Modul Back Office [PDF]

Citation preview

BUKU PANDUAN BACK OFFICE



BUKU PANDUAN BACK OFFICE



1



KATA PENGANTAR Untuk mewujudkan Visi dari Mangsi yaitu “The Most Wanted Grill Restaurant” atau Restoran Grill yang paling dicari dan diminati , maka buku panduan ini sangat dapat digunakan untuk menjadi acuan maupun pedoman dalam menjalankan operasioal yang ada di Mangsi. Dengan buku panduan ini, besar harapan kami bahwa operasional di Mangsi dapat berjalan sesuai standard yang diinginkan oleh pihak Management. Sehingga mampu memberikan pelayanan yang berkualitas dan tinggi kepada seluruh pengunjung Mangsi, baik dari produk sampai pelayanan penyajian dengan standard Mangsi. Dengan begitu harapan Mangsi dapat di kenal dan diterima oleh seluruh masyarakat Indonesia.



BUKU PANDUAN BACK OFFICE



2



BAB I PENDAHULUAN 1.



Gambaran Umum Bisnis Restaurant merupakan suatu tempat/lingkungan yang dituntut agar memiliki ruangan yang nyaman dan dapat memberikan jasa pelayanan makanan serta minuman yang disajikan melalui waiter/waitriess. Restaurant adalah salah satu jenis jasa pangan yang bertempat disebagian atau seluruh bangunan yang permanent yang dilengkapi pula dengan peralatan dan perlengkapan untuk proses pembuatan, penyimpanan, penyajian dan penjualan makanan dan minuman yang disediakan bagi umum ditempat didirikannya usaha.



2.



Organisasi Back Office Back office memiliki peranan penting dalam menunjang kegiatan operasional restoran. Penetapan target pendapatan dan pengendalian biaya sepenuhnya dilakukan oleh team back office. Adapun bagan Organisasi Bagan Back Office sebagai berikut : RESTO MANAGER



Acct. Supervisor PURCHASING & STORE



GENERAL CASHIER



STORE KEEPER



3.



Pre - Opening Pre-Opening merupakan persiapan awal sebelum restoran dibuka dan melakukan kegiatan operasional. Dalam ruang lingkup back office kegiatan Pre-Opening terbagi menjadi menjadi beberapa tahapan antara lain: •



Kelengkapan dokumen legal Dokumen legal yang harus disiapkan adalah: ✓ Surat Perjanjian Franchise ✓ Akte Pendirian Perusahaan



BUKU PANDUAN BACK OFFICE



3



✓ Tanda Daftar Perusahaan (TDP) ✓ Pengesahan Kehakiman ✓ Surat Ijin Usaha Perdagangan (SIUP) ✓ Surat Ketetapan Pengusaha Kena Pajak (jika ada) ✓ Surat Keterangan Terdaftar (Dirjen Pajak) ✓ Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP) ✓ Surat Ijin Tempat Usaha (SITU) ✓ Nomor Pokok Wajib Pajak Daerah (NPWPD) •



Perekrutan Back Office Staff Team Back Office terdiri dari: ✓ Acct. Supervisor ✓ General Cashier ✓ Purchasing ✓ Store Keeper



•



Traning Sistem & Prosedur Operasional ✓ SOP & Alur Kerja ✓ Mangsi Daily Purchase ✓ Daily Worksheet (Sales dan Cost) ✓ Monthly Report (Sales and Cost) ✓ Laporan Penjualan Permenu ✓ Laporan Penjualan Permenu bu sistem ✓ Sales Summary Report by sistem



•



Persiapan Data Accounting ✓ Daftar Parstock, memenuhi standar parstock. Proses pemenuhannya dengan cara market survey. ✓ Daftar restaurant equipment, yaitu utensil, glassware, chinaware, dicatat sebagai Restaurant Equipment dan disusutkan selama 5 tahun. ✓ Komputer dengan spesifikasi masing-masing computer sebagai berikut : o Processor Dual Core/core i3 (Intel) o Memory 2 GB o HDD 5000 GB o Mainboard Intel/Asus



BUKU PANDUAN BACK OFFICE



4



o DVD Multi o Monitor LG/Samsung 14” o UPS o Printer Epson L-100 & LX 300 o Keyboard & mouse USB o Wifi modem ✓ Brankas, drawer, Akses Internet (Provider: Speedy Corporate ≥512 kbps), mesin EDC. ✓ Pembukaan Rekening Bank sebanyak 2 account, Rekening untuk penerimaan penjualan, rekening untuk pembayaran ke supplier. Semua account di daftarkan dalam Internet Banking untuk mempermudah akses pengecekan rekening.



