MAKALAH Pengadaan [PDF]

Citation preview

MAKALAH MANAJEMEN FARMASI DAN AKUNTANSI “PENGELOLAAN DAN PENGADAAN OBAT DI PUSKESMAS DAN GUDANG FARMASI”



Disusun oleh: Kelompok 3 1. Nur hayati 2. Putri aulya zaitun 3. Riana andi makka 4. Rudy Prayetno 5. Hendra tri yance



(2160027) (2160031) (2160034) (2160036) (2131035)



YAYASAN DAN PENDIDIKAN SOSIAL KALTARA AKADEMI FARMASI KALTARA TARAKAN 2017



KATA PENGANTAR Puji syukur atas kehadirat Tuhan Yang Maha Kuasa, yang telah memberikan rahmat-Nya sehingga makalah tentang “Pengelolaan dan pengadaan Obat di Puskesmas dan Gudang Farmasi“ dapat diselesaikan dengan sebaik-baiknya. Modul makalah ini dibuat sebagai pedoman dalam kehidupan sehari-hari tentang cara Manajemen Farmasi . Penuntun makalah ini di harapkan dapat membantu kita semua dalam kehidupan sehari-hari dan melaksanakanya dengan lebih baik. Dalam penulisan makalah ini kami menyadari bahwa dalam pembuatan makalah Manajemen farmasi dan akuntansi tentang ” Pengelolaan dan pengadaan Obat di Puskesmas dan Gudang Farmasi “ ini masih jauh dari sempurna. Oleh karena itu penyusun mengharapakan kritik dan saran yang dapat membangun guna menyempurnakan makalah ini. Dan tidak lupa juga kami mengucapkan terima kasih kepada Ibu Sari Wijayanti, M.Farm., Apt selaku dosen pembimbing Akhir kata, kami mengucapkan banyak terima kasih kepada pihak yang telah membantu dan dapat bermanfaat bagi pembaca pada umumnya.



Tarakan, 14 Desember 2017



Penyusun



1



DAFTAR ISI



KATA PENGANTAR.....................................................................................................i DAFTAR ISI.................................................................................................................ii BAB I PENDAHULUAN.............................................................................................1 1.1



Latar belakang.................................................................................................1



1.2



Tujuan.............................................................................................................2



1.3



Manfaat...........................................................................................................3



BAB II TINJAUAN PUSTAKA..................................................................................4 2.1



Puskesmas.......................................................................................................4



A. Pengertian.......................................................................................................4 B. Fungsi Puskesmas...........................................................................................4 C. Tujuan puskesmas...........................................................................................6 D. Pelayanan farmasi di Puskesmas....................................................................6 E. Pengelolaan Sumber Daya..............................................................................7 F.



Pelayanan Farmasi Klinik...............................................................................9



G. Sarana dan Prasarana....................................................................................12



2



H. Sediaan farmasi dan perbekalan kesehatan...................................................13 2.2. Gudang Farmasi..............................................................................................24 A. Pengertian.....................................................................................................24 B. Pengelolaan SDM di UPTD..........................................................................27 C. Manajemen Perbekalan Farmasi...................................................................28 BAB III PEMBAHASAN..........................................................................................41 3.1 Puskesmas.........................................................................................................41 A. Puskesmas Lingkas Ujung............................................................................41 B. Makna logo...................................................................................................41 C. Visi misi dari Puskesmas Lingkas Ujung......................................................42 D. Struktur Organisasi Puskesmas Lingkas Ujung............................................42 E. Sarana Puskesmas Lingkas Ujung................................................................43 F.



Data Ketenagaan...........................................................................................44



G. Pengelolaan...................................................................................................46 3.2



Gudang..........................................................................................................48



A. Visi dan Misi UPT Gudang Farmasi Kabupaten Kaltara..............................48 B. Tugas UPT Gudang Farmasi Kabupaten Kaltara..........................................48 C. Fungsi UPT Gudang Farmasi Kabupaten Kaltara :......................................50



D. Tujuan UPT gudang farmasi kabupaten Kaltara...........................................51 E. Pengelolaan SDM di UPT Gudang Farmasi Kabupaten Kaltara..................52 F.



Manajemen perbekalan farmasi....................................................................53



BAB IV PENUTUP....................................................................................................64 4.1



Kesimpulan...................................................................................................64



4.2



Saran.............................................................................................................65



DAFTAR PUSTAKA..................................................................................................66



LAMPIRAN



Lampiran 1 Denah Puskesmas Lingkas Ujung............................................................67 Lampiran 2 Logo Puskesmas.......................................................................................68 Lampiran 3 Struktur Organisasi Puskesmas................................................................69 Lampiran 4 Kartu Stok................................................................................................70 Lampiran 5 Lplpo Puskesmas......................................................................................71 Lampiran 6 Sop pendistribusian obat..........................................................................72 Lampiran 7 Sop pengembalian dan pemusnahan obat kadaluarsa..............................73 Lampiran 8 Sop penyimpanan Vaksin.........................................................................74 Lampiran 9 Sop pengambilan vaksin..........................................................................75



4



BAB I PENDAHULUAN 1.1



Latar belakang Pembangunan kesehatan merupakan salah satu aspek dalam menunjang



pembangunan secara nasional. Pembangunan di bidang kesehatan bertujuan meningkatkan kesadaran, kemauan dan kemampuan bagi setiap individu untuk hidup sehat agar terwujud derajat kesehatan masyarakat yang setinggi-tingginya. Derajat kesehatan masyarakat dapat dilihat dari berbagai indikator yang ditetapkan secara nasional yaitu angka harapan hidup, angka kesakitan, angka kematian, dan status gizi masyarakat. Salah satu upaya yang dapat dilakukan dalam menunjang tercapainya pembangunan nasional di bidang kesehatan adalah dengan melakukan suatu manajemen, pengelolaan dan pelayanan kesehatan yang sebaik-baiknya . Dalam meningkatkan pelayanan kesehatan agar dapat berjalan lebih efektif dan efisien perlu dilakukan suatu manajemen dan pengelolaan yang baik di bidang obat – obatan dan perbekalan farmasi. Pengelolaan obat merupakan suatu rangkaian kegiatan yang mencakup perencanaan, pengadaan, penyimpanan dan pendistribusian obat yang dikelola secara optimal untuk menjamin tercapainya ketepatan jumlah dan jenis perbekalan farmasi dan alat kesehatan . Tujuan manajemen obat adalah tersedianya obat setiap saat dibutuhkan baik mengenai jenis, jumlah maupun kualitas secara efisien, dengan demikian manajemen obat dapat dipakai sebagai proses penggerakan



dan pemberdayaan semua sumber daya yang 2 dimiliki untuk dimanfaatkan dalam rangka mewujudkan ketersediaan obat setiap saat dibutuhkan untuk operasional yang efektif dan efisien. Untuk menjaga ketersediaan obat dan kualitas obat di instansi kesehatan seperti Puskesmas maka hal terpenting yang harus diperhatikan selama proses pengelolaan obat yaitu proses perencanaan dan pengadaan obat. Perencanaan kebutuhan obat merupakan suatu proses memilih jenis dan meneapkan jumlah perkiraan kebutuhan obat sementara pengadaan merupakan usaha – usaha dan kegiatan untuk memenuhi kebutuhan operasional yang telah ditetapkan dalam fungsi perencanaan Proses perencanaan dan pengadaan menjadi bagian yang begitu penting dalam pengelolaan obat dalam menunjang ketersediaan obat di Puskesmas. Sebagai seorang yang menekuni bidang kesehatan khususnya Farmasi hendaklah mengetahui gambaran umum Puskesmas, Gudang Farmasi, Fungsi Puskesmas dan Gudang Farmasi Serta tata cara pengelolaan obat. Hal ini sangat bermanfaat agar kelak saat kita bekerja di Instansi Serupa tidak mengalami kesulitankesulitan dalam melakukan aktivitas. Maka untuk itu penyusunan Makalah ini diharapkan dapat membantu kita dalam memulai beraktivitas di instalasi Farmasi. 1.2



Tujuan 1. Mengetahui gambaran umum Puskesmas 2. Mengetahui gambaran umum Gudang Farmasi 3. Mengetahui tata cara pengadaan pengelolaan obat di Puskesmas dan gudang Farmasi



1.3



Manfaat 1. Agar mahasiswa mengetahui gambaran umum puskesmas 2. Agar mahasiswa mengetahui gambaran umum Gudang Farmasi 3. Agar mahasiswa mengetahui bagaimana cara pengadaan dan pengelolaan obat di Puskesmas dan gudang farmasi



3



BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1



Puskesmas A. Pengertian Pusat Kesehatan Masyarakat (Puskesmas) adalah organisasi fungsional yang menyelenggarakan upaya kesehatan yang bersifat menyeluruh, terpadu, merata, dapat diterima dan terjangkau oleh masyarkat, dengan peran serta aktif masyarakat dan menggunakan hasil pengembangan ilmu pengetahuan dan teknologi tepat guna, dengan biaya yang dapat dipikul oleh pemerintah dan masyarakat. Puskesmas merupakan unit pelaksana teknis dinas kesehatan kabupaten/kota yang bertanggung jawab menyelenggarakan pembangunan kesehatan di suatu wilayah kerja (Depkes RI, 2006) B. Fungsi Puskesmas Fungsi puskesmas, Menurut Keputusan Menteri Kesehatan RI No.128/Menkes/SK/II/2004 adalah : 1. Pusat Penggerak Pembangunan Berwawasan Kesehatan Puskesmas selalu berupaya menggerakkan dan



memantau



penyelenggaraan pembangunan oleh sektor lain, masyarakat dan dunia usaha di wilayah kerjanya, serta secara aktif melaporkan dampak dari penyelenggaraan pembangunan di wilayah kerjanya terhadap kesehatan.



Khusus



untuk



pembangunan



kesehatan,



upaya



yang



dilakukan



Puskesmas adalah mengutamakan pemeliharaan kesehatan pencegahan penyakit tanpa mengabaikan penyembuhan penyakit dan pemulihan 2.



kesehatan. Pusat Pemberdayaan Masyarakat. Puskesmas selalu berupaya agar perorangan , keluarga dan masyarakat termasuk dunia usaha untuk memiliki kesadaran, kemauan dan kemampuan melayani diri sendiri dan masyarakat untuk hidup sehat, berperan aktif dalam memperjuangkan kepentingan kesehatan termasuk sumber pembiayaannya, serta ikut menetapkan, menyelenggarakan dan memantau



pelaksanaan



program



kesehatan.



