Manual Book Esign [PDF]

Citation preview

MANUAL BOOK E-SIGN TAHUN 2022



MANUAL BOOK E-SIGN SIPEDE TAHUN 2022 A. GAMBARAN UMUM



• E-Sign/Tanda tangan elektronik dalam SIPEDE telah



bekerja



sama



dengan



Balai



Sertifikasi



Elektronik (BSrE – BSSN), sehingga E-Sign tersebut telah berstandar nasional. • Kejaksaan verifikator



Republik yang



Indonesia



bertugas



untuk



mempunyai melakukan



pendaftaran awal dan melakukan verifikasi data yang telah digunakan oleh user/pengguna. • User/Pengguna Republik



adalah



Indonesia



yang



pegawai



Kejaksaan



didaftarkan



sebagai



pengguna E-Sign oleh verifikator.



1 PUSDASKRIMTI



MANUAL BOOK E-SIGN TAHUN 2022 B. PENDAFTARAN E-SIGN/TANDA TANGAN ELEKTRONIK MELALUI SIPEDE 1. Surat Rekomendasi Calon pengguna harus mempersiapkan surat rekomendasi dari atasan untuk mengajukan E-Sign dengan menggunakan form yang telah disediakan. Setiap kolom isian di dalam form tersebut harus diisi dengan benar dan sesuai dengan identitas calon pengguna, serta jangan sampai ada kolom yang kosong dan tidak diisi. Pengisian E-mail calon pengguna, harus menggunakan alamat E-mail resmi personal kejaksaan milik calon pengguna yaitu dengan domain [email protected] (dapat cek di SIMKARI) Pastikan pengisian NIK, Nama, dan E-mail adalah benar.



Diisi dengan identitas atasan



Penandatangan Surat Rekomendasi adalah atasan dari calon pengguna, untuk calon pengguna di Kejaksaan Tinggi, Kejaksaan Negeri dan Cabang Kejaksaan Negeri, penandatangan adalah : • Kepala Kejaksaan Tinggi, ditandatangani oleh Kapus Daskrimti (khusus untuk Kepala Kejaksaan Tinggi : surat rekomendasi dapat dikirim melalui SIPEDE tanpa tanda tangan, verifikator akan membantu untuk penandatanganan oleh Kapus Daskrimti); • Wakil Kepala Kejaksaan Tinggi, ditandatangani oleh Kepala Kejaksaan Tinggi;



Diisi dengan identitas calon pengguna



• Para Pejabat Eselon III pada Kejaksaan Tinggi, ditandatangani oleh Kepala Kejaksaan Tinggi/Wakil Kepala Kejaksaan Tinggi; • Kepala Kejaksaan Negeri, ditandatangani oleh Kepala Kejaksaan Tinggi/Wakil Kepala Kejaksaan Persuratan dan Disposisi Elektronik



Tinggi/Asisten Bidang Pembinaan pada Kejaksaan Tinggi;



Tanda Tangan Elektronik



• Kepala Cabang Kejaksaan Negeri, ditandatangani oleh Kepala Kejaksaan Negeri; • Para Pejabat Eselon IV, V



dan pegawai selain pejabat struktural pada Kejaksaan Tinggi,



ditandatangani oleh Pejabat Eselon III pada Kejaksaan Tinggi; • Para Eselon IV, V dan pegawai selain pejabat struktural pada Kejaksaan Negeri, ditandatangani oleh Kepala Kejaksaan Negeri;



Ditandatangani oleh atasan yang memberikan rekomendasi



• Para pegawai pada Cabang Kejaksaan Negeri, ditandatangani oleh Kepala Cabang Kejaksaan Negeri.



2 PUSDASKRIMTI



MANUAL BOOK E-SIGN TAHUN 2022 2. Admin pada masing-masing Unit Kerja mendaftarkan E-Sign melalui SIPEDE Admin mendaftarkan E-Sign melalui SIPEDE (https://sipede.kejaksaan.go.id) dengan cara : Buka laman web SIPEDE (https://sipede.kejaksaan.go.id), lalu pilih “Manajemen Pengguna”, pilih “Daftar Esign”, kemudian klik pada tombol warna biru bertuliskan “Tambah Esign”.



