Pengertian Laporan Bisnis [PDF]

Citation preview

PENGERTIAN LAPORAN BISNIS Laporan bisnis adalah suatu laporan yang bersifat netral, memiliki tujuan yang jelas serta menyajikan fakta kepada seorang atau lebih dalam rangka mencapai tujuan bisnis tertentu. Laporan bisnis ialah setiap dokumen faktual yang menyatakan tujuan perusahaan merupakan sarana manajerial untuk menginformasikan atau memberikan kontribusi pada pengambilan keputusan harus bersifat akurat, lengkap dan obyektif. Laporan bisnis juga dapat diartika sebagai suatu laporan yang memiliki sifat netral , tidak memihak, memiliki tujuan yang jelas dan rencana penyajian fakta kepada seseorang atau untuk kepentingan bisnis tertentu. Laporan bisnis juga merupakan pesan-pesan yang objektif, tersusun secara teratur yang digunakan untuk menyampaikan informasi dari suatu bagian organisasional atau dari saru institusi atau lembaga ke lembaga lain untuk membantu pengambilan keputusan atau pemecahan masalah. Laporan fakta meliputi kejadian-kejadian, kondisi, mutu, perkembangan, hasil, produk, masalah, atau saran pemecahan. Laporan dapat membantu penerima memahami situasi bisnis yang kompleks, menyelesaikan tugas-tugas teknik, atau merencanakan prosedur-prosedur, pemecahan masalah, dan membuat kebijakan tentang perencanaan strategi



KEGUNAAN PENULISAN LAPORAN BISNIS BAGI SUATU ORGANISASI BISNIS a.       Untuk memantau dan mengendalikan operasi perusahaan; misalnya, laporan operasi, laporan kegiatan karyawan. b.      Untuk membantu mengimplementasikan kebijakan dan prosedur yang telah ditetapkan perusahaan; misalnya kebijakan penempatan karyawan. c.        Untuk memenuhi persyaratan hukum dan peraturan yang berlaku bagi perusahaan; misalnya laporan pajak, laporan analisis dampak lingkungan, laporan ketenagakerjaan (perburuhan). d.      Untuk mendokumentasikan kinerja, baik untuk kebutuhan internal maupun eksternal; misalnya laporan kinerja, laporan perkembangan kegiatan. e.       Untuk menganalisis informasi dan memberikan masukan bagi pengambilan keputusan atas isu tertentu; misalnya laporan riset laporan justifikasi. f.       Untuk memperoleh sumber pendanaan dan membuka bisnis baru; misalnya proposal penjualan, proposal pengembangan produk baru. 



ALIRAN SUATU LAPORAN BISNIS



laporan bisnis dapat digolongkan ke dalam jenis sebagai berikut.



1.     Laporan menurut Fungsinya Jenis laporan menurut fungsinya terdiri Laporan Informasional dan Laporan Analitis. Laporan informasional adalah laporan yang bersifat memberi informasi, menyajikan fakta – tanpa melakukan analisis, tanpa kesimpulan, dan tanpa memberi rekomendasi. Sedangkan, laporan analitis adalah laporan yang menyajikan fakta, menganalisis dan mengintrepertasikannya, kemudian menyimpulkan dan memberi rekomendasi. Beberapa contoh dari jenis ini adalah laporan kemajuan pekerjaan, laporan rekomendasi, proposal, dan sebagainya. 



2.     Laporan menurut Subjeknya  Laporan menurut subjeknya adalah laporan yang didasarkan menurut departemen atau unit tempat laporan itu diperoleh. Contoh-contohnya adalah laporan akuntansi, laporan personalia, laporan produksi dan sebagainya. 



3.     Laporan menurut Formalitasnya Laporan jenis ini dapat dibedakan atas laporan formal atau laporan laporan panjang (pada umumnya lebih dari 10 halaman) dan laporan nonformal atau laporan singkat. 