Pemberdayaan



ini



diselenggarakan dengan memperhatikan kondisi dan situasi, khususnya sosial budaya masyarakat setempat. 3. Pusat Pelayanan Kesehatan Strata Pertama. Puskesmas bertanggung jawab menyelenggarakan kesehatan



tingkat



pertama



secara



menyeluruh,



pelayanan



terpadu



dan



berkesinambungan , meliputi : a. Pelayanan kesehatan perorangan (Private Goods) adalah pelayanan yang bersifat pribadi, dengan tujuan utama menyembuhkan penyakit serta



memulihkan



kesehatan



perorangan,



tanpa



mengabaikan



pemeliharaan kesehatan dan pencegahan penyakit. Pelayanan kesehatan perorangan mencakup rawat jalan dan rawat inap. b. Pelayanan kesehatan masyarakat (Publik Goods) adalah pelayanan bersifat publik dengan tujuan utama memelihara dan meningkatkan kesehatan publik, mencegah penyakit tanpa mengabaikan upaya 5



penyembuhan dan pemulihan kesehatan. Contoh pelayanan publik adalah Promosi Kesehatan, Pemberantasan Penyakit, Penyehatan Lingkungan, Perbaikan Gizi, Peningkatan Kesehatan Keluarga, Keluarga Berencana, Kesehatan Jiwa Masyarakat serta berbagai program kesehatan masyarakat lainnya. C. Tujuan puskesmas Menurut Keputusan Menteri Kesehatan RI No.128/Menkes/SK/II/2004, Tujuan pembangunan kesehatan yang diselenggarakan oleh Puskesmas adalah mendukung tercapainya tujuan pembangunan nasional , Yakni meningkatkan kesadaran, kemauan dan kemampuan hidup sehat setiap orang yang bertempat tinggal di wilayah kerja puskesmas, agar terwujud derajat kesehatan yang setinggi-tingginya dalam rangka mewujudkan Indonesia sehat 2012. D. Pelayanan farmasi di Puskesmas Pelayanan kefarmasian di Puskesmas digolongkan menjadi 2 yaitu Pengelolaan Sumber Daya dan Pelayanan Farmasi Klinik. E. Pengelolaan Sumber Daya Sumber Daya Manusia (SDM) untuk melakukan pekerjaan kefarmasian di Puskesmas adalah Apoteker ( UU RI No. 8 Tahun 1992 Tentang Kesehatan) . Kompetensi Apoteker di Puskesmas adalah sebagai berikut : a. Mampu menyediakan dan memberikan pelayanan kefarmasian yang bermutu.



b. c.



Mampu mengambil keputusan secara profesional. Mampu berkomunikasi baik dengan pasien maupun profesi kesehatan



d.



lainnya dengan baik. Selalu belajar sepanjang karir baik pada jalur formal maupun informal, sehingga ilmu dan keterampilan yang dimiliki selalu baru. Seorang Asisten Apoteker (AA) hendaknya dapat membantu pekerjaan



Apoteker



dalam



melaksanakan



pelayanan



kefarmasian



tersebut,



dan



kompetensi seorang Asisten Apoteker di Puskesmas adalah sebagai berikut : 1. Pelayanan resep, meliputi : a. Mengidentifikasi resep b. Melakukan konsultasi c. Memastikan resep dapat dilayani d. Menyiapkan atau meracik sediaan farmasi e. Memeriksa hasil akhir f. Menyerahkan sediaan farmasi kepada pasien sesuai resep disertai informasi yang diperlukan. 2. Pengelolaan sediaan farmasi a. Menyusun perencanaan pemasaran dan menerima sediaan obat di Puskesmas b. Memeriksa stok sediaan farmasi yang hampir habis atau menipis c. Memeriksa dan mengendalikan sediaan farmasi yang mendekati waktu kadaluarsa. d. Menyimpan sediaan farmasi sesuai dengan golongannya. 3. Pengelolaan Dokumen, meliputi : a. Melaksanakan tata cara penyimpanan resep b. Pencatatan sediaan farmasi c. Mengerti cara pembuatan LPLPO (Laporan Pemakaian Dan Lembar Permintaan Obat) d. Ikut serta dalam pencatatan dan penyimpanan laporan narkotika dan psikotropika, serta obat generik berlogo.



7



Secara umum, petugas kamar obat Puskesmas mempunyai tugas sebagai berikut : a. Menyimpan, memelihara, dan mencatat mutasi obat serta perbekalan kesehatan yang dikeluarkan maupun yang diterima oleh kamar obat Puskesmas dalam bentuk baku catatan mutasi obat. b. Membuat laporan pemakaiaan dan permintaan obat dan perbekalan kesehatan. c. Menyerahkan obat sesuai resep kepada pasien. d. Memberikan informasi tentang pemakaian dan penyimpanan obat kepada pasien e. Menyerahkan kembali obat-obat rusak atau kadaluarsa kepada petugas Gudang obat dengan menyertakan berita acara. F.



Pelayanan Farmasi Klinik Pelayanan obat adalah proses kegiatan yang meliputi aspek teknis dan Non



Teknis yang harus dikerjakan mulai dari menerima resep dokter sampai penyerahan obat kepada pasien. Tujuan pelayanan obat yaitu agar pasien mendapat obat sesuai dengan resep dokter dan mendapat informasi bagaimana menggunaknanya. Semua resep yang telah dilayani oleh puskesmas harus dipelihara dan disimpan minimal 3 tahun dan pada setiap resep harus diberi tanda : a) Umum, yaitu resep pasien umum b) Askes, yaitu untuk resep pasien yang diterima oleh peserta asuransi kesehatan.



c) Jamkesmas, yaitu untuk resep yang diberikan kepada pasien yang dibebaskan dari pembiayaan retribusi. Untuk menjamin keberlangsungan pelayanan obat dan kepentingan pasien maka obat yang ada di puskesmas tidak dibeda-bedakan sumber anggarannya. Semua obat yang ada di puskesmas pada dasarnya dapat digunakan melayani semua pasien yang datang ke puskesmas. Semua jenis obat yang tersedia di unit – unit pelayanan kesehatan yang berasal dari berbagai sumber anggaran dapat digunakan untuk melayani semua kategori pengunjung puskesmas dan puskesmas pembantu. 



Penerimaan resep



Setelah menerima resep dari pasien, dilakukan hal – hal berikut :  Pemeriksaan kelengkapan administratif resep.  Pemeriksaan kesesuaian farmasetik, yaitu bentuk sediaan, dosis, stabilitas, cara dan lama penggunaannya.  Pertimbangan klinik seperti alergi, efek samping, interaksi dan kesesuaian dosis.  Konsultasikan dengan dokter apabila ditemukan keraguan pada resep atau obat tidak tersedia. 



Peracikan obat



Setelah memeriksa resep, dilakukan hal – hal sebagai berikut :



9



Pengambilan obat yang dibutuhkan pada rak penyimpanan menggunakan alat, dengan memperhatikan nama obat, tanggal kadaluarsa, dan keadaan fisik obat.  Peracikan obat  Pemberian etiket putih untuk obat oral dan biru untuk obat luar, serta label “ kocok dahulu ” pada sediaan obat dalam bentuk larutan.  Memasukan obat dalam wadah yang sesuai dan terpisah untuk obat yang berbeda untuk menjaga mutu obat dan penggunaan yang salah.  Penyerahan obat Setelah peracikan, dilakukan hal – hal sebagai berikut : Sebelum obat diserahkan, lakukan pemeriksaan kembali mengenai penulisan nama pasien pada etiket, cara penggunaan, jenis, dan jumlah obat.  Penyerahan obat harus dilakukan dengan baik dan sopan, mengingat pasien dalam kondisi tidak sehat.  Memastikan bahwa yang menerima obat adalah pasien atau keluarganya. Memberikan informasi cara penggunaan obat dan hal-hal yang terkait dengan obat tersebut, antara lain manfaat obat, makanan dan minuman yang harus dihindari, kemungkinan efek samping, cara penyimpanan obat , dan lain – lain. 



Pelayanan Informasi Obat



Pelayanan informasi obat harus benar, jelas, mudah dimengerti, akurat, bijaksana dan terkini sangat diperlukan dalam upaya penggunaan obat yang rasional oleh pasien. Petugas sangat perlu menyadari bahwa pasien berhak



menerima informasi yang menyangkut efek samping serta keadaan atau tingkat keparahan penyakit pasien hendaknya disampaikan secara hati – hati dan agar kerahasiaan penyakitnya dapat dijaga dengan sebaik – baiknya. Sebab utama mengapa penderita tidak menggunakan obat dengan tepat adalah karena penderita tidak mendapatkan kejelasan yang cukup dari yang memberikan pengobatan atau yang menyerahkan obat, oleh karena itu sangatlah penting memberikan waktu untuk memberikan penyuluhan kepada penderita tentang obat yang diberikan. Informasi yang perlu diberikan kepada pasien adalah : a. Waktu penggunaan obat b. Lama penggunaan obat c. Cara penggunaan obat yang benar d. Efek samping obat e. Cara penyimpanan obat. G. Sarana dan Prasarana Sarana adalah tempat, fasilitas dan peralatan yang secara langsung terkait dengan kegiatan kefarmasian, Sedangkan Prasarana adalah tempat, fasilitas dan peralatan yang secara tidak langsung mendukung pelayanan. Sarana dan prasarana yang perlu dimiliki oleh Puskesmas untuk meningkatkan kualitas pelayanan adalah sebagai berikut : 1. Papan Nama “ Apotek ” yang terlihat jelas oleh pasien.



11



2. Ruang tunggu yang nyaman bagi pasien. 3. Peralatan penunjang pelayanan kefarmasian, antara lain timbangan gram dan milligram, mortir-stamper, gelas ukur, corong, rak alat dan lain – lain. 4. Tersedia alat dan tempat untuk mendisplai informasi obat bebas dalam upaya penyuluhan pasien, misalnya untuk memasang poster, tempat brosur, leaflet, booklet dan majalah kesehatan. 5. Tersedia sumber informasi dan literatur obat memadai untuk pelayanan informasi obat, antara lain Farmakope Indonesia edisi terakhir, Informasi Spesialis Obat Indonesia ( ISO ) dan Informasi Obat Nasional Indonesia ( IONI ). 6. Tersedia tempat dan alat untuk melakukan peracikan obat yang memadai. 7. Tempat penyimpanan obat khusus seperti lemari es untuk suppositoria, serum dan vaksin, dan lemari terkunci untuk penyimpanan Narkotika sesuai dengan peraturan perundang – undang yang berlaku. 8. Tersedia kartu stok untuk masing-masing jenis obat untuk pemasukan dan pengeluaran obat, termasuk tanggal kadaluarsa obat, agar dapat dipantau dengan baik. 9. Tempat penyerahan obat, yang memungkinkan untuk melakukan pelayanan informasi obat



H. Sediaan farmasi dan perbekalan kesehatan Sediaan farmasi adalah obat, bahan obat, obat tradisional, dan kosmetik. Perbekalan kesehatan adalah semua bahan selain obat dan peralatan yang diperlukan untuk menyelenggarakan kesehatan. Ruang lingkup pengelolaan farmasi di Puskesmas mencakup : 1.



