Materi ISO 19011 - 2018 [PDF]

Citation preview

Pedoman Audit Sistem Manajemen ISO 19011:2018 PT Geo Dipa Energi (Persero)



Bandung, 2020



Outline I



Latar Belakang



II



DefinisiAudit



III



PrinsipAudit



IV



Program Audit



V



PelaksanaanAudit



VI



Kompetensi dan Evaluasi Auditor



LatarBelakang We Create Quality Management System



Disiapkan oleh Project committee ISO/PC 302 Menggantikan: ISO 19011:2011 perihal petunjuk untuk melakukan audit sistem manajemen mutu dan lingkungan Menyediakan panduan mengaudit sistem manajemen, termasuk prinsip-prinsip audit, pengelolaan program audit dan pelaksanaan audit sistem manajemen Panduan mengevaluasi kompetensi individu yang terlibat dalam proses audit, termasuk orang yang mengelola program audit, auditor dan tim audit



Dapat diterapkan pada seluruh organisasi untuk melaksanakan audit internal atau audit eksternal system manajemen atau mengelola program audit



KlasifikasiAudit Eksternal audit



Audit penyedia eksternal Audit Internal



Audit sertifikasi dan/atau akreditasi



Audit pihak berkepentingan Audit perundang-undangan, eksternal lainnya peraturan dan sebagianya Audit pihak pertama



Audit pihak kedua



Audit pihak ketiga



Apa itu Audit ?



DefinisiAudit “Proses yang sistematis, independen, dan terdokumentasi untuk memperoleh bukti objektif dan mengevaluasinya secara obyektif untuk menentukan sejauh mana kriteria audit dipenuhi” (ISO 9000:2015)



DefinisiAudit Pengujian/evaluasi yang sistematis [tidak berbelit-belit]. Ada acuan/kriteria untuk pelaksanaannya.



Memperoleh bukti-bukti dan mengevaluasinya sesuai butir 2. Hasilnya suatu keputusan apakah bukti-bukti hasil audit sesuai acuan/kriteria audit.



IstilahdanDefinisi Process People



• • • • • • •



Auditi Auditor Tenaga ahli Tim audit Pengamat Pemandu Kompetensi



• • • • •



Audit Kriteria audit Bukti audit Temuan audit Kesimpulan audit



ISTILAH Outcome



Plan



• Program audit • Lingkup audit • Rencana audit



• • • •



Sistem manajemen Risiko Kesesuaian Ketidaksesuaian



IstilahdanDefinisi Auditee Organisasi secara keseluruhan atau yang diaudit



Klien Audit Organisasi atau orang meminta audit



Auditor Orang yang melakukan audit



Tim Audit Satu atau lebih orang yang melakukan audit, yang didukung bila perlu oleh ahli teknis



Program Audit Pengaturan seperangkat dari satu atau lebih audit yang direncanakan untuk kerangka waktu tertentu dan diarahkan ke tujuan tertentu.



Ruang lingkup audit Luas dan batas-Batasan audit



IstilahdanDefinisi Risiko audit Pengaruh ketidakpastian pada tujuan



Rencana Audit Uraian mengenai kegiatan dan pengaturan audit



Kriteria Audit Seperangkat persyaratan yang digunakan sebagai acuan terhadap mana bukti objektif dibandingkan. (Kebijakan, prosedur, instruksi kerja, persyaratan hukum, kewajiban kontrak dsb)



Bukti Audit Catatan, pernyataan fakta atau informasi lainnya, yang relevan dengan kriteria auditdan dapat diverifikasi



Temuan Audit Hasil evaluasi terhadap bukti audit yang telah dikumpulkan terhadap kriteria audit



Kesimpulan audit Hasil audit setelah mempertimbangkan sasaran audit dan seluruh temuan audit



PrinsipAudit Profesional Kesungguhan dan ketepatan penilaian dalam audit



Kerahasiaan Keamanan Informasi



Independen Dasar untuk ketidakberpihakan audit dan kesimpulan audit yang obyektif



Pendekatan berdasarkan Bukti



Penyampaian yang Objektif Kewajiban untuk melaporkan secara benar dan akurat



Integritas Dasar profesionalisme



Metode yang rasional untuk mencapai kesimpulan audit yang dapat diandalkan dan dapat direproduksi melalui proses audit yang sistematis.



Pendekatan berbasis Risiko Pendekatan audit yang mempertimbangkan risiko dan peluang



Program audit ISO 9001:2015 Tahun 2018 Bagian



Jan-Mar



Apri –Jun Jul-Sept



Okt-Des



Management, Pemasaran



Pengelolaan program audit



Produksi Maintenance



Program audit dapat mencakup pertimbangan audit dari satu atau lebih standar sistem manajemen atau persyaratan lainnya.



