapat dilihat ketika berjalan dari tunnel menuju kampus ITB



Tujuan



Menghadirkan suasana OSKM yang lebih kuat di area sunken court dan tunnel saraga-ITB



Parameter Keberhasilan



Tepat waktu Disukai semua orang



Pelaksanaan



-



Eksekusi sangat memuaskan Pemasangan terlambat sehari karena ada masalah teknis



-



Evaluasi



Tidak ada masalah dengan perizinan dan keamanan jalur mobilisasi maba - Menjadi spot foto favorit maba dan masa kampus - Karena dipasang di jalur mobilisasi mahasiswa baru, suasana OSKM jadi semakin kuat untuk panitia lapangan dan masa kampus - Kurang riset mengenai bahan perekat - Kain terkena kaki orang sehingga mudah kotor



Solusi



-Teknis pemasangan dicoba pada hari-h



Saran



- Sebelum hari-h pemasangan sebaiknya teknis pemasangan sudah matang - Jika ingin membuat artistik yang serupa, sebaiknya dipikirkan agar kain tidak mudah kotor



5



Nama Kegiatan



Artistik Panggung Opening-closing



Penanggung Jawab



Fima Rachmawati dan Endah Rahmaningrum



Deskripsi



Artistik yang diletakkan di atas panggung guna estetika panggung



Tujuan



Estetika panggung dan penunjang suasana performance



Parameter Keberhasilan Pelaksanaan



Evaluasi



-



Tepat waktu Mendukung penampilan divisi perfom Artistik sudah terpasang saat acara Opening Eksekusi tidak sesuai dengan ekspektasi  Mendukung penampilan divisi perfom sebagai latar dari floating island - Sulit koordinasi dengan panitia yang berbeda divisi - Sulit me-layout panggung, tidak cukup hanya tahu ukuran panggung - Artistik yang berukuran kecil dan banyak pada akhirnya banyak yang tidak terpakai - Divisi performance banyak membuat permintaan, merepotkan kerja divisi artistik - Logistik meminta artistik menyediakan kain hitam tiba-tiba



Solusi Saran



-



Lebih tegas soal SOP Artistik kepada divisi dalam atau luar bidang kreatif - Sebaiknya PJ artistik panggung meminta foto panggung agar dapat membuat layout dengan lebih baik - Jika membuat berbagai properti, tunjuk masing-masing satu orang untuk menjadi penanggung jawab - Jika membuat properti besar, gambar kerja harus diperlihatkan kepada staff sebelum bekerja - Jika membuat properti besar untuk di panggung, tidak usah memakai rangka bambu. Cukup reng bambu saja lalu diikatkan di ridging panggung - Orang-orang yang bekerja di bagian panggung sebaiknya bukan orang yang terlalu sensitif karena akan banyak berkoordinasi dengan berbagai divisi



6



Nama Kegiatan



Artistik Countdown



Penanggung Jawab



Firda Nur Arofah



Deskripsi



Artistik berupa pulau-pulau yang mengambang di udara yang diletakkan di DPR



Tujuan



Penghitung mundur waktu sebelum OSKM (H-5)



Parameter Keberhasilan



Tepat waktu Disukai semua orang Semua maskot bergerak di hari H OSKM 2015



Pelaksanaan



Evaluasi



-



Pemasangan instalasi terlambat 1 hari (jadi dimulai dari H4) - Eksekusi sesuai ekspektasi - Semua maskot bergerak tapi ada beberapa yang yang gearnya slip di hari ke 2 - Pemasangan lancar tanpa ada masalah perizinan - Instalasi bisa menyala di malam hari - PJ tidak dapat membagi-bagi pekerjaan pada staff - PJ tidak membuat gambar kerja



Solusi



- Pekerjaan diundur agar dapat mengejar hasil yang terbaik



Saran



- PJ sebaiknya membuat gambar kerja agar staff yang diberi tanggung jawab memahami tugasnya - PJ sebaiknya membuat timeline tertulis agar target dapat terpenuhi - Kalau mau memakai system dynamo, ada baiknya dikerjakan jauh-jauh hari bahkan sebelum pembuatan rangka dasar



Kendala Keseluruhan o



o



o



o



Kurangnya sosialisasi desain kepada staff Penanggungjawab instalasi sering kali tidak mensosialisasikan desainnya kepada anggota 2014, sehingga mereka hanya bekerja tetapi tidak tahu apa yang akan dibuat. Komunikasi yang kurang baik dengan kepala bidang Di tengah-tengah persiapan acara terjadi miskomunikasi dengan kepala bidang. Banyak info ataupun konten yang harus diketahui kadiv tapi tidak disampaikan secara langsung (melalui kabar angin, atau penanggungjawab) sehingga informasi tidak bisa diterima dengan benar dan menimbulkan konflik internal. Koordinasi yang kurang baik Koordinasi yang kurang baik sering kali terjadi dengan divisi lain. Seperti layout panggung yang berubah-ubah. Kurangnya briefing dengan divisi artistik di hari H. terjadi miss komunikasi dengan divisi lain yang mungkin bisa merugikan salah satunnya SDM Kurangnya sumberdaya manusia terutama 2014, anggota divisi banyak yang sedang dalam masa ospek jurusan sehingga lebih dai setengah anggota yang terdaftar tidak mengikuti kegiatan divisi sama sekali. Hal ini sangat disayangkan karena nilai-nilai yang seharusnya diturunkan kepada pemegang divisi selanjutnya jadi tidak tersampaikan dengan maksimal.



Evaluasi Keseluruhan o



o



Timeline dan gambar kerja Pentingnya gambar kerja dan patuh timeline supaya tidak ada lagi instalasi/properti yang terlambat dipasang karena ketidak jelasan timeline. Gambar kerja dibuat besar suapaya panitia tidak lagi bekerja tanpa tau tujuan RAB baru tidak sama dengan RAB lama Di awal masa kepengurusan setiap divisi membuat rencana anggaran belanja kasar, divisi artistik bisa menentukan instalasi yang akan dibuat pada saat grand design rampung. Sering kali bahan-



o



o



o



bahan atau item yang diminta tidak ada di RAB awal, mohon dimaklumi karena jarak dari pembuatan RAB awal ke grand design cukup jauh dan banyak perubahan yang terjadi. Briefing divisi Artistik di hari H Salah satu proker artistik berhubungan langsung dengan divisi seremonial (acara) ada baiknya kami diundang briefing terlebih dahulu. Atau setidaknya sosialisasikan rundown fix Artistik bukan cuma divisi menghias Dilapangan job artistik cukup berat dan beresiko karena berhubungan dengan alat-alat tajam dan berat. Sosialisasi untuk izin osjur Kebanyakan panitia takut meminta izin kerja OSKM ke pihak penyelenggara osjur.



Saran untuk Kedepannya o



o o



o



o



Koordinasi dengan divisi lain Jalin hubungan yang baik dengan divisi lain, bukan cuma untuk proses kerja tapi juga untuk ke depannya. Terutama dengan divisi perizinan, logistik, publikasi, dan acara. Selalu konsultasikan ideide dan anggaran ke kesekjenan. Timeline Patuhi timeline yang sudah dibuat, karena bisa merugikan divisi atau bahan keseluruhan acara. Material Instalasi Pelajari berbagai material, jangan terpaku pada bambu atau kaso, di artistik kamu bukan hanya bekerja tapi juga belajar, jadikan OSKM sebagai tempat mengeksplor pengetahuan. SDM Berbeda dengan tahun-tahun sebelumnya yang meminta banyak anggota divisi bergender laki-laki (karena pekerjaan artistik yang berat). Saran saya adalah artistik butuh kualitas bukan kuantitas, bukan kelengkapan database tapi komitmen. Tidak masalah seluruh anggota divisi ini adalah perempuan, yang penting bisa berkomitmen. Jangan memandang sebelah mata divisi-divisi di bidang kreatif.



Lampiran



Instalasi logo



Mading OSKM



Tricky Art OSKM



Instalasi Countdown



Laporan Pertanggung Jawaban Divisi Grafis Ketua Divisi Grafis: Abdurrahman Raihan S (DKV’13)



Deskripsi Kerja o



Bertanggung jawab kepada kabid kreatif dan merupakan pelaksana tugas-tugas pembuatan media imaging OSKM



Arahan o



Melaksanakan tugas-tugas pembuatan media imaging OSKM



Fungsi o



Dijabarkan dalam bentuk poin



Alur Kerja / Struktur Panitia Bagan Struktur Divisi (hanya nama struktur)



Jumlah Sumber Daya Manusia No



Nama



Jurusan



Jabatan



1



Abdurrahman raihan S



DKV’13



Ketua Grafis



2



Saniyyah Khoirunnisa



DKV’13



Sekretaris



3



Nanda Hadi Gustian



DKV’13



PJ Buku Sakti



4



Krisan F



DKV’13



PJ Web



5



Salma Tsaniya



DKV’13



PJ Bumper



6



Reven Praga Deva



DKV’13



PJ Atribut



7



Andreas Andika



DKV’13



Anggota



8



Adrico Jihad Muslim



DKV’13



Anggota



9



Cicilia Sri Bintang



DKV’13



Anggota



10



Aprilia Kurnia



DKV’13



Anggota



11



Gitta



DKV’13



Anggota



12



Ricardo Sawir



DKV’13



Anggota



13



Lauren Hana



DKV’13



Anggota



14



Clara Jesselyn



DKV’13



Anggota



15



Nadia Apriliani



DKV’13



Anggota



16



Sena Chandrahera



DKV’13



Anggota



17



Rika Yuliana



DKV’13



Anggota



18



Delanda Gracesya R



DKV’13



Anggota



19



Khaira S



DKV’13



Anggota



20



Elvaretta A



DKV’13



Anggota



21



Petra Legato Genta P



DKV’13



Anggota



22



M Adi Sukma Nalendra



DKV’13



Anggota



23



Hary Jaka



DKV’13



Anggota



24



Mirza Annisa



DI‘13



Anggota



25



Bagus Ilham



DKV’13



Anggota



26



Chandrika N D



DKV’13



Anggota



27



Lintang Fardyani



DKV’13



Anggota



28



Julio L



DKV’13



Anggota



29



Ade Chintya



DKV’13



Anggota



30



Aulia R Syariffuddin



DKV’13



Anggota



31



Antania R



DKV’13



Anggota



32



Aliy



DI‘13



Anggota



33



Novia T A



DKV’13



Anggota



34



Atika Rahmi



DKV’13



Anggota



Pembagian Sistem Kerja / Sistem Koordinasi Ketua Grafis membagi sistem kerja menjadi 5 bagian, yaitu bagian buku sakti web, atribut, bumper, dan media publikasi. Ketua berkoordinasi dengan masing-masing penanggung jawab, untuk kemudian masing-masing penanggung jawab bagian berkoordinasi langsung dengan anggotanya.



Standard Operational Procedure (SOP) SOP Grafis OSKM 2015 1. Tim Grafis bertanggungjawab kepada Ketua Bidang Kreatif Feliana Eka Dewi dan Ketua OSKM ITB 2015 Mahardhika Zein. 2. Ketua OSKM ITB & Ketua Bidang Kreatif berhak memberikan revisi pada masing-masing item maksimal 3 kali. Batas revisiterakhir H-3 dari deadline desain.



3. Pemesanan desain maksimal 3 hari sebelum hari H. Tidak menerima desain H-1, kecuali memang perlu. 4. Semua DEADLINE konten & deskripsi rinci item harus masuk Tanggal 10 Juni. 5. Setelah Tim Grafis selesai mengerjakan masing-masing item, langsung diberikan kepada Tim Produksi dengan masing-masing ketua sub divisi memegang quality control bersama Tim Produksi. 6. Tim Grafis TIDAK AKAN mengerjakan tambahan item dalam JUMLAH MASSAL di luar item yang ditentukan. 7. Hasil desain tidak akan dibocorkan kepada pihak di luar Tim OSKM ITB 2014. 8. Hak cipta desain dimiliki Tim Grafis.



Laporan Kerja No



1



Laporan Kerja Nama Kegiatan



Pembuatan Logo & Grand Design OSKM ITB



Penanggung Jawab



Ketua Grafis



Deskripsi



Membuat logo dan grand design sesai dengan nilai-nilai yg dibawa OSKM



Tujuan



Menyampaikan materi oskm dalam bentuk visual



Parameter Keberhasilan



Panitia dan semua massa menyukai Logo



Pelaksanaan Evaluasi



Progress yang cenderung lambat dikarenakan kordinasi yang sulit, kesulitan menemukan pengaplikasian nilai ke grand design dan logo



Solusi



Mengerjakan secepatnya, peningkatan koordinasi dengan anggota maupun mamet & ketua



Saran



Untuk kematangan materi sebaiknya diselesaikan lebih awal, sehingga branding bisa lebih cepat.



Nama Kegiatan



Pembuatan logo divisi



Penanggung Jawab



PJ Logo Divisi



Deskripsi



Membuat logo atribut panitia tiap divisi yang memiliki nilai dan karakter yang berbeda di setiap divisinya dengan menyamakan sistem grand design (headpiece) yang telah ditentukan sebelumnya.



Tujuan



Menanamkan karakter setiap divisi panitia dengan nilai estetis dalam bentuk visual.



Parameter Keberhasilan :



Logo setiap divisi disukai seluruh massa dan panitia dan mampu teraplikasikan dengan baik pada media yang digunakan (kaos)



Pelaksanaan



dilaksanakan pada 2 bulan sebelum hari H dengan sistem pembagian kerja via online.



