Sistem Informasi Eksekutif [PDF]

Citation preview

1.1 Definisi Sistem Informasi Eksekutif (EIS) Sistem yang dapat memberikan informasi penting atau informasi kunci yang berasal dari sumber internal ataupun eksternal bagi senior atau manajer. Yang berfungsi menjalankan fungsi pendukung pengambilan keputusan, penyebaran informasi atau komunikasi informasi dan mendorong kepedulian. EIS menyediakan informasi dalam bentuk rangkuman, namun masih bisa mendapatkan informasi yang lebih detail (fitur drill down), dapat digunakan secara mudah untuk pengguna (friendly) dengan tampilan yang mudah untuk menganalisis data. EIS juga terintegrasi dengan perangkat atau aplikasi pengolah data angka atau pun aplikasi lain yang dapat membantu pengambilan keputusan. EIS juga dapat menfasilitasi komunikasi antar eksekutif dalam perusahaan 1.2 Elemen Sistem Informasi Eksekutif (EIS) a) Database : Implementasinya sistem informasi eksekutif akan memasukan database yang ada dari pihak internal maupun eksternal dimana hasil dari data yang telah di oleh tersebut di presentasikan atau ditampilkan. b) Presentation Features : Data yang telah diolah oleh para top manajer dapat dipresentasikan. c) Other Decision-Support Activities : Fitur yang ada pada sistem informasi ekskutif dapat mengunakan fitur pendukung dalam aktifitas pengambilan keputusan lainnya seperti pengolah angka. d) Application Development Features : Sistem informasi eksekutif dapat berkembang seperti pemograman generasi ke empat, serta dapat berkembang sesuai dengan berkembang bisnis dan perekonomian global. e) Typical Installation Configurations : Seperti teknik instlasi pada umumnya EIS menggunakan unsur antar muka grafis, mempunyai basis data dan juga memiliki jarigan komunikasi data. 1.3 Fitur Antar Muka Basis Data 1. Ketersediaan Basis Data : EIS mengakses informasi dari data internal perusahaan seperti produksi, keuangan konsumen dan pemasok. Dan informasi eksternal seperti regulasi pemerintah, industry bisnis, competitor 2. Basis Data Multi Dimensi : Bentuk data dimensional antara lain dengan menampilkan data sesuai kebutuhan yang diinginkan pengguna. Kemampuan EIS dalam menampilkan pengelompokan data sangat bergantung pada struktur basis data atau desain database yang menjadi sumber data EIS.



3. Ketepatan Waktu dari Data : EIS harus di desain untuk dapat memutakhirkan data secepat mungkin sehingga para top manajer dapat mendapatkan data atau informasi dalam EIS untuk mengambil keputusan yang tepat. 4. Soft Information : Informasi yang bukan berasal dari kegiatan operasi normal perusahaan sehari-hari. Soft informasi dapat berupa informasi yang berisi perkiraan penjualan di masa datang, harga yang ditetapkan kompetitor atau informasi kompetitor. 1.4 Fitur Tampilan 1. Grafis : Salah satu faktor keberhasilan EIS generasi adalah penggunanaan grafis dalam tampilan. EIS tetap menggunakan tampilan grafis sebagai fitur utama, selain grafis EIS juga menggunakan warna sebagai pembeda atau untuk menunjukkan status tertentu pada layar. 2. Natural Languages : Penggunaan natural languages menghilangkan kebutuhan akan bahasa pemrograman komputer yang rumit, namun memungkinkan untuk menggunakan bahasa yang digunakan sehari-hari dalam memberikan perintah pencarian dalam EIS. 3. Penggunaan Mouse, Layar Sentuh, atau Alat Masukan Lainnya : Penggunaan mouse, touchpad, trackball ataupun layar sentuh membuat penggunaan EIS lebih mudah, dibandingkan dengan menggunakan keyboard. 4. Komunikasi : EIS memiliki fitur untuk mempermudah komunikasi dengan mengintegrasikan fitur-fitur komponen seperti email ataupun sistem pesan lainnya. Eksekutif akan mudah mempertukarkan pesan-pesan tertulis dengan eksekutif yang lain dari layar EIS. 1.5 Kegiatan Pendukung Pengambilan Keputusan Lainnya 1. Drill Drown Analisis drill drown adalah kemampuan untuk memulai analisis dari angka agregat kemudian melanjutkan analisis ke angka-angka yang lebih detail (drill down to). Angkaangka yang lebih detail merupakan pembentuk angka agregat. 2. Integrasi Dengan Pengolah Angka (spreadsheet) EIS dapat diintegrasikan dengan spreadsheet untuk dapat menggunakan kemampuan penuh dan aplikasi spreadsheet dalam pengolah data. 3. Pendukung Pengambilan Keputusan Dalam berbagai situasi EIS juga memberikan alat-alat analisis yang canggih dibandingkan dengan yang dimiliki oleh spreadsheet standar.



