RMK Program Audit [PDF]

Citation preview

Tujuan dan Manfaat Program Audit Tujuan Program audit merupakan alat yang menghubungkan survei pendahuluan dengan pekerjaan lapangan. Dalam survei pendahuluan, auditor internal mengidentifikasi tujuan operasi, risiko, kondisi-kondisi operasi, dan kontrol yang diterapkan. Dalam pekerjaan lapangan mereka mengumpulkan bahan bukti tentang efektivitas sistem kontrol, efisiensi operasi, pencapaian tujuan, dan dampak risiko terhadap perusahaan. Manfaat Program audit yang disusun dengan baik bisa memberikan banyak manfaat, yaitu: 



Memberikan rencana sistematis untuk setiap tahap pekerjaan audit, yang merupakan suatu rencana yang dapat dikomunikasikan baik kepada supervisor audit maupun kepada staf audit.







Menjadi dasar penugasan auditor.







Menjadi sarana pengawasan dan evaluasi kemajuan pekerjaan audit karena memuat waktu audit yang dianggarkan.







Memungkinkan supervisor audit dan manajer membandingkan apa yang dikerjakan dengan apa yang direncanakan.







Membantu melatih staf-staf yang belum berpengalaman dalam tahap-tahap pelaksanaan audit.







Memberi ringkasan catatan pekerjaan yang dilakukan.







Membantu auditor pada audit selanjutnya untuk mengenal lebih dekat jenis-jenis pekerjaan audit yang dilakukan dan waktu yang dibutuhkan.







Mengurangi waktu supervisi langsung yang dibutuhkan.







Menjadi titik awal bagi penilai fungsi audit internal untuk mengevaluasi upaya audit yang telah dilakukan.



Kapan Sebaiknya Menyiapkan Program Audit Auditor internal harus menyiapkan program audit segera setelah survei pendahuluan. Program yang terlambat disusun bisa memiliki kesenjangan dan tidak memadai serta tidak bisa



menetapkan prioritas yang tetap. Namun program audit yang disiapkan dengan baik pun bisa saja tidak memuat hal-hal penting yang tidak disadari auditor sampai mereka kemudian melakukan pekerjaan lapangan. Jadi, semua program audit harus dianggap tentatif sampai audit diselesaikan. Tentu saja, semua perubahan atas draf program audit membutuhkan pengesahan seperti halnya program audit awal.



Tanggung Jawab Audit Auditor internal harus bertanggung jawab untuk merencanakan penugasan audit. Baru-baru ini, Standar Audit 2201, “Pertimbangan-pertimbangan dalam Perencanaan,” menyatakan bahwa dalam merencanakan penugasan, auditor internal harus mempertimbangkan: 



Tujuan aktivitas yang sedang diperiksa dan sarana yang dimiliki aktivitas tersebut untuk mengontrol kinerjanya.







Risiko-risiko signifikan terhadap aktivitas, tujuannya, sumber daya, dan operasi serta sarana untuk mempertahankan dampak potensial risiko pada tingkat yang dapat diterima.







Kecukupan dan efektivitas manajemen risiko dan sistem kontrol yang dimiliki aktivitas dibandingkan kerangka atau model kontrol yang relevan.







Peluang untuk melakukan perbaikan siginifikan terhadap manajemen risiko dan sistem kontrol aktivitas.



Practice Advisory 2200-1 tentang “Rencana Penugasan” yang terkait dengan standar tersebut menyatakan bahwa auditor internal bertanggung jawab untuk merencanakan dan melakukan penugasan, yang tergantung pada pemeriksaan dan persetujuan pengawasan. Lingkup Audit Program audit harus menunjukkan lingkup pekerjaan audit. Program tersebut harus memperjelas hal-hal apa yang akan tercakup dalam audit dan yang tidak. Tujuan audit seharusnya menuntun lingkup pekerjaan. Audit internal yang komprehensif dan tidak dibatasi bisa memiliki semua tujuan ini; yang pasti auditor internal harus menyiapkan program audit mereka dengan tanggung jawab-tanggung jawab ini dalam pikiran mereka. Namun mereka seharusnya tidak mengabaikan kewenangan audit yang diberikan kepada mereka oleh para atasannya. Lingkup audit tidak boleh melebihi kewenangan yang diberikan manajemen senior kepada auditor.



