Ra Google Drive [PDF]

Citation preview

LAPORAN AKTUALISASI



OPTIMALISASI PENATAAN ARSIP DOKUMEN BERBASIS DIGITAL MELALUI GOOGLE DRIVE DI UPT BALAI PELATIAN KOPERASI UKM DINAS KOPERASI UKM PROVINSI JAWA TENGAH



Disusun oleh: NAMA : YULIANA PRADESTI, S.STP NIP : 19970714 202008 2 001 KELAS : D5 NDH :36



PUSAT PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA KEMENTERIAN DALAM NEGERI REGIONAL YOGYAKARTA TAHUN 2021



KATA PENGANTAR



Puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha Esa atas segala rahmat dan karunia-Nya sehingga Laporan Aktualisasi Pelatihan Dasar CPNS IPDN Angkatan XXVII dengan judul “OPTIMALISASI PENATAAN ARSIP DOKUMEN BERBASIS



DIGITAL MELALUI GOOGLE DRIVE DI UPT BALAI PELATIAN



KOPERASI UKM, DINAS KOPERASI UKM PROVINSI JAWA TENGAH” dapat tersusun dengan baik. Laporan aktualisasi ini terkait masalah yang dihadapi pada UPT Balai Pelatihan Koperasi UKM, Dinas Koperasi UKM Provinsi Jawa Tengah sebagai media dalam mengaktualisasikan nilai-nilai dasar ANEKA, Akuntabilitas, Nasionalisme, Etika Publik, Komitmen Mutu, dan Anti Korupsi yaitu dengan Penataan Arsip Dokumen Berbasis Digital Melalui Google Drive yang bertujuan untuk memudahkan dalam pencarian arsip dokumen dan pemeliharaan arsip. Dalam hal ini penulis mengucapkan banyak terimakasih kepada pihak yang telah membantu, terutama kepada: 1. Bapak Ir. R. Agus Irawan, MP, selaku Kepala Pusat Pengembangan Sumber Daya Manusia Regional Yogyakarta yang telah menyelenggarakan Pelatihan Dasar CPNS Golongan III tahun 2021. 2. Ibu Mila Anggraini, SE., MM selaku penguji yang telah memberikan saran, masukan, dan arahan dalam penyempurnaan penyusunan Laporan Aktualisasi. 3. Ibu Puji Purwanti, S.Psi selaku coach yang telah bersedia membimbing dan mengarahkan dalam menyusun Laporan Aktualisasi. 4. Ibu Dra. Ema Rachmawati, M.Hum selaku Kepala Dinas Koperasi UKM Provinsi Jawa Tengah. 5. Bapak Hatta Hatnansya Yunus, S.STP.,M.Si selaku Kepala UPT Balai Pelatihan Koperasi UKM Provinsi Jawa Tengah serta seluruh jajaran struktural dan ASN UPT Balatkop UKM. 6. Bapak Yusa Bramidha, S.STP selaku mentor yang telah memberikan bimbingan, arahan, dan motivasi selama penyusunan Laporan Aktualisasi. 7. Panitia Penyelenggara dan Widyaiswara Pusat Pengembangan Sumber Daya Manusia Kementerian Dalam Negeri Regional Yogyakarta yang telah menyediakan sarana dan prasarana serta materi. v



8. Rekan-rekan peserta Pelatihan Dasar CPNS Golongan III Regional Yogyakarta tahun 2021 9. Keluarga tercinta dan pihak-pihak terkait yang tidak dapat saya sebutkan satu persatu. Penulis menyadari sepenuhnya bahwa dalam penulisan dan penyusunan Laporan Aktualisasi ini masih terdapat banyak kekurangan. Oleh karena itu kritik dan saran yang membangun sangat diharapkan penulis untuk penyempurnaan Laporan Aktualisasi ini. Semarang,



Juni 2021



Penulis,



Yuliana Pradesti, S.STP NIP. 19970714 202008 2 001



vi



DAFTAR ISI HALAMAN JUDUL……………………………………………………………………….. i LEMBAR PENGESAHAN LAPORAN AKTUALISASI….…………………………..… ii BERITA ACARA LAPORAN AKTUALISASI ………………..………………………… iii SURAT PERSETUJUAN MENTOR …………………………………………………… iv KATA PENGANTAR…………………………………..…………………………………. v DAFTAR ISI…………………………………………..………………………………...… vii DAFTAR TABEL ………………………………………………………………………… viii DAFTAR GAMBAR ……………………………………………………………………… ix BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang…………………………...………………………………………. 1 B. Tujuan dan Manfaat Aktualisasi……………….…………….…………………. 3 C. Ruang Lingkup ………………………..…………………………….…………… 4 BAB II GAMBARAN UMUM INSTANSI A. Deskripsi Organisasi……………………………….…………………………….. 5 B. Tugas Unit Kerja …………..……………………………….………………… …. 8 C. Tugas Peserta ……………………………………………………………..……. 16 BAB III RANCANGAN AKTUALISASI A. Deskripsi Isu Terpililh..…………………………………………………......…… 18 B. Matriks Rancangan Aktualisasi ………………………………………………… 19 C. Jadwal Pelaksana ……………………………………………………………….. 25 BAB IV PELAKSANAAN AKUALISASI A. Gambaran Umum Kegiatan Aktualisasi……………………...………………… 29 B. Capaian Kegiatan Aktualisasi……………………………………...……………. 30 C. Analisis Dampak………………………………………………………………….. 44 BAB V PENUTUP A. Kesimpulan ………………………………………………………………….……. 54 B. Saran ……………………………………………………………………………… 55 DAFTAR PUSTAKA ……………………………………………………………………... 56 LAMPIRAN ……………………………………………………………………………….. 57



vii



DAFTAR TABEL



Tabel 3.1 Matriks Rancangan Aktualisasi ………………………………………………… 19 Tabel 3.2 Jadwal Rancangan Aktualisasi ……………….………………………………… 25 Tabel 4.1 Pelaksanaan Kegiatan 1 ………………………………………………………… 30 Tabel 4.2 Pelaksanaan Kegiatan 2 ………………………………………………………… 32 Tabel 4.3 Pelaksanaan Kegiatan 3 ………………………………………………………… 33 Tabel 4.4 Pelaksanaan Kegiatan 4 ………………………………………………………… 36 Tabel 4.5 Pelaksanaan Kegiatan 5 ………………………………………………………… 38 Tabel 4.6 Pelaksanaan Kegiatan 6 ………………………………………………………… 40 Tabel 4.7 Pelaksanaan Kegiatan 7 ………………………………………………………… 42 Tabel 4.8 Analisis Dampak …………………………………………………………………. 44



viii



DAFTAR GAMBAR



Gambar 1 Struktur Organisasi ….……………………….……………………………..…… 7 Gambar 4.1 Pelaksanaan Kegiatan 1 ………………………………………...…………… 31 Gambar 4.2 Pelaksanaan Kegiatan 2 …………………………………...………………… 33 Gambar 4.3 Pelaksanaan Kegiatan 3 ……………………………………………….…….. 35 Gambar 4.4 Pelaksanaan Kegiatan 4 ………………………………………….………….. 38 Gambar 4.5 Pelaksanaan Kegiatan 5 ……………………………………………...……… 39 Gambar 4.6 Pelaksanaan Kegiatan 6 ……………………………………………..………. 41 Gambar 4.7 Pelaksanaan Kegiatan 7 ……………………………………………...……… 43



ix



BAB I PENDAHULUAN



A. Latar Belakang Aparatur Sipil Negara (ASN) sangat berperan penting dalam kemajuan bangsa terutama dalam mewujudkan pembangunan nasional dan reformasi birokrasi, yaitu dengan menjadi ASN yang profesional dalam menjalankan tugas dan fungsinya sebagai Pelaksana Kebijakan Publik, Pelayan Publik, serta Perekat dan Pemersatu bangsa seperti yang tercantum dalam UndangUndang Nomor 5 Tahun 2014 tentang Aparatur Sipil Negara (ASN). Berdasarkan Undang-Undang Nomor 5 Tahun 2014 tentang Aparatur Sipil Negara (ASN) pasal 12 yang berbunyi: “Pegawai ASN berperan sebagai perencana, pelaksana dan pengawas penyelenggaraan tugas umum pemerintahan dan pembangunan nasional melalui pelaksanaan kebijakan dan pelayanan publik yang professional, bebas dari intervensi politik, serta bersih dari praktek korupsi, kolusi dan nepotisme.” Aparatur Sipil Negara (ASN) sangat berpengaruh dalam pembangunan nasional yaitu memiliki peranan dalam mengelola dan mengarahkan pembangunan tersebut. Untuk memainkan peranan tersebut, diperlukan Aparartur Sipil Negara (ASN) yang professional, yaitu Aparatur Sipil Negara (ASN) yang mampu memenuhi standar kompetensi jabatannya sehingga mampu melaksanakan tugas jabatannya secara efektif dan efesien. Tugas dan peranan Aparatur Sipil Negara (ASN) yang begitu penting tersebut menjadi alasan utama untuk meningkatkan kinerja Aparatue Sipil Negara (ASN) agar lebih optimal dan berorientasi pada kesejahteraan masyarakat. Untuk membentuk Aparatur Sipil Negara (ASN) yang profesional tersebut diperlukan pelaksanaan pembinaan melalui jalur Pendidikan Dan Pelatihan Dasar Calon Pegawai Negeri Sipil (Latsar CPNS). Pada sistem pembelajaran Pelatihan Dasar Calon PNS, setiap peserta pelatihan dituntut untuk mampu mengaktualisasikan substansi materi pembelajaran yang telah dipelajari melalui proses pembiasaan diri yang difasilitasi dalam pembelajaran agenda Habituasi. Pembelajaran agenda



