Pedoman Pelayanan Kasir Fix [PDF]

Citation preview

Lampiran Keputusan Direktur Rumah Sakit Bangli Medika Canti Nomor



: 238/SK-DIR/XII/2015



Tanggal



: 31 Desember 2015



Tentang



: Pedoman Pelayanan Unit Kasir di Rumah Sakit Bangli Medika Canti



BAB I PENDAHULUAN



A. LATAR BELAKANG UNIT KASIR



Rumah sakit merupakan sarana yang digunakan untuk menyelenggarakan upaya kesehatan pasien, baik pasien rawat jalan maupun pasien rawat inap dan rumah sakit pemerintah maupun swasta. Pelayanan yang diberikan tidak membedakan jenis rumah sakit, tetapi dituntut untuk mampu memberikan pelayanan dengan mengutamakan keselamatan pasien. Dalam mewujudkan tuntutan tersebut pelayanan harus didukung oleh berbagai unit yang terkait, salah satunya Unit Kasir. Dalam penyelenggaraan pelayanan rumah sakit, Unit Kasir merupakan salah satu faktor yang menentukan baik buruknya mutu pelayanan. Tanpa didukung sarana dan prasarana serta system pelayanan kasir yang baik dan benar maka pelayanan rumah sakit akan kurang berhasil. Unit Kasir Rumah Sakit Bangli Medika Canti merupakan salah satu unit yang mendukung pelayanan kesehatan pasien. Untuk dapat mendukung kegiatan di Unit Kasir, harus ada suatu Pedoman untuk dijadikan sebagai acuan dalam memberikan keseragaman kerja sesuai



1



dengan standar yang telah ditentukan. Pedoman tersebut adalah



Pedoman



Pelayanan Unit Kasir. Pedoman ini nantinya akan digunakan oleh semua pihak yang terkait dengan Unit kasir, pembuatan Pedoman ini berdasarkan hasil meningkatkan mutu pelayanannya sebagaimana yang diharapkan. B. TUJUAN PEDOMAN a. Tujuan Umum Terlaksananya program kerja unit Kasir yang akan mendukung peningkatan mutu pelayanan rumah sakit karena tercapainya kepuasan pasien dalam hal pembuatan billing selama pasien rawat inap b. Tujuan Khusus a. Tercapainya kepuasan keluarga pasien ataupun pasien dalam hal pembayaran tidak menunggu terlalu lama karena waktu sudah ditentukan b. Tercapainya sasaran mutu di unit Kasir c. Memastikan semua tindakan yang dilakukan oleh perawat ataupun



dokter yang merawat pasien sudah masuk kedalam billing pasien pada waktu pembayaran dilakukan dikasir. C. RUANG LINGKUP PELAYANAN Ruang lingkup Unit kasir adalah mencakup semua kegiatan di unit kasir seperti



pembuatan billing pasien,pembayaran baik dengan cash,debit



card,credit card untuk semua pasien rawat inap maupun rawat jalan. D. BATASAN OPERASIONAL Batasan operasional diperlukan untuk menghindari timbulnya salah pengertian atau salah penafsiran terhadap angka dan tulisan yang berkaitan dengan penyelenggaraan Unit Kasir. E. LANDASAN HUKUM Penyelenggaraan Unit Kasir sesuai dengan: 1.



Undang – Undang



Nomor 44 tahun 2009



tentang Rumah Sakit.



2



2.



Undang – Undang Nomor 36 tahun 2009 tentang Kesehatan.



3.



Peraturan Pemerintah Nomor 32 tahun 1996 tentang Tenaga Kesehatan.



4.



Keputusan



Menteri



Kesehatan



No.



1333/Menkes/SK/XII/1999 tentang Standar Pelayanan Rumah Sakit. 5.



SK Direktur PT. Bangli Medical Center No. 007-SKDK/V/2013 tentang Struktur Organisasi dan Tata Kelola RS Bangli Medika Canti.



