Night Audit [PDF]

Citation preview

Sebagai Night Auditor - Seseorang yang bertugas meneliti hasil posting revenue semua shift pada hari yang sama. Hasil posting harus balance antara system serta bukti fisik. Night Auditor bisa dari bagian Accounting Departement ataupun Front Office Departement, tinggal kebijakan management untuk segi penempatan. Melakukan close cashier pada malam hari setelah semua diteliti. Menjalankan pergantian hari pada system atau sering di sebut running system. Menyusun laporan revenue harian untuk dilaporkan terhadap management. Job



Desk



Night



Auditor



:



1. Mengumpulkan laporan-laporan per kasir masing-masing outlet. Untuk dilakukan check balance kan antara system dengan bukti posting fisik. Check metode pembayarannya. Memastikan bahwa bill keeluruhan sudah close / balace antara posting revenue dan payment. 2. Print keseluruhan report EDC machine dan dicocokan dengan sale draft. Setelah semua balance, melakukan settlement transaction pada EDC keseluruhan. 3. Check revenue yang akan dijalankan agar tidak terjadi rebate dikemudian hari. Memastikan bahwa revenue yang dijalankan sesuai dengan payment guarantee. 4. Memback up data daily revenue pada system, Melakukan Night Audit running. 5. Membuat laporan hasil running harian. Berupa : Daily Room Revenue, Outlet Discount, Comparison with Other. Untuk dilaporkan kepada management. Serta memberikan bukti fisik posting revenue kepada Income Auditor untuk disimpan.



JENIS LAPORAN AUDIT MALAM Laporan - laporan yang dibuat oleh Night Audit ditujukan kepada : a. General ¨ ¨ ¨ Expected ¨ VIP ¨ House Use / Complimentary List b. Controller ¨ ¨ ¨ VIP ¨ House ¨ Room ¨ Market ¨ Room ¨ Room ¨ Variance/Report No Rates



Daily Forecast in



Daily Expected in



Rate



arrival/VIP House



House Use Revenue Segmen Checking Charges



Manager Report Report Arrival List



Report arrival List /Complimentary Report Report Report Posted



c. Sales and ¨ ¨ Expected ¨ Source ¨ Geograpical ¨ ¨ No Show Report d. Food ¨ ¨ ¨ ¨ ¨ Departure List e. Rooms ¨ ¨ ¨ ¨ ¨ Departure List



Marketing Daily



(Director



of



arrival/VIP Booking Origin of Booking of



&



Beverage



arrival/VIP House



Manager Report Report Arrival List



arrival/VIP House



Division Report Report Arrival List



Daily Forecast Expected VIP



in



Daily Forecast Expected VIP



in



f. Front Office / Reservation ¨ Daily ¨ Room Forecast ¨ Expected arrival/VIP ¨ House Use / Complimentary ¨ Vacant Room ¨ No Show ¨ Source of Booking ¨ Geograpical Origin of ¨ Occupancy ¨ Suite Blocking Chart



JOB DESCRIPTION Night Jabatan : Bertanggung jawab Departemen Daerah kerja : Hotel Area Tugas Pokok



duty Night kepada



Duty :



Room :



Sales) Report Arrival Report Business Report



Division



Manager Report Report Arrival Report Report Report Report Business Analysis



manager Manager Manager FO



1.



Koordinasi seluruh kegiatan operasional hotel pada malam hari.



2.



Mengawasi jalannya operasional hotel secara keseluruhan pada malam hari.



Tanggung Jawab 1. Menjaga agar pelayanan tamu, seluruh operasional berjalan dengan baik pada malam hari. 2.



Menangani masalah tamu sakit dan memerlukan dokter.



3.



Menangani masalah kehilangan bagian tamu.



4.



Menyelesaikan keluhan tamu yang timbul karena pelayanan dan fasilitas hotel.



5.



Mengontrol, menegur, dan mengarahkan karyawan yang tidak disiplin.



6.



Melaporkan kerusakan peralatan dan fasilitas hotel kepada repair & maintenance.



7. baik.



Memberikan usulan atau saran kepada manajemen agar pelayanan di hotel lebih



8.



Koordinasi dalam pengamanan hotel dan tamu dari bahaya kebakaran.



9.



Membantu tamu dengan grand master key karena kunci tamu tertinggal di kamar.



10.



Membuat laporan kejadian selama dinas di malam hari.



11.



Bekerja sama dengan staff travel dan rumah sakit demi pelayanan tamu.



