SOP-DP-HSE-07 Pengendalian Informasi Terdokumentasi [PDF]

Citation preview

PT DIZAMATRA POWERINDO No Dokumen : SOP-DP-HSE-07



Tgl Terbit : 24 Juni 2021 PROSEDUR Revisi : 00



Halaman : 1 dari 10 PENGENDALIAN INFORMASI TERDOKUMENTASI DAFTAR ISI 1.



TUJUAN..........................................................................................................................................................................1



2.



RUANG LINGKUP.............................................................................................................................................2



3.



REFERENSI......................................................................................................................................................2



4.



DEFINISI............................................................................................................................................................2



5.



KEBIJAKAN.......................................................................................................................................................3



6.



DESKRIPSI PROSEDUR..................................................................................................................................3



7.



DOKUMEN PENDUKUNG................................................................................................................................9



8.



DOKUMEN TERKAIT........................................................................................................................................9



9. LAMPIRAN...................................................................................................................................................... 9



Disiapkan Oleh, Diperiksa Oleh, Disetujui Oleh,



PT DIZAMATRA POWERINDO PROSEDUR



No Dokumen Tgl Terbit Revisi Halaman



: : : :



SOP-DP-HSE-07 24 Juni 2021 00 2 dari 10



PENGENDALIAN INFORMASI TERDOKUMENTASI



Robby Susilo Bertha Andrian Ragil Winahyu



OHS Supervisor Kepala Teknik Tambang



General Manager



1.



TUJUAN .1. Sebagai pedoman bagi PT. Dizamatra Powerindo, Perusahaan Mitra dan Perusahan yang bekerja di bawah PT. Dizamatra Powerindo mengenai informasi yang terdokumentasi 1.2



Untuk menetapkan tata cara manajemen PT. Dizamatra Powerindo dalam melaksanakan Sistem Pendokumentasian



1.3



Prosedur ini ditetapkan untuk menjadi acuan dalam pengendalian informasi terdokumentasi PT. Dizamatra Powerindo



2.



RUANG LINGKUP 2.1 Prosedur ini melingkupi proses pembuatan dokumen pengesahan dokumen kodefikasi, distrbusi, perubahan dokumen; dokumen eksternal; dan pengendalian rekaman



3.



REFERENSI 3.1 ISO 9001 : 2015, Klausul 7.5 Informasi Terdokumentasi 3.2 ISO 14001 : 2015, Klausul 7.5 Informasi Terdokumentasi 3.3 ISO 45001 : 2018, Klausul 7.5 Informasi Terdokumentasi 3.4 Permen ESDM No. 38 tahun 2014, Bab VI, Dokumentasi



4.



DEFINISI 4.1 Informasi Terdokumentasi adalah dokumen pedoman, petunjuk, atau aturan dalam melaksanakan aktivitas (Manual Perusahaan, Prosedur, Instruksi Kerja, Formulir, Proposal, Kontrak, dan Dokumen lain dalam



PT DIZAMATRA POWERINDO PROSEDUR



No Dokumen Tgl Terbit Revisi Halaman



: : : :



SOP-DP-HSE-07 24 Juni 2021 00 3 dari 10



PENGENDALIAN INFORMASI TERDOKUMENTASI kelengkapan Sistem Manajemen Keselamatan Pertambangan). Rekaman / catatan (Laporan atau dokumen yang memuat hasil yang dicapai sebagai bukti pelaksanaan aktivitas manajemen keselamatan pertambangan) 4.2 Informasi Terdokumentasi Internal adalah informasi terdokumentasi yang dibuat dan ditetapkan oleh PT. Dizamatra Powerindo 4.3 Informasi Terdokumentasi Eksternal adalah informasi terdokumentasi yang berasal dari luar PT. Dizamatra Powerindo dan digunakan sebagai digunakan sebagai referensi dan acuan kerja misalnya standar nasional/internasional, perundang-undangan/peraturan-peraturan, dan lainnya 4.4 Informasi Terdokumentasi Terkendali adalah merupakan status informasi terdokumentasi yang didistribusikan dan telah ditetapkan, apabila terjadi perubahan atas dokumen tersebut, pengendali dokumen harus memberikan revisi yang terbaru dan memastikan dokumen yang lama telah ditarik 4.5 Yang dimaksud masa simpan 1 tahun adalah catatan/informasi terdokumentasi yang dibuat dalam tahun berjalan dari 1 Januari sampai 31 Desember disimpan selama 1 tahun dan dimusnahkan pada tahun ke-3, demikian berlaku untuk kelipatannya Contoh : Informasi terdokumentasi lingkungan 1 Januari 2021 sampai 31 Desember 2021 disimpan selama 1 tahun (tahun 2022) dan dimusnahkan pada Januari 2023 4.6