BUKU PANDUAN BACK OFFICE



5



BAB II KERANGKA KERJA BACK OFFICE



2.1 Equipment Support 2.1.1



Komputer dan Akses Internet Komputer yang perlu disediakan sebanyak 3 unit (Acct. Supervisor,Book Keeper, Purchasing). Selain computer printer dan mesin foto copy diperlukan untuk kegiatan operasional back office. Akses Internet untuk proses maintenance.



2.1.2



Peralatan Kerja Peralatan kerja yang dibutuhkan adalah brankas, untuk menyimpan uang hasil penjualan; drawer, untuk arsip data.



2.1.3



Mesin EDC Mesin EDC dibutuhkan untuk meningkatkan penjualan. Mesin EDC yang harus disiapkan yaitu mesin EDC Mandiri dan mesin EDC BCA.



2.1.4



Peralatan dan perlengkapan lainnya Kebutuhan peralatan dan perlengkapan disesuaikan dengan kebutuhan. Tidak ada spesifikasi dalam pemenuhan. Contoh yang dapat digunakan, Box file, clip paper, dll.



2.2 Input Data 2.2.1



Store Store Keeper bertugas mencatat stock gudang, penerimaan dan pengeluaran gudang, kebutuhan dari operasional (Bar, Kitchen, Server). Pengorderan barang dilakukan melalui Purchasing dan dipantau kedatangannya. Store Keeper berkewajiban mengatur persediaan dan cara penyimpanan barang agar tidak cepat rusak. Bin Card wajib diupdate setiap hari dan estimasi barang dengan minimum/maksimum stock. Transaksi harian, receiving, transfer antar gudang, shrinkage, used form yang telah diinput ke Sistem MYOB wajib dilaporkan ke Book Keeper (daily report). Untuk memperlancar proses administrasi gudang, pengorderan dilakukan sesuai jadwal yang telah disepakati bersama. Operasional wajib melakukan estimasi untuk menghindari kekosongan



BUKU PANDUAN BACK OFFICE



6



stock. Pengoderan diluar jadwal hanya boleh dilakukan jika mendapat persetujuan dari RM dan Book Keeper atau dalam kondisi darurat. 2.2.2



Purchasing Tugas utama Purchasing adalah supply barang untuk kebutuhan operasional restoran. Market



Survey diperlukan untuk mencari



perbandingan harga dan kualitas sehingga dapat menekan cost yang dikeluarkan. Negosiasi mengenai Term Of Payment menjadi tantangan Purchasing untuk mendapatkan kepercayaan supplier. Jadwal pengoderan dan pengiriman barang menjadi tanggung jawab Purchasing yang selalu dikoordinasikan dengan bagian operasional. Supplier Data Form wajib diisi untuk setiap supplier baru dan price list diupdate secara berkala. PO yang terealisasi dan yang masih pending wajib dilaporkan ke Book Keeper (daily report). 2.2.3



Book Keeper ➢ Daily Revenue Report Summary penjualan dicollect oleh General Cashier, diperiksa dan dicatat ke Daily Revenue Report. Hasil penjualan tunai disetor ke bank (rekening penjualan). Slip setoran dijurnal kesistem. Slip penjualan diarsipkan berdasarkan tgl transaksi dilampiri dengan summary penjualan sesuai DRR. Jurnal yang berkaitan dengan transaksi penjualan wajib diselesaikan pada hari yang sama. ➢ Account Payable / Billing Purchases Billing Purchase dilakukan setelah General Cashier menerima dokumen receiving dari purchasing dan telah melakukan proses Tanda Terima Nota asli dengan supplier. Proses Tanda Terima nota asli dengan



supplier



wajib



dijadwalkan untuk



mengatur



proses



pembayaran. Dokumen Hutang Supplier wajib diperiksa oleh Book Keeper dan RM sebelum dilakukan pembayaran. Petty Cash •



Petty Cash yang di approval sebesar Rp. 5.000.000.- (Lima juta rupiah).