3 PUSDASKRIMTI



MANUAL BOOK E-SIGN TAHUN 2022 3. Isi dan Upload



• Isi kolom “User” dengan nama Pengguna yang telah ada dalam manajemen akun; • Isi kolom “Provinsi” dengan provinsi unit kerja pengguna; • Isi kolom “Kota” dengan kota unit kerja pengguna; • Upload surat rekomendasi yang telah dibuat dan ditandatangani dalam file dengan format .pdf dan pastikan ukuran file tidak lebih dari 1 MB. • Kemudian jika sudah diisi semua, klik tombol “Simpan”.



4 PUSDASKRIMTI



MANUAL BOOK E-SIGN TAHUN 2022 Daftar E-Sign yang telah disimpan akan menampilkan status seperti di bawah ini :



Status pada tampilan



tersebut menandakan bahwa daftar E-Sign telah berhasil, dan menunggu proses approval dari verifikator.



5 PUSDASKRIMTI



MANUAL BOOK E-SIGN TAHUN 2022 4. Rejected Apabila ada kekurangan atau pengisian pendaftaran yang belum tepat, maka verifikator akan menolak pendaftaran tersebut dengan memberikan keterangan, dengan tampilan seperti di bawah ini :



Jika ada status seperti di atas, maka perbaiki sesuai perintah keterangan dalam status tersebut dengan cara, klik tombol kuning pada ujung tampilan pengguna. Kemudian lakukan perubahan/upload Kembali file surat rekomendasi yang telah diperbaiki. Setelah itu klik “Simpan”.



6 PUSDASKRIMTI



MANUAL BOOK E-SIGN TAHUN 2022 5. Approved



Apabila status dalam SIPEDE



berarti pendaftaran E-Sign telah diapprove oleh verifikator. Oleh karena itu pengguna harus



segera mengecek ke email pengguna sesuai yang telah didaftarkan.



7 PUSDASKRIMTI



MANUAL BOOK E-SIGN TAHUN 2022 6. Email pertama (Pendaftaran oleh Pengguna) Pengguna harus menyiapkan KTP asli dan device (komputer/laptop/hp) yang memiliki kamera depan. Pengguna harap segera cek Email untuk melakukan aktivasi. Email pertama yang akan masuk ke penguna adalah seperti berikut ini :



Lalu klik link aktivasi yang ada dalam Email tersebut.



8 PUSDASKRIMTI



MANUAL BOOK E-SIGN TAHUN 2022 Setelah itu akan muncul tampilan seperti ini :



Jika tampak tampilan tersebut, silakan klik “Lanjut”.



9 PUSDASKRIMTI



MANUAL BOOK E-SIGN TAHUN 2022 Foto KTP



10 PUSDASKRIMTI



MANUAL BOOK E-SIGN TAHUN 2022



• Jangan lupa Klik “Aktifkan Kamera” • Klik “Ambil Foto” lalu Klik “Simpan” • Kemudian klik “Lanjut”



11 PUSDASKRIMTI



MANUAL BOOK E-SIGN TAHUN 2022 Foto Diri/Selfie



12 PUSDASKRIMTI



MANUAL BOOK E-SIGN TAHUN 2022



• Jangan lupa Klik “Aktifkan Kamera” • Klik “Ambil Foto” lalu Klik “Simpan” • Kemudian klik “Lanjut”



13 PUSDASKRIMTI



MANUAL BOOK E-SIGN TAHUN 2022 Identitas Diri



Silakan isi seluruh kolom dengan benar dan sesuai. Lalu klik “Lanjut”.



14 PUSDASKRIMTI



MANUAL BOOK E-SIGN TAHUN 2022 Jika sudah berhasil, akan muncul tampilan sebagai berikut :



Abaikan tampilan tersebut/close. Pengguna harap menunggu proses verifikasi dari verifikator.



15 PUSDASKRIMTI



MANUAL BOOK E-SIGN TAHUN 2022 7. Verified (Data telah diverifikasi oleh verifikator)



Setelah status SIPEDE menjadi



berarti data pengguna telah diverifikasi oleh verifikator. Maka pengguna harus segera cek



Email, untuk melakukan setpassphrase.



16 PUSDASKRIMTI



MANUAL BOOK E-SIGN TAHUN 2022 Email kedua dan ketiga yang akan diterima oleh pengguna adalah sebagai berikut : Email setpassphrase :



Lalu klik link setpassphrase dalam Email tersebut.



