![PENGELOLAAN DANA KAS KECIL (Mini Riset) [PDF]](https://pdfs.asia/img/200x200/pengelolaan-dana-kas-kecil-mini-riset.jpg)
13 0 210 KB
PENGELOLAAN DANA KAS KECIL (Studi Kasus pada Politeknik Informatika Nasional Makassar) Ika Irmawati Program Studi Magister Akuntansi Pascasarjana Universitas Muslim Indonesia [email protected]
Abstrak Mini riset ini membahas mengenai pengelolaan dana kas kecil di Politeknik Informatika Nasional yang merupakan transaksi yang sangat sering digunakan untuk aktifitas kantor setiap harinya. Penelitian ini adalah penelitian kualitatif dengan desain deskriptif. Hasil penelitian menyarankan bahwa dalam melakukan pengelolaan dana kas kecil karyawan perlu melakukannya sesuai aturan sehingga terhindar dari masalah kecurangan atau fraud. Kata Kunci : Pengelolaan, Kas, Kas Kecil
PENDAHULUAN Latar Belakang Perkembangan dunia usaha akan mengakibatkan besarnya persaingan yang harus dihadapi oleh setiap perusahaan untuk mencapai tujuan yaitu memperoleh laba yang maksimal. Perlu diketahui jika perusahaan tidak mampu bersaing menghadapi perusahaan lain yang terus berkembang, maka kelangsungan hidup dan kesempatan memperluas bidang usaha akan terancam. Salah satu faktor yang meningkatkan bidang usaha yaitu pengendalian. Sistem pengendalian intern merupakan suatu perencanaan yang meliputi struktur organisasi dan semua metode dan alat-alat yang dikoordinasikan yang digunakan di dalam perusahaan dengan tujuan untuk menjaga keamanan harta milik perusahaan, memeriksa ketelitian dan kebenaran data akuntansi, mendorong
efisiensi, dan membantu mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen yang telah ditetapkan. Peran penting sistem pengendalian intern yaitu: membantu manajemen dalam mengendalikan dan memastikan keberhasilan kegiatan organisasi, menciptakan pengawasan melekat, menutupi kelemahan dan keterbatasan personel, serta mengurangi kemungkinan terjadinya kesalahan dan kecurangan, membantu auditor dalam menentukan ukuran sampel dan pendekatan audit yang akan diterapkan, membantu auditor dalam memastikan efektifitas, audit, dengan keterbatasan waktu dan biaya audit. Adapun kriteria sistem pengendalian intern yaitu karyawan yang mampu dan dapat di percaya, tugas pertanggungjawaban, memberikan kekuasaan yang tepat dan pemisahan tugas. Sistem pengendalian intern menurut COSO (Comitte of Sponsoring Organization) meliputi lima komponen
yaitu
lingkungan
pengendalian,
penaksiran
risiko,
aktivitas
pengendalian, informasi dan komunikasi, dan pemantauan. Setiap perusahaan harus memiliki sistem pengendalian intern yang efektif dan efisien karena dalam menjalankan suatu perusahaan sistem pengendalian dua intern sangatlah penting untuk mencegah terjadinya kecurangan (fraud) maupun hal-hal lainnya yang merugikan perusahaan. Perusahaan tersebut akan mengalami kebangkrutan jika tidak memiliki sistem pengendalian intern yang baik. Kas kecil termasuk salah satu aspek penting dalam pengendalian intern perusahaan. Kas kecil juga merupakan salah satu aset perusahan yang paling cepat berubah dalam neraca oleh sebab itu segala transaksi yang mengunakan kas kecil sangat perlu dilakukan secara baik dan benar dengan sistem pengendalian intern yang ada. Diharapkan dengan adanya sistem dalam segala aktifitas kegiatan dalam perusahaan mampu memberi dampak yang baik dan menguntungkan bagi perusahaan. Politeknik Informatika Nasional adalah perusahaan yang bergerak dalam bidang pendidikan. Perusahaan ini melalukan aktivitas transaksi operasional dengan menggunakan dana kas kecil. Kegiatan transaksi itu meliputi kegiatan sebagai berikut: pembelian bahan bakar, pembelian alat tulis kantor, fotocopy, perlengkapan kerumahtanggan, dan lain-lain.
Pengelolaan dana kas kecil di perusahaan ini sebelumnya sangat tidak sesuai dengan sistem pengendalian intern yang ada, sehingga mengakibatkan banyaknya penyalahgunaan dana kas kecil. Penyalahgunaan yang sering kali dilakukan adalah banyaknya transaksi yang tidak disertai nota atau bukti pengeluaran dana kas kecil tersebut. Hal ini pun berdampak buruk pada laporan pengeluaran kas kecil yang setiap bulannya dilaporkan kepada pimpinan perusahaan. Seiring berjalannya waktu penulis dan rekan kerja yang lain melakukan pembenahan terhadap sistem pengendalian intern perusahaan khususnya dalam bagian pengelolaan dana kas kecil yang bertujuan agar semua transaksi pengeluaran dana kas kecil tersebut tercatat dengan baik dan sesuai prosedur. Sistem pengendalian intern ini pun berjalan sesuai prosedur yang ada dan hasilnya terlihat sangat baik hal itu dapat terpapar dalam laporan pengeluaran kas kecil yang sekarang diberikan kepada pimpinan setiap harinya untuk menghindari terjadinya kecurangan sekecil apapun. Laporan ini juga dapat dipertanggung jawabkan secara terperinci dan benar. Berdasarkan latar belakang penelitian yang telah diuraikan, maka penulis tertarik untuk mengadakan penelitian dengan mengambil judul tentang “PENGELOLAAN
DANA
KAS
KECIL
PADA
POLITEKNIK
INFORMATIKA NASIONAL”.
Identifikasi Masalah Mengidentifikasi apakah pengelolaan dana kas kecil pada Politeknik Informatika Nasional sudah sesuai dengan sistem pengelolaan dana yang sesungguhnya.
Tujuan dan Manfaat Mini Riset Tujuan mini riset adalah untuk mengetahui bagaimana prosedur pengelolaan dana kas kecil pada Politeknik Informatika Nasional dan untuk mengetahui metode apa yang digunakan dalam pengelolaan dana kas kecil Politeknik Informatika Nasional. Manfaat dari mini riset ini adalah bagi penulis, riset ini merupakan
kesempatan untuk menerapkan teori-teori yang pernah diperoleh khususnya tentang pengelolaan dana kas kecil ke dalam praktik yang sesungguhnya dan untuk memenuhi tugas mata kuliah Akuntansi Keuangan. Bagi peneliti selanjutnya, semoga bisa bermanfaat dalam menambah wawasan untuk pengembangan penelitian lebih lanjut tentang pengelolaan dana kas keci.
DASAR TEORI Definisi Kas Kas merupakan laporan keuangan yang memperlihatkan pengaruh aktivitas-aktivitas operasi, pendanaan, dan investasi perusahaan terhadap arus kas selama periode akuntansi tertentu dengan suatu cara yang merekonsiliasi saldo awal dan akhir kas. Kas juga merupakan arus kas masuk dan arus kas keluar kas atau setara kas Simamora (2009:176). Soemarso (2002:296) menjelaskan, “kas adalah segala sesuatu baik yang berbentuk uang atau bukan yang dapat tersedia dengan segera dan diterima sebagai alat pelunasan kewajiban pada nominalnya”. Kemudian Sukrisno Agus (2008:145) menjelaskan pula bahwa: Kas adalah uang dan surat berharga lainnya yang dapat digunakan setiap saat serta surat berharga lainnya dengan tingkat likuiditas yang sangat lancar, dengan syarat: setiap saat dapat ditukar menjadi uang, tanggal jatuh temponya sangat dekat, kecil resiko perubahan nilai yang disebabkan perubahan tingkat bunga. Kas merupakan salah satu komponen dalam aktiva yang sangat lancar atau liquid perputarannya, kas juga merupakan komponen aktiva yang sangat rentan terhadap tindak kecurangan. Yuliasari/Sintje Rondonuwu (Ipteks Penerapan Akuntansi Kas Kecil pada PT. PLN Persero Rayon Manado Selatan: 2018).