4. Penemuan Pengetahuan (knowledge discovery) Knowledge discovery menggunakan computer untuk memanipulasi data dalam upaya menemukan pengetahuan, misalnya menemukan tren ataupun perilaku-perilaku tertentu dari data. 1.6 Fitur Pengembangan Aplikasi 1. Fourth Generation Programming Languages 2. Executive Information System Shells 3. Rule Based Logic 1.7 Konfigurasi Umum Implementasi 1. Aplikasi EIS yang menggunakan mainframe dan midrange komputer : Konfigurasi EIS yang dipasang di sistem mainframe merupakan konfigurasi tahun 80an. Data di download ke sistem yang lebih kecil (midrange), prosesnya membutuhkan semalam, dan dikerjakan oleh departemen IT. 2. Aplikasi EIS yang menggunakan komputer midrange atau komputer PC dengan menggunakan LAN : konfigurasi yang cepat berkembang karena kemudahaannya untuk digunakan. 3. Aplikasi EIS yang menggunakan mainframe, midrange dan aplikasi spreadsheet dan grafis : salah satu konfigurasi yang murah untuk menggunakan EIS dimana perusahaan dapat mengembangkan sendiri fitur EIS dengan menggunakan macro ataupun otomasi yang tersedia pada aplikasi spreadsheet. 1.8 Keuntungan dan Keterbatasan Sistem Informasi Eksekutif (EIS) 1.



Integrasi Informasi : EIS dapat mengumpulkan informasi yang berdasar dari berbagai sistem informasi dalam perusahaan serta EIS juga dapat menggabungkan data eksternal dan internal.



2.



Tampilan yang Didesain Khusus (specialized display) : Dapat berupa grafik atau gambar serta warna untuk merepresentasi informasi sehingga senior eksekutif dapat membaca informasi yang ada, serta kemapuan dalam membaca informasi secara bertingkat (drill down).



3.



Pengembangan yang Cepat (rapid development) : Umumnya EIS memiliki alat bantu yang memungkinkan perkembangan aplikasi secara cepat.



4.



Pelaporan Penyimpangan (exception reporting) : EIS dapat menyaring data rutin, eksekutif mengguknakan EIS untuk mendapatkan peringatan pada saat terdapat indikator kunci yang berada di luar kondisi normal.



5.



Peningkatan Komunikasi Organisasi : EIS dibuat dengan maksud mendukung komunikasi dalamorganisasi sehingga dapat meningkatkan komunikasi dalam organisasi.



6.



Keuntungan Strategik Terkait Penjualan : EIS digunakan sebagai alat untuk mengkompilasi dan mengumpulkan infromasi strategis mengenai konsumen yang berasal dari berbagai sumber.



7.



Keuntungan Bersaing : EIS dapat menemukan tren atau penyimpangan yang digunakan perusahaan untuk melakukan strategi yang sebelumnya tidak dapat dilakukan sehingga meningkatkan keunggulan bersaing perusahaan.



