SOP Food Court [PDF]

Citation preview

BAB 3 ANALISIS SISTEM YANG SEDANG BERJALAN



3.1



Gambaran Umum Perusahaan 3.1.1 Sejarah Perusahaan CV. Ras Karina adalah sebuah perusahaan yang resmi didirikan di Jakarta



Timur



pada



tahun



2007,



dengan



nomor



akta



JKT



543677/987/98765479. Perusahaan ini didirikan dengan tujuan untuk memayungi usaha keluarga yang terdiri dari usaha perkebunan kelapa sawit di Sumatera, beberapa properti berbentuk kios untuk usaha di Tanah Abang dan Senen, serta Pusat Jajanan dengan nama “Taman kuliner” yang terletak di Jl. Raya Kalimalang Kav. 22, Jakarta Timur. Penulis hanya membuat sistem berbasis data pada pusat jajan ”Taman Kuliner”.



3.1.2 Tujuan Perusahaan Tujuan perusahaan mendirikan pusat jajan Taman Kuliner adalah sebagai bentuk partisipasi kepedulian sebagai pemilik aset yang dapat diupayakan sebagai penciptaan lapangan kerja dari usaha kuliner dan ikut menghidupkan roda perekonomian sebagaimana yang terlihat saat ini sebagai badan usaha yang dapat menciptakan lapangan kerja.



61



3.2



Struktur Organisasi 3.2.1



Struktur Organisasi Perusahaan



Komisaris Utama



General Manager



Kontrol



Personalia dan Operasional



Keamanan



General Affair



Kebersihan



Keuangan dan Administrasi



Perawatan • Sipil • Listrik



Kasir



Gambar 3.1 Struktur Organisasi Pada CV.Ras Karina



3.2.2



Tugas dan Wewenang 1. Komisaris Utama Menerima laporan dari General Manager secara berkala.



2. General Manager Menjalankan dan mengontrol serta menciptakan inovasi kreasi usaha dan mengembangkan usaha. 62



3. Kontrol Membantu tugas GM dan mengontrol jalannya segala fungsi tugas dari masing - masing bagian organisasi perusahaan



4. Personalia dan Operasional a.



Membuat rencana kerja untuk subordinate



b.



Mengeset perputaran karyawan pada setiap divisi



c.



Mencatat absen dan lembur karyawan



d.



Mengawasi dan menyupervisi kinerja karyawan / subordinate setiap hari



e.



Mengajukan penggajian kepada bagian keuangan dan admin untuk mendapatkan persetujan GM



f.



Mengurus semua hal yang berhubungan dengan aparat setempat (Kelurahan, Camat, Kepolisian, dll)



g.



Public Relation



5. General Affair a.



Mengontrol kelengkapan perlengkapan operasional.



b.



Mengontrol keluar-masuk barang dari gudang minuman, dll



c.



Menginventaris aset perusahaan



d.



Menyupervisi



pra-operasional



kebersihan, dll)



63



Taman



Kuliner



(persiapan



6. Keuangan dan Administrasi Harian a.



Memberikan uang kembalian untuk kasir yang akan bertugas



b.



Menerima hasil pendapatan/penjualan dari kasir



c.



Menerima laporan tagihan dari tenant



d.



Melakukan pengecekan ulang atas tagihan tenant



Mingguan Membuat penutupan tiap minggu per tenant dan mentransfer hasil penjualan ke masing-masing tenant



Bulanan a.



Menyiapkan gaji dan upah karyawan



b.



Memberikan



laporan



bulanan



kepada



GM



performance, biaya operasional Taman Kuliner c.



Membayarkan PPh dan pajak makanan minuman.



7. Keamanan a.



Menjaga keamanan lingkungan Taman Kuliner



b.



Menciptakan kenyamanan lingkungan Taman Kuliner



c.



Membantu kelancaran parkir kendaraan.



8. Kebersihan a.



Mempersiapkan kebutuhan pelanggan 64



mengenai



b.



Membersihkan lingkungan area Food Court. (Toilet, Mushola, Office, Area Umum, dll) sebelum jam operasional & saat operasional.



c.



Mengelola pring dan gelas kotor di area yang telah disediakan



d.