BAB II STANDAR KETENAGAAN A. KUALIFIKASI SUMBER DAYA MANUSIA 2.1 KUALIFIKASI SUMBER DAYA MANUSIA 1.



Kepala Unit Kasir



3



Nama Jabatan



: Kepala Unit Kasir



Direktorat



: Keuangan



Gambaran Singkat



: Bertanggung jawab untuk mengawasi dan mengelola pembayaran pasien di kasir rawat inap dan rawat jalan.



Kualifikasi Umum



: a. Pendidikan minimal SMA/SMK Sederajat. b. Pengalaman kerja minimal 0 Tahun c. Mengetahui penggunaan mesin EDC Cash Register dan Money Detector d. Mengetahui dasar keuangan dan akuntansi e. Mampu berkomunikasi verbal dan tulisan dengan baik f. Menguasai komputer-windows (office word excel) g. Analitis dan tekun h. Cermat, teliti, dan jujur i. Mampu bekerja secara teamwork dan atau personal j. Memiliki kesehatan prima



Kualitas Khusus



: a. Memahami SOP, uraian tugas, Visi-Misi RS b. Memahami konsep perencanan SDM dan mampu membuat perencanaan SDM 4



c. Mampu membuat perencanaan kebutuhan persediaan Kasir. d. Memahami Peraturan RS e. Mampu melakukan pembinaan staf f. Mampu melakukan penilaian staf g. Mampu membuat laporan tiap bulannya yang



nantinya



diperiksa



oleh



Kabid



Keuangan Persyaratan Pelatihan



:



2. Pelaksana Kasir & Audit Nama Jabatan



: Pelaksanaan Kasir & Audit



Direktorat



: Keuangan



Gambaran Singkat



: Melaksanakan dan mengelola pembayaran



pasien dikasir Kualifikasi Umum



: a. Pendidikan Minimal SMA/SMK Sederajat b. Pengalaman Kerja Minimal 0 Tahun c. Mengetahui penggunaan mesin EDC Cash Register dan Money Detector d. Mengetahui dasar keuangan dan akuntansi e. Mampu berkomunikasi verbal dan tulisan dengan baik f. Menguasai komputer-windows



5



g. Analitis dan tekun h. Cermat, teliti, dan jujur i.



Mampu bekerja secara teamwork dan atau personal



j. Kualifikasi Khusus



Memiliki kesehatan prima



: a. Memahami SOP, Uraian tugas, Visi-Misi Rumah Sakit. b. Mampu



berkoordinasi



dengan



rekanan



mengenai pasien yang akan melakukan administrasi c. Memahami Peraturan Rumah Sakit. d. Mampu membuat laporan setiap shiftnya yang akan dilaporkan kepada kepala unit



B. DISTRIBUSI KETENAGAAN Pada tahun 2016, jumlah tenaga di Unit Kasir Rumah



Sakit Bangli



Medika Canti terdiri dari 1 orang kepala unit Kasir dan 3 orang pelaksana Kasir & Audit. Tabel 2.1 Distribusi Tenaga Unit Kasir No 1



Nama I GUSTI NGURAH AGUS KERISTINA



Pendidikan SMK



Distribusi Ka unit Kasir



6



2



GUSTI AYU MADE APRIYANI IDA AYU PUTU LITA PUSPITA NI KADEK SUCI ARISKA



3 4



D1 Administrasi Rumah Sakit SMK SMA



Pelaksana Kasir & Audit Pelaksana Kasir & Audit Pelaksana Kasir & Audit



C. PENGATURAN JAGA Untuk pengaturan jaga Unit Kasir memakai shift yang terbagi menjadi 3 yaitu shift pagi, shift sore dan shift malam. Jumlah dan kualifikasi tenaga unit kasir harus memiliki pengetahuan tentang penggunaan mesin EDC, Cash Register dan Money Detector. Atas dasar tersebut di atas maka kepala unit kasir membuat pola kebutuhan ketenagaan kasir dan disampaikan kepada pimpinan rumah sakit sebagai dasar untuk merencanakan kebutuhan tenaga dan dasar untuk mengukur kecukupan jumlah dan kualifikasi dengan melakukan rekrutmen dan seleksi terhadap tenaga yang dipersiapkan.



