Rancangan Proyek Perubahan2 [PDF]

Citation preview

RANCANGAN PROYEK PERUBAHAN



1. IDENTIFIKASI PROYEK A. JUDUL Pengawasan Lingkungan dan Aset di Sekretariat Daerah Kota Tegal berbasis Teknologi Android,



B. DESKRIPSI Bagian Umum merupakan salah satu bagian di Sekretariat Daerah yang mempunyai beberapa tugas salah satunya adalah melayani pimpinan baik itu Walikota, Wakil Walikota, Sekretaris Daerah, Asisten, Staf Ahli maupun Kepala Bagian, termasuk pelayanan sarana dan prasarana serta keamanan aset. Salah satu Sub Bagian yang ada di Bagian Umum adalah Sub Bagian Rumah Tangga yang mempunyai tugas melayani rumah tangga Walikota, Wakil Walikota dan Sekretaris Daerah, adapun tugas tambahan yaitu pemeliharaan kendaraan baik roda dua maupun roda 4 dan sebagai koordinator keberadaan tenaga kebersihan (cleaning service) di Lingkungan Balaikota Tegal. Kendala yang masih terjadi dan menjadi tanggung jawab Sub Bagian Rumah Tangga adalah keamanan keberadaan aset baik berupa peralatan dan perlengkapan gedung kantor/ rumah dinas maupun kendaraan dinas roda 4 yang sering dipinjamkan ke pihak lain serta sulitnya memantau setiap saat kebersihan lingkungan Balaikota Tegal dan kinerja tenaga kebersihan yang dirasa semakin menurun. Untuk itu untuk diperlukan sistem yang bisa memantau situasi lingkungan Balaikota dan bisa memantau kendaraan yang sedang dipinjam dimanapun dan kapanpun melalui teknologi android.



1



2. LATAR BELAKANG Keberhasilan pelaksanaan tugas, fungsi dan kewenangan Sekretariat Daerah Kota Tegal merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari keseluruhan keberhasilan pembangunan di Wilayah Pemerintah Kota Tegal pada khususnya serta pembangunan regional dan nasional pada umumnya, yang diarahkan untuk mewujudkan masyarakat yang adil, makmur, sejahtera, mandiri dan bermartabat. Keberhasilan Pemerintah Kota Tegal tidak akan mungkin dapat terwujud tanpa didukung oleh aparatur pemeritahan yang memiliki kapasitas dan kapabilitas dalam bidangnya masing-masing. RENSTRA Sekretariat Daerah ini merupakan dokumen perencanaan pokok yang secara teknis operasional dapat dijabarkan lebih lanjut dengan lebih detil oleh masing-masing Bagian di lingkungan Sekretariat Daerah. Program kerja dan kegiatan yang direncanakan secara rutin setiap tahun oleh masing-masing Bagian



berpedoman dan mengacu pada dokumen



RENSTRA ini. Keberhasilan pelaksanaan tugas, fungsi dan kewenangan Sekretariat Daerah Kota Tegal merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari keseluruhan keberhasilan pembangunan di Wilayah Pemerintah Kota Tegal pada khususnya serta pembangunan regional dan nasional pada umumnya, yang diarahkan untuk mewujudkan masyarakat yang adil, makmur, sejahtera, mandiri dan bermartabat. Keberhasilan Pemerintah Kota Tegal tidak akan mungkin dapat terwujud tanpa didukung oleh aparatur pemeritahan yang memiliki kapasitas dan kapabilitas dalam bidangnya masing-masing. “Menjadi



Sekretariat



Daerah



yang



Efektif



dalam



Koordinasi,



Profesional dalam Perumusan Kebijakan, serta Prima dalam Pelayanan dan Pembinaan Administrasi “ adalah visi dari Sekretariat Daerah Kota Tegal. Ada tiga frase makna dalam visi tersebut : 1. Menjadi Sekretariat Daerah yang efektif dalam koordinasi, dapat dipahami sebagai sebuah tekad yang kuat dalam melaksanakan fungsi koordinasi dilakukan dengan tujuan mencapai hasil yang maksimal, berdaya guna dan berhasil guna sesuai yang diharapkan.



2



2. Menjadi Sekretariat Daerah yang profesional dalam perumusan kebijakan dapat diartikan keinginan dan tekad yang kuat dalam melaksanakan perumusan kebijakan diselesaikan secara baik dan tuntas sesuai kompetensi 3. Menjadi Sekretariat Daerah yang Prima dalam pelayanan dan pembinaan administrasi artinya keinginan dan tekad untuk mewujudkan pelayanan dan pembinaan administrasi pemerintahan kepada seluruh satuan kerja perangkat daerah dengan penuh perhatian, berupaya untuk memberikan pelayanan yang terbaik, memuaskan, dan sesuai standar yang telah ditentukan Sebagai upaya untuk mencapai atau mewujudkan Visi perlu dijabarkan ke dalam Misi sebagai berikut : 1. Mewujudkan koordinasi yang efektif dalam pelaksanaan tugas perangkat daerah sehingga



mencapai hasil yang maksimal, berdaya guna dan



berhasil guna. 2. Mewujudkan



penyusunan



kebijakan



pemerintah



daerah



secara



profesional sehingga menghasilkan kebijakan yang baik dan tuntas. 3. Mewujudkan pelayanan dan pembinaan administrasi yang terbaik, berorentasi kepada hasil yang memuaskan sesuai standar yang telah ditetapkan. 4. Mewujudkan



pemantauan dan evaluasi pelaksanaan kebijakan



pemerintah daerah yang berkualitas.