1



Habituasi memfasilitasi peserta melakukan kegiatan pembelajaran aktualisasi mata-mata Pelatihan yang telah dipelajari. Pengalaman belajar pada agenda habituasi dirancang agar peserta mendapatkan pemahaman tentang konsepsi habituasi melalui kegiatan pembelajaran aktualisasi di tempat kerja dan penjelasan tentang kegiatan pembelajaran aktualisasi sehingga peserta akan memiliki kemampuan mensitesakan substansi mata pelatihan kedalam rancangan



aktualisasi,



pembimbingan



pembelajaran



aktualisasi,



melaksanakan seminar rancangan aktualisasi, melaksanakan aktualisasi di tempat kerja dan menyusun laporan aktualisasi serta melakukan analisis dampak apabila nilai-nilai dasar PNS tidak diterapkan dalam pelaksanaan tugas jabatan,



menyiapkan rencana presentasi laporan pelaksanaan



aktualisasi, dan melaksanakan seminar aktualisasi. Penataan kearsipan yang diatur dalam PP Nomor 28 Tahun 2012 tentang pelaksanaan undang-undang nomor 43 Tahun 2009 tentang kearsipan. Pedoman pengelolaan Kearsipan dilaksanakan dengan baik dan benar sesuai dengan kaidah yang ada akan menghadirkan manfaat yang besar bagi kehidupan berorganisasi, pemerintah, dan masyarakat. Pelaksanaan penataan arsip yang baik, utuh, otentik dan terpercaya pada setiap daerah/lembaga dan pemerintah daerah akan memberikan dukungan nyata bagi pelaksana reformasi birokrasi. Dalam pelaksanaan tugas orientasi sebagai CPNS , penulis melaksanakan tugas di UPT Balatkop UKM Dinas Koperasi UKM Provinsi Jawa Tengah. Selama penulis melaksanakan tugas orientasi di UPT Balatkop UKM Dinas Koperasi UKM Provinsi Jawa Tengah, penulis menemukan beberapa isu kendala yang sering terjadi diantaranya adalah kurang optimalnya pengarsipan surat yang ada di UPT Balatkop UKM Provinsi Jawa Tengah, kendala yang kerap dihadapi adalah sulitnya menemuka arsip surat yang dibutuhkan, kendala tersebut akan menghambat jalannya tugas lain dan tidak efektif. Kendala lain yang muncul adalah sistem pengarsipan surat yang masih manual (konvensional) dimana sistem ini sangat beresiko jika arsip tersebut hilang. Jika data tersebut hilang tanpa adanya data backup maka akan menyebabkan tidak maksimalnya tugas dan fungsi yang akan merujuk pada kurang efektif dan efisiennya tugas UPT Balatkop UKM dalam pemeliharaan arsip. Berdasarkan beberapa kendala yang dihadapi, maka penulis akan 2



mengambil dan mengangkat isu sebagai rancangan aktualisasi yaitu “Optimalisasi Penataan Arsip Dokumen Berbasis Digital Melalui Google Drive di UPT Balai Pelatihan Koperasi UKM, Dinas Koperasi UKM Provinsi Jawa Tengah” B. Tujuan dan Manfaat Aktualisasi 1. Tujuan Aktualisasi Tujuan penulisan Rancangan Aktualisasi ini adalah memberikan penjelasan dan pemahaman yang lebih komprehensif terkait pelaksanaan kegiatan yang telah direncanakan untuk diaktualisasikan di tempat dimana penulis melakukan orientasi, yaitu di UPT Balatkop UKM, Dinas Koperasi UKM Provinsi Jawa Tengah berdasarkan Nilai-nilai dasar Profesi ASN ANEKA (Akuntabilitas, Nasionalisme, Etika Publik, Komitmen Mutu dan Anti Korupsi) sehingga dapat dijadikan referensi dalam pelaksanaan tugastugas lain di waktu yang akan datang. Tujuan dari penataan arsip dokumen berbasis digital di UPT Balatkop UKM adalah: 1. Jangka Pendek Arsip surat menyurat menjadi lebih tertata dan rapi serta tersedia arsip yang berbentuk digital 2. Jangka Menengah Memudahkan dalam pencarian arsip dokumen apabila diperlukan untuk keperluan penting dan mendadak. 3. Jangka Panjang Tersedianya sistem pengarsipan surat menyurat berbasis digital secara sederhana untuk dapat dikembangkan di kemudian hari.



2. Manfaat Aktualisasi Manfaat dari adanya kegiatan aktualisasi bagi penulis adalah dapat memahami lingkungan kerja dengan baik. Dimana seorang ASN harus mampu memahami dan mengerti lingkungan kerja agar dapat maksimal dalam menjalankan tugas pokoknya sebagai seorang ASN. Hal ini akan mencerminkan nilai kualitas mutu dari ASN tersebut. Selain itu dengan kegiatan aktualisasi, skill dan kreatifitas ASN akan diasah untuk dapat peka 3



dan peduli dengan sekitar dan dapat mengemukakan ide dan gagasannya untuk kemajuan bangsa dan negara serta hajat hidup masyarakat dengan inovasi-inovasi yang dikembangkan. C. Ruang Lingkup Kegiatan Aktualisasi Ruang lingkup aktualisasi merupakan batasan atas isu yang akan diangkat, tentang unit/lokasi kerja dimana penulis melaksanakan aktualisasi : 1. Tempat Tempat pelakasanakan aktualisasi penulis dilaksanakan sesuai unit kerja dimana penulis melakukan orientasi yaitu di UPT Balai Pelatihan Koperasi UKM Dinas Koperasi UKM Provinsi Jawa Tengah. 2. Waktu Pelaksanaan kegiatan aktualisasi dilaksanakan sesuai dengan jadwal yang telah direncanakan yaitu mulai 26 April 2021 – 11 Juni 2021. 3. Permasalahan/Isu Permasalahan yang diangkat oleh penulis adalah sistem pengarsipan surat yang kurang optimal di UPT Balai Pelatihan Koperasi UKM, Dinas Koperasi UKM Provinsi Jawa Tengah.



4



BAB II GAMBARAN UMUM INSTANSI



A. DESKRIPSI ORGANISASI DINAS KOPERASI UKM PROVINSI JAWA TENGAH Berdasarkan Peraturan Daerah Provinsi Jawa Tengah Nomor 9 Tahun 2016 tentang Pembentukan dan Susunan Perangkat Daerah Provinsi Jawa Tengah dan Peraturan Gubernur Jawa Tengah Nomor 71 Tahun 2016 tentang Organisasi dan Tata Kerja Dinas Koperasi, Usaha Kecil dan Menengah Provinsi Jawa Tengah, maka Dinas Koperasi, Usaha Kecil dan Menengah Provinsi Jawa Tengah mempunyai tugas pokok "Melaksanakan urusan pemerintahan



daerah



bidang



koperasi,



usaha



kecil



dan



menengah



berdasarkan asas otonomi daerah dan tugas pembantuan" Visi : "JAWA TENGAH BERDIKARI DAN SEMAKIN SEJAHTERA” (TETEP) MBOTEN KORUPSI, MBOTEN NGAPUSI Misi : •



Membangun masyarakat jawa tengah yang religius, toleran dan guyup untuk menjaga Negara Kesatuan Republik Indonesia;



•



Memperluas reformasi birokrasi melalui penguatan koordinasi dengan pemerintah kabupaten/kota;



•



Mengurangi kemiskinan dan pengangguran dengan memperkuat basis ekonomi rakyat dan membuka ruang usaha baru;



•



Menjadikan rakyat Jawa Tengah lebih sehat, lebih pintar, lebih berbudaya, dan mencintai lingkungan.



Fungsi: Adapun fungsi Dinas Koperasi dan Usaha Mikro, Kecil dan Menengah Provinsi Jawa Tengah adalah:



5



1. Perumusan kebijakan bidang kelembagaan, pengawasan, bina usaha dan pemasaran, restrukturisasi dan pembiayaan; 2. Pelaksanaan kebijakan bidang kelembagaan, pengawasan, bina usaha dan pemasaran, restrukturisasi dan pembiayaan; 3. Pelaksanaan pemantauan, evaluasi dan pelaporan bidang kelembagaan, pengawasan, bina usaha dan pemasaran, restrukturisasi dan pembiayaan; 4. Pelaksanaan dan pembinaan administrasi dan kesekretariatan kepada seluruh unit kerja di lingkungan dinas; dan 5. Pelaksanaan fungsi lain yang diberikan oleh Gubernur, sesuai tugas dan fungsinya. Nilai-nilai organisasi : Terbuka, Santun, Adil, Cepat, Tepat, Dinamis, Nyaman Untuk melaksanakan tugas pokok dan fungsi tersebut menurut pasal 5 Peraturan Gubernur Jawa Tengah Nomor 71 Tahun 2016, Kepala Dinas dibantu/membawahkan: 1. Sekretariat; 2. Bidang Kelembagaan; 3. Bidang Pengawasan; 4. Bidang Bina Usaha dan Pemasaran; 5. Bidang Restrukturisasi dan Pembiayaan; 6. UPT Balatkop UKM; 7. Kelompok Jabatan Fungsional.



6



Gambar 1 Struktur Organisasi Dinas Koperasi UKM Provinsi Jawa Tengah



7



UPT BALAI PELATIHAN KOPERASI UKM Pembentukan UPT Balai Pelatihan Koperasi Usaha Kecil dan Menengah Provinsi Jawa Tengah Peraturan Gubernur Jawa tengah Nomor 102 tahun 2016 Tentang Organisasi dan Tata Kerja Unit Pelaksana Teknis Dinas Koperasi, Usaha Kecil dan Menengah Provinsi Jawa Tengah Kedudukan : 1) Balai Pelatihan Koperasi, Usaha Kecil dan Menengah Kelas A merupakan unsur pelaksana tugas teknis operasional dan/atau kegiatan teknis penunjang tertentu di bidang dan pelatihan koperasi, usaha kecil dan menengah. 2) Balai Pelatihan Koperasi, Usaha Kecil dan Menengah Kelas A dipimpin oleh Kepala Balai Pelaksana Teknis yang berkedudukan dibawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Dinas.



B. TUGAS UNIT KERJA Dinas Koperasi, Usaha Kecil dan Menengah mempunyai tugas pokok melaksanakan urusan pemerintahan daerah bidang koperasi dan usaha kecil dan menengah berdasarkan asas otonomi daerah dan tugas pembantuan. Bidang Kelembagaan Bidang Kelembagaan mempunyai tugas melaksanakan penyiapan perumusan kebijakan teknis, pembinaan dan pelaksanaan di bidang organisasi dan tata laksana. 1. Penyiapan bahan perumusan kebijakan, koordinasi dan pelaksanaan kebijakan, evaluasi dan pelaporan di bidang organisasi; 2. Penyiapan bahan perumusan kebijakan, koordinasi dan pelaksanaan kebijakan, evaluasi dan pelaporan di bidang tata laksana; dan 3. Pelaksanaan tugas kedinasan lain yang diberikan oleh Kepala Dinas sesuai dengan tugas dan fungsinya. Bidang Kelembagaan terdiri atas Seksi Organisasi dan Seksi Tata Laksana Seksi Organisasi mempunyai tugas :



8



1) Menyiapkan bahan perumusan kebijakan teknis di bidang organisasi; 2) Menyiapkan bahan pengoordinasian kebijakan teknis di bidang organisasi; 3) Menyiapkan bahan rekomendasi akta pendirian, perubahan anggaran dasar, penggabungan, pembagian, peleburan dan pembubaran Koperasi Provinsi; 4) Menyiapkan bahan fasilitasi penerapan perpajakan koperasi; 5) Menyiapkan bahan updating data base kelembagaan koperasi; 6) Menyiapkan bahan rekomendasi ijin Usaha simpan pinjam dan ijin pembukaan kantor cabang; 7) Menyiapkan bahan fasilitasi penerapan prinsip – prinsip koperasi; 8) Menyiapkan bahan pengajuan akta pendirian, perubahan anggaran dasar, pembubaran koperasi provinsi; 9) Menyiapkan bahan evaluasi dan pelaporan di bidang organisasi; dan 10) Melakukan tugas kedinasan lain yang diberikan oleh pimpinan. Seksi Tata Laksana mempunyai tugas : 1) Menyiapkan bahan perumusan kebijakan teknis di bidang tata laksana; 2) Menyiapkan bahan pengoordinasian kebijakan teknis di bidang tata laksana; 3) Menyiapkan bahan fasilitasi tata laksana pengelolaan koperasi; 4) Menyiapkan bahan fasilitasi penerapan akuntabiltas dan manajemen kelembagaan koperasi; 5) Menyiapkan



bahan



penetapan



penyajian



laporan



keuangan,



dan



implementasi akuntansi keuangan koperasi; 6) Menyiapkan bahan pemeringkatan koperasi; 7) Menyiapkan bahan peningkatan kapasitas anggota koperasi; 8) Menyiapkan bahan fasilitasi manajemen resiko; 9) Menyiapkan bahan pendampingan manajemen usaha; koperasi simpan pinjam/koperasi simpan pinjam pembiayaan syariah. 10) Menyiapkan bahan evaluasi dan pelaporan di bidang organisasi; dan 11) Melakukan tugas kedinasan lain yang diberikan oleh pimpinan.



