Makalah Penulisan Memo Dan Direct Request Kel 6 [PDF]

Citation preview

PENULISAN MEMO DAN DIRECT REQUEST “DOSEN PENGAMPU : SABDA DIAN NURANI M. BA”



DISUSUN OLEH : Kelompok 8 Bella Juliani Sitompul (7193143015) Salsabila Herina (7191143017) Siti Nurhalijah (7193143009) Yolanda Agustina Malau (7193343002 )



PENDIDIKAN BISNIS B FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS NEGERI MEDAN 2021 1|Page



KATA PENGANTAR Segala Puji syukur kehadirat Tuhan YME atas segala limpah-Nya sehingga kami dapat menyelesaikan penyusunan makalah yang berjudul “Penulisan Memo dan Direct Request”. Makalah ini telah kami susun dengan maksimal dan mendapatkan bantuan dari berbagai pihak sehingga dapat memperlancar pembuatan makalah ini. Untuk itu kami menyampaikan banyak terima kasih kepada semua pihak yang telah berkontribusi dalam pembuatan makalah ini. Harapan kami semoga makalah ini membantu menambah pengetahuan dan pengalaman bagi para pembaca, sehingga kami dapat memperbaiki bentuk maupun isi makalah ini sehingga kedepannya dapat lebih baik. Oleh kerena itu kami harapkan kepada para pembaca untuk memberikan masukan-masukan yang bersifat membangun untuk kesempurnaan makalah ini. Terimakasih.



Medan, Mei 2021



2|Page



DAFTAR ISI



KATA PENGANTAR.........................................................................................................................2 DAFTAR ISI........................................................................................................................................3 BAB I PENDAHULUAN....................................................................................................................4 A.



Latar Belakang........................................................................................................................4



B.



Rumusan Masalah...................................................................................................................4



C.



Tujuan Penulisan.....................................................................................................................4



D.



Manfaat Penulisan...................................................................................................................5



BAB II PEMBAHASAN.....................................................................................................................6 A.



Memperoleh Hasil Dari Pesan Email Dan Memo Yang Ditulis Dengan Baik.....................6



B.



Karakteristik Pesan Email Dan Memo Yang Berhasil.........................................................6



C.



Organisasi Pesan Email Dan Memo.......................................................................................9



D.



Menggunakan Email Dengan Aman Dan Efektif................................................................11



E. Menyusun Pesan Email.............................................................................................................14 F. Pengertian Direct Request........................................................................................................17 G. Pengorganisasian Direct Request............................................................................................18 H. Permintaan Informasi Rutin....................................................................................................19 I. Menulis direct request untuk pengaduan.................................................................................20 J. Surat Undangan, Pesanan Dan Reservasi................................................................................21 K. Jenis-jenis Pesan Internal........................................................................................................22 BAB III PENUTUP...........................................................................................................................23 A.



KESIMPULAN......................................................................................................................23



DAFTAR PUSTAKA........................................................................................................................24



3|Page



BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Seiring berjalannya waktu, setiap makhluk akan berubah. Sama halnya dengan kondisi manusia sebagai lakon utama dalam kehidupan ini. Manusia sebagai pelaku komunikasi terbesar di dunia ini. Berbicara manusia dan kehidupan sosial yang di dalamnya terjadi proses komunikasi, maka seiring perubahan alam, komunikasi pun akan berubah. Berubah sesuai perkembangan zaman atau lebih popular dengan istilah kekontemporeran. Perubahan-perubahan akan menuntut kita untuk mempelajari lebih intens mengenai perubahan itu sendiri. Hal tersebut dilakukan adalah agar kita lebih memahami mengenai hidup ini. Sama halnya dengan perubahan yng terjadi dalam komunikasi.Sebagai insan komunikasi, penting kiranya kita mempelajari mengenai fenomena yang terjadi proses perubahan komunikasi dari dulu hingga saat ini. Tujuannya adalah agar terwujudnya komunikasi efektif. Maka dari itu penulisan direct request sangat penting untuk dibahas dalam makalah yang kami susun karena dengan terciptanya komunikasi, maka akan terciptanya hubungan yang akrab antara komunikator dengan komunikan sehingga tujuan yang ingin dicapai bersama akan terwujud. B. Rumusan Masalah 1. Bagaimana memperoleh hasildengan pesan email dan memo yang ditulis dengan baik? 2. Apa saja karakteristik pesan email dan memo yang berhasil? 3. Apa saja organisasi pesan email dan memo? 4. Bagaimana cara menggunakan email dengan aman dan efektif? 5. Bagaimana menyusun pesan email yang baik? 6. Sebutkan jenis-jenis pesan internal! 7. Apakah pengertian dari direct request? 8. Bagaimana mengorganisasi direct request? 9. Bagaimana membuat surat permintaan informasi? 10. Bagaimana membuat surat direct request atas pengaduan/klaim? 11. Bagaimana membuat surat undangan bisnis, surat pesanan dan surat permintaan kredit? C. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.



Tujuan Penulisan Untuk memperoleh hasil dengan pesan email dan memo yang ditulis dengan baik Untuk mengetahui karakteristik pesan email dan memo yang berhasil Untuk mengetahui organisasi pesan email dan dan memo Untuk mengetahui cara menggunakan email dengan aman dan efektif Untuk mengetahui cara menyusun pesan email Untuk mengetahui jenis-jenis pesan internal Untuk mengetahui pengertian direct request. Untuk mengetahui bagaimana mengorganisasi direct request.



4|Page



9. Untuk mengetahui bagaimana membuat surat permintaan informasi. 10. Untuk mengetahui bagaiamana membuat surat direct request atas pengaduan/klaim. 11. Untuk mengetahui bagaimana membuat surat undangan bisnis, surat pesanan dan surat permintaan kredit. D. Manfaat Penulisan 1. Memberikan suatu pemahaman yang mendalam terkait tentang penulisan memo dan direct request. 2. Menambah wawasan dan pengetahuan mengenai penulisan direct request. 3. Sebagai dasar penyusun makalah.