Mendefinisikan Ekonomis, Efisiensi, dan Efektifitas  Ekonomis (economy) Kamus Webster mendefinisikan ekonomis sebagai, “kehati-hatian dalam menggunakan sesuatu hingga mencapai manfaat terbesarnya.”  Efisiensi (efficiency) Berarti meminimalkan kerugian atau penghamburan tenaga ketika memberikan dampak, menghasilkan, atau memfungsikan. Dalam beberapa kasus istilah efisien (efficient) dapat diterapkan ke orang atau operasi yang kompeten dan cakap memproduksi hasil yang diinginkan dengan upaya minimum.  Efektivitas (effectiveness) Menekankan hasil aktual dari dampak atau kekuatan untuk menghasilkan dampak tertentu. Sesuatu bisa jadi efektif tetapi tidak efisien atau ekonomis. Program untuk membuat sistem menjadi lebih efisien atau ekonomis juga bisa menjadi lebih efektif. Tujuan dan Prosedur Tujuan (objective) adalah apa yang ingin dicapai seseorang. Prosedur (procedure) adalah teknikteknik yang diterapkan untuk mencapai tujuan. Auditor internal memiliki seperangkat tujuan dan prosedur yang berbeda dalam pekerjaan mereka.  Tujuan dan Prosedur Operasi Tujuan operasi (operating objective) adalah akhir yang akan dicapai oleh manajer operasi dan karyawan-karyawannya. Auditor internal tidak mampu mengevaluasi sebuah operasi jika mereka tidak sepenuhnya memahami hal yang diharapkan untuk dicapai dari operasi tersebut—yaitu tujuan-tujuannya. Mereka juga tidak bisa menentukan apakah suatu tujuan telah dicapai secara efisien, ekonomis, dan efektif jika mereka tidak memeriksa prosedur-prosedur yang diterapkan oleh karyawan operasi dalam mencapai tujuannya. Oleh karena itu, semua program audit harus mengidentifikasi tujuan operasi yang pencapaiannya akan dievaluasi oleh auditor.  Tujuan dan Prosedur Audit Tujuan umum audit diupayakan tercapai dalam semua penugasan dan dituntun oleh lingkup audit yang diberikan manajemen dan dewan komisaris ke kepala bagian audit. Prosedur-prosedur audit (audit procedures) adalah teknik-teknik yang diterapkan auditor



untuk menentukan apakah tujuan operasi telah dicapai. Menentukan tujuan operasi yang membutuhkan pemeriksaan audit, dan oleh karena itu akan menjadi tujuan audit dan termasuk dalam program audit, merupakan pertimbangan audit berdasarkan studi dan pengalaman. Menyiapkan Program Audit Latar Belakang Informasi Latar belakang informasi yang diperoleh selama survei pendahuluan akan membantu mengarahkan cakupan audit yang direncanakan. Setiap operasi yang luas dengan banyak keterkaitan dan proses dapat menghabiskan waktu audit jika auditor memutuskan untuk memeriksa setiap aktivitas yang dilakukan. Tetapi program yang efektif dan ekonomis memfokuskan pada hal-hal penting untuk memenuhi tujuan kunci operasi dan tidak selalu pada hal-hal yang menarik perhatian. Pembelian Tujuan-tujuan manajemen operasi pembelian yang umum berlaku adalah mendapatkan barang atau jasa yang tepat: 1. Dengan harga yang tepat, 2. Dengan waktu ynag tepat, 3. Dengan kuantitas yang tepat, 4. Dengan kualitas yang tepat, dan 5. Dari pemasok yang tepat. Tujuan-tujuan ini dapat membentuk kerangka kerja untuk program audit. Setiap tujuan dapat menjadi bagian terpisah dalam program. Pemasaran Beberapa tujuan penting organisasi pemasaran adalah: 1. Menentukan potensi pasar untuk barang dan jasa organisasi (riset pasar); 2. Menyebarkan informasi, mengembangkan perilaku yang ramah pelanggan, dan mendorong tindakan yang bermanfaat bagi organisasi (periklanan);



3. Mendorong distributor memberikan perhatian lebih ke penjualan produk organisasi dan membujuk pelanggan membeli produk-produk tersebut (promosi penjualan). Jadi, riset pasar, periklanan, dan promosi penjualan bisa menjadi segmen terpisah dalam audit fungsi pemasaran. Supervisor audit, auditor eksternal, dan penelaah lainnya umumnya akan menggunakan program audit sebagai titik awal untuk menilai kecukupan audit yang telah diselesaikan. Audit yang Komprehensif Dalam beberapa kondisi, auditor internal mungkin ingin melakukan audit kompherensif atas suatu operasi. Mungkin audit pertama kali untuk suatu operasi membutuhkan audit untuk semua aktivitas,



baik



yang



berisiko



tinggi



ataupun



tidak.



