Soal Latihan Uas Kearsipan [PDF]

Citation preview

LATIHAN UJIAN AKHIR SEMESTER



MATAKULIAH: PENGANTAR KEARSIPAN KODE MK : PUST 2252 SKS : 2 SKS WAKTU : 70 MENIT Pilihlah satu jawaban yang paling tepat 1. Sistem penyimpanan rekod sentralisasi sesuai untuk… a. Institusi swasta b. institusi pemerintah c. Organisasi besar d. Organisasi kecil 2. Sistem penyimpanan desentralisasi memberikan kemudahan yaitu… a. Memudahkan dalam pengawasan c. SDM harus terampil b. Biayanya lebih murah d. diperlukan pangkalan daya elektronis 3. Jenis-jenis pusat rekod diantaranya… a. Pusat rekod kombinasi c. Pusat rekod sentralisasi b. Pusat rekod desentralisasi d. Pusat rekod komersial 4. Salah satu keuntungan sistem kombinasi dalam penyimpanan arsip adalah… a. Arsip vital mudah diidentifikasi c. Sistem penyimpanan dan penelusuran seragam b. Mudah diingat d. Sesuai untuk pangkalan data elektronik 5. Central file atau pusat arsip adalah tempat… a. Penciptaan arsip b. Penilaian arsip c. Pengolahan arsip d. Penyimpanan arsip 6. Berikut ini adalah sarana dalam pengendalian berkas/arsip dalam penemuan kembali arsip, kecuali: a. Indeks b. Cross reference c. Lembar disposisi d. Folder 7. Berikut ini termasuk dalam perangkat lunak/software dalam pemberkasan arsip berdasarkan subjek, kecuali: a. Indeks c. Tickler file b. Klasifikasi arsip d. Kode 8. Suatu arsip yang dipinjam satu berkas/satu folder, dalam proses peminjaman berkas yang demikian dipergunakan: a. Tunjung silang b. Out guide c. Out side d. Out folder 9. Setiap organisasi perlu memperhatikan faktor-faktor dalam proses temu kembali, yaitu: a. Kriteria kecepatan, kelengkapan, efisiensi dan kecepatan serta prosedur yg dipergunakan b. Prosedur yang akan dipergunakan, kecepatan dan kelengkapan c. Efisiensi, kecepatan dan prosedur yang akan dipergunakan d. Prosedur yang akan dipergunakan, kecepatan dan kelengkapan 10. Sistem temu kembali arsip dalam daur hidup arsip dilakukan pada tahap apa? a. Penyimpanan arsip dokumen c. Rencana melakukan penyusunan b. Pengolahan rekod d. Rencana melakukan penilaian 11. Yang termasuk arsip vital adalah a. Dinamis b. Statis c. Marketing dan keuangan d. Semua arsip 12. Salah satu program arsip vital adalah a. Pemberian tempat khusus b. Dispersal c. Duplikasi d. Semuanya benar 13. Pada tahap pemulihan bila kertas basah… a. Dikeringlan dengan cara dianginkan dan digantung c.Tidak perlu diangkat b. Distrika d. Dijemur 14. Arsip vital adalah arsip a. Penting dan berguna c. Tidak diperlukan b. Digunakan untuk menjalankan fungsi dan kegiatan operasional d. Yang tercipta 15. Pada tahap preparadness dilakukan kegiatan a. Perlindungan dari bencana c. perbaikan arsip b. Mengumpulkan informasi dan membuat perencanaan d. pengaturan temperature ruang 16. Metadata adalah a. Suatu cara penciptaan rekod c. alat bantu dalam temu kembali rekod b. Data tentang data d. system penyimpanan rekod 17. Berikut ini adalah bagian dari metadata kecuali a. Konteks b. Isi c.Struktur d. software 18. Di bawah ini merupakan ruas dari konteks kecuali… a. Riwayat biografi b. Riwayat Arsip c. Nama pencipta d. Kode klasifikasi. 19. Tujuan metadata adalah… a. Memudahkan entri data c. mentransfer data mentah karena memberikan arti untuk data tersebut b. Memudahkan penggunaan d. memudahkan penciptaan arsip 20. Data karyawan termasuk rekod elektronik jenis a. Citra b. teks c. data d. grafis 21. Berikut kriteria yang harus dimiliki dalam system kearsipan elektronik kecuali a. Rekod harys otentik c. rekod harus mutakhir b. Rekod harus komprehensif d. rekod tidak dapat diubah



