![Mengilustrasikan Pengelolaan Dana Kas Kecil [PDF]](https://pdfs.asia/img/200x200/mengilustrasikan-pengelolaan-dana-kas-kecil.jpg)
13 0 1 MB
MENGILUSTRASIKAN CARA PENGELOLAAN KAS KECIL (PETTY CASH)
MODUL MENGILUSTRASIKAN PENGELOLAAN DANA KAS KECIL
ADMINISTRASI KEUANGAN
Untuk SMK Oleh: Moh. Amin Maulana, S.Pd
1 | Page
Kelas XII
SMK MANBAUL ULUM
MENGILUSTRASIKAN CARA PENGELOLAAN KAS KECIL (PETTY CASH)
KATA PENGANTAR Bismillahirrahmanirrahim. Puji dan syukur kehadirat Allah SWT yang telah melimpahkan segala rizki, rahmat serta hidayah-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan modul yang berjudul “Mengilustrasikan Pengelolaan Dana Kas Kecil”. Modul ini disajikan sebagai upaya peningkatan mutu pendidikan
melalui
diimplementasikan
peningkatan
dengan
penyediaan
mutu sumber
pembelajaran belajar
dan
yang buku
pendamping pelajaran. Buku ini disusun berdasarkan Kompetensi Inti dan Kompetensi Dasar. Buku ini berisi tentang materi, studi kasus, dan uji kompetensi. Pada kesempatan ini kami mengucapkan terimakasih kepada seluruh pihak yang terlibat dalam penulisan modul ini, kepala sekolah SMK Manbaul Ulum, Kaprog, dan Guru Mapel Otomatisasi Tata Kelola Perkantoran. Semoga modul ini bermanfaat, terutama bagi peserta didik dan sebagai referensi proses pembelajaran. Akhir kata semoga Allah SWT selalu mengiringi setiap langkah kita dalam menjadikan modul ini bermanfaat bagi semua pihak.
Cirebon, 16 Januari 2018 Penulis,
Moh. Amin Maulana, S.Pd
2 | Page
MENGILUSTRASIKAN CARA PENGELOLAAN KAS KECIL (PETTY CASH)
COVER KATA PENGANTAR
1
DAFTAR ISI
2
MENGILUSTRASIKAN CARA PENGELOLAAN KAS KECIL
3
PETA KONSEP
3
A. Administrasi Dana Kas Kecil
4
1. Pengertian Kas Kecil
4
2. Fungsi Kas Kecil
4
3. Dokumen yang dibutuhkan
4
B. Mutasi Dana Kas Kecil Sistem Dana Tetap
6
1. Pembentukan Dana Kas Kecil
6
2. Pemakaian Dana Kas Kecil
8
3. Pengisian Kembali Dana Kas Kecil
10
4. Dokumen yang dibutuhkan Mutasi Dana Kas Kecil
13
5. Contoh Studi Kasus 1 s/d 4
15
C. Mutasi Dana Kas Kecil Sistem Dana Tidak Tetap
24
1. Pembentukan Dana Kas Kecil
24
2. Pemakaian Dana Kas Kecil
24
3. Contoh Studi Kasus 5 s/d 7
25
4. Pengisian Kembali Dana Kas Kecil
30
5. Perbedaan Sistem Dana Kas Kecil Sistem Tetap dan Tidak Tetap
30
6. Contoh Studi Kasus 8 D. Perhitungan Fisik Dana Kas Kecil
34
1. Perhitungan Fisik Kas Kecil
34
2. Contoh Studi Kasus 9
35
3. Selisih Saldo Kas Kecil
35
RANGKUMAN
36
DAFTAR PUSTAKA
38
3 | Page
MENGILUSTRASIKAN CARA PENGELOLAAN KAS KECIL (PETTY CASH)
Kompetensi Dasar: 3.4 Mengilustrasikan cara pengelolaan Kas Kecil 4.4 Mengelola Kas Kecil
PETA KONSEP Pengertian Kas Kecil
Administrasi Dana Kas Kecil
Fungsi Kas Kecil
Peralatan Yang Dibutuhkan
Pembentukan Dana Kas Kecil
Pembayaran Dana Kas Kecil Mutasi Dana Kas Kecil Sistem Tetap Pengisian Kembali Dana Kas Kecil
Dokumen Yang Dibutuhkan Mutasi Dana Kas Kecil
MENGILUSTRASIKAN CARA PENGELOLAAN KAS KECIL
Pembentukan Dana Kas Kecil
Pemakaian Dana Kas Kecil Mutasi Dana Kas Kecil Sistem Dana Tidak Tetap Pengisian Kembali Dana Kas Kecil
Perbedaan Sistem Dana Kas Kecil Sistem Tetap dan Tidak Tetap
Perhitungan Fisik Kas Kecil Perhitungan Fisik Dana Kas Kecil Selisih Saldo Kas Kecil
4 | Page
MENGILUSTRASIKAN CARA PENGELOLAAN KAS KECIL (PETTY CASH)
APERSEPSI Pengeluaran Kas Kecil yang dilakukan perusahaan untuk kegiatan operasional, Meliputi: Pengeluaran untuk pembayaran utang dan operasional lainnya. Pembayaran utang dan pengeluaran lainnya dalam jumlah besar biasanya dilakukan dengan menggunakan cek, sedangkan pembayaran yang jumlahnya relative kecil menggunakan dana kas kecil. A. ADMINISTRASI DANA KAS KECIL 1. Pengertian Kas Kecil Kas kecil atau yang biasa disebut (petty cash) menurut kamus besar bahasa Indonesia adalah sejumlah uang tunai yang disediakan untuk membayar pengeluaran yang kecil-kecil. Menurut Kamus Akuntansi, Kas Kecil adalah sejumlah uang tunai atau kas yang disediakan untuk melayani pembayaran keperluan perusahaan yang rutin dan meliputi jumlah yang relatif kecil. Sementara itu, menurut Zaki Baridwan, kas kecil adalah uang kas yang disediakan untuk membayar berbagai pengeluaran yang jumlahnya relative kecil dan tidak praktis apabila dibayar dengan menggunakan cek. 2. Fungsi Kas Kecil Dana kas kecil dibentuk berdasarkan perkiraan pengeluaran biaya operasional perusahaan yang relative kecil pada waktu tertentu. Adapun fungsi dana kas kecil sebagai berikut: a. Untuk melakukan pengeluaran yang relative kecil dan mendadak, yang tidak ekonomis dan tidak praktis. b. Meringankan beban para staf dalam memberikan pelayanan secara optimal kepada pelanggan termasuk relasi bisnis pimpinan. c. Untuk mempercepat kegiatan atasan yang mempergunakan dana secara mendadak dan tidak terencana. 3. Dokumen yang dibutuhkan Persiapan pengelolaan kas kecil dimulai dari penetapan formulir dokumen
yang
diperlukan
bagian
yang
terlibat
dalam
prosedur
pengelolaan kas kecil. Setiap transaksi yang akan mempengaruhi posisi 5 | Page
MENGILUSTRASIKAN CARA PENGELOLAAN KAS KECIL (PETTY CASH)
saldo kas kecil harus dicatat ke dalam dokumen yang digunakan untuk mengelola administrasi dana kas kecil. Agar administrasi dana kas kecil dapat dikelola dengan baik, dibutuhkan peralatan berupa dokumen antara lain: a. Dokumen Bukti Kas Keluar/ Bukti Pengeluaran Kas (BKK/BPK) Dokumen ini diperlukan pada saat kasir mengeluarkan dana kas, untuk pembentukan dana kas kecil dan pada saat pengisian kembali dana kas kecil. b. Dokumen Permintaan Pengeluaran Kas Kecil (PPKK) Dokumen ini digunakan oleh pemakai dana kas kecil untuk meminta uang kepada pemegang kas kecil. Sementara itu, bagi pemegang kas kecil berfungsi sebagai bukti pembiayaan dana kas kecil kepada pengguna kas kecil. c. Dokumen Bukti Pengeluaran dana Kas Kecil (BPKK) Dokumen
ini
dibuat
oleh
pemakai
dana
untuk
mempertanggungjawabkan pemakaian dana kas kecil. Perusahaan biasanya menggunakan voucher kas kecil (petty cash voucher), yaitu voucher yang mengesahkan pengeluaran uang dari kas kecil dan disimpan sebagai bukti pengeluaran. d. Dokumen Permintaan Pengisian Kembali Kas Kecil (PPKKK) Bukti ini dibuat oleh pemegang kas kecil untuk meminta pengisian kembali kas kecil kepada bagian keuangan. e. Buku Jurnal Kas Kecil (petty cash record) Yaitu jurnal yang digunakan untuk mencatat mutasi (penambahan atau pengurangan) dan penggunaan kas kecil di suatu perusahaan. Buku jurnal kas kecil berisi catatan aktivitas dana kas kecil, mulai dari pembentukan, pemakaian, dan pengisian kembali dana kas kecil.
