Pedoman Pengorganisasian Unit Tata Usaha Pusk Ciptomulyo [PDF]

Citation preview

PEDOMAN PENGORGANISASIAN TATA USAHA PUSKESMAS CIPTOMULYO



PEMERINTAH KOTA MALANG DINAS KESEHATAN PUSKESMAS CIPTOMULYO Jl. Kolonel Sugiono VIII No. 54 Sukun Kota Malang 65148 Telp. (0341) 329918 Email : [email protected]



BAB I PENDAHULUAN



Puskesmas merupakan garda terdepan dalam penyelenggaraan upaya kesehatan dasar. Puskesmas merupakan unit pelaksana teknis daerah yang menyelenggarakan upaya kesehatan masyarakat dan upaya kesehatan perseorangan tingkat pertama, dengan lebih mengutamakan upaya promotif dan preventif untuk mencapai derajat kesehatan masyarakat yang setinggitingginya di wilayah kerjanya. Visi pembangunan kesehatan yang diselenggarakan oleh Puskesmas adalah Mewujudkan masyarakat yang sehat secara mandiri melalui pelayanan yang bermutu., Kecamatan sehat adalah gambaran masyarakat kecamatan masa depan yang ingin dicapai melalui pembangunan kesehatan, yakni masyarakat yang hidup dalam lingkungan dan dengan perilaku sehat, memiliki kemampuan unutk menjangkau pelayanan kesehatan yang bermutu secara adil dan merata, serta memiliki derajat kesehatan yang setinggi-tingginya. Puskesmas dalam melakukan pelayanan kepada masyarakat dan dalam melaksanakan tugas dan kewajibannya perlu dipandu oleh suatu Pedoman kerja yang mengatur system kerja yang harus dilakukan oleh Pimpinan dan segenap karyawan Puskesmas Ciptomulyo, oleh sebab itu Pedoman harus disusun dan digunakan sebagai dasar untuk melaksanakan pekerjaan setiap staf di Puskesmas Ciptomulyo, agar setiap staf memiliki standar yang sama dalam menjalankan tugas pokok dan fungsinya. Pedoman Puskesmas disusun berdasarkan Upaya layanan atau program yang ada di dalam Puskesmas Ciptomulyo. Adapun upaya ini digolongkan menjadi 4 bagian utama yaitu Pedoman Kerja Layanan Tata Usaha, Pedoman Kerja Layanan Kesehatan Perorangan (UKP), Pedoman Kerja Layanan Kesehatan Masyarakat Esensial (UKM-E), dan Pedoman Kerja Layanan Kesehatan Masyarakat Pengembangan (UKM-P), sesuai dalam struktur organisasi Puskesmas Ciptomulyo. Unit layanan Tata Usaha merupakan unit yang mengatur kegiatan administrasi Puskesmas, baik yang bersifat Internal yaitu melayani dan mendukung kegiatan seluruh karyawan di Puskesmas Ciptomulyo dan di luar Puskesmas Ciptomulyo, oleh karena itu dalam melaksanakan pekerjaannya Layanan Tata Usaha di nahkodai oleh seorang Kasubag. Tata Usaha yaitu seorang pejabat structural di lingkungan Puskesmas Ciptomulyo. Sistem tata kerja Layanan Tata Usaha merupakan sistem 1 pintu dimana seluruh surat menyurat dan dokumentasi kegiatan dikendalikan oleh Layanan ini.



