MODUL 1 (Integrasi Antar Aplikasi Office) [PDF]

Citation preview

Informatika UKBM 1 Materi Pokok :



Integrasi antar Aplikasi Office



i



Kata Pengantar



Puji dan syukur penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa, sumber segala kebenaran dan pemberi pencerahan bagi penalaran manusia yang terbatas, atas berkat dan karunia yang telah diberikan kepada penulis sehingga dapat menyelesaikan penyusunan dan penulisan bahan ajar ini. Bahan ajar ini berupa modul yang disusun untuk peserta didik SMA/MA kelas X, mata pelajaran Informatika, materi pokok Teknologi Informasi dan Komunikasi, KD 3.1. Mengenal lebih dalam integrasi antar aplikasi office (pengolah kata, angka, presentasi). (Permendikbud Nomor 37 Tahun 2018). Modul ini memuat materi tentang aplikasi pengolah kata, pengolah angka dan pengolah presentasi, serta bagaimana cara mengintegrasikan diantara aplikasi office tersebut.. Terima kasih penulis ucapkan kepada berbagai pihak atas bimbingan, bantuan, motivasi dan doa sehingga bahan ajar ini dapat terselesaikan. Penyusun menyadari akan adanya kekurangan dan kelemahan yang terdapat pada modul ini. Untuk itu, penyusun terbuka terhadap kritik dan saran dari pembaca. Semoga bahan ajar ini bermanfaat. Tetap Bersemangat!



Malang, Juni 2020



Penulis



ii



Daftar Isi Kata Pengantar ............................................................................................................ i Daftar Isi .................................................................................................................... iii Peta Konsep ............................................................................................................... 1 Pendahuluan ............................................................................................................... 1 Kegiatan Belajar 1 ....................................................................................................... 4 Mengenal Integrasi Antaraplikasi office dengan Mail Merge .......................................... 4 Latihan ................................................................................................................... 9 Tugas ..................................................................................................................... 9 Rangkuman ............................................................................................................. 9 Evaluasi ................................................................................................................. 10 Glosari ................................................................................................................... 10 Daftar Pustaka ........................................................................................................ 10 Kegiatan Belajar 2 ...................................................................................................... 11 Membuat Grafik di Microsoft Office ........................................................................... 11 Membuat Hyperlink di PowerPoint ke Word ................................................................ 22 Latihan .................................................................................................................. 23 Tugas .................................................................................................................... 23 Rangkuman ............................................................................................................ 24 Evaluasi ................................................................................................................. 24 Glosari ................................................................................................................... 24 Daftar Pustaka ........................................................................................................ 25



iii



Peta Kedudukan Modul



Integrasi Antar aplikasi Office



Integrasi pengolah kata dan pengolah angka



Membuat hyperlink antara pengolah presentasi dan pengolah kata



Membuat grafik di aplikasi office



Pendahuluan 1. Deskripsi Umum Modul Mata Pelajaran Kelas Program Materi Pokok



: : : :



Informatika X Semua Jurusan Integrasi antar aplikasi Office



Kebutuhan manusia dalam memudahkan pekerjaannya merupakan hal yang tidak bisa ditawar lagi. Dalam dunia perkantoran seiring dengan kebutuhan terciptalah berbagai macam aplikasi perkantoran atau aplikasi office. Aplikasi office yang paling populer dan banyak penggunanya di dunia adalah produk karya dari Microsoft Corp. Microsoft menciptakan aplikasi office yang di dalamnya terdapat berbagai macam aplikasi seperti Microsoft word untuk mengolah kata, Microsoft Exel untuk pengolah angka dan Microsoft Exel untuk presentasi



1



Meskipun aplikasi-aplikasi seperti Word atau Excel telah dapat menangani berbagai kebutuhan pengguna seringkali kita butuh untuk mengintegrasikan antaraplikasi office tersebut. Pengintegrasian ini didorong oleh berbagai macam alasan; kecepatan, hasil dan kemudahan dalam pengerjaan. Salah satu integrasi yang bisa mempercepat dan mempermudah pekerjaan adalah Mail Merge yang mengkombinasikan antara Microsoft Word dan Microsoft Excel 2. Kompetensi Dasar 3.1 Mengenal lebih dalam integrasi antaraplikasi office (pengolah kata, angka, presentasi) 4.1.1 Membuat laporan yang membutuhkan integrasi objek berupa teks, data dalam bentuk angka maupun visualisasi chart/grafik, gambar/foto. 3. Indikator Pencapaian Kompetensi 3.1.1. Mengidentifikasi (C1) integrasi antar aplikasi Office 3.1.2.