3



Gambar 1.



SUSUNAN ORGANISASI SEKRETARIAT DAERAH KOTA TEGAL



1



4



Bagian Umum merupak4n satuan kerja dalam lingkungan unit Sekretariat Daerah Pemerintah Kota Tegal dibawah koordinasi Asisten Administrasi Umum. Pembentukan Organisasi Bagian Umum Setda Kota Tegal berdasarkan Peraturan Daerah Nomor 16 Tahun 2016 tentang Susunan Organisasi, Kedudukan, Tugas, Fungsi dan Tata Kerja Sekretariat Daerah dan Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kota Tegal. Sebagai suatu satuan kerja pada Unit Kerja Sekretariat Daerah, salah satu tugas pokok Bagian Umum yang sangat strategis adalah perencanaan, perumusan dan pelaksanaan kebijakan, pengoordinasian, pembinaan dan fasilitasi,



pemantauan,



evaluasi



dan



pelaporan



pelaksanaan



kebijakan



pemerintah di bidang tata usaha, rumah tangga dan perlengkapan. Untuk Subbagian Rumah Tangga mempunyai tugas penyiapan bahan perumusan, koordinasi, pelaksanaan kebijakan, pembinaan dan fasilitasi, pemantauan evaluasi dan pelaporan di bidang rumah tangga, meliputi : pengelolaan dan pelayanan kerumahtanggaan Walikota, Wakil Walikota dan Sekretaris Daerah, pengelolaan dan pelayanan administrasi, akomodasi dan transportasi Walikota, Wakil Walikota, Sekretaris Daerah, dan Asisten Sekretaris Daerah, pengelolaan dan pelayanan penerimaan, jamuan, administrasi, akomodasi dan transportasi tamu VIP dan VVIP. Untuk menyelenggarakan tugas sebagaimana dimaksud, Subbagian Rumah Tangga mempunyai fungsi: 1. perencanaan perumusan kebijakan pemerintah daerah di bidang rumah tangga; 2. penyelenggaraan kebijakan pemerintah daerah di bidang rumah tangga; 3. pengoordinasian pelaksanaan kebijakan pemerintah daerah di bidang rumah tangga; 4. pembinaan dan fasilitasi kebijakan pemerintah daerah di bidang rumah tangga; 5. pemantauan, evaluasi dan pelaporan kebijakan pemerintah bidang rumah tangga; 6. pelaksanaan fungsi kedinasan lain yang diberikan oleh pimpinan sesuai tugas dan fungsinya Dalam menjalankan tupoksi tersebut di atas, secara umum Bagian Umum masih ada kendala-kendala antara lain : 5



o



Pemantauan lingkungan Rumah Dinas Walikota dan lingkungan Sekretariat Daerah masih sangat minim karena masih menggunakan



o



tenaga dari Satpol PP Masih kurangnya pengawasan



penggunaan



kendaraan



dinas



Operasional Jabatan dan Operasional Umum yang berjumlah 29 o o



kendaraan roda empat. Belum efektif, dan efisien administrasi penggunaan kendaraan dinas. Masih kurangnya pengawasan peminjaman aset aset Bagian Umum



o



oleh pihak intern maupun pihak luar. Keinginan Walikota Tegal untuk



o



pengawasan terhadap penggunaan kendaraan dinas. Terpantaunya kinerja tenaga kebersihan (Cleaning Service) yang selama



memperbaiki



pengelolaan



dan



ini dirasa belum maksimal Berkaitan dengan tupoksi Sub Bagian Rumah Tangga masih ada permasalahan yang harus dipecahkan yaitu minimnya pemantauan di lingkungan Rumah Dinas dan lingkungan Setda Kota Tegal mengakibatkan rawannya keberadaan perlengkapan dan peralatan gedung Sekretariat Daerah, sebagai gambaran beberapa gedung yang harus dipantau antara lain : 1.



Rumah Dinas Walikota



2.



Rumah Dinas Wakil Walikota



3.



Gedung Sekretariat Daerah



4.



Gedung Badan Keuangan Daerah



5.



Gedung Dinas PM&PTSP, BAPPEDA, DPPKB-PPPA



6.



Gedung Dinas Pendidikan dan Kebudayaan



7.



Gedung BKPPD & Inspektorat



8.



Gedung DPKP



9.



Pendopo



10. Gedung Diskominfo 11. Musholla 12. Gedung Pertemuan Adipura



6



Adapun kendaraan yang perlu pengawasan antara lain : 1. Kendaraan Walikota



sejumlah 5 buah



2. Kendaraan Wakil Walikota



sejumlah 4 buah



3. Kendaraan Sekretaris Daerah



sejumlah 2 buah



4. Kendaraan Asisten I



sejumlah 1 buah



5. Kendaraan Asisten II



sejumlah 1 buah



6. Kendaraan Asisten III



sejumlah 1 buah



7. Kendaraan Kepala Bagian



sejumlah 8 buah



8. Kendaraan Pool : -



Kendaraan Besar



sejumlah 5 buah



-



Kendaraan Kecil



sejumlah 27 buah



(Sumber : Pengelola Barang Bagian Umum Setda Kota Tegal) Kendaraan kendaraan tersebut diatas sering dipakai untuk keperluan dinas dan keperluan lainnya termasuk urusan keluarga, terutama kendaraaan Pool yang diperbolehkan untuk dipinjam oleh pihak luar untuk kepentingan sosial. Tidak terpantaunya keberadaan kendaraan dinas yang telah dipinjam oleh pihak lain terkait kesesuaian antara alasan peminjaman dan keberadaan kendaraan dinas yang dipakai, selain itu lambatnya informasi dari Bagian Umum bila Walikota meminta informasi terkait penggunaan mobil dinas tertentu. Saat ini Bagian Umum Setda Kota Tegal mempunyai 54 pegawai yang terdiri dari Ajudan dan Staf Administrasi Walikota dan Wakil Walikota, Staf Rumah Tangga



