MODUL Monitoring Dan Evaluasi Program [PDF]

Citation preview

MODUL VI MONITORING PENGENDALIAN EVALUASI DAN PELAPORAN PELAYANAN KESEHATAN TINGKAT PERTAMA DI PUSKESMAS



I. PENDAHULUAN



Latar Belakang Monitoring, pengendalian, evaluasi, yang di dalamnya termasuk penilaian kinerja organisasi dan pelaporan merupakan suatu fungsi manajemen yang harus menjadi pendukung kompetensi seorang manajer kesehatan. Monitoring, pengendalian, dan evaluasi diperlukan untuk mengetahui dan menjamin kemajuan suatu program atau kegiatan pelayanan, dan untuk menilai hasil akhir dari suatu program ataupun kegiatan pelayanan. Sedang pelaporan adalah sarana untuk informasi dan pertanggung jawaban pelaksanaan program. Kepala Puskesmas dan para supervisor di puskesmas perlu melakukan monitoring, pengendalian dan evaluasi seluruh kegiatan pelayanan kesehatan yang dilakukan di puskesmas, namun sering karena keterbatasan-keterbatasan yang ada di Puskesmas maka untuk evaluasi biasanya difokuskan pada kegiatan-kegiatan yang berkaitan dengan pelaksanaan program pokok Puskesmas. Monitoring, pengendalian dan evaluasi sebenarnya merupakan bagian dari fungsi pengawasan dan berkaitan erat dengan modul-modul lain yang menguatkan pelaksanaan semua fungsi manajemen, mulai dari poerencanaan, pengorganisasian, penggerakan dan, pengawasan (controlling) itu sendiri, Tidak menutup kemungkinan pada pelaksanaan setiap fungsi manajemen tersebut sudah ditemukan penyimpangan yang segera perlu diperbaiki/ diluruskan, maka modul ini sangat penting dikuasai pimpinan Puskesmas untuk menunjang pelaksanaan tugas kepemimpinan dan manajemen Puskesmas.



Deskripsi Singkat Modul Modul Monitoring Pengendalian Evaluasi dan Pelaporan mencakup penguatan pimpinan Puskesmas dalam melaksanakan monitoring pengendalian evaluasi dan pelaporan program sebagai bagian kemampuan pimpinan dalam melakukan pengawasan dan menilai keberhasilan pelaksanaan program pelayanan kesehatan pertama di Puskesmas. Untuk itu dalam modul ini dibahas pula tentang penilaian kinerja organisasi, sebagai salah satu pengukur pencapaian tujuan Puskesmas, khususnya dalam penyelenggaraan pelayanan kesehatan masyarakat tingkat pertama. Modul akan membahas tentang konsep dan pelaksanaan monitor-ring,dan pengendalian, evaluasi, penilaian kinerja Puskesmas dan pelaporan penyelenggaraan pelayanan kesehatan pertama di Puskesmas. Diharapkan dapat menguatkan kemampuan pimipinan Puskesmas dalam pengawasan



dan



penilaian



program.



Tujuan Pembelajaran A. Tujuan Pembelajaran Umum Memberikan pemahaman dan keterampilan dasar kepada para linatih dalam melakukan Monitoring dan pengendalian, evaluasi, penilaian kinerja dan pelaporan pelayanan kesehatan tingkat pertama dipuskesmas B. Tujuan Pembelajaran Khusus Memberikan pemahaman dan keterampilan dasar kepada para linatih, sehingga para linatih mampu: a. Menjelaskan pengertian monitoring, pengendalian dan evaluasi program/kegiatan. b. Menjelaskan perbedaan monitoring, pengendalian, dan evaluasi c. Menjelaskan fungsi monitoring, pengendalian dan evaluluasii program/kegiatan pelayanan kesehatan di Puskesmas. d. Merencanakan proses/ kegiatan monitoring, pengendalian dan evaluasi. e. Melaksanakan kegiatan monitoring dan evalusi program kegiatan pelayanan kesehatan di Puskesmas. f. Menjelaskan pengertian penilaian kinerja g. Menjelaskan fungsi dan proses penilaian kinerja h. Melaksanakan penilaian kinerja i. Menjelaskan pengertian pelaporan j. Membuat pelaporan kegiatan/program pelayanan kesehatan tingkat pertama di Puskesmas



Materi Pokok dan Sub Materi Pokok Modul ini terdiri dari 4 Materi Pokok,dan Sub Materi Pokok yang masing-masing akan dibahas lebih mendalam, sebagai berikut: A. Monitoring,dan Pengendalian







Konsep







Langkah – langkah pelaksanaan Monitoring dan Pengendalian



B. Evaluasi







Konsep







Langkah – langkah pelaksanaan evaluasi



C. Penilaian Kinerja







Identifikasi Permasalahan Kinerja







Menyusun Indikator Penilaian Kinerja







Monitoring dan Penilaian Kinerja







Faktor-Faktor Penunjang dan Penghamabat Kinerja







Sub Pokok Bahasan 5 Rencana Perbaikan Kinerja



D. Pelaporan







Konsep Pelaporan







Langkah – langkah penyusunan Pelaporan







Penyusunan Pelaporan Pelayanan Kesehatan Tingkat Pertama di Puskesmas



E. Alokasi Waktu:







Pembelajaran online:



