Materi I [PDF]

Citation preview

Materi Kaderisasi HIMATESIP UNIMAL [2019]



Dasar-Dasar Organisasi *Ryan dewantara nst Materi ini memuat seluruh dasar pengetahuan dalam organisasi HIMATESIP UNIMAL yang wajib diketahui oleh calon pengurus sebelum menjalankan amanahnya. Pengajaran dasar-dasar organisasi sangat direkomendasikan agar dilakukan sedini mungkin sebagai upaya untuk mematangkan calon pengurus agar memiliki gambaran yang jelas tentang bagaimana kelak mereka akan menjalankan kepengurusannya. Dasar-dasar organisasi yang akan dijabarkan dalam materi ini antara lain memuat tentang : hirarki organisasi, musyawarah dan rapat organisasi, hirarki senioritas, struktur kepengurusan, visi misi dan progja kepengurusan, serta sistematika kepengurusan yang akan dijabarkan mulai dari awal sampai akhir. 1. Hirarki Organisasi Hirarki organisasi ialah klasifikasi kedudukan menurut strata vertikal. Susunan hirarki terlihat mulai dari yang tertinggi sampai yang terendah. Hirarki organisasi dalam PMR 001 ialah sebagai berikut : a. AD/ART b. Peraturan Organisasi c. Keputusan Ketua Umum d. Kebijakan Pengurus a. AD / ART Anggaran Dasar (AD) merupakan ide pokok organisasi yang memuat prinsip-prinsip paling fundamental dan menjadi acuan bagi peraturan, keputusan, dan tata laksana organisasi. AD merupakan ketentuan pokok yang menduduki posisi tertinggi dalam hirarki organisasi yang memiliki implikasi praktis, sehingga ketentuan apapun yang ada di bawahnya tidak boleh bertentangan dengannya. Sedangkan Anggaran Rumah Tangga (ART) merupakan ketentuan-ketentuan pokok organisasi yang memuat penjabaran yang lebih terperinci atas AD. AD/ART dalam organisasi HIMATESIP UNIMAL masih dalam satu wujud, oleh karenanya tidak ada perbedaan diantara keduanya. AD/ART hanya dapat diubah melalui suatu rapat istimewa berdasarkan rekomendasi sidang paripurna dalam Musyawarah Besar. b. Peraturan Organisasi Peraturan Organisasi (PO) ialah aturan-aturan yang terdapat di HIMATESIP UNIMAL meliputi seluruh aspek kehidupan organisasi seperti pada saat rapat-rapat, acara besar, maupun ketika berada dalam lingkungan Univesitas. PO disepakati pada saat rapat kerja dan setelahnya akan berlaku permanen dan memiliki kekuatan hukum sampai diajukan peninjauan kembali atas keputusan rapat kerja tersebut pada saat rapat kerja berikutnya. c.Keputusan Ketua Umum Keputusan ketua umum adalah bagian dari peraturan organisasi. Keputusan ketua umum yang dimaksud ialah berupa pernyataan lisan maupun tulisan yang berasal dari ketua umum. Untuk hal-hal yang bersifat permanen, keputusan ketum dinyatakan secara lisan dan dikuatkan melalui surat keputusan seperti pada saat menjatuhkan surat peringatan kepada anggota ataupun pengurus dan pada saat mengeluarkan keputusan untuk me-reshuffle kepengurusan.



