Sistem Informasi Pendukung Perencanaan Dan Pengendalian [PDF]

Citation preview

BAB 9 SISTEM INFORMASI PENDUKUNG PERENCANAAN DAN PENGENDALIAN Perencanaan adalah suatu langkah terpenting dalam manajemen bisnis oleh karena itu , dalam setiap pembahasan tentang manajemen, perencanaan merupakan pokok bahasan yang pertama. Hal ini menunjujjan bahwa perencanaan menunjukkan langkah –langkah selanjutnya manajemen , yaitu pengorganisasian, penyusunan staf, penganggaran penggerakan pelaksanaan, dan pengendalian. Terdapat 3 (tiga) tingkatan perencanaan dalam manajemen yaitu : 1. Perencanaan strategis , dilakukan oleh manajemen lapis atas untuk (a) menetapkan visi,misi, dan tujuan perusahaan, (b) mengidentifikasi kekuatan kelemahan, peluang , dan ancaman serta (c) merumuskan stategi langkahlangkah untuk mencapai tujuan. 2.



Perencanaan taktis , dilakukan oleh manajemen menengah untuk mengalokasikan sumber daya yang meliputi (a) bagaimana cara mendapatkannya , (b) bagaimana membaginya, dan (c) bagaimana menggunakannnya.



3.



Perencanaan opreasional , perencanaan operasional di lakukan oleh manajemen lapis bawah (operasional) dalam rangka mengupayakan efisiensi dan efektivitas kinerja perusahaan yaitu bagaimana agar tujuan dapat di capai dalam waktu tertentu (efektif) melalui kegiatan-kegiatan yang hemat sumber daya (efisien)



SISTEM INFORMASI PENDUKUNG PERENCANAAN Proses perencanaan membutuhkan adanya 3 (tiga) persyaratan yaitu (1) masukkan (input) data , (2) model perencanaan dan (3) perlakuan (manipulasi) terhadap data dan model perencanaan untuk menghasilkan keluaran. Terdapat berbagai model perencanaan yang dapat di siapkan oleh sistem informasi informasi manajemen yaitu : model perencanaan laba, model perencanaan pembiayaan, model perencanaan sumber daya manusia, model perencanaan prasarana- prasarana dan lain sebagainnya. Oleh karena itu, salah satu tujuan dari sistem informasi manajemen pendukung perencanaan adalah mengformulasikan, mengkuantifikasi, mengklasifikasi, dan kemudian menggunakan harapan-harapan tadi 1. Formulasi dan Kuantifikasi , Harapan-harapan terlebih dulu harus di formulasikan dengan jelas dalam bentuk definisi opreasional. Misalnya : apa yag di sebut pendapatan atau penjualan, apa yang di sebut biaya operasional, apa yang di sebut laba kotor dan lain-lain.



2.



Klasifikasi , klasifikasi atau penggologan di lakukan sesuai dengna jenis dari rencana yang akan di buat. Dalam al ini data dapat di klasifikasikan dengan berbagai cara sesuai dengan kebutuhan.



3.



Penggunaan , harapan-harapan yang sudah di formulasi, di kuantifikasi dan di klasifikasi kemudian di gunakan sebagai masukkan bagi modal perencanaan.



Terdapat sejumlah teknik analisis yang di gunakan yang umumnya tercakup dalam perangkat-perangkat lunak analisis data, yaitu (a) penghalusan data , (b) deskripsi data dan analisis dispersi , (c) analisis musiman , (d) analisis kecenderungan atau laju pertumbuhan , (e) analisis korelasi dan (f) analisis otokorelasi PENGERTIAN PENGENDALIAN Pengendalian adalah upaya memantau pelaksanaan rencana. Oleh karena itu pengendalian harus di laksanakan selagi rencaan masih sedang di laksanakan bukan sesudahnya. Secara umum terdapat 4 (empat) kategori pengendalian yaitu : 



Pengendalian produksi , berkaitan dengan perencanaan produksi dilakukan untuk menetukan produk apa yang akan di hasilkan serta dimana , kapan , dan bagaimana membuatnya







Pengendalian persediaan , kegiatan ini memantau dan menjaga agar persediaan , termasuk bahan baku , barang setengah jadi (dalam proses) dan barang jadi , sesuai jumlahnya dengan apa yang tercantum dalam rencana.



 Pengendalian mutu , berkaitan dengan penjagaan mutu produk agar sesuai dengan standar yang sudah di tetapkan baik berdasarkan spesifikasi dari yeknisi perusahaan maupun tuntutan dari konsumen 



Pengendalian keuangan , dilakukan untuk hampir semua kegiatan karena hampir tidak ada kegiatan yang tidak memerlukan yang lengkap dan pengendalina ini mencakup analisisnya anggaran , biaya produksi , pendapatan , laba rugi dan lain-lain



Sistem informasi pendukung pengendalian Sistem informasi manajemen mendukung pengendalian di dasarkan pada (1) perbandingan antara kinerja nyata dengan apa yang di rencanakan dan (2) analisis terhadap penyebab-penyebab terjadinya penyimpangan. Jadi , informasi pengendalian bukan sekedar laporan tentang kinerja nyata atau kegiatan-kegiatan yang sudah lampau melainkan peringatan untuk menjaga kegiatan-kegiatan yang sedang atau akan berjalan.