Atau



auditor



mungkin



ingin



mendokumentasikan keseluruhan sistem untuk menenntukan kesesuaiannya dengan ketentuan kontrol akuntansi internal dari U.S. Foreign Corrupt Practices Act 1977 atau aturan lainnya yang telah ditetapkan. Program Pro Forma Program pro forma sangat penting dan berguna jika audit akan dilaksanakan oleh auditor-auditor yang kurang berpengalaman yang pekerjaanya harus diawasi. Program tersebut juga bermanfaat jika: 1. Jenis audit yang sama akan dilakukan di sejumlah lokasi yang berbeda; 2. Informasi yang bisa dibandingkan diperlukan untuk setiap lokasi; 3. Laporan serupa atau laporan konsolidasi akan dikeluarkan; dan 4. Operasi yang diaudit relatif serupa. Program tersebut sangat bermanfaat dan membantu auditor serta mampu menghasilkan semua informasi yang diperlukan untuk evaluasi komprehensif dari aktivitas yang diperiksa. Ambiguitas Ambiguitas (ambiguities) akan berkurang bila aktivitas audit internal menerapkan makna seragam untuk berbagai istilah yang digunakan dalam program audit. Berikut ini beberapa



definisi yang dapat membantu menghilangkan kebingungan dan menjembatani pembuat program dengan staf audit: 



Menganalisis—Memecah menjadi bagian-bagian penting dan menentukan sifatnya.







Mengecek—Membandingkan



atau



menghitung



ulang,



sesuai



keperluan,



untuk



mengetahui akurasi atau kewajarannya. 



Mengonfirmasi—Membuktikan kebenaran atau akurasi, biasanya melalui tanya jawab tertulis atau melalui inspeksi.







Mengevaluasi—Mencapai kesimpulan mengenai kelayakan, efektivitas, atau kegunaan.







Memeriksa—Melihat lebih dekat dan berhati-hati dengan tujuan mencapai akurasi, kelayakan, dan opini yang sesuai.







Menginspeksi—Memeriksa secara fisik.







Menginvestigasi—Memastikan



fakta



kondisi-kondisi



yang



dicurigai



atau



yang



dituduhkan. 



Menelaah—Mempelajari secara kritis.







Memeriksa cepat—Mempelajari cepat dengan tujuan menguji kecenderungan umum, mengetahui penyimpangan yang muncul, hal-hal yang tidak biasa, atau kondisi-kondisi lain yang membutuhkan studi lanjut.







Membuktikan—Mencari bukti yang meyakinkan.







Menguji—Memeriksa sampel yang representatif dengan tujuan mencapai kesimpulan mengenai poulasinya.







Memverifikasi—Menetapkan akurasi.



Istilah audit terlalu umum untuk mengacu pada suatu langkah kerja. Hubungan Program dengan Laporan Audit Akhir Langkah-langkah audit bisa jadi sia-sia jika menghasilkan informasi yang tidak akan dilaporkan. Laporan audit akhir bahkan mulai bisa dipikirkan sejak tahap penyusunan program audit. Walaupun tidak ada kerangka laporan yang disiapkan, auditor tetap harus memikirkan struktur umum laporan dan lingkup audit yang direncanakan. Keekonomisan dan efisiensi juga hal-hal yang diharapkan dalam audit internal. Beberapa auditor internal merasa efisien dan akan sangat membantu bila bagian-bagian dari laporan audit mereka ditulis sesuai kemajuan audit. Dalam



penugasan audit berskala besar, laporan kemajuan memberikan informasi awal bagi klien dan membuat penyusunan laporan audit akhir lebih mudah. Mekanisme Program  Program audit harus mencakup estimasi waktu yang dibutuhkan untuk melakukan setiap segmen audit.  Penyesuaian-penyesuaian terhadap estimasi mungkin diperlukan, sesuai kemajuan audit, jika keadaan berbeda dari yang diantisipasi.  Supervisor atau manajer audit harus menyetujui semua program audit. Mereka juga harus menyetujui semua perubahan signifikan.  Program audit seharusnya diperbarui secara periodik sesuai kemajuan audit. Jika kondisi aktual berbeda dari yang diketahui di awal, mungkin perlu merevisi rencana atau menghentikan audit. Setiap perubahan signifikan harus ditulis beserta alasannya. Perubahan tersebut harus disetujui pada tingkat wewenang yang menyetujui program awal.  Program audit harus mendokumentasikan kemajuan pekerjaan audit. Bila pengujian dilakukan, metode yang sederhana adalah membuat rujukan ke kertas kerja dalam program audit.



Pedoman Penyiapan Program Audit Berikut ini beberapa pedoman untuk melaksanakan langkah-langkah tersebut dan alasanalasannya: Pedoman



Alasan



Telaah laporan, program audit dan



Untuk mendapatkan latar belakang dan



kertas



menentukan



apakah



penelaahan



sebelumnya



dokumen



kerja,



serta



lainnya



dokumendari



audit



hasil-hasil untuk



terdahulu, dan buat daftar masalah-



memutuskan lingkup audit sekarang



masalah



dengan lebih baik.



yang



tindakan perbaikan.



membutuhkan



Lakukan survei pendahuluan.