22. Tiga atribut dalam rekod elektronik adalah sebagai berikut a. content, structure, isi c. context, structure, konteks b. Content, structure, context d. content, isi, structure 23. Dalam rekod elektronik salah kriterianya adalah inviolate, yang artinya a. Rekod harus komprehensif c. rekod harus tidak dapat diubah b. Rekod harus otentik d. rekod harus terintegrasi 24. Kegiatan manajemen rekod mencakup a. Inventarisasi, penjadwalan, penilaian, penerimaan dan pengolahanm pemeliharaan dan perawatan, pemberian akses b. penjadwalan, penilaian, penerimaan dan pengolahanm pemeliharaan dan perawatan, pemberian akses c. penilaian, penerimaan dan pengolahanm pemeliharaan dan perawatan, pemberian akses d. Inventarisasi, penjadwalan, penilaian, penerimaan dan pengolahanm pemeliharaan dan perawatan 25. Bentuk rekod selain kertas kecuali a. Pita kaset b. video c. microfilm d. arsip bentuk cetak 26. Berikut ini adalah persyaratan system informasi anjemen rekod, kecuali a. Persyaratan teknis c. Persyaratan integritas b. Persyaratan fungsional d. persyaratan retensi rekod 27. Salah satu cakupan dalam persyaratan fungsi yaitu: c. Spesifikasi hardware b. spesifikasi software c. Registrasi d.user friendly 28. Aplikasi perangkat lunak untuk elektronik office adalah sebagai berikut kecuali a. Word processing b. e-mail c. spreadsheet d.tracking 29. Apa yang dimaksud dengan rekod elektronik a. Pemrosesan rekod b. Rekod dalam penyimpanan elektronik diciptakan, dikomunikasikan dan diakses menggunakan perangkat elektronik c. Data tentang data d. Penciptaan rekod 30. Email dikatakan sebagai rekod bila a. Bila menyediakan bahan bukti traksaksi kegiatan c.Harus ada attachmentnya b. Harus ditandatangani 31. Formulir pinjam arsip berkas sebaiknya disimpan dalam d. Folder arsip c. tickler file e. Filling cabinet d. out sheet 32. Suatu proses kegiatan untuk mencari dan menemukan kembali fisik arsip melalui sistem dengan cara-cara tertentu disebut… a. Sistem b. Alat temu balik c.Sistem temu balik d. Prosedur 33. Tujuan pengelolaan arsip adalah… a. Mengatur dan memberi kepada pengguna c. agar tersimpan rapi b. Mengatur dan mengorganisasi arsip agar mudah diketemukan kembali d. arsip disimpan di almari 34. Skema tata kerja kearsipan merupakan a. Tata kerja yang umum dalam manajemen kearsipan c. pengelolaan arsip di unit kearsipan b. Komponen seleksi d. tata kerja kearsipan dan pengelolaan arsip 35. Tahap-tahap dalam system informasi meliputi.. a. Output dan input c. input, proses b. Proses dan output d. input, proses, output 36. Penerimaan arsip dikenal dengan istilah a. Survey rekod c. Retensi arsip b. Accessioning d. in house archives 37. Proses dimana arsip ditambahkan ke koleksi dengan penerimaan bahan seperti sumbangan, transferm beli atau hibah disebut… a. Akuisisi c. survey b. Assessioning d. Retensi 38. Dibawah ini merupakan kegiatan yang tercakup dalam penerimaan, kecuali a. Persiapan kerja di lapangan c. analisis rekod fisik dan isi b. Pemindahan administrasif, legal dan fisik d. Survey rekod 39. Formulir pinjam berakas/arsip sebaiknya disimpan pada a. Out sheet c. tickler file b. Ung Folder d. filling cabinet 40. Pengguna arsip yang langsung dapat mengakses ke fisik arsip diinginkan tanpa melalui petugas/staf disebut a. System terbuka c. system terbuka dan tertutup b. System tertutup d. system semi terbuka 41. Dalam melakukan pelayanan terhadap pengguna, setiap organisasi perlu membuat prosedur pelayanan yaitu… a. Adanya batas peminjaman, kelengkapan, tersedianya form peninjaman, adanya ketentuan akses b. Adanya prosedur, cepat, tepat, efisien c. Tersedianya lembar peminjaman, adanya prosedur d. Adanya ketentuan akses, batas waktu 42. Di bawah ini adalah sarana pengendaian sebagai alat control peminjaman arsip, kecuali a. Formulir, buku peminjamanan c. filling kabinet b. Out folder d. Tickler file 43. Kartu / lembar peminjaman arsip biasanya terdiri dari berapa rangkap? a. 3 b. 2 c. 4 e. 1