6 | Page
MENGILUSTRASIKAN CARA PENGELOLAAN KAS KECIL (PETTY CASH)
B. MUTASI DANA KAS KECIL SISTEM DANA TETAP (IMPREST FUND METHOD) 1. Pembentukan Kas Kecil Sistem Dana Tetap (Imprest Fund Method) Sistem Dana Tetap (Imprest Fund Method) adalah suatu sistem pendanaan kas kecil yang di tetapkan dengan jumlah tertentu untuk digunakan secara periodik, setiap pengisian kembali kas kecil jumlahnya harus sama dengan jumlah pengeluaran kas kecil, kecuali ada kebijakan dan pihak yang berwenang untuk menambah atau mengurangi jumlah dana kas kecil yang dialokasikan. Pada saat dana kas kecil di bentuk, dana kas kecil bertambah dan kas umum berkurang sebesar jumlah pembentukan dana kas kecil dalam jumlah tetap. Dana kas kecil dibentuk berdasarkan surat keputusan kepala bagian keuangan. Setiap melakukan pembayaran, kasir kas kecil harus membuat bukti pengeluaran, selanjutnya harus disimpan bersama dengan sisa uang yang ada dalam peti kas (cash box). Perusahaan yang memiliki standart operasional procedure, Semua jenis pengeluaran kas melibatkan Bagian Utang. Unit organisasi yang terlibat dalam prosedur pembentukan dana kas kecil, antara lain. a. Bagian Utang Tugas utama Bagian Utang adalah: 1) Menerima surat keputusan pembentukan dana kas kecil dari kepala Bagian Keuangan. 2) Membuat Bukti pengeluaran kas dalam rangkap 3 (tiga). Lembar 1 dan 3 diserahkan kepada Bagian Kasa, dilampiri surat keputusan pembentukan dana kas kecil. Lembar 2 diserahkan kepada Bagian Buku Pembantu yang terkait misalnya bagian kartu biaya dan bagian persediaan untuk diarsipkan. 3) Mencatat bukti pengeluaran kas dalam daftar bukti kas keluar yang belum dibayar (berfungsi sebagai buku pembantu utang). 4) Menerima bukti pengeluaran kas lembar 1 yang telah dicap lunas dari Bagian Kasa, dilampiri surat keputusan pembentukan dana kas kecil.
7 | Page
MENGILUSTRASIKAN CARA PENGELOLAAN KAS KECIL (PETTY CASH)
5) Mencatat nomor cek dan tanggal pembayaran sesuai data bukti pengeluaran kas yang telah dicap lunas dalam daftar bukti kas keluar pada kolom yang disediakan. 6) Menyerahkan bukti kas pengeluaran kas Lembar 1 yang telah dicap lunas kepada Bagian Jurnal dan Laporan. b. Bagian Kasir Tugas utama Bagian Kasir adalah: 1) Menerima bukti pengeluaran kas Lembar 1 dan 3 dilampiri surat keputusan pembentukan dana kas kecil dari Bagian Keuangan. 2) Menyerahkan cek sebesar jumlah yang tercantum dalam bukti pengeluaran kas untuk ditandatangani oleh pejabat perusahaan yang berwenang mengeluarkan kas. 3) Membubuhkan cap tandatangan lunas pada bukti pengeluaran kas Lembar 1 dan 3 yang telah dicap lunas. Lembar 1 diserahkan kepada Bagian Utang dilampiri surat bukti pembentukan dana kas kecil. Lembar 3 bersama dengan cek yang bersangkutan, diserahkan kepada pemegang dana kas kecil. c. Bagian Jurnal dan Laporan Tugas Bagian Jurnal dan Laporan adalah: 1) Menerima bukti pengeluaran kas Lembar 1 yang telah dicap lunas dilampiri surat pembentukan dana kas kecil dari Bagian Keuangan. 2) Mencatat bukti pengeluaran kas dalam buku jurnal pengeluaran kas (register cheque). 3) Mengarsipkan bukti pengeluaran kas bersama surat keputusan pembentukan dana kas kecil dalam map arsip bukti pengeluaran kas (voucher) yang sudah dibayar. d. Pemegang Dana Kas Kecil Tugas bagian pemegang dana kas kecil adalah: 1) Menerima cek dan bukti kas kecil dari bagian kasir. 2) Mencairkan cek ke bank dan mengelola dana kas kecil sesuai kebutuhan. 3) Mengarsipakan bukti kas keluar. 8 | Page
MENGILUSTRASIKAN CARA PENGELOLAAN KAS KECIL (PETTY CASH)
Contoh Bukti Pengeluaran Kas (BPK/BKK) yang dibuat Bagian Utang PT. Delta Solusindo Bukti Pengeluaran Kas Dibayarkan kepada : Pemegang Dana Kas Jumlah Uang : Rp. 10.000.000 Cek No. CD. 03241 Sepuluh Juta Rupiah Untuk Pembayaran : Pembentukan Dana Kas Kecil
Nomor CK : 701 Tanggal : 05-07-2018 No. Akun Jumlah 1.102 10.000.000
Bagian Utang
Dibayar: Bagian Kasa
10.000.000 Diterima Pemegang Dana Kas Kecil
(ttd) Mohammad
(ttd) Amin
(ttd) Maulana
2. Pemakaian Kas Kecil Sistem Dana Tetap (Imprest Fund Method) Setiap kali melakukan pembayaran, kasir kas kecil membuat bukti pengeluaran yang harus disimpan bersama dengan sisa uang yang ada dalam peti kas (cash box). Kasir menangani transaksi yang menyangkut penerimaan dan pengeluaran uang secara tunai (cash transaction). Unit organisasi yang terlibat dalam prosedur pembayaran dana kas kecil, antara lain: a. Pemakai dana kas kecil Kegiatan yang harus dilakukan oleh pemakai dana kas kecil adalah. 1) Mengisi formulir surat permintaan pengeluaran dana kas kecil sebanyak dua lembar untuk selanjutnya diserahkan kepada pemegang dana kas kecil. 2) Menerima uang tunai dan surat permintaan pengeluaran dana kas kecil lembar kesatu dari pemegang dana kas kecil. 3) Mengumpulkan bukti-bukti penggunaan dana kas kecil untuk dijadikan pendukung bukti pengeluaran kas kecil. 4) Mengisi formulir bukti pengeluaran kas kecil berdasarkan data bukti pendukung. 5) Menyerahkan bukti pengeluaran kas kecil, bukti-bukti pendukung dan surat permintaaan pengeluaran dana kas kecil lembar pertama kepada pemegang dana kas kecil. 9 | Page
MENGILUSTRASIKAN CARA PENGELOLAAN KAS KECIL (PETTY CASH)
6) Menerima surat permintaan pengeluaran dana kas kecil lembar kedua yang telah dicap lunas dari pemegang dana kas kecil untuk diarsipkan b. Pemegang dana kas kecil Kegiatan yang harus dilakukan pemegang dana kas kecil adalah: 1) Menerima surat permintaan pengeluaran dana kas kecil Lembar 1 dan 2 dari bagian yang memerlukan dana (pemakai). 2) Menyerahkan uang tunai dan surat permintaan pengeluaran dana kas kecil Lembar 1 kepada pemakai dana kas kecil. 3) Menerima bukti pengeluaran kas kecil, bukti pendukung dan surat permintaan pengeluaran kas kecil Lembar 1 dari pemakai dana kas kecil sebagai bukti pertanggungjawaban. 4) Membubuhkan cap lunas pada bukti pengeluaran kas kecil, buktibukti pendukung dan surat permintaan pengeluaran dana kas kecil Lembar 1 dan 2. 5) Menyerahkan surat permintaan pengeluaran dana kas kecil Lembar 2 yang telah dicap lunas kepada pemakai dana kas kecil. 6) Menyimpan bukti pengeluaran kas kecil, bukti pendukung dan surat permintaan pengeluaran dana kas kecil Lembar 1. Dokumendokumen tersebut diserahkan kepada Bagian Utang pada saat pengajuan permintaan pengisian kembali dana kas kecil.