9



Bidang Pengawasan Bidang Pengawasan mempunyai tugas melaksanakan penyiapan perumusan kebijakan teknis, pembinaan dan pelaksanaan di bidang pengawasan dan penilaian kesehatan. 1. Penyiapan bahan perumusan kebijakan, koordinasi dan pelaksanaan kebijakan, evaluasi dan pelaporan di bidang pengawasan; 2. Penyiapan bahan perumusan kebijakan, koordinasi dan pelaksanaan kebijakan, evaluasi dan pelaporan di bidang penilaian kesehatan; dan 3. Pelaksanaan tugas kedinasan lain yang diberikan oleh Kepala Dinas sesuai tugas dan fungsinya. Bidang Pengawasan terdiri atas Seksi Pengawasan dan Seksi Penilaian Kesehatan Seksi Pengawasan mempunyai tugas : 1) Menyiapkan bahan perumusan kebijakan teknis di bidang pengawasan; 2) Menyiapkan



bahan



pengoordinasian



kebijakan



teknis



di



bidang



pengawasan; 3) Menyiapkan bahan pengawasan dan pemeriksaan koperasi; 4) Menyiapkan bahan penerapan sanksi atas saran tindak hasil pengawasan dan pemeriksaan koperasi; 5) Menyiapkan bahan penerapan hak dan kewajiban koperasi dalam permasalahan hukum; 6) Menyiapkan bahan identifikasi kasus atau pengaduan yang berkait dengan masalah koperasi; 7) Menyiapkan bahan bantuan hukum penyelesaian dan pertimbangan hukum terhadap masalah koperasi; 8) Menyiapkan bahan penerapan kepatuhan kelembagaan, usaha dan keuangan koperasi; 9) Menyiapkan bahan penerapan kepatuhan koperasi bersama instansi lintas sektor; 10) Menyiapkan bahan dan menyajikan hasil pengawasan dan pemeriksaan koperasi; 11) Menyiapkan bahan evaluasi dan pelaporan di bidang pengawasan; dan 10



12) Melakukan tugas kedinasan lain yang diberikan oleh pimpinan. Seksi Penilaian Kesehatan mempunyai tugas : 1) Menyiapkan bahan perumusan kebijakan teknis di bidang penilaian kesehatan; 2) Menyiapkan bahan pengoordinasian kebijakan teknis di bidang penilaian kesehatan; 3) Menyiapkan bahan penilaian kesehatan koperasi simpan pinjam (KSP)/ unit simpan pinjam (USP), koperasi simpan pinjam pembiayaan syariah (KSPPS)/ unit simpan pinjam pembiayaan syariah (USPPS); 4) Menyiapkan bahan pembinaan dan pengembangan usaha simpan pinjam koperasi; 5) Menyiapkan bahan fasilitasi pemisahan laporan keuangan USP/USPPS; 6) Menyiapkan bahan fasilitasi penyajian laporan keuangan, dan implementasi akuntansi keuangan KSP/USP/KSPPS/USPPS; 7) Menyiapkan bahan penerapan audit eksternal KSP/USP/KSPPS/USPPS; 8) Menyiapkan bahan fasilitasi peningkatan pemahaman aspek penilaian kesehatan; 9) Menyiapkan bahan dan menyajikan data hasil Penilaian Kesehatan Koperasi; 10) Menyiapkan



bahan



dan



melakukan



updating



data



base



KSP/USP/KSPPS/USPPS; 11) Menyiapkan bahan evaluasi dan pelaporan di bidang penilaian kesehatan; dan 12) Melakukan tugas kedinasan lain yang diberikan oleh pimpinan. Bidang Bina Usaha dan Pemasaran Bidang Bina Usaha dan Pemasaran mempunyai tugas melaksanakan penyiapan perumusan kebijakan teknis, pembinaan dan pelaksanaan di bidang produksi dan pemasaran. 1. Penyiapan bahan perumusan kebijakan, koordinasi dan pelaksanaan kebijakan, evaluasi dan pelaporan di bidang produksi; 2. Penyiapan bahan perumusan kebijakan, koordinasi dan pelaksanaan kebijakan, evaluasi dan pelaporan di bidang pemasaran; dan 11



3. Pelaksanaan tugas kedinasan lain yang diberikan oleh Kepala Dinas sesuai dengan tugas dan fungsinya. Bidang Bina Usaha dan Pemasaran terdiri atas Seksi Produksi dan Seksi Pemasaran Seksi Produksi mempunyai tugas : 1) Menyiapkan bahan perumusan kebijakan teknis di bidang produksi; 2) Menyiapkan bahan pengoordinasian kebijakan teknis di bidang produksi; 3) Menyiapkan bahan pembinaan dan pengembangan produktivitas koperasi dan usaha kecil menengah; 4) Menyiapkan bahan pengembangan diversifikasi produk koperasi dan usaha kecil menengah; 5) Menyiapkan bahan pengembangan produk unggulan koperasi dan usaha kecil menengah; 6) Menyiapkan bahan pembinaan dan pengembangan proses produksi usaha koperasi dan usaha kecil menengah; 7) Menyiapkan bahan fasilitasi sarana prasarana produksi koperasi dan usaha kecil menengah; 8) Menyiapkan bahan peningkatan manajemen produksi koperasi dan usaha kecil menengah; 9) Menyiapkan bahan perluasan jaringan produksi koperasi dan usaha kecil menengah; 10) Menyiapkan dan menyajikan data produksi koperasi dan usaha kecil menengah; 11) Menyiapkan bahan evaluasi dan pelaporan di bidang produksi; dan 12) Melakukan tugas kedinasan lain yang diberikan oleh pimpinan. Seksi Pemasaran mempunyai tugas : 1) Menyiapkan bahan perumusan kebijakan teknis di bidang pemasaran; 2) Menyiapkan bahan pengoordinasian kebijakan teknis di bidang pemasaran; 3) Menyiapkan bahan pembinaan dan pengembangan pemasaran koperasi, usaha kecil dan menengah; 4) Menyiapkan bahan pengembangan jaringan pemasaran koperasi, usaha kecil dan menengah; 12



5) Menyiapkan bahan fasilitasi sarana dan prasarana pemasaran produk koperasi, usaha kecil dan menengah; 6) Menyiapkan dan menyajikan bahan informasi pasar; 7) Menyiapkan bahan penyajian data potensi produk unggulan koperasi, usaha kecil dan menengah; 8) Menyiapkan bahan evaluasi dan pelaporan di bidang pemasaran; dan 9) Melakukan tugas kedinasan lain yang diberikan oleh pimpinan. Bidang Restrukturisasi dan Pembiayaan Bidang



Restrukturisasi



dan



Pembiayaan



mempunyai



tugas



melaksanakan penyiapan perumusan kebijakan teknis, pembinaan dan pelaksanaan di bidang restrukturisasi usaha dan pembiayaan. 1. Penyiapan bahan perumusan kebijakan, koordinasi dan pelaksanaan kebijakan, evaluasi dan pelaporan di bidang restrukturisasi usaha; 2. Penyiapan bahan perumusan kebijakan, koordinasi dan pelaksanaan kebijakan, evaluasi dan pelaporan di bidang pembiayaan; dan 3. Pelaksanaan tugas kedinasan lain yang diberikan oleh Kepala Dinas sesuai dengan tugas dan fungsinya. Bidang



Restrukturisasi



dan



Pembiayaan



terdiri



atas



Seksi



Restrukturisasi Usaha dan Seksi Pembiayaan Seksi Restrukturisasi Usaha mempunyai tugas : 1) Menyiapkan bahan perumusan kebijakan teknis di bidang restrukturisasi usaha; 2) Menyiapkan



bahan



pengoordinasian



kebijakan



teknis



di



bidang



restrukturisasi usaha; 3) Menyiapkan bahan pembinaan, pengembangan dan pendampingan koperasi, usaha kecil dan menengah; 4) Menyiapkan bahan pemetaan kondisi dan peluang usaha koperasi, usaha kecil dan menengah; 5) Menyiapkan bahan fasilitasi penguatan dan perlindungan produk koperasi, usaha kecil dan menengah;



13



6) Menyiapkan bahan fasilitasi pengembangan investasi usaha koperasi, usaha kecil dan menengah; 7) Menyiapkan bahan penumbuhan wirausaha baru; 8) Menyiapkan bahan pengembangan UMKM Center dan Pusat Layanan Usaha Terpadu (PLUT) Jawa Tengah; 9) Menyiapkan bahan updating data base usaha kecil dan menengah; 10) Menyiapkan bahan evaluasi dan pelaporan di bidang restrukturisai usaha; dan 11) Melakukan tugas kedinasan lain yang diberikan oleh pimpinan. Seksi Pembiayaan mempunyai tugas : 1) Menyiapkan bahan perumusan kebijakan teknis di bidang pembiayaan; 2) Menyiapkan



bahan



pengoordinasian



kebijakan



teknis



di



bidang



pembiayaan; 3) Menyiapkan bahan fasilitasi peningkatan kemampuan koperasi, usaha kecil dan menengah dalam mengakses pembiayaan; 4) Menyiapkan bahan fasilitasi pengembangan jaringan permodalan bagi koperasi, usaha kecil dan menengah; 5) Menyiapkan bahan pembinaan dan pengembangan akses penjaminan pembiayaan koperasi, usaha kecil dan menengah; 6) Menyiapkan bahan pendampingan kelayakan usaha koperasi, usaha kecil dan menengah; 7) Menyiapkan bahan fasilitasi pengembangan modal penyertaan koperasi, usaha kecil dan menengah; 8) Menyiapkan dan menyajikan data koperasi, usaha kecil dan menengah yang mengakses pembiayaan; 9) Menyiapkan bahan evaluasi dan pelaporan di bidang pembiayaan; dan 10) Melakukan tugas kedinasan lain yang diberikan oleh pimpinan. UPT Balai Pelatihan Koperasi UKM Berdasarkan Peraturan Gubernur Jawa Tengah Nomor 102 Tahun 2016 Tentang Organisasi dan Tata Kerja Unit Pelaksana Teknis Dinas Koperasi, Usaha Kecil dan Menengah Provinsi Jawa Tengah.