Defenisi Kas Kecil Kas Kecil (petty cash) adalah dana kas yang dipakai untuk membayar pengeluaran-pengeluaran yang nilainya relatif kecil. Henry Simamora (2010:213).
Petty cash is found containing a small amount of cash that is used to pay minor expenditures. Hongren/Harrison/Bamer (2010:285). Kas kecil biasa disebut dengan petty cash adalah sejumlah uang tunai yang dimiliki perusahaan dan dipegang atau dikelola oleh kasir kas kecil yang fungsinya untuk membayar pengeluaran-pengeluaran yang sifatnya relatif kecil dan cenderung rutin. Serta memiliki karakteristik: (1) jumlahnya dibatasi, sesuai dengan rutinitas perusahaan, (2) untuk membayar pengeluaran yang relatif kecil. (Mega/Grace/Steven:
Evaluasi
Penerapan
Dana
Kas
Kecil
pada
Putra
Karangetang). Aktivitas-aktivitas yang dilaksanakan suatu organisasi tidak terlepas dari sistem pengeluaran dan penerimaan kas, yaitu penggunaan kas kecil sebagai pendukung aktivitas operasional perusahaan. Dana kas kecil adalah uang kas yang disediakan untuk memenuhi kebutuhan-kebutuhan perusahaan yang rutin bersifat tidak ekonomis dan jumlahnya relatif kecil. Syakur (2015:62).
Metode Pengelolaan Dana Kas Kecil Menurut Efraim (2014:109) dalam bukunya yang berjudul Akuntansi Keuangan Menengah 1 Prespektif IFRS “Kas Kecil merupakan dana yang dibentuk untuk membiayai transaksi-transaksi rutin perusahaan yang relatif kecil. Rekening ini juga dibentuk untuk menampung pengisian, pengeluaran, dan pengisian kembali kas kecil”. Efraim (2014:109) juga mengatakan bahwa “ada dua metode pencatatan kas kecil yaitu, metode sistem dana berfruktuasi (fluctuating fund system) dan sistem dana tetap (imprest fund system). Pengelolaan Dana Kas Kecil. Menurut Raja Adri Setiawan Surya (2012:80) “dalam pengelolaan kas kecil terdapat dua metode yaitu sistem dana tetap (imprest fund system) dan sistem dana tidak tetap (fluctuating fund system)”. Sistem dana tetap (Imprest Fund System) adalah metode kas kecil yang tidak mencatat pengeluaran-pengeluarannya dan jurnal dilakukan pada saat kas kecil diisi kembali berikut penyetoran bukti transaksi” Kusnadi (2000:65). “Sistem dana berfluktuasi (Fluctuating Fund System) adalah sistem dana kas kecil yang
jumlahnya dapat berubah-ubah dan pada saat ada transaksi dilakukan jurnal” Kusnadi (2000:65).
Karakteristik Kas Kecil Dalam jurnal penelitian Pulung Grahito dan Supramono (Peranan Pengelolaan Kas Kecil dalam Menunjang Operasional pada PT. Fast Food Indonesia.tbk : 2015) , karakteristik kas kecil adalah: 1. Jumlahnya dibatasi tidak lebih atau tidak kurang dari jumlah tertentu yang telah ditentukan oleh pihak perusahaan. Tentunya masing-masing perusahaan menetapkan jumlah yang berbeda sesuai dengan kebutuhan operasional perusahaan. 2. Dipergunakan untuk mendanai transaksi kecil yang sifatnya rutin setiap hari. 3. Disimpan di kotak khusus seperti kotak kecil yang biasa disebut patty cash box atau bisa juga dalam amplop. 4. Ditangani atau dipegang oleh kasir kas kecil.
Fungsi Dibentuknya Kas Kecil Dalam jurnal penelitian Pulung Grahito dan Supramono (Peranan Pengelolaan Kas Kecil dalam Menunjang Operasional pada PT. Fast Food Indonesia.tbk : 2015) , fungsi dibentuknya kas kecil adalah: 1. Fungsi Kas Bertanggungjawab untuk mengisi cek, meminta otorisasi terhadap cek, dan menyerahkan cek kepada pemegang dana kas kecil pada saat pembentukan dan pengisian kembali kas kecil. 2. Fungsi Akuntansi Bertanggungjawab sebagai pencatatan pengeluaran kas kecil, transaksi pembentkan dana kas kecil, pengisian kembali dana kas kecil dalam jurnal, pengeluaran dana kas kecil dalam jurnal, pembuatan bukti kas keluar yang memberikan otorisasi kepada fungsi kas. 3. Fungsi Pemegang Dana Kas Kecil
Bertanggungjawab terhadap penyimpanan dana kas kecil, pengeluaran dana kas kecil sesuai dengan otorisasi dari pejabat tertentu yang ditunjuk, dan permintaan pengisian kembali dana kas kecil. 4. Fungsi yang Memerlukan Pembayaran Tunai Bertanggungjawab
terhadap
pemakaian
dana
kas
kecil
serta
mempertanggungjawabkan kepada pemegang dana kas kecil. 5. Fungsi Pemeriksaan Intern Bertanggungjawab terhadap perhitungan dana kas kecil secara periodik dan pencocokan hasil perhitungannya dengan catatan kas.
Tujuan Dibentuknya Kas Kecil Dalam jurnal penelitian Pulung Grahito dan Supramono (Peranan Pengelolaan Kas Kecil dalam Menunjang Operasional pada PT. Fast Food Indonesia.tbk : 2015), untuk menangani masalah perlengkapan/perbekalan kantor yang dilakukan oleh suatu bagian di kantor biasanya berdasarkan langkah-langkah berikut: 1. Untuk menghindari cara-cara pembayaran pengeluaran yang relatif kecil dan mendadak, yang tidak ekonomis dan tidak praktis. 2. Meringankan beban para staf dalam memberikan pelayanan secara optimal kepada pelanggan secara optimal kepada pelanggan termasuk relasi bisnis pimpinan. Contoh: pimpinan kedatangan tamu mendadak dan untuk menjamu tamunya rasanya tidak ekonomis dan tidak praktis kalau stafnya melakukan pembayaran pengeluaran dengan cek. 3. Untuk mempercepat kegiatan atasan yang mempergunakan dana secara mendadak dan tidak terencana.
Penelitian Terdahulu Berikut adalah hasil-hasil penelitian yang dilakukan oleh peneliti sebelumnya tentang pengelolaan kas kecil :
PENULIS
JUDUL
TAHUN Berdasarkan
HASIL PENELITIAN hasil penelitian terhadap
prosedur
pengelolaan dana kas kecil pada PT Alfabiya Mitra Utama dapat disimpulkan bahwa: 1. PT Alfibiya Mitra Utama merupakan perusahaan yang bergerak dalam bidang jasa, yaitu jasa cleaning service dan security. 2. Pemegang dana kas kecil dipegang langsung oleh Direktur Utama, pengambilan dana kas kecil
Analisis
dilakukan
Sistem dan
Mahardikha
(Studi Kasus
Utama,
selama
ini
perusahaan lain.
