Sop-Coll-01 Collection Umum [PDF]

Citation preview

HAL/DARI



SOP.COLL01 1/4



REVISI KE



Rev 01



TANGGAL



11/09/2020



NO DOKUMEN



STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR COLLECTION (UMUM)



I.



TUJUAN Bertujuan untuk pelaksanaan dan pengawasan segala aktivitas penagihan agar pembayaran dari koordinator atau konsumen dapat dibayar lunas sesuai dengan jatuh tempo.



II. RUANG LINGKUP 1. Prosedur ini sebagai acuan div. Collection untuk mengatur tata cara proses penagihan secara umum di PT. Rumah Cahaya Utama 2. Prosedur ini sebagai acuan Kolektor dalam menajalankan fungsi penagihan dengan sebaik-baiknya. III. DEFINISI 



Collection adalah seluruh kegiatan penagihan uang angsuran, tarik barang, Write Off, service barang dan adminsitrasi.







Kwitansi adalah alat bukti pembayaran yang sah, dan digunakan oleh perusahaan sebagai bukti pembayaran dari konsumen.







Buka Buku adalah proses awal pengaturan/pengalokasian parameter divisi Collection diantaranya adalah, jumlah target perusahaan, target kantor cabang dan target kolektor.







RMK (Rencana Masuk Kwitansi) yaitu nilai piutang yang telah jatuh tempo dan menjadi target perusahaan untuk ditagih pada bulan berjalan.







Nilai Kwitansi Baru adalah nilai angsuran yang akan jatuh tempo pada 1 (satu) bulan periode penagihan.







Nilai Kwitansi Pending adalah Nilai angsuran yang belum terbayar pada periode penagihan dibulan sebelumnya.



HAL/DARI



SOP.COLL01 2/4



REVISI KE



Rev 01



TANGGAL



11/09/2020



NO DOKUMEN



STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR COLLECTION (UMUM)







LHI (Laporan Harian Inkaso) adalah formulir standart yang dicetak oleh Admin Head atau Admin staff, yang menjadi acuan bagi kolektor untuk melakukan penagihan secara harian.







Due Date adalah tanggal jatuh tempo







Over Due Date (OVD) adalah jumlah hari tunggakan.







BAP (Berita Acara Pemeriksaan) form pemeriksaan yang digunakan kolektor untuk laporan konsumen bermasalah kepada CC Spv.







SP3L (Surat Perintah Pengecekkan & Pemeriksaan lapangan) Form pemeriksaan yang digunakan oleh CC Spv untuk menindaklanjuti dari BAP kolektor.







SPTB (Surat Perintah Tarik Barang) Form yang digunakan CC Spv untuk melakukan penarikkan barang.







Form Penundaan Pembayaran Form yang digunakan apabila terjadi pending saat penagihan dengan mengisi lengkap penjelasan pending serta tanda tangan koordinator.







Bukti Service Form yang digunakan oleh kolektor atau kolektor service saat menyelesaikan perbaikan atau service barang.







Target adalah kewajiban dari seluruh kantor cabang, untuk melakukan penagihan piutang perusahaan yang telah jatuh tempo dan akan jatuh tempo dalam 1(satu) periode penagihan.







Tarik Barang adalah proses penarikan barang yang dilakukan perusahaan terhadap konsumen karena konsumen tidak memenuhi kewajibannya.







Write Off (WO) adalah penghapusan (Pemutihan) sisa piutang konsumen terhadap perusahaan, dikarenakan keadaan konsumen yang tidak bisa tertagih lagi, dan Write Off ini dapat dilakukan setelah seluruh angsuran jatuh tempo.







Service Barang proses kegiatan perbaikan barang yang dilakukan oleh kolektor service, dan kolektor service bertanggung jawab terhadap kualitas barang yang telah diservice.



HAL/DARI



SOP.COLL01 3/4



REVISI KE



Rev 01



TANGGAL



11/09/2020



NO DOKUMEN



STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR COLLECTION (UMUM)







Tutup Buku adalah proses akhir dari seluruh pencatatan transaksi proses penagihan, tarik barang, Write Off dan service dalam 1 (satu) bulan periode penagihan.



IV.



TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB DIV. COLLECTION 



Kolektor adalah karyawan yang bertugas untuk melakukan penagihan angsuran ke koordinator / konsumen sesuai pembagian jadwal kwit yang sudah jatuh tempo dan bertanggung jawab atas target yang diberikan.







Surveyor adalah karyawan yang bertugas melakukan survey kelayakan terhadap calon konsumen dan bertanggung jawab atas kelancaran pemabayaran tagihan atas konsumen yang telah di verifikasi.







CC Spv (Collection Control Supervisor) karyawan yang bertugas untuk mengawasi proses penagihan yang dilakukan oleh kolektor, dan bertanggung jawab dalam penyelesaian permasalahan-permasalahan pada proses penagihan, dan mengawasi proses pemberian fasilitas kredit kepada konsumen.







Admin Collection adalah karyawan staff administrasi yang ditugaskan untuk menangani seluruh proses administrasi Collection, dan bertanggung jawab atas pekerjaanya yaitu menyiapkan kelengkapan berkas yang berkaitan dengan proses penagihan serta memfiling secara rapih.







Head Admin adalah kepala administrasi yang bertugas dan bertanggung jawab atas seluruh kegiatan administrasi di Kantor Cabang. Dalam melakukan pekerjaanya Head Admin dapat dibantu oleh beberapa orang Staff Administrasi.







KACAB (Kepala Cabang) adalah karyawan yang bertugas mengepalai atau memimpin kantor cabang, atau sebagai wakil Kantor Pusat Operasional (KPO) dalam menjalankan operasional kantor cabang dan bertanggung jawab atas seluruh kegiatan di kantor Cabang baik itu Penjualan maupun Collection (Penagihan.)







CM (Collection Manager) adalah karyawan yang bertugas merencanakan strategi, mengatur dan mengawasi proses kegiatan Collection (Penagihan) di kantor cabang



HAL/DARI



SOP.COLL01 4/4



REVISI KE



Rev 01



TANGGAL



11/09/2020



NO DOKUMEN



STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR COLLECTION (UMUM)



nya masing-masing dan bertanggung jawab atas target kolektor nya. 



KAWIL (Kepala Wilayah) adalah karyawan yang bertanggung jawab penuh terhadap pencapaian dan mengontrol jalannya opersional penjualan dan collection di cabang nya masing-masing.