Proposal OKK UI 2019 Fixx [PDF]

Citation preview

PROPOSAL KEGIATAN ORIENTASI KEHIDUPAN KAMPUS UNIVERSITAS INDONESIA (OKK UI) 2019



UNIVERSITAS INDONESIA Kampus UI Depok, 2019



DAFTAR ISI A. B. C. D. E. F. G. H. I. J. K. L. M. N.



LATAR BELAKANG NAMA KEGIATAN TEMA KEGIATAN TUJUAN KEGIATAN PESERTA KEGIATAN WAKTU DAN TEMPAT KEGIATAN DESKRIPSI KEGIATAN TIMELINE KEGIATAN KEGIATAN PARAMETER KEBERHASILAN KEGIATAN SUSUNAN ACARA ANGGARAN DANA STRUKTUR KEPANITIAAN DAN PENJELASAN TUGAS DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN



A. LATAR BELAKANG Menurut Kusumohamidjojo (2000) dalam Lestari (2016) mengatakan bahwa Indonesia terdiri atas sejumlah besar kelompok etnis, budaya, agama, dan lain-lain yang masing-masing plural (jamak) dan juga heterogen “aneka ragam”. Indonesia memiliki potensi kekayaan multietnik dan multikultur yang merupakan potensi untuk membangun negara yang besar. Akan tetapi, keragaman masyarakat multikultural tersebut sangat rawan memicu konflik dan perpecahan. Oleh karena itu, Indonesia sendiri berusaha untuk tetap menegakkan semboyan “Bhinneka Tunggal Ika” yang bermakna berbeda-beda (ragam), tetapi terintegrasi dalam kesatuan. Universitas Indonesia, kata Indonesia di dalam nama Universitas tersebut tentu berupa harapan untuk masa depan UI dan Indonesia. Universitas Indonesia dapat kita analogikan sebagai miniatur dari Indonesia. Selain menjadi salah satu universitas yang menyandang nama Indonesia, UI juga memiliki berbagai keberagaman, antara lain keberagaman sumber daya manusia, suku dan budaya, agama, bahasa, pemikiran, dan tempat untuk berkontribusi. Keberagaman tersebut juga dapat menjadi ancaman di masa depan jika kita tidak menyadari betapa pentingnya makna keberagaman. Akan tetapi, kita sebagai bagian dari UI juga perlu sadar bahwa keberagaman yang ada bukan menjadi alasan untuk memicu timbulnya konflik, tetapi menjadi tantangan bersama untuk membangun nama baik almamater. Menjadi bagian dari UI tentu perlu mengenal keberagaman yang ada di dalamnya, terkhusus kepada mahasiswa UI 2019 nantinya. Akan tetapi, mengenalnya saja tidaklah cukup, dengan segala kekayaan yang dimiliki UI tentu menjadi peluang bagi mereka untuk memanfaatkan serta memaksimalkan keberagaman yang ada. Harapannya, hal tersebut dapat menjadi bekal untuk menjalani kehidupan kampus kelak sesuai dengan kebutuhannya masing-masing. Selain UI yang beragam, keberagaman juga dapat dilihat dari setiap individu dengan karakter yang berbeda-beda. Maka dari itu, pentingnya menghargai keberagaman merupakan salah satu wujud pengakuan dan penerimaan akan masing-masing individu, sehingga dapat dikatakan bahwa tiap individu tersebut dapat menjadi makhluk sosial nantinya. Oleh karena itu, untuk mengenalkan keberagaman tersebut, OKK UI 2019 hadir sebagai akses utama bagi mereka untuk mengawali perjalanan panjang selama ± 4 tahun. Lebih dari 8000 mahasiswa UI 2019 dengan keberagamannya masing-masing akan berkumpul dalam satu momen, satu semangat, dan satu kebanggaan sebagai perayaan atas pencapaiannya menyandang status mahasiswa UI. Lebih dari itu, keberagaman dari mereka turut hadir untuk memeriahkan satu-satunya momen untuk menyatukan seluruh elemen mahasiswa UI 2019 tanpa melihat perbedaan karakter. OKK UI 2019 selain menjadi akses pertama pengenalan keberagaman juga turut menjadi tempat untuk mereka mulai menentukan arah kontribusi, sehingga diharapkan akan tumbuh rasa toleransi. Hal ini diperlukan karena sejatinya toleransi akan terasa oleh setiap individu jika keberagaman itu diakui. Sikap toleransi diperlukan untuk tetap menjaga eksistensi dari keberagaman yang menjadi anugerah bagi kita sebagai



mahasiswa UI. Salah satu bentuk untuk membangun sikap toleransi dapat dibangun melalui sebuah kebersamaan atau kolaborasi. Melalui OKK UI 2019, kebersamaan yang dibangun akan menumbuhkan rasa persatuan dari tiap-tiap individu. Harapannya, dari rasa persatuan memicu mereka untuk semangat menebar kebermanfaatan. . Oleh karena itu, OKK UI 2019 mengemas hal tersebut dengan tema #SatUIRagam. Kata #SatUIRagam merupakan sebuah harapan akan UI. Hadirnya OKK UI 2019 sebagai wadah untuk berkumpulnya seluruh mahasiswa UI 2019 menjadi sebuah momen berharga untuk membangun kebersamaan sebagai satu UI walaupun berbeda ragam dari masing-masing individu. Karena sejatinya, persatuanlah yang menjadikan kita sebagai bangsa yang besar. Bukan hanya besar karena jumlah yang banyak, tetapi juga besar akan ketulusan hatinya untuk dapat menerima perbedaan sehingga terciptanya hidup yang berdampingan dalam kedamaian. Perbedaan keberagaman yang nantinya akan dikenalkan melalui OKK UI bukanlah sebuah perbedaan yang menjadi pembatas atau bahkan memicu konflik. Akan tetapi, OKK UI 2019 hadir sebagai wadah untuk menebar kebermanfaatan bagi lingkungan sekitar.



B. NAMA KEGIATAN Nama kegiatan ini sesuai dengan yang ada setiap tahunnya yaitu: “Orientasi Kehidupan Kampus UI 2019.” C. TEMA KEGIATAN Tema kegiatan OKK UI 2019 yaitu #SatUIRagam D. TUJUAN KEGIATAN Tujuan Umum: • •



Memperkenalkan IKM UI sebagai wadah bersama mahasiswa UI beserta perangkat- perangkat yang ada di dalamnya; Memberikan pemahaman pada anggota IKM UI untuk mengaplikasikan Kode Etik IKM UI, UUD IKM UI, dan aturan-aturan lain yang terdapat dalam IKM UI.



