Makalah Perencanaan Proyek [PDF]

Citation preview

MAKALAH MANAJEMEN INDUSTRI dan PROYEK “Perencanaan Proyek”



OLEH : Kelompok 3 Arifin Masruri



5171230002



Doni Syahputra



5172230005



Irwan Efendi



5172230002



JURUSAN PENDIDIKAN TEKNIK ELEKTRO PROGRAM STUDI TEKNIK ELEKTRO FAKULTAS TEKNIK UNIVERSITAS NEGERI MEDAN 2020



KATA PENGANTAR Puji syukur kami panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah memberikan kami rahmat kesehatan dan kesempatan, sehingga bisa menyusun atau menyelesaikan penyusunan makalah “Perencanaan Proyek”. Penulis mengucapkan terima kasih kepada Bapak Dosen pembimbing yang telah membimbing penulis dan pihak-pihak yang telah membantu dalam pembuatan makalah ini. Makalah ini penulis yakini bahwa jauh dari kesempurnaan dan masih banyak kekurangannya seperti pepatah yang mengatakan “tak ada gading yang tak retak”, baik isi maupun penyusunnya. Penulis juga mengharapkan kritik dan saran yang membangun guna kesempurnaan tugas ini. Akhir kata penulis mengucapkan terimakasih, semoga dapat bermanfaat dan bisa menambah pengetahuan bagi pembaca.



Medan, Oktober 2020



Penyusun



BAB I PENDAHULUAN 1.1



Latar Belakang Manajemen



adalah



aktivitas



yang



meliputi



perencanaan,



pengorganisasian,



pelaksanaan dan kepemimpinan, serta pengawasan terhadap pengelolaan sumber daya yang dimiliki suatu organisasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan. Proyek merupakan Suatu kegiatan sementara yang dilakukan atau yang berlangsung dalam waktu terbatas dengan alokasi sumber daya tertentu dan dimaksudkan untuk menghasilkan produk (deliverable) yang kriterianya telah digariskan dengan jelas. Semakin maju peradaban manusia, semakin cangih dan kompleks proyek yang dikerjakan dengan melibatkan pengguna sumberdaya dalam bentuk tenaga manusia, material dan dana yang jumlahnya bertambah besar. Diiringi pula dengan semakin ketat kompetisi penyelenggaraan proyek untuk memenuhi kebutuhan masyarakat sehingga dibutuhkan cara pengelolaan, metoda serta teknik yang paling baik sehingga pengunaan sumber daya benarbenar efektif dan efisien sehingga dibutuhkan manajemen proyek. Dengan kata lain manajemen proyek tumbuh karena dorongan mencari pendekatan penggelolaan yang sesuai dengan tuntutan dan sifat kegiatan proyek, suatu kegiatan yang dinamis dan berbeda dengan kegiatan operasional rutin. Manajemen Proyek berbeda dengan manajemen klaisik yang berhasil menggelola kegiatan operasional. Hal ini karena beberapa prilaku proyek yang penuh dinamika dan adanya perubahan cepat 1.2



Tujuan 1) Untuk memenuhi tugas mata kuliah Manajemen Industri dan Proyek. 2) Untuk mengetahui Perencanaan Proyek.