Pengendalian Dokumen adalah proses yang disyaratkan sesuai Standar dalam hal memastikan dokumen agar tersedia (available), dapat diakses oleh semua pengguna ( accessable), keterkaitan antar dokumen mampu ditelusuri (traceable), update, dapet dibedakan antara yang terbaru dan yang tidak berlaku lagi



5.



KEBIJAKAN, TANGGUNG JAWAB & PENEGAKAN KEBIJAKAN 5.1



Dokumen internal yang digunakan sebagai acuan kerja seperti prosedur, instruksi kerja, formulir, dan bukti pelaksanaan pekerjaan harus dipastikan telah disahkan dan dikendalikan



5.2



Setiap dokumen yang digunakan sebagai acuan kerja harus tersedia di area yang berkaitan



5.3



Tidak dibenarkan untuk menggandakan dokumen internal tanpa seizin Manajemen



5.4



Tidak dibenarkan mengubah isi atau konten dari dokumen internal tanpa melalui prosedur perubahan dokumen



5.5



Dokumen yang masa berlaku sudah habis atau Kadaluwarsa tidak boleh berada dalam area kerja



5.6



Dokumen yang berasal dari pihak eksternal perusahaan dan juga dalam bentuk email atau Soft Copy yang tidak dicatat dan didaftarkan termasuk dokumen tidak terkendali



5.7



Penetapan masa simpan rekaman dilakukan sesuai dengan peraturan perundangan/persyaratan lain (jika ada) atau sesuai kebutuhan organisasi serta untuk meningkatkan efisiensi



TANGGUNG JAWAB & PENEGAKAN 5.8 KTT bertanggung jawab dalam :



PT DIZAMATRA POWERINDO PROSEDUR



No Dokumen Tgl Terbit Revisi Halaman



: : : :



SOP-DP-HSE-07 24 Juni 2021 00 4 dari 10



PENGENDALIAN INFORMASI TERDOKUMENTASI 



Membakukan dokumen yang akan terbit dan menyetujui dokumen tersebut







Memberikan keputusan terakhir terhadap setiap masalah yang timbul dalam segala penyusunan dokumen



 5.9



Memastikan setiap dokumen yang beredar sudah disetujui oleh KTT



Seluruh Dept. Head PT. Dizamatra Powerindo bertanggung jawab dalam pembuatan dan penerbitan dokumen



5.10 HSE Dept.bertanggung jawab dalam mengelola pembuatan dan pelaksanaan informasi terdokumentasi 6.



DESKRIPSI PROSEDURE 6.1



Ketentuan Umum 6.1.1



Jenis informasi terdokumentasi yang diterapkan dalam PT. Dizamatra Powerindo ada 3 (tiga) tipe sebagai berikut : a. Informasi tipe 1 : Pedoman SMKP Minerba dan Standar Perusahaan b. Informasi tipe 2 : Prosedur, Instruksi Kerja, diagram alir, formulir dan lainnya c. Informasi tipe 3 : Formulir yang telah diisi (rekaman)



6.2



Pembuatan Informasi Terdokumentasi 6.2.1 Supervisor masing-masing departemen membuat daftar proses/kegiatan yang ada pada departemen masing-masing menggunakan Formulir Identifikasi Proses 6.2.2 Semua departemen membuat draft dokumen yang diperlukan dalam kegiatan yang dijalankan 6.2.3 Dokumen Instruksi Kerja dibuat oleh Officer masing-masing divisi 6.2.4 Supervisor mengajukan draft dokumen kepada Head of Dept. masing-masing 6.2.5



Jika dokumen tersebut harus direvisi maka supervisor / pembuat draft dokumen harus menganalisa ulang isi dan draft dokumen tersebut sesuai dengan urutan/kebutuhan dari proses yang ada dalam masing-masing departemen



6.3



Pengesahan Dokumen 6.3.1 Draft dokumen yang telah diperiksa Head of Dept. masing-masing departemen diajukan kepada HSE