SDM, Pembelian



Gudang



Bgn



Mngt/ MKT Prod/ MTN



SDM/P urc WRH



ProgramAudit



Bulan 1



2



3



4



5



6



7



8



9



10 11 12



Cakupan Program Audit : Didasarkan pada ukuran dan sifat dari organisasi yang diaudit, fungsionalitas, kompleksitas, jenis risiko dan peluang dan tingkat kematangan dari sistem manajemen yang akan diaudit.



Pengelolaan program audit 1. Penetapan sasaran program audit 2. Menentukan dan mengevaluasi risiko dan peluang program audit 3. Penetapan program audit 4. Pelaksanaan program audit 5. Pemantauan program audit 6. Peninjauan dan Peningkatan program audit



Pengelolaan Program Audit 01 Penetapan sasaran program audit Contoh :



Klien audit harus memastikan bahwa sasaran program audit ditetapkan untuk mengarahkan perencanaan dan pelaksanaan audit dan harus memastikan program audit diimplementasikan secara efektif. Sasaran program audit harus konsisten dengan arah strategis klien audit dan mendukung kebijakan dan sasaran sistem manajemen.



— mengidentifikasi peluang perbaikan terhadap suatu sistem manajemen dan kinerjanya; — mengevaluasi kemampuan auditee untuk menentukan konteksnya; — mengevaluasi kemampuan auditee untuk menentukan resiko dan peluang dan untuk mengidentifikasi dan mengimplementasikan tindakan yang efektif untuk menanganinya; — memenuhi seluruh persyaratan yang relevan, misalnya persyaratan perundangundangan dan peraturan, komitmen penaatan, persyaratan sertifikasi terhadap standar sistem manajemen;



Pengelolaan Program Audit 02 Menentukan dan mengevaluasi risiko dan peluang program audit Terdapat resiko dan peluang yang terkait dengan konteks dari auditee yang mungkin berhubungan dengan program audit dan dapat mempengaruhi pencapaian sasarannya. Individu(-individu) yang mengelola program audit harus mengidentifikasi dan menyampaikan kepada klien audit resiko dan peluang bersangkutan ketika menyusun persyaratan program dan sumber daya audit, sehingga dapat ditangani dengan semestinya



Contoh :



a)



perencanaan, misalnya kegagalan untuk menetapkan sasaran audit yang relevan dan menentukan taraf, jumlah, durasi, lokasi dan jadwal audit; b) sumber daya, tidak cukupnya waktu, peralatan dan/atau pelatihan untuk mengembangkan program audit atau melakukan audit; c) pemilihan tim audit, misalnya tidak cukupnya keseluruhan kompetensi untuk melakukan audit secara efektif; d) komunikasi, misalnya tidak efektifnya proses/saluran komunikasi eksternal/internal;



Pengelolaan Program Audit 03 Penetapan program audit



1. Peran dan tanggung jawab individu(-individu) pengelola program audit 2. Kompetensi of individu(-individu) pengelola program audit 3. Menetapkan taraf/ cakupan program audit 4. Menentukan sumber daya program audit



Pengelolaan Program Audit 04 Pelaksanaan program audit



1. Menetapkan sasaran, ruang lingkup dan kriteria untuk masing-masing audit (Ruang lingkup ini termasuk faktor-faktor seperti lokasi, fungsi, kegiatan dan proses yang akan diaudit, maupun jangka waktu yang dicakup oleh audit )



2. Memilih dan menentukan metode audit 3. Memilih anggota tim audit 4. Memberikan tanggung jawab untuk masing-masing audit kepada ketua tim audit 5. Mengelola hasil program audit (pendistribusian laporan audit kepada pihak berkepentingan yang relevan; penentuan mengenai perlunya audit tindak lanjut) 6. Mengelola dan memelihara catatan program audit



PenetapanMetodeAudit Jangkauan pelibatan antara auditor dan auditi Interaksi manusia



Tanpa interaksi manusia



Lokasi auditor Lapangan (On-site)



Jarak jauh (Remote)



o Melakukan wawancara. o Melengkapi daftar periksa dan kuesioner dengan partisipasi auditi. o Melakukan tinjauan dokumen dengan partisipasi auditi. Pengambilan contoh. o Melakukan tinjauan dokumen (misal rekaman, analisis data). o Observasi pekerjaan yang telah dilakukan. o Melakukan kunjungan lapangan. o Melengkapi daftar periksa. o Pengambilan contoh (misal produk).



Melalui komunikasi interaktif, seperti: o Melaksanakan wawancara; o Melengkapi daftar periksa dan kuesioner; o Melakukan tinjauan dokumen dengan partisipasi auditi. o Melakukan tinjauan dokumen (misal rekaman, analisis data). o Observasi pekerjaan yang telah dilakukan melalui surveilandengan mempertimbangkan persyaratan hukum dan sosial. o Menganalisis data.