Gambar 1. Ilustrasi Kasir Kas Kecil Dana Tetap 10 | P a g e
MENGILUSTRASIKAN CARA PENGELOLAAN KAS KECIL (PETTY CASH)
c. Dokumen pemakai dana kas kecil Dokumen pemakai dana kas kecil yang digunakan adalah sebagai berikut: 1) Bukti Pengeluaran kas yang dibuat Bagian Utang 2) Surat Permintaan Pengisian Kembali dana kas kecil sebagai dokumen pendukung, dibuat oleh pemegang dana kas kecil 3) Bukti pengeluaran kas kecil sebagai dokumen pendukung, dibuat oleh bagian-bagian pemakai dana kas kecil. Contoh Surat Permintaan Pengeluaran Kas Kecil (PPKK) yang dibuat Bagian Umum PT. Delta Solusindo Permintaan Pengeluaran Kas Kecil (PPKK)
Nomor PPKK : U-001 Tanggal : 05-072018 Bagian : Umum
Jumlah Uang
: Rp. 2.700.00 (Dua Juta Tujuh Ratus Ribu Rupiah) Untuk Keperluan : Pembelian Perlengkapan Kantor Nomor Keterangan Jumlah 1 20 rim kertas HVS F4 @ Rp. 40.000 Rp. 800.000 2 20 rim kertas HVS A4 @ Rp. 35.000 Rp. 700.000 3 20 buah folder @ Rp. 20.000 Rp. 400.000 4 10 tube tinta Epson @ Rp. 80.000 Rp. 800.000 Total Rp. 2.700.000 Diminta Oleh: Disetujui: Kepala Bagian Umum (ttd) (ttd) Amin
Maulana
3. Pengisian Kembali Kas Kecil Sistem Dana Tetap (Imprest Fund Method) Pengisian kembali dicatat dengan mendebit rekening yang sesuai untuk masing-masing pengeluaran berdasarkan bukti pengeluaran dengan mengkredit kas. Dengan cara ini, saldo rekening kas kecil tidak akan berubah. Bagian yang membuat jurnal adalah Bagian Akuntansi. Pengisian kembali kas kecil dilakukan apabila sisa dana kas kecil dipandang tidak cukup untuk memenuhi permintaan pemakai dana kas kecil. Formulir dan dokumen yang diperlukan dalam pengisian 11 | P a g e
MENGILUSTRASIKAN CARA PENGELOLAAN KAS KECIL (PETTY CASH)
kembali dana kas kecil, formulir bukti pengeluaran kas (BPK), dan bukti pengeluaran kas kecil (BPKK) dengan dokumen pendukungnya. Untuk mengetahui sisa uang yang ada dalam kas kecil, kasir kas kecil bisa membuat catatan kas kecil. Catatan kasir kas kecil bukan buku jurnal tetapi merupakan catatan intern untuk kasir kas kecil. Dalam metode dana tetap, pemakaian kas kecil oleh kasir kas kecil tidak dicatat dalam jurnal; buku kas kecil hanya merupakan catatan intern kasir kas kecil dan tidak dapat dijadikan dasar pencatatan dalam Buku Besar. Apabila jumlah kas kecil tinggal sedikit dan juga pada akhir periode, kasir kas kecil akan minta pengisian kembali kas kecilnya sebesar jumlah yang sudah dibayar dari kas kecil. Pada waktu meminta pengisian kembali, kasir kas kecil akan meminta bukti-bukti pengeluaran dan menerima cek sebesar pengeluaran yang sudah dibayar. Pada waktu pengisian kembali dana kas kecil, pencatatan ayat jurnal dilakukan untuk transaksi pembayaran yang disertai bukti pembayaran. Jika pada akhir periode penutupan buku belum dilakukan pengisian kembali dana kas kecil yang telah terpakai, itu berarti masih terdapat bukti-bukti pembayaran yang belum dicatat. Agar saldo kas kecil sesuai dengan keadaan sebenarnya, perlu dibuat pencataan ayat penyesuaian. Pencatatan dilakukan dengan cara mendebit perkiraan biaya yang sesuai dan mengkredit Kas. Unit organisasi yang terlibat dalam prosedur penggantian kas kecil, antara lain: a. Pemegang dana kas kecil Kegiatan bagian pemegang dana kas kecil adalah: 1) Mengisi formulir permintaan pengisian kembali dana kas kecil sebanyak dua lembar. 2) Menyerahkan formulir permintaan pengisian kembali dana kas kecil yang telah diisi kepada Bagian Utang, dilampiri dengan bukti pengeluaran kas kecil beserta dokumen pendukung untuk dana yang telah digunakan.
12 | P a g e
MENGILUSTRASIKAN CARA PENGELOLAAN KAS KECIL (PETTY CASH)
3) Menerima cek dan bukti pengeluaran kas lembar tiga dari Bagian Kasa. 4) Menguangkan cek ke bank untuk disimpan sebagai dana kas kecil. 5) Mengarsipkan bukti kas keluar lembar tiga berdasarkan urutan tanggal. b. Bagian Utang Kegiatan Bagian Utang adalah: 1) Menerima surat permintaan pengisian kembali dana kas kecil dari pemegang dana kas kecil sebanyak 2 lembar, dilampiri bukti pengeluaran kas kecilbeserta dokumen pendukungnya. 2) Membuat bukti pengeluaran sebanyak 3 lembar 3) Mencatat bukti pengeluaran kas. 4) Mendistribusikan bukti pengeluran kas 5) Lembar 1 dan 3, diserhkan kepada Bagian Kasa dilampiri dengan surat permintaan pengisian kembali kas kecil Lembar 2 dan dokumen pendukungnya. 6) Lembar 2, diserahkan kepada Bagian Buku Pembantu, dilampiri surat permintaan pengisian kembali kas kecil Lembar 1 untuk dicatat dalam kartu yang bersangkutan. 7) Menerima bukti pengeluaran kas Lembar 1 yang telah dicap lunas dari Bagian Kasa, dilampiri surat permintaan pengisian kembali dana kas kecil Lembar 2 beserta dokumen pendukungnya. 8) Mencatat nomor cek dan tanggal pembayaran sesuai dengan data bukti pengeluaran kas dalam daftar bukti pengeluaran kas. 9) Menyerahkan bukti pengeluaran kas Lembar 1, surat permintaan pengisian kembali dana kas kecil Lembar 2 beserta dokumen pendukungnya kepada bagian buku jurnal dan laporan. c. Bagian Kasir Kegiatan Bagian Kasir adalah: 1) Menerima bukti pengeluaran kas Lembar 1 dan 3, dari Bagian Utang dilampiri dengan surat permintaan pengisian kembali kas kecil Lembar 2 dan dokumen pendukungnya.
13 | P a g e
MENGILUSTRASIKAN CARA PENGELOLAAN KAS KECIL (PETTY CASH)
2) Menyediakan cek sebesar jumlah yang tertulis dalam bukti pengeluaran kas, untuk ditandatangani pejabat perusahaan yang berwenang. 3) Menyerahkan cek dan bukti pengeluaran kas Lembar 3 yang telah dicap lunas kepada pemegang dana kas kecil. 4) Menyerahkan bukti pengeluaran kas Lembar 1 yang telah dicap lunas dan surat permintaan/pengisian kembali kas kecil Lembar 2 beserta dokumennya kepada Bagian Utang. d. Bagian Jurnal dan Laporan Kegiatan bagian Jurnal dan Laporan adalah: 1) Menerima bukti pengeluaran kas Lembar 1, surat permintaan pengisian kembali dana kas kecil Lembar 2 beserta dokumen pendukungnya kepada Bagian Jurnal dan Laporan. 2) Mencatat bukti pengeluaran kas dalam buku jurnal pengeluaran kas atau check register. 3) Mengarsipkan bukti pengeluaran kas Lembar 1, surat permintaan pengisian kembali dana kas kecil Lembar 2 beserta dokumen pendukungnya dalam arsip bukti pengeluaran kas (voucher) yang sudah dibayar. 4. Dokumen yang Dibutuhkan Mutasi Dana Kas Kecil Dokumen mutasi dana kas kecil, adalah sebagai berikut: a. Transaksi
pembentukan
dana
kas
kecil,
dokumen
yang
dibutuhkan adalah: 1)
Bukti kas keluar yang dibuat oleh Bagian Utang (rangkap 3 Lembar), berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas
2)
Surat keputusan Kepala Bagian Keuangan sebagai dokumen pendukung
b. Transaksi Pemakai dana kas kecil yang dibuat oleh pemakai dana. Dokumen yang dibutuhkan adalah: 1)
Bukti pengeluaran kas kecil yang dibuat oleh bagian pemakai dana.
2) 14 | P a g e
Bukti pemakaian kas kecil (kuitansi/nota kontan)
MENGILUSTRASIKAN CARA PENGELOLAAN KAS KECIL (PETTY CASH)
3)
Permintaan pengeluaran dana kas kecil yang dibuat oleh bagian pemakai dana.
c. Pengisian kembalai dana kas kecil yang dibuat oleh pemegang dana kas kecil. Dokumen yang dibutuhkan adalah: 1)
Bukti kas keluar yang dibuat oleh Bagian Utang
2)
Permintaan kembali kas kecil
3)
Bukti pengeluaran kas kecil
Contoh Studi Kasus 1 Berikut adalah transaksi yang berhubungan dengan dana kas kecil pada PT. Delta Solusindo bulan Juli 2018. Juli 1
: Kepala
Bagian
Keuangan
mengelurkan
surat
keputusan
pembentukan dana kas kecil sebesar Rp. 10.000.000,00 Juli 2
: Bagian Kasa menyerahkan cek No. CD.03421 sebesar Rp. 10.000.00,00 beserta copy bukti pengeluaran kas No. CK-701 kepada pengelola dana kas kecil
Juli 5
: Bagian umum menyerahkan surat permintaan pengeluaran dana kas kecil kepada pengelola kas kecil, untuk pembelian : a. 20 rim kertas HVS F4 @ Rp. 40.000,00
Rp.
800.000,00
b. 20 rim kertas HVS A4 @ Rp. 35.000,00
Rp.
700.000,00
c. 20 buah folder
@ Rp. 20.000,00
Rp.
400.000,00
d. 10 tube tinta Epson
@ Rp. 80.000,00
Rp.
800.000,00
Rp.2.700.000,00 Juli 10 : Bagian umum menyerahkan bukti pengeluaran kas kecil dan dokumen pendukungnya kepada pemegang dana kas kecil, sebagai pertanggungjawaban penggunaan dana. Juli 14 : Pemegang dana kas kecil, meyerahkan surat permintaan pengisian dana kas kecil kepada Bagian Utang, dilampiri dengan daftar bukti pengeluaran kas kecil beserta dokumen pendukungnya.
