Pedoman Tata Usaha [PDF]

Citation preview

PEDOMAN TATA USAHA (PENGADMINISTRASIAN UMUM, KEPEGAWAIAN DAN KEUANGAN)



UPT PUSKESMAS TAHUN 2017



BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Pusat Kesehatan Masyarakat disingkat Puskesmas, adalah organisasi fungsional yang menyelenggarakan upaya kesehatan yang bersifat menyeluruh, terpadu, merata, dapat diterima dan terjangkau oleh masyarakat, dengan peran serta aktif masyarakat dan menggunakan hasil pengembangan ilmu pengetahuan dan teknologi tepat guna, dengan biaya yang dapat dipikul oleh pemerintah dan masyarakat. Upaya kesehatan tersebut diselenggarakan dengan menitikberatkan kepada pelayanan untuk masyarakat luas guna mencapai derajad kesehatan yang optimal, tanpa mengabaikan mutu pelayanan kepada perorangan. Sistem administrasi Kepegawaian adalah bagian dari administrasi yang kebijaksanaanya tergantung bentuk negara yang dianut suatu negara. Kebijakan dasar sistem administrasi kepegawaian di negara mengacu pada undang-undang nomor 8 tahun 1974 tentang pokok-pokok kepegawaian. Administrasi Umum merupakan kemampuan atau keterampilan untuk memperoleh suatu hasil penyusunan dan pencatatan data, dan informasi secara sistematis, baik internal maupun eksternal dengan maksud untuk menyediakan keterangan serta memudahkan untuk memperoleh kembali baik sebagian maupun menyeluruh. Administrasi keuangan adalah pengelolaan yang meliputi seluruh aktifitas yang berkaitan dengan keuangan untuk mencapai tujuan sebuah organisasi tertentu. Dengan adanya administrasi keuangan yang baik maka akan tercipta suasana kerja yang lebih nyaman serta produktif.



B. Tujuan Pedoman 1. Tujuan Umum Pedoman ini disusun sebagai kebijakan dasar dan acuan dalam pelaksanaan kegiatan Administrasi umum, Administrasi Kepegawaian, dan Administrasi Keuangan.



2. Tujuan Khusus a. Tujuan Pengadministrasian Umum. a) Menghimpun, menelaah, menginformasikan dan menggandakan dokumen. b) Menyusun Konsep Surat yang berkaitan dengan petunjuk dan pelaksanaan Kegiatan. c) Menyimpan dan memelihara dokumen, mengelola surat dan dokumen. d) Memproses pengelolaan surat masuk dan surat keluar. e) Menginformasikan instruksi pimpinan dalam bentuk disposisi surat. f) Memproses surat-surat yang telah di disposisi oleh pimpinan. g) Menyiapkan bahan rapat Puskesmas sesuai dengan permasalahan. h) Menerima dan mendata barang i) Menginventaris dan merawat barang j) Merawat dan mengontrol keadaan gedung k) Merawat dan mengontrol instalasi listrik dan genset, instalasi air. l) Melayani dan bertanggung jawab peminjaman sarana dan prasarana barang. b. Tujuan Pengadministrasian Kepegawaian. a) Melaksanakan pembenahan adminisrasi kepegawaian b) Memproses usulan mutasi dan kenaikan pangkat/jabatan tenaga pegawai. c) Membuat dan memproses laporan DUK, DP3, cuti dan uraian tugas pegawai. d) Memproses kenaikan gaji berkala. e) Membantu membuat perubahan gaji dengan pembuat daftar gaji f) Membantu keuangan dan kepegawaian dalam rangka koordinasi. g) Inventarisasi dan mengarsipkan data-data tugas pegawai h) Memproses data statistik pegawai. i) Melakukan pencatatan, pengarsipan data mutasi. c. Tujuan Pengadministrasian Keuangan. a) Membuat, memeriksa dan mengarsipkan laporan keuangan. b) Menerima, memeriksa tagihan pajak dan membuat rekapan untuk memastikan pembayaran pajak terkirim tepat waktu.



c) Merekap penerimaan pembayaran (Retribusi Pelayanan). d) Mangarsipkan



seluruh



dokumen



untuk



menjaga



ketertiban



administrasi dan memudahkan penelusuran dokumen. e) Melakukan stok opname dengan bendahara barang secara berkala untuk melihat ada atau tidaknya selisih jumlah barang di gudang dan catatan keuangan. f) Membuat