Mengelompokkan gelas dan piring sesuai kode Tenant



e.



Menata meja dan kursi.



f.



Membantu bagian Gudang minuman.



9. Kasir a.



Menyiapkan uang kembalian untuk bertugas



b.



Melaporkan atau menyetorkan hasil penjualan per hari



10. Perawatan Sipil a. Memelihara tanaman dan lingkungan kolam di area TK maupun luar area (parkir). b. Menjaga dan memperbaiki barang-barang TK



Electrical Menjaga dan memperbaiki barang – barang elektronik yang digunakan di seluruh area Taman Kuliner



65



3.3



Prosedur yang Sedang Berjalan Dalam melaksanakan bisnisnya, CV.Ras Karina mempunyai prosedurprosedur yang dilakukan. Prosedur yang sedang berjalan di CV.Ras Karina adalah sebagai berikut: 1. Tahap pembelian barang 2. Tahap penjualan barang 3. Tahap pendaftaran tenant baru 4. Tahap perpanjangan kontrak tenant 5. Tahap rekapitulasi penjualan tenant 6. Tahap penyewaan tempat untuk event



3.3.1



Proses pembelian barang Pada tahap ini akan dijelaskan bagaimana sistem memproses pembelian barang dari supplier yang akan digunakan sebagai barang penjualan dan stok. Prosedur yang dijalankan adalah sebagai berikut: 1. Pihak manajemen membeli minuman kemasan (air mineral, minuman ringan, dll) dari pemasok untuk dijual ke tenant dan pelanggan Taman Kuliner serta disimpan di dalam gudang sebagai stok, apabila stok yang ada pada gudang sudah mencapai jumlah minimum pihak menajemen akan melakukan pemesanan ulang. 2. Tenant hanya boleh menjual minuman kemasan yang telah dibeli dari pihak manajemen



66



3. Pembelian yang dilakukan manajemen juga termasuk pembelian alat tulis kantor, barang operasional (sabun, karbol, dll), perawatan, servis dan investasi.



3.3.2



Proses penjualan barang Pada tahap ini akan dijelaskan bagaimana sistem penjualan yang ada di Taman Kuliner. Proses penjualan di Taman Kuliner terdiri dari beberapa macam, yaitu: 1. Penjualan minuman dari Manajemen ke Tenant / Karyawan 2. Penjualan minuman dari Manajemen ke Konsumen 3. Penjualan lain-lain Untuk penjelasan alur proses yang lebih rinci akan dijelaskan kemudian pada flowchart



3.3.3



Proses pendaftaran tenant baru Pada tahap ini akan dijelaskan bagaimana sistem memproses pendaftaran untuk menjadi tenant pada Taman Kuliner. Prosedur yang dijalankan CV. Ras Karina adalah sebagai berikut: 1. Pihak management melihat menu makanan yang ditawarkan oleh calon tenant 2. Pihak manejemen juga melihat rancangan tempat yang akan dibuat oleh calon tenant



67



3. Apabila calon tenant tersebut mendapat persetujuan untuk menyewa tempat oleh pihak manajemen, maka tenant baru harus menyerahkan uang tanda jadi sebesar 50% dari harga sewa. 4. Jika tenant sudah membayar uang tanda jadi, maka tenant baru tersebut harus sudah mulai beroperasi dalam jangka waktu 2 minggu dari pembayaran tanda jadi 5. Pihak tenant baru juga harus melunasi sisa uang sewa 2 hari sebelum operasional 6. Setelah pembayaran penuh dilakukan, maka dibuat kontrak sewa selama 1 tahun



3.3.4



Proses perpanjangan kontrak tenant Pada tahap ini akan dijelaskan bagaimana sistem memproses perpanjangan kontrak tenant yang telah berakhir masa sewanya. Prosedur yang dijalankan adalah sebagai berikut: 1. Tenant



yang



masa



sewanya



akan



habis,



harus



membuat



pemberitahuan perpanjangan kontrak berupa surat tanda jadi beberapa bulan sebelum kontrak sewa berakhir. 2. Selanjutnya tenant diwajibkan untuk melunasi sisa pembayaran dari pembayaran sebelumnya.