15 | P a g e
MENGILUSTRASIKAN CARA PENGELOLAAN KAS KECIL (PETTY CASH)
Buatlah dokumen yang harus dibuat oleh masing-masing bagian yang terkait dalam mutasi dana kas kecil di atas, sebagai berikut: a. Bukti Pengeluaran Kas yang dibuat oleh Bagian Utang PT. Delta Solusindo Bukti Pengeluaran Kas Dibayarkan kepada : Pemegang Dana Kas Jumlah Uang : Rp. 10.000.000 Cek No. CD. 03241 Sepuluh Juta Rupiah Untuk Pembayaran : Pembentukan Dana Kas Kecil
Nomor CK : 701 Tanggal : 05-07-2018 No. Akun Jumlah 1.102 10.000.000
Bagian Utang
Dibayar: Bagian Kasa
10.000.000 Diterima Pemegang Dana Kas Kecil
(ttd) Mohammad
(ttd) Amin
(ttd) Maulana
b. Surat Permintaan Pengeluaran Kas Kecil (PPKK) yang dibuat Bagian Umum PT. Delta Solusindo Permintaan Pengeluaran Kas Kecil (PPKK)
Nomor PPKK : U-001 Tanggal : 05-07-2018 Bagian : Umum
Jumlah Uang
: Rp. 2.700.00 (Dua Juta Tujuh Ratus Ribu Rupiah) Untuk Keperluan : Pembelian Perlengkapan Kantor Nomor Keterangan Jumlah 1 20 rim kertas HVS F4 @ Rp. 40.000 Rp. 800.000 2 20 rim kertas HVS A4 @ Rp. 35.000 Rp. 700.000 3 20 buah folder @ Rp. 20.000 Rp. 400.000 4 10 tube tinta Epson @ Rp. 80.000 Rp. 800.000 Total Rp. 2.700.000 Diminta Oleh: Disetujui: Kepala Bagian Umum (ttd) (ttd) Amin
16 | P a g e
Maulana
MENGILUSTRASIKAN CARA PENGELOLAAN KAS KECIL (PETTY CASH)
c. Bukti Pengeluaran Kas Kecil (BPKK) yang dibuat oleh Bagian Umum PT. Delta Solusindo Bukti Pengeluaran Kas Kecil (BPKK)
Nomor BPKK : U-701 Nomor PPKK : U.001 Tanggal : 10-06-18 Jumlah diterima menurut PPKK Rp. 2.700.000 Jumlah dikeluarkan Rp. 2.665.000 Sisa Lebih RP. 35.000 Tanggal Keterangan No. Bukti No. Akun Jumlah Juli 7 20 rim kertas HVS F4 Pd-01 1107 Rp. 775.000 Juli 7 20 rim kertas HVS A4 Pd-01 1107 Rp. 690.000 Juli 8 20 buah folder Pd-02 1107 Rp. 400.000 Juli 8 10 tube tinta Epson Pd-02 1107 Rp. 800.000 Jumlah……………………………………………………….. Rp. 2.665.000 Diminta Oleh: Disetujui Oleh: Kepala Bagian Umum Amin
Maulana
Sisa uang sebanyak Rp. 35.000 dan bukti pendukung yang diberi nomor U-701 oleh pemakai dana (Pd-01, Pd-02) diserahkan kepada pengelola dana kas kecil sebagai pertanggungjawaban pengguna dana. Bukti pengeluaran kas kecil beserta dokumen pendukungnya di kumpulkan oleh pengelola dana kas kecil untuk kemudian dilampirkan pada surat permintaan pengisian dana kas kecil yang disampaikan kepada Bagian Utang. d. Surat Permintaan Pengisian Kembali Kas Kecil (PPK3) yang dibuat oleh pengelola dana kas kecil PT. Delta Solusindo Permintaan Nomor SP2D : U-001 Pengisian Kembali Kas Kecil Tanggal : 14 Juli 2018 Tanggal No. BPKK Keterangan No. Akun 10 Juli U.701 Bagian 1107 2018 Umum Jumlah Bukti Pengeluaran Kas Kecil (BPKK) Jumlah Sisa Uang Tunai Jumlah Permintaan Pengisian Kembali Kas Kecil (SPP2D No. 001) Jumlah Dana Kas Kecil
Jumlah Rp. 2.700.000 Rp. 2.665.000 Rp. 7.335.000 Rp. 2.665.000 Rp. 10.000.000
Rekapitulasi BPKK No. Akun
17 | P a g e
Jumlah
No. SK
Tanda Tangan Jumlah
Dibuat oleh: Diperiksa oleh: Dibayarkan oleh: Disetujui oleh:
MENGILUSTRASIKAN CARA PENGELOLAAN KAS KECIL (PETTY CASH)
Dana yang diminta untuk pengisian kas kecil pada contoh di atas sebesar Rp. 2.665.000 Jumlah tersebut sama dengan jumlah dana yang telah digunakan sehingga dana kas kecil yang tersedia kembali pada jumlah semula, yaitu jumlah yang ditetapkan pada saat pembentukan dana kas kecil. Contoh Studi Kasus 2 Berikut ini adalah transaksi kas kecil pada PT. Nusantara Jasa Solusindo selama bulan November 2018: 3 Nov
: Pemegang kas kecil menerima tembusan bukti kas keluar No. 138 dengan keterangan pembentukan kas kecil Rp. 10.000.000
5 Nov
: Permintaan pemakaian kas kecil dari Bagian Umum dengan PPKK No. 2146 sebesar Rp. 1.115.000
9 Nov
: Permintaan pemakaian kas kecil dari Bagian Pemasaran dengan PPKK No. 2147 sebesar Rp. 2.115.000
10 Nov
: Diterima bukti pemakasian kas kecil (BPKK) No. 3125 dari Bagian Umum beserta bukti pendukungnya.
13 Nov
: Permintaan pemakaian kas kecil dari Bagian Listrik dengan PPKK No. 2148 sebesar Rp. 325.000
14 Nov
: Diterima bukti pemakasian kas kecil (BPKK) No. 80145 dari Bagian Listrik beserta dokumen pendukungnya.
18 Nov
: Diterima bukti pemakaian kas kecil dari Bagian Gudang dengan BPKK No. 2149 sebesar Rp. 275.000
21 Nov
: Diterima bukti pemakasian kas kecil (BPKK) dari Bagian Gudang beserta dokumen pendukungnya.
24 Nov
: Permintaan pemakaian kas kecil dari Bagian Umum dengan PPKK No. 2150 sebesar Rp. 1.035.000
25 Nov
: Pemegang kas kecil membuat permintaan pengisian kembali kas kecil No. 139 sebesar Rp. 4.865.000. Untuk ini, pemegang kas kecil menerima bukti kas keluar No. 2145 tertanggal 25 November 2018.
18 | P a g e
MENGILUSTRASIKAN CARA PENGELOLAAN KAS KECIL (PETTY CASH)
Berdasarkan transaksi di atas dicatat ke dalam Buku Kas Kecil (dalam Rupiah). BKK No. 138
139
PPKK
Tgl
No.
Tgl
PPKKK No.
Keterangan
Tgl
3-11-18
Mutasi Masuk
Pembentukan
Saldo
Keluar
10.000.000
10.000.000
2146
5-11-18
Pemakaian
1.115.000
8.885.000
2147
9-11-18
Pemakaian
2.115.000
6.770.000
2148
13-11-18
Pemakaian
325.000
6.445.000
2149
20-11-18
Pemakaian
275.000
6.170.000
2150
24-11-18
Pemakaian
1.035.000
5.135.000
25-11-18
4.865.000
Laporan
mutasi
dana
kas
kecil
merupakan
10.000.000
suatu
bentuk
pertanggungjawaban penggunaan dana kas kecil. Laporan mutasi dana kas kecil memuat informasi saldo awal kas kecil, penggunaan/pengeluaran kas kecil yang disertai bukti penggunanya, selisih kas kecil pada periode tertentu, serta pengisian kembali kas kecil.
Contoh Studi Kasus 3 Mulai Oktober 2018, PT. Sun International Capital menerapkan sistem dana tetap dalam pencatatan kas kecil sebesar Rp. 20.000.000 Selama bulan oktober 2018, terjadi mutasi dana kas kecil sebagai berikut: 1 Okt
: Saldo awal kas kecil sebesar Rp. 20.000.000 dengan bukti kas keluar (BKK No. 4127) dari Bagian Keuangan.
2 Okt
: Bagian Umum menyerahkan bukti pengeluaran kas kecil (BPKK No. 2785) sebagai pertanggungjawaban permintaan pengeluaran kas kecil (PPKK No. 4085) sebesar Rp. 4.500.000
7 Okt
: Pengeluaran dana kas kecil untuk pembelian perlengkapan administrasi kantor sebesar Rp. 2.100.000 dengan bukti pengeluaran kas kecil No. 2786; permintaan pengeluaran kas kecil No. 4086
19 | P a g e
MENGILUSTRASIKAN CARA PENGELOLAAN KAS KECIL (PETTY CASH)
11 Okt
: Pengeluaran kas kecil penjualan sebesar Rp. 1.700.000 dengan bukti pengeluaran kas kecil No.2787 (PPKK No. 4087)
13 Okt
: Bagian kas kecil meminta pengisian kembali dana kas kecil dengan bukti-bukti yang ada (PPKKK No. 60) sebesar Rp. 8.300.000 (BKK No. 4127).