Pengelolaan Kas Kecil
Direktur
pengambilan dana di Bank atau pun di anak
Prosedur Pratiwi
oleh
3. Dokumen yang digunakan dalam pengelolaan kas 2017
kecil hanya berupa nota-nota pembelian yang akan dicatat ke dalam buku kas kecil.
pada PT.
4. Pemegang dana kas kecil yaitu dikelola oleh Direktur
Alfabiya
Utama
Mitra Utama
selaku
penyimpan,
pemakai
dan
penananggungjawab dana kas kecil.
di
5. Dokumen akuntansi yang tidak digunakan dalam
Banjarmasin)
pengelolaan dana kas kecil seperti bukti kas keluar, bukti pengeluaran kas kecil, formulir permintaan pengeluaran kas kecil dan formulir pengisian kembali dana kas kecil serta Catatan akuntansi yang digunakan
pun
belum
lengkap
seperti
jurnal
pengeluaran kas, register cek, jurnal pengeluaran kas Sumaryono,
Audit Internal
2012
kecil, sehingga lemah dalam pengawasan. Berdasarkan kegiatan audit internal dapat disimpulkan
bahwa sistem pengendalian operasional terhadap penyelenggaraan kas, IF, (cash in flow dan cash out flow), advance dan pengelolaan piutang belum efektif, antara lain: 1. Penggunaan tiga rekening (aliran kas dari HO ke kendari) untuk kegiatan operasional kendari, aliran kas masuk dan keluar antar tiga rekening tersebut, terhadap Petty
tanpa disertai dengan pencatatan akuntansi dalam
Cash dan
buku harian kas masing-masing dengan tertib
Cash In Bank
akuntansi dan belum sejalan dengan prinsip
pada PT. SE., M.Ak
akuntansi berterima umum.
Carsurin-
2. Penyelenggaraan IF dari tahap pengisian kembali
Kantor
dana impress fund ke rekening bukan atas nama
Kendari
perusahaan,
Sulawesi
pengeluaran IF belum sejalan dengan:
Selatan
a.
pencatatan
penerimaan
dan
Standar penyelenggaraan IF no:01/FA/2007;
b. Prinsip akuntansi berterima umum; c. Pelaporan dan pertanggungjawaban IF belum menggunakan standar baku; 3. Jumlah saldo advance sampai dengan pelaksanaan audit tgl 25 juni 2012 sebesar 542.411.122 dan saldo 1. Fird Pangkey
Evaluasi
2015
advance
secara
fisik
belum
dipertanggungjawabkan sebesar 23.985.000 Berdasarkan penelitian yang dilakukan serta evaluasi
Penerapan
berdasarkan landasan teori dari studi kepustkaan maka
Akuntansi
dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut:
Tingang
Kas Kecil
1. Bahwa kas kecil yang dibentuk oleh perusahaan
on
pada PT.
khusus disiapkan untuk membayar pengeluaran-
Sinar Pure
pengeluaran yang bersifat kecil dan tidak praktis
Foods Bitung
jika dibayar dengan menggunakan cek, serta
2. Jantje
3. Harijant o Sabijono
pengeluaran atau pembayaran dana kas kecil dicatat
atau dibuatkan jurnal setelah uang dikeluarkan. 2. Adapun
metode
yang
digunakan
dalam
penyelesaian dana kas kecil oleh PT. Sinar Pure Foods Bitung yaitu metode fluktuasi, dimana dalam metode ini saldo rekening kas kecil tidak tetap berfluktuasi
sesuai
dengan
jumlah
pengisian
kembali dan pengeluaran-pengeluaran kas kecil. 3. Sedangkan buku untuk pengeluaran kas kecil berfungsi sebagai buku jurnal dan menjadi dasar untuk
pembukuan
ke
rekening
buku
besar.
Rekening kas kecil akan dikreditkan sebesar jumlah yang dikeluarkan. 4. Jumlah dan waktu pengisian dana kas kecil ditetapkan sesuai dengan kebutuhan perusahaan, dimana pada PT. Sinar Pure Foods Bitung telah ditentukan jumlah maksimal dana yang disediakan sebesar Rp. 8.000.000,Dana kas kecil yang dibentuk oleh perusahaan khusus 1. Mega Eliza Wongka r 2. Grace B. Nangoi 3. Steven J. Tangku
disiapkan untuk membayar pengeluaran-pengeluaran yang bersifat kecil dan tidak praktis jika dibayar dengan
Evaluasi
menggunakan cek, serta pengeluaran atau pembayaran
Penerapan Dana Kas Kecil pada
dana kas kecil dicatat atau dibuatkan jurnal setelah uang -
penyelesaian dana kas kecil oleh PT. Putra Karangetang
PT. Putra
yaitu metode fluktuasi, dimana dalam metode ini saldo
Karangetang
rekening kas kecil tidak tetap (berfluktuasi), jumlah
man 1. Dian Kartika Sari
dikeluarkan. Adapun metode yang digunakan dalam
pengisian kembali tidak sesuai dengan pengeluaranEvaluasi
2018
pengeluaran kas kecil. PT. Bank BRI Syariah belum menerapkan sistem petty
Sistem
cash dengan efektif, terbukti dengan belum adanya
Informasi
pemisahan fungsi mengenai pengelolaan dana kas kecil
sehingga perlu diadakan pemisahan fungsi dengan jelas karena GA (General Affairs) melakukan double Akuntansi
fungsi/perangkapan tanggungjawab, seharusnya antara
Penggunaan
pemegang dana kas kecil dengan fungsi akuntansi
dan
dibedakan untuk mencegah kesalahan dalaminput data.
Budiwib
Pengelolaan
Penggunaan dan pengeluaran dana kas kecil dilakukan
owo
Petty Cash
dengan menggunakan nota pengganti (pengeluaran
pada PT.
tanpa nota) tanpa nomor tercetak sebagai bukti telah
Bank BRI
mengeluarkan uang untuk keperluan operasional,
Syariah KC
perusahaan harus membuat nota pengganti disertai
Madiun
dengan nomor tercetak untuk mecegah terjadinya
2. Satrijo
3. Elly Astuti
penyelewengan dana kas kecil oleh pihak-pihak yang 1. Yuliasari Usman 2. Sintje Rondonu wu
Ipteks
-
tidak berkepentingan. Akuntansi kas kecil sangat baik penerapannya di
Penerapan
sebuah perusahaan karena dengan adanya rekening kas
Akuntansi
kecil mempermudah transaksi kecil yang terjadi di
Kas Kecil
perusahaan, transaksi yang sifatnya kecil ini biasanya
pada PT. PLN
dikeluarkan
untuk
kebutuhan
yang
segera
atau
(Persero)
mendadak bagi perusahaan karena akun kas biasanya
Rayon
mengeluarkan uang dengan cek atau giro. Dengan
Manado
adanya kas kecil membuat transaksi ini lebih efisien
Selatan
dan mudah karena tidak perlu menggunakan cek ataupun giro. Penerapan akuntansi kas kecil di PT. PLN Rayon
Manado
Selatan
menggunakan
sistem
pencatatan dana tetap dimana rekening kas jumlahnya akan selalu sama dengan rekening sebelumnya yang telah ditetapkan, kas kecil yang ada selalu digunakan untuk
transaksi
operasional
perusahaan
seperti
pengisian BBM (Bahan Bakar Minyak), pembelian perlengkapan kantor dan kegiatan operasional lainnya. Pencatatan yang dilakukan akan dianggap sah jika
memiliki bukti berupa nota atau kwitansi dan setiap pencatatan dilakukan setelah terjadi transaksi, kegiatan pelaporan juga harus disusun setiap akhir bulan untuk melaporkan transaksi apa saja yang digunakan selama bulan berjalan dari pembiayaan kas kecil. Laporan akan disusun oleh bendahara yang bertanggung jawab atas kas kecil dan kemudian diberikan kepada manager Rayon untuk diperiksa dan ditandatangani sebagai persetujuan, laporan ini biasa disebut dengan laporan pertanggungjawaban petty cash dan setelah disetujui oleh Manager Rayon laporan ini langsung diserahkan
1. Lesty Atika 2. Rudy Johanes Pusung
Ipteks
ke PLN Area Manado. Pengelolaan kas kecil sudah dilakukan dengan baik dan
Pengelolaan
sesuai dengan kebijakan yang berlaku untuk UIP dan
Kas Kecil
segala pembiayaan disertai dengan bukti kwitansi, nota
(Petty Cash)
maupun struk serta diverifikasi terlebih dahulu dan
pada PT. PLN (Persero) Unit
apabila dokumen tidak lengkap maka harus dilengkapi
-
dan akan diverifikasi kembali.