• Kegiatan audit lapangan dilaksanakan di lokasi auditi. Kegiatan audit jarak jauh dilaksanakan di mana saja di luar lokasi auditi tanpa memandang jarak. • Kegiatan audit interaktif melibatkan interaksi antara personil auditi dan tim audit. • Kegiatan audit non-interaktif tidak melibatkan interaksi dengan perwakilan auditi, tetapi tetap melibatkan interaksi dengan peralatan, fasilitas, dan dokumentasi.



MemilihAnggotaTimAudit Tim Audit Internal • Sebaiknya ditentukan oleh manajemen puncak • Memenuhi kompetensi yang telah ditetapkan • Sebaiknya internal auditor berasal dari wakil-wakil dari setiap bagian/fungsi yang terkait dengan sistem manajemen mutu



•Ilmu pengetahuan dan teknologi area audit •Aspek teknis dan fasilitas operasi •Persyaratan hukum dan lainnya yang relevan •Prosedur, proses dan teknik audit Tim audit biasanya terdiri dari : Ketua dan anggota



Tim Audit Interal



Tim audit mampu dalam hal :



Pertimbangan dalam pemilihan tim : • Kompetensi auditor dengan mempertimbankan lingkup dan kriteria audit • Tingkat kerumitan • Persyaratan hukum dan persyaratan lainnya • Bahasa yang digunakan Jika untuk tujuan audit tertentu tidak terdapat auditor yang mempunyai kompetensi teknis, maka dapat digunakan tenaga ahli



Pertimbangan



TIM AUDIT



Keterampilan yang dimiliki auditor : • Mampu mengungkapkan konsep dan ide secara tertulis/lisan • Hubungan antar pribadi yang kondusif • Mampu memelihara kemandirian dan obyektivitas • Mampu mengorganisasikan diri • Mampu menentukan keputusan berdasarkan bukti obyektif • Mampu bereaksi dengan kepekaan terhadap budaya setempat



Keterampilan yang dimiliki auditor



KompetensiAuditor



SM 1 Keterampilan dan Pengetahuan Spesifik



Keterampilan dan Pengetahuan Umum



SM 2 Keterampilan dan Pengetahuan Spesifik



Pendidikan, Pengalaman Kerja, Training, Pengalaman Audit Atribut Personel



PenetapanTanggungJawab KepadaKetuaTimAudit



Komposisi tim audit



Metoda dan prosedur audit



Tujuan dan lingkup audit



Alokasi sumber daya (dana, waktu, tenaga)



Auditee yang akan diaudit



Informasi yang perlu disediakan untuk ketua tim



PeranDanTanggungJawab TimAudit



Ketua Tim Kepemimpinan • Merencanakan semua tahap audit • Alokasi tugas dan tanggung jawab • Memastikan audit berada dalam lingkup audit • Memastikan objektivitas dan sesuai jadwal • Berkomunikasi dengan tim, klien dan auditee • Melaporkan ketidaksesuaian kritis tanpa menunda •



Anggota Tim •



Menyiapkan rencana kerja



•



Berkomunikasi dengan anggota tim yang lain



•



Mencatat semua komunikasi, kegiatan dan temuan



•



Membuat laporan tertulis sesuai jadwal yang disepakati



PelaksanaanAudit 01 Memulai Audit 02 Mempersiapkan Aktivitas Audit 03 Melaksanakan Aktivitas Audit 04 Mempersiapkan dan Mendistribusikan Laporan Audit



05 Menyelesaikan Audit 06 Melaksanakan Audit Tindak Lanjut (Jika Perlu)



Simple Portfolio Presentation



PelaksanaanAudit 01 Memulai Audit Contoh Pemberitahuan Melakukan kontak dengan auditee



Kepada Yth. Tim Audit & Auditee



Menentukan kelayakan audit



Sesuai dengan program audit tahunan, bersama ini disampaikan bahwa akan dilakukan Audit Internal ISO 9001/ISO 14001 yang bertujuan untuk:



Pemberitahuan Bertujuan sebagai persiapan bagi tim audit dan auditee Dibuat secara tertulis oleh klien berdasarkan program audit Isi pemberitahuan meliputi: Waktu pelaksanaan, ruang lingkup, tujuan dan kriteria audit, tim audit dan auditee



• Mengevaluasi efektifitas penerapan & pemeliharaan ISO 9001/14001 • Mengevaluasi pencapaian kinerja SMM/SML berdasarkan rencana/target yang telah ditetapkan • Mengidentifikasi adanya peluang-peluang penyempurnaan. Periode pelaksanaan selama bulan Januari 2016. Daftar tim audit yang bertugas untuk setiap area audit sebagaimana terlampir dalam pemberitahuan ini………..