Perencanaan Perencanaan adalah proses kegiatan seleksi obat dan perbekalan



kesehatan untuk menentukan jumlah obat dalam rangka pemenuhan kebutuhan Puskesmas. Perencanaan kebutuhan untuk Puskesmas setiap periode dilaksanakan oleh pengelola obat dan perbekalan kesehatan di Puskesmas. Data mutasi obat yang dihasilkan oleh Puskesmas merupakan salah satu faktor utama dalam mempertimbangkan perencanaan kebutuhan obat tahunan. Dalam proses perencanaan kebutuhan obat per tahun, Puskesmas diminta menyediakan data pemakaian obat dengan menggunakan LPLPO fungsinya yaitu



Analisis



Penggunaan,



Perencanaan



Kebutuhan,



Pengendalian



Persediaan Dan Pembuatan Laporan Pengelolaan Obat. Selanjutnya UPOPK (Unit Pengelola dan Perbekalan Kesehatan) yang akan melakukan kompilasi dan analisa terhadap kebutuhan obat Puskesmas di wilayah kerjanya. Tujuan perencanaan adalah untuk mendapatkan :



13



1. Perkiraan jenis dan jumlah obat serta perbekalan kesehatan yang mendekati kebutuhan 2. Meningkatkan penggunaan obat secara rasional. 3. Meningkatkan efisiensi penggunaan obat. Metode yang lazim digunakan untuk menyusun perkiraan kebutuhan obat di tiap unit pelayanan kesehatan adalah : 2. Permintaan Obat atau Pengadaan Permintaan atau pengadaan obat adalah suatu proses pengumpulan dalam rangka menyediakan obat dan alat kesehatan untuk memenuhi kebutuhan pelayanan di Puskesmas. Tujuan permintaan obat adalah memenuhi kebutuhan obat dimasing-masing unit pelayanan kesehatan sesuai dengan pola penyakit di wilayah kerjanya. Sumber penyediaan obat di Puskesmas adalah berasal dari Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota. Obat yang diperkenankan untuk disediakan di Puskesmas adalah obat Esensial yang jenis dan itemnya ditentukan setiap tahun oleh Menteri Kesehatan dengan merujuk kepada Daftar Obat Esensial Nasional. Selain itu sesuai dengan kesepakatan global maupun keputusan Menteri Kesehatan No. 085 tahun 1989 tentang kewajiban menuliskan resep dan atau menggunakan obat generik di Pelayanan kesehatan milik pemerintah, maka hanya obat generik saja yang diperkenankan tersedia di Puskesmas. Adapun beberapa dasar pertimbangan dari Kepmenkes tersebut adalah :



1. Obat generik sudah menjadi kesepakatan global untuk digunakan diseluruh dunia bagi pelayanan kesehatan publik. 2. Obat generik mempunyai mutu, efikasi yang memenuhi standar pengobatan. 3. Meningkatkan cakupan pelayanan kesehatan publik bagi masyarakat. 4. Menjaga keberlangsungan pelayanan kesehatan publik 5. Meningkatkan efekivitas dan efisensi alokasi dana obat di pelayanan kesehatan publik. Berdasarkan UU No.8 tahun 1992 Tentang Kesehatan dan PP No.72 tahun 1999 tentang Pengamanan sediaan Farmasi dan Alat Kesehatan, yang diperkenankan untuk melakukan penyediaan obat adalah Apoteker. Puskesmas tidak diperkenankan melakukan pengadaan obat secara sendiri-sendiri. Permintaan obat untuk mendukung pelayanan obat dimasing-masing Puskesmas diajukan oleh kepala Puskesmas kepada Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota dengan menggunakan format LPLPO, sedangkan permintaan dari sub unit ke Kepala Puskesmas dilakukan secara Periodik menggunakan LPLPO sub unit. Untuk pengadaan, pada awalnya dibuat surat pesanan oleh Asisten Apoteker atau Apoteker berupa LPLPO, yang kemudian ditanda tangani oleh kepala Puskesmas yang bersangkutan. LPLPO dibuat sebanyak 4 rangkap, 1 lembar untuk Dinas Kesehatan Kabupaten / Kota setempat, 2 lembar untuk Gudang Farmasi dan 1 lembar sebagai Arsip. LPLPO dikirimkan pada setiap akhir bulan dan permintaan barang akan diterima pada setiap awal bulan. 15



Adapun macam – macam permintaan obat, sebagai berikut : a. Permintaan rutin, dilakukan sesuai dengan jadwal yang disusun oleh Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota. b. Permintaan khusus, dilakukan diluar jadwal distribusi rutin apabila : kebutuhan meningkat, menghindari kekosongan, penanganan Kejadian Luar Biasa (KLB), obat rusak dan kadaluarsa. c. Permintaan obat dilakukan dengan menggunakan formulir Laporan Pemakaian dan Lembar Permintaan Obat (LPLPO). d. Permintaan obat ditujukan kepada Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota dan selanjutnya diproses oleh UPOPK Kabupaten/Kota. Menentukan jumlah permintaan obat, yaitu dengan menggunakan Formulir LPLPO. Data yang diperlukan yaitu data pemakaian obat periode sebelumnya, jumlah kunjungan resep, data penyakit, dan frekuensi distribusi obat oleh UPOPKK. 3. Penerimaan Obat Penerimaan obat adalah suatu kegiatan dalam menerima



obat - obatan



yang diserahkan dari unit pengelola yang lebih tinggi kepada unit pengelola dibawahnya. Tujuan penerimaan obat adalah agar obat yang diterima sesuai dengan kebutuhan berdasarkan permintaan yang diajukan oleh Puskesmas Alur penerimaan obat :



Gudang obat Puskesmas merupakan tempat yang digunakan untuk menyimpan semua perbekalan farmasi untuk kegiatan yang dilakukan di puskesmas. Adapun persyaratan gudang obat puskesmas sebagai berikut : a. Cukup luas minimal 3×4 M b. Ruangan kering tidak lembab. c. Adanya ventilasi agar ada aliran udara dan tidak lembab atau panas. d. Perlu cahaya yang cukup, namun jendela harus mempunyai Pelindung untuk menghindarkan adanya cahaya langsung. e. Lantai dibuat dari semen yang tidak memungkinkan bertumpuknya debu atau kotoran lain, bila perlu dibuat alas papan. f. Dinding dibuat licin. g. Hindari pembuatan sudut lantai dan dinding yang tajam h. Gudang digunakan khusus untuk penyimpanan obat. i. Mempunyai pintu yang di lengkapi kunci ganda. j. Tersedia lemari atau laci khusus untuk narkotik dan psikotropik yang selalu terkunci. k. Sebaiknya ada pengukur suhu ruangan. Pengaturan penyimpanan obat : a. Obat di susun secara alfabetis. b. Obat dirotasi dengan sistem FIFO dan FEFO c. Obat disimpan pada rak d. Obat yang disimpan pada lantai harus sesuai dengan petunjuk 17



e. Cairan dipisahkan dari padatan f. Sera, vaksin, suppositoria disimpan dalam lemari pendingin 4. Distribusi Distribusi adalah kegiatan pengeluaran obat dan penyerahan obat secara merata dan teratur untuk memenuhi kebutuhan obat sub unit pelayanan kesehatan seperti kamar obat, laboratorium, pustu, pusling, dan posyandu. Tujuan distribusi adalah memenuhi kebutuhan obat sub unit pelayanan kesehatan yang ada di wilayah kerja puskesmas dengan jenis, mutu, jumlah, dan tepat waktu. Hal – hal yang perlu diperhatikan dalam menentukan frekuensi distribusi, yaitu: 1. Jarak Sub Unit Pelayanan. 2. Biaya Distribusi yang tersedia. Dalam menentukan jumlah obat perlu diperhatikan : 1. Pemakaian rata – rata tiap jenis obat. a. Sisa stok. b. Pola penyakit. c. Jumlah kunjungan dimasing – masing sub unit pelayanan kesehatan. 2. Penyerahan obat dapat dilakukan dengan cara : a. Gudang obat menyerahkan / mengirimkan obat dan diterima di unit pelayanan.



b. Penyerahan di gudang Puskesmas diambil sendiri oleh sub unit pelayanan. Obat diserahkan bersama – sama dengan formulir LPLPO dan lembar pertama disimpan sebagai tanda bukti penerimaan obat. 5. Pengendalian Pengendalian adalah suatu kegiatan untuk memastikan tercapainya sasaran yang diinginkan sesuai dengan strategi dan program yang telah ditetapkan sehingga tidak terjadi kelebihan dan kekurangan atau kekosongan obat diluar pelayanan kesehatan dasar. Tujuan pengendalian agar tidak terjadi kelebihan atau kekosongan obat di unit kesehatan pelayanan dasar. Kegiatan pengendalian adalah : a. Memperkirakan atau menghitung pemakaian rata-rata periode tertentu di Puskesmas dan seluruh unit pelayanan. Jumlah stok ini disebut stok kerja. b. Menentukan : -



Stok optimum adalah jumlah stok obat yang diserahkan kepada unit pelayanan agar tidak mengalami kekurangan atau kekosongan.



-



Stok pengaman adalah jumlah stok yang disediakan untuk mencegah terjadinya suatu hal yang tidak terduga, misalnya keterlambatan pengiriman dari UPOPPK



-



Menentukan waktu tunggu ( Leadtime ), yaitu waktu yang diperlukan dari mulai pemesanan sampai obat diterima. Pengendalian obat terdiri dari : a. Pengendalian persediaan 19



Untuk melakukan pengendalian persediaan diperlukan pengamatan terhadap stok kerja, stok pengaman, waktu tunggu dan sisa stok. Agar tidak terjadi kekosongan obat dalam persediaan, maka perlu diperhatikan hal – hal berikut : -



Cantumkan jumlah stok pada kartu stok.



-



Laporkan segera kepada UPOPPK, jika terdapat pemakaian yang melebihi rencana karena keadaan yang tidak terduga.



-



Buat laporan sederhana secara berkala kepada kepala puskesmas tentang pemakaian obat tertentu yang banyak dan obat jenis lainnya yang masih mempunyai persediaan banyak. b. Pengendalian penggunaan Tujuan pengendalian persediaan adalah untuk menjaga kualitas pelayanan obat dan meningkatkan efisiensi pemanfaatan dana obat. Pengendalian penggunaan meliputi presentase penggunaan antibiotik, presentase obat penggunaan obat generik, kesesuaian dengan pedoman. 6. Penanganan obat hilang Tujuan penanganan obat hilang sebagai bukti pertanggung jawaban kepala puskesmas sehingga diketahui persediaan obat saat itu. Untuk menangani kejadian obat hilang, perlu dilakukan langkah – langkah sebagai berikut : a. Petugas pengelola obat yang mengetahui kejadian obat hilang segera menyusun daftar jenis dan jumlah obat hilang, serta melaporkan kepada kepala puskesmas. Daftar obat hilang tersebut nantinya akan digunakan



sebagai lampiran dari berita cara obat hilang yang diterbitkan oleh kepala puskesmas. b. Kepala puskesmas kemudian memeriksa dan memastikan kejadian tersebut, serta menerbitkan berita acara obat hilang. c. Kepala puskesmas menyampaikan laporan kejadian tersebut kepada Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten/Kota, disertai berita acara obat hilang. d. Petugas pengelola obat selanjutnya mencatat jenis dan jumlah obat yang hilang tersebut pada masing-masing kartu stok. e. Apabila jumlah obat yang tersisa diperhitungkan tidak lagi mencukupi kebutuhan pelayanannya, segera disiapkan LPLPO untuk mengajukan tambahan obat. f. Apabila hilangnya obat karena pencurian maka dilaporkan kepada kepolisian dengan membuat berita acara. g. Penyimpanan obat Obat disimpan dalam lemari atau kotak – kotak tertentu. Untuk obat-obatan Narkotik, Psikotropik hendaknya ditempat dalam lemari yang terkunci. Tempatkan obat secara terpisah berdasarkan bentuk seperti kapsul, tablet, sirup, salep, injeksi dan lain-lain. Vaksin dan serum ditempatkan dalam lemari pendingin. Susunan obat berdasarkan alfabetis dan diterapkan sistem FIFO dan FEFO. 7. Pencatatan dan pelaporan