pengajuan



anggaran



melalui



Perencanaan



Tingkat



Puskesmas. g) Melakukan pengajuan uang sesuai POA (UP/GU). h) Meneliti dan menguji kebenaran setiap usulan permohonan dana. i) Membuat program kerja keuangan. j) Membuat perencanaan anggaran DIPA secara berkala. k) Mengerjakan pembukuan kas harian. l) Membuat daftar gaji dan potongan bank untuk di upload ke bank. C. Sasaran Pedoman Sasaran pedoman Ketatausahaan ini adalah semua pemangku terkait melalui: 1. Kepala Puskesmas 2. Kasubbag Tata Usaha 3. Staf Administrasi Umum & Kepegawaian 4. Staf Keuangan D. Ruang Lingkup Pedoman 1. Administrasi Umum. Meliputi: a. Perawatan Inventaris Kantor (KAK) – SOP Bersih2, SOP Rawat AlKes b. Manajemen Kegiatan Puskesmas (KAK) - SOP Pertemuan Tinjauan Manajemen. 2. Administrasi Kepegawaian. a. Disiplin Pegawai (KAK) – SOP Absen – SOP Disiplin Pegawai b. 3. Administrasi Keuangan. a. Pembukuan (KAK) – SOP Pemb. DAK –SOP Pemb. APBD b. Laporan KAS (KAK) – SOP Lap. Kas 40% c. Pelaporan Keg/SPJ (KAK) E. Batasan Operasional



1. Administrasi Umum meliputi menyusun, mencatat data, dan informasi secara sistematis, baik internal maupun eksternal, menyediakan keterangan serta memudahkan untuk memperoleh kembali baik sebagian maupun menyeluruh. 2. Administrasi Kepegawaian meliputi pengelolaan data-data kepegawaian seperti data statistik, tugas-tugas, dan laporan kepegawaian (DUK, DP3, cuti dan uraian tugas pegawai, mutasi, KGB, dan kenaikan Pangkat), serta pengarsipan dokumen kepegawaian. 3. Administrasi keuangan meliputi pengelolaan seluruh aktifitas yang berkaitan dengan keuangan untuk mencapai tujuan Puskesmas, termasuk Perencanaan Tingkat Puskesmas (PTP), Penyusunan POA, dan Pelaporan Keuangan (KAS, SPJ).



BAB II STANDAR KETENAGAAN



A. Kualifikasi Sumber Daya Manusia (SDM) 1. Pola ketenagaan dan kualifikasi SDM di Adminstrasi umum, adalah sebagai berikut: a. Pendidikan Diutamakan S1. b. Berpenampilan Menarik dan Ramah. c. Mampu berbahasa indonesia dengan baik. d. Mampu memahami alur adminsitrasi umum. e. Memiliki pengetahuan dasar tentang administrasi Umum. 2. Pola ketenagaan dan kualifikasi SDM di Adminstrasi Kepegawaian, adalah sebagai berikut: a. Pendidikan Diutamakan S1 b. Berpenampilan Menarik dan Ramah c. Mampu berbahasa indonesia dengan baik d. Mampu memahami alur adminsitrasi Kepegawaian e. Memiliki pengetahuan dasar tentang administrasi Kepegawaian 3. Pola ketenagaan dan kualifikasi SDM di Adminstrasi Keuangan, adalah sebagai berikut: a. Pendidikan Diutamakan S1 b. Berpenampilan Menarik dan Ramah c. Mampu berbahasa indonesia dengan baik d. Mampu memahami alur adminsitrasi Keuangan e. Memiliki pengetahuan dasar tentang administrasi Keuangan



B. Distribusi Ketenagaan Administrasi 1. Distribusi ketenagaan Administrasi Umum a. Kompetensi pendidikan yang ada SMP 1 orang, SMA 3 Orang, S1 1 Orang. b. Kompetensi Pelatihan selama ini belum ada. c. Jumlah Tenaga yang ada di admnitrasi ada 5 2. Distribusi ketenagaan Administrasi Kepegawaian a. Kompetensi pendidikan yang ada S1 1 Orang. b. Kompetensi Pelatihan selama ini belum ada. c. Jumlah Tenaga yang ada di admnitrasi ada 1 3. Distribusi ketenagaan Administrasi Keuangan a. Kompetensi pendidikan yang ada S1 1 Orang. b. Kompetensi Pelatihan selama ini belum ada. c. Jumlah Tenaga yang ada di admnitrasi ada 1 C. Jadwal Kegiatan 1. Jenis Kegiatan yang dilakukan di Pengadministrasian Umum a. Pencatatan dan Pelaporan. b. Mengontrol dan merawat Inventaris barang. c. Memproses surat menyurat. 2. Jenis Kegiatan yang dilakukan di Pengadministrasian Kepegawaian a. Pencatatan dan Pelaporan. b. Pengarsipan dokumen Kepegawaian. 3. Jenis Kegiatan yang dilakukan di Pengadministrasian Keuangan a. Perencanaan Tingkat Puskesmas. b. Penyusunan POA c. Pencatatan dan Pelaporan Keuangan.



BAB III STANDAR FASILITAS



A. Denah Ruang



A



C



B



D



G



R. KEUANGAN E



F



B



F A.