BAB II PEMBAHASAN 2.1 MANAJEMEN PROYEK 2.1.1 PENGERTIAN MANAJEMEN PROYEK Manajemen proyek merupakan suatu usaha merencanakan, mengorganisasi, mengarahkan, mengkoordinasi, dan mengawasi kegiatan dalam proyek sedemikian rupa sehingga sesuai dengan jadwal waktu dan anggaran yang telah ditetapkan. Suatu pekerjaan rutin biasanya berlangsung secara kontinu, berulang-ulang dan berorientasi ke proses. Sebagai suatu proses yang terus menerus, pekerjaan yang rutin tidak dianggap suatu proyek. Manajemen proyek adalah suatu cara mengelola, mengarahkan, dan mengkoordinasikan sumber daya (manusia/material)disaat mulainya sebuah proyek hingga akhir untuk mencapai suatu tujuan, yang dibatasi oleh biaya, waktu, dan kualitas untuk mencapai kepuasan. Pengelola dalam sebuah proyek disebut sebagai Proyek Manager (PM), Proyek Manager bertanggung jawab untuk mengatur dan mengawasi semua kegiatan pelaksanaan proyek, agar sesuai dengan standart kualitas, biaya dan waktu. Dan tentunya selalu bertanggung jawab untuk selalu berkomunikasi dengan tim, atasan (owner), dan pelanggan (user). Maksudnya manajer harus mampu memberikan contoh tehnik, mampu mengambil keputusan yang tepat, dan pemimpin yang dapat memberikan informasi berupa laporan kepada atasan. 2.1.2 TUJUAN MANAJEMEN PROYEK Suatu proyek pasti mempunyai suatu tujuan yang ingin dicapai. Dalam mencapai tujuan tersebut,suatu proyek biasanya mempunyai kegiatan yang berlangsung dalam waktu tertentu dengan hasilakhir tertentu.[5] Proyek dapat dibagi-bagi menjadi sub-sub pekerjaan yang harus diselesaikan dengan batas waktu tertentu untuk mencapai tujuan proyek secara keseluruhan dengan tepat waktu. Ciri-ciri Manajemen ProyekMekanisme proyek dalam hubungannya dengan pengelolaan, organisasi dan sumber dayamempunyai ciri-ciri tertentu sebagai berikut : 1. 2. 3. 4.



Memimpin organisasi proyek dan beroperasi secara independen. Pembawa tunggal untuk mencapai satu tujuan proyek. Memerlukan bermacam-macam keahlian dan sumber daya. Bertanggung jawab menyatukan orang-orang dari berbagai fungsi/disiplin yang bekerja. 5. Memfokuskan pada ketepatan waktu dan biaya.



2.1.3 PROSES MANAJEMEN PROYEK Manajemen proyek adalah suatu proses perencanaan, pengaturan, kepemimpinan, dan pengendalian dari suatu proyek oleh para anggotanya dengan mengoptimalkan sumber daya seoptimal mungkin untuk mencapai sasaran yang telah ditentukan. Proses adalah urutan pelaksanaan atau kejadian yang terjadi secara alami atau didesain, mungkin menggunakan waktu , ruang , keahlian atau sumber daya lainnya, yang menghasilkan suatu hasil. Dengan adanya manajemen proyek maka akan terlihat batasan mengenai tugas, wewenang dan tanggung jawab dari pihak-pihak yang terlibat dalam proyek baik langsung maupun tidak langsung, sehingga tidak terjadi adanya tugas dan tanggun jawab secara bersamaan. Memulai, Penutupan.



Perencanaan,



Pelaksana,



Pemantauan



&



pengendalian



dan



Dalam membuat proyek harus ada proses perencanaan yaitu untuk menetapkan ruang lingkup proyek, menyempurnakan tujuan, dan menentukan tindakan yang diperlukan untuk mencapai tujuan bahwa proyek ini dilakukan untuk mencapai. Proses tersebut dilakukan untuk menyelesaikan pekerjaan yang ditetapkan dalam rencana manajemen proyek untuk memenuhi spesifikasi proyek. yaitu untuk melacak, review, dan mengatur kemajuan dan kinerja proyek; mengidentifikasi area di mana perubahan rencana yang diperlukan, dan memulai perubahan yang sesuai. Membimbing eksekusi Proses tersebut dilakukan untuk menyelesaikan semua kegiatan di semua Grup Manajemen Proyek Proses untuk secara resmi menutup proyek. Knowledge berperan penting dalam sebuah manajemen proyek terutama dalam pengawasan grup proses manajemen proyek. Dimana grup proses adalah suatu rencana demi kelancaraan proyek agar lebih mudah dalam memulai proyek dan tugas knowledge ialah memonitor segala hal dari berbagai aspek yang terjadi didalam grup proses. merupakan tahap awal kegiatan proyek sejak sebuah proyek disepakati untuk dikerjakan. Manajer proyek Kepemimpinan seorang manajer proyek harus ditunjukkan pada semua tahapan proyek, Manajer proyek mempunyai otoritas dan kebebasan dalam mengatur proyek, Manajer proyek bersama dengan tim manajemen proyek harus mengkoordinir dan mengarahkan berbagai alat penghubung teknis dan organisasi yang ada dalam proyek, Manajer proyek