dan Sopir Walikota dan Wakil Walikota, Staf



Administrasi Bagian Umum dan Sopir Pool Bagian Umum. Dari permasalahan diatas diperlukan suatu kondisi ideal yang dibutuhkan saat ini yaitu perlunya alat berupa aplikasi yang bisa digunakan secara mudah/praktis, cepat dan akurat sehingga informasi yang diinginkan pimpinan ota cepat tersaji dimanapun berada dan keberadaan aset di Sekretariat tetap bisa terpantau kapan dan dimanapun. Strategi Pemecahan Masalah dengan Leavitt’s model (1965) dengan memfokuskan 4 variabel dalam organisasi. Adapun 4 variabel tersebut adalah struktur, teknologi, SDM, dan task. 7



Structure



Technology



Task



People/SDM Gambar 2. Model Diagnostic Reading



Dengan memfokuskan 4 (empat) model variabel organisasi di atas untuk mendiagnosa kelemahan organisasi yang belum terlaksana dengan baik. Tabel 1 Leavitt’s Model KONDISI SETIAP



INDIKATOR



Technology



KOMPONEN



- Komputer tersedia



(Teknologi) -



KOMPONEN YANG PALING PERLU DIINTERVENSI



DAMPAK PERUBAHAN KOMPONEN YANG PALING PERLU DIINTERVENSI



Aset berupa



Pengawasan di



4 unit yang



kendaraan dinas



Lingkungan Setda



terintegrasi



dan peralatan lain



lebih terpantau



Aset berupa



sering dipinjam tidak menyeluruh,



kendaraan dinas dan



bisa terpantau oleh



dengan



peralatan lain sering



CCTV yang



terhubungnya



dipinjam tidak bisa



berjumlah 4 unit



CCTV dan GPS



terpantau oleh CCTV yang berjumlah 5 unit



dengan Telepon Genggam



8



Structure



- Masih tumpang



(Struktur



tindih pekerjaan



pembagian tugas



Organisasi,



Subag. Rumah



yang jelas



SOP)



Tangga dan Subag.



Terwujudnya



Perlengkapan - Cakupan pekerjaan yang masih rancu - Bekerja sama



Task



Lebih meringankan



(Tugas/



dalam setiap



tugas staf dalam



Pekerjaan)



kegiatan Bag.



melayani pimpinan



Umum. - Komunikasi staf dan pimpinan yang masih kurang - SDM yang



People (SDM)



Lebih bermanfaat



menguasai IT /



untuk



teknologi komputeri



meningkatkan



masih terbatas



SDM dan pengembangan IT



- Kurangnya ide dan



di masa depan



inovasi untuk efisiensi dan efektivitas



Dengan menggunakan alat analisis Pemecahan Masalah Leavitt’s model (1965) tersebut di atas maka masalah utamanya adalah pada faktor Teknologi yang dibutuhkan berupa sistem aplikasi yang terintegrasi sehingga



memudahkan dalam pengawasan lingkungan dan aset di



Sekretariat Daerah Kota Tegal. Begitu juga hasil Bench Marking saya di Kabupaten Badung yang telah mengelola sampah plastik dengan baik dengan berbagai inovasi yang telah



diterapkan



diantaranya



adalah



SIMOLEK



(Sistem



Informasi



Pengelolaan Sampah melalui Media Elektronik).



9



DKP pengelolaan



Kabupaten kebersihan



Badung dan



sebagai



pertamanan



lembaga



yang



memandang



menangani perlu



untuk



menggunakan media penyampai informasi sebagai mana yang telah disebutkan diatas. Media elektronik merupakan pilihan yang sangat tepat bagi DKP Kabupaten Badung untuk menyampaikan informasi kepada masyarakat luas, karena media ini mampu menyampaikan informasi dengan sangat cepat, cakupan yang luas serta efektif dan efisien melalui aplikasi SIMOLEK. Nilai nilai best practise yang bisa diambil dari segi manajemen dan teknologi yaitu tersedianya petugas khusus yang menangani input data sampai informasi dihasilkan serta teknologi yang digunakan dapat digunakan dimanapun dan kapanpun sesuai proyek perubahan yang saya ajukan.



3. TUJUAN Dengan mendasari hasil analisis dari diagnosa di atas tersebut, maka proyek perubahan ini bertujuan untuk meminimalisir tindak kejahatan terhadap aset gedung di lingkungan Sekretariat Daerah dan meminimalisir penggunaan mobil dinas yang bukan peruntukannya.