Induk Pembangunan Sulawesi
Mega
Bagian Utara Pengaruh
Purnama
Sistem
Garnasih
Akuntansi
Fatmawati
Kas Kecil dan
Sutarti
Rekonsiliasi Bank terhadap Efektivitas Pengendalian Kas ( Studi
-
Berdasarkan hasil penelitian dan pembahasan yang telah ditemukan sebelumnya, penulis dapat menarik kesimpulan sebagai berikut: 1. Sistem akuntansi kas kecil dan rekonsiliasi bank yang dilakukan koperasi sejahtera bersama telah memadai, hal ini tercermin dari: a. Terdapat
pemisahan fungsi antara bagian
penyimapanan,
bagian
pencatatan,
yang
mengotorisasi, dan yang memeriksa, sehingga
Kasus pada
dapat
meminimalkan
kecurangan
atau
Koperasi
penyalahgunaan kas yang ada di perusahaan;
Sejahtera
b. Seluruh pendapatan yang diterima pada hari itu
Bersama)
langsung disetorkan ke bank pada hari itu juga dan saldo selalu diperiksa oleh Kepala Bagian Akuntansi dan Keuangan; c. Setiap transaksi dilakukan dengan sistem komputerisasi dengan mencantumkan tanggal dan diotorisasi oleh Kepala Bagian Keuangan; d. Bagian Keuangan selalu memeriksa transaksi penerimaan dan pengeluaran kas yang ada pada kasir kas besar maupun pemegang dana kas kecil, sehingga pengendapan kas dengan cara lapping dapat dihindari; e. Bagian
Akuntansi
melakukan
rekonsiliasi
terhadap rekening Koran maupun catatan perusahaan yang dilakukan harian dan bulanan. 2. Pengendalian kas yang ada di koperasi sejahtera bersama telah efektif, hal ini tercermin dalam pelaksanaan pengendalian kas yang ada disana, yaitu: a. Terdapat struktur organisasi yang di dalamnya terdapat uraian tugas yang mencerminkan tanggung jawab pada setiap bagian yang ada di perusahaan, sehingga mendorong karyawan untuk mematuhi setiap peraturan yang ada; b. Adanya seleksi calon karyawan baru untuk mendapatkan karyawan yang berkualitas dan penggunaan komputerisasi dalam pembuatan bukti transaksi; c. Terdapat
pemisahan
fungsi
otorisasi,
pengawasan, pencatatan, dan penyimpanan kas. Adanya pelaksanaan review pada perusahaan untuk menilai pelaksanaan prosedur (prosedur akuntansi kas kecil dan rekonsiliasi); d. Adanya otorisasi dari pejabat yang berwenang untuk
setiap
transaksi
pengeluaran
kas
(dilakukan pula untuk pengeluaran kas kecil). Pelaksanaan
penjumlahan
oleh
Bagian
Akuntansi dilakukan berdasarkan dokumen yang telah diisi dan diotorisasi disertai buktibukti pendukung; e. Pelaksanaan
monitoring
terhadap
laporan
pengeluaran dan penerimaan kas yang diterima oleh pejabat terkait; f. Adanya brankas dan lemari khusus tempat penyimpanan uang dan dokumen-dokumen perusahaan terkunci dan menggunakan kodekode khusus serta tidak dapat dibuka oleh sembarang orang. 3. Sistem akuntansi kas kecil dan rekonsiliasi bank telah berpengaruh terhadap efektifitas pengendalian kas, hal ini dapat dilihat dari: a. Terdapat
pemisahan fungsi antara bagian
penyimpanan dan bagian pencatatan serta uang yang diterima hari itu langsung disetorkan ke bank atau paling lambat keesokan harinya; b. Dengan adanya otorisasi dari pejabat berwenang untuk setiap pengeluaran, sehingga tidak terjadi pengeluaran yang tidak semestinya dan dengan adanya
rekonsiliasi,
perusahaan
telah
meminimalkan resiko pencurian uang tunai dan
penyalahgunaan oleh orang-orang yang tidak bertanggung jawab. Pencocokan antara catatan saldo menurut bank dengan catatan saldo pada perusahaan dilakukan oleh Kepala Bagian Keuangan dan Akuntansi; c. Bagian Keuangan selalu mencocokan jumlah kas yang ada pada kasir dengan bukti-bukti transaksinya,
kemudian
Kepala
Bagian
Keuangan dan Akuntansi mencocokan kembali Pulung
Peranan
Grahito dan
Pengelolaan
Supramono
Kas Kecil dalam
2015
dengan catatan menurut Bagian Akuntansi. Dari hasil pembahasan yang telah dilakukan pada bab sebelumnya, dapat disimpulkan mengenai kas kecil KFC Taman Kopi adalah sebagai berikut: 1. Pengelolaan kas kecil pada KFC Taman Topi Bogor
Menunjang
menggunakan metode imprest seperti yang terlihat
Operasional
pada laporan Keuangan KFC Taman Topi Bogor
pada PT. Fast
dan
diperkuat
dengan
adanya
pengajuan
Food
penggantian petty cash yang sama dengan total
Indonesia,
belanja pada periode 24-30 April 2015 sebesar Rp.
Tbk (Studi
2.805.065,-
Kasus pada
Pada pengelolaan petty cash KFC Taman Topi
Kentucky
Bogor
memiliki
jenis-jenis
pengeluaran
yang
Fried Chicken
berbeda, yaitu operasional, WO ( work order), dan
Taman Topi
CAPEX yang ketiganya memiliki syarat dan
Bogor)
ketentuan masing-masing yang disesuaikan dengan keperluan dan budget-nya. Kas
kecil
sesungguhnya
pada
KFC
berperan
Taman sangat
Topi
Bogor
penting
dalam
menunjang operasional, karena tanpa adanya ks kecil operasional restoran tidak akan berjalan dengan baik, berdampak pada kualitas produk,
kecepatan pelayanan, dan performa restoran menjadi buruk. 2. Masih terdapat kendala-kendala yang mengganggu jalannya proses Keuangan seperti penggantian yang lama yang berdampak pada pelanggaran prosedur yang sangat beresiko pada saat kunjungan internal audit. Dan masih terdapat pengeluaran-pengeluaran yang tidak perlu sehingga berdampak pada efisiensi perusahaan. 3. KFC Taman Topi Bogor pun melakukan upayaupaya dalam mengatasi masalah pada penggantian petty cash yang lama adalah dengan pencegahan yaitu dengan melakukan pengajuan pencegahan penggantian tepat dan benar pada waktunya. Juga melakukan pengeluaran dengan bijaksana dan seefisiensi mungkin yang berdampak pada bagusnya 1. Dian Wulanda ri 2. Siti Khairani
Prosedur
-
performa store tersebut. Berdasarkan penelitian yang telah dilakukan pada badan
Penggunaan
narkotika nasional provinsi sumatera selatan untuk
Kas Kecil
mengetahui prosedur pengeluaran kas, maka dapat
(Studi Kasus
ditarik kesimpulan sebagai berikut:
pada Badan
1. Dalam prosedur penggunaan kas kecil di BNN
3. Ricardo
Narkotika
Provinsi Sumatera Selatan menggunakan tiga bagian
Parlindu
Nasional
yaitu bagian pengisian kas kecil, bagian pengisian
ngan
Provinsi
kembali dana kas kecil dan bagian pengeluaran kas.