Tujuan Khusus: Untuk Peserta: • • •



Menyambut kedatangan mahasiswa UI 2019 atas pencapaiannya menjadi bagian dari UI; Menjadi langkah awal mahasiswa UI 2019 untuk menentukan arah cita sesuai kebutuhan masing-masing; Menjadi wadah awal untuk mulai mewujudkan cita yang mengarah pada kebermanfaatan di sekitar lingkungan kampus.



Untuk Panitia •



Menciptakan internal tim yang kuat (kolaborasi)



E. PESERTA KEGIATAN •



Kegiatan OKK UI 2019 akan diikuti oleh mahasiswa S1 UI 2019 untuk semua jalur masuk (Reguler, Paralel, Vokasi, dan Internasional) dengan jumlah ±8000 mahasiswa



•



Kegiatan OKK UI 2019 akan melibatkan pihak eksternal, baik pihak stakeholder maupun IKM UI.



F. WAKTU DAN TEMPAT KEGIATAN Adapun kegiatan Puncak OKK ini akan diadakan pada : hari, tanggal : Senin, 19 Agustus 2019 waktu : 06.00 –selesai tempat : Area sekitar Balairung UI Depok a. Jalan / Area dari Balairung menuju rektorat b. Pelataran parkir Balairung c. Gedung Annex Balairung d. Kawasan lapangan Rotunda G. DESKRIPSI KEGIATAN Menurut Peraturan Dewan Perwakilan Mahasiswa Universitas Indonesia Nomor 03 / Per / DPM UI / 2019 Orientasi Kehidupan Kampus Universitas Indonesia (OKK UI) adalah adalah pembinaan awal anggota IKM UI untuk pengubahan status keanggotaan IKM UI dari anggota biasa menjadi anggota aktif. Kegiatan OKK UI juga memiliki muatan pembinaan yang mencakup: A. B. C. D. E. F. G.



Kerohanian Keilmuan Kemahasiswaan Sosial Kemasyarakatan Nasionalisme Pergerakan Mahasiswa dan Internalisasi IKM



H. TIMELINE KEGIATAN Terlampir



I. PARAMETER KEBERHASILAN KEGIATAN 1.



Kualitatif a. Kondisi internal OKK UI yang lebih kompak dalam hal komunikasi dan koordinasi b. Panitia menjalankan tugas sesuai dengan deskripsi kerja



2.



Kuantitatif a. 90% mahasiswa UI 2019 menghadiri puncak OKK UI 2019 setiap harinya b. 85% mahasiswa UI 2019 datang tepat waktu ke acara puncak OKK UI 2019 c. Rangkaian kegiatan OKK UI 2019 diliput oleh salah satu kanal resmi Universitas Indonesia



J. SUSUNAN ACARA



Rangkaian kegiatan OKK UI 2019 akan melibatkan dua unsur penting (panitia dan peserta) dengan jumlah yang tidak sedikit tetapi saling berkaitan. Hal ini tentu menjadi tantangan bersama demi terciptanya OKK UI yang lebih berdampak. Unsur pertama, yaitu panitia dimana berperan sebagai aktor yang memiliki kapasitas sebagai konseptor dan eksekutor dalam rangkaian acara OKK UI 2019. Selain itu, peserta akan berperan sebagai sasaran dari konsep yang telah dibuat oleh panitia dan diharapkan panitia dapat Sehingga, rangkaian acara yang telah dibuat untuk panitia adalah sebagai berikut. 1.



Pra-OKK UI a. Pembentukan tim inti b. Membuat rencana strategis kegiatan OKK UI 2019 c. Pembentukan tim badan pengurus harian d. Perekrutan tim secara lengkap (staf dan volunteer mentor) e. Internalisasi tema, nilai, konsep, visi & misi OKK UI 2019 f. Bonding Tim (team building) g. Persiapan rangkaian kegiatan OKK UI 2019 (Penyambutan, Hari Puncak, Pasca OKK UI)



2. Puncak OKK UI d. Pelaksanaan agenda setiap divisi e. Membangun dan menjaga komunikasi serta koordinasi yang efektif



f. Eksekusi rencana yang telah dibuat g. Mengawasi eksekusi di lapangan 3. Pasca OKK UI a. Apresiasi dan Pelepasan Selanjutnya, susunan acara untuk mahasiswa UI 2019: Pra OKK UI a. Pengisian data base untuk pembagian kelompok mentoring b. Penyambutan Mahasiswa UI 2019, diantaranya yaitu pengenalan kegiatan OKK UI, Kerohanian, Paguyuban, Fakultas, dan beberapa jurusan c. Pemberian materi berupa misi yang akan mereka lakukan, diantaranya: ▪ Perayaan atas pencapaiannya diterima di UI ▪ Pengenalan karakter diri sendiri (non fisik) agar bisa menganalisis diri sebelum mulai berpetualang ▪ Memulai untuk menentukan cita masing-masing berdasarkan karakter (lifeplan) ▪ Merumuskan cara serta memulai untuk mewujudkan cita yang telah disusun dalam penerapan jangka pendek dengan cara bekerjasama d. Melakukan kegiatan mentoring bersama mentor masing-masing dalam hal pendekatan individu dengan mahasiswa UI 2019 serta memberi materi berupa tugas e. Pengumpulan buku oleh mahasiswa UI 2019 Puncak OKK UI a. Opening Ceremony b. Talkshow: ▪ Materi “Satu Keberagaman” ▪ Materi “Ragam Asa untuk Indonesia” c. Duta OKK UI 2019 d. Pengenalan lembaga tingkat UI e. Dinamika & Konfigurasi Angkatan Pasca OKK UI a. Apresiasi mahasiswa UI 2019 dengan diberikannya buku yang telah dikumpulkan kepada komunitas dan lembaga yang bergerak di bidang pendidikan Rundown acara terlampir.



K. ANGGARAN DANA Terlampir



L. STRUKTUR KEPANITIAAN DAN PENJELASAN TUGAS



No. Jabatan / Bidang



Nama Lengkap



Fakultas/Angkatan



1.