BAB II GAMBARAN UMUM PUSKESMAS CIPTOMULYO



Puskesmas Ciptomulyo Kota Malang berlokasi di Jl. Kolonel Sugiono VIII No. 54 Kelurahan Ciptomulyo, Kecamatan Sukun Kota Malang dengan wilayah kerja sebanyak 4 kelurahan di dukung jejaring di bawahnya sebanyak 3 pustu, 54 posyandu balita, 1 posyandu remaja dan 20 posyandu lansia. Dalam menjalankan kegiatan manajemen di Puskesmas Ciptomulyo terdapat beberapa kali pergantian kepemimpinan. Urutan pergantian kepemimpinan tersebut diantaranya adalah: 1. dr.Hartoyo (tahun 2012-2015) 2. Hasri,SKM ( tahun 2015-2017) 3. Dr. Edy Dwitanto (tahun 2017-sekarang) Puskesmas Ciptomulyo sebagai puskesmas rawat jalan mempunyai 10 Unit Layanan yaitu Layanan Pendaftaran, Layanan Pengobatan Umum, Layanan Pengobatan Gigi, Layanan Farmasi, Layanan Pembayaran, Layanan Laboratorium, Layanan Pelayanan KIA / KB, Layanan TU, Layanan Gizi, dan Layanan Sanitasi. Layanan Pendaftaran dengan fasilitas ruang penyimpanan rekam medis dengan 4 orang staf. Pengobatan Umum dengan fasilitas 1 ruang tindakan medis dengan 2 tempat tidur dengan 3 orang dokter umum, dan 6 orang perawat. Layanan Gigi dengan fasilitas 2 dental Unit dan 1 orang dokter gigi, serta 1 orang perawat gigi. Layanan Obat dengan fasilitas gudang obat dengan 1 orang apoteker dan 2 orang asisten apoteker, Layanan Laboratorium dengan fasilitas ,1 mikroskop binokuler,1 orang analis. Layanan kasir dengan 1 orang staf. Layanan Pelayanan KIA/ KB dengan fasilitas 3 tempat tidur pemeriksaan ibu hamil, 1 ruang tempat pemeriksaan anak, 1 ruang tindakan KB dengan 1 bed Ginekologi dan 1 tempat tidur pemeriksaan serta pojok Laktasi dengan anggota 7 orang bidan PNS, 1 orang Koordinator Imunisasi. Layanan Gizi dengan 2 orang petugas gizi, Layanan Sanitasi dengan 1 orang petugas Kesehatan Lingkungan. Layanan Tata Usaha dengan 1 orang Kepala Tata Usaha dan 3 orang staf tetap, serta 2 orang staf yang diperbantukan di tata usaha. Sebagai fasilitas pelayanan kesehatan strata/tingkat pertama, puskesmas bertanggung jawab menyelenggarakan upaya kesehatan perorangan, dan upaya kesehatan masyarakat. Pelayanan kesehatan perorangan yaitu pelayanan yang bersifat pribadi (private goods), dengan tujuan utama penyembuhan penyakit dan pemulihan kesehatan perorangan tanpa mengabaikan pemeliharaan kesehatan dan pencegahan penyakit melalui pelayanan rawat jalan. Sedangkan pelayanan kesehatan masyarakat adalah pelayanan yang bersifat public (public good) dengan tujuan utama memelihara dan meningkatkan kesehatan serta mencegah penyakit tanpa mengabaikan penyumbuhan penyakit dan pemulihan kesehatan. Unit Layanan Tata Usaha di Puskesmas Ciptomulyo mempunyai 1 ruangan dalam melaksanakan tugasnya yaitu ruangan Kasubag Tata Usaha .



BAB III Visi Misi



Visi VISI DAN MISI UPTD PUSKESMAS NGASEM Menjadi salah satu pusat kesehatan mesyarakat unggulan di Kabupaten Kediri



Misi 1. Meningkatkan pelayanan kesehatan yang bermutu, merata, terjangkau, berdaya saing sesuai standart operasional pelayanan bagi masyarakat 2. Meberkan dayakan masyarakat untuk menuju kemandirian hidup sehat melalui upaya promotif dan proventif 3. Meningkat SDM yang berkualitas melalui pelatihan dan pengembangan diri sesuai kompentensi yang dibutuhkan 4. Melengkapi sarana dan prasarana untuk meningkatkan kualitas pelayanan 5. Membina kerjasama (Team Work) antar karyawan dan lintas sektor 6. Meningkatkan tata kelola administrasi yang tertib dan berkualitas 7. Meningkatkan kesejahteraan karyawan. MOTTO “KAMI SIAP MENJADI SAHABAT SEHAT” Tujuan Puskesmas Mendukung tercapaianya tujuan pembangunan Nasional yaitu meningkatkan kesadaran, kemauan hidup sehat bagi setiap orang yang bertempat tinggal di wilayah kerja Puskesmas agar terwujud derajat kesehatan yang setinggi-tingginya dalam rangka mewujudkan Indonesia sehat



Tata Nilai 1. KEJUJURAN Sebagai insan yang beriman insan puskesmas Ngasem selalu menjaga kejujuran dalam bertindak,kerja keras,disiplin,berkomitmen dan mendahulukan kepentingan organisasi. 2. PROFESIONALISME Keyakinan terhadap tatanan dalam memberikan pelayanan yang berlandaskan pada kaidah ilmiah dan kaidah profesi serta tidak bertentangan degan normanorma yang berlaku di masyarakat, dengan ciri – ciri : bertanggung jawab, inovatif ,kreatif, dan optimis 3. KETERBUKAAN Terbuka dalam memberikan informasi pelayanan, serta siap menerima kritik dan saran pelanggan agar pelayanan kesehatan yang diberikan selalu tercipta perbaikan demi kepuasan pasien. 4. RAMAH DAN SANTUN Dalam memberikan pelayanan insan Puskesmas Ngasem selalu penuh empati, berpikir positif, dan ikhlas serta berprinsip pada Senyum, Sapa dan Salam.