Adapun pengaturan jadwal kerja ialah sebagai berikut: (tabel 2.2) Tabel 2.2 Pengaturan Jadwal Kerja unit Kasir No.



Staff



1



Kasir



Total



Shift Pagi



Sore



Malam



Libur



1



1



1



1



4



7



BAB III STANDAR FASILITAS UNIT KASIR



A. DENAH RUANG UNIT KASIR



POL. KANDUNGAN



POL. BEDAH TANGGA



FARMASI



K A S I R & R M



POL. ANAK



M E J A C S



POL . PENYAKITDA LAM



KURSI PENUNGGU



8



RUANG REKAM MEDIS



U B



T S



UGD



B. STANDAR FASILITAS NO



NAMA BARANG



JUMLAH SATUAN



1



MEJA KERJA



2



Buah



2



2



Buah



3



PRINTER EPSON LX-300+II KOMPUTER



2



Unit



4



KURSI PLASTIK



2



Buah



5



TEMPAT SAMPAH



1



Buah



6



UPS STAVOLT



2



Buah



7



CPU



2



Buah



9



8



AC



1



Unit



9



BRANKAS



2



Buah



10



TELEPON



1



Buah



11



JAM DINDING



1



Buah



12



KALKULATOR L



1



Buah



13



UV DETECTOR UANG PALSU CASH COUNTER



1



Buah



1



Buah



14



BAB IV TATA LAKSANA PELAYANAN



A.



ALUR PEMULANGAN PASIEN RAWAT JALAN



Kasir Poli Menerima Formulir Tindakan dari Masing-Masing Unit Kasir Poli Mencocokkan data yang diinput untuk masing-masing unit



dan blanko Kasir Poli Mencetak nota dan kwitansi jika diperlukan



10



Kasir Poli



Pasien Kerjasam a



Meminta tanda tangan di nota yang sudah di print



Kasir Poli Meminta tanda tangan pasien dan menerima pembayaran dari URAIAN: pasien



1. Menerima blangko tindakan dari perawat terkait :  Unit UGD  Unit Poliklinik Selesai  Unit OK/VK  Unit Penunjang Medis (Laboratorium, Radiologi, dll). 2. Melakukan pengecekan billing dari blanko dengan sistem IT 3. Melakukan konfirmasi ke masing-masing unit jika ada tindakan yang tidak sesuai dengan blanko tindakan dengan sistem IT yang telah diinput oleh masing-masing unit 4. Print bill pada system IT. 5. Mencocokkan sekali lagi hasil print out dengan blanko 6. Memberikan penjelasan tentang bill yang akan dibayar oleh pasien atau keluarga pasien. 7. Menerima pembayaran dari pasien baik secara tunai ,credit card dan debit card. 8. Berikan print out bill yang asli (warna putih) untuk pasien dan bill merah, kuning dan hijau diserahkan ke Keuangan. 9. Apa bila pasien dengan jaminan IKS atau Asuransi kasir hanya meminta tandatangan dan semua billing diserahkan kebagian Keuangan (putih,merah , kuning, dan hijau) 10. Untuk pasien rawat jalan setelah selesai melakukan proses pembayaran, kasir akan mengarahkan pasien/keluarga pasien ke unit farmasi untuk pengambilan obat yang di bawa pulang oleh pihak pasien dengan menunjukkan bill putih bukti pembayaran telah dilakukan.



11



B.