Project Officer



Hilmy Hammam Baihaqi



FMIPA/2016



2.



Vice Project Officer



Ragita Pundi Winingtyas



FIA/2016



3.



Sekretaris Umum



Dita Anggun Lestari



FMIPA/2016



4.



Controller



Yusnia Monica



FEB/2016



5.



Treasurer



Aulia Andira



FEB/2016



6.



Koordinator Bidang Keamanan, Materi, dan Mentor



Salsabilla Said



FT/2016



7.



Koordinator Bidang Acara



Fara Umainah Abidin



FH/2016



8.



Koordinator Bidang Media Kreasi



Olivia Pamela M.S.



FMIPA/2016



9.



Koordinator Bidang Media Relasi



Gilang Delia R.



FKM/2016



10.



Koordinator Bidang Operasional



Ilham Rahmadi W



FH/2016



Job Description 1.



Project Officer a. Bertanggung jawab penuh terhadap panitia dan seluruh rangkaian kegiatan OKK UI 2019 b. Bertanggung jawab untuk internalisasi konsep dan nilai-nilai OKK UI 2019 kepada panitia c. Bertanggung jawab terhadap pengenalan UI dan nilai-nilai OKK UI 2019 kepada peserta d. Bertanggung jawab dalam membangun koordinasi dan kekompakan tim e. Membangun hubungan yang baik kepada seluruh stakeholders dalam rangka penyuksesan acara f. Bertanggung jawab untuk mengadakan dan memimpin rapat pleno dan evaluasi g. Bertanggung jawab untuk menyerahkan laporan pertanggungjawaban.



2.



Vice Project Officer a. Mewakili peran sekaligus wewenang Project Officer jika yang 
bersangkutan sedang berhalangan hadir, dengan pengambilan 
wewenang sepengetahuan Project Officer 
 b. Bekerja sama dengan Project Officer dalam mengawasi dan 
memastikan deskripsi kerja setiap bidang agar berjalan dengan baik 
 c. Bertanggung jawab terhadap bidang Controller, Treasurer, Sekretaris Umum, Operasional
 d. Bertanggung jawab terhadap Keuangan Kepanitiaan OKK UI 2019 bersama Project Officer. e. Memberikan saran dan solusi atas permasalahan, baik kepada Project Officer ataupun masing-masing bidang. 
 f. Bertanggung jawab mendampingi Project Officer selama periode kepanitiaan berlangsung g. Mengontrol perihal rapat PI, rapat PI BPH dan juga penyambutan Staff
 h. Melakukan kontrol terhadap setiap divisi bersama dengan Project Officer




i.



j. k. l. 3.



Mendampingi Project Officer dalam perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengendalian kepanitiaan OKK UI 2019 agar berjalan dengan baik. 
 Membangun kesatuan dan koordinasi tim dalam kepanitiaan OKK UI 2019 bersama Project Officer
 Membuat dan menyusun Laporan PertanggungJawaban (LPJ) setelah rangkaian acara selesai Mengoordinasikan pembuatan Laporan PertanggungJawaban (LPJ)



Sekretaris Umum a. Bertanggung jawab dalam penjagaan internal. b. Mengurus proposal. c. Mengurusi surat menyurat yang berkaitan dengan pihak rektorat d. Mengatur timeline umum. e. Bertanggung jawab atas rapat PI, BPH, dan Pleno. f. Mengawasi proses open recruitment, wawancara staf, dan staffing. g. Membantu divisi kesekretariatan dan PSDM. 3.1 Divisi PSDM Pra OKK 1. 2. 3. 4. 5.



Open recruitment panitia OKK meliputi pembuatan standarisasi oprec. Upgrading Panitia Team building PI-BPH Team building OKK UI 2019 Bertanggungjawab untuk melakukan kegiatan-kegiatan internal, seperti MAMIKO (Malam Minggu OKK), Morning Greetings, Birthday Reminder, dan Love Letter OKK. 6. Bertanggungjawab atas rapat pleno. 7. Melakukan survey panitia OKK Hari-H OKK 1. Membantu “Divisi Indoor” dan panitia yang lain. Pasca OKK: 1. Membuat laporan pertanggungjawaban divisi 2. Menyusun acara farewell kepanitiaan OKK 3.2 Divisi Kesekretariatan Pra OKK 1. Mengurusi open recruitment panitia 2. Membuat notula rapat panitia (PI, BPH dan Pleno) 3. Melakukan rekapitulasi data panitia OKK UI 2019



4. Membuat surat surat terkait kebutuhan OKK 5. Membuat presensi panitia untuk Penyambutan Mahasiswa 1 dan Penyambutan Mahasiswa 2 6. Berjaga di tenda Information Center OKK UI saat Penyambutan Mahasiswa 1 dan Penyambutan Mahasiswa 2 untuk memfasilitasi mahasiswa UI 2019 maupun orang tua yang masih bingung dengan rangkaian kegiatan 7. Berkoordinasi dengan Divisi Mentor dalam pembuatan presensi mahasiswa UI 2019 untuk hari-H Hari H OKK 1. Membuat presensi mahasiswa UI 2019 untuk registrasi pada saat acara puncak/hari-H 2. Membuat presensi seluruh panitia untuk registrasi pada saat acara puncak/hariH 3. Berkoordinasi dengan koor mentor dalam mengatur jalannya registrasi mahasiswa UI 2019 pada hari-H 4. Berjaga di tenda Information Center OKK UI untuk memfasilitasi mahasiswa UI 2019 maupun orang tua yang masih bingung dengan rangkaian kegiatan. 5. Membantu divisi lain dalam melakukan tugasnya (membantu Divisi Project saat Penyambutan 1 dan membantu Divisi Materi dalam Penyambutan 2 serta membantu Divisi Acara Outdoor saat hari-H. Pasca OKK 1. Rekapitulasi presensi peserta dan surat perizinan OKK UI 2. Menyerahkan bukti transaksi pengeluaran ke Controller 3. Menyiapkan format laporan pertanggungjawaban dan laporan keuangan divisi 4.