2



Evaluasi



Kesulitan dalam menemukan dan mengaitkan filosofi grand design (headpiece) ke dalam karakter setiap divisi OSKM 2015. progres yang diterima cenderung lambat karena kesulitan koordinasi yang disebabkan oleh sistem kerja jarak jauh (online) karena waktu libur.



Solusi



Peningkatan koordinasi dengan ketua grafis, ketua bidang kreatif, ketua panitia, dan ketua bidang produksi.



Saran



Sebaiknya lebih dijelaskan pada pembagian sistem kerja setiap panitia kreatif bagian logo atribut untuk memudahkan pengontrolan progres kerja dan lebih meningkatkan lagi pada koordinasi seluruh panitia yang terkait dalam pembuatan logo divisi.



Nama Kegiatan



Pembuatan Bumper Maskot & Grand Bumper



Penanggung Jawab



PJ Bumper



Deskripsi



Bumper maskot: membuat video perkenalan maskot Grand bumper: membuat video pensuasanaan sesuai dengan tema oskm



3



Tujuan



Menyampaikan maskot dan tema oskm melalui video



Parameter Keberhasilan



Panitia dan massa kampus menyukai video bumper



Pelaksanaan



4



Evaluasi



Pengerjaan terhambat oleh libur, dan beberapa anggota mudik sehingga sulit untuk mengontrol



Solusi



Mengerjaan dengan anggota yg bisa hadir dan mengerjakan secara bersamaan dengan tatap muka, sehingga lebih mudah mengontrol



Saran



Agar video bumper lebih maksimal lebih baik bumper dipublikasikan H-7 oskm



Nama Kegiatan



Pembuatan Website OSKM



Penanggung Jawab



PJ Website



Deskripsi



Bekerja sama dengan divisi IT membuat interface website OSKM



Tujuan



Terciptanya website OSKM



Parameter Keberhasilan



Semua massa dapat mengakses dan menggunakan website OSKM dengan leluasa



Pelaksanaan Evaluasi



Kekurangan anggota, beberapa kali miskomunikasi dengan divisi IT, ada perubahan yang tidak langsung diberitahukan ke tim grafis contohnya untuk website merchandise yang tidak jadi dibuat.



Solusi



Ditambahkan anggotanya, diadakan rapat grafis bersama dengan divisi IT agar tidak miskomunikasi



Saran



Kendala Keseluruhan o o o o



Kesulitan dalam koordinasi karena seluruh anggota tidak berada pada tempat yang sama Setiap anggota memiliki kesibukan selain di OSKM sehingga menghambat kelancaran progress Komitmen yang kurang kuat pada beberapa anggota Waktu yang kurang singkron antar tiap anggota



Evaluasi Keseluruhan o o o o o o o o



Beberapa anggota susah untuk dihubungi sehingga menghambat progress. Kurangnya keterbukaan antar anggota Situasi divisi yang kurang mengenakan pada (masa tengah progress oskm) saat setelah libur puasa, hype atau suasana kerjanya jadi menurun Koordinasi dengan divisi-divisi lain kurang lancar Kadang konten tidak sesuai/belum fix, dimana seharusnya konten yang masuk ke grafis sudah pasti dan dapat dipertanggung jawabkan. Kadang konten telat masuk ke grafis Pembahasan materi yang lambat sehingga progress grafis juga lambat (awal pembuatan logo) Kurangnya pensuasanaan di bidang grafis



Saran untuk Kedepannya o o o o



Untuk pemberian tugas usahakan langsung ke orangnya Memperbanyak rapat tatap muka Menjaga flow kerja agar tetap stabil dan terjaga semangatnya Sering-sering main ke sekre



Laporan Pertanggung Jawaban Penanggung Jawab Buku Sakti (Nanda Hadi Gustian – Desain Komunikasi Visual 2013)



Deskripsi Kerja o



Bertanggung jawab kepada Ketua Divisi, Kepala Bidang Kreatif, Kepala Bidang Materi dan



Metode dan Ketua OSKM ITB 2015. Arahan o o o o o



Menyusun konten dari Bidang Materi dan Metode buku panduan mahasiswa baru Buku Sakti OSKM ITB 2015 Memantau konten dari Bidang Materi dan Metode buku panduan mahasiswa baru Buku Sakti OSKM ITB 2015 Menyusun buku panduan mahasiswa baru Buku Sakti OSKM ITB 2015 Memproduksi buku panduan mahasiswa baru Buku Sakti OSKM ITB 2015 Memantau proses produksi buku panduan mahasiswa baru Buku Sakti OSKM ITB 2015



Fungsi o o o



Media informasi utama untuk Mahasiswa Baru ITB 2015/2016 selain mentor kelompok dan mentor himpunan Salah satu media penyampaian materi kemahasiswaan dari Bidang Materi dan Metode OSKM ITB 2015 Salah satu media publikasi sponsor untuk mengiklankan jasa dan produknya



Alur Kerja / Struktur Panitia



Jumlah Sumber Daya Manusia No



Nama



Jurusan



Jabatan



1.



Nanda Hadi Gustian



DKV ‘13



Penanngung Jawab Buku Sakti / Chief Editor



2.



Inas Nabilah Ridhoha



PN ‘12



Kepala Bidang Materi dan Metode / PJ Konten dan Materi



3.



Amajid Sinar



TG ‘13



Kepala Divisi Produksi / PJ Produksi



4.



Abdurrahman Raihan S



DKV ‘13



Kepala Divisi Grafis / Layout Buku



5.



Saniyyah Ardina Khoirunnisa



DKV ‘13



Sekretaris / Layout Buku



6.



Aufa Aqil Ghani



DKV ‘13



Layout Buku



7.



Atika Rahmi



DKV ‘13



Ilustrator



8.



Aprilia Kurnia



DKV ‘13



Ilustrator



9.



Muhammad Adi Sukma Nalendra



DKV ‘13



Ilustrator



10.



Muhammad Hary Jaka



DKV ‘13



Ilustrator



11.



Rika Yuliana



DKV ‘13



Ilustrator



12.



Aditya Purnomo Aji



PL ‘13



Konten dan Materi



Pembagian Sistem Kerja / Sistem Koordinasi Penanggung jawab Buku Sakti membagi sistem kerja menjadi 4 bagian, yaitu bagian buku sakti Materi dan Konten, Layout Buku, Ilustrasi, dan Produski Buku. Ketua berkoordinasi dengan masing-masing penanggung jawab, untuk kemudian masing-masing penanggung jawab bagian berkoordinasi langsung dengan anggotanya. Standard Operational Procedure (SOP) SOP Buku Sakti OSKM 2015 1. Tim Buku Sakti bertanggungjawab kepada Ketua Divisi Abdurrahman Raihan S, Kepala Bidang Kreatif Feliana Eka Dewi, Kepala Bidang Materi dan Metode Inas Nabilah Rhdohah dan Ketua OSKM ITB 2015 Mahardhika Zein. 2. Ketua OSKM ITB & Kepala Bidang Materi dan Metode berhak memberikan revisi pada masing-masing item maksimal 3 kali. Batas revisiterakhir H-3 dari deadline desain. 3. Pemesanan desain maksimal 3 hari sebelum hari H. Tidak menerima desain H-1, kecuali memang perlu. 4. Semua DEADLINE konten & deskripsi rinci item harus masuk kurang lebih 1 bulan 3 minggu sebelum deadline cetak Buku Sakti. 5. Setelah Tim Buku Sakti selesai mengerjakan masing-masing item, langsung diberikan kepada Tim Produksi dengan masing-masing ketua sub divisi memegang quality control bersama Tim Produksi. 6. Hasil desain tidak akan dibocorkan kepada pihak di luar Tim OSKM ITB 2014. 7. Hak cipta desain dimiliki Tim Grafis.



Laporan Kerja No



Laporan Kerja Nama Kegiatan



Penerimaan dan Pemrosesan Konten



Penanggung Jawab



Inas Nabilah Ridhoha (Kepala Bidang Materi dan Metode)



Deskripsi



Menyiapkan konten dan informasi penting seputar kemahasiswaan, kampus, hmj, unit dan lingkungan baru mereka untuk dimasukkan kedalam Buku Sakti



Tujuan



Agar mahasiswa baru tersampaikan informasi seputar kemahasiswaan, kampus, hmj, unit dan lingkungan baru mereka melalui Buku Sakti



Parameter Keberhasilan



Informasi akurat, kredibel dan tepat waktu sampai ketangan editor agar segera diproses



1 Pelaksanaan Evaluasi



Koordinasi yang lama karna memang masalah konten ini melibatkan banyak orang dan lembaga sehingga memakan waktu yang lama serta ketika proses pengerjaan mlewati masa liburan sehingga mau tidak mau imbasnya kepada proses koordinasi dan pemrosesan data



Solusi



Koordinasi yang sudah dari jauh jauh hari dan terencana sangat membantu serta rakor menghadapi liburan sangat membantu



Saran Nama Kegiatan



Proses konten dan layouting buku sakti



Penanggung Jawab



Nanda Hadi Gustian (Chief Editor)



Deskripsi



Menyusun tata letak konten disetiap halaman buku sakti



Tujuan



Agar tersusun rapi dan terencana didalam buku



Parameter Keberhasilan



Konten tersusun rapi dan terstruktur



2



Pelaksanaan



Evaluasi



Berjalan sangat lancar dan efektif meski dibawah tekanan waktu yang singkat dan cepat terkait standar produksi serta kurangnya sdm ketika melayout buku



Solusi



Ada pada materi dan konten yang seharusnya dapat mengkondisikan agar konten bisa diterima bagian layout tepat waktu agar tidak berimbas kemoloran waktu divisi yang lain juga yang terlibat dalam penggarapan buku sakti



Saran Nama Kegiatan



Ilustrasi Konten Buku



Penanggung Jawab



Nanda Hadi Gustian (Chief Editor)



Deskripsi



Mengilustrasikan beberapa konten agar mempermudah penyampaian beberapa informasi dan tambahan sebagai elemen estetik pada buku



Tujuan



Informasi dapat dengan mudah disampaikan ke si pembaca dan buku sakti terlihat lebih menarik



Parameter Keberhasilan



Informasi tersampaikan dengan baik kepada si pembaca. Buku lebih menarik dengan adanya elemen estetik berupa ilustrasi



3 Pelaksanaan Evaluasi



Kerja kurang produktif karena memang melewati masa liburan kuliah walaupun sudah disusun dan direncanakan sedemikian rupa



Solusi



Ditanggulangin dengan star kerja yang lebih awal sebelum masa liburan. Dan kalau bisa jangan sampai kerja melewati masa liburan karena terlihat sederhana namun liburan seperti harga mati yang tidak bisa ditawar bagi mahasiswa



Saran



4



Nama Kegiatan



Sponsor dan Proses Pemasukan Konten Sponsor Kedalam Buku



Penanggung Jawab



Amajid Sinar (Kepala Produksi)



Deskripsi



Mengakomodir dan mengelola sponsor yang masuk untuk dimasukkan kedalam buku sakti



Tujuan



Mempublikasikan iklan atau jasa yang menanamkan modal di



buku sakti dan menjadikan buku sakti mempunyai nilai jual dimata investor untuk menanamkan modal Parameter Keberhasilan



Sponsor terpublikasi dengan baik. Slot sponsor yang terisi penuh



Pelaksanaan Evaluasi



Sponsor telat masuk dan sering mendadak jadi jika terkena dampak produksi error seperti ada kesalahan editing atau penempatan halaman cukup bereksiko tinggi karna terkait dengan kepercayaan investor dan nama oskm sendiri



Solusi



Sponsorship harus disiplin mengikuti SOP grafis dan buku sakti serta mengabari jauh-jauh hari agar bisa dikondisikan oleh tim produksi buku sakti.



Saran



5



Nama Kegiatan



Produksi dan Pendistribusian Buku



Penanggung Jawab



Amajid Sinar (Kepala Produksi)



Deskripsi



Mencetak serta bertanggung jawab atas pengedaran buku sakti



Tujuan



Agar buku sakti dicetak dan dapat didistribusikan tepat waktu ke tangan mahasiswa baru



Parameter Keberhasilan



Buku siap dan di distribusikan tepat waktu



Pelaksanaan Evaluasi



Sudah sangat maksimal



Solusi



Cuma perlu dukungan dan support yang maksimal dari divisi lain agar prestasi ini dapat di pertahankan



Saran



6



Nama Kegiatan



Proses Produksi Keseluruhan



Penanggung Jawab



Nanda Hadi Gustian (Chief Editor)



Deskripsi



Semua cakupan proses produksi mulai dari konten, sponsor, layout buku, produksi hingga mencakup pengelolahan sponsor



Tujuan



Agar buku terencana dengan rapi dan bisa masuk dengan tahap cetak tepat waktu



Parameter Keberhasilan



Konten, Sponsor, Ilustrasi, Informasi dan data tersusun rapi dan sistematis



Pelaksanaan Evaluasi



Kurangnya SDM yang komit dan bertanggung jawab atas kerjaannya



Solusi



Dilatih untuk rutin memegang tanggung jawab agar bisa menjaga kepercayaan baik penanngung jawab, ketua divisi maupun kepala bidang



Saran



Kendala Keseluruhan o



o o o



SDM yang kurang komit dan bertanggung jawab pada kepercayaan yang diberikan dapat dibuktikan dari progres yang cenderung lambat, kordinasi yang alot, kurangnya inisiatif dari anggota dan haru dikontrol. Konten yang telat berimbas pada progress produksi yang cenderung lambat pastinya Kordinasi yang pasif dan lambat meskipun alurnya sudah dipotong. Masa libur yang mau tidak mau berimbas pada produktifitasnya kerja



Evaluasi Keseluruhan o o o o



Cukup menjadi perkerjaan rumah karena ini balik ke personalnya, mau tidak mau ada pelatihan kepemimpinan dan pengeembanan tanggung jawab Disiplin terhadap SOP Kepercayaan terhadap penanggung jawab, kepala divisi, kepala bidang mauppun teman Libur yang terkordinasi akan tetapi lebih baik diusahakan sebelum libur sudah efektif jadi kejaran tidak terlalu menumpuk jelang masa liburan sehingga tidak bermain dengan reksiko yang tinggi terkait produksi dan distribusi



Laporan Pertanggung Jawaban Ketua Divisi Performance (Wedyata Larasartka – Matematika 2013)



Deskripsi Kerja o



Bertanggung jawab kepada ketua bidang Kreatif



Fungsi o o



Menyampaikan materi OSKM ITB 2015 melalui visualisasi performance. Menampilkan entertainment bagi peserta rangkaian acara OSKM ITB 2015



Arahan o o o o



Menyusun cerita berdasarkan materi OSKM ITB 2015 berupa Metamorfosis Insan Akademis dan merancangnya dalam bentuk visualisasi perform. Menampilkan performance di acara Launching Logo OSKM ITB 2015 untuk panitia dan peserta diklat terpusat. Menampilkan performance di acara Buka Bersama Panitia OSKM ITB 2015. Menampilkan performance di acara Opening dan Closing OSKM ITB 2015.