15 Okt
: Pengeluaran kas kecil untuk membayar tagihan rekening air, listrik, dan telephone sebesar Rp. 3.500.000 dengan bukti pengeluaran kas kecil No. 2788 (PPKK No. 4088)
20 Okt
: Membeli perlengkapan administrasi kantor Rp. 1.600.000 (BPKK No. 2789); permintaan pengeluaran kas kecil No. 4089
27 Okt
: Bagian kas kecil meminta pengisian kembali dana kas kecil dengan bukti-bukti yang ada (PPKKK No. 60) sebesar RP. 5.100.000 (BKK No. 4150)
Transaksi di atas dicatat ke dalam mutasi buku kas kecil sebagai berikut: PT. Sun International Capital Bulan Oktober 2018 Mutasi Kas Kecil (dalam Rupiah) Tanggal
Keterangan
No. Bukti
Mutasi Debit
Saldo Kredit
2018
1
Pembentukan kas kecil
BPK No. 4127
20.000.000
20.000.000
Okt
2
Pengeluaran kas kecil
BPKK No. 2785
4.500.000
15.500.000
7
Pengeluaran kas kecil
BPKK No. 2786
2.100.000
13.400.000
11
Pengeluaran kas kecil
BPKK No. 2787
1.700.000
11.700.000
13
Pengisian kembali kas
BKK No. 4127
8.300.000
20.000.000
kecil 15
Pengeluaran kas kecil
BPKK No. 2788
3.500.000
16.500.000
20
Pengeluaran kas kecil
BPKK No. 2789
1.600.000
15.700.000
27
Pengisian kembali kas
BKK No. 4150
kecil
20 | P a g e
5.100.000
20.000.000
MENGILUSTRASIKAN CARA PENGELOLAAN KAS KECIL (PETTY CASH)
Contoh Studi Kasus 4 Transaksi yang terjadi sehubungan pembentukan, penggunaan dana kas kecil, dan pengisian kembali dana kas kecil pada PT. Inti Finance pada Agustus 2018 adalah sebagai berikut: 1
Agustus
:
Dibentuk dana kas kecil sebesar Rp. 10.000.000, untuk ini ditarik cek sebesar Rp. 10.000.000
3
Agustus
:
Dibayar
perlengkapan
kantor
sebesar
Rp.
700.000 6
Agustus
:
Dibayar biaya keamanan sebesar Rp. 300.000
10
Agustus
:
Dibayar biaya listrik, telepon, dan air masingmasing -
Listrik
Rp. 750.000
-
Telepon
Rp. 800.000
-
Air
Rp. 600.000
Jumlah pengeluaran 14
Agustus
:
Rp. 2.150.000
Diterima bukti transaksi tanggal 3,6,10 Agustus 2018
31
Agustus
:
Diperoleh data sebagai berikut: Akun kas kecil dalam Buku Besar menunjukkan debet Rp. 1.250.000, sementara dalam kas kecil terdapat: -
Uang Tunai
Rp. 700.000
-
Kwitansi pembayaran rekening listrik dan
Rp. 550.000
telepon Rp. 1.250.000 Dalam Jurnal Umum Akun kas yang dibuka adalah: Kas (111), Kas Kecil (112), Perlengkapan (115), Biaya Keamanan (635), Biaya Listrik (625), Biaya Telepon (626), Biaya Air (627).
21 | P a g e
MENGILUSTRASIKAN CARA PENGELOLAAN KAS KECIL (PETTY CASH)
Buatlah Jurnal untuk transaksi di atas dengan menggunakan imprest fund method adalah sebagai berikut: Tanggal 2018
Keterangan
1
Kas Kecil
Agustus
Kas 3
Tidak Dijurnal
6
Tidak Dijurnal
Ref
Debit
Kredit
112
Rp. 10.000.000
111
Rp. 10.000.000
10 Tidak Dijurnal 14 Perlengkapan Kantor
115
Rp. 700.000
Biaya Keamanan
635
Rp. 300.000
Biaya Listrik
625
Rp. 750.000
Biaya Telepon
626
Rp. 800.000
Biaya Air
627
Rp. 600.000
Kas
111
Rp. 3.150.000
Jika pada akhir periode akuntansi dalam kas kecil terdapat bukti pengeluaran yang belum ditukar (diganti), kas kecil dalam Buku Besar tidak sama dengan saldo kas kecil yang sebenarnya. Saldo dana kas kecil sebesar Rp. 1.250.000 tidak menggambarkan keadaan yang sebenarnya, saldo dana kas kecil yang sebenarnya Rp. 700.000. karena pembelian perlengkapan sebesar Rp. 550.000 belum diajukan untuk mendapatkan penggantian, maka harus dibuat jurnal penyesuaian sebagai berikut: Jurnal Penyesuaian Tanggal 2018 Agustus
Keterangan
31
Ref
Perlengkapan Kas Kecil
Debit
Kredit
Rp. 550.000 Rp. 550.000
Posting ke Buku Besar kas kecil tampak seperti di bawah ini: Kas Kecil Tanggal 2018 Agustus
1
22 | P a g e
Keterangan
Ref
Debit
Kas Penyesuaian
JPK JU
Rp. 1.250.000
Kredit Rp. 550.000
Saldo Debit Rp. 1.250.000
Kredit
MENGILUSTRASIKAN CARA PENGELOLAAN KAS KECIL (PETTY CASH)
Pada awal periode berikutnya saldo akun kas kecil menjadi debit Rp. 700.000, sementara dana tetap kas kecil Rp. 1.250.000, agar saldo kas kecil kembali kepada jumlah Rp. 1.250.000 dan agar biaya listrik dan telepon sebesar Rp. 550.000 tidak dibebankan lagi pada periode September 2018, dibuat Jurnal Pembalik (Reversing Journal) Tanggal 2018 1 September
Keterangan Kas Kecil Perlengkapan
Ref
Debit Rp. 550.000
Kredit Rp. 550.000
Note: Pencatatan Dana Kas Kecil Pada Metode Dana Tetap adalah sebagai berikut: Waktu
Jurnal
Pembentukan Dana Kas Kecil
Kas Kecil Kas Bank
Pengeluaran
Kas
Kecil
untuk Tidak dijurnal
pembayaran biaya-biaya Pengisian Kembali Dana Kas Kecil
Biaya… Biaya… Kas Bank
Pengembalian Dana Kas Kecil (apabila Kas dianggap terlalu besar)
Kas Kecil
Penambahan Dan Kas Kecil (apabila Kas Kecil dianggap terlalu kecil)
Kas Bank
Apabila pada akhir periode tidak ada Biaya… pengisian kembali dana kas kecil.
Biaya… Kas Kecil
23 | P a g e
MENGILUSTRASIKAN CARA PENGELOLAAN KAS KECIL (PETTY CASH)
C. MUTASI DANA KAS KECIL SISTEM DANA TIDAK TETAP (FLUCTUATION FUND METHOD) 1. Pembentukan Dana Kas Kecil Sistem Dana Tidak Tetap (Fluctuation Fund Methode) Sistem dana tidak tetap (Fluctuation Fund Method) adalah suatu sistem yang menetapkan pendanaan kas kecil dengan jumlah tidak tetap, menyesuaikan dengan kebutuhan perusahaan pada suatu periode. Jumlah dana kas kecil tidak ditentukan, kemungkinan selalu berubahubah sehingga penggantian dana kas kecil yang sudah dipakai tidak perlu sama dengan jumlah dana yang telah digunakan. Dalam metode dana tidak tetap (Fluctuation Fund Method), pemakai kas kecil oleh kasir kas kecil dicatat dalam bentuk jurnal formal sehingga buku kas kecil dapat digunakan sebagai dasar pencatatan dalam Buku Besar. Dalam hal pengelolaan dana kas kecil menggunakan metode fluktuasi, dana kas kecil tidak ditetapkan dalam jumlah yang tetap sehingga pengisian kembali dana kas kecil tidak perlu sama dengan jumlah dana yang telah digunakan. Jumlah dana kas kecil akan berubahubah (berfluktuasi) sesuai dengan perkiraan jumlah dana yang diperlukan. Apabila mutasi kas kecil dicatat dalam Jurnal Kas Kecil, transaksi mutasi kas kecil di atas dapat dicatat dalam bentuk jurnal Pengeluaran Kas Kecil. Saldo akun Kas Kecil menunjukkan saldo fisik dana kas kecil, sehingga pada akhir periode tidak diperlukan penyesuaian terhadap saldo akun Kas Kecil. Penerapan metode fluktuasi memungkinkan transaksi mutasi dana kas kecil dicatat khusus dalam Jurnal Kas Kecil. Pada saat pembentukan dana kas kecil, akan dilakukan pencatatan dengan mendebit akun Kas Kecil dan mengkredit akun Kas. 2. Pemakaian Kas Kecil dengan Sistem Dana Tidak Tetap (Fluctuation Fund Method) Setiap pengeluaran kas kecil langsung dilakukan pencatatan dengan mendebit akun Beban dan mengkredit akun Kas Kecil.