17 PUSDASKRIMTI



MANUAL BOOK E-SIGN TAHUN 2022 Kemudian akan muncul tampilan seperti berikut :



Pada proses ini, pengguna harus menginputkan passphrase secara langsung dan tidak boleh diwakilkan. Karena passphrase adalah bersifat rahasia dan personal. Passphrase harus diisi minimal 8 digit (lebih banyak lebih baik), dengan kombinasi huruf besar, huruf kecil dan angka. Lalu isi “Ulangi Passphrase” sama dengan “Passphrase”. Kemudian klik “I accept the term and use” dan klik “Submit”



18 PUSDASKRIMTI



MANUAL BOOK E-SIGN TAHUN 2022 Setelah berhasil melakukan setpassphrase maka akan muncul tampilan sebagai berikut :



Abaikan tampilan tersebut/close. Pengguna harap menunggu proses verifikasi dari BSrE untuk dilakukan penerbitan sertifikat E-Sign.



19 PUSDASKRIMTI



MANUAL BOOK E-SIGN TAHUN 2022 Email Informasi Akun :



Abaikan dulu untuk Email informasi akun tersebut, dan harap menunggu proses dari BSrE. Akan ada panduan untuk menggunakan portal tersebut, dalam Manual Book ini.



20 PUSDASKRIMTI



MANUAL BOOK E-SIGN TAHUN 2022 8. Issued Jika proses verifikasi dan penerbitan E-sign telah dilakukan oleh BSrE, maka pengguna akan mendapatkan email sebagai berikut :



21 PUSDASKRIMTI



MANUAL BOOK E-SIGN TAHUN 2022 Kemudian status di SIPEDE menjadi :



Jika status di SIPEDE sudah



maka E-Sign sudah dapat digunakan dalam Surat Keluar SIPEDE.



22 PUSDASKRIMTI



MANUAL BOOK E-SIGN TAHUN 2022 C. CARA MELIHAT STATUS E-SIGN DI PORTAL BSRE 1. Buka portal BSrE dengan laman https://bsre.bssn.go.id/ atau klik pada Email pengguna dengan tampilan sebagai berikut :



Masuk ke portal BSrE tersebut, lalu gunakan Username dan password sesuai isi pada Email pengguna.



23 PUSDASKRIMTI



MANUAL BOOK E-SIGN TAHUN 2022 Tampilan portal BSrE :



Klik “x” lalu klik “Login” pada pojok kanan atas tampilan.



24 PUSDASKRIMTI



MANUAL BOOK E-SIGN TAHUN 2022 Kemudian akan muncul tampilan seperti ini :



Masukkan Username (NIK) dan Password sesuai isi dalam Email pengguna. Lalu klik “I’m not a robot”, kemudian klik “Masuk”.



25 PUSDASKRIMTI



MANUAL BOOK E-SIGN TAHUN 2022 2. Dashboard



Tampilan awal/Dashboard portal BSrE adalah seperti diatas, menampilkan informasi pengguna dan status permohonan.



26 PUSDASKRIMTI



MANUAL BOOK E-SIGN TAHUN 2022



Untuk mengetahui status E-Sign lebih lengkap, maka klik “Sertifikat Saya” lalu klik “Status Permohonan”, maka akan terlihat status permohonan E-Sign. Untuk lebih lengkapnya, pengguna dapat klik tombol “Tampilkan”, untuk menampilkan keterangan lebih rinci dari permohonan sertifikat E-Sign pengguna.



Status Permohonan E-Sign dalam Dashboard BSrE : • Status “NEW” / belum melakukan setpassphrase :



27 PUSDASKRIMTI



MANUAL BOOK E-SIGN TAHUN 2022 • Status “ENROLL” / berhasil melakukan setpassphrase :



• Status “ISSUE”



28 PUSDASKRIMTI



MANUAL BOOK E-SIGN TAHUN 2022 3. Yang tidak digunakan dalam portal BSrE tersebut • Sertifikat Saya – Permohonan Baru (Jangan Digunakan)



29 PUSDASKRIMTI



MANUAL BOOK E-SIGN TAHUN 2022 D. LUPA PASSPHRASE / UBAH PASSPHRASE Jika pengguna lupa passphrase atau ingin mengubah passphrase, maka pengguna dapat melakukan sendiri melalui portal BSrE, dengan cara :



Klik “Sertifikat Saya”, klik “Daftar Sertifikat Elektronik”, lalu klik “Aksi”.



Pada tampilan, setelah klik “Aksi”, pilih salah satu yang diperlukan. Maka akan terkirim ke Email pengguna, mengenai link untuk melakukan aksi yang dipilih. Kemudian klik link tersebut, sesuai dengan perintah dalam portal tersebut.