21



Pencatatan dan pelaporan data obat di Puskesmas merupakan rangkaian kegiatan dalam rangka penatalaksanaan obat-obatan secara tertib, baik obat – obatan yang diterima, disimpan, didistribusi dan digunakan di puskesmas dan atau unit pelayanan lainnya. Tujuan pencatatan dan pelaporan adalah sebagai bukti bahwa suatu kegiatan yang telah dilakukan, sumber data untuk melakukan pengaturan dan pengendalian, sumber data dalam pelaporan. Selain itu, pencatatan stok obat juga bertujuan untuk mengetahui pengeluaran dan pemasukan obat, sehingga mudah dimonitor. Pencatatan stok obat meliputi keluar masuknya obat, baik obat narkotik, psikotropik ataupun jenis obat lain yang dicatat dalam kartu stok masing – masing. Pencatatan stok dapat dilakukan untuk periode tertentu, baik per hari, per minggu atau pun per bulan. Pencatatan pada buku pemasukan, hanya dilakukan pada waktu barang masuk ke apotek di puskesmas. Penyelengaraan pencatatan : 1. Gudang Puskesmas a. Penerimaan dan pengeluaran obat gudang dicatat dalam kartu stok. b. LPLPO dibuat berdasarkan kartu stok obat dan catatan harian penggunaan obat. 2. Kamar Obat a. Jumlah obat yang dikeluarkan untuk pasien dicatat pada buku pengeluaran harian.



b. LPLPO ke gudang obat dibuat berdasarkan catatan pemakaian harian dan sisa stok. c. Kamar Suntik Setiap hari pemakaian obat dicatat pada buku penggunaan obat suntik dan menjadi sumber data untuk permintaan tambahan obat. 3. Puskesmas Keliling : a. Pencatatan dilaksanakan seperti pada kamar obat. b. LPLPO



dibuat



3



rangkap



yaitu



rangkap



untuk



Dinkes



Kabupaten/Kota melalui UPOPPK, untuk diisi jumlah yang diserahkan. c. Setelah ditanda tangani disertai 1 rangkap lainnya disimpan LPLPO d. 1 rangkap lainnya disimpan UPOPPK. e. 1 rangkap untuk Arsip Puskesmas Pelaporan dilakukan secara periodik, setiap awal bulan. Untuk puskesmas yang mendapatkan distribusi LPLPO dikirim setiap awal bulan begitu juga untuk puskesmas yang mendapatkan distribusi setiap triwulan. 2.2. Gudang Farmasi A. Pengertian Instalasi gudang farmasi dan perlengkapan kesehatan merupakan unit pelaksanaan teknis dinas kesehatan yang bertanggung jawab kepada kepala daerah melalui dinas kesehatan, mempunyai tugas menerima, meyimpan,



23



memelihara, dan mengamankan serta mendistribusikan obat, alat kesehatan, perbekalan



dan



perlengkapan



kesehatan



dan



pelaksanaan



urusan



ketatausahaan. 1. Tugas gudang farmasi Tugas gudang farmasi adalah sebagai berikut : a. Gudang farmasi mempunyai tugas mengadakan, menerima, menyimpan, memelihara, dan mengamankan serta mendistribusikan obat, alat kesehatan, perbekalan dan perlengkapan kesehatan. b. Uraian tugas sebagaimana dimaksud pada point di atas adalah sebagai berikut : 1) Perencanaan



kebutuhan



obat



untuk



pelayanan



kesehatan



dasar



disusun oleh tim perencanaan obat terpadu berdasarkan sistem “buttom up” 2) Perhitungan rencana keutuhan obat untuk 1 tahun anggaran disusun dengan menggunakan pola konsumsi dan atau epidimiologi. 3) Mengkoordinasikan perencanaan kebutuhan obat dari beberapa sumber dana, agar jenis dan jumlah obat yang disediakan



sesuai dengan



kebutuhan dan tidak tumpang tindih. 4) Kepala



dinas



kesehatan



kabupaten/kota



mengajukan



rencana



kebutuhan obat kepada pemerintah kabupaten/kota, pusat, provinsi, dan sumber lainnya.



5) Melakukan pelatihan petugas pengelola obat publik dan perbekalan kesehatan untuk puskesmas. 6) Melakukan bimbingan teknis, monitoring, dan evaluasi ketersediaan obat publik dan perbekalan kesehatan ke puskesmas. 7) Melaksanakan advokasi penyediaan anggaran kepada pemerintah kabupaten/kota. 8) Dinas



kesehatan



kabupaten/



kota



bertanggung



jawab



terhadap



pendistribusian obat kepada unit pelayanan kesehatan dasar. 9) Dinas



kesehatan



kabupaten/



kota



bertanggung



jawab



terhadap



jaminan mutu obat yang ada di gudang farmasi. 2. Fungsi Gudang Farmasi Untuk melaksanakan tugas yang dimaksud tersebut di atas instalasi gudang farmasi dan perlengkapan kesehatan mempunyai fungsi: a. Perencanaan koordinasi dan pemantauan pelaksanaan tugas di lingkungan unit b. Menyimpan dan mendistribusian obat-obatan, alat kesehatan dan perbekalan kesehatan lainnya pada unit-unit pelayanan kesehatan c. Pelaksanaan



perncatatan



dan



evaluasi



mengenai



ketersediaan/



penggunaan obat-obatan, alat kesehatan dan perbekalan kesehatan d. Pelaksanaan



pembinaan



pemeliharaan



kesehatan dan perbekalan kesehatan



25



mutu



obat-obatan,



alat



e. Pengamatan secara umum terhadap khasiat obat yang ada dalam persediaan f. Pemberian informasi mengenai pengelolaan obat, alat kesehatan dan perbekalan kesehatan. 3. Tujuan Gudang Farmasi Tujuan umum : Terlaksananya



ketersediaan , pemerataan, mutu, dan keterjangkauan



sediaan farmasi dan alat kesehatan secara aman, efektif dan efisien pada instalasi gudang farmasi dan perlengkapan kesehatan. Tujuan khusus: Terlaksananya penyimpanan dan distribusi obat yang merata dan teratur secara tepat jumlah, waktu dan tempat. a. Terlaksananya



pengendalian



persediaan



obat



dan



pembekalan



kesehatan b. Meningkatnya kompetensi sumber daya manusia (SDM) tenaga farmasi dengan adanya jabatan fungsional. c. Pengelolaan SDM di UPTD, sehingga efektif dan efisien. B. Pengelolaan SDM di UPTD Agar organisasi di Gudang Farmasi berjalan lancar, maka diperlukan tenaga yang sesuai untuk pengelolaan obat. Tenaga yang dibutuhkan untuk menjalankan manajemen di Gudang Farmasi adalah : Apoteker, Asisten



Apoteker, Tenaga SMU/Sarjana lainnya. Menurut Depkes (2005), jumlah tenaga yang tersedia dalam jumlah yang memadai akan memudahkan organisasi mencapai tujuan. C. Manajemen Perbekalan Farmasi Pelayanan kefarmasian yang dilakukan di gudang farmasi kabupaten meliputi perencanaan, pengadaan/ penerimaan, penyimpanan, pemeliharaan, pengamanan dan pendistribusiaan persediaan obat dan perbekalan kesehatan kepada puskesmas di kabupaten Kaltara, sarana kesehatan dan pihak lainnya. 1.



Perencanaan Tujuan dari perencanaan adalah agar terjadi kesinambungan antara permintaan dan ditribusi , sehingga distribusi obat berjalan lancar dari pihak gudang farmasi ke pihak yang membutuhkan serta menghindari terjadinya stock out (kekosongan) obat. Metode yang digunakan dalam melakukan perencanaan adalah : a. Metode Morbiditas/Epidimiologi Metode perencanaan yang di dasarkan pada penyakit yang ada di suatu daerah atau yang paling sering muncul di masyarakat. b. Metode Konsumsi Metode konsumsi adalah suatu metode perencanaan obat berdasarkan pada kebutuhan riil obat pada periode lalu dengan penyesuaian dan koreksi berdasarkan pada penggunaan obat tahun sebelum nya.



27



c. Metode Campuran Metode yang merupakan gabungan dari metode konsumsi dan metode epidimiologi. 2.



Pengadaan dan Penerimaan Tujuan dari pengadaan adalah memperoleh obat yang di butuhkan dengan harga layak,mutu baik, pengiriman obat terjamin tepat waktu, proses berjalan lancar tidak memerlukan waktu dan tenaga yang berlebihan. Pengadaan dilakukan untuk merealisasikan kebutuhan yang telah direncanakan dan di setujui,melalui : a. Pembelian secara tender (oleh panitia pembelian barang farmasi) b. Pembelian secara langsung dari pabrik/distributor/pedagang besar farmasi (PBF)/rekanan c. Sumbangan/droping/hibah Penerimaan



barang



merupakan



bagian



penting



dalam



proses



pengelolaan obat. Obat atau perbekalan kesehatan yang di terima haruslah memenuhi ketentuan diantaranya adalah tepat jenis, tepat jumlah dan waktu kadaluarsa obat dan perbekalan kesehatan yang diterima dicatat dengan mempergunakan formulir penerimaan obat dan perbekalan kesehatan. Beberapa



ketentuan



yang



harus



di



laksanakan berkenaan dengan prosedur penerimaan obat dan perbekalan kesehatan yaitu : 1) Dasar



a) Surat order pembelian atau kontrak b) Faktur pengantar 2) Proses a) Cek keabsahan dukumen b) Cek keabsahan barang c) Cek jenis yang sesuai dengan SOP ( surat order/pembelian obat) dan faktur pengantar d) Cek kualitas barang e) Cek



jumlah



barang yang



sesuai



dengan SOP ( surat



order/pembelian obat) dan faktur pengantar f) Cila semua sesuai , buat BA (berita acara) penerimaan g) Buat laporan penerimaan h) Catat pada buku masuk i) Catat pada kolom gudang dan kolom kurang j) Lanjut dengan proses penyimpanan Dalam hal ini penerimaan barang hal-hal yang harus diperhatikan adalah : a. Sumber barang obat dan perbekalan kesehatan di dapat dari sumber: APBN (DAK), APBD (DAU), ASKES, program-program dinas kesehatan, bantuan kemanusiaan (jika terjadi bencana alam) b. Kondisi barang c. Tanggal kadaluarsa (Expired Date) 29



d. Jumlah barang 3. Penyimpanan dan Pemeliharaan Merupakan kegiatan pengaturan perbekalan farmasi dan perlengkapan kesehatan menurut persyaratan yang di tetapkan yaitu dibedakan menurut bentuk sediaan dan jenisnya, suhunya, kestabilannya, mudah tidaknya meledak/terbakar, Tahan/tidaknya terhadap cahaya, disertai dengan sistem informasi yang selalu menjamin ketersediaan perbekalan farmasi sesuai kebutuhan.di gudang farmasi, obat juga di simpan sesuai sumber anggaran obat atau perbekalan kesehatan tersebut.sediaan narkotik dan psikotropik di simpan pada lemari khusus. Penyimpanan harus dapat menjamin bahwa obat tetap dalam bentuk sediaan awalnya tanpa mengalami perubahan fisik maupun kimia yang dapat



mempengaruhi



efek



kliniknya



saat



digunakan.macam-macam



sistem penataan obat: 1) First In First Out Yaitu obat yang mempunyai tanggal kadaluarsa lebih dahulu di letakkan



di



depan



obat



yang



mempunyai



tanggal



kadaluarsa



kemudian. 2) First In First Out (FIFO) Yaitu obat yang datang kemudian di letakkan di belakang obat yang terdahulu. Pengelolaan penyimpanan obat dilakukan sedemikian rupa sehingga:



a. Kualitas obat dalam perbekalan kesehatan dapat di pertahankan. b. Obat dan perbekalan kesehatan terhindar dari kerusakan fisik. c. Pencarian obat dan kesehatan mudah dan cepat. d. Obat dan perbekalan kesehatan aman dari pencurian. e. Mempermudahkan pengawasan stock obat dan perbekalan kesehatan. Obat dan perbekalan kesehatan yang disimpan perlu dilengkapi dengan kartu stock. Informasi yang tertera antara lain : tanggal obat atau perbekalan kesehatan, jumlah, expired date, nomor batch, dan paraf petugas. Kartu stock berfungsi sebagai alat pantau dari obat dan perbekalan kesehatan yang di simpan. Barang-barang perbekalan/perlengkapan kantor baik yang ada didalam gudang maupun yang ada pada unit pemakai harus selalu dipelihara agar siap untuk di guanakan dan juga untuk memperpanjang usia pemakaian dalam rangka menghemat anggaran. 4. Pendistribusian Merupakan kegiatan mendistribusikan obat dan perlengkapan kesehatan kepada pihak-pihak terkait seperti puskesmas dan pelayanan kesehatan lainya. 5. Pencatatan dan Pelaporan Pencatatan obat di gudang farmasi kabupaten/Kota : Pencatatan obat adalah proses kegiatan membuat catatan secara tertib dalam rangka melakukan penata usahaan obat-obatan, baik yang di terima, disimpan, didistribusikan 31



maupun yang digunakan di puskesmas (Depkes, 2005). Ketepatan



dan



kebenaran pencatatan dan laporan/informasi merupakan factor yang sangat penting dalam keberhasilan manajemen logistic obat. Proses perencanaan dilakukan berdasarkan rekapitulasi pemakaian obat seluruh puskesmas dan data pendukung lainnya seperti data epididemiologi atau pola penyakit. Dengan demikian ketepatan data dan informasi pemakaian obat puskesmas



sangat



mempengaruhi ketersediaan



obat



di



kabupaten.