44. Landasan hokum dalam penyusutan arsip yaitu a. PP No. 34 Tahun 1979 c. UU No. 7 Tahun 1971 b. UU no. 8 tahun 1997 d. UU no. 20 Prps taun 1961 45. Retensi rekod adalah… a. Penciptaan rekod c. Nilai guna rekod b. Jangka simpan rekod d. penilaian rekod 46. Penyusutan rekod adalah a. Pengurangan rekod c. Penilaian kegunaan arsip b. Proses perencanaan untuk mengurangi rekod d. Proses seleksi arsip 47. Nilai guna primer adalah a. Nilai kegunaan untuk institusi lain c. Nilai kegunaan untuk lembaga lain b. Nilai kegunaan untuk orang lain d. nilai kegunaan untuk organisasi pencipta arsip 48. Nilai guna skunder meliputi… a. Nilai guna keuangan c. Nilai guna hukum b. Nilai informasional b. nilai guna administrasi 49. Proses untuk memproleh arsip dari berbagai sumber dengan transfer, sumbangan, penggantian atau pembelian dari lembaga lain disebut… a. Akuisisi rekod c. Survey rekod b. Seleksi rekod d. Appraisal 50. Ada 3 cara penyusutan arsip, kecuali … a. Menyerahkan arsip statis ke ARNAS b. Memusnahkan arsip yang tidak bernilai guna berdasarkan peraturan yang berlaku c. Memindahkan arsip dari unit kerja ke unit kearsipan atau berkas aktif ke berkas inaktif d. Menilai kegunaan arsip 51. Elemen penciptaan meliputi… a. Skema klasifikasi c. Formulir, laporan, surat b. System pemberkasan d. Jadwal retensi rekod 52. Pembuatan jadwal retensi rekod merypakan daur hidup pada tahap a. Penyimpanan c. penggunaan dan pemeliharaan b. Penciptaan d. penyusutan 53. Lingkup manajemen rekod meliputi… a. Perencanaan dan pendelgasian wewenang c. Tahap penciptaan rekod b. Fungsi manjemen sejak rekod diciptakan sampai dimusnahkan d. tahap penyusutan 54. Lima Karakteristik rekod adalah… a. Umum, teruji, keutuhan, asli, mudah digunakan b. Umum, teruji, mudah digunakan, otentik, asli c. Umum, teruji, dapat dipercaya, keutuhan, mudah digunakan d. Mudah digunakan, mudah disajikan, umum, asli, teruji 55. Lima tahapan dalam manajemen rekod meliputi.. a. Penerimaan, distribusi, penggunaan, pemeliharaan, penyusutan b. Penciptaan, distribusi, penggunaan, pemeliharaan, penyusutan c. Penciptaan, penerimaan, penggunaan, pemeliharaan, penyusutan d. Penciptaan, penggunaan, penilian, pemeliharaan, penyusutan 56. Perlengkapan dalam penyimpanan arsip, kecuali… a. Guide/sekat c. tab/label b. Folder d. Mobil shelvin 57. Rngkaian unit rak penyimapnan arsip yg dapat digerakkan pada jalur yang ada di lantai untuk dapat mengambil arsip yang ada di dalamnya disebut a. Mobil shelving c. Lemari arsip lateral b. Filling cabinet d. rak arsip 58. System klasifikasi adalah… a. Penyimpanan rekod c. Mengelompokkan rekod secara sistematis dan konsisten b. Penciptaan rekod d. Pemberkasan rekod berdasrkan abjad, numeric, dan kombinasi 59. Jenis system pemberkasan adalah a. Abjad c. kombinasi/alfanumerik b. Numeric d. folder 60. System penyusunan berkas rekod dalam penyimpanannya disebut… a. Klasifikasi c. Seleksi b. Pemberkasan d. Akuisisi 61. Pemberkasan berdasarkan kronologis yaitu … a. Memberkaskan rekod berdasarkan kronologis waktu c. berdasarkan urutan alfabetis b. Berdasarkan klasifikasi rekod d. berdasarkan penerimaan rekod 62. Berikut adalah karakteristik rekod adalah a. Rekod bersifat tetap c. Rekod memiliki wewenang b. Rekod otentik d. Rekod mudah digunakan 63. Rekod dikatakan sebagai rekod yang berkualitas bila… a. Komprehensif, tepat, akurat, lengkap dan berarti, dapat dipahami dan digunakan, otentik, tidak dapat diubah