Controller a. Bersama-sama dengan Treasurer dalam menyusun proyeksi anggaran biaya dan pemasukan kegiatan OKK UI 2019 b. Mendampingi secara khusus setiap divisi dalam hal penyusunan dan pertanggungjawaban anggaran c. Membuat serta mensosialisasikan aturan atau SOP Keuangan OKK UI 2019 kepada pengurus inti dan seluruh divisi d. Bertanggung jawab dalam mengatur efisiensi penggunaan uang yang keluar atas pemasukan yang diterima secara keseluruhan e. Melakukan pengawasan terhadap transaksi keuangan oleh setiap divisi f. Bertanggung jawab untuk mengotorisasi (memutuskan) permohonan permintaan dana dari setiap divisi sesuai dengan anggaran yang telah disetujui g. Meminta pertanggungjawaban divisi melalui nota atau bukti pembayaran atas pengeluaran atau pemasukan yang telah terjadi sesuai dengan SOP Keuangan h. Mengumpulkan, menyimpan, mencatat, serta melakukan validasi terhadap semua bukti transaksi yang ada selama kegiatan OKK UI 2019 berlangsung i. Melakukan rekonsiliasi saldo dengan Treasurer sesuai dengan bukti penerimaan dan pengeluaran kas serta saldo dalam rekening bank



j. k.



5.



Memberikan saran dan atau mempertimbangkan masukan PI lainnya dalam hal pengambilan keputusan terkait keuangan dan pendanaan kegiatan Membuat dan menyelesaikan Laporan Pertanggungjawaban Keuangan bersama Treasurer dan atas koordinasi dari panitia lainnya untuk Rektorat dan DPM



Treasurer a. Melakukan penyusunan anggaran bersama Controller dan pertimbangan pengurus inti lainnya b. Bertanggung jawab terhadap manajemen keuangan pemasukan selama kegiatan berlangsung c. Sebagai pihak yang berwenang untuk memegang dana serta pencatatan secara berkala, baik yang penerimaan maupun pengeluaran selama kegiatan d. Membuat dan bertindak sebagai pengatas nama rekening kegiatan OKK UI e. Membuat laporan resmi dan lengkap (transparansi) atas seluruh transaksi yang dilakukan oleh panitia sesuai prosedur yang ditentukan f. Menyediakan uang tunai yang diperlukan setiap divisi setelah mendapat persetujuan dari Controller g. Memastikan kas dan aliran keuangan terjaga dan tersalurkan dengan baik dan aman h. Melakukan validasi terhadap bukti-bukti transfer pemasukan dan pengeluaran, serta menyimpan seluruh bukti transfer asli masuk dan keluar yang telah divalidasi i. Melakukan kerjasama rekonsiliasi saldo bersama dengan controller j. Sebagai chain of command atas divisi sponsorship dan divisi project k. Membantu divisi sponsorship dan divisi project dalam mencari sumber pemasukan anggaran l. Berwenang untuk ikut melakukan negosiasi dengan pihak sponsor atau donatur serta vendor dalam penyusunan perjanjian m. Membantu dalam pembuatan LPJ keuangan bersama controller 5.1 Divisi Project 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.



Bertanggung jawab akan pemasukan OKK UI 2019 yang berasal dari suatu project Mempersiapkan rancangan untuk pre order merchandise Melakukan pemasaran (menjual) produk kepada mahasiswa UI 2019 2019 saat penyambutan 1 dan 2 Melakukan fundraising seperti ‘danusan’ maupun garage sale di acara tertentu yang berpotensi untuk menghasilkan return yang baik. Bertanggung jawab atas pengelolaan OA Line Merch untuk konfirmasi pembelian oleh mahasiswa UI 2019 Bertanggung jawab untuk melakukan distribusi merch pasca welmab 2 dan atau sebelum puncak OKK Mencari dan mengadakan tenant Bazaar saat Puncak OKK



8. 9.



Melakukan koordinasi yang baik dengan pihak ketiga sampai akhir kegiatan, baik tenant bazaar dan vendor Berkoordinasi dengan divisi lain untuk dalam menunjang divisi project, terkhusus divisi IT Desain dan divisi Logistik



5.2 Divisi Sponsorship Pra OKK 1.



Bertanggung jawab akan pemasukan OKK UI 2019 melalui kerjasama sponsorship kepada perusahaan dan lembaga yang sesuai 2. Menyusun proposal dan kontraprestasi untuk proposal eksternal yang berisi paket-paket sponsor dan sebagainya (bekerja sama dengan divisi IT Desain) 3. Mencari dan mengumpulkan database (alamat, no telepon, email, dsb) yang terbaru terkait perusahaan-perusahaan yang potensial untuk menjadi sponsor 4. Bertanggung jawab untuk menawarkan kerjasama kepada perusahaanperusahaan yang ditargetkan menjadi sponsor, baik melalui marketing call maupun mengirim e-mail 5. Mengirimkan proposal sponsorship baik dalam bentuk softcopy dan/atau hard 6. copy kepada perusahaan dan lembaga yang bersedia menjadi pihak sponsor 7. Bertanggung jawab untuk follow up kepada contact person dari tiap perusahaan sponsor untuk memastikan kesepakatan kerja sama maupun jadwal meeting 8. Presentasi acara dan negosiasi kerjasama sponsorship dengan perusahaan yang bersedia menjadi sponsor saat meeting 9. Membuat surat perjanjian kerjasama antara OKK UI 2019 dan perusahaan sponsor yang telah disepakati bersama 10. Menangani dan memastikan bahwa dana sponsorship diterima sesuai kesepakatan dengan perusahaan sponsor



Hari H OKK 1. 2. 3. 4.



5.



Bertanggung jawab untuk memastikan setiap perusahaan sponsor sudah mendapatkan kontraprestasi yang sesuai dengan perjanjian Memastikan penyediaan blocking time bagi perusahaan sponsor Memastikan dan menjaga perangkat publikasi, baik milik perusahaan sponsor maupun buatan panitia terpasang dengan baik sesuai kesepakatan Bekerja sama dengan divisi lain untuk menunjang divisi sponsorship dalam pemenuhan kontraprestasi, terkhusus bidang Acara, bidang Media Kreasi, dan divisi Logistik Berkoordinasi yang baik dengan perusahaan sponsor selama acara berlangsung



Pasca OKK



1. 2. 3.



4.



6.