ALUR PEMULANGAN PASIEN RAWAT INAP



Kasir Rawat Inap



Menerima blanko tindakan dari masing masing unit



Kasir Rawat Inap Mencocokan data yang diinput perawat dengan blanco dan sistem ,dan status pembayaran pasien



Kasir Rawat Inap Mencetak rekapan biaya dan kwitansi



Kasir Rawat Inap Meminta fo untuk fax billing ke Asuransi



Pasien kerjasama



Kasir Rawat Inap Pembayara n tunai/cash



Kasir Rawat Inap



Kasir Rawat Inap



Meminta tanda tangan pasien pada rekapan billing



Meminta tanda tangan pasien /keluarga dan menerima pembayaran 12



Mengisi Formulir surat penangguhan piutang dan meminta jaminan kepasien



URAIAN:



1. Menerima blangko tindakan dari perawat terkait :  Unit Rawat Inap selesai 2. Menginformasikan pasien pulang ke unit-unit terkait seperti : Laboratorium ( jika ada pemakain darah ) dan Housekeeping. 3. Melakukan pengecekan billing dari blanko dengan sistem IT 4. Melakukan konfirmasi ke masing-masing unit jika ada tindakan yang tidak sesuai dengan blanko tindakan dengan sistem IT yang telah diinput oleh masing-masing unit 5. Print bill pada system IT. 6. Mencocokkan sekali lagi hasil print out dengan blanko 7. Memberikan penjelasan tentang bill yang akan dibayar oleh pasien atau keluarga pasien. 8. Menerima pembayaran dari pasien dengan tunai,debit card,credit card, 9. Berikan print out bill yang asli (warna putih) untuk pasien dan bill merah, kuning dan hijau diserahkan ke Akunting dan Keuangan. 10. Apa bila pasien dengan jaminan IKS atau Asuransi kasir hanya meminta tandatangan dan semua billing diserahkan kebagian Keuangan ( putih,merah ,kuning,dan hijau) 11. Untuk pasien rawat inap setelah selesai melakukan proses pembayaran, kasir memberikan tanda pelunasan pembayaran (DP E.2) kepada pasien untuk diserahkan ke counter perawat sebagai bukti pembayaran telah dilakukan.



13



BAB V LOGISTIK Unit Kasir RS Bangli Medika Canti setiap bulannya mempunyai permintaan rutin untuk dipakai dalam melaksanakan aktivitas nya yaitu ATK(Alat Tulis Kantor) dan barang cetakan. Berikut table permintaan rutin unit Kasir RS Bangli Medika Canti :