- 7 hari pembelajaran mandiri teori dan referensi - 5 hari penugasan online







Pembelajaran tatap muka: 4JPL (setengah hari)







Kaji Banding: 4 hari







Tahap Implementasi: 90 hari berupa praktek lapang terintegrasi







dengan modul lainnya



II. URAIAN MATERI



POKOK MATERI I: MONITORING DAN PENGENDALIAN 1.1. Pendahuluan Untuk mencapai kinerja yang diharapkan, para manajer dan pemimpin Puskesmas perlu melakukan monitoring dan pengendalian terhadap proses pelaksanaan kegiatan pelayanan kesehatan masyarakat tingkat pertama di Puskesmas. Perencanaan, monitoring (dan pengendalian) dan evaluasi merupakan kegiatan yang berkaitan. Berdasarkan perencanaan yang telah disusun,serta lokakarya mini Puskesmas, pelaksanaan kegiatan perlu dimonitor dan dikendalikan agar selalu disiplin mengikuti rencana yang telah ditetapkan serta keputusan-keputusan dalam lokakarya mini. Perlu pula dilakukan monitoring terhadap perubahan lingkungan organisasi yang mungkin dapat mendasari perlunya dilakukan koreksi atau penyesuaian terhadap kegiatan yang sedang dilaksanakan (seperti misal



pemotongan anggaran, adanya perubahan pola penyakit akibat terjadinya wabah, adanya bencana alam, diberlakukanya aturan perundangan yang baru dsb).Hasil monitoring dan pengendalian harus dikemas dalam bentuk informasi yang jelas, lengkap dan mudah dipahami bagi semua yang terlibat dalam kegiatan (pimpinan sampai staf pelaksana/ pendukung) sehingga dapat dipakai untuk melakukan koreksi (bila diperlukan) atau penyesuaian kegiatan atau bahkan juga replaning. Monitoring dan pengendalian dilakukan terhadap kegiatan program atau pelayanan kesehatan yang sedang berjalan, sehingga koreksi (bia ditemukan penyimpangan) dapat dilaksanakan segera saat itu untuk lebih dapat menjamin pencapaian tujuan Puskesmas atau tujuan yang telah disesuaikan. 1.2. Pengertian monitoring dan pengendalian Monitoring adalah kegiatan untuk mengikuti suatu program dan pelaksanaanya secara mantap, teratur dan terus menerus dengan cara mendengar, melihat dan mengamati dan mencatat keadaan serta perkembangan program tersebut. Monitoring adalah upaya yang dilakukan secara rutin untuk mengidentifikasi pelaksanaan dari berbagai komponen program sebagaimana telah direncanakan, waktu pelaksanaan program sebagaimana telah dijadwalkan, dan kemajuan dalam mencapai tujuan program (UNESCO). Monitoring adalah suatu kegiatan untuk mengikuti perkembangan suatu program yang dilakukan secara mantap dan teratur serta terus menerus (Suherman, dkk.1988). Monitoring merupakan fungsi manajemen yang berkesinambungan yang mempunyai tujuan utama menyediakan umpan balik dan indikasi awal tentang bagaimana kegiatan-kegiatan dilaksanakan, perkembangan atau pencapaian kinerja dari waktu ke waktu serta pencapaian hasil yang diharapkan kepada manajer dan stakeholders. Monitoring melacak kinerja yang nyata terhadap apa yang direncanakan atau diharapkan dengan menggunakan standar yang telah ditetapkan sebelumnya. Monitoring meliputi kegiatan pengumpulan dan analisis data tentang proses dan hasil dari pelaksanaan program atau kegiatan dan memberikan rekomendasi untuk melakukan tindakan koreksi. Monitoring Pengendalian adalah tindak lanjut dari monitoring. Monitoring sebenarnya lebih ditekankan pada kegiatan mencermati proses pelaksanaan kegiatan serta adanya perubahan lingkungan organisasi. Hasil monitoring akan memberikan umpan balik, apakah kegiatan dapat berjalan semestinya, ataukah terjadi adanya penyimpangan dari yang direncanakan, atau bahkan perencanaan yang tidak tepat atau menjadi tidak tepat oleh adanya perubahan lingkungan. Hasil monitoring dipakai sebagai dasar tindakan manajemen, mulai dari penjaminan kegiatan tetap pada tracknya sampai pada tindakan koreksi dan/ atau penyesuaian.Pengertian inilah yang dilmaksud sebagai pengendalian, sehingga sering pengendalian tidak dapat dipisahkan atau bahkan sulit dibedakan dengan monitoring itu sendiri. Monitoring dan pengendalian adalah sebuah kesatuan kegiatan, yang sering juga disebut sebagai on-going evaluation atau former evaluation. 1.3. Fungsi monitoring dan pengendalian Adalah fungsi manajemen yang berkesinambungan untuk memberikan rekomendasi untuk melakukan tindakan koreksi kepada pimpinan puskesmas dan stakeholders lainnya. Bila kemudian tindakan koreksi dilakukan maka fungsi pengendalian akan terlaksana secara lengkap. Hasil monitoring dan pengendalian yang telah dianalisis dan diolah dapat dijadikan sebagai informasi yang dapat dipahami dengan mudah oleh manajer/stake holder (Pimpinan Puskesmas) untuk dasar pengambilan keputusan tindak lanjut, baik menyangkut kegiatan yang sedang berjalan maupun kegiatan yang akan datang. 1.4. Tujuan monitoring dan pengendalian