Mengembalikan perangkat publikasi milik perusahaan sponsor setelah berlangsungnya acara selesai Membuat laporan pertanggungjawaban atas pendanaan acara kepada pihak sponsor Memberikan bukti otentik berupa LPJ bahwa kerja sama sponsorship terlaksana dengan baik yang disertakan dengan bukti/barang pendukung, seperti dokumentasi, daftar hadir, dll Menjalin hubungan yang baik dengan perusahaan sponsor setelah kegiatan selesai agar kedepannya tetap bisa melakukan kerja sama lagi.



Koordinator Bidang Materi, Mentor, dan Keamanan a. Membuat konsep awal peran dari bidang materi dan mentor. b. Membuat penurunan visi yang diklarifikasi oleh PO dan didiskusikan dengan divisi Materi. c. Mengontrol open recruitment panitia. d. Menjadi koordinator dan penghubung antar ketiga divisi. e. Mengawasi kinerja divisi Materi, Mentor, dan Keamanan. f. Menjadi penghubung antara divisi di bawah Koordinator materi, mentor, dan keamanan dengan Koordinator lain. g. Membantu divisi lain yang membutuhkan. h. Mengontrol koordinasi dari divisi materi, mentor, dan keamanan kepada seluruh panitia OKK UI 2019. i. Membuat LPJ. j. Menyerahkan bukti transaksi ke Controller. k. Mengawasi dan membantu proses penilaian mahasiswa UI 2019. l. Mengawasi pembagian e-sertifikat dan emblem pada mentor. 6.1 Divisi Materi Pra OKK 1. Penurunan nilai yang dibawa oleh OKK UI 2019 2. Penurunan nilai yang didapat menjadi materi tugas dan kegiatan 3. Membuat gambaran terkait tugas, berupa konten booklet, dan desain tugas 4. Membuat name tag untuk Mahasiswa UI 2019 5. Menyusun SOP Mentor yang berisi panduan untuk Mentor OKK UI 2019 6. Briefing Materi dengan Mentor OKK UI 2019, yaitu menjelaskan konten materi yang akan disampaikan kepada Mahasiswa UI 2019 7. Sosialisasi materi OKK kepada Mahasiswa UI 2019 saat acara Penyambutan I dan II Hari H 1. Supervisi kegiatan mentoring, yaitu divisi materi bertugas untuk memastikan bahwa semua kegiatan mentoring berjalan dengan lancar dan para mentor dapat menjelaskan materi yang diberikan dengan baik. 2. Penginputan nilai tugas yang telah dilakukan oleh Mahasiswa UI 2019 Pasca OKK



Pasca OKK 1. Memastikan bahwa semua nilai per-kelompok sudah terkumpul 2. Menyerahkan nilai yang sudah terkumpul ke Komisi Pembinaan DPM UI untuk proses penentuan status IKM UI 3. Membuat LPJ divisi materi 6.2 Divisi Mentor PJ dan Wa PJ Mentor 1. 2. 3.



Bertanggung jawab atas pelaksanaan kegiatan mentoring OKK UI 2019 Berkoordinasi dengan divisi lain terkait pelaksanaan kegiatan mentoring dan kegiatan OKK secara umum Bertanggung jawab atas tersampaikannya nilai-nilai yang ingin dibawa oleh OKK UI 2019 melalui konten materi mentoring kepada mahasiswa UI 2019



Koordinator Tim Mentor 1. 2. 3. 4.



Bertanggung jawab atas mentor yang ada di timnya masing-masing Menjadi penghubung dan penyampai informasi antara BPH Mentor dengan mentor Menjadi ‘orang pertama’ yang membantu dan mendukung BPH Mentor Bertanggung jawab atas tersampaikannya konten materi mentoring kepada mentor-mentor yang ada di timnya masing-masing untuk disebar kepada mahasiswa UI 2019



Mentor 1. 2. 3.



Mendampingi mahasiswa UI angkatan 2019 selama rangkaian OKK UI 2019 Menyampaikan materi OKK UI 2019 kepada mahasiswa UI angkatan 2019 Mengikuti rangkaian pelatihan mentor OKK UI 2019



6.3 Divisi Keamanan 1. 2. 3. 4. 5. 6.



Memastikan keamanan dan ketertiban peserta, panitia, dan acara OKK UI 2019. Melakukan sterilisasi, menjaga keteraturan dan keberlangsungan acara OKK UI 2019. Memastikan mobilisasi mahasiswa UI 2019 berjalan lancar, sesuai dengan rundown dan tepat waktu. Berkoordinasi dengan PI mengenai teknis pengamanan yang menjadi konsep OKK UI 2019. Mengkoordinasikan kepada ketua-ketua regu staf mengenai arahan PI untuk tugas keamanan OKK UI 2019. Melakukan pelatihan divisi keamanan



7.



Koordinator Bidang Acara a. Merancang keseluruhan rangkaian acara OKK UI 2019 dimulai dari Pra Puncak OKK UI 2019, Puncak OKK UI 2019, dan Pasca Puncak OKK UI 2019. b. Bertanggung jawab dengan konten keseluruhan rangkaian acara OKK UI 2019 bersama dengan divisi yang disupervisi sesuai dengan tujuan yang dibawa c. Bertanggung jawab kepada Project Officer mengenai persiapan, perkembangan dan dinamika yang dihadapi bidang acara. d. Bertanggung jawab untuk mengatur dan memimpin rapat-rapat internal bidang acara. e. Membuat timeline serta target hasil kerja bidang acara f. Berkoordinasi dengan seluruh panitia bidang acara untuk memastikan kerja semua panitia acara sesuai dengan timeline dan memenuhi target yang telat dirancang. g. Mengkoordinasikan PJ-PJ di bawah bidang acara untuk rangkaian acara OKK UI 2019 • pra puncak OKK UI 2019 • puncak OKK UI 2019 • pasca puncak OKK UI 2019 h. Berkoordinasi dengan seluruh manager untuk keseluruhan pelaksanaan rangkaian acara OKK UI 2019. 7.1 Divisi Penyambutan Secara Umum Divisi Penyambutan bertanggung jawab untuk mempersiapkan alur dan denah penyambutan mahasiswa UI 2019 mulai dari plan A hingga plan B Pra Hari-H 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.