BUKU PANDUAN BACK OFFICE



7



•



Limit reimburse petty cash yang disarankan sebesar Rp. 3.000.000,- (Tiga juta rupiah).



•



Dokument reimbursement wajib mendapat approval Book Keeper dan RM.



•



Batas nominal yang dapat dikeluarkan Book Keeper untuk pembayaran maksimal sebesar Rp. 250.000,- (Dua ratus lima puluh ribu rupiah).



•



Nominal Rp. 250.000 – Rp. 1.000.000,- harus mendapat approval RM.



•



Nominal >Rp. 1.000.000,- mendapat approval Management.



•



Laporan Petty Cash setiap hari di buat oleh Book Keeper (daily report).



➢ Rekonsiliasi Bank Semua account bank wajib direkonsiliasi setiap hari. Account Bank di cetak setiap hari melalui internet banking dan dicocokan dengan transaksi. ➢ Perhitungan Service Karyawan Service Karyawan dihitung maksimal sampai tgl 31 akhir bulan dan kemudian diajukan pembayarannya setelah mendapat approval RM. Pembayaran service tgl 1 setiap bulan bersamaan dengan gaji. ➢ Perhitungan Pajak Restoran (PHR) Pajak Restoran disetor dan dilaporkan ke Dispenda paling lambat tgl 20 bulan berikutnya. Batas perhitungan tgl 31 akhir bulan setelah di approve RM . ➢ Daily Report Cheking Periksa daily report dari Purchasing ( PO terealisasi dan PO Pending), General Cashier (DRR, Petty Cash, Bank reconcile, Billing Purchase). ➢ Perhitungan absensi, dan gaji •



Absensi ditutup tgl 28 setiap bulan.



•



Perhitungan gaji dilakukan sampai tgl 28, gaji di terima tunai atau transfer tgl1



BUKU PANDUAN BACK OFFICE



8



➢ Cashflow Projection Cashflow projection disusun berdasarkan perkiraan penjualan dan pengeluaran dalam 1 bulan. Dasar perhitungan dapat berpedoman pada penjualan dan biaya sebelumnya. Batas maksimal Cashflow projection adalah tgl 5 setiap bulan. ➢ Financial Report •



Laporan Analisa Revenue & Cost Restaurant



•



Laporan Analisa Stock Opname



•



Laporan Rugi Laba



•



Neraca



2.3 Verifikasi Data Verifikasi data dilakukan oleh Book Keeper. Jika menemukan transaksi yang tidak sesuai Book Keeper harus segera meminta team untuk memperbaikinya. Verifikasi tahap 2 dilakukan oleh RM. Setiap kegiatan dan transaksi yang terjadi di Outlet baik operasional maupun Back Office, RM memiliki tanggung jawab



dan



kewenangan untuk mengetahuinya. Setelah document lolos verifikasi maka document tersebut dapat diproses pembayarannya atau diarsipkan. 2.4 Supplier Payment •



Pembayaran ke Supplier dilakukan setiap hari.



•



Pembayaran ke Supplier dilakukan dengan cara tunai, apabila kita tidak dapat membayar pada hari tersebut maka wajib menerima nota merah yang akan dibayarkan pada orderan yang akan datang.



2.5 Operational Expenses •



Pengajuan dana operasional wajib menggunakan Purchase Request yang telah di approve Book Keeper, RM.



•



Biaya-biaya yang sifatnya rutin dapat dibayarkan melalui petty cash atau membuat mengajuan khusus berupa PR.