PelaksanaanAudit 02 Mempersiapkan Aktivitas Audit Persiapan Aktivitas Audit  Tinjauan Dokumen : pemahaman proses, aktivitas, struktur organisasi dari auditee  Mempersiapkan rencana audit/audit plan (lihat contoh audit plan  Penugasan kerja pada tim audit  Persiapan dokumen audit : Daftar periksa, audit sampling plan, form/notes, daftar hadir, dll (lihat contoh checklist audit)



Rencana Audit Dibuat oleh Ketua Tim dan berisi:  Nama dan peran tim audit  Tujuan, ruang lingkup, dan kriteria audit  Agenda pelaksanaan audit dalam kerangka waktu



Rencana audit harus sinkron dengan checklist yang telah dibuat



Tim audit: Wawan (Ketua Tim) ; Ronio (Anggota) Periode/ Tanggal Audit : 21-24 Januari 2017 Tujuan Audit: • Mengevaluasi efektifitas penerapan & pemeliharaan SMMutu • Mengevaluasi pencapaian kinerja Mutu dan proses berdasarkan rencana/target yang telah ditetapkan • Mengidentifikasi adanya peluang-peluang penyempurnaan Ruang lingkup Audit: Aktivitas dan proses di area Produksi Tekstil Kriteria Audit: • Prosedur-prosedur………… ; Instruksi kerja ……………… • Kebijakan dan sasaran Mutu/ Lingkungan/ Mutu • ISO 9001/ ISO 14001/ SMMutu/ OHSAS 18001:2007 Jadwal audit: 08.00-08.30 Auditor 08.30-09.00 WN 09.00-12.00 RN



Rapat Pembukaan Top Manajemen Produksi



ContohRencanaAudit Waktu



Bagian



Klausul ISO 9001



Auditor



23 Jan 2018 09.00- 12.00



Manajemen



4.1, 4.2, 4.3, 4.4, 5, 6.1, 9, 10



Wawan



23 Jan 2018 09.00- 12.00



R&D



23 Jan 2018 13.00- 16.00



SDM



aktivitas/ klausul/ acuan 4.1, 4.2, 4.3, 4.4, 5, 6.1, 9, 10 4.1, 4.2, 4.4, 6.1, 8.1, 8.2, 8.5, 8.6, 8.7, 6.2, 6.3, 9.1.1, 9.1.3, 7.5, ……..dst



23 Jan 2018 13.00- 16.00



dst



4.1, 4.2, 6.1, 6.2,6.3, 7.5, 9.1.1, 9.1.3, 8.3



Ronio



4.1, 4.2, 6.1, 6.2,6.3, 7.5, 9.1.1, 9.1.3, 7.2, 7.3, 5.3, 10.2, 10.3



Wawan



PelaksanaanAudit 02 Mempersiapkan Aktivitas Audit Pembuatan Checklist  Tinjauan Dokumen : pemahaman proses, aktivitas, struktur organisasi dari auditee  Mempersiapkan rencana audit/audit plan (lihat contoh audit plan  Penugasan kerja pada tim audit  Persiapan dokumen audit : Daftar periksa, audit sampling plan, form/notes, daftar hadir, dll (lihat contoh checklist audit)



Rencana Audit Dibuat oleh Ketua Tim dan berisi:  Nama dan peran tim audit  Tujuan, ruang lingkup, dan kriteria audit  Agenda pelaksanaan audit dalam kerangka waktu



Rencana audit harus sinkron dengan checklist yang telah dibuat



PelaksanaanAudit 02 Mempersiapkan Aktivitas Audit Pembuatan Checklist  Mengacu pada tujuan dan kriteria audit serta hal-hal lain yang terkait.  Checklist bertujuan untuk memandu dalam men dapatkan bukti-bukti audit  “Keyword” dalam pembuatan checklist: • Teliti • Dalam • Menyeluruh  Sebaiknya format checklist dibakukan



Contoh isi Checklist _1 • Apa sasaran Mutu area yang akan diaudit ? • Apa action plan yang ditetapkan guna mencapai sasaran mutu yang ditetapkan ? • Bagaimana alur prosesnya ? Dan apa output mereka ? • Sumber daya apa yang dibutuhkan agar proses berjalan sesuai rencana ? • Dimana tahapan terpenting dari proses tersebut ?



Pembuatan CHECKLIST yang Memadai Berarti Kita Telah MENYELESAIKAN SEPARUH dari Pelaksanaan Audit dan Auditor Menjadi Lebih Percaya Diri



Contoh isi Checklist _2 • Apa parameter Lingkungan Kerja yang dipantau dan diukur ? • Siapa yang memantau dan mengukurnya ? Alat ukur apa yang digunakan ? • Bagaimana sistem pencatatan/perekaman untuk memantau dan mengukur ? • Apa yang dilakukan bila terjadi penyimpangan?