Untuk menentukan tujuan aktivitas yang akan diperiksa, risiko-risiko yang aktual atau potensial, dan sistem kontrol yang ada.



Telaah



kebijakan



dan



prosedur Untuk menentukan hal-hal yang bisa



fungsi



yang



diaudit,



manual diukur dan dinilai, dan apakah fungsi



operasinya, bagan organisasi, bagan tersebut wewenang,



tujuan



dan



beroperasi sesuai dengan



sasaran keinginan manajemen.



jangka panjang dan jangka pendek. Telaah literatur terbaru di bidang Untuk mendapatkan informasi terbaru audit internal tentang masalah yang tentang diaudit.



teknik-teknik



audit



untuk



aktivitas yang diperiksa.



Siapkan bagan alir operasi-operasi Untuk mengidentifikasikan kelemahan kunci dari fungsi yang diaudit.



kontrol dan mendapatkan analisis visual aliran transaksi.



Telaah standar kinerja yang telah Untuk memperoleh tolok ukur dalam ditetapkan oleh manajemen, dan jika mengukur dan mengevaluasi efisiensi mungkin,



dibandingkan



dengan dan efektivitas operasi dan menentukan



standar industri.



pencapaiannya terhadap standar yang wajar.



Tanya jawab dengan klien dan Untuk mendapatkan kesepakatan dari diskusikan lingkup audit dan tujuan klien dan untuk menghindari salah yang ingin dicapai auditor.



paham mengenai tujuan dan lingkup audit.



Siapkan



anggaran



yang



merinci Untuk membuat estimasi jumlah auditor



sumber daya yang dibutuhkan untuk dan menyelesaikan penugasan audit.



waktu



yang



dibutuhkan



memastikan efisiensi proses audit.



guna



Wawancara dengan karyawan kunci Untuk memahami operasi dan efisiensi yang memiliki keterkaitan dengan serta fungsi audit.



efektivitas



mengidentifikasikan



operasi



dan



masalah-masalah



dalam kerja sama dan koordinasi. Data semua risiko material yang Untuk harus dipertimbangkan.



memastikan



bahwa



masalah-



masalah rawan telah diketahui dan mendapatkan perhatian layak.



Untuk



setiap



risiko



yang Untuk mengetahui apakah kontrol yang



diidentifikasi, tentukan kontrol yang ada diterapkan



dan



apakah



mencukupi.



bisa



sudah menghilangkan



atau



risiko-risiko



yang



diidentifikasi.



Tentukan substansi masalah-masalah Untuk utama dan peluang-peluang yang kesulitan ada.



mengurangi



mengidentifikasi utama



dan



kesulitanmenentukan



penyebab serta perbaikan yang mungkin dilakukan.



2.6 Kriteria-kriteria Program Audit Program audit sebaiknya mengikuti kriteria tertentu untuk mencapai tujuan departemen audit internal. Misalnya:  Tujuan operasi yang diperiksa harus dinyatakan dengan jelas dan disetujui klien.  Program harus sesuai dengan penugasan audit kecuali bila ada alasan yang mengharuskan sebaliknya.  Setiap langkah kerja yang diprogramkan harus memiliki alasan, yaitu tujuan operasi dan kontrol yang akan diuji.  Langkah-langkah kerja harus mencakup instruksi-instruksi positif, tidak dinyatakan dalam bentuk pertanyaan.



 Jika dimungkinkan, program audit harus menunjukkan prioritas relatif dari langkahlangkah kerja. Jadi, bagian yang lebih penting dalam program audit akan diselesaikan dalam waktu dan batas lain yang ditentukan.  Program audit sebaiknya bersifat fleksibel dan memungkinkan munculnya inisiatif dan pertimbangan yang wajar untuk menyimpang dari prosedur yang sudah ditetapkan atau untuk memperluas cakupan kerja. Tetapi supervisor audit harus diinformasikan segera.  Program audit jangan dipisahkan dengan bahan-bahan dari sumber yang tersedia bagi staf. Beri rujukan bila memungkinkan.  Informasi yang tidak perlu harus dihindari. Masukkan hal-hal yang diperlukan saja untuk melakukan audit. Rincian yang berlebihan akan menghabiskan waktu orang yang menyusun program dan membacanya.  Program audit harus memuat bukti persetujuan supervisor sebelum dilakukan. Perubahan signifikan juga harus disetujui terlebih dahulu.  Jika manajemen klien meminta auditor melakukan pengujian tertentu, hal ini harus tercakup dalam program audit jika dimungkinkan dalam anggaran audit.