Menemukenali (C1) cara membuat data souce pada Ms. Excel dan Ms. Word untuk data awal pembuatan Mail Merge



3.1.3.



Mengetahui (C1) cara menghubungkan MS Word dan MS Excel dengan menggunakan



3.1.4.



Menjelaskan (C2) cara menghubungkan MS Word dan MS Excel dengan menggunakan Mail Merge



4.1.1.1.



Mempertunjukkan (C2) integrasi MS Word dan MS Excel dengan Mail Merge pada pembuatan dokumen



4.1.1.2.



Menerapkan (C2) integrasi MS Word dan MS Excel dengan Mail Merge pada pembuatan dokumen



Mail Merge



4. Prasyarat Untuk mempelajari modul ini siswa harus sudah menguasai: 1. Cara menjalankan aplikasi Microsoft Word 2. Cara menjalankan Aplikasi Microsoft Excel 3. Cara membuat dan menyimpan dokumen pada Microsoft Word dan Microsoft Excel 5. Petunjuk Penggunaan Modul Peserta didik diwajibkan mempelajari keseluruhan modul ini dengan cara yang berurutan. Setiap kegiatan belajar dilengkapi dengan latihan, tugas dan evaluasi. Apabila peserta didik masih mengalami kesulitan memahami materi yang terdapat dalam modul ini, silahkan diskusikan dengan teman atau bertanya kepada guru 6. Tujuan Umum Setelah mempelajari modul ini diharapkan peserta didik dapat menyelesaikan pekerjaanpekerjaan dengan Mail Merge yang mengintegrasikan antara Microsoft Word dan 2



Microsoft Excel seperti pembuatan label surat, data kartu pelajar, piagam dengan jumlah banyak 7. Tujuan Khusus a. Peserta didik dapat membuat file dengan mengintegrasikan Ms word dan Ms Exel menggunakan Mail Merge b. Peserta didik dapat memahami prinsip kerja Mail Merge



3



Kegiatan Belajar 1 Integrasi antar aplikasi office dengan menggunakan mail merge



Mengenal Integrasi Antaraplikasi office dengan Mail Merge Antara program aplikasi Microsoft Office memungkinkan untuk dilakukan integrasi. salah satu integrasi yang dapat dilakukan adalah antara Word dan Excel. Saat ini kita akan belajar menghubungkan antara Microsoft Word dengan Microsoft Exel dalam pembuatan biodata dengan menggunakan Mail Merge.



Mail Merge merupakan salah satu fasilitas yang disediakan Microsoft Word untuk membuat surat masal seperti surat undangan, sertifikat seminar dan sebagainya. Mail Merge dapat dimanfaatkan untuk membuat surat, mencantumkan nama tamu undangan dan membuat amplop secara masal. Selain itu mail merge juga dapat dimanfaatkan untuk membuat sertifikat, label, dan amplop. Dengan Fasilitas Mail Merge, kita menggabungkan dua buah file. pada pembuatan Mail Merge disini kita membutuhkan dua file a. File pertama merupakan dokumen utama (biasa disebut dengan dokumen master), berisi surat yang akan dibuat dalam format .docx b. File kedua merupakan sumber data, berisi data alamat yang akan dikirim yang dibuat dalam format .xls Dengan menggunakan Exel sebagai sumber datanya, menjadikan pekerjaan lebih cepat, praktis dan mudah Berikut langkah-langkahnya: a. Buat file sumber data (Data Source) dengan Microsoft Exel buatlah data yang ingin kita masukkan pada naskah utama. kemudian kita simpan file tersebut dengan nama kita inginkan. di sini dicontohkan disimpan dengan nama



Data sumber.xlsx



4



b. Buat naskah utamanya buka aplikasi Microsoft Word, buatlah dokumen utama dan atur tempat untuk meletakkan data yang telah di-input melalui Microsoft Exel



pada contoh di atas area yang bergaris bawah merupakan tempat untuk meletakkan data yang telah di-input melalui Microsof Exel c. Menghubungkan dokumen utama (Word) dan data sumber (Exel) 1) Klik menu Mailings -->Select Recipients --> Use Existing List ...



