PP KJPHA 004 Penerimaan Sediaan Farmasi, Alat Kesehatan Dan Bahan Medis Habis Pakai [PDF]

Citation preview

No PT :



PETUNJUK PELAKSANAAN Tanggal Dibuat :



Tanggal Berlaku :



PP – KJPHA - 004 Nama Departemen :



Pharmacy Judul :



No. Revisi :



PENERIMAAN SEDIAN FARMASI, ALAT KESEHATAN DAN BAHAN MEDIS HABIS PAKAI Dibuat oleh :



Hal.



1



dari



3



Disetujui oleh : Head of Pharmacy Department



 Dokumen Baru



1.0



02



 Perubahan



Associate Director Division Head of Ancillary Clinical Services  Tidak ada Perubahan  Pembatalan Review :



TUJUAN 1.1 Sebagai pedoman dalam melakukan pengawasan dan pengendalian atas sediaan 1.2



farmasi, alat kesehatan, dan bahan medis habis pakai di rumah sakit. Sebagai pedoman untuk memastikan bahwa barang-barang yang diterima sesuai dengan standar mutu yang telah ditetapkan, yaitu: fisik dan jenis perbekalan farmasi sesuai dengan spesifikasi, tidak mengalami perubahan bentuk/warna, tanggal kadaluarsa lama, kemasan baik, utuh, dan sesuai dengan Surat Pesanan (Purchase Order), Surat Jalan (Delivery Order) dan faktur dari supplier.



2.0



RUANG LINGKUP 2.1. Departemen Farmasi 2.2 Purchasing 2.3 Accounting



3.0



DEFINISI 3.1. Penerimaan merupakan kegiatan untuk menerima sediaan farmasi, alat kesehatan, dan bahan medis habis pakai yang telah diadakan sesuai dengan aturan kefarmasian melalui pembelian langsung, tender, atau konsinyasi. 3.2



Surat Pesanan (Purchase Order) adalah surat permintaan pesanan yang dibuat oleh Purchasing dan ditujukan kepada distributor/supplier supaya mengirimkan barang sesuai dengan permintaan.



3.3



Surat Jalan (Delivery Order) adalah surat yang berisi keterangan mengenai jenis dan jumlah barang yang dikirim dari supplier.



3.4



Faktur adalah surat bukti pengiriman barang dari supplier sesuai dengan Surat Pesanan, yang mencantumkan nama dan alamat supplier, nomor NPWP, tanggal



No PT :



PETUNJUK PELAKSANAAN Tanggal Dibuat :



Tanggal Berlaku :



PP – KJPHA - 004 Nama Departemen :



Pharmacy Judul :



No. Revisi :



PENERIMAAN SEDIAN FARMASI, ALAT Hal. 1 dari 3 02 KESEHATAN DAN BAHAN MEDIS HABIS PAKAI dan nomor pesanan, tanggal pengiriman, jenis barang, jumlah dan satuan barang, tanggal kadaluarsa, nomor batch, dan tanda tangan pengirim, serta penerima barang. 3.5



Tanda Terima Barang (TTB) adalah surat bukti penerimaan barang yang diberikan oleh Siloam Hospitals Kebon Jeruk kepada supplier.



4.0



ACUAN 4.1



Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia No. 58 Tahun 2014 tentang Standar Pelayanan Kefarmasian di Rumah Sakit



4.2 5.0



KRS-SHPHA-001 tentang Pelayanan Farmasi dan Pengelolaan Obat-Obatan



DOKUMEN 5.1



Surat Pesanan Barang (Purchase Order)



5.2



Surat Jalan (Delivery Note)/Faktur dari supplier



5.3



Bukti Tanda Terima Barang (TTB)



5.4



Buku Serah Terima Tanda Terima Barang (TTB)



6.0 INDIKATOR KERJA 6.1



Barang yang diterima sesuai dengan pemesanan dan dalam keadaan baik.