4. MANFAAT Dengan adanya proyek perubahan inovasi Penerapan Aplikasi Pengawasan lingkungan dan Aset di Lingkungan Setda diharapkan adanya manfaat-manfaat sebagai berikut : a. Dalam mendukung reformasi birokrasi Memberi informasi/ data berbasis teknologi sesuai tuntutan Reformasi Birokrasi (roadmap Reformasi Birokrasi) yaitu meningkatkan efisiensi dan efektifitas tata laksana penyelenggaraan manajemen pemerintahan berbasis teknologi . b. Bagi stakeholders / seluruh Bagian di Sekretariat Pemerintah Daerah Kota Tegal Lebih memudahkan sehingga permintaan pimpinan cepat dipenuhi. c. Dalam mendukung kinerja unit Bagian Umum. Mempercepat unit kerja dalam menyajikan data. 10



d. Bagi Tim Penyusun : Lebih mudah dalam mengawasi lingkungan dan memantau sejumlah aset Sekretariat Daerah Kota Tegal dimanapun dan kapanpun untuk mempercepat pengambilan keputusan.



5. RUANG LINGKUP PERUBAHAN Dalam proyek perubahan berupa Laporan visualisasi lingkungan Sekretariat Daerah Kota Tegal ini, aspek penting yang akan dikerjakan adalah pembentukan Tim Efektif yang akan melaksanakan tugas sesuai dengan tanggung jawabnya. Selanjutnya membuat konsep sistem aplikasi tersebut yang akan digunakan oleh seluruh pimpinan di Sekretariat Daerah Kota Tegal. Selanjutnya setelah diadakan ujicoba akan melaksanakan perbaikan aplikasi yang akan menyempurnakan aplikasi tersebut. Setelah dianggap cukup akan dilakukan sosialisasi pada pihak pihak yang berkepentingan. Aplikasi ini akan memudahkan stakeholder



di Pemerintah Kota Tegal



khususnya Sekretariat Daerah dalam menggunakan aplikasi tersebut untuk berbagai keperluan. Kemudian akan dilakukan Monitoring dan Evaluasi terhadap aplikasi ini sehingga menghasilkan kondisi yang dinginkan yaitu aplikasi ini akan berjalan lancar, optimal dan menghasilkan Data yang akurat. 6. MILESTONE/PENTAHAPAN Tabel 2 Milestone Proyek Perubahan No 1. 1.1



Tahapan Output Waktu Jangka Pendek : Pembangunan Aplikasi Pengawasan Lingkungan dan Aset di Sekretariat Daerah Kota Tegal Berbasis Teknologi Android Pembentukan Tim Efektif Terbitnya SK Tim Mei (minggu ke 1) Proyek Perubahan



Efektif Proyek Perubahan



1.2 1.3 Penyusunan konsep aplikasi



Dokumen konsep



Mei (minggu ke 2)



aplikasi



11



1.4 Pemasangan Hardware GPS Pembuatan Aplikasi 1.5



Mei (Minggu ke 2)



pada 2 mobil Aplikasi Pengawasan



Mei (minggu ke 2)-



Lingkungan dan Aset



Juni (minggu ke 2)



Sekretariat Daerah



1.6



2



Terpasangnya GPS



Kota Tegal Berbasis Pelaksanaan Perbaikan



Teknologi Android Aplikasi yang lebih



Minggu ke 2



Aplikasi Monitoring dan Evaluasi



sempurna Terlaksananya



Juni (minggu ke 2-



pembuatan aplikasi



3)



Jangka Menengah : Pengenalan aplikasi Pengawasan Lingkungan dan Aset di 2.1



Sekretariat Daerah Kota Tegal Berbasis Teknologi Android Penambahan GPS Tersambungnya GPS Agustus 2017 tambahan ke Telpon



2.2 Penambahan CCTV



Genggam Tersambungnya CCTV



GPS



tambahan ke telepon genggam Sosialisasi Aplikasi



2.2 Pelaksanaan Sosialisasi 3



Jangka Panjang : Penerapan Aplikasi 3.1



Pengawasan



September 2017



Oktober 2017



Lingkungan



dan



Aset



Sekretariat Daerah Kota Tegal Berbasis Teknologi Android Penerapan Aplikasi Terlaksananya Aplikasi TA 2018 Pengawasan Lingkungan



berbasis teknologi



dan Aset Sekretariat



Android



Daerah Kota Tegal Berbasis Teknologi Android 7. IDENTIFIKASI STAKEHOLDERS Stakeholder yang terlibat dalam proyek perubahan ini terdiri dari stakeholder internal dan stakeholder eksternal sebagai berikut : 7.1 Stakeholder Internal dan Eksternal a. Stakeholder Internal Tabel 3 Stakeholders Internal Pemerintah 12



di



NO 1



NAMA STAKEHOLDERS Walikota



2



Wakil Walikota



3



Sekretaris Daerah



4



Asisten Administrasi Umum



5



Asisten Pemerintahan



6



Asisten Perekonomian dan Kesra



7



Kepala Bagian Umum



8



Kabag. Keuangan



9



Kabag. Organisasi



10



Kabag. Ekbang



11



Kabag. Kesra



12



Kabag. Pemerintahan



13



Kabag. Hukum



14



Kabag. Humas



15



Ka Sub Bagian Tata Usaha



16



Ka Sub Bagian Perlengkapan



17



Staf Bagian Umum



b. Stakeholder Eksternal Pemerintah Tabel 4 Stakeholders Eksternal NO 1



NAMA STAKEHOLDERS Diskominfo



2



Satpol PP



3



Inspektorat



4



Staf OPD di sekitar Setda



c. Stakeholder Eksternal Non Pemerintah Tabel 5 Stakeholders Eksternal NO



NAMA STAKEHOLDERS



1



Masyarakat



7.2. Net Map 13



Untuk membangun proyek perubahan ini diperlukan gambaran hierarkhi dan koordinasi antara stakeholder seperti gambar berikut :