BAB IV STRUKTUR ORGANISASI PUSKESMAS CIPTOMULYO



BAB V STRUKTUR ORGANISASI LAYANAN TATA USAHA



BAB VI N o 1



Tugas Kasubag Tata Usaha



URAIAN TUGAS Uraian Wewenang 1. Menyusun rencana kegiatan urusan Tata Usaha berdasarkan data program Puskesmas 2. Membagi tugas kepada staf agar pelaksanaan tugas dapat dilaksanakan 3. Mengkoordinasika n para staf dalam menyusun program kerja Puskesmas agar terjalin kerjasama yang baik 4. Memberi pengarahan kepada staf tentang pelaksanaan kegiatan 5. Mengkoordinasika n berbagai kegiatan administratif dan manajemen di Puskesmas 6. Mengkoordinir arsip surat masuk dan surat keluar 7. Bertanggungjawab atas administrasi, membantu pengelolaan



1. Memberikan pelayanan tata usaha sesuai SOP, bertanggung jawab atas pelaksanaan tugas yang dibebankan 2. Bertanggung jawab atas keberhasilan pelayanan tata usaha di Puskesmas 3. Bertanggung jawab atas pemeliharaa n sarana dan prasarana di Puskesmas 4. Bertanggung jawab atas tertib administrasi 5. Bertanggung jawab kepada Kepala Puskesmas



Tanggungjawab 1. Menggunakan alat / inventaris Puskesmas untuk kepentingan pelayanan 2. Memberikan pelayanan tata usaha sesuai dengan kemampuan, kewenangan atas perintah Kepala Puskesmas dan di bawah pengawasan Kepala Puskesmas 3. Menyelenggaraka n administrasi tingkat puskesmas 4. Melaksanakan fungsi manajemen (perencanaan, penggerakan, dan pelaksanaan, pengawasan, pengendalian, dan penilaian)



keuangan, dan pengelolaan sumber daya lainnya 8. Melakukan monitoring dan evaluasi hasil kegiatan urusan Tata usaha secara keseluruhan 9. Menyediakan dan menyimpan data umum Puskesmas serta data kesehatan yang diperlukan untuk kepentingan semua pihak yang membutuhkan 10. Membuat pencatatan dan pelaporan kegiatan di bidang tugasnya sebagai bahan informasi dan pertanggungjawab an kepada Kepala puskesmas 11. Melaksanakan pengelolaan urusan kepegawaian, keuangan, perlengkapan, surat menyurat, hubungan masyarakat, dan urusan umum, perencanaan, serta pencatatan dan pelaporan 12. Membuat analisa hasil kegiatan beserta visualisasi data 13. Mempunyai tugas pokok di bidang kepegawaian - Membuat Struktur Organisasi Puskesmas - Membuat daftar / catatan kepegawaian Puskesmas - Membuat



uraian tugas dan tanggung jawab setiap petugas - Membuat rencana kerja bulanan bagi setiap petugas sesuai dengan tugas, wewenang, dan tanggung jawab - Membuat penilaian DP3 tepat waktu berdasarkan konsultasi dengan kepala Puskesmas - Melakukan file kepegawaian



2



Umum & Kepegawaia n



1. Menyusun rencana kegiatan kepegawaian dan Umum 2. Mengarsipkan surat masuk dan surat keluar 3. Bertanggungjawab atas administrasi, membantu pengelolaan keuangan, dan pengelolaan sumber daya lainnya 4. Menyediakan dan menyimpan data Kepegawaian & Umum untuk kepentingan semua pihak yang membutuhkan 5. Membuat pencatatan dan pelaporan kegiatan di bidang tugasnya sebagai bahan informasi dan pertanggungjawab an kepada Kasubag Tata Usaha 6. Membuat analisa hasil kegiatan beserta visualisasi



1. Memberikan 1. Menggunakan alat pelayanan / inventaris kepegawaian Puskesmas untuk dan umum kepentingan sesuai SOP, pelayanan bertanggung 2. Memberikan jawab atas pelayanan pelaksanaan kepegawaian dan tugas yang umum sesuai dibebankan dengan 2. Bertanggung kemampuan, jawab atas kewenangan atas pemeliharaan perintah Kepala sarana dan Puskesmas dan di prasarana di bawah Puskesmas pengawasan 3. Bertanggung Kasubag Tata jawab atas Usaha tertib administrasi 4. Bertanggung jawab kepada Kepala Sub Bagian Tata Usaha



data 7. Membuat daftar / catatan kepegawaian Puskesmas 8. Membuat uraian tugas, tanggung jawab, dan wewenang setiap petugas



3



Pejabat Keuangan



1. Mengkoordinasika 1. Memberikan n penyusunan pelayanan RBA sebagai 2. Menyiapkan DPApejabat BLUD keuangan 3. Melakukan sesuai SOP, pengelolaan bertanggung pendapatan dan jawab atas biaya pelaksanaan 4. Menyelenggarakan tugas yang pengelolaan kas dibebankan 5. Menyusun 2. Bertanggung kebijakan jawab kepada pengelolaan Kasubag Tata barang, aset tetap, Usaha dan investasi 6. Menyelenggarakan sistem informasi manajemen keuangan 7. Menyelenggarakan akuntansi dan penyusunan laporan keuangan 8. Mempunyai fungsi sebagai penanggung jawab keuangan BLUD