14



Kedudukan : 1. Balai Pelatihan Koperasi, Usaha Kecil dan Menengah Kelas A merupakan unsur pelaksana tugas teknis operasional dan/atau kegiatan teknis penunjang tertentu di bidang pendidikan dan pelatihan koperasi, usaha kecil dan menengah. 2. Balai Pelatihan Koperasi, Usaha Kecil dan Menengah Kelas A dipimpin oleh Kepala Balai Pelaksana Teknis yang berkedudukan dibawah dan bertanggung jawab kepada Kepala Dinas. Tugas : Melaksanakan tugas teknis operasional dan/atau kegiatan teknis penunjang tertentu Dinas di bidang Pengkajian dan pengembangan, dan penyelenggara pelatihan koperasi, usaha kecil dan menengah.



Fungsi : 1. Penyusunan rencana teknis operasional di bidang pengkajian dan pengembangan, dan penyelenggaraan. 2. Koordinasi dan pelaksanaan teknis operasional di bidang pengkajian dan pengembangan, dan penyelenggaraan. 3. Evaluasi dan pelaporan di bidang pengkajian dan pengembangan, dan penyelenggaraan. 4. Pengelolaan ketatausahaan 5. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Dinas sesuai tugas dan fungsinya. Visi : "JAWA TENGAH BERDIKARI DAN SEMAKIN SEJAHTERA” (TETEP) MBOTEN KORUPSI, MBOTEN NGAPUSI Misi : •



Membangun masyarakat jawa tengah yang religius, toleran dan guyup untuk menjaga Negara Kesatuan Republik Indonesia; 15



•



Memperluas reformasi birokrasi melalui penguatan koordinasi dengan pemerintah kabupaten/kota;



•



Mengurangi kemiskinan dan pengangguran dengan memperkuat basis ekonomi rakyat dan membuka ruang usaha baru;



•



Menjadikan rakyat Jawa Tengah lebih sehat, lebih pintar, lebih berbudaya, dan mencintai lingkungan.



Moto : DINAS KOPERASI, USAHA KECIL DAN MENENGAH PROVINSI JAWA TENGAH melalui Balai Pelatihan Koperasi, Usaha Kecil dan Menengah tercipta "Masyarakat Koperasi dan UKM yang Prof Profesional, Tangguh, Mandiri dan Kompeten" Nilai : Terbuka, Santun, Adil, Cepat, Tepat, Dinamis, Nyaman C. TUGAS PESERTA Tugas Aparatur Sipil Negara (ASN) Pegawai



ASN



berkedudukan



sebagai



aparatur



negara



yang



menjalankan kebijakan yang ditetapkan oleh pimpinan instansi pemerintah serta harus bebas dari pengaruh dan intervensi semua golongan dan partai politik. Untuk melaksanakan kedudukannya, pegawai ASN berfungsi sebagai berikut: a. Melaksanakan kebijakan publik yang dibuat oleh Pejabat Pembina Kepegawaian sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan b. Memberikan pelayanan publik yang profesional dan berkualitas c. Mempererat persatuan dan kesatuan Negara Kesatuan Republik Indonesia. Sedangkan Tugas dari Seksi Penyelenggara sebagaimana dimaksud dalam Pasal 6 ayat (1) huruf d Peraturan Gubernur Jawa Tengah Nomor 102 Tahun 2016 Tentang Tentang Organisasi dan Tata Kerja Unit Pelaksana Teknis Dinas Koperasi, Usaha Kecil dan Menengah Provinsi Jawa Tengah mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan penyusunan rencana teknis operasional, koordinasi dan pelaksanaan teknis operasional, evaluasi dan pelaporan di bidang penyelenggara. 16



Tugas sebagaimana dimaksud pada ayat (1), meliputi: a. Menyiapkan penyusunan rencana teknis operasional dibidang penyelenggara; b. Menyiapkan pengoordinasian dan pelaksanaan kebijakan teknis penyelenggaraan dibidang penyelenggara; c. Menyiapkan teknis operasional pelaksanaan pelatihan koperasi, usaha kecil dan menengah; d.



Menyiapkan



pelaksanaan



teknis



operasional



pengelolaan



administrasi kegiatan penyelenggaraan pelatihan koperasi, usaha kecil dan menengah; e. Menyiapkan evaluasi dan pelaporan program kegiatan di bidang penyelenggara; dan f. Melakukan tugas kedinasan lain yang diberikan oleh pimpinan.



17



BAB III RANCANGAN AKTUALISASI



A. Deskripsi Isu Terpilih Unit Kerja



: UPT Balai Pelatihan Koperasi UKM, Dinas Koperasi UKM Provinsi Jawa Tengah



Identifikasi Isu



: 1. Penyimpanan arsip dokumen yang masih manual, sehingga arsip dokumen rawan hilang. 2. Tidak optimalnya penggunaan perpustakaan sebagai sarana penunjang kegiatan pelatihan di UPT BALATKOP UKM. 3. Lamanya proses penerbitan sertifikat pelatihan UPT BALATKOP UKM yang dilaksanakan di Kabupaten/Kota.



Isu yang diangkat



: Penyimpanan arsip dokumen yang masih manual.



Gagasan Pemecahan Isu : Optimalisasi penataan arsip dokumen berbasis digital melalui google drive. Rancangan kegiatan meliputi: 1. Melakukan konsultasi dengan atasan terkait pelaksanaan kegiatan aktualisasi. 2. Pendataan arsip untuk mempermudah klasifikasi arsip. 3. Klasifikasi arsip 4. Penginputan data arsip ke Google Drive 5. Penataan arsip 6. Soaialisasi penyimpanan arsip menggunakan Google Drive kepada ASN di tempat orientasi kerja 7. Evaluasi terhadap hasil aktualisasi



18



B. Matrik Rancangan Aktualisasi Tabel 3.1 Matriks Rancangan Aktualisasi No



Kegiatan



1 1



Tahap Kegiatan



2



Output/ Hasil



3



Melakukan



pertemuan



dengan



atasan



atasan



4



• Meminta



konsultasi



Nilai-Nilai Dasar



waktu



• Melakukan



dengan terkait



Jawa Tengah Nomor konsultasi dan



dengan atasan



integritas dan transparan



71



• Menerima arahan dengan keadaan yang



kegiatan



dilakukan



atasan langsung



untuk



• Persetujuan



melaksanakan



7



Menunjukkan sikap



dan usulan dari sebenarnya dengan cara



tujuan



6



pertemuan



aktualisasi yang akan



dan



Nilai Organisasi



Peraturan Gubernur Dalam tahapan



pelaksanaan



maksud



Tupoksi



Akuntabilitas



pelaksanaan kegiatan



• Menyampaikan



Penguatan Niai-



5



terkait



aktualisasi.



Kontribusi Terhadap



ide/gagasan yang



Tahun



tentang



Organisasi atasan terkait



dan Tata Kerja Dinas aktualiasi terhadap



menyampaikan



Koperasi,



ide/gagasan kepada



Kecil dan Menengah telah terciptanya



pimpinan



Provinsi



akan Etika Publik



Tengah,



Usaha gagasan/ide maka



Jawa nilai-nilai pasal



Memiliki etika yang baik



huruf d:



pengarsipan dokumen



dalam melakukan



Pelaksanaan



kepada atasan.



koordinasi dan



pembinaan



penyampaian usulan



administrasi



digitalisasi



• Meminta



dilaksanakan



persetujuan



2016 koordinasi dengan



4 organisasi yaitu: Terbuka, Santun, dan Cepat, Tepat, Nyaman dan



kesekretariatan



pimpinan



kepada seluruh unit 19



gagasan harus dilakukan



kerja di lingkungan



dengan sopan dan santun



dinas



Komitmen Mutu Dalam melakukan diskusi harus dengan cermat sehingga hasilnya lebih efektif dan efisien serta mengubah paradigma dalam pelayanan. Anti Korupsi Dalam pelaksanaan kegiatan penulis tidak meminta dan/atau menerima imbalan dalam bentuk apapun 2



Pendataan arsip Pendataan arsip



Total



data



arsip Akuntabilitas



untuk



dokumen apa saja yang



dokumen yang akan Melakukan pendataan



Jawa Tengah Nomor pendataan



mempermudah



akan di arsipkan, meliputi



dirsipkan (Arsip Seksi arsip dengan penuh



71



klasifikasi arsip.



surat masuk dan keluar :



Penyelenggara, Arsip tanggungjawab terkait



tentang



Seksi Pengkajian dan



dan Tata Kerja Dinas dalamnya



20



Peraturan Gubernur Dalam melakukan



Tahun



2016 nilai



arsip,



organisasi



Organisasi yang terkandung di yaitu:



surat, undangan, nota



Pengembangan dan kegiatan yang akan



Koperasi,



dinas, proposal.



Arsip Subbag TU)



dilaksanakan



Kecil dan Menengah Tepat,



Nasionalisme



Provinsi



Dengan jiwa semangat



Tengah,



yang tinggi bersama



huruf d:



melakukan sebuah



Pelaksanaan



perubahan untuk



pembinaan



mempermudah sistem



administrasi



administrasi



kesekretariatan



Etika Publik



kepada seluruh unit



Nilai kesopanan saat



kerja di lingkungan



melakukan pendataan



dinas



data agar tetap menjaga suasa lingkungan kerja Komitmen Mutu Memilah data dimaksudkan untuk memudahkan pengarsipan/ efisiensi pengarsipan;



Anti Korupsi



21



Usaha Terbuka,



Jawa Pasal



4



dan



dan



Cepat,



Kerja keras dalam melaksanakan tugas.