Sekretaris Daerah Ass. Perek & Kesra



Ass. Pemerinta han



Kabag. Keuangan



Walikota



Asisten Administra si Umum



Kabag. Umum Diskominfo



Masyarakat Kabag. Organisasi



ASN Balaikota



Project Leader



Kabag. Kesra



Inspektorat



Kabag. Ekbang Kabag. Hukum



Kabag. Pemerinta han



Keterangan :



SH Kunci



SH Primer



Satpol PP Kabag. Humas



Kasubag.TU



Kasubag. Perlengka pan



Staf Bag. Umum



SH Sekunder



.



Garis Hierarki



..



Garis Koordinasi



Gambar 3. NETMAP STAKEHOLDER



14



7.3. Jenis jenis Stakeholder Stakeholder yang terlibat : 1. Stakeholder Kunci Mereka yang bisa memiliki pengaruh posistif maupun negatif terhadap program pemerintah dan keberadaan mereka sangat penting bagi organisasi yang memiliki program tersebut Yang masuk dalam stakeholder kunci: a. Walikota b. Sekretaris Daerah c. Asisten Administrasi Umum d. Kepala Bagian Umum (mentor) e. Diskominfo 2. Stakeholder Primer Orang atau sekumpulan orang yang secara langsung dipengaruhi baik pengaruh positif maupun negative Yang termasuk stakeholder Primer: a. Asisten Pemerintahan b. Asisten Perekonomian dan Kesra c. Kabag. Keuangan d. Kabag. Organisasi e. Kabag. Kesra f. Kabag. Ekbang g. Kabag. Hukum h. Kabag. Pemerintahan i. Kabag. Humas j. Ka Sub Bag Tata Usaha k. Ka Sub.Bag Perlengkapan l. Staf Bagian Umum m. Satpol PP



3. Stakeholder sekunder Orang atau kumpulan orang yang secara tidak langsung dipengaruhi, baik positif maupun negatif Yang termasuk stakeholder sekunder: a. Masyarakat b. Inspektorat c. ASN di Lingkungan Balaikota 7.4. Analisis Stakeholder berdasarkan Pengaruh dan Kepentingan



Tabel. 6. Analisis Stake Holder 15



No



Stake Holder



Pengaruh +



Kepentingan +



1



Walikota Sekretaris Daerah Asisten Administrasi



Arahan



Keteranga n Promoters



+



+



Arahan



Promoters



+



+



Arahan



Promoters



+



+



Arahan



Promoters



5



Pemerintahan Asisten



+



-



Latent



6



Perekonomian dan



-



-



Pengelola Aplikasi Pengguna



Apathetic



-



-



Pengguna



Apathetic



-



-



Pengguna



Apathetic



-



-



Pengguna



Apathetic



-



-



Pengguna



Apathetic



-



-



Pengguna



Apathetic



-



-



Pengguna



Apathetic



-



-



Pengguna



Apathetic



14



-



-



Pengguna



Apathetic



15



+



-



Pengguna



Latent



16



-



+



Pendukung



Defenders



17



-



+



Pendukung



Defenders



18



-



+



Pendukung



Defenders



2 3



4



7



Umum Kepala Bagian Umum (mentor) Diskominfo Asisten



Kesra Kabag. Keuangan Kabag. Organisasi Kabag. Kesra Kabag. Ekbang Kabag. Hukum



Peran



Kabag. Pemerintahan



8 9



Kabag. Humas Ka Sub Bag TU KaSubBag



12



Perlengkapan Staf Bagian Umum Satpol PP Masyarakat Inspektorat ASN di Lingkungan



13



Balaikota



10 11



16



19



-



-



Pengguna



Apathetic



20



-



+



Pengguna



Defenders



21



-



-



Pengguna



Apathetic



17



Dari analisis stakeholder berdasarkan kekuatan pengaruh dan kepentingan dapat digambarkan pada kuadran stakeholder dibawah ini :



Influence



LATENT Ka Sub Bag Tata Usaha Diskominfo



PROMOTERS Walikota Sekda Ass. Adm. Umum Kabag Umum Interest



Gambar 4. Kuadran Stakeholders DEFENDER



APATHETIC



Asisten Pemerintahan Asisten Perekonomian dan Kesra Kabag. Keuangan Kabag. Organisasi Kabag. Kesra Kabag. Ekbang Kabag. Hukum Kabag. Pemerintahan Kabag. Humas Masyarakat ASN Balaikota



Ka Sub.Bag Perlengkapan b. Staf Bagian Umum c. Satpol PP d. Inspektorat



18



7.5. Strategi Mempengaruhi Stakeholder Stakeholder pelaksanaan



proyek



dapat



memberikan



perubahan.



