Modul 4 [PDF]

Citation preview

MODUL 4 SURAT KEGIATAN BELAJAR 1 Seluk Beluk Surat A. Pengertian Surat Yunus (2002:6.3-6.4) menjelaskan bahwa surat adalah sehelai kertas atau lebih yang berisikan tulisan suatu pesan yang disajikan dalam format yang khas yang disebut format surat. B. Fungsi Surat Kemajuan teknologi yang serba canggih sebenarnya dapat menggantikan fungsi surat, tapi kenyataannya surat masih dominan karena berbagai kelebihan yang dimilikinya. Yunus (2002:6.4) menjelaskan bahwa karena kelebihan-kelebihan penggunaan surat dibandingkan dengan komunikasi secara lisan, maka fungsi surat sebagai berikut. 1. Wakil pribadi, kelompok , atau suatu organisasi untuk berhadapan dengan pribadi, kelompok atau organisasi lain. 2. Dasar atau pedoman untuk bekerja, misalnya surat keputusan dan surat tugas. 3. Bukti tertulis yang otentik hitam diatas putih yang memiliki kekuatan hukum atau yuridis, misalnya surat jual beli, surat wakaf, atau pembagian warisan. 4. Alat pengingat atau arsip jika sewaktu-waktu diperlukan. 5. Dokumen historis yang memiliki nilai kesejarahan, misalnya untuk menelusuri peristiwa penting masa lalu, seperti surat akta kelahiran, akta jual beli, dan akta pernikahan. C. Bagian-Bagian Surat Bagian utama sebuah surat adalah tempat dan waktu penulisan, salam pembuka-penutup, pesan yang ingin disampaikan, dan juga identitas penulis surat. Khusus surat dinas, setidaknya terdapat 16 bagian diantaranya :



1. Kepala Surat Inilah hal pertama yang membedakan surat dinas dengan surat pribadi. Bagian ini berfungsi memudahkan penerima surat secara cepat mengetahui siapa yang mengirim surat. 2. Nomor Surat Nomor surat ini memiliki kegunaan bagi pengirim dan penerima surat. 3. Tanggal, Bulan, dan Tahun Surat Pencantuman ini berfungsi sebagai sarana untuk memberitahukan penerima kapan surat itu dikirim, memudahkan pelacakan jika terjadi keterlambatan respon dari penerima surat, memudahkan pengarsipan, dan menjadi acuan dalam merespon surat tersebut. 4. Lampiran Lampiran adalah sesuatu yang melengkapi sebuah surat. 5. Perihal Perihal atau hal mencantumkan pokok atau inti persoalan yang akan disampaikan dalam sebuah surat dinas. 6. Alamat (dalam) Surat Digunakan sebagai petunjuk langsung orang yang harus menerima pesan. 7. Salam Pembuka Salam pembuka merupakan sapaan hormat penulis surat sebelum mengemukakan persoalannya. 8. Isi Surat Isi surat merupakan bagian surat yang digunakan untuk menyampaikan persoalan dalam surat tersebut. Isi surat terbagi menjadi tiga bagian, yaitu bagian pembuka, bagian isi, dan bagian penutup. 9. Salam Penutup Fungsi salam penutup adalah untuk menunjukkan keakraban atau rasa hormat penulisnya. 10. Jabatan, Tanda tangan, Cap, Nama Terang, dan NIP 11. Tembusan Tembusan digunakan untuk menunjukkan bahwa ada pihak lain yang juga perlu mengetahui tentang ihwal pengiriman surat.