Langkah - langkah kerja yang dilakukan oleh Audit Malam adalah : (SOP) -Melengkapi semua posting masuk -Memperbaiki perbedaan status kamar sehingga tidak ada kesalahan -Melakukan balancing (membuat jumlah yang sama antara debet dan kredit) pada semua outlet yang melakukan transaksi dengan tamu -Melihat kebenaran harga kamar yang diposting ke dalam kamar -Memposting harga kamar ditambah pajak -Mempersiapkan laporan harian -Mencatat pembayaran uang muka -Membuat back-up laporan -Mendistribusikan laporan ke bagian yang bersangkutan



Sabtu, 30 Oktober 2010 Melaksanakan Audit Malam MELAKSANAKAN AUDIT MALAM FUNGSI AUDIT MALAM Hotel selalu beroperasi biarpun hari besar atau hari libur, karena hotel harus beroperasi tetap selama 24 jam sehari, tujuh hari seminggu. Dan selama itu pula bagian akunting mencatat data transaksi tamu seakurat dan selengkap mungkin. Tetapi orang selalu bisa salah. Maka diadakanlah bagian audit. Memperbaiki kesalahan merupakan fungsi dari audit, khususnya yang bekerja pada malam hari sebelum hotel tutup buku pada tanggal itu. Fungsi Night Audit (Audit Malam) adalah : 



Mencek benar tidaknya posting - posting yang masuk, baik yang menyangkut account tamu maupun yang bukan tamu 



Membalancing (membuat debet & kredit nol) semua kantor depan







Menyelesaikan masalah perbedaan status kamar







Memonitor batas kreadit tamu. Bila over segera menginformasikan kepada Credit Department 



Membuat laporan untuk memanajemen dan departemen lain



Peranan Night Audit adalah memperbaiki dan melengkapi semua posting dan transaksi yang salah masuk sebelum hotel tutup buku pada hari itu. Karena itu, mereka secara rinci mencek setiap transaksi untuk mencari kesalahannya. Audit malam harus sudah terbiasa dengan sumber sumber transaksi dan sistem pembayaran yang berlaku di kantor depan. Night Audit juga menghitung jumlah keuntungan dari perolehan kamar, mencari rata - rata tingkat hunian kamar dan standar operasional lainnya yang sesuai dengan data statistik. Petugas ini juga harus menyiapkan ringkasan uang cash harian (daily summery of cash), cek dan kegiatan pemakaian kartu kredit. Audit malam bekerja di kantor bagian belakang (back office) pada kantor depan. Menyatakan tutup buku pada hari itu (Establishing an End of Day) adalah tugas akhir dari audit malam setelah semua pemeriksaan posting, transaksi dan kesalahan - kesalahan akunting lainnya diperbaiki dan telah mencapai balance (sero). Petugas ini bekerja dari jam sebelas malam hingga tujuh pagi. Yang dimaksud tutup buku adalah menutup semua transaksi yang terjadi pada hari itu lalu dibuatkan laporannya. Selama proses end of day, tidak boleh ada transaksi yang posting. Bila ada juga, accountnya akan masuk pada hari/tanggal berikutnya. Dokumen transaksi dapat digunakan sebagai alat untuk mencek silang posting. Hal ini dikenal dengan istilah Cross Referencing. Hotel akan memasukkan transaksi tamu berdasarkan dokumen yang ada, misalnya apakah pembayaran itu melalui cash, charge atau paid out.



Rumusan Audit Posting adalah sebagai berikut : Jumlah tagihan sebelumnya ditambah dengan debet dikurangi kredit sama dengan jumlah tagihan baru. Atau dengan kata lain : PB + DR - CR = NOB. Operasional Audit Malam dapat dilakukan secara manual, mekanikal,atau elektronik. Di dalam sistem manual (non-automated), diperlukan empat formulir untuk menyelesaikan pekerjaan audit. Keempat form tersebut adalah : Traskrip suplemen dan harian (Daily and supplemental transcript), Folio dari tamu maupun yang bukan tamu(Guest and non-guest folios), Lembaran Uang Tunai Kantor Depan (Front Office Cahs Sheet), Lembaran Rekapitulasi audit (Audit recapitulation sheet). Audit dengan sistem semi otomatis menggunakan mesin elektronik mekanik, laporannya menggunakan D Card. Sedangkan audit dalam sistem komputer sepenuhnya, semua data masuk yang salah langsung dibetulkan di sistem. Hasilnya tinggal di print/cetak sesuai kebutuhan.