30 PUSDASKRIMTI



MANUAL BOOK E-SIGN TAHUN 2022 E. PERUBAHAN DATA KARENA MUTASI Jika pengguna mutasi ke tempat yang baru, Unit Kerja yang baru diharuskan untuk segera melakukan perubahan data mutasi terhadap akun pengguna di SIPEDE, dengan menggunakan fitur mutasi. Hal ini akan sangat berpengaruh dengan E-Sign dari Pengguna. Jika daftar E-Sign Pengguna hilang/terhapus/berubah akun dalam SIPEDE, akan mempengaruhi penggunaan E-Sign Pengguna. 1. Fitur Mutasi Cara melakukan fitur mutasi dalam SIPEDE :



• Klik “Manajemen Pengguna”, klik “Mutasi”, lalu ketik nama pejabat pada “Pilih Pejabat”. • Pilih Satker Unit Keja Baru pejabat tersebut. • Pilih Bidang pada Unit Kerja Baru pejabat tersebut. • Pilih Jabatan pada Unit Kerja baru pejabat tersebut. Kemudian klik “Simpan”.



31 PUSDASKRIMTI



MANUAL BOOK E-SIGN TAHUN 2022 Dengan penggunaan penarikan data mutasi menggunakan fitur mutasi, maka seluruh data pejabat/pegawai yang bersangkutan sudah otomatis masuk. Begitu juga dengan E-Sign yang telah didaftarkan (E-Sign sudah issued), sehingga E-Sign sudah otomatis dapat digunakan di satuan kerja yang baru.



2. Perubahan data setelah mutasi Jika pengguna mutasi atau ingin melakukan pergantian data, maka pengguna dapat melakukan sendiri melalui portal BSrE, dengan cara :



32 PUSDASKRIMTI



MANUAL BOOK E-SIGN TAHUN 2022 Kemudian silakan cek email untuk melakukan verifikasi perubahan data :



Klik link yang ada dalam Email tersebut.



33 PUSDASKRIMTI



MANUAL BOOK E-SIGN TAHUN 2022 Kemudian akan muncul tampilan seperti berikut :



Klik “Lihat Profil”, lalu akan muncul tampilan :



Periksa seluruh isian, jika sudah benar, klik “OK”



34 PUSDASKRIMTI



MANUAL BOOK E-SIGN TAHUN 2022



Klik “Verifikasi” untuk melakukan verifikasi bahwa identitas pengguna adalah benar.



35 PUSDASKRIMTI



MANUAL BOOK E-SIGN TAHUN 2022 F. PEMBAHARUAN SERTIFIKAT E-SIGN, KARENA E-SIGN AKAN EXPIRED Pengguna harus melakukan pembaharuan sebelum E-Sign Expired. Sertifikat E-Sign berlaku selama 1 (satu) tahun. Kami sudah menampilkan keterangan Tanggal E-Sign Issued pada Dashboard Sipede masing-masing akun, sehingga silakan bagi para pengguna untuk memperhatikan tanggal tersebut, dan mengajukan pembaharuan sebelum expired.



Jika pengguna ingin melakukan pembaharuan sertifikat E-Sign karena E-Sign akan Expired, maka pengguna dapat melakukan sendiri melalui portal BSrE, dengan cara :



36 PUSDASKRIMTI



MANUAL BOOK E-SIGN TAHUN 2022



•



Silakan klik “Unggah Surat Rekomendasi”



•



Klik “Browse” untuk memilih surat rekomendasi. Input Surat Rekomendasi terbaru. Kemudian klik “Submit”



37 PUSDASKRIMTI



MANUAL BOOK E-SIGN TAHUN 2022 Silakan cek Email untuk melakukan setpassphrase



Pada proses ini, pengguna harus menginputkan passphrase secara langsung dan tidak boleh diwakilkan. Karena passphrase adalah bersifat rahasia dan personal. Passphrase harus diisi minimal 8 digit (lebih banyak lebih baik), dengan kombinasi huruf besar, huruf kecil dan angka. Lalu isi “Ulangi Passphrase” sama dengan “Passphrase”. Kemudian klik “I accept the term and use” dan klik “Submit”



Mohon menunggu max. 2x24 jam kerja untuk penerbitan Sertifikat E-Sign yang baru.



TERIMA



KASIH 38



PUSDASKRIMTI