12. Inisial Inisial adalah kode pengenal yang berupa singkatan nama pengonsep atau pengetik surat. D. Karakteristik Bahasa Surat Secara umum surat resmi memiliki ciri sebagai berikut (Yunus, 2002:6.7) : 1. Bahasa yang jelas, artinya bahasa yang digunakan tidak memberi peluang untuk ditafsirkan berbeda dengan penulis surat. 2. Bahasa yang lugas dan singkat, artinya bahasa yang digunakan langsung tertuju pada persoalan yang ingin dikemukakan. Kelugasan bahasa diwujudkan dalam pemakaian bahasa yang ringkas tetapi padat makna (tidak berbelit-belit ). 3. Bahasa yang santun, yakni bahasa yang dipakai menunjukkan rasa hormat dan penghargaan yang wajar dari pengirim terhadap penerima surat. 4. Bahasa yang resmi, yaitu bahasa yang mengikuti kaidah bahasa Indonesia yang baik dan benar. Menurut Yunus (2002:6.5) surat resmi yang baik memiliki ciri-ciri sebagai berikut : 1. Menggunakan instrumen yang sesuai, termasuk kedalamnya adalah ukuran, jenis dan warna kertas, warna tinta, serta bentuk tulisan. 2. Memakai bentuk surat yang standar. 3. Menggunakan ragam bahasa Indonesia baku dengan penyampaian yang singkat, lugas, jelas, dan santun, serta menyampaikan fakta yang benar bila diperlukan. 4. Menghindari kata-kata dan singkatan yang tidak umum. 5. Memperhatikan kerapian dan kebersihan surat.



KEGIATAN BELAJAR 2 Surat Dinas A. Berbagai jenis surat dinas Berbagai bentuk surat dinas tersebut terdiri atas nota dinas, memo, surat pengantar, surat edaran, surat tugas, surat kuasa, surat pengumuman, dan surat penyataan. 1. Nota Dinas Nota dinas adalah surat yang dibuat oleh atasan kepada bawahan atau oleh bawahan kepada atasan atau yang setingkat, yang berisi catatan singkat tentang pokok persoalan kedinasan. 2. Memo Memo adalah catatan singkat yang diketik atau ditulis tangan oleh atasan kepada bawahan tentang pokok persoalan kedinasan. 3. Surat Pengantar Surat pengantar adalah surat yang ditujukan kepada institusi, sesorang, atau pejabat, yang berisi penjelasan singkat tentang surat, dokumen, barang, atau bahan lain yang dikirimkan dalam bentuk surat atau paket. 4. Surat Edaran Surat edaran adalah salah satu bentuk surat yang berisi penjelasan atau petunjuk tentang cara pelaksanaan suatu peraturan perundang-undangan dan perintah yang telah ada. 5. Surat Tugas Surat tugas adalah surat yang berisi penugasan dari pejabat yang berwenang kepada satu orang atau lebih untuk melaksanakan suatu kegiatan tertentu. 6. Surat Kuasa Surat kuasa adalah surat yang berisi pelimpahan kewenangan dari pemberi kuasa kepada penerima kuasa untuk bertindak atau melakukan sesuatu kegiatan atas nama pemberi kuasa. 7. Surat Pengumuman



Surat pengumuman adalah surat yang berisi pemberitahuan mengenai suatu hal yang ditujukan kepada para pegawai atau masyarakat umum. 8. Surat Pernyataan Surat pernyataan adalah surat yang menyatakan kebenaran sesuatu hal disertai dengan penanggungjawaban atas pernyataan tersebut, umumnya surat pernyataan hanya digunakan untuk hal-hal untuk keperluan darurat. B. Kesalahan Yang Sering Ditemukan dalam Penulisan Surat Dinas Beberapa kesalahan yang ditemukan secara umum terletak pada kebenaran dan ketaatasasan penggunaan bagian-bagian surat. Karena surat merupakan bentuk komunikasi secara tulis yang telah dipersiapkan secara saksama, sangat sedikit kesalahan yang disebabkan kerancuan pesan yang disampaikan. Dalam hal pengalimatan, kesalahan yang sering ditemukan adalah pemborosan kalimat, pemenggalan kata, penggunaan tanda baca (koma dan titik), dan pemilihan kata yang maknanya terlalu berlebihan. Jika merujuk pada kebenaran penulisan bagian-bagian surat, maka inilah yang harus menjadi titik perhatian. Di bawah ini adalah contoh dari surat dinas : PANITIA PEMBANGUNAN BALAI RUKUN WARGA 05 PERUMAHAN BINA INSANI Sekretariat : Perum Bina Insani Blok B15/21, Desa Tonjong, Kec. Bojonggede, Kabupaten Bogor Telepon (0251) 86668888