C D



R. TATA USAHA



G Keterangan 1. Keterangan Tata Usaha (Adminitrasi Umum Dan Kepegawaian) a. Meja Nulis b. Printer Khusus Fotocopy F4 c. Printer L220 d. Computer e. Rak Lemari Besi Penyimpanan Buku Agenda Masuk Dan Keluar f. Lemari Berkas Penyimpanan Surat Masuk & Keluar g. Lemari Berkas Kepegawaian



E



2. Keterangan Administrasi Keuangan a. Meja Kerja A dan B tersedianya Computer dan Printer b. Meja Kerja C dan D tersedianya Computer dan Printer c. G : tersedianya brangkas d. E dan F : Tersedianya Meja Kerja



A



B A



LOKET KARTU C



B



C



3. Keterangan Loket Kartu a. (A) Meja Petugas b. (B) Komputer c. (C) Lemari Rekam Medik



D



B. Standar Fasilitas Untuk



mendukung



tercapainya



tujuan



kegiatan



Administrasi



Umum,



Administrasi Keuangan, dan Administrasi Keuangan, Puskesmas Sambutan memiliki Ruang Tata Usaha, Ruang Loket Kartu dan Ruang Administrasi Keuangan yang memiliki fasilitas sebagai berikut: Sarana dan prasarana di unit Tata Usaha No



Jenis Barang



1 2



Printer Komputer



3 4 4 5 6 7 8 9 10



PC/Dekstop Komputer Laptop Lemari Laci Besi Lemari Kayu Lemari Kaca Meja Kipas Angin Brankas AC Papan Pengumuman



R. TU 2 1



Jumlah R. Loket 1 2



R. Keuangan 3 3



0 1 2 1 3 1 0 0 0



0 0 3 0 3 1 0 0 0



1 0 0 0 6 1 1 1 1



BAB IV TATA LAKSANA Tata lakasana Pelayanan Administrasi Umum, Administrasi Kepegawaian, dan Administrasi Keuangan meliputi : 1. Administrasi Umum A. Langkah Kegiatan administrasi Umum meliputi :



Langkah Kegiatan Penerimaan Surat Masuk a.



penerimaan masuk,



b.



pencatatan buku agenda



c.



mendisposisi surat, mencatata nomor, tanggal surat dalam buku agenda masuk yang terdiri dari tanggal diterimanya, nomor urut, kode, alamat surat, nomor surat, pokok surat



d.



memasukan surat yang telah disposisisi ke ruang kepala puskesmas



e.



meneruskan surat yang telah disposisi oleh atasan



Langkah Kegiatan Surat Keluar a.



Konsep surat dibuat dan diparaf oleh Kasubbag tata usaha sebagai tanda surat tersebut telah diteliti kebenaranya, kemudian ditandatangani oleh Kepala Puskesmas



b.



Setelah ditandatangani oleh kepala puskesmas , lalu diberi nomor sesuai tanggal



c.



Surat diberi stampel, diberi amplop



d.



Surat asli dikirim sesuai dengan tujuan serta mengunnakan buku ekspedisi sebagai bukti bahwa surat sudah dikirim.



Langkah Pengarsipan Surat e.



Kearsipan Surat Menyurat meliputi surat Masuk yang sudah di isi atau diintrusikan oleh atasan, apabila dengan catatan arsip, maka surat akan diarsipkan sesuai dengan isi surat, jika surat ditujukan ke program maka pihak tata usaha akan memfotokopi kan dan diberikan kepada tujuan program



f.



Surat keluar yang akan dikirim diketik dua rangkap, dimana satu surat akan dikirim sesuai tujuan dan satu surat sebagai arsip keluar



Langkah Inventaris Barang B. Administrasi Kepegawaian a.



Membuat Laporan Absensi dengan cara menarik laporan lewat pinger,serta merekap hasilnya dan dilaporkan ke dkk .



b.



Membuat atau merekap Datar Urutan Kepegawaian, berdasarkan sk cpns sampai dengan sk PNS.



c.



Membuat Monitoring cuti tahunan Pegawai



d.



Membuat uraian tugas sesuai dengan tupoksi Pegawai



C. Administrasi Keuangan a.



Perencanaan Penganggaran Keuangan, perencanaan keuangan harus realitis, perlu koordinasi, perencanaan harus fleksibel



b.



Penyusunan rencana kerja dan anggaran RKA dan dokumen pelaksanaan anggaran DPA Puskesmas.



c.



Pelaksanaan standar dan prosedur pelayanan kesehatan



d.



Menyusun kebijakan pengelolaan barang



e.



Pembuatan Buku Besar



f.



Menyelenggarakan sistem informasi manajemen keuangan.



g.



Menyelenggarakan akuntansi dan penyusunan laporan keuangan.



h.



Membuat RPK meliputi....



i.



Membuat Spj yang bersangkutan dengan dana BPJS maupun DAK



j.



Membuat Gaji Pegawai untuk.....



k.



Membuat Perencanaan Laporan Keuangan



BAB V LOGISTIK Peratalan Penunjang



Administrasi Umum, Administrasi Kepegawaian dan



Administrasi keuangan meliputui: a.



Komputer Digunakan untuk mengetik surat-menyurat



b. Koneksi internet diigunakan untuk sebagai informasi c. Buku Agenda d. Kertas e. Stempel f.



Lembar Disposisi



g. Buku Ekpedisi h. Lemari Untuk Penyimpanan Berkas Baik data umum, kepegawaian dan keuangan.