5|Page



BAB II PEMBAHASAN A. Memperoleh Hasil Dari Pesan Email Dan Memo Yang Ditulis Dengan Baik Komunikasi internal semakin penting sekarang ini. Dalam suatu perusahaan, karyawan butuh lebih banyak informasi. Mereka harus mengumpulkan, mempertukarkan, dan mengevaluasi informasi yang berkaitan dengan produk dan layanan yang mereka tawarkan. Salah satu media yangdigunakan karyawan untuk bertukar informasi adalah melalui email. Permintaan akan informasi yang semakin meningkat ini berarti peningkatan penggunaan email, meskipun memo dengan kertas masih digunakan.Mengembangkan keterampilan dalam menulis pesan e-mail dan memomemberi Anda dua manfaat penting. Pertama, dokumen yang ditulis dengan baikcenderung mencapai tujuannya. Dokumen tersebut menciptakan kesan baik karenaditulis dengan hati – hati, perhatian, dan jelas. Kedua, pesan internal yang ditulisdengan baik meningkatkan citra Anda di dalam organisasi. Individu yangdianggap sebagai penulis yang kompeten dan profesional dihargai dandiperhatikan; paling sering, mereka adalah orang – orang yang dipromosikan kedalam posisi manajemen. Pesan yang terus terang ini yaitu e-mail rutin dan memodibuka dengan ide utama karena topiknya tidak sensitif dan hanya membutuhkansedikit persuasi. B. Karakteristik Pesan Email Dan Memo Yang Berhasil Karena pesan e-mail dan memo merupakan bentuk komunikasi standar dalam kebanyakan organisasi, mereka mungkin akan menjadi media komunikasi bisnis yang paling umum. Pesan yang sangat diperlukan ini digunakan untuk memberi informasi pada karyawan, meminta data, memberi respons, mengimformasi keputusan, dan memberi arahan. Pesan email dan memo yang baik umumnya mempunyai karakteristik tertentu. 



To (Kepada), From (Dari), Date (Tanggal), Subject (Judul Subjek)



E-mail dan memo mengandung judul kata penunjuk. Judul ini membantu pembaca segera mengidentifikasi tanggal, asal, maksud, dan tujuan sebuah pesan. Tolong dicatat bahwa pesan e-mail yang dikirim keluar tidak perlu disertai waktu kirim karena hal itu diselipkan secara otomatis oleh komputer Anda. Posisi waktu datang pada pesan e-mail yang masuk bervariasi tergantung pada program Anda. Posisi waktu kirim dalam memo kertas juga fleksibel. 



Satu Topik



Pesan e-mail dan memo yang baik umumnya hanya membahas satu topik. Membatasi topik membantu penerima bertindak terhadap subjek dan mengarsipnya dengan tepat. Seorang penulis memo yang, misalnya, menjelaskan sebuah masalah printer komputer dan juga meminta izin untuk menghadiri sebuah konferensi mempunyai risiko kegagalan 50 persen. Pembaca mungkin merespons masalah printer tetapi melupakan tentang permintaan izin konferensi. 



Bersifat Percakapan



6|Page



Nada pesan e-mail dan memo diharapkan bersifat percakapan karena pihak – pihak yang berkomunikasi biasanya sudah saling kenal. Hal ini berarti kadang – kadang dalam bahasa Inggris menggunakan singkatan (I’am, you’ll), kata sehari – hari, dan kata ganti orang pertama (saya/kami). Meskipun demikian, nadanya juga harus tetap profesional. Email begitu cepat dan begitu mudah digunakan sehingga ada saja penulis yang tergoda ke dalam suatu sikap “kurang profesional yang mengherankan”. Meskipun hangat dan bersahabat, pesan e-mail seharusnya tidak emosional. Jangan pernah menyertakan kata – kata yang tidak seharusnya diucapkan di hadapan seseorang. 



Keringkasan



Sebagai bentuk fungsional komunikasi, e-mail dan memo hanya mengandung apa yang perlu untuk menyampaikan makna dan bersikap sopan. Sering kali, e-mail dan memo hanya membutuhkan sedikit penjelasan latar belakang dan perhatian pada usaha memberi kesan baik kepada pihak luar dibandingkan surat. Anda terutama harus waspada untuk menghilangkan kata – kata yang terlalu panjang lebar. Hindari pengisi pembukaan (ada,adalah), kalimat pengantar yang panjang (saya menulis memo ini untuk memberitahukan kepada Anda bahwa), dan frase yang berlebihan (karena fakta bahwa). 



Penyorotan Grafis



Untuk menonjolkan ide – ide yang penting dan meningkatkan keterbacaan, penulis e-mail dan memo menggunakan teknik penyorotan grafis secara bebas. Isi memo cetakan ditingkatkan dengan daftar nomor atau bullet, heading, tabel, dan teknik lain. Beberapa program e-mail mungkin tidak mentransmisikan cetak miring, cetak tebal, atau dua set kolom. Namun, Anda dapat meningkatkan keterbacaan dengan paragraf yang baik, poin bullet atau tanda bintang (asterisk), dan heading sisi, terutama untuk pesan yang lebih panjang. Pembaca enggan menelisik layar komputer untuk melihat tulisan yang penuh. Meskipun perusahaan di Amerika Utara telah jatuh cinta dengan e-mail, para penggunanya kurang toleran pada penulis yang tidak mengikuti kaidah menulis. Mereka tidak akan menoleransi tulisan yang tidak menarik, tidak terpahami, dan “sampah data yang tak dapat dicerna”. 



Proses Penulisan



“Salah satu ciri revolusi informasi yang paling mengagumkan,“ kata wakil direktur sebuah perusahaan teknologi, adalah bahwa “momentum telah berbalik pada kata tertulis.” Pebisnis menulis lebih banyak pesan daripada sebelumnya, dan banyak dari tulisan itu adalah e-mail dan memo. Agar efektif, pesan internal yang baik memerlukan persiapan yang teliti. Meskipun hal itu sering terlihat rutin, e-mail dan memo mungkin menjangkau lebih jauh dari yang Anda perkirakan. Pertimbangkan peneliti pasar di Vancouver, yang baru bekerja dan ingin menyenangkan atasannya, yang meminta laporan kemajuan proyeknya. Tanpa pikir panjang, ia segera mengirim sebuah ringkasan singkat mengenai pekerjaannya dalam sebuah e-mail kepada atasannya. Kemudian dalam minggu itu juga seorang wakil direktur meminta atasannya itu melaporkan kemajuan proyek



7|Page



tersebut, dan atasannya pun meneruskan memo dari peneliti pasar yang tergesa – gesa itu. Kesan buruk yang muncul pun sulit diatasi oleh karyawan baru itu. Penulisan yang teliti memerlukan waktu--terutama pada awalnya. Namun, dengan mengikuti rencana yang sistematis dan melatih keterampilan Anda, Anda bisa mempercepat usaha Anda dan meningkatkan hasilnya. Selain itu, ingatlah bahwa usaha yang Anda lakukan untuk meningkatkan keahlian komunikasi Anda akan membawa hasil yang besar. Sering kali, kemampuan berbicara dan menulis Anda menentuka seberapa besar pengaruh Anda dalam organisasi. Seperti juga tugas penulisan lainnya, menulis email dan memo mengikuti tiga tahap proses penulisan yang sama. 