Dept. untuk diperiksa beserta lampiran form P4D (Permohonan, Penerbitan, Perubahan, dan Pemusnahan Dokumen) untuk memastikan dokumen tersebut sesuai dengan persyaratan standar 6.3.2 Jika ada ketidaksesuaian maka draft dokumen dikembalikan ke departemen masing-masing untuk direvisi sesuai dengan menyampaikan rekomendasi perubahan yang diperlukan 6.3.3 Draft dokumen yang telah diperiksa dan direvisi maka dokumen tersebut selanjutnya diajukan kepada KTT untuk diperiksa



PT DIZAMATRA POWERINDO PROSEDUR



No Dokumen Tgl Terbit Revisi Halaman



: : : :



SOP-DP-HSE-07 24 Juni 2021 00 5 dari 10



PENGENDALIAN INFORMASI TERDOKUMENTASI 6.3.4 Dokumen yang telah diperiksa KTT diajukan kepada General Manager untuk disetujui



6.4



Identifikasi Informasi Terdokumentasi (Cara Penomoran Informasi Terdokumentasi) 6.4.1 Setiap informasi terdokumentasi yang diterbitkan menggunakan kode dan angka dengan arti tertentu untuk memudahkan penelusurannya yaitu : a. Manual SMKP Minerba : P – DP – XXX - YY b. Prosedur SMKP Minerba : SOP – DP – XXX - YY c. Instruksi Kerja : IK – DP – XXX - YY d. Formulir : F – DP- XXX - YY e. Dokumen Internal : DI – DP – XXX - YY f.



Dokumen Eksternal : DE – DP – XXX – YY



Keterangan : P : Pedoman SOP : Standart Operational Procedure IK : Instruksi Kerja F : Formulir DI : Dokumen Internal DE : Dokumen Eksternal DP : Nama Perusahaan (Dizamatra Powerindo) XXX : Departemen YY : No. Urut Dokumen g. Penomoran Surat Eksternal : Nomor Surat/Nama Perusahaan-Site/Bulan/Tahun Keterangan : 



Nomor Surat diisi dengan angka nominal (Cth : 001)







Nama Perusahaan diisi dengan DP







Nama Site diisi dengan LHT







Bulan diisi dengan angka romawi (Cth : IV)







Tahun diisi sesuai tahun dibuatnya surat h.



Penomoran Surat Internal : No.Surat/Divisi-Departemen/Jenis Dokumen/DP-Site/Bulan/Tahun



Contoh : 001/Env-HSE/BA/DP-LHT/IV/2021 Keterangan Jenis Dokumen:



PT DIZAMATRA POWERINDO PROSEDUR



No Dokumen Tgl Terbit Revisi Halaman



: : : :



SOP-DP-HSE-07 24 Juni 2021 00 6 dari 10



PENGENDALIAN INFORMASI TERDOKUMENTASI IM : Internal Memo



BA : Berita Acara



SP : Surat Peringatan



SK : Surat Keputusan, dll



6.4.2 Berikut kode departemen pada penomoran dokumen : 



MO : Mine Operational







ENG : Engineering







PLT : Plant







HSE : Health Safety Environment







LAC : Land Acquisition







HRD : HRGA, Legal, IT







CSR : Corporate Social Responsibility 6.4.3 Kode revisi Informasi terdokumentasi yang pertama kali terbit diberi kode revisi 00, selanjutnya jika terjadi revisi menjadi 01, 02 dan seterusnya. Setelah mencapai revisi 10 dilakukan penerbitan ulang dengan kode A0, A1, A2, dst.... 6.4.4



Informasi terdokumentasi yang telah disahkan harus tercatat dalam Masterlist Dokumen Informasi terdokumentasi yang dipertimbangkan sebagai dokumen Master baik dalam bentuk Soft



6.4.5



Copy atau soft copy disimpan oleh Document Controller 6.5



Pengendalian Informasi Terdokumentasi 6.5.1



Persyaratan pengendalian informasi terdokumentasi mencakup untuk informasi terdokumentasi internal dan eksternal.