Pengaruh



pengaruh stakeholder



terhadap tersebut



berdasarkan kelompok. Upaya dalam mengelola Stakeholders pada Sub Bag Rumah Tangga di Bagian Umum Setda Kota Tegal adalah sebagai berikut : a. Promoters (Walikota, Sekda, Ass. Adm. Umum, Kabag. Umum).  Upaya Melibatkan dalam proyek perubahan,melakukan kordinasi dan konsultasi baik secara formal maupun informal secara mantap guna kelancaran proyek perubahan b. Defenders (Kasubag. Perlengkapan, Staf Bag. Umum, Satpol PP, Inspektorat)  Memberikan informasi berkaitan dengan kemanfaatan proyek perubahan agar kegiatan dapat berkelanjutan. c. Latens



(Staf Diskominfo)



 Mensosialisasikan kegiatan dan meyakinkan kemanfaatannya bagi



organisasi



dan



melakukan



pendekatan



secara



personal/informal d. Apathetics ( Asisten Pemerintahan, Asisten Perekonomian dan Kesra, Kabag. Keuangan, Kabag.Organisasi, Kabag. Kesra, Kabag. Ekbang, Kabag. Hukum, Kabag. Pemerintahan, Kabag. Humas, Ka Sub Bag Tata Usaha, LSM, ASN Balaikota),  Meyakinkan pentingnya kegiatan, memantau dan memonitor kepedulianya dalam kegiatan.



7.6.



Upaya memobilisasi Stakeholder Upaya yang diterapkan untuk menarik stakeholder ke dalam proyek perubahan dengan memobilisir/ menggerakkan masing – masing kuadran stakeholder melalui kegiatan sebagai berikut :



19



Tabel 7. Upaya Mobilisir terhadap Stakeholder No. 1.



Kuadran Stakeholder Promoters



Kegiatan yang dilakukan 1. Melakukan konsultasi 2. Melibatkan promoters dalam pengambilan keputusan 3. Memberikan informasi apapun, training, mentoring dan atau dukungan yang diperlukan agar mereka tetap terlibat 4. Melibatkan promoters dalam perencanaan, pelaksanaan dan evaluasi kegiatan 5. Meminta bantuan dalam menyelesaikan persoalan, kendala dan hambatan yang terjadi 6. Jika diperlukan, meminta bantuan untuk berkomunikasi dengan stakeholder latens, defenders dan



2.



Latens



apathetics 1. Melakukan koordinasi program terkait dengan kompetensi yang dimilki 2. Memberikan informasi tentang proyek perubahan yang akan dijalankan 3. Melakukan komunikasi efektif dan efisien untuk meyakinkan mereka agar dapat terlibat dalam kegiatan 4. Meminta dukungan dalam



3.



Defenders



pelaksanaan proyek perubahan 1. Memberikan informasi tentang proyek perubahan yang akan dilakukan 2. Melibatkan mereka dalam tim kerja 20



sesuai keahlian dan kemampuannya 3. Melakukan komunikasi dan koordinasi dalam pelaksanaan 4.



Apatethics



proyek perubahan 1. Memberikan informasi adanya proyek perubahan dan manfaatnya secara efektif dan berkelanjutan 2. Melakukan koordinasi jika diperlukan



8. PEMBENTUKAN ORGANISASI PELAKSANAAN PROGRAM DAN TIM EFEKTIF Penjelasan tentang Tim yang akan aktif melaksanakan proyek perubahan yang dipilih dari hasil analisis stakeholder dimana kriteria utamanya adalah adanya kemampuan dan kemauan dari setiap anggota tim termasuk pendayagunaan sumber dayanya yang dipunyai. Penjelasan tentang pembagian tugas kelompok kerja beserta kewenangan yang menjadi tanggung jawab setiap kelompok kerja termasuk para anggotanya dalam rangka pelaksanaan proyek perubahan. Perlu dijelaskan juga dalam organisasi pelaksanaannya adalah mekanisme kerja dan etika kerja dari tim efektif. Tata Kelola Proyek Perubahan pada Sub Bag Rumah Tangga di Bagian Umum Setda Kota Tegal adalah sebagai berikut : SPONSOR: 1. Memberikan persetujuan, dukungan, arahan atas keseluruhan proyek perubahan; 2. Mengkoordinasikan kegiatan; 3. Membantu menyelesaikan hambatan; 21



4. Menerima laporan terhadap perkembangan proyek.



COACH : 1. Melakukan diskusi dan memberikan masukan dalam menyusun rancangan proyek perubahan; 2. Memonitor kegiatan peserta selama tahap Taking Ownership dan tahap Laboratorium Kepemimpinan; 3. Membantu melakukan interverensi bila peserta mengalami permasalahan sebatas kewenangan coach; 4. Melakukan komunikasi dengan mentor terkait kegiatan peserta selama tahap Taking Ownnership dan tahap Laboratorium Kepemimpinan; 5. Membantu dokumentasi proses dan memonitor perkembangan hasil sesuai yang diharapkan PROJECT LEADER : 1. Memimpin



jalannya



mengkoordinasi,



proyek



membentuk



mulai tim



dari pelaksana,



merencanakan, menentukan



instrumen/dokumen, menjadwalkan, memonitor dan mengevaluasi dengan bimbingan mentor dan coach; 2. Melaksanakan dialog dengan mentor, coach dan menjalin komunikasi serta kesepakatan dengan stakeholders; 3. Melakukan eksekusi keseluruhan tahapan yang telah dirancang. 4. Menyusun laporan setiap progres proyek perubahan.