Sumatera
Dalam pangeluaran kas kecil di BNN Provinsi
Selatan)
Sumatera Selatan sudah cukup baik karena dari prosedur pengeluaran yang digunakan dan tahapantahapan pengeluaran sudah jelas. Dengan dokumen dibagikan ke masing-masing bidang tersebut. Dan setiap pengeluaran kas kecil didalam bidang masing-
masing mempunyai bukti dokumen atau kwitansi yang diserahkan ke bagian bendahara. 2. Metode yang digunakan oleh BNN Provinsi Sumatera Selatan ialah menggunakan metode tetap karena
KPPN
(Kantor
Pusat
Pemendaharaan
Negara) memberi uang kepada BNN Provinsi Sumatera Selatan melalui bendahara dengan jumlah uang yang sudah ditetapkan. Dapat dilihat dari prosedur pencatatan kas keluar, setiap pengeluaran kas kecil di BNN Provinsi Sumatera Selatan bagian masing-masing
bidang
mengumpulkan
bukti
pengeluaran kas kecilnya hanya dikumpulkan dan setiap akhir periode bendahara mencatat jurnal umum. Setelah
melakukan
analisis,
perancangan,
implementasi, beserta pengujian yang telah dilakukan, maka dapat diperoleh kesimpulan terhadap sistem pengelolaan kas kecil adalah sebagai berikut:
Sistem
1. Membantu
Pengelolaan Frida
Kas Kecil
Ardiyah
Menggunakan
dan
Pendekatan
Mohamat
Dana Tetap di
Setiawan
PT. Daiwabo Scheetec Indonesia
menyelesaikan
masalah
dalam
melakukan proses penginputan kas kecil. 2. Mempermudah bendahara dalam mengetahui jumlah 2015
kas kecil. 3. Penyusunan data pengelolaan kas kecil dapat dilakukan lebih optimal, selain itu waktu untuk menginput dan mengevaluasi data kas kecil tersebut menjadi lebih cepat karena sudah didukung sistem yang
terintegrasi.
Jadi
perancangan
sistem
pengelolaan kas kecil menggunakan pendekatan dana tetap pada PT. Daiwabo Scheetec Indonesia telah sesuai dengan prosedur yang diharapkan. Berdasarkan evaluasi mengenai prosedur pengelolaan
dana kas kecil pada PT. Jasa Marga (Persero) Tbk Cabang-Cikampek, penulis menyimpulkan bahwa: 1. Prosedur pengelolaan dana kas kecil pada PT. Jasa Marga (Persero) Tbk Cabang Jakarta-Cikampek sudah cukup baik, hal ini dilihat dari: a. Dokumen-dokumen yang digunakan sudah Sistem Pengendalian
lengkap dan bernomor urut; 2017
b. Pemisahan fungsi dalam prosedur pengelolaan
Internal
dana kas kecil belum sesuai dengan landasan
terhadap
teori karena ada bagian fungsi yang belum
Pengelolaan
melaksanakan tugasnya secara terpisah;
Fauziah
Dana Kas
c. Prosedur pengelolaan dana kas kecil melalu tiga
Intan Sari
Kecil pada
tahap yaitu proses pembentukan dana kas kecil,
Dan
PT. Jasa
permintaan dan pertanggungjawaban dana kas
Fidya
Marga
kecil dan pengisian kembali dana kas kecil.
Sutiono
(Persero) Tbk
Tahap-tahap tersebut melibatkan lebih dari satu
Cabang JakartaCikampek
fungsi. 2. Pengendalian internal pada setiap prosedur sudah diterapkan meskipun masih ada yang belum sesuai dengan landasan teori. Dokumen yang digunakan selalu diotorisasi oleh kepala bagian, pemisahan fungsi sudah sesuai dengan landasan teori.
METODE MINI RISET Pendekatan Metode Riset Dalam metode yang digunakan oleh mini riset ini adalah metode kualitatif, dan jenis pendekatan riset ini adalah deskriptif. Riset deskriptif yaitu riset yang berusaha untuk menuturkan dan pemecahan masalah yang ada pada sekarang berdasarkan data-data tersebut. Jadi, dalam metode yang dilakukan untuk riset
yaitu metode analisis deskriptif kualitatif, yaitu analisis pengujiannya dalam bentuk keterangan dan pembaha san yang bertujuan menganalisa hal-hal yang dapat dianalisa bukan dengan angka-angka tetapi dengan teori-teori dibuktikan dengan kenyataan yang terjadi, dalam hal ini yang akan dianalisa adalah kas kecil pada Politeknik Informatika Nasional Makassar.
Objek dan Subjek Riset Dalam riset ini objeknya adalah pengelolaan dana kas kecil pada Politeknik Informatika Nasional, subjek pada riset adalah Politeknik Informatika Nasional yang berlokasi di jalan Sultan Alauddin No.250 Makassar.
Pemilihan Informan Kunci Dalam riset ini sangat diperlukan data-data dari informa kunci yaitu Ibu Desi Nurhabiba salah satu karyawan di Politeknik Informatika Nasional di Bagian Keuangan.
Jenis Data Jenis data yang digunakan dalam riset ini adalah data primer data sekunder. Dalam riset ini menggunakan data primer yang dikumpulkan oleh peneliti langsung dari pihak yang bersangkutan untuk proses riset langsung ke lapangan dan melalui observasi sedangkan data secunder dilakukan riset secara tidak langsung seperti mencari bahan referensi atau kesalahan yang berkaitan dengan riset yang dilakukan.
Teknik Pengumpulan Data Adapun teknik pengumpulan data riset adalah wawncara dan observasi dimana peneliti melakukan pengamatan langsung di lapangan terhadap pokok permasalahan yang dihadapi.
Teknik Analisis Data
Dalam riset ini yaitu wawancara adalah sumber utama yang menjadi analisis data untuk menjawab masalah mini riset. Dalam analisi dimulai dengan melakukan langsung wawancara mendalam kepada pihak informan. Setelah penulis menulis hasi wawancara ke dalam transkrip, selanjutnya penulis membuat reduksi data dengan cara abstraksi, yaitu mengambil data yang sesuai dengan konteks riset dan mengabaikan data yang tidak diperlukan yaitu analisis data pengujiannya dalam bentuk keterangan dan pembahasan teoritis yang bertujuan untuk menganalisis pengelolaan dana kas kecil pada Politeknik Informatika Nasional.