PelaksanaanAudit 03 Melaksanakan Aktivitas Audit 1



Perkenalan



2



Tujuan Audit



3



Agenda Audit



Komunikasi selama audit (kemajuan audit, temuan audit, perubahan rencana audit, dll



4



Kriteria Audit



Penugasan pendamping dan pengamat



5



Metode Audit



6



Kategori Temuan



7



Pendamping



8



Kesempatan Bertanya



Pertemuan pembuka



Tinjauan dokumen di lokasi audit



Pengumpulan dan verifikasi informasi



Membuat temuan audit dan kesimpulan



Pertemuan penutup



PelaksanaanAudit 03 Melaksanakan Aktivitas Audit Mengumpulkan dan Memverfikasi Informasi Kesimpulan Peninjauan



PENETAPAN TUJUAN DAN LINGKUP AUDIT



Temuan Audit PERSIAPAN AUDIT



Mengevaluasi terhadap kriteria audit Bukti Audit



Pengumpulan informasi dengan cara pengambilan contoh yang tepat



PELAKSANAAN AUDIT



PELAPORAN AUDIT



Sumber Informasi



PelaksanaanAudit 03 Melaksanakan Aktivitas Audit Memperoleh Bukti



Sumber-sumber Bukti Audit Kumpulkan bukti yang cukup untuk menentukan apakah kriteria audit sudah dipenuhi



1



2



Kumpulkan



Analisa



Bukti dapat diperoleh dari: - pengujian dokumen - Wawancara - pengamatan kegiatan dan kondisi



Interprestasikan



Dokumentasikan



Pengamatan Kegiatan



Wawancara



Teknik Audit



Informasi Terdokumentasi (Dokumen dan rekaman)



Pengamatan Kondisi



PelaksanaanAudit 03 Melaksanakan Aktivitas Audit Teknik Wawancara (1) •



• •



•



Klarifikasikan apa yang sudah dicatat dalam checklist dengan pertanyaan terbuka agar auditee leluasa berbicara dan memberi informasi Jangan membuat auditee “merasa bersalah” Hindari • Pertanyaan dengan jawaban “Ya/Tidak” • Pertanyaan yang memojokan • Berbagai pertanyaan dilontarkan sekaligus Ikuti alur urutan pertanyaan untuk menemukan apakah yang diwawancara benar-benar memahami topik yang dibahas



Teknik Wawancara (2) • Pastikan semua bukti-bukti audit yang ingin didapat sudah ditanyakan dan Catat hal-hal penting hasil wawancara lalu bandingkan dengan kriteria audit • Klarifikasi kembali dengan personil yang diwawancara apabila ada ketidaksesuaian. • Jangan menyebutkan nama personil yang diwawancara pada laporan audit (kecuali untuk hal-hal tertentu dan bukan bertujuan untuk menyalahkan).



PelaksanaanAudit 03 Melaksanakan Aktivitas Audit Hasil Yang diharapkan



Mengajukan Pertanyaan



• Kejelasan atas hal-hal yang perlu diklarifikasi Apa respon yang akan kita dapatkan



• Aturan atau tata cara tidak tertulis yang dapat dijadikan kriteria audit



dari dua pertanyaan berikut:  Apakah Saudara memeriksa MSDS



• Auditor lebih memahami proses-proses atau aktivitas yang di audit



yang dikirimkan sebelum barang kimia di terima seperti yang



• Auditee memahami tujuan dan nilai penting pelaksanaan audit internal



dinyatakan dalam Prosedur ?  Tolong ceritakan apa yang menjadi tanggung jawab Supervisor



jika terjadi kecelakaan kerja pada kegiatan produksi ?



InterView



PelaksanaanAudit 03 Melaksanakan Aktivitas Audit Tips Wawancara  Tepat waktu sesuai agenda, namun biarkan pembicaraan mengalir



PENETAPAN TUJUAN DAN LINGKUP AUDIT



PERSIAPAN AUDIT



 Catat semua hasil wawancara  Klarifikasi kembali dengan personil yang diwawancara sebelum meninggalkan tempat  Membuat janji bila diperlukan memperoleh informasi lebih jauh



• Auditor tidak mengaudit personil • Jangan menguji kemampuan personil • Jangan pernah menyalahkan auditee



PELAKSANAAN AUDIT



PELAPORAN AUDIT



PelaksanaanAudit 03 Melaksanakan Aktivitas Audit Informasi Tedokumentasi



a. Kebijakan dan Sasaran In terdo



for kumen



masi tasi



b. Informasi terdokumentasi yang dipersyaratkan dalam standar ini



c. Informasi terdokumentasi yang dipersyaratkan oleh organisasi untuk memastikan efektifitas perencanaan operasi dan pengendalian proses



PelaksanaanAudit 03 Melaksanakan Aktivitas Audit Pelajari Tanggung Jawab dan Wewenang Auditee