Analisis, Antisipasi dan Adaptasi



Dalam tahap 1 (prapenulisan) Anda perlu menghabiskan beberapa waktu untuk menganalisis tugas Anda. Sungguh mengagumkan bahwa begitu banyak dari kita yang serta-merta siap bekerja dengan pena atau komputer sebelum menggunakan pikiran kita. Ajukan tiga pertanyaan penting kepada diri Anda:  Apakah saya sudah benar – benar perlu menulis e-mail dan memo ini? Menelpon atau kunjungan singkat kepada seorang rekan yang dekat mungkin dapat menyelesaikan masalah serta menghemat waktu dan biaya pesan tertulis. Di sisi lain, sejumlah pesan tertulis membutuhkan catatan permanen. Keputusan lain adalah apakah menulis memo kertas atau mengirim secara elektronik. Banyak kantor yang sedang menuju sebuah tempat kerja tanpa kertas.  Mengapa saya menulis? Mengetahui alasan Anda menulis dan apa yang Anda harapkan tercapai. Hal ini akan menolong Anda mengenali poin – poin penting dan di mana menempatkannya.







 Bagaimana pembaca akan bereaksi? Visualisasikan pembaca dan pengaruh pesan Anda terhadapnya. Pertimbangkan cara – cara untuk menyampaikan pesan agar bermanfaat bagi pembaca. Riset, Organisasi, dan Komposisi



Dalam tahap 2 (penulisan) Anda pertama – tama harus memeriksa arsip, memperoleh dokumentasi, dan mempersiapkan pesan Anda. Buat sebuah bagan yang berisi poin – poin yang ingin Anda tulis. Untuk pesan singkat Anda bisa mencatat pada dokumen yang akan Anda jawab. Pastikan untuk melakukan revisi, sebab pesan yang baik jarang diperoleh pada usaha pertama. 



Revisi, Koreksi dan Evaluasi



Penulis yang teliti dan penuh perhatian merevisi pesan mereka, mengoreksi draf akhir, dan mengevaluasi keberhasilan komunikasi mereka.



8|Page



 Merevisi untuk kejelasan. Dipandang dari perspektif penerima, apakah ide pesan Anda jelas? Apakah ide itu membutuhkan lebih banyak penjelasan? Bila memo tersebut diteruskan kepada orang lain, apakah mereka memerlukan penjelasan lebih lanjut? Pertimbangkan untuk meminta seorang rekan mengkritik pesan Anda jika pesan tersebut penting.  Mengoreksi ketepatan. Apakah kalimat – kalimat lengkap dan diberi tanda baca dengan tepat? Apakah Anda menemukan kesalahan cetak atau kata yang salah eja? Gunakan pemeriksaan ejaan dan tata bahasa Anda untuk mengoreksi pesan sebelum mengirimkannya.  Merencanakan umpan balik. Bagaimana Anda tahu apakah pesan ini berhasil? Anda dapat meningkatkan umpan balik dengan mengajukan pertanyaan (seperti Apakah Anda setuju dengan saran ini?) dan membuatnya mudah bagi penerima untuk merespons. C. Organisasi Pesan Email Dan Memo Entah elektronik atau dengan kertas, memo rutin biasanya mengandung empat bagian: (1) baris subjek yang meringkas pesan, (2) pembukaan yang mengemukakan ide utama dengan segera, (3) isi yang menjelaskan dan menjustifikasi ide utama, dan (4) penutup berupa tindakan yang diharapkan. Ingat bahwa pesan rutin menyampaikan berita baik atau informasi standar. 



Baris Subjek



Dalam e-mail dan memo, baris subjek merupakan keharusan. Baris ini meringkas ide pokok, yang memberi identifikasi cepat untuk membaca dan mengisi. Sebuah baris subjek biasanya ditulis dalam gaya yang disingkat, sering tanpa kata sandang (sebuah, suatu). Hal itu tidak perlu berupa kalimat lengkap, dan tidak harus diakhiri dengan titik. Baris subjek e-mail sangat penting. Baris subjek e-mail sangat penting. Baris subjek yang tak bermakna (seperti halo atau penting) bisa membuat pembaca menghapus pesan tanpa pernah membukanya. Baris subjek yang baik sering mengandung bentuk kata kerja atau permintaan tindakan:  SUBJEK: Memerlukan Anda untuk Mendemonstrasikan Dua Produk pada Pameran Perdagangan kami Selanjutnya (bukan hanya Pameran Perdagangan)  SUBJEK: Menambah Kemampuan Peranti Lunak Pesan Kita (bukan hanya Peranti Lunak Baru)  SUBJEK: Rapat Staf untuk Membahas Jadwal Liburan Musim Panas (bukan hanya rapat) 



Pembukaan



Kebanyakan memo dan e-mail meliputi informasi yang tidak sensitif yang dapat disampaikan secara terus terang. “memo yang mengena pada saya menyampaikan secara langsung apa yang ada di benak penulis.” Kata eksekutif perusahaan Doris Margonine. Mulailah dengan muatan utama, yaitu mengungkapkan ide utama dengan segera. 9|Page



Meskipun tujuan memo atau e-mail telah diringkas dalam baris subjek, tujuan tersebut harus dinyatakan kembali--dan diperjelas--dalam kalimat pertama. Beberapa pembaca melewatkan baris subjek dan langsung loncat ke kalimat pertama. Perhatikan bagaimana pembukaan tidak langsung berikut ini dapat diperbaiki dengan muatan depan (frontloading). 



Isi



Isi mencakup lebih banyak informasi mengenai alasan menulis. Hal itu menjelaskan dan mambahas subjek secara logis. Rancang data Anda agar mudah dipahami dengan menggunakan daftar nomor, heading, tabel, dan teknik penyorotan grafis lainnya. Bandingkan dua versi dari pesan yang sama berikut ini. Amati bagaimana sarana grafis dengan kolom, heading, dan ruang kosong membuat poin – poin utama mudah dipahami.  Versi Paragraf yang Sulit Dibaca Panduan perjalanan udara berikut ini berlaku efektif. Antara sekarang dan tanggal 31 Desember, hanya para account executive yang boleh melakukan perjalanan udara dengan biaya perusahaan. Orang – orang ini diperbolehkan mengambil maksimum dua kali perjalanan, dan mereka hanya boleh menggunakan kelas ekonomi atau bisnis.  Versi yang Lebih Baik dengan Penyorotan Grafis Panduan perjalanan udara berikut ini segera berlaku efektif:    



Yang boleh melakukan perjalanan udara : Hanya para account executive Berapa kali perjalanan dinas : Maksimum dua kali Sampai kapan : Antara sekarang dan tanggal 31 desember Kelas pesawat : Hanya kelas ekonomi atau bisnis