6.5.2. Informasi terdokumentasi tipe 1 dan 2 terdiri dari dokumen terkendali Penggandaannya dilakukan dengan mengkopi dokumen Master. 6.5.3



Penggandaan dokumen terkendali dilakukan sebanyak jumlah penerimanya yang dituangkan pada formulir Masterlist Dokumen atau ditambahkan turunannya jika dibagian tersebut diperlukan penggandaan dengan menambahkan abjad dibelakang nomor copynya contoh : 9A, 9B, 9C, 9D dan seterusnya



6.5.4



Document Controller memberikan stempel pada dokumen yang didistribusikan dengan ketentuan sebagai berikut :







Master : Salinan asli dokumen (Merah)







Controlled Copy : Salinan Terkendali (Biru)







Uncontrolled Copy : Salinan Tidak Terkendali (Biru)



PT DIZAMATRA POWERINDO PROSEDUR



No Dokumen Tgl Terbit Revisi Halaman



: : : :



SOP-DP-HSE-07 24 Juni 2021 00 7 dari 10



PENGENDALIAN INFORMASI TERDOKUMENTASI 



Obsolete : Dokumen Kadaluwarsa yang perlu dimusnahkan 6.5.5 Salinan yang didistribusikan harus diberi stempel Controlled Copy pada halaman pertama dokumen 6.5.6



Informasi terdokumentasi yang didistribusikan ke masing-masing departemen dilakukan dengan menggunakan Formulir Serah Terima Informasi Terdokumentasi



6.5.7 Setiap dokumen terkendali yang didistribusikan ke pihak ketiga, harus dengan seizin KTT dan ditandai dengan stempel Uncontrolled Copy 6.5.8 Soft copy asli hanya disimpan oleh Pengendali Dokumen untuk referensi atau digunakan pada saat dibutuhkan untuk perubahan 6.6



Revisi Informasi Terdokumentasi 6.6.1 Supervisor dan Head of Dept. melakukan peninjauan terhadap efektivitas dokumen yang digunakan untuk mendukung berjalannya kegiatan yang ada pada departemen tersebut 6.6.2 Jika ada dokumen yang memerlukan perubahan/revisi, Supervisor/Head of Dept mengajukan usulan perubahan dokumen disertai draft dokumen kepada Document Controller dengan menggunakkan Form Usulan dan Catatan Revisi 6.6.3



Dokumen baru akan yang direvisi akan disahkan sesuai dengan ketentuan pengesahan



6.6.4 Semua dokumen yang diganti dengan revisi terbaru dan dokumen eksternal yang tidak berlaku dikembalikan pada Document Controller dan diberi stempel “Obsolete”. Informasi terdokumentasi berasal dari master dokumen tetap dipelihara selama satu kali periode evaluasi, sedangkan yang ditarik dari pemegang salinan distempel Tidak Berlaku untuk dimusnahkan. Setiap pemusnahan informasi terdokumentasi dibuat dan dicatatan dengan menggunakan Form Berita Acara Pemusnahan Informasi Terdokumentasi 6.6.5 Untuk informasi terdokumentasi dalam bentuk soft copy yang sudah kadaluwarsa dipindah ke folder terpisah dan diidentifikasi sebagai dokumen Kadaluwarsa yang disimpan untuk tujuan mampu telusur 6.7



Informasi Terdokumentasi yang Berasal dari Eksternal 6.7.1



Informasi terdokumentasi yang berasal dari luar PT. Dizamatra Powerindo diidentifikasi dengan diberi stempel Controlled Copy pada halaman cover dan dicatat dalam Masterlist Dokumen. Secara berkala PT. Dizamatra Powerindo pro aktif mencari informasi apakah dokumen eksternal yang dikendalikan masih berlaku.



6.7.2



Informasi terdokumentasi yang berasal dari eksternal yang telah Kadaluwarsa jika disimpan secara terpisah dan diberi identifikasi Obsolete



PT DIZAMATRA POWERINDO PROSEDUR



No Dokumen Tgl Terbit Revisi Halaman



: : : :