Pahami Kebijakan dan Sasaran Kebijakan harus dijadikan acuan utama •



Sasaran merupakan salah satu kriteria audit yang paling terukur •



Dokumentasi yang dapat digunakan: •



Uraian Jabatan



•



Manual



•



Struktur Organisasi



InformasiTerdokumentasi Sumber yang dapat digunakan antara lain: 



Manual







Proses map (biasanya dalam bentuk bagan alir)







Prosedur







Instruksi kerja







Dokumen referensi atau eksternal







Formulir-formulir/Rekaman







Peraturan perundangan dan Standar-standar lainnya



PelaksanaanAudit 03 Melaksanakan Aktivitas Audit Pelajari Tanggung Jawab dan Wewenang Auditee Dokumentasi yang dapat digunakan: Uraian Jabatan



Manual



Struktur Organisasi



PelaksanaanAudit 03 Melaksanakan Aktivitas Audit Teknik Pemeriksaan Informasi Terdokumentasi  Dokumentasi adalah informasi dan media pendukungnya  Dapatkan kepastian mengenai jenis dokumendokumen yang digunakan oleh auditee, misalnya: 01



Prosedur dan instruksi kerja



02



Peta proses



03



Manual-manual



04



Referensi-referensi



05



Daftar-daftar



Perhatikan : Status pengendalian (revisi, pengesahan, pendistribusiannya dll. Pelajari klausul/kriteria berkaitan dengan pengendalian dokumen)



1



Keterkaitan antar dokumen (misalnya dengan formulir-formulir yang digunakan)



2



Relevansinya dengan kompetensi personel pelaksana pekerjaan



3



Relevansinya dengan sasaran mutu atau kinerja produk, proses dan kepuasan pelanggan



4 5



Nilai tambah aktivitas setiap tahapan kegiatan



PelaksanaanAudit 03 Melaksanakan Aktivitas Audit Informasi Terdokumentasi yang perlu disimpan (Rekaman)  “Dokumen yang menyatakan hasil yang dicapai atau memberikan bukti pelaksanaan suatu kegiatan”  Pengendalian rekaman harus sesuai dengan regulasinya



PelaksanaanAudit 03 Melaksanakan Aktivitas Audit Teknik Memverifikasi Rekaman Pastikan pengendalian rekaman sesuai dengan regulasi



Hasil wawancara dan dokumentasi SMM biasanya dijadikan kriteria audit dalam memverifikasi rekaman.



Contoh-contoh rekaman:  Risalah rapat  Catatan kompetensi karyawan  Laporan-laporan verifikasi, pemantauan, pengukuran, pengesahan, perbaikan dll



PelaksanaanAudit 03 Melaksanakan Aktivitas Audit Teknik Memverifikasi Rekaman (lanjutan..) • Ketahui status rekaman, yang meliputi: Personal yang terlibat dalam suatu rekaman (misalnya pembuat, yang mengesahkan, yang menindaklanjuti dll) Cara mengisi/membuatnya, Kriteria/acuan yang dipakai untuk pengesahan atau tindakan lainnya (bila ada) Volume rekaman dalam satuan waktu tertentu • Ambil sampel yang memadai sesuai dengan volume dan tingkat kritis rekaman yang di audit.



• Verifikasi sampel rekaman sesuai dengan ketentuan yang berlaku • Telusuri dan mintakan buktinya, bila rekaman menunjukkan diperlukannya suatu tindak lanjut tertentu (misalnya dari risalah rapat) • Catat dan klarifikasikan bila diketemukan ketidaksesuaian atau kejanggalan



Verifikasi ??



PelaksanaanAudit 03 Melaksanakan Aktivitas Audit Teknik Pengamatan



Amati area yang diaudit



Periksa pintu-pintu yang terkunci



Lihatlah melebihi dari yang ditunjukkan



Area terpencil



Amati tumpukan barang-barang



Amati detil peralatan yang digunakan



Tempat menyimpan rekaman



Pelaksanaan pekerjaan



PelaksanaanAudit 03 Melaksanakan Aktivitas Audit Pengamatan Fasilitas 01



Penanganan Bahan Baku



07



Alat Ukur



02



Tata Letak Penyimpanan



08



Tanda dan Label



03



Housekeeping



09



Keselamatan Kerja



04



Penanganan Produk



10



Kegiatan Operator



05



Status Inspeksi



11



Lingkungan Kerja



06



Peralatan yang digunakan



12



Dan lain-lain



PelaksanaanAudit 03 Melaksanakan Aktivitas Audit Teknik Mengamati  Catat dan klarifikasikan saat itu juga, begitu ditemukan kejanggalan atau ketidaksesuaian atau peluang adanya perbaikan  Gunakan semua indra anda untuk mencari peluang perbaikan…….