Pokja1 : Tim Administrasi 1. Pengadministrasian kegiatan 2. Penyiapan sarana pertemuan /rapat 3. Pengiriman surat-surat



Pokja 2 : Tim Penyusun Aplikasi 1. Menyusun sistem aplikasi. 2. Koneksi software dan hardware



22



Pokja 3 : Tim Uji Coba 1. Melakukan uji coba aplikasi



Tabel 8. STRUKTUR ORGANISASI No 1 2



Struktur Sponsor Project



Deskripsi Memberikan dukungan terhadap project leader Memimpin dan mengkoordinasikan projek



3



Leader Coach



perubahan Membimbing dan mengarahkan project leader



4 5



Pokja 1 Pokja 2



dalam menyusun project perubahan Melakukan administrasi project perubahan Melaksanakan project perubahan mulai menyusun aplikasi dan koneksi software dan



6



Pokja 3



hardware Melaksanakan uji coba aplikasi



23



Gambar 5. Struktur Organisasi Pelaksana Proyek Perubahan



HERU PRASETYA, S.STP Sponsor



Ir. DJOKO SUTRISNO, M.Si Coach



Pokja 1 Tim Administrasi



PRISMO BUDOYO Project Leader



Pokja 2 Tim Penyusun Aplikasi



Pokja 3 Tim Uji Coba



24



Etika dan Mekanisme Kerja  Berpedoman pada jadwal yang telah disusun bersama.  Rapat koordinasi Tim Kerja minimal satu minggu sekali atau sesuai kebutuhan untuk membahas progres proyek perubahan yang dilaksanakan Tim Kerja baik hambatan / kendala dan inovasi di lapangan.  Laporan Progres Proyek Perubahan dibuat satu minggu sekali  Tim Kerja saling berkoodinasi dan komunikasi sehingga terjalin keharmonisan dan sinergi antar Tim



25



9. IDENTIFIKASI MASALAH / KENDALA DAN SRATEGI MENGATASI KENDALA Pelaksanaan proyek perubahan berpotensi memiliki kendala yang akan menghambat kelancaran atau keberhasilan pencapaian target dan tujuan proyek perubahan (kemungkinan hambatan dalam pelaksanaan). Dalam rangka melaksanakan proyek perubahan, pendekatan dalam melaksanakan kegiatan ini dilakukan secara persuasif dan subordinatif Interpersonal, artinya pendekatan secara interpersonal dilakukan oleh Project Leader kepada stakeholders secara hirarki, khusunya stakeholders primer/ekternal. Kepada stakeholders yang level lebih tinggi juga dilakukan secara



komunikasi



persuasif



manakala



memungkinkan



(faktor



kedekatan/informal) guna tercapainya tujuan bersama. Sedangkan jika ada kendala, maka level atasan yang sesuai eselonnya yang akan melakukan koordinasi dan kominukasi. Pelaksanaan proyek perubahan Penyusunan Aplikasi Peningkatan pengawasan Lingkungan dan Aset di Balaikota ini berpotensi memiliki resiko yang harus diantisipasi (bagi keberhasilan pencapaian tujuan proyek perubahan sesuai target waktu yang telah ditetapkan). Pelaksanaan proyek perubahan Penyusunan Aplikasi Peningkatan pengawasan Lingkungan dan Aset di Balaikota diperlukan beberapa strategi untuk mengatasi kendala / masalah yang berpotensi muncul. 9. 1. Potensi Kendala dan Hambatan a. Keterbatasan waktu dari anggota tim dikarenakan banyaknya tugas yang harus diselesaikan pada saat yang sama. b. Keterbatasan dana dalam pelaksanaan proyek perubahan 9.2. Strategi Mengatasi Masalah 26



a. Membuat komitmen dengan seluruh anggota tim . b. Dukungan dana dalam pelaksanaan proyek perubahan 10. FAKTOR KUNCI KEBERHASILAN Keberhasilan pelaksanaan proyek perubahan dipengaruhi oleh beberapa faktor diantaranya yaitu : a. Project leader tetap menjalankan komitmen dalam melaksanakan proyek perubahan. b. Komitmen dukungan dari stakeholders terhadap pelaksanaan proyek perubahan yang dilaksanakan project leader. c. Komunikasi dan koordinasi project leader dengan stakeholder terlaksana secara terus menerus dan berkesinambungan. d. Mengkoordinasikan penyelesaian permasalahan yang terjadi pada pelaksanaan proyek perubahan . e. Project leader melaksanakan monitoring dan evaluasi pelaksanaan proyek perubahan.



27



11.



RENCANA KEGIATAN DAN JADWAL PELAKSANAAN Agar pelaksanaan proyek perubahan dapat terlaksana dengan baik sesuai dengan pentahapan / milestones proyek perubahan maka perlu disusun rencana kegiatan pelaksanaan proyek perubahan sebagai berikut : Tabel 9. Rencana Kegiatan No



1.



RENCANA KEGIATAN DAN SKEDUL PELAKSANAAN Kegiatan Penanggung Keluaran Waktu jawab Jangka Pendek : Penyusunan Aplikasi Peningkatan Pengawasan Lingkungan dan Aset di Lingkungan Sekretariat Daerah Berbasis Teknologi Android Pembentukan Tim Efektif Proyek Perubahan a. Penyusunan draft SK Tim



Project leader, Pokja 1



Tersusunnya draft SK Tim Kerja/Pokja



Minggu ke 1 2017



Project leader, Pokja 1



Tersusunnya rumusan pembagian tugas Tim Kerja



Minggu ke 1 2017



c. Penyusunan jadwal



Project leader, Pokja 1



Tersusunnya jadwal kegiatan Tim Kerja



Minggu ke 1 2017



d. Penyusunan laporan ke mentor



Project leader



Tersusunnya laporan ke mentor



Minggu ke 2 2017



Tersusunnya konsep aplikasi



Minggu ke 2 2017



Hasil : konsep aplikasi yang akan dibuat Tersusunnya laporan ke mentor



Minggu ke 2 2017



Kerja /pokja b. Perumusan pembagian



tugas Tim Kerja



kegiatan Tim Kerja



2.