4



Bendahara Penerimaan



1. Membuat perencanaan tahunan 2. Membuat catatan harian uang masuk dalam buku kas umum 3. Menerima setoran dari kasir 4. Membuat laporan keuangan penerimaan retribusi, terdiri dari : laporan pendapatan BLUD, buku kas umum, tanda bukti



1. Menggunakan alat / inventaris Puskesmas untuk kepentingan pelayanan 2. Memberikan pelayanan sebagai pejabat keuangan sesuai dengan kemampuan, kewenangan atas perintah Kepala Puskesmas dan di bawah pengawasan Kasubag Tata Usaha



1. Memberikan 1. Menggunakan alat pelayanan / inventaris sebagai Puskesmas untuk bendahara kepentingan penerimaan pelayanan sesuai SOP, 2. Memberikan bertanggung pelayanan sebagai jawab atas bendahara pelaksanaan penerimaan tugas yang sesuai dengan dibebankan kemampuan, 2. Bertanggung kewenangan atas jawab atas perintah Kepala keberhasilan Puskesmas dan di tugas sebagai bawah bendahara pengawasan penerimaan kasubag Tata di Usaha



pembayaran, foto copy slip setoran rek giro puskesmas, laporan penggunaan karcis, rekap penggunaan karcis, laporan persediaan karcis, rekap pedapatan retribusi yankes, waskat. 5. Meminta paraf ke pejabat keuangan sebelum menyetorkan hasil pendapatan ke Kasda 6. Menyetorkan hasil pendapatan ke Kasda 7. Melaporkan kas sebagai bahan informasi dan pertanggung jawaban kepada Kapus (laporan bulanan)



5



Bendahara Pengeluara n



1. Menerima, menyimpan, membayarkan, menatausahakan dan mempertanggung jawabkan pengeluaran uang



Puskesmas 3. Menyelenggarakan 3. Bertanggung administrasi jawab atas keuangan tertib 4. Melaksanakan administrasi fungsi manajemen 4. Bertanggung (perencanaan, jawab kepada penggerakan, dan Kasubag Tata pelaksanaan, Usaha pengawasan, pengendalian, dan penilaian)



1 Pertanggung Jawaban penggunaan UP (uang persediaan) 2 Pertanggung Jawaban penggunaan GU (ganti uang) 3 Pertanggung Jawaban penggunaan TU (tambah uang) 4 Pertanggung Jawaban penggunaan LS (langsung) 5 Pertanggung Jawaban Administratif 6 Pertanggung Jawaban Fungsional



1. Mengajukan permintaan pembayaran menggunakan SPP – UP / GU / TU dan SPP LS 2. Menerima dan menyimpan Uang Persediaan 3. Melaksanakan pembayaran dari Uang Persediaan yang dikelolanya 4. Menolak perintah dari Pengguna Anggaran / Kuasa Pengguna Anggaran yang tidak sesuai dengan ketentuan peraturan 5. Memiliki kecakapan dalam manajemen tugasnya



6. Meneliti kelengkapan dokumen pendukung SPP – LS yang diberikan oleh PPTK 7. Mengembalikan dokumen pendukung SPP – LS yang diberikan oleh PPTK apabila dokumen tersebut tidak memenuhi syarat dan / atau tidak lengkap



6



Pengelola Barang



1. Menyusun rencana kerja pemeliharaan sarana, prasarana dan alat medis. 2. Melaksanakan koordinasi ke semua Penanggung jawab layanan 3. Memberikan pengarahan kepada pelaksana untuk melaksanakan kegiatan 4. Memonitoring kegiatan pengelola barang 5. Menyusun dokumen Pengadaan barang yang dibutuhkan oleh unit masingmasing 6. Melaksanakan pengecekan, pendataan, mengagendakan, dan pencatatan barang yang diterima 7. Menyusun laporan inventaris barang tiap 6 bulan sekali



1. Melaksanaka n tugas sebagai pengelola barang sesuai SOP, bertanggung jawab atas pelaksanaan tugas yang dibebankan 2. Bertanggung jawab atas inventaris barang di Puskesmas 3. Bertanggung jawab atas pemeliharaa n sarana dan prasarana kesehatan di Puskesmas 4. Bertanggung jawab atas tertib administrasi 5. Bertanggung jawab kepada Kasubag TU