PelaksanaanAudit 03 Melaksanakan Aktivitas Audit Catatan Audit Auditor harus mencatat semua buktibukti audit yang berupa; • Komentar, kesesuaian/ketidaksesuaian • Observasi, PELUANG PERBAIKAN dan • hal-hal lain yang membutuhkan perhatian/investigasi lebih lanjut. Catatan audit sebaiknya dibuat dalam formulir yang baku.



Catatan sebaiknya rapi & terbaca



PelaksanaanAudit 03 Melaksanakan Aktivitas Audit Evaluasi Bukti-bukti Audit Evaluasi semua bukti-bukti audit yang didapat guna memastikan pemenuhan atas kriteria audit



Dokumentasikan temuan audit dengan jelas



Setiap temuan harus ada bukti-bukti objektifnya



Identifikasi pula kekuatan-kekuatan dari area yang di audit (jangan hanya ketidak-sesuaiannya saja !!!)



PelaksanaanAudit 03 Melaksanakan Aktivitas Audit Temuan Audit KESESUAIAN KESESUAIAN



Segala sesuatu berjalan dengan efektif



OBSERVASI



KETIDAKSESUAIAN Bila suatu aktivitas atau proses tidak sesuai dengan kriteria audit



KETIDAKSE SUAIAN



OBSERVASI



Saran-saran yang dapat memberikan peluang adanya penyempurnaan sistem, aktivitas, proses atau pun produk.



PelaksanaanAudit 03 Melaksanakan Aktivitas Audit Ketidaksesuaian ‘MAJOR’ Memerlukan TINDAKAN PERBAIKAN SEGERA. Temuan ini menimbulkan atau dapat menimbulkan ancaman segera dan langsung terhadap Efektifitas SMM, dapat menimbulkan ancaman segera dan langsung terhadap Efektifitas SMM, dapat menimbulkan turunnya mutu produk/jasa, atau merusak reputasi organisasi, contoh : • Dokumen penting yang digunakan kadaluarsa • Peralatan yang digunakan untuk inspeksi akhir tidak dikalibrasi • Produk dilepas ke pelanggan walaupun tidak memenuhi Spesifikasi



PelaksanaanAudit 03 Melaksanakan Aktivitas Audit Ketidaksesuaian ‘Minor’ Kekurangan yang umumnya bersifat administratif, yang menyebabkan penyimpangan sementara atau lebih banyak disebabkan karena ‘human error’, • Rekaman lupa ditandatangani oleh orang yang berwenang dan tetapi hanya terjadi untuk periode yang tidak berurutan atau hanya beberapa kali saja • Beberapa rekaman pelatihan karyawan tidak lengkap



PelaksanaanAudit 03 Melaksanakan Aktivitas Audit Penulisan Ketidaksesuaian



Sebutkan sumber informasi



Jelaskan mengapa temuan tersebut menjadi masalah Harus jelas mengenai apa yang dimaksudkan



Sampaikan skala masalah dengan tepat



Hindari penggunaan kata yang “emosional”



Laporan audit harus menunjukkan BUKTI yang menyebabkan terjadinya temuan



PelaksanaanAudit 03 Melaksanakan Aktivitas Audit Contoh Penulisan Ketidaksesuaian BURUK



LEBIH BAIK



Jelaskan maksud anda



Risalah hasil tinjauan kontrak tidak didistribuskan.



"Risalah tinjauan kontrak untuk Pekerjaan House keeping PT. ABC tidak didistribusikan ke bagian General Affair seperti yang disyaratkan dalam prosedur No.123 rev.2 butir 4.2."



Sebutkan sumber informasi



NAB melampaui spesifikasi yang telah ditetapkan



Nilai Ambang Batas (NAB) pada area pressing berdasarkan hasil pengukuran tanggal 25 November 2010 oleh bagian QC untuk proses produksi sekitar 100 dB di atas Spesifikasi NAB yang dijadikan acuan yaitu Kepmen 51 tahun 1999 Lihat Pro. 256 rev.2



Sampaikan skala masalah dengan tepat



Beberapa drum tidak diberi label B3



8 dari 20 drum di area penyimpanan bahan baku tidak diberi label B3 sesuai Prosedur No. 7865 rev.1



PelaksanaanAudit 03 Melaksanakan Aktivitas Audit Pada akhir audit akan dilakukan penutupan, agendanya: Presentasi temuan dan observasi serta peluang untuk perbaikan berdasarkan bukti-bukti audit



1



Diskusikan setiap isu/temuan (selesaikan jika mungkin)



2



Diskusikan setiap rekomendasi tindakan perbaikan



3



4



Tetapkan batas waktu untuk melakukan tindakan perbaikan



PelaksanaanAudit 04 Mempersiapkan dan Mendistribusikan Laporan Audit Laporan Tim Audit  Ketua tim audit harus membuat laporan audit yang berisi: 01