bersama dengan pemberi kuasa menyediakan sumber daya organisasi untuk merancang aktivitas proyek. Kemampuan konseptual, Kemampuan interpersonal, Kemampuan administrasi, Kemampuan teknis Kemampuan teknis melingkupi pengetahuan dan pengalaman dalam hal proyek itu sendiri, dengan mengetahui prosedur-prosedur dan mekanisme proyek. Kemampuan ini biasanya didapatkan dari penimbaan ilmu khusus, misalnya Institut Manajemen Proyek Perencanaan sebuah proyek akan menjadi tidak berguna ketika tidak ada komunikasi yang efektif antara manajer proyek dengan timnya. Setiap anggota tim harus mengetahui tanggung jawab mereka. Manajemen waktu proyek merupakan salah satu kompetensi yang harus dimiliki oleh seorang manajer proyek. Manajemen waktu proyek dibutuhkan manajer proyek untuk memantau dan mengendalikan waktu yang dihabiskan dalam menyelesaikan sebuah proyek. Yaitu landasan untuk pengambilan keputusan proyek dimasa depan Yaitu harus mencapai sasaran-sasaran dan tujuan proyek dengan menyadari adanya batasan-batasan yang telah dipahami sebelumnya dan bagaimana mengoptimasikan dan pengalokasian semua sumber daya dan mengintegrasikannya untuk mencapai tujuan proyek yang telah ditentukan. Kontrak tim, Scope statement, Work breakdown structure, Jadwal proyek, dalam bentuk bagan Gantt dengan semua dependensi dan sumber daya masuk, Sebuah daftar resiko prioritas (bagian dari sebuah register resiko). 2.1.4 MANFAAT MANAJEMEN PROYEK 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.



Mengidentifikasi Fungsi Tanggung Jawab. Meminimalkan Tuntutan Pelaporan Rutin. Mengidentifikasi Batas Waktu Untuk Penjadwalan. Mengidentifikasi Metode Analisa Peramalan. Mengukur Prestasi Terhadap Rencana. Mengidentifikasi Masalah Dini & Tindakan Perbaikan. Meningkatkan Kemampuan Estimasi Untuk Rencana. Mengetahui Jika Sasaran Tidak Dapat Dicapai/Terlampaui



2.1.4 ASPEK-ASPEK DALAM MANAJEMEN PROYEK Dalam manajemen proyek, yang perlu dipertimbangkan agar output proyek sesuai dengan sasaran dan tujuan yang direncanakan adalah mengidentifikasi berbagai masalah yang



mungkin timbul ketika proyek dilaksanakan. Beberapa aspek yang dapat diidentifikasi adalah sebagai berikut : 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.



Aspek Keuangan. Aspek Anggaran Biaya. Aspek Manajemen Sumber Daya Manusia. Aspek Manajemen Produksi. Aspek Harga. Aspek Efektifitas dan Efisiensi. Aspek Pemasaran. Aspek Mutu. Aspek Waktu.