1. Menggunakan inventaris barang untuk kepentingan pelayanan (ambulan) 2. Melaksanakan pemeliharaan barang yang dimiliki Puskesmas sesuai dengan kemampuan, kewenangan atas perintah Kepala Puskesmas dan di bawah pengawasan Kasubag TU 3. Melaksanakan fungsi manajemen (perencanaan, penggerakan, dan pelaksanaan, pengawasan, pengendalian, dan penilaian)



untuk diserahkan ke kepala tata usaha



7



Penilaian Kinerja Puskesmas



1. Penetapan target cakupan bersama dengan penanggung jawab program 2. Melaksanakan koordinasi lintas program di Puskesmas 3. Memberikan pengarahan kepada pelaksana sebelum pelaksanaan kegiatan 4. Melaksanakan pengumpulan data yang didapatkan dari pemegang program dan seluruh karyawan Puskesmas 5. Melaksanakan pengolahan dan analisis data 6. Pemantauan periodik hasil kegiatan dari masing-masing program tiap tribulan dalam rangka mencapai target cakupan dan mutu 7. Membuat laporan kegiatan penilaian kinerja Puskesmas 8. Melakukan konsultasi ke Dinas Kesehatan 9. Menerima umpan balik nilai akhir kinerja puskesmas berikut penjelasannya dalam perbaikan perhitungan bila terjadi kesalahan 10. Menyajikan hasil



1. Memberikan 1. Menggunakan alat pelayanan / inventaris sebagai Puskesmas untuk petugas kepentingan penyusun pelayanan penilaian 2. Melaksanakan kinerja fungsi manajemen Puskesmas sederhana sesuai SOP, (perencanaan, bertanggung penggerakan, dan jawab atas pelaksanaan, pelaksanaan pengawasan, tugas yang pengendalian, dan dibebankan penilaian) 2. Bertanggung 3. Membina & jawab atas menggerakkan keberhasilan peran serta pelaksanaan seluruh karyawan penilaian Puskesmas untuk kinerja keberhasilan Puskesmas kegiatan penilaian 3. Bertanggung Kinerja jawab atas Puskesmas tertib administrasi 4. Bertanggung jawab kepada Kasubag Tata usaha



akhir perhitungan cakupan & mutu kegiatan dalam bentuk grafik sarang laba-laba atau lainnya 11. Tim PKP bersama penanggung jawab kegiatan menyusun rencana pemecahan masalah / RTL



8



Perencanaa n Tingkat Puskesmas



1. Menyusun rencana kegiatan PTP 2. Melaksanakan koordinasi lintas program dan lintas sektor di Puskesmas 3. Memberikan pengarahan kepada pelaksana sebelum pelaksanaan kegiatan 4. Melaksanakan pengolahan dan analisis data 5. Membuat laporan kegiatan PTP (tahunan)



1. Memberikan pelayanan sebagai petugas penyusun PTP Puskesmas sesuai SOP, bertanggung jawab atas pelaksanaan tugas yang dibebankan 2. Bertanggung jawab atas keberhasilan pelaksanaan PTP 3. Bertanggung jawab atas tertib administrasi 4. Bertanggung jawab kepada Kasubag Tata Usaha



1. Menggunakan alat / inventaris Puskesmas untuk kepentingan pelayanan 2. Melaksanakan fungsi manajemen sederhana (perencanaan, penggerakan, dan pelaksanaan, pengawasan, pengendalian, dan penilaian) 3. Membina & menggerakkan peran serta seluruh karyawan Puskesmas untuk keberhasilan kegiatan PTP



9



Pengendali Dokumen dan Rekaman



1. Menerima dan mencetak dokumen baru. 2. Melakukan revisi dokumen, atas instruksi Wakil Manajemen Mutu. 3. Melakukan pemusnahan dokumen, kadaluarsa. 4. Menyimpan dokumen dan rekaman kegiatan 5. Menyimpan dan



1. Memberikan pelayanan sebagai Pengendali dokumen & rekaman sesuai SOP, bertanggung jawab atas pelaksanaan tugas yang dibebankan 2. Bertanggung jawab atas tertib



1. Menggunakan alat / inventaris Puskesmas untuk kepentingan pelayanan 2. Membina & menggerakkan peran serta seluruh koordinator & penanggung jawab program / layanan



mngendalikan dokumen eksternal. 6. Mengendalikan dokumen & rekaman 7. Menerbitkan dokumen sesuai instruksi Wakil Manajemen Mutu.