24 | P a g e
MENGILUSTRASIKAN CARA PENGELOLAAN KAS KECIL (PETTY CASH)
Contoh Studi Kasus 5 Data transaksi mutasi dana kas kecil pada PT. Transindo Buanamas Sentosa dalam dua minggu pertama bulan Juli 2018, sebagai berikut: Juli
2 : Berdasarkan keputusan Kepala Bagian Keuangan, pembentukan dana kas kecil sebesar Rp. 5.000.000, dengan Bukti Kas No. CK-101, Cek No. B004651. Dalam Jurnal Pengeluaran Kas, akun kas kecil didebit dari posting
jurnal pengeluaran kas, yaitu dengan menjumlah dana yang dibentuk untuk kas kecil dan jumlah dana untuk pengisian kembali. Transaksi pengeluaran dana kas kecil dapat dicatat dalam jurnal umum atau dalam jurnal khusus, yaitu jurnal Pengeluaran Kas Kecil. Jurnal umum serta Bukti Pengeluaran Kas Kecil (BPKK) tanggal 5 Januari dan 12 Januari 2018 dicatat sebagai berikut: Jurnal Umum Tanggal 2018
No. BPKK
Keterangan
Ref
Debit
V-101
Beban Admin Umum
5300
Rp. 2.400.000
Kas Kecil
1002
Januari 5 Januari 12
V-102
Beban Penjualan Kas Kecil
5200
Kredit Rp. 2.400.000
Rp. 1.700.000
1002
Rp. 1.700.000
Penggunaan dana kas kecil: Januari 5
: BPKK No. V-101 untuk pembayaran: -
Rekening listrik dan telepon
Rp.
-
Pembelian perlengkapan kantor
Rp. 1. 350.000
-
Beban pemeliharaan Peralatan Kantor
Rp.
Jumlah Januri 12
650.000 400.000
Rp. 2.400.000
: BPKK No. V-102 untuk pembayaran: -
Beban pengiriman barang
Rp.
600.000
-
Beban pemeliharaan kendaraan bagian Rp. 1. 100.000 penjualan
Jumlah
25 | P a g e
Rp. 1.700.000
MENGILUSTRASIKAN CARA PENGELOLAAN KAS KECIL (PETTY CASH)
Jurnal Pengeluaran Kas Kecil Tgl
No.
2018
BPKK
Jan
0101
Keterangan
B. Umum
Debit
Kredit
Beban
Beban
Akun lain-lain
Adm.Umum
Penjualan
Akun
Ref
Jumlah
Rp. 2.400.000
-
-
-
-
5
Kas Kecil Rp. 2.400.000
Jan
0102
B. Umum
-
12
Rp.
-
-
-
1.700.000
Rp. 1.700.000
Contoh Studi Kasus 6 Transaksi yang berhubungan dengan mutasi dana kas kecil CV. Manbaul Ulum dalam dua minggu pertama bulan Juli 2018. Juli 2
: Kepala Bagian Keuangan memutuskan pembentukan dana kas sebesar Rp. 10.000.000
Juli 10 : Bagian Umum menyerahkan surat permintaan pengeluaran dana kas kecil pemegang dana kas kecil untuk pembelian: - 20 rim kertas HVS F4 @Rp.40.000
Rp.
800.000
- 20 rim kertas HVS A4 @Rp.36.000
Rp.
900.000
- 20 buah folder
@Rp.30.000
Rp.
750.000
- 10 tube tinta Epson
@Rp.35.000
Rp.
350.000
Jumlah
Rp. 2.800.000
Buatlah bukti transaksi perusahaan tersebut. a. Bukti Pengeluaran Kas (BPK/BKK) yang dibuat Bagian Utang Nomor BKK : 005 Tanggal : 2 Juli 2018 Bukti Pengeluaran Kas No. Akun : Jumlah 1102 Rp. 10.000.000 Dibayarkan kepada : Pemegang Dana Kas Kecil Jumlah Uang : Rp. 10.000.000 Untuk : Pembentukan Dana Kas Kecil Disetujui: Dibuat: Dibayar: Kepala Bagian Bagian Utang Bagian Kasir Keuangan Mohammad 26 | P a g e
Amin
Maulana
MENGILUSTRASIKAN CARA PENGELOLAAN KAS KECIL (PETTY CASH)
Bukti pengeluaran kas dibuat dalam rangkap 3, Lembar 1 dan 3 diserahkan kepada Bagian Kasa, dilampiri surat keputusan pembentukan dana kas kecil. b. Surat permintaan pengeluaran kas kecil yang dibuat Bagian Umum CV. Manbaul Ulum Permintaan Pengeluaran Kas Kecil Jumlah Uang
:
Untuk
:
No.PPKK Tanggal
Rp. 2.800.000 Dua Juta Delapan Ratus Ribu Rupiah Pembelian Perlengkapan Kantor 20 rim kertas HVS F4 @Rp.40.000 20 rim kertas HVS A4 @Rp.36.000 20 buah folder @Rp.30.000 10 tube tinta Epson @Rp.35.000 Jumlah
: :
Rp. Rp. Rp. Rp.
U-002 10 Juli 2018
800.000 900.000 750.000 350.000 Rp. 2.800.000
Diminta oleh:
Disetujui: Kepala Bagian Umu
Amin
Maulana
c. Bukti Pengeluaran Kas Kecil yang dibuat oleh Bagian Umum CV. Manbaul Ulum Bukti Pengeluaran Kas Kecil (BPKK) Jumlah diterima menurut PPKK Jumlah dikeluarkan Sisa Lebih - 20 rim kertas HVS F4 @Rp.40.000 - 20 rim kertas HVS A4 @Rp.36.000 - 20 buah folder @Rp.30.000 - 10 tube tinta Epson @Rp.35.000 Jumlah Diminta Oleh:
Amin
27 | P a g e
Nomor BPKK : U-701 Nomor PPKK : 2 Juli 2018 Tanggal : 15 Juli 2018 Rp. 2.800.000 Rp. 2.760.000 RP. 40.000 Rp. 775.000 Rp. 890.000 Rp. 745.000 Rp. 350.000 Rp. 2.760.000 Disetujui Oleh: Kepala Bagian Umum Maulana
MENGILUSTRASIKAN CARA PENGELOLAAN KAS KECIL (PETTY CASH)
d. Surat Permintaan Pengisian Kembali Dana Kas Kecil (PPK3) PT. Delta Solusindo Permintaan Nomor PP3K : 001 Pengisian Kembali Dana Kas Kecil Tanggal : 14 Juli 2018 Tanggal 10 Juli
No. BPKK Keterangan No. Akun U.701 Bagian 1107 Umum Jumlah Bukti Pengeluaran Kas Kecil (BPKK) Jumlah Sisa Uang Tunai Jumlah Permintaan Pengisian Kembali Kas Kecil (PP3K) Jumlah Dana Kas Kecil
Jumlah Rp. 2.800.000 Rp. 2.760.000 Rp. 7.240.000 Rp. 2.760.000 Rp. 10.000.000
Rekapitulasi No. Akun
Jumlah
Tanda Tangan No. SK
Jumlah
Dibuat oleh: Diperiksa oleh: Dibayarkan oleh: Disetujui oleh:
Contoh Studi Kasus 7 Transaksi yang terjadi sehubungan pembentukan, penggunaan dana kas kecil, dan pengisian kembali pada PT. Indomarco bulan agustus 2018 adalah sebagai berikut: 1
Agustus
:
Dibentuk dana kas kecil sebesar Rp. 10.000.000
3
Agustus
:
Dibeli perlengkapan kantor dan material sebesar Rp. 1.500.000
6
Agustus
:
Dibayar biaya iklan mini sebesar Rp. 1.250.000
10
Agustus
:
Dibayar biaya kebersihan sebesar Rp. 1.250.000
12
Agustus
:
Dibayar biaya listrik sebesar Rp. 750.000
13
Agustus
:
Dibayar biaya air PDAM sebesar Rp. 300.000
14
Agustus
:
Dibayar biaya telepon sebesar Rp. 600.000
15
Agustus
:
Ditarik Cek untuk pengisian kembali dana kas kecil
Akun yang dibuka adalah: Kas (111), Kas Kecil (112), Perelngkapan Kantor (115), Biaya Iklan (635), Biaya Kebersihan (625), Biaya Listrik (628), Biaya telepon (626), biaya air (627). 28 | P a g e
MENGILUSTRASIKAN CARA PENGELOLAAN KAS KECIL (PETTY CASH)
Buatlah jurnal untuk mencatat transaksi di atas dengan menggunakan fluctuation fund method. Kemudian posting ke dalam Buku Besar. Jurnal Pengeluaran Kas Tanggal 2018 1 Agustus 3 6 10 12 13 14 15
Keterangan Kas Kecil Kas Perlengkapan Kantor Kas Kecil Biaya Iklan Mini Kas Kecil Biaya Kebersihan Kas Kecil Biaya Listrik Kas Kecil Biaya Air Kas Kecil Biaya Telepon Kas Kecil Kas Kecil Kas
Ref 112 111 115 112 635 112 625 112 628 112 627 112 626 112 112 111
Debit Rp. 10.000.000
Kredit Rp. 10.000.000
Rp. 1.500.000 Rp. 1.500.000 Rp. 1.250.000 Rp. 1.250.000 Rp. 1.250.000 Rp. 1.250.000 Rp. 750.000 Rp. 750.000 Rp. 300.000 Rp. 300.000 Rp. 600.000 Rp. 600.000 Rp. 5.650.000 Rp. 5.650.000
Jurnal Pengeluaran Kas diatas kemudian diposting ke dalam Buku Besar perusahaan. Sebagai berikut: Buku Besar Tanggal
Keterangan
Ref
Debit
Kredit
Saldo Debit
2018
1
Kas
Agustus
3
Perlengkapan
JPK
Rp.10.000.000
Rp.10.000.000 Rp.1.500.000
Rp. 8.500.000
Kantor 6
Biaya Iklan Mini
Rp.1.250.000
Rp. 7.250.000
10
Biaya Kebersihan
Rp.1.250.000
Rp. 6.000.000
12
Biaya Listrik
Rp. 750.000