b. Pada Window Select Data Source, arahkah pada folder tempat menyimpan file Exel Data sumber.xlsx yang telah kita buat. Klik file Data sumber.xls kemudian klik Open



5



c. pada dialog Select Table, pilih lembah kerja yang berisi data untuk Mail Merge yang telah kita buat. Disini saya letakkan di Sheet1 maka kita pilih Sheet1$, Centanglah First Row of data contains column headers kemudia klik Ok



d. Sekarang kedua file telah terhubung, kita tinggal meletakkan data yang kita buat di Exel pada tempatnya e. Letakkan kursor pada bagian Nama, kemudian Klik Insert Merge Field => Nama



6



pada gambar di atas, data Jenis_Kelami tidak digunakan. ini menunjukkan bahwa data yang ada pada file Exel yang kita buat, bisa kita pilih data-data tertentu sesuai dengan kebutuhan kita f. setelah di-insert semua hasilnya seperti berikut



g. Untuk melihat hasilnya, klik Preview Result. Gunakan Index Number untuk melihat hasil pada data yang lain



7



d. Menyimpan dan mencetak



Jika ingin mencetak dokumen ini atau menyimpannya dalam bentuk dokumen baru, kita klik Finish & Merge. Akan ada beberapa pilihan a. Edit Individual Document .. : Jika ingin menyimpannya dalam bentuk file baru. (file akan berisi beberapa halaman sesuai dengan jumlah ata yang ada pada file exel) b. Print Documents: jika ingin langsung mencetak dokumen



8



Latihan Buatlah Mail Merge dengan integrasi antara Microsoft Word dan Microsoft Excel seperti contoh pada modul Perlihatkan hasil pekerjaan kepada guru!



Tugas Buatlah contoh integrasi antaraplikasi office berupa Mail Merge dalam bentuk surat undangan yang ditujukan kepada 100 wali murid dengan nama dan alamat yang berbeda Kumpulkan hasil pekerjaan kepada guru!



Rangkuman



Antar aplikasi Word dan Excel dapat saling terintegrasi untuk menyelesaikan pekerjaan. Salah satu integrasi keduanya dalam Mail Merge. Dengan Mail Merge Data Sumber yang ada pada Microsoft Excel dapat digunakan pada dokumen Excel secara sinkron Jika data Excel telah tersedia, untuk membuat dokumen utama yang memiliki perbedaan data tertentu dapat dibuat dapat dibuat dalam hitungan menit bahkan meskipun dalam jumlah ribuan Mail Merge dengan Integrasi Word dan Excel lebih cepat dan efisien dibandingkan hanya dikerjakan dalam Microsoft Word Tersendiri



9



Evaluasi Petunjuk: - Kerjakan pada selembar kertas dan cantumkan nama, nomor absen dan kelas pada pojok kanan - Waktu pengerjaan 20 menit Jawablah pertanyaan di bawah ini dengan tepat dan jelas! 1. Jelaskan yang dimaksud Mail Merge! 2. Sebutkah pekerjaan-pekerjaan yang dapat diselesaikan dengan Mail Merge! 3. Tuliskah langkah pembuatan Mail Merge yang mengintegrasikan antara Microsoft Word dan Excel!



Glosari Dokumen Sistem Microsoft Word Microsoft Excel Integrasi



: rekaman suara, gambar dalam film, dan sebagainya yang dapat dijadikan bukti keterangan : Perangkat unsur yang secara teratur saling berkaitan sehingga membentuk suatu totalitas : Aplikasi pengolah kata buatan Microsoft : Aplikasi Pengolah Angka buatan Microsoft : Pembauran hingga menjadi kesatuan yang utuh



Daftar Pustaka Tim Dukom, 2013, Mahir Microsoft Office 2010 untuk pemula, Jakarta: Dunia Komputer Andi Preantoko, 2010, Panduan Pintar Microsoft Office, Jakarta: Kawah Media Tim EMS, 2014, Analisis Data dengan Excel, Jakarta: Elek Media Komputindo Kuswari Hermawati, 2010, Membuat Mail Merge dengan Microsoft Office 2007, Yogyakarta: FMIPA UNY



10



Kegiatan Belajar 2 Membuat Grafik dan Hyperlink dalam Microsoft Office Membuat Grafik di Microsoft Office a. Membuat grafik di Microsoft Word 1) Jalankan Microsoft Word 2) klik tab Insert ==> Chart



3) setelah muncul window Insert Chart, pilihlah salah satu model grafik yang akan kita buat. misalnya model Column. klik pilihan kemudian klik Ok



11



4) Setelah klik Ok maka akan muncul dua window yakni Microsoft Word dan Exel.