Alur Kerja / Struktur Panitia



Jumlah Sumber Daya Manusia No 1 2 3 4 5 6



Nama Wedyata Larasartika Alisa Alwenia Devin Setiawan Firman Mutaqin Muhammad Yusuf Fahreza Saniyyah Khoirunnisa



Jurusan Matematika Desain Produk Arsitektur Desain Produk Biologi Desain Komunikasi Visual



Jabatan Ketua Divisi Sekretaris PJ Koreografi PJ Kostum PJ Olah Rasa Stage Manager



7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46



Ade Nur Istiqomah Aditya Rizky A Ahmad Rizqita R Ajeng Garin Martaningrum Ananda Raissa Azalia Anis Khoirun Nisa Anna Tisha Hudaya Annisa Yulita Pertiwi Anzilna Nuril Falah Astari Etti Nurcahyani Aulia Ulfatunnisa Belinda Amelia R Benedikta Imelda Bimo Aryo Tyasono Brigita Maria Natasha Cut Adinda Deanawati Insani W Edita Pandan Wangi Eka Theresia Kartika Suri Faradilla Intan Kusuma Dewi Frideyas KS Gilang Ramadhan Haniswita Hasna Taqiyya I Gusti Chakra Irma Dwi Amalia Kevin Sumendep Khanza Prascintya Luh Putu Viona Damayanti Nabila Husna Nabila Indira Akassakti Ni Luh Putu Lilis Sinta S Ni Luh Putu Susanti Dewi Novila Novareta Nursifa Aghnia Paramitha Ayu Andini Pranandhika Jaya Putra R. Alvin Maulana Rafierdy M Rindrianti Septiana Wahyuningsih



Astronomi Manajemen Rekayasa Industri Fisika Desain Komunikasi Visual Desain Komunikasi Visual Aeronotika dan Astronotika Desain Komunikasi Visual Desain Interior Seni Rupa Desain Interior Rekayasa Infrastruktur Lingkungan Desain Komunikasi Visual Biologi Teknik Informatika Rekayasa Hayati Kriya Desain Interior Desain Interior Sistem dan Teknologi Informasi Desain Produk Aeronotika dan Astronotika Rekayasa Pertanian Mikrobiologi Desain Komunikasi Visual Arsitektur Teknik Sipil Rekayasa Hayati Seni Rupa Manajemen Rekayasa Industri Manajemen Kriya Teknik Industri Rekayasa Kehutanan Teknik Kelautan Teknik Mesin Sains dan Teknologi Farmasi Biologi Desain Komunikasi Visual Teknik Pertambangan Kriya



Anggota, performer Anggota, performer Anggota, performer Anggota, performer Anggota, performer Anggota, performer Anggota, performer Anggota, performer Anggota, performer Anggota, performer Anggota, performer Anggota, performer Anggota, performer Anggota, performer Anggota, performer Anggota, performer Anggota, performer Anggota, performer Anggota, performer Anggota, performer Anggota, performer Anggota, performer Anggota, performer Anggota, performer Anggota, performer Anggota, performer Anggota, performer Anggota, performer Anggota, performer Anggota, performer Anggota, performer Anggota, performer Anggota, performer Anggota, performer Anggota, performer Anggota, performer Anggota, performer Anggota, performer Anggota, performer Anggota, performer



47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 60 61 62 63 64



Rosella Estherlita Setyo Ramdhoni Shinta Dwianty Shinta Nur Amalina Sri Wahyuningsih Trivia Clarisa Virgia Rinanda Widya Ayu Anindita Wiedy Nadya Putri Wulan Permatasari Pratami Yasmin Chairani Zahwa Winessya Chakti Bethari Maria Primandari Claudia Mandagie Farhan Deniansyah Putik Amirasari Radityo Elfriza Yolanda Rumenta



Rekayasa Hayati Teknik Geofisika Kriya Astronomi Kriya Sains dan Teknologi Farmasi Rekayasa Infrastruktur Lingkungan Arsitektur Desain Produk Meteorologi Arsitektur Biologi Desain Produk Desain Produk Seni Rupa Desain Produk Desain Produk Desain Produk



Anggota, performer Anggota, performer Anggota, performer Anggota, performer Anggota, performer Anggota, performer Anggota, performer Anggota, performer Anggota, performer Anggota, performer Anggota, performer Anggota, performer Anggota, kostum Anggota, kostum Anggota, kostum Anggota, kostum Anggota, kostum Anggota, kostum



Pembagian Sistem Kerja / Sistem Koordinasi Sekretaris bertugas mencatat dan mengumpulkan notulensi latihan, eval, serta rapat pada sekretaris bidang kreatif. MSDM bertugas mendata anggota perform, pembagian tugas, serta absensi dan kehadiran anggota. MSDM juga merupakan pihak yang bertanggung jawab memastikan kondisi dan keadaan anggota perform baik dan prima. PJ Olah Rasa adalah pemimpin dan perancang sistem olah rasa yang diterapkan pada tim perform. Apabila PJ berhalangan hadir, olah rasa dipimpin oleh panitia lain dengan materi yang disepakati bersama. PJ Koreografi bertugas menghimpun dan membuat gerakan dengan bantuan performer lainnya. PJ Koreografi jugalah yang mengajarkan dan memastikan semua performer menguasai gerakan dengan baik. PJ Kostum bertugas merancang, membuat prototype kostum, dan memastikan keberjalanan pembuatan kostum yang dilakukan oleh masing-masing performer. Rancangan kostum pada awalnya diasistensikan pada ketua bidang dan ketua divisi, lalu selanjutnya dibuat prototype untuk kemudian dijadikan contoh.



Stage Manager bertugas mengawasi pada saat gladi, mengarahkan dan mengoordinasikan jalur komando pada hari-H, serta memastikan keberjalanan perform pada hari-H. Para PJ dan Stage Manager berada pada posisi hierarki yang setara, serta langsung di bawah ketua divisi. Jadi, para PJ dan Stage Manager dapat langsung meng-handle anggota divisi perform atas persetujuan ketua.



Laporan Kerja No



Laporan Kerja Nama Kegiatan



Perform Launching Logo OSKM ITB 2015



Penanggung Jawab



Oktabrian Iskandar



Deskripsi



Menampilkan performance di acara launching logo OSKM ITB 2015 di hadapan para panitia dan peserta diklat terpusat.



Tujuan



Menampilkan Logo pertama kali kepada masa kampus dengan bentuk perform dan penyambutan



Parameter Keberhasilan



-



Pelaksanaan



1



-



-



Evaluasi



-



-



Solusi



Semua kejaran menurut timeline baik menurut musik,kostum maupun perform terlaksanakan Menjalankan latihan perform dengan senang tanpa menimbulkan konflik atau miskom yang krusial Dapat menghibur masa kampus



Terjadi keteteran dalam mengejar kejaran akibat kebingungan akan menampilkan perform dimana dan lama dalam penentuan pembuatan lagu Latihan dalam perform terjadi perselisihan karena kurangnya komunikasi atau pihak menengah



Sering update akan letak dan mencari referensi akan bentuk perform yang akan dibawakan supaya dapat bermulai dari mana Kadiv seharusnya mengenal lebih dekat tiap personal perform supaya dapat menjadi pihak penengah



Kordiv harus mempunyai gambaran perform yang akan dibawakan dan apabila dia tidak sanggup cari bantuan kepada teman-teman performnya, jangan membebani diri sendiri. Terbuatnya timeline yang sangat rinci, karena jadwal tiap personal perform berbeda-beda dan perform sendiri memerlukan waktu yang lama dan melelahkan dalam latihan karena melibatkan pengorbanan jiwa dan raga tiap personal perform



2



Saran



Dari awal pilih Kadiv perempuan yang anggun dan kalem ketimbang pria yang pendek dan pendiem.



Nama Kegiatan



Perform Acara Buka Bareng (nama acaranya apa)? OSKM ITB 2015



Penanggung Jawab



Paramitha Ayu Andini



Deskripsi



Penampilan yang disuguhkan untuk peserta acara buka bersama ini memiliki alur cerita yang dikemas dalam bentuk koreografi dan olah rasa. Garis besar cerita yang ingin disampaikan adalah mengenai tokoh antagonis yang rakus dan usaha protagonis untuk menghentikannya dan bagaimana keserakahan adalah sesuatu yang akan menenggelamkan diri seseorang. Disajikan dengan tokoh-tokoh yang menggunakan kostum yang menarik dan merepresentasi masing-masing karakter, penampilan ini akan menjadi penampilan yang menghibur selagi menunggu berbuka puasa.



Tujuan



Menampilkan performance untuk peserta acara buka bersama yang hadir



Parameter Keberhasilan



Divisi perform menampilkan performance sampai selesai



Pelaksanaan



19 Juni – 5 Juli 2015



Evaluasi



1. Timeline latihan dan persiapan perform tidak terlaksana dengan baik tetapi tidak terlalu menghambat progress divisi perform dengan signifikan 2. Latihan berjalan dengan lancar akan tetapi beberapa kali terjadi kebingunan untuk panitia divisi perform yang tidak mengikuti perform acara Buka Bersama untuk hadir latihan atau tidak karena latihan di fokuskan untuk acara ini. Keterlambatan panitia divisi perform menjadi salah satu alasan hal ini terjadi yang membuat jadwal latihan tidak bisa berjalan dengan baik. 3. Perizinan Lapangan Basket CC Barat untuk gladi kotor dan gladi bersih tidak di dapat karena tidak sesuai dengan SOP perizinan, yaitu izin minimal H-7 sebelum kegiatan. 4. Tidak adanya koordinasi antara divisi logistik acara buka bersama dengan divisi logistik OSKM ITB 2015 mengenai peminjaman sound yang digunakan untuk gladi kotor dan gladi bersih. Jadi, secara teknis sound yang digunakan saat gladi kotor



dan gladi bersih adalah illegal. 5. Fungsi Stage Manager tidak terlaksana dengan baik saat hari-H karena merupakan seorang performer sehingga saat hari-H koordinasi waktu untuk latihan dan persiapan untuk perform serta koordinasi dengan panitia acara buka bersama cukup terhambat 6. Sound system pada hari-H tidak memuaskan Solusi



1. Timeline yang tidak berjalan dengan baik membuat banyak kejaran yang harus dicapai, solusi agar kejaran tersebut tetap bisa dicapai dengan waktu yang tidak sesuai dengan timeline adalah menambah waktu latihan 2. Panitia divisi perform yang tidak mengikuti penampilan di acara buka bersama tetap datang membantu membuatkan kostum namun pulang lebih cepat 3. Karena penggunaan lapangan CC Barat sangat diperlukan untuk keperluan gladi bersih dan gladi kotor maka penanggung jawab beserta ketua panitia acara buka bersama harus meminta izin secara informal kepada K3L, Satpam, dan Unit Bola Basket Ganesha (UBG) untuk menggunakan lapangan basket yang menyebabkan waktu yang kami gunakan untuk gladi kotor dan gladi bersih terbatas. 4. Ketua divisi logistik OSKM ITB tetap meminjamkan kami sound meskipun kami tidak secara resmi meminjamnya, selanjutnya ketua divisi logistik acara buka bersama menghubungi ketua divisi logistik mengenai hal ini. 5. Stage Manager dibantu oleh panitia divisi perform angkatan 2013 dan LO untuk mengurus manajerial waktu dan koordinasi dengan panitia acara buka bersama.