1. Menjamin kegiatan yang dilakukan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan, yang mencakup standar input (waktu, biaya, SDM, tehnologi, prosedur dll).



2. Memberikan



informasi kepada pengambil keputusan tentang adanya penyimpangan dan penyebabnya, sehingga dapat mengambil keputusan untuk melakukan koreksi pada pelaksanaan kegiatan atau program berkait, baik yang sedang berjalan maupun pengembangannya di masa mendatang.



3. Memberikan informasi/laporan kepada pengambil keputusan tentang adanya perubahan-perubahan lingkungan yang harus ditindak lanjuti dengan penyesuaian kegiatan.



4. Memberikan informasi tentang akuntabilitas pelaksanaan dan hasil kinerja program/kegiatan kepada pihak yang berkepentingan, secara kontinyu dan dari waktu ke waktu.



5. Informasi dari hasil monitoring dan pengendalian dapat menjadi dasar pengambilan keputusan yang tepat dan akuntabel, untuk menjamin pencapaian hasil/tujuan yang lebih baik, efektif dan lebih efisien dalam penggunaan sumberdaya. Adapun tujuan yang lain dari pelaksanaan monitoring dan pengendalian adalah:







Pembelajaran untuk mengetahui mengapa program kegiatan dapat terlaksana dengan baik atau tidak baik,,apa penyebab yang mempengaruhinya serta bagaimana koreksi dapat dilakukan.







Untuk melakukan verifikasi dan meningkatkan kualitas manajemen program, untuk mengidentifikasi strategi yang berhasil dalam rangka ekstensi/ekspansi dan replikasi.







Untuk memodifikasi strategi yang kurang berhasil.







Untuk mengukur keberhasilan dan manfaat suatu intervensi.







Untuk memberi informasi kepada stakeholders agar stakeholders dapat menyebutkan hasil dan kualitas program.







Untuk memberikan justifikasi atau validasi kepada donor, mitra atau konstituen yang berkepentingan.



1.5. Langkah-langkah monitoring dan pengendalian Langkah utama monitoring dan evaluasi adalah sebagai berikut:



1. Menetapkan standar dan indikator untuk menilai proses pelaksanaan program/ kegiatan. Standar biasa mencakup semua input yang digunakan (dana, meteri/bahan, cara atau metode, SDM, Prosedur, Tehnologi dll).



2. Mengumpulkan data dan melakukan investigasi kinerja (pengamatan) dari pelaksanaan kegiatan/ proses kegiatan yang dipilih untuk dibandingkan dengan standar/indikator (baik kualitatif maupun kuantitatif) yang telah ditentukan.



3. Mengamati perubahan lingkungan dan mengumpulkan data untuk pengkajian pengaruh lingkungan tersebut terhadap kegiatan yang sedang dilaksanakan.



4. Pengolahan, analisis data dan sistesis hasil. Data yang dikumpulkan (termasuk perubahan lingkungan) diolah dan dianalisis untuk membuat penilaian dan kesimpulan tentang proses pelaksanaan kegiatan. Hasil analisis dan kesimpulan akan digunakan lebih lanjut untuk perumusan rekomendasi tindak lanjut.



5. Pengambil keputusan melakukan tindakan (termasuk koreksi dn penyesesuai kegiatan, maupun perencanaan ulang).



6. Menyampaikan semua hasil monitoring, pengendalian dan tindak lanjut kepada pihak yang berkepentingan sebagai wujud akuntabilitas dan proses pengambilan keputusan lebih lanjut.



Pengendalian berbeda dengan monitoring hanya pada kewenangan dari manajer untuk langsung melakukan intervensi ketika hasil monitoring tidak sesuai dengan standar yang telah ditetapkan. Jadi pengendalian adalah kegiatan monitoring ditambah dengan tindakan intervensi yang dilakukan oleh manajer (pengendali/ superisor/ pelaksana monitoring). Perbedaan monitoring dan evaluasi ada pada tabel di bawah ini: Table 1. Characteristics of Monitoring and Evaluation



Monitoring



Evaluation



Continuous



Periodic: at important milestones such as the midterm of programme implementation; at the end or a substantial period after programme conclusion



Keepstrack; oversight;