Nomor Lamp. Hal



: 003/BRW/PPMA/II/2011 : Satu Berkas : Undangan



Bogor, 11 Februari 2011



Kepada Yth. Bapak/Ibu/Saudara . . . . Di tempat Sehubungan dengan telah selesainya pengecoran dak 2 bagian belakang Balai RW dimana pengerjaanya dimulai pada tanggal 5 Februari dan pengecoran 22 Februari 2011, oleh karena itu kami perlu melaporkan hasilnya serta perlu kita sepakati lagi untuk pengerjaan selanjutnya, untuk itu kami mengundang kembali kepada seluruh panitia untuk membicarakan kegiatan selanjutnya yang Insya Allah akan dilaksanakan pada : Hari/Tanggal Waktu Tempat Acara



: Sabtu, 26 Februari 2011 : 19.30 WIB (Ba’da Isya) : Balai RW : Laporan Perkembangan dan Perencanaan Kegiatan Selanjutnya



Demikian undangan ini kami sampaikan atas kehadiran Bapak/Ibu/Saudara sangat kami harapkan. Panitia Pembangunan Balai RW Ketua, Lasiyanto Nugroho Mengetahui, Ketua RW 05 Sony Ahmad Laksono



Dalam hal pencantuman kepala surat, contoh surat tersebut telah memenuhi persyaratan. Meskipun tanpa logo, pemilihan ukuran huruf yang berbeda-beda telah menunjukan adanya bagian-bagian yang dipentingkan. Berikut beberapa koreksi surat tersebut sebagai berikut : 1. Penggunaan nama kota sebelum tanggal penulisan surat tidak perlu, yakni Bogor, Februari 2011. Karena nama Bogor sudah tercantum di kepala surat. 2. Alamat dalam surat tidak perlu ditulis Kepada Yth. Bapak/Ibu/Saudara …., melainkan cukup ditulis Yth. Bapak/Ibu/Saudara …., ketika surat tersebut dibaca oleh penerima pesan, secara otomatis maka surat tersebut langsung dibaca sehingga penambahan kata kepada adalah penggunaan kata yang tidak hemat. 3. Pengalimatan pada paragrap pembuka surat “Sehubungan dengan telah selesainya pengecoran dak 2 bagian belakang Balai RW dimana pengerjaanya dimulai pada tanggal 5 Februari dan pengecoran 22 Februari 2011, oleh karena itu kami perlu melaporkan hasilnya serta perlu kita sepakati lagi untuk pengerjaan selanjutnya, untuk itu kami mengundang kembali kepada seluruh panitia untuk membicarakan kegiatan selanjutnya yang Insya Allah akan dilaksanakan pada ….” adalah kalimat tidak efektif, seharusnya : “Sehubungan dengan telah selesainya pengecoran dak 2 bagian belakang Balai RW, bersama ini kami sampaikan laporan pekerjaan sebagaimana tersebut dalam lampiran. Selain itu, melalui surat ini kami mengundang seluruh panitia untuk membicarakan kegiatan selanjutnya yang Insya Allah akan dilaksanakan pada ….” 4. Jika memang dalam paragraph pembuka tujuan surat sudah disampaikan, maka penggunaan poin agenda acara tidak perlu lagi dicantumkan sehingga susunannya adalah : Hari/Tanggal



: Sabtu/26 Februari 2011



Waktu



: 19.30 WIB (Ba’da Isya)



Tempat



: Balai RW



Acara



: Laporan Perkembangan dan Perencanaan Kegiatan selanjutnya



5. Pengalimatan pada paragraf penutup surat, yakni “Demikian undangan ini kami sampaikan atas kehadiran Bapak/Ibu/Saudara sangat kami harapkan.” Sebenarnya sudah benar, karena kesalahan yang umum ditemukan dalam penulisan penutup surat adalah munculnya kata -nya seperti “ atas perhatiannya kami sampaikan terima kasih”. Padahal kata



-nya mestinya



digunakan untuk kata pengganti orang ketiga dan semestinya di akhir surat si penulis surat menyampaikan penghargaan kepada pembaca surat berupa ucapan terima kasih. Dengan demikian penulisan penutup surat yang benar adalah



“Demikian



undangan ini



kami



sampaikan. Atas



perhatian



Bapak/Ibu/Saudara kami ucapkan terima kasih”. 6. Dalam hal penulisan nomor induk pegawai (NIP) atau nomor pokok pegawai (NPP) pada penandatanganan surat, kesalahan juga sering dilakukan pada pemberian tanda titik atau titik dua setelah penulisan NIP, misalnya Kepala Sekolah,



Mustari, S.Pd. SD NIP. 19740315 200003 1 009