Saran



1. Seluruh panitia(OSKM ITB, acara Buka Bersama, dan Divisi Perform) harus berkomitmen terhadap acara ini. Karena, jika semuanya sudah berkomitmen, koordinasi dan progress setiap divisi akan berjalan lebih lancar dan baik sehingga semua rencana dan timeline yang sudah di tetapkan bisa berjalan dengan sangat baik tanpa kendala yang berarti 2. Sebaiknya penanggung jawab, dengan kesepakatan dengan ketua divisi atau manajemen latihan perform, memberikan rundown kegiatan latihan setiap harinya dan benar-benar



menekankan apakah semua panitia atau hanya yang tampil di acara buka bersama yang mengikuti latihan. 3. Sebaiknya panitia yang memegang jabatan di divisi acara buka bersama ini adalah panitia yang juga memegang jabatan tersebut di kepanitiaan terpusat OKSM ITB sehingga hal mengenai ketidaktahuan SOP perizinan tidak terulang. Sebaiknya panitia divisi perform angkatan 2013 menjelaskan mengenai job description untuk setiap divisi di kepanitiaan internal perform khususnya penanggung jawab dan stage manager sehingga bisa bekerja lebih terarah. 4. Koordinasi yang kurang disebabkan karena panitia acara buka bersama yang sering “menghilang” dan susah dihubungi jika diperlukan, hanya kadivnya saja yang bisa diandalkan. Sehingga, jika kadiv tersebut juga “menghilang” maka akan sangat menghambat. Panitia yang “menghilang” ini terjadi karena panitia pusat OSKM ITB sendiri yang tidak menekankan urgensi utama dari acara buka bersama ini yaitu sebagai simulasi untuk acara OSKM ITB yang sebenarnya. Yang sebagian besar panitia OSKM 2014 tahu adalah bahwa ini adalah acara buka bersama, yang sebenarnya setiap divisi pun sudah memiliki acara buka bersamanya masing-masing. 5. Sebaiknya Stage Manager bukanlah panitia yang tampil (perform) sehingga koordinasi dan urusan manajerial hari-H bisa berjalan lebih baik 6. Check sound di hari-H sangatlah penting



3



Nama Kegiatan



Perform Opening dan Closing OSKM ITB 2015



Penanggung Jawab



Wedyata Larasartika



Deskripsi



Menampilkan performance di acara Opening dan Closing OSKM ITB 2015.



Tujuan



Menyampaikan materi OSKM ITB 2015 dalam bentuk alur cerita perform serta menghibur peserta dan panitia OSKM ITB 2015.



Parameter Keberhasilan



-



Pelaksanaan



Kostum terselesaikan sebelum Opening OSKM ITB 2015 Performance terlaksana dengan lancar sampai selesai pada hari Opening dan Closing OSKM ITB 2015 Persiapan kegiatan diawali dengan pembuatan timeline kasar



serta RAB bersama dengan bidang. Kemudian dibuat alur cerita yang sesuai dengan materi OSKM, serta interpretasi dalam bentuk visual. Kemudian dilanjutkan dengan persiapan olah rasa bagi tim perform beta, sekaligus pembuatan lagu dan gerak yang dilakukan oleh angkatan 2013. Setelah itu, isi perform berupa garis besar, gerakan, blocking, dan olahrasa di-floor-kan pada seluruh tim perform seiring dengan revisi lagu dan pembuatan lagu selanjutnya, serta pengerjaan kostum. Persiapan opening dilakukan selama 12 hari, dilanjutkan dengan closing selama 4 hari, lalu gladi kotor, gladi bersih, dan hari-H. Kostum mulai dikerjakan 2 minggu sebelum opening. Persiapan dilakukan sejak tanggal 26 Juli hingga 19 Agustus 2015 dan opening closing dilaksanakan pada tanggal 20 dan 22 Agustus 2015. Evaluasi



Solusi



1. Pembagian tugas tidak terlaksana dengan baik karena beberapa orang memiliki kesibukan lain sehingga cenderung tidak efektif atau bahkan menghilang, termasuk MSDM, yang membuat tidak ada pendataan terkoordinir ataupun manajemen SDM yang baik. Akibatnya, 2013 yang bertanggung jawab hanya sedikit dengan tugas menumpuk. 2. Pelaksanaan tidak sesuai timeline rencana, terutama diakibatkan oleh lagu yang tidak tepat waktu. Hal ini berakibat pada koreo dan konsep yang tidak pasti, serta ketidakjelasan alokasi waktu latihan. Persiapan closing akhirnya dilakukan mendekati hari-H. 3. Kostum yang ditargetkan selesai sebelum tanggal 14 ternyata mundur dari rencana, karena pengerjaan yang kurang efektif dan suku seni yang mulai terlambat karena PJ kostum terlambat datang. 4. Perbedaan visi , ekspektasi, dan frame kerja internal 2013. Selain itu, kurangnya transparansi informasi menyebabkan komunikasi sedikit terhambat.Hal ini mengakibatkan atmosfer yang kurang mendukung serta beberapa kendala saat persiapan dan pengambilan keputusan. 1. Diberlakukan revisi pembagian tugas (seperti yang tercantum di alur kerja) dan pembagian shift kerja, misal satu orang



2.



3.



4.



Saran



1.



2.



3.



menghandle 2014 dan sisanya mengerjakan hal lain, agar sebisa mungkin semua kejaran dapat terlaksana tepat waktu. Selain terus menagih pembuat lagu, koreo tetap dibuat walaupun lagu belum ada (dengan resiko koreo tidak terpakai). Lalu untuk closing, kami menyediakan backup lagu contoh untuk gambaran pembuat lagu agar tidak banyak revisi, sekaligus mixing lagu untuk berjaga-jaga. Bagi tim perform, waktu kosong sambil menunggu lagu dipergunakan seefektif mungkin untuk menyelesaikan kostum. Kostum dikerjakan sampai beberapa kali menginap. Meskipun tidak sesuai timeline, kostum dapat terselesaikan sebelum penampilan Opening. Kami mendiskusikan tujuan dan target yang akan kami capai di perform OSKM ITB 2015 ini. Akhirnya, disepakati bahwa pelaksanaan persiapan akan lebih berasaskan kekeluargaan. Meskipun target ingin menampilkan yang terbaik dan menghibur, suasana tidak nyaman dan panas sangat dihindari bagi treatment angkatan 2014. Pada saat pembagian tugas, pastikan SDM yang ada bersedia dan mampu untuk mengemban amanah tersebut. Apabila terjadi masalah atau pemegang jabatan kurang bertanggung jawab, seharusnya posisi langsung digantikan oleh yang disepakati mampu. Terutama jabatan PJ dan MSDM, karena sangat krusial bagi keberlangsungan latihan. Budayakan transparansi sejak awal, terutama bagi panitia seangkatan, mengenai konsep, rencana, maupun hal-hal nonteknis. Libatkan semua dalam proses pengambilan keputusan, atau setidaknya selalu update informasi yang jelas. Hal ini juga dapat memperkecil kemungkinan terjadi perbedaan frame maupun visi. Pada saat pembuatan timeline, libatkan PJ PJ dan orang yang berpengaruh. Seperti kostum, pembuat lagu, koreo, dan lain lain. Selanjutnya buat prioritas dan alur kerja, seperti lagu yang harus selesai sebelum koreo dibuat. Siapkan backup plan untuk berjaga-jaga apabila terjadi hal-hal yang tidak diinginkan.



Kendala Keseluruhan o o o



Perbedaan frame dan tujuan dalam persiapan perform. Pembagian tugas yang tidak terlaksana dengan baik. Transparansi serta komunikasi yang kurang maksimal.



Evaluasi Keseluruhan o



o



Tidak ada briefing awal dimana seluruh panitia 2013 menyepakati visi, frame, dan tujuan dalam seluruh rangkaian kegiatan divisi perform. Hal ini menyebabkan perbedaan pendapat dalam keberjalanan persiapan yang seharusnya sudah tidak perlu disamakan lagi. Dengan transparansi, diharapkan masalah terdeteksi sejak awal, serta hilangnya 2013 terutama yang menjabat dapat dicegah, serta panitia dapat menjadi lebih cepat tanggap menanggulangi kendala. Timeline sudah sangat ideal, namun tidak mewadahi kemungkinan-kemungkinan buruk seperti lagu yang belum jadi, SDM yang tidak seluruhnya hadir, serta masalah teknis dan nonteknis lainnya. Akan lebih baik jika dibuat beberapa rencana atau timeline revisi yang disesuaikan dengan keadaan.



Saran untuk Kedepannya o



o



o



o



Pertahankan koordinasi yang baik dan jelas antar divisi. Seperti list barang untuk gladi kotor dan bersih, perizinan ruangan latihan dan gladi, serta request jumlah fotografer/perekam beserta posisinya, hal-hal yang membutuhkan bantuan divisi lain sudah harus dikomunikasikan secara rinci sejak jauh-jauh hari. Perencanaan yang baik dapat memudahkan koordinasi dengan divisi atau bidang lain. Budayakan transparansi dan komunikasi yang baik sejak awal. Samakan frame, tujuan, dan visi angkatan panitia sebagai koordinator keberjalanan persiapan perform. Atmosfer dan bonding yang baik akan memudahkan kerja dan menciptakan lingkungan kondusif bagi angkatan beta. Lakukan briefing dan eval setiap hari latihan. Pemetaan rencana seharusnya dibuat dari hari ke hari, agar progress terlihat dengan jelas dan sisa kejaran diketahui oleh semua panitia. Dengan begitu, urgensi dalam persiapan dirasakan bersama serta tidak ada kejaran yang terlewatkan. Berapapun berat beban yang kita pikul, setinggi apapun tugas yang harus kita selesaikan, sesedikit apapun waktu yang tersisa, jangan lupa untuk tetap merasa. Nikmati setiap detiknya. Semangat, ya. :)



LAPORAN PERTANGGUNG JAWABAN BIDANG FUNDRAISING



Laporan Pertanggung Jawaban Kepala Bidang Fundraising (Cindy Meilita – Matematika 2013)



Deskripsi Kerja o o



Bertanggung jawab kepada ketua OSKM ITB 2015 Membawahi divisi sponsorship dan dana usaha



Arahan 1. Divisi Danus 



Menentukan dana usaha potensial untuk dijalankan di masa OSKM ITB 2015



 Menjalankan dana usaha sehingga menghasilkan pemasukan sesuai dengan yang ditargetkan  Membuat laporan keuangan dan progress report setiap minggu  Berkoordinasi dengan divisi lain demi kelancaran kerja divisi danus 2. Divisi Sponsorship  Membuat skala prioritas mengenai perusahaan yang harus dihubungi  Mencari link dalam untuk mempermudah dalam menghubungi perusahaan  Memfollow up perusahaan sehingga menghasilkan pemasukan sesuai dengan yang ditargetkan  Membuat laporan keuangan dan progress report setiap minggu  Mencari benefit untuk perusahaan semenarik mungkin  Menjalankan paket-paket sponsorship dan membuat berita acara untuk perusahaan yang bekerjasama dengan OSKM ITB 2015  Berkoordinasi dengan divisi lain demi kelancaran kerja divisi sponsorship



Fungsi 1. Divisi Danus  Memenuhi kebutuhan finansial seluruh bidang OSKM ITB 2015  Menjalankan program kerja divisi danus secara maksimal  Menjalankan dana usaha yang berpotensi untuk menghasilkan pemasukan untuk OSKM ITB 2015 2. Divisi Sponsorship  Memenuhi kebutuhan finansial seluruh bidang OSKM ITB 2015  Menjalankan program kerja divisi sponsorship secara maksimal







Menghubungi perusahaan-perusahaan yang berpotensi untuk bekerjasama dengan OSKM ITB 2015



Alur Kerja / Struktur Panitia



Jumlah Sumber Daya Manusia No 1. 2. 3. 4.



Nama Cindy Meilita Aulia C. Putri Siti Hardiyanti Vika Anggraeni



Jurusan Matematika 2013 Teknil Sipil 2013 Sains dan Teknologi Farmasi 2013 Manajemen 2013



Jabatan Ketua Bidang Fundraising Sekertaris dan Bendahara Bidang Ketua Divisi Sponsorship Ketua Divisi Dana Usaha



Pembagian Sistem Kerja / Sistem Koordinasi Ketua bidang fundraising membawahi dua divisi, yaitu divisi sponsorship dan divisi danus. Adapun sekertaris bendahara bidang menjadi tangan kanan ketua bidang. Sekbenbid membawahi sekbendiv sehingga sekbenbid mengoordinasi pengumpulan dan pembuatan progress report divisi setiap minggunya. Dalam divisi danus, setiap program kerja dipegang oleh seorang penanggung jawab yang kemudian mengkoordinir anggota yang lain untuk melaksanakan tugas. Sedangkan dalam divisi sponsorship, seluruh anggota dibagi menjadi beberapa kelompok berisi sekitar 7 orang yang nantinya akan bekerja bersama dalam menghubungi perusahaan.