2.6 Stock Opname Stock opname merupakan prosedur penghitungan persediaan barang secara fisik Selisih yang terjadi harus dianalisa penyebabnya, sehingga dapat dijadikan pedoman dalam menjalankan prosedur selanjutnya. Stock opname dilakukan setiap akhir bulan setelah closing transaksi untuk menghindari terjadinya double



BUKU PANDUAN BACK OFFICE



9



pencatatan. Team stock opname adalah team yang bertugas pada shift sore di hari tersebut. •



Prosedur Stock Opname 1. Book Keeper harus memastikan semua transaksi yang berhubungan dengan persediaan telah terinput. 2. Stock opname harus dilakukan di akhir bulan / akhir periode transaksi gudang. 3. Siapkan Form Stock Opname masing-masing departemen. 4. Bentuk team untuk masing masing gudang. Setiap team terdiri dari unsur back office dan operasional. 5. Atur jadwal stock opname dengan berkoordinasi dengan RM 6. Penghitungan stock opname harus dilakukan dengan teliti dengan menggunakan satuan yang standar seperti kg, liter, ons, pcs, dll. Hindari penggunaan satuan yang konversinya tidak baku seperti pail, pack, gallon, dll. 7. Penanggung jawab proses stock opname adalah Book Keeper dan diketahui oleh RM. 8. Proses Revenue dan Proses HPP telah dilakukan secara menyeluruh untuk bulan laporan sebelum hasil stock opname diinput ke sistem MYOB. 9. Proses pengimputan hasil Stock Opname dikoordinir oleh Book Keeper. 10. Selisih antara stock opname dan saldo computer harus dicari penyebabnya. 11. Proses akhir dari prosedur stock opname adalah pembuatan Berita Acara Stock Opname yang ditandatangani oleh team yang bertugas dalam proses stock opname.



BUKU PANDUAN BACK OFFICE



10



BAB III REPORTING 3.1



Restaurant Revenue Pelaporan restaurant revenue dilakukan oleh Book Keeper berdasarkan rekapitulasi Daily Revenue Report. Komponen dari Restaurant Revenue adalah sebagai berikut : •



Food Revenue



•



Beverage Revenue



•



Others Revenue o Merchandise o Member Card



Di dalam penerimaan penjualan restaurant terdapat dua komponen yang merupakan hutang kepada pihak lain yaitu : •



Service Charge ( Hutang Service Karyawan)



•



Pajak Restaurant ( Hutang ke Dispenda)



Book Keeper wajib setiap hari melaporkan Daily Revenue Report ke RM dengan ditembuskan ke pihak-pihak yang berkepentingan. 3.2



Cost dan Expenses Margin Laporan Cost dan Expenses margin dilakukan setiap hari lalu dilaporkan pada akhir bulan bersamaan dengan Laporan Keuangan. Laporan Cost dan Expenses Margin berisi informasi perbandingan antara Revenue, Cost dan Expenses beserta marginnya. Laporan Cost dan Expenses margin bertujuan untuk mengecek kewajaran Cost & Expenses yang terjadi.



3.3



Cash Flow Cash Flow Projection dikeluarkan setiap tanggal 5 setiap bulan. Cash Flow Projection adalah laporan perkiraan / anggaran penerimaan dan pengeluaran dalam 1 bulan. Komponen dari Cash Flow Projection adalah sebagai berikut : •



Penjualan



•



Biaya Operasional



•



Payment Supplier



•



Gaji dan service karyawan



•



Investasi



BUKU PANDUAN BACK OFFICE



11



3.4



Laporan Keuangan Laporan keuangan merupakan laporan yang memberikan informasi mengenai kinerja usaha dalam 1 bulan/periode. Laporan keuangan juga memberikan informasi tentang kondisi keuangan perusahaan, kewajiban kepada Supplier dan pihak lain serta informasi lainnya yang berguna dalam pengambilan keputusan. Komponen laporan keuangan terdiri dari : •



Gambaran Umum Kondisi Outlet



•



Laporan Penjualan 10 Hari



•



Laporan Penjualan Harian



•



Laporan Penjualan Berdasarkan Jam Makan



•



Laporan Jumlah Tamu dan Sales Guest



•



Fluktuasi Jumlah Tamu per Hari



•



Fluktuasi Sales per Guest setiap hari



•



Top 10 Menu Food & Beverage



•



Laporan Pengeluaran : Production Cost



•



Laporan Pengeluaran : Salary



•



Laporan Pengeluaran : Non Operatioanal



•



Laporan Hutang



•



Laporan Piutang



•



Laporan Spoiled masing masing departemen



•



Laporan buffer stock masing masing departemen



•



Laporan Laba Rugi



•



Laporan Pajak



•



Laporan Service Charge Karyawan



Laporan keuangan paling lambat terbit setiap tgl 5 bulan berikutnya.