3



Klasifikasi arsip



Memilah data arsip sesuai dengan jenis dokumen, perihal dokumen, dan waktu



Data



yang



sesuai



sudah Akuntabilitas dengan Bertanggung jawab



ketentuan



(jenis dengan tugas yang



dokumen,



perihal dilaksanakan,



Peraturan Gubernur Melakukan Jawa Tengah Nomor klasifikasi arsip dan 71



Tahun



tentang



2016 memilah



Organisasi selalu



arsip dilakukan



dokumen dan waktu) Nasionalisme



dan Tata Kerja Dinas dengan: Terbuka,



dan sesuai dengan Melakukan kegiatan



Koperasi,



kode klasifikasi yang dengan semangat tinggi



Kecil dan Menengah Dinamis, Nyaman



telah ditentukan oleh bersama melakukan



Provinsi



Peraturan Gubernur sebuah perubahan



Tengah,



Jawa Tengah Nomer Etika Publik



huruf d:



53



Pelaksanaan



Tahun



2012 Melakukan tugas secara



Usaha Adil, Cepat, Tepat,



Jawa Pasal



Tentang



Pedoman cermat dan teliti



pembinaan



Klasifikasi



Arsip



administrasi



di Komitmen Mutu



Lingkungan



Pengkodean arsip agar



4



dan



dan



kesekretariatan



Pemerintah Provinsi efektif dan efisien pada



kepada seluruh unit



Jawa Tengah.



saat membutuhkan data



kerja di lingkungan



arsip.



dinas



Anti Korupsi



22



Kerja keras dalam melaksanakan tugas 4



•



Penginputan data



arsip



ke



Menyiapkan prasarana



Google Drive



sarana



•



scanning



dan



data • •



scanner Melaksanakan tahapan bisa kegiatan dengan penuh



yang



Peraturan Gubernur Pada saat proses Jawa Tengah Nomor scanning 71



Tahun



arsip



2016 hingga



dijadikan



tanggungjawab



tentang



Google Drive



komponen



Nasionalisme



dan Tata Kerja Dinas memberikan



Melakukan scanning



penyimpan arsip



Amanah dalam



Koperasi,



Tersedianaya



melaksanakan tugas



Kecil dan Menengah nilai-nilai: Terbuka,



Penyiapan



akun



data dan dan diubah •



Adanya komputer Akuntabilitas



•



Google Etika Publik



dalam bentuk pdf.



akun



Menginput arsip



Drive



dokumen yang telah



klasifikasi



discan ke Google



pada



Drive (Uploading



Google Drive



data)



•



dan Melakukan kegiatan arsip dengan cermat dan teliti folder untuk meminimalisir kesalahan



Data arsip yang Komitmen Mutu discan tersedia Melakukan inovasi dalam dalam bentuk pdf



•



pengarsipan



Arsip terunggah menggunakan aplikasi Anti Korupsi di Google Drive Bekerja keras dan bertanggung jawab akan



23



Organisasi penginputan arsip



Usaha penguatan



Provinsi Tengah,



Jawa Santun, Pasal



4 Tepat,



huruf d: Pelaksanaan



Dinamis dan



pembinaan administrasi



dan



kesekretariatan kepada seluruh unit kerja di lingkungan dinas



pada



Cepat, Nyaman,



hasil yang dicapai kegiatan yang dilakukan 5



Penataan Arsip



•



Melakukan perapian



Arsip



tertata Akuntabilitas dengan Melaksanakan kegiatan



arsip hard dokumen



sesuai



sesuai dengan kode



kode klasifikasi •



klasifikasi •



•



penataan arsip hard



Arsip tertata rapih dokumen dengan penuh



Peraturan Gubernur Jawa Tengah Nomor 71



Tahun



tentang



2016



Organisasi



tanggungjawab



dan Tata Kerja Dinas



pada lemari arsip dan



Nasionalisme



Koperasi,



letakkan pada map



Bekerja dengan giat



Kecil dan Menengah



gantung khusus arsip



dengan semangat yang



Provinsi



yang telah dinamai



tinggi



Tengah,



sesuai dengan kode



Etika Publik



huruf d:



arsip serta diurutkan



Melakukan penataan arsip



Pelaksanaan



berdasarkan tanggal



dengan sopan dan santun



pembinaan



dan tidak mengganggu



administrasi



aktifitas pegawai yang lain



kesekretariatan



Komitmen Mutu



kepada seluruh unit



Penataan arsip hard



kerja di lingkungan



dokumen bertujuan untuk



dinas



Memasukkan



Arsip



di lemari arsip



memperoleh efektifitas dan efisiensi waktu dalam



24



Usaha



Jawa pasal



4



dan



dan



pencarian arsip apabila dibutuhkan Anti Korupsi Bekerja keras dan bertanggung jawab terhadap kegiatan yang telah menjadi kewajibannya.



6



Sosialisasi penyimpanan arsip menggunakan Google



Drive



kepada



ASN



ditempat orientasi kerja



• Melakukan persiapan sosialisasi dengan mengundang ASN terkait untuk berkumpul di ruangan • Sosialisasi



• ASN



terkait Akuntabilitas



di Kegiatan ini membangun hubungan dan kerjasama ruangan dengan ASN yang lain • ASN di lingkungan yang ada di UPT Balatkop orientasi kerja sehingga keseimbangan, yang mengikuti kejelasan dan transparansi terlaksana. sosialisasi Nasionalisme diharapkan Mengamalkan sila ke-4 memahami Pancasila, dengan bermusyawarah terkait mengenai program yang akan penyimpanan dilaksanakan arsip melalui berkumpul



Google Drive agar 25



Peraturan Gubernur Jawa Tengah Nomor 71



Tahun



tentang



2016



Organisasi



dan Tata Kerja Dinas Koperasi,



Usaha



Kecil dan Menengah Provinsi Tengah,



Jawa pasal



4



huruf d: Pelaksanaan



dan



pembinaan administrasi



dan



dapat dilanjutkan Etika Publik Kegiatan ini menunjukkan nilai tanggung jawab, saling menghormati, dan sopan santun dalam melaksanakan kegiatan sosialisasi.



dikemudian hari



kesekretariatan kepada seluruh unit kerja di lingkungan dinas



Komitmen Mutu Efektif dan efisien dalam pelaksanaan program karena akan melibatkan pegawai lain untuk menggantikan penginputan arsip setelah selesainya orientasi di unit kerja. Anti-Korupsi Sosialisasi bebas dari intervensi pihak-pihak tertentu dan menyampaikan dengan jujur 7



• Pengecekan



Evaluasi terhadap aktualisasi



hasil



kembali • Arsip



terupload Akuntabilitas



arsip dokumen yang



sesuai



disimpan



klasifikasi



dengan Pertanggung jawaban



26



Peraturan Gubernur Evaluasi Jawa Tengah Nomor aktualisasi



atas pelaksanaan



71



Tahun



ide/gagasan aktualisasi



tentang



hasil dan



2016 membuat Laporan



Organisasi Aktualisasi



• Merancang



laporan • Laporan



aktualisasi dari hasil



Nasionalisme



dan Tata Kerja Dinas merupakan



Gigih dalam melakukan Koperasi,



Aktualisasi



Usaha penguatan



pengecekan ulang arsip Kecil dan Menengah terhadap



kegiatan



yang telah diupload dan Provinsi mewujudkan rasa cinta



pada



tanah



dengan



Pasal



terbaik berguna



4 Adil, Cepat, Tepat,



air huruf d:



Dinamis, Nyaman dan



yang pembinaan bagi administrasi



dan



masyarakat



kesekretariatan



Komitmen mutu



kepada seluruh unit



Tercapainya efisiensi dan



kerja di lingkungan



efektifitas dalam



dinas



melakukan pengarsipan Anti Korupsi Bekerja keras dan bertanggungjawab akan hasil yang dicapai kegiatan yang dilakukan serta tidak mengharapkan imbalan



27



Jawa Terbuka, Santun,



memberikan Pelaksanaan



pelayanan nantinya



Tengah,



nilai



C. Jadwal Pelaksana Tabel 3.2 Jadwal Pelaksanaan Aktualisasi No



Kegiatan



April Minggu IV



Mei Minggu I



Minggu II



Minggu III



Minggu IV



Minggu I



Juni Minggu II



Tanggal Pelaksanaan 28 April 2021



1.



Melakukan konsultasi dengan atasan terkait pelaksanaan kegiatan aktualisasi.



2.



Pendataan arsip untuk mempermudah klasifikasi arsip.



26-30 April 2021 (5 Hari)



3.



Klasifikasi arsip.



4.



Penginputan data arsip ke Google Drive.



3-7 Mei 2021 (5 Hari) 10-26 Mei 2021 (10 Hari)



5.



Penataan Arsip



6.



Sosialisasi penyimpanan arsip menggunakan Google Drive kepada ASN ditempat orientasi kerja Evaluasi terhadap hasil aktualisasi



7.



27 Mei-3 Juni 2021 (5 Hari) 4 Juni 2021



7-11 Juni 2021 (5 Hari)



28



BAB IV PELAKSANAAN AKTUALISASI A. Gambaran Umum Kegiatan Aktualisasi Berdasarkan kegiatan yang telah disusun pada bab sebelumnya, terdapat tujuh kegiatan yang akan dilakukan oleh penulis terkait Penataan Arsip Dokumen berbasis Digital melalui Google Drive di UPT Balatkop UKM Jawa Tengah. Pada awalnya penulis hanya merancang kegiatan penginputan arsip ke Google Drive untuk satu seksi saja yaitu seksi penyelenggara, akan tetapi atas usul dan saran dari pimpinan untuk melaksanakan inovasi ini bagi keseluruhan UPT Balatkop yang memiliki tiga komponen yaitu seksi penyelenggara, seksi pengkajian dan pengembangan serta subbag tata usaha. Kegiatan-kegiatan tersebut mengandung nilai-nilai dasar PNS yaitu Akuntabilitas, Nasionalisme, Etika Publik, Komitmen Mutu, dan Anti Korupsi. Berdasarkan uraian diatas, pelaksanaan aktualisasi yang telah dilaksanakan penulis selama habituasi tidak terlepas dari nilai-nilai dasar ANEKA yang diterapkan pada pelaksanaan kegiatan dan tahapan kegiatan yaitu : 1. Melakukan konsultasi dengan atasan terkait pelaksanaan kegiatan aktualisasi. 2. Pendataan arsip untuk mempermudah klasifikasi arsip. 3. Klasifikasi arsip 4. Penginputan data arsip ke Google Drive 5. Penataan arsip 6. Soaialisasi penyimpanan arsip menggunakan Google Drive kepada ASN di tempat orientasi kerja 7. Evaluasi terhadap hasil aktualisasi Kegiatan aktualisasi tersebut dilaksanakan pada tanggal 26 April 2021 sampai 11 Juni 2021. Adapun penjelasan dan ketercapaian dari setiap kegiatan yang sudah dirancang akan dijabarkan pada subbab selanjutnya.