3.3.5



Proses rekapitulasi penjualan tenant Pada tahap ini akan dijelaskan bagaimana proses rekapitulasi penjualan tenant. Prosedur yang dijalankan adalah sebagai berikut: 68



1. Tenant melaporkan hasil penjualan per hari ke manajemen. 2. Laporan penjualan tenant per hari selanjutnya akan direkap menjadi laporan penjualan per minggu (senin-minggu). 3. Setelah merekap laporan penjualan per minggu, maka akan dilakukan refund dari pihak manajemen kepada kepada tenant. 4. Selanjutnya laporan per minggu tersebut akan direkap kembali menjadi per bulan dan pertahun.



3.3.6



Proses penyewaan tempat untuk event Pada tahap ini akan dijelaskan bagaimana proses penyewaan tempat yang dapat dilakukan oleh perorangan maupun oleh event organizer (EO). Prosedur yang dijalankan adalah sebagai berikut: 1. EO / perorangan yang ingin menyelenggrakan event/acara harus melakukan booking terlebih dahulu 2. Setelah



melakukan



booking,



pihak



manajemen



akan



memberikan kuitansi yang akan ditandatangani oleh kedua belah pihak. 3. Bila telah menandatangani kuitansi, maka pihak yang ingin menyewa harus membayar biaya sewa yang telah ditetapkan.



3.4 Diagram Aliran Data (DAD) Dari setiap proses bisnis yang terjadi di Taman Kuliner, kita dapat membuat suatu flowchart dari tiap proses tersebut. Berikut flowchart dari proses bisnis di Taman Kuliner: 69



3.4.1 Proses Pembelian Barang



T



T



70



3.4.2 Proses Penjualan Barang 3.4.2.1 Penjualan Minuman dari Manajemen ke Tenant / Karyawan Manajemen



Tenant & Karyawan



Mulai



Menjual Barang berupa Minuman



Membeli Minuman



Menerima order minuman



Menerima Minuman



Memberikan minuman dan faktur penjualan



Faktur Penjualan



T



Menerima pembayaran



Melakukan Pembayaran



Memberikan struk pembayaran



Menerima struk pembayaran



Selesai



71



3.4.2.2 Penjualan Minuman dari Manajemen ke Konsumen Konsumen



Kasir



Mulai



Mencatat pembelian minuman pada mesin kasir



Melakukan order minuman



Memberikan minuman



Menerima minuman



Menerima pembayaran



Melakukan Pembayaran



Memberikan struk bukti pembayaran



Menerima struk bukti pembayaran



Struk bukti pembayaran



T Selesai



72



3.4.2.3 Penjualan lain-lain Manajemen



Tenant



Mulai



Manajemen memberikan tagihan listrik & service charge



Menerima tagihan listrik dan service charge



Tagihan Listrik Menerima Pembayaran



Service charge



Memberikan bukti pembayaran



Melakukan Pembayaran



Menerima Bukti Pembayaran



Bukti Pembayaran



Selesai



73



3.4.3



Proses Pendaftaran Tenant Baru



T



74



3.4.4



Proses Perpanjangan Kontrak Tenant Tenant



Manajemen



Mulai



Membuat Pemberitahuan Perpanjangan Kontrak



Menerima Pemberitahuan Perpanjangan Kontrak



Membuat Surat Tanda Jadi



Surat Kontrak Baru



Membuat Surat Kontrak Baru



T



Menandatangani Surat Kontrak Baru



Melunasi sisa uang sewa



Selesai



75



3.4.5



Proses Rekapitulasi Penjualan Tenant



T



T



76



3.4.6



Proses Penyewaan Tempat untuk Event Penyewa Event



Manajemen



Mulai



Cek apakah tempat tersedia



Melakukan pemesanan tempat



Mendapat kuitansi



Ya



Hasil Pengecekan



Tidak



Selesai Kuitansi



T Menandatangani kuitansi



Membayar biaya sewa



Selesai



77



3.5



Data Flow Diagram (DFD) pada CV. Ras Karina 3.5.1 Diagram Konteks



Gambar 3.2 Diagram Konteks pada CV. Ras Karina



78



3.5.2



Diagram Nol



Gambar 3.3 Diagram Nol pada CV. Ras Karina



3.6



Kebutuhan Pengguna 3.6.1 Kebutuhan Informasi Berikut ini adalah hasil analisis kebutuhan informasi pada CV. Ras Karina: 79