Berdasarkan fungsinya kegiatan pencatatan dan pelaporan terbagi atas : 1) pencatatan dan pengelolaan data untuk mendukung perencanaan pengadaan obat. 1) Komplikasi pemakaian obat, dibuat berdasarkan data LPLPO yang dilaporkan oleh masing-masing peskesmas. Hasil kompilasi digunakan untuk menghitung kebutuhan obat dengan metode konsumsi. 2) Komplikasi



data



penyakit,



dilakukan



dengan



bantuan



lembat



komplikasi Data Penyakit (LB-1) dari masing-masing Puskesmas. Data ini digunakan untuk menghitung kebutuhan obat berdasarkan metode morbiditas. 3) Estimasi kebutuhan obat, dilakukan sebagai bahan penyusunan rencana pengadaan obat untuk pemakaian tahun yang akan datang, dapat dilakukan baik dengan metode konsumsi atau mordibilitas. 4) Pembagian menurut sumber dana, hasil perhitungan kebutuhan obat yang telah dilakukan dibagi lebih rinci menurut sumber dana obat.



5) Rekonsiliasi pengadaan obat, menyesuaikan rencana pengadaan obat dengan alokasi dana obat yang tersedia. 6) Pencatatan dan pengolahan data untuk mendukung pengendalian persediaan obat a. Kartu persediaan barang, digunakan untuk mencatat semua kegiatan mutasi obat di gudang, antara lain mencatat jumlah penerimaan, pengeluaran, hilang, rusak atau kadaluarsa. Hasil pencatatan ini merupakan basis data yang selanjutnya digunakan sebagai bahan uji silang terhadap stok obat dalam gudang penyimpanan. b. Kartu induk persediaan barang, digunakan sebagai duplikasi kartu stok, juga dapat digunakan untuk komplikasi jenis dan jumlah obat yang di mutasikan dalam waktu tertentu serta untuk kompilasi sisa stok akhir dari semua jenis obat yang tersimpan di gudang. Kartu ini bermanfaat sebagai control bagi kepala gudang farmasi dan sebagai alat bantu dalam penyusunan laporan, perencanaan,



pengadaan



dan



distribusi



serta



pengendalian



persediaan dan pemantauan ketersediaan obat. c. Kartu realisasi pengadaan obat, digunakan untuk mencatat realisasi pengadaan tiap jenis obat oleh masing-masing sumber dana obat.



33



2) Pencatatan dan pengolahan data untuk mendukung pengendalian distribusi a. Penentuan stok optimum obat puskesmas, perumusan stok optimum persediaan dilakukan dengan memperhitungkan siklus distribusi rata-rata pemakaian, waktu tunggu serta ketentuan mengenai stok pengaman (DepKes,2002) b. Perhitungan tingkat kecukupan obat, dapat dilakukan dengan menghitung sisa stok obat di GFK dibagi dengan total kebutuhan stok



optimum



obat



di



puskesmas.



Pencatatan



stok



obat



dikabupaten merupakan penata-usahaan obat yang dilakukan oleh pengelola obat kabupaten, dalam hal ini adalah gudang farmasi. Pencatatan obat dilakukan terhadap : a) Penerimaan obat yang berasal dari berbagai sumber anggaran pengadaan obat, baik dari APBD I, APBD II dan JKN, Program dan lain-lain. b) Pencatatan nama obat, jenis obat, masa kada luarsa obat. c) Pencatatan harga obat, sesuai dengan SK menkes. d) Penyimpanan di gudang farmasi.



e) Penyerahan/distribusi obat kepada puskesmas atas permintaan yang diajukan melalui LPLPO f) Perencanaan kebutuhan obat kabupaten Pelaporan obat di gudang farmasi kabupaten/Kota : Dinas kesehatan membuat laporan bulanan yang dinamakan laporan bulanan yang dibuat oleh gudang farmasi. Pelaporan laporan bulanan jadwalkan paling lambat tanggal 10 setiap bulan pelaporan. Untuk pelaporan obat kedinas kesehatan propinsi dilakukan setiap tiga bulan sekali (triwulan). a. Laporan Mutasi Laporan mutasi obat adalah laporan berkala mengenai mutasi



yang



dilakukan pertriwulan yang berisi jumlah penerimaan, pengeluaran dan sisa stok yang ada di GFK, kecuali narkotika dan psikotropika yang dilaporkan setiap bulan. Kegunaan laporan ini adalah mengetahui jumlah



penerimaan



dan



jumlah



pengeluaran



obat pertriwulan



,



mengetahui sisa stok obat pertriwulan dan sebagai pertanggung jawaban bagi kepala GFK dan bendaharawan barang. b. Laporan kegiatan distribusi Laporan distribusi berfungsi sebagai laporan puskesmas atau mutasi obat dan /kunjungan resep pertahun. Informasi yang didapat antara lain jumlah obat yang tersedia/stok akhir. Jumlah



35



kunjungan resep. Manfaat laporan ini adalah mengetahui jumlah persediaan



obat



di setiap unit pelayanan kesehatan, mengetahui



perbandingan sisa stok dengan pemakaian perbulan dan perbandingan jumlah persediaan dengan jumlah pemakaian per bulan. c. Laporan supervisi puskesmas



Laporan ini disampaikan pertriwulan



kepada kepala dinas kesehatan kabupaten/Kota dengan tembusan bupati, yang berisi rencana dan realisasi triwulan kegiatan supervise ke puskesmas, administrasi persediaan obat di puskesmas, pelayanan obat di puskesmas dan pola peresepan serta informasi obat. d. Laporan pencatatan persediaan akhir tahun anggaran Laporan ini merupakan laporan pertanggung jawaban kepala gudang farmasi kabupaten/kota yang berisi semua aspek yang berkaitan dengan manajemen logistic obat dalam satu tahun. Laporan dibuat setiap akhir tahun anggaran yang memuat jumlah penerimaan dan pengeluaran selama satu tahun anggaran dan persediaan pada akhir tahun anggaran yang bersangkutan. Kegunaan laporan ini adalah mengetahui jumlah penerimaan



dan



pengeluaran



obat



selama



satu tahun



anggaran,



mengetahui sisa persediaan obat pada khir tahun anggaran dan sebagai bahan pertanggung jawaban kepala GFK dan bendaharawan barang.



e. Laporan pengelolaan obat tahunan Fungsi laporan ini adalah dapat mengukur tingkat kinerja pengelolaan obat di kabupaten selama satu tahun anggaran. Kegiatan yang harus dilakukan antara lain mempersiapkan pencacahan obat per 31 Desember di tingkat puskesmas, menyusun daftar obat yang diterima pada tahun berjalan yang berasal dari bebagai sumber anggaran, mengevaluasi LPLPO/LB2 untuk mendapatkan informasi mengenai pemakaian rata-rata tiap jenis obat dan jumlah kunjungan resep. f. Laporan pemakaian dan lembar permintaan Obat (LPLPO) LPLPO adalah laporan pemakaian dan lembar permintaan obat yang disampaikan oleh puskesmas atau unit pelayanan kesehatan kepada unit pengelola obat di kabupaten/kota. Formulir ini digunakan untuk permintaan dan pemakaian obat. Kegunaan LPLPO antara lain : 1) Sebagai bukti pengeluaran obat di GFK 2) Sebagai bukti penerimaan obat di puskesmas 3) Sebagai surat pesanan obat dari puskesmas



kepada



dinas



kesehatan dan GFK. 4) Sebagai bukti penggunaan obat di puskesmas. -



Penghapusan Penghapusan adalah rangkaian kegiatan pemusnahan sediaan farmasi dalam rangka pembebasan barang milik/ kekayaan Negara dari tanguung jawab berdasarkan peraturan perundang-undangan yang berlaku. Tujuan penghapusan sediaan farmasi adalah sebagai berikut :



37



1) Penghapusan merupakan bentuk pertanggung jawaban petugas terhadap sediaan farmasi/ obat-obatan yang diurusinya, yang sudah ditetapkan untuk dihapuskan/ di musnahkan sesuai dengan ketentuan yang berlaku. 2) Menghindarkan



pembiayaan



(biaya



penyimpanan pemeliharaan,



penjagaan dan lain-lain) atau barang yang sudah tidak layak untuk dipelihara. 3) Menjaga keselamatan dan terhindar dari pengotoran lingkungan. Kegiatan penghapusan sediaan farmasi : a) Membuat daftar sediaan farmasi / obat-obatan yang akan di hapuskan beserta alasan-alasannya b) Pisahkan sediaan farmasi / obat—obatan yang kadaluarsa/ rusak pada tempat tertentu sampai pelaksanaan pemusnahan c) Pisahkan narkotika dan psikotropika dari obat lainnya d) Melaporkan kepada atasan mengenai sediaan farmasi/ obat-obatan yang dihapuskan e) Membentuk panitia pemeriksaan sediaan farmasi / obat-obatan melalui surat keputusan Bupati/Walikota f) Membuat berita acara hasil pemeriksaan sediaan farmasi / obat-obatan oleh panitia pemeriksaan dan penghapusan sediaan farmasi / obatobatan



g) Melaporkan hasil pemeriksaan kepada yang berwenang / pemilik obat Melaksanakan



penghapusan



berwenang.



39



setelah



ada



keputusan



dari



yang



BAB III PEMBAHASAN 3.1 Puskesmas A. Puskesmas Lingkas Ujung Puskesmas Lingkas Ujung merupakan puskesmas rawat jalan dengan luas 480 m2. Puskesmas Lingkas Ujung



beralamat di Jalan Yos sudarso No.62



Kel.Lingkas-ujung, Kecamatan Tarakan timur dengan kode pos 77125. Nomer telepon puskesmas ini adalah (0551) 8562. B. Makna logo Makna dari Logo Puskesmas Lingkas Ujung , Gambar tangan memiliki makna kesiapan dalam melayani yang lebih baik bagi seluruh masyarakat pengguna layanan di Puskesmas Lingkas Ujung . Gambar orang diatas tangan memiliki arti upaya pelayanan kesehatan bagi masyarakat wilayah kerja Puskesma Lingkas Ujung . Warna dominan biru pada tangan bermakna: keteduhan, kedalaman, ketenangan dalam memberikan pelayanan. Warna hijau muda sebagai warna ciri khas institusi kesehatan selain warna kesuburan dan kesatuan layanan. Dan lambang hexagonal hijau diantara tangan dan orang adalah lambang dari puskesmas dan merupakan keharusan sesuai dengan Permenkes No.75 Tahun 2014 Tentang Pusat Kesehatan Masyarakat. Gambar dari logo Puskesmas Lingkas Ujung dapat dilihat pada lampiran.