administrasi 3. Bertanggung jawab kepada Kepala Puskesmas



BAB VII NOMENKLATUR A. Umum 1. Surat Masuk Semua jenis surat yang diterima dari instansi lain/perorangan baik yang diterima melalui pos maupun yang diterima kurir ( pengirim surat ), yang dikirmkan kepada Puskesmas LIukang Tangaaya dan diarsipakn oleh petugas pengendali surat masuk sesuai dengan nomor urut surat masuk. a. 01 : umum 2. Buku Agenda Surat Masuk Adalah buku yang mengagendakan seluruh surat masuk dan bertujuan agar dapat dengan mudah melakukan pemngambilan kembali surat yang telah diarsipakn Dalam agenda surat masuk yang harus di isi adalah no.urut, no berkas, alamat pengirim surat , tanggal surat, nomer surat., perihal surat dan tanggal terima surat. 3. Lembar disposisi Adalah naskah dinas dari pejabat yang berwenang berisi petunjuk tertulis kepada bawahan. Yang terdiri dari kepala, isi lembar disposisi, isi daripada lembar disposisi adalah surat dari , nomer surat, tanggal , diterima tanggal, nomer agenda, sifat, perihal , diteruskan kepada, catatan. 4. Surat Keluar eksternal Surat yang dikelularkan dari tata usaha Puskesmas Ciptomulyo yang ditujukan kepada organisasi atau perorangan di luar Puskesmas Ciptomulyo, surat tersebut dapat berupa undangan, pemberitahuan, permohonan, pengantar, dan surat keterangan, surat keluar yang lengkap adalah surat yang bertanggal, bernomer, berstempel dan telah ditandatangani oleh pejabat yang berwenang. Surat keluar eksternal diarsipakan dengan kode sesuai isi surat keluar masing-masing, yaitu: a. 430: umum 5. Kartu kendali surat keluar No urut, Kode Surat, Isi Surat, Lampiran, Kepada, tanggal Surat, Tanggal Naskah Dinas, No. Naskah Dinas, Pengolah, Tanggal diteruskan/ dikirim, paraf, Catatan. 6. Agenda surat keluar Adalah system kendali surat keluar berupa buku agenda yang mengendalikan surat keluar agar lebih mudah dalam pencairan kembali surat keluar yang telah diarsipakan, surat keluar berisi nomer urut, no berkas atau surat, alamat tujuan, tanggal surat, tanggal pelaksana dan perihal.



7. Surat keluar internal Adalah surat keluar yang dikeluarkan oleh tata usaha untuk coordinator, penanggung jawab dan pegawai Puskesmas Ciptomulyo, surat antara lain adalah undangan, pemberitahuan, peringatan dan surat keterangan. B. Kepegawaian 1. Buku cuti pegawai Adalah suatu catatan yang membantu tata usaha dalam mebuat cuti yang diajukan oleh pegawai di lingkungan Puskesmas Ciptomulyo. Cuti pegawai didasarkan atas hak pegawai dalam memperoleh hari cuti tidak melebihi daripada hak cutinya, hak cuti ini diluar cuti dalam 1 tahunan dan buku cuti pegawai dilaksankan agar jumlah dari cuti melahirkan dan cuti tugas Negara. 2. Buku ijin tidak masuk kerja Adalah suatu buku catatan yang membantu tata usaha dalam mengelola ijin tidak masuk kerja pegawai yang disebabkan karena sakit atau ijin pribadi, dalam mengelola ijin pegawai harus disertai dengan bukti-bukti yang diperlukan. 3. Penilaian kinerja pegawai 4. Buku kenaikan pangkat 5. Buku kenaikan gaji berkala 6. Buku absensi C. Bendahara 1. Buku Kas Umum 2. Tanda Bukti Pembayaran 3. Laporan Rekapitulasi Pendapatan 4. Rincian penerimaan 5. Buku Pajak 6. BKU Buku untuk mencatat/mengetahui jumlah-jumlah yang diterima, dikeluarkan dan sisa yang ada di bawah pengurusan bendahara yang harus dipertanggung jawabkan. 7. BUKU BANTU Buku untuk mengakumulasi transaksi-transaksi ke dalam klarifikasi yang diperlukan untuk penyusunan laporan.



BAB VIII TATA HUBUNGAN KERJA Tata hubungan keraj di Layanan Tata Usaha, adalah: A. Tata Hubungan Kerja Intern adalah suatu tata hubungan kerja antar pegawai di dalam layanan tata usaha sendiri, di dalam tata hubungan kerja intern ini layanan tata usaha menjelaskan pekerjaan yang menjadi penanggungjawab tiap kegiatan dalam layanan tata usaha itu sendiri, yaitu: No 1



2



3



Penanggung Jawab Jenis Pekerjaan Kasubag TU 1. Membuat rencana kegiatan Tata Usaha 2. Mengkordinir pengarsipan surat masuk dan keluar 3. Monitoring dan evaluasi kegiatan ketata usahaan 4. Membuat pencatatan dan pelaporan tata usaha 5. Membuat analisa hasil kegiatan beserta visualisasi data Umum dan 1. Menyusun rencana kepegawaian dan umum Kepegawaian 2. Mengelola surat masuk & membuat surat keluar 3. Menyediakan dan menyimpan data kepegawaian dan umum 4. Membuat pencatatan dan pelaporan di bidang umum dan kepegawaian 5. Membuat analisa hasil kegiatan beserta visualisasi data 6. Membuat daftar atau catatan kepegawaian puskesmas 7. Membuat uraian tugas, tanggung jawab dan wewenang setiap tugas Pengelola Barang 1. Menyusun rencana kerja pemeliharaan sarana, prasarana dan alat medis. 2. Menyusun dokumen pengadaan barang yang dibutuhkan oleh unit layanan 3. Mengelola barang masuk 4. Laporan inventaris barang setiap 6 bulan 5. Melakukan penataushaan barang di puskesmas



4



5



6



7



6. 7. 8. Pengelola 1. keuangan 2. 3. 4. Bendaahara umum 1. 2. 3. 1. 2. 3. Penilaian Kinerja Puskesma



1. 2. 3. 4.