64.



65. 66. 67. 68. 69. 70. 71.



72. 73. 74. 75.



b. Komprehensif, diciptakan untuk setiap kegiatan, tepat, akurat, lengkap dan berarti, dapat dipahami dan digunakan, otentik, tidak dapat diubah c. Komprehensif, tepat, akurat, lengkap dan berarti, dapat dipahami dan digunakan, otentik, tidak dapat diubah, tunduk d. Komprehensif, akurat, lengkap dan berarti, dapat dipahami dan digunakan, otentik, tidak dapat diubah, tunduk Proses untuk mengembangkan dan menerapkan istilah sebagai akses poin rekod atau member label agar dapat dicari dan ditemukan kembali disebut a. Tracking c. appraisal b. Indeksing d. disposal Undang-undang diterapkan di instiusi dalam bentuk a. Petunjuk teknis c. Surat keputusan b. Peraturan pemerintah d. perjanjian kerja sama Menentukan nilai guna arsip ditentukan dalam SE Ka. ANRI … a. No. 8 Tahun 1980 c. No. 01 Tahun 1981 b. No. 02 Tahun 1981 d. UU No. 7 Tahun 1971 Sifat dan karakteristik arsip muncul akibat dari… a. Pekerjaan seorang arsip c. Kegiatan organisasi b. Pengelolaan rekod d. Manajemen rekod Perpustakaan kadang-kadang menyimpan bahan-bahan unik, misalnya… a. Buku fiksi c. Novel b. Komik d. Buku langka Pengertian dan istilah dokumen adalah…. a. Bentuk apa saja c. apapun informasi rekam dalam bentuk apapun b. Adanya informasi yg direkan dalam unit tertentu d. informasi yg didokumentasikan dg mesin pencetak Jenis arsip dibedakan fungsinya yaitu… a. Arsip pendidikan c. Arsip edukatif b. Arsip informative d. arsip aktif dan inaktif Menurut arti pentingnya, arsip dibedakan menjadi… a. Arsip vital, arsip penting, arsip tidak penting b. Arsip vital, arsip berguna, arsip tidak berguna c. Arsip vital, arsip penting, arsip yang diperlukan, arsip non esensial d. Arsip vital, arsip penting, arsip yang diperlukan, arsip berguna, arsip tidak berguna Arsip vital dibagi menjadi 4 kelas yaitu… a. Arsip vital, penting, berguna, tidak mendasar c. Arsip vital, penting, tidak penting, berguna, b. Arsip vital, penting, berguna, tidak berguna d. Arsip vital, penting, tidak penting, tidak mendasar Informasi direkam karena alasan karakter social, yaitu yang berhubungan dengan … a. Informasi rekam yg dihasilkan dari kegiatan individu sebagai anggota social c. Social masyarakat b. Indiviu yang bersangkutan d. Keberadaan organisasi Berikut ini adalah penggolongan arsip menurut subyek atau isinya, kecuali … a. Arsip dinamis c. arsip keuangan b. arsip pegawai d. arsip penjualan Arsip dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksaan, atau penyelenggaraan kebangsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi Negara disebut… c. Arsip statis c. arsip vital d. Arsip dinmais d. arsip penting