Berkoordinasi dengan pihak Rektorat untuk mengetahui jadwal pelaksanaan registrasi ulang mahasiswa UI 2019 Berkoordinasi dengan pihak BEM fakultas, kerohanian, dan paguyuban terkait alur dan denah pada saat penyambutan mahasiswa UI 2019 Berkoordinasi dengan pihak keuangan BEM UI terkait jumlah tenda yang harus disewa saat hari H dan penempatan stand bazaar Menentukan letak tiap stand fakultas, kerohanian dan paguyuban Mengetahui konten yang akan disampaikan oleh panitia di tiap stand kepada mahasiswa UI 2019 Menentukan durasi dari tiap-tiap stand yang dikunjungi oleh mahasiswa UI 2019 Membuat job descriptions untuk setiap divisi yang berkaitan dengan pelaksanaan penyambutan mahasiswa UI 2019 Membuat daftar peralatan dan perlengkapan yang diperlukan saat pelaksanaan penyambutan



Hari-H 1. 2. 3. 4.



mengatur dan mengawasi jalannya alur kegiatan saat penyambutan berlangsung menjadi koordinator lapangan saat hari H berkoordinasi dengan pihak BEM fakultas, Ketua BEM UI, kerohanian dan paguyuban berkoordinasi dengan pihak balairung terkait jadwal pendaftaran ulang mahasiswa UI 2019. Pasca Hari-H



1.



membuat LPJ



7.2 Divisi Acara Puncak Pra Hari-H 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.



Menyusun konsep acara Membuat daftar dan langkah strategis menghadirkan tokoh-tokoh nasional dan tokoh berpengaruh lainnya Bertanggung jawab untuk membuat konsep pelaksanaan acara dinamika dan konfigurasi Melakukan rapat koordinasi dengan divisi lain terutama divisi mentor, divisi dekorasi dan divisi realisasi konsep acara Melakukan survei lapangan ke Balairung untuk membuat realisasi konsep acara Melakukan rapat koordinasi dengan divisi lain yang bersinggungan langsung Melakukan teklap sebelum hari-H dengan menghadirkan seluruh divisi Mengadakan rapat rutin membahas dinamika angkatan bekerjasama dengan mahasiswa arsitektur interior Menyusun proposal eksternal divisi acara



Hari H 1. 2. 3. 4.



Memastikan keberlangsungan acara Mengamankan rundown acara Menyusun langkah-langkah strategis plan B dan memastikan seluruh pihak dan tempat yang berkaitan dengan acara Bertanggung jawab atas mobilisasi dan persiapan dinamika dan konfigurasi angkatan OKK UI 2019



Pasca Hari-H 1. 2.



Membuat laporan pertanggungjawaban Menyerahkan bukti transaksi ke controller.



7.3 Divisi Dekorasi



1. 2. 3. 4. 5. 8.



Bertanggung jawab dalam penyusunan konsep serta eksekusi dari dekorasi acara baik penyambutan hingga puncak OKK UI 2019 Berkoordinasi dengan divisi acara puncak dan penyambutan untuk konsep penuansaan Menyusun keperluan alat dan bahan untuk dekorasi acara Berkoordinasi dengan divisi logistik terkait kebutuhan divisi dekorasi Melakukan dekorasi terkait rangkaian kegiatan OKK UI 2019



Koordinator Bidang Media Relasi a. Bertanggung jawab terhadap Project Officer OKK UI 2019 b. Berkoordinasi dengan PI-BPH terkait c. Mensupervisi 3 divisi yang di bawahinya yaitu, divisi kelembagaan, divisi hubungan eksternal, dan divisi humas dan perizinan d. Melakukan koordinasi dengan pihak rektorat terkait kebutuhan OKK UI 2019 e. Mendampingi BPH media relasi dalam persiapan open recruitment panitia OKK UI 2019 f. Mengatur dan memimpin rapat internal bidang media relasi 8.1 Divisi Kelembagaan 1.



2. 3.



Bertanggung jawab dalam membangun hubungan dengan kelembagaan yang ada di UI seperti, fakultas, paguyuban, dan kerohanian yang menunjang kegiatan OKK UI 2019 Menjadi liaison officer (LO) untuk lembaga-lembaga yang ada di UI selama rangkaian kegiatan OKK UI 2019 Bertanggung jawab dalam pelaksanaan technical meeting antara pihak panitia OKK UI 2019 dengan stakeholder terkait



8.2 Divisi Media Partner 1. 2. 3. 4. 5.



Bertanggung jawab dalam mencari kerjasama dengan media partner baik di tingkat kampus, lokal, maupun nasional Bertanggung jawab atas Memorandum of Understanding (MoU) dengan media partner Bertanggung jawab dalam memastikan kerjasama dengan media partner berjalan sesuai kesepakatan Bertanggung jawab dalam pendampingan media partner saat hari H berlangsung Berkoordinasi dengan divisi acara untuk memastikan rangkaian acara yang berhubungan dengan media partner



8.3 Divisi Humas dan Perizinan 1. 2.



Bertanggung jawab dalam membangun hubungan baik dengan stakeholder penunjang kegiatan OKK UI 2019 Bertanggung jawab terhadap perizinan seluruh kebutuhan rangkaian acara OKK UI 2019



3.



9.



Berkoordinasi dengan divisi lain dalam pemetaan terhadap perizinan ruangan apa saja yang dibutuhkan selama rangkaian acara OKK UI 2019 berlangsung