HASIL ANALISIS DAN PEMBAHASAN Gambaran Umum Perusahaan Sejarah Singkat Perusahaan/Instansi Politeknik Informatika Nasional biasa disebut Polinas, merupakan Perguruan Tinggi Swasta yang merupakan bagian dari keluarga besar LP3I Group yang berkantor di Jakarta. Keberadaan Polinas di Makassar tidak lepas dari visi LP3I untuk menuntaskan pengangguran di Indonesia. Kini, telah tergabung 1 Universitas, 2 Sekolah Tinggi, 5 Politeknik, 2 Akademi serta 50 Cabang Business College yang tersebar di hampir seluruh wilayah Indonesia. Fenomena tidak tertampungnya lulusan pendidikan tinggi di dunia kerja bukan cerita milik era tahun 2000-an saja. Bila dirunut kebelakang sebenarnya gejala tersebut sudah muncul ke permukaan sekitar dua puluh tahun sebelumnya. Semakin hari semakin meresahkan masyarakat yang mengalami langsung sulitnya mencari kerja jika tidak memiliki keterampilah dan keahlian. Namun hingga menjelang akhir 1980-an, belum ada tanda-tanda pihak yang mereasa terpanggil untuk menyelesaikan masalah tersebut, baik pemerintah maupun swasta. Atas dasar itulah LP3I didirikan pada tanggal 29 Maret 1989 di Jakarta yang bermula dari program kursus 6 bulan kemudian mengembangkan sistem pendidikannya menjadi lembaga pendidikan profesi (1- 2 tahun). Animo masyarakat yang sangat besar terhadap LP3I di Jakarta, menjadikan pemikiran
dari pengelola LP3I untuk mengembangkan sayapnya ke kota-kota besar di Indonesia
seperti
Surabaya,
Semarang,
Bali,
Balikpapan,
Aceh,
Palu,
Banjarmasin, Samarinda, Mataram dan kota-kota lainnya hampir di seluruh Indonesia. Pada tahun 1998, LP3I resmi membuka kampus di Makassar yang beralamat di Jalan Urip Sumoharjo Makassar dengan menjalankan program profesi 2 tahun. Pada tahun 2003, LP3I mulai masuk kepada sektor pendidikan formal selaras dengan visi LP3I yaitu : menjadi lembaga pendidikan yang terus menerus menyelaraskan kualitas pendidikannya dengan kebutuhan dunia kerja untuk menghasilkan SDM yang siap kerja yang profesional, beriman dan bertaqwa. Berawal dengan sebagian dari kampus LP3I yang telah tersebar di Indonesia berubah menjadi Politeknik yaitu Bandung, Jakarta dan Medan. Sejalan dengan visi LP3I itulah, pada tahun 2010, LP3I dengan Yayasan Mitra Mandiri membuka Politeknik di Makassar dengan nama Politeknik Informatika Nasional dengan SK Mendikbud Nomor 130/D/O/2010 dengan membuka 3 program studi yaitu program studi Administrasi bisnis dengan konsentrasi Bisnis Administrasi, Administrasi Keuangan, Sekretaris, Administrasi Perkantoran, Program studi Manajemen Informatika dengan konsentrasi Informatika Komputer dan Komputerisasi Akuntansi, serta Program studi Administrasi Pemerintahan. Politeknik Informatika Nasional terus menerus melakukan perbaikan berbagai hal dan terus menyesuaikan diri dengan kebutuhan dunia kerja dan kebutuhan pemerintah, pada tahun 2013, Politeknik Informatika Nasional telah mendapatkan akreditasi program studi dari Badan Akreditasi Nasional Perguruan Tinggi (BAN-PT). Visi, Misi Perusahaan/Instansi Visi: “Menjadi Institusi Perguruan Tinggi yang terus menerus menyelaraskan sistem pendidikannya dengan kebutuhan dunia usaha dan dunia industri untuk
menghasilkan sumber daya manusia siap kerja dan berwirausaha yang profesional, beriman, dan bertaqwa”. Misi: Adapun Misi POLINAS antara lain sebagai berikut: a. Menyelenggarakan pendidikan dengan profesional dan bertanggung jawab untuk menyiapkan tenaga kerja yang terampil dengan kompetensi yang tinggi; b. Menjalin kemitraan dengan institusi terkait untuk pengembangan sistem pendidikan yang berkualitas dan tepat guna; c. Melakukan
penelitian
dan pengabdian
kepada
masyarakat
untuk
mendukung program pemerintah dalam mencerdaskan kehidupan bangsa dan mensejahterakan masyarakat; d. Menyelenggarakan pendidikan dengan berbasis IT; e. Melaksanakan evaluasi secara berkala untuk meningkatkan kualitas, otonomi, akuntabilitas, dan akreditasi Politeknik. Struktur Organisasi Perusahaan/Instansi
Tugas
dan
Tanggungjawab Bagian Keuangan Politeknik Informatika
Nasional Makassar 1.
Menerima data transaksi yang terdiri dari BKK (Bukti Keluar Kas),BTK (Bukti Terima Kas),BTB (Bukti Terima Bank),dan BKB (Bukti Keluar Bank),beserta lampiran bukti -bukti pendukungnya, tidak lupa juga untuk
memeriksa kelengkapan bukti pendukunya,jika masih tidak ada maka akunting berhak memintanya pada kasir untuk dilengkapi dan diserahkan ke WADIR II untuk diotorisasi. 2.
Melakukan pengentryan seluruh data transaksi ke dalam General Ledger yang telah diparaf dan diberi pengkodean oleh WADIR II setelah diterima setiap harinya.
3.
Melakukan
filing/penyimpanan
bukti-bukti
berdasarkan
urutan
pengkodean berdasarkan no urut setelah di entry kedalam General Ledger sesuai dengan pengklasifikasian account setiap hari. 4.
Setelah selesai mengentry data-data transaksi cocokkan kembali transaksi pengeluaran dan penerimaan kas yang di entry dengan pencatatan manual kasir yang dicatat di buku besar kas, sehingga diperoleh saldo kas yang balance
dengan
kasir,sedangkan
untuk
transaksi
pengeluraan
dan
penerimaan di bank harus dicocokkan kembali rekening koran sehingga diperoleh saldo yang sama dengan rekening koran. 5.
Menyiapkan formulir cash of name dan print out buku besar kas ditangan setiap akan melaksanakan cash of name.
6.
Melakukan cash of name didampingi KABAG Umum, Personalia dan Keuangan terhadap kegiatan transaksi keuangan yang dilakukan kasir dan dicatat ke dalam formulir cash of name setiap harinya jam 16.30 WIB.
7.
Menerima file rincian penyusutan dan amortisasi atas aktiva tetap dan aktiva lain-lain dari KABAG Umum, Personalia dan Keuangan untuk dilakukan pembiayaan setiap bulan.
8.
Menghitung nilai perolehan aktiva tetap dan lain-lain dan menghitung beban penyusutan dan amortisasi yang timbul akibat penambahan dan pengurangan aktiva karena pembelian dan penjualan aktiva.
9.
Setelah selesai mengerjakan aktiva cocokkan jumlah akumulasi dengan penyusutannya di trial balance jika sudah sama jumlahnya maka kita bisa lanjutkan ke adjusting aktiva dan pendapatan kelas regular,karyawan dan kls kerjasama.
10.
Karena sudah di program sehingga saya hanya tinggal memeriksa trial balance,worksheet,laporan aktivitas,laporan posisi keuangan. Alasan:untuk memeriksa laporan akhir agar tidak ada salah posting atau kesalahan administrasi lainnya.
11.
Membuat Arus kas,dari saldo awal bulan sebelumnya di tambah pendapatan kemudian dikurangi beban-beban sehingga diperoleh saldo akhir.
12.
Membuat Buku besar masing-masing account untuk memudahkan membuat Catatan Laporan Keuangan.
13.
Menyerahkan laporan keuangan bulanan kepada WADIR II untuk dilakukan pemeriksaan paling lambat setiap tanggal 5 setiap bulannya.
14.
Melakukan perbaikan laporan keuangan bulanan jika ada pengkoreksian oleh WADIR II setiap bulannya dengan waktu paling lambat 7 (tujuh) hari kerja terhitung dari penerimaan koreksi atas laporan keuangan oleh WADIR II.
15.