In-depth analysis; Compares



analyses and documents



planned with actual



progress



achievements



Focuses on inputs, activities,



Focuses on outputs in relation



outputs, implementation



to inputs; results in relation to



processes, continued



cost; processes used to



relevance, likely results at



achieve results; overall



outcome level



relevance; impact; and sustainability



Answers what activities were



Answers why and how results



implemented and results



were achieved. Contributes to



achieve



building theories and models for change



Alerts managers to problems



Provides managers with



and provides options for



strategy and policy options



corrective actions Self-assessment by



Internal and/or external



programme managers,



analysis by programme



supervisors, community



managers, supervisors,



stakeholders, and donors



community stakeholders, donors, and/or external evaluators



Sources: UNICEF, 1991. WFP, May 2000. Monitoring, pengendalian dan evaluasi merupakan alat manajemen untuk memberikan informasi kepada pengambil keputusan dan menunjukkan akuntabilatas program atau kegiatan. Evaluasi bukan pengganti monitoring dan pengendalian, demikian sebaliknya monitoring dan pengendalian tidak bisa menggantikan evaluasi. Data yang dihasilkan secara sistematis pada waktu kegiatan monitoring sangat menentukan keberhasilan evaluasi



SEKARANG SAYA TAHU 2.1. Yang dimaksud dengan monitoring adalah upaya yang dilakukan secara rutin untuk mengidentifikasi pelaksanaan dari berbagai komponen program sebagaimana telah direncanakan, waktu pelaksanaan program sebagaimana telah dijadwalkan, dan kemajuan dalam mencapai tujuan program (UNESCO) . 2.2. Yang dimaksud, pengendalian adalah tindakan manajemen, mulai dari penjaminan kegiatan tetap pada tracknya sampai pada tindakan koreksi dan/atau penyesuaian pelaksanaan program berdasarkan hasil monitoring (temuan adanya penyimpangan). 2.3. Fungsi monitpring dan pengendalian adalah fungsi manajemen yang berkesinambungan untuk memberikan rekomendasi untuk melakukan tindakan koreksi kepada pimpinan puskesmas dan stakeholders lainnya. Bila kemudian tindakan koreksi dilakukan maka fungsi pengendalian akan terlaksana secara lengkap. 2.4. Tujuan monitoring dan pengendalian adalah untuk menjamin agar kegiatan program dapat dilaksanakan sesuai rencana dan dapat disesuaikan dengan perubahan lingkungan organisasi agar Tujuan organisasi dapat dicapai secara efektif dan efisien 2.5. Langkah-langkah pelaksanaan monitoring dan pengendalian adalah 1. Menetapkan standar dan indikator untuk menilai proses pelaksanaan program/ kegiatan 2. Mengumpulkan data dan melakukan investigasi kinerja dari pelaksanaan kegiatan 3. Mengamati perubahan lingkungan serta pengaruhnya terhadap kegiatan program 4. Pengolahan dan analisis data serta sisteis hasil untuk perumusan tindak lanjut/ intervensi 5. Pengambilan keputusan dan melakukan tindakan (termasuk koreksi dn penyesesuai kegiatan, maupun perencanaan ulang) 6. Akuntabilitas pelaksanaan program kepada stakeholder 3. BAHAN DISKUSI 1. Apakah yang dimaksud dengan monitoring dan pengendalian itu? Kegiatan manakah yang sebenarnya bisa dimasukkan sebagai monitoring dan kegiatan manakah sebagai pengendalian. Dapatkah Monitoring dan pengendalian dipisah-pisahkan? 2. Apakah monitoring dan pengendalian pelayanan kesehatan tingkat pertama di Puskesmas sudah dilaksanakan dengan benar sesuai langkah-lankah monitoring dan pengendalian ? 3. Identifikasikan jenis-jenis tindakan apa sajakah yang sudah pernah dilakukan berdasarkan hasil monitoring dan pengendalian itu? 4. TUGAS 1. Buatlah resume/ ringkasan pokok materi monitoring dan pengendalian dengan minimal 300 karakter/ kata! 2. Pilihlah salah satu kegiatan yang dilaksanakan di Puskesmas anda (apa saja yang terkait dengan MDGs), yang paling anda anggap tidak berhasil. Buatlah rancangan monitoring dan pengendalian pada kegiatan yang anda pilih tersebut. Implementasikan rancangan yang telah anda buat tersebut, termasuk melakukan tindakan koreksi. Rancangan yang telah anda buat akan dipaparkan dan didiskusikan pada pertemuan tahap 2 (Tatap Muka). 5. TES AKHIR MODUL 1. Monitoring merupakan salah satu metode pengawasan, yang dilakukan secara: a. Periodik pada waktu2 yang dianggap penting, seperti midterm atau akhir program b. Kontinyu selama program dilaksanakan c. Hanya bila manajemen menganggap perlu d. Bila memang tersedia dana



2. Bila kita ingin menilai apakah terdapat penyimpangan dalam proses pelaksanan kegiatan maka yang paling tepat kita lakukan adalah: a. b. c. d. Studi khusus



Monitoring Pengendalian Evaluasi



3. Menjamin kegiatan yang dilakukan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan, yang mencakup standar input (waktu, biaya, SDM, tehnologi, prosedur dll),merupakan salah satu tujuan dari: a. b. c. d. Evaluasi program