Penutupan



Pada umumnya pesan diakhiri dengan (1) informasi tindakan, tanggal, atau tenggat waktu, (2) ringkasan pesan, atau (3) pikiran penutup. Di sini sekali lagi berpikir terlebih dahulu sebelum mulai menulis adalah penting. Penutup adalah bagian di mana pembaca dapat melihat tenggat dan tindakan yang diharapkan. Penutup memo atau e-mail yang efktif misalnya, Mohon serahkan laporan Anda sebelum tanggal 15 Juni sehingga kami mempunyai data Anda sebelum sesi perencanaan Juli kami. Dalam pesan yang lebih rumit sebuah ringkasan poin utama mungkin lebih tepat sebagai penutup. Bila tak ada permintaan tindakan dan tidak diperlukan ringkasan penutup, Anda bisa mengakhirinya dengan sebuah pikiran kesimpulan sederhana (saya senang menjawab pertanyaan Anda atau kelihatannya ini merupakan proyek yang berguna). Meskipun Anda tidak perlu menutup pesan kepada rekan kerja dengan pernyataan untuk memberi kesan baik seperti yang Anda temukan dalam surat untuk pelanggan atau klien, beberapa pikiran penutup sering diperlukan untuk menunjukkan kesopanan. Penutup bisa menunjukkkan 10 | P a g e



terima kasih atau mendorong umpan balik dengan uangkapan seperti saya sungguh menghargai kerjasama Anda atau apa ide Anda untuk proposal ini? Penutup lainnya melihat pada tindakan selanjutnya, seperti bagimana Anda ingin meneruskannya? Hindari penutupan dengan mohon beritahu saya bila Anda membutuhkan bantuan lebih lanjut. Penutup yang berlebihan ini terdengar mekanis dan tidak lulus. D. Menggunakan Email Dengan Aman Dan Efektif Penggunaan pemula e-mail disarankan untuk “mengabaikan pertimbangan gaya dan tata bahasa.” Mereka berpikir bahwa “kata yang terbang” demikian julukan pesan e-mail, memerlukan sedikit pengeditan dan pengoreksian. Koresponden menggunakan emoticon (seperti wajah gembira di samping) untuk mengekspresikan emosi mereka. Dan banyak email saat ini masih terkesan dibuat seadanya dan kotor. Tetapi seiring dengan kematangan saluran komunikasi ini, pesan pun menjadi semakin pantas dan profesional. Saat ini, pesan e-mail rata – rata bisa tetap berada dalam sistem komputer perusahaan sampai lima tahun. Dan dalam sejumlah situasi satu – satunya kesan seseorang tentang penulis e-mail adalah dari pesan yang dikirimkan. Komunikator bisnis yang bijaksana yang menggunakan e-mail menyadari bahaya ini. Mereka tahu bahwa pesan mereka dapat tersebar (dengan sengaja atau tidak) ke mana – mana. Sebuah catatan yang dikonsep dengan tergesa – gesa mungkin berakhir di kotak suratatasan atau diteruskan ke kotak surat musuh. Yang membuat segalanya lebih buruk, komputer—seperti juga gajah dan kekasih yang ditolak—tidak pernah melupakan. Bahkan pesan yang sudah dihapus bisa tetap berada dalam disk drive. “Hal itu seakan – akan orang memegang otak mereka ketika mereka menulis e-mail,” kata seorang pakar. Mereka berpikir bahwa e-mail “merupakan pengganti percakapan telepon, itulah bahayanya.” E-mail mengandung sejumlah bahaya, baik bagi karyawan maupun atasan, sebagimana dibahas dalam kotak Bimbingan Karier. A. Penggunaan E-Mail yang Cerdas Namun, di samping berbahaya dan keterbatasannya, e-mail semakin menjadi saluran pilihan untuk mengirim banyak pesan bisnis. Karena e-mail telah menjadi saluran komunikasi utama, adalah penting meluangkan waktu untuk mengelola pikiran – pikiran Anda, menyusunnya dengan teliti, memerhatikan ketepatan tata bahasa dan tanda baca. 



Mulai menulis. Petunjuk berikut ini akan membantu Anda melakukan permulaaan yang baik dalam menggunakan e-mail secara aman dan efektif. o Menyusun secara offline. Daripada menulis pesan dengan terburu – buru, gunakan program pengolah kata Anda untuk menulis secara offline. Kemudian masukkan pesan Anda ke jaringan e-mail. Hal ini untuk menghindari “merusak diri” (kehilangan semua tulisan Anda karena kekeliruan atau menekan tombol yang salah) ketika bekerja online. o Tulis alamat dengan benar. Alamat e-mail kadang kala rumit, sering tidak logis, dan selalu tanpa ampun. Kurang satu karakter atau salah menggunakan



11 | P a g e



huruf I untuk angka 1, maka pesan Anda akan tidak terkirim. Solusi: Gunakan buku alamat elektronik Anda untuk orang – orang yang sering Anda kirimi. Dan periksa ulang setiap alamat yang Anda ketik secara manual. Pastikan juga bahwa Anda tidak menjawab kepada sekelompok penerima ketika Anda bermaksud hanya menjawab satu orang. o Hindari baris subjek yang menyesatkan. Dengan membanjirnya spam (e-mail sampah) yang memenuhi kotak masuk (inbox), pastikan baris subjek Anda relevan dan membantu. Kata generik seperti hai dan persetujuan yang bagus bisa membuat pesan Anda dihapus sebelum dibuka.







Isi, Nada dan Ketepatan. Meskipun e-mail tampaknya sesederhana telepon, sebenarnya tidak. Sebab e-mail menghasilkan catatan permanen, pikirkan kembali apa yang Anda katakan dan cara Anda mengatakannya. o Buat ringkas. Jangan membebani pembaca dengan informasi yang tidak perlu. Ingat bahwa ukuran monitor kecil dan ketikan sering sulit untuk dibaca. Susun ide – ide Anda dengan ringkas. o Jangan kirim apapun yang tidak ingin Anda publikasikan. Karena e-mail kelihatan seperti percakapan telepon atau orang ke orang, penulis kadang – kadang mengirim pesan yang sensitif, rahasia dan bersifat menghasut atau berpotensi memalukan. Berhati – hatilah! E-mail menghasilkan catatan permanen yang sering tidak hilang bahkan dihapus. Dan setiap pesan merupakan komunikasi yang bisa mengakibatkan perkara hukum terhadap Anda tau pemilik perusahaan Anda. Jangan menulis apapun yang Anda tidak ingin atasan Anda, keluarga Anda, atau seorang hakim baca. o Jangan menggunakan e-mail untuk menghindari kontak. E-mail tidak tepat digunakan untuk mengumumkan berita buruk atau menetapkan argumen. Sebagai contoh, tidak tepat memecat seseorang melalui e-mail. Hal itu juga bukan saluran yang bagus untuk mengatasi konflik dengan penyelia, bawahan atau lainnya. Bila ada kemungkinan menyakitkan perasaan, gunakan telepon atau kunjungi orang tersebut. o Jangan pernah merespon ketika Anda sedang marah. Selalu ambil beberapa saat untuk menenangkan emosi sebelum menulis respon pada pesan yang mengecewakaan. Anda sering muncul engan alternatif yang berbeda dan alternatif yang lebih baiik setelah berpikir mengenai apa yang Anda katakan. Jika mungkin, atasi perbedaan dalam diri setiap orang. o Memerhatikan ketepatan. Orang masih tetap dinilai berdasarkan tulisannya, entah ditulis secara elektronik atau dengan kertas. Pesan e-mail yang tidak rapi (kurang tanda petik, ejaan yang salah, tulisan yang tidak didasari) membuat para pembaca bekerja terlalu keras. Mereka marah bukan hanya pada informasi tetapi juga penulisnya.