Waktu pelaksanaan dan tim audit



02



Ruang lingkup audit



03



Tujuan dan kriteria audit



04



Temuan audit



05



Kesimpulan & Rekomendasi hasil audit



 Laporan audit didistribusikan kepada auditee dan klien



Laporan Manajajemen Hasil Audit Internal  Dibuat oleh KLIEN, berisi: 01



Kesimpulan hasil audit dari seluruh tim audit



02



Perbandingan dengan hasil audit terdahulu



03



Rekomendasi atau saran-saran



 Laporan ini dapat dijadikan masukan oleh pimpinan puncak dan pihak manajemen terkait lainnya sebagai masukan untuk proses penyempurnaan yang berkesinambungan



PelaksanaanAudit 05 Menyelesaikan Audit



Memastikan audit selesai dilaksanakan sesuai dengan rencana



1



2



Memastikan dokumentasi hasil audit yang harus dipelihara dan yang harus dimusnahkan (jika dibutuhkan)



PelaksanaanAudit 06 Tindak Lanjut



Auditee harus melakukan tindakan perbaikan atas ketidaksesuaian yang ditemukan sesuai jangka waktu yang telah disepakati.



1



2



Pelaksanaan tindakan perbaikan sebaiknya mengacu pada prosedur tindakan perbaikan yang berlaku



Verikasi Klien Bertanggung jawab memantau penyelesaian ketidaksesuaian sesuai batas waktu yang ditetapkan • Tugaskan auditor untuk memverifikasi tindakan perbaikan yang dilakukan auditee •



Auditor •



Verifikasi proses investigasi yang dilakukan auditee, pastikan investigasi benarbenar sampai pada akar permasalahan.



•



Pastikan tindakan perbaikan telah berjalan dengan efektif (dapatkan buktibuktinya)



•



Apabila tindakan perbaikan belum berjalan dengan efektif, buat ketidaksesuaian baru



Pengelolaan Hasil Audit Aktivitasnya antara lain: Peninjauan, persetujuan dan evaluasi kesesuaian dan kecukupan temuan audit Peninjauan analisa akar permasalahan dari tindakan perbaikan dan pencegahan Distribusi laporan audit



Penetapan apakah dibutuhkan audit tindak lanjut



Pengelolaan Rekaman Audit Rekaman audit yang dikelola antara lain:



Terkait dengan program audit, antara lain : rekaman tujuan dan luasan audit, rekaman atas peninjauan resiko audit, rekaman tinjauan ulang keefektifan program audit



Terkait dengan setiap audit, seperti audit plan, laporan audit, NCR, tindakan perbaikan dan pencegahan



Terkait tim audit seperti seleksi dan penetapan tim auditor, evaluasi tim auditor, pelatihan tim auditor



Contoh Penetapan kompetensi untuk Auditor Sertifikasi atau Audit Serupa Parameter



Auditor



Auditor > 1 Skema SM



Ketua Tim Audit



Pendidikan



Sekolah Menengah Atas



Sama dengan Auditor



Sama dengan Auditor



Pengalaman Kerja Keseluruhan



5 tahun utk SMA dan dikurangi 1 tahun utk D3, dst.



Sama dengan Auditor



Sama dengan Auditor



Pengalaman Kerja Bidang Mutu, Lingkungan, Mutu



Minimal 2 tahun dari total 5 tahun



2 tahun dalam disiplin kedua/ ketiga



Sama dengan Auditor



Pelatihan Auditor



40 jam pelatihan audit



24 jam pelatihan dalam disiplin kedua/ ketiga



Sama dengan Auditor



MetodeEvaluasi METODE EVALUASI



SASARAN



CONTOH



Tinjauan Rekaman



Memverifikasi latar belakang auditor



Analisa rekaman pendidikan, Pelatihan, Kepegawaian, Pengakuan dan pengalama audit.



Umpan Balik



Memberikan informasi tentang kinerja auditor



Survey, kuesioner, referensi, testimoni. Keluhan, evaluasi kinerja, Peer review



wawancara



Mengevaluasi perilaku personil dan kemampuan bekomunikasi, untuk memverifikasi informasi dan menguji pengetahuan serta mendapat informasi tambahan



Wawacara personil



Observasi



Mengevaluasi perilaku personil dan kemampuan menerapkan pengetahuan dan ketrampilan.



Role Playing, Penyaksian audit, Kinerja saat bekerja



Pengujian



Mengevaluasi perilaku personil dan pengetahuan serta kemampuan dalam mengaplikasikannya



Ujian lisan dan tertulis, Psikotest



Tinjauan Post Audit



Memberikan informasi kinerja auditor selama audit, mengidentifikasi kekuatan dan kelemahan



Tinjauan laporan audit, wawacara dengan ketua tim audit, anggota audit dan jika sesuai umpan balik dari auditee.



Thank You 