Penilaian Monitoring



kinerja Pengendalian



4. Memberikan informasi/laporan kepada pengambil keputusan tentang adanya perubahanperubahan lingkungan yang harus ditindak lanjuti dengan penyesuaian kegiatan, merupakan salah satu kegiatan dari: a. b. c. d. Evaluasi program



Penilaian



kinerja Monitoring Pengendalian



5. Tindakan koreksi terhadap penyimpangan penggunaan input, paling tepat dilakukan pada kegiatan: a. b. c. d. Studi khusus



Monitoring Pengendalian Evaluasi



6. Perbaikan proses atau prosedur pelaksanaan kegiatan yang dianggap menyimpang atau tidak tepat,sebaiknya dilakukan dari hasil: a. b. c. d. Studi kasus



Monitoring Pengendalian Evaluasi



6. POKOK MATERI II: EVALUASI PELAYANAN KESEHATAN TINGKAT PERTAMA DI PUSKESMAS 6.I Pendahuluan Untuk mencapai dan menilai kinerja yang diharapkan, manajer dan pemimpin pada organisasi di sektor kesehatan (termasuk Puskesmas) perlu melakukan evaluasi terhadap penyelenggaraan pelayanan kesehatan maupun program-program kesehatan. Perencanaan, monitoring dan evaluasi merupakan kegiatan yang berkaitan. Evaluasi perlu dilakukan terhadap setiap fungsi manajemen yang dilakukan, mulai dari perencanaan, penggerakan dan pengorganisasian, serta pengawasan. Selain itu evaluasi juga perlu dilakukan pada setiap tahap dalam proses manajemen, mulai dari input, proses, output, outcome dan dampak. kegiatan/program, Tidak kalah pentingnya evaluasi juga harus dilakukan pada akhir kegiatan untuk menilai pencapaian tujuan atau target suatu program atau kegiatan pelayanan. Hasil evaluasi selain digunakan untuk melakukan koreksi terhadap kegiatan atau program pelayanan



yang sedang berjalan, juga digunakan untuk melakukan perencanaan pengembangan program dan kegiatan di waktu mendatang. 6.2 Pengertian Evaluasi Evaluasi merupakan kegiatan yang terikat dengan waktu untuk mengkaji secara sistematis dan objektif, relevansi, kinerja, dan keberhasilan dari program yang sedang berjalan atau program yang telah selesai. Evaluasi dilakukan secara selektif untuk menjawab pertanyaan spesifik, yang akan dijadikan pedoman bagi pengambil keputusan atau manajer, serta untuk menyediakan informasi apakah asumsi atau teori yang melatar belakangi suatu program adalah valid, apakah program berhasil atau tidak berhasil dan mengapa. Evaluasi biasanya bertujuan untuk memastikan atau menilai apakah suatu program itu relevan, dirancang dengan baik, efisien, efektif, memberi dampak positif, dan dapat berkesinambungan (sustain), atau bahkan dikembangkan 6.3 Tujuan utama evaluasi adalah: 1. Memberikan informasi kepada pengambil keputusan tentang kebijakan, strategi dan pelaksanaan program atau kegiatan berkait dengan intervensi program yang sedang berjalan maupun intervensi di masa mendatang. 2. Menunjukkan akuntabilitas pelaksanaan dan hasil kinerja program/kegiatan kepada pihak yang berkepentingan. Memperhatian pengertian dan tujuan diatas, maka evaluasi perlu dilakukan pada setiap fungsi manajemen, untuk menjamin suatu kegiatan benar-benar dibutuhkan serta tepat untuk mencapai tujuan secara efektif dan efisien.



6.4 Tipe-Tipe 1. Menurut tahapan pelaksanaan kegiatan/ program:



Evaluasi







Evaluasi pada perencanaan atau ketika kegiatan belum dilaksanakan (feedforward evaluation)







Evaluasi pada kegiatan yang sedang berjalan atau pada proses pelaksanaan kegiatan (Concurrent Evaluation)







Evaluasi setelah kegiatan selesai dilaksanakan atau sering disebut sebagai evaluasi akhir kegiatan/ program (feedback evaluation)



2. Menurut criteria kegiatan/ program







Evaluasi input, yaitu dilakukan pada semua input yang digunakan dalam kegiatan/ program seperti modal, sarana dan prasaran, SDM, dana, tehnologi, procedure, dll







Evaluasi proses yang dilaksanakan pada proses pelaksanaan kegiatan, missal ketaatan waktu pelaksana an, ketaatan pada SOP atau procedure, hambatan2 yang ditemukan dll







Evaluasi output yang dilaksanakan pada hasil kegiatan, seperti cakupan program, kualitas pelayanan dan kepuasan pelanggan dll







Evaluasi outcame yang dilakukan pada akibat lebih lanjut dari pencapaian output, misalnya penurunan kasus malaria, menurunnya kasus komplikasi pada kehamilan dan persalinan dll







Evaluasi Impact, yang dilakukan pada dampak terjadi atau tercapainya outcome, misalnya tingkat kesehatan penduduk meningkat, turunnya KI dan AKB dst