C. Visi misi dari Puskesmas Lingkas Ujung 1. VISI Menjadi salah satu puskesmas yang memberikan pelayanan kesehatan yang prima yang berkualitas di dalam dan diluar gedung untuk mewujudkan kota Makassar sehat 2015 2. MISI a. Meningkatkan mutu pelayanan dengan memberi pelayanan yang cepat , tepat , terjangkau , aman dan nyaman ( prima ) , yang dilaksanakan sesuai prosedur secara bertahap , berkesinambungan dan terarah b. Menyiapkan tenaga kesehatan yang memiliki kemampuan dan keterampilan serta dedikasi yang tinggi c. Memasyrakatkan sikap hidup sehat sebagai landasan program kegiatan 3. MOTO : Sehat untuk semua. D. Struktur Organisasi Puskesmas Lingkas Ujung



1. Kepala Puskesmas 2. Wakil managemen mutu ( WMM ) 3. Kepala sub bagian tata usaha 1.



Keuangan



2.



Perlengkapan



.



41



4. Unit pelayanan teknis Fungsional Puskesmas Unit kesehatan masyarakat



:



1. Upaya Promosi Kesehatan 2. Upaya Kes. Gigi & Mulut 3. Upaya KIA , KB & imunisasi 4. Upaya Kesehatan Masyarakat 5. Upaya Persalinan 6. Upaya kesehatan pasca persalinan Unit kesehatan perorangan 1. Jaringan pelayanan Puskesmas 2. Unit Puskesmas Pembantu 3. Unit Puskesmas keliling 4. Unit Bidan Komunitas E. Sarana Puskesmas Lingkas Ujung Puskesmas



Lingkas



Ujung



mempunyai



luas 480m2 .



Puskesmas terdiri dari : -



Ruang Pendaftaran & rekam medik



- Laboratorium



-



Ruang tunggu



- Ruang strelisasi



-



Ruang Farmasi



- KM/WC



-



Ruang promosi kesehatan



- Gudang



-



Ruang kes. Gigi & Mulut



- Dapur



Bangunan



-



Ruang pemeriksaan umum



- Ruang rapat



-



Ruang administrasi kantor



- Ruang KIA,KB & Imunisasi



-



Ruang kepala puskesmas



- Ruang ASI



-



Ruang pasca persalinan



- Ruang persalinan



-



Ruang tindakan Sarana kesehatan yang ada di wilayah kerja Puskesmas Lingkas Ujung adalah



sebagai berikut : 7) Rumah Sakit



: 1 buah



8) Puskesmas Pembantu



: 2 buah



9) Posyandu



: 31 buah



10) Dokter / Bidan Praktek



: 18 buah



11) Rumah Bersalin



: 2 buah



12) Apotik



: 22 buah



13) Toko Obat



: 11 buah



14) Optikal



: 1 buah



15) Pengobatan Tradisional



: 2 buah



F. Data Ketenagaan Dalam melaksanakan kegiatan pelayanan kesehatan kepada masyarakat baik yang sifatnya di dalam gedung maupun di luar gedung Puskesmas Lingkas Ujung , tenaga yang ada berjumlah 45 orang terdiri dari 27 orang berstatus PNS, dan 18 orang



43



tenaga



magang. Dari jumlah



tenaga



tersebut



dengan



pendidikan sebagai berikut : - Dokter Umum



: 2 orang



- Dokter Gigi



: 2 orang



- S1 Keperawatan



: 3 orang



- SKM



: 3 orang



- Apoteker



: 1 orang



- Sarjana Lainnya



: 3 orang



- D3 Keperawatan



: 5 orang



- D3 Analisis Kesehatan



: 1 orang



- D3 Kesehatan Lingkungan



: 1 orang



- Ahli Madya Gizi



: 1 orang



- Pekarya Kesehatan



: 1 orang



- Bidan



: 2 orang



- SPRG



: 1 orang



- SPK



: 1 orang



Sedangkan untuk Tenaga Magang adalah sebagai berikut : - SKM



: 5 orang



S1 Keperawatan



: 2 orang



- S. Farm



: 1 orang



SPK



: 2 orang



- D3 Keperawatan



: 2 orang



SMA



: 2 orang



- D3 Kebidanan



: 2 orang



SMP



: 2 orang



kriteria



G. Pengelolaan 1. Pengelolaan Puskesmas Pelayanan pada Puskesmas Lingkas Ujung di laksanakan setiap hari senin hingga sabtu dengan pelayanan selama 3 jam yaitu mulai dari pukul 08.00 – 11.00 WITA sedangkan untuk jadwal jam kerja pegawai Puskesmas Lingkas Ujung di mulai dari pukul 07.30 – 14.00 WITA. 2. Pengelolaan SDM ( Sumber Daya Manusia ) Di Puskesmas Lingkas Ujung sangat memperhatikan kualitas sumber daya manusia ( SDM ) yang ada di ruang lingkupnya . Hal itu di tinjau dari pengelolaan SDM atau ke ikut sertaan para pegawainya dalam berbagai kegiatan seperti : seminar, pelatihan, maupun kegiatan Kesehatan lainnya. Hal itu bertujuan untuk meningkatkan kualitas dari Puskesmas, dilihat dari Sumber Daya Manusia yang ada di dalamnya. 3. Pengelolaan Perbekalan Farmasi di Puskesmas Lingkas Ujung a. Perencanaan Perencanaan perbekalan farmasi dilakukan dengan baik dan sistematis karena dilakukan oleh petugas Puskesmas Lingkas Ujung khususnya di bagian Apotek. Dilakukan dengan cara mengajukan data kepada Dinas Kesehatan sesuai dengan kebutuhan obat yang di perlukan di Puskesmas Lingkas Ujung . Perencanaan dilakukan setiap pertengahan tahun sebagai persiapan stok obat untuk tahun depan. b. Pengadaan 45



Pengadaan obat di Puskesmas Lingkas Ujung berjalan dengan baik. Permintaan obat dimasukkan ke dinas Kesehatan, kemudian dinas Kesehatan mengadakan obat sesuai dengan kebutuhan puskesmas yang di minta dengan dilampirkan rencana kebutuhan obat. c. Penerimaan Obat Penerimaan obat di Puskesmas Lingkas Ujung sesuai dengan Ampra (buku permintaan) yang dilakukan setiap bulan yang sesuai dengan LPLPO (Laporan Pemakaian dan Lembar Permintaan Obat) yang dimasukkan pada awal bulan ke Gudang Farmasi. Kemudian Petugas Apotek menunggu panggilan obat untuk di ambil ke gudang Farmasi. d. Pendistribusian obat Pendistribusian obat di berikan kepada PUSTU (Puskesmas Pembantu) dan PUSKEL (Puskesmas Keliling) sesuai dengan pengampraan (Buku permintaan) yang di masukkan ke Apotek Puskesmas. e. Pelaporan Pelaporan obat di Lingkas Ujung



di masukkan kedalam LPLPO



(Laporan Pemakaian dan Lembar Permintaan Obat) f. Penyimpanan obat Penyimpanan obat di Puskesmas Lingkas Ujung berdasarkan sistem FEFO (First Expire First Out) dimana barang yang expire date atau masa kadaluarsanya sudah dekat akan disimpan di bagian depan sehingga akan



dulu keluar dan penyusunan obat secara Alfabetis. Penyimpanan Obat sesuai dengan sediaan separti sirup , tablet , strip , psikotropik dan narkotik. 3.2



Gudang A. Visi dan Misi UPT Gudang Farmasi Kabupaten Kaltara Visi : Menjadikan



pusat



penyimpanan,



distribusi



obat



dan



perbekalan



kesehatan yang optimal dan dapat dipertanggung jawabkan untuk menunjang pelayanan kesehatan yang bemutu di kabupaten Kaltara. Misi : 



Menjaga mutu obat terjamin, memenuhi kreteria khasiat dan keamanan obat.







Obat yang tersedia sesuai kebutuhan nyata baik dalam jumlah dan jenis secara kontinyu.







Meningkatkan



profesionalisme



dalam



penyimpanan



obat



dan



distribusi obat dan alat kesehatan. 



Meningkatkan pencatatan dan pelaporan obat dan Alat Kesehatan.



B. Tugas UPT Gudang Farmasi Kabupaten Kaltara UPT Instalasi Farmasi mempunyai tugas pokok melaksanakan sebagian kegiatan teknis operasional dan kegiatan teknis penunjang pada Dinas Kesehatan dibidang pengelolaan obat dan perbekalan kesehatan.



47



Tugas dari tiap bagian yaitu : a. Bagian penerimaan, yang bertugas : 1) Melakukan



penerimaan



barang-barang



farmasi



dari



berbagai



sumber. 2) Mencatat no batch, tanggal expayed date obat. 3) Mengadakan pengecekan terhadap mutu obat. 4) Menghitung jumlah sesuai dengan surat pengiriman. 5) Melaksanakan pencatatan dalam buku penerimaan. 6) Melaksanakan pencatatan obat kedalam kartu stock obat. b. Bagian penyimpanan, yang bertugas : 1) Melakukan penyimpanan barang-barang farmasi yang berasal dari berbagai sumber yang telah di terima oleh bagian penerimaan. 2) Melakukan penyusunan obat berdasarkan alphabet sesuai dengan jenis obat. 3) Melakukan pencatatan penerimaan obat ke dalam kartu stock barang. 4) Melakukan penyimpanan dan penyusunan barang farmasi dari berbagai sumber sesuai dengan system penyimpanan FEFO dan FIFO. 5) Melakukan penyimpanan sesuai dengan suhu yang telah ditentukan. 6) Melaksanakan stock opname setiap bulan. 7) Melaporkan obat ED dan rusak kepada kepala instalasi farmasi setiap setelah melakukan opname. c. Bagian pendistribusian, yang bertugas : 1) Melaksanakan tugas untuk menyeleksi permintaan barang farmasi dari puskesmas melalui LPLPO yang dikirim oleh puskesmas sesuai dengan jadwal permintaan obat yang telah ditentukan.



2) Melaksanakan tugas untuk menyeleksi permintaan barang farmasi dari program berdasarkan SPMB dari kepala dinas kesehatan kabupaten. 3) Melakukan pencatatan pendistribusian barang farmasi kedalam kartu barang dan kartu induk obat. 4) Melakukan pendistribusian barang farmasi sesuai FEFO dan FIFO. UPT Gudang Farmasi kabupaten Kaltara melakukan pendistribusian obat pada 3 puskesmas setiap satu bulan sekali yaitu puskesmas Sebengkok, Gunung Lingkas, karang Rejo dan Lingkas Ujung Ada pula beberapa puskesmas yang didistribusikan setiap dua bulan sekali di awal bulan yaitu Puskesmas Juata Permai, Puskesmas Juata Laut Dan Mamburungan . C. Fungsi UPT Gudang Farmasi Kabupaten Kaltara : a. Penyiapan bahan perencanaan dan program kerja teknis bidang pengelolaan obat dan perbekalan kesehatan b. Pendistribusian obat dan perbekalan kesehatan c. Pencatatan dan evaluasi d. Pengamatan mutu dan khasiat obat dan perbekalan kesehatan secara umum e. Pelaporan persediaan dan penggunaan obat f. Pelaksanaan koordinasi kegiatan dan



kerjasama



teknis



bidang



pengelolaan obat dan perbekalan kesehatan dengan unit-unit kerja terkait g. Penyelenggaraan ketatausahaan UPT Instalasi Farmasi h. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Dinas sesuai dengan tugas pokok dan fungsinya.