12 | P a g e



o Tahan humor dan komentar yang menjilat. Tanpa isyarat nonverbal yang disampaikan oleh wajah dan suara Anda, humor tetap dengan mudah dipahami.







Etika. Meskipun e-mail merupakan saluran komunikasi baru, ada sejumlah aturan kesopanan berinteraksi secara online yang perlu diperhatikan. o Batasi kecenderungan untuk mengirim dokumen ke semua pihak. Kirim kopi dokumen hanya kepada orang yang benar – benar perlu melihat sebuah pesan. Tidak perlu mendokumentasi setiap keputusan dan tindakan bisnis secara elektronik. o Jangan pernah mengirim “spam”. Empat puluh tiga persen pemakai internet mengatakan bahwa hal yang paling mengesalkan mereka dalam penggunaan email adalah spam (pesan e-mail yang tidak diminta). o Pertimbangkan menggunakan label pengidentifikasi. Jika diperlukan tambahkan salah satu dari label berikut ini pada baris subjek: ACTION (Tindakan yang diperlukan, mohon respons), FYI (For Your Information, tidak perlu respons), RE (Ini adalah balasan untuk pesan lain), URGENT (Tolong jawab segera). Beberapa program e-mail memungkinkan Anda mengetahui pesan yang mendesak. o Gunakan huruf kapital hanya untuk penekanan atau untuk judul. Hindari menulis seluruh pesan dalam huruf kapital, yang seperti BERTERIAK. o Beritahu kalau ada lampiran. Jika Anda mengirim sebuah lampiran yang panjang, beritahu penerima Anda. Anda mungkin perlu bertanya format apa yang tepat. o Jangan meneruskan pesan tanpa izin. Cari persetujuan sebelum meneruskan sebuah pesan.







Membalas E-mail. Tips berikut ini dapat menghemat waktu dan mengurangi frustasi ketika membalas pesan. o Baca dulu semua pesan dalam kotak masuk Anda sebelum menjawabnya satu persatu. Karena pesan berikutnya sering mempengaruhi cara Anda merespons, baca dulu semuanya (terutama semua pesan dari orang yang sama). o Jangan secara otomatis membalas pesan pengirim. Ketika membalas, cut and paste (potong dan tempel) bagian yang relevan. Hindari menyusahkan penerima Anda dengan mengembalikan seluruh “berkas” (urutan pesan) tentang suatu topik. Banyak pengguna yang mahir dapat mengatur pilihan program mereka sehingga hanya respons mereka saja yang terkirim. o Revisi baris subjek jika topik berganti. Ketika membalas atau meneruskan pertukaran e-mail, revisilah baris subjek jika topik berganti.



13 | P a g e



B. Penggunaan Pribadi. Ingat bahwa komputer kantor dimaksudkan untuk komunikasi yang berkaitan dengan pekerjaan.  Jangan gunakan komputer perusahaan untuk masalah pribadi. Kecuali kalau perusahaan secara khusus mengizinkan, jangan pernah menggunakan komputer perusahaan Anda untuk pesan pribadi, belanja pribadi, atau hiburan.  Anggap bahwa semua e-mail diawasi. Pemilik perusahaan berhak secara legal mengawasi e-mail, dan banyak yang melakukannya.



C. Pengunaan E-mail yang Cerdas Lainnya. Tergantung pada pesan dan audiensi Anda, tips berikut ini mendorong komunikasi elektronik yang efektif.  Gunakan desain untuk meningkatkan keterbacaan pesan panjang. Jika Sebuah pesan memerlukan beberapa layar, bantu pembaca dengan heading, daftar bullet, heading pinggir dan mungkin ringkasan pendahuluan yang menjelaskan isi. Meskipun teknik ini memperpanjang sebuah pesan, mereka mempersingkat waktu membaca.  Pertimbangkan perbedaan budaya. Ketika menggunakan sarana yang tanpa batas ini, bahasa Anda harus terutama jelas dan akurat. Ingat bahwa kiasan yang klise (menaikkan taruhan, memainkan biola kedua), istilah – istilah olahraga (melakukan home run, bermain sportif) dan ucapan populer (keren, nyalakan) dapat membingungkan di negara lain.  Periksa kembali sebelum menekan tombol send (kirim). Apakah Anda sudah memasukkan semuanya? Hindari keperluan mengirim pesan yang kedua, yang membuat Anda terlihat ceroboh. Gunakan pemeriksa ejaan dan baca kembali untuk menilai kelancarannya sebelum mengirim. E. Menyusun Pesan Email Adapun cara menyusun email yang baik antara lain, 



Menggunakan Nama dan Alamat Email Profesional



Sebelum kita membahas lebih jauh tentang cara menulis email resmi, hal pertama yang perlu kita perhatikan adalah penggunaan alamat email profesional. Pada artikel yang berjudul Contoh Alamat Email Profesional Dan Cara Membuatnya, kami mendefinisikan alamat email profesional sebagai alamat email yang menggunakan nama domain sendiri. Contohnya adalah [email protected]. Sedangkan untuk nama email profesional lebih baik menuliskan nama lengkap Anda seperti Muhammad Sholeh, atau nama depan/nama belakang dari perusahaan Anda. Contohnya Sholeh dari Emailkerja.id. Untuk membuat alamat email profesional ini caranya sangat mudah. Anda hanya perlu menyewa domain dengan ekstensi apapun, lalu untuk emailnya Anda bisa menggunakan layanan Emailkerja.id.



14 | P a g e



Tujuannya agar Anda bisa mengirim dan menerima email dengan alamat email Anda sendiri. Jadi kalau saat ini Anda belum punya alamat email profesional, segera saja mendaftar di Emailkerja.id. 



Menulis Subject Email Yang Ringkas, Jelas dan Mewakili Isi Email Anda



Menggunakan alamat email profesional dalam menulis email resmi sudah. Berikutnya adalah menulis subject email yang ringkas, jelas dan mewakili isi email Anda. Misalkan Anda ingin mengirimkan proposal penawaran tentang pengadaan CCTV yang murah dan berkualitas. Untuk contoh subject emailnya Anda bisa menulis “Proposal Penawaran CCTV” atau mungkin “CCTV Untuk Keamanan Rumah Anda”. 