Standard Operational Procedure (SOP)



1. Menerima kebutuhan dari Bendahara Umum OSKM ITB 2015 2. Mendiskusikan dengan setiap ketua divisi di bidang Fundraising 3. Membuat laporan kerja dan laporan keuangan mingguan



Laporan Kerja No



Laporan Kerja Nama Kegiatan Penanggung Jawab Deskripsi



Tujuan Parameter Keberhasilan Pelaksanaan 1



Evaluasi



Penjualan Kaos Panitia dan Merchandise OSKM ITB 2015 Vika Anggraeni, Umayah Penjualan kaos panitia dan merchandise ini merupakan salah satu dana usaha potensial. Kaos panitia dibagi menjadi 17 desain yang berbeda. Penarikan uang dilakukan oleh PJ bidang dari divisi danus yang berkoordinasi dengan perwakilan bidangnya. Sedangkan merchandise terdiri dari gantungan kunci, totebag, bros etsa, pin dan boneka. Penjualan merchandise dilakukan dengan sistem PO I pada tanggal 15-25 Juli dan PO II pada tanggal 4-14 Agustus 2015. Memenuhi kebutuhan dana OSKM ITB 2015 dan mengumpulkan keuntungan sebesar-besarnya. Mendapat keuntungan sebesar Rp 30.000.000 dari program dana usaha. Pada Pelaksanaannya, kaos panitia mengalami beberapa kendala. Misal, pada pengumpulan data ukuran kaos dan pengumpulan uang. Untuk produksi dari kaos panitia terbilang aman. Selain itu, penetapan tanggal pengambilan kaos yaitu tanggal 18-19 Agustus masih dilanggar oleh beberapa bidang lainnya. Sehingga saat akhir pembagian kaos, ada beberapa orang yang kehabisan kaos padahal sebelumnya telah memesan dan setiap kaos bidang diberi galat 1-4 kaos sebagai cadangan. Untuk merchandise, boneka maskot harus dibatalkan karena tidak ada vendor yang menyanggupi pesanan serta pembuatan, warna totebag pun kurang sesuai dengan desain tapi masih bisa ditolerir. Sedangkan pembuatan merchandise yang lain tergolong lancar. Banyak pula mahasiswa dari universitas lain yang ingin membeli merchandise. Kaos panitia:  Pengumpulan uang kaos panitia dengan sistem PJ perbidang kurang berjalan lancar karena koordinasi dengan perwakilan bidang masih belum baik sehingga timbul miscommunication







Solusi



Saran



Nama Kegiatan Penanggung Jawab Deskripsi 2



Tujuan



Pendataan jumlah kaos tidak sesuai dengan yang semestinya sehingga terjadi kekurangan kaos  Pengumpulan uang kaos panitia yang terlambat menyulitkan panitia dan menghambat produksi  Pengambilan kaos masih belum tertib dan tidak mengikuti jadwal pengambilan Merchandise:  Terjadi kenaikan harga produksi di tengah keberjalanannya  Tidak ada vendor yang bisa memenuhi permintaan boneka maskot  Promosi melalui media sosial masih kurang booming sehingga masih jauh dari target penjualan Kaos panitia:  Meningkatkan koordinasi antara PJ perbidang dan perwakilan bidang sehingga pengumpulan uang bisa berjalan lancar  Memperpanjang waktu pembayaran kaos agar dapat mendata ulang jumlah dan ukuran kaos  Penyimpanan kaos sebaiknya jangan di sekre. Kalaupun terpaksa harus di sekre, kaos disegel dan diberikan pengumuman untuk mengambil kaos secara serentak di tanggal yang telah ditentukan  Banyak yang mengeluhkan bahan kaos yang terlalu tipis dan logo yang kecil Merchandise:  Memastikan harga produksi dengan membuat MoU sebelumnya  Survey vendor terlebih dahulu untuk memenuhi permintaan merchandise. Survey ini sebaiknya melibatkan perwakilan dari divisi danus, divisi produksi dan divisi grafis.  Melakukan promosi melalui media lain seperti media cetak Pencarian vendor dan kontrol vendor sebaiknya dilakukan oleh divisi danus, produksi dan grafis sehingga semua aspeknya terawasi dengan baik. Setelah kaos selesai dibuat, jangan ditaruh di sekre. Lebih baik disimpan di kosan atau rumah anggota danus terlebih dahulu sebelum tanggal pembagian kaos. Pengadaan Buka Puasa Bersama Panitia OSKM ITB 2015 Vika Anggraeni Bertepatan dengan momen bulan Ramadhan, OSKM ITB 2015 mengadakan buka bersama akbar panitia untuk mengangkrabkan semua panitia sekaligus mencairkan dana LK yang dialokasikan untuk katering. Acara ini dijadikan sebagai tugas kepada panitia non lapangan OSKM angkatan 2014. Menggunakan sistem reimburse untuk mencairkan dana dari LK



Parameter Keberhasilan Pelaksanaan



Evaluasi



Solusi



Saran



Nama Kegiatan Penanggung Jawab Deskripsi



Tujuan 3



Parameter Keberhasilan Pelaksanaan



Evaluasi Solusi Saran



4



Nama Kegiatan Penanggung Jawab Deskripsi



Tujuan Parameter Keberhasilan



sehingga secara tidak langsung memperoleh pemasukan dengan penggunaan fasilitas catering. Mendapat keuntungan sebesar Rp 30.000.000 dari program dana usaha yang bersumber dari reimburse dana LK. Peserta buka puasa bersama masih jauh dari target. Lalu terjadi kelebihan makanan sehingga sisa makanan dibagikan secara cuma-cuma kepada peserta.  Kurangnya publikasi acara sehingga tidak ada antusiasme dari peserta  Sistem pengumpulan uang masih belum efektif sehingga banyak peserta yang tidak membayar  Porsi makan sangat berlebih sehingga menyebabkan kerugian  Meningkatkan publikasi acara sehingga peserta banyak yang hadir  Dirancang sistem pengumpulan uang yang lebih efektif  Pendataan ulang jumlah peserta yang fix hadir Pensuasanaan buka puasa bersama dan konten acara dibuat semenarik mungkin agar pesertanya semakin banyak. Acara ini bukan semata-mata media untuk meraup keuntungan, tapi juga fasilitas untuk berkumpul dan mengakrabkan seluruh panitia lapangan dan non lapangan. Pembuatan Webstore Vika Anggraeni Webstore akan dibuat di situs resmi OSKM ITB 2015 yaitu oskmitb2015.itb.ac.id dengan menampilkan berbagai merchandise yang dijual beserta harganya. Pembuatan webstore akan memudahkan dalam penjualan dan pemesanan merchandise yang dijual. Webstore berhasil dibuat dan dapat digunakan. Webstore tidak jadi dibuat karena keterlambatan pembuatan website. Dan juga dengan pembuatan webstore ini dikhawatirkan akan menambah pekerjaan bidang lain. Pembuatan webstore membutuhkan waktu yang lama dan pekerjaan yang cukup banyak. Sehingga jika benar-benar akan dieksekusi, sebaiknya menyisihkan waktu lebih banyak. Menghubungi dan Memfollow Up Perusahaan Siti Hardiyanti Para anggota divisi sponsorship menghubungi, memberikan proposal, dan memfollow up perusahaan yang berpotensi untuk menjadi sponsor OSKM ITB 2015. Seluruh anggota dibagi menjadi beberapa kelompok yang nantinya akan menghubungi perusahaan bersama. Mendapatkan sponsor sebanyak-banyaknya. Mendapat keuntungan Rp 50.000.000 dari program sponsorship.



Pelaksanaan



Evaluasi



Solusi



Saran



3



Nama Kegiatan Penanggung Jawab Deskripsi



Tujuan Parameter Keberhasilan Pelaksanaan



Program ini sempat tersendat akibat pihak LK yang tidak memperbolehkan OSKM ITB 2015 untuk mencari sponsor. Tapi setelah diadakan duduk bersama, kegiatan sponsorship pun diperbolehkan. Banyak kontak sponsor yang tidak bisa dihubungi. Lalu perusahaan yang tahun lalu memberikan sponsor kepada OSKM ternyata tahun ini tidak menjadi sponsor lagi. Banyak pula sponsor yang harus ditolak karena cenderung merugikan OSKM ITB 2015. Diakhir program, divisi sponsorship mendapat keuntungan Rp 37.500.000 atau parameter 75% tercapai.  Surat pengantar perusahaan dari LK lama keluar  Proposal sponsorship lama dalam proses desain dan terlambat dari timeline awal  Lamanya konten proposal sponsorship sehingga disusun dari proposal lamaProposal sponsorship lama dalam proses produksi  Kurangnya proposal sehingga penyebaran proposal tidak maksimal  Terlalu banyak melakukan kunjungan perusahaan yang tidak perlu  Follow up perusahaan oleh staff sponsorship kurang maksimal  Update follow up sponsor di googledocs tidak rutin sehingga tidak bisa melihat  Kontak sponsor yang dimiliki sudah cukup lama dan kontaknya sudah tidak aktif  Konten proposal dibuat lebih menarik lagi, dengan cara menyantumkan paket sponsor yang lebih beragam dan lebih detail pada perusahaan  Kontrol dari setiap PJ kelompok untuk follow up perusaahan perlu dimaksimalkan  Update kontak sponsor setiap saat  Follow up desain proposal kepada divisi grafis dan divisi produksi agar tidak telat Proposal sponsorship disusun sendiri oleh divisi sponsorship, yang berpatokan kepada proposal awal. Setelah itu, ditambahkan rincian paket sponsor. Sebaiknya tidak terlalu banyak menjelaskan hal tentang OSKM ITB 2015 yang tidak perlu, tapi lebih berfokus kepada benefit yang bisa perusahaan raih. Kerjasama OSKM ITB 2015 – Kabinet KM-ITB Cindy Meilita Kabinet membantu OSKM ITB 2015 dengan mencarikan sponsor untuk buku sakti, sedangkan OSKM ITB 2015 membantu kabinet dengan menjadi fasilitator dalam penjualan kaos ITB Apparel melalui para mentor. Memberikan keuntungan kepada kedua belah pihak. Tidak ada parameter spesifik. Kerjasama berjalan cukup baik. Diakhir acara, OSKM ITB 2015



Evaluasi Solusi



Saran



mendapat keuntungan Rp 18.000.000 dari sponsor buku sakti. Sempat terjadi miss communication mengenai penjualan kaos dikarenakan informasi tidak melalui satu pintu. Semua hal mengenai kerjasama dengan pihak luar OSKM ITB 2015 melalui ketua bidang fundraising saja, selanjutnya akan ditindak lanjuti kepada bidang lain yang terkait oleh ketua bidang fundraising. Tingkatkan koordinasi.



Kendala Keseluruhan o



Kendala internal divisi dan bidang fundraising Kendala muncul dari dalam bidang fundraising. Anak 2014 yang masuk melalui jalur oprec cenderung terlambat. Anak 2014 yang masuk melalui oprec sangat banyak, melebihi permintaan sebenarnya. Banyaknya anggota mempersulit pemberdayaan sumber daya manusia dan sulitnya merangkul semua anggota dalam satu waktu. Setelah itu, anak 2014 dirasa belum bisa beradaptasi dengan anak 2013 sehingga semakin hari anak 2014 semakin sedikit yang bekontribusi dan mengikuti rapat divisi. Pada akhirnya, hanya tersisa sekitar 17 orang dari 31 orang anggota sponsorship. Sedangkan untuk anggota danus yang berjumlah 11 orang sudah dapat dioptimalkan semuanya.



o



Kendala internal panitia OSKM ITB 2015 Kendala selanjutnya muncul dari dalam panitia, yaitu kurangnya koordinasi yang terjalin antara divisi di bawah bidang fundraising dan divisi lain. Hal ini dapat dilihat dari proyek webstore yang tidak terlaksana, penjualan kaos panitia yang terkendala di masalah pengumpulan uang dan buka puasa bersama yang tak begitu berhasil. Saat acara buka puasa bersama pun masih dirasa ada sekat antara panitia lapangan dan non lapangan.



o



Birokrasi kampus Pergantian pengurus di badan LK memberikan sedikit kendala dalam hal birokrasi sponsorship. Pada saat itu OSKM ITB 2015 sempat tidak diperbolehkan untuk mencari sponsor dikarenakan keadaan ekonomi dunia yang tidak stabil dan nilai tukar rupiah yang melemah. Arahan dari LK adalah dengan optimisasi uang yang sudah diberikan kepada OSKM ITB 2015. Tapi, di sisi lain uang tersebut masih kurang sekitar Rp 76.000.000 dari perombakan RAB terakhir. Setelah mengadakan duduk bersama antara OSKM dan LK, akhirnya LK memperbolehkan program sponsorship dengan syarat hanya sebatas pemasukan sampingan dan dengan laporan keuangan yang jelas.



o



Pemisahan OHU dan OSKM Pemisahan OHU dengan OSKM sedikit banyak memberikan dampak pada keberjalanan bidang fundraising. Misalnya, pihak LK menilai bahwa dengan lepasnya OHU membuat OSKM seharusnya tidak mencari sponsor dan berfokus pada dana LK saja. Pemisahan ini pun membuat daya jual acara



OSKM menurun sehingga sedikit perusahaan yang berminat untuk menjadi sponsor. Selain itu, duduk bersama bidang fundraising OHU-OSKM selalu tidak terlaksana. Duduk bersama ini bertujuan untuk membagi list perusahaan agar proposal sponsorship dari kedua acara tidak saling tumpang tindih, juga untuk membagi pangsa pasar dan produk dana usaha yang akan dikembangkan kedua acara. Namun, karena selalu tidak terlaksana maka terjadi ketimpangan antara sponsor acara.