Menyerahkan laporan keuangan yang telah direvisi kepada WADIR II.
16.
Setelah diperiksa dan dikoreksi WADIR II dan telah diotorisasi kemudian meminta Acc Direktur dan jika telah di Tandatangan,baru bisa menerbitkan laporan keuangan ke kantor pusat.
17.
Menerbitkan Laporan Keuangan bulanan sebelum tanggal 5 setiap bulan sesuai dengan PSAK 45.
18.
Menyusun dan menganalisis informasi keuangan untuk menyiapkan pemasukan untuk perhitungan, seperti pembukuan general ledger, dan dokumen transaksi bisnis.
19.
Membuat, menyimpan, dan mengkoordinasikan pelaksanaan akuntansi dan prosedur pengawasan akuntansi.
20.
Mengawasi dan mereview laporan keuangan dan sistem yang terkait untuk ketepatan dan kesempurnaan.
21.
Mengontrol hutang piutang setiap bulannya dengan membuat buku besar seperti buku besar hutang Bank BRI, Standard Chartered,hutang leasing,hutang lain-lain,Piutang Pegawai,Piutang Pusat,piutang pihak ke III.
22.
Mengontrol pembayaran kelas Kerjasama (Cabang) dengan membuat buku besar pembayaran setiap bulannya.
23.
Merekap data pendingan
Deskripsi Kerja Lokasi Unit Kerja
Politeknik Informatika Nasional terletak di Jalan Sultan Alauddin No. 250 Kota Makassar, Propinsi Sulawesi-Selatan.
Rincian Tugas
Kegiatan Bagian Keuangan pada Politeknik Informatika terperinci sebagai berikut: a) Bagian Keuangan menerima dana kas kecil melalui persetujuan wakil Direktur II menggunakan surat Permintaan Pengisian Kembali Kas Kecil (PPKKK). b) Kemudian kas kecil tersebut biasanya akan digunakan untuk operasional kantor perharinya. c) Ketika akan menggunakan kas kecil pengguna dari devisi mana pun harus mengisi dan menandatangani bukti pengeluaran kas yang kemudian setelah uang digunakan harus mengembalikan nota sesuai dengan kemana uang digunakan. d) Kemudian bagian keuangan akan mencatat transaksi tersebut ke dalam rekap pengeluaran kas kecil berupa data excel yang kemudian akan dikirimkan kepada direktur utama melalui email. e) Selanjutnya rekapitulasi tadi akan dicetak yang kemudian akan disatukan dengan lampiran-lampiran nota sesuai pengeluaran hari itu.
Kegiatan di atas penulis gambarkan dalam bentuk flowchart di bawah ini: WAKIL DIREKTUR I
BAGIAN KEUANGAN Mulai
Mengisi PPKKK
PPKKK PPKKK Tidak Otorisasi form
PPKKK
PPKKK Ya PPKKK Terotorisasi
Memeriksa rekap Penggunaan Dana Kas Kecil
Proses Pengelolaan Dana Kas Kecil
Rekap Penggunaan Dana Kas Kecil
Proses Penyimpanan Data Selesai
Gambar 4.1. Flowchart Pengelolaan Dana Kas Kecil Sumber Arsip Politeknik Informatika Nasional
Tanggung Jawab
Tanggung jawab penulis pada Politeknik Informatika Nasional adalah: a) Memastikan setiap transaksi yang menggunakan kas kecil telah direkap b) Memastikan data yang sesuai dengan nota transaksi yang ada c) Memastikan laporan kas kecil telah dibuat dengan benar dan tepat.
Target yang Diharapkan
Target yang diharapkan perusahaan bagi penulis pada Politeknik Informatika Nasional: a) Dapat membuat rekap kas kecil secara benar dan tepat b) Dapat memberi pertanggung jawaban pada setiap laporan yang disajikan kepada Wakil Direktur II. Deskripsi Alat dan Produk Perangkat Lunak/Perangkat Keras yang Digunakan Perangkat Keras yang digunakan di Politeknik Informatika Nasional yaitu: 1. Komputer Komputer ini digunakan untuk merekap semua transaksi pada pengeluaran kas kecil di perusahaan. 2. Printer Printer ini digunakan untuk mencetak setiap laporan untuk kemudian diarsipkan sesuai dengan bulan dan tahun transaksi pengeluaran kas kecil. Perangkat Lunak yang digunakan di Politeknik Informatika Nasional yaitu: Microsoft Office Excel digunakan untuk memproses transaksi pengeluaran kas kecil.
Data dan Dokumen yang Diolah/Dihasilkan
Penulisan mini riset ini tidak akan berjalan baik jika tidak disertakan dengan data dan dokumen yang diolah dan dihasilkan. Adapun data dan dokumen yang diperlukan oleh penulis adalah data pengeluaran kas kecil selama 3 bulan dan contoh bukti pengeluaran kas kecil dan beberapa dokumen yang berkaitan.
PEMBAHASAN Sistem Pengelolaan Dana Kas Kecil pada Politeknik Informatika Nasional Sistem pengelolaan dana kas kecil yang berlaku di Politeknik Informatika Nasional menggunakan metode sistem fluctuating fund-balance system, adapun metode tersebut merupakan metode yang menentukan jumlah “Petty cash” sesuai kebutuhan dan berfluktuasi dengan sisa saldo kas kecil sebelumnya. Dana kas kecil di perusahaan ini diisi kembali setiap satu sampai dua minggu kemudian. Kondisi yang terjadi di Politeknik Informatika Nasional mengenai pengelolaan dana kas kecil umumnya terjadi pengeluaran dana kas kecil untuk membiayai seluruh kegitatan operasional perusahaan. Prosedur pengeluaran dana kas kecil dilakukan secara tunai kepada bagian-bagian yang membutuhkan, setiap pengeluaran dana kas kecil harus didukung oleh bukti pengeluaran kas yang berupa kuitansi, nota, bon, yang telah disetujui oleh manajer untuk kemudian disetujui pembayarannya oleh pemegang dana kas kecil. Politeknik Informatika Nasional melakukan pengelolaan dana kas kecil sudah sesuai yakni adanya otorisasi pimpinan ketika kas kecil akan dilakukan pengisian kembali dengan dokumen yang dibubuhi tanda tangan pimpinan dan penerima kas, kemudian adanya dokumen bukti pengeluaran kas setiap kali karyawan membutuhkan dana operasional kantor yang menggunakan kas kecil dan pihak luar kantor seperti pembayaran uang keamanan dan lain-lain, dengan dibubuhi tanda tangan oleh pengguna kas kecil, kasir dan pimpinan, dan yang terakhir adanya rekapitulasi pengeluaran dana kas kecil yang akan diperiksa oleh pimpinan setiap harinya sehingga pimpinan dapat mengetahui proses keluar dana kas kecil secara terperinci dan akurat dengan dilampirkannya bukti atau nota asli.