Mengenali Siapa Penerima Email Anda



Setelah menulis subject email, dalam menulis email resmi berikutnya adalah mengenali siapa penerima email Anda. Dengan mengenali siapa penerima email kita maka akan lebih mudah dalam menulis kalimat pertama dalam email resmi. Secara umum ada 2 kategori penerima email, diantaranya :  Penerima email yang sudah dikenal. Untuk penerima email yang sudah dikenal pada email resmi ini Anda bisa menyebutkan nama mereka.  Penerima email yang tidak dikenal. Untuk penerima email yang tidak dikenal pada email resmi ini Anda cukup menyebutkan sapaan Bapak/ Ibu/ Anda saja.  Menggunakan Salam Pembuka Yang Tepat Ini masih berhubungan dengan point sebelumnya, tentang siapa penerima email Anda. Untuk salam pembuka ini wajib kita gunakan ketika menulis email resmi. Ini sama seperti ketika kita bertamu ke rumah orang. Sebelum masuk maka kita wajib mengucapkan salam terlebih dahulu. Untuk email resmi bahasa Indonesia, salam pembuka yang tepat Anda bisa menggunakan contoh berikut :    



Assalamu’alaykum Dengan hormat Yang terhormat Yang kami hormati



atau bisa juga ditambahkan dengan Bapak, Ibu, Saudara, dan Saudari + nama. Contoh : Yang terhormat Bapak Sholeh.Jika Anda tidak mengetahui nama penerima surel, cukup tuliskan “Yang terhormat Bapak/Ibu”, atau “Kepada pihak yang berkepentingan”. 



Memperkenalkan Diri (Mengirim Email)/Ucapan Terima Kasih (Membalas Email)



Pada email resmi, setelah mengucapkan salam biasanya dilanjutkan dengan memperkenalkan diri. Ini penting supaya penerima email tahu siapa Anda dan apa keperluan Anda. Terlebih lagi jika penerima email Anda adalah orang yang belum pernah Anda hubungi sebelumnya, seperti pelanggan baru, manajer sumber daya manusia (HRD), ataupun 15 | P a g e



instansi pemerintah. Dalam memperkenalkan diri melalui email resmi, Anda bisa mengikuti contoh berikut ini :  perkenalan diri pada email resmi untuk lamaran pekerjaan : “Nama saya Muhammad Sholeh. Saya mengirimkan email ini dengan maksud untuk melamar pekerjaan sebagai SEO Specialist di Emailkerja.”  perkenalan diri pada email resmi untuk penawaran kerja sama : “Perkenalkan, nama saya Muhammad Sholeh dari PT. Kirim Email Indonesia. Melalui email ini saya ingin mengirimkan company profile dan portofolio perusahaan kami sebagai bahan pertimbangan Anda agar dapat bekerja sama dengan kami.” Di atas adalah contoh kalimat untuk memperkenalkan diri pada email resmi. Namun ada juga saatnya kita mendapatkan email resmi terlebih dahulu. Maka dari itu kita perlu membalas email tersebut secara resmi juga dengan mengucapkan terima kasih terlebih dahulu. Untuk contohnya sebagai berikut :   



Terima kasih Bapak Muhammad Sholeh atas email lamaran kerja yang Anda ajukan. Terima kasih Bapak Muhammad Sholeh sudah mengirimkan company profile dan portofilio perusahaan Anda. dan lain sebagainya.







Isi Email Resmi



Isi email ini merupakan bagian utama dan paling penting di dalam email resmi. Pada bagian isi email ini sebaiknya sampaikan secara lugas dan jangan bertele-tele sehingga membuat bingung penerima email. Isi email resmi ini bisa Anda mulai dari menyampaikan informasi yang paling penting terlebih dahulu. Misalnya tujuan Anda menulis email resmi adalah untuk melamar pekerjaan, maka sampaikan maksud Anda pada bagian isi email ini. Selain itu untuk menyampaikannya jangan terlalu sedikit jumlah katanya, karena ini email resmi bukan SMS yang hanya dibatasi sekitar 160 karakter. Juga jangan terlalu panjang isi email resminya. Juga untuk penggunaan font dan ukurannya perlu kita perhatikan dalam menyampaikan isi email resmi ini. Usahakan pakai font strandar seperti Times New Roman, Tahoma atau Arial dan ukurannya jangan terlalu besar dan jangan pula terlalu kecil. Normalnya antara 12-15 untuk ukuran fontnya. 



Penutup dan Ending



Di awal tadi email resmi kita ada salam pembukanya. Maka kita juga perlu mencantumkan salam penutup dalam email resmi yang kita tulis. Untuk penutup email resmi kita bisa menggunakan contoh seperti berikut ini :  Atas perhatian Bapak Sholeh kami ucapkan terima kasih.



16 | P a g e



 Demikian email dari saya terkait dengan penawaran CCTV. Jika ada yang kurang jelas bisa Bapak tanyakan dengan membalas email ini. Atas perhatian dari Bapak Sholeh saya ucapkan terima kasih. Sedangkan untuk ending email resmi ini biasanya terdiri dari kata-kata berikut ini :        



Kind regards Best wishes Sincere regards Best regards Hormat Saya Hormat Kami Thank You dan lain sebagainya.







Signature (Opsional)



Untuk email resmi signature ini bisa Anda gunakan bisa juga tidak. Biasanya signature ini hanya berisi informasi tentang jabatan Anda dan juga alamat kantor. Contohnya seperti berikut ini :      



Muhammad Sholeh PT. Kirim Email Indonesia, Tbk Wisma Monex 9th Floor Jl. Asia Afrika 133-137, Bandung 40112 Jawa Barat – Indonesia Phone : (022) 873-211-38



F. Pengertian Direct Request Direct Request atau Permintaan Langsung sering diartikan sebagai permintaan barang dan jasa secara langsung yang dilakukan dengan tatap muka (face to face). Dalam konteks yang lebih luas, direct request dapat diartikan sebagai “Suatu kegiatan yang dilakukan oleh seseorang atau organisasi kepada pihak lain untuk meminta berbagai informasi penting dengan segera dan dengan menggunakan berbagai media komunikasi yang ada, termasuk media elektronik.” Sebagai contoh, suatu organisasi tertentu mengajukan permintaan informasi tentang produk baru kepada suatu organisasi lain dengan menggunakan media elektronik, seperti telepon, faksimile atau e-mail. Ketika audiens mulai tertarik dengan apa yang disampaikan atau paling tidak mau bekerja sama dengan komunikator, maka pesan-pesan bisnis sebaiknya disampaikan melalui pendekatan langsung (direct request).