Rp. 5.250.000
13
Biaya Air
Rp. 300.000
Rp. 4.950.000
14
Biaya Telepon
Rp. 600.000
Rp. 4.350.000
15
Kas Kecil
29 | P a g e
Rp.5.650.000
Rp.10.000.000
Kredit
MENGILUSTRASIKAN CARA PENGELOLAAN KAS KECIL (PETTY CASH)
3. Pengisian Kembali Kas Kecil Sistem Dana Tidak Tetap (Fluctuation) Pengisian kembali dana kas kecil dilakukan apabila sisa dana kas kecil dipandang tidak cukup untuk memenuhi permintaan bagian-bagian pemakai dana kas kecil. Formulir dan dokumen yang diperlukan dalam pengisian kembali dana kas kecil terdiri atas formulir permintaan pengisian kembali dana kas kecil dan formulir bukti pengeluaran kas, bukti
pengeluaran
kas
kecil,
serta
dokumen
pendukungnya
(nota/kwitansi). Januari 15: Pengisian kembali dana kas kecil sebesar Rp. 4.500.000, Bukti pengeluaran kas No. 106, dan Cek. No. B004667. Semua jenis beban administrasi dan umum dalam akun Besar Administrasi Umum, untuk jenis Beban Penjualan, ditampung dalam akun Beban Penjualan. Untuk rincian data tiap jenis beban, disediakan kartu beban yang berfungsi sebagai Buku Pembantu Beban. Setelah data jurnal pengeluaran kas dan data jurnal umum diatas di-posting ke dalam Buku Besar, akun Kas Kecil menunjukkan data sebagai berikut: Akun : Kas Kecil Tanggal Jan 2 Jan 5 Jan 12 Jan 15
Keterangan Pembentukan Dana Posting Posting Kas
Keterangan :
Ref JKK JKKc JKKc JKK
Debit Rp. 5.000.000
Rp. 4.500.000
Kredit
Saldo Rp.5.000.000
Rp. 2.500.000 Rp. 2.000.000
Rp.2.500.000 Rp. 500.000 Rp. 5.000.000
-
JKK = Jurnal Kas Keluar (Jurnal Pengeluaran Kas) JKKc =Jurnal Kas Kecil
Jumlah pengisian kembali dana kas kecil tidak harus sama dengan jumlah yang dikeluarkan. Oleh karena itu tidak perlu jurnal penyesuaian terhadap saldo dana kas kecil. 4. Perbedaan Sistem Kas Kecil Dana Tetap dan Dana Tidak Tetap Perbedaan pencatatan saldo. Perbedaan pencatatan saldo antara sistem dana tetap dan sistem dana tidak tetap adalah sebagai berikut: 30 | P a g e
MENGILUSTRASIKAN CARA PENGELOLAAN KAS KECIL (PETTY CASH)
a. Sistem Dana Tetap Saldo kas kecil tetap (tidak berubah) kecuali jika ada penambahan dana. Pengeluaran dari dana kas kecil akan langsung dikeluarkan dari kas bank. b. Sistem Dana Tidak Tetap Saldo kas kecil berubah-ubah sesuai dengan penggunaan dan pengisian kembali. Pengurangan dana kas ini langsung mengurangi dan menambah saldo. Berikut Tabel perbedaan antara sistem dana tetap dan sistem dana tetap. Sistem Dana Tetap
Sistem Dana Tidak Tetap
(Imprest Fund Method)
(Fluctuation Fund Method)
Jumlah pengisian kembali dana Jumlah pengisian kembali dana kas kecil sama dengan jumlah kas kecil pengeluaran
(jumlah
pembayaran biaya-biaya).
tidak
sama
dengan
untuk jumlah pengeluaran (jumlah untuk pembayaran biaya-biaya).
Pada saat pengeluaran dana kas Pada saat pengeluaran dana kas kecil tidak di jurnal.
kecil sesuai
harus
dicatat
dengan
dikeluarkan
di
jurnal
jumlah
yang
untuk
pembayaran
biaya. Saldo rekening dana kas kecil Saldo rekening dana kas kecil tetap Pada
fluktuatif akhir
periode
disesuaikan
perlu Pada akhir periode tidak perlu disesuaikan
Contoh Studi Kasus 8 PT. Nusantara Jasa Solusindo menyelenggarakan kas kecil untuk pengeluaran-pengeluaran kas kecil. Kas tersebut mulai dibuka pada tanggal 1 Desember 2018 dengan menerima uang sebanyak Rp. 3.000.000 dari kas selanjutnya, pengisian kembali kas kecil setiap tanggal 15 dan
31 | P a g e
MENGILUSTRASIKAN CARA PENGELOLAAN KAS KECIL (PETTY CASH)
30. Transaksi yang berhubungan dengan kas kecil selama bulan Desember 2018 adalah sebagai berikut: 2
Desember
: Dibeli materai Rp. 320.000 (Suplai Kantor)
6
Desember
: Dibayar rekening listrik Rp. 340.000 dan Air Rp. 220.000
12
Desember
: Dibayar biaya iklan pada harian kompas Rp. 200.000
14
Desember
: Kas kecil di anggap terlalu besar, maka Rp.500.000 dikembalikan ke kas.
15
Desember
: Pengisian kembali dana kas kecil
18
Desember
: Dibayar biaya angkut barang Rp. 225.000
22
Desember
: Dibayar biaya telepon Rp. 400.000
26
Desember
: Dibeli suplai kantor Rp. 725.000
28
Desember
: Dibayar untuk pengobatan karyawan yang sakit Rp. 175.000 (biaya rupa-rupa)
30
Desember
: Dana kas kecil diisi kembali
Berdasarkan data diatas, kita dapat membuat: a. Buku Kas Kecil b. Jurnal Umum dengan Menggunakan Metode : 1)
Sistem Dana Tetap (imprest fund method)
2)
Sistem Dana Tidak Tetap (fluctuation fund method)
Jawab: a. Buku Kas Kecil (dalam satuan rupiah) Tanggal
2018 Des
1 2 6 12 14
Keterangan
Penerimaan
Pengeluaran
Pembentukan Dana Materai Rekening Listrik Rekening Air Iklan Harian Kompas Dikembalikan ke kas
Rp. 3.000.000
-
32 | P a g e
-
Rp. 320.000 Rp. 340.000
-
Rp. 220.000 Rp. 200.000
-
Rp. 500.000
Rekening yang didebet Suplai Serba-serbi Kantor Rekening Jumlah
Rp. 320.000 Listrik
Rp.340.000
Air Iklan
Rp. 220.000 Rp. 200.000
MENGILUSTRASIKAN CARA PENGELOLAAN KAS KECIL (PETTY CASH) 15 18 22 26 28 30
Pengisian kembali Biaya angkut barang Beban telepon Suplai kantor Biaya Ruparupa Pengisian Kembali
Rp. 1.080.000
-
-
Rp. 225.000
-
Rp. 400.000 Rp. 725.000 Rp. 175.000
Rp. 1.525.000
Angkut
Rp. 225.000
Telepon
Rp. 400.000
Ruparupa
Rp. 175.000
Rp. 725.000
-
b. Jurnal Umum menggunakan Imprest Fund Method Tanggal 2018
1
Keterangan Kas Kecil
Des
Debit
Kredit
Rp. 3.000.000
Rp. 3.000.000
Kas 2
-
6
-
12
-
14 Kas
Rp. 500.000 Kas Kecil
15 Beban Iklan
Rp. 500.000 Rp. 200.000
Suplai kantor
Rp. 320.000
Biaya Air
Rp. 220.000
Biaya Listrik
RP. 340.000
Kas 18
-
22
-
26
-
30 Biaya angkut barang
Rp. 225.000
Biaya telepon
Rp. 400.000
Suplai kantor
Rp. 725.000
Biaya rupa-rupa
Rp. 175.000
Kas
33 | P a g e
Rp. 1.080.000
Rp. 1.525.000
MENGILUSTRASIKAN CARA PENGELOLAAN KAS KECIL (PETTY CASH)
c. Jurnal Umum menggunakan Fluctuation Fund Method Tanggal Des
Keterangan 1
2018
Kas Kecil
Debet Rp.3.000.000
Kas 2
Biaya Kantor
Rp.3.000.000 Rp. 320.000
Kas Kecil 6
Rp. 320.000
Biaya Air
Rp. 220.000
Biaya Listrik
RP. 340.000
Kas Kecil 12 Biaya Iklan
Rp. 560.000 Rp. 200.000
Kas Kecil 15 Kas Kecil
Rp. 200.000 Rp.1.080.000
Kas 18 Biaya Angkut
Rp.1.080.000 Rp. 225.000
Kas Kecil 22 Biaya Telepon
Rp. 225.000 Rp. 400.000
Kas Kecil 26 Suplai Kantor
Rp. 400.000 Rp. 725.000
Kas Kecil 28 Biaya Rupa-rupa
Rp. 725.000 Rp. 175.000
Kas Kecil 30 Kas Kecil
Kredit
Rp. 175.000 Rp.1.525.000 Rp.1.525.000
Kas D. PERHITUNGAN FISIK DANA KAS KECIL 1. Perhitungan Fisik Saldo Kas Kecil Perhitungan fisik dana kas kecil dilakukan oleh petugas yang tidak terkait dengan tugas pengelolaan kas kecil. Uang tunai dan yang tergolong dalam kas kecil dihitung dan dilaporkan secara rinci mengenai jenis, nilai persatuan, dan jumlah saldo kas kecil menurut perhitungan fisik harus sama dengan saldo kas berdasarkan catatan.