BUKU PANDUAN BACK OFFICE



12



BAB IV FILLING DOCUMENT 4.1



Legal Document Legal Document yang dimiliki perusahaan wajib difoto copy, asli disimpan di brankas atau tempat yang aman sementara document copy disiapkan untuk kebutuhan dalam waktu tertentu.



4.2



Sales Restaurant Arsip data penjualan terdiri dari :



4.3



•



DRR (Daily Revenue Report)



•



Slip Penjualan



•



Slip Merchant



•



Laporan Ringkasan Penjualan



Accounting Document •



Daily Petty Cash Report



•



Daily Bank Report



•



Daily Shrinkage Report



•



Daily Transfer Gudang Report



•



Daily Used Form Report



•



Memorial Jurnal



•



Laporan Keuangan



Setiap periode dokumen di arsipkan ke dalam Box File.



BUKU PANDUAN BACK OFFICE



13



LAMPIRAN 1. Back Office – Job Description Job Decription Accountinng Skala No



Uraian



Waktu H/M/B/T



1



Membuat Laporan Keuangan (Neraca , Rugi Laba, Arus Kas,



B



dll) 3



Memeriksa semua data akuntansi dari hulu ke hilir



B



4



Melaporkan temuan penyimpangan keuangan kepada atasan.



H



5



Meneliti, memeriksa, PR,PO,dll sebelum dimintakan persetujuan



H



kepada atasan. 6



Membuat Cash Flow Perusahaan



B



7



Memberikan input keatasan jika diperlukan dan menjalankan



M



setiap pekerjaan yang didelegasikan oleh atasan dengan baik 8



Menjaga hubungan kerja antar section departemen sendiri



B



maupun rekan diluar departemen dengan baik Mentaati segala peraturan peruasahaan maupun SOP departemen 9



H



sendiri dengan baik tanpa terkecuali H : Harian, M : Mingguan, B : Bulanan, T : Tahunan



Job Description General Kasir



No 1



Skala Waktu



Uraian



H/M/B/T



Mengecek laporan penjualan outlet dan memastikan



H



semuanya telah dibukukan



BUKU PANDUAN BACK OFFICE



14



2



Mencatat dan mengontrol uang kas masuk dan keluar,



H



memastikan setiap pengeluaran telah dicatat dan dibukukan di system serta telah mendapat persetujuan oleh atasan. 3



Mencatat dan mengontrol transaksi bank, memastikan



H



semuanya telah dibukukan disystem dan di teruskan ke atasan 4



Membuat summary kas report, summary bank report, dan



H



pastikan semua invoice, nota belanja transaksi telah sesuai prosedur dan mekanisme. 6



Membuat Rekonsiliasi Bank



B



7



Membuat Cash Flow Perusahaan



M



8



Menata file administrasi maupun transaksi dengan baik



H



9



Melakukan Laporan Harian (Daily Report)



H



10



Melakukan perhitungan Service Charge karyawan



H



11



Menjaga hubungan kerja antar section departemen sendiri



H



maupun rekan diluar departemen dengan baik 12



Mentaati segala peraturan peruasahaan maupun SOP



H



departemen sendiri dengan baik tanpa terkecuali H : Harian, M : Mingguan, B : Bulanan, T : Tahunan



BUKU PANDUAN BACK OFFICE



15



Job Description Purchasing Skala No



Uraian



Waktu H/M/B/T



1



Menyusun, bersama-sama di semua area, kebijakan dan strategi



M/B



perusahaan untuk menjadi acuan dalam pengelolaan bahan baku dalam menunjang pengadaan kebutuhan barang di setiap tempat. 2