SOP-DP-HSE-07 24 Juni 2021 00 8 dari 10



PENGENDALIAN INFORMASI TERDOKUMENTASI



6.8



Pengelolaan Informasi terdokumentasi tipe 3/Rekaman 6.8.1 Identifikasi dan mampu telusur Rekaman a. Document Controller bertanggung jawab untuk menjaga Daftar Rekaman. Jika ada perubahan pada daftar rekaman, maka daftar rekaman tersebut harus diperbarui b. Rekaman harus disimpan di lokasi yang ditunjuk untuk memastikan ketertelusuran dan orang yang bertanggung jawab 6.8.2. Penyimpanan , perlindungan dan masa simpan a. Document Controller menyimpan informasi terdokumentasi master untuk memudahkan pemantauan apabila terjadi perubahan b. Penyimpanan, pemeliharaan dan penyajian kembali rekaman menjadi tanggung jawab masingmasing Head of Dept. dimana rekaman dibuat c. Informasi terdokumentasi disimpan dengan sarana penyimpanan yang sesuai. Untuk yang berupa kertas (hard copy) disimpan dalam lemari file, filling cabinet dan lain-lain. Untuk yang berupa soft copy disimpan dalam flash disk /hard disk yang di beri password. d. Soft copy asli hanya disimpan oleh Document Controller sebagai referensi yang dapat digunakan pada saat dibutuhkan untuk perubahan. Pemeliharaan soft copy harus dengan cara yang tepat dan sistem back- up harus diaktifkan melalui hard disk eksternal atau media penyimpanan lainnya e. Rekaman kritis (jika ada) dilindungi dari potensi kebakaran, pencurian, penghapusan yang tidak sah dan kerusakan lainnya . f. Catatan kritis pada media elektronik harus diamankan dari penghapusan tidak disengaja, virus komputer dan kerusakan dari file; hard copy digandakan dan disimpan di lokasi / daerah yang berbeda g. Rekaman dalam bentuk soft copy harus di back- up dan rekaman back- up harus dilindungi dari kerusakan kerugian h. Masing-masing rekaman informasi terdokumentasi lingkungan disimpan untuk waktu yang ditetapkan sesuai dengan ketentuan perundang-undangan atau berdasarkan kepentingan perusahaan. Apabila tidak ada aturannya, masa retensi ditetapkan sesuai dengan kebijakan dan kebutuhan dimasing-masing unit kerja dengan masa simpan minimal tiga tahun. Masa simpan ditetapkan pada Formulir Daftar catatan masa simpan informasi terdokumentasi



6.9



Pengambilan dan pemusnahan



No Dokumen Tgl Terbit Revisi Halaman



PT DIZAMATRA POWERINDO PROSEDUR



: : : :



SOP-DP-HSE-07 24 Juni 2021 00 9 dari 10



PENGENDALIAN INFORMASI TERDOKUMENTASI 6.9.1 Informasi terdokumentasi dibuat agar tersedia untuk pemeriksaan oleh manajemen atau seperti yang diminta oleh pihak yang berkepentingan dan rekaman harus mudah dibaca. 6.9.2 Document Controller melakukan pemusnahan terhadap rekaman lingkungan sesuai dengan masa simpan yang disepakati dan ditetapkan. Setiap rekaman lingkungan yang dimusnahkan terlebih dahulu dimintakan persetujuan kepada KTT dan dibuat berita acara pemusnahannya dengan menggunakan Formulir Berita Acara Pemusnahan Dokumen yang ditandatangani oleh Head of



Dept. terkait dan diketahui oleh KTT 6.9.3 Rekaman harus dimusnahkan dengan cara apapun yang cocok (dicacah) 7.



DOKUMEN PENDUKUNG 7.1 Formulir Usulan dan catatan Revisi 7.2 Formulir Serah Terima Informasi Terdokumentasi 7.3 Formulir Daftar Masa Simpan Informasi Terdokumentasi 7.4 Masterlist Dokumen 7.5 Formulir Berita Acara Pemusnahan Dokumen



8.



DOKUMEN TERKAIT -



9.



LAMPIRAN Lampiran sebagai berikut akan menjadi bagian dari SOP ini Nomor Lampiran



Judul Lampiran



Lampiran A



Diagram Alir



Lampiran A. Diagram alir



Supervisor



Head of Dept.



Sesuai



KTT



GM



DC



PT DIZAMATRA POWERINDO PROSEDUR



No Dokumen Tgl Terbit Revisi Halaman



: : : :



SOP-DP-HSE-07 24 Juni 2021 00 10 dari 10



PENGENDALIAN INFORMASI TERDOKUMENTASI



Identifikasi Proses Kerja



Pembuatan dan Pengajuan Draft Dokumen



Pemeriksaan Kesesuaian Dokumen



Persetujuan Penerbitan Dokumen



Pengesahan Dokumen



Pencatatan Dokumen dalam Masterlist



Tidak



Revisi Dokumen



Pengembalian Dokumen untuk direvisi



Penggandaan dan Identifikasi Pengendalian Dokumen



Distribusi Dokumen



Pemeliharaan dan Penyimpanan Dokumen



Pengajuan Revisi Dokumen



Pencatatan dan Identifikasi Dokumen Tidak Berlaku



Penarikan Dokumen



Pemusnahan Dokumen



Selesai