2.2 PERENCANAAN PROYEK Proyek bisa digambarkan sebagai serangkaian tugas terkait yang ditujukan terhadap sebuah hasil utama. Dalam beberapa perusahaan sebuah pengorganisasian proyek (project organization) dikembangkan untuk memastikan program yang ada saat ini tetap berlangsung dengan lancar dengan basis harian sementara proyek baru selesai dengan berhasil. Untuk perusahaan-perumahan dengan berbagai proyek besar, seperti sebuah perusahaan konstruksi, sebuah pengorganisasian proyek merupakan sebuah cara yang efektif melalui penugasan seseorang dari sumber daya fisik yang diperlukan. Hal itu merupakan sebuah , struktur organisasi yang temporer yang didesain untuk mencapai hasil dengan menggunakan . pakar dari seluruh perusahaan. Pengorganisasian proyek mungkin dapat berguna ketika memenuhi syarat sebagai berikut. 1. Tugas pekerjaan bisa dijelaskan dengan sebuah tujuan yang spesifik dan tenggat waktu. 2. Pekerjaan bersifat unik atau tidak umum bagi organisasi yang ada saat ini. 3. Pekerjaan berisikan tugas.-tugas rumit yang saling terkait yang memerlukan kemampuan khusus. 4. Proyek bersitat sementara, namun penting bagi organisasi. 5. Proyek mempersingkat lini di antara organisasi. Pada tahap perencanaan, tim perencanaan proyek menggunakan perkiraan kasar yang menjadi dasar pengambilan keputusan.pelaksanaan proyek sebagai titik awalnya. Mereka mengolah perkiraan ini menjadi spesifikasi terinci atas produk, jadwal rinci, dan anggaran biaya. Mereka juga mengembangkan sistem pengendalian manajemen dan sistem pengendalian tugas yang menjadi dasar (atau menerapkan semua ini dari sistem yang pernah digrurakan sebelumnya), dan sebuah bagan organisasi. Kotak dalam bagan ini lama-kelamaan akan diisi dengan nama-narna personel yang akan mengelola pekerjaan tersebut. Pada proyek yang tidak terlalu rumit sekalipuir, ada rencana untuk perencanann, yaitu uraian perencanaan



setiap tugas, siapa yang bertanggung jawab untuk pekerjaan itu, kapan pekerjaan itu harus diselesaikan, serta hubungan antara tugas-tugas tersebut. Proses perencanaan itu sendiri merupakan sub proyek dalam keseluruhhn proyek. juga ada sistem pengendalian untuk memastikan bahwa kegiatan perencanaan dilakukan secara semestinya. Sifat Perencanaan Proyek Rencana akhir terdiri atas tiga bagian yang berkaitan: lingkup, jadwal, dan biaya. Bagian lingkup (scope) menvebutkan spesifikasi setiap paket pekerjaan dan nama dari orang atau unit organisasi yang bertanggung jawab. Jika proyek adalah salah satu proyek yang memiliki spesifikasi yang tidak je1as, sebagaimana pada kasus yang terjadi di banyak proyek-proyek konsultasi, riset dan pengembangan, pernyataarr ini hams ringkas dan umum. Bagian jadwal (schedule) menyatakan estimasi waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan setiap paket pekerjaan dan hubungan antara paket pekerjaan, yaitu paket pekerjaan yang mana yang harus diselesaikan sebelum paket pekerjaan yang lain dimulai. Perangkat hubungan-hubungan ini disebut jaringan pekerjaan. Jaringan pekedaan akan dijelaskan di dalam bagian berikutnya. Biaya (cost) yang dinyatakan di dalam anggaran proyek, biasanya disebut anggaran pengendalian. Jika pekerjaan tidak cukup besar, biaya satuan moneter diperlihatkan secara kumpulan dari beberapa paket pekerjaan. Sumber daya yang akan dipergunakan unhrk masing-masingpaket pekerjaan, dinyatakan dalam jumlah nonmoneter seperti jumlah hari kerja, atau beton dalam yard kubik. Struktur Perincianan Kerja Tim manajemen proyek memulai tugasnya dengan baik sebelum pengeksekusian proyek sehingga sebuah rencana bisa dibuat Salah satu langkah pbrtamanya adalah membuat secara hati-hati tujuan dari proyek, kemudian memerinci proyek tersebut ke dalam bagianbagian yang dapat dikelola. Struktur perincian kerja (work breakdown structure-WES) ini menjelaskan proyek dengan membaginya ke dalam subkomponen utama (atau tugas), yang kemudian dibagi ke dalam komponen yang lebih detail lagi, dan akhirnya ke dalam serangkaian aktivitas serta biaya yang terkait dengannya. Pembagian proyek ke dalam tugastugas yang, lebih kecil bisa menjadi sangat sulit, tetapi hal itu penting bagi pengelolaan proyek dan bagi Penentuan jadwal keberhasilan. Persyaratan besar bagi orang, pasokan, dan perlengkapan juga diestimasi dalam fase perencanaan ini. Struktur perincian kerja umumnya menurun jumlahnya dari alias hingga ke bawah dan . tersusun seperti di bawah ini. Tingkat 1. 2. 3. 4.