49



D. Tujuan UPT gudang farmasi kabupaten Kaltara a. Tujuan Umum : Terpenuhinya obat



yang



berkualitas



dan



terjaminnya



pelayanan



pengobatan bagi semua lapisan masyarakat dengan prosedur distribusi yang efektif dan efisien b. Tujuan khusus : a) Terlaksanannya penyimpanan



dan



pendistribusian



obat



yang



merata dan teratur secara tepat jumlah, waktu dan tempat. b) Terlaksanannya pengendalian persediaan obat dan perbekalan kesehatan dikabupaten Kaltara. c) Meningkatkan kompetensi sumber daya manusia (SDM) tenanga farmasi dengan adanya jabatan fungsional. d) Pemberdayaan SDM yang ada, sehingga efektif dan efisien. E.



Pengelolaan SDM di UPT Gudang Farmasi Kabupaten Kaltara 1. Kepala UPT gudang farmasi, Tugasnya : mengikuti dan memenuhi petunjuk-petunjuk kepala dinas kesehatan kabupaten Kaltara sesuai dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku dan bertanggung jawab memimpin dan mengkoordinasikan semua unsur dilingkungan gudang farmasi



dan



memberikan bimbingan serta petunjuk bagi



pelaksanaan tugas bawahannya. 2. Sub bagian tata usaha, Tugasnya : melaksanakan urusan tata usaha, keungan dan kepegawaian. 3. Kelompok jabatan fungsional, Tugasnya : a. melaksanakan sebagian tugas unit kerja sesuai dengan keahlian dan kebutuhan.



b. Sebagaimana pda ayat 1 dikoordinir oleh seorang tenaga fungsional senior selaku ketua kelompok yang berada dibawah dan tanggung jawab kepada kepala unit pelaksanaan teknis sesuai dengan ketentuan peraturan peraturan yang berlaku. UPT gudang Farmasi kabupaten Kaltara memiliki sumber daya manusia secara keseluruhan sebanyak 15 orang yaitu 1 orang apoteker sebagai kepala UPT; 1 orang sebagai Ka. Subbag TU; 5 orang sebagai Sub bagian tata usaha yang diantaranya yaitu bendahara operasional, kepegawaian, umum & perlengkapan, kebersihan dan keamanan; 5 orang kelompok jabatan fungsional yang diantaranya yaitu perencanaan,



penyimpanan,



pendistribusian,



pencatatan



&



pelaporan dan monitoring & evaluasi; serta 3 tenaga honor dalam membantu kegiatan di UPT gudang farmasi kabupaten Kaltara. F. Manajemen perbekalan farmasi 1. Perencanaan Perencanaan kebutuhan obat untuk pelayanan kesehatan dasar disusun oleh tim perencanaan obat terpadu berdasarkan sistem “buttom up” dengan metode yang digunakan adalah metode campuran. Metode campuran merupakan gabungan dari metode konsumsi dan metode epidemiologi dimana



metode



berdasarkan



pada



konsumsi



adalah



kebutuhan



riil



suatu obat



metode pada



perencanaan



periode



lalu



obat



dengan



penyesuaian dan koreksi berdasarkan pada penggunaan obat tahun 51



sebelum nya. Dan metode epidemiologi adalah metode perencanaan yang di dasarkan pada penyakit yang ada di suatu daerah atau yang paling sering muncul di masyarakat. 2. Sistem Penerimaan Obat dan Alat Kesehatan a. Penerimaan obat Pelayanan Kesehatan Dasar (PKD) Setelah obat dan alat kesehatan diterima oleh tim penerima barang dan dilakukan pemeriksaan jumlah dan spesifikasi nama obat, jenis obat, mutu, kemasan dan lama ED, oleh Tim pemeriksa barang Dinas Kesehatan Kabupaten Kaltara kemudian diserah terimakan ke Gudang Farmasi Kabupaten Kaltara. b. Bagian pencatatan dan evaluasi Gudang Farmasi Kabupaten Kaltara dilakukan pemeriksaan jumlah dan spesifikasi nama obat, jenis obat, mutu, kemasan dan lama ED sesuai berita acara serah terima barang, kemudian dicatat oleh bagian penyimpanan dan penyaluran GFK Kaltara, selanjutnya disimpan menurut bentuk dan item, dicatat dalam kartu stock. c. Setiap akhir tahun Dinas Kesehatan Kabupaten Kaltara selalu melakukan uji kelayakan dan mutu obat dengan mengirimkan beberapa sampel obat pada BBPOM, untuk keamanan dan sebagai bahan evaluasi untuk mengadakan obat tahun berikutnya. d. Penerimaan sumber lain seperti Buffer Provinsi (buffer stock) setiap Kabupaten / Kota merencanakan kebutuhan obat dan alkes apa saja yang



dimasukkan



dalam



pengadaan



obat



buffer,



sesuai



permintaan Dinkes Prov Kal-tara melalui Instalasi Gudang Farmasi



Prov Kal-tara mendistribusikannya



ke



GFK



Kaltara,



pada



dasarnya sistem penerimaannya sama dengan obat PKD. Dalam hal emergency bila terjadi kekosongan beberapa jenis obat di Gudang Farmasi Kabupaten Kaltara Kesehatan mengirim



kabupaten surat



berkoordinasi



yang selanjutnya



permintaan



obat



dengan Dinas



Dinas



Kesehatan



ke Instalasi Farmasi dan



Peralatan Kesehatan Dinas Kesehatan Provinsi sesuai dengan kebutuhan. e. Penerimaan obat-obatan Program Imunisasi, Gizi dan program lainnya sebagian masih dilaksanakan di Dinas Kesehatan Kabupaten Kaltara, seperti program KIA dan Gizi, sedangkan untuk obat-obatan P2PL seperti obat TB paru dll sebagian besar sudah di UPT. Gudang Farmasi Kabupaten Kaltara, ke depan diharapkan terintegrasi langsung ke UPT. Gudang Farmasi Kabupaten Kaltara (one gate police) Baik Administrasi,



pencatatan



dan



pelaporan



serta



pemeliharaan dan pendistribusian. 3. Sistem Penyimpanan dan Pemeliharaan Obat a. Penyimpanan sumber penerimaan seperti (PKD, Buffer Prov., Askes dan



Program)



dan



dikelompokkan



berdasarkan



bentuk



sediaannya seperti tablet, salep, syrup, ampul dan vial, dan seterusnya. Untuk obat tertentu fungsinya



seperti



obat



diruang terpisah.



53



dikelompokkan



berdasarkan



gigi, psikotropik serta infus disimpan



b. Untuk menjaga kelembaban dan gangguan rayap, tikus dan jenis serangga maka untuk penyangga menggunakan palet dengan ukuran T : 20 cm, P : 100 cm, L : 100 cm. c. Suhu/Temperatur, menghindari terjadinya percepatan kerusakan akibat panas. Obat-obatan disimpan pada (25°C) serta sebaiknya tidak melebihi (30°C) atau kurang (15°C), ada 3 jenis suhu yang disarankan untuk penyimpanan pada suhu ruangan (15-30°C), disimpan sejuk (8-15°C) & disimpan dingin (2-8°C). d. Cahaya, obat-obatan atau alat kesehatan yang dapat merusak sediaan atau sensitif terhadap pencahayaan khususnya sinar matahari, oleh karena itu apabila mendapatkan obat yang diberikan dalam wadah gelap, jangan dipindahkan obat tersebut ke tempat lain yang intensitas pencahayaan tinggi atau transparan terhadap sinar matahari. e. Untuk melindungi produk obat dari kondisi kelembaban tinggi, biasanya dipilih wadah yang terbuat dari kaca atau plastic biasanya sediaan obat dentis atau obat yang sejenisn. f. Sistem penyimpanan pada UPT. Gudang Farmasi Kabupaten Kaltara menggunakan konsep First expired first out (FEFO) yaitu obat dan alat kesehatan dilihat dari masa kadaluarsanya walaupun datang lebih dulu / terakhir tapi tanggal kadaluarsanya (expired date) dekat maka dikeluarkan terlebih dahulu dan First in first out (FIFO) artinya obat dan alat kesehatan yang datang lebih dulu dikeluarkan lebih dahulu.



4. Sistem Permintaan dan Pemberian Obat & Alat Kesehatan a. Puskesmas melalui pengelola obat menyerahkan laporan dan Lembar Permintaan Lembar Pemakaian Obat (LPLPO) ke Dinas Kesehatan Kabupaten dan Gudang Farmasi Kabupaten Kaltara, untuk dilakukan pengecekan. b. Oleh bagian pencatatan dan evaluasi, laporan LPLPO dilihat pemakaian obat, sisa stock optimum persediaan obat dan permintaan kemudian dari bagian pencatatan evaluasi GFK memberikan obat sesuai dengan ketentuan permintaan dan pemberian obat yang ada kecuali keadaan tertentu seperti bencana alam atau KLB di puskesmas permintaan dan pemberian melalui persetujuan Dinas Kesehatan dan ditetukan kemudian. c. Dari bagian pencatatan dan evaluasi kemudian diserahkan ke bagian penyimpanan dan penyaluran untuk menyiapkan pengepakan sesuai jumlah permitaan obat dari puskesmas. Oleh bagian penyimpanan dan penyaluran dilakukan repaking obat perpuskesmas, dibuatkan berita acara serah terima barang, selanjutnya dicatat di buku agenda obat keluar / kartu stock dan kemudian dikirim sesuai jadwal yang sudah ditentukan. d. Untuk kegiatan sosial atau kemasyarakatan dan lainnya untuk permohonan mengajukan proposal ke Dinas Kesehatan untuk disetujui setelah disetujui maka Dinas Kesehatan mengeluarkan Surat