A. Laporan & Catatan di Front Office. Pelaporan merupakan salah satu kegiatan manajemen di kantor depan hotel, yaitu fungsi pengawasan, pelaporan ini adalah mencatat/ mendata kegiatan dan menyebarluaskan informasi tentang kegiatan /peristiwa yang telah dilakukan maupun yang akan dilakukan. Laporan yang dibuat oleh KDH akan disebarluaskan kebagian lain. Agar laporan ini dapat dengan mudah dibaca dan dimengerti maka format-format yang digunakan sesuai dengan kebutuhan hotel. Laporan yang dibuat oleh Front Office adalah merupakan pertanggungjawaban serta merupakan kegiatan koordinasi pelayanan terhadap departemen lain. Adapun kegunaan pelaporan ini adalah sebagai dasar manajemen untuk membuat kebijakan yang akan datang. Departemen atau bagian yang memerlukan laporan dari Front Office yaitu: General Manager, Excecutive Assistant Manager, Rooms Division Manager, FOM, FB Manager, Sales & Marketing Manager, Accounting Manager, Excecutive Housekeeper, Laundry Manager, Chief Engineering, Chief Security, Executive Chef, Reception, Reservation, Telephone Operator, Information, GRO, Concierge, Front Office Cashier, Security. Laporan yang dibuat dapat dibedakan menjadi empat yaitu; Backward, forward, statistic dan financial report. Adapun secara rinci dan contoh masing-masing jenis laporan ini sebagai berikut:



a. Backward report adalah laporan tentang data mengenai hasil kegiatan yang telah dicapai, contoh laporan ini yaitu: ·



Hotel competitive report (laporan tentang tingkat hunian kamar& pendapatan kamar hotel pesaing)



·



In house guest report (laporan tentang tamu-tamu yang menginap di hotel)



·



Cancellation guest report (laporan tentang pembatalan kedatangan tamu)



·



No show report (laporan tentang tamu yang sudah memesan kamar tetapi tidak datang tanpa informasi)



·



Long staying report (laporan tentang tamu yang menginap dalam jangka waktu yang lama)



·



Complimentary report (laporan tamu-tamu yang mendapat fasilitas kamar secara cuma-cuma)



·



Room count sheet (laporan penjualan kamar selama 24 jam)



·



Room sales recapitulation (rekapitulasi penjualan kamar dan data statistik lainnya selama 24 jam)



·



Guest questionary report (laporan tentang angket tamu) b. Forward report adalah laporan yang berisi tentang data/informasi kegiatan yang akan terjadi di hotel, contoh laporan ini yaitu:



·



Forecast report



·



Expected arrival list



·



Expected departure list



·



VIP list



·



Group information list c. Financial report yaitu laporan yang berisi tentang keuangan hotel, beberapa contoh yang termasuk laporan keuangan ini yaitu:



·



Posting jurnal transaction /laporan jurnal transaksi:merupakan data sebagai bukti, aktivitas staf hotel dalam memposting transaksi



·



Guest with balance report /laporan perincian piutang tamu:berisi tentang perincian piutang hotel yang akan ditagihkan ke pihak ketiga.



·



Guest detailed balance report /laporan perincian piutang tamu secara rinci:berisi catatan secara rinci tentang hutang tamu kepada hotel, laporan ini berguna untuk mengontrol hutang tamu agar tidak melewati jumlah uang jaminannya. 



Credit check report /laporan yang berisi tentang jaminan pembayaran tamu dengan kartu



kredit:Laporan ini berisi rincian pengunaan kartu kredit tamu, ini berguna untuk mengontrol apakah bank masih dapat memberikan jaminan terhadap transaksi tamu. 



House account report/laporan tentang transaksi atas tanggungan hotel, laporan ini berisi



tentang transaksi yang menjadi tanggungan hotel. d. Statistic report adalah laporan yang berisi data statistic hotel, laopran ini dapat berupa/berisi tentang: 



Segmentasi pasar: berisi pengelompokkan tamu sesuai dengan golongan, seperti orang-



orang bisnis, pemerintahan, perusahaan penerbangan, kedutaan, biro perjalanan dsb. 



Geografical domisili:berisi tentang data-data mengenai asal usul dari mana tamu yang



pernah menginap, statistik ini akan menunjukkan dari negara mana tamu terbanyak. 



Daily competitive report: laporan ini tentang tingkat hunian hotel lain yang dikategorikan



sebagai hotel pesaing. P B. Rumus Perhitungan Tingkat Hunian Kamar Laporan yang sangat penting dihotel salah satunya adalah laporan tentang hunian kamar, hunian kamar ini dihitung dengan menggunakan rumus: a. Persentase tingkat hunian kamar yang diisi oleh seorang tamu (percentage of single occupancy). b. Persentase tingkat hunian kamar yang diisi oleh dua orang(percentage of double occupancy). c. Rata-rata pendapatan perkamar(Average room rate) d. Rata-rata harga perorang(Average guest rate)