Proyek Tugas utama dalam proyek Subtugas dalam tugas utama Aktivitasaktivitas (atau “paket kerja” ) yang akan diselesaikan



Penentuan Jadwal Proyek Penentuan jadwal proyek melibatkan pengurutan dan pembagian waktu ke semua aktivitas proyek Pada tahapan ini, manajer memutuskan berapa lama suatu aktivitas akan memakan waktu dan menghitung sumber daya yang diperlukan pada masing-masing tahapan produksi. Manajer juga akan merencanakan jadwal yang berbeda bagi kebutuhan akan personel berdasarkan pada jenis kemampuan (manajemen, teknik, atau menuangkan beton, misalkan) dan kebutuhan akan bahan material. Salah satu pendekatan penentuan jadwal yang popular adalah grafik Gantt. Grafik Gantt (Gantt chart) merupakan cara yang murah dalam membantu manajer memastikan bahwa 1. 2. 3. 4.



aktivitas direncanakan, urutan kinerja didokumentasikan, ' waktu aktivitas diestimasi dan dicatat, dan waktu proyek keseluruhan dikembangkan.



Grafik Gantt mudah untuk dipahami. Batang horizontal digambar untuk masing-masing aktivitas proyek sepanjang periode waktu. Ilustrasi dari sebuah layanan rutin dari sebuah pesawat penumpang. jet Delta sepanjang persinggahan selama 40 menit menunjukkan bahwa grafik Gantt juga bisa digunakan untuk penentuan jadwal operasi yang bersifat repetisi. Dalam kasus ini, grafik tersebut membantu menunjukkan potensi penundaan. Pada proyek sederhana, grafik penentuan jadwal seperti ini memungkinkan manajer untuk mengawasi kemajuan dari masing-masing aktivitas dan untuk menemukan Serta mengatasi area permasalahan. Grafik Gantt tidak cukup untuk menggambarkan hubungan timbal balik antara aktivitas dan sumber daya. PERT dan CPM, teknik jaringan yang banyak digunakan yang akan kita bahas sebentar lagi, memiliki kemampuan untuk mempertimbangkan hubungan yang lebih diutamakan dan saling kebergantungan dari aktivitas aktivitas. Pada proyek yang rumit, penentuan jadwal di mana hampir selalu dikomputerisasi, PERT dan CPM dengan demikian memiliki kelebihan dibandingkan grafik Gantt yang lebih sederhana. Bahkan pada proyek yang sangat besar, grafik Gantt bisa digunakan sebagai rangkuman status proyek dan melengkapi pendekatan jaringan lainnya. Sebagai kesimpulan, apa pun pendekatan yang diambil oleh manajer proyek, penentuan jadwal proyek memiliki beberapa tujuan sebagai berikut. 1. Menunjukan hubungan dari masingmasing aktivitas dengan yang lainnya dan dengan _; ._ keseluruhan proyek. 2. Mengidentifikasi hubungan yang lebih diutamakan di antara berbagai aktivitas. 3. Mendorong pengaturan waktu realistik dan estimasi biaya untuk masing-masing aktivitas