Menerima dan memproses permintaan barang dari setiap tempat



H/M/B



dengan persetujuan atasan, dan mengontrol pengiriman barang dari pemasok (supplier) agar barang dapat diterima, sesuai dengan waktu, kuantitas, kualitas dan biaya yang telah ditetapkan. 3



Menyusun anggaran biaya bahan baku dan menjaga agar



H/M/B



kegiatan operasional dapat berjalan dengan efisien dan efektif sesuai anggaran yang telah dialokasikan. 6



Seleksi vendor guna mendapatkan harga yang bersaing dan tidak



T/B



mengurangi standar, melaporkan ke atasan jika ada vendor yang nakal Mengutamakan pembelian kredit ke supplier Compare minimal 3 supplier untuk pengadaan barang 7



Melakukan survey pasar minimal 3 bulan sekali untuk mendapatkan komparasi kewajaran harga



8



Inputing Data Receiving ke System



H



9



Menjalankan pekerjaan yang didelegasikan oleh atasan dengan



H



baik dan selalu berkoordinasi dengan team untuk linkaran pekerjaan yang baik dan benar H : Harian, M : Mingguan, B : Bulanan, T : Tahunan



BUKU PANDUAN BACK OFFICE



16



2. Back Office – Checklist CEKLIST ADMINISTRATION MANGSI ……….



No



Jenis Kegiatan



1 2 3 4 5 6 7



8



Ceklist Kegiatan ….../20.. 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31



Daily 1 Laporan Kehadiran Pukul 08.00 Wita 2 Menyiapkan uang kecil untuk kasir 3 Menerima nota barang in dari suplier dan karyawan 4 Double cek setiap nota belanja 5 Menginput nota harian belanja sebelumnya 6 Menginput dan mengambil data penjualan harian dari komputer kasir 7 Mengirim Laporan Daily Report Pkl.15.00 Wita kepada Manager 8 Mengisi buku bank 9 Mengisi buku Kas kecil 10 Mengisi buku Kas Besar 11 Mengisi Buku Penjualan (Gelato, Rokok, Kopi 5'S) 12 Menerima email dan surat 13 Laporan Jam Pulang



Weekly 14 Mengecek saldo bank 15 Meeting Admin 16 Mengirim Laporan Weekly Report Pkl.15.00 Wita kepada Manager



Monthly 17 Membayar pajak 18 Membayar wifi 19 Input absensi karyawan 20 Persiapan salary (penyetoran uang ke BPR ) 21 Menginput Laporan Mothly report 22 Presentasi Laporan Keuangan Note : (v) sudah dikerjakan, (-) belum dikerjakan, (X) tidak dikerjakan Dikerjakan Oleh (NAMA & TTD) Waktu dikerjakan Diperiksa oleh : Evaluasi :



BUKU PANDUAN BACK OFFICE



17



CEKLIST SUPPORTING DEPARTMENT MANGSI…..



No



Jenis Kegiatan



1 2 3 4 5 6



7



8



Ceklist Kegiatan ...../....../2018 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30



Daily 1 Mengecek kembali ceklist kerja masing-masing departement 2 Laporan situasi operational restaurant kepada Manager 3 Mengecek ulang dan laporan preparation bahan baku produksi 4 Mengecek ulang bahan baku dari suplier (kualitas, jumlah, harga) 5 Menyiapkan bahan baku yang belum tersedia (emergency) 6 Mengecek jumlah buffer stock bahan baku produksi 7 Mengecek jumlah menu out 8 Double cek PO (Kitchen,Bar,Service) 9 Membantu admin budgeting bahan baku produksi



Weekly 10 Evaluasi bahan baku by quantity 11 Evaluasi Menu out by quantity



Monthly 12 Evaluasi Suplier (harga, waktu) 13 Evaluasi Market Prices bahan baku produksi 14 Stock opnam



Note : (v) sudah dikerjakan, (-) belum dikerjakan, (X) tidak dikerjakan Dikerjakan Oleh (NAMA & TTD) Waktu dikerjakan Diperiksa oleh : Evaluasi :



BUKU PANDUAN BACK OFFICE



18