No



KODE BARANG ATK4095



1 2



3



REN0107



ATK0331



Nama Barang No KERTAS CF 4PLY GOLDEN NCR



10



RELAXA BARLEY MINT



11



PITA PRINTER 8758



12



KODE BARANG



Nama Barang



ATK4022



TINTA PRINTER HP –CE 285



ATK0041



KARET GELANG



ATK0036



PAPER CLIP NO 5



4



ATK0001



AMPLOP KOP BMC



13



ATK0017



BUKU KAS BON



5



ATK0164



KERTAS HVS 70 GSM A4



15



BCT0228



REGISTER ROLLS



7



ATK4167



AMPLOP PARERLINE



18



ATK0246



PULPEN MEJA



PSF0008



AQUA GALAON



ATK0064



BUKU FOLIO 100 LBR



ATK0072



BUKU QUARTO 100LBR



8



20



ATK0301



ISI STAPLES NO 10



9



21



BAB VI 14



KESELAMATAN PASIEN



Bagian ini mengemukakan Sasaran Keselamatan Pasien, sebagai syarat untuk diterapkan di semua rumah sakit yang sedang diakreditasi oleh Komisi Akreditasi Rumah Sakit. Penyusunan sasaran ini mengacu kepada Nine Life-Saving Patient Safety Solutions dari WHO Patient Safety (2007) yang juga digunakan oleh Komite Keselamatan Pasien Rumah Sakit (KKPRS PERSI), dan dari Joint Commission International (JCI). Maksud dari Sasaran Keselamatan Pasien adalah mendorong perbaikan spesifik dalam keselamatan pasien. Sasaran ini menyoroti bagian-bagian yang bermasalah dalam pelayanan kesehatan dan menjelaskan bukti serta solusi dari konsensus para ahli atas permasalahan ini. Diakui bahwa desain sistem yang baik secara intrinsik adalah untuk memberikan pelayanan kesehatan yang aman dan bermutu tinggi, sedapat mungkin sasaran secara umum, difokuskan pada solusisolusi sistem yang menyeluruh.



BAB VII



15



KESELAMATAN KERJA



Keselamatan dan kesehatan kerja bagi pekerja di rumah sakit dan fasilitas medis lainnya perlu diperhatikan.Demikian pula penanganan factor potensi berbahaya yang ada di rumah sakit serta metode pengembangan program keselamatan dan kesehatan kerja disana perlu dilaksanakan seperti perlindungan baik terhadap penyakit infeksi maupun non infeksi, penanganan limbah medis, penggunaan alat pelindung diri dan lain sebagainya. UU No 23 Tahun 1992 menyatakan bahwa tempat kerja wajib menyelenggarakan upaya kesehatan kerja yang mempunyai resiko bahaya kesehatan, mudah terjangkit penyakit atau paling sedikit 10 orang. Rumah sakit adalah tempat kerja yang termasuk dalam kategori tersebut diatas, berarti wajib menerapkan upaya keselamatan dan kesehatan kerja. Program keselamatam dan kesehatan kerja di unit kasir bertujuan melindungi karyawan dan pelanggan dari kemungkinan terjadinya kecelakaan di dalam dan di luar rumah sakit. Dalam Undang-Undang Dasar 1945 pasal 27 ayat (2) disebutkan bahwa “setiap warganegara berhal atas pekerjaan dan penghidupan yang layak bagi kemanusiaan.Dalam hal ini yang dimaksud pekerjaan adalah pekerjaan yang bersifat manusiawi, yang memungkinkan pekerja berada dalam kondisi sehat dan selamat, bebas dari kecelakaan dan penyakit akibat kerja, sehingga dapat hidup layak sesuai dengan martabat manusia. Undang-Undang No. 1 tahun 1970 tentang keselamatan kerja yang dimaksudkan untuk menjamin: a.



Agar pegawai dan setiap orang yang berada di tempat kerja selalu berada dalam keadaan sehat dan selamat.



b.



Agar faktor-faktor produksi dapat dipakai dan digunakan secara efisien.



16



c.



Agar proses produksi dapat berjalan secara lancar tanpa hambatan.



Faktor-faktor yang menimbulkan kecelakaan dan penyakir akibat kerja dapat digolongkan pada 3 kelompok yaitu: a. Kondisi dan lingkungan kerja b. Kesadaran dan kuantitas kerja c. Peranan dan kualitas manajemen Dalam kaitannya dengan kondisi dan lingkungan kerja, kecelakaan dan penyakit akibat kerja dapat terjadi bila: a. Peralatan tidak memenuhi standar kualitas atau bila sudah aus b. Alat-alat produksi tidak disusun secara teratur menurut tahapan proses c.



produksi Ruang kerja terlalu sempit, ventilasi kurang memadai, ruangan terlalu



panas, atau terlalu dingin d. Tidak tersedia alat pengaman e. Kurang memperhatikan persyaratan penanggulangan bahaya kebakaran dll. Beberapa hal yang perlu diperhatikan di unit Kasir : a. Peraturan keselamatan harus terpampang dengan jelas di ruangan Kasir b. Harus dicegah jangan sampai terjadi, seorang petugas terjatuh ketika mengerjakan penyimpanan pada rak-rak terbuka yang letaknya diatas. c.