29



B. Capaian Kegiatan Aktualisasi Sebagaimana telah diuraikan pada bab sebelumnya bahwa penulis menargetkan tujuh rancangan kegiatan untuk mengaktualisasikan nilai-nilai dasar ASN yang telah dilaksanakan di UPT Balai Pelatihan Koperasi UKM Provinsi Jawa Tengah. Kegiatan yang sudah direncanakan tersebut terlaksana dengan cukup baik selama aktualisasi. Hampir semua kegiatan tercapai atau terlaksana sesuai dengan rencana. Akan tetapi dalam pelaksanaannya masih terdapat beberapa hambatan. Adapun capaian kegiatan / tahapan kegiatan aktualisasi dalam adalah sebagai berikut: Kegiatan 1. Melakukan konsultasi dengan atasan terkait pelaksanaan kegiatan aktualisasi. Table 4.1 Pelaksanaan Kegiatan 1 Kegiatan 1 Melakukan konsultasi dengan atasan terkait pelaksanaan kegiatan aktualisasi. Tanggal Tahapan Kegiatan



Tercapai



28 April 2021 1. Meminta waktu pertemuan dengan atasan terkait pelaksanaan kegiatan aktualisasi yang akan dilakukan 2. Menyampaikan maksud dan tujuan untuk



melaksanakan



digitalisasi



pengarsipan dokumen kepada atasan. 3. Meminta persetujuan pimpinan Hasil/Output



1. Melakukan pertemuan dengan atasan 2. Menerima arahan dan usulan dari atasan langsung 3. Persetujuan ide/gagasan yang akan dilaksanakan



Aktualisasi Kedudukan dan Peran ASN dalam Nilai-Nilai Dasar ANEKA



1. Akuntabilitas Menunjukkan sikap integritas dan transparan dengan keadaan yang 30



sebenarnya dengan cara menyampaikan ide/gagasan kepada pimpinan 2. Etika Publik Memiliki etika yang baik dalam melakukan koordinasi dan penyampaian usulan gagasan harus dilakukan dengan sopan dan santun 3. Komitmen Mutu Dalam melakukan diskusi harus dengan cermat sehingga hasilnya lebih efektif dan efisien serta mengubah paradigma dalam pelayanan. 4. Anti Korupsi Dalam pelaksanaan kegiatan penulis tidak meminta dan/atau menerima imbalan dalam bentuk apapun



Hambatan



Adanya sistem Work From Home (WFH) pada kondisi tanggap darurat COVID-19 menyebabkan pertemuan dengan atasan terbatas dan menghambat pelaksanaan koordinasi, sehingga koordinasi dilakukan pada waktu sehari mengingat kondisi dan keadaan yang ada namun tetap dilaksanakan secara optimal Memaksimalkan pertemuan terbatas dengan atasan untuk berkoordinasi dengan telah mempersiapkan diri dan menguasai materi yang akan dikoordinasikan.



Solusi



Dokumentasi Gambar 4.1 Pelaksanaan Kegiatan 1



31



Kegiatan 2. Pendataan arsip untuk mempermudah klasifikasi arsip. Tabel 4.2 Pelaksanaan Kegiatan 2 Kegiatan 2 Pendataan arsip untuk mempermudah klasifikasi arsip. Tanggal Tahapan Kegiatan



Tercapai



Hasil/Output



Aktualisasi Kedudukan dan Peran ASN dalam Nilai-Nilai Dasar ANEKA



26 s.d 30 April 2021 Pendataan arsip dokumen yang akan di arsipkan, meliputi surat masuk dan keluar : surat, undangan, nota dinas, proposal. Total data arsip dokumen yang akan dirsipkan (Arsip Seksi Penyelenggara, Arsip Seksi Pengkajian dan Pengembangan dan Arsip Subbag TU) 1. Akuntabilitas Melakukan pendataan arsip dengan penuh tanggungjawab terkait kegiatan yang akan dilaksanakan 2. Nasionalisme Dengan jiwa semangat yang tinggi bersama melakukan sebuah perubahan untuk mempermudah sistem administrasi 3. Etika Publik Nilai nilai kesopanan pada saat berkoordinasi dengan atasan dan rekan kerja serta melakukan kegiatan dengan cermat dan teliti 4. Komitmen Mutu Memilah data dimaksudkan untuk memudahkan pengarsipan/ efisiensi pengarsipan 5. Anti Korupsi Kerja keras dalam melaksanakan tugas.



Hambatan



Banyak arsip yang tercecer ataupun tempat arsip yang tidak sesuai dengan klasifikasi, sehingga harus dilakukan penataan



ulang



dengan rapi.



32



arsip



agar



tertata



Solusi



Penataan ulang arsip dengan memilah berdasarkan jenis arsip dan diurutkan berdasarkan tanggal



Dokumentasi Gambar 4.2 Pelaksanaan Kegiatan 2



Kegiatan 3. Klasifikasi Arsip Tabel 4.3 Pelaksanaan Kegiatan 3 Kegiatan 3 Klasifikasi Arsip Tanggal Tahapan Kegiatan



Tercapai



Hasil/Output



Data



3 s.d 7 Mei 2021 Memilah data arsip sesuai dengan jenis dokumen, perihal dokumen, dan waktu yang



ketentuan



sudah (jenis



sesuai



dengan



dokumen,



perihal



dokumen dan waktu) dan sesuai dengan kode klasifikasi yang telah ditentukan oleh Peraturan Gubernur Jawa Tengah Nomer



53



Tahun



2012



Tentang



Pedoman Klasifikasi Arsip di Lingkungan Pemerintah Provinsi Jawa Tengah



33



Aktualisasi Kedudukan dan Peran ASN dalam Nilai-Nilai Dasar ANEKA



1. Akuntabilitas Bertanggung jawab dengan tugas yang dilaksanakan, 2. Nasionalisme Melakukan kegiatan dengan semangat tinggi 34ersama melakukan sebuah perubahan dan dengan penuh kesadaran diri bukan paksaan 3. Etika Publik Melakukan tugas secara cermat dan teliti 4. Komitmen Mutu Pengkodean arsip agar efektif dan efisien pada saat membutuhkan data arsip 5. Anti Korupsi Kerja keras dalam melaksanakan tugas Penyimpanan arsip tidak berdasarkan



Hambatan



kode arsip seperti yang telah tercantum dalam Peraturan Gubernur Jawa Tengah Nomer 53 Tahun 2012 Tentang Pedoman Klasifikasi Arsip di Lingkungan Pemerintah Provinsi Jawa Tengah. Sehingga arsip belum dipisahkan menurut kode klasifikasi dan belum tertata rapi oleh karena itu perlu waktu yang cukup lama untuk mengklasifikasi arsip dan menata sesuai dengan tanggal arsip Solusi



Memanfaatkan waktu dengan sebaik mungkin untuk melakukan klasifikasi arsip sehingga kegiatan dapat terselesaikan dengan tepat waktu.



34



Dokumentasi Gambar 4.3 Pelaksanaan Kegiatan 3



35



Kegiatan 4. Penginputan Data Arsip ke Google Drive Tabel 4.4 Pelaksanaan Kegiatan 4 Kegiatan 4 Penginputan Data Arsip ke Google Drive Tanggal Tahapan Kegiatan



Tercapai



10 s.d 26 Mei 2021 1. Menyiapkan sarana



prasarana



scanning data 2. Penyiapan akun Google Drive 3. Melakukan scanning data dan dan diubah dalam bentuk pdf. 4. Menginput telah



arsip dokumen yang



discan



ke



Google



Drive



(Uploading data) Hasil/Output



1. Adanya yang



komputer



bisa



dan



dijadikan



scanner



komponen



penyimpan arsip 2. Tersedianaya akun Google Drive dan klasifikasi arsip pada folder Google Drive 3. Data arsip yang discan tersedia dalam bentuk pdf 4. Arsip terunggah di Google Drive Aktualisasi Kedudukan dan Peran ASN dalam Nilai-Nilai Dasar ANEKA



1. Akuntabilitas Melaksanakan tahapan kegiatan dengan penuh tanggungjawab 2. Nasionalisme Amanah dalam melaksanakan tugas 3. Etika Publik Melakukan kegiatan dengan cermat dan teliti untuk meminimalisir kesalahan 4. Komitmen Mutu Melakukan inovasi dalam pengarsipan melalui digitalisasi 5. Anti Korupsi



36



Bekerja keras dan bertanggung jawab akan hasil yang dicapai kegiatan yang dilakukan Hambatan



1. Komputer dan scan yang bisa digunakan



untuk



proses



penginputan data yang ada terbatas serta



penginputan



dilaksanakan



satu per satu karena tidak bisa diinput sekaligus 2. Kapasitas



penyimpanan



Google



Drive yang terbatas yaitu hanya 15GB menyebabkan perlu dilakukan upgrade yang



kapasitas



ada,



namun



menggunakan



penyimpanan upgrade



fasilitas



ini



yang



berbayar. Solusi



1. Menggunakan waktu diluar jam kerja untuk optimalnya proses scan arsip 2. Melakukan upgrade kapasitas apabila kapasitas penuh, alternatif lainnya yaitu membuat akun baru untuk penyimpanan arsip



Dokumentasi Gambar 4.4 Pelaksanaan Kegiatan 4



37



Kegiatan 5. Penataan Arsip Tabel 4.5 Pelaksanaan Kegiatan 5 Kegiatan 5 Penataan arsip (hard dokumen) Tanggal Tahapan Kegiatan



Tercapai 27 Mei s.d 3 Juni 2021 1. Melakukan perapihan arsip hard dokumen



sesuai



dengan



kode



klasifikasi 2. Memasukkan Arsip pada lemari arsip dan letakkan pada map gantung khusus arsip yang telah dinamai sesuai dengan kode arsip serta diurutkan berdasarkan tanggal



Hasil/Output



1. Arsip tertata sesuai dengan kode klasifikasi 2. Arsip tertata rapih di lemari arsip



Aktualisasi Kedudukan dan Peran ASN dalam Nilai-Nilai Dasar ANEKA



1. Akuntabilitas Melaksanakan kegiatan penataan arsip hard dokumen dengan penuh tanggungjawab 2. Nasionalisme Bekerja dengan giat dengan semangat yang tinggi 3. Etika Publik Melakukan penataan arsip dengan sopan dan santun dan tidak



38



mengganggu aktifitas pegawai yang lain 4. Komitmen Mutu Penataan arsip hard dokumen bertujuan untuk memperoleh efektifitas dan efisiensi waktu dalam pencarian arsip apabila dibutuhkan 5. Anti Korupsi Bekerja keras dan bertanggung jawab terhadap kegiatan yang telah menjadi kewajibannya. Hambatan



Banyaknya berkas berkas arsip yang sudah tidak terpakai dan berkas yang salah



sehingga terlihat



penuh



dan



berantakan Solusi



Menata arsip yang masih terpakai dan memilah berkas rusak yang sudah tidak terpakai untuk dibersihkan



Dokumentasi Gambar 4.5 Pelaksanaan Kegiatan 5



39



Kegiatan 6. Sosialisasi penyimpanan arsip menggunakan Google Drive kepada ASN ditempat orientasi kerja Tabel 4.6 Pelaksanaan Kegiatan 6 Kegiatan 6 Sosialisasi penyimpanan arsip menggunakan Google Drive kepada ASN ditempat orientasi kerja Tanggal Tahapan Kegiatan



Tercapai



4 Juni 2021 1. Melakukan persiapan sosialisasi dengan mengundang ASN terkait untuk berkumpul di ruangan 2. Sosialisasi



Hasil/Output



1. ASN terkait berkumpul di ruangan 2. ASN di lingkungan orientasi kerja yang mengikuti sosialisasi diharapkan memahami mengenai penyimpanan arsip melalui Google Drive agar dapat dilanjutkan dikemudian hari



Aktualisasi Kedudukan dan Peran ASN dalam Nilai-Nilai Dasar ANEKA



1. Akuntabilitas Kegiatan ini membangun hubungan dan kerjasama dengan ASN yang lain yang ada di UPT Balatkop sehingga keseimbangan, kejelasan dan transparansi terlaksana 2. Nasionalisme Mengamalkan sila ke-4 Pancasila, dengan bermusyawarah terkait program yang akan dilaksanakan 3. Etika Publik Kegiatan ini menunjukkan nilai tanggung jawab, saling menghormati, dan sopan santun dalam melaksanakan kegiatan sosialisasi. 4. Komitmen Mutu