Page 1



Materi Kaderisasi HIMATESIP UNIMAL [2019] d.Kebijakan Pengurus Kebijakan pengurus ialah segala ketentuan umum yang ditetapkan oleh pengurus bagian per bagian ataupun orang per orang dengan maksud untuk menjalankan program kerjanya. Seperti halnya ketentuan yang ada diatasnya, kebijakan pengurus juga bersifat memaksa. Namun, untuk beberapa hal yang berkenaan dengan sanksi atau konsekuensi kepada anggota, kebijakan pengurus harus berdasarkan atas kesepakatan bersama dengan anggota. Sehingga apabila kebijakan tersebut tidak dilaksanakan oleh anggota, sanksi dapat dijatuhkan. 2. Musyawarah dan Rapat Organisasi Berikut ini akan dijabarkan satu per satu, mengenai musyawarah dan rapat-rapat yang ada dalam organisasi HIMATESIP UNIMAL yang memiliki posisi kepentingan mulai dari yang tertinggi sampai yang terendah : a. Mubes/Muslub Musyawarah besar (mubes) ialah sebuah musyawarah yang digelar minimal setahun sekali dengan agenda penyampaian Laporan Pertanggungjawaban kepengurusan HIMATESIP UNIMAL selama setahun dan pemilihan kepengurusan yang baru. Mubes dihadiri oleh seluruh anggota, pengurus, serta perwakilan alumni yang dipimpin oleh 3 orang pimpinan sidang tetap yang ditentukan berdasarkan kesepakatan sidang. Pimpinan sidang tidak diperkenankan berasal dari kepengurusan. Mubes terdiri atas sidang paripurna, sidang komisi, dan sidang formatur. Sedangkan Musyawarah Luar Biasa (muslub) ialah musyawarah yang digelar ketika pengurus tidak menjalankan roda organisasi sesuai dengan AD/ART. Muslub diadakan ketika ada pengajuan dari anggota ataupun alumni, yang disepakati oleh minimal 2/3 anggota ditandai dengan pernyataan tertulis. Mekanisme, sistematis, dan agenda persidangan ditentukan sesuai kebutuhan. b. Rapat Kerja Rapat kerja ialah rapat yang digelar dengan tujuan untuk mengesahkan program kerja yang akan dijalankan oleh suatu kepengurusan dalam jangka waktu 4 bulan kedepan, serta untuk mengevaluasi program kerja yang telah dilaksanakan 4 bulan sebelumnya. Rapat kerja juga menetapkan dan mengevaluasi peraturan organisasi. Selain itu, rapat kerja juga dimungkinkan sebagai momentum untuk menetapkan reshuffle kepengurusan. Rapat kerja diadakan 4 bulan sekali yang berarti dilaksanakan 3 kali dalam setahun kepengurusan. Rapat kerja diikuti oleh seluruh pengurus dan anggota organisasi,serta dapat juga mengundang perwakilan dari pengawas organisasi. Segala keputusan yang ditetapkan dalam rapat kerja ialah berdasarkan mekanisme sidang formal yang dipimpin oleh minimal 3 orang pimpinan sidang tetap yang berasal dari anggota. Rapat kerja juga memiliki peraturan sidang yang disepakati pada awal rapat. c. Rapat Rutin Mingguan Rapat rutin mingguan ialah rapat pleno yang dihadiri oleh seluruh pengurus. Rapat rutin mingguan biasanya diadakan minimal sekali dalam seminggu dengan agenda tetap yakni pembahasan kegiatan mingguan. Adapun agenda lain yang berkenaan dengan program kerja pengurus dari Divisi lainnya dapat ditambahkan dalam agenda rapat sesuai kebutuhan. d. Rapat-Rapat Kepengurusan Lainnya Adapun rapat-rapat lainnya yang diadakan dalam rangka menyepakati suatu hal yang bersifat mendesak, dilakukan secara kondisional dan sesuai kebutuhan.



Page 2



Materi Kaderisasi HIMATESIP UNIMAL [2019] e. Rapat-Rapat Kepanitiaan Rapat-rapat kepanitiaan ialah rapat-rapat yang digelar dengan tujuan mengkoordinasikan suatu kepanitiaan. Rapat kepanitiaan dilaksanakan oleh panitia dan dihadiri oleh seluruh anggota dan pengurus. Rapat-rapat kepanitiaan umumnya bersifat formal dan sesuai dengan mekanisme rapat, namun adakalanya rapat-rapat kepanitiaan juga bersifat non-formal yang ditentukan sesuai dengan situasi dan kondisi yang ada. 3. Hirarki Senioritas Hirarki senioritas dalam konteks ini diartikan sebagai klasifikasi kepatuhan seorang Mahasiswa berdasarkan tingkatannya. Dengan demikian, HIMATESIP UNIMAL memiliki beberapa tingkatan yang kemudian secara umum dapat digolongkan berdasarkan 2 hal: pertama, beradasarkan Angkatan dan kedua, berdasarkan Jabatan Kelembagaan. Berdasarkan Angkatan, tingkatan hirarki dimulai dari Angkatan termuda sebagai yang terendah sampai Angkatan tertua sebagai yang tertinggi. Sedangkan berdasarkan Jabatan kelembagaan, tingkatan hirarki dimulai dari anggota pengurus divisi sebagai yang terendah sampai Ketua Lembaga/Divisi sebagai yang tertinggi. Klasifikasi hirarki ini akan memiliki beberapa konsekuensi antara satu jenjang (tingkatan) dengan jenjang lainnya. Secara umum, mereka yang berada pada hirarki terendah dikatakan sebagai junior sedangkan yang tertinggi dikatakan sebagai senior. Diantara konsekuensi yang paling mencolok dalam sistem hirarki senioritas ini ialah, diharuskannya junior untuk mematuhi instruksi yang diberikan oleh seniornya. Namun perlu dicatat, instruksi yang diberikan tersebut tidak boleh bertentangan dengan AD/ART, PO, ataupun ketentuan lainnya dalam organisasi, serta harus berasaskan ketentuan hukum normatif yang berlaku, sesuai dengan rasio dan akal sehat, serta menjunjung tinggi moral kesusilaan. 4. Struktur Kepengurusan a. Struktur