BAB 10 pengembangan sistem informasi manajemen A. Belajar dari kegagalan Banyak perusahaan yang gagal mengembangkan sistem informasi manajemennya karena pendekatan yang di gunakannya tidak tepat. Perusahaanperusahaan tersebut tersebut seolah-olah setengah hati upayanya , karena tanpa menggunakan perencanaan yang baik dan mungkin juga di landasi pengetahuan yang cukup tentang sistem informasi manajemen. Berikut ini di sajikan beberapa pendekatam dalam pengembangan sistem informasi manajemen yang tidak efektif dan kurang berhasil : 1. Mengembangkan aplikasi-aplikasi individual , beberapa perusahaan karena masih berskala kecil memulai upayanya dengan mengembangkan sebuah aplikasi. Biasanya yang di buat terlebih dahulu adalah aplikasi yang di perlukan , misalnya sistem pembayaran. Dengan berkembangnya skala perusahaan , aplikasi-aplikasi yang di buat pun semakin bertambah sistem dokumentasi arsip, sistem penjualan ,sistem pengelolaan karyawan dan seterusnya. 2.



Mengembangkan pangkalan data , beberapa perusahaan lain berangggapan bahwa sistem informasi manajemen indentik dengan pengembangan pangkalan data. Oleh karena itu, perusahaan memulainya dengan mengembangkan pangkalan data



3.



Mengembangkan subsistem mengacu pada struktur organisasi , banyak juga perusahaan yang mengembangkan sistem informasi manajemen dengna mengacu pada stuktur organisasi perusahaan tersebut. Masing-masing divisi di buatkan subsistem sesuai dengan nama dan ruang lingkup tugas divisi tersebut.



b. Rencana induk pengembangan Pengembangan suatu sistem informasi manajemen sebaiknya di pandu oleh sebuah rencana induk. Pembuatan rencana induk merupakan langkah awal dari upaya pengembangan sistem informasi manajemen. Menurut Davis (1994) terdapat 3 (tiga) pendekatan penegembangan rencana induk sistem informasi manajemen yaitu : (1) pengembangan dari bawah ke atas (2) pengembangan dari atas ke bawah dan (3) pengembangan gabungan c. Penentuan kebutuhan informasi Penentuan kebutuhan informasi merupakan langkah penting dalam pengembangan sistem informasi manajemen dan langkah pertama dalam perancangan aplikasi. Tugas ini merupakan tugas utama dari seorang analisis sistem untuk menetukan kebutuhan informasi.



Menurut Davis (1994) dapat di tempuh 2 (dua) alternatif pendekatan yaitu : 1. Pendekatan analisis keputusan , pendekatan ini adalah pendekatan dari atas ke bawah , karena kebutuhan informasi di dapat dari di laksanakannya langkah-langkah sejak dari penetuan tujuan perusahaan sampai identifikasi keputusuan dan tindakan. 2. Pendekatan analisis data , pendekatan ini adalah pendekatan dari bawah ke atas , karena kebutuhan informasi di dasarkan pada analisis terhadap data yang tersedia saat ini dan yang di butuhkan di waktu yang akan datang. d. Pengembangan sistem aplikasi Jika aplikasidi buat secara umum (generalized) , maka para manajer harus menyesuaikan diri dengan aplikasi-aplikasi yang di buat sedangkan jika di buat secara individual (tailored) maka aplikasi-aplikasi yang di buat harus di sesuaikan dengan gaya manajemen dan pengambilan keputusan dari masingmasing manajer. Aplikasi yang di buat secara tailore mempunyai keuntungan karena cocok benar dengan gaya manajemen dan pengambilan keputusan dari masingmasing manajer. Dengan demikian, pemanfaatan sistem informasi manajemen menjadi maksimal, sehingga efektif perannya bagi manajemen. Namun demikian, kerugiannya juga ada , yaitu antara lain : 1.



Setiap ada pemakia atau manajer baru , maka sistem infomasi manajemen harus di rancang ulang.



2. Tidak ada keseragaman model walaupun jenis pengambilan keputusannya sama atau serupa 3. Karena tidak adanya keseragaman (standar) , maka sistem informasi manajemen tidak adapat sekaligus di gunakan sebagai sarana untuk menilai kinerja para manajer Sedangkan aplikasi yang di buat secara generalized memiliki lebih banyak keuntungan , yaitu : 1.



Sistem informasi manajemen dapat di rancang sekaligus sebagai panduan bagi proses pengambilan keputusan



2.



Informasi dapat di proses dan di sajikan dengan prosedur yang dapat di pertanggungjawabkan bersama (objektif) , sehingga keputusan bersifat lebih rasional



3.



Dapat di ciptakan keseragaman, sehingga sistem informasi manajemen dapat di manfaatkan sebagai sarana untuk menilai kinerja para manajer



e. Faktor manusia Faktor manusia yang dapat mengagalkan pengembangan sistem informasi manajemen menurut Davis (1994) dapat berupa : 1. Penolakan atau resistensi , termasuk masalah yang umum terjadi dalam pengembangan sistem informasi manajemen, terlebih-lebih yang berbasis komputer. Hal ini di karenakan setiap perubahan pada umumnya di presepsi sebagai ancaman terhadap kemampuan 2. Keluhan akibat ketidaknyamanan , ketidaknyamanan dapat terjadi akibat beberapa kemungkinan yaitu (1) sistem atau modul-modul sulit di gunakan atau tidak user friendly , (b) pemakai tidak memahami cara kerja sistem, (c) pemakai merasa tidak pantas bekerja dengan sistem (tidak kreatif, bukan pekerjaan manajer dan lain-lain , dan (d) pemakai merasa jenuh karena pekerjaan menjadi tidak menarik