Pengedalian Dokumen 2020 [PDF]

Citation preview

PENGENDALIAN DOKUMEN No. Dokumen : SOP/ 02 /POKJA1-I/2020 SOP



PEMERINTAH KABUPATEN BOJONEGORO DINAS KESEHATAN PUSAT KESEHATAN MASYARAKAT BAURENO



1. Pengertian



2. Tujuan 3. Kebijakan 4. Referensi



No. Revisi Tgl Terbit



: 02 :



Halaman



: 1/3 dr. ENI SURYANA NIP. 19700905 200701 2 027



Pengendalian dokumen UPT Puskesmas adalah: sistem pengelolaan dokumen/ surat menyurat, yang meliputi sistem penomoran maupun penyimpanan dokumen, baik dokumen perkantoran maupun dokumen akreditasi di UPT Puskesmas Baureno Agar peraturan yang dijadikan pedoman, kebijakan, kerangka acuan dan prosedur yang ditetapkan oleh kepala UPT Puskesmas terdokumentasi SK Kepala UPT Puskesmas Baureno Nomor : 445/161/412.202.12/ADMEN/I/2020 tentang Pengendalian Dokumen



5. Prosedur / langkahlangkah



Alat dan Bahan : 1. PC / Laptop 2. Format pengendalian dokumen 3. Printer 4. ATK Langkah – langkah : 1. MENETAPKAN JENIS DOKUMEN Kepala Puskesmas / Pemegang Program / Koordinator Unit / Menetapkan jenis dokumen dan rekaman terkendali, meliputi : Manual Mutu, Prosedur Kerja / SOP, Surat Keputusan dan Formulir. 2. MEMBUAT DOKUMEN Pengendali Dokumen menetapkan sistematika pembuatan dokumen SOP / Surat Keputusan yang dituangkan dalam Pedoman Tata Naskah Puskesmas, dan pembuatan dokumen mengacu pada Pedoman Tata Naskah Puskesmas. 3. MENGESAHAN ISI DOKUMEN Setiap dokumen terkendali harus mendapat bukti persetujuan dan pengesahan dari Kepala Puskesmas. 4. MEMBERIKAN IDENTITAS DOKUMEN Setiap dokumen terkendali memiliki bagian header yang merupakan identitas dokumen, sistematika pemberian identitas dokumen sesuai dengan yang tertuang pada Pedoman Tata Naskah. 5. MEMBERI PENOMORAN DOKUMEN Setelah disahkan, setiap dokumen harus diberi penomoran dan terdaftar di agenda penomoran pengendali dokumen. 6. MENERBITKAN DAN MENDISTRIBUSI DOKUMEN DAN REKAMAN a. Suatu dokumen dapat diterbitkan bila sudah mendapat persetujuan dan pengesahan dari Kepala Puskesmas b. Dokumen diperbanyak dan didistribusikan oleh Pengendali Dokumen kepada semua pihak yang berkepentingan dengan mengisi Formulir Bukti Penerimaan Dokumen. c. Pengendali dokumen bertanggung jawab menyimpan dokumen sah memelihara Daftar SOP, SK dan Formulir yang ada pada unit. d. Untuk menunjukkan Salinan dokumen tersebut terkendali diberi cap “TERKENDALI”. 7. REVIEW DAN REVISI DOKUMEN Review dan Revisi dokumen dilaksanakan pada tribulan pertama setiap tahunnya oleh masing-masing BAB / unit. Dokumen yang sudah direview dan memerlukan revisi diserahkan ke pengendali dokumen untuk dikendalikan, segala bentuk revisi ditulis pada rekam historis perubahan. 8. MENERBITKAN ULANG DOKUMEN Dokumen yang telah direvisi dan dicetak file master, didistribusikan kepada unit terkait. 9. MELAKUKAN PENARIKAN DAN PEMUSNAHAN DOKUMEN DAN REKAMAN a. Pengendali dokumen menarik salinan dokumen yang sudah tidak berlaku dari peredaran.



6. Bagan Alir



Mulai



Menetapkan Jenis Dokumen



Membuat Dokumen



Memberikan Identitas



Mengesahkan isi dokumen



Memberikan Penomoran



Menerbitkan & Mendistribusi



Menerbitkan Ulang



Merevisi Dokumen



Melakukan Penarikan & Pemusnahan



7.



Hal-hal yang perlu diperhatikan



8. Unit Terkait 9. Dokumen terkait



Catatan Revisi perubahan, Bukti Penerimaan dokumen, Berita acara pemusnahan dokumen Formulir Bukti Penerimaan dokumen Formulir Daftar Induk Dokumen Formulir Daftar Induk Formulir Formulir Berita Acara Pemusnahan Dokumen Formulir Daftar induk dokumen eksternal No 1



10. Rekam historis perubahan



Selesai



Yang diubah KOP SOP



2



KOP SOP



3



ISI SOP



Isi Perubahan Merubah nama Kepala Puskesmas, merubah penomoran SOP, karena tahun berubah Merubah nomor SOP, nama Kepala Puskesmas Merubah langkahlangkah, merubah bagan alir.



Tanggal Mulai diberlakukan 10 FEB 2018



DAFTAR TILIK PENGENDALIAN DOKUMEN Unit



:.............................................................................................



Nama Petugas Pelaksana :............................................................................................. Tanggal Pelaksanaan NO



:............................................................................................. URAIAN KEGIATAN



YA



3



Apakah dilakukan penetapan dokumen? Apakah dokumen yang ditetapkan sudah disahkan oleh kepala puskesmas? Apakah dokumen sudah diberi identitas?



4



Apakah dokumen sudah diberi penomoran?



5



Apakah dilakukan review dan revisi dokumen? Apakah dokumen yang sudah direvisi diterbitkan ulang? Apakah dokumen yang sudah tidak berlaku ditarik dan dimusnahkan? JUMLAH



1 2



6 7



Keterangan Skoring



TIDAK



KET



: x 100 % =



Compliance rate (CR) =



∑ Ya



∑ Ya+Tidak



x 100 %



Baureno, …… / ……. / ……. Yang Menilai



Yang dinilai



(………………..)



(……………………….)



Skala Penilaian compliance Rate (CR) -



80 % - 100 %



: Baik



-



60 % - 79 %



: Cukup



-



0 % - 59 %



: Kurang