1.9 Keterbatasan Sistem Informasi Eksekutif (EIS) 1. Masalah Keamanan Akses data lintas departemen tidak diatur dengan baik, sehingga dapat menimbulkan masalah baik terkait masalah password ataupun akses data. 2. Keterkaitan Data Keuangan Data keuangan atau akuntansi tidak dirancang sesuai dengan kebutuhan EIS. Sehingga membuat data yang seharusnya ada untuk EIS tidak dapat diperloeh dan untuk itu diperlukan perbaikan data. 3. Informasi Eksekutif Informasi EIS di desain untuk senior eksekutif, namun dapat saja EIS memenuhi kebutuhan bagian atau level yang lain seperti manajer operasional, namun akan memnyebabkan fokus EIS bergeser dari senior eksekutif menjadi kebutuhan semua orang. 4. Drill Down dan Jenis Analisis Lainnya. Fokus terhadap data kuantitatif dapat menggeser fokus dari masalah yang mungkin lebih merupakan isu kualitatif, sehingga EIS harus dilihat sebagai salah satu alat yang tersedia bagi eksekutif dalam mendukung pengambilan keputusan. 5. Pandangan Terintegrasi yang Terbatas (Limited Integrated View) EIS hanya sebatas ketersediaan data yang mampu dikumpulkan EIS, kemampuan EIS dalam memberikan pandangan terintegrasi akan terganggu jika database yang dapat diakses EIS terbatas pada sebagian kecil dari database yang ada dalam perusahaan. 6. Keterlibatan Eksekutif Eksekutif menjadi bagian integral bagi EIS. Kebutuhan atau kepentingan eksekutif tidak akan termasuk dalam EIS yang dibangun secara baik, namun melibatkan eksekutif dalam pengembangan EIS bukan suatu hal yang mudah.



7. Dukungan Jaringan EIS dalam beroperasi menggunakan jaringan, baik itu jaringan lokal atau jaringan yang menghubungkan perusahaan di seluruh dunia. Diperlukan dukungan tambahan untuk memastikan bahwa hal yang menghambat kestabilan seluruh proses berjalannya perusahaan tidak terjadi. 8. Biaya Biaya yang dibutuhkan dalam pengembangan EIS tidak sedikit, sehingga cost and benefit analysis perlu dikembangkan dan dijalankan sebelum memutuskan pengembangan EIS. 1.10 Proses Bisnis yang Dipengaruhi oleh Sistem Informasi Eksekutif (EIS) 1. Organisasi Data dan Akses Segala yang dibutuhkan EIS dikumpulkan dari sistem informasi perusahaan yang bertanggungjawab untuk kegiatan transaksi dalam perusahaan, jika data tidak tersedia, maka pengembang EIS harus melakukan pengembangan agar data tersebut dapat tersedia sehingga dapat memenuhi kebutuhan EIS. 2. Sistem Pelaporan Manajemen Keberadaan EIS dapat meningkatkan keefektifan pelaporan dalam perusahaan dengan memberikan laporan secara agregat ataupun dalam melakukan analisis pelaporan serta komunikasi. 3. Pengembangan Software Perusahaan Ketersediaan EIS dengan fitur kemudahan pengembangan aplikasi dapat mengubah cara perusahaan dalam pengembangan aplikasinya. 4. Software dan Hardware Pendukung pendukung yang dibutuhkan untuk pemeliharaan EIS berbeda dengan pengelolaan teknologi informasi yang bersifat departemen. Awalnya pengembangan EIS berada di bagian keuangan atau marketing. Namun pemeliharaan teknologi informasi harus meliputi semua aspek teknologi informasi dalam perusahaan. 5. Computer System Downsizing dan Rightsizing Perusahan dapat menerapkan strategi penerapan teknologi informasinya, baik untuk sistem informasi eksekutif maupun sistem informasi lainnya.



SISTEM INFORMASI DAN PENGENDALIAN INTERNAL



“SISTEM INFORMASI EKSEKUTIF (EIS)”



KELOMPOK 1 : 1. Rizki Aulia 2. Gilang Nugraha 3. Wendi Putra Yulanda