Harus tersedia tangga anti tergelincir. Ruang gerak untuk bekerja selebar meja tulis, harus memisahkan rak-rak



d.



penyimpanan Penerangan lampu



yang



cukup



baik,



penghindarkan



kelelahan



penglihatan petugas e. Pengaturan barang disesuaikan dengan golongan/kelompok barang. f. Perlu diperhatikan pengaturan suhu ruangan, kelembaban, pencegahan g.



debu, dan pencegahan biaya kebakaran. Rak gudang haruslah tahan lama, bersih dan mudah untuk disesuaikan dengan kondisi gudang yang ada.



17



BAB VIII PENGENDALIAN MUTU Prinsip dasar upaya mutu pelayanan adalah pemilihan aspek yang akan ditingkatkan dengan penetapan indikator, kriteria serta standar yang digunakan untuk mengukur mutu pelayanan Rumah Sakit yaitu : A. Definisi Indikator adalah:



18



Adalah ukuran atau cara mengukur sehingga menunjukkan suatu indikasi. Indikator merupakan suatu variabel yang digukan untuk buisa melihat perubahan. Indikator yang baik adalah yang sensitif tapi juga spesifik. B. Kriteria :



Adalah spesifikasi dari indikator Standar : 1. Tingkat performance atau keadaan yang dapat diterima oleh seseorang yang berwenang dalam situasi tersebut, atau oleh mereka yang bertanggung jawab untuk mempertahankan tingkat performance atau kondisi tersebut 2. Suatu norma atau persetujuan mengenai keadaan atau prestasi yang sangat baik 3. Sesuatu ukuran atau patokan untuk mengukur kuantitas, berat, nilai atau mutu. Dalam melaksanakan upaya peningkatan mutu pelayanan maka harus memperhatikan prinsip dasar sebagai berikut: 1. Aspek yang dipilih untuk ditingkatkan a. Efektif b. Efisien c. Keamanan pasien d. Equity e. Sarana dan lingkungan fisik 2. Indikator yang dipilih a. Indikator lebih diutamakan untuk menilai output daripada input dan proses b. Bersifat umum, yaitu lebih baik indicator untuk situasi dan kelompok daripada untuk perorangan. c. Dapat digunakan untuk membandingkan antar daerah dan antar Rumah Sakit d. Dapat mendorong intervensi sejak tahap awal pada aspek yang dipilih untuk dimonitor e. Didasarkan pada data yang ada. 3. Kriteria yang digunakan harus dapat diukur dan dihitung untuk dapat menilai



indicator, sehingga dapat sebagai batas yang memisahkan antara mutu baik dan mutu tidak baik. 4. Standar yang digunakan 19



Standar yang digunakan ditetapkan berdasarkan: a. Acuan dari berbagai sumber b. Benchmarking dengan rumah sakit yang setara c. Berdasarkan trend yang menuju kebaik C .INDIKATOR UNIT KASIR: 1. Kecepatan waktu pemberian informasi tagihan dan transaksi pembayaran



pasien rawat inap ≤ 2 jam, target 100% 2. Kecepatan waktu pemberian informasi tagihan dan transaksi pembayaran pasien rawat jalan ≤ 20 menit, target 100%



BAB IX PENUTUP Demikian telah disusun suatu Pedoman Pelayanan Unit Kasir, yang dapat dipakai sebagai acuan di dalam pelayanan kasir untuk meningkatkan kualitas pelayanan secara keseluruhan di RS Bangli Medika Canti. Pedoman ini akan mengalami perbaikan dalam upaya peningkatan kualitas dari waktu ke waktu sehingga diperlukan suatu evaluasi secara teratur dan berkelanjutan dalam hal pemantauannya.



Ditetapkan di



: Bangli



20



Pada tanggal : 31 Desember 2015 Rumah Sakit Bangli Medika Canti,



dr. I Wayan Rinartha, MM Direktur



21