40



Efektif dan efisien dalam pelaksanaan program karena akan melibatkan pegawai lain untuk menggantikan penginputan arsip setelah selesainya orientasi di unit kerja 5. Anti Korupsi Sosialisasi bebas dari intervensi pihak-pihak tertentu dan menyampaikan dengan jujur Hambatan



Adanya



penggiliran



jadwal



masuk



pegawai karena dampak Work From Home dari pandemic virus Covid-19 di UPT Balai Pelatihan Koperasi UKM Provinsi Jawa Tengah Solusi



Berkoordinasi dengan ASN terkait agar kegiatan sosialisasi terlaksana



Dokumentasi Gambar 4.6 Pelaksanaan Kegiatan 6



41



Kegiatan 7. Evaluasi terhadap hasil aktualisasi Tabel 4.7 Pelaksanaan Kegiatan 7 Kegiatan 7 Tercapai Evaluasi terhadap hasil aktualisasi Tanggal 7 s.d 11 Juni 2021 Tahapan Kegiatan 1. Pengecekan kembali arsip dokumen yang disimpan 2. Merancang laporan aktualisasi dari hasil kegiatan Hasil/Output



1. Arsip



terupload



sesuai



dengan



klasifikasi 2. Laporan Aktualisasi Aktualisasi Kedudukan dan Peran ASN dalam Nilai-Nilai Dasar ANEKA



1. Akuntabilitas Pertanggung jawaban atas pelaksanaan ide/gagasan aktualisasi 2. Nasionalisme Gigih dalam melakukan pengecekan ulang arsip yang telah diupload dan mewujudkan rasa cinta pada tanah air dengan memberikan pelayanan



42



terbaik yang nantinya berguna bagi masyarakat 3. Komitmen Mutu Tercapainya efisiensi dan efektifitas dalam melakukan pengarsipan 4. Anti Korupsi Bekerja keras dan bertanggungjawab akan hasil yang dicapai kegiatan yang dilakukan serta tidak mengharapkan imbalan Hambatan Solusi Dokumentasi



Gambar 4.7 Pelaksanaan Kegiatan 7



43



C. ANALISIS DAMPAK Pelaksanaan magang habituasi peserta Pelatihan Dasar (Latsar) CPNS harus dapat mengaktualisasikan nilai – nilai dasar profesi (ANEKA) pada masing – masing kegiatan yang dilaksanakan. Pada prinsipnya nilai – nilai dasar profesi yakni (ANEKA) adalah hal dasar yang harus dimiliki oleh setiap Aparatur Sipil Negara serta menjadi prasyarat agar dalam setiap kegiatan yang merupakan aktualisasi nilai tugas pokok dan fungsi sebagai seorang Aparatur Sipil Negara dan dalam setiap kegiatan yang dilaksanakan dengan baik, efektif, dan efisien sehingga menghasilkan output dan outcome yang sesuai dengan harapan dan dapat berdampak positif bagi pelaksanaan tugas dan tanggung jawab. Maka dari itu tentunya apabila nilai ANEKA sebagai sebuah nilai dasar tidak dilibatkan dan diterapkan dalam pelaksanaan tugas dan tanggung jawab yang secara sederhana dinyatakan dalam sebuah kegiatan maka sudah bisa dipastikan akan memberikan dampak negatif serta kegiatan yang dilaksanakan tidak berjalan dengan maksimal mulai dari tahapan perencanaan maupun pelaksanaan pengawasan dan output yang dihasilkan. Berikut ini merupakan analisis dampak apabila nilai-nilai ANEKA tidak diterapkan pada saat kegiatan aktualisasi: Tabel 4.8 Analisi Dampak Nilai-Nilai ANEKA Tidak Diterapkan NO KEGIATAN ANALISIS DAMPAK 1 Melakukan konsultasi dengan 1. Akuntabilitas atasan terkait pelaksanaan a. Menunjukkan sikap integritas dan kegiatan aktualisasi. transparan dengan keadaan yang sebenarnya dengan cara menyampaikan ide/gagasan kepada pimpinan b. Apabila saya tidak melakukan koordinasi terkait ide penataan arsip berbasis digital melalui google drive dengan penuh tanggung jawab, integritas dan transparan, maka tidak akan terencana dengan baik tindak lanjut aktualisasi dikarenakan kesalahan dalam menganalisis suatu isu.



44



2. Etika Publik a. Memiliki etika yang baik dalam melakukan koordinasi dan penyampaian usulan gagasan harus dilakukan dengan sopan dan santun b. Apabila saya dalam kegiatan ini tidak mengedepankan sikap perilaku/sopan santun yang baik kepada atasan maka saya tidak menghormati atasan dan tidak memiliki budi pekerti yang baik. Sehingga hal tersebut berpengaruh terhadap rencana tindak lanjut aktualisasi. 3. Komitmen Mutu a. Dalam melakukan diskusi harus dengan cermat sehingga hasilnya lebih efektif dan efisien serta mengubah paradigma dalam pelayanan. b. Apabila tidak dilakukan dengan cermat dan tepat maka waktu yang ada menjadi sia-sia, karena disiplin dan menghargai waktu itu merupakan hal utama yang harus kita miliki.



4. Anti Korupsi a. Dalam pelaksanaan kegiatan penulis tidak meminta dan/atau menerima imbalan dalam bentuk apapun b. Dampak dari kegiatan ini tidak memiliki sikap anti korupsi maka kegiatan konsultasi ini bisa jadi tidak pernah terjadi dan memuat unsur gratifikasi. 2



Pendataan arsip untuk mempermudah klasifikasi arsip.



1. Akuntabilitas a. Melakukan pendataan arsip dengan penuh tanggungjawab terkait kegiatan yang akan dilaksanakan b. Dampak yang terjadi apabila saya melakukan kegiatan pendataan arsip tanpa rasa tanggungjawab yang penuh maka arsip tidak akan 45



terkumpul sesuai dengan jenisnya dan tetap berantakan 2. Nasionalisme a. Dengan jiwa semangat yang tinggi bersama



melakukan



perubahan



untuk



sebuah



mempermudah



sistem administrasi b. Dampak bila tanpa adanya rasa nasionalisme dengan jiwa semangat yang berkobar dalam pendataan arsip ini adalah arsip tidak akan terselesaikan dengan baik. 3. Etika Publik a. Nilai kesopanan saat melakukan pendataan data agar tetap menjaga suasa lingkungan kerja b. Tanpa mengedepankan nilai etika publik yaitu kesopanan pada saat melakukan pendataan arsip dapat mengganggu



kekondusifan



lingkungan kerja



4. Komitmen Mutu a. Memilah data dimaksudkan untuk memudahkan pengarsipan/ efisiensi pengarsipan b. Dampak yang timbul akibat tidak efisien dalam pendataan arsip yaitu tidak akan terselesaikan secara tepat waktu. 5. Anti Korupsi a. Kerja keras dalam melaksanakan tugas. b. Dampak yang terjadi apabila sikap anti korupsi yaitu bekerja keras tidak dilakukan pada saat memilah data arsip maka bisa saja arsip semakin tercecer dan tidak rapih. 3



Klasifikasi Arsip



1. Akuntabilitas a. Bertanggung jawab dengan tugas yang dilaksanakan



46



b. Dampak yang timbul apabila tidak adanya nilai akuntabilitas pada saat melakukan klasifikasi arsip maka bisa saja arsip tidak terselesaikan dalam pengkodean. 2. Nasionalisme a. Melakukan



kegiatan



semangat



dengan



tinggi



bersama



melakukan sebuah perubahan dan dengan



penuh



kesadaran



diri



bukan paksaan b. Dalam melakukan setiap kegiatan harus



mengedepankan



nasionalisme



dengan



sikap



semangat



juang yang tinggi apabila tidak ada sikap nasionalisme dampak yang terjadi yaitu pekerjaan tidak akan terselesaikan dengan baik apalagi dalam hal ini mengenai bubkti suatu kegiatan yaitu arsip. 3. Etika Publik a. Melakukan tugas secara cermat dan teliti b. Dampak



yang



terjadi



apabila



melakukan klasifikasi arsip tanpa cermat dan teliti maka bisa saja terdapat



kesalahan



melakukan



pemberian



saat kode



klasifikasi arsip 4. Komitmen Mutu a. Pengkodean arsip agar efektif dan efisien pada saat membutuhkan data arsip b. Dampak



yang



timbul



apabila



klasifikasi arsip tidak dilakukan dengan



menggunakan



komitmen



mutu



maka



nilai dapat



membuang-buang waktu yang ada



47



sehingga tidak terseleaikan secara cepat dan tepat



4



5. Anti Korupsi a. Kerja keras dalam melaksanakan tugas b. Dampak apabila tidak bekerja keras dalam melaksanakan klasifikasi arsip yaitu ada beberapa arsip yang tidak terklasifikasi. 1. Akuntabilitas a. Melaksanakan tahapan kegiatan



Penginputan Data Arsip ke Google Drive



dengan penuh tanggungjawab b. Dampak



yang



timbul



apabila



dalam proses penginputan arsip tidak dilakukan dengan penuh tanggungjawab selanjutnya



maka



proses



akan



terkena



hambatan dan tidak terselesaikan 2. Nasionalisme a. Amanah dalam



melaksanakan



tugas b. Dampak apabila sikap Amanah tidak



dipertanggungjawabkan



dengan baik maka seluruh proses kegiatan penginputan arsip ke Google



Drive



ini



tidak



akan



berjalan dengan lancar. 3. Etika Publik a. Melakukan cermat



kegiatan dan



dengan



teliti



untuk



meminimalisir kesalahan b. Apabila



dalam



penginputan



kegiatan



arsip



ini



tidak



dilakukan dengan cermat dan teliti maka



dampak



yang



terjadi



kesalahan pada salah satu proses yang



dapat



kegiatan dilaksanakan



48



menyebabkan tidak



sukses



4. Komitmen Mutu a. Melakukan



inovasi



dalam



pengarsipan melalui digitalisasi b. Dampak apabila tidak adanya inovasi pada saat penataan arsip yaitu kurangnya efekti dan efisien waktu untuk mencari data arsip yang telah tertumpuk 5. Anti Korupsi a. Bekerja keras dan bertanggung jawab akan hasil yang dicapai kegiatan yang dilakukan b. Dampak apabila tidak dilakukan dengan penuh tanggungjawab dan bekerja keras yaitu dalam proses penginputan data ke Google Drive ini tidak terselesaikan 5



Penataan arsip (hard dokumen)