Evaluasi Keseluruhan Secara keseluruhan, program yang dijalankan oleh divisi danus dan sponsorship sudah berjalan dengan baik walaupun belum maksimal. Divisi sponsorship berhasil mengumpulkan Rp 37.500.000 dari target Rp 50.000.000 atau parameter keberhasilan 75%. Sedangkan divisi danus mengumpulkan Rp 49.500.000 yang berasal dari merchandise sebesar Rp 1.000.000 dan dari kaos panitia sebesar Rp 48.500.000. Target awal dana usaha sebesar Rp 30.000.000 atau parameter keberhasilan 165%. Saran untuk Kedepannya    



Meningkatkan koordinasi dengan divisi lain agar tidak terjadi lagi keterlambatan dan kemunduran timeline Meningkatkan rasa kekeluargaan di dalam tubuh bidang fundraising agar para anggotanya tidak menghilang di tengah jalan Dibutuhkan waktu lebih untuk analisis kondisi pasar dan produk yang berpotensi dijual oleh danus Mencari link dalam, kontak aktif dari perusahaan, dan membuat list prioritas perusahaan yang akan dihubungi lebih dahulu



1. DIVISI SPONSORSHIP A. Target Awal Target: Rp 50.000.000 Rencana awal: Staff sponsorship saat ini hanya akan mencari link dan mencari perusahaan yang kemungkinan akan menjadi sponsor OSKM ITB 2015. Kerja efektif diperkirakan setelah proposal sponsorship selesai dibuat. B. Timeline Awal



C. Rab Awal



D. Sistem Kerja



2. DIVISI DANA USAHA A. Target Awal Target Pemasukan: Rp 30.000.000 Rencana Awal: Staff danus akan membantu sponsorship untuk menghubungi perusahaan. Setelah itu, staff danus baru akan fokus terhadap proker danus lainnya. B. Timeline Awal



C. RAB Awal



D. Proyeksi Pemasukan Kaos Panitia



Laporan Pertanggung Jawaban Ketua Divisi Dana Usaha (Vika Anggraeni – Manajemen 2016)



Deskripsi Kerja o o



Bertanggung jawab kepada ketua Bidang Fund Raising Pelaksana tugas-tugas dana usaha



1. Ketua Divisi Dana Usaha a. Mengoordinasikan pekerjaan divisi dana usaha b. Memimpin rapat anggota divisi c. Menjalankan dana usaha sehingga menghasilkan pemasukan seusai dengan yang ditargetkan d. Melakukan analisis kondisi dalam aspek dana usaha yang dilakukan e. Berkoordinasi dengan bidang operasional dalam menjalankan dana usaha f. Menyusun progress report secara berkala 2.



Sekretaris Divisi a. Berkoordinasi dengan sekretaris bidang fund raising b. Mencatat dan mengingatkan agenda kepada ketua divisi c. Membuat notulensi dan rekapitulasi kehadiran anggota pada setiap rapat d. Membuat progress report secara berkala e. Membuat laporan pertanggungjawaban



3.



Penanggung Jawab Konsumsi Buka Bersama a. Mengoordinasi pembayaran konsumsi b. Bekerja sama dengan divisi akomodasi dan transportasi c. Merekapitulasi jumlah uang yang diperoleh



4. Penanggung Jawab Kaos a. Berkoordinasi dengan penanggung jawab kaos bidang lain b. Bekerja sama dengan divisi produksi c. Mengumpulkan uang dari bidang lain d. Mengolah data kaos dari bidang lain 5. Penanggung Jawab Merchandise a. Membuat form pemesanan merchandise b. Bekerja sama dengan divisi produksi c. Bekerja sama dengan divisi publikasi d. Mengumpulkan uang dari pemesan merchandise e. Mengolah data pemesanan dan pembayaran merchandise f. Mengoordinasi pembagian merchandise



Arahan o o o



Merencanakan strategi – strategi dana usaha Menyerahkan pemasukan dana usaha kepada bagian keuangan Membuat timeline kerja



o



Membuat RAB yang akan digabungkan dengan bidang



Fungsi o Melakukan penjabaran terkait tugas – tugas dana usaha o Membuat keputusan teknis terkait kerja dana usaha



Alur Kerja / Struktur Panitia



Jumlah Sumber Daya Manusia No 1. 2. 3.



Nama Vika Anggraeni Brigita Diaz Primadita Riska Trimayangsari



Jurusan Manajemen 2016 Meteorologi 2013 Matematika 2013



4.



Fernanda Pandu Saputra



Kewirausahaan 2016



5.



Muhammad Halim Dwi G.



Teknik Mesin 2013



6. 7.



Farhan Muhammad Ardi



Tambang 2014 Teknik Industri 2014



Jabatan Ketua Divisi Sekretaris Bendahara Penanggung Jawab Kaos Panitia Penanggung Jawab Merchandise Penanggung Jawab Buka Bersama Anggota Divisi Anggota Divisi



8. 9.



Wandi Yosua Dewantoro



10. 11.



Arsy Rahmadani M. Izzar Rosyadi



12. 13. 14. 15.



Cintya Elga Ridho Maulana Fidel Hadi Bukhara Sukma P.



16. 17. 18. 19. 20. 21. 22.



Muhammad Galibh Muhammad Sofyan Oktaviani Sagala Sani Agus Umayah Putri Rahmawati Reni



Kimia 2014 Rekayasa Pertanian 2014 Rekayasa Kehutanan 2014 Rekayasa Hayati 2013 Teknik Kelautan 2014 Manajemen Rekayasa Industri 2014 Tambang 2014 Kewirausahaan 2016 Elektro 2014 Planologi 2014 Kewirausahaan 2016 Rekayasa Hayati 2013



Anggota Divisi Anggota Divisi Anggota Divisi Anggota Divisi Anggota Divisi Anggota Divisi Anggota Divisi Anggota Divisi Anggota Divisi Anggota Divisi Anggota Divisi Anggota Divisi Anggota Divisi Anggota Divisi Anggota Divisi



Pembagian Sistem Kerja / Sistem Koordinasi Deskripsikan seluruh sistem kerja dan sistem koordinasi dalam divisi secara narasi. 1. Kaos panitia Ketua divisi dana usaha  penanggung jawab utama  penanggung jawab penarikan uang setiap bidang dari divisi danus  bendahara atau penanggung jawab dari masingmasing bidang itu sendiri. Ketua divisi melakukan pembagian kerja kepada beberapa orang anggota divisi dana usaha. Satu penanggung jawab utama membawahi sembilan orang penanggung jawab penarikan uang dari setiap bidang. Setiap PJ penarikan uang menghubungi masingmasing bendahara bidang atau penanggung jawab dari bidang itu sendiri. Setelah uang terkumpul dari setiap bidang maka penanggung jawab dari divisi danus akan mengambilnya kemudian dikumpulkan kembali ke ketua divisi. Setelah terkumpul uang dan data di ketua divisi dana usaha maka kemudian uang dan data yang sudah ada diserahkan kepada divisi produksi untuk dibuatkan kaos panitia sejumlah data yang sudah ada. Setelah kaos selesai dibuat, PJ masing-masing bidang menghubungi kembali untuk melakukan pengambilan kaos panitia bidangnya masing-masing. 2. Buka bersama panitia OSKM 2015



Ketua divisi dana usaha  penanggung jawab utama  penanggung jawab penarikan uang setiap bidang dari divisi danus  bendahara atau penanggung jawab dari masingmasing bidang itu sendiri. Ketua divisi melakukan pembagian kerja kepada beberapa orang yang berada di dalam divisi dana usaha. Satu penanggung jawab utama membawahi 9 orang penanggung jawab penarikan uang dari setiap bidang. Setiap PJ penarikan uang menghubungi masing-masing bendahara bidang atau penanggung jawab dari bidang itu sendiri. Setelah uang terkumpul dari setiap bidang maka penanggung jawab dari divisi danus akan mengambilnya hingga dikumpulkan kembali ke ketua divisi. Setelah terkumpul uang dan data di ketua divisi dana usaha maka kemudian uang dan data yang sudah ada diserahkan kepada divisi konsumsi untuk dibelikan konsumsi sesuai dengan massa yang telah membayar. 3. Merchandise OSKM Ketua divisi dana usaha  penanggung jawab utama  divisi desain grafis  divisi produksi Ketua divisi melakukan pembagian kerja kepada beberapa orang yang berada di dalam divisi dana usaha. Setelah desain merchandise jadi dari divisi desain grafis maka pre order merchandise dibuka. Preorder dilakukan dua kali keduanya dilakukan secara online dengan link bit.ly/merchandiseoskm setelah data terkumpul maka data tersebut diserahkan ke divisi produksi untuk selanjutnya dilakukan produksi sesuai dengan jumlah yang terpesan. Setelah produksi selesai, contact person merchandise menghubungi kembali orang-orang yang telah membayar merchandise agar mengambil pesanan diwaktu dan tempat yang telah ditentukan.



Standard Operational Procedure (SOP) 1. SOP Promosi Facebook OSKM ITB



SOP PROMOSI DI FB OSKM 1. Tujuan Untuk menghindari kesalahan, keraguan, duplikasi, dan inefisiensi dalam pelaksanaan kerjasama antara pihak yang ingin memromosikan produk atau jasanya di akun media sosial Facebook OSKM ITB 2015 dengan Divisi Dana Usaha OSKM ITB. 2. Parameter



Tercapainya kerjasama antara antara pihak yang ingin memromosikan produk atau jasanya di akun media sosial Facebook OSKM ITB 2015 dengan Divisi Dana Usaha OSKM ITB yang sesuai dengan spesifikasi program kerja yang telah disepakati. 3. Ruang Lingkup Prosedur dimulai dari pengisian form, konfirmasi ulang, pembuatan kesepakatan antara antara pihak yang ingin memromosikan produk atau jasanya di akun media sosial Facebook OSKM ITB 2015 dengan Divisi Dana Usaha OSKM ITB, pembuatan kesepakatan, dan pemasangan promosi di akun media sosial OSKM. 4. Referensi 4.1. AD/ART Organisasi Kemahasiswaan Keluarga Mahasiswa ITB 5. Definisi dan Singkatan 5.1. ITB Institut Teknologi Bandung 5.2. OSKM Orientasi Studi Keluarga Mahasiswa 5.3. Danus Dana Usaha merupakan kegiatan di bidang perdagangan dengan maksud mencari untung. 5.4. Proker Program Kerja adalah rancangan atau rangka sesuatu yang akan dikerjakan.



6. Uraian Prosedur 6.1. Divisi Danus menetapkan form permohonan kerjasama bagi antara pihak yang ingin memromosikan produk atau jasanya di akun media sosial Facebook OSKM ITB 2015 dengan Divisi Dana Usaha OSKM ITB. 6.2. Form akan disediakan online dengan link sebagai berikut bit.ly/danusoskm 6.3. HMJ/UKM atau perseorangan yang telah mengisi form melakukan konfirmasi ulang dengan Vika SBM 2016 (085692725323, id line: vikeya) 6.4. Permohonan antara pihak yang ingin memromosikan produk atau jasanya di akun media sosial Facebook OSKM ITB 2015 dengan Divisi Dana Usaha OSKM ITB jika: a. Mengisi form yang telah dibuat secara lengkap, detail, dan jelas. b. Menyertakan poster yang akan diunggah di media sosial facebook OSKM c. Tidak menjual produk seperti narkotika, obat-obatan terlarang, minuman keras serta rokok d. Tidak menjual produk seperti produk merchandise berlogo atau memakai mascot OSKM e. Sepakat untuk memberikan 20% (dua puluh persen) hingga 25% (dua puluh lima persen) dari keuntungan total yang didapat kepada Divisi Danus OSKM. 6.5. Divisi Danus OSKM melakukan pertemuan tatap muka dengan perwakilan pihak yang tertarik dan menandatangani kesepakatan perjanjian antar kedua belah pihak.



6.6. Divisi Danus OSKM mengunggah poster promosi pihak sesuai dengan kesepakatan yang telah dibuat. a. Setiap promosi yang telah diunggah boleh di-bump maksimal 2 kali sehari (mis: pagi dan sore) b. Hanya boleh ada satu poster promosi atau satu thread untuk berjualan setiap barang yang sama, selebihnya akan dihapus. c. Tidak boleh ada spam yang mengganggu di setiap thread yang ada 6.7. Divisi Danus OSKM berhak melakukan pembatalan dan pemberian sanksi secara sepihak apabila: a. HMJ/UKM atau perseorangan melanggar kesepakatan yang telah dibuat sebelumnya baik secara tertulis maupun lisan. b. Pemberian sanksi dilakukan apabila HMJ/UKM atau perseorangan telah melanggar kesepakatan yang telah dibuat sebelumnya baik secara tertulis maupun lisan



2. Standard Operational Procedure HMJ/ UKM yang Melakukan Dana Usaha dalam Rangkaian OSKM ITB 2015 1. Tujuan Untuk menghindari kesalahan, keraguan, duplikasi, dan inefisiensi dalam pelaksanaan kerjasama antara Himpunan Mahasiswa Jurusan (HMJ) ITB dan/atau Unit Kegiatan Mahasiswa (UKM) ITB dengan Divisi Dana Usaha OSKM ITB. 6. Parameter Tercapainya kerjasama antara Himpunan Mahasiswa Jurusan (HMJ) ITB dan/atau Unit Kemahasiswaan (UKM) ITB dengan Divisi Dana Usaha OSKM ITB yang sesuai dengan spesifikasi program kerja yang telah disepakati. 7. Ruang Lingkup Prosedur dimulai dari pengisian form, konfirmasi ulang, pembuatan kesepakatan antara HMJ/UKM yang akan melakukan dana usaha dalam rangkaian acara OSKM denga Divisi Danus OSKM, eksekusi program kerja, sampai lembar pertanggungjawaban yang dibuat oleh HMJ/UKM diterima oleh Divisi Danus OSKM. 8. Referensi 9. Definisi a. b. c. d. e.



ITB OSKM Danus HMJ UKM



f.