55



e. Perintah



Mengeluarkan



Barang



(SPMB)



yang



selanjutnya



dibawa pemohon ke Gudang Farmasi kebagian pencatatan dan penyaluran untuk dikoreksi / diverifikasi lagi apakah obat-obatan tersebut ada atau masih mencukupi ketersediaan untuk 18 bulan ke depan, setelah telaah kiranya memungkinkan kemudian disetujui oleh GFK dan dibuatkan Surat Bukti Barang Keluar (SBBK). 5. Pelaporan Obat dan Alat Kesehatan Sistem informasi ketersediaan dan pemakaian obat di Gudang Farmasi setelah rekapitulasi pemakaian obat dan alat kesehatan dalam bentuk laporan bulanan, triwulan dan laporan tahunan dikirim ke Dinas Kesehatan Kabupaten Kaltara dan tembusan ke Dinas Kesehatan Provinsi Kalimantan Selatan dan untuk laporan obat tertentu seperti psikotropika laporannya juga dikirim ke Balai Besar POM. Pelaporan dinamika logistik obat dan alat kesehatan dilakukan setiap 1 bulan sekali yang meliputi PKD, buffer stock, obat program, psikotropika, narkotika, obat gigi, infus, reagen, dan alkes. Dan dilaporkan berdasarkan tahun pengadaan yang akan direkap setiap 1 tahun sekali sebagai data perencanaan tahun berikutnya. 6. Pendistribusian Obat dan Alat Kesehatan Kegiatan pendistribusian obat dan perbekalan alat kesehatan setiap bulan atau dua bulan sekali ke puskesmas, obat dan perbekalan kesehatan kesehatan diberikan atau didistribusikan setelah puskesmas menyerahkan Lembar Permintaan dan Lembar Pemberian Obat (LPLPO) dua



rangkap, satu untuk Dinas Kesehatan Kabupaten Kaltara dan satu diserahkan ke UPT. Gudang Farmasi Kabupaten Kaltara. a. Pendistribusian obat dibuat selama 1 tahun



dengan



periode



pengiriman dengan jadwal setiap 1 dan 2 bulan, Gudang Farmasi membuat jadwal distribusi obat sesuai dengan waktu yang sudah direncanakan/ dijadwalkan untuk masing-masing puskesmas selama satu tahun. Adapun jumlah puskesmas di wilayah kerja sebanyak 8 puskesmas. b. Apabila tanggal dinyatakan sebagai hari libur atau libur nasional, maka jadwal distribusi diundur ke hari berikutnya, demikian juga puskesmas yang lain mundur dari jadwal tetapnya tiap bulan. c. Sesuai kesepakatan bersama, setiap obat dan alkes didistribusikan,



apabila



ada



komplen



berkaitan



dengan



yang jumlah



(kurang / lebih) langsung dilaporkan baik melalui telpon / sms, atau datang



langsung,



tidak



lebih



dari



1



minggu



setelah



obat



didistribusikan. Lebih dari itu sudah dianggap lengkap sesuai berita acara serah terima barang. d. Sesuai kesepakatan bersama, obat dan alkes masa kadaluarsa kurang dari 3 bulan (kecuali vaksin dan serum) maka GFK tidak akan mendistribusikannya ke puskesmas, dan bila terjadi, pihak puskesmas berhak untuk melakukan penolakan, terkecuali dalam hal-hal tertentu dan ada kesepakatan. e. Kekosongan obat di puskesmas, diatasi dengan cara puskesmas meminta tambahan obat atau bon obat seperti yang telah disebutkan di



57



atas melalui Surat Perintah Mengeluarkan Barang (SPMB) dari Dinas Kesehatan Kabupaten Kaltara. f. Untuk Puskesmas Pembantu (Pustu)



dan



Puskesdes,



obat



didistribusikan oleh Gudang Farmasi ke Puskesmas Induk, kemudian Puskesmas Induk mendistribusikan lagi dengan menggunakan format LPLPO Sub Unit. 7. Pengembalian dan Pemusnahan Obat Kadaluarsa Pemusnahan obat-obatan kadaluarsa telah diatur oleh Peraturan Pemerintah



Republik



Pengamanan



sediaan



Indonesia Farmasi



Nomor dan Alat



72



tahun



Kesehatan,



1998, pada



tentang Bab



X



emusnahan, Pasal 44 – 48. Pemusnahan obat merupakan kegiatan penyelesaian terhadap obat-obatan yang tidak terpakai karena kadaluarsa, rusak, ataupun mutunya sudah tidak memenuhi standar. Tujuan dilakukannya pemusnahan ini ialah untuk melindungi masyarakat dari bahaya yang disebabkan oleh penggunaan obat atau perbekalan kesehatan yang tidak memenuhi persyaratan mutu keamanan dan manfaat, selain



itu pemusnahan



juga



bertujuan



untuk menghindari



pembiayaan seperti biaya penyimpanan, pemeliharaan, penjagaan atas obat atau perbekalan kesehatan lainnya yang sudah tidak layak untuk dipelihara. Kadang-kadang



obat



yang



kadaluarsa



sudah



mengalami



penguraian, dimana salah satu hasil uraiannya dapat saja membahayakan kesehatan dan jiwa manusia yang mengkonsumsinya. Pemusnahan obat berujuan untuk menghindari besarnya pembiayaan yang dibebankan kepada Negara akibat adanya pemeliharaan, penyimpanan



dan penjagaan barang yang sudah tidak layak untuk dipelihara oleh Negara selain itu juga menghindari penyalahgunaan dari obat yang sudah tidak layak untuk dipergunakan. Terdapatnya obat dan alkes kadaluarsa pada UPT. Gudang Farmasi Kabupaten Kaltara maupun pengembalian dari 8 Puskesmas seKabupaten Kaltara merupakan suatu masalah yang tidak bisa dihindari dari suatu pengelolaan obat. Hal ini dikarenakan diantaranya adalah obat mempunyai masa kadaluarsa yang tidak bisa dihindari, disamping itu juga lebih disebabkan karena perubahan pola penyakit dan konsumsi obat, serta dari tahun ke tahun hanyalah merupakan prediksi yang didapat dari tahun-tahun sebelumnya. Semakin menumpuknya obat dan alkes yang telah memasuki masa kadaluarsanya di UPT. Gudang Farmasi Kabupaten Kaltara dari tahun ke tahun mengharuskan untuk dilakukannya pemusnahan obat dan alkes karena semakin mengurangi luas dari lokasi penyimpanan yang tersedia dan juga untuk menghindari terpaparnya debu obat yang rusak atau zat berbahaya lainnya



yang



dapat



mempengaruhi



terhadap



kesehatan, khususnya



petugas-petugas yang ada di UPT. Gudang Farmasi Kabupaten Kaltara. Sistem pengembalian dan pemusnahan obat kadaluarsa sebagai berikut : a. Pihak puskesmas membuat berita acara pengembalian obat kadaluarsa / rusak, dilampiri daftar obat dan alkes kadaluarsa / rusak, yang ditandatangani oleh pengelola obat dan Kepala Puskesmas. Oleh Gudang Farmasi, dilakukan pengecekan kemudian dicatat ke dalam buku



59



obat kadaluarsa (ED) sesuai berita acara dan daftar obat ED yang dikirimkan dan disimpan di ruang isolasi penyimpanan obat ED Gudang Farmasi Kabupaten Kaltara. b. Oleh GFK Kaltara, obat dan alkes ED yang sudah terkumpul dan dari pengembalian 8 Puskesmas dibuatkan daftar obat dan alkes dimaksud antara lain sumber obat (APBD, program, buffer prov.), tahun pengadaan, jenis, tanggal ED, nilai asset (Rp) dll, selanjutnya diusulkan ke Dinkes Kabupaten Kaltara untuk dilakukan pemusnahan. c. Kemudian dibentuk tim penilai yang dibentuk oleh SK Kepala Dinas Kesehatan Kabupaten Kaltara untuk menilai obat dan perbekalan d. kesehatan kadaluarsa / rusak tersebut layak atau tidak untuk dimunahkan. e. Setelah dinilai dan dinyatakan layak untuk dimusnahkan lalu di usul ke Bupati Kaltara untuk mendapatkan surat persetujuan pemusnahan. f. Setelah didapat surat persetujuan pemusanahan, maka di bentuk tim pemusnahan melalui SK Kepala Dinas Kesehatan untuk sekanjutnya dilakukan pemusnahan terhadap obat dan perbekalan kesehatan.



BAB IV PENUTUP 4.1 Kesimpulan Puskesmas adalah unit pelaksana teknis dinas kesehatan Kabupaten/Kota yang bertanggung jawab menyelenggarakan pembangunan kesehatan di suatu wilayah kerja. Perencanaan dan pengadaan obat di lakukan untuk menetapkan jenis dan jumlah obat dan perbekalan kesehatan yang tepat sesuai dengan kebutuhanpelayanan kesehatan dasar Gudang farmasi atau instalasi farmasi adalah tempat yang digunakanuntuk menyimpan, mendistribusikan sediaan farmasi ke instansiinstansikesehatan milik pemerintah di seluruh kabupaten/kota, guna memenuhi pelayanan kesehatan masyarakat yang maksimal. Gudang farmasi atau instalasi farmasi memperoleh dana dari pemerintah kabupaten. Instalasi farmasi di tunjuk langsung Dinkes kabupaten/kota untuk melayani permintaan dari Puskesmas kabupaten/kota. Tugas pokok Gudang farmasi atau instalasi farmasi yaitu melaksanakan pengelolaan, penerimaan, penyimpanan dan pendistribusian perbekalan farmasidan peralatan kesehatan yang di perlukan dalam rangka pelayana kesehatan ,pencegahan dan pemberantasan penyakit, di puskesmas kabupaten/kota sesuai dengan petunjuk kepala dinas kesehatan kabupaten/kota.



61



4.2 Saran P e n g e t a h u a n d a n skill tenaga Kefarmasian terkait proses perencanaan dan pengadaanharus terus diperbaharui dan ditingkatkan mengingat pentingnya proses tersebutdalam menjamin kualitas pelayanan kesehatan.



DAFTAR PUSTAKA



Baroto, T. (2002). Perencanaan dan pengendalian produksi. Jakarta: Ghalia Indonesia. dr.Zuhaidah, M. (2012). Puskesmas Taman Kabupaten Sidoarjo. In Logo Puskesmas. Sidoarjo: Puskesmas Taman Kabupaten . Indranjit, R., & Djokopranoto, R. (2003). In Manajemen persediaan. Jakarta: PT. Gramedia Widiasarana Indonesia. Jacobs, F., & Chase, R. (2014). Operation and supply chain management fourteen globak edition. New York: Mc.Graw-Hill publisher. Suciati, S., & Adisamito, W. B. (2006). Analisis perencanaan obat BerdasarkanABC Indeks Kritis di Instalasi Farmasi. In Jurnal Manajemen Pelayanan kesehatan (pp. 19-16).



63



LAMPIRAN



Lampiran 1 Denah Puskesmas Lingkas Ujung



Lampiran 2 Logo Puskesmas



65



Struktur Organisasi Puskesmas



Kepala Puskesmas Wakil Managemen Mutu (WMM) Kepala sub bagian Tata Usaha



Unit Pelayanan Teknis Fungsional



Keuangan



Unit Kes.Masyarakat



Perlengkapan



Jaringan Pelayanan Puskesmas Unit Puskesmas Pembantu Unit Puskesmas Keliling Unit Bidan Komunitas



Lampiran 3 Struktur Organisasi Puskesmas



PEMERINTAH KOTA TARAKAN



Lampiran 4 Kartu Stok



67



Lampiran 5 Lplpo Puskesmas



Sop pendistribusian Obat



DINAS KESEHATAN KAB. KALTARA



Lampiran 6 Sop pendistribusian obat



69



UPT GFK



DINKES



BPPKAD



Kaltara



KALTARA



Kab.kaltara



Unsur Tim: 1.Dinas Kesehatan kab. Kaltara, 2. Gudang Farmasi, 3.BPPKAD/ bag.aset dan unsur terkait lainnya



Lampiran 7 Sop pengembalian dan pemusnahan obat kadaluarsa



Tarakan, Desember 2017 Mengetahui: Kepala UPT. Gudang farmasi Kabupaten Kaltara



DENDI ALEX JORDAN, SKM, MM NIP: 19670210 199003 1 018



Lampiran 8 Sop penyimpanan Vaksin



71



Tarakan, Desember 2017 Mengetahui: Kepala UPT. Gudang farmasi Kabupaten Kaltara



DENDI ALEX JORDAN, SKM, MM NIP: 19670210 199003 1 018



Lampiran 9 Sop pengambilan vaksin