17 | P a g e



G. Pengorganisasian Direct Request Bagaimana pengorganisasian direct request ? Pada bagian awal, sajikan permintaan atau ide-ide pokok (main idea) yang diikuti dengan fakta-fakta yang perlu secara rinci, yang selanjutnya diikuti dengan suatu pernyataan keramahan dari tindakan yang diinginkan. Para pengirim direct request dapat memulai dalam pendahuluan dengan memperkenalkan dirinya. Cara yang baik untuk menyusun direct request adalah menyatakan apa yang diinginkan pada kalimat pertama, kemudian diikuti penjelasannya. Gunakanlah bahasa yang sopan dalam penulisan surat direct request. Contoh, “saya senang sekali ....” atau “saya sangat berterima kasih ....”. Bagian pertengahan surat direct request biasanya menjelaskan permintaan yang sebenarnya, misalnya “saya ingin sekali memesan beberapa contoh buku referensi yang anda tawarkan pada bulan Januari 2005 yang lalu. Pada bagian terakhir, nyatakan dengan jelas tindakan apa yang diinginkan, misalnya dimana audiens dapat mencari informasi atau produk, batas waktunya, dan sebagainya. Kemudian akhiri dengan suatu pernyataan yang ramah yang mengingatkan audiens akan pentingnya permintaan tersebut, misalnya, “jika buku-buku referensi terjual lancar, anda dapat memesan buku-buku tambahan dari Juwita bookstore”. Organisasi direct request mencakup : 1. Pembukaan. Aturan umum untuk bagian pertama dari suatu direct request adalah menulis yang tidak sekedar dipahami, tetapi juga untuk menghindari kesalahpahaman. Sebagai contoh, jika kita meminta data sensus 2004 dari suatu lembaga pemerintah, ada kemungkinan orang yang menangani permintaan kita tersebut tidak tahu apakah yang kita inginkan adalah suatu rangkuman data yang satu atau dua halaman atau suatu laporan sensus yang rinci. Oleh karena itu, pada kalimat permulaan kita harus menyatakan permintaan secara lebih khusus yang memungkinkan pembaca dengan mudah dapat memahami maksud isi surat tersebut. 2. Penjelasan Rinci. Agar penjelasan terhadap hasil perkembangan kata-kata pembuka lebih lancar, kita perlu membuat kalimat pertama dibagian pertengahan surat yang kita buat dengan berorientasi pada pemberian manfaat bagi pembaca. Pendekatan lain yang dapat diterpakan untuk bagian pertengahan adalah membuat serangkaian pertanyaan, terutama jika permintaan kita menyangkut perlengkapan yang sangat kompleks. Seperti spesifikasi secara teknis, dimensi, dan kegunaan dari suatu produk. Jika permintaan kita lebih dari satu jenis, kita sebaiknya membuat daftar dan memberi nomor secara berurutan. Ada 2 hal yang membuat permintaan kita dapat ditangani dengan



18 | P a g e



segera: (1) buatlah pertanyaan yang langsung mengenai inti permintaannya, (2) hindari meminta informasi yang sebenarnya kita bisa memperoleh sendiri. 3. Penutup. Bagian penutup surat sebaiknya diisi dengan suatu permiantaan beberapa tanggapan khusus, lengkap dengan batas waktunya, dan ekspresi terhadap apresiasi atau pemberian goodwiil. Untuk mempermudah pembaca, cantumkan beberapa informasi penting seperti nomor telepon, jam kerja, dan petugas yang dapat dihubungi. H. Permintaan Informasi Rutin Bila kita ingin mengetahui tentang suatu hal, untuk memperoleh opini dari seseorang atau memberikan saran untuk melakukan suatu tindakan, kita biasanya perlu bertanya. Contoh, permintaan secara sederhana adalah menanyakan apa yang dapat anda kerjakan atau mengapa saya membuat permintaan. Surat-surat permintaan secara rutin layak memperoleh perhatian. Dalam kebanyakan organisasi, memo dan surat-surat seperti itu dikirim ke ratusa bahkan ribuan karyawan, konsumen, dan pemegang saham. Oleh karena itu, ketika menulis surat-surat permintaan rutin, kita harus menjaga maksud/tujuan menulis pesan dalam ingatan kita. Kita harus bertanya pada diri sendiri apa yang kita inginkan terhadap pembaca setelah mereka memahami pesan yang kita sampaikan. Dalam membuat surat permintaan rutin perlu diperhatikan tiga pertanyaan berikut ini: (1) apa yang ingin diketahui, (2) mengapa hal tersebut perlu diketahui, (3) mengapa hal ini dapat membantu. Dalam kaitannya dengan direct request, permintaan dapat berasal dari dalam maupun luar organisasi bisnis. 



Permintaan di dalam Organisasi.



Beberapa pesan permintaan dapat dibuat lebih permanen dalam bentuk tertulis, seperti memo. Memo dalam bentuk tertulis akan dapat menghemat waktu dan membantu audiens mengetahui secara tepat apa yang diinginkan. Pengiriman memo dapat dilakukan antara karyawan dengan karyawan, antara pimpinan dengan karyawan, antara pimpinan dengan supervisor atau antara supervisor dengan karyawan. Bentuk ini dimulai dengan pernyataan yang jelas mengenai alasan penulisan, kemudian diikuti dengan penjelasan yang lebih mendalam dan diakhiri dengan tindakan yang dikehendaki. 



Permintaan ke Luar Organisasi.



Sebagai seorang pelaku bisnis, tentunya kita perlu berkomunikasi dengan para pelanggan, pemasok dan perusahaan lain untuk berbagai keperluan bisnis yang akan digunakan untuk memperoleh informasi.



19 | P a g e



Disamping itu, kita bisa memberi respons terhadap iklan yang dipasang disuatu surat kabar. Dalam hal ini perlu kita perhatikan tiga hal, yaitu : (1) dimana kita membaca iklan tersebut (nama surat kabar, halaman, tanggal, hari, bulan, tahun, (2) jelaskan apa yang kita inginkan atau maksudkan, (3) cantumkan alamat kita yang jelas dan lengkap untuk balasan sirat kita tersebut. I.



Menulis direct request untuk pengaduan



Kapan saja merasa tidak puas terhadap produk, jasa atau kebijakan perusahaan, kita perlu mengadukan masalah atau keluhan yang kita hadapi kepada orang-orang yang sangat berkompeten sesegera mungkin. Surat Pengaduan (claim letter) dan Surat Penyesuaian (Adjustment letter) yang berkaitan dengan ketidakpuasan konsumen terhadap suatu produk atau jasa, bagi kebanyakan orang adalah kata-kata yang kurang menyenangkan. Kedua istilah tersebut penting artinya bagi manajer suatu organisasi perusahaan. Dengan kata lain, ia berkaitan erat dengan masalah kepuasaan pelanggan (customer satisfaction). Dalam surat direct request, kita mungkin dapat meminta salah satu dari berikut ini: ·



Pengembalian barang yang sudah dibeli (refund).