Ketua Umum



W.Ketua



Sekretaris



W.Sekretaris



Bendahara



AKADEMIK



SDP



MINAT BAKAT



DLL.



b. Deskripsi Kerja Ketua Umum - Bertanggungjawab atas jalannya roda organisasi. - Mengeluarkan keputusan dalam rangka menjalankan mekanisme dan peraturan organisasi.



Page 3



Materi Kaderisasi HIMATESIP UNIMAL [2019] - Berkonsentrasi pada wilayah eksternal dalam upaya mencapai kepentingan-kepentingan organisasi. W.Ketua - Menggantikan tugas ketua umum ketika berhalangan. - Berkonsentrasi pada wilayah internal, yakni dalam hal mengkoordinasikan tiap bagian organisasi. Sekretaris - Bertanggungjawab atas bagian kesekretariatan organisasi - Bertanggungjawab atas bagian keanggotaan. W.Sekretaris - Menggantikan tugas sekretaris ketika berhalangan. - Membantu sekretaris dalam mengerjakan tugasnya. Bendahara - Bertanggungjawab atas bagian keuangan dan kekayaan organisasi serta mengupayakan tambahan bagi kas organisasi. AKADEMIK -Bertanggungjawab untuk menjalankan kegiatan berbentuk akademik. SDP -Bertanggungjawab atas bagian sarana dan prasarana organisasi, baik dalam hal pengadaan maupun perawatannya. MINAT BAKAT - Bertanggugjawab untuk menunjang minat dan bakat mahasiswa. DLL -Tanggung jawab disesuaikan dengan tujuan divisi itu sendiri NB:-Divisi dibentuk untuk menunjang progresifnya kepengurusan demi tercapainya visi & misi lembaga. 5. Visi Misi dan Program Kerja Kepengurusan a. Visi Misi Visi dapat diartikan sebagai tujuan prinsipil yang hendak dicapai pada satu tahun kepengurusan. Sedangkan misi dapat diartikan sebagai indikator keberhasilan atas visi yang hendak dicapai. Visi misi kepengurusan ialah hal terpenting yang dijadikan acuan, khususnya dalam membuat progja bagi kepengurusan selama setahun kedepan. Visi misi ditentukan sebelum calon pengurus dilantik menjadi pengurus. b. Program Kerja Program kerja (Progja) ialah wujud paling kongkret atas kinerja kepengurusan. Progja kepengurusan dapat bersifat turunan, yakni yang berasal dari kepengurusan sebelumnya dan bersifat permanen seperti mengadakan latihan rutin. Namun, progja juga bisa bersifat inovasi, yakni sesuatu yang baru dan belum pernah dilakukan pada kepengurusan sebelumnya.