6.5 Tahapaan Proses Proses evaluasi biasanya terdiri dari paling sedikit 5 (lima) tahap yaitu:



Evaluasi



1. Penetapan indicator pengukuran dan standar pelaksanaan kegiatan, biasanya sudah dilaksanakan pada dengan perencanaan kegiatan



2. Penentuan pengukuran pelaksanaan kegiatan 3. Pengukuran pelaksanaan kegiatan nyata (riel) 4. Pembandingan hasil ukur dengan standar 5. Merancang dan melakukan tindakan koreksi, bila memang diperlukan Terdapat sementara ahli yang menambahkan tahap identifikasi penyebab penyimpangan yang terjadi, yang menjawab mengapa penyimpangan harus terjadi. Identifikasi penyebab akan sangat penting dan diperlukan dalam merancang tindakan koreksi. Ad. 1 Penetapan indicator dan standar Tahap pertama dalam evaluasi adalah penetapan indilator dan standar.Indikator adalah penunjuk evaluasi sedang standar adalah suatu satuan pengukuran yang dapat digunakan sebagai patokan untuk menilai kegiatan atau hasil-hasil kegiatan. Pada umumnya penetapan indicator dan standar evaluasi telah ditetapkan bersamaan dengan proses perencanaan. Tujuan, sasaran, kuota, dan target pelaksanaan dapat digunakan sebagai standar evaluasi. Bentuk standar yang lebih khusus antara lain target cakupan sasaran, target penurunan AKI dan AKB, Pencapaian standar kualitas ANC dll. Tiga bentuk standar yang sering dipakai adalah:







Standar phisik, misalnya cakupan program, kualitas pelayanan, kepuasan pelanggan dll







Standar moneter adalah biaya per satuan produk atau sasaran program/kegiatan. Standar biaya pemulihan balita gizi buruk, standar biaya ANC dll







Standar waktu, penetapan waktu ideal untuk menyelesai kan kegiatan tertentu atau untuk pencapaian tujuan tertentu.



Ad.2 Penentuan pengukuran pelaksanaan kegiatan Penentuan pengukuran pelaksanaan kegiatan yang tepat akan meningkatkan kehandalan evaluasi. Beberapa pertanyaan penting berikut dapat dipakai sebagai penuntun tahap ini, yaitu:







Berapa kali pelaksanaan pengukuran indicator evaluasi harus dilakukan, missal sekali, bulanan, tahunan dll







Dalam bentuk apa pengukuran akan dilakukan, dalam bentuk tulisan, menginpeksi visual (pengamatan), menghitung, menimbang dll







Siapa yang akan terlibat dalam pelaksanaan evaluasi ? manajer saja atau tim evaluasi dsb







Seberapa mudahkah pengukuran dapat dilakukan, hasil nya dapat diolah dan dianalisa, dengan biaya yang “relative” murah



Ad. 3 Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan Pengukuran pelaksanaan dan kinerja kegiatan/program harus dilakukan untuk dapat melakukan evaluasi kegiatan/ program. Beberapa cara untuk melakukan pengukuran pelaksanaan atau hasil pelaksanaan kegiatan adalah:



• Pengamatan (observasi) • Laporan, baik lisan maupun tertulis • Mertode-metode otomatis • Inspeksi dan pengujian (test), termasuk menghitung, menimbang, mengukur waktu dll • Penelitian atau survai sampel Ad. 4 Pembandingan hasil pengukuran dengan standar serta analisa penyimpangan Tahap kritis dari proses evaluasi adalah pembandingan hasil pengukuran (pealaksanaan atau hasil pelaksanaan) kegiatan yang nyata dengan yang direncanakan atau dengan standar yang ditetapkan. Walaupun tahap ini paling mudah tetapi kompleksitas dapat terjadi pada saat menginterprestasi adanya penyimpangan.Titik kritis yang penting lainnya adalah ketika mencari jawaban mengapa penyimpangan terjadi, yang berarti mencari penyebab terjadinya penyimpangan. Ad. 5. Pengambilan Tindakan Koreksi Bila diperlukan Tahap ini adalah pengambilan keputusan untuk melakukan intervensi (koreksi), merancang tindakan koreksi berdasarkan temuan penyebab penyimpangan serta melaksanakan intervensi/tindakan koreksi. Tindakan koreksi mungkin berupa: • Mengubah standar - Memperbaiki prosedur, tehnologi, metode dalam pelaksanaan kegiatan • Menggantii kegiatan dengan • Menambah sarana • Mengubah waktu pelaksanaan kegiatan dll



kegiatan dan



lain



yang lebih prasarana



akuntabel kegiatan



6.6 Kegunaan dan Pentingnya Evaluasi Kegunaan terpenting dari evaluasi adalah untuk menjamin agar kegiat an yang dialaksanakan dapat mencapai tujuan yang telah direncana kan atau ditetapkan.Selain itu juga untuk mengetahui bahwa kegiatan yang dilakukan adalah tepat sasaran, metode, waktu, biaya dll. Adapun kegunaan yang lain dari pelaksanaan evaluasi adalah: • Pembelajaran untuk mengetahui mengapa program berhasil atau tidak berhasil:



- Untuk melakukan verifikasi dan meningkatkan kualitas dan manajemen program. - Untuk mengidentifikasi strategi yang berhasil dalam rangka ekstensi/ekspansi dan replikasi. • Untuk memodifikasi atau memperbaiki strategi yang kurang berhasil. • Untuk mengukur keberhasilan dan manfaat suatu intervensi. • Untuk memberi informasi kepada stakeholders agar stakeholders dapat menyebutkan hasil dan kualitas program. • Untuk memberikan justifikasi atau validasi kepada donor, mitra atau konstituen yang berkepentingan. a. Merancang Proses Evaluasi Mengacu kepada William H Newman, prosedur perancangan evaluasi terdiri dari 5 langkah dasar, yaitu: • Merumuskan hasil yang diinginkan menajer harus merumuskan hasil yang akan dicapai dengan sejelas mungkin. Misalnya meningkatkan kualitas ANC sesuai standar mutu Depkes RI, Menurunkan angka kematian ibu sebesar 10 persen selama 2 tahun, Meningkatkan cakupan pelayanan ibu hamil risti hingga 100 % selama 3 tahun, Rujukan kasus balita gizi buruk mencapai 100 % pada setiap tahunnya, SOP penangan kegawat daruratan ibu bersalin yang ditetapkan secara rinci dan jelas dll. Agar dapat dengan mudah di evaluasi maka semua kegiatan dan tujuan/sasaran kegiatan dengan mengacu kepada SMART, yaitu Spesifik, Measurable, Apropriate, Realistik dan Timebound. Selain itu hasil yang diinginkan harus dihubungkan dengan individu yang bertanggung jawab • Menetapkan penunjuk (indicator atau predictor) hasil Tujuan evaluasi sebelum dan selama kegiatan dilaksanakan adalah agar manajer dapat mengatasi atau memperbaiki adanya penyimpangan.Sedang pada evaluasi akhir berkaitan dengan perencanaan kegiatan dan pengembangannya di masa datang.Tugas penting manajer adalah merancang program eva luasi untuk menemukan sejumlah indicator yang terpercaya sebagai penunjuk apakah penyimpangan terjadi sehingga perlu tindakan koreksi. Beberapa hal yang dapat membantu manajer memperkirakan apakah hasil yang diinginkan tercapai atau tidak adalah: a. Pengukuran masukan/input b. Pengukuran hasil kegiatan pada tahap permulaan c. Gejala-gejala adanya penyimpangan dan identifikasi penyebab d. Perubahan dalam kondisi yang diasumsikan (termasuk perubahan lingkungan) e. Pengukuran hasil akhir dari sebuah kegiatan/program: - Menetapkan standar penunjuk dan hasil untuk dapat menilai apakah pelaksanaan suatu kegiatan dan hasilnya menyimpang dari rencana yang ditetapkan serta seberapa besarkah penyimpangan terjadi, sehingga focus perhatian manajer terhadap kejadian penyimpangan menjadi tepat • Menetapkan jaringan informasi dan umpan balik - Langkah berikutnya adalah menetapkan sarana untuk mnegumpulkan data dan informasi penunjuk (indicator) dan memandingkan nya dengan standar. - Jejaring informasi dibangun mulai dari siapa mengumpulkan data, mengukur kegiatan, siapa mengolah dan menganalisis data menjadi informasi hasil evaluasi, bagaimana metode pengumpulan data dan pengolahan dilakukan, kepada siapa informasi dilaporkan. Jejarng informasi dianggap baik bila tidak hanya keatas tetapi juga kesamping dan kebawah, yaitu kepada siapa yang akan melaksanakan tindakan koreksi. Pengambil keputusan tentang koreksi dilakukan oleh manajer atas tetapi pelaksanaan koreksi adalah staf.Selain itu jejaring



informasi harus cukup efisien untuk menyediakan informasi balik yang relevan kepada personalia/petugas kunci yang memerlukannya. • Menilai Informasi (hasil evaluasi) dan mengambil tindakan koreksi Menilai informasi dan mengambil keputusan untuk tindakan koreksi atau perbaikan.Setelah hasil evaluasi diperoleh maka dibandingkan dengan standard dan penentuan apakah koreksi/ intervensi perlu dilakukan.Apa bila yam aka rekomendasi koreksi disusun dan kemudian dilaksanakan. - Informasi tentang temuan penyimpangan dari standar harus dievaluasi terlebih dahulu, sebelum tindakan koreksi alternative dikembangkan, dievaluasi/dinilai dan diimplementasikan.