Koordinator Bidang Media Kreasi a. Membuat konsep dasar garis besar tugas dari tiap divisi yang dibersamai. b. Memimpin rapat dan menyampaikan informasi terkait jalannya acara kepada internal media kreasi. c. Memantau penyampaian informasi terkait OKK melalui sosial media berupa Facebook, Twitter, Instagram, LINE@, Website OKK UI 2019, dan secara langsung saat rangkaian OKK 2019; Informasi yang disebar melalui website adalah informasi yang berhubungan atau berkaitan dengan kegiatan OKK, seperti waktu dan tempat pelaksanaan, pakaian yang digunakan tugas OKK dan lainnya. d. Bertanggung jawab atas timeline kerja setiap divisi yang dibersamai. e. Membuat target goals untuk followers Instagram dan LINE@ Official. 9.1 Divisi Publikasi Pra OKK 1. Membuat standar Publikasi OKK UI 2019. 2. Bertanggung jawab atas konten yang akan dipublikasikan sebagai penuansaan OKK UI 2019. 3. Bertanggung jawab atas citra OKK UI 2019 pada seluruh informasi yang dikeluarkan. 4. Menstandarisasi semua informasi yang akan dikeluarkan dari setiap divisi di OKK UI 2019 dan Official Account Line Divisi Project sesuai dengan standar publikasi yang telah ditetapkan. 5. Membuat jadwal publikasi bagi setiap divisi yang bersifat tetap sesuai dengan permintaan divisi terkait. 6. Menyampaikan informasi seputar open recruitment staf melalui kanal media sosial OKK UI 2019. 7. Berkoordinasi dengan divisi IT Design untuk publikasi melalui website resmi OKK UI 2019. 8. Mengelola media sosial OKK UI 2019 dengan baik. 9. Menjadi narahubung pusat OKK UI 2019. 10. Menjawab setiap pertanyaan yang diajukan oleh mahasiswa UI 2019 UI seputar OKK UI 2019 di setiap media sosial. 11. Mengurus perizinan publikasi offline seperti spanduk. 12. Mempublikasikan teaser OKK UI 2019. 13. Melakukan publikasi bagi pihak sponsorship, tenant, dan media partner yang ingin melakukan promosi komersil di media sosial OKK UI 2019 sesuai dengan standar yang ditetapkan. Hari OKK a. Mempublikasikan kegiatan OKK UI 2019 yang sedang berlangsung (live report) melalui media sosial OKK UI 2019.



b. c.



Menjadi pusat informasi offline bagi seluruh mahasiswa UI 2019. Membantu divisi lain yang membutuhkan tambahan sumber daya manusia.



Pasca Hari OKK 1. Mempublikasikan sponsorship dan media partner yang turut bekerjasama dengan OKK UI 2019. 2. Mempublikasikan after movie OKK UI 2019 di setiap media sosial OKK UI 2019. 3. Membuat laporan pertanggung jawaban divisi publikasi. 9.2 Divisi Dokumentasi dan Videografi 1. Bertanggung jawab atas Photoshoot Id Card seluruh panitia OKK UI 2019. 2. Mendokumentasikan kegiatan penyambutan mahasiswa UI 2019. 3. Mendokumentasikan rangkaian acara puncak OKK UI 2019 dan menyatukannya dalam satu gdrive dalam minggu yang sama. 4. Bertanggung jawab atas seluruh konten video sesuai dengan konsep yang dibuat sebelumnya. 5. Melakukan pencerdasan dan pelatihan dasar terhadap seluruh staf divisi. 9.3 Divisi Design Design 1. Membuat design-design sesuai dengan kebutuhan informasi OKK UI 2019. 2. Memvisualisasikan konsep-konsep yang dibawa oleh OKK UI 2019. 3. Melakukan pencerdasan dan pelatihan dasar terhadap seluruh staf divisi. Website 1. Membuat desain website OKK UI 2019 sesuai dengan konsep yang telah dibuat sebelumnya selaras dengan design visualnya dan mengelolanya. 2. Membuat sistem informasi untuk website OKK UI 2019 3. Menyampaikan informasi tentang OKK UI 2010 melalui website berkoordinasi dengan divisi publikasi. 10. Koordinator Bidang Operasional a. Melakukan koordinasi dengan PI-BPH yang terkait b. Bertanggung jawab atas 3 divisi yang disupervisinya, logistik, transportasi dan konsumsi, dan medis c. Ikut serta dalam membantu divisi operasional yang mengalami kendala d. Melakukan rapat rutin bidang operasional 10.1 Divisi Logistik 1. 2.



Bertanggung jawab kepada Koordinator Bidang Operasional Melakukan koordinasi dengan PI-BPH yang terkait



3. 4. 5.



Bertanggung jawab atas pengadaan, penyediaan, pendistribusian, dan pengawasan barang selama rangkaian acara OKK UI 2019 berlangsung Membuat SOP permintaan barang Menyusun daftar alternatif penyewaan barang (vendor)



10.2 Divisi Transportasi dan Konsumsi 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.



Bertanggung jawab kepada Koordinator Bidang Operasional Melakukan koordinasi dengan PI-BPH yang terkait Memimpin jalannya rapat internal divisi Bertanggung jawab atas penyediaan transportasi di hari H untuk panitia dan pihak-pihak pendukung Bertanggung jawab atas penyediaan konsumsi di Hari H untuk panitia dan pihak-pihak pendukung Menyusun kebutuhan konsumsi untuk setiap rangkaian acara Memastikan konsumsi terdistribusi ke panitia dan pihak-pihak pendukung



10.3 Divisi Medis 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.



Bertanggung jawab kepada Koordinator Bidang Operasional Melakukan koordinasi dengan PI-BPH yang terkait Memimpin jalannya rapat internal divisi Bertanggung jawab dalam penanganan kegawatdaruratan di setiap rangkaian acara OKK UI 2019 Memastikan adanya fasilitas emergency selama rangkaian acara OKK UI 2019 berlangsung Melakukan kerjasama pada pihak-pihak ahli terkait pelatihan kegawatdaruratan dengan staf medis untuk bekal pengetahuan staf medis Menyediakan obat dan keperluan medis lainnya selama rangkaian acara OKK UI 2019 berlangsung



M. DAFTAR PUSTAKA Admin. (2018). Keragaman, Penyusunan Mozaik Indah Indonesia. Diakses melalui https://www.uii.ac.id/keragaman-penyusun-mozaik-indah-indonesia/ pada 07 Maret 2019. Gerintya , Scholastica. (2018). Bagaimana Teknologi Mempengaruhi Masa Depan Generasi. Diakses melalui https://tirto.id/bagaimana-teknologi-memengaruhimasa-depan-generasi-z-cFHP pada 04 Maret 2019. Mukhlis, Herry. (2015). Pahami Remaja Generasi Z. Diakses melalui http://alfathschoolindonesia.sch.id/wp-content/uploads/2017/03/Pahami-RemajaGenerasi-Z.pdf pada 04 Maret 2019. Lestari, Gina. (2016). Bhineka Tunggal Ika : Khasanah Multikultural Indonesia di Tengah Kehidupan Sara. Diakses melalui journal.um.ac.id/index.php/jppk/article/view/5437/2037 pada 04 Maret 2019.