Menurut teori pengelolaan dana kas kecil harus menggunakan dokumen yang memiliki nomor tercetak pada Politeknik Informatika Nasional dokumen tersebut sudah ada namun belum memiliki nomor yang tercetak dan hal itu dapat menimbulkan kecurangan yang mungkin bias dilakukan oleh karyawan yang menangani masalah pengelolaan dana kas kecil. Berikut ini adalah dokumen yang digunakan pada saat melalukan pengelolaan dana kas kecil di Politeknik Informatika Nasional: 1. Bukti Pengeluaran Kas Kecil Dokumen ini digunakan pada saat akan mengeluarkan dana kas kecil untuk berbagai keperluan operasional perusahaan seperti dibahas di atas dokumen ini belum memenuhi standart dokumen dana kas kecil yang baik karena penomoran masih dengan tulisan tangan belum di cetak langsung pada kertas tersebut. 2. Rekapitulasi Pengeluaran Dana Kas Kecil Dokumen ini berfungsi untuk merekap setiap pengeluran dana kas kecil setiap harinya yang akan diberikan kepada pimpinan sebagai laporan kas kecil harian. 3. Kwitansi Dokumen ini berfungsi sebagai bukti pengeluran dana kas kecil yang tidak disertai nota dari penerima transaksi. 4. Permintaan Pengisian Kembali Kas Kecil (PPKKK) Dokumen ini digunakan untuk melakukan permintaan pengisian kembali kas kecil (PPKKK). Proses demi proses dalam pengelolaan dana kas kecil di perusahan ini seperti kita lihat dari pembahasan di atas sudah sesuai dengan teori dan tindakan yang berlaku di perusahaan namun ada kendala yang di alami oleh perusahaan ini yaitu kurangnya kesadaran karyawan yang bersangkutan dengan penggunaan dana kas kecil untuk mengembalikan atau memberiakan bukti-bukti penggunaan dana kas kecil tersebut dengan tepat waktu.
Solusi Permasalahan Solusi untuk mengatasi permasalahan pengelolaan dana kas kecil pada Politeknik Informatika Nasional adalah sebagai berikut: 1. Memberikan reward atau penghargaan yang sepantasnya untuk setiap karyawan yang selalu mengembalikan nota atau bukti penggunaan kas kecil tepat waktu hal ini dilakukan untuk memacu semangat karyawan yang lain dalam hal ketepatan bekerja. 2. Memberikan nomor yang tercetak pada dokumen bukti pengeluaran kas untuk menghindari adanya kecurangan (fraud).
PENUTUP Kesimpulan Berdasarkan pembahasan di atas, maka diperoleh kesimpulan bahwa pengelolaan dana kas kecil Politeknik Informatika Nasional menggunakan metode sistem fluctuating fund-balance system, adapun metode tersebut merupakan metode yang menentukan jumlah “Petty cash” sesuai kebutuhan dan berfluktuasi dengan sisa saldo kas kecil sebelumnya. Pengelolaan dana kas kecil Politkenik Informatika Nasional juga sudah sesuai dengan prosedur dan teori yaitu: a) Adanya praktek pengelolaan kas kecil yang sehat b) Adanya pembagian tugas yang jelas c) Adanya pemeriksaan dokumen oleh pimpinan Namun untuk masalah dokumen perusahaan ini masih memiliki kecacatan yaitu belum tercetaknya nomor pada dokumen pendukung pada pengelolaan dana kas kecil dan untuk kesadaran karyawan masih kurang dalam hal bekerja dengan efisien dan efektif.
Saran Penulis berharap kepada seluruh karyawan Politeknik Informatika Nasional untuk meningkatkan kesadarannya dalam bekerja meskipun dalam halhal kecil atau mungkin yang dianggap tidak terlalu penting demi kelangsungan dan kelancaran kerja yang baik di perusahaan tersebut dan juga perusahaan perlu memberi penghargaan kepada karyawan yang selalu melakukan pekerjaan sesuai prosedur yang bertujuan meningkatkan kinerja semua karyawan tersebut. Dokumen-dokumen yang digunakan terkait masalah pengelolaan dana kas kecil harus segera diberi nomor yang sudah tercetak sesuai dengan aturan yang ada selain itu juga untuk menghindari adanya kecurangan-kecurangan yang akan merugikan perusahaan.
DAFTAR PUSTAKA Adrian Junaidar Handayanto, Akhmad Mukoffi, dan Elly Lestari. 2018. Evaluation of Financial Performance Management Based on Cash Flows at PT. Gudang Garam Tbk Mahardikha, Pratiwi. 2017. Analisis Sistem dan Prosedur Pengelolaan Kas Kecil (Studi Kasus pada PT. Alfabiya Mitra Utama di Banjarmasin). Dian Kartika Sari, Satrijo Budiwibowo, dan Elly Astuti. 2018. Evaluasi Sistem Informasi Akuntansi Penggunaan dan Pengelolaan Petty Cash pada PT. Bank BRI Syariah KC Madiun
Dian Wulandari, Siti Khairani, dan Ricardo Parlindungan. Prosedur Penggunaan Kas Kecil (Studi Kasus pada Badan Narkotika Nasional Provinsi Sumatera Selatan) Fauziah Intan Sari, Fidya Sutiono. 2017. Sistem Pengendalian Internal terhadap Pengelolaan Dana Kas Kecil pada PT. Jasa Marga (Persero) Tbk Cabang Jakarta-Cikampek
Fird Pangkey, Jantje Tinangon, dan Harijanto
Sabijono. 2015. Evaluasi
Penerapan Akuntansi Kas Kecil pada PT. Sinar Pure Foods Bitung Frida Ardiyah, Mohamat Setiawan. 2015. Sistem Pengelolaan Kas Kecil Menggunakan Pendekatan Dana Tetap di PT. Daiwabo Scheetec Indonesia Handy Januar Permana, Ruli Supriati, dan Diona Kusuma. 2018. Perancangan Sistem Laporan dan Pengisian Kembali Dana Kas Kecil Berbasis Web pada SMK PGRI 31 Legok Kenny Larony Tangkaroro, Ventje Ilat, dan Heince Wokas. 2017. Penerapan Sistem dan Prosedur Akuntansi Pengelolaan Dana Desa di Desa Tincep Kecamatan Sonder Kabupaten Minahasa Lesty Atika, Rudy Johanes Pusung. Ipteks Pengelolaan Kas Kecil (Petty Cash) pada PT. PLN (Persero) Unit Induk Pembangunan Sulawesi Bagian Utara Marfuah Holilah, Masyhad, dan Ali Rasyidi. Penerapan Pengendalian Intern Pengeluaran Kas pada PT. Winarta Putra Sejati Surabaya
Mario Caesar Piet Sumurung, Ventje Ilat, dan Stanley Kho Walandouw. 2015. Analisis Pengendalian Penerimaan dan Pengeluaran Kas pada PT. Manado Media Grafika. Mega Eliza Wongkar, Grace B. Nangoi, dan Steven J. Tangkuman. Evaluasi Penerapan Dana Kas Kecil pada PT. Putra Karangetang Muaddab, Hafis. 2017. Meningkatkan Hasil Belajar Pengelolaan Dana Kas Kecil Siswa Melalui Permainan Akuntansi “Oiko Nomo” berbasis Problem Based Learning Nova, Granestya Anggi Nova. Pengendalian Pengelolaan Kas terhadap Likuiditas Perusahaan (Studi Kasus CV. Three Coomunika Surabaya) Pulung Grahito, Supramono. 2015. Peranan Pengelolaan Kas Kecil dalam Menunjang Operasional pada PT. Fast Food Indonesia. Tbk (Studi Kasus pada Kentucky Fried Chicken Taman Topi Bogor) Sugiyanto, Hari. Analisis Urgensi Penyatuan Unit Pengelolaan Pembiayan dan Unit Pengelolaan Kas Sumaryo. 2012. Audit Internal terhadap Petty Cash dan Cash In Bank pada PT. Carsurin-Kantor Cabang Kendari Sulawesi Selatan Sutarti, Mega Purnama Garnasih Fatmawati. 2012. Pengaruh Sistem Akuntansi Kas Kecil dan Rekonsiliasi Bank terhadap Efektifitas Pengendalian Kas (Studi Kasus pada Koperasi Sejahtera Bersama), Yuliasari Usman, Sintje Rondonuwu. Ipteks Penerapan Akuntansi Kas Kecil pada PT. PLN (Persero) Rayon Manado Selatan