4.     Laporan menurut Keasliannya Laporan yang terdiri dari laporan otoritas, laporan sukarela, laporan swasta, dan laporan publik. Laporan otoritas yang dibuat atas dasar permintaan atau kuasa dari orang lain; laporan sukarela disusun atas inisiatif dari pembuat laporan itu sendiri; laporan swasta adalah laporan yang dibuat oleh organisasi/perusahaan swasta; dan laporan publik disusun oleh lembaga/organisasi pemerintah atau lembaga yang dibiayai oleh negara. 



5.     Laporan menurut Frekuensinya Laporan menurut frekuensinya terdiri dari laporan berkala yaitu laporan yang disusun secara harian, mingguan, bulanan, semesteran, dan tahunan. Contoh, laporan penjualan harian; sedangkan laporan khusus merupakan laporan atas suatu kejadian yang unik (khusus) seperti munculnya krisis dalam suatu perusahaan. 



6.     Laporan menurut Jenisnya Laporan jenis terdiri dari laporan memorandum, laporan surat, laporan dalam bentuk cetakan, dan laporan panjang (laporan formal).



7.     Laporan menurut Kegiatan Projek Laporan macam ini terdiri atas laporan pendahuluan, laporan perkembangan, dan laporan akhir. 8.



Laporan menurut Pelaksanaan Pertemuan Yang termasuk ke dalam laporan jenis ini adalah agenda, resolusi, notulen, dan laporan pertemuan. Agenda adalah suatu dokumen yang ditulis sebelum suatu pertemuan berlangsung, dan biasanya terdiri dari jadwal pelaksanaan dan topik yang akan dibahas dalam pertemuan sehingga akan membantu peserta dalam mempersiapkan peserta. Resolusi merupakan laporan singkat yang secara formal berisi pengumuman hasil konsensus dalam suatu pertemuan. Notulen adalah laporan resmi dalam suatu pertemuan yang telah berlangsung yang mencakup semua hal yang terjadi dalam suatu pertemuan. Laporan pertemuan merupakan laporan resmi yang mencakup bahasan yang lebih luas dan berisi hasil pertemuan atau konfrensi penting.



Persiapan Penulisan Laporan Bisnis Definisikan Masalah, Tujuan, dan Ruang Lingkup. Tahap pertama perencanaan adalah melakukan analisis masalah, yang mencakup tujuan penyusunan laporan. Jawaban terhadap pertanyaan-pertanyaan seperti : apa yang diinginkan,berapa banyak, mengapa, dan kapan akan membantu anda dalam menetapkan masalah,tujuan, ruang lingkup, keterbatasan, dan judul suatu laporan. Pertimbangkan Siapa yang Akan Menerima Laporan Memvisualisasikan pembaca atau pendengar anda dan kebutuhan mereka adalah tahapan yang penting dalam mempersiapkan laporan bisnis. Dalam mempersiapkan laporan bisnis,perlu dipertimbangkan berbagai hal yang berkaitan dengan audience. Artinya, seseorang yang ingin menyusun laporan bisnis perlu memperhatikan siapa yang akan menerima laporan tersebut, baik dari segi pendidikannya , pengalamannya, maupun sikap emosionalnya. Hal ini bertujuan agar laporan bisnis yang ingin disampaikan kepada audience dapat mengenai sasarannya. Menentukan Ide atau Gagasan Dalam tahap ini, tuliskan semua ide yang terlintas secara umum. Kemudian buatlah laporan berdasarkan rencana kerja yang rinci untuk beberapa laporan, rumuskan hipotesis sebagai dasar untuk menentukan informasi apa yang anda perlukan. Mengumpulkan Bahan yang Diperlukan Tahap ke empat dalam menyiapkan laporan adalah mengumpulkan fakta yang diperlukan dari sumbersumber yang dapat dipercaya. Untuk beberapa laporan mungkin anda mempunyai data di dalam ingatan anda. Namun, anda mungkin perlu juga mencari data data tambahan dengan melakukan penelitian sekunder dan penelitian primer. Menganalisis dan Menafsirkan Data Untuk laporan singkat tahap ini hanya memerlukan waktu yang sangat singkat. Namun untuk laporan panjang seperti laporan analisis yang didasarkan pada fakta yang diproleh dari berbagai sumber, tahap ini memerlukan waktu yang lebih lama. Analisis atau penafsiran anda haruslah seobjektif mungkin. Berusahalah jujur, dan tidak pernah menghilangkan atau memanipulasi fakta yang relevan