Tabel 3.1 Tabel Kebutuhan Informasi pada CV. Ras Karina Pengguna General Manager



Personalia dan Operasional



Informasi



Waktu Digunakan



View semua data dan



Saat pengambilan keputusan



Laporan



perusahaan



Data Karyawan



Saat melakukan perputaran karyawan pada tiap divisi, pencatatan absent dan lembur



Personalia dan Operasional General Affair



Data Tenant



Saat melakukan promosi



Data Persediaan



Saat mengontrol keluar-masuk barang



General Affair



Data Barang



Saat mengontrol kelengkapan perlengkapan barang operasional



General Affair



Data Gudang



Keuangan dan



Data Pembelian



Saat mengontrol keluar-masuk barang Saat memberikan laporan bulanan



Administrasi Keuangan dan



kepada GM Data Penjualan



Saat memberikan laporan bulanan



Administrasi



kepada GM, menerima hasil penjualan dari kasir



Keuangan dan



Data Penyewaan



Saat ada EO atau perorangan yang



Administrasi Keuangan dan



ingin menyewa tempat Data Tenant



Saat membuat laporan penutupan



Administrasi



mingguan dan menerima laporan tagihan dari tenant



Keuangan dan



Data Suplier



Saat pembayaran PPh dan pajak



80



Administrasi



makanan minuman



Keuangan dan



Data Karyawan



Saat pembuatan laporan gaji dan upah



Administrasi



3.6.2



karyawan



Kebutuhan Keamanan Data Keamanan data diperlukan untuk menjaga dan memelihara data pada CV. Ras Karina, disebabkan data-data yang terdapat pada CV. Ras Karina bersifat sangat penting bagi perusahaan. Berikut adalah hasil analisis kebutuhan keamanan data pada CV. Ras Karina:



1. Keamanan data tenant 2. Keamanan data suplier 3. Keamanan data karyawan 4. Keamanan data peralatan 5. Keamanan data barang 6. Keamanan data pembelian 7. Keamanan data penjualan 8. Keamanan data penyewaan 9. Keamanan data persediaan



3.7



Permasalahan yang Dihadapi Dari hasil survey dan analisa yang dilakukan oleh penulis, dapat disimpulkan beberapa permasalahan yang ada pada CV. Ras Karina. Permasalahan tersebut adalah sebagai berikut:



81



1. Kerahasiaan data kurang terjaga, karena seluruh karyawan bagian manajemen dapat mengakses seluruh data yang ada (tidak ada autorisasi). 2. Data yang ada terbagi dalam beberapa file dan folder, sehingga saat data yang disimpan semakin bertambah, pencarian kembali data-data yang dibutuhkan akan lebih sulit serta memakan waktu yang lama. 3. Masih adanya kesulitan dalam mendapatkan informasi tentang persediaan barang, karena jumlah minuman terjual pada laporan pembelian dan penjualan belum akurat, sehingga tidak dapat diketahui jumlah pasti dari persediaan minuman.



3.8 Usulan Pemecahan Masalah Dari semua masalah yang dihadapi CV. Ras Karina, penulis mengambil beberapa pemecahan masalah yang dapat digunakan untuk mengatasinya dan memberi keuntungan bagi perkembangan perusahaan CV. Ras Karina, khususnya pada foodcourt “Taman Kuliner” Berdasarkan kebutuhan general manager dan para pegawai, maka penulis mencoba dengan memberi alternatif usulan yang dapat memecahkan masalah yang ada pada CV.Ras Karina, yaitu:



1. Membuat sistem basis data yang mencakup semua data yang diperlukan dan diolah dalam sistem perusahaan. 2. Membuat login berupa username dan password dalam aplikasi sehingga keamanan data lebih terjamin.



82



3. Mencantumkan nama pegawai yang mengupdate suatu data, sehingga para pegawai tidak bisa sembarangan mengupdate sebuah data. 4. Menambahkan sistem pembuatan laporan rekap, mingguan, serta detail jumlah dari setiap barang yang terjual.



83