8



9



Perencanaan 1. Tingkat Puskesmas 2. 3.



Pengendalian Dokumen dan Rekaman



4. 1. 2. 3. 4. 5. 6.



Memelihara barang milik Puskesmas Mengamankan barang milik Puskesmas Membuat laporan barang secara periodic Menyusun RUK & RKA Mempersiapkan DPA Mengelola pendapatan dan biayaa Membuat laporan keuangan Membuat rencana penerimaan tahunan Laporan keuangan penerimaan retribusi Membuat laporan kas Membuat laporan penerimaan Membuat laporan pembayaran Membuat laporan pertanggung jawaban pengeluaran Melaksanakan pengumpulan data dari pemegang program Mengolah dan menganalisis data Membuat laporan penilaian kinerja Puskesmas Menyajikan hasil akhir cakupan dalam visuualisasi data Membuat POA Puskesmas Membuat analisis Kebutuhan Puskesmas Membuat perencanaan Operasional Puskesmas Membuat rencana usulan kegiatan dan RPK Menerima dan mencetak dokumen baru Revisi dokumen Pemusnahan dokumen kadaluwarsa Menyimpan dan mengendalikan dokumen eksternal Mengendalikan dokumen dan rekaman Menerbitkan dokumen baru



B. Tata Hubungan Kerja Ekstern Adalah tata hubungan kerja antara layanan Tata Usaha dengan unit lainnya, yaitu denggan: 1. Kepala Puskesmas Ciptomulyo Mempertanggung jawabkan, menerima mendapatkan pengarahan. 2. Audit Internal Mendapatkan pengawasan internal



instruksi,



berkoordinasi,



3. Manajemen mutu Berkoordinasi, pelaporan. 4. Upaya kesehatan Masyarakat Esensial Memfasilitasi, berkoordinasi, melakukan pengawasan dan memberikan instruksi yang berkaitan dengan tugas-tugas ketatausahaan. 5. Upaya Kesehatan masyarakat Pengembangan Memfasilitasi, berkordinasi, melakukan pengawasan dan memberikan instruksi yang berkaitan dengan tugas-tugas ketatausahaaan. 6. Usaha Kesehatan Perorangan Memfasilitasi, berkordinasi, melakukan pengawasan dan memberikan instruksi yang berkaitan dengan tugas-tugas ketatausahan. 7. Koordinator Jaringan dan Jejaring Memfasilitasi, berkordinasi, melakukan pengawasan dan memberikan instruksi yang berkaitan dengan tugas-tugas ketatausahaan.



BAB IX POLA KETENAGAAN DAN KUALIFIKASI PERSONIL No 1 2 3 4



5



6 7 8 9



10 11



Jabatan Kasubag Tata Usaha Umum & Kepegawaian Pengelola barang Penanggung jawab Perencanaan Tingkat Puskesmas Penanggung jawab Penilaian Kinerja Puskesmas Pejabat Keuangan Bendahara penerimaan Bendahara pengeluaran Penanggungjawab Kebersihan Lingkungan Fisik Pengendali Dokumen dan Rekaman



Kualifikasi / Kompetensi Pelaksana S-1 Kesehatan Masyarakat Muchlisoh, SKM. S-1 Kesehatan Masyarakat Muchlisoh, SKM. Nery S-1 Kesehatan Masyarakat Muchlisoh, SKM.



S-1 Kesehatan Masyarakat Muchlisoh, SKM.



S-1 Kesehatan Masyarakat Muchlisoh, SKM. Dyna Cici Fadiah



Yocha



BAB X KEGIATAN ORIENTASI NO



LAYANAN/PROGRAM



1



Umum & Kepegawaian



2



Pengelolaan barang



KURIKULUM -



3



4



Perencanaan Tingkat Puskesmas Penilaian Kinerja Puskesmas



5



Pengelolaan Keuangan



6



Pengelolaan Penerimaan



-



7



Pengelolaan



-



Mempelajari proses pembuatan surat keluar Mempelajari proses pengelolaan surat masuk Mempelajari proses pengarsiapan dokumen. Mempelajari proses kepagawaian (arsip, cuti, absen). Mempelajari proses pencatatan dan pelaporan Mempelajari proses pengelolaan barang. Mempelajari cara menerima barang masuk Mempelajari cara mengeluarkan barang Mempelajari cara mengisi buku kendali barang Mempelajari cara membuat daftar inventaris ruangan. Mempelajari proses pemeliharaan sarana dan prasarana Mempelajari proses perencanaan tingkat Puskesmas. Mempelajari cara pembuatan POA Mempelajari cara pembuatan RUK dan RPK Mempelajari penilaian kerja Puskesmas. Mempelajari indikatoriindikator mutu Puskesmas. Memepelajari cara penilaian kinerja Puskesmas Mempelajari proses pengelolaan keuangan. Mempelajari cara pembukuan keuangan Mempelajari cara pelaporan keuangan. Mempelajari cara pembuatan perencanaan penerimaan Mempelajari cara pengerjaan Buku Kas Umum Mempelajari cara pengisian tanda bukti pembayaran Mempelajari proses setoran ke Bank Mempelajari proses pengelolaan karcis Mempalari proses pengisian laporan pendapatan Mempelajari proses pembuatan buku kas