b. Perancangan proses evaluasi pada program pokok Puskesmas Kegiatan pelayanan kesehatan yang diselenggarakan Puskes mas sering terlalu banyak sehingga dalam kebutuhan tertentu, evaluasi dilakukan pada program pokok Puskesmas, yaitu upaya kesehatan wajib seperti yang dimaksud oleh Permenkes RI No. 128 tahun 2004, seperti Program Kesehatan Ibu dan Anak (KIA), Program Pemberantasan Penyakit (P2), Program Gizi, Kesehatan Lingkungan dll. 7. SEKARANG SAYA TAHU 1. Evaluasi adalah kegiatan yang terikat dengan waktu untuk mengkaji secara sistematis dan objektif, relevansi, kinerja, dan keberhasilan dari program yang sedang berjalan atau program yang telah selesai. 2. Tujuan evaluasi adalah memberikan informasi kepada pengambil keputusan tentang kebijakan, strategi dan pelaksanaan program berkait dengan intervensi program yang sedang berjalan maupun di masa mendatang. Menunjukkan akuntabilitas pelaksanaan dan hasil kinerja program/ kegiatan kepada pihak yang berkepentingan 3. Tipe-tipe Evaluasi Menurut tahapan pelaksanaan kegiatan/ program yaitu pada perencanaan (feedforward evaluation), kegiatan yang sedang berjalan/ proses pelaksanaan kegiatan (Concurrent Evaluation) dan setelah kegiatan selesai dilaksanakan (feedback evaluation). Menurut criteria kegiatan program yaitu evaluasi input, evaluasi proses, evaluasi ourput, evaluasi



outcome dan 4. 5 tahap proses evaluasi adalah :



evaluasi



impact.



• Penetapan indicator pengukuran dan standar pelaksanaan kegiatan, • Penentuan pengukuran pelaksanaan kegiatan • Pengukuran pelaksanaan kegiatan nyata • Pembandingan hasil ukur dengan standar • Merancang dan melakukan tindakan koreksi, bila diperlukan 5. Kegunaan dan pentingnya evaluasi adalah untuk menjamin agar kegiatan yang dialaksanakan dapat mencapai tujuan yang telah direncanakan.Selain itu juga untuk mengetahui bahwa kegiatan yang dilakukan adalah tepat sasaran, metode, waktu, biaya dll. Selain itu untuk pembelajaran, verivikasi dan meningkatkan kualitas manajemen program, mengidentifikasi strategi yang berhasil dalam rangka ekstensifikasi/ekspansi dan replikasi, memodifikasi atau memperbaiki strategi yang kurang berhasil, mengukur keberhasilan dan manfaat suatu intervensi, memberi informasi kepada stakeholders dan justifikasi atau validasi kepada donor, mitra atau konstituen yang berkepentingan. 6. Cara merancang proses evaluasi adalah: • Merumuskan hasil yang diinginkan menajer • Menetapkan penunjuk (indicator atau predictor) hasil • Menetapkan standar penunjuk dan hasil untuk dapat menilai apakah pelaksanaan suatu kegiatan dan hasilnya menyimpang dari rencana yang ditetapkan • Menetapkan jaringan informasi dan umpan balik - Menetapkan sarana untuk mnegumpulkan data dan informasi penunjuk (indicator) dan memandingkan nya dengan standar. - Membangun jejaring informasi • Menilai Informasi (hasil evaluasi) dan mengambil tindakan koreksi 8. BAHAN DISKUSI



1. Apakah yang dimaksudkan dengan evaluasi? dan berikan contoh bagaimana bentuk pelaksanaan evaluasi di Puskesmas?



2. Menurut anda perlukah evaluasi tahunan dilakukan pada seluruh kegiatan pelayanan kesehatan pertama di Puskesmas? Jelaskan dan berikan alasannya,



3. Menurut anda apakah evaluasi perlu dilakukan pada pengelo laan sarana dan prasarana Puskesmas? Jelaskan alasannya



4. Bagaimanakah merancang evaluasi, apa saja langkah-langkah yang harus dilakukan serta apakah pengertian dari setiap langkah yang dilakukan tersebut? 9. TUGAS



1. Buatlah ringkasan/ resume pokok materi Evaluasi,dengan minimal 300 karakter/ Kata!



2. Apakah yang dimaksud dengan evaluasi itu? Apakah evaluasi pelayanan kesehatan tingkat pertama di Puskesmas anda sudah dilaksanakan dengan benar sesuai langkah-lankah evaluasi?



3. Jenis tindakan apa sajakah yang yang sudah dilakukan berdasarkan hasil evaluasi itu? Sesuai dengan teori dan konsep yang sudah anda pelajari maka lakukan analisis apakah kegiatan evaluasi pelayanan kesehata tingkat pertama di Puskesmas sudah dilaksanakan dengan baik, sesuai dengan rencana yang ditetapkan. Mulai dari penetapan indicator, standar, pengukuran kegiatan dan hasilnya sampai kepada rekomendasi tindakanperbaikan pelayanan kesehatan tingkat pertama di Puskesmas.



4. Pilihlah salah satu kegiatan yang dilaksanakan di Puskesmas anda (apa saja yang terkait dengan MDG’S), yang paling anda anggap tidak berhasil. Buatlah rancangan Eevaluasi pada kegiatan yang anda pilih tersebut. Pilihlah kegiatan yang sederhana dan skop nya sempit, misalnya pelacakan ibu hamil risti. Rancangan evaluasi akan didiskusikan pada pertemuan tahap 2 (tatap muka).