5) pada window Exel kita bisa masukan data yang akan kita buat tabel. misalnya data penjualan mouse, keyboard, Prosesor dan hardisk pada tahun 2016-2019



jika kolom untuk mengisi data kurang, maka kita bisa klik dan geser pada ujung biru sebelah kanan bawah 6) Setiap data dirubah maka tampilan tabel pada microsoft word akan otomatis berubah sesuai dengan perubahan pada Exel 7) hasil tampilan tabel dari data yang telah kita masukkan adalah sebagai berikut:



12



b. Menambahkan judul grafik pada Microsoft Word 1) Klik tabel yang akan kita format sampai muncul tanda seleksi pada pinggiran tabel 2) Klik Design dan pada Chart layout pilih salah satu layout yang kita inginkan



3) pada Chart Title edit dan tuliskan judul tabel yang kita buat



c. Merubah Axis Grafik Chart pada Microsof Word Axis Title merupakan judul dari sumbu x atau sumbu y. berbeda dengan Chart Title yang merupakan judul grafik secara keseluruhan. berikut langkah-langkah untuk menambah atau mengedit Axis Title 1) klik tabel yang akan kita format kemudian klik Layout ==> Axis Titles Primary Horizontal Axis Title : untuk Axis title horizontal Primary Vertical Axis Title : untuk Axis title vertikal



2) klik pada Axis Title dan rubahlah sesuai kebutuhan kita 13



d. Membuat grafik pada Microsoft Excel 1) Anggaplah ini data yang Anda miliki, atau buat saja data acak sendiri sambil mempraktekkan tutorial ini. Setelah data siap, tandai semua data di dalam tabel kemudian klik Insert dan perhatikan ada beberapa pilihan grafik di sana, antara lain column, line, pie, bar, area dan scatter. Anda boleh memilih yang mana saja, tapi rekomendasi saya pilih Column atau Pie. Dua grafik ini yang paling sering digunakan.



14



2) Berikutnya akan muncul lagi beberapa pilihan jenis grafik column, silahkan pilih yang Anda sukai.



3) Hasilnya seperti ini, grafik sudah jadi sekarang tinggal diubah-suaikan dengan data Anda. Anda juga bisa mengubah warna grafik atau memberi warna latar. Arahkan kursor ke grafik dan klik kanan, nanti akan ada beberapa opsi yang bisa Anda eksplore.



15



4) Bagaimana jika saya ingin membuat grafik data di kolom tabel tertentu saja? Bisa, langkahnya sama, tandai data yang diinginkan (berarti tidak semua data), misalnya data Januari, kemudian klik Insert – Column.



5) Selesai, grafik yang ditampilkan sekarang hanya tabel di bulan Januari. Grafik ini bersifat real-time, setiap kali Anda mengubah besaran data, maka ketinggian grafik juga akan berubah.



16



e. Membuat Grafik pada Microsoft PowerPoint Langkah-langkah membuat grafik pada microsoft powerpoint melalui chart 1) jalankan aplikasi Microsoft Powerpoint setelah terbuka klik menu Insert kemudian pilih Chart



17



2) pada Tab insert chart klik column pilih misalnya 3-D clustered column kemudian klik Ok



18



3) Setelah klik tombol Ok maka akan muncul dua window, pertama window Microsoft PowerPoint dan yang kedua Microsoft Exel.