pengeluaran -



8



Pengendalian Dokumen dan Rekaman



-



umum pengeluaran Mempelajari cara mengisi buku pajak. Mempelajari cara mengisi buku bantu Bank Mempelajari cara mengisi buku bantu panjar. Mempelajari cara mengisi buku bantu rincian objek belanja perkode rekening Mempelajari alur pencairan dana Mempelajari cara mengendalikan dokumen dan rekaman Mempelajari cara penomeran dokumen. Mempelajari cara distribusi dokumen Mempelajari cara pemusnahan dokumen



BAB XI PERTEMUAN / RAPAT



No



Jenis Pertemuan



Pelaksanaan



Penanggungjawab



Peserta



1



Minilokakarya Bulanan



Setiap Bulan



KTU



Seluruh karyawan



2



Minilokakarya Triwulan



Setiap 3 bulan



KTU



Lintas sektor



3



Pengarahan Kepala Puskesmas



Setiap bulan



KTU



KTU & Staf TU



4



Pengarahan Penanggungjawab TU



Setiap bulan



KTU



Staf TU



5



Perencanaan Tingkat Setiap Tahun Puskesmas



PTP/KTU



Tim PTP



6



Penilaian Kinerja Puskesmas Bulanan



Tribulan



PKP



Tim PKP



7



Pertemuan Pengelolaan



Setiap Bulan



Pejabat Keuangan



Pengelola Keuangan



8



Keuangan Pertemuan pengendalian dokumen



Setiap 3 bulan



Pengendali Dokumen



Wakil manajemen mutuADMEN/ /UKP/UKME/UKM-P



BAB XII PELAPORAN No



Penanggungjawab



Jenis Laporan



1



Umum & Kepegawaian



Buku agenda surat masuk Buku agenda surat keluar Absensi harian Laporan cuti pegawai Buku penjagaan kenaikan pangkat



2



Pengelolaan barang



Laporan inventaris barang Buku pencatatan barang



Waktu Pelaporan Bulanan



Semester Insidential



yang masuk dari dinas kesehatan Laporan pemeliharaan barang Laporan monitoring barang Laporan kerusakan barang



Bulanan Bulanan Bulanan



3



Perencanaan Tingkat Puskesmas



POA Puskesmas (BOK, Operasional, dan JKN)



Tahunan



4



Penilaian Kinerja Puskesmas



Laporan hasil cakupan kegiatan beserta analisa dari masing-masing program Laporan kunjungan Laporan hasil PKP tahunan dan analisa kesenjangan Visualisasi Data berupa sarang laba-laba



Triwulan



Laporan Buku Kas Umum Pengelolaan keuangan Buku kas umum pengeluaran Buku bantu pajak Buku bantu Bank Buku bantu panjar Buku bantu rincian obyek belanja (per kode rekening) SPP-UP SPM-UP SPP-LS SPM-LS SPP-GU SPM-GU



Bulanan



5



Pengelolan Keuangan



6



Bendahara Pengeluaran



Bulanan Tahunan



Bulanan Bulanan Bulanan Bulanan Bulanan Tahunan Tahunan Setiap transaksi Setiap transaksi Bulanan Bulanan



7



8



Bendahara penerima



Laporan pendapatan BLUD Buku kas umum penerimaan Tanda bukti pembayaran Laporan penggunaan karcis Laporan rekap penggunaan karcis ]]]]]]Laporan persediaan karcis Laporan rekapitulasi pendapatan retribusi yankes Perencanaan pendapatan retribusi yankes Laporan berita acara pemeriksaan kas (waskat)



Bulanan Bulanan Bulanan Bulanan Bulanan Bulanan Bulanan Tahunan 3 bulan



Pengendali Dokumen dan Buku penerimaan rekaman dokumen. Buku pendistribusian dokumen Buku permintaan dokumen Buku pengendalian dokumen



BAB XIII PENUTUP Demikianlah Pedoman kerja Unit Layanan Tata Usaha di UPTD Puskesmas Ngasem,yang telah kami buat besar harapan kami bahwa setiap petugas yang bekerja di jajaran layanan tata usaha Puskesmas Ngasemdapat mempergunakan Pedoman kerja pegawai di Tata Usaha dengan penuh tanggungjawab, dalam melaksanakan pelayanan baik kepada petugas unit lainnya maupun kepada masyarakat.



Referensi 1. Pedoman tata naskah dinas di lingkungan pemerintah kabupaten kediri, tahun 2011.