Terbentuknya SK Mei Minggu Tim Kerja/ Pokja 1-2 2017 1,2 dan Pokja 3



Penyusunan Konsep Aplikasi a. Rapat Penyusunan Aplikasi b. Penyusunan laporan ke mentor



Project leader, Pokja 1 Project leader



Minggu ke 2 2017



28



3.



4.



5.



6.



Pemasangan Hardware GPS



Project leader, Pokja 2



Penyusunan Aplikasi



Terpasangnya 2 GPS pada mobil dinas



Minggu ke 2 2017



Aplikasi



Mei Minggu ke 3 –Juni Minggu ke 3 2017



a. Rakor Persiapan



Project leader, Pokja 1



Terselenggaranya rakor persiapan



Mei Minggu ke 3 2017



b. Pembuatan Apilkasi



Pokja 2



Tersusunnya aplikasi



Mei Minggu ke 3-4 2017



c. Finalisasi Aplikasi (install)



Pokja 2



Terselesaikannya install aplikasi



Mei Minggu ke 4 2017



d. Uji coba aplikasi



Pokja 3



Terlaksananya Uji coba aplikasi



Juni Minggu ke 1 2017



e. Penyusunan Laporan ke mentor



Project leader



Tersusunnya laporan



Juni Minggu ke 2 2017



Terlaksananya perbaikan aplikasi



Juni Minggu ke 2-3 2017



Pelaksanaan Perbaikan Aplikasi a. Rapat Tindak Lanjut Perbaikan



Pokja 1,2,3



Terselenggaranya rapat tindak lanjut perbaikan



Juni Minggu ke 2 2017



b. Perumusan Hasil Rapat Perbaikan



Pokja 2 Pokja 3



Tersusunnya rumusan perbaikan



Juni Minggu ke 2 2017



c. Pembahasan Hasil Perbaikan Aplikasi



Project leader Pokja 2,3



Terselenggaranya hasil perbaikan aplikasi



Juni Minggu ke 2 2017



d. Penyusunan Laporan ke mentor



Project leader



Tersusunnya laporan



Juni Minggu ke 3 2017



Terlaksananya



Juni Minggu



Monitoring dan Evaluasi



29



a. Rapat evaluasi hasil penyusunan aplikasi b. Resume hasil evaluasi



c. Penyusunan Laporan ke mentor



pembuatan aplikasi



ke 3 2017



Project leader, Pokja 1 Project leader, Pokja 1



Terselenggaranya rapat evaluasi Tersusunnya resume hasil evaluasi



Juni Minggu ke 3 2017



Project leader



Tersusunnya laporan



Juni Minggu ke 3 2017



Juni Minggu ke 3 2017



Jangka Menengah : Pengenalan aplikasi dan penambahan titik pantau 7.



Penambahan CCTV



Project leader, Pokja 2



Terpantaunya 2 titik lokasi



Oktober 2017



8.



Penambahan GPS



Project leader, Pokja 2



Terpantaunya 2 mobil dinas



Oktober 2017



9.



Pelaksanaan Sosialisasi



Project leader



Terlaksananya Sosialisasi



November 2017



Project leader



Terlaksananya Penerapan Aplikasi



Tahun 2018



10.



Jangka Panjang : Penerapan Aplikasi Aplikasi Pengawasan Lingkungan dan Aset di Lingkungan Sekretariat Daerah Berbasis Teknologi Android



30



DAFTAR PUSTAKA



BUKU - BUKU Lily Herawati, 2015. Bahan Ajar Diklat Kepemimpinan Tingkat IV : Merancang Proyek Perubahan, Jakarta : Lembaga Administrasi Negara Republik Indonesia. M. Fatwadi, 2015. Bahan Ajar Diklat Kepemimpinan Tingkat IV : Membanngun Tim Efektif, Jakarta : Lembaga Administrasi Negara Republik Indonesia. Setyabudi, 2015. Bahan Ajar Diklat Kepemmipinan Tingkat IV : Diacnostic Reading, Jakarta : Lembaga Administrasi Negara Republik Indonesia. PERATURAN DAN PERUNDANG-UNDANGAN Undang-Undang Nomor 25 tahun 2009 tentang Pelayanan Publik Undang-Undang Nomor 5 Tahun 2014, tentang Aparatur Sipil Negara. Peraturan Daerah Nomor 16 Tahun 2016 tentang Susunan Organisasi, Kedudukan, Tugas, Fungsi dan Tata Kerja Sekretariat Daerah dan Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kota Tegal Kota Tegal.2016 Peraturan Walikota Tegal Nomor 24 Tahun 2016 Tentang Penjabaran Tugas, Fungsi dan Tata Kerja Sekretariat Daerah, Staf Ahli dan Sekretariat Dewan Perwakilan Rakyat Daerah Kota Tegal.



31