Program kerja



10. Uraian Prosedur a. Divisi Danus menetapkan form permohonan kerjasama bagi HMJ dan UKM yang akan melakukan dana usaha dalam beragam bentuk selama rangkaian acara OSKM ITB 2015. a. Form akan disediakan online dengan link sebagai berikut bit.ly/danusoskm b. HMJ/UKM yang telah mengisi form melakukan konfirmasi ulang dengan Vika SBM 2016 (085692725323, id line: vikeya) c. Permohonan kerjasama antara HMJ dan/atau UKM dengan Divisi Danus OSKM akan diterima jika: f. Mengisi form yang telah dibuat secara lengkap, detail, dan jelas. g. Tidak menjual produk seperti narkotika, obat-obatan terlarang, minuman keras h. Tidak mempromosikan pihak lain selama melakukan dana usaha. i. Tidak menjual produk seperti produk merchandise berlogo atau memakai mascot OSKM j. HMJ/UKM sepakat untuk memberikan 20% (dua puluh persen) hingga 25% (dua puluh lima persen) dari keuntungan total yang didapat kepada Divisi Danus OSKM. d. Divisi Danus OSKM melakukan pertemuan tatap muka dengan perwakilan HMJ/UKM dan menandatangani kesepakatan perjanjian antar kedua belah pihak. e. Divisi Danus OSKM dan HMJ/UKM menjalankan dana usaha sesuai dengan kesepakatan yang telah dibuat. f. HMJ/UKM membuat lembar pertanggungjawaban kepada Divisi Danus OSKM selambatlambatnya 2 (dua) minggu setelah rangkaian acara OSKM selesai. g. Divisi Danus OSKM berhak melakukan pembatalan dan pemberian sanksi secara sepihak apabila: c. HMJ/UKM melanggar kesepakatan yang telah dibuat sebelumnya baik secara tertulis maupun lisan. d. Pemberian sanksi dilakukan apabila HMJ/UKM telah melanggar kesepakatan yang telah dibuat sebelumnya baik secara tertulis maupun lisan



Laporan Kerja No



Laporan Kerja Nama Kegiatan Penanggung Jawab Deskripsi



1 Tujuan



Penyediaan Konsumsi Buka Bersama Panitia OSKM ITB 2015 Muhammad Halim Dwi G. Acara buka puasa bersama seluruh panitia OSKM ITB 2015 baik bidang lapangan maupun non-lapangan. Divisi Danus bekerja sama dengan Divisi Konsumsi untuk menyediakan konsumsi di acara ini. Teknis acara Buka Bersama Panitia OSKM ITB 2015 dikoordinir oleh calon panitia OSKM ITB 2015. 1. Memperoleh keuntungan dari pembelian konsumsi panitia 2. Membangun interaksi antara sesama panitia



Parameter Keberhasilan



Pelaksanaan Evaluasi



Solusi



Saran Nama Kegiatan Penanggung Jawab Deskripsi



Tujuan



2



Parameter Keberhasilan



Pelaksanaan



1. Keuntungan yang diperoleh minimal Rp3.000.000,00 (tiga juta ruiah) 2. Jumlah panitia yang mengikuti acara sebanyak 600 (enam ratus) orang. 3. Panitia yang mengikuti acara minimal berjumlah 50% (lima puluh persen) dari masing-masing divisi. Acara diadakan pada tanggal 5 Juli 2015 di dan diikuti oleh 580 panitia. 1. Koordinasi antara Divisi Danus dan Divisi Konsumsi buruk. Dari pengumpulan uang peserta acara didapatkan Rp12.000.000,00 (dua belas juta rupiah) yang harusnya hanya cukup untuk 600 porsi. Namun yang dipesan oleh Divisi Konsumsi sebanyak 850 porsi. Ini mengakibatkan Divisi Danus defisit Rp5.000.000,00 (lima juta rupiah) 2. Koordinasi antara Divisi Danus dan calon panitia OSKM ITB 2015 buruk. Banyak peserta acara yang mengikuti acara dan mendapatkan konsumsi padahal belum membayar sebelum h-7 hingga kini. 3. Pendataan peserta acara buruk, baik daftar yang sudah membayar maupun presensi peserta acara. 1. Koordinasi antara ketua pelaksana, penanggung jawab dari Divisi Konsumsi, dan penanggung jawab dari Divisi Danus melalui satu orang perantara yang benar-benar mengerti cashflow, jumlah konsumsi, pendataan pembayaran dan pendataan presensi acara. 2. Pendataan sebaiknya dilakukan oleh PJ masing-masing divisi panitia OSKM, dan bermuara di ketua acara. 3. Pengumpulan uang harus diatur agar lebih efektif dan efisien. Penjualan Kaos Panitia OSKM ITB 2015 Riska Trimayangsari Penjualan kaos panitia OSKM ITB 2015, yang mencangkup pemesanan, dan bersama dengan Divisi Produksi OSKM ITB 2015 mencari vendor produksi kaos, hingga pembagian kaos. 1. Memperoleh keuntungan dari penjualan kaos panitia OSKM ITB 2015 2. Panitia OSKM ITB 2015 memiliki identitas sebagai panitia di hari H OSKM. 1. Keuntungan yang diperoleh minimal Rp30.000.000,00 (tiga puluh juta rupiah) 2. Panitia yang memesan kaos 100% jumlah panitia keseluruhan 3. Panitia yang memesan kaos mendapatkan kaos sesuai dengan model dan ukuran yang dipesan tepat waktu. Yang dilakukan dengan membagi tim danus menjadi penanggung jawab seluruh divisi panitia, rekapitulasi data setiap kelompok dan mengumpulkan uang pembayaran. Data ini kemudian diserahkan



Evaluasi



Solusi



Saran



Nama Kegiatan Penanggung Jawab Deskripsi



Tujuan



Parameter Keberhasilan



3



Pelaksanaan



Evaluasi



ke Divisi Produksi dengan estimasi waktu produksi paling lama 6 minggu. Kemudian membagikan kaos berdasarkan divisi masingmasing. Laba yang diperoleh Rp48.422.000,00 dan waktu produksi kaos lebih cepat satu minggu dari estimasi. 1. Kaos banyak yang hilang saat disimpan di sekretariat OSKM 2. Adanya kesalahan ukuran kaos pada beberapa bidang 3. Banyak calon panitia lapangan yang tidak berhak mendapatkan kaos padahal sudah membayar. 1. Kaos sebaiknya tidak disimpan di ruangan yang akses masuknya mudah. 2. Sebaiknya dilakukan pengecekan data uang masuk, dan ukuran oleh masing-masing penanggung jawab divisi. 3. Publikasi mengenai refund kaos calon panitia lapangan yang gagal dilantik sebaiknya lebih digencarkan. Penarikan uang untuk calon panitia dilakukan di awal pendivisian untuk modal pembuatan baju dan memperkecil kemungkinan keterlambatan pembagian kaos. Bagi yang tidak menjadi panitia, dapat dilakukan refund dengan publikasi yang lebih digencarkan. Penjualan Merchandise OSKM ITB 2015 Fernanda Pandu Saputra Penjualan merchandise OSKM ITB 2015 dengan tiga maskot OSKM ITB 2015 sebagai modelnya. Target pasar meliputi mahasiswa baru dan mahasiswa aktif ITB. Kegiatan mencangkup pemesanan, produksi (bekerja sama dengan Divisi Produksi OSKM ITB 2015), dan pembagian merchandise dengan sistem preorder. Merchandise yang dijual yakni 1 (satu) model totebag, 4 (empat) model gantungan kunci, 3 (tiga) model pin, 1 (satu) model bros, dan 3 (tiga) model boneka. 1. Memperoleh keuntungan dari penjualan merchandise OSKM ITB 2015 2. Meningkatkan pensuasanaan OSKM ITB 2015. 1. Keuntungan yang diperoleh minimal Rp3.000.000,00 2. Massa kampus yang memesan merchandise mendapatkan produk sesuai dengan yang dipesan tepat pada waktunya. 3. Produk yang dipesan minimal berjumlah satu buah per jenis. Pemesanan dilakukan dua tahap pre-order, tahap pertama tanggal 15-22 Juli 2015 dan tahap kedua tanggal 4-14 Agustus 2015. Data pemesanan kemudian diberikan kepada Divisi Produksi dengan estimasi waktu produksi dua sampai tiga minggu untuk gantungan kunci, pin, dan totebag serta satu bulan untuk bros. Pembayaran dilakukan saat masa pre-order tahap satu dan dua melalui transfer antar bank BCA, dan Mandiri. 1. Merchandise boneka gagal diproduksi karena desain model boneka dianggap rumit oleh vendor (untuk wilayah Bandung hanya terdapat dua vendor produksi boneka, kedua vendor tidak menyanggupi di samping



Solusi



Saran



juga sedang banyak pesanan). 2. Kerjasama dengan Divisi Publikasi masih dirasa kurang tentang iklan merchandise. 3. Harga produksi mengalami kenaikan saat pesanan sudah masuk vendor yang mengakibatkan laba menurun. 1. Membuat perjanjian secara tertulis dengan vendor sebelum memberikan data pemesanan. 2. Kerjasama dengan Divisi Publikasi bisa lebih digencarkan. Penentuan tanggal untuk pembagian merchandise lebih baik bila ada momentum (saat OHU) dan lebih baik melakukan perjanjian tertulis dengan sejelas-jelasnya dengan vendor merchandise.



Kendala Keseluruhan o o o



Sumber daya manusia Divisi Danus belum dimaksimalkan dengan baik, seringkali ketua divisi masih harus bekerja sendiri. Terjadi kesalahpahaman antara Divisi Danus dengan divisi-divisi lain di OSKM ITB 2015. Seperti dengan Divisi Konsumsi dan Divisi Publikasi. Pendataan seringkali salah



Evaluasi Keseluruhan o o o



Penyamaan jadwal masing-masing anggota dan timeline divisi agar memudahkan penentuan waktu “bekerja” di Divisi Danus, serta penentuan kumpul rutin divisi. Meningkatkan intensitas pertemuan antar divisi terkait mengenai program divisi Danus Melakukan pengecekan ulang pendataan oleh penanggung jawab dengan ruang lingkup yang didata lebih kecil.



Saran untuk Kedepannya o



Deskripsikan dalam bentuk poin (setiap poin berisi narasi detail) 1. Adakan kumpul divisi lebih sering untuk membentuk ikatan yang kuat antara anggota satu dengan yang lainnya. 2. Buatlah sistem pengambilan kaos yang lebih baik agar dapat meminimalisasi kehilangan kaos panitia. 3. Selalu berkoordinasi dengan divisi-divisi lainnya yang terkait dengan dana usaha.



Laporan Pertanggung Jawaban Ketua Divisi Sponsorship (Siti Hardiyanti – Sains dan Teknologi Farmasi 2013)



Deskripsi Kerja o



Bertanggung jawab kepada Kepala Bidang Fund Raising



Arahan o o o o o o



Mengoordinir pekerjaan divisi sponsorship Memimpin rapat divisi sponsorship Melakukan rekapitulasi data perusahaan yang akan diajak bekerja sama dalam bentuk sponsor bersama anggota divisi sponsorship Menyusun proposal acara yang akan diajukan menjadi proposal sponsorship Membantu anggota divisi dalam menghubungi perusahaan untuk mengajukan kerjasama sponsorship Melaksanakan hak dan kewajiban perjanjian kerjasama sponsorship dengan baik



Fungsi o



Pelaksana dan penanggung jawab divisi sponsorship sebagai pencarian sponsor



Alur Kerja / Struktur Panitia KETUA DIVISI SPONSORSHIP SEKRETARIS DIVISI SPONSORSHIP ANGGOTA DIVISI SPONSORSHIP



Jumlah Sumber Daya Manusia No



Nama



1



Siti Hardiyanti



2



Oktianti Alifanisa Kuswardana



Jurusan/Fakultas Sains dan Teknologi Farmasi 2013 Sains dan Teknologi



Jabatan Ketua divisi Sekretaris divisi



3 4. 5



Faza Ahmad Billie Naldo Herlambang Metika Novitasari



6



Nurina Maretha Rianti



7



Ulfah Muthia Saraswati



8



Rahadian Muslim



9



Ayu Bedtrik



10 11 12



Indah Etikasari Febri Suyitno Farah Fadhilah N



13



Leonardo Siburian



14



Aji Mustiaji Mahmudin



15



Dony Bagaskara



16



Muhammad Ulin Niam T



17



Septi Rahma Wati



18 19 20 21 22 23 24 25 26 27



Muhammad Azka Sabil Meiya Narulita Suyasman Nurhayyan Halim Rosid Afif Pajar Sophie Anggitta R. Dameria Maranatha Gloriani Rifda Muthia Hanifa Laila Novianti Zizi Jasmin Putu Sandra Iswaramba Josua Yerico Hamonangan Simangunsong Mutia Vegadianti Dede Akbar Mubarok



28 29 30 31 32 33 34



Siti Kurnia Fatimah Lisya Edel Ahmad Fahri Habibi Prayoga Anugerah Nurachman



Farmasi 2013 Teknik Mesin 2013 Teknik Elektro 2013 Kimia 2013 Sains dan Teknologi Farmasi 2013 Rekayasa Pertanian 2013 Teknik Pertambangan 2013 Teknik Pertambangan 2013 Teknik Kimia 2013 Teknik Elektro 2013 Teknik Industri 2013 Teknik Geodesi dan Geomatika 2013 Rekayasa Infrastruktur Lingkungan 2013 Teknik GeodesI dan Geomatika 2013 Teknik Mesin 2013 Sains dan Teknologi Farmasi 2013 Kimia 2014 Teknik Kelautan 2014 FTMD 2014 FTMD 2014 Rekayasa Hayati 2014 FTSL 2014 FTSL 2014 FTI 2014 FMIPA 2014 FTTM 2014 FMIPA 2014 Teknik Lingkungan 2014 Teknik Pengelolaan Sumber Daya Air 2014 Teknik Lingkungan 2014 FTI 2014 Teknik GeodesI dan Geomatika 2014 FMIPA 2014