LEMBAR PENGESAHAN



Ketua Dewan Perwakilan Mahasiswa Universitas Indonesia



Ketua Pelaksana Orientasi Kehidupan Kampus Universitas Indonesia



Satria Adhitama Sukma NPM. 1506748543



Hilmy Hammam Baihaqi NPM. 1606828671



Mengetahui, Direktur Kemahasiswaan Universitas Indonesia



Arman Nefi, S.H., M.M NIP. 0508050277



N. LAMPIRAN TIMELINE KEGIATAN



Waktu



Kegiatan



Penanggung Jawab



Tempat



04.30 – 05.00 05.00 – 05.30 05.30 – 07.00 07.00 – 07.45



Briefing dan persiapan panitia Peninjauan Kesiapan Registrasi Peserta Mobilisasi peserta (menuju Balairung) Pembukaan dan Pembacaan Doa Menyanyikan lagu Indonesia Raya dan Hymne UI



Div. Acara Div. Acara Div. Mentor Div. Keamanan



Balairung Balairung dan Lokasi Registrasi Lokasi Registrasi Lokasi Registrasi - Balairung



Div. Acara Puncak Div. Acara Puncak



Div. Acara Puncak Div. Acara Puncak Div. Acara Puncak Div. Acara Puncak



Balairung Panggung Utama Balairung Panggung Utama (pemain keyboard) dan Balairung Panggung Ekstensi (penyanyi) Balairung Panggung Utama Balirung Panggung Utama Balairung Panggung Utama Balairung Panggung Utama



Div. Acara Pucak Div. Acara Puncak



Balairung Panggung Utama Balairung Panggung Ekstensi



Div. Keamanan



Balairung – Lokasi Ibadah



07.45 – 07.50 07.50 – 08.00



08.00 – 08.25 08.25 – 08.50 08.50 – 09.05 09.05 – 10.05 10.05 – 10.15 10.15 – 11.15 11.15 – 11.45 11.45 – 12.45 12.45 – 13.15



Sambutan Opening Ceremony Duta OKK UI 2019 Materi 1 “Satu Keberagaman” Ice Breaking Materi 2 “Ragam Asa Untuk Indonesia” Mobilisasi Peserta (menuju lokasi ibadah)



SHOLAT Div. Keamanan



13.15 – 13.45



Mobilisasi peserta (menuju Balairung) Duta OKK UI 2019



Div. Acara Puncak



Lokasi Ibadah - lokasi Balairung Balairung Panggung Utama



13.45 - 14.30



Estafet Pembinan



Div. Acara Puncak



Balairung Panggung Utama



14.30 – 14.45 14.45 – 15.00 15.00 – 15.30



Duta OKK UI 2019 Hiburan Mobilisasi peserta (menuju lapangan rotunda) Orasi Lembaga Tinggi UI Konfigurasi Angkatan Mahasiswa UI 2019 dan Penutupan OKK UI 2019



Div. Acara Puncak Div. Acara Puncak Div. Keamanan



Balairung Panggung Utama Balairung Panggung Utama Balairung – Lapangan Rotunda



Div. Acara Puncak Div. Acara Puncak



Lapangan Rotunda Lapangan Rotunda



15.30 – 15. 55 15.55 – 16.30



RUNDOWN ACARA



ANGGARAN DANA



NO. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33



NAMA BARANG Print Absensi Fotokopi Absensi Amplop putih Materai 6000 Pulpen Map kancing Apresiasi panitia Print materi-rundown Fotokopi materi-rundown Training Mentor Stand Informasi Plakat Pembicara Paperbag Biaya jasa teknis balairung Biaya jasa perlengkapan balairung Biaya jasa kebersihan balairung Sertifikat Bingkai sertifikat Tenda 5x5m Tali rafia Banner Tali tambang Cardboard wall Triplex board Sewa ruangan Materai 6000 Print MoU Stand Medpar Biaya OA Line premium Baliho Sewa Mic Sewa Stabilizer Website



JUMLAH 40 100 30 10 2 1 3 60 120 7 1 5 8 5 5 7 8 8 1 10 2 7 7 10 2 50 250 1 1 46 2 2 1



UNIT



HARGA



lembar 500 lembar 200 buah 350 buah 6.000 lusin 20.000 lusin 35.000 set 75.000 lembar 500 lembar 200 set 100.000 stand 1.200.000 buah 75.000 buah 6.000 orang 250.000 orang 180.000 orang 125.000 lembar 2.000 buah 20.000 unit 700.000 gulung 11.000 buah 170.000 gulung 8.000 papan 17.000 papan 50.000 kali 250.000 buah 6.000 lembar 500 unit 500.000 kali 200.000 m2 17.000 buah 270.000 buah 600.000 buah 1.500.000



TOTAL KETERANGAN (Rp,00) 20.000 20.000 10.500 KESTARI 60.000 40.000 35.000 PSDM 225.000 30.000 24.000 700.000 1.200.000 375.000 48.000 ACARA 1.250.000 900.000 875.000 16.000 160.000 700.000 110.000 340.000 DEKORASI 56.000 119.000 500.000 500.000 300.000 MEDIA RELASI 125.000 500.000 200.000 782.000 MEDIA 540.000 KREASI 1.200.000 1.500.000



34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51



Sewa HT 140 Sewa paket soundsystem 1 Sewa partisi VIP 75 Sewa karpet 100 Sewa AC Portable 2 Sewa AC Portable VIP 1 Trashbag 10 Materai 3000 10 Snack panitia 500 Konsumsi panitia 500 Snack pengisi hiburan 50 Snack pengisi acara utama 8 Konsumsi pengisi acara utama 8 Air mineral botol 2 Obatan-obatan 1 Print surat 200 Air mineral gelas 20 Label 5 JUMLAH (dalam Rp,00)



unit 27.000 set 2.800.000 m2 70.000 m2 15.000 unit 800.000 unit 350.000 pak 11.000 buah 3.000 kotak 5.000 kotak 12.000 kotak 7.500 kotak 12.500 kotak 25.000 dus 45.000 paket 300.000 lembar 500 dus 18.000 pak 5.000



3.780.000 2.800.000 5.250.000 1.500.000 LOGISTIK 1.600.000 350.000 110.000 30.000 2.500.000 6.000.000 375.000 TRANSAKOM 100.000 200.000 90.000 MEDIS 300.000 PERIZINAN 100.000 360.000 KEAMANAN 25.000 38.930.500