Mengorganisasikan Data dan Mempersiapkan Kerangka Akhir Setelah menganalisis dan menafsirkan data secara hati hati, anda dapt mengorganisasikan hasil temuan, dan membuat kerangka akhir. Tetapi, sebelum menyiapkan kerangka, andaperlu tau tubuh laporan dan mempertimbangkan berbagai metode pengorganisasian dan kerangka.



Bagian Pokok Laporan Bisnis 1. Pendahuluan Dalam bagian pendahuluan terdapat 11 hal yang perlu dipertimbangkan antara lain : A. Pemberi Kuasa, adalah individu/organisasi yang meminta laporan B. Tata-letak, menginformasikan kepada pembaca tentang apa saja yang akan dibahas dalam laporan bisnis; C. Masalah, biasanya diformulasikan di awal pendahuluan sebelum maksud atau tujuan laporan bisnis dinyatakan; D. Maksud, merupakan poin penting dalam laporan bisnis; E. Ruang Lingkup, berhubungan dengan luas cakupan atau batas suatu pokok bahasan dalam sebuah laporan bisnis; F. Metodologi, mengacu pada metode pengumpulan informasi; G. Sumber-sumber, mencakup berbagai sumber yang kita gunakan dalam penyusunan laporan bisnis, baik sumber tertulis maupun sumber lisan; H. Latar Belakang, jika pembaca dianggap perlu mengetahui informasi yang ada dalam laporan bisnis itu maka latar belakang harus disampaikan. I. Definisi Istilah, jika kita menggunakan istilah yang memiliki beberapa penafsiran maka kita harus menjelaskan kepada pembaca definisi yang kita maksudkan. J. Keterbatasan, adalah keterbatasan dalam hal dana, waktu, ataupun data yang tersedia. K. Rekomendasi, menjelaskan tentang semua keputusan yang perlu dilaporkan di dalam suatu laporan bisnis. 2. Teks Bagian terpanjang dari suatu laporan bisnis adalah isi laporan. Dalam bagian ini, kita membahas dan mengembangkan hal-hal yang penting secara rinci. Di samping itu, bagian ini dapat



membantu kita mencapai maksud penulisan laporan bisnis. Penulisan laporan bisnis yang baik, harus mencakup temuan fakta yang penting dan relevan. 3. Penutup Bagian penutup berfungsi untuk merangkum laporan secara menyeluruh, dan untuk laporan analitis juga mengambil kesimpulan dan memberikan rekomendasi. Oleh karena itu, dalam Laporan Informasional bagian penutup ini dinamakan Rangkuman, sedangkan pada Laporan Analitis disebut Kesimpulan dan Rekomendasi. Hal-hal yang dipertimbangkan dalam bagian penutup adalah sebagai berikut: 1. Rangkuman Berisi ringkasan pembahasan secara menyeluruh. Kadangkala hanya berisi poin-poin yang penting, kekuatan dan kelemahan, atau manfaat dan kerugian; 2. Kesimpulan Berisi evaluasi secara ringkas fakta-fakta yang dibahas, tanpa memasukkan pendapat pribadi kita sebagai penulis; 3. Rekomendasi Menyarankan suatu program tindakan yang didasarkan pada kesimpulan yang telah dibuat; 4. Rencana Tindakan Merupakan pernyataan terakhir yang mencakup waktu pelaksanaan program, anggaran yang diperlukan, dan orang-orang yang bertanggung jawab terhadap program/projek yang akan dilaksanakan. 5. Proposisi istilah proposisi belakangan ini digunakan dalam dunia akademis atau jurnal sebagai suatu pernyataan yang tegas, yaitu tuntutan yang didasarkan pada suatu laporan atau artikel.



BAGIAN POKOK LAPORAN BISNIS