4) pada window microsoft Excel isi tabel dengan data yang diinginkan 5) setelah selesai mengisi tabel secara otomatis grafik akan terbuat



6) kemudian close jendela Chart in Microsoft Office Powerpoint- Microsoft Excel



19



7) hasil grafik sebagai berikut



8) Bila ingin mengubah type grafik bisa menggunakan cara klik kanan pada grafik pilih change series chart type



20



9) muncul Tab Change chart type, klik line kemudian pilih model grafik line misalnya 3-D Line



10) berikut adalah hasil dari pengubahan jenis grafik



21



Membuat Hyperlink di PowerPoint ke Word Hyperlink pada power point yang banyak diketahui adalah hyperlink internal yang hanya menautkan antar slide satu sama lain. Akan tetapi hyperlink eksternal juga dapat dilakukan, yakni membuat link keluar dengan program lain. Misalkan dengan Ms Word, Excel, presentasi lain, foto, vidio, bahkan web. Hal tersebut pastinya dapat dilakukan dengan cara mudah tanpa memerlukan pusing kepala. Karena prinsip hyperlink adalah sama, hanya berbeda item yang dipilih untuk di link a. Pertama buka aplikasi power point lalu desain sesuai dengan yang di inginkan. b. Siapkan file word yang akan dijadikan target untuk di link. Usahan tidak terdapat kesalahan pada file word yang akan dijadikan target link. c. Setelah itu Klik kanan pada kata yang ingin dijadikan hyperlink dengan word dengan memilih Hyperlink.



d. Selanjutnya kan muncul menu pop up seperti pada gambar di bawah ini. Dari keempat pilihan yang terdapat pada menu tersebut, pilih Existing File or Web Pages. Setelah itu cari file Word yang ingin di link lalu klik Ok.



22



e. Terakhir cek dengan cara tekan tombol Slide Show yang terdapat pada pojok kanan bawah. Dengan menggunakan cara hyperlink, dapat menjadikan presetasi terkesan lebih professional. Selain itu dapat lebih menghemat waktu karena tidak repot untuk mencari file yang ingin ditampilkan. Cukup dengan menekan tombol yang sudah di link, maka akan muncul dengan sedirinya



Latihan



Buatlah grafik pada Microsoft Word, Excel, dan PowerPoint dan hyperlink pada PowerPoint seperti contoh pada modul Perlihatkan hasil pekerjaan kepada guru!



Tugas



Buatlah grafik dalam Microsoft Word, Exel, dan PowerPoint data bulan kelahiran siswa di kelas anda dan dalam file power point berilah hyperlink menuju file Word yang telah berisi tabel Kumpulkan hasil pekerjaan kepada guru!



23



Rangkuman Aplikasi Word, Excel, dan PowerPoint dapat untuk menangani pembuatan grafik. Cara pembuatan grafik pada masing-masing aplikasi memilik banyak kesamaan. dan tabel pada masing-masing aplikasi dapat diintegrasikan ke dalam aplikasi yang lain Salah satu fasilitas untuk mempermudah perkerjaan adalah hyperlink. Dalam dokumen presentasi PowerPoint untuk memudahkan kita mengakses sebuah file dapat menggunakan hyperlink



Evaluasi Petunjuk: - Kerjakan pada selembar kertas dan cantumkan nama, nomor absen dan kelas pada pojok kanan - Waktu pengerjaan 20 menit Jawablah pertanyaan di bawah ini dengan tepat dan jelas! 1. Jelaskan yang grafik! 2. Sebutkah macam-macam grafik dalam aplikasi Office! 3. Tuliskah langkah pembuatan pembuatan grafik pada Microsoft Word, Excel, dan PowerPoint! 4. Tuliskah langkah pembuatan hyperlink PowerPoint ke Word!



Glosari Dokumen



: rekaman suara, gambar dalam film, dan sebagainya yang dapat dijadikan bukti keterangan Microsoft Word : Aplikasi pengolah kata buatan Microsoft Microsoft Excel : Aplikasi Pengolah Angka buatan Microsoft Microsoft PowerPoint : Aplikasi untuk presentasi Grafik : Gambaran pasang surutnya suatu keadaan atau data yang ada dengan garis atau gambar



24



Daftar Pustaka Tim Dukom, 2013, Mahir Microsoft Office 2010 untuk pemula, Jakarta: Dunia Komputer Andi Preantoko, 2010, Panduan Pintar Microsoft Office, Jakarta: Kawah Media Tim EMS, 2014, Analisis Data dengan Excel, Jakarta: Elek Media Komputindo Kuswari Hermawati, 2010, Membuat Mail Merge dengan Microsoft Office 2007, Yogyakarta: FMIPA UNY



25