34 | P a g e
MENGILUSTRASIKAN CARA PENGELOLAAN KAS KECIL (PETTY CASH)
Contoh Studi Kasus 9 PT. Sun International Capital Berita Acara Perhitungan Kas Kecil 31 Agustus 2018 1. Menurut Catatan Saldo per 1 Agustus 2018 Pengisian Dana Kas Kecil Pengeluaran Kas Kecil Selama Bulan Agustus 2. Perhitungan Fisik Kas Kecil 2.1 Uang Kertas 50 lembar @ Rp. 100.000 Rp. 5.000.000 51 lembar @ Rp. 50.000 Rp. 2.250.000 55 lembar @ Rp. 20.000 Rp. 1.100.000 80 lembar @ Rp. 10.000 Rp. 800.000 59 lembar @ Rp. 5.000 Rp. 295.000 33 lembar @ Rp. 1.000 Rp. 33.000 Jumlah Uang Kertas 2.2 Uang Logam 120 keping @ Rp. 1.000 Rp. 120.000 204 keping @ Rp. 500 Rp. 102.000 Jumlah saldo fisik kas kecil per 31 Agustus 2018
Rp. Rp. Rp. Rp.
10.000.000 5.650.000 15.650.000 5.650.000
Rp. 9.778.000
Rp. 222.000 Rp. 10.000.000
2. Selisih Saldo Kas Kecil Jika kas menurut perhitungan fisik lebih besar dan pada kas menurut catatan disebut selisih kas lebih (cash overage). Jika sebaliknya disebut selisih kas kurang (cash shortgate). Selisih kas dapat terjadi karena halhal sebagai berikut: a. Jumlah yang diterima atau yang dikeluarkan lebih besar atau lebih kecil daripada jumlah yang seharusnya dicatat karena tidak adanya uang pecahan kecil. b. Kehilangan akibat kekeliruan saat transaksi pertukaran, misalnya saat memberikan uang kembali. c. Adanya uang palsu d. Kesalahan pencatatan dalam jurnal Pada akhir periode pencatatan selisih kas lebih dianggap sebagai pendapatan, jika selisih kurang dianggap sebagai kerugian atau beban. 35 | P a g e
MENGILUSTRASIKAN CARA PENGELOLAAN KAS KECIL (PETTY CASH)
Jika tidak ditemukan penyebab terjadinya selisih kas kecil maka pencatatan selisih kas kecil dilakukan sebagai berikut: 1) Selisih kas kecil Dicatat dalam jurnal, yaitu akun kas kecil didebit dan selisih kas kecil dikredit. 2) Selisih kas kurang Dicatat dalam jurnal, yaitu akun selisih kas kecil didebit dan akun kas kecil di kredit. Contoh Studi Kasus 10 Tanggal 31 Agustsu 2018 saldo kas kecil Rp. 1.750.000 tetapi jumlah kas kecil secara fisik Rp. 1.950.000, itu berarti ada selisih kas lebih Rp. 200.000. Tanggal 2018 31 Agustus
Keterangan Kas Kecil Selisih Kas Kecil
Ref Debit 112 Rp. 200.000 650
Kredit Rp. 200.000
Contoh Studi Kasus 11 Tanggal 31 September 2018 saldo rekening kas kecil Rp. 1.570.000 tetapi berdasarkan perhitungan fisik Rp. 1.750.000 setelah dilakukan pengecekan, ternyata penerimaan dana kas kecil pada tanggal 15 September 2018 sebesar Rp. 950.000 hanya dicatat Rp. 770.000, kesalahan tersebut dapat diperbaiki dengan jurnal koreksi sebagai berikut: Tanggal 2018 30 September
36 | P a g e
Keterangan Kas Kecil Kas
Ref Debit 112 Rp. 180.000 111
Kredit Rp. 180.000
MENGILUSTRASIKAN CARA PENGELOLAAN KAS KECIL (PETTY CASH)
RANGKUMAN 1.
Kas kecil (petty cash) adalah sejumlah uang tunai atau kas yang disediakan untuk melayani pembayaran keperluan perusahaan yang rutin dan relative kecil. 2. Kas Kecil berfungsi untuk melakukan pengeluaran yang relative kecil dan sifatnya mendadak, memberikan pelayanan secara optimal kepada operasional perusahan, mempercepat kegiatan pimpinan yang tidak direncanakan. 3. Dana kas kecil dibentuk berdasarkan surat keputusan kepala Bagian Keuangan. Unit organisasi yang terlibat dalam prosedur pembentukan dana kas kecil, antara lain: Bagian Utang, Bagian Kasir, Bagian Jurnal & Laporan. 4. Unit organisasi yang terlibat dalam prosedur pembentukan dana kas kecil, antara lain: pemakai dana kas kecil dan pemegang dana kas kecil. 5. Setiap kali melakukan pembayaran, kasir kas kecil harus membuat bukti pengeluaran dan disimpan dengan sisa uang yang ada dalam peti kas (cash box). 6. Dokumen pemakai dana kas kecil yang digunakan adalah bukti kas keluar, surat permintaan pengisian kembali kas kecil, bukti pengeluaran kas kecil sedangkan bukti penggunaan dana kas kecil adalah nota kontan/kwitansi, kwitansi yang dibuat pihak luar perusahaan sebagai dokumen pendukung. 7. Pengisian kembali dicatat dengan mendebit rekening yang sesuai untuk masing-masing pengeluaran yang dasarnya adalah bukti pengeluaran dan kreditnya kas. Unit organisasi yang terlibat dalam penggantian dana kas kecil, antara lain: pemegang dana kas kecil, Bagian Utang, Bagian Kasir, Bagian Jurnal, dan laporan. 8. Laporan mutasi dana kas kecil merupakan suatu bentuk pertanggungjawaban penggunaan dana kas kecil, selisih kas kecil serta pengisian kembali kas kecil. 9. Pemakaian kas kecil dengan fluctuation fund method dicatat dalam bentuk jurnal formal. Sehingga buku kas kecil dapat digunakan sebagai dasar pencatatan dalam Buku Besar. 10. Pengelolaan dana kas kecil menggunakan metode fluktuasi, dana kas kecil tidak ditetapkan dalam jumlah yang tetap, sehingga pengisian kembali dana kas kecil tidak perlu sama dengan jumlah dana yang telah digunakan. 11. Pengisian kembali dana kas kecil dilakukan apabila sisa dana kas kecil dipandang tidak akan cukup untuk memenuhi permintaan bagianbagian pemakai dana kas kecil.
37 | P a g e
MENGILUSTRASIKAN CARA PENGELOLAAN KAS KECIL (PETTY CASH)
12. Perhitungan fisik dana kas kecil dilakukan oleh petugas yang tidak terkait oleh tugas pengelolaan dana kas kecil. 13. Setiap transaksi yang akan mempengaruhi posisi saldo kas kecil harus dicatat kedalam dokumen yang digunakan untuk mengelola administrasi dana kas kecil. 14. Perhitungan fisik lebih besar daripada kas menurut catatan disebut selisih kas lebih (cash overage). Sedangkan kebalikannya atau lebih kecil daripada kas atau disebut selisih kas kurang (cash shortage). 15. Pada akhir periode pencatatan selisih kas lebih dianggap sebagai pendapatan (pendapatan di luar usaha), dan selisih kas kurang di informasikan sebagai beban di luar usaha.
38 | P a g e
MENGILUSTRASIKAN CARA PENGELOLAAN KAS KECIL (PETTY CASH)
DAFTAR PUSTAKA Dwi Harti. (2018). Akuntansi Keuangan. Jakarta: Penerbit Erlangga Suranto, dan Joko Pramono. (2017). Administrasi Keuangan Kelas XII. Yogyakarta: Penerbit Andi Publisher
39 | P a g e