Page 4



Materi Kaderisasi HIMATESIP UNIMAL [2019] Progja haruslah merupakan turunan dari visi misi kepengurusan sebagai bentuk yang paling nyata atas upaya untuk mencapai suatu keadaan atau kondisi organisasi yang diinginkan. Dengan demikian progja tidak selamanya harus sesuai dengan deskripsi kerja. Malahan, progja memang harus dibedakan dengan deskripsi kerja yang sifatnya rutin, karena progja menyesuaikan diri dengan visi misi yang sifatnya inovatif dan berubah-ubah setiap tahunnya. Contoh visi misi kepengurusan dan Progja yang dihasilkannya Visi : mewujudkan HIMATESIP UNIMAL yang kontributif bagi masyarakat,dan mahasiswa dalam hal keteknikan. Misi : - menyelenggarakan kegiatan bakti sosial dan kegiatan yang bermanfaat bagi masyarakat - mempersiapkan mahasiswa sebagai kader muda yang peduli dan peka terhadap kemajuan teknologi dan lingkungan social. - memberikan informasi yang bermanfaat melalui berbagai media. Progja : - mempostingkan info-info melalui situs jejaring sosial yang rutin dilakukan setiap pekan - mengadakan mading interaktif, dimana Mahasiswa boleh menanyakan suatu persoalan seputar keteknikan kepada pengurus HIMATESIP UNIMAL dengan menuliskannya pada kertas yang dapat dimasukkan ke dalam kotak yang disediakan. Nantinya pengurus HIMATESIP UNIMAL akan menjawab pertanyaan tersebut dengan menampilkannya di mading. - Mengadakan kegiatan PKKMB HIMATESIP (Diklat) - dsb. 6. Sistematika Kepengurusan Awal Hingga Akhir Berikut ini akan dijabarkan langkah-langkah sistematis yang akan dilakukan oleh sebuah kepengurusan dari awal hingga akhir yang telah saya bagi dalam sembilan fase sebagai berikut: Pertama, pasca musyawarah besar. Pada saat ini kepengurusan baru saja terbentuk namun belum dilantik, sehingga status quo secara de jure belum sah dipegang oleh pengurus baru. Dalam masa peralihan ini, pengurus baru dapat memanfaatkannya untuk menyatukan visi misi dan merancang progja. Kedua, setelah dilantik. Pada saat ini pengurus baru telah sah memiliki wewenang penuh untuk menjalankan roda organisasi. Pada masa ini pengurus baru segera melakukan ancang-ancang untuk melakukan rapat kerja periode I secepatnya. Selain itu pengurus yang baru juga harus melakukan silaturahmi kepada pihak jurusan, utamanya adalah kajur Jurusan Teknik Sipil sebagai langkah awal untuk menjalin komunikasi yang baik. Ketiga, rapat kerja I. Pada rapat kerja ini ditetapkanlah program kerja selama 4 bulan yang akan datang, serta penetapan peraturan organisasi. Hasil kesepakatan raker I kemudian dihimpun dalam sebuah proposal dan dijadikan acuan bagi berjalannya kepengurusan. Salinan proposal tersebut diserahkan kepada jurusan. Keempat, pasca raker I pengurus memasuki fase pertama dalam kepengurusan, yakni masa 4 bulan pertama kepengurusan. Pada fase ini kepengurusan mulai menjalankan rutinitas keorganisasian seperti rapat rutin mingguan dan agenda rutin lainnya. pengurus juga mulai menjalankan progja-progja yang telah disepakati pada raker I. Pada kesempatan ini pengurus juga diharapkan untuk melakukan konsolidasi dengan senioren/demisioner dan Kajur untuk menanyakan hal-hal yang masih belum dipahami oleh pengurus. Kelima, Rapat kerja II. Pada rapat kerja II ini dilakukanlah evaluasi terhadap progja-progja yang dijalankan selama 4 bulan sebelumnya serta ditetapkanlah progja-progja baru untuk 4 bulan Page 5



Materi Kaderisasi HIMATESIP UNIMAL [2019] kedepan. Pada rapat kerja ini juga dilakukan evaluasi terhadap PO yang dijalankan 4 bulan sebelumnya dan dapat diubah apabila dirasa perlu. Seperti biasa salinan proposal dari hasil kesepakatan raker II ini disimpan. Keenam, pasca raker II. Secara umum hampir sama dengan fase keempat. Ketujuh, raker III. Secara umum sama dengan fase kelima. Kedelapan, pasca raker III. Secara umum sama dengan fase keempat dan keenam. Dengan tabahan, pengurus telah mengambil ancang-ancang untuk mempersiapkan musyawarah besar seperti menyiapkan laporan pertanggungjawaban dan menyiapkan regenerasi calon pengurus yang kelak akan menggantikan mereka. Kesembilan, mubes. Selesai.



Page 6