Anggota divisi Anggota divisi Anggota divisi Anggota divisi Anggota divisi Anggota divisi Anggota divisi Anggota divisi Anggota divisi Anggota divisi Anggota divisi Anggota divisi Anggota divisi Anggota divisi Anggota divisi Anggota divisi Anggota divisi Anggota divisi Anggota divisi Anggota divisi Anggota divisi Anggota divisi Anggota divisi Anggota divisi Anggota divisi Anggota divisi Anggota divisi Anggota divisi Anggota divisi Anggota divisi Anggota divisi Anggota divisi



35 36 37



Rafdy Dzil Ikram Ricky Febrianto Situmorang Dean Kemal Aulia



Rekayasa Pertanian 2014 FTI 2014 FTTM 2014



Anggota divisi Anggota divisi Anggota divisi



Pembagian Sistem Kerja / Sistem Koordinasi Sistem kerja pada divisi Sponsorship dilakukan dengan menunjuk semua staf untuk menjadi penanggung jawab (PJ) bagi setiap perusahaan yang dinilai potensial untuk memberikan bantuan dana berupa sponsorship. Setiap PJ tersebut bertugas mencari kontak yang dapat dihubungi dari perusahaan tersebut jika belum ada, lalu menghubungi perusahaan dan mengirimkan berkas yang diperlukan (baik melalui email maupun mendatangi langsung perusahaan), hingga melakukan follow up kepada perusahaan tersebut jika proposal telah dikirimkan. Semua staf kemudian melakukan koordinasi langsung kepada ketua divisi sponsorship dan kepala bidang fund raising. Standard Operational Procedure (SOP) 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.



Validasi dan verifikasi kontak perusahaan Menghubungi perusahaan Ketika menghubungi perusahaan, perkenalkan diri dari mana (dari itb) Tanyakan prosedur meminta sponsor kepada perusahaan Tanyakan apakah perusahaan tersebut memiliki cabang di Bandung Jika perusahaan meminta proposal dikirim melalui email, tanyakan alamat emailnya Tanyakan kepada perusahaan, waktu follow up dan kepada siapa mem-follow up-nya Jika datang langsung ke perusahaannya, masukkan proposal lalu ulangi poin ke-7 Sambil menunggu perusahaan untuk di-follow up, cari perusahaan lain yang bisa dimintai sponsor dan cari juga link-link perusahaan (dari teman, orang tua, saudara, sahabat, tetangga, dll.) 10. Follow up perusahaan Laporan Kerja No



Laporan Kerja Nama Kegiatan Penanggung Jawab Deskripsi



1



Tujuan



Pencarian Sponsor untuk Kegiatan OSKM ITB 2015 Siti Hardiyanti Bersama anggota divisi sponsorship mengajukan permohonan sponsor kepada perusahaan-perusahaan melalui pengiriman proposal ataupun kunjungan secara langsung pada perusahaan terkait, kemudian dilakukan follow up dari masing-masing perusahaan yang telah diajukan. Mendapatkan sponsor untuk OSKM ITB 2015



Parameter Keberhasilan Pelaksanaan



Evaluasi



Solusi



Saran



Sejak awal, parameter keberhasilan divisi Sponsorship dinilai dari uang yang didapatkan, target di awal yaitu 50.000.000 Sponsor yang di dapatkan ialah Rp37.500.000,00 dan ditambah produk dan souvebir dari wardah. Namun dengan bantuan dari Dana Usaha sebenarnya dana yang harus dicari oleh Bidang Fundraising sudah mencukupi kebutuhan anggaran OSKM ITB 2015. Sponsor yang di dapatkan dari perusahaan-perusahaan ialah: - PT General Electric: Rp30.000.000,00 - PT Semen Indonesia: Rp7.500.000,00 - Wardah: sponsor berupa barang (produk dan souvenir) - Anggota divisi yang bekerja hanya beberapa orang. - Ada beberapa anggota yang punya kesibukan dan tanggung jawab di tempat lain, mulai dari di himpunan ataupun unit. - Saat pemenuhan paket ada yang terlewat yaitu mention di twitter dan juga pemasangan logo pada website terlambat, namun hal itu masih bisa ditoleransi - Waktu yang dimiliki untuk pengajuan sponsor kurang. - Informasi nomor telepon untuk menghubungi perusahaan banyak yang sudah berubah, sehingga mempersulit panitia dalam menghubungi perusahaan untuk mengajukan proposal. - Paket sponsorship yang tertera dalam proposal kurang detail. - Beberapa perusahaan ada yang ingin panitia menjual produknya dengan harga yang cukup mahal sehingga untung yang didapat tidak bernilai banyak. - Proposal yang terlambat bisa diatasi dengan pembuatan di tempat percetakan dipercepat. - Follow up ke perusahaan harus dilakukan oleh orang yang memasukan proposal ke perusahaan tersebut agar saat melakukan follow up mudah dan jelas, atau mungkin bisa diwakilkan kepada anggota divisi (staff) yang lain, namun staff tersebut harus sudah diberitahukan detail penyampaian dan follow up proposal di perusahaan tersebut. - Pemasangan logo sponsor seharusnya dikomunikasikan dengan jelas dengan divisi terkait seperti publikasi, produksi dan grafis. - Dalam melakukan translate proposal dilakukan bersama anak divisi Sponsorship dan bantuan dari panitia dari divisi lainnya. - Saat memilih staff divisi yang closerec harus dipertimbangkan dahulu apakah dia sedang sibuk dan memiliki tanggung jawab di tempat lain atau tidak, sehingga nanti saat kerja bisa benarbenar mengerjakan dengan baik. - Dalam menghubungi perusahaan, seharusnya cari yang sudah ada link dahulu agar tidak susah menyampaikan proposalnya. - Follow up ke perusahaan harus dilakukan oleh orang yang memasukan proposal ke perusahaan tersebut agar saat melakukan follow up mudah dan jelas, atau mungkin bisa diwakilkan kepada staf yang lain, namun staf tersebut harus sudah diberitahukan detail penyampaian dan follow up proposal



di perusahaan tersebut. - Paket sponsorship dibuat sedetail mungkin agar perusahaan mudah mengerti dan merasa paham membacanya. - Koordinasikan pembuatan paket sponsorship dengan semua bidang.



Kendala Keseluruhan Dalam keberlangsungan dari Divisi Sponsorship terdapat banyak sekali kendala, antara lain: -



Anggota divisi yang hilang dan sulit dihubungi padahal sudah dijadikan penanggung jawab (PJ) suatu perusahaan, sehingga ujung-ujungnya yang menghubungi ketua divisinya atau orang lain.



-



Banyak perusahaan yang sulit dihubungi baik lewat telepon, SMS, email ataupun dihubungi langsung ke tempat.



-



Banyak proposal yang sudah dimasukkan ke perusahaan namun saat di-follow up beberapa perusahaan menyatakan tidak ada proposal atas acara OSKM ITB 2015 yang masuk ke perusahaan baik ke humas, maupun kesekretariatan.



-



Ada beberapa perusahaan yang ingin memasang stand, namun acara OSKM terpisah dengan OHU sehingga OSKM tidak bisa menyediakan stand, oleh karena itu perusahaan tidak jadi bekerjasama dengan kami.



-



Ada perusahaan yang meminta produknya dibawa pada acara OSKM, namun tidak sesuai dengan materi yang telah dibuat oleh tim Mamet.



-



Adanya hambatan ketika awal Juni dan awal Juli selama 2 minggu karena Lembaga Kemahasiswaan tidak megizinkan OSKM untuk mencari sponsor dari luar karena sudah mendapat dana dari LK sehingga LK tidak mau mengeluarkan surat pengantar ke beberapa perusahaan .



-



Saat awal pembuatan proposal agak terlambat dan berbeda jauh dari timeline yang seharusnya



-



Banyak anggota yang belum memilki totalitas di divisi sponsorship OSKM.



-



Banyak anggota divisi yang sudah pulang ke kampung halaman sehingga sulit untuk diajak komunikasi lewat telepon ataupun media sosial lainnya



-



Data kontak beberapa perusahaan yang didapatkan dari beberapa sumber sudah tidak aktif lagi atau beberapa sudah ada yang pensiun sehingga sulit dihubungi



-



Banyak perusahaan yang tidak memberikan kepastian dan menggantungkan jawaban padahal waktu yang diberikan sudah lama



-



Ada perusahaan yang membutuhkan proposal dalam bahasa inggis sehingga harus ada translate proposal



Evaluasi Keseluruhan -



Selama keberjalanan OSKM, kumpul divisi yang sudah pernah dilakukan tidak pernah full team, bahkan jumlah yang datang selalu sedikit sehingga bonding antar anggota belum ada.



-



Selama keberjalanan OSKM, diawal kepanitiaan tidak dibuat kesepakatan antar anggota, sehingga banyak yang hilang-hilangan.



-



Beberapa anggota divisi yang bekerja hanya orang yang sama.



-



Ada beberapa anggota yang punya kesibukan dan tanggung jawab di tempat lain, mulai dari di himpunan ataupun unit.



-



Saat pemenuhan paket ada yang terlewat yaitu mention di twitter dan juga pemasangan logo pada website terlambat, namun hal itu masih bisa ditolerir.



-



Pada hari H OSKM spanduk yang mencantumkan logo sponsor belum dicetak karena adanya miscommunication dengan divisi produksi dan grafis.



-



Pembuatan berita acara dilakukan seminggu setelah acara OSKM berakhir.



-



Waktu yang dimiliki untuk pengajuan sponsor kurang.



-



Informasi mengenai nomor telepon yang dapat digunakan untuk menghubungi perusahaan banyak yang sudah berubah, sehingga mempersulit panitia dalam menghubungi perusahaan untuk mengajukan proposal.



-



Paket sponsorship yang dibuat dalam proposal kurang detail.



-



Banyak anggota divisi yang tidak mengetahui progress dari divisi sponsorship yang telah dilakukan padahal sudah ada link untuk membuka progress report sehingga membuat koordinasi antar anggota menjadi sulit.



-



Beberapa perusahaan ada yang ingin panitia menjual produknya dengan harga yang cukup mahal sehingga untung yang didapat tidak bernilai banyak.



Saran untuk Kedepannya -



Saat memilih staf divisi yang closerec harus dipertimbangkan dahulu apakah dia sedang sibuk dan memiliki tanggung jawab di tempat lain atau tidak, sehingga nanti saat kerja bisa benarbenar mengerjakan dengan baik.



-



Dalam menghubungi perusahaan seharusnya cari yang sudah ada link dahulu agar tidak susah menyampaikan proposalnya.



-



Follow up ke perusahaan harus dilakukan oleh orang yang memasukan proposal ke perusahaan tersebut agar saat melakukan follow up mudah dan jelas, atau mungkin bisa diwakilkan kepada staff yang lain, namun staff tersebut sudah diberitahukan detail penyampaian dan follow up proposal di perusahaan tersebut.



-



Paket sponsorship dibuat sedetail mungkin agar perusahaan mudah mengerti dan paham membacanya.



-



Koordinasikan pembuatan paket sponsorship dengan semua bidang.



PENUTUP “Everything that can be counted does not necessarily count; everything that counts cannot necessarily be counted” Albert Einstein Rangkaian panjang acara OSKM memang telah berakhir pada tanggal 22 Agustus 2015. Kerja panitia selama kurun waktu 3 bulan memang masih banyak kesalahan dan banyak hal yang dapat dioptimasi. Adapun LPJ ini dibuat dengan harapan bahwa evaluasi dan saran tersebut dapat digunakan sebaik-baiknya bagi siapapun yang ingin mengetahui keberjalanan OSKM ITB 2015 dan untuk pembelajaran bagi rekan-rekan panitia OSKM ITB 2016. Perjalanan selama 3 Bulan persiapan bukanlah hal yang simple. Karya yang dibuahkan OSKM ITB bukan hanya terletak pada acara dan parameter-parameter yang telah dilaksanakan. Akan tetapi karya terbaik dalam kepanitiaan kaderisasi terbesar ini adalah orang-orang yang terlibat dalam kepanitiaan dan seluruh massa kampus yang bersedia membantu keberjalanan OSKM ITB. Oleh karena itu, saya sebagai ketua panitia menyampaikan terima kasih sebesar-besarnya kepada seluruh panitia yang terlibat, massa kampus yang telah membantu, dan pihak LK yang telah banyak memberikan bantuan dan masukan kepada panitia OSKM ITB 2015. OSKM ITB merupakan pembentukan frame awal bagi mahasiswa baru. OSKM ITB adalah suatu titik dari garis panjang pendidikan karakter di ITB. Tentunya, nilai-nilai yang diberikan di dalam OSKM ITB 2015 tidak dapat berdiri sendiri tanpa kaderisasi lanjutan. #metamorfosisinsanakademis tidak bisa berhenti di OSKM ITB 2015 saja, tetapi pendidikan yang membentuk seorang mahasiswa menjadi insan akademis adalah suatu rangkaian panjang yang harus diteruskan di semua tempat pendidikan yang ada di KM-ITB.