1. Akuntabilitas a. Melaksanakan kegiatan penataan arsip hard dokumen dengan penuh tanggungjawab b. Dampak apabila dalam penataan arsip



hard



dokumen



tidak



bertanggungjawab yaitu tidak rapih dan tercecer 2. Nasionalisme a. Bekerja dengan



giat



dengan



semangat yang tinggi b. Apabila tidak memiliki semangat yang



tinggi



dalam



melakuan



penataan arsip hard dokumen yaitu arsip



tersebut



tidak



akan



terselesaikan karena mengingat jumlahnya yang banyak 3. Etika Publik a. Melakukan penataan arsip dengan sopan 49



dan



santun



dan



tidak



mengganggu



aktifitas



pegawai



yang lain b. Dampak yang terjadi apabila pada saat



penataan



arsip



tidak



menggunakan etika/sopan santun maka dapat mengganggu aktifitas lingkungan kerja 4. Komitmen Mutu a. Penataan arsip bertujuan



untuk



efektifitas dalam



hard



dokumen



memperoleh



dan



efisiensi



waktu



pencarian



arsip



apabila



tidak



dengan



dibutuhkan b. Dampak



apabila



mengedepankan



nilai



komitmen



mutu yaitu efektifitas dan efisiensi waktu yaitu pada saat pencarian arsip akan membutuhkan waktu yang lama karena data tidak urut dan berantakan



6



5. Anti Korupsi a. Bekerja keras dan bertanggung jawab terhadap kegiatan yang telah menjadi kewajibannya. b. Dampak yang terjadi apabila tidak memiliki sikap anti korupsi pada saat menata arsip bisa jadi arsip dilimpahkan ke pihak lain karena tidak ada rasa kerja keras dan hanya malas 1. Akuntabilitas



Sosialisasi penyimpanan arsip menggunakan Google Drive kepada ASN ditempat orientasi kerja



a. Kegiatan



ini



membangun



hubungan dan kerjasama dengan ASN yang lain yang ada di UPT Balatkop



sehingga



keseimbangan,



kejelasan



dan



transparansi terlaksana b. Dalam melakukan segala kegiatan harus



dengan



rasa



tanggungjawab dan harus dapat



50



bekerjasama dengan lingkungan sekitar



dampak



yang



apabila



tidak



memiliki



akuntabilitas



terjasi nilai



maka



proses



Kerjasama tidak akan terlaksana 2. Nasionalisme a. Mengamalkan sila ke-4 Pancasila, dengan bermusyawarah terkait program yang akan dilaksanakan b. Dampak yang timbul apabila nilai nasionalisme ini tidak diterapkan dalam proses sosialisasi ini yaitu tidak adanya kesepakatan dan kesepahaman bersama 3. Etika Publik a. Kegiatan ini menunjukkan nilai tanggung



jawab,



saling



menghormati, dan sopan santun dalam



melaksanakan



kegiatan



sosialisasi. b. Dampak



yang



dalam



timbul



apabila



bersosialisasi



tidak



mengedepankan



etika/sopan



santun



ada



yaitu



tidak



yang



menghargai dan peduli denga napa yang kita bicarakan 4. Komitmen Mutu a. Efektif



dan



pelaksanaan



efisien



dalam



program



karena



akan melibatkan pegawai lain untuk menggantikan penginputan arsip setelah selesainya orientasi di unit kerja b. Dampak yang terjadi apabila sosialisasi



tidak



dilakukan



dengan efektif dan efisien adalah akan kerja/jam 51



mengganggu kerja



waktu sehingga



pekerjaan pada hari itu tidak terselesaikan dengan baik 5. Anti Korupsi



7



a. Sosialisasi bebas dari intervensi pihak-pihak tertentu dan menyampaikan dengan jujur b. Pada saat sosialisasi harus dilakukan dengan jujur dan tanpa adanya intervensi dari pihak-pihak tertentu, dampak apabila tidak jujur maka bisa saja adanya tindakan KKN 1. Akuntabilitas



Evaluasi terhadap hasil aktualisasi



a. Pertanggung



jawaban



pelaksanaan



atas



ide/gagasan



aktualisasi b. Dampak yang terjadi apabila tidak adanya pertanggungjawaban atas kegiatan ini maka kegiatan tidak akan



berjalan



sesuai



dengan



rencana 2. Nasionalisme a. Gigih



dalam



melakukan



pengecekan ulang arsip yang telah diupload dan mewujudkan rasa cinta



pada



memberikan yang



tanah



air



dengan



pelayanan



terbaik



nantinya



berguna



bagi



masyarakat b. Dampak



apabila



nasionalisme



tidak tertaman dalam diri saat melakukan kegiatan tersebut yaitu pengecekan penginputan



kembali arsip



maka



hasil tidak



dapat terselesaikan dengan baik 3. Komitmen Mutu a. Tercapainya efektifitas pengarsipan



52



efisiensi dalam



dan



melakukan



b. Dampak yang timbul apabila dalam tahap kegiatana ini tidak adnya komitmen



mutu



yaitu



tidak



tercapainya efektifitas dan efisiensi dalam pengarsipan 4. Anti Korupsi a. Bekerja



keras



dan



bertanggungjawab akan hasil yang dicapai kegiatan yang dilakukan serta tidak mengharapkan imbalan b. Dalam proses ini anti korupsi harus diterapkan dengan baik, dampak apabila tidak adanya nilai anti korupsi dalam kegiatan ini maka kegiatan bisa saja dilakukan oleh orang lain dengan memperoleh imbalan sebagai gantinya



53



BAB V PENUTUP A. Kesimpulan Berdasarkan hasil pelaksanaan kegiatan habituasi dan aktualisasi dengan penerapan nilai-nilai dasar Akuntabilitas, Nasionalisme, Etika Publik, Komitmen Mutu, dan Anti Korupsi (ANEKA) yang mampu meningkatkan kinerja Peserta Latsar CPNS Golongan III Tahun 2021, maka Penulis menarik kesimpulan yaitu : 1. Seluruh proses kegiatan aktualisasi dilakukan dengan penerapan nilai-nilai dasar ANEKA sehingga output dari Digitalisasi Arsip Dokumen Melalui Google Drive dapat bermanfaat dengan baik. 2. Dengan adanya pengarsipan dokumen secara digital seperti yang penulis lakukan pada saat aktualisasi ini membantu UPT Balai Pelatihan Koperasi UKM Provinsi Jawa Tengah dalam ketertiban pengarsipan sebagaimana mestinya sesuai dengan ketentuan maupun peraturan yang ada. Yang mana sebelum adanya inovasi yang penulis lakukan di UPT Balatkop UKM Povinsi Jawa Tengah masih diterapkannya penyimpanan manual dan belum adanya klasifikasi arsip, setelah adanya inovasi penataan arsip dokumen berbasis digital melalui Google Drive ini maka penyimpanan



arsip



pada



seksi



penyelenggara,



seksi



pengkajian



dan



pengembangan serta subbag tata usaha telah tersistem secara digital melalui google drive, selain itu penataan arsip hard dokumen juga tertata dengan rapih dan urut. 3. Dengan adanya penataan arsip secara digital melalui Google Drive ini memudahkan dalam pencarian arsip dokumen apabila diperlukan untuk keperluan penting ataupun mendadak dan tertata rapih sesuai dengan kode klasifikasi. Serta sistem ini akan dikembangkan dan berkelanjutan untuk penerapan kedepannya.



54



B. Saran 1. Selalu menerapkan Akuntabilitas, Nasionalisme, Etika Publik, Komitmen Mutu, dan Anti Korupsi (ANEKA) dalam melaksanakan pekerjaan terutama di bagian arsip



karena



arsip



merupakan



bukti



penting



suatu



kegiatan



yang



pertanggungjawabannya sangatlah besar dan pengerjaannya membutuhkan keuletan dan ketelitian. 2. Untuk dapat lebih tanggap dalam mengimplementasikan Peraturan Daerah maupun peraturan per Undang-Undangan agar dalam pelaksanaannya mudah dan tidak dilakukan secaara mendadak. 3. Sangat diharapkan inovasi penggunaan untuk pengelolaan surat masuk dan keluar secara digitalisasi melalui google drive ini dapat dipergunakan secara berkelanjutan dan alangkah lebih baik dibuatkan aplikasi untuk pengaksesan data arsip digital ini.



55



DAFTAR PUSTAKA



Undang-Undang Nomor 5 Tahun 2014 tentang Aparatur Sipil Negara (ASN) PP Nomor 28 Tahun 2012 tentang pelaksanaan undang-undang nomor 43 Tahun 2009 tentang kearsipan Peraturan Daerah Provinsi Jawa Tengah Nomor 9 Tahun 2016 tentang Pembentukan dan Susunan Perangkat Daerah Provinsi Jawa Tengah Peraturan Gubernur Jawa Tengah Nomer 53 Tahun 2012 Tentang Pedoman Klasifikasi Arsip di Lingkungan Pemerintah Provinsi Jawa Tengah Peraturan Gubernur Jawa Tengah Nomor 71 Tahun 2016 tentang Organisasi dan Tata Kerja Dinas Koperasi, Usaha Kecil dan Menengah Provinsi Jawa Tengah Peraturan Gubernur Jawa tengah Nomor 102 tahun 2016 Tentang Organisasi dan Tata Kerja Unit Pelaksana Teknis Dinas Koperasi, Usaha Kecil dan Menengah Provinsi Jawa Tengah



56



LAMPIRAN



Dokumentasi Kegiatan 1 Konsultasi dengan Atasan



(Dokumentasi pelaksanaan kegiatan konsultasi dengan atasan)



57



(Surat Persetujuan Mentor)



58



Dokumentasi Kegiatan 2. Pendataan arsip untuk mempermudah klasifikasi arsip



(Kegiatan Memilah Arsip) 59



(Dokumentasi Kegiatan Pendataan Arsip)



60



Dokumentasi Kegiatan 3. Klasifikasi Arsip



(Tabel Klasifikasi Arsip)



(Penginputan Arsip yang telah di Klasifikasi)



61



(Menulis Kode Klasifikasi di Sekat Arsip) 62



(Map Gantung tempat penyimpanan arsip)



Dokumentasi Kegiatan 4 Penginputan Data Arsip ke Google Drive



(Alat Scanner Arsip)



63



(Pembuatan Akun Penyimpanan Arsip)



(Folder Penyimpanan sesuai dengan kode klasifikasi)



64



(Proses Scan Arsip)



65



(Proses Scan Arsip)



(Hasil Scan Arsip)



66



(Proses Penginputan Arsip Ke Akun Penyimpanan Google Drive)



(Arsip yang telah terupload diGoogle Drive)



67



Dokumentasi Kegiatan 5 Penataan Arsip (Hard Dokumen)



(Proses Penataan Arsip Hard Dokumen)



68



(Proses Penataan Arsip Hard Dokumen)



69



(Arsip Sebelum dirapikan)



70



(Arsip Sebelum dirapikan)



(Penataan Arsip Hard Dokumen)



71



(Arsip setelah dirapikan)



Dokumentasi Kegiatan 6. Sosialisasi penyimpanan arsip menggunakan Google Drive kepada ASN ditempat orientasi kerja



(Sosialisasi kepada ASN di lingkungan kerja)



72



(Bahan Untuk Sosialisasi)



73



Dokumentasi Kegiatan 7. Evaluasi terhadap hasil aktualisasi



(Pengecekan Ulang Arsip yang telah Terupload)



74



(Data Hasil Evaluasi Penginputan Arsip/Pengecekan Ulang)



75