4. Membantu menjadikan lebih baik penggunaan orang, uang, dan sumber daya materi dengan mengidentifikasi kemacetan utama dalam proyek. Pengendalian Proyek Kendali proyek, seperti kendali sistem manajemen lainnya, melibatkan pengawasan yang ketat terhadap sumber daya, biaya, kualitas, dari anggaran. Kendali juga berarti menggunakan sebuah siklus umpan balik (feedback loop) untuk merevisi rencana proyek dan memiliki kemampuan untuk memindahkan sumber daya ke mana pun mereka paling dibutuhkan. Laporan dan grafik PERT/CPM yang terkomputerisasi banyak tersedia saat ini dari begitu banyak perusahaan perangkat lunak yang saling bersaing. Beberapa dari program ini yang terkenal adalah Primavera (oleh Primavera Systems, Inc. ), MacProject (oleh Apple Computer Corp), MindView (oleh Match Ware), HP Project (oleh HewlettPackard), Fast Track (oleh AEC Software), dan Microsoft Project (oleh Microsoft Corp. ), kita akan bahas dalam bab ini. Program-program ini menghasilkan beragam laporan, termasuk (1) perincian biaya yang detail untuk masing-masing tugas, (2) kurva total program buruh, (3) tabel distribusi biaya, (4) rangkuman biaya dan jam fungsional, (5) peramalan bahan mentah dan pengeluaran, (6) laporan varian, (7) laporan analisis waktu, dan (8) laporan status kerja.



BAB III PENUTUP 3.1



Kesimpulan Manajemen proyek merupakan suatu usaha merencanakan, mengorganisasi,



mengarahkan, mengkoordinasi, dan mengawasi kegiatan dalam proyek sedemikian rupa sehingga sesuai dengan jadwal waktu dan anggaran yang telah ditetapkan. Suatu pekerjaan rutin biasanya berlangsung secara kontinu, berulang-ulang dan berorientasi ke proses. Sebagai suatu proses yang terus menerus, pekerjaan yang rutin tidak dianggap suatu proyek. Suatu proyek pasti mempunyai suatu tujuan yang ingin dicapai. Dalam mencapai tujuan tersebut,suatu proyek biasanya mempunyai kegiatan yang berlangsung dalam waktu tertentu dengan hasilakhir tertentu. Proyek dapat dibagi-bagi menjadi sub-sub pekerjaan yang harus diselesaikan dengan batas waktu tertentu untuk mencapai tujuan proyek secara keseluruhan dengan tepat waktu. Pelaksanaan kegiatan manajemen merupakan tanggung jawab seorang manajer diartikan sebagai orang yang bertanggung jawab lebih besar dari pada apa yang dia dapat lakukan sendiri. Sehingga membutuhkan bantuan orang lain dalam mencapai tujuan organisasi, sedangkan manajer produksi dan operasilah yang akan menentukan keberhasilan organisasi perusahaan sebagai produsen yang baik, selanjutnya keberhasilan usaha suatu perusahaan dalam mencapai tujuan dan sasarannya ditentukan oleh kemampuan manajer produksi dan operasi, serta kemampuan manajer pemasaran dan manajer keuangan disamping kemampuan majemen puncak atau direksi untuk menciptakan hasil sinergi dari seluruh kegiatan bersama perusahaan.



DAFTAR PUSTAKA Dipohusodo, Istimawan.1996.Manajemen Proyek dan Konstuksi jilid I,Yogyakarta:Kanisius Husen, Abrar MT.2009. Manajemen Proyek.Yogyakarta: C.V Andi Offeset Norton M. Bedford, dkk.1996.Sistem Pengendalian Manajemen.Jakarta: PT Erlangga Edisi Ke – 5