·



Meminta pengiriman barang yang baru sesuai yang dipesan.



·



Penggantian sebagian atau seluruh bagian yang rusak.



·



Perbaikan gratis.



·



Pengurangan harga kerna produknya ada yang cacat atau rusak.



·



Pembatalan atas suatu pesanan produk.



·



Pembutlan atas kelsalahan penagihan produk.



·



Koreksi atas kesalahan dalam nota pembayaran.



·



Penjelasan atas perubahan kebijakan atau prosedur.



Kebanyakan organisasi perusahaan yang progresif ingin mengetahui apakah kita merasa puas atau tidak puas terhadap produk atau jasa yang mereka berikan. Konsumen yang puas akan memberikan positif bagi suatu organisasi, sedangkan konsumen yang tidak puas akan berdampak negatif terhadap organisasi tersebut.Dalam menulis surat pengaduan perlu diperhatikan beberapa hal ini :



1. Jelaskan masalah yang kita hadapi secara rinci. Uraikan dengan jelas dan rinci masalah atau keluhan yang kita rasakan, sehingga pembaca dapat dengan mudah memahami apa masalah sebenarnya. 20 | P a g e



2. Lampirkan informasi pendukung, seperti faktur pembelian. Untuk lebih memperkuat surat pengaduan, kita harus memberikan bukti-bukti atau dokumen-dokumen pendukung. Sehingga dapat memperkuat surat pengaduan yang kita buat 3. Usahakan nada surat kita tidak marah atau emosional. Dalam membuat surat pengaduan, coba usahakan untuk bersifat rasional dan tidak bersifat emosional. 4. Permintaan tindakan khusus. Dalam surat pengaduan yang kita buat, perlu dukemukakan apa harapan atau keinginan kita dikemudian hari terhadap adanya pengaduan tersebut. Jangan lupa cantumkan nama, alamat, dan nomor telepon secara lengkap. J. Surat Undangan, Pesanan Dan Reservasi Pada umumnya pendekatan yang digunakan dalam menyusun surat undangan, pesanan dan reservasi adalah Pendekatan Langsung (dirrect approach). 1. Surat Undangan. Penulisan surat undangan biasanya menggunakan pendekatan langsung. Dalam hal ini, pendekatan langsung mencakup tiga komponen, yaitu:   



Ide pokok (main idea). Penjelasan rinci (explanations). Penutup (close courtsey).



Ide pokok dalam pargraf pertama berisi undangan. Selanjutnya diikuti dengan penjelasan yang lebih rinci tentang ide pokok di awal surat tersebut. Berikutnya diakhiri dengan penutup yang berisi suatu harapan atau tindakan yang diinginkan dan ucapan terima kasih. 2. Surat Pesanan dan Reservasi. Surat pesanan paling tidak mencakup tiga komponen penting, yaitu:   



Pernyataan rinci apa yang kita pesan. Metode pengirimannya. Cara pembayarannya.



Kemukakan secara jelas kuantitas/jumlah produk yang kita pesan, ukuran, warna, gaya (style), harga pembayaran, lokasi pemesan, tanggal pengiriman dan petunjuk khusus lainnya.



21 | P a g e



K. Jenis-jenis Pesan Internal   Komunikasi Internal ke Atas Komunikasi bisnis internal ke atas adalah komunikasi yang berasal dari bawahan ke manajer atau individu dengan adanya hierarki perusahaan. Setiap pemimpin harus memungkinkan informasi mengalir ke atas agar memiliki pemahaman yang benar tentang operasi bisnis. Komunikasi ke atas internal biasanya mencakup survei, umpan balik, formulir, dan laporan yang disampaikan karyawan kepada manajer atau pemimpin tim mereka. Misalnya, laporan pemasaran dapat menyertakan statistik seperti total pengunjung situs web, keterlibatan media sosial, atau total prospek yang dihasilkan.   Komunikasi Internal ke Bawah Komunikasi internal ke bawah mengalir dari atasan ke satu atau lebih bawahan. Jenis komunikasi ini bisa dalam bentuk surat, memo atau arahan verbal. Saat berkomunikasi dengan karyawan, pemimpin harus menjaga komunikasi tetap profesional dan jelas. Contoh dari jenis komunikasi ini dapat mencakup memo tentang prosedur operasi perusahaan baru seperti persyaratan keselamatan dan peraturan baru.  Komunikasi Bisnis Internal Lateral Komunikasi internal lateral terjadi di antara karyawan di tempat kerja. Saat ini, ada banyak cara karyawan dapat berkomunikasi: chatting, pesan, email. Jenis komunikasi ini dapat berada di dalam atau di antara departemen dan itu terjadi lebih teratur daripada jenis komunikasi lainnya. Selain itu, seringnya komunikasi di antara karyawan memainkan peran penting untuk keterlibatan dan produktivitas karyawan. 



22 | P a g e



BAB III PENUTUPAN A. KESIMPULAN Berdasarkan hasil pembahasan makalah tentang “Penulisan Direct Request” maka pada bab ini penulis akan mengemukakan beberapa kesimpulan berdasarkan hasil kajian pustaka dan teori yang telah dilakukan di dalam laporan ini. Dari hasil pembahasan yang telah dilakukan diatas dapat ditarik kesimpulan :  



Dalam pengorganisasian direct request mencakup tiga hal, yaitu: (1) Pembukaan, (2) Penjelasan Rinci, (3) Penutup. Jika permintaan lebih dari dua jenis, sebaiknya membuat daftar terlebih dahulu dan memberikan nomer secara berurutan atau berdasarkan tingkat kepentingannya.



· Dalam membuat surat permintaan rutin perlu diperhatikan tiga pertanyaan, yaitu: (1) apa yang ingin di ketahui, (2) mengapa hal tersebut perlu diketahui, (3) mengapa hal ini dapat membantu. · Pada umumnya pendekatan yang digunakan dalam menyusun surat undangan, pesanan dan reservasi adalah Pendekatan Langsung (dirrect approach). · Secara sederhana ada dua tahap yang perlu kita perhatikan, yaitu: (1) Mengisi formulir yang telah disediakan oleh lembaga perkreditan yang ada, (2) Mengirimkan/melampirkan berbagai data pendukung penting yang diperlukan dalam proses memperoleh kredit tersebut.



23 | P a g e



DAFTAR PUSTAKA Irwansyah,SE, M.Si. 2017. Komunikasi Bisnis. Jakarta: Mitra Wacana Media.



24 | P a g e