7.0 RINCIAN AKTIVITAS No. 6.1



6.2



6.3



Aktivitas Menerima dan memeriksa Surat Jalan (Delivery Note) dan



Tanggung Jawab Asisten Apoteker



faktur dari supplier kemudian mencocokkan dengan Surat



Central Warehouse



Pesanan (Purchase Order). Apabila Surat Jalan (Delivery Note) dan faktur sesuai



Asisten Apoteker



dengan Surat Pesanan (Purchase Order), kemudian



Central Warehouse



melakukan penerimaan barang. Menyesuaikan jenis, jumlah, harga satuan, diskon, dan Asisten Apoteker



No PT :



PETUNJUK PELAKSANAAN Tanggal Dibuat :



Tanggal Berlaku :



PP – KJPHA - 004 Nama Departemen :



Pharmacy Judul :



No. Revisi :



PENERIMAAN SEDIAN FARMASI, ALAT Hal. 1 dari 3 02 KESEHATAN DAN BAHAN MEDIS HABIS PAKAI total harga antara faktur supplier dengan penerimaan Central Warehouse 6.4



barang di sistem komputer. Mencetak rangkap tiga (3) Formulir Tanda Terima Barang Asisten Apoteker Central Warehouse (TTB) dan menyerahkannya kepada staf farmasi yang



6.5



bertugas. Menerima, menandatangani faktur, dan memeriksa fisik Asisten Apoteker Central Warehouse barang sesuai dengan Surat Jalan (Delivery Note)/Faktur



6.6



dan Formulir Tanda Terima Barang (TTB). Kriteria yang harus diperiksa adalah nama, jenis, bentuk Asisten Apoteker Central Warehouse sediaan, jumlah, kemasan fisik barang, kekuatan obat, tanggal



kadaluarsa,



serta



hal-hal



lainnya



yang



mempengaruhi kestabilan penyimpanan barang (misalnya: harus disimpan pada suhu lemari pendingin atau lemari 6.7



6.8



penyimpanan barang Bahan Berbahaya dan Beracun/ B3). Menandatangani Tanda Terima Barang (TTB) pada kolom



Supplier dan



yang sudah disediakan apabila barang yang diterima



Asisten Apoteker



sudah sesuai. Mendokumentasikan faktur dan Tanda Terima Barang



Central Warehouse Asisten Apoteker



(TTB), yaitu: lembar ketiga (kuning), sedangkan lembar



Central Warehouse



pertama (putih) dan kedua (merah) diserahkan ke 6.9



supplier. Mendokumentasikan semua nomor Tanda Terima Barang



Asisten Apoteker



(TTB) dalam Buku Serah Terima Tanda Terima Barang.



Central Warehouse



Supplier menuliskan nama supplier, nomor TTB, nama dan paraf yang mengambil TTB tersebut. 6.10 Melakukan konfirmasi penerimaan barang ke dalam



Asisten Apoteker



sistem dan mencatat nomor penerimaannya. 6.11 Melakukan verifikasi Tanda Terima Barang (TTB) dan



Central Warehouse Central Warehouse



mencocokkannya dengan faktur.



Supervisor



No PT :



PETUNJUK PELAKSANAAN Tanggal Dibuat :



Tanggal Berlaku :



PP – KJPHA - 004 Nama Departemen :



Pharmacy Judul :



No. Revisi :



PENERIMAAN SEDIAN FARMASI, ALAT KESEHATAN DAN BAHAN MEDIS HABIS PAKAI 6.12 Menyimpan barang ke dalam



02 rak



dan



Hal.



mencatat



pemasukan stok pada kartu stok manual.



1



dari



3



Asisten Apoteker Central



(Delivery



Warehouse/Runner Asisten Apoteker



Note)/Faktur dan Formulir Tanda Terima Barang (TTB) di



Central Warehouse



6.13 Mendokumentasikan Central Warehouse.



berkas



Surat



Jalan